Muhtemelen çoğumuzun iş ve kişisel kaygılarla aşırı yüklendiğimizi, bu durumdan nasıl kurtulacağımıza ve her şeyi nasıl yöneteceğimize dair hiçbir fikrimizin bile olmadığını fark etmişsinizdir.
Her şey kontrolden çıktığında ve hiçbir şey yapmak istemediğimizde, uyuşukluğa ve depresif bir ruh haline yol açan bir tür duygusal stres, panik, rahatsızlık yaşarız!
Depresyonun kurbanı olmak istemiyorsanız, zamanınızı nasıl doğru şekilde planlayacağınızı öğrenmeniz gerekir. Zaman yönetimi!
Psikologlar "felaket zaman eksikliği" durumundan bir çıkış yolu olduğuna inanıyorlar; asıl mesele, kendinizi biraz değiştirme arzunuzun olması ve aynı zamanda kişisel zamana karşı tutumunuzu da değiştirmenizdir.
Zaman yönetiminin amacı nedir?
Zaman yönetimi, kişisel zamanınızı etkili bir şekilde yönetme ve kontrol etme yeteneğidir!
Bu, şu anda sizin için neyin asıl, neyin ikincil olduğunu, yapmanız gereken ilk şeyin ne olduğunu ve birkaç saat sonra neyin hareket ettirilebileceğini çözebilme yeteneğidir.
Kişi tüm bunları fark etmeye başladığı anda, zaman eksikliğinden kaynaklanan tüm yaygara hemen ortadan kalkar.
Zamanınızı yönetmenin oldukça zor olduğunu düşünebilirsiniz, hatta hiç de değil!
Önemli olan neyin ne zaman yapılması gerektiği konusunda kendinize özel kararlar vermenizdir!
Zaman yönetiminin en iyi ipucu aptalları görmezden gelmektir...
- Harika bir alıntı. Yazar kimdir?
- Onların var olmadığını hayal etmek...
- Peki yazar kim?
- Ve işini yapmaya devam et...
Birçoğu, zaman yönetimini aktif olarak kullanan kişilerin çok daha fazlasını ve daha hızlı yapmayı başardığından emin! Bu yanlış bir düşünce...
Zaman yönetimi verimliliğimizi önemli ölçüde artırmamıza yardımcı olur ve aynı zamanda gereksiz her şeyi çöpe atmayı da öğretir. Ek süre belirir ve bu süreyi nerede geçireceğiniz size bağlıdır!
Zamanlarını etkili bir şekilde yönetmeyi öğrenen insanlar, hayatlarının üçte birini kurtarmayı başarırlar! Şaşırtıcı, değil mi?
Zaman yönetiminin temel kuralları!
Zaman yönetimi: Bugünün son gününüz olduğunu hayal edin.
Bu kural size saçma gelebilir ama yine de...
Bu soruyla her sabah dinç bir şekilde uyanıyorum ve akıllıca başlıyorum.
Ve işte sorum şu: “Bugün hayatımın son günü olduğunu bilseydim, bu günde ne yapardım ve nasıl davranırdım?” Size tavsiyem, şimdi bir parça kağıt alın ve dürüstçe cevap verin. kendinize sorun.
Bunu ilginç bulacağınızı düşünüyorum!
Zaman yönetimi: Planlama yapın.
Hayatta tanınma ve başarıya ulaşabilen insanlar sürekli plan yaparlar.
Gün boyunca verimliliğinizi artırmak için günlük planlama GEREKLİDİR.
Her zaman not defterinizde belirli görevleri planlayın!
Unutmayın, eğer hedefiniz kağıt üzerinde değilse o zaman mevcut değildir!
Planlanmış görevlerin derlenmiş bir listesiyle çalıştığınızda, zamanınızın üretkenliğini ve üretkenliğini anında %25 artırırsınız.
Akşamları (yatmadan önce) yarın için görev planınızı yazmayı bir alışkanlık haline getirin!
İşe gelir gelmez nereden başlayacağınızı zaten açıkça bileceksiniz.
Gün boyunca bu listeyle çalışın: Yeni bir görev göründüğünde, daha önce kaydedilen görevlere kıyasla önceliğini dikkate alarak onu aynı listeye ekleyin.
Belirli bir görevi başarıyla tamamladığınızda, onu listeden çıkardığınızdan emin olun!
Böylece hem yapılan işten memnun kalacaksınız, hem de zamanınızı boşa harcamadığınız için kendinizle gurur duyacaksınız!
Karmaşık bir görevin birkaç alt göreve bölünmesi gerekir - onu tamamen üstlenmeyin (bunu yalnızca mantıksız insanlar, başka bir deyişle kaybedenler yapar).
Zaman yönetimi: Bilgileri filtreleyin.
Beyninizi büyük miktarda gereksiz bilgiyle aşırı doyurmamak ve değerli zamanınızı bununla boşa harcamamak için, en gerekli, yararlı olanı seçmeyi ve gereksiz olanı ayıklamayı öğrenin!
Her şeyi baştan sona okumadan, World Wide Web'in sayfalarını hızlı bir şekilde incelemeyi ve gözden geçirmeyi öğrenin.
Durun ve yalnızca önemli şeyleri hatırlayın.
Zaman yönetimi: “Zaman harcayanları” hayatınızdan çıkarın!
Bu muhtemelen hepimizin zamanımızı etkili ve verimli bir şekilde yönetmesini engelleyen ilk sorundur!
E-postayı kontrol ederek, ICQ ve sosyal ağlarda (VKontakte, Facebook) iletişim kurarak - zamanımızı ÇALIYORUZ ve ÖLDÜRÜYORUZ, boşa harcıyoruz!
Zamanınızın çoğunu küçük ve gereksiz şeylerle harcamayın!
Zaman yönetimi: “Kahvaltıda kurbağa yiyin!”
Bu ne anlama geliyor?
Başarılı iş danışmanı B. Tracy, gün içinde halledilmesi gereken en zor görevleri “kurbağa” olarak adlandırıyor.
Onları sürekli olarak 1 saat ileri veya akşama doğru hareket ettirdiğinizde, kendinizde hoş olmayan bir duygusal gerilim yaratırsınız ve bu gerginlikle bütün gün etrafta dolaşırsınız.
Güne en zor şeyle başlamalısınız - ve gününüz sorunsuz ve zorlanmadan geçecektir.
Zaman yönetimi: Masanızı temiz tutun.
Zengin insanlar, basiretli iş adamları her zaman temiz bir masada çalışırlar. Toplanmamış insanlar için tam bir kaos var ve masada herkesin katılımıyla bir çalışma var!
Masanızdaki kağıt yığınlarını temizlemek, gereksiz şeyleri atmak ve temiz çalışmak gibi yararlı bir alışkanlık geliştirin.
Bilim insanları zamanımızın %30'undan fazlasını doğru belgeyi bulmak için harcadığımızı buldu.
Çöp sepeti zamanınızı yönetmenin iyi bir yoludur!
Zaman yönetimi: Gereksiz şeylere daha sık “HAYIR” deyin.
Sanırım herkes Evgeny Popov'un kim olduğunu ve nasıl bir yol izlediğini duymuştur: sıradan bir temizlikçiden başarılı bir İnternet iş adamına kadar.
Evgeniy etkili bir Zaman Yönetimi Senaryosu oluşturdu gününüzü uygun bir biçimde şekillendirmenize olanak tanır. Gününüzü verimli bir şekilde planlamak için hem telefonunuza hem de bilgisayarınıza kurulabilir!
Evgeny Popov'un "Zamanın Ustası" kursunun yardımıyla birçok kişi hayatlarını kökten değiştiriyor ve günlerini planlamak için günlük olarak özel bir komut dosyası (telefonlarına veya bilgisayarlarına yüklenmiş) kullanıyor!
Bir haftada biriktirdiklerinizi bir günde yapmayı başarırsanız hayatınızın ne kadar çarpıcı biçimde değişeceğini göreceksiniz!
Bitki olmayı bırak! Aktif olun! Renkli bir hayat yaşa!
Not: “Zamanın Ustası” kursunu, yayınlandıktan hemen sonraki 5. günde E. Popov'dan şahsen satın aldım! Bu nedenle herkese şüphesiz tavsiye ediyorum: satın alın ve zamanınızı verimli bir şekilde yönetmeyi öğrenin!
Zaman yönetimi hepimize hayatlarımızı etkili bir şekilde yönetmeyi, içinde bulunduğumuz her anın tadını çıkarmayı, ailemiz ve arkadaşlarımız için zaman ayırmayı, kişisel gelişim için zaman ayırmayı öğretiyor - hayat parlak renkler kazanmaya başlayacak ve çok daha ilginç hale gelecektir!
Yararlı makale? Yenilerini kaçırmayın!
E-postanızı girin ve yeni makaleleri e-postayla alın
İşten en yüksek verimlilik, ayrıntılı ve tutarlı bir eylem planı hazırlanarak elde edilebilir. Kariyer basamaklarını başarılı bir şekilde yükseltmek için, zaman yönetiminin çeşitli varsayımlara dayanan temel ilkelerine uymanız tavsiye edilir, bunlar:
Hedefleri doğru belirleme yeteneği;
yaşam önceliklerini doğru bir şekilde belirleme yeteneği;
planlama araçlarını çeşitlendirin;
gerekli alışkanlıkları geliştirmek.
Etkili zaman yönetimi, hedefin spesifik, gerçekçi, ölçülebilir ve sınırlı olması gerektiği anlamına gelir. Yaşam önceliklerini doğru bir şekilde belirleme yeteneği, çeşitli hedeflerden şu anda en önemli ve önemli olanı seçme yeteneğinde yatmaktadır.
Yönetim ilkeleri, bir bütün olarak yönetim sisteminin veya bireysel parçalarının üzerine inşa edildiği temel gerçeklerdir (veya şu anda gerçek olarak kabul edilenlerdir).
Zaman yönetiminin kurumsal uygulamasının yeni bir yolu olarak (zaman yönetimi konusunda geleneksel kurumsal eğitimin aksine), "gönüllü" ve "zorunlu" aşamaları birleştirme şeması da dahil olmak üzere, inşaat ilkeleri ve zamanı organize etmek için kurumsal standartlar getirme mantığı uygulama, standart oluşturma düzeyleri ve kurumsal zaman yönetimi standartlarının tipik bileşenleri Arkhangelsky G.A. tarafından geliştirilmiştir. 2005 yılında.
Her bilim gibi zaman yönetiminin de dayandığı belirli ilkeler vardır. Çoğunlukla, doğası gereği pratiktirler, ancak halihazırda bilimsel ve metodolojik bir hale gelmişlerdir.
En önemli prensip uygunluk ilkesi Bu, yalnızca gerçekten ihtiyacınız olanı yapmayı ve ihtiyacınız olmayan şeyi yapmamayı içerir.
Çalışanlar için "zaman kaybı" oldukça standarttır: toplantılarda aşırı zaman kaybı, küçük şeylerin çözülmesi, kağıtlarla dolu bir masa, kafa karıştırıcı bir çalışma klasörleri sistemi, sürekli kesintiler (çağrılar, konuşmalar). Bu sorunlar ofisten ofise aynıdır, ancak bazen bir eğitim veya seminer sırasında ilginç fikirler doğar ve bunlar daha sonra kök salıp standart haline gelir. Örneğin, masanın üzerindeki kırmızı bayrağın "meşgul" anlamına geldiği ve acil durumlar dışında çalışanın işine ara verilmemesi gerektiğini belirten bir bayrak sistemi. Bazen şirket çalışanları, "bugün", "yarın", "akşam" ve "yakında" gibi belirsiz kavramların belirli bir zamanı (bugün - 18.00'a kadar) ifade etmesiyle şirket içinde kendi "dilini" oluşturma ihtiyacı duyarlar. Bu, birçok sorunun önlenmesine yardımcı olur.
Planlama- öngörülemeyen mücbir sebep hallerinde zamanın% 40'ının yedek olarak tahsis edilmesinin gerekli olduğu ikinci zaman yönetimi ilkesi.
Üçüncü prensip, küçük vakaları bir vakada birleştirmek ve büyük vakayı birkaç parçaya bölmektir, bunun sonucunda her vakanın süresi 30-90 dakika olmalıdır.
Dördüncü prensip, her saatlik çalışmadan sonra beş dakika dinlenmeyi gerektirir.
Beşinci prensip, işyerini organize etmek için dikkat alanlarını kullanmaktır: merkezi, yakın ve uzak.
Altıncı prensip bize en önemli şeyleri ilk önce yapmayı, güne en zor, en hoş olmayan görevlerle başlamayı öğretir.
Yedinci prensip, tüm işlerinizi 4 kategoriye ayırmanızı gerektirir: acil ve önemli, acil olmayan ve önemli, acil ve önemsiz, acil olmayan ve önemsiz. Yalnızca ilk iki görev kategorisinin yapılması gerekir ve diğer görevler devredilebilir, daha sonra tamamlanabilir veya terk edilebilir.
Zaman eksikliği daha ziyade psikolojik bir sorundur - kişi kendine yeterince güvenmez, hedefleri hakkında net bir fikre sahip değildir, öncelikleri belirleyemez, bu nedenle hiçbir şey için yeterli zamanı yoktur. Önceliklerinizi doğru belirleyerek zamandan tasarruf edebilirsiniz. Eisenhower Matrisi (bkz. Ek 1) veya Eisenhower İlkesi, önemli ve anlamlı konuları vurgulamanıza ve geri kalanıyla ne yapacağınıza karar vermenize olanak tanıyan bir önceliklendirme tekniğidir. Bunu önerenin ve işinin standardı haline getirenin 34. ABD Başkanı Dwight Eisenhower olduğuna inanılıyor. Eisenhower, önem ve aciliyet kriterlerine göre aşağıdaki 4 vaka kategorisini belirledi:
A) Önemli ve acil. Eğer bu tarz konularınız varsa hemen yapmalısınız.
B) Önemli ve acil değil. En "gücenen", en çok ihlal edilen vakalar kişinin kendi gelişimi, çalışanların eğitimi vb. ile ilgilidir. Çoğu zaman A tipi vakalar, B tipi vakaların ihmal edilmesi nedeniyle ortaya çıkar.
C) Önemsiz ve acil. Bu şeyler, kendilerini A. gibi göstermeye bayılırlar. Aciliyet ile önemi karıştırmak insan doğasında vardır: Otomatik olarak acil olan her şeyin önemli olduğunu düşünür. Şirketlerde sürekli bir kriz yönetimi ve çalkantı ortamı yaratan temel olarak C işleridir.
D) Önemsiz ve acil değil. Bu davaların “artık bazda finanse edilmesi” gerekiyor. Ancak genellikle hoş ve ilgi çekicidirler, bu nedenle iş gününe onlarla başlarlar ve en iyi çalışma saatlerini onlarla geçirirler.
Sekizinci ilke, yalnızca ilginizi çeken şeyleri yapmanız gerektiğidir; bu, profesyonelliğinizin bir göstergesidir: zaman ve mekanda organizasyon.
Zamanlama, gerçekleştirilen eylemlerin süresini kaydedip ölçerek zaman harcamasını inceleme yöntemidir. Zaman yönetiminin gelişim tarihindeki yerli geleneği ifade eder. Zamanlama, zamanın "denetimini" ve "envanterini" yürütmenize ve "zaman kayıplarını" belirlemenize olanak tanır. Zamanı takip edebilmek için en az iki hafta boyunca tüm aktivitelerinizi 5-10 dakika doğrulukla kaydetmeniz önerilir.
Yapılacaklar listesi, planlanan eylemlerin bir listesini oluşturmak için bir prensiptir. Bir sürü planlanmış görevi kafanızda tutmamanızı ve en ufak şeyleri bile unutmamanızı sağlar. Uzun vadede değil, yakın gelecek için bir liste yapmanın daha iyi olduğunu unutmamalısınız.
Gantt şeması (bkz. Ek 2), görev tamamlama sürelerini grafiksel olarak göstermenin en uygun ve popüler yollarından biridir. Diyagramdaki her çizgi, zaman ölçeğine yerleştirilmiş bir süreci temsil eder. Planı oluşturan görevler ve alt görevler dikey olarak yerleştirilir ve zaman çizelgesi yatay olarak ayarlanır. Zaman ölçeğindeki bölümün başlangıcı, bitişi ve uzunluğu, görevin başlangıcına, bitişine ve süresine karşılık gelir. Bazı Gantt grafikleri görevler arasındaki bağımlılıkları da gösterir. İş ilerlemesinin mevcut durumunu temsil etmek için bir diyagram kullanılabilir: dikdörtgenin göreve karşılık gelen kısmı, görevin tamamlanma yüzdesini gösterecek şekilde gölgelenir; “bugün” anına karşılık gelen dikey bir çizgi gösterilir. Gantt şeması şunları yapmanızı sağlar:
Görev sırasını ve bunların göreceli sürelerini görün ve görsel olarak değerlendirin;
Görevlerin planlanan ve fiili ilerlemesini karşılaştırın;
Görevlerin gerçek ilerlemesini ayrıntılı olarak analiz edin. Grafik, görevin yürütüldüğü, askıya alındığı, revizyon için geri gönderildiği vb. zaman aralıklarını görüntüler.
Pareto prensibine göre, çabanın %20'si sonucun %80'ini üretir, geri kalan %80'lik çaba ise sonucun yalnızca %20'sini üretir. Zaman yönetimine uygulandığında bu prensip şuna benzer: "Görevlerin ve harcanan zamanın %20'si, sonucun %80'ini üretir ve harcanan görevlerin ve zamanın %80'i, sonucun yalnızca %20'sini üretir. Bu ilke, maksimum sonuç veren görevlerin %20'sini vurgulayıp onlarla başlamanın gerekli olduğunu belirtir.
Çağdaşlarımızın çoğu hiper üretkenlik için çabalıyor.
Elbette görevden göreve koşan, sürekli e-postalarını kontrol eden, bir şeyler organize eden, bir yeri arayan, ayak işlerini yapan vb. insanları tanıyorsunuzdur.
Bunu yapan insanlar genellikle "sürekli meşgul olmanın" çok çalıştığınız ve daha başarılı olduğunuz anlamına geldiği inancını paylaşırlar.
Bu inanç ancak belirli bir dereceye kadar doğru olabilir ve çoğu zaman akılsızca "üretkenliğe", yani sürekli bir şeyler yapma ihtiyacına ve küçük işler için zaman kaybetme eğilimine yol açar. Ancak farklı bir yaklaşım benimsemek daha iyidir.
Daha çok değil, daha akıllıca çalışmamız gerekiyor.
Eski atasözü, daha çok değil, daha akıllıca çalışmanız gerektiğini söylüyor. Her türlü işe yaklaşırken bu beyan esas alınmalıdır.
Sorunları çözmek için robotik bir yaklaşım yerine, neyin daha rasyonel yapılabileceğini veya planlanan görevler listesinden tamamen çıkarılabileceğini kendinize sormanız gerekir.
Zamanınızı etkili bir şekilde yöneterek, bir günde daha fazla görevi nasıl başarabileceğinizi merak etmezsiniz, ancak aşırı çabayı önlemek için süreci basitleştirmeye ve hızlandırmaya çalışırsınız.
Bu, hayatınızda rahatlamaya ve kaliteli zamana yer açmakla ilgilidir.
Gerçekten de gün içinde istediğiniz her şeyi yapmaya yetecek kadar saat vardır, ancak o zamanı bulmanız gerekir.
Bu 21 ipucu listesinin sizi doğru yöne iteceğini umuyoruz.
Zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek için sayısız ipucu ve püf noktası olduğunu unutmayın. Konuyla ilgili kendi fikriniz olsa da, bu ipuçlarını yararlı buluyoruz.
Bu listenin, kendi üretkenliğinizi nasıl artırabileceğinizi düzenli olarak düşünmeniz için bir katalizör görevi görmesine izin verin.
1. Ana şeylere odaklanın.
Önce en önemli görevleri yapın. Bu, zaman yönetiminin altın kuralıdır. Her gün öncelikli olan iki veya üç görevi belirleyin ve önce bunları tamamlayın.
Bunları tamamladığınızda gün zaten başarılı sayılabilir. Başka şeylere geçin veya gerisini ertesi güne erteleyin çünkü zaten en önemli şeyleri tamamladınız.
2. Hayır demeyi öğrenin.
Sınırlı bir süre içinde birçok görevi üstlenmek, size farklı projelerle nasıl başa çıkacağınızı ve zamanınızı nasıl yöneteceğinizi öğretebilir. Ve bu mükemmel.
3. En az 7-8 saat uyuyun.
Bazı insanlar uykudan ödün vermenin üretkenliği artırmanın ve gün içinde fazladan birkaç saat kazanmanın iyi bir yolu olduğunu düşünüyor. Ancak durum böyle değil.
Çoğumuzun hem vücudumuzun hem de zihnimizin en iyi şekilde çalışması için 7-8 saat uykuya ihtiyacı vardır. Bunu hissedeceksiniz, vücudunuzu dinleyeceksiniz. Uykunun önemini küçümsemeyin.
4. Tamamen elinizdeki göreve konsantre olun.
Diğer tüm tarayıcı pencerelerini kapatın. Telefonunuzu sessiz moda alın ve görüş alanınızdan uzak tutun. Kendinize çalışmak için sessiz, tenha bir yer bulun veya işinize yarayacaksa müziği açın (örneğin, bazen klasik müzik veya doğa sesleri dinlemeyi severim).
Tek bir göreve odaklanın, kendinizi ona kaptırın. Şu anda başka hiçbir şeyin var olmaması gerekir.
5. Erken başlayın.
Hemen hemen hepimiz erteleme sendromundan muzdaripiz. Görünüşe göre görev o kadar basit ki, her zaman onu tamamlamak için zamanınız var ve sonunda erteliyorsunuz.
Planlanan görevleri önceden tamamlayarak aşırı efordan kaçınmak çok daha keyifli olduğundan kronik ertelemekten kurtulun. O kadar da zor değil, sadece güçlü kararlılığınız yeterli.
6. Küçük ayrıntılarla dikkatinizi dağıtmayın.
Küçük ayrıntılara çok uzun süre takılıp kaldığımız için çoğu zaman projelerimizi erteleriz. Bu mükemmeliyetçiler için tipiktir.
Ancak ilerlemek, projenin daha geniş bir kapsamını tamamlamak, sürekli olarak bir şeyi araştırmaya yönelik önceki arzuyu bir kenara bırakmak çok daha etkilidir. Her şeyi olabildiğince çabuk tamamlamak ve tamamlandıktan sonra ayrı ayrı noktaları gözden geçirmek daha iyidir.
7. Düzenli görevleri alışkanlık haline getirin.
Düzenli sorumluluklarınız varsa (kendi blogunuz için makale yazmak vb.) bunları planlayabilir ve alışkanlık haline getirebilirsiniz. Bunu her gün yapın ve rutini değiştirmeyin, beyniniz disipline olacak ve aktivite alışkanlığa dönüşecektir. Tamamen doğal ve keyifli hale geliyor. Deneyin!
8. Televizyonda/İnternette/oyunlarda geçirilen süreyi kontrol edin.
Sosyal ağlarda, oyun oynayarak veya TV izleyerek geçirilen zaman izlenebilir ve izlenmelidir. Listelenen aktivitelere harcanan saat sayısını kendiniz belirlemeye çalışın. Dikkatinizi istediğinizden çok daha fazla dağıtma eğilimindedirler.
9. Her görev için bir süre sınırı belirleyin.
Sadece bir proje üzerinde oturup düşünmek yerine: "Her şeyi bitirene kadar burada oturacağım", yeniden ifade etmeyi deneyin: “Üç saat boyunca bu görev üzerinde çalışacağım”.
Bir süre sonra geri dönüp yeniden çalışsanız bile, zaman kısıtlaması sizi daha odaklı ve daha verimli olmaya itecektir.
10. Görevler arasında zaman aralığı bırakın.
Görevden göreve koştuğumuz zaman eylemlerimizi değerlendirmekte, odaklanmış ve motive kalmakta zorlanırız.
Görevler arasında mola vermek beynimiz için temiz bir nefes olabilir. Kısa bir yürüyüşe çıkabilir, meditasyon yapabilir veya zihinsel rahatlama için başka bir şey yapabilirsiniz.
11. Yapılacaklar listenizin tamamını düşünmeyin.
Kendinizi bunaltmanın en emin yollarından biri yapılacaklar listenizin büyüklüğünü düşünmektir. Ne kadar düşünürsen düşün, kısalmayacak.
Belirli bir anda tek bir şeye odaklanmanız gerekir. Bu tek ve tek görevdir. Her şeyi adım adım yapın. Sakin olun.
12. Egzersiz ve beslenme.
Çok sayıda çalışma iş verimliliğini sağlıklı bir yaşam tarzıyla ilişkilendirmektedir. Yeterli uyku, egzersiz ve sağlıklı beslenme, enerji seviyenizi artıracak, zihninizi temizleyecek ve konsantre olmanızı kolaylaştıracaktır.
13. Daha azını yapın.
« Daha az şey yapın"demenin başka bir yolu" en önemli olanı yap" Bu taktik yine en önemli şeylere odaklanmayı içerir.
Durun, görevlerinizi önceliklendirin ve onlara dikkat edin. Daha az şey yapın, ancak bunlar öncelikli olmalı ve diğerlerinden daha fazla değere sahip olmalıdır.
14. İzin günlerinizi değerlendirin ancak aşırıya kaçmayın.
Düşünürseniz hafta sonları biraz çalışarak hafta içi iş yükünüzü ne kadar azaltabileceğinizi görünce şaşırabilirsiniz. Günde sadece 2-4 saat. Boş zamanınız pek acı çekmeyecek.
15. Süreci sistemleştirin.
Düzenli olmak size çok zaman kazandıracak ve bunu yapmak için dünyadaki en organize kişi olmanıza gerek yok. Çalışmanızı sistematize etmek hiç de zor değil.
Belge kaydı için bir sistem oluşturun. Tüm öğelerin uygun şekilde kaydedildiğinden emin olun. Gereksiz e-posta aboneliğinden çıkın ve e-postanızı kaldırın. Optimize edin, kolaylaştırın ve rasyonelleştirin.
16. Boş zamanınızı doldurun.
Kural olarak herkesin doldurulmamış zamanı vardır. Bunlar bekleme odalarında, mağaza sıralarında, toplu taşıma araçlarında, eliptik bisikletlerde vb. harcanan saatlerdir.
Bunu yaparken yapabileceğiniz şeyleri bulun. Okumak genellikle işe yarayacaktır ve beklerken dinleyebileceğiniz sesli kitapları da unutmayın.
17. Kendinizi izole edin.
Dikkat dağıtan bir şey yok, mazeret yok. Bazen bir işi halletmenin tek yolu kendini odana kilitlemektir. İzolasyon birçok insana yardımcı olur.
18. Eylem planınıza sadık kalın.
Bunu kısmen belirttik ama tekrarlamaktan zarar gelmez. Planınızdan sapmayın!
Planlarınıza sadık kalın, profesyonel olun ve takip edin. Güçlü irade ve kararlılık sizi amaçladığınız hedefe götürecektir.
19. İlgili görevleri birlikte tamamlayın.
Diyelim ki hafta sonu iki programlama ödevini tamamlamanız, üç makale yazmanız ve iki video hazırlamanız gerekiyor. Görevleri kendiliğinden üstlenmek yerine, benzer görev gruplarını belirleyin ve bunları sırayla tamamlayın.
Farklı görevler farklı düşünme türleri gerektirir, bu nedenle beyninizin başka bir şeye geçmek yerine tipik görevleri yerine getirmeye devam etmesine izin vermek mantıklıdır.
20. Sessizlik için zaman bulun.
Günümüz dünyasında pek çok insan sürekli hareket halindedir ve durmak için zaman ayırmaz. Ancak sessizlik uygulamasının şaşırtıcı etkileri vardır. Hem eylem hem de eylemsizlik hayatımızda önemli bir rol oynamalıdır.
Zaman yönetimi nedir ve kişisel zamanı yönetme tekniği hangi temel ilkelere dayanmaktadır? Hayatta zaman yönetimini kullanmak isteyenlerin hangi kurallara uyması gerekecek ve bu, kişiyi, başarılarını ve hedeflerini nasıl etkileyecektir? Kavramın ve önemli noktaların ayrıntılı bir analizi.
Modern bir insan için günün 24 saati yeterli değildir. Özellikle gün içinde mümkün olduğu kadar çok görevi tamamlamaya çalışan bir girişimci için. Sık sık uyku ve dinlenmeden fedakarlık ediyor, geç saatlere kadar ve haftanın yedi günü çalışıyor. Ancak çoğu zaman sorun zaman eksikliğinden değil, yanlış dağıtımından kaynaklanmaktadır.
Hayatta zaman yönetimini uygulamak şunları yapmanızı sağlar:
- zamanı yönetmeyi öğrenin;
- gününüzü kontrol edin;
- kişisel zamana değer verin;
- daha fazla görev gerçekleştirin;
- hedeflerinize ulaşın;
- Dinlenmeyi feda etmeyin.
Ancak bu zaman yönetimi tekniğini kullanmaya başlamadan önce, ona detaylı bir şekilde aşina olmanız gerekir.
Zaman yönetimi nedir: temel kavramlar ve tanımlar
Zaman yönetimi, insan verimliliğini artıran bilinçli bir zaman yönetimi teknolojisidir. Önceliklerin belirlenmesi, zaman maliyetlerinin analiz edilmesi, planlama, hedeflerin belirlenmesi, çalışma gününün (hafta, ay) organize edilmesi ve görevlerin devredilmesi esasına dayanır.
Ayrıca zaman yönetimi, belirli bir fikri uygulamak veya bir hedefe ulaşmak için gerekli olan belirli adımları ve eylemleri analiz etmeyi de içerir. Bu aynı zamanda planların uygulanması ve sonuçların toplanmasından oluşan hedeflere ulaşılması üzerindeki kontrolü de içerir.
Zaman yönetimi hem iş hem de kişisel zamanı yönetmek için kullanılır. Sonuçta, hafta içi herhangi bir gün sadece iş değil, aynı zamanda dinlenme, kişisel gelişim, kişisel eğitim, eğlence vb.
Bu teknoloji sadece iş adamları, yöneticiler, politikacılar için değil aynı zamanda ev hanımları, öğrenciler, okul çocukları ve diğer insanlar için de faydalıdır. Her gün, o gün için verilen tüm görevleri tamamlamanıza ve aynı zamanda hayattan tam anlamıyla keyif almanıza olanak tanır - rahatlayın, ailenize veya hobilerinize zaman ayırın, seyahat edin ve çok daha fazlasını yapın.
Herkesin günün aynı yirmi dört saati vardır. Zamanınızı nasıl harcadığınız konusunda büyük fark yaratır. İyi haber şu ki, şimdiye kadar zamanınızı kötü kullanmış olsanız bile, bunu yarından itibaren değiştirebilirsiniz. Zamanınızı düşük değerli faaliyetlerle harcamak yerine, yüksek değerli faaliyetlere harcamaya başlayın.
Tüm kabukları çıkarırsanız oldukça basit bir tanım elde edebilirsiniz:
“Zaman yönetimi hayatınızı yönetmek için bir araçtır.”
Hayatımız büyük ölçüde belirli eylemlere harcanan zamana bağlıdır. Ve zamanı yönetmeyi öğrenmek, hayatı yönetmeyi öğrenmek anlamına gelir.
Etkin zaman yönetiminin ilkeleri nelerdir?
Kişisel zamanı yönetme ve planlama ilkeleri 4 ana temele dayanmaktadır:
- Doğru hedef belirleme.
- Yaşam önceliklerinin doğru yerleştirilmesi.
- Doğru alışkanlıkları aşılamak.
- Planlama araçlarının doğru kullanımı.
Hedef belirleme
Çoğu insan hedefleri nasıl doğru bir şekilde belirleyeceğini bilmiyor. Sonuç olarak üretkenlikleri azalır, motivasyon kaybolur ve bir süre sonra kişinin tek hedefi rahatlamak olur.
Hedef belirlerken yapılan hatalar nelerdir?
Örneğin yıl sonuna kadar araba alma arzusu bir hedef değil.
Hedef şu şekilde görünmeli: "25 Aralık 2016'ya kadar 2016 Rolls-Royce Phantom satın alacağım." Yani, ayrıntılar ve zaman sınırları (hedefe ulaşmak için son tarih) olmalıdır.
Hedef şu olmalıdır:
- özel;
- süresi sınırlı;
- ölçülebilir;
- gerçek.
Bu 4 bileşen olmadan amaç, motive etmeyen sıradan bir arzu haline gelir.
25-30 yaşlarında olduğunuzu, anne babanızın ise 10, 15, 20 yıl ömrünün kaldığını anladığınızda asıl sebep ortaya çıkıyor. Herhangi birinizin aklına geldi mi, bilmiyorum. Ama eğer birisi buna sahipse, bu harika. Çünkü sevdiklerimiz, hedef olarak bize gelişim için büyük bir atılım sağlıyor. Sonra başkaları ortaya çıkıyor; misyon, ölçek, etki, her türlü çıkar. Ama acı çeken, kendi motivasyonunu arayan, kendisini aydınlatan şeyi bulamayan ve boş duranlara sesleniyorum. Çok uzağa bakmayın. Kendiniz ayağa kalkın - biraz kıyafet alın, normal şekilde yemeye ve giyinmeye başlayın; daha sonra sevdiklerinizin hayatını tamamen değiştirebildiğinizi keşfedeceksiniz. Ve bu ilk adımları atmak için mükemmel bir neden.
Mikhail Dashkiev – “İş Gençliği” projesinin kurucu ortağı ve yöneticisi
Yaşam önceliklerini belirlemek
Zaman yönetiminin etkinliği büyük ölçüde kişinin yaşam önceliklerine bağlıdır. Hedefler kadar önemlidirler. Ama burada da insanlar sürekli hata yapıyor.
Yaşam öncelikleri büyük ölçüde kendine yönelik olmalıdır. Yani öncelikle şunu düşünmeniz gerekiyor: “Benim için önemli olan ne? Yaşamımı ve kalitesini iyileştirmek için neye ihtiyacım var?
Ancak zaman yönetimini kullanan herkesin bencil olduğunu varsaymamak gerekir.
Tüm öncelikler sevdiklerinize yönelik olmamalıdır. Ayrıca sevdiklerinizi ve akrabalarınızı da düşünmeniz gerekir. Özellikle bunlar ebeveynler, eş veya çocuklarsa. Ve herkesin kendi öncelikleri olduğunu anlamalısınız. Yani bazıları için sadece kendi refahı önemlidir, bazıları için ise tüm ailenin refahı önemlidir.
Ancak yine de önceliklerin ana kısmı kişinin kendisine yönelik olmalıdır. O zaman üretkenlik düşmeyecek ve "tükenmişlik" meydana gelmeyecek, bundan sonra genellikle insanlar pes edecek.
Alışkanlıkları aşılamak
Burada hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak faydalı ve iyi alışkanlıklardan bahsediyoruz. Planlanan tüm görevlerin gün içinde tamamlanacağı sayesinde. Bununla kendi üretkenliğinizi artırabilirsiniz.
Bunlar ne tür alışkanlıklar olabilir? Örneğin:
- Her gün sabah saat 5'te uyanın.
- Sabah 10 km koşun.
- Verdiğiniz sözleri her zaman tutun.
- Toplantılara zamanında gelin.
- TV izlemeyin veya haber okumayın.
- Hiçbir şeyden asla şikayet etmeyin.
- Her zaman doğruyu söyle.
Sağlıklı bir alışkanlık kazandırmak için 21 gün yeterlidir. Aynı şey kötü alışkanlıkları bırakmak için de geçerli.
Yararlı alışkanlıklar geliştirmenin temel kuralı ayda 1 alışkanlıktır. Evet bu süreç uzun. Özellikle yaklaşık 10 alışkanlığı aşılamayı planlıyorsanız. Ancak "Moskova hemen inşa edilmedi."
Planlama Araçlarını Kullanma
Günlük planlama olmadan zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek son derece zor ve neredeyse imkansızdır. Bu nedenle günlük planlar zaman yönetiminin ayrılmaz bir unsurudur.
Planlama, her gün için yapılacak görevlerin listesi anlamına gelir. Her akşam kişi sadece gününü özetlemekle kalmıyor, aynı zamanda ertesi gün için yapılacaklar listesi de hazırlıyor. Ve planlama için mevcut ve uygun herhangi bir aracı kullanabilir.
Geleneksel planlama aracı basit bir günlük planlayıcıdır. Kağıt veya elektronik olabilir. Ancak ilkini kullanmak en iyisidir, çünkü bir kişi klavyede metin yazmak yerine elle yazdığında yazılanları hatırlaması daha kolaydır. Buna göre gün içinde günlüğünüze daha az bakmanız ve daha önemli görevlerden dikkatinizin dağılması gerekecek.
Günlük şunları içerir:
- Kısa ve uzun vadeli hedefler.
- Günlük görev ve yapılacaklar listesi.
- Kişisel notlar.
- Ulaşılan hedeflerin işaretleri.
- Detaylı analizleri ile yaşanan günlerin sonuçları (tamamlanan görev sayısı, belirli eylemler için harcanan süre, gün içindeki (hafta) kişisel etkinlik vb.)
Bu tür kayıtlar herhangi bir elektronik biçimde tutulabilir. Önemli olan, programın veya uygulamanın yapılacaklar listenizde hızlı bir şekilde değişiklik yapmanıza olanak sağlamasıdır.
Zaman yönetiminde günün planlarını ve görevlerini hazırlarken, insanın biyolojik döngülerini hesaba katmak gelenekseldir. Sonuçta, farklı insanlarda aktivitenin yükselişi ve düşüşü farklı zamanlarda meydana gelir. Bu nedenle planlama yaparken bu özellik her zaman dikkate alınır.
Özetlemek gerekirse, planlamanın zaman yönetiminin en önemli yönü olduğu ve bu olmadan zaman yönetimi tekniklerinin tüm anlamını yitirdiği belirtilebilir.
Modern zaman yönetiminin 12 kuralı
Zaman yönetimi karmaşık bir bilim değildir ve herkes bu tekniğe hakim olabilir. Oyunun temel kurallarına uymanız yeterli.
- Günlük plan yapın. Her gün için yapılacaklar listesi yapın ve onu sorgulamadan takip edin.
- Belirli, gerçekçi ve zamana bağlı kısa ve uzun vadeli hedefler belirleyin.
- Her zaman kendinize (esas olarak) veya sevdiklerinize yönelik öncelikleri belirlemeye bağlı kalın.
- Kişisel ve iş zamanınızı "yiyenleri" (sosyal ağlar, bilgisayar oyunları, TV izleme, gereksiz telefon konuşmaları vb.) hayatınızdan çıkarın.
- En zor şeyleri ilk önce yapın ve onları daha sonraya ertelemeyin.
- Gereksiz şeylere daima “Hayır” deyin.
- Tamamlanana kadar tek bir göreve odaklanın. Yani, bir eylem tamamen tamamlanmadan bir eylemden diğerine atlayamazsınız.
- Biyolojik döngüleri dikkate alarak kendinize uygun bir zamanda çalışın.
- Gelen tüm bilgileri filtreleyin. Bu, özellikle çok fazla bilgi çöpünün bulunduğu İnternet'in popülerliği çağında geçerlidir.
- Masaüstünüzü temiz tutun (PC veya dizüstü bilgisayarınız dahil).
- Rahat bir işyeri düzenleyin.
- Bugünün hayatınızın son günü olabileceğini asla unutmayın. Hiçbir şey insanı ölüm korkusundan daha fazla harekete geçiremez.
Zaman yönetimini kullanmak hayatta ne gibi faydalar sağlar?
Öncelikle zaman yönetimi, zamanınızı nasıl yöneteceğinizi ve dolayısıyla faaliyetlerinizi ve yaşamınızı nasıl yöneteceğinizi öğrenmenize olanak tanır.
İkincisi, bu teknoloji kötü alışkanlıklardan kurtulmaya ve onları faydalı olanlarla değiştirmeye yardımcı olur.
Üçüncüsü, zaman yönetimini kullanan insanlar hedeflerine daha hızlı ulaşırlar, öğrenmeleri kolaydır ve çeşitli aktivitelerde başarıya ulaşabilirler.
Üstelik zaman yönetiminin tüm ilkelerine göre yaşayan bir kişi:
- Dinlenmek için daha fazla boş zamanı var.
- Kısa sürede çok sayıda görevi hızlı bir şekilde gerçekleştirebilir.
- Strese daha az duyarlıdır.
- Stres, kronik yorgunluk ve uyku eksikliğinden kaynaklanan hastalıklara daha az duyarlıdır.
- Hayatını neredeyse tamamen kontrol ediyor.
Bütün bunlar zaman yönetiminin faydaları kapsamına giriyor. Ancak madalyonun bir de diğer yüzü var.
Zaman yönetiminin dezavantajları: Neden herkes zamanı yönetemiyor?
Teknolojinin kendisi neredeyse mükemmel görünüyor. Önemli olan biraz çaba sarf etmektir ve kişi hayatının gerçek efendisi olur. Ancak bazı nedenlerden dolayı birçok insan kişisel ve iş zamanlarını yönetememektedir. Ve buradaki sebep bir takım eksikliklerde yatmaktadır:
- Zaman yönetimini uygulamadan önce kişinin öz disipline girmesi gerekir. Ve bu, çok zaman gerektiren tamamen farklı bir teknolojidir, bu yüzden herkes bunu yapmak istemez ve belirsiz hedefleriyle ve bir yığın yerine getirilmemiş görevle yalnız kalır.
- Teknolojinin karmaşıklığı zaman yönetiminin temel dezavantajıdır. Sonuçta, özünde kişi basitçe kendini kırar, konfor alanını terk eder, kendisini psikolojik ve duygusal olarak yeniden inşa eder ve bu, çoğu kişi için yıpratıcı bir iş haline gelir.
- Zaman yönetimine ilişkin tek bir kılavuz veya kursta belirli bir eylem planı sunulmuyor. Çoğunlukla her kişiye uygun olmayan genel eylemler sunarlar.
- Her zaman kendinizi şımartmak için bir neden olduğundan, kendi zamanınızı tek başınıza yönetmek zordur. Dolayısıyla bir “bekçinin” olduğu ekipte (kurumsal zaman yönetimi) zaman yönetiminin etkisi daha fazladır.
Zaman yönetimi, öz yönetim, öz disiplin üzerine çok sayıda farklı kitap okudum. Bu kitapların çoğu kuru bir dille yazılmıştır. Şu anda, hatta belki dün, çok sayıda projesi, yapması gereken işleri ve yapması gereken bir insanın hayatında uygulayabileceği çok az yöntem vardır. Ve bu sorunun sadece beni değil birçok insanı etkilediğini fark ettim.
Alexey Tolkachev – “Kazananlar Okulu” projesinin kurucusu
Gördüğünüz gibi teknolojinin temel dezavantajları insan psikolojisinde yatmaktadır. Bazı insanlar yeni yaşam koşullarına kolaylıkla uyum sağlayabilirken bazıları bunu sağlayamaz.
Sonuç olarak zaman yönetiminin gerçekten performansa, kişisel etkinliğe ve başarıya olumlu etkisi olduğunu belirtmek isterim. Ve bunu hayatınıza uygulamaya çalışabilirsiniz. Ancak bu teknolojiye çok fazla umut bağlamamalısınız.
Toplumun hızlı gelişimi ve günlük olarak büyük miktarda bilginin alınması bağlamında, kişinin sağlanan kaynakları tam olarak kullanmak için giderek daha fazla zamana ihtiyacı vardır. Yaşam hızının hızlanması, insanların ya ana hedefleri uğruna bir şeylerden fedakarlık etmelerine ya da faaliyetlerini en akılcı ve etkili şekilde düzenleyerek zaman maliyetlerini azaltmalarına yol açmaktadır. Zaman yönetimi, bu en değerli kaynağı doğru şekilde kullanmalarına olanak tanıyan bir tür yönlendirme veya zaman yönetimi teknolojisi olarak onlara bu konuda yardımcı olabilir.
Faaliyetlerin kaotik yapısı, operasyon programındaki düzensizlik ve iyi düşünülmüş bir eylem planının olmayışı, kişinin gerekli tüm şeyleri tamamlamak için zamanının olmamasına yol açmaktadır. Bunun sonucunda gerginlik, sinirlilik, enerji ve zaman kaybı ortaya çıkar ve bu durum kişilerin yaşam sonuçlarını olumsuz etkiler.
Zaman yönetimi, hedeflerinize mümkün olduğunca eksiksiz ve minimum zamanla ulaşmak için eylemlerinizi ve operasyonlarınızı kolaylaştırmayı ve bunların uygulanmasına yönelik bir program oluşturmayı amaçlamaktadır.
Zaman yönetiminin tarihi
Antik çağlarda bile insanlar aktivite rejimlerini, gerekli aktiviteleri kısa sürede tamamlayacak ve aynı zamanda maksimum etkiyi sağlayacak şekilde yapılandırmaya çalıştılar. Ancak zaman yönetimine yeterince önem verilmedi çünkü gerçekten gerekli değildi.
İlginç gerçek: Zamanın akılcı kullanımının insan verimliliğini artırabileceğini ilk kez Romalı filozof Seneca düşündü. Tarihsel anlamda zaman yönetimi kavramı başlangıçta felsefi bir harekete aitti, daha sonra sadece teorik bir temele değil, aynı zamanda pratik bir bilgi tabanına da sahip olan ayrı bir çalışma alanı haline geldi.
Bilimsel ve teknolojik ilerlemenin gelişmesi ve toplumdaki yaşam hızının hızlanmasıyla birlikte yeni bir düşünce yönü ortaya çıkıyor: zaman yönetimi - zaman yönetimi bilimi. Bu kavramın oluşumu 20. yüzyılın ikinci yarısına kadar uzanmaktadır. (70-80), hem dünya toplumunun bilim adamları hem de yurttaşlarımız bu konuyu ciddi şekilde incelemeye başladığında.
21. yüzyılda zaman yönetimi teorisi ve uygulaması farklı kategoriler ve insan grupları tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. Bunlar arasında işletme çalışanları, serbest çalışanlar, ev hanımları ve özgür yaratıcılıkla uğraşan kişiler yer alır; yani, hemen hemen her kişi, işte ve evde verimliliği artırmak için zaman yönetiminin kurallarını ve yöntemlerini ayrıntılı olarak incelemelidir.
Zaman yönetiminin amacı ve hedefleri
Bu kavramın özüne dayanan zaman yönetiminin temel amacı, zamanı yönetmek ve en olumlu sonuca ulaşmaktır. Belirlenen hedefe uygun olarak zaman yönetimi aşağıdaki görevleri çözer:
- işlemleri ve eylemleri bir kişi için öncelik sırasına koymak;
- hedefleri önem sırasına göre sıralamak;
- bir grup veya ekibin üyeleri arasında görev ve sorumlulukların dağılımı;
- Zamanı planlamanın en etkili yolu olarak operasyonları gerçekleştirmek için bir program oluşturmak (bkz.?);
- geçici bir kaynağı kullanırken en rasyonel davranış modelini oluşturmak;
- işgücü verimliliğinin ve bunun sonucunda verimliliğin ve etkinliğin arttırılması;
- daha verimli kullanılabilecek gizli zaman rezervlerini aramak.
Listelenen görevler genişletilmiş faaliyet alanlarını temsil eder ve bu nedenle her blok birçok daha küçük alt göreve bölünebilir. Tam olarak ne olacakları her kişinin bireysel olarak karar vermesine bağlıdır. Önemli olan hepsinin ana hedefe uyması gerektiğidir.
Bu sorunları çözerek her kişi, zamanını mümkün olduğunca verimli kullanarak yetkin bir şekilde nasıl yöneteceğini öğrenebilir. Bu aktivite, öz kontrolü ve analizi, çeşitli teknik ve uygulamaların bağımsız çalışmasını ve iş ve dinlenme için kişisel zamanın organizasyonunu öğrenmenizi sağlar.
Diğer tüm bilgi alanları gibi zaman yönetimi de uzmanlar tarafından geliştirilen ve kullanımın temeli olarak kabul edilen belirli ilkelere dayanmaktadır. Zaman yönetiminin aşağıdaki ilkelerini vurgulamak gerekir:
- Planlama
Etkili zaman yönetimi ancak herhangi bir eylemin gerçekleştirilmesi için belirli dönemlere açıkça bölünmesi durumunda mümkündür. Aynı zamanda kolaylık sağlamak için çeşitli planlama yöntemlerini kullanabilirsiniz - bir not defterine veya düzenleyiciye, telefonunuzdaki veya bilgisayarınızdaki özel uygulamalara yazın. Görsel planlama, derlenen programın görsel bir değerlendirmesini yapmanıza olanak tanır ve bu, onu etkililik açısından daha ayrıntılı bir şekilde analiz etmenize yardımcı olur.
Önemli: Bazı insanlar günün planını yapsalar da bunu yazmazlar, tüm noktaları akıllarında tutarlar. Bu planlama yöntemi etkisizdir, çünkü sonuçta bazı noktaları kaçırabilir veya planın noktalarını karıştırabilirsiniz, bu da zaman kaynaklarının mantıksız kullanılmasına neden olabilir.
- Görevleri tamamlamanın zorluğunu belirleme
Bir plan hazırlarken, bazı görev ve operasyonların daha karmaşık olduğu, maksimum konsantrasyon veya çok fazla zaman gerektirdiği dikkate alınmalıdır. İlk önce ve tercihen günün ilk yarısında yapılmalıdır, çünkü bu dönemde kişi daha fazla güce sahiptir, konsantre olur ve üretkenliği çok daha yüksektir.
Karmaşık görevleri tamamladıktan sonra, yarı otomatik, tanıdık bir modda gerçekleştirilebilecek daha basit işlemlere zaten başlayabilirsiniz. Tersi biçimde bir program oluşturursanız, yani önce kolay şeyleri, sonra zor olanları yaparsanız, o zaman yüksek olasılıkla bir kişi, gücü kalmadığı için zor işi yapamayacaktır;
- Karmaşık süreçleri basit süreçlere bölmek
Planlama sırasında büyük miktarda kaynak harcamayı gerektiren özellikle karmaşık öğeler ortaya çıkarsa, bunları daha küçük olanlara bölmek en iyisidir. Bu durumda, bir dizi basit alt hedefe ulaşıldığında görünüşte imkansız bir hedefe ulaşılmış olacaktır;
- Gizli zaman rezervlerini bulma
Çoğu zaman insanlar bazı zaman dilimlerinin daha verimli kullanılabileceğinin farkına varmazlar, bunun yerine onu gereksiz şeylere harcarlar. Modern toplumun belası, içinde o kadar çok bilginin (yararlı ve o kadar da yararlı olmayan) bulunduğu sosyal ağlar ve İnternet'tir, bazen bir kişi bir bilgisayarda veya telefonda arka arkaya birkaç saati nasıl geçirebileceğini fark etmez.
Bu süre çok daha etkili bir şekilde kullanılabilir. Etkisiz ve gereksiz olan işlemleri kendiniz belirlemeniz ve bunlara harcanan zamanı azaltmaya başlamanız gerekir. Bunun yerine kendiniz için gerçekten olumlu sonuçlar verecek aktiviteler bulabilirsiniz.
Ayrıca iki aktiviteyi birbirine müdahale etmiyorlarsa etkili bir şekilde birleştirebilirsiniz. Örneğin bir kişi sırada bekliyorsa aynı anda mesleğiyle ilgili bilgilendirici bir bilimsel makale okuyabilir veya ertesi gün için plan yapmaya başlayabilir;
- Motivasyon
Motivasyona sahip bir kişi faaliyetleri çok daha yüksek bir üretkenlikle gerçekleştirir. İç motivasyon, daha yüksek derecede azim, konsantrasyon ve nihai sonucu elde etmeye odaklanmanın ortaya çıktığı bir tür kaldıraç veya katalizördür (bkz.).
Motivasyon belirli bir biçimde ifade edilebilir ve çoğu zaman finansal bir sonuçtur, yani yapılan iş için para almaktır. Kendinizi motive etmek için paranın ne gibi faydalara harcanacağını düşünebilirsiniz.
Ek olarak, bir kişi faaliyetlerinin sonucundan psikolojik veya fiziksel tatmin aldığında motivasyon tamamen duygusal da olabilir (bkz.).
Etkili zaman yönetimi, aşağıdaki belirli davranış kurallarına uymayı içerir:
- zamanınızı planlamak için çeşitli araç ve teknikleri kullanın;
- Belge ararken zaman kaybetmemek için iş yerinizi temiz tutun;
- belirli bir görevi gerçekleştirmek için gerekli olmayan bilgileri incelemeyin;
- sosyal ağlarda gereksiz yere gezinerek zaman kaybetmeyin;
- Aynı anda birden fazla şey yapmayın, tek bir şeye odaklanın;
- sizden ihtiyacınız olmayan bir işi yapmanızı isterlerse insanları reddetmeyi öğrenin (bkz.);
- zihinsel ve fiziksel aktivitenizin en yüksek olduğu dönemleri belirleyin - şu anda zor işler yapın;
- Rahatlamak için zaman bulun ve ara sıra değil, tamamen rahatlamayı öğrenin.
Zaman yönetimi kuralları genel olarak iş sürecini organize etmeye yönelik taktikleri tanımlamayı amaçlamaktadır. Bir kişinin verimliliğini etkili bir şekilde artırmak ve çalışma sürecindeki davranış çizgisini formüle etmek için bunların kullanılması gereklidir.
Zaman yönetimi yöntemleri
Zaman yönetimi, zamanı yönetmeyi amaçlayan bir eylem kılavuzudur ve bu aktiviteyi gerçekleştirmek için özel yöntemler içerir. Bunlar arasında en sık kullanılan yöntemler şunlardır:
- Biyoritimlere dayalı bir çalışma programı oluşturma yöntemi - “gece kuşu” veya “tarla kuşu”. Her insanın, etkinliği günün farklı zamanlarında kendini gösteren iki tür biyoritmden birine ait olduğunu varsayar. Vücut aktivitesinin arttığı bir dönemde en karmaşık ve zaman alıcı görevlerin tamamlanacağı şekilde bir çalışma planı ve programı oluşturmak gerekir.
İlginç gerçek: Leonardo da Vinci geleneksel uyku-uyanıklık uygulamalarını kullanmadı. Bunun yerine aralıksız dört saat çalıştı ve ardından 15 dakikalık uyku molaları verdi. Uyku sırasında vücut güçleniyor ve beyin aktivitesi artıyor.
- İlk adım yöntemi zor bir işe başlamanın her zaman zor olduğu gerçeğine dayanmaktadır, ancak bunu yapmak için sadece ilk adımı atmanız yeterlidir. Bir kişinin başlaması her zaman zor olduğundan, daha fazla ilerleme daha kolay olacaktır. İlk adımın başarılı olması için benzer işlemlerin gerçekleştirilebileceği özel bir şablon oluşturulmalıdır;
- Sınır yöntemi Belirsizlik durumunda karar alınmasına yardımcı olur. Bir kişi belirli bir durumda hangi kararı vereceğini bilmiyorsa, kendisine belirli bir sınırlama koyar - örneğin, 10 dakika içinde iki seçenekten birini seçin veya bir karar vermezse bu belirli eylemi gerçekleştirin;
- Karmaşık kayıt yöntemi tüm notların dağınık kağıt parçalarına değil, tek bir deftere veya düzenleyiciye yazılması gerektiğini öne sürüyor. Bu şekilde ihtiyacınız olan bilgiyi bulmak her zaman daha kolay olacak ve gerekli tüm bilgilere eklenerek asla kaybolmayacaktır;
- Grafik kayıt yöntemi bazen bilgileri bir diyagram veya grafik kullanarak görüntülemenin daha kolay ve daha kullanışlı olduğunu öne sürüyor. Bu sayede daha anlaşılır ve akılda kalıcı olacak, ayrıca kayda çok daha az zaman harcanacaktır.
Zaman Yönetiminin Dezavantajları
Zaman yönetimi planlaması her zaman somut sonuçlar verir ancak aynı zamanda bir takım dezavantajları da vardır. Bunlar aşağıdaki gibi noktaları içermelidir:
- Mücbir sebep durumları programı bozabilir. Ancak görevler planlanmışsa, yine de çözülmeleri gerekir ve ardından yeni bir boş zaman arayışı başlar. Yerleşik programın ihlali, sinirlilik ve sinirliliğe ve bunun sonucunda kişinin refahında bozulmaya yol açabilir;
- Boş zamanın serbest bırakılması, onu yeni görevleri gerçekleştirmek için kullanmayı içerir ve bu nedenle kişi kasıtlı olarak kendini işle aşırı yükler. Operasyon hacminin artması ve verimliliğin artması durumunda kronikleşebilecek yorgunluk artışı yaşanabilir;
- Net bir programa sahip olmak iyidir ancak her gün Köstebek Günü gibi hissedilebilir. Bir insanın her gün birçok farklı şey yapması gerekir ve sonrasında her şey yeniden başlayacaktır.
Zaman yönetimiyle ilgili en iyi 5 kitap
- Daha az çalışın, daha fazlasını yapın. - K. Gleason
- Aşırı zaman yönetimi - N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- Ayak uydurma sanatı - A. Lakein
- Zaman sürüşü. Yaşamak ve çalışmak için nasıl zamana sahip olunur - G. Arkhangelsky
- Sıkı zaman yönetimi. Hayatınızın kontrolünü elinize alın. - Dan S. Kennedy