Làm thế nào để hoàn thành công việc mà không mất bình tĩnh. Các công cụ đơn giản tạo nên phương pháp GTD

Dành riêng cho Katherine,

gửi tới người bạn đời tuyệt vời của tôi trong cuộc sống và công việc

Có thời gian để sống!

Đã khá lâu rồi, từ viết tắt GTD đã trở nên quen thuộc với nhiều người ở Nga như USB hay GPRS. Trên các diễn đàn trực tuyến dành riêng cho việc quản lý thời gian và hiệu quả cá nhân, hệ thống “Hoàn thành công việc” được thảo luận tích cực như việc chọn nhật ký hoặc đặt mục tiêu cuộc sống.

May mắn thay, trong hơn mười năm tồn tại của cộng đồng quản lý thời gian ở Nga, câu hỏi “Lên kế hoạch hay không lập kế hoạch thời gian?” đã không còn liên quan nữa. Không sắp xếp thời gian, đi họp muộn, quên nghĩa vụ của mình cũng là hành vi khiếm nhã như không dùng dao nĩa trong nhà hàng. Trong vài năm qua, quản lý thời gian đã chiếm một vị trí tương tự trong cuộc sống của chúng ta như phòng tập thể dục hoặc hồ bơi. ở trong tình trạng tốt thể lực- một cách tự nhiên. Các phương pháp có thể khác nhau - bơi lội, yoga, bóng chuyền... - bản chất là như nhau. Tương tự, việc làm mọi việc, không quên bất cứ điều gì, luôn tìm thời gian cho công việc, giải trí, giao tiếp với gia đình và bạn bè là điều thời trang và tự nhiên.

Câu hỏi chính là lựa chọn phương pháp tự tổ chức nào, nói một cách tương đối, “điều gì phù hợp với tôi nhất: bơi lội hay phòng tập thể dục?. Làm thế nào bạn có thể thiết lập hệ thống quản lý thời gian cá nhân dễ dàng hơn, thoải mái hơn và hài lòng hơn? Tùy thuộc vào loại tâm lý Một số người thấy ăn bằng dao và nĩa dễ dàng hơn, trong khi những người khác lại thấy ăn bằng đũa Nhật Bản dễ dàng hơn. Trong mọi trường hợp, cần có một hệ thống, trình tự và phương pháp nhất định.

Trong mỗi đất nước phát triển Có những chuyên gia chuyên về quản lý thời gian. Độc giả Nga biết rõ về các cuốn sách của Lothar Seiwert, người đứng đầu Viện Chiến lược và Lập kế hoạch Thời gian Heidelberg; Stephen Covey, Chủ tịch Tập đoàn FranklinCovey của Mỹ; Brian Tracy, chuyên gia về lãnh đạo và hiệu quả; Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern và những tác phẩm khác vẫn chưa được dịch sang tiếng Nga và đang chờ được biên soạn - sách của Mark Forster (Anh), Harold Taylor (Canada), v.v. Trong số các chuyên gia như vậy có David Allen. , hệ thống của họ nổi tiếng ở Hoa Kỳ và đã thu hút được nhiều người hâm mộ ở nước ta.

Lịch trình làm việc của David rất ấn tượng: lịch trình hội thảo của anh ấy ở thành phố lớn nhất Mỹ và Châu Âu. Cuốn sách của ông rõ ràng, thiết thực, dựa trên công thức, công nghệ tiên tiến. Một số nguyên tắc và khuyến nghị đáng được tranh luận, và chắc chắn rằng bản dịch tiếng Nga của cuốn sách được coi là chất xúc tác cho các cuộc thảo luận tích cực. Nhưng có một điều chắc chắn: cuốn sách đang được ưa chuộng và hữu ích. Sự phổ biến của nó ở Nga ngay cả trong bản gốc tiếng Anh là bằng chứng cho điều này.

Tôi chúc bạn, người đọc, với sự giúp đỡ từ kinh nghiệm đã được chứng minh và những khuyến nghị thực tế của David Allen, học cách có thời gian để sống. Sống giàu có, hiệu quả, cuộc sống tươi đẹp, trong đó mỗi phút của Thời gian đều có trọng lượng riêng và giá trị cao nhất.

Chúc bạn may mắn!

Gleb Arkhangelsky,

Tổng giám đốc công ty "Tổ chức thời gian",

người tạo ra cộng đồng Quản lý thời gian ở Nga

www.improvement.ru

Từ tác giả

Đây là một kho tàng các chiến lược và nguyên tắc. Bạn sẽ tìm thấy sức mạnh mới trong chính mình, học cách giữ bình tĩnh và sẽ đương đầu với mọi việc hiệu quả hơn nhiều, tốn ít công sức hơn đáng kể. Khả năng hoàn thành công việc và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ là quan trọng, nhưng đồng thời, bạn không nên ngăn cản cá nhân mình tận hưởng cuộc sống, điều dường như gần như hoặc thậm chí hoàn toàn không có khi làm việc chăm chỉ. Tuy nhiên, chúng ta không nói về sự lựa chọn “hoặc/hoặc”: tin tôi đi, bạn có thể làm việc hiệu quả, đồng thời sống vì niềm vui của riêng mình trong thế giới của những lo toan thường ngày.

Năng suất là một trong những khía cạnh quan trọng công việc. Có thể điều bạn làm thực sự quan trọng, thú vị hoặc hữu ích, hoặc có thể không, nhưng công việc phải được thực hiện theo một trong hai cách. Trong trường hợp đầu tiên, theo quy định, bạn muốn nhận được lợi nhuận tối đa từ thời gian và công sức đã bỏ ra. Thứ hai, hãy bắt tay vào công việc kinh doanh mới càng sớm càng tốt mà không để lại bất kỳ “cái đuôi” nào.

Nghệ thuật thư giãn tâm trí và khả năng giải phóng nó khỏi mọi lo lắng, phiền toái có lẽ là một trong những bí mật lớn nhất của những vĩ nhân.

Thuyền trưởng J. Hatfield

Và dù bạn làm gì, có lẽ bạn muốn cảm thấy bình tĩnh hơn về những gì đang xảy ra và cảm thấy tự tin rằng ngay bây giờ bạn phải làm chính xác những gì bạn làm. Bất kể bạn làm gì: uống bia với đồng nghiệp sau giờ làm việc, chiêm ngưỡng em bé ngủ trong nôi lúc nửa đêm, trả lời tin nhắn email hoặc nói vài lời với khách hàng sau cuộc gặp trang trọng, bạn cần tự tin rằng đây là điều bạn nên làm vào lúc này.

Khi viết cuốn sách này, mục tiêu của tôi là dạy bạn cách làm việc hiệu quả nhất có thể và thư giãn ngay khi bạn muốn hoặc cảm thấy cần thiết.

Tôi cũng như nhiều bạn, trong một thời gian dài Tôi đang tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi: phải làm gì, khi nào và như thế nào. Và bây giờ, sau hơn hai mươi năm phát triển và thực hiện các phương pháp mới nhằm tăng năng suất cá nhân và tổ chức, sau nhiều nghiên cứu và nỗ lực tự hoàn thiện, tôi có thể tự tin nói rằng không có giải pháp chung nào duy nhất. Không có chương trình máy tính, hội thảo, người lập kế hoạch cá nhân và tuyên bố sứ mệnh cá nhân sẽ không làm cho ngày làm việc của bạn dễ dàng hơn và sẽ không đưa ra quyết định cho bạn ngày này qua ngày khác, hàng tuần và trong suốt cuộc đời của bạn. Hơn nữa, một khi bạn tìm ra cách làm cho công việc của mình hiệu quả hơn và đơn giản hóa quá trình ra quyết định của mình ít nhất một cấp độ, thế giới sẽ mở ra với bạn. vòng tròn mới trách nhiệm và mục tiêu sáng tạo, để đạt được mục tiêu đó sẽ không thể sử dụng một số công thức đơn giản nữa.

Tuy nhiên, mặc dù không có bất kỳ công cụ đơn giản nào để hoàn thiện việc tổ chức cá nhân và năng suất, nhưng chúng ta có thể thực hiện một số bước để cải thiện chúng. Năm này qua năm khác, khi tôi nỗ lực cải thiện bản thân, tôi tìm thấy những điều sâu sắc hơn và quan trọng hơn để tập trung vào, những ý tưởng để suy nghĩ và những việc cần làm. tôi đã tìm thấy quy trình đơn giản, cho phép tăng đáng kể khả năng của một người trong việc tiếp cận các mối quan tâm trần tục một cách sáng tạo và mang tính xây dựng mà mọi người đều có thể thành thạo.

Cuốn sách này là kết quả của hơn hai mươi năm làm việc, dành riêng cho nghiên cứu năng suất cá nhân. Đây là hướng dẫn để tối đa hóa kết quả và giảm thiểu chi phí trong một thế giới nơi công việc ngày càng trở nên phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều giải pháp. vấn đề gây tranh cãi. Tôi đã dành nhiều giờ để đào tạo những người ở tuyến đầu - tại nơi làm việc - giúp họ xử lý và tổ chức nhiệm vụ hiện tại. Các phương pháp tôi khám phá đã chứng minh tính hiệu quả của chúng một cách rõ ràng nhất các tổ chức khác nhau, trong mọi lĩnh vực hoạt động, trong các môi trường văn hóa khác nhau, ngay cả ở trường và ở nhà. Sau hai mươi năm đào tạo và giảng dạy những người lao động giàu kinh nghiệm và năng suất nhất, tôi nhận ra rằng thế giới cần phương pháp của tôi.

Các nhà lãnh đạo tổ chức cố gắng truyền đạt “năng suất tối đa” cho bản thân và nhân viên của họ như một tiêu chuẩn cơ bản. Họ cũng như tôi, biết rằng vào cuối ngày làm việc, họ vẫn ở trong những cánh cửa đóng kín. cuộc gọi điện thoại những câu hỏi mà họ không có thời gian để trả lời, những bài tập cần giao cho người khác, những câu hỏi chưa được trả lời trong các cuộc họp và thảo luận, những trách nhiệm chưa được hoàn thành và hàng tá email chưa đọc. Nhiều doanh nhân thành công vì những vấn đề họ giải quyết và những cơ hội họ nhận ra cuối cùng còn quan trọng hơn những sai sót trong danh mục đầu tư và văn phòng của họ. Nhưng với nhịp độ cuộc sống và phát triển kinh doanh hiện nay, sự cân bằng này đang trở nên rất bấp bênh.

Một mặt, chúng ta cần những công cụ đã được chứng minh sẽ giúp mọi người tập trung nỗ lực chiến lược và chiến thuật, đồng thời ngăn họ đánh mất bất kỳ điều gì quan trọng. Mặt khác, cần tạo ra môi trường và phương pháp làm việc không để những nhân viên có năng lực bị “kiệt sức” khi làm việc dưới áp lực. Chúng ta cần những tiêu chuẩn nhất quán về phong cách làm việc để giúp những nhân viên giỏi nhất và thông minh nhất của chúng ta không bị căng thẳng.

Điều này không chỉ áp dụng cho các tổ chức, các trường học cũng cần điều này, nơi trẻ em vẫn chưa được giải thích cách phân tích thông tin nhận được, cách tập trung vào kết quả và những bước cần thực hiện để đạt được nó. Mỗi chúng ta đều cần kiến ​​\u200b\u200bthức này: suy cho cùng, nó sẽ cho phép chúng ta tận dụng tất cả các cơ hội mở ra trước mắt để hoàn thiện bản thân và không ngừng cải thiện thế giới xung quanh.

Sức mạnh, sự đơn giản và hiệu quả của những nguyên tắc tôi chia sẻ trong cuốn Hoàn thành công việc: Nghệ thuật làm việc hiệu quả không căng thẳng có thể được trải nghiệm tốt nhất bởi kinh nghiệm riêng: thời gian thực, trong điều kiện thực tế, V thế giới thực. Đương nhiên, mục đích của cuốn sách là phác thảo bản chất của nghệ thuật tuyệt vời trong quản lý quy trình làm việc và đạt được thành tích. năng suất cao. Tôi đã cố gắng trình bày tài liệu theo cách giúp bạn có được bức tranh toàn cảnh, đồng thời giúp bạn cảm nhận được kết quả tức thì khi đọc cuốn sách.

Cuốn sách được chia thành ba phần. Phần đầu tiên thể hiện bức tranh tổng thể, bao gồm tổng quan ngắn gọn hệ thống, giải thích tính độc đáo và phù hợp của nó, sau đó trực tiếp giới thiệu các phương pháp chính một cách ngắn gọn và biểu mẫu có thể truy cập. Phần thứ hai giải thích cách áp dụng các nguyên tắc của hệ thống vào thực tế. Tại đây bạn có thể thực hành và từng bước tìm hiểu cách áp dụng các mô hình được mô tả trong cuộc sống hàng ngày. Phần thứ ba mô tả thậm chí còn cao hơn và kết quả hiệu quả, điều này có thể đạt được nếu chúng ta tạo ra một phương pháp và mô hình phần không thể thiếu công việc của bạn và cuộc sống cá nhân.

Tham gia cùng chúng tôi! Tôi muốn bạn không chỉ tin tưởng mà còn tin chắc rằng cá nhân bạn có thể và nên sử dụng những phương pháp này. Tôi muốn các bạn hiểu rằng những gì tôi hứa không chỉ có thể thực hiện được mà còn nằm trong tầm tay của mỗi bạn. Và tôi muốn bạn biết rằng mọi thứ tôi đề xuất đều rất dễ thực hiện. Điều này không yêu cầu bất kỳ kỹ năng đặc biệt. Bạn đã biết cách tập trung, viết ra thông tin quan trọng, đưa ra quyết định về kết quả mong muốn và hành động trong tương lai, cân nhắc các lựa chọn thay thế và đưa ra lựa chọn. Bạn sẽ thấy rằng nhiều điều bạn luôn làm theo bản năng và trực giác thực sự đúng. Tôi sẽ cho bạn biết cách đưa những kỹ năng cơ bản này lên một tầm cao mới. cấp độ mới hiệu quả. Tôi sẽ giúp bạn biến tất cả những kỹ năng này thành một hành vi mới sẽ trở thành ngọn hải đăng cho bạn.

Xuyên suốt các trang sách, tôi liên tục tham khảo các chương trình đào tạo, hội thảo về chủ đề năng suất. Tôi đã làm việc với tư cách là nhà tư vấn quản lý trong 20 năm qua, cả khi làm việc một mình và làm việc theo nhóm nhỏ. Công việc của tôi chủ yếu bao gồm đào tạo cá nhân tăng năng suất và tiến hành các cuộc hội thảo về các phương pháp được nêu trong cuốn sách. Tôi và các đồng nghiệp đã đào tạo hơn một nghìn người, tiến hành đào tạo cho hàng trăm nghìn chuyên gia và tổ chức hàng trăm buổi hội thảo nhóm. Từ kinh nghiệm này, tôi đã rút ra những ấn tượng và ví dụ cho cuốn sách này.

Bản chất của cuốn sách này đã được khách hàng của tôi nắm bắt một cách hoàn hảo. Ông đã viết: “Khi tôi mới bắt đầu sử dụng các nguyên tắc của chương trình này, chúng đã cứu mạng tôi... Khi tôi biến chúng thành thói quen, chúng đã thay đổi cuộc đời tôi. Đây là liều thuốc giải độc chống lại cuộc đấu tranh sinh tử hàng ngày, khi “dự án lẽ ra phải hoàn thành vào ngày hôm qua” và là liều thuốc giải độc cho sự bất hòa mà chính nhiều người đã mang vào cuộc sống của mình”.

Cuốn sách Hoàn thành công việc của David Allen. Nghệ thuật làm việc hiệu quả không căng thẳng" có thể mang lại sự hỗ trợ đáng kể. công việc này Tôi rất vui vì nó không chỉ chứa một số tính toán lý thuyết phác thảo toàn bộ tình huống mà còn có những lời khuyên rất cụ thể. Ngôn ngữ tường thuật đơn giản và dễ hiểu sẽ giúp bạn dễ dàng điều hướng cuốn sách này ngay cả đối với những người chưa hề quen thuộc với các lý thuyết về quản lý thời gian. Hơn nữa, nó khá tình huống cuộc sống, mà người viết đưa ra, giúp điều hướng tốt hơn các mối quan hệ nhân quả có thể được tìm ra trong tác phẩm. Cuốn sách này hoàn hảo cho những ai thường xuyên ở trong trạng thái bận rộn vĩnh viễn.

Bằng cách nói chuyện trực tiếp với người đọc trong cuốn sách “Làm thế nào để sắp xếp mọi thứ theo trật tự”, tác giả dường như biến anh ta thành đồng phạm trong toàn bộ quá trình kể chuyện. Mỗi người trong chúng ta đều từng gặp phải sự bận rộn hoàn toàn ít nhất một lần trong đời và một số người thường xuyên rơi vào trạng thái này. Hơn nữa, có vẻ như mọi việc nên được giải quyết bằng cách nào đó, bởi vì không phải vô ích khi dành một lượng thời gian khổng lồ như vậy để giải quyết chúng mà thay vào đó, chúng thậm chí còn nhiều hơn thế. Điều này được kết nối với cái gì? Tại sao mọi người có xu hướng tích lũy vấn đề? Bạn có thể làm cho công việc của mình hiệu quả hơn bằng cách dành ít thời gian hơn để làm việc đó không? Kỹ thuật của tác giả cho phép bạn học cách giải quyết nhanh chóng và hiệu quả mọi vấn đề và khó khăn khi chúng phát sinh, và điều này không chỉ áp dụng cho các vấn đề công việc mà còn cho cuộc sống cá nhân, bởi vì nó cũng là một phần không thể thiếu trong sự tồn tại của chúng ta. Hệ thống GTD là gì? Tại sao thế này số lượng lớn mọi người có thích nó không? Kỹ thuật này hoạt động như thế nào và nó có phù hợp với tất cả mọi người không? Tác giả sẵn sàng trả lời những câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác nảy sinh khi bạn đọc.

Ngày 26 tháng 9 năm 2017

Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng David Allen

(ước tính: 1 , trung bình: 5,00 trên 5)

Tiêu đề: Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng
Tác giả: David Allen
Năm: 2015
Thể loại: Tìm việc, nghề nghiệp, Quản lý, tuyển chọn nhân sự, Văn hóa doanh nghiệp, Văn học kinh doanh nước ngoài

Giới thiệu về cuốn sách Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng của David Allen

Chuyên gia và nhà tư vấn về vấn đề này phân phối chính xác thời gian - David Allen - phát hành sách giáo khoa tốt nhất về quản lý thời gian - “Sắp xếp mọi việc theo trật tự: nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng.” Hầu hết mọi người đều biết tình huống khi mọi thứ phát triển như một quả cầu tuyết, bạn phải đặt những gì bạn đã bắt đầu sang một bên và nắm lấy một cái gì đó mới. Kết quả là không có kế hoạch nào không thành công, căng thẳng, căng thẳng, hậu quả khó chịu.

Cuốn sách thông minh “Cách sắp xếp mọi thứ theo trật tự” dạy bạn cách sử dụng thời gian một cách chính xác. Cuốn sổ tay này được khuyến nghị không chỉ dành cho những người quản lý bận rộn mà còn dành cho nhiều đối tượng độc giả đang phải đối mặt với hàng núi vấn đề chưa được giải quyết.

Trên các trang sách giáo khoa David Allen ngôn ngữ có thể truy cập cho biết cách học cách tách biệt điều quan trọng khỏi điều phụ. Lập kế hoạch hợp lý cho các hoạt động của bạn bằng cách sắp xếp các vấn đề khẩn cấp theo một sơ đồ đơn giản và dễ hiểu. “Nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vài phút không? Làm đi!” - tác giả khuyên, trong nếu không thìủy quyền hoặc hoãn lại cho đến thời điểm khác khi việc đó có thể dễ dàng thực hiện được.

Cuốn sách "Sắp xếp mọi thứ theo thứ tự" chứa đầy ví dụ nổi bật từ cuộc đời tác giả, khi ông phải đối mặt với vấn đề chồng chất công việc, được củng cố bởi nghĩa vụ với người khác. David Allen chia sẻ phương pháp phân phối hiệu quả sức mạnh riêng và dần dần khắc phục được đống vấn đề cấp bách.

Tác giả khẳng định, bộ não con người được thiết kế theo cách mà tất cả những nhiệm vụ và nghĩa vụ còn dang dở cần hoàn thành sẽ liên tục khiến bạn nhớ về chính chúng. Bộ não sẽ bận rộn tìm lối thoát, khiến con người không được nghỉ ngơi ngay cả khi đang ngủ và kết quả đáng buồn có thể là phải nằm trên giường bệnh. David Allen lập luận rằng việc viết nhật ký thường xuyên có thể giúp đối phó với những tình trạng như vậy. Viết ra tất cả các nhiệm vụ của bạn trên giấy, thay vì giữ chúng trong đầu, hãy sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo mức độ quan trọng và cấp bách, bạn sẽ tránh được căng thẳng.

Tác giả khuyên nên sử dụng kỹ thuật của mình không chỉ trong công việc thường ngày ở công ty mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Cuốn sách dạy bạn cách làm mọi thứ hành động cần thiết phương pháp lập kế hoạch và phân bổ lại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp bách.

Hầu hết độc giả đều phản hồi tốt với nội dung cuốn sách hướng dẫn quản lý thời gian của David Allen. Họ chia sẻ ấn tượng của mình về việc cuốn sách đã ảnh hưởng tích cực đến năng suất và chất lượng cuộc sống của họ như thế nào.

Trên trang web về sách của chúng tôi, bạn có thể tải xuống trang web miễn phí mà không cần đăng ký hoặc đọc sách trực tuyến Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng của David Allen ở các định dạng epub, fb2, txt, rtf, pdf cho iPad, iPhone, Android và Kindle. Cuốn sách sẽ mang lại cho bạn rất nhiều điều khoảnh khắc vui vẻ và một niềm vui thực sự để đọc. Mua phiên bản đầy đủ bạn có thể từ đối tác của chúng tôi. Ngoài ra, ở đây bạn sẽ tìm thấy tin tức mới nhất từ thế giới văn học, tìm hiểu tiểu sử của các tác giả yêu thích của bạn. Đối với người mới bắt đầu viết có một phần riêng biệt với lời khuyên hữu ích và những khuyến nghị, bài viết thú vị, nhờ đó bản thân bạn có thể thử sức mình với nghề văn chương.

Trích dẫn từ Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng của David Allen

Bạn có thể tạo danh sách khi đang di chuyển và dễ dàng tham khảo danh sách đó thường xuyên nếu cần.

Theo kinh nghiệm của tôi, khi mọi người lập kế hoạch chủ yếu trong bối cảnh tự nhiên và thân mật, họ sẽ loại bỏ căng thẳng nội bộ và đạt được kết quả tốt hơn.

Việc xem lại danh sách việc cần làm thường xuyên sẽ giúp bạn loại bỏ chúng ra khỏi đầu.

Nguyên nhân của sự lo lắng là do thiếu kiểm soát tình hình, tổ chức, chuẩn bị và hoạt động.

Để chấp nhận quyết định đúng đắn, bạn chỉ cần thực hiện hai bước chính - xác định: 1) kết quả sẽ như thế nào; 2) chính xác những gì cần phải được thực hiện cho việc này. Thật không may, điều này có vẻ không rõ ràng đối với hầu hết mọi người.

Chìa khóa để quản lý mọi thứ là quản lý hành động của chính bạn.

Để quản lý các vấn đề đòi hỏi bạn phải hành động, bạn sẽ cần một danh sách các dự án, tệp hoặc thư mục dành cho kế hoạch và tài liệu dự án, lịch, danh sách lời nhắc về các hành động ưu tiên và danh sách lời nhắc cho các sự kiện dự kiến.

Bây giờ hãy mô tả bằng một câu một kết quả thành công sẽ mang lại cho bạn giải pháp cho vấn đề này hoặc một lối thoát khỏi tình trạng hiện tại. Nói cách khác, điều gì cần xảy ra để bạn coi dự án đã hoàn thành và đánh dấu vào ô này?

Rất ít người tin rằng họ nên tập trung vào kết quả mong muốn. Trên thực tế, tư duy hướng tới kết quả là một trong những công cụ hiệu quả nhất hiện có để biến ước mơ thành hiện thực.

Thành phần chính sự tự tin bên trong và kiểm soát tình hình là: 1) các kết quả (dự án) được xác định rõ ràng và các hành động ưu tiên cần thiết để hướng tới việc thực hiện chúng và 2) lời nhắc, được tích hợp vào một hệ thống đáng tin cậy mà bạn thường xuyên tham khảo. Tôi gọi đây là sự tập trung theo chiều ngang. Mặc dù thoạt nhìn quá trình này có vẻ rất đơn giản nhưng ứng dụng thực tế của nó có thể đạt được kết quả sâu sắc.

Tải xuống cuốn sách miễn phí Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng của David Allen

(Mảnh vỡ)

Ở định dạng fb2: Tải xuống
Ở định dạng rtf: Tải xuống
Ở định dạng epub: Tải xuống
Ở định dạng txt:

David Allen Hoàn thành công việc: Nghệ thuật làm việc hiệu quả mà không căng thẳng

Dành tặng Katherine, người bạn đời tuyệt vời của tôi trong cuộc sống và công việc

David Allen được coi là một trong những nhà lý thuyết có ảnh hưởng nhất về năng suất. Ông là diễn giả và điều phối viên hàng đầu cho các tổ chức như Tạp chí mới York Life, Ngân hàng Thế giới, Quỹ Ford, L.L. Bean và Hải quân Hoa Kỳ. David tổ chức các hội thảo về năng suất cho các cá nhân và tổ chức trên khắp Hoa Kỳ. Ngoài ra, David còn là Chủ tịch của Công ty David Allen và là nhà tư vấn quản lý và huấn luyện viên cá nhân cho các nhà quản lý cấp cao trong hơn 20 năm. Các bài viết của ông đã được đăng trên Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal và các ấn phẩm nổi tiếng khác. Cuốn sách Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng, đã được xuất bản ở 12 quốc gia trên thế giới. David Allen sống ở Ojai, California.

Đông đảo thầy cô, đối tác, đồng nghiệp, nhân viên và bạn bè đã dành trong nhiều nămđã giúp tôi hiểu và phát triển các nguyên tắc được mô tả trong cuốn sách Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng. George Mayer, Michael Bookbinder, Ted Drake, Dean Acheson và Russell Bishop đóng vai chính vai trò quan trọng trên con đường của cá nhân tôi và phát triển chuyên môn. Ron Medved, Sally McGee, Leslie Boyer, Tom Boyer, Pam Tarrantyne và Kelly Forrister cũng đóng góp cho công việc của tôi khi nó tiến triển.

Ngoài ra, hàng chục nghìn khách hàng và người tham gia hội thảo đã giúp thử nghiệm và cải tiến các mô hình được mô tả trong cuốn sách. Đặc biệt cảm ơn các nhà lãnh đạo chiến lược đã kịp thời nhận ra tầm quan trọng của tài liệu được trình bày đối với sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp công ty của họ và đã cho tôi cơ hội để làm điều đó: đặc biệt xin cảm ơn Michael Winston, Ben Cannon, Susan Valaskowitz, Patricia Carlisle, Manny Berger, Carola Endicott, Clara Stuczynski và Eliot Kelman. Sự hỗ trợ về mặt hành chính và tinh thần mà Shar Kanan và Andra Carasso đã dành cho tôi trong nhiều năm qua là vô giá.

Cuốn sách này sẽ không bao giờ có được hình thức như hiện nay nếu không có sự đóng góp và lời khuyên vô giá của Tom Hagan, John và Laura McBride, Steve Lewers, Dow Coover, Greg Stikelezer, Steve Schall và Marian Bateman. Thực sự là một lời khen ngợi lớn đối với biên tập viên của tôi, Janet Goldstein, một người cố vấn chuyên nghiệp và kiên nhẫn trong lĩnh vực nghệ thuật và kỹ năng viết.

Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới người cố vấn tinh thần của tôi, J.R., vì sự hướng dẫn vô giá và những lời nhắc nhở thường xuyên về những ưu tiên thực sự, cũng như người vợ tuyệt vời của tôi, Katherine, vì sự tin tưởng, tình yêu, sự siêng năng và vẻ đẹp mà cô ấy đã mang đến cho cuộc đời tôi.

Chào mừng bạn đến với Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng.

Trước mắt bạn là một kho tàng chiến lược và nguyên tắc. Bạn sẽ tìm thấy sức mạnh mới trong chính mình, học cách giữ bình tĩnh và sẽ đương đầu với mọi việc hiệu quả hơn nhiều, tốn ít công sức hơn đáng kể. Khả năng hoàn thành công việc và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ là quan trọng, nhưng đồng thời, bạn không nên ngăn cản cá nhân mình tận hưởng cuộc sống, điều dường như gần như hoặc thậm chí hoàn toàn không có khi làm việc chăm chỉ. Tuy nhiên, chúng ta không nói về sự lựa chọn “hoặc/hoặc”: tin tôi đi, bạn có thể làm việc hiệu quả và đồng thời sống vì niềm vui của mình trong thế giới của những lo toan thường ngày.

Năng suất là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của công việc. Có thể điều bạn làm thực sự quan trọng, thú vị hoặc hữu ích, hoặc có thể không, nhưng công việc phải được thực hiện theo một trong hai cách. Trong trường hợp đầu tiên, theo quy định, bạn muốn nhận được lợi nhuận tối đa từ thời gian và công sức đã bỏ ra. Thứ hai - hãy đảm nhận một công việc kinh doanh mới càng sớm càng tốt mà không để lại bất kỳ “cái đuôi” nào.

Nghệ thuật thư giãn tâm trí và khả năng giải phóng nó khỏi mọi lo lắng, phiền toái có lẽ là một trong những bí mật lớn nhất của những vĩ nhân.

Thuyền trưởng J. A. Hatfield

Và dù bạn làm gì, có lẽ bạn sẽ muốn cảm thấy bình tĩnh hơn về những gì đang xảy ra và cảm thấy tự tin rằng vào lúc này bạn nên làm chính xác những gì bạn đang làm. Cho dù bạn đang uống bia với đồng nghiệp sau giờ làm việc, chiêm ngưỡng em bé đang ngủ trong nôi lúc nửa đêm, trả lời email hay nói chuyện nhanh với khách hàng sau cuộc họp trang trọng, bạn cần phải tự tin. rằng đây là điều bạn nên làm vào lúc này.

Khi viết cuốn sách này, mục tiêu của tôi là dạy bạn cách làm việc hiệu quả nhất có thể và thư giãn bất cứ khi nào bạn muốn hoặc cảm thấy cần thiết.

Phương pháp Hoàn thành công việc (GTD) dựa trên việc phản ánh kết quả và xác định “các hành động tiếp theo”. Ý tưởng cốt lõi của GTD giúp xác định rõ ràng mục tiêu, từ đó từng bước hướng tới việc đạt được mục tiêu đó. Phương pháp này phù hợp cho cả việc tổ chức thuyết trình tại nơi làm việc và lên kế hoạch mua sắm Giáng sinh.

Mỗi nhiệm vụ nên nhỏ để bạn có thể hoàn thành nhanh chóng và không thiếu thời gian hay động lực sẽ cản trở bạn. Cách tiếp cận này giúp bạn đạt được mọi mục tiêu trong cuộc sống và giúp bạn tránh được căng thẳng.

Khi tổ chức các dự án bằng phương pháp GTD, bạn sẽ luôn sẵn sàng bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ ngay lập tức, bất kể điều gì đang xảy ra xung quanh bạn hoặc bạn đang ở đâu. GTD khiến mọi việc trở nên thật dễ dàng với bạn bước tiếp theo rằng bạn sẽ không muốn trì hoãn nó.

Trong cuốn sách này, bạn sẽ tìm thấy một số công cụ đơn giản mà bạn có thể sử dụng để công việc hiệu quả và bảo tồn đầu óc tỉnh táo; cũng như các khuyến nghị về thái độ cần được phát triển để thực hiện các nguyên tắc cơ bản nguyên tắc GTD.

Bộ não của bạn là một công cụ tư duy, không phải là một thiết bị lưu trữ.

Để thành công trong công việc có nghĩa là bạn phải là một nhà tổ chức giỏi. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhân viên lao động trí óc, đối với họ, việc phải xử lý hàng tá nhiệm vụ và dự án cùng lúc là một thực tế hàng ngày. Khó khăn nảy sinh khi ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta trở nên mờ nhạt. Điều này xảy ra bởi vì bộ não của chúng ta cố gắng hiểu những vấn đề chưa được giải quyết và nhắc nhở chúng ta về chúng vào thời điểm không thích hợp nhất - ngay cả khi chúng ta muốn giải quyết chúng sau này.

Để kiểm soát tất cả những thông tin phức tạp về cuộc sống, nhiều người trong chúng ta coi bộ não của mình giống như một ngăn kéo. sổ tay. Chúng ta lạm dụng bộ não của mình bằng cách khiến nó lưu trữ đủ loại thông tin. Đổ đầy đầu chúng ta những thông tin về nhiệm vụ còn dang dở, các cuộc họp sắp tới và các nghĩa vụ khác, chúng ta liều lĩnh lãng phí khả năng suy nghĩ của bộ não, khiến chúng ta không thể tập trung vào công việc thực tế.

Để làm việc tốt nhất, chúng ta phải loại bỏ mọi thứ không liên quan đến nhiệm vụ chúng ta đang thực hiện vào một thời điểm cụ thể trong đầu. Sử dụng 100% khả năng trí óc của bạn để tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

Nếu muốn suy nghĩ rõ ràng, bạn cần có một thùng lưu trữ an toàn bên ngoài tâm trí mình.

Bộ não của chúng ta có một đặc tính khó chịu - nó không bao giờ để chúng ta quên những gì chúng ta cần quan tâm. Chúng tôi liên tục bị bắn phá thông tin mới, điều này cũng chiếm không gian trong tâm trí chúng ta. Mỗi ý tưởng mới, mọi ký ức và mọi vấn đề mà chúng ta quên giải quyết đều khiến chúng ta mất tập trung vào nhiệm vụ chính.

Luôn sử dụng cái được gọi là "thùng đựng đồ": một nơi ngoài tâm trí bạn, nơi bạn có thể đặt bất kỳ thông tin hoặc ý tưởng không liên quan nào. Bạn sẽ biết chính xác nơi để tìm thông tin sau này khi bạn có thời gian cho nó. Điều này cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào việc soạn thư, nói chuyện với đồng nghiệp hoặc cắt cỏ.

“Thùng đựng đồ” của bạn có thể là một cuốn sổ ghi chú, danh sách trên máy tính/điện thoại của bạn hoặc thậm chí là những chiếc hộp để đựng đồ và tài liệu vào. Giữ giỏ sưu tập của bạn (hoặc các giỏ) gần đó để bạn có thể dễ dàng lấy lại thông tin mà bạn thường lưu giữ trong đầu.

Đổ rác - dọn sạch tất cả các "giỏ" bên ngoài hàng tuần

Để hệ thống hoạt động bình thường, bạn phải bảo trì nó. Hãy tập thói quen xem xét và dọn sạch giỏ hàng của bạn mỗi tuần một lần. Hệ thống giỏ thu thập hoạt động hiệu quả vì nó cho phép tâm trí nghỉ ngơi với sự tự tin rằng nó sẽ không mất hoặc quên bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Nếu hệ thống không được cập nhật, nó sẽ không còn đáng tin cậy nữa, bộ não sẽ cảnh giác và ngừng tin tưởng vào nó. Ngay khi điều này xảy ra, tiềm thức sẽ lại bắt đầu bị phân tâm bởi những vấn đề chưa được giải quyết và những nhiệm vụ còn dang dở. Bạn phải xem xét cẩn thận tất cả các nhiệm vụ của mình và sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, được hướng dẫn bởi các quy tắc sau:

• Gạch bỏ các nhiệm vụ không quan trọng khỏi danh sách của bạn ngay lập tức.
• Nếu bạn có thể giải quyết vấn đề rất nhanh chóng (trong vòng hai phút hoặc ít hơn), hãy thực hiện ngay lập tức.
• Giữ thông tin quan trọng ở nơi an toàn. Nếu đó là một cuộc họp, dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể, hãy chuyển nó vào danh sách thích hợp.
• “Dọn rác” thường xuyên - cách duy nhấtđảm bảo hiệu suất đáng tin cậy và tránh căng thẳng.

Khi dọn “rổ”, hãy sắp xếp tài liệu vào danh sách

Cho dù tài liệu trong “rổ” của bạn có khác nhau đến đâu, bạn cũng không cần phải phân loại và sắp xếp nó vào các “hộp” hay danh sách riêng biệt.

Hầu hết các danh sách việc cần làm đều không hiệu quả vì chúng biến thành một đống nhiệm vụ, suy nghĩ và thông tin. Danh sách chỉ nên bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, có thể đạt được, nhưng chúng ta viết ra mọi thứ một cách bừa bãi và do đó rất dễ bỏ sót các nhiệm vụ có thể đạt được riêng lẻ.

Làm cách nào để sắp xếp các mặt hàng trong giỏ hàng của bạn?

• Loại bỏ mọi thứ không cần thiết, giải quyết các nhiệm vụ nhỏ và thêm các cuộc họp hoặc thời hạn vào lịch của bạn.
• Nếu điều này công việc phức tạp(tức là yêu cầu một số nhiệm vụ cụ thể), hãy đưa nó vào một dự án có mục đích rõ ràng.
• Tất cả các nhiệm vụ khác phải được đưa vào danh sách "Hành động tiếp theo".

Danh sách Dự án cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án hiện tại của bạn

Dự án là một thành phần quan trọng của bất kỳ hệ thống năng suất nào. Dự án - kết quả mong muốn, yêu cầu hành động nhiều bước. Để xác định những nhiệm vụ mà một dự án nên bao gồm, hãy tưởng tượng kết quả bạn muốn đạt được và mô tả kết quả mong muốn trong một câu. Suy nghĩ về kết quả giúp hình thành nhiệm vụ cụ thể, điều này sẽ đưa bạn đến gần hơn với việc đạt được mục tiêu của dự án.

Danh sách chứa tất cả các dự án cần được hoàn thành trong tương lai gần. Nó sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm soát tất cả các dự án hiện tại của mình, tăng năng suất và thư giãn.

Bằng cách cập nhật danh sách hàng tuần, hãy đảm bảo từng dự án được vạch ra từng bước. Tất cả các hành động tạo nên một dự án sẽ được đưa vào danh sách Hành động tiếp theo. Đó là những nhiệm vụ cụ thể cho phép bạn đạt được bất kỳ mục tiêu nào.

Thay thế danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn bằng lịch và danh sách “Hành động tiếp theo”.

Danh sách việc cần làm hàng ngày không hiệu quả - chúng làm sai lệch cảm nhận của bạn về thời gian, khiến bạn lầm tưởng rằng bạn thực sự sẽ có thời gian để làm mọi việc được liệt kê trong một ngày. Kiểu lập kế hoạch không thực tế này sẽ dẫn đến sự thất vọng, lãng phí thời gian và sẽ khiến những gì bạn đang làm dẫn đến thất bại.

Nhiều hơn nữa phương pháp hiệu quả- làm việc với lịch và danh sách “Hành động tiếp theo”. Lịch chỉ phục vụ một mục đích: ghi lại các cuộc hẹn. Mọi thứ liên quan đến một ngày hoặc giờ cụ thể - một cuộc họp hoặc chuyến thăm bác sĩ - đều phải được ghi lại trên lịch.

Đặt tất cả các nhiệm vụ hoặc bước cụ thể khác vào danh sách “Hành động tiếp theo”. Nó cho phép bạn nhanh chóng quyết định nhiệm vụ nào cấp bách nhất và liệu bạn có thời gian để giải quyết chúng hay không.

Dù bạn ở đâu, bạn phải luôn mang theo danh sách “Hành động tiếp theo”. Điều này sẽ cho bạn cơ hội lựa chọn vấn đề nào hợp lý để giải quyết.

Nếu bạn đã lên kế hoạch tốt và chọn trước các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi quyết định xem nhiệm vụ nào hợp lý để thực hiện. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở sân bay và chuyến bay của bạn bị hoãn một giờ. Trong tình huống như vậy, hãy tự hỏi:

• Tôi nên chọn nhiệm vụ nào bây giờ?
• Tôi có thể hoàn thành nhiệm vụ nào trong thời gian quy định?
• Tôi có đủ năng lượng để làm nhiệm vụ nào vào thời điểm này?
• Nhiệm vụ nào có mức độ ưu tiên cao nhất?

Nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ được lên lịch, bạn nên phân phối chúng trên nhiều danh sách và kho lưu trữ. Ví dụ: một danh sách có thể được lưu trữ trên điện thoại thông minh và danh sách khác có thể được lưu trữ trên máy tính. Bằng cách sắp xếp nhiệm vụ theo cách này, bạn sẽ biết mình có thể hoàn thành nhiệm vụ nào khi đang ở bàn làm việc, trong cuộc họp hoặc khi chờ ở sân bay.

Danh sách "chờ" rất hữu ích khi làm việc với người khác.

Tất cả các dự án hiện tại phải được liệt kê trong danh sách "Dự án". Bằng cách sử dụng danh sách Hành động tiếp theo, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang thực hiện các nhiệm vụ một cách tuần tự, mỗi nhiệm vụ trong số đó sẽ đưa dự án của bạn đến gần hoàn thành hơn.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn phải dựa vào người khác để chịu trách nhiệm về những phần cụ thể của từng dự án. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn nên từ bỏ quyền kiểm soát tiến độ của bất kỳ dự án nào của mình.

Bất cứ khi nào bạn phụ thuộc vào công việc của người khác - chờ báo cáo từ ai đó để có thể tiếp tục làm việc trên bài thuyết trình - bạn nên giữ một danh sách "Đang chờ xử lý". Bằng cách này, bạn có thể ghi lại mọi thứ mà người khác phải cung cấp cho bạn, cùng với thời hạn.

Bằng cách cập nhật danh sách này hàng tuần, bạn sẽ biết ai đang làm công việc của họ và như thế nào. Bạn sẽ có một nhiệm vụ mới và cụ thể: nhắc nhở người này về cam kết.

Nếu nhiệm vụ này khiến bạn mất không quá hai phút để hoàn thành, hãy thực hiện nó ngay lập tức. Nếu không, hãy thêm nó vào danh sách “Hành động tiếp theo” của bạn hoặc một trong những danh sách cụ thể hơn và nhắc nhở người đó một cách thân thiện rằng bạn vẫn đang chờ báo cáo của họ.

Lưu thông tin cho một ngày cụ thể trong lịch hoặc tủ hồ sơ

Bạn có thể lên lịch rất đa dạng những việc cần làm trước, nhưng đôi khi bạn phải đợi một số thông tin nhất định trước khi biến những tài liệu trong “giỏ” của mình thành những công việc hoặc cuộc họp cụ thể.

Ví dụ. Nếu có một triển lãm thương mại sắp diễn ra khiến bạn quan tâm, bạn có thể đợi một chút để xem các nhà triển lãm trước khi quyết định xem có đáng tham dự hay không. Nếu bạn không có trước thông tin này thì tốt nhất nên hoãn việc đưa ra quyết định.

Trong trường hợp bạn không có lựa chọn nào khác và phải lên kế hoạch cho mọi việc theo kế hoạch phút cuối, các chiến lược sau sẽ hữu ích:

• Đặt cho mình lời nhắc về một ngày cụ thể trên lịch.
• Duy trì một tủ hồ sơ sẽ giúp bạn truy cập thông tin bạn cần trong đúng lúc.

Chỉ số thẻ là một hệ thống rất chính xác và hợp lý. Nó bao gồm 43 tệp: 31 tệp cho các ngày trong tháng và 12 tệp cho các tháng trong năm. Hàng ngày bạn sẽ có thể kiểm tra tài liệu, lời nhắc hoặc tài liệu “được gửi” cho chính mình.

Để hệ thống hoạt động, bạn phải sử dụng và cập nhật nó hàng ngày và đó là phần khó nhất.

Thêm những ý tưởng có thể phù hợp trong tương lai vào danh sách “Một ngày/có thể”.

Danh sách này bao gồm mọi thứ không có trong danh sách “Hành động tiếp theo” hoặc “Dự án”, nhưng những điều đó không nên xuất hiện trong đầu bạn. Danh sách Một ngày nào đó/Có thể chứa tất cả những thông tin mà bạn chưa chuyển hóa thành ý tưởng hoặc nhiệm vụ cụ thể. Đừng đánh giá thấp lợi ích của nó. Nó cho phép bạn theo dõi các ý tưởng dự án có thể cực kỳ quan trọng trong tương lai. Các ý tưởng trong danh sách này có thể được chia thành các nhóm. Ví dụ:

• "Những chuyến đi tôi muốn thực hiện";
• “Rượu vang tôi muốn thử”;
• "Nhạc tôi muốn nghe."

Giống như danh sách Hành động tiếp theo, danh sách Ngày nào đó/Có thể sẽ giúp bạn tìm thấy thông tin cần thiết vào đúng thời điểm. Danh sách đáng tin cậy hơn trí nhớ của bạn.

Danh sách Một ngày nào đó/Có thể phải được xem xét và cập nhật thường xuyên nếu bạn muốn sử dụng nó một cách hiệu quả.

Có một nơi làm việc có tổ chức và việc xem xét hệ thống của bạn hàng tuần sẽ cải thiện năng suất.

Tất cả các tài liệu trong danh sách phải có thể truy cập được từ nơi làm việc của bạn. Tạo một “cabin điều khiển” - một hệ thống di động chức năng để truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi. Điều cực kỳ quan trọng là tạo ra một hệ thống danh sách và tệp mà bạn có thể mang theo bên mình mọi lúc mọi nơi: ngay cả khi bạn bị kẹt ở sân bay hoặc trong cơn bão tuyết, bạn vẫn có thể làm việc hiệu quả.

Kỹ thuật GTD cho phép bạn cảm thấy bình tĩnh và kiểm soát tất cả các dự án hiện tại: giám sát việc thực hiện chúng và đảm bảo rằng chúng đang tiến triển.

Hệ thống năng suất của bạn phải luôn cập nhật và đầy đủ. Tâm trí của bạn sẽ thư giãn và chỉ có thể tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ nếu bạn tin tưởng vào hệ thống của mình.

Bằng cách xem xét tất cả danh sách hàng tuần, bạn sẽ đảm bảo rằng hệ thống của mình vẫn hoạt động - mọi dự án hiện tạiĐược liên kết với ít nhất một Hành động tiếp theo trong danh sách hiện tại, dễ truy cập. Bạn sẽ có ý tưởng chung về mọi thứ đang xảy ra. Việc sửa đổi giúp chúng ta nhìn thấy “khu rừng” mà không đánh mất “cái cây”.

Lượng thời gian bạn dành cho đánh giá hàng tuần, tùy thuộc vào thời gian bạn cần để cảm thấy an toàn và tạo dựng niềm tin vào hệ thống.

Ví dụ: lên lịch xem xét hàng tuần của bạn vào tối thứ Sáu. Điều này sẽ cho phép bạn hoàn thành công việc và đi xa vào cuối tuần với cái đầu tỉnh táo và cảm giác kiểm soát.

Lập kế hoạch tự nhiên làm rõ mục tiêu và các bước tiếp theo của dự án của bạn

Phát triển dự án là một quá trình khá không tự nhiên và phi logic. Bạn phải suy nghĩ thấu đáo và lên kế hoạch trước cho tất cả các bước mà không cần phải tưởng tượng mục tiêu rõ ràng. Sử dụng phương pháp tự nhiên lập kế hoạch phản ánh các hoạt động hàng ngày của bạn.

Một ví dụ về hành động hàng ngày: bạn đói và hình thành một mục tiêu mơ hồ (“Tôi phải ăn thứ gì đó”), sau đó tinh chỉnh mục tiêu đó (“Tôi muốn ăn pizza”). Tại thời điểm này, một số ý tưởng xuất hiện trong đầu bạn về cách đạt được mục tiêu này (“Tôi có thể nướng một chiếc bánh pizza, gọi món hoặc đi đến nhà hàng”). Bất kỳ bước nào bạn cần thực hiện đều trở nên hiển nhiên.

Áp dụng cách suy nghĩ này cho bạn dự án thực tế: Bắt đầu với định nghĩa cụ thể nhất về mục tiêu. Sẽ không bao giờ mất thời gian để xác định mục tiêu của bạn, vì tất cả các hành động tiếp theo sẽ phụ thuộc vào điều này. Khi mục tiêu đã rõ ràng, tâm trí bạn sẽ tự động bắt đầu động não. Điều này sẽ giúp bạn nảy ra những ý tưởng cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Một chiến thuật tốt là bắt đầu động não “từ bên ngoài”; ví dụ, viết ra và lưu ý tưởng của bạn trên giấy.

Khi bạn đã thu thập được tất cả các ý tưởng của mình, bạn phải sắp xếp và nhóm chúng lại rồi xác định hành động cụ thể cần thiết để hoàn thành dự án.

Việc lập kế hoạch tự nhiên giúp làm rõ rất nhiều công việc trong một dự án và khiến nó trở nên thú vị, nhanh chóng và trực quan.

Điều quan trọng nhất

Làm thế nào để làm việc hiệu quả và có cái đầu tỉnh táo?

• Bộ não của bạn là một công cụ tư duy, không phải là một thiết bị lưu trữ. Nếu muốn suy nghĩ rõ ràng, bạn cần có một thùng lưu trữ an toàn bên ngoài tâm trí mình.
• Đổ rác - Dọn sạch tất cả các “thùng” bên ngoài hàng tuần.
• Khi sắp xếp các “giỏ”, hãy sắp xếp tài liệu thành các danh sách theo chủ đề.

Các công cụ đơn giản tạo nên phương pháp GTD

• Danh sách Dự án cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án hiện tại của bạn.
• Thay vào đó hãy sử dụng lịch và danh sách "Hành động tiếp theo" danh sách hàng ngày các vấn đề thời sự.
• Danh sách chờ xử lý rất hữu ích khi bạn làm việc với người khác.
• Lưu thông tin cho một ngày cụ thể vào lịch hoặc tủ hồ sơ.
• Mọi thứ đều có tiềm năng ý tưởng thú vị nên được thêm vào danh sách "Một ngày nào đó/Có thể".
• Được tổ chức nơi làm việc và việc xem xét hệ thống của bạn hàng tuần là điều cần thiết để nâng cao năng suất.

Làm thế nào để thực hiện các nguyên tắc cơ bản của GTD?

Lập kế hoạch tự nhiên làm rõ các mục tiêu và các bước tiếp theo trong dự án của bạn và giúp thực hiện chúng dễ dàng hơn.