Teknologi perancangan menggunakan kaedah Alps, Pareto, Eisenhower
Ramai orang mengalami kesukaran merancang kerana mereka melihatnya sebagai "berfikir", yang selalunya bermaksud "merenung ke angkasa" atau "berkhayal". Oleh itu, adalah perlu untuk mengubah idea perancangan menjadi sesuatu yang konkrit, melihat perancangan sebagai "kerja bertulis" dan bukannya "kerja mental." Perancangan masa yang dihabiskan boleh ditakrifkan sebagai "Masa Keputusan" kerana itulah maksud perancangan: membuat keputusan tentang apa, bila dan bagaimana untuk melakukannya.
Semasa perancangan jangka panjang, jangka sederhana dan jangka pendek, senarai harus dibuat dan keutamaan harus ditentukan. Semua tugasan yang dinyatakan dalam senarai mempunyai nilai yang sama. Selepas menyusun senarai, anda harus mengagihkan tugas mengikut urutan kepentingannya pada masa ini, melengkapkannya dengan mengenal pasti keutamaan. Tiada senarai boleh lengkap melainkan ia menunjukkan susunan kepentingan item. Dalam amalan pengurusan diri, terdapat kaedah perancangan masa, penggunaannya direka untuk mengatur kehidupan sendiri secara rasional.
Perancangan mengikut prinsip Pareto
Dalam keadaan di mana seseorang terlalu sarat dengan aktiviti dan tugas yang dia tidak mempunyai masa yang cukup untuk diselesaikan, dan dia tidak berani melepaskan beberapa perkara yang tidak begitu penting, adalah dinasihatkan untuk menerapkan peraturan 80/20 dalam amalan . Prinsip Pareto menyatakan: "Jika semua objek diletakkan mengikut urutan nilainya, maka 80% daripada nilai datang dari item yang membentuk 20% daripada jumlah keseluruhan, manakala 20% daripada nilai datang dari item yang membentuk 80 % daripada jumlah keseluruhan.”
Berdasarkan peraturan 80/20, pada senarai 10 tugasan, 2 akan memastikan kejayaan 80%. Oleh itu, anda perlu mencari 2 perkara ini, masukkannya dalam kategori "A" dan laksanakannya. Menurut prinsip ini, baki 8 mungkin masih dibatalkan kerana nilai keputusan mereka akan jauh lebih rendah daripada dua perkara yang paling bermanfaat. Amalan menunjukkan bahawa:
· 80% daripada kos transaksi perdagangan disediakan oleh 20% daripada semua pelanggan;
· 80% daripada pengeluaran disediakan oleh 20% daripada perusahaan;
· 80% daripada masa yang terlepas kerana sakit diambil kira oleh 20% pekerja;
· 80% daripada dossier yang digunakan berasal daripada 20%
folder dokumen;
· 80% kotoran terkumpul pada 20% kawasan lantai yang paling banyak
· 80% pembasuhan berlaku pada 20% barangan pakaian;
· 80% masa televisyen terbaik datang daripada 20% program teratas
lebih disukai oleh penonton TV;
· Pembaca akhbar menghabiskan 80% masa mereka membaca 20% bahan yang diterbitkan
bilik mandi di akhbar;
· 80% daripada panggilan telefon dibuat oleh 20% daripada pelanggan telefon;
· 80% daripada data yang diperlukan diperoleh daripada 20% daripada sumber maklumat;
· di sekolah, guru membelanjakan 80% tenaga mereka untuk 20% pelajar (biasanya pro-
bermasalah atau berbakat);
· 80% makanan dimakan dalam 20% restoran teratas.
Fakta ini mengesahkan bahaya terperangkap dalam aktiviti yang menghasilkan keputusan yang lemah, dan mengukuhkan kepentingan memfokuskan usaha pada dua puluh peratus aktiviti yang meningkatkan produktiviti dengan ketara.
Prinsip Pareto menerangkan dengan sempurna apa yang berlaku, tetapi ia tidak selalu membantu untuk mencari jalan keluar dari keadaan terlebih dahulu. Hakikatnya ialah anda tidak boleh mengatakan terlebih dahulu yang mana 20% akan berkesan. Mengikut prinsip ini, 80% daripada kepuasan dalam hidup kita datang daripada 20% daripada usaha yang dibelanjakan - kebanyakan kejayaan adalah hasil daripada beberapa langkah sahaja. Ini bermakna bahawa untuk mencari lebih banyak masa untuk perkara yang berfaedah, anda perlu melakukannya kurangkan perkara itu, yang ternyata tidak berguna. Dengan kata lain - jangan buang masa anda!
Anda boleh memperuntukkan masa berdasarkan pertimbangan lain, bukan hanya dari sudut keseronokan. Ini mungkin: memastikan kestabilan kewangan, kemajuan kerjaya, mengekalkan bentuk fizikal yang baik, dsb. Adalah penting untuk menentukan makna hobi yang berguna, kerana " masa, membazir, kewujudan ini, dan masa, digunakan dengan baik, itulah kehidupan"(EdwardJung).
Perancangan menggunakan kaedah Alps
Kaedah perancangan Alps agak mudah, merangka pelan harian mengambil masa purata tidak lebih daripada 10 minit. Proses pembangunan pelan terdiri daripada 5 peringkat:
1. Penyediaan tugasan;
2. Anggaran tempoh tindakan yang dirancang;
3. Tempahan masa (dalam nisbah 60:40);
4. Membuat keputusan mengenai keutamaan dan penugasan semula individu
operasi;
5. Kawalan (perakaun untuk apa yang belum dilakukan).
Dalam beberapa kaedah perancangan yang wujud dalam amalan pengurusan diri, penggunaan kaedah "Alps" memberikan kelebihan utama berikut:
· Suasana yang lebih baik untuk hari bekerja yang akan datang.
· Perancangan hari berikutnya.
· Pemahaman yang jelas tentang tugasan hari ini.
· Mengatur aliran hari itu.
· Mengatasi kealpaan.
· Tumpuan kepada yang paling penting.
· Mengurangkan jumlah kerja "kertas".
· Membuat keputusan tentang menetapkan keutamaan dan menetapkan semula.
· Kurangkan gangguan dan gangguan yang tidak diingini.
· Mengurangkan tekanan dan ketegangan saraf.
· Meningkatkan kawalan diri.
· Meningkatkan kepuasan dan motivasi.
· Mendapat masa kerana organisasi kerja yang teratur.
Amalan menunjukkan bahawa dengan kejayaan menggunakan teknik perancangan masa dan kaedah organisasi kerja saintifik, terdapat peluang sebenar untuk penjimatan harian sebanyak 10 hingga 20% masa. Proses perancangan menggunakan kaedah Alps terdiri daripada peringkat berikut:
Peringkat pertama- penyediaan tugasan. Untuk menyediakan tugasan untuk hari itu, anda harus menulis tugas yang diperlukan untuk hari berikutnya:
· tugas daripada senarai tugasan atau daripada rancangan mingguan (bulanan);
· tidak dipenuhi sehari sebelumnya;
· kes tambahan;
· tarikh akhir yang mesti dipenuhi;
· tugasan berulang.
Menyusun senarai tugas mesti memenuhi keperluan berikut:
· kepada anggaran pertama, agihkannya mengikut keutamaan;
· membahagikannya kepada yang berlarutan dan pendek, berumur pendek;
· semak semula tugasan yang berkaitan dengan hubungan peribadi untuk melihat sama ada ia boleh diselesaikan dengan lebih cekap dengan cara yang rasional(menggunakan telefon, dsb.).
Realisme merangka rancangan harian adalah untuk mengehadkan senarai tugas kepada perkara yang benar-benar perlu sahaja. hidup peringkat kedua Apabila merangka rancangan untuk hari itu, adalah perlu untuk menganggarkan anggaran tempoh tindakan yang dirancang.
Agak jelas bahawa tempoh beberapa tugasan tidak boleh dianggarkan dengan tepat secara mutlak; kemahiran sedemikian datang hanya dengan pengalaman. Tetapi, sebaliknya, perlu diingat bahawa apa-apa kerja selalunya memerlukan banyak masa seperti yang ada pada seseorang. Oleh itu, mentakrifkan tempoh masa tertentu untuk menyelesaikan tugasan individu membayangkan melaksanakan tugas ini hanya pada masa yang ditentukan. Apabila tempoh masa tertentu ditentukan untuk menyelesaikan tugas, seseorang bekerja lebih fokus, menyingkirkan pelbagai gangguan sebanyak mungkin.
Peringkat ketiga Membuat rancangan adalah mengenai menempah masa untuk keadaan yang tidak dijangka. Intipati kaedah Alps ialah pelan itu hendaklah meliputi tidak lebih daripada 60% daripada masa dan 40% harus ditinggalkan sebagai masa rizab untuk keadaan yang tidak dijangka. Oleh itu, hari kerja lapan jam harus dirancang dengan ketat untuk hanya lima jam (iaitu 60% daripada masa bekerja) dan tiga jam harus dibiarkan tanpa dirancang untuk tugas tertentu tetapi tidak dijangka.
Dalam kes di mana lebih daripada 60% masa dirancang, adalah penting untuk menyelesaikannya senarai tugas kepada parameter yang ditentukan, menetapkan keutamaan, mewakilkan kuasa dan mengurangkan masa yang ditentukan sebelum ini untuk tugasan. Sekiranya, selepas kerja selesai, masa yang dirancang tidak dapat dikurangkan kepada enam puluh peratus, perkara harus ditunda ke hari berikutnya mengikut keutamaan. Ini bermakna bahawa tugas dari kategori "A" dan "B" tidak boleh dipindahkan ke hari berikutnya, pemindahan tugas dari kategori "C" tidak akan menjejaskan keputusan hari itu dengan ketara.
Peringkat keempat perancangan adalah tentang menentukan keutamaan dan mengaplikasikan seni delegasi. Matlamat peringkat ini adalah untuk mengurangkan masa yang diperuntukkan untuk menyiapkan tugasan harian kepada 5-6 jam. Untuk tujuan ini, adalah perlu: pertama, untuk menetapkan keutamaan untuk perkara-perkara dan menjelaskan tugas-tugas hari itu mengikut mereka. Kedua, anda harus menyemak semula keperluan masa khusus untuk setiap tugas dan, selaras dengan ini, mengurangkan masa yang dihabiskan untuk tugasan kepada apa yang benar-benar perlu.
Adalah penting untuk menilai setiap tindakan untuk kemungkinan delegasi dan rasionalisasinya. Selepas analisis, versi akhir rancangan harian harus mempunyai struktur yang mantap.
hidup peringkat kelima Memantau pelaksanaan rancangan harian yang telah dirangka dan memindahkan perkara yang tidak dilakukan ke hari lain. Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman, tidak semua tugas dapat diselesaikan, dan tidak semua dirancang perbualan telefon mungkin berlaku, jadi ia perlu dijadualkan semula ke hari berikutnya. Sekiranya tugas yang sama ditangguhkan beberapa kali dari hari ke hari, maka terdapat dua kemungkinan: untuk menyelesaikannya dengan tegas, dengan itu menyelesaikannya, atau menolak untuk menyelesaikan tugas ini kerana itu.
tidak relevan.
Pakar dalam bidang pengurusan diri amat mengesyorkan
Rancang hari anda pada malam sebelumnya. Ini disebabkan oleh fakta bahawa, menyusun
merancang selepas hari bekerja membantu untuk mendapatkan keyakinan dan tumpuan
kekuatan pada hari berikutnya. Oleh itu, alam bawah sedar manusia diproses
menyemak tugas hari berikutnya dan menyediakan penyelesaian yang mungkin. Seterusnya
Akibatnya, hari bekerja baharu menjadi boleh dijangka, dirancang dan
terurus.
Perancangan mengikut prinsip Eisenhower
Prinsip Eisenhower harus digunakan apabila melakukan setiap hari
rancangan, mengelaskan semua perkara yang akan datang mengikut tahap kepentingannya mengikut
lakukan dengan segera. Ia adalah tepat berhubung dengan kategori kes ini yang ada
ungkapan bahawa “anda perlu hidup supaya perkara yang penting tidak bertukar menjadi
dengan segera"
cukup masa. Sebagai peraturan, ini adalah perkara yang berkaitan dengan kesempurnaan diri sendiri.
pembangunan dalam pelbagai bidang. Amalan menunjukkan perkara yang sering berlaku
lam "B". Oleh itu, adalah perlu untuk melaksanakan analisis terperinci kes "A" dihidupkan
subjek kepentingan dan kesegeraan mereka. Ia sering berlaku bahawa seseorang bekerja
dengan akibat dan bukannya mencari punca. Mungkin anda tidak sepatutnya
menghabiskan banyak masa untuk mesyuarat, tetapi sematkan ke dalam budaya korporat
falsafah perniagaan pelancongan dan pendekatan profesional. Atau kesempurnaan
menyusun buruh sendiri dengan tujuan memaksimumkan pra-
mencegah situasi krisis dan keadaan yang tidak dijangka.
mania untuk sifat apa yang penting dan mendesak dalam kehidupan, yang biasa bagi kebanyakan orang
orang, kerana sebarang perkara yang mendesak secara automatik diklasifikasikan sebagai
penting. Pengalaman hidup menunjukkan bahawa ia adalah kes kategori "C" yang lebih kerap
semuanya berfungsi sebagai punca pekerjaan tergesa-gesa, ketegangan dan situasi krisis yang berterusan
situasi. Walau bagaimanapun, mengikut undang-undang pengurusan secara tersusun
Seharusnya tidak ada kekecohan dan tergesa-gesa yang tidak munasabah dalam perusahaan.
Adalah dinasihatkan untuk mengelakkan mereka. Paradoksnya ialah selalunya mereka ini
perkara-perkara yang sangat mudah dan menyenangkan untuk dilakukan. Tempoh pelaksanaan data
sebahagian besar orang cuba memulakan hari bekerja mereka dengan
melaksanakan tugas yang tidak penting dan tidak mendesak.
Salah satu prinsip asas pengurusan diri ialah
keupayaan untuk memisahkan perkara penting daripada perkara sekunder, penting daripada tidak penting,
mendesak daripada tidak mendesak.__
Prakseologi dan sistem optimum perancangan masa
Tidak kira sesibuk mana pun seseorang, dia harus sentiasa menumpukan masa untuk merancang
bersiar-siar. Semakin sedikit masa lapang anda, semakin penting ia menjadi
perancangan masa yang teliti. Lebih bijak berbelanja untuk merancang
hanya sepuluh minit pada awal atau akhir hari, kerana kos ini lebih daripada
diberi pampasan.
Selalunya seseorang mengatakan bahawa dia sangat sibuk dan memutuskan apa yang ada dalam rancangan itu.
Tidak ada masa untuk dihabiskan, yang merupakan kesilapan. Jika hari itu tidak dirancang
van, maka sering kesuntukan masa. Lebih-lebih lagi, dalam keadaan di mana
apabila masa tidak dirancang, sudah pasti mustahil untuk membezakan penting
perkara dari yang kurang penting, mendesak daripada yang tidak mendesak. Oleh itu, yakinkan diri sendiri dan orang lain
orang bahawa sama sekali tidak ada masa untuk merancang urusan mereka,
penangkap masih akan menghabiskan masa, tetapi secara rawak dan tanpa berfikir, yang negatif
akan memberi impak yang besar kepada organisasi yang rasional dalam hidupnya. Oleh itu adalah perlu
kesukaran merancang kedua-dua masa bekerja dan kehidupan peribadi tidak memanggil
tong. Terdapat __________banyak faedah untuk memulakan hari anda dengan rancangan.
vaniya, kerana apabila rancangan itu disediakan, orang itu lebih aktif
termasuk dalam proses penyediaannya dan seterusnya pelaksanaannya. « Itu, siapa ka-
Setiap pagi dia merancang aktiviti hari itu dan konsisten melaksanakan rancangan ini,
nampak, perancangan itu membuka jalan untuknya dalam labirin dengan baik-
kehidupan yang kaya dan aktif. Memesan masa anda adalah seperti sinar
Sveta, yang berjalan melalui semua urusannya. Tetapi di sana, di mana tidak ada rancangan, di mana kawalan masa diserahkan kepada peluang, pemerintahan
melampiaskan malapetaka"- tulis Victor Hugo. Setelah memikirkan apa yang perlu dilakukan, ia adalah mudah
teruskan untuk menterjemah rancangan itu menjadi realiti. Dengan definisi yang tepat
keutamaan kekal kurang berkemungkinan terganggu semasa pelaksanaannya
kesedaran.
Pengalaman bertahun-tahun dalam menggunakan pelbagai alat perancangan setakat ini
dewan bahawa ia bukan hanya mengenai peranti khusus untuk perancangan (semula
selak kalendar, diari, penganjur, buku nota elektronik
ki, dsb.), tetapi dalam sistem perancangan yang digunakan oleh seseorang. Pengasas
prakseologi (ilmu tentang aktiviti yang berkesan orang) T. Kotarbin-
Skii percaya bahawa sistem perancangan optimum direka untuk:
1) Memastikan pencapaian matlamat.
2) Tidak memerlukan terlalu banyak masa untuk menguasai.
3) Mudah digunakan.
Hari ini terdapat banyak sistem dan teknik untuk perancangan masa.
menu dan memilih yang terbaik agak sukar, kerana masing-masing mempunyai kedua-duanya
kelebihan dan kekurangan.
Hanya orang yang bebas boleh mencapai kesempurnaan dalam penggunaan
penggunaan masa dan masa lapang anda secara umum. Namun, dalam kon-
Dalam teks, kebebasan adalah kualiti yang diperlukan, tetapi tidak mencukupi. Syarat lain
vii ialah: keutamaan keperluan dan pemilikan rohani manusia
alatan yang berkualiti.
Immanuel Kant (1724 – 1804) hidup secara berirama sehinggakan jirannya
mereka memeriksa jam tangannya ketika dia berjalan-jalan. Adalah diketahui bahawa dia hidup sepanjang hayatnya
kehidupan sebagai bujang dan tempoh kedua kerjanya, lebih daripada tiga puluh tahun,
khusus untuk mengkaji kebolehan kognitif dan moral manusia
ka. Individu kreatif, kebanyakannya, merawat masa dengan berhati-hati.
saya dan, mungkin, sukar untuk mencari orang kreatif yang produktif yang
berpusu-pusu tidak akan ada mod operasi yang ketat. Dalam sumber saintifik anda boleh
mendapatkan pengesahan bahawa individu berbakat seperti: Archimedes dan
Aristotle, Roger Bacon dan Newton, Henri Poincaré dan Dumas - bapa, Engels
dan Lenin, Vavilov dan lain-lain berusaha membina sistem penggunaan masa.
Sistem ini direka untuk menjamin pengeluaran yang tinggi bukan dalam sehari
- dan seumur hidup.
Walau bagaimanapun, seperti mana-mana peraturan, terdapat pengecualian. khususnya
Avicenna (Ibn Sina), setelah menghabiskan hampir lima puluh enam tahunnya dalam persembunyian, bawah tanah dan pengembaraan, dapat meninggalkan banyak karya, yang mana
yang mana 270 daripadanya telah terselamat sehingga hari ini. Orang sezaman hanya boleh meneka
bilangan karya yang tidak dipelihara dan berapa banyak yang boleh dilakukan oleh orang hebat ini
dilakukan dalam keadaan stabil dan selesa.
2. Perancangan: bagaimana untuk membuat persediaan untuk menyelesaikan tugasan anda
2.4. Membuat rancangan harian menggunakan kaedah Alps
Perancangan, seperti yang telah dinyatakan, bermakna persediaan untuk mencapai matlamat. Dalam hal ini, mereka juga bercakap tentang rancangan sasaran. Anda akan dapat melihat dunia di sekeliling anda secara berbeza jika anda tahu apa yang anda mahu dan bila (mengapa), i.e. jika anda mempunyai rancangan khusus untuk menghabiskan masa.
Pada asasnya penting untuk mempunyai rancangan bertulis untuk hari itu.
- Rancangan untuk hari yang disimpan dalam kepala anda mudah ditolak.
- Rancangan bertulis untuk hari itu memberikan kelegaan ingatan.
- Pelan bertulis mempunyai kesan psikologi motivasi diri untuk bekerja. Aktiviti perniagaan anda menjadi lebih fokus dan tertumpu pada mengikuti program harian dengan ketat.
- Akibatnya, anda kurang terganggu dan lebih bermotivasi untuk fokus hanya pada tugas yang dimaksudkan.
- Terima kasih untuk memantau keputusan hari itu, anda tidak "kehilangan" tugas yang belum selesai (pindah ke hari berikutnya).
- Melalui rakaman bertulis, anda meningkatkan keberkesanan perancangan, kerana anda lebih baik menilai keperluan masa dan "gangguan", dan anda juga boleh merancang masa rizab dengan lebih realistik.
- Perancangan yang konsisten pada hari itu menentukan penambahbaikan metodologi kerja peribadi anda
- Jika terdapat kejelasan tentang perkara yang perlu dilakukan pada siang hari, maka anda secara automatik cuba merasionalkan kerja anda dan, sebagai tambahan, secara sedar menentang "gangguan" perintah dalaman atau luaran. Dalam kes ini, anda tidak terganggu oleh perbualan telefon yang tidak perlu, anda mengehadkan diri anda kepada yang paling penting sahaja. Jika pada penghujung hari anda bertanya kepada diri sendiri tentang apa yang sebenarnya telah dilakukan, maka sebab untuk ini terletak terutamanya pada kekurangan penetapan matlamat yang jelas untuk hari itu.
- Rancangan harian yang realistik seharusnya, pada dasarnya, mengandungi hanya perkara yang anda mahu atau perlu lakukan dan boleh lakukan pada hari itu. Kerana lebih boleh dicapai anda mempertimbangkan matlamat anda, lebih banyak daya yang anda tumpukan dan gerakkan untuk pelaksanaannya.
Lima peringkat kaedah Alps
Kaedah yang disampaikan kepada perhatian anda agak mudah, dan selepas beberapa latihan ia akan mengambil masa purata tidak lebih daripada 10 minit untuk membuat rancangan harian.
Ia agak mudah diingati kerana ia berdasarkan memoteknik: huruf awal melambangkan konsep mata pelajaran. Walaupun nampaknya anda sesak nafas di bawah "timbunan perkara yang perlu dilakukan", jangan menyerah diri kepada nasib, tetapi bertindak mengikut kaedah "Alps".
Kaedah ini merangkumi lima peringkat:
1) menyiapkan tugasan;
2) penilaian tempoh tindakan;
3) tempahan masa (dalam nisbah 60:40);
4) membuat keputusan mengenai keutamaan dan penugasan semula;
5) kawalan (perakaunan untuk apa yang belum dilakukan).
Peringkat pertama: menulis tugasan
Tulis di bawah tajuk "Rancangan Hari" yang sesuai dalam bentuk semua yang anda mahu atau perlu lakukan pada hari berikutnya:
- tugas daripada senarai tugasan atau daripada rancangan mingguan (bulanan);
- tidak dipenuhi sehari sebelumnya;
- kes tambahan;
- tarikh akhir yang mesti dipenuhi; tugasan berulang.
Gunakan singkatan yang sepadan dengan jenis aktiviti atau tajuk dalam borang "Rancangan Hari":
B - lawatan, mesyuarat;
D - perwakilan hal ehwal;
K - kawalan;
P - dalam proses, dalam tindakan;
PC - perjalanan, perjalanan perniagaan;
DAN LAIN-LAIN - kertas kerja, surat perniagaan, imlak;
S - setiausaha;
T - perbualan telefon;
H - proses membaca (laporan, pekeliling, surat khabar, dll.).
Senarai tugasan untuk hari yang disusun dengan cara ini mungkin kelihatan, contohnya, seperti ini:
PC - Penjual BMW (kereta terpakai);
B - Encik Muller (program komputer);
B - Encik Schulte ( ulasan pakar);
P - projek penyelidikan pasaran;
T - Encik Schmidt (statistik jualan);
PR - Encik Gunter (surat);
CH - majalah khas untuk pengurus;
T - En. Mayer (kekurangan kakitangan);
T - Helmut (joging petang).
Dengan sedikit latihan, anda boleh membuat senarai tugasan supaya:
- kepada anggaran pertama, agihkannya mengikut keutamaan;
- bahagikannya kepada yang berlarutan dan "pendek", jangka pendek;
- semak semula tugasan yang berkaitan dengan hubungan peribadi untuk melihat sama ada ia boleh diselesaikan dengan cara yang lebih rasional (menggunakan telefon, dsb.).
Contoh:
|
P - projek penyelidikan pasaran; |
|
|
In - Schulte (penilaian pakar); |
|
|
PC - Penjual BMW (terpakai kereta); |
|
|
CH - majalah khas untuk pengurus; |
|
|
T - Schmidt (statistik jualan); |
Kerja jangka pendek; |
|
PR - Gunther (surat); |
|
|
T - Muller (program komputer); |
|
|
T - Mayer (kekurangan kakitangan); |
Blok "Telefon". |
|
T - Helmut (joging petang); |
Walau bagaimanapun, ini hanyalah permulaan untuk membuat rancangan harian anda. Pelan harian yang realistik hendaklah sentiasa terhad kepada perkara yang sebenarnya boleh anda lakukan.
Peringkat kedua: menganggarkan tempoh saham
Tulis anggaran masa untuk menyelesaikannya terhadap setiap tugasan, tambahkannya dan tentukan anggaran jumlah masa.
| Tonton | |
|
P - projek penyelidikan pasaran |
3,0 |
| 2,0 | |
| 1,5 | |
|
H - majalah khas untuk pengurus |
1,0 |
|
T - Schmidt (statistik jualan) |
0,5 |
|
PR - Gunther (surat) |
1,5 |
|
T - Muller (program komputer) |
0,5 |
|
T - Mayer (kekurangan kakitangan) |
0,5 |
|
T - Helmut (jogging petang) |
0,5 |
|
_______ 10,0 |
Anda mungkin berpendapat bahawa tempoh kes individu tidak dapat dianggarkan dengan cukup tepat. Ia betul. Walau bagaimanapun, selepas mendapat sedikit pengalaman, anda akan dapat menggunakannya sebagai asas untuk merancang masa anda. Lagipun, dalam aktiviti anda, anda juga menghadapi kesukaran dalam menilai pasaran, perolehan dan kos.
Perlu diingat juga bahawa kerja selalunya memerlukan seberapa banyak masa yang anda ada. Jadi, dengan menetapkan tempoh masa tertentu untuk tugasan individu, anda memaksa diri anda untuk menyesuaikan diri dengan masa tertentu ini.
Anda bekerja lebih fokus dan lebih konsisten menyingkirkan gangguan jika anda telah berdedikasi masa tertentu. Cuba buat rancangan bertulis selama 10 hari, dan anda akan mula berasa lebih yakin mengenainya.
Peringkat ketiga: menempah masa dalam simpanan
Semasa merangka pelan harian, patuhi peraturan asas perancangan masa, mengikut mana pelan itu harus meliputi tidak lebih daripada 60% masa anda dan kira-kira 40% harus ditinggalkan sebagai masa simpanan untuk perkara yang tidak dijangka.
Jika anda mengandaikan 10 jam hari bekerja, ini bermakna kepentingan anda untuk menampung tidak lebih daripada 6 jam dengan pelan anda. Walau bagaimanapun, matlamat anda mestilah 8 jam sehari bekerja, dengan masa yang dirancang kira-kira 5 jam!
Jika anda telah merancang lebih daripada 60% masa anda, maka anda harus membawa senarai tugasan yang telah anda kumpulkan kepada parameter yang ditentukan, menetapkan keutamaan, mewakilkan tugas dan mengurangkan masa yang diperuntukkan untuknya. Baki kerja mesti sama ada dibawa ke hari berikutnya, dipalang, atau diselesaikan melalui lebih masa.
Peringkat Empat: Memutuskan Keutamaan, Potongan dan Penugasan Semula
Matlamat: mengurangkan masa yang diperuntukkan untuk menyelesaikan tugas harian kepada 5-6 jam.
- Tetapkan keutamaan yang jelas untuk urusan anda, contohnya, menggunakan analisis ABC, dan jelaskan tugasan hari itu mengikutnya (lihat Bab 3).
- Semak semula keperluan masa yang dikira anda dan kurangkan masa untuk semua tugas kepada perkara yang benar-benar perlu; cuba kekal berpijak pada realiti,
- Pertimbangkan setiap bahagian dari sudut pandangan kemungkinan delegasi dan rasionalisasinya (lihat "delegasi" dalam 3.5).
Dalam versi akhir, rancangan hari dalam contoh kami kelihatan seperti dengan cara berikut:
| Keutamaan | Tonton | Penugasan semula | |
|
P - projek penyelidikan pasaran |
A | 2,5 |
0.5 jam diberikan kepada En. X |
|
In - Schulte (penilaian pakar) |
A | 1,5 | |
|
G - Schmidt (statistik jualan) |
B | 0,5 | |
|
PR - Gunther (surat) |
B | 0,5 |
Diamanahkan kepada En. X. N. |
|
PC - Penjual BMW (kereta terpakai) |
B | 0,5 | |
|
Ch - istimewa. majalah untuk pengurus |
DALAM | 0,5 | |
|
T - Muller (program komputer) |
DALAM |
Setiausaha |
|
|
T - Helmut (lari petang) |
DALAM | ||
|
_________________________________ |
|||
Peringkat kelima: kawalan dan pemindahan batal
Pengalaman menunjukkan bahawa tidak semua tugas boleh diselesaikan dan tidak semua perbualan telefon boleh dilakukan. Oleh itu, mereka perlu dijadualkan semula ke hari berikutnya.
Jika anda menangguhkan tugas yang sama berulang kali, maka ia menjadi beban untuk anda, dan kemudian terdapat dua kemungkinan:
- Anda akhirnya mengambilnya dengan tegas dan membawanya ke penghujung;
- Anda menolak perkara ini, kerana kadangkala masalah itu selesai dengan sendirinya.
Memandangkan tidak ada ruang yang mencukupi untuk rancangan harian dalam kalendar peringatan biasa, dan helaian kertas individu mempunyai kelemahan bahawa ia hilang tinjauan umum, adalah disyorkan untuk kerap dan konsisten bekerja dengan diari masa khas. Ia mungkin sesuai untuk rancangan harian dan masa lain (lihat 2.5).
Rasionalisasi penggunaan masa menggunakan birografi
Anda boleh menyelaraskan pelan anda dengan lebih jauh lagi jika anda menggunakan singkatan dan singkatan lain untuk mengenal pasti elemen terpenting selain singkatan huruf. simbol grafik, apa yang dipanggil birokrasi.
Sebagai contoh:
|
Dengan segera. |
|
| ! |
Penting. |
| ? |
Untuk memikirkan. |
| + |
Kategori keutamaan A. |
| . |
Misi tercapai. |
| . |
Tugas itu dilaksanakan dengan baik. |
| 0 |
Penangguhan ke tarikh yang akan datang. |
| X |
Perkara yang mustahil atau diselesaikan sendiri. |
Gunakan tatatanda lain anda sendiri juga. Kreativiti peribadi tidak perlu dihadkan di sini. Dengan bantuan birografi anda boleh meningkat penggunaan yang cekap sebegitu bantuan seperti diari masa.
Apakah yang diberikan oleh kaedah Alps?
Menghabiskan waktu petang pada 20, kemudian 10, dan kemudian hanya 5 minit menggunakan kaedah "Alps" akan membawa anda berbilang keuntungan dalam masa. Di bawah adalah hujah utama yang menyokong kaedah tersebut.
20 kelebihan kaedah Alps
- Mood terbaik untuk hari bekerja yang akan datang.
- Merancang untuk hari berikutnya.
- Pemahaman yang jelas tentang tugasan hari ini.
- Mengatur aliran hari itu.
- Mengatasi kealpaan.
- Penumpuan kepada yang paling penting.
- Mengurangkan jumlah kerja "kertas".
- Mencapai matlamat hari ini.
- Pemilihan perkara yang lebih penting dan kurang penting.
- Membuat keputusan tentang menetapkan keutamaan dan menetapkan semula.
- Rasionalisasi melalui kumpulan tugas.
- Kurangkan gangguan dan gangguan yang tidak diingini.
- Disiplin diri semasa menyiapkan tugasan.
- Mengurangkan tekanan dan ketegangan saraf.
- Persepsi tenang terhadap kejadian yang tidak dijangka.
- Peningkatan kawalan diri.
- Perasaan berjaya pada penghujung hari bekerja.
- Peningkatan kepuasan dan motivasi.
- Peningkatan dalam hasil peribadi.
- Keuntungan dalam masa kerana organisasi kerja yang teratur.
Dengan kejayaan menggunakan teknik dan kaedah perancangan masa organisasi saintifik buruh, anda boleh menjimatkan 10 hingga 20% masa anda setiap hari!
Cuba menang 1 jam setiap hari - "jam emas"!
Cuba rancang dan aturkan hari kerja anda menggunakan kaedah Alps selama sebulan. Ini memerlukan sedikit disiplin diri, tetapi anda akan cepat menghargai faedah merancang masa anda setiap hari.
Bilakah anda akan mula? Mungkin esok?
Tarikh ___________
Buat rancangan sebelum anda mula bekerja, iaitu pada petang hari keluar: anda akan pulang ke rumah dengan lebih yakin dan santai dan memulakan hari baru dengan kepekatan kekuatan yang lebih besar pada keesokan harinya!
Latar belakang psikologi
Sudah dalam perjalanan pulang dan dalam perjalanan ke tempat kerja pada waktu pagi, minda bawah sedar anda memproses tugasan hari itu dan menyediakan penyelesaian yang mungkin. Memandangkan perumusan tugas utama ada di depan mata anda dan pendekatan untuk menyelesaikannya digariskan, hari baru yang penuh dengan kerja tidak lagi kelihatan kelabu dan sukar, tetapi boleh diramal, dirancang dan terurus.
Anda tidak lagi mudah terganggu oleh perkara-perkara luar, kerana itu anda sebelum ini menangguhkan menyelesaikan tugas-tugas utama sehingga tarikh yang semakin jauh, sehingga yang terakhir diselesaikan dengan tergesa-gesa, dengan mengorbankan lebih masa dan secara amnya kurang memuaskan.
1. Perkara minimum yang perlu anda ambil bersama rancangan terperinci hari ialah rancangan tahunan secara umum.
2. Langkah seterusnya Anda boleh memasukkan rancangan sepuluh hari dan kemudian bulanan.
3. Perancangan masa bersepadu dan berterusan juga meliputi rancangan suku tahunan dan dengan itu merangkumi semua peringkat sistem perancangan masa - daripada rancangan tahunan lanjutan kepada rancangan harian.
4. Selaras dengan kecenderungan dan idea anda tentang matlamat dalam bidang profesional dan peribadi, anda akhirnya boleh mengembangkan sistem untuk merangka rancangan untuk beberapa tempoh kehidupan dan keseluruhan hidup anda secara umum. Sebagai alat untuk merancang dan mengurus masa anda amalan harian mungkin harus digunakan paling banyak ubat yang berkesan pengurusan diri peribadi - diari masa.
Salam, pelanggan yang dihormati! Yuri Okunev bersama anda.
Adakah anda pasti anda menggunakan segala-galanya? cara yang mungkin untuk mengoptimumkan penggunaan masa? Saya hanya akan ambil perhatian segera bahawa matriks Eisenhower, prinsip keutamaan purata dan undang-undang Pareto bukan semua alat pengurus masa! Adakah anda mempunyai sebarang keraguan? Dan mereka melakukannya dengan betul!
Hari ini kita akan bercakap tentang kaedah Alpa dalam perancangan masa. Ia membolehkan anda meletakkan setiap tugas individu pada tempatnya dan pada masa yang sama merancang senarai semak matlamat untuk sepanjang hari dengan cekap.
Tidak, tidak, gunung, pendakian gunung dan lain-lain seperti mereka sama sekali tidak ada kaitan dengannya. Teknik ini telah dibangunkan pada abad yang lalu oleh pakar pengurusan masa Jerman yang terkenal di Eropah, Lothar Seiwert. Di Rusia dia dikenali terutamanya berkat buku itu « Masa anda di tangan anda»
Prinsip Alpa menggabungkan beberapa teknik pengurusan masa yang popular, menambah yang baru dan sangat hebat nuansa penting. Akibatnya, ia menjadi lengkap alat yang berkuasa untuk perancangan, dengan mengambil kira aspek-aspek seperti mana-mana tugas harian seperti kepentingan, kesegeraan dan kerumitan penyelesaiannya.
Kaedahnya bukanlah yang paling mudah, tetapi jika anda memahaminya, maka kerja selanjutnya Mengikut kaedah, ia akan mengambil masa tidak lebih daripada 10-15 minit setiap hari. Oleh itu, saya amat mengesyorkan agar anda berusaha sendiri.
Kaedah Alps langkah demi langkah
Sistem ini melibatkan melalui 5 peringkat analisis tugas dan pengesanan masa. Mari kita fikirkan apakah mereka.
Peringkat No 1. Membuat senarai tugasan
Ambil sekeping kertas dan tulis di atasnya semua matlamat yang akan anda capai dalam sehari. Pilih hanya tugas yang lebih atau kurang penting dan memakan masa. Perkara kecil seperti “melempar surat ke Peti surat"Anda boleh menulisnya pada helaian yang berasingan.
Peringkat No. 2. Menilai Keutamaan
Sekarang fikirkan tugas mana yang lebih penting/mendesak dan mana yang kurang mendesak. Matriks Eisenhower, yang saya bincangkan secara terperinci, akan membantu dengan ini.
Berdasarkan matriks, agihkan tugas kepada tiga lajur: penting dan mendesak; penting dan tidak mendesak; mendesak tetapi tidak penting. Seperti yang anda mungkin sudah meneka, helaian kertas berasingan dengan tugasan kecil akan menjadi lajur keempat - perkara yang tidak mendesak atau penting.
Dalam kes ini, anda boleh segera menggunakan singkatan yang sepadan dengan jenis tugas (mesyuarat, lawatan - "dalam", kawalan - "k", dalam proses pelaksanaan - "p", dll.). Ini akan membantu mengelaskan kes kepada kumpulan dan menjimatkan masa.
Peringkat No. 3. Pengiraan dan tempahan masa
Lupakan tentang lajur ketiga untuk seketika dan berikan semua perhatian anda kepada dua yang pertama. Di sebelah setiap tugasan, nyatakan anggaran masa yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Contohnya, 30 minit atau 1.5 jam.
Kira jumlah masa yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugasan hari ini dalam dua lajur ini. Sekarang analisis data yang diperoleh berdasarkan nisbah 60:40, i.e. 60% daripada tugas yang dirancang untuk 40% daripada tugasan baharu yang tiba-tiba muncul.
Kemudian, jika anda mempunyai hari bekerja 8 jam, maka senarai tugasan yang telah anda susun hendaklah hanya meliputi 5 jam. Baki 3 jam harus diketepikan, kononnya, untuk berjaga-jaga.
Peringkat No. 4. Menetapkan keutamaan dan menetapkan semula tugas
Jika anda menyedari bahawa tugasan yang telah anda tulis mengambil lebih daripada 60% masa bekerja anda, maka anda perlu mengemukakan perkara-perkara yang perlu diselesaikan hari ini dan secara eksklusif dengan penyertaan peribadi anda terlebih dahulu. Anda sama ada perlu menjadualkan semula item yang tinggal ke hari lain atau mewakilkannya kepada pekerja syarikat lain.
Peringkat No. 5. Pasak dan tampalan + kawalan kemajuan
Anda perlu membuat beberapa penambahan pada senarai yang anda miliki selepas semua manipulasi. Pertama, anda perlu mengenal pasti perkara yang terikat dengan ketat pada jam tertentu - ini adalah apa yang dipanggil "pasak".
Contohnya, "pergi ke doktor pada pukul 8.45", "ambil pesanan siap dari pencetak pada pukul 16.30", "jumpa ibu mertua saya di lapangan terbang pada pukul 20.50", dsb.
Kedua, anda perlu menyediakan senarai tugas yang boleh anda masukkan dalam jadual anda di antara tugas utama atau sekiranya sesuatu tiba-tiba timbul. masa lapang. Ini adalah apa yang dipanggil "tompok sementara". Ini boleh diambil daripada lajur ketiga dan keempat senarai asal anda. Contohnya, "tempah meja di restoran", "ketahui kos perjalanan ke Thailand", "beli hadiah hari jadi untuk rakan sekerja", "pesan buku dari kedai dalam talian", dsb.
Dengan cara ini, anda mempunyai urutan tugasan yang jelas untuk hari itu (atau seterusnya, jika anda merancang lebih awal) Dan ini sentiasa menjadi nilai tambah yang besar dan langkah yang serius dalam perjalanan ke kawalan maksimum masa anda.
Apakah yang disediakan oleh kaedah Alpa?
Ya, hanya sekumpulan perkara yang berguna dan penting!
- Idea yang jelas tentang apa yang akan anda lakukan hari ini/esok.
- Pemahaman yang jelas tentang berapa banyak masa yang anda perlukan untuk menyelesaikan masalah sedia ada.
- Memahami tugas yang akan anda wakilkan kepada pembantu, rakan sekerja atau tangguhkan anda untuk kemudian.
- Kemahiran dalam 10 minit dengan ketepatan yang tinggi rancang sepanjang hari.
- Ketersediaan masa tambahan untuk semua jenis situasi force majeure, perkara yang tidak dirancang dan hanya peluang untuk "bertenang".
- Mempunyai masa untuk menyelesaikan tugas dan masa yang kecil tetapi perlu untuk diri sendiri dan orang tersayang.
- Mengurangkan kemungkinan kehilangan tarikh akhir, dsb.
**
Secara umum, terima kasih kepada sistem ini, anda hanyalah personifikasi organisasi dan produktiviti! Percayalah, anda akan menyukai perasaan ini, dan tidak lama lagi anda tidak akan dapat wujud tanpanya.
Anda boleh meningkatkan kesannya hanya dengan mendaftar untuk saya, yang mana anda akan mempelajari lebih banyak teknik unik dan teknik pengurusan masa. Lebih-lebih lagi, di bawah bimbingan saya, anda akan segera mencuba semua teknik dalam tindakan, yang benar-benar menjamin keputusan cemerlang dan sekurang-kurangnya kesilapan pada masa hadapan.
Dan jika anda masih mempunyai soalan, saya menjemput anda perundingan individu. Butiran.
Itu sahaja untuk hari ini. Mari kita ucapkan selamat tinggal. Langgan surat berita dan jemput rakan ke tapak. Terdapat banyak perkara menarik di hadapan. Jumpa lagi! Anda, Yuri Okunev.
Sangat sukar untuk menstrukturkan kerja anda sedemikian rupa untuk dicapai faedah maksimum. Pengurusan masa bukan sahaja membuat senarai tugasan yang mendesak, ia juga keupayaan untuk mengagihkan masa dan beban kerja. Adalah diketahui bahawa ia mengambil masa kira-kira 8 minit untuk membuat rancangan, dan pada masa yang sama satu jam masa disimpan. Apabila merancang, pertimbangkan perkara berikut:
- pelan itu mesti disediakan di atas kertas atau dalam bentuk dokumen elektronik (bukan dalam kepala anda!) dan dirujuk secara berkala;
- rehat optimum - 10 minit selepas setiap jam kerja;
- Ia berguna dan mudah untuk menggunakan diari.
Pengurusan masa yang berjaya bermakna mempraktikkan beberapa teknik perancangan masa. Terdapat banyak perkembangan teori dalam bidang ini. Kami membentangkan 3 daripadanya di sini:
- Prinsip Pareto;
- Kaedah Alpa;
- analisis ABC;
Prinsip Pareto
Apabila merancang hari bekerja anda, adalah berguna untuk mengambil kira prinsip Ketidakseimbangan, yang dicadangkan oleh ahli ekonomi Itali Vilfredo Pareto. Prinsip ini terpakai kepada banyak bidang ekonomi dan adalah seperti berikut: 80% daripada sumber yang dibelanjakan menyediakan 20% daripada hasil, dan baki 20% menyediakan 80% daripada hasilnya.
Oleh itu, sebahagian kecil masa, usaha atau sumber bertanggungjawab untuk kebanyakan keputusan. Sebagai contoh, orang menghabiskan hanya 20% daripada masa mereka untuk menyelesaikan 80% daripada kerja mereka. Ternyata pekerja menghabiskan sebanyak 80% masa mereka dengan tidak berkesan sepenuhnya.
Sumber boleh berupa wang, pekerja, bahan atau masa, nisbahnya dikekalkan.
Faedah praktikal prinsip Pareto terletak pada hakikat bahawa penggunaannya bermakna penumpuan dana dan sumber syarikat yang sentiasa terhad pada segmen kerja tertentu, bukannya penyebaran biasa mereka dalam banyak arah. Ia membantu untuk menentukan dengan tepat kawasan di mana anda boleh mengharapkan hasil maksimum daripada usaha anda.
Kaedah Alps
Kaedah Alpa digunakan dengan berkesan untuk merancang masa peribadi. Dengan bantuannya, anda boleh merancang semua tugas anda secara optimum dalam beberapa minit sahaja. Secara ringkasnya adalah seperti berikut:
Catat semua tugasan dan tarikh akhir.
Semua perkara yang perlu dilakukan pada siang hari mesti ditulis dalam diari, pad nota, pada sekeping kertas atau dalam dokumen elektronik. Di samping itu, adalah perlu untuk menunjukkan tempoh masa di mana ia mesti disiapkan. Adalah sangat penting untuk mendekati tugas ini secara bertanggungjawab, kerana ia akan merangkumi rancangan sedia kes yang dicipta tanpa diduga tidak mungkin berjaya.
Tentukan berapa lama masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap peringkat kerja.
Sekarang anda perlu menentukan berapa lama masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Kita tidak boleh lupa tentang perkara seperti itu? seperti rehat, rehat tengah hari, secawan kopi, kerana mereka juga memerlukan pelaburan masa.
Pertimbangkan masa penimbal.
Tidak kira betapa berhati-hatinya kita mengira masa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan, ia akan mengambil sedikit masa lagi. Oleh itu, adalah dinasihatkan untuk merancang sesuatu hanya untuk 60% masa bekerja anda, baki 40% akan menjadi penampan. Kira-kira separuh daripada baki akan dibelanjakan untuk menghapuskan halangan yang tidak dijangka, dan separuh kedua untuk tindakan spontan dan komunikasi kerja.
Tetapkan keutamaan.
Ini yang paling banyak bahagian penting rancangan. Adalah perlu untuk menentukan keutamaan setiap kes (contohnya, menilai oleh sistem lima mata). Ada kemungkinan bahawa semua tugas yang dirancang untuk hari itu tidak sesuai dengan rancangan itu. Ini bermakna hanya tugas yang paling mendesak dan penting sahaja yang perlu disertakan di sana. Selebihnya perlu disemak (supaya mereka mengambil sedikit masa untuk disiapkan), diwakilkan atau ditangguhkan.
Semak ia akhirnya.
Pada penghujung hari bekerja, anda perlu kembali ke pelan sekali lagi untuk melihat sejauh mana rancangan itu disusun. Anda juga perlu memberi perhatian kepada perkara yang belum selesai.
analisis ABC
Ia berlaku bahawa masa tidak dibelanjakan untuk perkara-perkara yang paling penting. Analisis ABC membolehkan anda menyingkirkan kekurangan ini.
Intipatinya adalah untuk mengutamakan:
Kes "A".
Ini adalah perkara paling penting yang hanya boleh dilakukan sendiri. Mereka biasanya yang paling intensif buruh. Pelan kerja hendaklah merangkumi hanya 1-2 tugasan daripada kumpulan ini, supaya mereka mengambil masa 3 jam untuk disiapkan.
Kes "B".
Ini adalah perkara penting yang boleh dikendalikan oleh pekerja lain. Paling daripada mereka perlu diwakilkan, 2-3 termasuk dalam jadual sendiri. Tugasan ini perlu mengambil masa kira-kira sejam untuk diselesaikan.
Kes "C".
Ini adalah yang paling sedikit tugas penting, yang, bagaimanapun, mengambil banyak masa. Jadual kerja hendaklah membenarkan tidak lebih daripada 45 minit untuk mereka. Selebihnya kes daripada kumpulan ini perlu dilupuskan.
Terdapat banyak teknik pengurusan masa dan entah bagaimana perlu menggabungkannya sistem bersatu, supaya anda boleh menggunakannya untuk merancang masa anda dengan bijak. Kaedah Alps boleh menjadi sistem sedemikian.
Apakah kelebihan kaedah Alps?
— 10 minit dibelanjakan untuk menggunakan kaedah ini boleh menjimatkan sehingga beberapa jam setiap hari;
— kaedahnya mudah dan mudah digunakan;
- lebih mudah untuk anda mengawal proses kerja, dan anda boleh mengatasinya dengan lebih mudah perkara yang tidak dijangka;
- tumpuan anda terutamanya pada perkara penting dan ia membantu anda melakukan lebih banyak;
Untuk menguruskan masa menggunakan kaedah Alps, anda perlu melalui 5 peringkat:
1) menyusun senarai tugasan
2) anggaran masa pelaksanaan
3) perancangan masa berhubung dengan 60 hingga 40
4) keutamaan dan delegasi
5) mengawal proses pelaksanaan
Peringkat 1. Cara menyusun senarai tugas dengan betul menggunakan kaedah Alps.
Pada waktu petang (atau mungkin pada waktu pagi), tulis pada sekeping kertas semua tugasan yang anda ingin selesaikan dalam sehari. Adalah dinasihatkan bahawa senarai ini termasuk semua tugasan yang anda ada, bermula dari "Masak esok" dan berakhir dengan "Kumpulkan bom atom di dalam dapur". Tulis semua kerja rumah kecil, idea, tugas yang belum selesai semalam ke senarai ini.
Peringkat 2. Anggaran masa menyiapkan tugasan menggunakan kaedah “Alps”.
Selepas menyusun senarai tugasan, tiba masanya untuk menganggarkan masa untuk menyelesaikan setiap tugasan. Dalam masyarakat kita, entah bagaimana tidak lazim untuk menilai masa. Cara pemikiran kita dalam hal ini boleh dipanggil Timur. (Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang pelbagai cara merancang masa, saya menasihati anda untuk membaca artikel itu)
Pada masa yang sama, anggaran masa membantu kita melihat dengan lebih realistik pada jumlah kerja yang perlu dilakukan dan oleh itu segera nyatakan tugas mana yang akan dapat kita selesaikan hari ini dan mana yang tidak.
Contoh anggaran masa untuk tugasan: 
Nasihat yang berguna. Apabila menganggarkan kos masa, benarkan tempoh keselamatan tambahan untuk pelaksanaannya (di suatu tempat + 20%). Menurut pemerhatian, ini membolehkan anda melabur dengan lebih tepat dalam pelan dan mencapai lebih banyak lagi.
Langkah 3: Perancangan masa dalam nisbah 60/40
Bolehkah seseorang mengatakan 100% dengan tepat setiap kejadian yang berlaku kepadanya dalam sehari? Melainkan anda seorang watak dalam filem Groundhog Day, ia tidak mungkin.
Itulah sebabnya, apabila merancang hari anda, anda harus mengambil kira ciri ini dan merancang masa anda dengan mengambil kira kemungkinan situasi yang tidak dijangka itu perlu diselesaikan.
Adalah dipercayai bahawa adalah yang terbaik untuk mengagihkan masa anda dalam nisbah 60 hingga 40. Iaitu, kami merancang tugas hanya untuk 60% masa kami, meninggalkan masa yang selebihnya untuk pelbagai force majeure.
Seperti yang saya ditanya semasa latihan: "Apa yang perlu dilakukan jika jurusan tingkatan tidak berlaku?"
Bergembiralah dan gunakan masa lapang untuk menyelesaikan masalah tambahan.
Oleh itu, matlamat Peringkat 3 Kaedah Alps adalah untuk memastikan anda memilih hanya 60% daripada tugasan yang boleh anda selesaikan hari ini. Selebihnya sama ada dijadualkan semula untuk hari lain atau ditugaskan kepada orang lain.
Peringkat 4: Keutamaan dan perwakilan.
Pada peringkat ini, kita perlu mengutamakan tugas kita dahulu. Anda boleh membaca tentang cara melakukan ini dalam artikel saya "".
Delegasikan, jika boleh, beberapa tugas kepada orang lain.
Selepas anda melengkapkan langkah ini, anda sepatutnya mempunyai jadual seperti ini.