Syning af dokumenter med tråd 2 huller. Sådan hæfter du dokumenter korrekt: generelt accepterede regler og praktiske tips

På trods af den udbredte introduktion af nye teknologier og overførsel af noget kontorarbejde til elektronisk visning, i de fleste statsejede virksomheder er papir fortsat det vigtigste medium. Papir er især elsket i forskellige kontrollerende og udøvende organer: skat, pensionskasse, brandsyn, domstole, finansielle institutioner osv. Derfor burde enhver iværksætter kunne sy dokumenter korrekt, nummer og registrere dem. Firmware udføres normalt ved hjælp af en tråd og en nål, en hæftemaskine eller specielle maskiner. Lad os fortælle dig mere detaljeret om, hvordan du syr dokumenter og filer korrekt.

Syning med tråd

Faktisk er der ingen strenge regler eller krav til at sy dokumenter. Ikke desto mindre er der GOST R 51141-98 "Kontorarbejde og arkivering" og ordre nr. 76 fra Federal Archive af 23. december 2009, som giver anbefalinger om firmwaren til flersidede dokumenter.

Korrekt firmware af dokumenter vil beskytte dem mod substitution

Hvordan gør man alt rigtigt? Du skal bruge en syl, en sigøjnernål, stærk sort tråd, et stykke papir og lim. Typisk sys papirer gennem tre huller - det ene er lavet i midten af arket cirka 1,5-2 cm fra kanten, det andet og tredje - på siderne af det eksisterende i en afstand på 3-5 cm. lavet med en syl - hvis du ikke har kræfter nok til at gennembore hele pakningen med det samme, kan du dele den op i flere dele. Nedenfor giver vi et eksempel, hvordan man syr dokumenter korrekt med tråde og billeder af processen.

Bemærk:Hvis du har en boremaskine eller en skruetrækker og et bor, kan du blot bore gennem en stak papir. Borets diameter skal være omkring 6-8 mm.

Syningen af pakken starter bagfra. Træk nålen gennem tråden og træk den gennem det centrale hul, og efterlader en "hale" på 7-10 mm. Stik derefter nålen ind i det øverste hul fra forsiden og træk tråden bagud.

Vi starter fra det centrale hul, trækker gennem toppen og går ned til bunden

Dernæst skal du trække nålen gennem det nederste hul, bringe den til forsiden og derefter trække den ind i midten til den eksisterende "hale". Nu kan du klippe tråden af og efterlade mindst 7 cm (hvis du skal udskrive sagen, så lad en margen på 15 centimeter). Bind begyndelsen og slutningen af trådene, og lim et lille stykke rent papir på knuden. Hvis disse er strengt ansvarlige papirer, limes "halerne" til det sidste ark med en papirfirkant, og der sættes et stempel på det.

Efter syning af dokumenterne forsegles knuden med en papirfirkant

Det er tilladt at sy dokumenter med trådog to huller. Normalt praktiseres denne metode med et hul. Skemaet ændrer sig lidt - nålen stikkes ind i det nederste hul bagfra og efterlader en "hale" på mindst 7 cm. Derefter vender nålen og tråden tilbage gennem det øverste hul. Klip derefter tråden, så du får en anden hale 7-10 centimeter lang, og bind den til den første. Enderne af tråden sænkes ned, og et rektangulært stykke papir, der måler 2 gange 7-8 cm, limes til knuden.

For sikkert at fastgøre pakken kan du sy den igennem 4 punkteringer. I dette tilfælde skrues nålen fra det andet hul, indsættes i det øverste, trækkes igen gennem det andet og føres til det tredje og fjerde. Syningen udføres ved det tredje hul, og hele trådstrimlen forsegles med papir.

Bemærk:Det anbefales ikke at bruge almindelig tråd til at sy dokumenter, da den er ret skrøbelig. Du skal enten folde den flere gange eller bruge en speciel nylongarn.

Nogle gange er dokumenter syet med gennemsigtig fiskesnøre, men dets egenskaber er værre end tråd. Det vigtigste er, at alle tre (fire) huller er lavet lodret langs den samme linje. Normalt fjernes 1,5 cm fra arkets brede kant.Syningen startes altid bagfra, så knuderne er bagerst og ikke ødelægger udseendet.

Sørg for at angive antallet af sider og underskrive

Certificering af dokumenter

Efter vi lærte sy dokumenter korrekt, lad os lære at berolige dem. Til dette formål er arkene nummererede. Halerne er forseglet med et lille papirrektangel, hvorpå de skriver med en pen: "Sykket, nummereret, signeret og forseglet." Dernæst er antallet af ark angivet i digital og alfabetisk form, stemplet, malet og initialiseret. Det er nødvendigt at gøre dette, så en del af signaturen og forseglingen er både på det indsatte rektangel og på sidste ark. Dette gøres for, at hvis nogen klipper tråden over, ville det være umiddelbart synligt. Datoen for firmware og digital certificering er også normalt angivet.

Når man opbevarer, behandler eller indsender dokumentation til visse myndigheder, bliver folk ofte konfronteret med behovet for at hæfte dokumenter. Denne artikel vil fortælle dig, hvordan du korrekt flasher deres firmware, og hvordan du certificerer det udførte arbejde.

Oftest opstår spørgsmålet om, hvordan man flasher dokumenter, når man overfører forretningspapirer til registrerings- eller kontrolmyndigheder. Korrekt forberedelse dokumentation omfatter ikke kun indholdet i papirerne af aktuelle og pålidelige oplysninger, overholdelse af påfyldningsrækkefølgen, men også en sådan tilsyneladende ubetydelig nuance som firmware. I virkeligheden er alt ikke så enkelt. Hæftning anses for at være den mest pålidelige måde at beskytte dokumentation mod forfalskning. Kriterierne for, hvordan man korrekt binder og derefter attesterer dokumenter, herunder kopier, er reguleret af en række regler, og det er der grunde til.

Vigtig! Som følge af ukorrekt udført firmware kan dokumentationen blive opløst med efterfølgende udskiftning af individuelle ark. Hvis dette sker, vil det være næsten umuligt at bevise, og konsekvenserne kan være katastrofale.

Undladelse af at sy ordentligt kan være en grund til at nægte at acceptere dokumentationen, hvilket betyder spildte kræfter, tid og ofte penge.

For eksempel, når du åbner en individuel iværksætter, skal du sy sider for at give skatteoplysninger. Du kan overlade forberedelsesarbejdet til en formidlingsvirksomhed, der leverer tjenester på dette område, eller prøve at gøre det selv, men uden nøje at følge instruktionerne, vil kontrolmyndighederne højst sandsynligt returnere alle de indsendte papirer. For at undgå dette bør du lære at udføre denne simple opgave korrekt, men på den anden side hårdt arbejde på egen hånd.

Syning i 3 huller

For at flashe dokumentation ved hjælp af tre huller, skal du forberede følgende elementer:

Selve dokumenterne.
Syl. Hvis der er få dokumenter, er en syl ikke nødvendig.
En tyk nål.
Stærke tråde, såsom silke. Du kan bruge tynd tape, bankgarn eller specialtråde til at sy LSh-210.
Papir klistermærke lille størrelse cirka 3*6 cm.
Papirvarer lim.
Et segl at sikre.

Så først skal du forberede papirark ved at fjerne alle papirclips og hæfteklammer fra hæftemaskinen og folde dem i en stak ind i den rigtige rækkefølge. Derefter, på venstre side, lodret, med bibeholdelse af symmetri, foretages tre punkteringer med en nål, syl eller hul i samme afstand fra hinanden, som vist i prøven:

Efter punkteringer er lavet, trådes en tråd ind i nålen. Der er ingen grund til at tråde en tråd, der er for lang, da du stadig skal skære det overskydende af. For at forbedre forståelsen er hullerne på arkene tildelt serienumre fra et til tre fra top til bund. I første omgang bruges en nål til at føre en stak ark gennem hul nr. 2 mod forsiden. Det er vigtigt at sikre, at spidsen af tråden, ca. 7 cm lang, forbliver frit bagved indtil slutningen af syningsprocessen. Sådan kommer det til at se ud i et visuelt billede:

Næste sting laves langs forsiden ved at føre nålen ind i hul nr. 1. Processen vises tydeligere på billedet:

Næste skridt nålen føres gennem punktering nr. 3 mod forsiden af pakken, hvorefter der sys fra hul nr. 3 til hul nr. 2, som følge heraf føres nålen ud til bagsiden af arkene. Sådan kommer det til at se ud i et visuelt billede:

Efter at denne handling er afsluttet, skæres den overskydende tråd af, og efterlader ender omkring 7 cm lange, som er bundet sammen med en knude så tæt som muligt til papiret. Faktisk er firmwaren færdig, men der er en mere vigtigt punkt. Tilbage er blot at indsætte papirklistermærket, som er forberedt på forhånd. Til klistermærket, klip et lille stykke papir ud. Der er ingen strenge krav til dens størrelse, så en papirstrimmel på 3*5 cm er velegnet.Plus eller minus en centimeter er ikke signifikant, det vigtigste er, at det afskårne stykke, efter limning, helt dækker syningsområdet. På det udklippede papir står der "nummereret og syet". Indskriften kan udskrives på en printer på forhånd, og skær derefter forsigtigt et rektangel ud den rigtige størrelse. Arkene skal nummereres først kronologisk rækkefølge Ved at skrive arabertal i øverste højre hjørne af hver dokumentside, inklusive kopier, vises det samlede antal sider derefter på en note. Her er et eksempel på, hvordan sådan et klistermærke skal se korrekt ud:

Der påføres lim på bagsiden af papirryggen, derefter sættes klistermærket på bagsiden, hvilket lukker knuden og mest tråde, så der kun er korte ender på 1-2 cm tilbage. Hvordan det ser ud er vist på billedet:

Tilbage er kun at forsikre. Felterne udfyldes med angivelse af antal sider, dato og underskrift på den person, der har syet siderne. En del af underskriften skal strække sig ud over klistermærket. Dernæst påsættes organisationens segl, som også delvist skal række ud over klistermærket. Sådan ser den korrekt syede dokumentation ud:

På dette tidspunkt betragtes arbejdet med at sy tre huller som afsluttet.

Sådan udføres firmware med fire punkteringer

Fire-hulssyning er lige så let som tre-hulssyning. Listen over elementer, der kræves til arbejde, er ikke anderledes. Fire huller er præpareret i dokumenter og deres kopier. De begynder at sy fra det første hul mod det andet, så det tredje, så det fjerde. Efterlader enden af tråden i det fjerde hul, manipulationer udføres i omvendt rækkefølge, laver sting skiftevis fra den fjerde til den første, hvorefter trådene bindes med en knude på bagsiden, fastgjort med et klistermærke. Klistermærket angiver antal sider, dato, hvorefter værket kan attesteres med underskrift og segl. Det menes, at jo flere huller der laves, jo bedre er kvaliteten af arbejdet og jo højere grad af pålidelighed af syningen, hvilket betyder, at risikoen for at dokumenter kan udskiftes minimeres. Der er ingen lovgivningsmæssige retningslinjer på dette tidspunkt - du kan sy i tre, fire eller endda fem huller.

Konklusion

Inden hæftning afsluttes, skal man sørge for at have bekræftede kopier af enkelte sider inkl Ellers For at få en kopi skal du udpakke hele mappen. Ved indsendelse af rapporter er det bedre at spørge på forhånd om pakkens indhold, antallet af kopier, inklusive bekræftede kopier.

Separat om, hvordan man syr et dokument med et stort antal sider. Når det kommer til flere ark papir, er der ingen problemer med punkteringer. Du kan klare dig med en nål, som skal bruges til at udføre firmwaren. For en tættere pakning skal du bruge en syl eller hul. Hvis vi for eksempel taler om kassedokumentation med et stort antal sider, og hulstansen ikke er beregnet til sådanne et stort antal af plader, kan du bruge den gamle "gammeldags" metode, ved at bruge et tyndt skarpt søm og en hammer. Det er nødvendigt at udvise ekstrem forsigtighed for ikke at beskadige individuelle ark, for at lave jævne, identiske huller i hele højden af hele papirstakken. For eksempel skal bogføringen af udgifter og indtægter i en organisation sys på den måde, der er beskrevet ovenfor, med angivelse af det samlede antal sider. Ikke kun lederen af organisationen, men også en autoriseret embedsmand fra skattekontoret skal attestere regnskabsbogen, før den begynder at blive vedligeholdt. Behovet for korrekt flash-dokumentation kan opstå ret ofte.

Sådan sys og forsegles korrekt vigtige papirer deres kopier, vil følgende video fortælle:

Inden du begynder at arbejde med dokumentationen, skal du sætte dig grundigt ind i et stort antal nødvendige instruktioner vedrørende spørgsmål om dokumentflow og kontorarbejde. Disse normer er ret komplekse og indeholder stort antal alle mulige små detaljer og nuancer. Hvordan arkiveres dokumenter på et hjørne? Hvad indeholder den vedhæftede fortegnelse? Er det muligt at arkivere regnskabsbilag med en termisk indbindingsmaskine? En nybegynder kontorist har meget at pusle over.

Pushover?

Ved første øjekast er proceduren for at registrere en sag og indsende den til arkivet helt enkel, men praksis viser det modsatte. Hvis du overtræder nogen af kontorreglerne, vil denne institution nægte at acceptere det indsendte dokument, og du bliver nødt til at starte alt arbejdet igen. Hvis lignende situationer allerede har mødtes i dit liv, læs vores artikel - vi vil prøve at forstå dette problem.

Hvorfor arkiverer de dokumenter? Er der standarder efter hvilke denne procedure Er det reguleret? Ja, og dem er der mange af. Det handler om Først og fremmest om metodiske anbefalinger til kontorarbejde, som blev godkendt i december 2009 efter ordre fra Federal Archive. For det andet - om GOST R 51141, dedikeret til arkivarbejde og kontorarbejde og indeholder alle nødvendige definitioner og vilkår. Derudover er der andre juridiske normer, som dokumentation er hæftet efter.

Lad os starte med omslaget

Hvis teater begynder med en bøjle, så er vores procedure intet mindre end med coveret. Og valget af pap "skorpe" er en af de første opgaver i processen med at "pakke" et dokument. Ved første øjekast finder du ikke forskellen på de mange eksisterende varianter. Men hvis du kigger nærmere, vil du forstå, at covers er standard, ikke-standard og også bruges til langtidsopbevaring.

Oftest kan du finde et standardcover i formatet 229x324 mm. Det bruges i alle tilfælde, hvor ark af standardstørrelse er syet. Hvis iflg visse grunde dokumentet er ret specifikt udseende og parametre, er en ikke-standard type dæksel påkrævet. Sidstnævnte omfatter den, hvor dokumenter vil blive opbevaret i 25 år eller mere.

I henhold til lovbestemmelser er sådanne betræk kun lavet af hårdt pap på grund af den lange levetid. Det er nødvendigt at træffe foranstaltninger for at bevare dokumentets korrekte udseende og dets egnethed til brug efter en længere periode. Dokumenter beregnet til aflevering til statsarkivet opbevares i omslag fremstillet af materiale som syrefrit pap.

Lad os tale om arknummerering

Før du kan synke dokumenter ordentligt med tråd, skal de alle foldes i den rigtige rækkefølge. Hvorefter nummereringsproceduren udføres ved hjælp af en almindelig blyant. Hovedreglen her er at nummerere arkene, ikke siderne i dokumentet. Et arabisk tal er placeret på hvert ark til højre øverste hjørne. Samtidig må vores mærker ikke "krybe" ind på teksten. Gælder ikke den generelle nummerering af ark

Hvilke finesser findes der i spørgsmålet om nummerering? Hvis de dokumenter, der arkiveres, indeholder et brev eller flere af dem, nummereres først kuverten og derefter, et efter et, hvert af de vedlagte ark. Hvis antallet af indgående enheder er over 250, er det sædvanligt at opdele det i flere bind. Desuden har hver af dem sin egen nummerering.

Inde i arkivfilen kan der være dokumenter, der har deres egne separate sidetal, for eksempel tidsskrifter. Men ved indgivelse af en sag i arkivet nummereres de blandt andet uden at overtræde den almindelige orden.

Hvis det vedhæftede ark er i stort format, er det sædvanligt at folde det ud og sætte et tal i øverste højre hjørne. Der skal gives mulighed for fri adgang til teksten. Hvis individuelle fragmenter limes på nogen af arkene med umuligheden af at adskille dem, er hele pakken nummereret som én. I dette tilfælde er det nødvendigt at udarbejde en opgørelse over hver af de limede stykker, som udføres på bagsiden eller på Fri plads. En angivelse af det indsatte dokument skal være til stede i certificeringsinskriptionen eller i noterne til den generelle fortegnelse med angivelse af navnet. Oftest er sådanne freelanceinvesteringer checks, erklæringer eller fotografier.

Rettelse af fejl og opgørelse af dokumenter

I tilfælde af, at der blev begået en ikke alt for alvorlig fejl under arbejdet (for eksempel manglede et par ark), i stedet for at omnummerere hele arrayet igen, kan du bruge bogstavbetegnelsen. I dette tilfælde ændres tallene på andre ark ikke. Fjernelse af sådanne fejl er kun mulig efter aftale med arkivpersonalet. Hvis der konstateres grove fejl, skal dokumentet nummereres igen. De gamle numre er overstreget så forsigtigt som muligt, og nye tilføjes. I dette tilfælde godkendes den opdaterede nummerering igen af en certificeringsinskription.

Uden en inventar vil ingen arkivfil blive accepteret fra dig. Oplysningerne i den vedrører dokumentets titel, kompileringsdatoen, anmærkninger og selve tabellen med angivelse af arkenes serienumre, deres nummer og noter (om nødvendigt). Alt ender med information om antallet af dokumenter i form af et tal, duplikeret i ord, derefter er alt forseglet med ekspedientens underskrift med en afkodning af det fulde navn.

Sådan sømmes dokumenter korrekt med tråd

Når du starter syproceduren, skal du sørge for, at alle nødvendige materialer og værktøjer er ved hånden. Ud over selve arbejdet skal du bruge en syl, en nål, pap til arkivering af dokumenter og specielle tråde. Som sidstnævnte fylder de op med hårde eller sytråde L-210. Den sidste type bruges oftest til kontorarbejde.

I begyndelsen af arbejdet fjernes eventuelle papirclips og andre metalgenstande fra dokumentet, derefter foldes filens ark til en jævn, pæn bunke. På venstre side laves tre huller i felternes rum med nål eller syl. Det er bedst at placere dem i midten Fri plads, beregnet til indrykning til venstre, det vil sige i en afstand på omkring halvanden centimeter. Denne bemærkning er vigtig - ellers vil de efter arkivering være svære at læse.

Hvis lige kanter af hullerne er af fundamental betydning for dig, tag et hul. Men husk, at for mange ark er for meget for ham. Sørg for, at alle tre huller er jævnt fordelt i højden og ca. 3 cm fra hinanden. Det midterste skal falde midt på siden.

For at forhindre fordærv titel side og sammenbrud af sagen, anbefales det ofte at styrke syningsområdet foran og bagved med strimler af pap. En tråd vil blive ført igennem den. Dens sædvanlige størrelse er 70 cm. Men i hver konkret sag det afhænger af stakkens tykkelse.

Sådan sys til 3 huller

Lad os præsentere indholdet af algoritmen for sådan dokumentarkivering. Først føres nålen gennem midten af hullerne og efterlader enden af tråden på bagsiden. Så skal du indsætte den i toppen af hullerne. Som et resultat er begge ender af det placeret på bagsiden af stakken af ark, der sys. Vi trækker nålen gennem bunden af hullerne og trækker tråden til forsiden. Sænk derefter nålen tilbage i det midterste hul. Således blev vores tråd ført gennem alle de nødvendige huller, hvorefter begge ender blev bundet på bagsiden af dokumentet med en stærk knude. Efterlad spidser ca. 5 cm lange.

Et stykke papir med en certificeringsindskrift limes direkte på knuden. Nedenfor vil vi se på teknologien til dens fremstilling.

Dokumentet kan også sys med 4 huller. Hvordan gør man det? Proceduren er slet ikke kompliceret. Fire huller er udstanset lodret symmetrisk med en placering på en enkelt akse. Efterlad trådens hale på bagsiden af det første hul, sy stingene, og bind derefter en knude på samme måde som beskrevet ovenfor. Firmwaren skal duplikeres to gange for at sikre styrke og pålidelighed.

Certificeringsbrev

Det næste trin efter nummerering og firmware er at forsyne vores etui med en certificeringsinskription. et klistermærke, der måler 4x6 cm med teksten "Strapped and numbered... sheets" (deres nummer er angivet både i tal og i ord). Dernæst angives stillingen for den medarbejder, der har indsendt dokumentet, med dato og personlig underskrift. Ønskes plombering, skal dette også noteres. Indskriften er klistret over den knude, vi bundede, hvis ender af trådene skal forblive frie. Signaturen placeres i slutningen af hele proceduren, når limen allerede er tørret. Dette gøres for at forhindre det i at udtvære. Stemplet (hvis nogen) er placeret dels på arket, dels på selve indskriften.

Og først efter at filen er syet, nummereret, underskrevet og forseglet, kan den sendes til arkivet.

Holdningen til certificeringen skal være seriøs og opmærksom. Hun er den eneste ene - dokumentation sagens integritet. Hvis dets integritet krænkes eller fortrænges, kan dokumentet muligvis ikke accepteres af kontrolmyndighederne, eller det kan anfægtes i retten.

Hvad og hvorfor blinker vi?

Alle dokumenter, der skal indsendes til arkiverne eller til nogen af kontrolorganerne, som omfatter skattekontoret, pensionskassen og mange andre, skal hæftes. Du kan ikke indsende dokumenter limet eller hæftet der. Som allerede nævnt, hvis manglende overholdelse af kontorarbejdsstandarder opdages, vil det simpelthen ikke blive accepteret fra dig.

En lignende procedure er hovedsagelig underlagt personaledokumenter og regnskab. De af dem, hvis papirarbejde er udfyldt, skal indsendes til organisationens eller virksomhedens arkiver efter et år. Sager med tidligere lovlig opbevaringsperiode overføres til særlige arkivinstitutioner. Det er bestemt ved lov afhængigt af dokumenttypen. Eksempelvis skal notarjournaler, forretningsbøger og dokumenter med personaleoplysninger opbevares i mindst 75 år.

Holdbarheden af designtegninger er meget kortere - kun 20 år. Det er sædvanligt at opbevare fotografisk dokumentation i 5 år. Både offentlige og private virksomheders akter skal indsendes til arkivinstitutioner. Samtidig er opgaven for enhver ikke-statslig struktur at afslutte med den føderale arkivtjeneste dette er aftalen.

Det skal huskes, at kun den medarbejder, der har dette ansvar, er angivet i dokumentet, har ret til at flashe dokumenter. job beskrivelse. I tilfælde af tilslutning af dokumenter af dårlig kvalitet venter visse sanktioner på dig, især i tilfælde af ændringer eller mangel på visse vigtige ark.

Lad os vende tilbage til arkiveringsteknologier

De ovenfor beskrevne syningsmetoder er velegnede til både arkivet og skattekontoret. Men arkiveringen af regnskabsbilag, der er opbevaret i lang tid (mere end 10 år), skal være særlig stærk - oftest med 5 huller. Certificeringsindskriften er lavet på specielt silkepapir, så knudepunktet under mærkaten er tydeligt synlig, og der er ingen tvivl om dokumentets integritet.

Hvis der på et kontor udstanses huller med almindelige huller til papirvarer, så hvis det er nødvendigt at udarbejde store mængder papirdokumentation (for eksempel i trykkerier), anvendes professionelt udstyr i form af papirboremaskiner eller bogbindermaskiner . Sådanne mekanismer har seriøs kraft og kan enten være manuelle eller udstyret med et elektrisk drev.

Maskinmekanisme

Disse systemer eller maskiner er baseret på den klassiske metode med fjedre. Denne type bindemaskine er udstyret med en perforeringsanordning. En anden mekanisme placerer dokumentet på en plastikfjeder, hvorefter der lægges pap- eller plastomslag i bunden og toppen af blokken.

Fordelen ved en indbindingsmaskine er muligheden for at binde meget store dokumenter. Bloktykkelsen kan nå op til 500 sider. Og også - evnen til at fjerne eller tilføje sider og ark til et allerede indbundet dokument. Ulemperne omfatter ret alvorlig arbejdsintensitet og ikke særlig høj styrke.

Hvis bogbindermaskinen til arkivering af dokumenter er udstyret med metalfjedre, for hvilke der er indstillet et bestemt trin, og huller udstanses i henhold til det, sættes papirblokke på en fleksibel stålfjeder, som derefter komprimeres og lukkes. Fordelene ved en enhed med metalfjedre er et mere præsentabelt endeligt udseende og øget pålidelighed sammenlignet med binding med plastfjedre. Men det er umuligt at indsætte eller fjerne ark uden skade.

Ud over fjedre er der enheder, der fungerer efter princippet om at binde på en plastikkam, hvis tænder krøller. Der er også en spiralbinding, vi kender fra løsbladskalendere, notesbøger og dagbøger. Efter perforering af hullerne vikles en spiral ind i dem (3-4 omgange manuelt, resten automatisk).

Fremskridtet står ikke stille

Hvad er termisk binding? Dette er en moderne maskine til arkivering af dokumenter, hvori de hurtigt og permanent kan tilsluttes. Ved hjælp af termiske indbindingsmaskiner kan du færdiggøre et stort antal materialer, samt udstede enkeltkopier. Denne mulighed er især velegnet til rapporter, kontrakter og reklamemateriale sendt med post.

Maskinen til denne type binding fungerer ved at bruge termiske rygsøjler og termiske dæksler, der har forskellige farver og størrelser. Afhængigt af antallet af ark af sagen vælges et termisk dæksel af en vis tykkelse, hvorefter alt placeres sammen i maskinen. Indvendig side Enden af dækslet er belagt med et lag polymerlim. Maskinen er udstyret med et varmeelement, takket være hvilket denne polymer smeltes, og alle plader loddes i et varmt lag.

Hvis en organisation arbejder med et stort antal dokumenter, og deres sikkerhed er stor betydning, så for enkel opbevaring skal du på en eller anden måde systematisere dokumenterne. I dette tilfælde vil firmwaredokumentationen være nyttig. Når papirerne er hæftet, kan du være sikker på, at intet dokument går tabt. Lad os se på, hvilke dokumenter der arkiveres, og hvorfor dette sker.

Hvorfor sy dokumenter med tråde?

Stabling af dokumenter er lovpligtigt, og det er ikke den eneste grund til, at dokumentation skal snøres. Regeringsdekret nr. 439 indeholder vejledning om, hvordan man hæfter dokumenter i henhold til GOST-standarder.

Derudover kræves hæftning af dokumentation for sin korrekt transmission til enhver institution, så der i fremtiden ikke vil være spørgsmål om manglende ark. For alle institutioner er der også en enkelt regel om, at hvis du overfører mere end et ark papir, skal du indlevere dokumentationen. Nogle gange er det nødvendigt, at medarbejdere i de relevante afdelinger syr dokumenter i banken og skriver afdelingsnummeret på dem, og dokumentationen sys også i retten og indsættes i sagen.

Sådan flasher du dokumenter

Nu opstår spørgsmålet om, hvordan man gør dette korrekt. Nogle medarbejdere begynder at gå i panik og tænke, at firmwaren har meget strenge regler, at forseglingsarket skal være underskrevet med blokbogstaver, kun tråd af nylon osv.

Der er dog ingen klare retningslinjer for, hvordan dokumentation skal arkiveres. Det vigtigste, der skal overholdes, er ikke at miste de nødvendige papirer til firmwaren, fordi deres sikkerhed er hovedopgaven med at binde dokumentationen. Og nogle gange sker det, at tredjeparter med det formål at svindel eller skjule oplysninger kan erstatte arkene i mappen eller endda sende dem.

For at kontrollere, at der ikke mangler papirer, skal alle indbundne ark nummereres. Et lille stykke papir limes på bagsiden af den indbundne dokumentation, hvor organisationens segl er påsat. Af sikkerhedsmæssige årsager er der krav om, at stemplet rækker ud over det limede papir.

Der laves en passende indtastning på det limede papir: syet, nummereret (dog er antallet af sider skrevet i ord og tal), snøret, forseglet. Dokumentationen attesteres af den leder eller medarbejder, der har udarbejdet dokumenterne til syning.

Eksempel på sammensyet dokumentation

Regulering af firmware af dokumenter i virksomhedsproduktion

I henhold til kravene fra det russiske justitsministerium er systematisering af dokumentation nødvendig for at sikre, at hele pakken af papirer er i orden, arkiveret i henhold til standarder mv. dette øjeblik Næsten alle virksomheder har et stort antal papirer. For at bevare dokumenter ordentligt overføres de til arkivet, hvorfra efter ansøgning kan fås arkiverede ark; de papirer, der er brugt i arbejdet, forbliver i Åben adgang for personalet.

Vigtig! Det er nødvendigt at vide, hvilke dokumenter der er hæftet, og på grundlag af hvilke retsakter dette sker. denne proces.

Dokumenter, der skal opdateres

Enhver virksomhedsmedarbejder, der beskæftiger sig med en stor mængde dokumentation, skal forstå, at ikke alt kan hæftes. Dokumentet skal være indbundet, hvis det består af mindst to ark.

HR-afdelingens medarbejdere syr følgende originaler:

godkendte stater;
sammensætning af personlige og generelle ordrer.

Revisorer skal sy:

indskudsrapporter;
fakturaer;
fakturaer;
tekniske pas;
indkomst bøger;
erklæring om omsætning og kontosaldi;
arbejdshandlinger;
hvis lønnen er kontant i virksomhedens kasse - lønopgørelser.

Bemærk! Medarbejdere, der handler med juridiske enheder, bør vide, hvordan man flasher dokumenter, men i I dette tilfælde Dokumenterne er kopier, så et stempel er ikke påkrævet. Generelt beskæftiger næsten alle virksomheder sig med dokumentindlejring; den eneste forskel er i processen med at udføre arbejdet.

Reguleringsretsakter, der regulerer arkivering af dokumenter

På det lovgivningsmæssige niveau er der ikke defineret standarder for firmwaredokumentation af hver virksomhedsstruktur, men der er almindelige regler syark. Forbundsarkivets bekendtgørelse "Kontorarbejde og arkivering" nr. 76, kulturministeriets bekendtgørelse nr. 536 har anbefalinger om, hvordan dokumenter bindes sammen, standardinstrukser for kontorarbejde.

Dekret fra regeringen i Den Russiske Føderation nr. 439 har generel teori, hvorfor dette er nødvendigt, og hvordan dette sker, dog den russiske føderations lov "On arkivforhold"beskriver kun alle organisationers forpligtelse til at opbevare dokumentation, men loven angiver ikke, hvordan dette skal gøres. Bekendtgørelse nr. 02 - 213 "Om kontorarbejde i Centralbanken" beskriver også standarderne for opbevaring af dokumenter i arkiver i alle pengeinstitutter. Sådan flasher du charteret for skattekontoret , Skattetilsynet dikterer vilkårene. Skattestyrelsen kontrollerer også sikkerheden af dokumenter vedr enkeltpersoner engageret i erhvervsaktiviteter.

Mulighed for bindende dokumenter i henhold til GOST

Metode til udarbejdelse af fortrolige dokumenter til firmware

Før du syr dokumenter, skal de gennemgå nogle forberedende trin til firmware. Den rigtige proces firmware er reguleret af ordre nr. 76 fra Rosarkhiv. Først skal arkene nummereres, dette vil forhindre eventuel tab af arket eller fortie af information. Alle ark er nummererede undtagen inventarsiden. Hvis der er en konvolut, når firmwaren blinker, så nummereres konvolutten først, og derefter de dokumenter, der er vedlagt den.

Blanke ark papir er ikke inkluderet i firmwaren - de er ødelagt. Hvis der medfølger billeder, diagrammer osv., placeres nummeret på bagsiden øverst til venstre. Hvis et stort format ark er vedhæftet, så med højre side I øverste hjørne er der et nummer i rækkefølgen på arket. Indskriften er certificeret af den ansvarlige medarbejder med angivelse af hans stilling, underskrift, oprettelsesdato, antal ark.

Den indbundne dokumentation skal have en beholdning, der ikke omfatter serienummer. Opgørelsen skal indeholde følgende oplysninger:

dokumentets titel, dato;
en liste over alle arkiverede dokumenter, deres mængde, underskrift af lederen.

Når du har gennemført den første fase, kan du fortsætte til hovedstadiet af firmwaren.

Trin-for-trin instruktioner til blinkende dokumenter

Lad os finde ud af, hvordan du syr dokumenter korrekt med tråde trin for trin instruktioner. I første omgang skal du forstå, at firmwaren til dokumenter kræver firmware med to, tre huller og endda fire og fem. Lad os se nærmere på hver mulighed.

I to huller

Dokumenter, der ikke har stor betydning, er syet med en af de mest enkle muligheder- i to huller. Men selv med så simpel en metode spekulerer mange medarbejdere på, hvordan man flasher dokumenter korrekt. For at undgå forvirring kan du overholde følgende regler:

Før du slår huller i arkene, skal de jævnes. For at lave to huller kan du bruge en hulmaskine eller en almindelig nål;
så skal du føre en tråd (helst ved hjælp af en stærk) gennem to huller, så dens ender mødes på bagsiden;
trådene skal bindes. Stærkt papir limes på knuden, ofte i form af en trekant. Et stempel sættes på det indklæbte papir.

Dette er en af de mest enkle måder firmware dokumentation. Andre muligheder er mere almindelige, men sværere at implementere.

Bemærk! Lim knuden sammen for at forhindre tab af ark. Antallet af ark og data fra den specialist, der udførte proceduren, er også skrevet ned. For de dokumenter, der er mere end 10 år gamle, anbefales det at bruge silkepapir til at lime knuden.

Tre huller

Den anvendte syteknik er den samme som for to huller, men punkteringen laves i tre huller. Afstanden mellem hullerne bør ikke være mere end 3 cm:

på den anden side skal du føre tråden, men gennem det midterste hul. Det vil sige, at enden skal være fra det indledende ark, cirka 7 cm skal efterlades i reserve;
så skal du indsætte en tråd og en nål fra dit ansigt og pege den ind i det nederste hul på den anden side af dokumentet;
herefter skal tråden føres gennem det midterste hul igen, således at der dannes to syede knuder;
Nu skal du klippe tråden af og holde 7 cm, som med den første vending af tråden. Enderne skal bindes sammen.

Af hensyn til dokumenternes sikkerhed limer den ansvarlige medarbejder et ark papir rektangulær form, skal du skrive medarbejderens navn, underskrift samt antallet af syede ark.

Fire huller

Det er nødvendigt at lave fire huller, afstanden mellem dem skal være 1,5 cm. Dernæst skal du indsætte tråden i det andet hul fra bagsiden, trække den gennem det første hul og derefter føre den gennem den anden, tredje og fjerde huller.

Prøve firmware med 4 huller

Fem huller

Ofte bruges fem-hullers syning i regnskabsrapporter, fordi et sæt af sådan dokumentation når en meget større tykkelse i forhold til resten. Afstanden mellem fem huller skal være op til 5 cm I denne ordning kan du også bruge en dokumenthæftemaskine eller en presse med bor. For at forhindre, at arkene bliver beskadiget i dette tilfælde, bør du bruge pap som betræk.

Sådan sys et dokument med 5 huller trin for trin:

Du skal indsætte en tråd i det midterste hul og efterlade 10 cm. Derefter passerer tråden gennem det andet hul fra toppen;
fra bagsiden går tråden ud i det første hul, og går derefter tilbage i det andet hul. Efter at have gjort dette, er den ene kant klar;
fra bagsiden stikkes tråden igen ind i det midterste hul og tages ud gennem det fjerde;
nu skal tråden igen indsættes i det nederste hul og ledes fra forsiden ind i det fjerde hul;
Således får du på bagsiden to stykker tråd, der skal forbindes med hinanden.

Sådan sys en konvolut med hemmelige dokumenter

Ved overførsel skal fortrolig dokumentation opbevares i lystætte poser. På den hemmelige pakke står der, at den skal afleveres personligt, eller det er angivet, at der er tale om klassificerede oplysninger.

Sådanne dokumenter sys på kryds og tværs.

Hvordan man attesterer bundne dokumenter

Den ansvarlige medarbejder skal attestere dokumentationen, uden denne vil det ikke være muligt at indsende dokumentationen til verifikation eller sende den til opbevaring. I dette tilfælde kan du ikke lave fejl, fordi der kan opstå mange problemer under verificeringen. Derfor er det bedre ikke at gå glip af dette øjeblik.

Vigtig! Den medarbejder, der underskriver dokumentationen, påtager sig det fulde ansvar for dens indsendelse og indhold. Ansvaret kan overdrages til en anden medarbejder, men kun med særskilt ordre.

Certificering af dokumenter

Generelt er firmwaredokumentation god beskyttelse værdifulde papirer og bekræfter, at alle indsendte dokumenter er ægte. Når du har fundet ud af, hvordan du nummererer dokumenter korrekt, når du arkiverer, og hvordan denne proces foregår, behøver du ikke bekymre dig om at returnere dokumenter og behovet for at re-systematisere dem.

Det er nødvendigt at sy dokumenter for at organisere dem.

Virksomheder og institutioner syr dokumenter, der skal overføres til arkivet.

Det er praktisk at opbevare indbundne dokumenter og om nødvendigt indsende dem til kontrolmyndighederne uden at bekymre sig om deres sikkerhed og muligheden for erstatning.

Hvilke standarder regulerer syning?

Teoretisk set er en så simpel sag som at sy dokumenter ikke reguleret forskrifter. Der er kun instruktioner om, hvordan du gør dette:

Metodiske anbefalinger godkendt af forbundsarkivets bekendtgørelse den 23. december 2009;
GOST 51141 til kontorarbejde;
Også kontorarbejdsregler, der indeholder krav til arkiveringsdokumentation udviklet af industriafdelinger (den russiske føderations centralbank, ministeriet for skatter og afgifter osv.).

Hvilke dokumenter kræver en sådan registrering?

I institutioner og virksomheder sys dokumenter af næsten alle strukturelle afdelinger.

Medarbejdere personaleservice Følgende dokumenter er særskilt systematiseret og sammensyet ved udgangen af kalenderåret:

personale ordrer,
generelle ordrer,
personalebord.

Revisorer søm:

udgiftsrapporter,
omsætningsark for materialeaktiver,
fakturaer,
fakturaer,
attester for udført arbejde,
fragtbreve,
kassebog,
kvitteringserklæringer løn ansatte i institutionen i tilfælde af, at lønnen gives til de ansatte i deres hænder.

Ekspedienter: indgående og udgående dokumentation.

Du kan flashe dokumenter ved hjælp af følgende værktøjer:

Hæftemaskine;
Tråde;
Specialudstyr.

Men dokumenter, der er syet med tråde, bliver garanteret ikke erstattet, hvilket er vigtigt i moderne virkelighed.

Hæmning af ting med tråd betragtes som den mest pålidelige.

Generelle designregler

Dokumenter, der efterfølgende skal indbindes, sorteres først efter dato, omhyggeligt knyttet til hinanden, og hvert ark er nummereret til højre med arabertal. Nummerering begynder med nummer 1. Beholdningen er ikke nummereret.

Til omslaget skal du vælge et specielt papomslag "Business". Det sker forskellige størrelser og kvalitet. Til at hæfte standarddokumenter bruges en almindelig A4-formatbinder.
Konvolutter er også nummereret i dokumenter. I dette tilfælde nummereres konvolutten først, efterfulgt af de ark og fotografier, der var i den.

Hvis der er begået en fejl ved nummereringen af dokumenter, overstreges den med én linje, og nummereringen fortsætter. I dette tilfælde skal arket certificeres med inskriptionen "Believe Corrected", underskrevet af den ansvarlige person og forseglet.

Trin-for-trin instruktioner til denne procedure

Før du hæfter dokumenter, skal du fjerne alle papirclips og hæfteklammer fra hæftemaskinen. Organiser efter dato eller vigtighed, og nummerér hvert ark i dokumentet. Hvis den resulterende fil består af mange ark, kan du sammenføje dokumenterne med specielle papirclips og begynde at sy.

Forbered følgende værktøjer og materialer:

Tråde. Det er bedre at bruge nylon.
Nål. Vælg størrelsen afhængigt af tykkelsen af de dokumenter, der hæftes.
Papir lim.
Et ark blankt papir.
Papir, papmappe.

Procedure:

Fjern papirclips og hæfteklammer fra dokumentet.
Læg arkene pænt og jævnt, tjek nummereringen for pålidelighed.
Afhængigt af tykkelsen af det resulterende bundt skal du tage en syl eller en nål og, gå tilbage fra kanten, lave mindst 3 gennemgående huller. Hullerne skal være i en række, lodret i forhold til kanten af papiret, i en afstand af 2,5-3 centimeter fra hinanden. Det midterste hul skal være centreret.
Afhængigt af tykkelsen af den resulterende stak af papirer, tag en tråd 70-80 centimeter lang.
Indsæt nålen fra bunden af dokumentets bagside ind i det centrale hul.
Gå ovenfra ind i det øverste hul.
Så igennem modsatte side af dokumentet til det nederste.
Vi vender tilbage til den centrale gennem forsiden.
Efter en sådan syning vil tråden være på bagsiden. Hvis du syr et dokument med et stort antal ark, skal denne manipulation udføres flere gange for at sikre dem.
Bind en knude på ryggen. Resten skal være mindst 8 centimeter lang.
Lim et stykke papir i form af et rektangel på den resulterende knude. På hvilken inskriptionen er lavet på forhånd: "Lapped and numbered.____ sheets Director____Efternavn I.O.". Hvis lederens stilling er anderledes, angives det i overensstemmelse hermed i henhold til dokumentationen.
En underskrift og segl sættes på det indbundne dokument, det angivne ark papir. En del af underskrift og segl skal være på et stykke papir og på bagsiden af dokumentet.

Det skal siges, at hvis du skulle flashe stor mængde plader skal laves mindst 4 huller på samme tid. Dette vil give stabilitet og pålidelighed ved opbevaring af det indbundne dokument.

En forenklet metode til flashing af dokumenter er givet i denne videoinstruktion:

Hvem sikrer og hvordan

Dokumenterne attesteres af virksomhedens leder eller den enkelte iværksætter. Det er vigtigt, at en del af underskriften er både på det indklæbte papir og på dokumentet.

Det er værd at sige, at ved at underskrive de bundne dokumenter påtager lederen sig forpligtelser for deres indhold eller udpeger en autoriseret person efter ordre for nøjagtigheden.

Funktioner ved registrering af regnskabsdokumentation

Hæftning af regnskabsdokumentation svarer til at sy almindelige dokumenter. Men der er én forskel. Til sammensyning af regnskabsbilag laves der 5 huller, da filerne ender med at blive tykkere. Kun en autoriseret medarbejder kan hæfte dokumenter. Ofte er den ansvarlige revisor, der styrer sagerne.

Nummerering udføres med en simpel blyant. Ved hæftning af dokumenter udarbejdes en opgørelse over dokumenterne i filen.

Beholdning består af følgende sektioner:

Titlen på dokumentet,
datoen for opgørelsen af opgørelsen,
liste over dokumenter,
den ansvarliges underskrift.

Funktioner ved at forberede dokumenter til indsendelse til arkivet

Dokumenter til indsendelse til arkivet udarbejdes af medarbejdere i strukturelle afdelinger. Selve forberedelsen inkluderer:

Systematisering af dokumenter.
Nummerering.
Arkivering af dokumenter i en enkelt mappe afhængigt af deres formål.
Udfyldelse af inventaret.
Design af dokumentomslag.

Ovenstående procedure for arkivering af dokumenter involverer deres langtidsopbevaring, dvs. mindst 25 år.

Hvis dokumenterne vil blive opbevaret i organisationens arkiver mindre end 10 år, nogle lempelser er tilladt, nemlig følgende må ikke udføres:

Nummerering af ark i filen.
Systematisering af ark i sagen.
Sy med tråde og lad dem opbevares i en ringbind.

Syningsproceduren er den samme som ved normal syning. Hvis i et etui, der er udsat for syning mere end 250 ark, så skal du opdele det i flere bind. Hvert bind er indbundet.

Hvis dokumenter planlægges opbevaret mere end 25 år, så som forberedelse til syning placeres et ekstra papcover på sagen, som beskytter dokumenter og tråde mod overdreven friktion og giver sagen et smukkere udseende.

Når du arkiverer filer til arkivet, skal du sikre dig, at teksten forbliver læsbar. Nummerering udføres med en simpel blyant i øverste højre hjørne. Det frarådes at bruge kugle- og gelpenne, farveblyanter og tuschpenne til disse formål.

A3 ark nummereret som ét ark og opsat til venstre kant og foldet. Hvis arket er sømmet i midten, tæller der 2 ark.

Fotos eller billeder, og diagrammer og kort nummereret bagerst i øverste venstre hjørne. Konvolutter nummereres først og adskilt fra deres papirbokse.

Hvis sagen er sammensat af flere bind, så er de (bindene) nummereret hver for sig.

Dække over formateret som følger:

Angiv navnet på organisationen eller institutionen.
Underafdeling.
Holdbarhed.
Sagens navn.

Det er vigtigt at overholde nogle krav. Navn på institution kan ændre sig. Derfor er det nødvendigt at angive 2 titler ved kompilering af omslaget til et dokument. Navne på institutioner er angivet i nominativ kasus. Det gamle navn står i parentes, det nye skal stå under det.

Derudover er det angivet sagens emne. Det kan være akter, fakturaer, ordrer mv. derefter strukturel opdeling og den periode, for hvilken dokumenterne er indeholdt i den eller kalender år. Dette er den første og sidste dato Dokumenter.

Hvis dokumenter er sammenføjet for et kalenderår, skal du f.eks. angive "Bestillinger fra 20015." Også angivet holdbarhed: permanent eller bestemt.

Beholdningen tages ikke i betragtning ved nummerering af ark i filen. Sager kan opstilles i rækkefølge efter vigtighed. For eksempel charter, protokoller, planer.

En videovejledning om, hvordan man designer en mappe til arkivering, gennemgås her:

Forberedelse til indsendelse til skattekontoret

At registrere sig som iværksætter eller juridisk enhed, ligesom der foretages ændringer i oplysningerne på skattekontoret, sys de fremsendte dokumenter i overværelse af en notar. Nyskabelserne gælder ikke i dette tilfælde, da notaren på denne måde garanterer, at der ikke følger nogen rettelser efter at have bekræftet ansøgerens underskrift.

Siden juli 2013 kan du indsende en indberetning til skattekontoret uden at sy dokumentet. I Metodiske anbefalinger denne vare er blevet udelukket. Efter iværksætternes skøn er der nu mulighed for at indsende dokumenter, der blot er hæftet eller syet.

Ingen aflyste dog reglerne for kontorarbejde. Og det er derfor indgående dokumenter Det er stadig tilrådeligt at flashe det manuelt.