Mặc dù sự áp dụng rộng rãi các công nghệ mới và sự chuyển giao một số công việc văn phòng sang xem điện tử, ở hầu hết các doanh nghiệp nhà nước, giấy vẫn là phương tiện chủ yếu. Giấy được đặc biệt yêu thích trong nhiều lĩnh vực kiểm soát và cơ quan điều hành: thuế, quỹ hưu trí, thanh tra cứu hỏa, tòa án, tổ chức tài chính v.v. Đó là lý do tại sao bất kỳ doanh nhân nào cũng có thể khâu tài liệu một cách chính xác, số và đăng ký chúng. Phần sụn thường được thực hiện bằng cách sử dụng chỉ và kim, kim bấm hoặc máy móc đặc biệt. Hãy để chúng tôi cho bạn biết chi tiết hơn về cách ghép tài liệu và tập tin đúng cách.
Khâu bằng chỉ
Trên thực tế, không có quy định hay yêu cầu khắt khe nào đối với việc ghép tài liệu. Tuy nhiên, có GOST R 51141-98 “Công việc văn phòng và lưu trữ” và lệnh số 76 từ Cục Lưu trữ Liên bang ngày 23 tháng 12 năm 2009, đưa ra các khuyến nghị về phần sụn của tài liệu nhiều trang.
Phần sụn chính xác của tài liệu sẽ bảo vệ chúng khỏi bị thay thế
Làm thế nào để làm mọi thứ đúng? Bạn sẽ cần một chiếc dùi, một chiếc kim gypsy, một sợi chỉ đen chắc chắn, một mảnh giấy và keo dán. Thông thường, giấy tờ được khâu qua ba lỗ - một lỗ được tạo ở giữa tờ giấy cách mép khoảng 1,5-2 cm, lỗ thứ hai và thứ ba - ở hai bên của lỗ hiện có ở khoảng cách 3-5 cm. được làm bằng dùi - nếu bạn không đủ sức để đâm ngay cả gói, bạn có thể chia nó thành nhiều phần. Dưới đây chúng tôi đưa ra một ví dụ, cách ghép các tài liệu bằng chủ đề và hình ảnh của quy trình một cách chính xác.
Xin lưu ý:Nếu có máy khoan hoặc tuốc nơ vít và mũi khoan, bạn có thể chỉ cần khoan xuyên qua một chồng giấy. Đường kính mũi khoan nên khoảng 6-8 mm.
Đường khâu của gói bắt đầu từ phía sau. Xỏ kim qua sợi chỉ và kéo qua lỗ trung tâm, để lại một “đuôi” dài 7-10 mm. Sau đó nhét kim vào lỗ trên từ mặt trước và kéo chỉ ra phía sau.
Chúng ta bắt đầu từ lỗ trung tâm, kéo qua đỉnh và đi xuống đáy
Tiếp theo, bạn cần kéo kim qua lỗ dưới cùng, đưa kim ra mặt trước rồi kéo vào giữa đến “đuôi” hiện có. Bây giờ bạn có thể cắt chỉ, chừa lại ít nhất 7 cm (nếu bạn cần in vỏ thì để lại lề 15 cm). Buộc phần đầu và phần cuối của sợi chỉ rồi dán một mảnh giấy nhỏ sạch vào nút thắt. Nếu đây là những giấy tờ có trách nhiệm nghiêm ngặt, thì những chiếc “đuôi” sẽ được dán vào tờ cuối cùng bằng một hình vuông giấy và dán một con tem lên đó.
Sau khi khâu tài liệu, nút thắt được dán kín bằng giấy vuông
Được phép khâu tài liệu bằng chỉvà hai lỗ. Thông thường phương pháp này được thực hiện bằng cách đục lỗ. Sơ đồ thay đổi một chút - kim được đưa vào lỗ dưới từ phía sau, để lại một “đuôi” dài ít nhất 7 cm. Sau đó, kim và chỉ quay trở lại lỗ trên. Tiếp theo, cắt sợi chỉ để có được chiếc đuôi thứ hai dài 7-10 cm và buộc vào chiếc đuôi thứ nhất. Các đầu của sợi chỉ được hạ xuống và một mảnh giấy hình chữ nhật có kích thước 2 x 7-8 cm được dán vào nút thắt.
Để cố định gói một cách an toàn, bạn có thể khâu nó qua 4 lỗ thủng. Trong trường hợp này, kim được luồn từ lỗ thứ hai, luồn vào lỗ trên, kéo lại qua lỗ thứ hai và đưa vào lỗ thứ ba và thứ tư. Việc khâu được thực hiện ở lỗ thứ ba và toàn bộ dải chỉ được dán kín bằng giấy.
Xin lưu ý:Không nên sử dụng chỉ thông thường để khâu tài liệu vì nó khá dễ vỡ. Bạn cần gấp nó lại nhiều lần hoặc sử dụng dây nylon đặc biệt.
Đôi khi tài liệu được khâu bằng dây câu trong suốt nhưng đặc tính của nó còn tệ hơn cả chỉ. Điều chính là cả ba (bốn) lỗ đều được làm theo chiều dọc trên cùng một đường. Thông thường, cách mép rộng của tấm vải là 1,5 cm. Đường khâu luôn được bắt đầu từ phía sau để các nút thắt ở phía sau và không làm hỏng hình thức.
Hãy nhớ ghi rõ số trang và ký tên
Chứng nhận tài liệu
Sau khi chúng tôi học khâu tài liệu chính xác, hãy học cách trấn an họ. Với mục đích này, các tờ được đánh số. Các đuôi được dán kín bằng một tờ giấy hình chữ nhật nhỏ, trên đó dùng bút viết: “Đã khâu, đánh số, ký tên và đóng dấu”. Tiếp theo, số tờ được biểu thị dưới dạng số và chữ cái, được đóng dấu, sơn và ký tắt. Cần thực hiện sao cho một phần chữ ký và con dấu đều nằm trên hình chữ nhật dán và trên tờ cuối cùng. Điều này được thực hiện để nếu ai đó cắt sợi chỉ, nó sẽ hiển thị ngay lập tức. Ngày của chương trình cơ sở và chứng nhận kỹ thuật số cũng thường được chỉ định.
Khi lưu trữ, xử lý hoặc nộp tài liệu cho một số cơ quan chức năng, mọi người thường phải đối mặt với nhu cầu ghim tài liệu. Bài viết này sẽ cho bạn biết cách flash chương trình cơ sở đúng cách và cách chứng nhận công việc đã hoàn thành.
Thông thường, câu hỏi làm thế nào để flash tài liệu phát sinh khi chuyển giấy tờ kinh doanh cho cơ quan đăng ký hoặc kiểm soát. Chuẩn bị thích hợp tài liệu không chỉ bao gồm nội dung trong các giấy tờ hiện hành và thông tin đáng tin cậy, tuân thủ thứ tự điền, nhưng cũng có một sắc thái dường như không đáng kể như phần sụn. Trong thực tế, mọi thứ không đơn giản như vậy. Dập ghim được coi là cách đáng tin cậy nhất để bảo vệ tài liệu khỏi bị giả mạo. Tiêu chí về cách đóng bìa chính xác và chứng thực tài liệu, bao gồm cả bản sao, được quy định bởi một số quy định và có lý do cho điều này.
Quan trọng! Do phần sụn được thực hiện không đúng cách, tài liệu có thể bị giải tán khi thay thế các trang riêng lẻ sau đó. Nếu điều này xảy ra thì gần như không thể chứng minh được và hậu quả có thể rất thảm khốc.
Việc khâu không đúng cách có thể là lý do khiến bạn từ chối chấp nhận tài liệu, đồng nghĩa với việc lãng phí công sức, thời gian và thường là tiền bạc.
Ví dụ: khi mở doanh nghiệp cá nhân, bạn sẽ cần ghép các trang để cung cấp thông tin về thuế. Bạn có thể giao phó công việc chuẩn bị cho một số công ty trung gian cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực này hoặc cố gắng tự mình thực hiện, nhưng nếu không thực hiện đúng hướng dẫn, cơ quan quản lý rất có thể sẽ trả lại toàn bộ giấy tờ đã nộp. Để tránh điều này, bạn nên học cách thực hiện nhiệm vụ đơn giản này một cách chính xác, nhưng mặt khác, làm việc chăm chỉ của riêng mình.
May 3 lỗ
Để flash tài liệu sử dụng 3 lỗ bạn cần chuẩn bị những mục sau:
- Bản thân các tài liệu.
- Dùi. Nếu có ít tài liệu thì không cần đến dùi.
- Một cây kim dày.
- Sợi chắc chắn, chẳng hạn như lụa. Bạn có thể sử dụng băng dính mỏng, dây bện hoặc chỉ đặc biệt để khâu Lsh-210.
- Nhãn dán giấy kích thước nhỏ khoảng 3*6 cm.
- Keo dán văn phòng phẩm.
- Một con dấu để đảm bảo.
Vì vậy, trước tiên bạn nên chuẩn bị các tờ giấy bằng cách tháo tất cả các kẹp giấy và ghim ra khỏi kim bấm, gấp chúng lại thành một chồng. theo đúng thứ tự. Sau đó, ở phía bên trái, theo chiều dọc, duy trì tính đối xứng, ba vết thủng được thực hiện bằng kim, dùi hoặc đục lỗ ở cùng một khoảng cách với nhau, như trong mẫu:
Sau khi chọc thủng xong, một sợi chỉ được luồn vào kim. Không cần xâu sợi chỉ quá dài vì bạn vẫn phải cắt bỏ phần thừa. Để dễ hiểu hơn, các lỗ trên tờ giấy được đánh số thứ tự từ một đến ba từ trên xuống dưới. Ban đầu, người ta dùng một chiếc kim để luồn một chồng tờ giấy qua lỗ số 2 về phía mặt trước. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng đầu sợi chỉ dài khoảng 7 cm vẫn nằm tự do ở phía sau cho đến khi kết thúc quá trình khâu. Đây là những gì nó sẽ trông giống như trong một hình ảnh trực quan:
Mũi tiếp theo được thực hiện dọc theo mặt trước bằng cách hướng kim vào lỗ số 1. Quá trình này được thể hiện rõ ràng hơn trong ảnh:
Bước tiếp theo kim được đưa qua lỗ số 3 về phía mặt trước của bao bì, sau đó thực hiện một mũi khâu từ lỗ số 3 đến lỗ số 2, cuối cùng kim được đưa ra mặt sau của tờ giấy. Đây là những gì nó sẽ trông giống như trong một hình ảnh trực quan:
Sau khi thực hiện thao tác này, phần sợi thừa được cắt bỏ, để lại các đầu dài khoảng 7 cm, được buộc lại bằng nút thắt càng chặt càng tốt vào giấy. Trên thực tế, phần sụn đã hoàn tất, nhưng vẫn còn một phần nữa điểm quan trọng. Tất cả những gì còn lại là dán nhãn dán giấy đã được chuẩn bị trước. Đối với nhãn dán, cắt ra một mảnh giấy nhỏ. Không có yêu cầu nghiêm ngặt về kích thước của nó, vì vậy dải giấy 3 * 5 cm là phù hợp. Cộng hoặc trừ một centimet là không đáng kể, điều chính là mảnh cắt sau khi dán phải che phủ hoàn toàn khu vực khâu. Tờ giấy cắt có ghi “được đánh số và khâu lại”. Dòng chữ có thể được in trước trên máy in, sau đó cẩn thận cắt ra một hình chữ nhật đúng kích cỡ. Các tờ giấy phải được đánh số trước thứ tự thời gian Bằng cách viết các chữ số Ả Rập ở góc trên bên phải của mỗi trang tài liệu, bao gồm cả các bản sao, tổng số trang sau đó sẽ được hiển thị trên một tờ giấy ghi chú. Dưới đây là ví dụ về hình dán như vậy sẽ trông như thế nào:
Keo được dán vào mặt sau của gáy giấy, sau đó dán nhãn dán vào mặt sau, đóng nút và hầu hết các sợi chỉ còn lại các đầu ngắn 1-2 cm. Nó trông như thế nào được hiển thị trong ảnh:
Tất cả những gì còn lại là để đảm bảo. Các trường được điền, cho biết số trang, ngày tháng và chữ ký của người khâu các trang. Một phần chữ ký phải vượt ra ngoài nhãn dán. Tiếp theo, con dấu của tổ chức được dán, con dấu này cũng phải mở rộng một phần ra ngoài nhãn dán. Tài liệu được khâu chính xác trông như thế này:
Lúc này công việc khâu ba lỗ coi như đã hoàn thành.
Cách thực hiện phần sụn với bốn lỗ thủng
Khâu bốn lỗ cũng dễ dàng như khâu ba lỗ. Danh sách các vật dụng cần thiết cho công việc cũng không khác. Bốn lỗ được chuẩn bị trước trong tài liệu và bản sao của chúng. Họ bắt đầu may từ lỗ đầu tiên đến lỗ thứ hai, rồi đến lỗ thứ ba, rồi đến lỗ thứ tư. Để đầu sợi chỉ ở lỗ thứ tư, các thao tác được thực hiện theo thứ tự ngược lại, thực hiện các mũi khâu xen kẽ từ mũi thứ tư đến mũi thứ nhất, sau đó các sợi chỉ được buộc bằng nút thắt ở mặt sau, cố định bằng nhãn dán. Nhãn dán cho biết số trang, ngày tháng, sau đó tác phẩm có thể được chứng thực bằng chữ ký và con dấu. Người ta tin rằng số lượng lỗ được tạo ra càng nhiều thì chất lượng công việc càng tốt và mức độ tin cậy của đường khâu càng cao, đồng nghĩa với việc giảm thiểu rủi ro tài liệu có thể bị thay thế. Không có hướng dẫn lập pháp nào vào thời điểm này - bạn có thể khâu ba, bốn hoặc thậm chí năm lỗ.
Phần kết luận
Trước khi hoàn tất việc dập ghim, phải cẩn thận để có sẵn bản sao có chứng thực của từng trang, bao gồm cả nếu không thìĐể có được một bản sao, bạn sẽ cần phải giải nén toàn bộ thư mục. Khi nộp báo cáo, tốt nhất nên hỏi trước về nội dung gói hàng, số lượng bản sao, kể cả bản sao có chứng thực.
Riêng về cách ghép một tài liệu có số lượng lớn trang. Khi nói đến nhiều tờ giấy, không có vấn đề gì về việc bị thủng. Bạn có thể thực hiện bằng kim, kim này sẽ được sử dụng để thực hiện phần sụn. Đối với gói dày đặc hơn, bạn sẽ phải sử dụng dùi hoặc đục lỗ. Ví dụ: nếu chúng ta đang nói về tài liệu máy tính tiền có số lượng lớn trang và lỗ bấm không được thiết kế cho những mục đích đó. số lượng lớn tấm, bạn có thể sử dụng phương pháp “lỗi thời” cũ, sử dụng một chiếc đinh mỏng và nhọn. Cần phải hết sức thận trọng để không làm hỏng từng tờ giấy riêng lẻ, tạo các lỗ đều, giống hệt nhau dọc theo chiều cao của toàn bộ chồng giấy. Ví dụ: Sổ kế toán chi phí và thu nhập trong một tổ chức sẽ phải được khâu theo cách mô tả ở trên, cho biết tổng số trang. Không chỉ người đứng đầu tổ chức mà ngay cả người có thẩm quyền của cơ quan thuế cũng phải xác nhận Sổ kế toán trước khi bắt đầu lưu trữ. Nhu cầu flash tài liệu một cách chính xác có thể phát sinh khá thường xuyên.
Cách may và đóng dấu chính xác giấy tờ quan trọng bản sao của họ, video sau đây sẽ cho biết:
Trước khi bắt đầu làm việc với tài liệu này, bạn cần phải làm quen hoàn toàn với một số lượng lớn hướng dẫn cần thiết liên quan đến các vấn đề về lưu chuyển tài liệu và công việc văn phòng. Những chuẩn mực này khá phức tạp và chứa đựng số lượng lớn tất cả các loại chi tiết nhỏ và sắc thái. Làm thế nào để nộp tài liệu ở một góc? Hàng tồn kho đính kèm chứa những gì? Có thể nộp hồ sơ kế toán bằng máy đóng gáy nhiệt được không? Một nhân viên mới vào nghề có rất nhiều điều để thắc mắc.
Đẩy lùi?
Thoạt nhìn, thủ tục đăng ký vụ việc và đưa vào lưu trữ hoàn toàn đơn giản nhưng thực tế lại chứng minh điều ngược lại. Nếu bạn vi phạm bất kỳ quy tắc văn phòng nào, tổ chức này sẽ từ chối chấp nhận tài liệu đã gửi và bạn sẽ phải bắt đầu lại mọi công việc. Nếu như tình huống tương tự bạn đã gặp trong đời rồi, hãy đọc bài viết của chúng tôi - chúng tôi sẽ cố gắng hiểu vấn đề này.
Tại sao họ nộp tài liệu? Có tiêu chuẩn nào theo đó không thủ tục này Nó có được quy định không? Vâng, và có rất nhiều trong số họ. Đó là về Trước hết là về các khuyến nghị về phương pháp luận cho công việc văn phòng, đã được Cục Lưu trữ Liên bang phê duyệt vào tháng 12 năm 2009. Thứ hai - về GOST R 51141, dành riêng cho công việc lưu trữ và văn phòng và chứa tất cả định nghĩa cần thiết và các điều khoản. Ngoài ra, còn có các quy định pháp luật khác theo đó tài liệu được đóng ghim.
Hãy bắt đầu với trang bìa
Nếu rạp hát bắt đầu bằng một chiếc móc treo, thì quy trình của chúng tôi không khác gì với tấm che. Và việc lựa chọn “lớp vỏ” bìa cứng là một trong những công việc đầu tiên trong quá trình “đóng gói” một tài liệu. Thoạt nhìn, bạn sẽ không tìm thấy sự khác biệt giữa nhiều giống hiện có. Tuy nhiên, nếu để ý kỹ hơn, bạn sẽ hiểu rằng bìa là loại tiêu chuẩn, không tiêu chuẩn và cũng được sử dụng để bảo quản lâu dài.
Thông thường, bạn có thể tìm thấy bìa tiêu chuẩn ở định dạng 229x324 mm. Nó được sử dụng trong mọi trường hợp khâu các tấm có kích thước tiêu chuẩn. Nếu theo lý do nhất định tài liệu này khá cụ thể vẻ bề ngoài và các thông số thì cần phải có loại vỏ bọc không chuẩn. Loại thứ hai bao gồm loại tài liệu sẽ được lưu trữ từ 25 năm trở lên.
Theo quy định của pháp luật, những tấm bìa như vậy chỉ được làm từ bìa cứng do tuổi thọ sử dụng lâu dài. Cần phải thực hiện các biện pháp để bảo quản hình thức phù hợp của tài liệu và tính phù hợp của nó để sử dụng sau một thời gian đáng kể. Các tài liệu dự định chuyển đến kho lưu trữ tiểu bang được lưu trữ trong bìa làm bằng vật liệu như bìa cứng không chứa axit.
Hãy nói về việc đánh số tờ
Trước khi bạn có thể viền tài liệu bằng chỉ một cách chính xác, tất cả chúng phải được gấp theo đúng trình tự. Sau đó, quy trình đánh số được thực hiện bằng bút chì thông thường. Nguyên tắc chính ở đây là đánh số trang chứ không phải đánh số trang của tài liệu. Một chữ số Ả Rập được đặt trên mỗi tờ ở bên phải của nó góc trên cùng. Đồng thời, dấu của chúng ta không được “leo” vào văn bản. Không áp dụng cho việc đánh số chung các tờ giấy
Có sự tinh tế nào trong vấn đề đánh số? Nếu tài liệu được nộp bao gồm một hoặc nhiều lá thư, trước tiên hãy đánh số phong bì, sau đó đánh số từng tờ một trong đó. Nếu số lượng đơn vị đến trên 250, thông thường sẽ chia thành nhiều tập. Hơn nữa, mỗi người trong số họ có cách đánh số riêng.
Bên trong tệp lưu trữ có thể có các tài liệu có số trang riêng, ví dụ như tạp chí định kỳ. Nhưng khi nộp hồ sơ vào kho lưu trữ, chúng được đánh số giữa những vụ án khác mà không vi phạm trật tự chung.
Nếu tờ đính kèm có khổ lớn, theo thông lệ, bạn nên mở nó ra và đánh một số ở góc trên bên phải. Khả năng truy cập miễn phí vào văn bản phải được cung cấp. Nếu các mảnh riêng lẻ được dán vào bất kỳ tờ nào mà không thể tách chúng ra thì toàn bộ gói được đánh số là một. Trong trường hợp này, cần lập bảng kiểm kê từng miếng dán, việc này được thực hiện ở mặt sau hoặc mặt sau. không gian trống. Dấu hiệu của tài liệu đã dán phải có trong dòng chữ chứng nhận hoặc trong ghi chú vào kho chung có ghi tên. Thông thường, các khoản đầu tư tự do như vậy là séc, báo cáo hoặc hình ảnh.
Sửa lỗi và kiểm kê tài liệu
Trong trường hợp xảy ra một số lỗi không quá nghiêm trọng trong quá trình làm việc (ví dụ: thiếu một vài trang), thay vì đánh số lại toàn bộ mảng, bạn có thể sử dụng ký hiệu chữ cái. Tuy nhiên, các con số trên các tờ khác không thay đổi. Việc loại bỏ các lỗi như vậy chỉ có thể thực hiện được khi có sự đồng ý của nhân viên lưu trữ. Nếu tìm thấy lỗi nghiêm trọng, tài liệu sẽ phải được đánh số lại. Các số cũ được gạch bỏ cẩn thận nhất có thể và những số mới được thêm vào. Trong trường hợp này, việc đánh số cập nhật lại được phê duyệt bằng văn bản chứng nhận.
Nếu không có bản kiểm kê thì sẽ không có tệp lưu trữ nào được chấp nhận từ bạn. Thông tin trong đó liên quan đến tiêu đề của tài liệu, ngày biên soạn, chú thích và bảng ghi số sê-ri của các trang, số và ghi chú của chúng (nếu cần). Mọi thứ đều kết thúc bằng thông tin về số lượng tài liệu dưới dạng số, trùng lặp bằng chữ, sau đó mọi thứ đều được đóng dấu có chữ ký của thư ký kèm theo giải mã họ tên.
Cách viền tài liệu đúng cách bằng chỉ
Khi bắt đầu quy trình khâu, bạn nên đảm bảo có sẵn tất cả các vật liệu và dụng cụ cần thiết. Ngoài công việc thực tế, bạn sẽ cần một chiếc dùi, kim, bìa cứng để nộp tài liệu và những sợi chỉ đặc biệt. Về sau, họ dự trữ các sợi thô hoặc đường khâu L-210. Loại cuối cùng được sử dụng thường xuyên nhất cho nhu cầu làm việc văn phòng.
Khi bắt đầu công việc, mọi chiếc kẹp giấy và các đồ vật bằng kim loại khác sẽ được lấy ra khỏi tài liệu, sau đó các tờ hồ sơ được gấp thành một chồng đều, gọn gàng. Ở phía bên trái, ba lỗ được tạo ra trên khoảng trống của ruộng bằng kim hoặc dùi. Tốt nhất là đặt chúng ở giữa không gian trống, nhằm mục đích thụt vào bên trái, nghĩa là ở khoảng cách khoảng một cm rưỡi. Nhận xét này rất quan trọng - nếu không, sau khi nộp tài liệu, chúng sẽ khó đọc.
Nếu các cạnh thẳng của lỗ có tầm quan trọng cơ bản đối với bạn, hãy thực hiện cú đấm lỗ. Nhưng hãy nhớ rằng quá nhiều tờ giấy là quá nhiều đối với anh ấy. Đảm bảo rằng cả ba lỗ đều có chiều cao đều nhau và cách nhau khoảng 3 cm. Lỗ ở giữa sẽ nằm ở giữa trang.
Để tránh hư hỏng trang tiêu đề và khi hộp bị sập, người ta thường khuyên nên gia cố khu vực đường khâu phía trước và phía sau bằng các dải bìa cứng. Một sợi chỉ sẽ được truyền qua nó. Kích thước thông thường của nó là 70 cm. Nhưng trong mỗi cái. trường hợp cụ thể nó phụ thuộc vào độ dày của ngăn xếp.
Cách khâu 3 lỗ
Hãy để chúng tôi trình bày nội dung của thuật toán để sắp xếp tài liệu đó. Đầu tiên, kim được luồn qua giữa các lỗ, để lại phần cuối của sợi chỉ ở mặt sau. Sau đó, bạn nên chèn nó vào đầu các lỗ. Kết quả là cả hai đầu của nó được đặt ở mặt sau của chồng tờ giấy đang được khâu. Chúng tôi kéo kim qua đáy các lỗ và kéo sợi chỉ ra mặt trước. Sau đó hạ kim trở lại lỗ giữa. Vì vậy, sợi chỉ của chúng tôi đã được luồn qua tất cả các lỗ cần thiết, sau đó cả hai đầu được buộc vào mặt sau của tài liệu bằng một nút thắt chắc chắn. Để lại ngọn dài khoảng 5 cm.
Một mảnh giấy có dòng chữ chứng nhận được dán trực tiếp vào nút thắt. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét công nghệ sản xuất của nó.
Tài liệu cũng có thể được khâu bằng 4 lỗ. Làm thế nào để làm điều này? Thủ tục không hề phức tạp chút nào. Bốn lỗ được đục lỗ đối xứng theo chiều dọc với vị trí trên một trục duy nhất. Để đuôi chỉ ở mặt sau của lỗ đầu tiên, khâu các mũi, sau đó thắt nút theo cách tương tự như mô tả ở trên. Phần sụn phải được sao chép hai lần để đảm bảo độ bền và độ tin cậy.
Thư xác nhận
Giai đoạn tiếp theo sau khi đánh số và phần sụn là cung cấp cho trường hợp của chúng tôi một dòng chữ chứng nhận. một nhãn dán có kích thước 4x6 cm với dòng chữ “Các tờ... tờ có dây buộc và đánh số” (số của chúng được biểu thị bằng cả số và chữ). Tiếp theo, vị trí của nhân viên đã nộp tài liệu được ghi rõ, kèm theo ngày tháng và chữ ký cá nhân. Nếu cần phải có con dấu thì điều này cũng phải được lưu ý. Dòng chữ được dán trên nút mà chúng tôi đã buộc, các đầu của sợi chỉ phải được để tự do. Chữ ký được đặt ở cuối toàn bộ quy trình, khi keo đã khô. Điều này được thực hiện để ngăn chặn nó bị nhòe. Con tem (nếu có) được dán một phần trên tờ giấy, một phần trên chính dòng chữ.
Và chỉ sau khi tập tin được khâu, đánh số, ký tên và niêm phong, nó mới có thể được gửi đến kho lưu trữ.
Thái độ đối với chứng nhận phải nghiêm túc và chu đáo. Cô ấy là người duy nhất - bằng chứng tài liệu tính toàn vẹn của vụ án. Nếu tính toàn vẹn của nó bị vi phạm hoặc bị dịch chuyển, tài liệu có thể không được cơ quan kiểm soát chấp nhận hoặc có thể bị phản đối trước tòa.
Cái gì và tại sao chúng ta nhấp nháy?
Tất cả các tài liệu phải nộp cho cơ quan lưu trữ hoặc bất kỳ cơ quan kiểm tra nào, bao gồm cơ quan thuế, quỹ hưu trí và nhiều cơ quan khác, đều phải được ghim lại. Bạn không thể gửi tài liệu được dán hoặc ghim ở đó. Như đã lưu ý, nếu phát hiện việc không tuân thủ các tiêu chuẩn làm việc văn phòng, điều đó sẽ không được bạn chấp nhận.
Thủ tục tương tự chủ yếu phụ thuộc vào các tài liệu nhân sự và kế toán. Những giấy tờ đã được hoàn thiện sẽ phải nộp vào kho lưu trữ của tổ chức, doanh nghiệp sau một năm. Những hồ sơ đã qua thời gian lưu trữ hợp pháp sẽ được chuyển đến các cơ quan lưu trữ đặc biệt. Nó được xác định bởi pháp luật tùy thuộc vào loại tài liệu. Ví dụ, hồ sơ công chứng, sổ sách kinh doanh và các tài liệu có thông tin nhân sự phải được lưu trữ ít nhất 75 năm.
Thời hạn sử dụng của bản vẽ thiết kế ngắn hơn nhiều - chỉ 20 năm. Theo thông lệ, việc bảo quản tài liệu ảnh trong 5 năm. Hồ sơ của cả doanh nghiệp nhà nước và tư nhân đều phải được nộp tại cơ quan lưu trữ. Đồng thời, nhiệm vụ của bất kỳ cơ cấu phi nhà nước nào là ký kết với Liên bang dịch vụ lưu trữđây là thỏa thuận
Cần nhớ rằng chỉ nhân viên có nhiệm vụ này được chỉ định trong tài liệu mới có quyền flash tài liệu. mô tả công việc. Trong trường hợp kết nối tài liệu kém chất lượng, bạn sẽ phải chờ một số biện pháp trừng phạt nhất định, đặc biệt là trong trường hợp thay đổi hoặc thiếu một số tờ quan trọng.
Hãy quay lại với công nghệ nộp hồ sơ
Các phương pháp khâu mô tả ở trên phù hợp cho cả cơ quan lưu trữ và cơ quan thuế. Nhưng việc lưu trữ chứng từ kế toán lâu dài (hơn 10 năm) phải đặc biệt chắc chắn - thường có 5 lỗ. Dòng chữ chứng nhận được làm trên giấy lụa đặc biệt để có thể nhìn thấy rõ nút nằm dưới nhãn dán và không có nghi ngờ gì về tính toàn vẹn của tài liệu.
Nếu trong môi trường văn phòng, các lỗ được đục bằng máy đục lỗ văn phòng phẩm thông thường, thì nếu cần phải đóng khối lượng lớn tài liệu giấy (ví dụ: trong nhà in), hãy sử dụng thiết bị chuyên nghiệp dưới dạng máy khoan giấy hoặc máy đóng sách. . Các cơ chế như vậy có sức mạnh lớn và có thể được điều khiển bằng tay hoặc được trang bị ổ điện.
Cơ chế máy
Các hệ thống hoặc máy móc này dựa trên phương pháp cổ điển sử dụng lò xo. Loại máy đóng sách này được trang bị một thiết bị đục lỗ. Một cơ chế khác đặt tài liệu lên một lò xo nhựa, sau đó các bìa cứng hoặc bìa nhựa được thêm vào dưới cùng và trên cùng của khối.
Ưu điểm của máy đóng sách là khả năng đóng sách những tài liệu rất lớn. Độ dày khối có thể đạt tới 500 trang. Ngoài ra - khả năng xóa hoặc thêm các trang và trang tính vào tài liệu đã được đóng bìa. Những nhược điểm bao gồm cường độ lao động khá nghiêm trọng và cường độ không cao lắm.
Nếu máy đóng sách để đóng tài liệu được trang bị lò xo kim loại, được thiết lập một bước nhất định và đục lỗ theo nó, thì các khối giấy được đặt trên một lò xo thép dẻo, sau đó được nén và đóng lại. Ưu điểm của thiết bị có lò xo kim loại là hình thức cuối cùng đẹp hơn và độ tin cậy cao hơn so với việc buộc bằng lò xo nhựa. Nhưng không thể chèn hoặc tháo các tờ giấy mà không bị hư hại.
Ngoài lò xo, còn có những thiết bị hoạt động theo nguyên tắc buộc vào một chiếc lược nhựa, có răng cong. Ngoài ra còn có một bìa sách hình xoắn ốc quen thuộc với chúng ta từ lịch rời, sổ ghi chép và nhật ký. Sau khi đục lỗ, một hình xoắn ốc được quấn vào chúng (3-4 vòng bằng tay, phần còn lại tự động).
Tiến độ không đứng yên
Liên kết nhiệt là gì? Đây là một loại máy hiện đại để lưu trữ tài liệu, trong đó chúng có thể được kết nối nhanh chóng và lâu dài. Sử dụng máy đóng gáy nhiệt, bạn có thể hoàn thành một số lượng lớn tài liệu cũng như thiết kế các bản sao đơn lẻ. Tùy chọn này đặc biệt phù hợp với các báo cáo, hợp đồng và tài liệu quảng cáo được gửi qua thư.
Máy đóng sách loại này hoạt động bằng cách sử dụng các gai nhiệt và vỏ nhiệt có màu sắc khác nhau và kích cỡ. Tùy thuộc vào số lượng tấm vỏ mà người ta chọn một lớp vỏ cách nhiệt có độ dày nhất định, sau đó mọi thứ sẽ được đặt lại với nhau trong máy. Mặt trong Phần cuối của nắp được phủ một lớp keo polymer. Máy được trang bị một bộ phận làm nóng, nhờ đó polyme này được nấu chảy và tất cả các tấm được hàn thành một lớp nóng.
Nếu một tổ chức làm việc với một số lượng lớn tài liệu và sự an toàn của chúng là giá trị lớn, thì để lưu trữ đơn giản bạn cần hệ thống hóa tài liệu bằng cách nào đó. Trong trường hợp này, tài liệu phần sụn sẽ hữu ích. Sau khi ghim giấy tờ, bạn có thể chắc chắn rằng sẽ không có tài liệu nào bị mất. Hãy xem những tài liệu nào được nộp và tại sao điều này xảy ra.
Tại sao phải may tài liệu bằng chỉ?
Luật pháp yêu cầu việc xếp chồng các tài liệu và đây không phải là lý do duy nhất khiến tài liệu phải được xếp chồng lên nhau. Nghị định số 439 của Chính phủ bao gồm hướng dẫn cách ghim tài liệu theo tiêu chuẩn GOST.
Ngoài ra, việc đóng ghim tài liệu là cần thiết để truyền đúng cho bất kỳ cơ sở nào, để trong tương lai sẽ không còn thắc mắc về việc thiếu bất kỳ tờ giấy nào. Ngoài ra, đối với tất cả các tổ chức, có một quy tắc duy nhất là nếu bạn chuyển nhiều hơn một tờ giấy, bạn sẽ phải nộp tài liệu. Đôi khi nhân viên của các bộ phận liên quan phải khâu tài liệu tại ngân hàng và ghi mã số bộ phận lên đó, tài liệu cũng được khâu tại tòa và đưa vào hồ sơ.
Cách flash tài liệu
Bây giờ câu hỏi đặt ra là làm thế nào để làm điều này một cách chính xác. Một số nhân viên bắt đầu hoang mang và cho rằng phần sụn có những quy định rất nghiêm ngặt, phải có chữ ký trên tờ niêm phong. bằng chữ cái khối, chỉ từ nylon, v.v.
Tuy nhiên, không có hướng dẫn rõ ràng về cách nộp hồ sơ. Điều chính phải được quan sát là không làm mất các giấy tờ cần thiết cho phần sụn, vì sự an toàn của chúng là nhiệm vụ chính của việc ràng buộc tài liệu. Và đôi khi xảy ra trường hợp các bên thứ ba, nhằm mục đích lừa đảo hoặc che giấu thông tin, có thể thay thế các trang tính trong thư mục hoặc thậm chí đăng chúng lên.
Để kiểm tra không có giấy tờ bị thiếu, tất cả các tờ đóng bìa phải được đánh số. Một tờ giấy nhỏ được dán vào mặt sau của tài liệu đóng bìa, nơi đóng dấu của tổ chức. Vì lý do bảo mật nên yêu cầu con tem phải vượt ra ngoài phần giấy dán.
Trên giấy dán có ghi nội dung thích hợp: khâu, đánh số (tuy nhiên, số trang được viết bằng chữ và số), viền, đóng dấu. Hồ sơ có xác nhận của người quản lý hoặc nhân viên chuẩn bị hồ sơ để khâu.
Mẫu tài liệu khâu
Quy định firmware văn bản trong sản xuất kinh doanh
Theo yêu cầu của Bộ Tư pháp Nga, việc hệ thống hóa hồ sơ là cần thiết để đảm bảo toàn bộ gói giấy tờ được sắp xếp ngăn nắp, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn… ngay bây giờ Hầu như mọi công ty đều có một số lượng lớn giấy tờ. Để bảo quản tài liệu đúng cách, chúng sẽ được chuyển đến kho lưu trữ, từ đó, khi nộp đơn, có thể lấy được các giấy tờ được sử dụng trong công việc; truy cập mở cho nhân viên.
Quan trọng! Cần phải biết những tài liệu nào được ghim và trên cơ sở những hành vi pháp lý nào xảy ra. quá trình này.
Tài liệu cần cập nhật
Mọi nhân viên của công ty khi xử lý một lượng lớn tài liệu đều phải hiểu rằng không phải tất cả tài liệu đều có thể được ghim lại. Tài liệu phải được đóng bìa nếu nó bao gồm ít nhất hai tờ.
Nhân viên phòng nhân sự khâu các bản gốc sau:
- các bang được phê duyệt;
- thành phần của các đơn đặt hàng cá nhân và chung.
Kế toán phải khâu:
- báo cáo tiền gửi;
- hóa đơn;
- hóa đơn;
- hộ chiếu kỹ thuật;
- sổ thu nhập;
- báo cáo doanh thu và số dư tài khoản;
- hành vi công việc;
- nếu lương bằng tiền mặt tại quầy thu ngân của doanh nghiệp - sao kê lương.
Hãy chú ý! Nhân viên làm việc với các pháp nhân phải biết cách flash tài liệu, nhưng trong trong trường hợp này Giấy tờ là bản sao nên không cần đóng dấu. Nói chung, hầu hết tất cả các công ty đều xử lý việc nhúng tài liệu; sự khác biệt duy nhất là ở quá trình thực hiện công việc.
Các văn bản pháp luật quy định việc nộp hồ sơ
Ở cấp độ lập pháp, các tiêu chuẩn về tài liệu phần sụn của từng cấu trúc công ty không được xác định, nhưng có quy tắc chung tấm khâu. Lệnh của Cục Lưu trữ Liên bang “Văn phòng và Lưu trữ” số 76, Lệnh của Bộ Văn hóa số 536 có những khuyến nghị về cách đóng bìa các tài liệu với nhau, hướng dẫn tiêu chuẩn cho công việc văn phòng.
Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga số 439 đã lý thuyết tổng quát, tại sao điều này là cần thiết và điều này xảy ra như thế nào, tuy nhiên, Luật Liên bang Nga “Về công việc lưu trữ"chỉ mô tả nghĩa vụ của tất cả các tổ chức trong việc bảo quản tài liệu, nhưng luật pháp không chỉ rõ việc này phải được thực hiện như thế nào. Lệnh số 02 - 213 “Về công tác văn phòng tại Ngân hàng Trung ương” cũng mô tả các tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ ở tất cả các ngân hàng. Cách flash điều lệ cho cơ quan thuế , Cơ quan thuế đưa ra các điều khoản. Cơ quan Thuế cũng kiểm soát sự an toàn của tài liệu đối với cá nhân tham gia vào hoạt động kinh doanh.
Tùy chọn ràng buộc tài liệu theo GOST
Phương pháp chuẩn bị tài liệu mật cho phần sụn
Trước khi ghép tài liệu, chúng cần phải trải qua một số giai đoạn chuẩn bị cho phần sụn. Đúng quy trình chương trình cơ sở được quy định theo Lệnh số 76 từ Rosarkhiv. Đầu tiên, các tờ giấy phải được đánh số, điều này sẽ tránh được tình trạng mất tờ giấy hoặc che giấu thông tin. Tất cả các tờ đều được đánh số ngoại trừ trang kiểm kê. Nếu có một phong bì khi flash chương trình cơ sở, thì phong bì sẽ được đánh số trước, sau đó là các tài liệu kèm theo trong đó.
Các tờ giấy trắng không có trong phần sụn - chúng sẽ bị phá hủy. Nếu có bất kỳ hình ảnh, sơ đồ, v.v. nào thì con số sẽ được đặt ở mặt sau, phía trên bên trái. Nếu đính kèm một tờ giấy khổ lớn thì với bên phảiỞ góc trên có số thứ tự của tờ giấy. Dòng chữ có xác nhận của nhân viên chịu trách nhiệm, cho biết chức vụ, chữ ký, ngày tạo, số tờ.
Tài liệu ràng buộc phải có một bản kiểm kê không bao gồm số seri. Bản kiểm kê phải bao gồm các thông tin sau:
- tên tài liệu, ngày tháng;
- danh sách tất cả các tài liệu đã nộp, số lượng của chúng, chữ ký của người quản lý.
Sau khi hoàn thành giai đoạn đầu tiên, bạn có thể tiến tới giai đoạn chính của phần sụn.
Hướng dẫn từng bước để flash tài liệu
Hãy cùng tìm hiểu cách ghép tài liệu đúng cách bằng các sợi chỉ hướng dẫn từng bước. Ban đầu, bạn cần hiểu rằng phần sụn của tài liệu yêu cầu phần sụn có hai, ba lỗ, thậm chí bốn và năm lỗ. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng lựa chọn.
Trong hai lỗ
Những giấy tờ không có tầm quan trọng lớn, được khâu bằng một trong những thứ nhất tùy chọn đơn giản- trong hai lỗ. Nhưng ngay cả với phương pháp đơn giản như vậy, nhiều nhân viên vẫn thắc mắc làm thế nào để flash tài liệu một cách chính xác. Để tránh nhầm lẫn, bạn có thể tuân thủ các quy tắc sau:
- Trước khi đục lỗ, các tấm cần được san phẳng. Để tạo hai lỗ, bạn có thể sử dụng dụng cụ bấm lỗ hoặc kim thông thường;
- sau đó bạn cần luồn một sợi chỉ (tốt nhất là sử dụng sợi chắc chắn) qua hai lỗ sao cho các đầu của nó gặp nhau ở mặt sau;
- các chủ đề cần phải được buộc. Giấy chắc chắn được dán vào nút thắt, thường có hình tam giác. Một con tem được đặt trên giấy dán.
Đây là một trong những những cách đơn giản tài liệu phần sụn. Các tùy chọn khác phổ biến hơn nhưng khó thực hiện hơn.
Hãy chú ý! Dán các nút lại với nhau để tránh làm mất tờ giấy. Số lượng tờ và dữ liệu của chuyên gia thực hiện thủ tục cũng được ghi lại. Đối với những tài liệu có tuổi đời trên 10 năm thì nên dùng khăn giấy để dán nút thắt.
Ba lỗ
Kỹ thuật khâu được sử dụng tương tự như đối với hai lỗ, nhưng vết thủng được tạo thành ba lỗ. Khoảng cách giữa các lỗ không được quá 3 cm:
- mặt khác, bạn cần luồn sợi chỉ nhưng qua lỗ ở giữa. Nghĩa là, phần cuối phải từ tờ ban đầu, nên để lại khoảng 7 cm;
- sau đó bạn nên luồn một sợi chỉ và một cây kim từ mặt mình, chĩa nó vào lỗ dưới ở phía bên kia của tài liệu;
- sau đó, sợi chỉ phải được luồn qua lỗ giữa một lần nữa, như vậy sẽ tạo thành hai nút thắt;
- Bây giờ bạn cần cắt chỉ và giữ lại 7 cm, như với lượt chỉ đầu tiên. Các đầu phải được buộc lại với nhau.
Để đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhân viên có trách nhiệm dán một tờ giấy hình chữ nhật, bạn cần viết lên đó tên nhân viên, chữ ký cũng như số tờ giấy được khâu.
Bốn lỗ
Cần phải tạo bốn lỗ, khoảng cách giữa các lỗ là 1,5 cm. Tiếp theo, bạn cần luồn sợi chỉ vào lỗ thứ hai từ phía sau, kéo qua lỗ đầu tiên, sau đó luồn qua lỗ thứ hai, thứ ba và thứ tư. lỗ.
Mẫu firmware có 4 lỗ
Năm lỗ
Thông thường, đường khâu năm lỗ được sử dụng trong các báo cáo kế toán, vì bộ tài liệu như vậy có độ dày lớn hơn nhiều so với các bộ tài liệu còn lại. Khoảng cách giữa năm lỗ phải lên tới 5 cm. Trong sơ đồ này, bạn cũng có thể sử dụng kim bấm tài liệu hoặc máy ép bằng máy khoan. Để tránh tấm trải giường bị hư hỏng trong trường hợp này, bạn nên sử dụng bìa cứng làm bìa.
Cách khâu một tài liệu có 5 lỗ từng bước:
- Bạn cần luồn một sợi chỉ vào lỗ giữa, chừa lại 10 cm. Sau đó, sợi chỉ đi qua lỗ thứ hai từ trên xuống;
- từ phía sau sợi chỉ đi vào lỗ đầu tiên, rồi lại đi vào lỗ thứ hai. Sau khi thực hiện việc này, một cạnh đã sẵn sàng;
- từ mặt sau, sợi chỉ lại được luồn vào lỗ giữa và lấy ra qua lỗ thứ tư;
- bây giờ một lần nữa sợi chỉ phải được luồn vào lỗ thấp nhất và hướng từ mặt trước vào lỗ thứ tư;
- Do đó, ở mặt sau bạn có hai đoạn chỉ cần được kết nối với nhau.
Cách khâu phong bì đựng tài liệu bí mật
Khi chuyển giao, tài liệu mật phải được đựng trong túi chống ánh sáng. Trên gói hàng bí mật có ghi rằng nó phải được giao tận tay, hoặc có ghi rằng đây là thông tin mật.
Những tài liệu như vậy được khâu chéo.
Cách chứng nhận tài liệu ràng buộc
Nhân viên chịu trách nhiệm phải chứng nhận tài liệu; nếu không có tài liệu này thì sẽ không thể gửi tài liệu để xác minh hoặc gửi đi bảo quản an toàn. Trong trường hợp này, bạn không thể mắc sai lầm vì nhiều vấn đề có thể phát sinh trong quá trình xác minh. Vì vậy, tốt hơn hết là đừng bỏ lỡ khoảnh khắc này.
Quan trọng! Nhân viên ký tài liệu phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc nộp và nội dung của nó. Trách nhiệm có thể được chuyển giao cho nhân viên khác, nhưng chỉ khi có mệnh lệnh riêng.
Chứng nhận tài liệu
Nói chung, tài liệu phần mềm bảo vệ tốt chứng khoán và xác nhận rằng tất cả các tài liệu được gửi là xác thực. Khi đã tìm ra cách đánh số chính xác tài liệu khi nộp hồ sơ và quá trình này diễn ra như thế nào, bạn không phải lo lắng về việc trả lại tài liệu và nhu cầu hệ thống hóa lại chúng.
Cần phải khâu các tài liệu để sắp xếp chúng.
Các công ty và tổ chức khâu các tài liệu cần chuyển vào kho lưu trữ.
Thật thuận tiện để lưu trữ các tài liệu ràng buộc và nếu cần, có thể nộp cho cơ quan kiểm tra mà không phải lo lắng về sự an toàn của chúng và khả năng thay thế.
Những tiêu chuẩn nào chi phối việc khâu?
Về mặt lý thuyết, việc đơn giản như khâu tài liệu lại không được quy định quy định. Chỉ có hướng dẫn về cách thực hiện việc này:
- Các khuyến nghị về phương pháp đã được Lệnh của Cục Lưu trữ Liên bang phê duyệt vào ngày 23 tháng 12 năm 2009;
- GOST 51141 cho công việc văn phòng;
- Ngoài ra, các quy tắc làm việc văn phòng bao gồm các yêu cầu về việc nộp tài liệu do các cơ quan công nghiệp (Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga, Bộ Thuế và Thuế vụ, v.v.) phát triển.
Những tài liệu nào yêu cầu đăng ký như vậy?
Trong các tổ chức và công ty, hầu hết các bộ phận cơ cấu đều khâu các tài liệu.
Người lao động dịch vụ nhân sự Các văn bản sau đây được hệ thống hóa và khâu riêng vào cuối năm dương lịch: 
- mệnh lệnh nhân sự,
- mệnh lệnh chung,
- bảng nhân sự.
Kế toán viên khâu:
- báo cáo trước,
- bảng doanh thu tài sản vật chất,
- hóa đơn,
- hóa đơn,
- giấy chứng nhận hoàn thành công việc,
- vận đơn,
- sổ quỹ tiền mặt,
- biên bản nhận tiền lương nhân viên của tổ chức trong trường hợp tiền lương được trao cho nhân viên trong tay họ.
Thư ký: chứng từ đến và đi.
Bạn có thể flash tài liệu bằng các công cụ sau:
- Máy dập ghim;
- Chủ đề;
- Thiết bị đặc biệt.
Nhưng các tài liệu được khâu bằng chỉ được đảm bảo không bị thay thế, điều này rất quan trọng trong thực tế hiện đại.
Viền mọi thứ bằng chỉ được coi là đáng tin cậy nhất.
Quy tắc thiết kế chung
Các tài liệu cần đóng bìa sau này trước tiên được sắp xếp theo ngày, đính kèm cẩn thận với nhau và mỗi tờ được đánh số bên phải bằng chữ số Ả Rập. Việc đánh số bắt đầu bằng số 1. Kho không được đánh số.
Đối với bìa, hãy chọn bìa cứng đặc biệt “Kinh doanh”. Nó xảy ra kích cỡ khác nhau và chất lượng. Để ghim các tài liệu tiêu chuẩn, người ta sử dụng chất kết dính định dạng A4 thông thường.
Phong bì cũng được đánh số trong tài liệu. Trong trường hợp này, phong bì được đánh số đầu tiên, tiếp theo là các tờ giấy và ảnh bên trong.
Nếu xảy ra lỗi khi đánh số tài liệu, nó sẽ bị gạch bỏ một dòng và tiếp tục đánh số. Trong trường hợp này, tờ giấy sẽ phải được chứng nhận có dòng chữ “Tin đã sửa”, có chữ ký của người chịu trách nhiệm và đóng dấu.
Hướng dẫn từng bước cho quy trình này
Trước khi dập ghim tài liệu, bạn phải tháo tất cả kẹp giấy và ghim ra khỏi kim bấm. Sắp xếp theo ngày tháng hoặc tầm quan trọng và đánh số từng tờ của tài liệu. Nếu tệp kết quả bao gồm nhiều trang, thì bạn có thể nối các tài liệu bằng kẹp giấy đặc biệt và bắt đầu ghép.
Chuẩn bị những thứ sau công cụ và vật liệu:
- Chủ đề. Tốt hơn là sử dụng nylon.
- Cây kim. Chọn kích thước tùy thuộc vào độ dày của tài liệu được dập ghim.
- Keo giấy.
- Một tờ giấy trắng.
- Bìa giấy, bìa cứng.
Thủ tục:
- Tháo kẹp giấy và ghim khỏi tài liệu.
- Xếp các tờ giấy gọn gàng, đều đặn, kiểm tra việc đánh số cho chắc chắn.
- Tùy thuộc vào độ dày của bó kết quả, hãy lấy dùi hoặc kim và lùi ra khỏi mép, tạo ít nhất 3 lỗ xuyên qua. Các lỗ phải nằm thành một hàng, thẳng đứng với mép giấy, ở khoảng cách . Cách nhau 2,5-3 cm. Lỗ ở giữa phải ở giữa.
- Tùy thuộc vào độ dày của chồng giấy thu được, lấy một sợi dài 70-80 cm.
- Chèn kim từ dưới cùng của mặt sau tài liệu vào lỗ trung tâm.
- Đi từ trên cao vào lỗ trên cùng.
- Sau đó thông qua mặt trái của tài liệu xuống dưới cùng.
- Chúng tôi quay trở lại trung tâm thông qua mặt trước.
- Sau khi khâu như vậy, sợi chỉ sẽ ở mặt sau. Nếu bạn đang khâu một tài liệu có số lượng lớn các tờ giấy thì thao tác này phải được thực hiện nhiều lần để cố định chúng.
- Buộc một nút ở phía sau. Phần còn lại phải dài ít nhất 8 cm.
- Dán một mảnh giấy có dạng hình chữ nhật lên nút thắt vừa tạo được. Trên đó có ghi trước: “Đã xếp chồng và đánh số.___ tờ Giám đốc____Họ I.O.”. Nếu vị trí của người quản lý khác nhau thì sẽ được chỉ định tương ứng theo tài liệu.
- Chữ ký và con dấu được đặt trên tài liệu đóng bìa, tờ giấy được chỉ định. Phần chữ ký và con dấu phải được thể hiện trên một tờ giấy và ở mặt sau của văn bản.
Cần phải nói rằng nếu bạn nên flash hơn tấm phải được làm ít nhất 4 lỗ cùng một lúc. Điều này sẽ mang lại sự ổn định và độ tin cậy khi lưu trữ tài liệu ràng buộc.
Một phương pháp đơn giản hóa để flash tài liệu được đưa ra trong hướng dẫn bằng video này:
Ai đảm bảo và bằng cách nào
Hồ sơ có xác nhận của người đứng đầu doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh. Điều quan trọng là một phần chữ ký nằm trên giấy dán và trên tài liệu.
Điều đáng nói là khi ký vào các văn bản ràng buộc, người quản lý sẽ cam kết nghĩa vụ về nội dung của chúng hoặc chỉ định người có thẩm quyền theo lệnh để đảm bảo tính chính xác.
Đặc điểm của việc đăng ký chứng từ kế toán
Việc dập ghim chứng từ kế toán cũng tương tự như việc khâu các chứng từ thông thường. Nhưng có một sự khác biệt. Để khâu tài liệu kế toán, người ta tạo 5 lỗ vì tập tài liệu dày hơn. Chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể ghim tài liệu. Thông thường người phụ trách là kế toán viên quản lý công việc.
Việc đánh số được thực hiện bằng bút chì đơn giản. Khi dập ghim tài liệu, một bản kiểm kê các tài liệu trong tệp sẽ được biên soạn.
Hàng tồn kho bao gồm các phần sau:
- tên của tài liệu,
- ngày mà hàng tồn kho được tổng hợp,
- danh sách tài liệu,
- chữ ký của người có trách nhiệm.
Các tính năng của việc chuẩn bị tài liệu để nộp vào kho lưu trữ
Hồ sơ nộp vào kho lưu trữ do nhân viên các bộ phận kết cấu chuẩn bị. Bản thân việc chuẩn bị bao gồm: 
- Hệ thống hóa tài liệu.
- Đánh số.
- Lưu trữ tài liệu vào một thư mục tùy thuộc vào mục đích của chúng.
- Điền vào hàng tồn kho.
- Thiết kế bìa tài liệu.
Thủ tục nộp tài liệu ở trên liên quan đến việc lưu trữ lâu dài, tức là. ít nhất 25 năm.
Nếu tài liệu sẽ được lưu trữ trong kho lưu trữ của tổ chức dưới 10 năm, một số biện pháp nới lỏng được cho phép, cụ thể là những điều sau đây có thể không được thực hiện:
- Đánh số các sheet trong file.
- Hệ thống hóa các tờ trong vụ án.
- Khâu bằng chỉ và để trong bìa cứng.
Cách khâu cũng giống như cách khâu thông thường. Nếu trong trường hợp phải khâu hơn 250 tờ, thì bạn cần chia nó thành nhiều tập. Mỗi tập đều được đóng bìa.
Nếu tài liệu được lên kế hoạch để lưu trữ hơn 25 năm, sau đó để chuẩn bị cho việc khâu, một tấm bìa cứng bổ sung được đặt trên hộp, giúp bảo vệ tài liệu và chỉ khỏi ma sát quá mức và giúp hộp trông đẹp hơn.
Khi sắp xếp các tập tin để lưu trữ, bạn phải đảm bảo rằng văn bản vẫn có thể đọc được. Đánh sốđược thực hiện bằng một cây bút chì đơn giản ở góc trên bên phải. Không nên sử dụng bút bi và bút gel, bút chì màu và bút dạ cho những mục đích này.
tờ A3đánh số thành một tờ và viền vào mép trái và gấp lại. Nếu tờ giấy được viền từ giữa thì tính 2 tờ.
Hình ảnh hoặc hình ảnh, và cũng sơ đồ và bản đồđược đánh số ở mặt sau ở góc trên bên trái. Phong bì được đánh số đầu tiên và tách biệt với vỏ giấy của chúng.
Nếu vụ án được biên soạn từ nhiều tập thì chúng (các tập) được đánh số riêng biệt.
Che phủđược định dạng như sau:
- Nêu tên cơ quan, tổ chức.
- Phân khu.
- Hạn sử dụng.
- Tên trường hợp.
Điều quan trọng là phải tuân thủ một số yêu cầu. Tên cơ quan có thể thay đổi. Vì vậy, khi biên soạn bìa tài liệu cần ghi rõ 2 tiêu đề. Tên các cơ quan được nêu trong trường hợp chỉ định. Tên cũ được đặt trong ngoặc, tên mới sẽ phải ở dưới nó.
Ngoài ra, nó được chỉ định chủ đề vụ án. Đây có thể là hành vi, hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v. sau đó đơn vị cấu trúc và khoảng thời gian mà các tài liệu được chứa trong đó hoặc năm dương lịch. Đây là lần đầu tiên và ngày cuối cùng tài liệu.
Nếu tài liệu được khâu theo năm dương lịch thì bạn nên cho biết, ví dụ: “Đơn hàng của năm 20015”. Cũng chỉ định hạn sử dụng: vĩnh viễn hoặc xác định.
Việc kiểm kê không được tính đến khi đánh số các tờ trong tệp. Các trường hợp có thể được liệt kê theo thứ tự quan trọng. Ví dụ, điều lệ, giao thức, kế hoạch.
Video hướng dẫn cách thiết kế thư mục để lưu trữ được xem xét tại đây:
Chuẩn bị nộp hồ sơ cho cơ quan thuế
Để đăng ký với tư cách là một doanh nhân hoặc pháp nhânđồng thời thực hiện thay đổi thông tin tại cơ quan thuế, hồ sơ đã nộp được khâu lại trước sự chứng kiến của công chứng viên. Những đổi mới không được áp dụng trong trường hợp này, vì bằng cách này, công chứng viên đảm bảo rằng sẽ không có sửa đổi nào sau khi xác nhận chữ ký của người nộp đơn.
Kể từ tháng 7 năm 2013, bạn có thể nộp báo cáo cho cơ quan thuế mà không cần khâu tài liệu. TRONG Khuyến nghị về phương pháp mục này đã được loại trừ. Theo quyết định của các doanh nhân, giờ đây có lựa chọn gửi tài liệu đơn giản là được ghim hoặc khâu.
Tuy nhiên, không ai bãi bỏ các quy tắc làm việc văn phòng. Và do đó văn bản cấu thành Vẫn nên flash nó bằng tay.