Zaman yönetimi matrisi. Eisenhower Matrisi - etkili bir zaman yönetimi yöntemi

— Zaman Yönetimi, Benjamin Franklin
— Stephen Covey'in Zaman Yönetimi Matrisi
— GTD David Allen

Franklin'in sistemi "en çoktan en aza" prensibiyle çalışıyor. Sistem, her insan eyleminin yaşam değerleriyle tutarlı olması ve küresel bir yaşam hedefine ulaşmayı amaçlaması gerektiğini "iddia ediyor".

Amaçlanan hedefe giden yolu daha kolay ve daha hızlı hale getirmek için, ana görev küçük alt görevlere bölünür ve bunlar da birkaç küçük göreve bölünür. Yani B. Franklin'in sistemi bir piramit gibi inşa edilmiş olup, alt kısmında yaşam ilkeleri ve küresel hedeflerin yer aldığı, orta ve üst kısmında ise bu hedeflere ulaşmak için uzun vadeli ve kısa vadeli planların yer aldığı bir sistemdir.

Piramidin 1. aşaması.
Bir piramidin “inşası” tabandan başlar. Diğer tüm eylemlerin bağlı olacağı temele dayanmaktadır. Bu aşamada yaşam ilkelerinize karar vermelisiniz: değerlerinizi tanımlayın, neyin önemli olduğunu ve neyin o kadar önemli olmadığını anlayın.

Piramidin 2. aşaması.
Bir sonraki aşama doğrudan bir öncekine bağlıdır. Seçilen değerlere göre kişi belirli bir hedef belirlemelidir. En büyüğü ve en önemlisi. Önümüzdeki birkaç yıl, hatta on yıllar boyunca uğruna çabalayacağı bir hedef.

Piramidin 3. aşaması.
Bir master plan hazırladığınızda piramidin 3. aşaması “inşa edilecek”. Franklin'in sisteminde bir "ana plan", küresel bir hedefe ulaşmaya yönelik genel bir planı ifade eder. Bu planın özel bir özelliği, bir zaman bileşeninin bulunmamasıdır: ana plan yalnızca eylemleri belirler, ancak bunların uygulanma zamanı belirtilmez.

Piramidin 4. aşaması.
Artık uzun vadeli planlar, önümüzdeki beş yıl için planlar yapmaya başlamanın zamanı geldi. Bu plan belirli uygulama tarihleriyle hazırlanır. Üstelik soyut bir tarih belirlemek (örneğin, “bu yıl”) değil, zamanlamayı açıkça belirtmek (örneğin, n. yılın “Eylül ayından Kasım ayına kadar”) çok önemlidir.

Belirli bir son tarih belirtmek hedefe yaklaşmayı hızlandıracaktır. İnsanlar doğası gereği oldukça tembeldir ve belirli bir son tarih belirtmeyi "unutursanız", görevi tamamlamayı sürekli erteler ve uygulanmasını daha sonraki bir tarihe ertelersiniz.

Uzun vadeli planın her noktasını genel planın noktasıyla karşılaştırmaya çalışın. Uzun vadeli planın belirli bir noktasını gerçekleştirmeye çalışırken, master planın hangi noktasına yaklaştığınızı tam olarak bilmelisiniz.

Uzun vadeli planlarda 4-6 ayda bir ayarlama yapılması tavsiye edilir.

Piramidin 5. aşaması.
Bu aşamada kısa vadeli planlar yapmaya başlamak gerekli olacaktır. Bu tür planlar birkaç ay veya birkaç hafta için tasarlanabilir. Kısa vadeli planın her noktası, uzun vadeli planın herhangi bir noktasına “bağımlı” olmalıdır.

Kısa vadeli planlar, tıpkı uzun vadeli planlar gibi, uygulama için net son tarihler gerektirir, ancak o zaman hazırlanmaları zaman kaybı olmayacaktır.

Kısa vadeli planların sıklıkla gözden geçirilmesi gerekir. Kısa vadeli planların ayda 2 kez yeniden okunması (ve gerekirse değişiklik yapılması) tavsiye edilir.

Piramidin 6. aşaması.
Son aşamada günlük planlar yapmaya başlamanız gerekecek. Her güne ilişkin planlar, doğrudan bir önceki seviyeye “tırmanırken” geliştirdiğiniz kısa vadeli planlara bağlı olacaktır.

Plandaki her öğenin net bir zaman çerçevesine sahip olması tavsiye edilir. Örneğin: "10.00 - 17.00 arası öğretmenle vokal dersleri."
Bir gece önceden günün planını yapmak daha iyidir. Gün içerisinde plan ayarlanabilir ve ayarlanmalıdır.

— Stephen Covey'in Zaman Yönetimi Matrisi

Stephen Covey'in matrisine göre faaliyetler geleneksel olarak önemli ve acil olarak ikiye ayrılır. Acil konular “şimdi” işaretiyle belirtilir. Bunlar dikkat ve zaman gerektiren eylemlerdir. Bazen zevk almayı ve istihdam ortamı yaratmayı hedefleyebilirler. Ancak aslında bu tür eylemler her zaman önemli değildir ve planlanan hedeflere ulaşılmasına yol açmayabilir.

Eylemlerimizin sonuçları doğrudan önemli konulara bağlıdır. Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olan şeylere önemli denir. Bu tür faaliyetler bazen acil görünmeyebilir ancak özel dikkat ve acil eylem gerektirir.

Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olan şeylere önemli denir. Stephen Covey, herhangi bir işe başlarken aklınızda bir nihai hedefin olması gerektiğine dikkat çekiyor. Bu yapılmazsa “acil” ve “önemli” kavramları kolaylıkla karıştırılabilir ve planın uygulanmasının önünde engeller oluşabilir.

Kare 1.
Acil ve önemli şeyleri aynı anda içerir. Temelde bunlar insanın hayatta yüzleşmesi gereken krizler ve sorunlardır. Bu tür zorluklar insanın yaşam enerjisini emer ve onu sıkıntılardan uzaklaştırıp, boş zamanlarını dolduracak ama hiçbir fayda getirmeyecek önemsiz ve acil olmayan konulara yönelmeye zorlar.

Bu tür eylemlerin sonucu, mutlu ve başarılı bir yaşamla kesinlikle bağdaşmayan stres, aşırı efor ve sonsuz mücadeledir.

Kare 2.
Değerleri netleştirmeyi, sevdiklerinizle ve önemli insanlarla ilişkileri güçlendirmeyi, uzun vadeli eylem planlamayı, hedeflere ulaşmak için gücü yeniden kazanmayı ve yeni fırsatlar aramayı içerir. Bu tür konular önemlidir, ancak acil olmadıkları düşünüldüğü için sıklıkla ertelenir.

Bu kare en etkili kare olarak ortaya çıkıyor çünkü beklentileri gerçekleştirmeye yönelik sonuçlar veriyor. Zamanınızın çoğunu yukarıdaki eylemleri yaparak geçirirseniz başarılı bir insan olma şansınız vardır.

2. kareden eylemlerin gerçekleştirilmesinin sonucu yaşam doyumu, disiplin ve bakış açısının ortaya çıkmasıdır. Bu, kendi hayatınızı yönetmenin anahtarıdır.

Kare 3.
Bu kare, yanlışlıkla acil olduğu düşünülen günlük kesintileri içerir. Bu aynı zamanda, eğer önem açısından 2. karedeki konuları geride bırakıyorsa, diğer insanların arzularının gerçekleşmesini de içerir.

Kendinizi bu sektördeki önemsiz faaliyetlerden kurtardıktan sonra, 2. kareye boş zaman ayırmaya değer, çünkü 3. sektöre yapılan vurgunun sonucu mantıksız fedakarlık, planların ve hedeflerin anlamsızlığı konusunda yanlış bir fikirdir.

4. kare.
Bu meydanın önemsiz ve acil olmayan konular içermesi nedeniyle bir bozulma sektörü olarak kabul ediliyor. Bu, bir kişinin dikkatini gerçekten önemli konulardan uzaklaştıran günlük küçük şeylerin yanı sıra anlamsız eğlenceyi ve herhangi bir aktiviteye (bilgisayar oyunları, TV izleme) bağımlılığı da içerir.

Kişi, kişisel gelişim yerine, eylemsizlik ve varoluşa karşı sorumsuz bir tavırla zaman kaybeder, olumsuz duygular biriktirir ve kendi hayatını mahveder.

““ Makalesi ilginizi çekebilir.

— GTD David Allen

David Allen'ın yöntemini tek cümleyle anlatmaya çalışırsak, onun temel tavsiyesinin planlama amacıyla modern teknik araçlardan maksimum düzeyde yararlanmak olduğunu söyleyebiliriz. Bu, GTD'nin tüm özünü yansıtmayacaktır ancak teknolojinin en azından bir kısmı hakkında fikir edinmenizi sağlayacaktır.

Aslında, D. Allen'ın zaman yönetimi sistemi, öncelikle amacı proje yönetimini basitleştirmek olan teknik "püf noktaları" ("43 klasör" sistemi, özel bilgisayar yazılımı ve ofis malzemelerinin kullanımı) ile tanınır. Bir sonraki dersimizde bazı pratik GTD araçlarından bahsedeceğiz ve burada tekniğin genel bir tanımını vereceğiz.

Teorinin yaratılmasından önce bile yazar, işin organizasyonunun asla işin kendisinden daha fazla zaman almaması gerektiğinden emindi. Bu nedenle sistemin temeli, görevin pratik olarak tamamlanması için maksimum çabanın gösterilmesi ve yapılması gereken her şeyin hatırlanmaması gerektiği inancıydı. Allen'ın önerdiği araçlar "hatırlayacak" ve kişi yalnızca işi yapacak.

Getting Things Doe (GTD), aynı isimli kitabın yayımlanmasına (2002) kadar uzanır. Bugün bu, büyük talep gören, kişisel verimliliği artırmaya yönelik açık, ayrıntılı ve adım adım ilerleyen bir yöntemdir. D. Allen'ın görüşleri geleneksel zaman yönetiminin ötesine geçiyor, ancak ipuçlarının çoğu "işleri düzene sokmayı" ve iş karmaşası ve kaosundan kurtulmayı hedefliyor.

S. Covey'den farklı olarak, GTD'nin yazarı asıl meselenin öncelikleri vurgulamak değil, görevleri tamamlama sürecini kontrol etmek ve sonuçlara dayanarak gelecek için bir vizyon oluşturmak olduğunu düşünüyor. Açıkçası, bu Franklin'in piramidi ilkesine taban tabana zıttır, çünkü Allen küresel planlarla başlamayı değil, küresel planlarla bitirmeyi öneriyor. Bu konuda başarıya ulaşmak için 3 bağımsız modelin kullanılmasını öneriyor:

1) İş akışı yönetimi, tüm sorumluluklar ve görevler üzerinde kontrol anlamına gelir ve 5 aşamada uygulanır: toplama, işleme, organizasyon, inceleme, eylem;

2) Gelecek vizyonunu belirlemek için 6 seviyeli iş inceleme modeli (güncel olaylar, mevcut projeler, sorumlulukların kapsamı, gelecek yıllar (1-2 yıl), beş yıllık perspektif (3-5 yıl), yaşam);

3) Doğal planlama yöntemi (hedefleri ve ilkeleri belirlemek, istenen sonuçları görmek, beyin fırtınası yapmak, organize etmek, bir sonraki spesifik eylemi belirlemek).

GTD'nin bir zaman yönetimi sistemi olarak şüphesiz avantajı, en bütünsel olması, hazır bir dizi talimat sunması ve ardından "işleri düzene koyabilmenizdir". D. Allen bunu kolaylaştıracak birçok pratik araç da sunuyor.

Öte yandan GTD, kişisel sisteminizi güncel tutmak için sıkı bir öz disiplin ve sürekli çalışma gerektirir. Ayrıca yaratıcı mesleklerdeki insanlar için pek uygun olmadığı yönünde görüşler var.

Bu nedenle, zaman yönetimi alanında uzman olan A. Kapusta, bu sistemin, örneğin satışlarda doğası gereği daha doğrusal olduğu kişilerin çalışmalarına mükemmel bir şekilde uyduğuna inanıyor. Orada kişi her gün yüzlerce arama yapmak, çok sayıda e-posta almak zorunda kalıyor ve uygun organizasyon olmadan tüm bunlarla baş etmesi oldukça zor. Ancak yaratıcı çalışmalarda görevlerin sıralanması her zaman bir öncelik değildir ve titizlik, yeniliğe çok az yer bırakır.

Materyal Dilyara tarafından siteye özel olarak hazırlandı.

Dolayısıyla S. Covey, zaman yönetiminde aşağıdaki dezavantajları tespit ediyor:

doğru şekilde öncelik verememe;
bu önceliklere göre kendini organize edememe veya isteksizlik;
önceliklere göre hareket etme disiplin eksikliği.

1. Hedef belirleme tekniği (hedeflerin açık bir şekilde formüle edilmesi). Kısa vadeli ve uzun vadeli, büyük ve küçük hedeflere göre farklılaşma.

2. Bir kişinin planlarını ve bireysel biyoritimlerini dikkate almak.

3. Bekleme süresinin etkin kullanımı (toplu taşımada, kuyruklarda, trafik sıkışıklığında).

4. Birçok belge, diyagram, materyal yeniden yazılmak yerine fotoğraflanabilir. Kağıt parçalarına yazılan notlar sıklıkla kaybolduğundan, “Her Şey İçin Not Defteri” bulundurmak iyi bir fikir olacaktır.

5. Bir kişi ağı oluşturun (AĞ KURMA).

Bu nedenle, amaç ve hedeflerin en spesifik şekilde belirlenmesi, kısa vadeli günlük planlama, kullanılan zamanın kaydedilmesi ve etkinliğin değerlendirilmesi, hemen hemen her planın başarıyla uygulanmasına yardımcı olacaktır.

Dünyanın en popüler yöntemi “ İşleri Bitirmek"Amerikalı David Allen tarafından önerildi. Ana fikri, bir şeyleri "kafanızda" depolamayı bırakmak, bunların kayıtlarını tutmak, sözde "Yapılacaklar-listeler" Bir kişi tamamlaması gereken bir görevi alır almaz, onu hemen geçici bir bilgi deposu olan "sepete" koymalıdır. Sepet, gerçek bir kağıt tepsisi veya gelen vakaları kaydetmek için sadece bir not defteri olabilir. “Sepetlerin” ana fikri, alınan faydalı bilgileri ve görevleri kaçırmamaktır. Bu tekniğe göre “sepetlerin” düzenli olarak “tırmıklanması” gerekir. Bu süreç sırasında, her bir sepet öğesi incelenir ve Yapılacaklar listelerine, takvimlere taşınabilir, atanabilir veya basitçe silinebilir. Yazar ayrıca görevlerin sistem hiyerarşisi ilkesine dayalı olarak projeler halinde düzenlenmesini önermektedir. Her görev daha küçük adımlara bölünerek detaylandırılabilir. İşleri Yapmak aynı zamanda insanlar, yerler ve olaylarla ilişkili olarak var olan bağlamsal planlama kavramını da tanıtmaktadır. Örneğin, bazı görevler yalnızca işte veya tam tersi yalnızca evde tamamlanabilir. Vakaları "Telefon" bağlamına göre gruplayarak, hemen bir telefon aramaları listesi oluşturabilirsiniz. İşleri Bitirme metodolojisi planlama konusunda çok katıdır ancak kişisel bilgi yönetiminin temelleri de dahil olmak üzere zaman yönetimi sistemini çok ayrıntılı bir şekilde açıklar.

Marc Forster'ın tekniği Batı'da büyük popülerlik kazanıyor. "Otomatik odaklama". Görevleri organize etmek için bir sistem değil, onları gerçekleştirmenin bir yoludur. "Otomatik Odaklama" nın ilk versiyonunun özü, tüm görevlerin bir listesini birbiri ardına görüntülenen birkaç sayfada derlemektir. Sayfada yapmak istediğiniz bir şey olarak öne çıkan bir görev bulunduğu anda tamamlanır. Görev sonuna kadar tamamlanmadıysa üzeri çizilir ve listenin sonuna eklenir. Sayfadaki çalışma, görevler artık vurgulanmayana kadar devam eder. Geriye kalan görevlerin üzeri çizilir. Böylece tüm sayfalar işlenir. Bu teknoloji, gerçekten yapmak istediğiniz şeyleri yapmanıza olanak tanır ve herhangi bir görev ile geri kalan görevler arasında bir seçim yapmanız gerekiyorsa, herhangi bir görev daha kolay görünür. Sistem, rasyonellik ve sezgi arasında bir denge bulmanızı sağlar ve önceden yakın çekim yapmayı sevmeyen kişiler için çok uygundur. Yazarın da belirttiği gibi, pek çok kişi listedeki görevleri tamamlamaya o kadar kapılmış durumda ki, onları durdurmak çok zor. Bu metodolojinin savunucuları onu sürekli geliştirmeye çalışıyor ve şu anda zaten dört versiyonu var. Aynı zamanda, farklı versiyonlarda sistemin özü aynı kalır, yalnızca görev seçimine ilişkin algoritma biraz değişir. “Otofokus” yaşam hedefleriyle ilişkili değildir ancak operasyonel zaman yönetimi için oldukça detaylı ve net bir algoritma sunar.

Böylece zamanı düzenlemenin pek çok farklı yönteminin olduğunu görüyoruz. Birbirini dışlayan değildir ve istenirse farklı yöntemlerin kombinasyonlarını kullanarak kişiye en uygun ve uygun zaman yönetimi sistemini seçebilirsiniz,

Bilgi teknolojisinin gelişmesiyle birlikte esnek, hızlı ve kullanışlı kişisel zaman yönetimi sistemlerini sürdürmenin giderek daha fazla yolu var. Aynı zamanda, İnternet hizmetlerinin gelişmesi ve ultra ince istemcilerin (tarayıcı aracılığıyla çalışan programlar) popülaritesi, çevrimiçi araçların sayısının, ayrı olarak yüklenen programların sayısını zaten geride bırakmasına yol açmaktadır. bir bilgisayar. Böylece, kendi araç setinizi oluştururken, gerçek nesneleri (defterler, kağıt tepsileri), İnternet hizmetlerini ve ağın kullanılabilirliğinden bağımsız olarak çalışan programları kullanabilirsiniz. Kağıt araçları her şeyden önce sadeliği, netliği ve somutluğu nedeniyle uygundur. Örneğin, yaşanan her gün, bir günlükte ayrı bir sayfa olarak ifade edilebilir ve girişin şekli hemen hemen her şey olabilir - hepsi elin ne çizebileceğine bağlıdır. Ayrıca, gerçek cihazların en büyük avantajları güç kaynağından bağımsız olmaları, minimum eğitim süresi ve basit teknik becerilerdir. Öte yandan, programlar ve İnternet hizmetleri, uygun beceri ve ihtiyaçlarınıza uygun elektronik araçların doğru seçimiyle birlikte çok büyük fırsatların önünü açar. Örneğin, randevuların, görevlerin veya diğer olayların yeniden planlanması birkaç saniye içinde gerçekleşir ve günlükteki satırların silinmesini veya üzerinin çizilmesini gerektirmez. Yapılacaklar listesi tutmaya yönelik programlar, bir görev hiyerarşisi oluşturmayı ve ardından oluşturulan veritabanından gerekli seçimleri yapmayı mümkün kılar. Örneğin mevcut tüm projelerinizi adım adım yazarak yaşam hedeflerinize bağımlı hale getirebilir ve ardından bu listeden yalnızca bugüne ait görevleri veya telefon görüşmesi gerektiren görevleri kaldırabilirsiniz. İnternette, zaman yönetiminin en önemli unsurlarından biri olan yapılacaklar listesini yönetmeyi mümkün kılan pek çok site zaten var. GTD metodolojisine tam olarak uyan harika işlevselliğe sahip hizmetlerin yanı sıra çok basit ancak kullanımı çok kolay hizmetler de var. Kişisel motivasyon veya zaman yönetimi için bireysel araçları uygulayan projeler de ivme kazanıyor. Bunu yaparken, çevrimdışı programların veya kağıt tabanlı araçların sağlayamayacağı bazı ek güzellikler sunarlar. Örneğin, worktrek.com sitesi yalnızca bir takvim tutmanıza (yaşadığınız her günün farkındalığını artırmaya yönelik bir araç) değil, aynı zamanda tüm kullanıcılar için ortalama istatistikleri görüntülemenize de olanak tanır. Düzenli görevleri alışkanlık haline getirmeye yönelik bir proje olan advirtus.com, ana işlevini sağlamanın yanı sıra ilginç bir sosyal araç da sunuyor - genel derecelendirmeye katılma ve diğer kullanıcılar tarafından oluşturulan görevleri üstlenme yeteneği. Ayrı olarak yüklenen programların avantajı, İnternet erişimine gerek olmamasıdır. Ayrıca daha iyi grafik yeteneklerine ve çoğunlukla daha hızlı ve daha kullanıcı dostu bir arayüze olanak tanırlar. Örneğin, MyLife Organize yapılacaklar listesi programı, başka hiçbir çevrimiçi hizmetin sahip olamayacağı muazzam bir işlevsellik sağlar, ancak istenirse gereksiz öğeler kolayca gizlenebilir. Modern teknik zaman yönetimi araçlarının büyük bir dezavantajı mobilitenin zayıf olmasıdır. Ancak birçok program ve hizmetin cep telefonları için zaten basitleştirilmiş versiyonları var ve ayrıca gerekirse materyallerin hızlı ve kolay bir şekilde yazdırılmasını mümkün kılıyor. Genel olarak elektronik araçların gelişimine baktığımızda, zaten farklı sosyotiplerin kendileri için en uygun araçları seçmelerine ve tamamen olmasa da geleneksel kağıt planlamasından en azından kısmen kaçmalarına, aynı zamanda hız ve yetenek kazanmalarına izin verdiklerini söyleyebiliriz. ve kolaylık.

2.6. Bireysel olarak hedef belirleme mekanizması
stratejik seçim.

Hedef belirleme, henüz uygulanmamış bir faaliyetin sonucunun modellenmesi sürecidir.Çoğunlukla gelecekteki bir ürünün zihinsel modeli, niteliksel veya niceliksel özellikleri veya Hedef belirleme sistemi ile temsil edilir. teşvik, bilişsel, yürütücü işlevler. Kendim hedef belirleme eylemişunları içerir:

Faaliyetin amacının anlaşılmasını ve belirlenmesini sağlayan teşhis, tahmin ve tasarım; amaçlanan hedefe ulaşmada nesnel olasılıkların analizi;

Konunun genel, özel ve bireysel özellikleri dikkate alınarak form, yöntem ve araçların seçimi;

Yaklaşan etkinliklerin bir programının hazırlanması.

Bu durumda hedef belirleme şu koşullarda gerçekleşir: sözde hedef seçme özgürlüğü(Kogan, 1999). Bu prensibe göre hedef belirleme sürecinde özne, hem dış hem de iç nedenlerle sınırlı olan mevcut ve stratejik hedefler arasından seçim yapma hakkına sahiptir. Üstelik bu sınırlama her zaman kendisi tarafından fark edilmiyor.

Sözde seçim özgürlüğü koşullarında hedef belirlemede önemli bir nokta, bu sürecin şu şekilde anlaşılmasıdır: yalnızca rasyonel faaliyete indirgenemez güvenilir bilgiye dayanmaktadır. Yalnızca rasyonel ve duygusal olan arasındaki ilişki, kesinliğin tam olmadığı koşullarda faaliyetlerin yürütülmesini mümkün kılar. Dahası Belirsizlik ne kadar büyükse, duygusal bileşen de o kadar önemlidir.

Hedef belirleme hala yarı yapılandırılmış problemler sınıfına aittir, çoğu durumda çözümü resmi olmayan yöntemlerle sağlanır ve etkililiği araştırmacının niteliklerine, sezgisine, problemle ilgili elindeki bilgi miktarına bağlıdır. dikkate alınmakta ve bunu tam olarak işleme yeteneği.

Görüntülerde öznel geleceğin modellerini oluşturma yeteneği belirleyicidir hayal gücünün özelliği. Kesinlikle hayal gücü ve hesaplama araçlardır, bununla konu durumun gelişimi hakkında bir tahminde bulunur, aslında onun bir seçim yapmasına olanak sağlayan analiz. Başka bir deyişle, insanın zihinsel faaliyet süreci ve özellikle hedef belirleme, temelde algoritmaya dayalı değildir, bu sayede bir kişi şunları yapabilir: tam olarak tanımlanmamış koşullar altında çalışmak.

Başarıya ulaşmanın önemli noktalarından biri. Bu yöndeki ilk girişimler bunu notlar, takvimler ve günlükler aracılığıyla sistemleştirmekten ibaretti. Evrim sürecinde insanlar önceliklerin doğru belirlenmesi gerektiği sonucuna varmışlardır. Günümüzde toplum, hedeflerine ve sonuçlarına ulaşmak için kendini etkin bir şekilde yönetme göreviyle karşı karşıyadır. Yönetim uzmanı Stephen Covey, bu yöntemin özünü daha ayrıntılı olarak ortaya çıkardı. Stephen Covey'in Zaman Yönetimi Matrisi gerçekten çığır açıcı bir keşifti. Bu makalede tartışılacak olan budur.

Genel bilgi

Hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olan şeylere önemli denir.

Stephen Covey, herhangi bir işe başlarken aklınızda bir nihai hedefin olması gerektiğine dikkat çekiyor. Bu yapılmazsa “acil” ve “önemli” kavramları kolaylıkla karıştırılabilir ve planın uygulanmasının önünde engeller oluşabilir.

Zaman matrisinin özü

Stephen Covey'in zaman matrisinin görsel bir görüntüsü izlenebilir. Daha sonra her bileşeni ayrı ayrı ele alacağız.

Kare 1

Acil ve önemli şeyleri aynı anda içerir. Temelde bunlar insanın hayatta yüzleşmesi gereken krizler ve sorunlardır. Bu tür zorluklar insanın yaşam enerjisini emer ve onu sıkıntılardan uzaklaştırıp, boş zamanlarını dolduracak ama hiçbir fayda getirmeyecek önemsiz ve acil olmayan konulara yönelmeye zorlar.

Bu tür eylemlerin sonucu, mutlu ve başarılı bir yaşamla kesinlikle bağdaşmayan stres, aşırı efor ve sonsuz mücadeledir.

Kare 2

Değerleri netleştirmeyi, sevdiklerinizle ve önemli insanlarla ilişkileri güçlendirmeyi, uzun vadeli eylem planlamayı, hedeflere ulaşma ve yeni fırsatlar arama gücünü yeniden kazanmayı içerir. Bu tür konular önemlidir, ancak acil olmadıkları düşünüldüğü için sıklıkla ertelenir.

2. kareden eylemlerin gerçekleştirilmesinin sonucu yaşam doyumu, disiplin ve bakış açısının ortaya çıkmasıdır. Bu, kendi hayatınızı yönetmenin anahtarıdır.

Kare 3

Bu kare, yanlışlıkla acil olduğu düşünülen günlük kesintileri içerir. Bu aynı zamanda, eğer önem açısından 2. karedeki konuları geride bırakıyorsa, diğer insanların arzularının gerçekleşmesini de içerir.

Kare 4

Bu meydanın önemsiz ve acil olmayan konular içermesi nedeniyle bir bozulma sektörü olarak kabul ediliyor. Bu, bir kişinin dikkatini gerçekten önemli konulardan uzaklaştıran gündelik küçük şeylerin yanı sıra anlamsız eğlenceyi ve herhangi bir aktiviteye (bilgisayar oyunları, TV izleme) bağımlılığı da içerir.

Kişi, kişisel gelişim yerine, eylemsizlik ve varoluşa karşı sorumsuz bir tavırla zaman kaybeder, olumsuz duygular biriktirir ve kendi hayatını mahveder.

Yöntemin avantajları

Bu zaman yönetimi yönteminin avantajları ancak hedeflere ulaşmak için çaba sarf edildiğinde ortaya çıkacaktır ve bunlar aşağıdaki gibidir:

Covey (önceki nesillerin aksine) nesnelere değil, insanlara odaklanıyor. Kişisel gelişim ve rekreasyon bu teoride önemli bir yer tutmaktadır.
Kişinin kendi zamanını düzenlerken, yalnızca maddi zenginlik elde etmesi değil, kişinin temel değerleri, yaşam kuralları ve ilgi alanları esas alınır.
Her gün, önceden belirlenmiş hedefler ve planlar doğrultusunda anlamlı bir şekilde geçirilir.
Kendi zamanınızı haftalık olarak planlamak, kendi hayatınızı düzenlemenize, onu bilinçli ve faydalı hale getirmenize yardımcı olur.

Covey'in zaman yönetimi nesnelere değil (önceki nesillerin aksine) insanlara odaklanıyor. Kişisel gelişim ve rekreasyon bu teoride önemli bir yer tutmaktadır.

Böylece 4. nesil zaman yönetimi sosyal ilişkilere ve olumlu sonuçlara odaklanıyor.

Stephen Covey'in matrisi, olumlu sonuçlar elde etmek için yeterli olmayan bilmek ve anlamak bütün bir sistemdir. Kişi ancak çaba göstererek ve 2. karedeki eylemlere güvenerek hedeflerine ulaşabilir. Sonuçta sonucun %80'inin çabaların %20'sine bağlı olduğu biliniyor.

Ana şeylere odaklanmak, etkili faaliyetin ve başarılı bir yaşamın özüdür. Neredeyse hepimiz yapmak istediklerimiz ile çok sayıda dış koşulun bize yüklediği talepler arasında kalmış hissediyoruz. Hepimiz bizi sürekli stres altında tutan ve sinir sistemimizi yoran birçok acil sorunla ve günlük küçük meselelerle uğraşmak zorundayız. Ana şeyi asıl şey haline getirmek için yürüttüğümüz iç mücadele, yolumuzda bize rehberlik eden iki uyaran arasındaki zıtlıkla karakterize edilir: "saat" ve "pusula". “Saat” yükümlülüklerimizi, görevlerimizi, programlarımızı, hedeflerimizi, belirli görevlerimizi, yani belirli bir tarihe kadar tamamlanması gereken her şeyi temsil eder. Pusula, dünya görüşümüz, değerlerimiz, amacımız, vicdanımız, yaşamdaki hareketimizin yönünü, bize önemli görünen şeyleri, hayatımızı nasıl sürdürdüğümüzü belirleyen her şeydir. “Saat” ile “pusula” arasındaki farkı hissettiğimizde, faaliyetlerimizin hayatımızdaki asıl şey olarak kabul ettiğimiz şeye katkısı olmadığında iç mücadelemiz yoğunlaşır.

Öncelikleri belirlemek için Stephen Covey'in zaman yönetimi matrisini filtre olarak kullanabilirsiniz. Bu araç, hayatımızdaki asıl şeyi unutmamamıza yardımcı olan dört sektörden oluşmaktadır.

Hangi sektörlerin oluşturulduğu kombinasyonuna bağlı olarak vakaların (görevlerin) parametrelerini ele alalım:

ÖNEMLİ
- Misyonunuz ve stratejik hedeflerinizle ilgili şeyler
- Size derin tatmin veren şeyler
- Hayatınızı destekleyen ve geliştiren şeyler
ÖNEMLİ DEĞİL
- Uzun vadeli sonuçlar doğurmayan şeyler
- Hayatınızı olumsuz etkileyen şeyler
ACİL
- Acil müdahale gerektiren konular
ACİL DEĞİL
- Acil (hemen) son tarih yok

HER ZAMAN KENDİNİZE SORUN!

Gerçekten “önemli” mi yoksa sadece “acil” mi?
Bunu ben mi yapıyorum?
- ...çünkü bunu gerçekten istiyorum?
- ... alışkanlıktan mı, zorunluluktan mı?
Hayatımı ben mi yaratıyorum, yoksa sadece hayatta mı kalıyorum?
Sonuçta ne başarıldı?
- Program (süreç) veya sonuçlar
- Olaylar veya ilişkiler
- Başarı veya dengeli bir yaşam

Matristen de görülebileceği gibi faaliyetlerimiz acil ve önemli olmak üzere iki faktör tarafından belirlenmektedir.

Acil, hemen ilgilenilmesi gereken bir şeydir. “Şimdi!” kelimesiyle ifade edilebilecek şey budur. Acil konular genellikle görünürdür. Üzerimizde baskı kuruyorlar ve önlem alınmasını talep ediyorlar. Çoğu zaman iyi bilinirler. Genellikle hoşturlar, karmaşık değildirler ve yapımı bir zevktir. Ve çoğu zaman önemsiz oldukları ortaya çıkıyor.

Öte yandan önemli olan sonuçlarla ilgilidir. Önemli olan misyonunuza, değerlerinize ve en önemli hedeflerinize neyin katkıda bulunduğudur.

Acil olana tepki gösteriyoruz, tepki gösteriyoruz.

Önemli ve acil olmayan konular bizden daha fazla inisiyatif ve daha fazla proaktiflik gerektirir. Fırsatı kaçırmamak ve sonuç almak için proaktif olmalıyız.

Sektör I hem acil hem de önemlidir. Bu sektörden vakalarımız “krizlerle” ve “sorunlarla” ilgilidir. Hayatımızda her birimizin sektör I ile ilgili belirli sayıda faaliyeti vardır. Ancak birçok insan kendini tamamen bu sektöre kaptırmış halde bulur. Sektör I'e odaklandığınızda, büyüyüp büyüyor, ta ki sizi tamamen kaplayana kadar; bazı insanlar gün geçtikçe kendilerini bu durumda buluyor ve kaynaklarını tüketiyorlar. Tek kurtuluş yolunun Sektör IV'teki işlere kaçmak olduğunu düşünüyorlar.

Zamanlarının önemli bir kısmını, I. çeyrekte olduklarını düşünerek acil ama önemli olmayan III. bölgede geçiren, zamanlarının çoğunu da acil olanın önemli olduğuna inanarak tepki vererek geçiren insanlar var. Ancak gerçekte bu işlerin aciliyeti genellikle diğer insanların önceliklerine ve beklentilerine bağlıdır.

Etkili insanlar III ve IV. sektörlerden uzak dururlar. Aynı zamanda etkili insanlar sektör I'in boyutunu küçülterek sektör II'de daha fazla zaman harcarlar. Sektör II etkili kişisel yönetimin kalbidir. Etkili insanlar sorunlarla değil, olasılıklarla düşünürler. Proaktif düşünürler.

Sektörlerle ilgili konulara “HAYIR” demeyi öğrenmek gerekiyorIIIVeIVve bu zaman kaynağını sektördeki görevleri planlamak ve yürütmek için kullanmakII(kalite sektörü)
Zamanı sektör lehine yeniden dağıtarakIIve gelişmiş yönetim rejiminin sağlanması, sektördeki kriz durumlarının hacminin kademeli olarak azaltılmasıBEN.

Zaman yönetimi yöntemlerinin dezavantajları

Zaman yönetimi artık çok popüler ve birçok şirket, çalışanlarına daha az zamanda daha fazlasını yapabilmeleri için bunu öğretmeye çalışarak çok para harcıyor. Bu, yaşam ve çalışma temposundaki genel bir artıştan kaynaklanmaktadır. Ancak tek başına zaman yönetimi (şirketin tamamı için bir sistem ve motivasyon sistemi oluşturmadan) iki ana nedenden dolayı %100 başarı garantisi sağlayamaz. Birincisi, mevcut yöntemlerin her birinin avantajlarının yanı sıra, uzmanların bile nadiren düşündüğü ciddi dezavantajları da olmasıdır. İkincisi, her şeyden önce kişinin kendi zamanını kendisi yönetebilmesi ve eğer istemiyorsa, tüm sistem bir bütün olarak ne kadar mükemmel olursa olsun hiçbir şey yolunda gitmeyecektir. Bugün bu kadar popüler bir yönetim yönünün dezavantajları nelerdir?

Zaman yönetimi kişisel ve kurumsal olmak üzere iki ana alana ayrılır. Kurumsal zaman yönetimi hem ülkemizde hem de yurt dışında henüz tam olarak gelişmediğinden (Kaizden gibi zaman dahil her türlü kaynaktan tasarruf edilerek maliyet azaltımının sağlandığı ayrı sistemler bulunmaktadır) bu yazımızda öncelikle şu konuya odaklanalım: Bugün bu yönetim alanında mevcut olan hemen hemen tüm kitapların konusu olan kişisel zaman yönetimi sistemleri.

Stephen Covey'e göre zaman yönetimi türleri:

Stephen Covey'in Time Matters adlı kitabına göre Zaman Yönetimi yaklaşımları dört kuşağa ayrılabilir:

İlk nesil notlara ve listelere odaklanır.
İkinci nesil planlama ve hazırlık aşamasındadır.
Üçüncü kuşak ise planlama, önceliklendirme ve kontrolle ilgilidir.
Dördüncü nesil, yaşam ilkelerine ve genel olarak hayata yeni bir bakış açısına dayanmaktadır.

Stephen Covey'in ilk üç neslin modası geçmiş olduğunu düşünmesine rağmen, bugün hala hayattalar - hem eğitimde hem de danışmanlıkta yaygın olarak kullanılıyorlar. Pek çok insan inatla bir yerlerde, örneğin ideal bir organizatörün, bilgisayar programının veya tekniğin var olduğuna inanmak ister. Sadece onları bulup satın almanız gerekiyor - işte karşınızda, tüm sorunları çözen sihirli bir hap. Genellikle insanlar bu çarenin mevcut olmadığını öğrendiklerinde çok üzülürler, ancak bir süre sonra arayışlarına devam ederler.

1. Planları yazmak

Şimdiye kadar, iş eğitimi pazarında ve kitapçılarda, esas olarak işlerinizi günlüklere nasıl yazacağınıza ve örneğin masaüstünüzde işleri nasıl düzene koyacağınıza odaklanan materyaller bulabilirsiniz. Makul bir ücret karşılığında insanlara nihayet hayatlarını düzenleyebilecek başka bir “mucize” çare sunuluyor. Ancak... çoğu zaman bir mucize ne yazık ki gerçekleşmez. Outlook, özellikle herhangi bir çalışanın meslektaşlarının programını uzaktan görüntüleyebildiği kurumsal bir formatta kullanıldığında (şirket içi kuralların buna izin vermesi koşuluyla) bazı sorunların üstesinden gelmeye kesinlikle yardımcı olur. Modern iletişim araçları, farklı kişilerin programlarını uzaktan birleştirmeye yardımcı olur (sadece çevrimiçi olun). Bütün bunlar çok uygun. Ancak sorunu çözmez. Bir kişi yapabileceğinden fazlasını planlarsa, er ya da geç sistem "başarısızlığa" başlar.

Özel kağıt günlüklerde durum daha da kötü. Hakiki deri kılıf içinde pahalı, sağlam bir aksesuar satın alan insanlar genellikle onu rafta bırakır çünkü iki kilo ağırlığındaki bir şeyi her zaman yanınızda taşımak neredeyse imkansızdır.

İhtiyaçlarınıza en uygun olması için sıradan bir kırtasiye mağazasından (elektronik araçlar kullanmıyorsanız) sıradan bir günlük satın almak çok daha pratiktir.

Bana öyle geliyor ki sorunun çözümü, sadece planları yazıp ardından "her şeyi yapmaya" çalışmak değil, aynı zamanda kişinin planlamaya olan yaklaşımını da değiştirmektir; bu yaklaşımda kişi sadece "ortaya çıkanı" yapmaz. , ancak bilinçli olarak kendi işinin bir sistemini yaratır, her gün bazı görevleri keser veya bunları yürütülmesi için başka insanlara devreder.

2. Davranış yönü

Davranış becerilerini geliştirmeye odaklanan kitaplar ve eğitimler, “Telefonunuzla baş etmenin 126 yolu” vb. tavsiyelerle doludur. Elbette dokunarak yazma, yabancı dil konuşma, hızlı okuma, hafıza yeteneklerini geliştirmeye yönelik kurslar ve zihinsel haritalar çizme gibi bir dizi beceride ustalaşmak çok faydalıdır. Ancak hedef ve öncelik yönlendirmesi yoksa, kişi (veya şirket) “Bu beceri ona nasıl ve nerede fayda sağlayacak?” sorusuna cevap veremezse sonuçta sonuca ulaşılamayacaktır.

Planlama, önceliklendirme, doğru zamanda “hayır” diyebilme, meslektaşlarıyla yetkin bir şekilde iletişim kurabilme gibi beceriler kişiyi yeni bir seviyeye taşıyabilir. Ancak modern bir ofiste görev sayısı hızla artıyor ve bilgi akışı sürekli artıyor, bu nedenle sadece planlama zaman yönetimi sorununu çözemez.

Bu planlama alanı için öneri, sadece ne yapılması gerektiğini tahmin etmek ve becerilerinizi geliştirmek değil, aynı zamanda sonsuz bir şekilde irade üzerinde çalışmaya çalışmadan gereksiz olanı kesin olarak kesebilmektir (bu, ortaya çıkmasıyla doludur) mesleki tükenmişlik sendromu).

3. İLE Adımlardan oluşan bir sistem oluşturmak (strateji)

Bu zaman yönetimi yöntemi hayatınızın kontrolünü ele geçirmeyi amaçlamaktadır. David Allen, İşleri Bitirmek kitabında stresi azaltabilecek ve sakinlik yanılsaması yaratabilecek bir dizi adım sunuyor. Gerçekten de, bu yöntemin kullanılmasıyla bazı olumlu etkiler elde edilebilir; kişi gereksiz yere endişelenmeyi bırakır ve bu yöntemin etkinliği (aynı zamanda yaşam doyumu) bir miktar artar. Ancak her sistemin sınırlamaları vardır. David Allen'ın sistemi zaman zaman hayatınıza dışarıdan bakmanıza izin vermiyor; bir tekerlek izi gibi hareketin yönünü belirliyor ve bundan kurtulmanın zor olduğu ortaya çıkıyor.

Öneriler - özellikle hayatınız boyunca herhangi bir sistemin kölesi olmayın. Zaman zaman zamanla olan ilişkinizi yeniden gözden geçirip yeni yöntemler tanıtmanız, sisteminizi sürekli iyileştirmeniz yararlı olacaktır.

4. Kişiliğinizin benzersizliğinin farkındalığıyla çalışın.

Maslow'un piramidi açısından bakıldığında, en yükseğe tırmanan uzmanlar, yalnızca bir insanı çevreleyen şeyler ya da bir kişinin bu tanıdık çevrede temel ihtiyaçlarını karşılamak için neler yaptığı hakkında değil, aynı zamanda onun yaşam rolleri hakkında da konuşan kişilerdir. Amaç hakkında, Kendini gerçekleştirme hakkında performans sergiliyor. Örneğin bir kişi yazar olmayı arzuluyorsa, ne kadar muhasebe raporu yazarsa yazsın, bunun onu hayalini gerçekleştirmeye yaklaştırması pek mümkün değildir. Büyük kuruluşların yöneticilerinin çoğu geleceği tahmin etmekle meşguldür; stratejik planlama. Bu beceri yalnızca genel müdürler, pazarlamacılar, uzmanlar için değil, kesinlikle herkes için yararlı olabilir. Ancak sadece öngörüyle yetinmeyeceksiniz; planların da uygulanması gerekiyor.

Tavsiye - zaman zaman kendinizi düşünün. Kendinize nasıl davrandığınız, başkalarının size nasıl davrandığı, bundan ne kadar memnun olduğunuz hakkında. Her insan hayatta çeşitli sosyal roller oynar. Bazı insanlar için bu rollerin seti yetersizdir ve toplum açısından bu rollerin konumu çok yüksek olmayabilir. Diğer insanlar zaman zaman kendileri için yüksek hedefler koyarlar ve periyodik olarak bu hedeflere ulaşırlar; bu da kişiliklerinin farklı yönlerinin (sosyal roller) geliştirilmesini gerektirir.

5. Modern zaman yönetimi nereye gidiyor?

İş verimliliğini artırma ihtiyacı her yıl artıyor ve yalnızca eski, zaten bilinen zaman yönetimi yöntemlerinin bir kombinasyonu değil, aynı zamanda geleceğe yönelik bir atılım olan yöntemler yavaş yavaş ortaya çıkıyor.

Verimliliği artırma arzusu, çoğu modern kuruluşun çalışanlar için yaklaşık olarak aynı çalışma düzenlemelerini benimsemesine yol açmıştır. Bazen şirketin benimsediği standartlar saçmalık noktasına ulaşıyor. Örneğin, bir çalışanın her yarım saatte bir parmağını özel bir sensöre yerleştirmesi gerekiyor; böylece program, kişinin işteki varlığını izliyor. Ancak sensör, çalışanın şu anda tam olarak ne yaptığını ve görevlerini yerine getirmekle ilgilenip ilgilenmediğini öğrenemiyor. İşte başka bir yöntem: özel bir program, çalışanın başına gelen her şeyi izler ve bilgisayar ekranında görüntüler.

Bu tür yöntemlerin kullanılması, şirket yönetiminin astlarını tamamen kontrol etme arzusunun yanı sıra, verimlilikteki gerçek bir artıştan ziyade güven, motivasyon ve iş sonuçları üzerindeki kontrol eksikliğinden daha fazla söz eder.

6. Tersine planlama

Modern bilim ve teknolojinin birçok başarısı, birisinin ulaşılması gereken nihai sonucu formüle etmesiyle başladı: Aya ilk insan indiren kişi olmak, veri depolamak için kompakt bir araç yaratmak, dünya satranç şampiyonunu yenmek vb. Hedefe göre bir takım ara görevler planlandı, ardından ilk adım gerçekleştirildi ve gerekirse önceki planlarda ayarlamalar yapıldı.

Günümüzde, bir hedefe ulaşmanın adım adım planlanması için baştan sona (yani bugünden geleceğe) yapılan girişimler sıklıkla, bu hedefe ulaşılmadan dünyanın değişmeyi başarmasıyla sonuçlanmaktadır. İş hayatında bu yenilgi demektir, çünkü... Halihazırda pazarı fetheden bir gelişme varsa, benzer bir ikinci gelişme artık talep edilmeyebilir.

7. Zaman yönetimi tekniklerinin kombinasyonu

Tam olarak ne yapılması gerektiğini adım adım anlatan ve herkese uygun ideal zaman yönetimi yöntemleri ne yazık ki henüz mevcut olmadığından, çeşitli yöntemlerin parçalarını birleştirerek kendinize bir çıkış yolu bulabilirsiniz. Bu, hem kendi zamanını yönetmek isteyenler hem de görev başında astlarının zamanını organize edenler için uygundur.

Zaman yönetimi her ne kadar her şey açık ve kolay gibi görünse de oldukça karmaşık bir süreçtir. Kendi planlama ve uygulama becerilerinizi geliştirirken, büyükten küçüğe geçiş yapabilmek çok önemlidir; buna "hedef ağacı" denir. Alt “katlarda” en küçük detayları iyileştirebilirsiniz. Üst “katlarda” - stratejik amaçlarla - başkalarına çok cüretkar görünebilecek hedefler belirleyebiliriz. Çoğu zaman insanlar, her gün yüzlerce ve binlerce kez tekrarlanan basit ama güçlü kararları takdir etmezler; eğer toplam etki bir yıl boyunca özetlenirse, muazzam bir sonuç verir.

Küçük şeylerden zamandan tasarruf etme yeteneği (Japon Kaisden sisteminde olduğu gibi - gereksiz hareketler yapmayın, zaman ve çaba harcamayın, kurtarılabilecek her şeyi kurtarın), sonucu küresel olarak değerlendirirseniz çok somut faydalar sağlar. İşin sonuçlarını bir bütün olarak öngörme yeteneği (stratejik planlama), etkisiz işten kurtulmayı mümkün kılar: örneğin, dış kaynak kullanımı, otomasyon, düşük vasıflı personelin işe alınması, üretimi ucuz işgücünün olduğu bölgelere taşımak vb.

Maalesef sahip olduğumuz zamandan daha fazla yararlanmanın ideal bir yolu olmadığı ortaya çıktı. Yalnızca her kişinin etkinliğini önemli ölçüde artırabileceği parçaları bir araya getiren bir kurucu vardır. Sonra bir süre geçer... ve işlemin tekrarlanması gerekir çünkü... Çevremizdeki durum giderek değişiyor ve talepler sürekli artıyor. Bu nedenle, mevcut yöntemlerle her kişi veya şirketin daha fazla gelişme için kendine en uygun yönü seçmesi ve takip etmesi gerekir.

Pazarlama Yönetimi "