Personel konuları planlama toplantılarında sıklıkla tartışılmaktadır. Çalışanlarla toplantı planlama: etkili bir plan

Planlama toplantısı, İngiliz planının bir türevidir; planlanan planın ilerleyişine adanmış kısa bir çalışma toplantısıdır. Tipolojilerine göre tüm planlama toplantıları üç kritere göre kategorilere ayrılabilir: spesifik, geçici ve niceliksel.

Belirli bir kritere göre, tüm planlama toplantıları raporlama (yöneticilerin ilgili görevlerin ilerleyişi hakkında rapor verdiği kısa toplantılar), tartışma (konuyla ilgili brifingler) şeklinde bölünmüştür. olası değişiklik belirli bir hedefe ulaşmak için seçilen yol) ve motivasyonel (bir konu veya görev üzerinde çalışma sürecinde görevlerin dağıtıldığı ve rollerin belirlendiği toplantılar).

Zaman kriterine göre bir planlama toplantısı günlük, haftalık, aylık bir süreç olabilir.

Niceliksel kritere göre planlama toplantısı toplu (tüm çalışanlar için) veya kapalı (ayrı bir inisiyatif grubu, yöneticiler, şirket yönetim kurulu için) yapılabilir.

Neden bir planlama toplantısı yapmalısınız?

Bu süreci şu şekilde düzenlerseniz iyi gelenek iş gününün başlamasından önce bu, ekibi disipline etmeye (sabah gecikmelerinin sayısını azaltmaya) yardımcı olacak, çalışanlar için amaç ve hedefleri daha net bir şekilde özetlemeye yardımcı olacaktır (sonuçta, bildiğiniz gibi, rasyonel bir günlük plan, bir günlük plandan çok daha etkilidir) altı aylık plan) ve gerçek iş sonuçlarını daha net görme fırsatı sunacaktır (eğer ekibin lidere, liderin de ekibe raporlaması planlama toplantısının zorunlu unsurları haline gelirse). Yukarıda belirtilen avantajların yanı sıra, iyi yürütülen bir sabah toplantısı, çalışanları canlandırabilir, verimliliği artırabilir ve onları gün boyunca verimli çalışmaya motive edebilir. Bu psikolojik yön kesinlikle oynuyor önemli rol kurulmasında olumlu ilişkilerÇalışan ile işveren arasında ve aynı zamanda ekip birliğini de teşvik eder.

Neden birçok kişi toplantı planlamayı geçmişin bir kalıntısı olarak görüyor?

Birincisi, çoğu insan bu sürecin ortaya çıkmasını, telefonun adını hiç duymadıkları, İnternet ve multimedya teknolojilerinin ne olduğu hakkında hiçbir fikirleri olmadığı zamanlara bağlıyor. Şekline dönüştü tek yolŞahsen buluşmak ve önemli iş konularını tartışmak tam olarak planlama toplantılarıydı. Eksikliğinden dolayı operasyonel fonlar Pek çok soru birikti ve böyle bir eylem çok zaman aldı (ortalama üç ila dört saat). Bu vesileyle ünlü bir Amerikalı iktisatçı bir keresinde şöyle demişti: “Şirketinizde planlama toplantıları varsa doğru yoldasınız demektir. Geriye sadece oraya giden herkesi kovmak, şu anda çalışan herkesi de bırakmak kalıyor.”

İkincisi, çoğu ofis çalışanının toplantı planlamaya karşı olumsuz bir tutumu var çünkü zamanın yaklaşık% 20'si buna ayrılıyor ve birçoğunun belirttiği gibi, patronun konuşması bu sürece ayrılan ortalama sürenin yarısı kadar sürüyor.

Üçüncüsü, eğer bir şirkette planlama toplantıları her gün yapılıyorsa, o zaman bu yakında kesinlikle bir tür formaliteye dönüşecektir. Sonuçta, ortaya çıkan görevlerin çoğu başarılı işadamı, uzun vadelidir ve iki cümlelik günlük rapor şöyle görünecektir: "Her şey yolunda, üzerinde çalışıyoruz." Günlük planlama toplantısına duyulan ihtiyaç genellikle işletmenin yeni bir stratejik görevi kritik derecede kısa bir zaman diliminde uygulamaya başladığı anda veya bir kriz sırasında ortaya çıkar. Böyle anlarda durumu sürekli izlemek ve en ufak değişiklikleri izlemek gerçekten gerekiyor.

Düzenlemeler

En kısa toplantı da olsa her toplantının kendi düzenlemeleri olmalıdır. Öyle ya da böyle, acil sorunların çok daha verimli bir şekilde çözülmesine yardımcı olur, süreci daha dinamik ve etkili hale getirir. Çalışanlara akşamları yönetmelik göndermek iyi bir uygulamadır, böylece çalışanlar dile getirilen tüm konular hakkında düşünebilir ve yapıcı, anlamlı bir teklif sunabilirler. Diğer şeylerin yanı sıra, sabah toplantısına kadar her çalışanın yönetmeliğin bir kopyasının elinde olması gerektiğini dikkate almakta fayda var. Sorumluluk vermek önemli belli bir kişi zamanı kim takip edecek (konuşmacı yönetmelikte belirtilen süreyi aşarsa, bu toplantının yapılma sürecini geciktirir ve sonuç olarak ekibin ruh halini olumsuz etkiler).

Yürütmek mi, yürütmemek mi? soru bu

Planlama toplantısı kesinlikle önemli süreç En azından zamanında hedef belirleme ve çalışan motivasyonu bağlamında, ancak bu terimin sıradan anlayışının ötesine geçmenin zamanı geldi. Belki de tüm ekibi her gün havasız bir ofiste toplamak o kadar önemli değil, Skype'ta konferans teknolojisinde ustalaşmak çok önemli. Yapıcı bir planlama toplantısının 15-20 dakikadan fazla sürmemesi gerektiği hususunun da dikkate alınması önemlidir. Her departmanın faaliyetlerine ilişkin raporlar gün içinde kabul edilerek yöneticilerle tartışılabilir ve sabah zamanı yalnızca güçlerin hizalanmasına, görevlerin ve önceliklerin belirlenmesine adamak.

Her durumda, her girişimci kendi yönetim konseptini seçer, ancak çalışan personeliniz için kısa toplantıların gerekli olup olmadığını biraz daha dikkatli anlamak için artıları ve eksileri tartmaya değer:

Ekibi disipline eder;

Çalışanların sabah motivasyonu imkanı;

Amaç ve hedeflerin net bir şekilde belirlenmesi;

Yaratıcı olma ve planlama toplantılarını alışılmadık bir tarzda yürütme fırsatı;

Uzun süren planlama toplantıları çalışanların yorulmasına ve üretkenliğinin azalmasına neden olur;

Düzenlenmemiş toplantılar genellikle etkisizdir.

Müşterilerle çalışırken, hemen hemen her yöneticinin (kendisine bağlı bir, beş veya 100 kişi - fark etmez!) bir planlama toplantısı veya sabahları beş dakikalık bir toplantı yaptığını ve neredeyse herkesin bunu etkisiz bir şekilde yaptığını görüyorum. Bunu nasıl anlayabilirim? Çok basit: Yöneticilerin her biri, öyle ya da böyle, sabah toplantısının sonuçlarından memnun değil. Bunun nasıl düzeltileceğine dair makalem ve ayrıca size yardımcı olmak için eklenmiştir (Erişim kazanmak için şunları yapmalısınız:) .

Adım 1. Sabah planlama toplantısının etkililiğine ilişkin teşhisleri ifade edin

Lütfen beyanı kabul ediyorsanız beyanın yanındaki kutuyu işaretleyin:

• Çalışanlar sabah planlama toplantılarına düzenli olarak geç kalıyor veya isteksizce gidiyor
• Her gün sabah toplantısının süresi farklıdır
• Sabah toplantıları 15 dakikadan fazla sürüyor
• Çalışanlar toplantıdan gergin, endişeli veya tatminsiz ayrılıyor
• Sabah planlama toplantılarının faydasız olduğuna inanma eğilimindesiniz; yavaş yavaş bunların amacını görmeyi bırakıyorsunuz.
• Çalışma günü boyunca çalışanlar sürekli dikkatinizi dağıtıyor, onlarla çeşitli sorunları tartışmanız gerekiyor
• Gün boyunca hemen hemen her çalışana aynı şeyi açıklamak zorundasınız.
• Çalışanlar sabah toplantısında onlara ne söylediğinizi hatırlamıyor
• Görev sabah belirlenmiş olmasına rağmen çoğu zaman akşamları tamamlanmamaktadır.
• Çalışanlarınız her gün aynı hataları yapıyor

En az bir öğeyi işaretlediyseniz, hedeflerinize bağlı olarak sabah toplantılarını yürütme şeklinizi yeniden düşünmeniz gerekir.

Adım 2. Sabah planlama toplantısının amacını belirleyin.

Her faaliyette olduğu gibi, kendiniz için açıkça tanımlamanız gerekir: Sabah planlama toplantıları düzenleyerek hangi sonuçlara ulaşmak istiyorsunuz? Ve belirlenen hedeflere dayanarak bir eylem planı oluşturun.

İlgilendiğiniz hedefleri listeden seçin:

• Çalışan motivasyonu

Yukarıda listelenen hedeflerin tümü ekiple yaptığınız çalışmalarda mevcut olmalıdır, ancak bir sabah toplantısı düzenlerken bunların tamamını kendiniz için belirlememelisiniz.

Mesela deneyim alışverişi ve eğitimleri haftalık olarak, sabahları değil, bunun için özel olarak belirlenmiş bir saatte gerçekleştirebilirsiniz ve tüm sorunlar ve sorular tam o sırada toplanıp tartışılır.

Aynı zamanda, sabahları çalışanlarınızı motive etme hedefini kendinize belirlemezseniz, herhangi bir başarı beklemenize gerek olmadığını anlamalısınız - bunlar gerçekleşmeyecek :)

Şimdi hedeflerin her birine nasıl ulaşılacağı hakkında daha ayrıntılı olarak.

1. Gün/hafta için görevleri/odaklanmayı planlama ve ayarlama

Günde üçten fazla görev ve bir odak noktası olmamalıdır. Mükemmel seçenek- bunu dile getirmezseniz olur, ancak her çalışan bağımsız olarak gün sonunda neyi başaracağını ve bugün neye odaklanacağını söylüyor.

Hedefler ulaşılabilir, spesifik ve ölçülebilir olmalı, yani rakamlarla! SMART yöntemini kullanarak hedefler belirleyin(bunun nasıl bir yöntem olduğunu okuyabilirsiniz .

Tüm insanlar bilginin görsel sunumunu daha iyi algılar, bu nedenle ana görevleri tahtaya yazmak ve konuşma sırasında günün odağını (kelimenin tam anlamıyla) vurgulamak daha iyidir.

Yönetici görevleri belirlerse, çalışanın da görevlerini günlüğe yazması daha iyi olur.

1. İş problemlerinin toplanması, Geri bildirimçalışanlardan

İletişimi iki yönde kurmak önemlidir: Yönetici olarak onlara yalnızca geçen gün hangi sorunların ortaya çıktığını anlatmakla kalmaz, aynı zamanda iş süreci sırasında ortaya çıkan zorluklar hakkında konuşmaya da alışmaları gerekir. Çoğu zaman çalışanlar sorunlarını önemsiz buluyor, bunları yalnızca kendi aralarında tartışıyor ve yönetime dile getirmiyor.

Bir güven alanı yaratmak gerekir, bu nedenle öncelikle faaliyeti teşvik etmek için yönetici, çalışanların dile getirdiği tüm sorunları her zaman kabul eder (kendi görüşüne göre küçük ve önemsiz olsa bile). İkincisi, her zaman suçluyu arayın, suçlanacak kişiyi değil. Üçüncüsü, sorunun çözümünden sorumlu birini atayın ve sorunun ortadan kaldırılması için bir son tarih belirleyin ve yapılan çalışmanın sonuçlarına göre sorunun çözüldüğünü ona bildirin.

1. Deneyim alışverişi, çalışanların eğitimi

Ayrıca mini eğitimler de düzenleyebilirsiniz: çalışanlarla standart konuşma metinlerini, ürün avantajlarını, itirazlara verilen yanıtları, mevcut şirket promosyonlarını vb. gözden geçirin veya tekrarlayın. Eğitim sırasında konuşan tek kişi siz değilsiniz; personelinizi sürekli olarak sürece dahil edin.

Onlara her gün yeni ve faydalı bir şeyler öğretin. Çalışanlarınızı daima geliştirin!

1. Artan takım ruhu

Öncelikle iletişim kurarken “biz”, “ekibimiz” gibi kelimeleri kullanın.

Şirket haberlerini, şirket içi organizasyonel sorunları ve organizasyonun geçtiğimiz günkü başarılarını (küçük olanları bile) seslendirin. Şirketinizin kurumsal bir e-postası olsa bile bunu herkes okumaz, dolayısıyla basit ve ilgi çekici haberler duyurulabilir. Haberler iyi olmasa bile ekip olarak birlikte çalışarak bu durumda neler yapılabileceğini düşünebilirsiniz.

Ciddiyi seslendirmeyi unutmayın ve önemli tarihlerçalışanlar için (çalışanların kendilerinin, çocuklarının doğum günleri, şirketteki çalışma yıl dönümleri, yarışmalara katılım vb.)

1. Çalışan motivasyonu

Vermek için olumlu davranışÖnümüzdeki gün boyunca takımın şunları yapması gerekir:

• Ekipten birini övecek bir şey bulun (satış, kalite vb. açısından en iyisi; bir müşteriden gelen minnettarlık; zor veya standart olmayan bir soruna çözüm vb.);
• Günün görevlerini belirlerken tamamlamanın nasıl olumlu bir etki yaratacağını açıklayın. ortak hedeflerşirketler, yani her çalışanın önemli olduğunu göstermek gerekir;
• Eylemi teşvik eden kelimeler kullanın: "Hadi yapalım!", "Neler yapabileceğinizi gösterin!" vesaire.
• Onlara olan inancınızı gösteren kelimeler kullanın: "Yapabiliriz", "Yapacağız", "Kanıtlayacağız", "Eminim" vb.

Asla bir sabah toplantısında bir çalışanı azarlamayın, tıpkı tüm ekiple ilgili memnuniyetsizliği asla ifade etmediğiniz gibi - sabahları yalnızca olumlu şeyler!

Adım 3. Planlama toplantısı düzenlemelerinin hazırlanması.

Kendiniz için ne tür bir sabah planlama toplantısı ayarladığınıza bağlı olarak, bunun uygulanmasına yönelik düzenlemeler hazırlamanız gerekir. Bunun çıktısını alıp sabah toplantı alanınıza asmanız en iyisidir.

Düzenlemeler, planlama toplantısının başlangıç ​​ve bitiş zamanını tanımlamalıdır. Bilgi algısının maksimum düzeyde olması için 15 dakikayı geçmemelidir. Uygulama için bir plan hazırlamak da gereklidir, yani. konuşacağınız şeylerin sırası. Bir plan hazırlamak için öneriler:

• Planlama toplantınızı olumlu bir şekilde başlatmanız ve bitirmeniz gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, planlama toplantısına bir selamlamayla başlayın, geçen gündeki bazı başarıları (bireysel bir çalışanın veya bir bütün olarak ekibin) vurgulayın. Tebrikler ve dileklerle bitirelim İyi günler, eylemi teşvik eden bir ifade.
• Selamlaşmanın ardından bir önceki günün çalışmalarının sonuçlarını raporlayabilir ve bunlara göre o gün için hedefler belirleyebilirsiniz.
• Gün için belirlenen hedeflere ulaşmaya yardımcı olmak için tasarlanan mini eğitim veya deneyim alışverişi, belirtilen görevlerin hemen ardından gerçekleştirilmelidir.
• Çalışanlardan geri bildirim almak zorunludur - bunu toplantının sonuna doğru yapmak daha tavsiye edilir, çünkü yalnızca tartışma için standart bir zaman belirlemek ve planlama toplantısının uzun sürmemesini sağlamak mümkündür. Bu süreci kontrol etmek için. Tartışmaya sunulan sorunun karmaşık olduğunu ve çözülmesinin 2 dakikadan fazla süreceğini görüyorsanız, bu konuyla ilgili ayrı bir toplantı planlayın veya çözümünden sorumlu birini belirleyin.

Sabah planlama toplantısının yürütülmesine ilişkin düzenleme şablonu:

Sabah toplantı programını doldurma örneği(tüm ücretsiz erişimlere erişmek için) Ek materyaller gerekli ):

Planlama toplantı düzenlemeleri şablonunu birkaç nüsha halinde yazdırmanızı ve günlük hazırlık sırasında doğrudan söylemek istediklerinizi not almanızı tavsiye ederim.

Adım 4. Sabah planlama toplantısına hazırlanmak.

İyi hazırlık başarının %90'ıdır, bu nedenle her etkinlikte olduğu gibi sabah planlama toplantısına da hazırlanmanız gerekir.

Bunu bir gece önceden yapmak daha iyidir ve yazılı olarak yaptığınızdan emin olun!

Kendiniz için belirlediğiniz aylık hedeflere ve bunların uygulanmasının hangi aşamasında olduğunuza ve iş günü içinde ne olduklarına bağlı olarak görevleri belirlersiniz.

Uygulama planının her bir maddesi için ne söyleyeceğinizi yazın: Günün başarılarını ve karşılaşılan zorlukları, haberleri ve olayları hatırlayın; düşünün ve mini eğitim hazırlayın.

İlk başta hazırlık oldukça fazla zamanınızı alabilir ancak yavaş yavaş maksimum 10 dakikaya düşürülmelidir.

Adım 5. Bir planlama toplantısının yapılması.

Basılı kurallarınızı elinize alın, gülümseyin ve kurallara bakın ve toplantıya başlayın. Aynı zamanda toplantının 15 dakikadan fazla sürmemesi için saatinize dikkat etmeyi unutmayın.

Süreç boyunca, hangi bilgilerin ilginç olduğunu ve neyin o kadar da olmadığını analiz etmek için çalışanların düzenlemelerin her noktasına tepkisini kendiniz not edin. Bir şey ilginç değilse veya size beklenen sonucu (tepki) getirmediyse, bu bilginin ne kadar önemli olduğunu, kaldırılıp kaldırılamayacağını veya çalışanların ilgisini artırmak için sunumunun nasıl değiştirileceğini düşünmeniz gerekir.

Sizin için toplantılarınızın etkinliğinin ana kriteri elbette performans düzeyi, satış ve hizmet kalitesi olmalıdır. Dinamikler olumluysa, o zaman her şeyi doğru yapıyorsunuz demektir. aksi takdirde Sizinle bireysel olarak çalışmaya her zaman hazırız!

Makaleyi dinleyin:

Planlama toplantıları, beş dakikalık toplantılar ve diğer toplantıları düzenlemek zorunda olan herkesin okumasını öneririz. Pek çok insan bunları yapıyor, ancak çok azı bunu iyi yapıyor. Makalede bir toplantı hazırlamanın aşamaları, yapısı, etkinliğin değerlendirilmesi ve sonuçların kaydedilmesi - gerçekten faydalı bir toplantı düzenlemek için bilmeniz gereken her şey anlatılmaktadır.

Kendisi hakkında yazar

Evgenia Koryakovtseva. Danışman, bağımsız iş koçu. On yılı aşkın süredir perakende formatıyla çalışmış, bir danışmanlık ajansında harici danışman ve perakende zincirlerinde dahili eğitmen olarak deneyim sahibi olmuş ve B2B satış departmanını yönetmiştir.

Seminer, eğitim ve konferans yürütme deneyimi (400'den fazla proje). Bilgi modern yöntemler perakendede personelin yönetimi, eğitimi ve değerlendirilmesi; formasyon karmaşık projeler bu yönlerde. İş süreçlerinin tanımlanması, eğitim sistemlerinin oluşturulması, personel motivasyon sistemlerinin geliştirilmesi ve proje yönetimi konularında deneyim.

Hepimiz toplantılara katılıyoruz. Hatta birisinin onları pişirmesi ve yönetmesi gerekiyor. Veya toplantılar planlıyorsunuz. Veya grup tartışmaları. İtiraf edin, çoğumuz bu tür "konuşan" şeylerden gerçekten hoşlanmıyoruz.

Neden? Çünkü felsefe, halkımızın her birinin kanına işlemiş durumda: Toplantı, iş hakkında değil, resmi ve sıkıcı bir şekilde uzun süre konuştukları zamandır ve ondan sonra zaten hiçbir şey yapılmaz. Peki vakit kaybı değil mi?

Bu harika çalışma formatı

Şirketlerdeki toplantılar genellikle beklenmedik şekilde planlanır ve ara sıra yapılır. Ayrıca uygun şekilde hazırlanmıyorlar ve liderler bir tartışmayı nasıl organize edeceklerini bilmiyorlar. Bu nedenle birçok katılımcı bilgiyi yanlış algılıyor (duymadı, anlamadı, unuttu) - gerekli çözümler kabul edilmez (ertelenir ve asılır), onaylansa bile çoğu zaman uygulanmaz. Sağ?

Bu harika çalışma formatı için kendimi kötü hissediyorum. Bu nedenle bugünkü yazımızda neyin iyi olduğunu, grup tartışmasını vazgeçilmez kılan şeyin ne olduğunu tartışacağız ve bunun nasıl etkili bir şekilde yürütüleceğini öğreneceğiz.

Öncelikle neden tüm bunlara ihtiyacımız var? Neden birçok kişiyi bir araya getiriyoruz? meşgul insanlar, onları işten uzaklaştırmak mı?

Kaliteli bir toplantı, işgücü verimliliğini artıran temel mekanizmaları kullanmanıza olanak tanır; bu konuda daha fazlası...

Sinerji ilkesi. Sinerjinin etkisi psikologlar tarafından uzun zamandır bilinmektedir. Hatırlamak? — Bütünün etkinliği, tek tek parçaların toplam etkinliğinden daha yüksektir. Veya daha da basit: bir kafa iyidir, ancak iki kafa daha iyidir. Ve bu doğru. Birlikte daha fazla fikir üretebiliyoruz, bir soruna birçok çözüm bulabiliyoruz ve bu çeşitlilikten en uygun olanı seçebiliyoruz. Grup tartışması modunda insanlar birbirlerini tamamlayarak tek bir bütün olarak çalışmaya başlarlar. Verimlilik de artar - kontrol edin. Bu nedenle, işle ilgili bir dizi sorunu çözmeniz gerekiyorsa, bu büyük kaynak olan kalite tartışması ihmal edilmemelidir.

Uyum ilkesi. Bir ekip, yani aynı amaç vizyonuna sahip, birbirine güvenen ve birlikte çalışmayı bilen insanlardan oluşan bir ekip, tek bir kişiden daha etkilidir. Katılıyor musun? Çalışanlarınız nasıl bir takım haline gelecek? Birden? Kendi kendine? Belki anında oldukça etkili olabilir? Peki ne yüzünden? Ekip oluşturmanın anahtarı eklem hareketi Hedef odaklı, aktif ve organize. Ve tüm bu koşullar toplantı modunda yaşar. Toplantılar ve planlama oturumları birlik sağlamak, meslektaşlara ve yöneticilere saygıyı geliştirmek için güçlü bir araçtır ve mükemmel bir öğretim aracıdır. Bu nedenle çalışanlarınızın tek bir departmana ya da şirkete ait olmaması, uyum içinde çalışması sizin için önemliyse haftalık planlama toplantılarını kaliteli bir şekilde gerçekleştirin.

Açıklık ilkesi. Birçok insan bilinmeyenden korkar. Normal insan- isteyerek veya istemeyerek, bilinçli veya bilinçsiz olarak - anlaşılmaz ve alışılmadık olana direnir ve bu kesinlikle doğaldır. Ya şirketin hedefleri, performans göstergeleri, gelecek aya ait görevler vb. birdenbire anlaşılmaz kategorisine girerse? Bir insan kendisinden bir çukur kazmasını istediklerinde ama bunun nedenini, ne kadar derin olduğunu ve nerede olduğunu söylemedikleri zaman ne hisseder? Elbette direnç ve motivasyon kaybı.

Toplantılar “parti gidişatını anlatan”, anlaşılırlığını artıran, çalışanlar tarafından kabulünü artıran ve dolayısıyla bilinmeyene karşı direnci azaltan bir platformdur. Bu nedenle, eğer değişiklikleri başlatıyorsanız, bunları bir dizi planlama oturumu ve toplantı yoluyla gerçekleştirin.

Deneyimli bir lider, toplantıların organizasyonu yarattığını bilir. Onların yardımıyla şirket içindeki bağlantıları koruyabilir ve alınan kararları uygulayabilir, çalışanların hedefleri nasıl gördüğünü kontrol edebilir ve departmanlar arasındaki engelleri kaldırabilirsiniz. Toplantı yapmazsanız kuruluşunuzda söylentiler ve spekülasyonlar ortaya çıkar. Bu durum çalışanlar arasında bölünmeye ve belirsizliğe yol açan bir sorundur. Yarın ve burada kontrol edilebilirliği kaybetmekten çok uzak değil.

İyi yönetilen toplantılar harikalar yaratabilir. Buradaki anahtar kelime iyidir. Toplantı yaparken nelere dikkat edilmelidir?

Etkili Toplantıların İlkeleri

Hedeflere uygunluk

Çeşitli toplantı formatları vardır: toplantı, beyin fırtınası; planlama toplantısı, beş dakika. Her formatın kullanım ve metodolojiye ilişkin göstergeleri vardır. İnsanları bir araya getirmeye karar verirken amaçlarınızı ve hedeflerinizi ayık bir şekilde değerlendirin. Bu formattan ne elde etmek istiyorsunuz? İnsanların bir çözüm bulması mı gerekiyor? O halde bu bir beyin fırtınası oturumudur; hepiniz eşit konumdasınız ve her türlü fikri değerlendirmeye kabul ediyorsunuz. Görevleri ayarlamak istiyor musunuz? O halde bu, tutanakları ve gündemi olan bir planlama toplantısıdır... Format kilit noktalara göre belirlenir: toplantı liderinin rolü, toplantıdaki iletişim tarzı, toplantının sonucu.

Örnek formatlar:

Toplantı. Amaç fikir üretmek, seçenekleri değerlendirmek ve çözüm bulmaktır. Yani ekip yaratıcı modda çalışıyor. Bu formatın özü beyin fırtınasıdır. Gerekli koşul— bir toplantıda bir fikri/fikri dile getirme fırsatı, yani özgür iletişim kültürü. İnsanlar düşüncelerini ifade etmekte özgür olmalı ve bunu yapmaya teşvik edilmelidir. Bu nedenle sert, yapıcı olmayan eleştiriler yapılmamalıdır.

Planlayıcı. amaç analiz etmektir Mevcut durum yeni görevleri işleyin ve ana hatlarını çizin. Bu format, belirli göstergelere ilişkin sözlü raporlamaya daha yakındır, dolayısıyla aynı göstergelerin varlığı bunun için zorunludur. Planlama toplantısı her zaman amaçlanan gündeme göre iş üzerinde ilerler.

Beş dakika. Amaç öncelikleri belirlemek ve çalışan bir zihniyet oluşturmaktır.Çözüm için beş dakikalık toplantılar yapılmıyor küresel zorluklar ve “Suçlu kim?” sorularına yanıtlar Peki ne yapmalıyım?" Bu bir hatırlatma formatıdır. Temel gereksinimler pozitiflik ve kısa vadeliliktir. Unutmayın, sabah toplantıları uyarıcı, harekete geçirici ve motive edici rol oynar. Süreleri 5 ila 15 dakika arasındadır - artık değil!

özgüllük

Görevlerin kendisi tanımlanmış mı? Toplantıdan önce gündemi açıkça yazın ve ihtiyacınız olan malzemeleri hazırlayın. Gündemi tüm katılımcılara önceden (başlangıçtan en az üç saat önce veya tercihen bir gün önce) gönderin ki onlar da hazırlanabilsinler. Bu, hepinizin görevlerde kaybolmamanızı, buluşma hattına bağlı kalmanızı ve ayrılan süreyi karşılamanızı sağlayacaktır.

Kısa vadeli

Herhangi bir toplantı mümkün olan en kısa sürede yapılmalıdır. İdeal - 30 dakika, maksimum - bir saat. Birkaç saat boyunca kıçınızı sıkmak zorunda kalırsanız bu çok kötü. Neden? Bir kişinin gönüllü dikkati zamanla, özellikle 30-40 dakika içinde dağılma eğilimindedir. Monoton bir süreçte 20-30 dakika sonra olup bitenler algılanamaz hale gelir. Ve dikkatin azalmasıyla birlikte kişinin hafızası çok daha kötü çalışıyor... Bu bize şunu söylüyor: 3 saatlik bir toplantıdan sonra insanlar çok etkisiz hale gelecektir.

Zamanlama

Etkili bir toplantının ön koşulu katı zamanlama veya düzenlemelerdir. Toplantı için bir başlangıç ​​ve bitiş saati belirleyin. Herkesin gelip gelmediğine bakılmaksızın belirlenen zamanda başlayın; bu, insanlara geç kalmamayı öğretecektir. DÜRÜST bir son tarih (örneğin bir buçuk saat) ve son tarihten 10 dakika önce belirleyin - sonuç ne olursa olsun bitirin. Her konuşmacı için beş dakikalık bir zamanlayıcı ayarlayın; bu, insanlara konuya değinmeyi öğretecektir. Toplantıdaki ilgisiz konuşmaları durdurun ve insanları konuya geri getirin. Toplantı için net bir gündeminiz olsun. Tüm katılımcıların önünde olmalıdır.

Katılımcıların yeterliliği

Toplantıda yalnızca gündemden etkilenen çalışanların hazır bulunması gerekmektedir. ASLA insanları bir toplantıya römorkla davet etmeyin, sadece oturun. Optimallik ilkesini izleyin: Daha az katılımcı olmalı, ancak konu üzerindeki etkilerinin düzeyi daha yüksek olmalıdır.

Konuşma hakkı

Çalışanların yalnızca sorulduğunda konuştuğu ve yöneticiye "evet, elbette yapacağız" gibi sosyal açıdan arzu edilen yanıtlar verdiği toplantıları biliyor musunuz? Bu neden oluyor? Çünkü insanlar fikir beyan ederken, özellikle şüphe duyduklarında kafalarına darbe almaya alışkındır. Bir yönetici bir sorunun çözülüp çözülemeyeceğini değerlendirmeyi isterse, bir çalışan şüphesini dile getirir ve yönetici onu susturarak yanıt verir - o zaman diğerleri ne öğrenir? Sessiz olun ve “kızmayın.” Onlardan ne istiyoruz? İstihbarat ve analiz. Uyumsuz şeyler, değil mi? Bu nedenle, çalışanlara konuşma, görüş, fikir, şüphe ve soru sorma hakkının diğer zamanlardan daha çok toplantı sırasında verilmesi gerekir. Dahası, çalışanların sorularına nasıl cevap vereceğinizi öğrenmeniz gerekir: kısaca, noktaya kadar, zorlu ofis hayatıyla ilgili gereksiz ve uzun inlemeleri bastırırken.

Sonuçların konsolidasyonu

Her toplantının, özellikle de hedef belirlediğiniz toplantının yazılı bir özeti olmalıdır. Toplantının elektronik tutanaklarının tutulmasını tavsiye ederim. Örneğin, bu formda:

Toplantı sonrasında tüm katılımcılara tutanak gönderilir. Hiçbir şeyi kaçırmamanızı veya tek bir görevi unutmamanızı sağlayan, bir kontrol aracı haline gelen toplantı tutanaklarıdır. Ve protokolün elektronik bir sisteme (örneğin 1C veya Lotus) aktarılması, onu görev belirleme sistemine entegre etmeyi mümkün kılar. Ve en önemlisi: Son toplantıda belirlenen görevleri mutlaka sormalısınız. Toplantıyı boş konuşma modundan çalışma formatına aktarmanızı sağlayan döngüsel toplantı modu “analiz → görevler → kontrol → analiz”dir.

Toplantının planlanması

Planlı moda aktarılabilecek her şey aktarılmalıdır. Prosedürleri kontrol etmeye alışmanın tek yolu onlar için planlı bir rota belirlemektir. İdeal olarak, tüm çalışanların veri toplamaya ve anlamlı bir rapor hazırlamaya zaman ayırabilmeleri için ne zaman şu veya bu konuda kendilerinden sorulacağını, yani ne zaman rapor vermeleri gerektiğini bilmeleri gerekir. Plansız toplantılar yalnızca acil ve önemli konular için uygundur ve bu tür plansız toplantıların oranının düşük olması gerekir. Aksi takdirde, çalışanın hazırlanmak için zamanı kalmaz (bu, “Bilmiyorum” duyacaksınız anlamına gelir), bazen katılamayacak bile (sekiz yerine iki gelir, geri kalanı “tarlalardadır) ”), dikkati görevden dağılır (ve yüksek üretkenlik konsantrasyon gerektirir), vb. .d.

Toplantılarınızın etkinliğini değerlendirmek için şu testi yapın:

3'ten fazla evetiniz var mı? Optimize edelim!

Etkili bir toplantı hazırlama ve yürütme aşamaları

Toplantının amaç ve hedeflerini belirleyin. Hangi sorunların ele alınması gerekiyor? Hangi bilgileri izlemeliyim? Hangi sonuçları çıkarmalıyız? Görevleri yapılandırmanın en iyi yolu nedir?

Hedeflere göre toplantı formatını belirleyin. Katılımcıları ve toplantı saatini seçin. Toplantıda kuralları denetleyecek bir başkan/kolaylaştırıcı OLMALIDIR. Bu kişinin, toplantının yapıldığı sorunun çözümü konusunda daha az sorumluluğu olmalıdır. Bu durumda, duygulara daha az odaklanır (örneğin, toplantıyı başlatan kişiye göre) ve bilerek veya bilmeyerek, ikincinin yararına olan kararlar için lobi yapmaz. Ve orada bulunan herkese dürüst konuşma hakkı verilmiştir.

Toplantının yapısını belirleyin. Toplantının net bir yapısı olmalı ve her seferinde tam olarak öngörülen sıraya göre gerçekleşmelidir.

Tipik planlayıcı yapısı:

• Açılış konuşması/ısınma.

  Hedefler. Düzenlemeler. Biçim.

  Genel Konular.

  Çalışmanın genel sonuçları. Verilen görevlerin yerine getirilmesi.

  Katılımcıların kısmi sonuçları/raporları.

  Sonuçların analizi. Hedeflerin belirlenmesi. Özetleme.

Tipik toplantı yapısı:

Sorunun tanımlanması, amaç. Konunun önemi. Planlar.

Hedefler. Düzenlemeler. Biçim.

Tartışma. Analiz.

Sonuçların analizi. Hedeflerin belirlenmesi.

Özetleme.

Bir beyin fırtınasının veya tartışmanın tipik yapısı:

Açılış konuşmaları/toplantının/tüzüğün hedefleri.

Sorun ve neden önemli olduğu.

TÜM çözüm seçeneklerinin oluşturulması.

Her seçeneğin artılarını ve eksilerini tartışın.

Bir çözüm seçeneği seçme. Buna dayanarak katılımcılar için görevler belirlenir.

Toplantı tutanaklarının hazırlanması.

Düzenlemeleri belirleyin. Düzenlemeleri geliştirirken bunların hem lider hem de katılımcılar için uygun olması gerektiğini unutmayın. Standart: Problem belirlemeye ilişkin sunum için 3-7 dakika; Tartışma için 5-7 dakika. Her 45-60 dakikalık aktif çalışma için 10-15 dakika oranında mola verilmesinde fayda vardır. Genel olarak bir saatten uzun toplantılar katılımcıların dikkatini kaybetme riski taşır. Bu tür toplantılar etkisiz olabilir.

Çözülecek sorunların sırasını belirleyin. Düzenlemelerle ilgili sorular, şirketin çalışmalarının genel sonucunun ve kalitesinin bağlı olduğu kilit noktalara göre belirlenir (örneğin, müşterilerden gelen geri bildirimler, reklamlara tepki, yeni ürünler hakkında bilgiler vb.).

Tüm soruları üç gruba ayırın.

1. Düzenli sorular - düzenlemelere göre. Sıradan soruları daha hızlı çözmeye çalışın. İlk başta tartışmaları her zaman sürebilir. Daha sonra bunlara güncel sorunlar eklenecek - insanların kendileri aktif hale gelecek. Ancak ilerlemenin hızını belirleyen önceliğiniz kalkınma konularıdır. Toplantı süresinin %50'sine kadar onlara ayırın.

   Güncel konular - toplantı planına göre: ortaya çıkan fikirler, sorunlar, işe neyin engel olduğu ve nasıl optimize edileceği. Toplamda en fazla 5 soruyu analiz edebilirsiniz. Her zaman en önemli şeylerle başlayın. Bir düzine soruyu tam olarak çözülmemiş halde bırakmaktansa önemli bir soruyla bitirmek daha iyidir.

   Kalkınma sorunları - kalkınma planına göre.

Hazırlanmak Gerekli belgeler ve şekiller. Sorunları etkili bir şekilde çözmek için toplantı materyallerini uygun şekilde hazırlamak ve bunları herkese önceden göndermek son derece önemlidir. Toplantının kendisinde, alınan tüm kararların kaydedilmesi gereken toplantı tutanaklarının tutulması gerekmektedir.

Toplantının saatini belirleyin.Çalışanlar disiplinli değilse ve sıklıkla geç kalıyorsa, haftalık toplantıların sabahları, çalışma gününün hemen başında yapılmasını öneririm - işe zamanında varma garanti edilir. En kötü "sonrakiler" birkaç gün içinde rehabilite edilecek. Her zaman toplantının bitiş saatini belirtin. Biraz daha erken bitirmeye çalışın - bu, katılımcılar için hoş bir sürpriz olur. Her durumda, planlanan konuları tartıştıktan sonra hala biraz zaman kalmalıdır. O zaman çalışanlar sorularını sorma, yani aktif olma ve düşünme fırsatına, mantığa ve teşvike sahip olacak. Ve bir yönetici için aktif ve akıllı bir çalışandan daha iyi ne olabilir ki!

Toplantının gerekli olduğundan emin olun.

Kendinize aşağıdaki soruları yanıtlayın:

1. Sorular toplantıyla alakalı mı? Bugün konuşmamız gereken şey bu mu?

   Materyalin sunum şekli amaca, izleyiciye ve içeriğe uygun mu?

   Toplantı sonrasında çalışanların akıllarında ne olmalı/kalmalı?

   Toplantıyı atlayıp aynı sonuca ulaşmak mümkün mü?

1., 2. soruya “Evet”, 4. soruya ise “Hayır” cevabını verdiyseniz, toplantı yapmaktan çekinmeyin!

Tutarlı, hızlı ve verimli çalışma Ekip yönetimi hiçbir lider için kolay bir iş değildir. Patronun görevi, her ast için birleşik bir eylem stratejisi geliştirmek, çalışmalarını izlemek ve düzeltmektir. Verimli bir çalışma elde etmek için, toplantıların nasıl yürütüleceğini, astlarınıza belirli bir süre için nasıl doğru talimat vereceğinizi anlamanız gerekir.

Planlama toplantısı - belirli bir süre için planlanan iş görevlerinin tartışılması ve dağıtılması. Bu tür toplantılar türüne, zamanına ve miktarına göre çeşitli türlere ayrılabilir.

İlk tür raporlama toplantılarını içerir (bunlar yönetimin iş görevlerinin nasıl yürütüldüğüne ilişkin rapor vermesi için gereklidir). şu an), tartışma toplantıları (önerilerin gözden geçirildiği ve eylem planındaki değişikliklerin tartışıldığı) ve motivasyon toplantıları (ana konunun çözümü sürecinde herkesin kendi görevini üstlendiği yer).

Zamana bağlı olarak günlük, haftalık veya aylık toplantılar yapabilirsiniz.

Niceliksel faktörü temel alırsak, planlama toplantıları genel veya toplu (tüm çalışanların hazır bulunduğu) ve kapalı (toplantının yapıldığı zaman) olarak bölünebilir. ayrı grup veya bölüm).

Planlama toplantıları düzenlemenin bazı avantajları vardır:

• Disiplini korur ve gecikmeyi azaltır.
• Ekip için görevlerin açık ve net bir şekilde belirlenmesine yardımcı olur. Kısa vadeli bir günlük plan, altı aylık bir plandan çok daha faydalı ve verimlidir.
• Gerçek performans göstergesini gösterir. Bu kalite, planlama toplantısında çalışanların yaptıklarıyla ilgili raporları üstlerine sunmaları durumunda artar.

Toplantıların yüksek motivasyonel rolünü unutmayın. Bir toplantıyı yetkin bir şekilde yürütmek, çalışanların ruh hali üzerinde olumlu bir etki yaratmak, verimli çalışma için ücret vermek ve onları performansı artırmaya teşvik etmek anlamına gelir. Ayrıca bu özellik ekip ile yönetim arasında olumlu ilişkiler kurulmasına yardımcı olur.

Diğer tarafta, Planlama toplantıları düzenlemenin dezavantajları da var:

• Uzun toplantılar çalışanların gücünü ve enerjisini alır.
• Ani, planlanmamış toplantılar genellikle etkisizdir.

Böyle bir durumu önlemek için olumsuz faktörler Toplantıların dikkatli bir şekilde yürütülmesi gerekiyor.

Uzman görüşü

Planlama toplantısında çalışanlar iş geliştirme ve satışları artırmaya yönelik yeni fikirler önerir

Hasmik Gevorgyan,

Genel Müdür ve Moskova'daki Provokasyon mağaza zincirinin sahiplerinden biri

Marka bilinirliğini artırmak isteyen çalışanlarımızı mümkün olan her şekilde ödüllendiriyor ve destekliyoruz. Franchise bayilerimiz ayda iki kez, çalışanların şirketin geliştirilmesi ve satışların artırılmasına yönelik düşünce ve önerilerini aktarabilecekleri özel toplantılar düzenlemeye karar verdi. En çok yazanlar ilginç projeler ve fikirlere maaşın %15'ine kadar ikramiye verilir.

En iyi tişört tasarımlarımızdan bazıları orijinal olarak çalışanlar tarafından tasarlandı ve önerildi. Çalışanlarımız sayesinde kültürel gençlik etkinliklerine sponsor olarak şirketin görünürlüğünü arttırıyoruz.

Çarpıcı bir örnek: Tula'daki çalışanlarımızdan biri belediye spor müsabakalarına ve kulüplerdeki akşamlara katılmayı teklif etti. Bu çalışanın yaratıcılığı ve kararlılığı, reklamlarımızın popüler şehir kafelerinde yer almasının anahtarıydı. Sonuçta Tula şehrinde satışlar ikiye katlandı. Çalışanın geliri de benzer şekilde arttı; birkaç ay sonra mağaza müdürü oldu.

Başarılı planlama toplantılarının 3 bileşeni

1. Bilgi bileşeni. Materyali dinleyenler için ilgi çekici ve yararlı hale getirin. Sıkıcı bilgilerden kaçınılamıyorsa, onu alışılmadık bir şekilde sunmaya çalışın. Planlama toplantısında sunulan bilgiler yararlı ve heyecan verici olmalıdır. Başarılı toplantılar yürütmek istiyorsanız, sıkıcı ve sıkıcı bilgileri paylaşmamak en iyisidir.
2. Duygusal bileşen. Kötü teslimata sahip büyüleyici malzeme kötü malzemedir. Üniversiteyi hatırlayın; bazı derslerde vakit geçirmek sıkıcıydı, öğrenciler sınıfta uyuyordu, bazılarında ise herkes meselenin özüne inip tartışmak istiyordu.
3. Toplantıyı yöneten lider. Konuşmacının otoritesi bilginin özümsenmesini doğrudan etkiler. Henüz yüksek retorik becerilerine sahip değilseniz, toplantıya ev sahipliği yapmadan önce 1. ve 2. noktalar üzerinde daha çok çalışın.

Çalışanların direnci olmadan planlama toplantıları nasıl yürütülür?

Çalışanların toplantı planlama konusunda genellikle olumsuz bir tutuma sahip olduğu bir sır değil. Bu algının nedenlerini anlamakta fayda var.

İlk önce, bu tür planlama toplantılarının orijinal kökeni, iletişim araçlarının insanların çalışmalarını koordine etmeye izin vermediği ve tüm ekibin şahsen bir araya gelip önemli iş konularını saatlerce tartışmasının gerekli olduğu bir zamanla ilişkilendirilir. Önemli noktaları öğrenmenin veya tartışmanın başka yolu olmadığından toplantıdan önce tonlarca soru, yorum ve çalışma önerisi birikti. Bu nedenle toplantının birkaç saat sürmesi gerekti.

ikinci olarak Pek çok ofis çalışanı, planlama toplantılarının toplam çalışma sürelerinin 1/5'ini kaplamasından rahatsız oluyor. Aynı zamanda tartışılacak çok fazla şey yok - patronun konuşması genellikle tüm toplantının yarısını kaplıyor.

Üçüncü Her gün bir toplantı düzenlerseniz, çalışanlar kısa sürede bunu "gösteri amaçlı" bir etkinlik olarak değerlendirecektir. Çalışanlar, işin ilerleyişi veya herhangi bir değişiklik hakkında ayrıntılı ve ilginç bir şekilde rapor vermeyeceklerdir çünkü bunlar bu kadar kısa bir sürede gerçekleşmeyebilir. Herhangi bir şirketin ana hedefleri uzun vadeli planlardır, bu yüzden bunları elinizden almamalısınız. değerli zamançalışanlardan “her şey normal, çalışıyoruz” sözünü dinlemeleri. Yalnızca kritik durumlarda, acil durumlarda ve acil görevlerde günlük toplantıların yapılması gerekli hale gelir.

Uygun formatı seçerek bir planlama toplantısı nasıl doğru şekilde yürütülür?

1. Bilgilendirme toplantısı

Böyle bir planlama toplantısını pazartesi günleri yapabilir, şirketinizin her departmanı için, her departman başkanı için haftalık bir etkinlik haline getirebilirsiniz. Bu toplantının amacı şu ana kadar neler başarıldığını öğrenmektir. geçen hafta, neler başardık ve bu hafta için neler planlıyoruz? Yöneticiler rapor verebilir önemli bilgi Astlarınızı verimli işler yapmaya motive edin. Toplantıyı geciktirmeyin; toplantıyı 30 dakika içinde yapmak en iyisidir.

2. Görev dağılımı

Bu kısa planlama toplantısının günün başında yapılması en iyisidir. Yöneticiler günün talimatlarını verir ve bunları çalışanlara açıklar. Herhangi bir sorunuz varsa veya önemli bilgi hayır, böyle bir planlama toplantısı çalışanların fazla çalışma zamanını almayacaktır.

3. Planlama toplantısı

Böyle bir planlama toplantısı, tüm çalışanlara önceden yazılı veya elektronik ortamda bilgi verildikten sonra yapılmalıdır. Konuya hazırlansınlar, toplantı zamanı ve toplantı sekreteri belirlesinler. Ayrıca toplantının sonuçlarını ve sonuçlarını planlama toplantısında hazır bulunan veya bulunması beklenen herkese gönderin. Böyle bir planlama toplantısının çok uzun süre yapılmaması gerektiğine dikkat etmek önemlidir. Bu kaçınılmazsa, dinlenme veya atıştırmalıklar için molalar ayarladığınızdan emin olun.

4. Yaratıcı planlama toplantısı

Bu sefer takıma sunacak bir şeyin yoksa, iyi seçenek standart olmayan bir formatta bir planlama toplantısı yapacak. Bu bir yarışma olabilir en iyi fikir veya beyin fırtınası yapmak.

5. Çatışma çözümü için planlama toplantısı

şunu unutma insan faktörü ve ekip içinde olası yanlış anlamalar.

Patronun doğru pozisyonu böyle bir sorunu tespit etmek ve çözmektir. Bu amaçla bir toplantı yapılması her zamankinden daha doğru olacaktır. Her kişiye kendi durumunu açıklama ve tam olarak neyden memnun olmadığını söyleme fırsatını vermelisiniz. Böyle bir toplantının formatı katı olmamalıdır; insanların konuşmasına veya tartışmasına izin vererek, kendi görüşlerinin gerekçelerini belirtmesine izin verin. Zorlukları birlikte belirledikten sonra bunların üstesinden gelmeniz gerekir. Bunu kendinize üstlenmenize gerek yok; İK uzmanları ve üst düzey yöneticiler size yardımcı olacaktır.

Herkes için ilginç bir konu seçerek bir toplantı yapmalısınız ki herkes konuşmak istesin ve siz de konuşmayı düzenleme ve yönünü düzeltme fırsatına sahip olun.

Toplantıyı özetleyin, katılımcıların söylediklerini toplayın ve sonuçları onlarla paylaşın.

Planlama toplantısının ortaya çıkan bir çatışma nedeniyle yapıldığı konusunda meslektaşlarınızı en başından uyarmaya gerek yoktur. Bunun istisnası, yalnızca bu tür durumları çözmek için düzenlenen özel toplantılardır.

Toplantı planlamanın faydaları nasıl artırılır?

Kötü organize edilmiş planlama oturumları, toplantılar ve toplantılar kesinlikle işe yaramaz ve hatta zararlıdır. Çünkü tek başlarına katma değer yaratmıyorlar ama onlara çok fazla zaman harcanabiliyor.

Minimum zaman harcayarak iş sürecini ilerletecek olan Commercial Director dergisinden etkili planlama toplantıları düzenlemenin kurallarını öğrenin.

Günlük planlama toplantıları nasıl yapılır: adım adım algoritma

Adım 1. Sabah planlama toplantısının hedeflerini belirleyin

Her kuruluş, çalışmalarının sonuçlarını sunmalı ve planlamalıdır. Hedeflerinize dayanarak, bunların uygulanması için adım adım bir plan hazırlamanız gerekir.

Listeden işletmenize uygun hedefleri seçin:

• Hedeflerin belirlenmesi

Ekip toplantıları düzenlemenin temel nedeni görev planlamasıdır. Bir çalışanın günlük planı 3'ten fazla görev ve 1 odak noktası içermemelidir. İdeal olarak, her çalışanın kendisi günlük görevleri belirler ve odaklanır ve bunu yöneticiye bildirir.

Gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirlemek için kullanın. Çalışmanızı belirli sayıları kullanarak planlamak en iyisidir. Bilgileri görselleştirin: Etkinliği, üzerine ana görevleri yazdığınız bir projektör veya tahta bulunan bir odada düzenlemek daha iyidir. Günün odağını bir kalemle işaretleyin ve konuşma sırasında bunu vurgulayın.

Her çalışanın planını yazması en iyisidir.

• Çalışanlardan geri bildirim

Çoğu zaman, bir sorunla veya anlaşılmaz bir durumla karşı karşıya kalan çalışanlar bunu patronlarına bildirmezler. Genellikle bu konu meslektaşlar arasında tartışılır ve yönetime bildirilmeye değer görülmez. Astlarla sürekli temas kurmak gerekir. Çalışanlar, görevlerini yerine getirirken kendilerini ilgilendiren ve endişelendiren şeyleri yöneticilerine anlatmaya alışmalıdır.

Bu durumda yöneticinin, durumun değmeyeceğine inansa bile, her sorunu dinleyip uygun şekilde yanıt vermek için ayrı toplantılar yapması gerekir. özel dikkat. Ayrıca suçluyu değil, sorunun kökenini arayın. Atamak Belirli kişi Sorunu çözmekten sorumlu olun ve ona net bir son tarih verin.

• Deneyim ve eğitim aktarımı

İlk konuşan siz olun; meslektaşlarınıza verilen görevi kendi başınıza nasıl yerine getireceğinizi anlatın. Bir tartışma başlatın, çalışanlara bunu veya şunu nasıl daha iyi ve daha verimli şekilde yapabileceklerini sorun. Herkesin tartışmaya katılabilmesi için oyun formatında bir planlama toplantısı yapabilir veya bir iş senaryosu alabilirsiniz.

Meslektaşlarınızla eğitimler düzenleyebilirsiniz: senaryoları, tipik yanıtları, ürün avantajlarını, şirket promosyonlarını ve benzerlerini anlatabilir veya tekrarlayabilirsiniz. Tüm ekibi bu sürece dahil edin.

Kendinizi tekrarlamayın, çalışanlarınıza her gün yeni bir şeyler öğretin, onları geliştirin!

• Artan takım ruhu

Şirketten birbirine sıkı sıkıya bağlı bir ekip olarak bahsedin - konuşmanızda "biz", "ekibimiz" kelimelerini kullanın.

Son gün içinde yeni ve ilginç bir şey bildirin: Dün olanlar, şirket haberleri, başarıları (küçük olanlar bile). Dahili bir e-posta bülteninizin olması herkesin onu okuyacağı anlamına gelmez. Bu nedenle planlama toplantısında en ilginç ve önemli şeyler tekrar anlatılabilir. Bilgilerin tamamıyla olumlu olmaması durumunda çalışanlar bir eylem planını tartışma fırsatına sahip olacak.

Çalışanlar için önemli tarihleri ​​hatırlayın, onlar hakkında konuşun (çalışanların kendilerinin, aile üyelerinin, çocuklarının, önemli bir olayşirket için vb.)

• Takım motivasyonu

Ekibinizi gelecek gün için pozitiflikle şarj etmek için bir toplantı düzenleyebilirsiniz. Bunu yapmak için ihtiyacınız var:

• Çalışanlardan birini övün (satışta en iyisi, iyi kalite, müşteriden şükran, çözüm zor durum vesaire.).
• Görevleri dağıtırken işin şirketin genel hedeflerini nasıl olumlu etkileyeceğini açıklayın. Her çalışanın önemli olduğunu bilmesini sağlayın.
• Motivasyonel kelimeler ve ifadeler kullanın: "Hadi yapalım!", "Neler yapabileceğinizi gösterin!" ve benzeri.
• Her çalışana inandığınızı gösterin ve sıklıkla "Yapabiliriz", "Başaracağız", "Kendime güveniyorum" vb. ifadeleri söyleyin.

Etkili toplantılar yürütmenin önemli bir kuralı, yalnızca olumlu şeylerden bahsetmek, planlama toplantısında kimseyi azarlamamak ve ekibi azarlamamaktır. Sabahları sadece olumlu şeyler hakkında konuşmalısınız!

Yukarıda belirtilen hedeflerin tümünü kullandığınızdan emin olun, ancak hepsinin aynı anda toplantı yapmasına gerek yoktur.

Adım 2. Düzenlemeleri hazırlayın

Sabah toplantısı hedeflerinizi seçtikten sonra, bunları nasıl gerçekleştireceğinize karar vermeniz gerekir. Yönetmeliklerin çıktısı alınıp planlama toplantısının yapıldığı ofise asılabilir.

Toplantıyı ne kadar süreyle yapmayı planladığınıza karar verin ve bunu kurallara yazın. Etkili bir toplantı için on beş dakika yeterlidir. Ayrıca belirli bir plan yapın: toplantıda ne hakkında konuşacaksınız. Bunu yapmak için ihtiyacınız var:

Planlama toplantısı olumlu bir notla yürütülmelidir. Ekibi selamlayın, çalışanlardan birini geçen gün yaptığı iş ve başarılardan dolayı takdir edin. Toplantı sonunda ekibi tebrik edebilir, iyi günler dileyebilir veya verimli çalışmaları için motive edebilirsiniz.

Planlama toplantısının başında, geçen gün neler başarıldığını rapor edin. Yaptıklarınıza göre yeni görevler belirleyin. Bundan sonra eğitim yapabilir veya tekrarlamaya başlayabilirsiniz.

Ekibin tepkisini alın, etkinliği uzatmamak için toplantı sonunda onlarla iletişim kurun. Tartışma konusu çok zorsa ve iki dakikadan fazla sürüyorsa konuyu ayrı bir toplantıya alın veya belirli bir çalışana atayın.

Adım 3. Planlama toplantısına hazırlanma

Bir planlama toplantısını doğru ve yetkin bir şekilde yürütmek için önceden hazırlanmalısınız. Sabah toplantısına akşam hazırlanmak ve her şeyi yazdığınızdan emin olmak daha iyidir.

Günlük hedefler, uzun vadeli hedeflerle uyumlu olmalı ve önceki günün zorluklarını dikkate almalıdır. Her nokta için ayrı ayrı ne hakkında konuşacağınızı yazın: olumlu haber, sorunlar, son olaylar, eğitim.

Adım 4. Bir planlama toplantısı yapın

Planınızı kullanarak toplantıyı düzenlemeye başlayın. Ekibi selamlayın. Toplantının 15 dakikadan uzun sürmemesi için süreyi takip edin.

Toplantı sırasında çalışanların planlama toplantısının her aşamasına tepkisini gözlemleyin. Bu şekilde takım için neyin ilginç olduğunu ve neyin olmadığını belirleyebilirsiniz. Çalışanlar bazı bilgilerle ilgilenmiyorsa, bu bilgiyi plandan çıkarıp çıkaramayacağınızı veya sunulma şeklini değiştirebileceğinizi düşünün.

Planlama toplantısını ne kadar etkili yürüttüğünüzü çalışanların iş kalitesine ve satış düzeyine bakarak anlayabilirsiniz. Verimlilik arttıysa planlama toplantısı doğru organize edilmiş demektir.

Uzman görüşü

Standart olmayan bir sabah planlama toplantısı nasıl yapılır?

Dmitry Grishin,

Yönetim Kurulu Başkanı ve Moskova'daki Mail.Ru Grubunun kurucularından biri

Alışılmadık formatta toplantılar düzenlemek bizim için yaygın bir şey. Her biri yarım saatten az sürüyor. Planlama toplantıları herkese açıktır; yalnızca planlama toplantısının konusuyla doğrudan ilgili olanlar değil, tüm çalışanlar katılabilir. İşyerindeki alışılagelmiş çalışma formatından biraz uzaklaşmak için ayakta konuşuyoruz.

Mümkün olduğu kadar çok bulun Yaratıcı fikirler Tamamen gerçekçi görünmese bile ortaya çıkan sorunları çözmek, bu tür planlama toplantılarını düzenlemeye başladığımız ana hedeftir. Teklifler, hiçbir duyguya kapılmadan, konunun sadece teknik yönünden bahsederek, kesinlikle noktaya kadar eleştiriliyor.

Ekip tarafından önerilen her şey özel bir veri tabanına girilir. Bu formatta etkinlikler düzenlemek, çalışanlara birbirlerini duyma ve önemsiz bir soruna takılıp kalmama fırsatı vermek anlamına geliyor. Herkes şirket için önemli olan ortak bir amaca dahil olduğunu hissediyor ve bu, başka hiçbir şeye benzemeyen, çalışmaya teşvik ediyor.

Bir departmanda planlama toplantısı nasıl düzgün şekilde yürütülür?

Her birimiz bölüm başkanlarının ne kadar çok iş yapması gerektiğini anlıyoruz. Düzenli çalışmanın yanı sıra problem çözme ve genel organizasyon tüm departman. Bir patronun etkinliği, kullandığı yönetim yöntemlerine ve araçlarına bağlıdır. Bu durumda zaman harcamaya ve toplantılar yapmaya değer mi?

Her şey yöneticinin toplantı planlama konusuna yaklaşımına bağlıdır. Bir durumda, şirket kuralları bu tür toplantıların yapılmasını şart koşsa bile, patronlar toplantı planlamaya oldukça resmi bir şekilde yaklaşıyor. Böyle bir lider asıl meselenin daha fazla çaba, daha az toplantı olduğuna inanır. Diğer departman başkanları, kendi inisiyatifleriyle toplantı düzenlemeye karar verirler çünkü böyle bir aracın, ekibin çalışmalarının kalitesini artırmada ne kadar etkili olduğunu bilirler.

Eğer tüm bir departmanın mentoru, toplantıların sadece "mecbur oldukları" için yapılması gerektiğine inanıyorsa, o zaman toplantıları planlayarak zaman kaybetmemelidir. Gösteri amacıyla düzenlenen her türlü etkinlik yalnızca işi olumsuz etkiler. Adından da anlaşılacağı üzere planlama toplantısı, şirketin büyük hedeflerine ulaşmak için yapılan eylemlerin yetkin bir şekilde planlanmasıdır.

Deming döngüsüne dayalı olarak planlama toplantısı, gerekirse hareketi değiştirmek veya yeniden yönlendirmek (Akt) amacıyla ekibin çalışmasının periyodik olarak kontrol edilmesidir (Kontrol).

Departmanda planlama toplantılarının ne sıklıkla yapılacağı? Departmandaki günlük toplantılar yalnızca üstlerinin sürekli denetimi ve tavsiyesi olmadan başa çıkamayan yeni veya deneyimsiz çalışanlar için gereklidir. Daha uyumlu ve deneyimli bir ekip için toplantıların haftada bir kez, aynı günde, yaklaşık olarak planlama toplantısının zaman ve yapısıyla aynı şekilde yapılması gerekir. Disiplin açısından bu gereklidir.

Çoğu zaman yönetici planlama toplantısı yapmayı reddeder çünkü bunun zaman kaybı olduğunu düşünür. Ekiple etkileşim şuna dönüşür: kısa monologçalışanlardan geri bildirim olmadan. Bu yaklaşımla, belki bilgilendirme ve kısmen de disipline etme dışında çoğu işlev kaybolur.

Herhangi bir yönetici için bir grupla etkileşimde bulunmak, her çalışanla bireysel olarak etkileşimde bulunmaktan çok daha zordur. Bir ekibin tamamını aynı anda yönetmek deneyimli ve iyi patron. Böyle bir lider, bir planlama toplantısını nasıl doğru bir şekilde yürüteceğini bilir: gruptan "geri dönüş" alırken hızlı ve noktaya kadar, onlarla bazı konuları tartışır ve buna dayanarak departmanın çalışmalarını düzenler. Yarım saatlik (+- 15 dakika) bir toplantıya saklamak en doğrusu. Bir kişi fizyolojik olarak en yüksek dikkat konsantrasyonu için böyle bir zamana programlanmıştır.

Yeni bir etkinliğin (planlama toplantısı) tanıtılması biraz zaman gerektirecektir. Böyle bir aracın işe yaraması için genellikle birden fazla toplantı düzenlemeniz gerekecektir. Bir departmanın başkanı ekibin geri bildirimlerini dinlemeye başlarsa çok şey alacaktır. yeni bilgi daha önce kimsenin ifade etmediği bir şey. Ama şimdi bir şans doğdu - liderin kendisi sordu! Belirlemek gerekli olacak ayrı roller Tüm grubun çalışmalarında çalışanlar ve amaçları için, itirazların üstesinden gelmek, konumlarını en iyi şekilde savunmak. Çoğu zaman yöneticiler yeni bir aracın uygulanmasını tamamlamazlar ve ideal sonuçtan birkaç adım uzakta oldukları için daha az bir çözüme geri dönerler. Etkili yönetim yani her çalışanla ayrı ayrı görüşmeler yapın.

Satış departmanında sabah toplantısı yapmak için 10 kural

Çoğu zaman satış yöneticileri, insanlarla konuşmak ve ürün satmak gibi ana sorumluluklarını yerine getirmekte başarılıdırlar, ancak aynı zamanda hiçbir şekilde bir plana göre hareket etme, yapılan işi analiz etme ve tutarlı çalışma konusunda beceriksizdirler. Bir yönetici bu ay için zaten çok sayıda sipariş almışsa, aktif olarak çalışmayı bırakır, daha az soğuk arama yapar ve pasif müşterilerle ilgilenmez.

Böyle bir eğilimi fark eden yönetici, planlama toplantısında bu durumu yöneticiye bildirebilir, işten kaytardığının fark edildiğini ve izlendiğini söyleyebilir. Elbette yöneticiler meşgul olduklarını öne sürerek toplantıya katılmamak için bahane arayacaklardır. Yöneticinin bir düşüş veya acil durum fark etmesi durumunda işi etkileyebileceği ve iyileştirebileceği idari yönetim amaçları için bir toplantı yapılabilir.

Bir planlama toplantısını olabildiğince verimli bir şekilde yürütmek için bunlara uymanız gerekir. tüzük:

Kural 1. Sıklık

Ruh haliniz ne olursa olsun sabah toplantıları her gün aynı saatte yapılmalıdır. Zamanla planlama toplantısı bir alışkanlık haline gelecek ve yöneticilerin çalışmaya başlaması için bir sinyal görevi görecek. Toplantının yokluğunun veya kötü organizasyonunun bozulduğu durumlar olmuştur. olağan yaşam tarzı yöneticilerin günü, onların iyi ruh hallerini ve çalışma arzularını alıp götürdü.

Sabah planlama toplantısında yöneticilerin tamamen aklı başına gelmeli, uyanmalı ve anlamalı - çalışmaya başlama zamanı!

Kural 2. Disiplin

Etkili bir planlama toplantısının 3 anahtarı, toplantıların kesin bir yapıya sahip, belirli hedeflere sahip ve aynı zamanda yapılmasıdır. Kurallara uyulması durumunda planlama toplantısı yöneticilerin çalışmalarını olumlu yönde etkiler, bunlardan sapma ise tam tersine işe zarar verir.

Toplantının aynı anda yapılması gerekiyor. Çalışanlar ofise erken gelmeli ve geç kalmamalıdır. Toplantı bittikten sonra hemen işe başlayabilmeniz için toplantı öncesinde ve sırasında işe hazırlanmanız gerekir. Toplantı sırasında tüm ekibin zamanını almamak ve dikkatinin dağılmaması için her yönetici planlama toplantısına önceden hazırlanmalı, günün hedeflerini belirlemeli ve tüm göstergeleri hesaplamalıdır.

Oyun tabanlı bir toplantı yapmaya karar verirseniz, bunun için yaklaşık 45 dakika ayırın. Bu, normal bir toplantıdan daha fazlasıdır ancak ekibin çalışması ve şirketin mali performansı açısından oldukça etkilidir.

Kural 3. Enerji

Sabah toplantısı çalışanların tüm gün boyunca ruh halini belirler.

Sıkıcı ve ilgi çekici olmayan bir planlama toplantısı düzenlerseniz, o zaman olumlu etki o gün iş olmayacak. Bilgileri açık ve ilgi çekici bir şekilde sağlayın, ekibin konunun dışına çıkmasına veya konuyla ilgili olmayan şeyler sormasına izin vermeyin. Genel çalışma takımlar.

Planlama toplantısında yalnızca tüm çalışanlar için geçerli olan şeyler hakkında konuşmalısınız. Böyle bir olay kolektif bir çabadır ve sadece arkanıza yaslanıp duracağınız bir zaman değildir.

Kural 4. Yöneticilerinizi sürekli eğitin

Her çalışma gününün sonunda yöneticilerden işin nasıl gittiğini - hangi zorlukların ortaya çıktığını, müşterilerden gelen hangi itirazların aşılamadığını öğrenin. Bilgileri özetleyin, böylece sabah planlama toplantısının bir kısmını ekiple durumu çözmeye ayırabilirsiniz.

Öncelikle yöneticinin ortaya çıkan sorunu tanımlamasına izin verin. Bundan sonra argümantasyon bölümü gibi konuyla ilgili teoriyi kısaca gözden geçirin. Bundan sonra, oyun sırasında beyin fırtınası yapın: Müşterinin rolü, karmaşıklıkla karşı karşıya kalan yönetici tarafından üstlenilecek ve astlarının geri kalanı, sorunu çözmek için seçenekler sunacak.

Tartışma, her çalışanın çözüm bulma sürecine katılmasını sağlayacak şekilde yürütülmelidir. Bir zorlukla nasıl başa çıkacağınızı her seferinde kendinize açıklamanıza gerek yok; bırakın ekibin birbirleriyle etkileşim yoluyla bir çıkış yolu bulmasına izin verin.

Günlük eğitimlerle yapılan bu yaklaşım, yöneticilerin sürekli gelişmelerini ve sorunla yüzleşmekten korkmamalarını sağlayacaktır.

Kural 5. Planlananı sürekli izleyin

Kural adından da çok açık. Yöneticilerin çalışmalarını izlemeyi bırakırsanız etkili çalışma göremezsiniz.

Kural 6. Takım motivasyonu

Bir planlama toplantısı yürütürken yalnızca bilgilendirmeyin genel sonuçlarönceki gün için, aynı zamanda en iyi ve en kötü göstergelere sahip yöneticileri de vurgulayın. Bu, çalışanların çalışmalarını olumsuz yönde etkilemeyecektir, ancak yalnızca daha iyi çalışmaya veya dün bir şeyler ters giderse iyileştirmeye yönelik bir teşvik sağlayacaktır.

Sadece not etmek önemlidir niceliksel göstergeler, aynı zamanda işin kalitesi. Müşteriyle diğerlerinden daha iyi iletişim kuran yöneticileri övün. Çalışanların konuşmalarını kendiniz dinleyebilir veya bir rapor için kalite kontrol departmanıyla iletişime geçebilirsiniz.

Kural 7. Planlarda özgüllük

Yönetici sabah toplantısında gününü planlarken hangi satışları yapacağına, kiminle görüşeceğine ve ne kadar ödeme alacağına karar vermelidir. Bir etkinliği, yöneticilerin bu verileri her zaman belirli sayı ve kuruluş adlarıyla sağlayacak şekilde yürütmeye alışmanız gerekir. Müşterilerden bugün için planladığı belirli yanıtlar olmasa bile, yöneticinin arayacağı ve ziyaret edeceği şirketleri açıkça belirtmesine izin verin.

Ayrıca günlük planın aylık hedefin bir parçası olması gerekir. Başka bir deyişle, ayın satış planı 500.000 ruble ise, satış elemanı günde 15.000 ruble almayı planlayamaz çünkü böyle bir hız, uzun vadeli bir görevin tamamlanmasına yol açmayacak.

İtirazlarla baş etmek zorunludur kendi çalışanları Batıl inançları veya basit tatminsizlikleri öne sürerek kendileri için yüksek bir standart belirlemek istemeyenler. Çalışanlarınızı iddialı hedefler belirlemeleri konusunda eğitin.

Planın sadece söylenmiş değil, gerçek ve uygulanabilir olması gerektiğini unutmayın. Yönetici, gün için belirlenen görevin gerçek olduğunu anlamalı ve onu uygulamaya çalışmalıdır.

Kural 8. Tüm ekibin hazır olup olmadığını kontrol edin

Astlarınızı yerlerine göndermeden önce hazır olup olmadıklarını kontrol edin. Hakkında hem dış kaynaklar (sunum malzemeleri, kartvizitler, telefon veritabanları vb.) hem de dahili, "insani" kaynaklar hakkında - herkesin doğru ruh halinde olup olmadığı veya onları üretken faaliyetler gerçekleştirmeye motive etmek için birisi üzerinde ayrı ayrı çalışılması gerekip gerekmediği .

Kural 9. Toplantının sonunda güçlü bir eylem çağrısı

Planlama toplantısını bitirmek için, işe başlama sinyali görevi görecek parlak, motive edici bir cümle bulun - örneğin, "İşe başlayın!", "İleri!" vesaire.

Bu cümle takıma daha da enerji verecek bir çapa görevi görecek.

Kural 10. Görselleştirme

Bir planlayıcıyı daha etkili bir şekilde yürütmek için, çalışanların genel başarılarını, göstergelerini ve aylık planı gerçekleştirmeye ne kadar yaklaştıklarını görebilmeleri için toplantı ve derecelendirme sonuçlarının ekleneceği bir kurul oluşturmak zorunludur.

Her hafta planlama toplantısı nasıl yapılır?

Planlama toplantınızı etkili bir şekilde yürütmek istiyorsanız, şunları dikkate almanız gerekir: iki koşul.Öncelikle toplantıya ayrılan süre çok uzun değil, yarım saat kadar. İkincisi ise planlama toplantısı sırasında alınan notlardır. Liderlerin dile getirdiği hedeflerin yazılı olması gerekir.

Haftalık planlama toplantısı dört aşamadan oluşur:

Aşama 1. Şirketin hedeflerinin duyurulması

Haftalık bir toplantı yapmanın en iyi yolu, şirketin ana veya uzun vadeli hedefini yineleyerek başlamaktır. Örneğin, “Büyük bir pazara sahip başarılı bir şirket.” Bundan sonra görevi daha kısa bir süre için adlandırın - "Kuruluşun bu yılki gelirini 3 kat artırın" gibi bir şey.

Aşama 2. Bölüm başkanları sırayla hedefe ulaşmak için geçen hafta neler yaptıklarını anlatır.

Yöneticilerden yapılan işlerle ilgili spesifik bilgi almak için planlama toplantısı yapılması gerekir. “Bölümün verimliliğini %10 artırmayı başardık” gibi genel ifadelere veya bilgilendirici olmayan konuşmalara izin vermemelisiniz. Böyle bir durumda hangi önlemlerin alındığını doğru bir şekilde sormakta fayda var.

Bölüm başkanı bilgi vermeye devam ederse genel, toplantı lideri onun sözünü kesmeli ve toplantıda gözden geçirilmeye değer bir bilgi olup olmadığını doğrudan sormalıdır. Aksi takdirde, sözü başka bir departmana devrederek toplantıya devam etmeniz gerekir.

Bu formatta toplantılar yaparsanız şirketin her departmanının çalışmalarının sonuçlarını net bir şekilde görebilirsiniz. Ayrıca liderlerden hangisinin kurumun çıkarı için canla başla çalıştığı, kimin sadece rol yaptığı da bu şekilde ortaya çıkıyor.

Aşama 3. Tüm şirket ve kolaylaştırıcı için önümüzdeki hafta için bir hedef belirlenir.başarmakBu amaçla katılımcıların onayı

Her yöneticiye kendi departmanının bu hafta ne yapacağını, planı nasıl uygulayacağını söyleme fırsatı verin. Planladığınız görevleri bir günlüğe yazın.

Ayrıca bölüm başkanları birbirleriyle etkileşime girme fırsatına sahip olacak: ortak çaba gerekiyorsa başka bir bölümden bir şeyler yapmasını isteme. Tartışmanın ardından bu tür hedefler de bir günlüğe yazılmalıdır.

Adım 4: Toplantı lideri bu haftaki hedeflerine gerçekten ulaşmaya hazır olup olmadıklarını sorar ve başlangıcı duyurur.

Bu tür planlama toplantısı en iyi sonucu elde etmeye yardımcı olur pozitif sonuçlar. Bölüm başkanları daha çok çalışmaya ve kendi bölümlerinde yüksek sonuçlar elde etmeye veya pozisyonlarını daha değerli personele boşaltmaya başlar. Bu tür toplantıların yardımıyla hangi meslektaşlarınızın her türlü çabayı gösterdiğini, kimin sadece ortaya çıktığını anlayabilirsiniz.

Uzman görüşü

Haftalık planlama toplantıları yapmak için en iyi seçenek çok seviyeli toplantılardır

Vladimir Kiselev,

Genel Müdür, Moskova'daki JSC "SHERP Company" ortağı

Haftalık planlama toplantıları her şirket için iş sonuçlarının gözden geçirildiği, tartışıldığı ve bir sonraki hafta için hedeflerin belirlendiği zorunlu etkinliklerdir. Her seviyede toplantı yapmak en iyisidir. Öncelikle daire başkanları ve CEO, sonrasında her departmanda bir üst amiriyle planlama toplantıları yapılıyor. İkincil toplantılarda yöneticiler ayrıca tüm şirket ve her çalışan için geçerli olan bilgileri açıklayabilir.

Sadece planlama toplantıları yapmak değil, katı sınırlar içinde belirtilen konunun yanı sıra çalışanlara ilgi duydukları bilgileri bulma ve işle ilgili konuları tartışma fırsatı da verir. Bu tür toplantıların rolü çok büyüktür: Ekip yeni hedefleri, plandaki değişiklikleri veya diğer haberleri bu şekilde öğrenir. CEO, haftalık planlama toplantılarına katılmayan çalışanlarla ayda bir veya üç ayda bir toplantı yapmalıdır.

Yaratıcı Bir Yaklaşım Kullanarak Planlama Toplantıları Nasıl Gerçekleştirilir?

1. Alışılmadık bir yer seçin

Toplantılar sadece ofiste yapılamaz. Şehrinizde güzel bir yer, gezinti yolu, yaya caddesi veya kafe arayın. Önemli olan, oraya hızlı bir şekilde gidip çalışabilmenizdir.

Meslektaşlarının beğeneceği bir yer: bir kafe, bir set, bir park alanı. Tek uyarı, herkesin oraya hızlı bir şekilde ulaşabilmesi için yerin ofise yakın olması gerektiğidir.

2. Standart olmayan bir zaman planlayın

Toplantıları sabah değil, örneğin öğle yemeğinde (ekibi yemeksiz bırakmayın) veya iş gününün bitiminden 30 dakika önce (bu, iş temposunu hızlandırır!) düzenlemeyi deneyin.

3. Kullanılan malzemeler

Tüm katılımcılara kırtasiye malzemesi değil, 2-3 kişiye bir takım kağıt ve kalem verin. Böylece kimin ne yazacağına kendileri karar verecekler.

4. Toplantı başlamadan önce herkesin telefonlarını alın.

Toplantıyı dikkat dağıtmadan yürütmek iyi bir çözümdür. İlk başta bu biraz utanç ve kafa karışıklığına neden olacak, ancak daha sonra katılımcıların problem çözme konusundaki konsantrasyonunu ve katılımını önemli ölçüde artıracaktır.

5. Etkinliğin formatını değiştirin

Herkes toplantı odasında oturmaya alışkın olduğunda, olağan ritmi çeşitlendirmek için telefon veya Skype üzerinden bir planlama toplantısı gerçekleştirebilirsiniz.

Uzman görüşü

Puro, nargile ve viskiyle yapılacak bir planlama toplantısı etkili olabilir mi?

Nikolay Novoselov,

ArtNauka şirketinin yöneticisi, Moskova

Temelli kişisel deneyim Planlama toplantılarının sayısının artmasının şirketin verimliliğine olumsuz etki yaptığını söyleyebilirim. "Ofiste sessiz bir gün" düzenlemeye çalıştık ve bu yaklaşımın fayda sağladığına ikna olduk. en iyi sonuç planlama toplantısının kendisinden daha fazla. Maalesef bu yöntem bizim için pek uygun değil, etkinlik alanında çalıştığımız için her hafta toplantısız bir gün geçiremiyoruz.

Çalışanlar, toplantılarını puro eşliğinde ve viski içerek yapsalardı, planlama toplantılarına katılmaktan daha çok keyif alacaklardı. Neredeyse gayri resmi bir atmosferde, meslektaşlar çok daha fazlasını anlatabilir ve fikirlerini dürüstçe ifade edebilir. Bu tür planlama toplantıları yapılırsa ekipte bir aşinalığın ortaya çıkmasından korkmuyordum. Çalışanlar arasındaki ilişkiler değişmedi, insanlar daha rahat hissetmeye, durumla ilgili görüşlerini ifade etmeye ve pratik tavsiyeler vermeye başladı.

Başarılı şirketlerin deneyiminden yararlanılarak planlama toplantıları nasıl yapılır?

Ekiple toplantıları yetkin bir şekilde yürütmek, her zaman herkesin toplanıp sandalyelere oturduğu olağan formatta planlama toplantıları düzenlemek anlamına gelmez. İnsanların hızla kök saldığı modern şirketlerde standart dışı yöntemler Toplantıları giderek daha fazla ayakta tutmaya çalışıyorlar. "Ayakta" toplantılar, boş, uzun konuşmalardan kurtulmanıza ve yalnızca en önemli bilgileri duymanıza yardımcı olur.

Bir yazılım geliştirme şirketi olan Atomic Object, uzun zamandır toplantıları ayakta yapma kararı aldı. Bu yaratıcı format sayesinde yönetim maksimum sonuçlara ulaşır: Gereksiz tartışmaların olmaması, açıkça sorulan sorular ve doğru cevaplar. Uygulama, ayakta yapılan toplantıların 7 dakikadan fazla sürmediğini gösteriyor - ekip günü planlıyor, talimatları dinliyor ve hemen çalışmaya başlıyor. Bu tür planlama toplantıları yaparsanız çalışanlar dinlenme fırsatı bulamayacak, daha aktif hareket etmek ve konuşmak zorunda kalacaklardır.

Wall Street Journal Yavaşlık kabul edilemez olduğundan, Birinci Dünya Savaşı sırasında bile kısa planlama toplantıları düzenlemenin gelenek olduğunu bildiriyor. Daha sonra bu format, etkileşimi ve bilgi alışverişini hızlandırma ihtiyacının olduğu iş dünyasına taşındı.

Yeni toplantı formatının faydaları bilimsel olarak kanıtlandı. Bilim Adamı Araştırmacı Missouri Üniversitesi'nden Alain Bluedorn, ayakta toplantı yapmanın çalışanların daha az zaman alması anlamına geldiğini, ancak daha iyi olmasa da, normal toplantılara kıyasla tamamen benzer sonuçlar elde etmek anlamına geldiğini keşfetti.

Anket sonuçlarına göre VersiyonBir 2011 yılında gerçekleştirilen araştırmada, ankete katılan 6.000 çalışanın yaklaşık %80'i, şirketlerinde her gün kısa planlama toplantıları düzenlemenin bir gelenek olduğunu doğruladı.

Batılı şirketler, toplantıları "ayakta" planlamanın yanı sıra, daha verimli çalışma için başka yenilikler de geliştirdiler.

Örneğin şirkette Facebook Aradan 15 dakika önce kısa planlama toplantıları yapılmasına karar verildi ve böylece başlangıçta toplantının süresi belirlendi. Çalışanlar bu yöntemin iyi sonuçlar getirdiğini iddia ediyor: İnsanlar kısaca ve yalnızca konu hakkında konuşuyor.

Şirkette disiplinle mücadele etmek gerekiyorsa, gecikmeleri azaltmak için kısa toplantılar yapmak gerekir. Geç kalanları tartışmaya davet etmemek daha iyidir, çünkü bazı bilgileri bilmedikleri için toplantıya müdahale edecekler ve gereksiz sorular sorarak zamanı geciktireceklerdir.

Şirkette AdobeSistemler Planlama toplantıları yapmaya ve aynı zamanda gecikmelerle uğraşmaya karar verdik. Yanlış zamanda gelenlere ceza bile verdiler. Geç kalanların hatası nedeniyle kaybedilen zaman, program geliştirmeye harcanabilecek zamana eşitlendi. Yani her gecikmenin cezası 1$'dır.

Şirket Çelik kasa kendi özelliğini icat etti - toplantının başlama sinyali Elvis Presley'in kompozisyonudur - "Biraz Daha Az Konuşma" veya "Daha Az Sohbet".

Kuruluş çalışanlarının yalnızca normal değil, aynı zamanda kısa bir toplantı yapacak vakti yoksa iletişim araçlarını kullanarak toplantı yapabilirsiniz. Bu gibi durumlarda, ana konuyu iletmek için şirketle sohbet etmeyi veya e-posta göndermeyi seçebilirsiniz. gerekli bilgi iş arkadaşları. Aynı zamanda, toplantıları "ayakta" düzenlemek, diğer planlama toplantılarından daha etkilidir.

Uzmanlar hakkında bilgi

Hasmik Gevorgyan, Moskova Provokatsiya mağazalar zincirinin genel müdürü ve ortak sahibi. Provokasyon-Üretim LLC. Faaliyet alanı: Kışkırtıcı baskılara sahip giyim ve aksesuar üretimi ve satışı. Bölge: merkez ofis – Moskova'da; üretim - Tver'de; perakende satış mağazaları ve mağazalar - Rusya, Beyaz Rusya, Ukrayna ve Kazakistan'ın 100'den fazla şehrinde. Personel sayısı: 55 (ana şirkette).

Dmitry Grishin, Yönetim Kurulu Başkanı ve Mail.Ru Group'un kurucu ortağı, Moskova. Dmitry Grishin, Mart 2012'den bu yana yönetim kuruluna başkanlık ediyor. 2005 yılında Mail.Ru Group'un kurucu ortaklarından biri oldu ve Kasım 2010'dan Ekim 2016'ya kadar şirketin (Rusya) CEO'su olarak görev yaptı. Dmitry 2000'den beri Mail.Ru'da çalışıyor; 2001 yılında şirketin teknik direktörlüğüne atandı, 2003-2010 yılları arasında genel müdür olarak görev yaptı. Moskova Devlet Teknik Üniversitesi Robotik ve Entegre Otomasyon Fakültesi'nden mezun oldu. N. E. Bauman. 2012 yılında dünya çapında tüketici robotlarına yatırım yapmak amacıyla bir risk sermayesi şirketi olan GrishinRobotics'i kurdu.

Vladimir Kiselev, Genel Müdür, JSC "SHERP Company" Ortağı, Moskova. Vladimir Kiselev – 2000 yılından bu yana “SHERP Company” danışmanlık şirketinin Genel Müdürü ve kıdemli ortağı. 1996'dan beri personel yönetimi alanında çalışmaktadır ve 1998'den bu yana çok çeşitli bir holdingin personel yönetimi hizmetine başkanlık etmektedir. JSC "SHERP Şirketi" 2000 yılından beri varlığını sürdürmekte olup, yenilikçi özel teknolojiyi kullanarak son derece etkili yönetim ekiplerinin oluşturulması ve müşterilerin iş geliştirmesi ile uğraşmaktadır.

Nikolay Novoselov, ArtNauka şirketinin yöneticisi, Moskova. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Faaliyet alanı: gösteriler düzenlemek, ekip oluşturma ve bilimsel deneylere dayalı sunumlar. Bölge: Moskova'daki merkez ofisi, Rusya'daki sekiz temsilcilik. Personel sayısı: 10. Yıllık gösteri sayısı: 340.