Każdy z nas zna to uczucie, gdy czas zdaje się przepływać między palcami. Ciągle się spieszymy, ale jednocześnie nie mamy czasu.
Dni mijają dni, zmęczenie narasta, ale wydajność pracy pozostaje niska.
Istota problemu jest oczywista – po prostu nie wiemy, jak sobie poradzić własny czas. Dobra wiadomość jest taka, że nauczenie się tego wcale nie jest trudne.
Co to jest zarządzanie czasem
Technologia zarządzania czasem i efektywnego jego wykorzystania nazywa się zarządzaniem czasem. I chyba każdy o tym słyszał.
Istotą tej techniki jest nauczenie się świadomego kontrolowania ilości czasu, jaki spędzamy na wykonywaniu określonych czynności. Rezultatem jest znaczny wzrost własnej produktywności.
Początkowo zarządzanie czasem dotyczyło wyłącznie biznesowej sfery ludzkiej działalności. Ale dziś ta technika dotyczy absolutnie wszystkich branż bez wyjątku. Przydaje się zarówno biznesmenom, pracownicy biura zarówno freelancerzy, jak i podróżnicy, studenci i gospodynie domowe.
Niezależnie od tego, jakiego projektu się podejmiesz, zarządzanie czasem pozwoli Ci poprawnie obliczyć jego skalę, a także czas potrzebny na jego realizację.
Jak nauczyć się zarządzać swoim czasem
Jeśli tylko zechcemy, każdy z nas bez wyjątku może nauczyć się zarządzać swoim czasem. Najważniejsze jest przestrzeganie kilku prostych zasad.
Jak zwiększyć własną efektywność
Jeżeli chcesz dowiedzieć się jak pracować maksymalnie efektywnie to powinieneś podejść do rozwiązania ten przypadek kompleksowo. Nie wystarczy tylko planować i terminowo realizować powierzone zadania.
Więc na przykład ważna rola Styl życia, jaki prowadzimy, ma wpływ na naszą produktywność. Koniecznie znajdź czas na odpowiedni sen i zwróć uwagę na swoją dietę. Nawet w najbardziej napiętych codziennych obowiązkach znajdź czas na aktywność fizyczną.
Utrzymuj porządek na biurku, ponieważ chaos w wielu sprawach często powoduje zamieszanie w myślach. Ponadto w ten sposób znalezienie tego czy innego dokumentu zajmie Ci mniej czasu.
I oczywiście nie pozwalaj sobie na to czas pracy dać się rozproszyć Media społecznościowe lub komunikowanie się z przyjaciółmi, jeśli nie ma takiej oczywistej potrzeby. Może nam się wydawać, że jesteśmy rozproszeni tylko na chwilę. W rezultacie Internet i telefon pochłaniają dość znaczną część naszego czasu. I ogólnie unikaj prokrastynacji, tj. Ciągle odkładasz ważne sprawy na później. Może to prowadzić nie tylko do problemy życiowe, ale i psychiczne.
Zatem, jeśli zajdzie taka potrzeba, każdy z nas może nauczyć się zarządzać własnym czasem. Wystarczy trochę chęci i silnej woli. Na pozytywne wyniki nie trzeba długo czekać.
Produktywne zarządzanie czasem i dobry nastrój dla Ciebie!
Wideo: Odkładanie na później – Wszystko jest jak zwierzęta
Jak odpowiedzieć kolejne pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej: Jak zarządzasz swoim czasem? Jak planujesz swój dzień pracy? Jakich technik i metod używasz podczas planowania? Podaj przykłady tego, jak wykorzystujesz umiejętności zarządzania czasem, aby pomyślnie wykonać zadanie.
Wszystkie odpowiedzi na te pytania poznasz czytając ten artykuł.
Czym jest zarządzanie czasem?
Zarządzanie czasem- jest to zestaw wiedzy, umiejętności i zdolności, dzięki którym człowiek wie, jak ustalać priorytety, dokładnie planuje swój czas, zwiększając w ten sposób swoją osobistą produktywność w organizacji swojego czasu pracy.
„Dopóki nie potrafisz zarządzać swoim czasem, nie możesz zarządzać niczym innym.” Peter Drucker
- Perfekcjonizm
- Kunktatorstwo
- Brak wiedzy
- Brak niezbędne narzędzia i zasoby
1. Perfekcjonizm bardzo utrudnia terminową realizację zadań. Wiele osób wierzy, że jest to jakość silny punkt jednak dokładnie ciągłe pragnienie perfekcja i niezadowolenie z uzyskanych wyników jest jedną z przyczyn nieefektywnego wykorzystania czasu. Znajdując możliwości zaakceptowania „prawdziwego” wyniku zamiast „idealnego”, oszczędzasz znaczne zasoby na inne cele. Istnieje wyrażenie: „perfekcjonizm jest zły”, oczywiście wszystko to jest dość względne i we wszystkich indywidualna sytuacja można różnie oceniać tę cechę osobowości natomiast niewątpliwie w ramach zarządzania czasem: perfekcjonizm to ZŁO!
2. Kunktatorstwo- ciągłe odkładanie zadań na później, niechęć do działania pewne obowiązki. W słowniku prokrastynujących pracowników dominuje słowo „JUTRO”. Bardzo dobrze mówił o takich ludziach Steve'a Jobsa: „Biedny, nieudany, nieszczęśliwy i niezdrowy to ten, który często używa słowa „jutro”.
Nie uchronię Cię przed perfekcjonizmem i prokrastynacją, moim celem jest przekazanie wiedzy, przedstawienie najlepszych technik i metod oraz zapoznanie Cię z zasobami i narzędziami do doskonalenia umiejętności zarządzania czasem. Niezależnie od tego, czy skorzystasz z otrzymanych informacji, czy nie - wszystko zależy wyłącznie od Twojego pragnienia. Jednak po przeczytaniu tego artykułu już nigdy nie będziesz taki sam.
Na początek sugeruję określenie swoich umiejętności zarządzania czasem. Przechodzić
Dysonans poznawczy polega na tym, że z jednej strony nie możemy kontrolować czasu jako takiego. Przecież jest to czas, którego nie możemy kontrolować i wydaje się, że to czas kontroluje nas, a nie my go. Przyzwyczailiśmy się postrzegać czas jako coś wiecznego i nieograniczonego. Wydaje się, że zawsze jest tego dużo. Z drugiej strony czas jest jednym z najważniejszych wartościowe zasoby które wszyscy mamy. Ważne jest, aby zrozumieć, że czas ma swoje granice, każdy dzień jest naczyniem o określonej pojemności, które wypełniasz rzeczami do zrobienia. Możesz wypełnić go bezużytecznymi rzeczami lub możesz wypełnić go rzeczami, które sprawdzają się w Twoich zadaniach i prowadzą Cię do ostatecznego celu.
Możemy kontrolować siebie, to jak planujemy swój dzień i jak spędzamy czas w pracy. Inteligentne, produktywne i ekonomiczne wykorzystanie tego zasobu jest ważnym elementem oceny pracownika.
Efektywność czasową można osiągnąć na dwa sposoby:
- Osiągaj znaczące wyniki, oszczędzając czas. Oznacza to, że wiesz, jak wykonać zadanie w jak najkrótszym czasie.
- Efektywne planowanie czasu pracy zmniejszy liczbę i objętość wykonywanych zadań.
W tym artykule zrobiłem podsumowanie sześciu najlepsi technicy zarządzanie czasem. Z ich pomocą możesz nauczyć się planować i kontrolować swoje priorytetowe zadania na co dzień.
Jak nauczyć się zarządzać swoim czasem?
6 najlepszych metod zarządzania czasem:
- Zasada Pareta
- Matryca Eisenhowera
- Mapy myśli
- Piramida Franklina
- Metoda ABCD
- Najpierw zjedz żabę
1. Zasada Pareto
Zasada Pareto stwierdza, że za dany rezultat odpowiedzialna jest niewielka część przyczyn, wysiłków i inwestycji duży udział wyniki. Zasada ta została sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto w 1897 roku i od tego czasu jest potwierdzona. badania ilościowe w większości różne polażycie:
20% wysiłku daje 80% rezultatów
Zasadę Pareto w zakresie zarządzania czasem można sformułować następująco: wystarczy około 20% wysiłku i czasu, aby uzyskać 80% wyniku.
Jak dokładnie określić, jaki wysiłek wystarczy, aby uzyskać dobry wynik? Wyobraź sobie, że szukasz odpowiedzi na interesujące Cię pytania w książce. Zgodnie z rozważaną zasadą, w 20% tekstu znajdziesz 80% potrzebnych informacji. Jeśli dokładnie wiesz, co Cię interesuje, możesz szybko przewracać książkę i uważnie czytać tylko poszczególne strony. W ten sposób zaoszczędzisz 80% swojego czasu.
2. Macierz Eisenhowera
To chyba najsłynniejsza dziś koncepcja zarządzania czasem, która pozwala na ustalanie priorytetów. Ta technika, którego stworzenie przypisuje się amerykańskiemu generałowi Dwightowi Eisenhowerowi, pozwala sortować sprawy zarówno według ich pilności, jak i ważności. Każdy rozumie, że w jednym okresie można wykonać tylko ograniczoną liczbę zadań. Czasami, bez uszczerbku dla pracy, tylko jeden. I za każdym razem musimy zdecydować, CO DOKŁADNIE? Amerykański prezydent Planując swoje sprawy, Dwight Eisenhower zwykł porządkować swoje sprawy w kilka ważnych kategorii.
Zgodnie z tzw. macierzą Eisenhowera konieczne jest zaklasyfikowanie każdego przypadku do jednego z czterech typów wskazanych na schemacie.
Matryca Eisenhowera
Ważność zadania zależy od tego, jak bardzo wynik jego realizacji wpływa na Twój biznes. A o pilności decydują jednocześnie dwa czynniki: po pierwsze, jak szybko należy wykonać to zadanie, a po drugie, czy wykonanie tego zadania jest powiązane z konkretną datą i konkretną godziną. To znaczenie i pilność rozpatrywane łącznie wpływają na ustalanie priorytetów.
Przyjrzyjmy się bliżej, jakie przypadki można zaliczyć do każdego z czterech typów.
Typ I: „ważny i pilny”.
Są to sprawy, których nieterminowe zakończenie doprowadzi do znacznych szkód dla Twojego biznesu (na przykład aktualizacja licencji, zapewnienie raporty podatkowe itp.). Pewna część takich przypadków nieuchronnie będzie obecna w życiu każdego człowieka. Jednak dzięki wcześniejszemu przygotowaniu (sprawy typu II – „ważne, ale nie pilne”) wielu kryzysom można zapobiec (na przykład studiując prawo, rozwijając dobre relacje z wpływowymi osobami).
Mogą to być również projekty z terminem realizacji lub sytuacją awaryjną. Na przykład wizyta u lekarza ze względu na problemy zdrowotne, złożenie artykułu do czasopisma w ściśle określonym terminie lub wypełnienie raportu z wyników badania. Nie mamy tutaj wyboru. Praca tej grupy musi zostać wykonana, kropka. W przeciwnym razie pojawią się poważne problemy.
Typ II: „ważny, ale nie pilny”.
To są rzeczy, które są zorientowane na przyszłość: nauczanie, studiowanie obiecujące kierunki rozwój biznesu, ulepszanie sprzętu, przywracanie zdrowia i wydajności. Działania, które prowadzą do Twojego celu strategicznego. Na przykład ucz się język obcy przenieść się do pracy w innej, bardziej obiecującej organizacji. Chodzi także o zapobieganie problemom – utrzymywanie siebie w dobrym stanie sprawność fizyczna. Niestety często zaniedbujemy takie sprawy i odkładamy ich rozwiązanie na później. W rezultacie języka nigdy się nie uczy, dochody nie rosną, ale spadają, a zdrowie jest zagrożone interesująca funkcja– jeśli są zaniedbywane przez dłuższy czas, stają się Ważne – Pilne. W końcu, jeśli nie pójdziesz do dentysty przynajmniej raz w roku, prędzej czy później pilna wizyta u niego stanie się nieunikniona.
Typ III: „nieważne, ale pilne”.
Wiele z tych rzeczy tak naprawdę się nie opłaca wielka korzyść w życiu. Robimy je tylko dlatego, że na nas spadły (cd rozmowa telefoniczna lub studiowanie ogłoszenia, które przyszło pocztą) lub z przyzwyczajenia (odwiedzanie wystaw, na których nie ma już nic nowego). To po prostu ta sama codzienna rutyna, która pochłania mnóstwo naszego czasu i energii.
Typ IV: „nieważne i niepilne”.
Są różne sposoby na „zabicie czasu”: nadużywanie alkoholu, „ łatwe czytanie", oglądanie filmów itp. Często po to się sięgamy, gdy nie mamy już na to siły produktywną pracę(nie mylić z prawdziwym relaksem i komunikacją z bliskimi i przyjaciółmi - bardzo ważne rzeczy). To jest „ćma”, która zjada nasz czas.
Dążąc do sukcesu swojej firmy, najpierw próbujesz osiągnąć rzeczy, które określiłeś jako „ważne” – najpierw „pilne” (Typ I), a następnie „niepilne” (Typ II). Pozostały czas można przeznaczyć na sprawy „pilne, ale nieważne” (typ III).
Należy podkreślić, że większość czasu pracy pracownika powinna być przeznaczona na sprawy „ważne, ale nie pilne” (typ II). Wtedy wielu zostanie powstrzymanych sytuacje kryzysowe, a pojawienie się nowych możliwości rozwoju biznesu nie będzie już dla Ciebie nieoczekiwane.
Kiedy po raz pierwszy zaczniesz używać tego systemu do ustalania priorytetów, prawdopodobnie będziesz chciał sklasyfikować wiele z tych elementów jako „ważne”. Jednak w miarę zdobywania doświadczenia zaczniesz dokładniej oceniać wagę danej sprawy. Aby dowiedzieć się, jak korzystać z systemu ustalania priorytetów, będziesz potrzebować określony czas. Gdzie mogę to dostać? Najprawdopodobniej pracę nad opanowaniem technik zarządzania czasem zaklasyfikujesz jako „ważną, ale nie pilną”.
Przez w przenośni Stephen Covey (autor międzynarodowego bestsellera Siedem nawyków wysoce skuteczni ludzie„), musisz znaleźć czas na „naostrzenie piły”, wtedy przygotowanie drewna opałowego pójdzie szybciej.
Przypowieść
Pewien człowiek widział w lesie drwala, który z wielkim trudem rąbał drzewo zupełnie tępym toporem. Mężczyzna zapytał go:
- Kochanie, dlaczego nie naostrzysz swojego topora?
- Nie mam czasu ostrzyć siekiery - muszę rąbać! - jęknął drwal...
Dlatego trzeba „dobrowolnie” przeznaczyć pewną ilość czasu na planowanie swoich działań, rezygnując z robienia mniej ważnych rzeczy. Jeśli ci się to uda, możesz wykorzystać swoje nowe umiejętności, aby następnym razem zyskać jeszcze więcej czasu i wykorzystać go do nauki więcej. Dzięki determinacji w dążeniu do poprawy efektywności pracy będziesz stopniowo uwalniał czas na rozwój osobistej produktywności.
Kryteria ustalania priorytetów
Zwykle oceniając ważność konkretnego zadania, za ważne uznajemy przede wszystkim te rzeczy, które należy wykonać pilnie (lub „na wczoraj”). Nagromadzenie niezrealizowanych zadań i obietnic stwarza problemy dla Twojej firmy, a także powoduje nieprzyjemne uczucia dla Ciebie osobiście. To właśnie tymi „pilnymi” sprawami staramy się zająć w pierwszej kolejności. Jednak pilność nie powinna być jedynym czynnikiem przy pisaniu listy rzeczy do zrobienia i ustalaniu kolejności jej realizacji.
Doświadczenie pokazuje, że choć wykonanie (lub niewykonanie) wielu pilnych rzeczy nie będzie miało większego wpływu na Twój biznes, istnieje wiele rzeczy mniej pilnych, które mogą położyć podwaliny pod przyszły sukces. Dlatego oprócz pilności należy rozważyć, w jakim stopniu ta lub inna sprawa wpływa na sukces firmy, to znaczy określić i wziąć pod uwagę jej znaczenie.
3. Mapy myśli
Oto rozwój Tony’ego Buzana – sławny pisarz, wykładowca i konsultant ds. inteligencji, psychologii uczenia się i problemów myślenia. Istnieją również takie tłumaczenia wyrażenia „mapy myśli”, jak „ Mapy myśli”, „Mapy mentalne”, „Mapy myśli”.
Mapy myśli to metoda, która pozwala na:
Skutecznie strukturyzuj i przetwarzaj informacje;
pomyśl wykorzystując swój potencjał twórczy i intelektualny.
To bardzo piękne narzędzie do rozwiązywania problemów takich jak prowadzenie prezentacji, podejmowanie decyzji, planowanie czasu, zapamiętywanie dużej ilości informacji, burza mózgów, samoanaliza, rozwój złożone projekty własne szkolenia, rozwój itp. 
Obszary zastosowania:
1. Prezentacje:
w krótszym czasie przekażesz więcej informacji, a jednocześnie będziesz lepiej zrozumiany i zapamiętany;
przeprowadzanie biznesowe spotkania i negocjacje.
2. Planowanie:
zarządzanie czasem: plan dnia, tygodnia, miesiąca, roku...;
rozwój złożonych projektów, nowych biznesów...
3. Burza mózgów:
generowanie nowych pomysłów, kreatywność;
zbiorowe rozwiązywanie złożonych problemów.
4. Podejmowanie decyzji:
czysta wizja wszystkie zalety i wady;
bardziej wyważoną i przemyślaną decyzję.
4. Piramida Franklina
To gotowy system planowania, który pomoże Ci właściwie zarządzać czasem i osiągać swoje cele. Benjamin Franklin (1706-1790) – Amerykanin. podlewać aktywista B. Franklina wyróżniała fantastyczna zdolność do pracy i wyjątkowe poczucie celu. W wieku dwudziestu lat ułożył plan osiągnięcia swoich celów na resztę życia. Przez całe życie kierował się tym planem, jasno planując każdy dzień. Jego plan osiągnięcia swoich celów nazywa się „Piramidą Franklina” i wygląda mniej więcej tak: 
1. Podstawą piramidy są główne wartości życiowe. Można powiedzieć, że jest to odpowiedź na pytanie: „Z jaką misją przyszedłeś na ten świat?” Co chcesz wyciągnąć z życia? Jaki ślad na Ziemi chcesz pozostawić po sobie? Istnieje opinia, że nie ma nawet 1% ludzi żyjących na planecie, którzy zastanawialiby się nad tym poważnie. Innymi słowy, jest to wektor kierunku Twojego marzenia.
2. Na podstawie wartości życiowe, każdy ustawia dla siebie globalny cel. Kim chce zostać w tym życiu, co planuje osiągnąć?
3. Ogólny plan osiąganie celów polega na ustaleniu konkretnych celów pośrednich na drodze do osiągnięcia celu globalnego.
4. Plan na trzy, pięć lat nazywany jest długoterminowym. Ważne jest tutaj określenie dokładnych terminów.
5. Plan na miesiąc, a potem na tydzień to plan krótkoterminowy. Im bardziej przemyślany, im częściej będziesz go analizować i dostosowywać, tym skuteczniejsza będzie praca.
6. Ostatnim punktem w zakresie osiągania celów jest plan na każdy dzień.
5. Metoda ABCD
Metoda ABCD jest skuteczna metoda ustalanie priorytetów zadań, z których możesz korzystać codziennie. Ta metoda jest prosta i tak skuteczna, że jeśli będzie stosowana regularnie i kompetentnie, może wynieść Cię do rangi najbardziej produktywnych i produktywnych ludzi w Twojej dziedzinie działalności.
Siłą metody jest jej prostota. Oto jak to działa. Zaczynasz od sporządzenia listy wszystkiego, co musisz zrobić w nadchodzącym dniu. Myśl na papierze.
Następnie umieszczasz literę A, B, C, D lub D przed każdą pozycją na swojej liście.
Typ problemu „A” zdefiniowane jako coś, co ma na tym etapie najbardziej ważny, coś, co musisz zrobić, w przeciwnym razie ryzykujesz poważnymi konsekwencjami. Zadaniem typu A może być wizyta u ważnego klienta lub napisanie raportu dla szefa. Zadania te reprezentują prawdziwe, dojrzałe „żaby” Twojego życia.
Jeśli masz przed sobą więcej niż jedno zadanie „A”, uszereguj je według priorytetu, oznaczając je A-1, A-2, A-3 itd. Zadanie A-1 to największa i najbrzydsza „żaba” ze wszystkich z którymi musisz się uporać.
Typ problemu „B” jest zdefiniowany jako ten, który powinieneś zrobić. Niemniej jednak konsekwencje w przypadku jego wdrożenia lub nieprzestrzegania są dość łagodne. Takie zadania to nic innego jak „kijanki” w Twoim życiu. Oznacza to, że jeśli nie wykonałeś odpowiedniej pracy, ktoś będzie niezadowolony lub postawiony w niekorzystnej sytuacji, ale w każdym razie pod względem ważności określone zadania nawet nie zbliżaj się do zadań typu A. Rozmowa nie jest zbyt dobra ważna sprawa lub przeglądanie zaległości e-mailowych może stanowić istotę zadania typu B.
Zasada, której powinieneś przestrzegać, brzmi: nigdy nie zaczynaj zadania typu B, jeśli masz jeszcze zadanie A niedokończone. Nigdy nie pozwól, aby „kijanki” rozpraszały twoją uwagę, podczas gdy wielka „żaba” czeka na swój los i zostanie zjedzona!
Typ problemu „B” definiuje się jako coś, co byłoby wspaniale zrobić, ale po czym nie należy spodziewać się żadnych konsekwencji, niezależnie od tego, czy to zrobisz, czy nie. Zadaniem typu B może być telefon do przyjaciela, wypicie filiżanki kawy, zjedzenie lunchu z kolegą lub załatwienie osobistych spraw w godzinach pracy. Tego typu „wydarzenia” nie mają absolutnie żadnego wpływu na Twoją pracę.
Typ problemu „G” jest ceniona jako praca, którą możesz zlecić komuś innemu. Rządzić w tym przypadku stwierdza, że powinieneś delegować innym to, co mogą zrobić inni, uwalniając w ten sposób czas dla siebie na wykonywanie zadań typu A, które możesz wykonać ty i tylko ty.
Typ problemu „D” reprezentuje zadanie, które można całkowicie usunąć z listy rzeczy do zrobienia. Może to być zadanie, które wcześniej było ważne, ale teraz nie jest już istotne, zarówno dla Ciebie, jak i innych. Często jest to praca, którą wykonujesz dzień po dniu, albo z przyzwyczajenia, albo dlatego, że sprawia ci to przyjemność.
Po złożeniu wniosku Metoda ABCD do swojej codziennej listy zadań, całkowicie zorganizowałeś swoją pracę i przygotowałeś grunt pod szybsze wykonanie ważniejszych zadań.
Najważniejszym warunkiem, aby metoda ABCD rzeczywiście zadziałała w Twoim przypadku jest spełnienie następującego warunku: bezzwłocznie rozpocznij zadanie A-1, a następnie pracuj nad nim aż do jego całkowitego ukończenia. Wykorzystaj swoją siłę woli, aby rozpocząć i kontynuować pracę nad najważniejszym zadaniem w przyszłości. ten moment. Złap swoją największą „żabę” i „zjedz” ją bez przerwy, aż do ostatniego kęsa.
Możliwość przeanalizowania listy zadań do wykonania na dany dzień i wyróżnienia zadania A-1 będzie punktem wyjścia do osiągnięcia prawdy Wielki sukces w Twoich działaniach, podniesie Twoją samoocenę, napełni Cię szacunkiem do samego siebie i poczuciem dumy ze swoich osiągnięć.
Kiedy wyrobisz w sobie nawyk pełnego skupienia się na swoim najważniejszym zadaniu, czyli zadaniu A-1 – czyli na zjedzeniu swojej głównej „żaby” – nauczysz się robić dwa, a nawet trzykrotnie więcej niż ludzie wokół Ty.
6. Najpierw zjedz żabę
Przejście z trudnego na łatwe
Prawdopodobnie słyszałeś to pytanie: „Jak zjadłbyś słonia?” Odpowiedź brzmi oczywiście „kawałek po kawałku”. Jak zjadłbyś swoją największą i najpaskudniejszą „żabę”? W ten sam sposób: podzieliłbyś to na konkretne działania krok po kroku i zacząłby od pierwszego.
Rozpocznij dzień pracy z najlepszymi trudne zadanie i uzupełnij go tak szybko, jak to możliwe. Pomoże Ci to uświadomić sobie, że masz jeszcze dużo do zrobienia, a czas w Twoim dniu pracy jest ograniczony. Wykonanie najpierw najtrudniejszej rzeczy da Ci ogromne poczucie satysfakcji. Stosuj tę zasadę każdego dnia, a zobaczysz, ile energii zyskasz i jak efektywnie przebiegnie Twój dzień pracy. Ciągle odkładane problematyczne zadanie na koniec dnia, sprawi, że będziesz cały dzień myślał o tym zadaniu, a to uniemożliwi Ci skupienie się na innych zadaniach! Najpierw zjedz żabę, a potem zjadaj słonia kawałek po kawałku!
Narzędzia do planowania czasu
Zaplanuj swój każdy dzień z wyprzedzeniem.
Planując poruszamy się
przyszłość w teraźniejszość i dzięki temu mamy
okazja, żeby coś zrobić
o nim już teraz
Alana Lakina
Główne generacje „planistów”
Znane dziś technologie i sposoby organizacji czasu pracy można podzielić na kilka pokoleń – różnice polegają tutaj na zasadach rejestrowania informacji i technologii wykorzystania.
Do XX wieku planowanie czasu pracy odbywało się przy użyciu prymitywnych metod: notatek, list zadań do wykonania itp. Na początku ubiegłego wieku wraz z rozwojem biznesu upowszechniły się nowe narzędzia ułatwiające menedżerowi pracę planować czas.
Pomysł przystosowania kalendarza domowego do pracy biurowej zrodził się w XIX wieku i zmaterializował się w postaci kalendarza biurkowego w roku 1870. Na każdy dzień przydzielono jedną stronę kalendarza, na której wskazano datę, dzień, miesiąc i rok. Dostępność wolna przestrzeń za dozwolone nagrania niezbędne notatki: negocjacje, spotkania, wydatki, spotkania. Od niemal stulecia kalendarz biurkowy jest głównym narzędziem planowania czasu menedżerów.
Efektem ulepszenia kalendarza biurkowego był kalendarz i planer tygodniowy. Dziennik to kalendarz kartkowy w formie wygodnego notatnika różne formaty. Dziennik możesz zabrać ze sobą na spotkania i w podróż służbową.
Jeszcze wygodniejszy dla menadżera okazał się tygodnik, w którym istniała możliwość planowania tydzień pracy i dobowe, monitorowanie realizacji zapisanych zadań, analiza spędzonego czasu (od momentu pojawienia się godzinowego rozbicia dnia pracy), więcej Szybkie wyszukiwanie informacji (w końcu było to teraz pogrupowane według 52 tygodni, a nie 365 dni). W latach 80-tych kalendarze tygodniowe praktycznie zastąpiły kalendarze biurkowe i bardzo zyskały szerokie zastosowanie które stały się elementem styl biznesowy przedsiębiorstwa.
Pomysł projektowy połączenia kalendarza, notatnika i książki telefonicznej w jednym wygodnym narzędziu z powodzeniem zmaterializował się już w 1921 roku w postaci „organizatora” (od angielskiego organizatora). Późniejsze udoskonalanie instrumentu przeprowadzono poprzez zmianę formatu, projektu, jakości papieru i dekoracji zewnętrznej. Tutaj urządzenia do przechowywania informacji i środki techniczne(kalendarz, notatnik, książka adresowa i telefoniczna, wizytownik, długopis, mikrokalkulator). Jednocześnie nie istniała jasna klasyfikacja i systematyzacja zapisów.
Słynny „menedżer czasu” powstał w Danii w 1975 roku. Wdrożył ideę ukierunkowanego planowania wyników osobistych w oparciu o standardowy klasyfikator funkcji („ kluczowe zadania„) i technologie realizacji wydarzeń globalnych („zadania słonia”). Jednocześnie korzystanie z „menedżera czasu” okazało się dopuszczalne tylko dla osób z natury zorganizowanych i zdyscyplinowanych, a także wymagało znacznych nakładów finansowych na szkolenia i akwizycje.
Niemniej jednak nazwa tego typu „organizatora” – „zarządca czasu” – stała się słowem domowym i dziś oznacza ogólne podejście Do aktywne użytkowanie czas jako zasób zarządzania.
Rozwój postępu naukowo-technicznego w ostatnich dziesięcioleciach doprowadził do powstania zasadniczo nowych, z technologicznego punktu widzenia, elektronicznych narzędzi planowania czasu: zeszyt, różne programy narzędziowe dla komputerów PC, telefony komórkowe, smartfony itp.
Najlepsze nowoczesne technologie zarządzanie czasem:
1.Trello to darmowa aplikacja internetowa służąca do zarządzania projektami w małych grupach. Trello pozwala na produktywność i lepszą współpracę. Trello to tablice, listy i karty, które pozwalają organizować projekty i ustalać priorytety projektów w zabawny, elastyczny i łatwy do zmiany sposób.
2. Evernote - serwis internetowy i zestaw oprogramowanie do tworzenia i przechowywania notatek. Notatką może być fragment sformatowanego tekstu, cała strona internetowa, zdjęcie, plik audio lub notatka napisana odręcznie. Notatki mogą także zawierać załączniki innych typów plików. Notatki można sortować w notesach, opisywać, edytować i eksportować.
Wielu naszych współczesnych dąży do hiperproduktywności.
Na pewno znasz ludzi, którzy biegają od zadania do zadania, ciągle sprawdzając e-mail, zorganizuj coś, zadzwoń gdzieś, załatwij sprawy itp.
Osoby, które to robią, często podzielają przekonanie, że „bycie stale zajętym” oznacza, że ciężko pracujesz i odnosisz większe sukcesy.
To przekonanie może być prawdziwe tylko do pewnego stopnia i często prowadzi do bezsensownej „produktywności”, czyli ciągła potrzeba robienie czegoś i tendencja do marnowania czasu na drobne zadania. Ale lepiej zastosować inne podejście.
Musimy pracować mądrzej, a nie ciężej.
Stare powiedzenie mówi, że trzeba pracować mądrzej, a nie ciężej. Oświadczenie to należy traktować jako podstawę przy podejściu do jakiejkolwiek pracy.
Zamiast robotycznego podejścia do rozwiązywania problemów, trzeba zadać sobie pytanie, co można zrobić bardziej racjonalnie lub całkowicie wykluczyć z listy zaplanowanych zadań.
Skutecznie zarządzając swoim czasem, nie będziesz się zastanawiać, jak możesz załatwić swoje sprawy. więcej zadań dziennie i staraj się uprościć i przyspieszyć ten proces, aby uniknąć nadmiernego wysiłku.
Chodzi o to, aby w swoim życiu zrobić miejsce na relaks i wartościowy czas.
Rzeczywiście jest wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia, aby zrobić wszystko, co chcesz, ale musisz znaleźć ten czas.
Mamy nadzieję, że ta lista 21 wskazówek popchnie Cię we właściwym kierunku.
Pamiętaj, że istnieje niezliczona ilość porad i trików, jak efektywnie zarządzać swoim czasem. Uważamy, że te wskazówki są pomocne, chociaż możesz mieć własne zdanie na ten temat.
Niech ta lista będzie dla Ciebie katalizatorem do regularnego zastanawiania się, jak poprawić swoją produktywność.
1. Skoncentruj się na najważniejszych rzeczach.
Najpierw wykonaj najważniejsze zadania. Ten złota zasada zarządzanie czasem. Codziennie identyfikuj dwa lub trzy zadania, które są priorytetowe i wykonaj je jako pierwsze.
Po ich ukończeniu dzień można już uznać za udany. Zajmij się innymi sprawami lub odłóż resztę na następny dzień, bo najważniejsze rzeczy już załatwiłeś.
2. Naucz się mówić nie.
Rozwiązanie duża ilość zadań w ograniczonym czasie może nauczyć Cię godzenia różnych projektów i zarządzania czasem. I to jest doskonałe.
3. Śpij co najmniej 7-8 godzin.
Niektórzy uważają, że poświęcenie snu jest dobry sposób zwiększyć produktywność i uwolnić parę dodatkowe godziny W dniach. Ale tak nie jest.
Większość z nas potrzebuje 7–8 godzin snu, aby zarówno ciało, jak i umysł mogły optymalnie funkcjonować. Poczujesz to, posłuchasz swojego ciała. Nie lekceważ znaczenia snu.
4. Skoncentruj się całkowicie na zadaniu.
Zamknij wszystkie pozostałe okna przeglądarki. Ustaw telefon w trybie cichym, poza zasięgiem wzroku. Znajdź sobie ciche, odosobnione miejsce do pracy lub włącz muzykę, jeśli Ci to pomaga (np. czasami lubię posłuchać muzyka klasyczna lub odgłosy natury).
Skoncentruj się na jednym zadaniu, zanurz się w nim. Nic innego nie powinno w tej chwili istnieć.
5. Zacznij wcześnie.
Prawie każdy z nas cierpi na syndrom prokrastynacji. Wydaje się, że zadanie jest tak proste, że zawsze masz czas na jego wykonanie i kończy się to zwlekaniem.
Pozbądź się chronicznego odkładania na później, bo o wiele przyjemniej jest unikać przemęczenia, wykonując zaplanowane zadania z wyprzedzeniem. To nie jest takie trudne, wystarczy silna determinacja.
6. Nie rozpraszaj się drobnymi szczegółami.
Często zwlekamy z realizacją projektów, zbyt długo skupiając się na drobnych szczegółach. To typowe dla perfekcjonistów.
Ale o wiele skuteczniej jest iść do przodu, dokończyć większy zakres projektu, odrzucając dotychczasową chęć ciągłego zagłębiania się w coś. Lepiej ukończyć wszystko jak najszybciej, a po ukończeniu przeglądać poszczególne punkty.
7. Spraw, aby regularne zadania stały się nawykiem.
Jeśli masz regularne obowiązki (takie jak pisanie artykułów dla własnego bloga itp.) możesz je zaplanować i wyrobić w sobie nawyk. Rób to codziennie i nie zmieniaj rutyny, wtedy Twój mózg zostanie zdyscyplinowany, a aktywność zamieni się w nawyk. Staje się to całkowicie naturalne i przyjemne. Spróbuj!
8. Kontroluj ilość czasu spędzanego w telewizji/internecie/grach.
Czas spędzony na portalach społecznościowych, graniu w gry lub oglądaniu telewizji może i powinien być monitorowany. Spróbuj sam określić liczbę godzin spędzonych na wymienionych czynnościach. Zwykle rozpraszają Cię znacznie bardziej, niż byś chciał.
9. Ustal limit czasowy dla każdego zadania.
Zamiast po prostu siedzieć nad projektem i myśleć: „Posiedzę tu, aż wszystko skończę”, spróbuj przeformułować: „Będę pracował nad tym zadaniem przez trzy godziny”.
Ograniczenia czasowe zmuszą Cię do większej koncentracji i większej wydajności, nawet jeśli wrócisz i przerobisz zadanie nieco później.
10. Pozostaw odstęp czasowy pomiędzy zadaniami.
Kiedy spieszymy się od zadania do zadania, trudno nam ocenić nasze działania oraz zachować koncentrację i motywację.
Przerwa między zadaniami może być łykiem. świeże powietrze dla naszego mózgu. Możesz wybrać się na krótki spacer, pomedytować lub zająć się czymś innym, aby uzyskać ulgę psychiczną.
11. Nie myśl o całości swojej listy rzeczy do zrobienia.
Jednym z najpewniejszych sposobów na przytłoczenie się jest myślenie o ogromie swojej listy rzeczy do zrobienia. Nieważne, jak długo o tym myślisz, nie stanie się krótszy.
W konkretnym momencie musisz skupić się na jednej rzeczy. To jest jedno i jedyne zadanie. Zrób wszystko krok po kroku. Zachować spokój.
12. Ćwiczenia i odżywianie.
Liczne badania łączą produktywność z w zdrowy sposóbżycie. Wystarczająco snu ćwiczenia fizyczne I zdrowe odżywianie Zwiększ poziom energii, oczyść umysł i ułatwij koncentrację.
13. Rób mniej.
« Rób mniej„to inny sposób powiedzenia” robić to, co najważniejsze" Ta taktyka ponownie polega na skupianiu się na rzeczach, które są najważniejsze.
Zatrzymaj się, ustal priorytety swoich zadań i zwróć na nie uwagę. Rób mniej rzeczy, ale powinny one być priorytetem i mieć je Świetna cena niż reszta.
14. Korzystaj z dni wolnych, ale nie przesadzaj.
Jeśli się nad tym zastanowić, możesz być zaskoczony, jak bardzo możesz zmniejszyć obciążenie pracą w tygodniu, wykonując trochę pracy w weekendy. Tylko 2-4 godziny dziennie. Twój czas wolny nie ucierpi.
15. Usystematyzuj proces.
Dobra organizacja pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu i nie musisz być najlepszą osobą, aby to zrobić. zorganizowana osoba na świecie. Usystematyzowanie swojej pracy wcale nie jest trudne.
Stworzenie systemu rejestracji dokumentów. Upewnij się, że wszystkie elementy zostały odpowiednio zapisane. Zrezygnuj z subskrypcji niepotrzebnych mailingów i wyładuj swoją pocztę. Optymalizuj, usprawniaj i racjonalizuj.
16. Wypełniaj swój wolny czas.
Z reguły każdy ma niewypełniony czas. Są to godziny spędzone w poczekalniach, na kolejkach sklepowych, transport publiczny, na orbitrekach itp.
Znajdź rzeczy, które możesz zrobić, robiąc to. Zwykle wystarczy czytanie i nie zapomnij o audiobookach, których możesz słuchać podczas oczekiwania.
17. Odizoluj się.
Żadnych rozpraszaczy, żadnych wymówek. Czasami jedyny sposób Jedyne, co możesz zrobić, to zamknąć się w swoim pokoju. Izolacja pomaga wielu osobom.
18. Trzymaj się planu działania.
Częściowo o tym wspominaliśmy, ale nie zaszkodzi powtórzyć. Nie odstępuj od planu!
Trzymaj się swoich planów, bądź profesjonalny i realizuj je. Silna wola i wytrwałość poprowadzą Cię do zamierzonego celu.
19. Wspólnie wykonujcie powiązane zadania.
Załóżmy, że w weekend musisz wykonać dwa zadania programistyczne, napisać trzy eseje i nakręcić dwa filmy. Zamiast spontanicznie podejmować się pracy, zidentyfikuj grupy podobne zadania i rób je po kolei.
Wymagają różnych zadań różne rodzaje myślenia, więc warto pozwolić swojemu mózgowi kontynuować pracę typowe zadania i nie przełączać jeszcze raz na coś innego.
20. Znajdź czas na ciszę.
W nowoczesny świat Zbyt wielu ludzi jest w ciągłym ruchu i nie mają czasu, aby po prostu się zatrzymać. Jednak praktyka ciszy daje niesamowite efekty. Zarówno działanie, jak i bierność muszą grać kluczowa rola w naszym życiu.
Wiele osób nieprawidłowo rozdziela i organizuje swój czas, przez co nie potrafi racjonalnie wykorzystać swojej energii, co prowadzi do niepowodzeń, jak np. życie osobiste i w biznesie.
Dzisiaj, drodzy odwiedzający witrynę pomoc psychologiczna, Nauczysz się jak zarządzać swoim czasem racjonalnie, wykorzystując swoją energię fizyczną i mentalną, aby osiągnąć swoje cele. Umiejętność zarządzania czasem jest drogą do sukcesu. Wszystko ludzie sukcesu- ludzie z odpowiednio zorganizowanym czasem.
Jak zarządzać czasem, żeby mieć go więcej
Często brakuje nam czasu na zrobienie wszystkiego, co zaplanowaliśmy. Jak zarządzać czasem, żeby było go więcej i żeby wszędzie go było.- Zacznij planować swój czas na nadchodzący dzień
- Zrezygnuj z telewizora, który „pochłania” mnóstwo czasu, nawet jeśli działa w tle
- Jeśli postawiłeś sobie ważne zadanie, poświęć na nie mniej czasu, niż byś chciał. Wtedy będziesz mógł to zrobić szybciej...
- Załóż sobie pamiętnik i zapisuj czas spędzony nad tą czy inną sprawą. Pomoże Ci to zobaczyć, co i jak spędzasz godziny.
- Porzuć niepotrzebne, niezaplanowane rozrywki, w tym puste myśli i fantazje. Marnują Twój czas i energię.
- Pamiętaj rosyjskie przysłowie: „Nie szukają dobra w dobrym” lub jego angielska wersja: « Najlepszy wróg dobrze”, tj. Nie bądź perfekcjonistą i nie trać czasu na dążenie do tego, aby wszystko było w 100% idealne. Na świecie nie ma doskonałości. Jak nie ma najczystszego złota ( najwyższy standard 999,9) lub np. alkohol (96,6%)…
- Jeśli masz dużo obowiązków domowych, nie marnuj czasu na każdą drobnostkę z osobna. Wybierz dla siebie jeden dzień „domowy” i poświęć go na wszystkie nagromadzone obowiązki domowe. W ten sposób zaoszczędzisz dużo czasu na więcej ważne zadania.
- Nie spędzaj czasu na pracy więcej niż 35 godzin tygodniowo. Jeśli pracujesz więcej, możesz się wypalić oraz stracić kreatywność i produktywność.
- Jeśli pracujesz z komputerem, zainstaluj program do śledzenia czasu. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć, kiedy marnujesz czas.
Jak zarządzać czasem, aby starczyło mu na ważne rzeczy
Każdy z nas ma wiele ważnych i priorytetowych spraw do załatwienia. Sami oceniamy ich priorytetowość, ze względu na nasze osobiste pragnienia, potrzeby i konieczność. Jak jednak zagospodarować czas tak, aby starczyło mu na wszystkie najważniejsze rzeczy…- Zapisz najważniejsze dla siebie rzeczy i zadania: na miesiąc, na tydzień, na dzień. Po przejrzeniu każdej listy zdecyduj, które trzy są najważniejsze i zacznij robić tylko te. Poświęcając jednocześnie większość czasu na ich realizację. W ten sposób będziesz mógł bardziej racjonalnie zarządzać swoim czasem i stopniowo rozwiązywać wszystkie swoje problemy.
- Codziennie rób przynajmniej jedną rzecz, która jest dla Ciebie ważna, ale nie pilna. W ten sposób nauczysz się zmierzać do celu, nie marnując czasu i energii psychicznej na pilne sprawy, które cały czas się pojawiają.
- Aby zrobić dla siebie coś pożytecznego, np. wykonać ćwiczenia fizyczne lub psychotrening, skróć mentalnie przewidywany czas na tę czynność. W ten sposób możesz skonfrontować się ze swoim wnętrzem odporność psychiczna i będziesz miał dobre nawyki.
Na przykład: „Musisz wykonywać ćwiczenia przez 15 minut. Nie, czuję wewnętrzny opór... to 10 minut? Nie, nadal istnieje opór. Pięć minut? Dobry. Opór osłabł. I wykonujesz ćwiczenie, które jest dla ciebie przydatne. - Spróbuj wykonać dowolną pracę przez 25 minut, po czym odpocznij przez 5 minut i ponownie pracuj. W ten sposób możesz wykonywać swoją pracę wydajniej i być mniej zmęczonym, oszczędzając czas na inne rzeczy.
- Aby uniknąć prokrastynacji (odkładania spraw na długi czas), sporządź listę ważnych zadań dla siebie, gdy następnym razem nic nie zrobisz. W ten sposób możesz racjonalnie wykorzystać czas bezczynności i lenistwa.
- Naucz się zasady dwóch minut. Te. Jeśli wykonanie zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, nie umieszczaj go na liście rzeczy do zrobienia, po prostu zrób to od razu.
- Zawsze myśl przez cały dzień o tym, jak i na co spędzasz czas. Wprowadź zmiany w swoim dzienniku. Z biegiem czasu będziesz mógł zarządzać swoim czasem automatycznie, na poziomie podświadomości.
Jak zarządzać czasem, aby wystarczyło mu na wypoczynek i rozrywkę
Aby prawidłowo, racjonalnie i efektywnie gospodarować czasem oraz zmierzać w stronę sukcesu, człowiek potrzebuje odpoczynku, także w formie rozrywki i spędzania wolnego czasu.- Pamiętaj, aby spać co najmniej 7 godzin w nocy. Sen jest najważniejszym procesem psychofizjologicznym, przywracającym energię fizyczną i psychiczną człowieka.
- Jeśli to możliwe, znajdź czas na odpoczynek w ciągu dnia (na sen) - 30 minut wystarczy, aby odzyskać siły na drugą połowę dnia pracy.
- Zaplanuj z wyprzedzeniem weekendy, wakacje i inny czas wolny. Pomoże Ci to zrelaksować się z korzyściami zdrowotnymi, dobrze się bawić i miło spędzić czas.
- Podczas wakacji całkowicie odwróć uwagę od pracy i innych ważnych spraw. Odpowiednio odpoczywając i pozwalając mózgowi odpocząć, zrobisz o wiele więcej pożytecznych i ważnych rzeczy.
- Nie marnuj czasu na kłótnie i konflikty. Udekoruj swój wolny czas pozytywne emocje: Baw się dobrze i ciesz się życiem. Nie złość się, nie obrażaj, nie napawaj się, nie zazdrość i nie zazdrość, nie zbieraj plotek - zdejmij maskę towarzyską i chociaż na wakacjach bądź sobą, wśród bliskich i przyjaciele.