Việc phản ánh chi phí đi lại trong kế toán của tổ chức được thực hiện trên cơ sở báo cáo trước. Như một quy luật, chi phí đi lạiđược phản ánh trong các khoản mục trong tài khoản chi phí sản xuất, vì một chuyến công tác là một chuyến đi đến mục đích sản xuất.
Tài liệu về chuyến công tác
Điều kiện bắt buộc chỉ dẫn khi đi công tác là mệnh lệnh bằng văn bản của người sử dụng lao động (Điều 166 Bộ luật Lao động Liên bang Nga). Về cơ bản, đây là mệnh lệnh được gửi trong chuyến công tác nhưng có thể có một tài liệu khác. Mẫu văn bản này không được thiết lập nên tổ chức có thể lập mẫu văn bản riêng hoặc có thể sử dụng một mẫu thống nhất - số T-9. Cần nêu rõ địa điểm, thời gian, mục đích của chuyến công tác. Giấy chứng nhận du lịch và nhiệm vụ chính thức đã bị hủy bỏ, nhưng tổ chức có thể sử dụng các mẫu tài liệu này hoặc thành lập văn bản riêng của mình tại địa phương, cũng như thành lập các tài liệu khác tài liệu cần thiết, ví dụ: ước tính chi phí đi lại mẫu. Trong cùng một đạo luật địa phương, cần thiết lập số tiền trợ cấp hàng ngày, bạn có thể đặt ra giới hạn về chi phí sinh hoạt và cũng có thể chỉ ra các chi phí đi lại khác.
Thanh toán tạm ứng
Điều kiện bắt buộc để gửi đi công tác là phải nộp một khoản tạm ứng. Điều này được nêu tại khoản 10 của Quy định về chi tiết cử người lao động đi công tác được phê duyệt theo Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 13 tháng 10 năm 2008 số 749 (sau đây gọi là Quy định). Nó không được chỉ định khi nào việc thanh toán tạm ứng phải được thực hiện. Nhưng hãy đưa nó ra từ máy tính tiền tiền mặt báo cáo chi phí đi lại là cần thiết trước khi nhân viên đi công tác. Có thể chuyển sang thẻ ngân hàng.
Nó không được chỉ định làm thế nào để tính toán tạm ứng. Trên thực tế, các khoản phụ cấp hàng ngày được tính toán dựa trên thời gian của chuyến công tác, cũng như có tính đến chi phí đi lại và ăn ở gần đúng nếu nhân viên tự thanh toán.
Nếu tiền được phát hành bằng tiền mặt từ quầy thu ngân của công ty, thì việc ghi nhận khi tạm ứng chi phí đi lại sẽ là:
Nếu chuyển khoản vào thẻ nhân viên:
Trong trường hợp phát sinh thêm chi phí, đã thỏa thuận với người sử dụng lao động hoặc chuyến công tác kéo dài, người lao động phải chuyển tiền theo quy định tại khoản 10 của Quy định vì người lao động không có nghĩa vụ phải chi tiền cá nhân để mang theo. ra một nhiệm vụ chính thức.
Trong trường hợp này, số tiền phải trả có thể được phản ánh trong đơn đặt hàng, cho biết đây là số tiền tạm ứng tăng lên.
Trợ cấp hàng ngày
Cứ mỗi ngày đi công tác, người lao động được bổ nhiệm phải trả phụ cấp hàng ngày. Đồng thời, phụ cấp hàng ngày cũng được chi trả vào các ngày cuối tuần và ngày lễ, thời gian đi lại, thời gian mất khả năng lao động khi đi công tác (khoản 3, khoản 11, khoản 25 của Quy chế). Người lao động không bị giới hạn về cách chi tiêu trợ cấp hàng ngày; không cần phải báo cáo các khoản chi này.
Pháp luật không quy định số tiền trợ cấp hàng ngày; tổ chức xác định nó một cách độc lập trong một đạo luật địa phương.
Để trả trợ cấp hàng ngày cho nhân viên, cần xác định chính xác số tiền phụ cấp tùy thuộc vào thời gian thực tế của chuyến công tác.
Khoản trợ cấp hàng ngày không được xác nhận bằng giấy tờ nhưng phải xác nhận thời gian đi công tác. Khoản 7 của Quy định quy định xác nhận bằng giấy thông hành, nếu không có thì bằng giấy tờ cho thuê nhà ở. Nếu không có các giấy tờ này thì người lao động phải cung cấp xác nhận từ bên nhận cho biết ngày đến và ngày đi khỏi địa điểm công tác. Hình thức của một tài liệu như vậy không được thiết lập; nó được trình bày dưới bất kỳ hình thức nào, dưới dạng một bản ghi nhớ hoặc tài liệu khác. Điều này cũng được nêu trong thư của Rostrud ngày 19 tháng 10 năm 2015 N 2450-6-1.
Chi phí đi lại khác
Nhưng Bộ Tài chính lại có quan điểm khác, cho rằng nếu giá đồ ăn trên vé được đánh dấu thành một dòng riêng thì những chi phí này sẽ không được tính khi tính thuế thu nhập (Thư của Bộ Tài chính Liên bang Nga ngày 20/5/2015 số 03-03-06/2/28976).
Phản ánh chi phí đi lại trong kế toán
Việc báo cáo chi phí chuyến công tác phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi.
Trường hợp nhân viên được cử đi công tác, chẳng hạn để thực hiện công việc theo hợp đồng với khách hàng và dịch vụ cung cấp cho khách hàng được phản ánh vào tài khoản 20 thì chi phí cho chuyến công tác sẽ được phản ánh bằng cách ghi:
Nếu chuyến công tác liên quan đến việc bán hàng thì việc hạch toán chi phí đi lại sẽ được phản ánh qua việc hạch toán:
Một chuyến công tác gắn liền với việc mua lại tài sản sẽ làm tăng giá trị của nó và được thể hiện qua việc đăng tải:
Nếu cần phải cử nhân viên đi công tác để trả lại sản phẩm bị lỗi thì hồ sơ sẽ phản ánh những điều sau:
Nếu một tổ chức áp dụng hệ thống thuế chung và VAT được tính như một phần chi phí của chuyến công tác thì mục kế toán cho chi phí đi lại sẽ như sau:
Dt19 Kt71 - Tính thuế GTGT của chi phí đi lại;
Dt68 “Tính VAT” Kt19 - được sản xuất khấu trừ thuế dựa trên hoá đơn.
Chi phí đi lại trong hợp đồng với khách hàng
Thông thường các bên quy định rằng chi phí đi lại của nhân viên của tổ chức thực hiện sẽ được thanh toán riêng dựa trên chi phí thực tế và thường nảy sinh các câu hỏi về cách sắp xếp việc này.
Cần lưu ý rằng chỉ nhân viên của bạn mới có thể được cử đi công tác, vì vậy việc chỉ ra nhân viên của bên thứ ba trong thỏa thuận chuyến công tác không có nghĩa là khách hàng có thể phản ánh những chi phí này là chi phí đi lại. Và việc hạch toán chi phí đi lại của tổ chức khách hàng tại trong trường hợp này không được thực hiện thì đây sẽ là khoản thanh toán cho các dịch vụ của tổ chức thực hiện. Nên nêu rõ trong hợp đồng rằng đây là những chi phí được hoàn lại hoặc một phần thay đổi của chi phí dịch vụ, được tính dựa trên chi phí đi lại thực tế của nhân viên nhà thầu và cũng quy định có cần thiết phải cung cấp bản sao tài liệu hay không và các thời hạn. Khách hàng chỉ cần đăng ký chi phí đi lại để kiểm tra chi phí của mình chứ không phải để phản ánh trong kế toán. Cần lưu ý rằng nếu nhà thầu áp dụng hệ thống thuế chung thì phải tính thuế GTGT đối với chi phí dịch vụ được hoàn lại (Thư của Bộ Tài chính ngày 22/4/2015 N 03-07-11/22989).
Nếu khách hàng là tổ chức nước ngoài, lãnh thổ Liên bang Nga không được công nhận là nơi cung cấp dịch vụ và chi phí dịch vụ không phải chịu thuế VAT thì các chi phí được hoàn lại không phải chịu thuế VAT vì chúng là một phần của tổng chi phí dịch vụ. Tùy theo điều khoản của hợp đồng, chuyến công tác của nhân viên nhà thầu có thể được coi là dịch vụ phụ trợ không bị đánh thuế theo quy định tại khoản 3 Điều này. 148 Mã số thuế của Liên bang Nga.
Đặc điểm kế toán chi phí đi công tác nước ngoài
Khi cử nhân viên đi công tác nước ngoài, một số tính năng phải được tính đến.
Một sự khác biệt đáng kể là việc xác định số tiền trợ cấp hàng ngày. Số tiền trợ cấp hàng ngày thay đổi trong thời gian đi công tác (khoản 17 của Quy định): khi đi du lịch trong nước Nga, trợ cấp hàng ngày được trả theo số tiền được xác định cho các chuyến công tác trong nước và trên lãnh thổ nước ngoài - theo số tiền được thành lập cho các chuyến công tác đến tiểu bang này. Theo quy định của địa phương, các khoản trợ cấp hàng ngày có thể được quy định bằng cùng một số tiền cho tất cả các chuyến công tác nước ngoài, bất kể quốc gia hoặc tùy thuộc vào tiểu bang.
Trợ cấp hàng ngày và các chi phí khác có thể được cấp bằng ngoại tệ. Việc hạch toán chi phí đi lại bằng ngoại tệ được thực hiện bằng đồng rúp.
Đối với ngày khởi hành từ Nga, trợ cấp hàng ngày phải được thanh toán theo quy định khi đi qua lãnh thổ nước ngoài và khi trở về - theo quy định đối với các chuyến công tác nội địa ở Nga (khoản 18 của Quy định). Ngày qua biên giới được xác định bằng dấu trên hộ chiếu. Nếu một nhân viên rời đi và trở về trong cùng một ngày, thì khoản trợ cấp hàng ngày sẽ được trả với số tiền bằng 50% mức định mức được thiết lập cho một chuyến công tác tới tiểu bang này.
Từ quan điểm kế toán và để xác định chi phí của chuyến công tác được phân bổ vào tài khoản nào, việc chuyến đi công tác diễn ra trong lãnh thổ Liên bang Nga hay nước ngoài không quan trọng.
Ngoài ra, khi đi du lịch nước ngoài, chi phí làm hộ chiếu nước ngoài, visa, các giấy tờ cần thiết khác cho chuyến công tác, các khoản thanh toán và lệ phí cũng được hoàn trả thêm (khoản 23 của Quy chế).
Việc phản ánh kết quả của một chuyến công tác nước ngoài về mặt kế toán sẽ tương tự như một chuyến công tác ở Liên bang Nga và chi phí đi lại cũng sẽ được khấu trừ tùy theo mục đích của chuyến đi. Nhưng do thực tế là các chi phí phát sinh bằng ngoại tệ nên sẽ có những chi tiết cụ thể liên quan đến việc ghi nhận và chuyển đổi tiền tệ sang đồng rúp.
Nếu trợ cấp đi lại được phát hành bằng đồng rúp thì các chi phí phát sinh bằng ngoại tệ khi chuyển khoản ngân hàng (bằng thẻ đồng rúp của nhân viên) phải được quy đổi sang đồng rúp theo tỷ giá có hiệu lực vào ngày thanh toán. Nếu trợ cấp đi lại được phát hành bằng tiền mặt thì tỷ giá chuyển đổi đồng rúp dựa trên chứng nhận mua tiền sẽ được chấp nhận. Trong trường hợp không có giấy chứng nhận như vậy, tỷ giá hối đoái được chấp nhận vào ngày phát hành khoản tạm ứng bằng rúp cho người lao động (Thư của Bộ Tài chính Nga ngày 21 tháng 1 năm 2016 số 03-03-06/1 /2059).
Để hạch toán thuế chi phí đi lại, ngày chi phí sẽ là ngày phê duyệt báo cáo tạm ứng (khoản 5, khoản 7, Điều 272 Bộ luật Thuế của Liên bang Nga).
Nếu khoản tạm ứng được phát hành bằng ngoại tệ thì khoản nợ sẽ được tính lại thành rúp theo tỷ giá hối đoái vào ngày khoản tạm ứng được phát hành và số tiền này không được tính lại (khoản 10 của PBU 3/2006).
Báo cáo tạm ứng của nhân viên
Thời hạn nộp báo cáo về số tiền chi cho chuyến công tác được quy định tại khoản 26 của Quy chế đi công tác - ba ngày làm việc sau khi đi công tác về.
Mẫu báo cáo chi phí có thể được tổ chức xây dựng và phê duyệt nhưng có thể được sử dụng hình thức thống nhất AO-1. Các tài liệu xác nhận chi phí phải được đính kèm với báo cáo tạm ứng. Căn cứ vào các tài liệu được cung cấp, chi phí đi lại được ghi nhận trong năm 2016.
Nếu một nhân viên đã chi một số tiền lớn hơn số tiền tạm ứng đã phát hành và ban quản lý đã phê duyệt báo cáo tạm ứng thì anh ta phải trả khoản chi tiêu vượt mức.
Nếu chi phí đi lại thực tế của nhân viên ít hơn số tiền tạm ứng trước đó hoặc không cung cấp tài liệu hỗ trợ thì nhân viên phải gửi số tiền chưa chi vào máy tính tiền hoặc vào tài khoản hiện tại của công ty. Ngoài ra, người sử dụng lao động có quyền giữ lại khoản tạm ứng chưa chi từ tiền lương nhân viên (Điều 137 Bộ luật Lao động Liên bang Nga).
Khi trả lại khoản thanh toán tạm ứng chưa chi cho chi phí đi lại, các mục sẽ trông giống như như sau:
Dt 50 Kt71 - nhân viên thanh toán số dư tạm ứng chưa sử dụng cho quầy thu ngân;
Dt 51 Kt71 - nhân viên gửi số dư tạm ứng chưa sử dụng vào tài khoản vãng lai;
Dt 70 Kt71 - số dư tạm ứng được giữ lại từ lương của nhân viên.
Nhưng việc khấu trừ chỉ có thể được thực hiện nếu không quá một tháng trôi qua và nhân viên không phản đối việc khấu trừ. TRONG nếu không thì người sử dụng lao động sẽ phải ra tòa để trả lại số tiền tạm ứng.
Chi phí đi lại là chi phí do người chịu trách nhiệm gánh chịu do doanh nghiệp chi trả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách hạch toán các chi phí đó trong kế toán và kế toán thuế.
Nghĩa vụ của người sử dụng lao động là hoàn trả chi phí đi công tác. Điều này được nêu trong Điều 168 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga và Quy định về đặc thù của việc đưa người lao động đi công tác, được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 13 tháng 10 năm 2008 N 749.
Đi công tác là chuyến đi của người lao động theo lệnh của người sử dụng lao động trong một thời gian nhất định để thực hiện một công việc chính thức bên ngoài nơi làm việc lâu dài.
Trước khi cử một nhân viên đi công tác, anh ta sẽ được ứng trước một khoản tiền mặt.
Căn cứ để tính và tạm ứng cho người lao động là hai văn bản nội bộ:
- lệnh hoặc chỉ thị của người quản lý cử nhân viên công ty đi công tác, trong đó nêu rõ họ tên, thời gian và mục đích của chuyến đi (để thực hiện nhiệm vụ công tác) của nhân viên đó;
- quyết định bằng văn bản của người quản lý về việc nhân viên đi công tác bằng phương tiện công vụ hoặc phương tiện cá nhân (nếu được chấp nhận).
Khoản tạm ứng được tính dựa trên các chi phí sau:
- chi phí vé đi lại trong chuyến công tác;
- thanh toán tiền ăn ở khách sạn;
- trợ cấp hàng ngày cho mỗi ngày bạn đi công tác;
- các chi phí khác theo ủy quyền của quản lý.
Công tác phí là loài riêng biệt chi phí, họ không phụ thuộc vào chi phí đi lại và nhà ở.
Không có hạn chế pháp lý nào về số tiền trợ cấp hàng ngày. Các tổ chức thương mại có quyền xác định quy mô của mình bằng hành động nội bộ.
Tuy nhiên, có một giới hạn về mức thuế thu nhập cá nhân phải được tính và khấu trừ đối với người lao động. Năm 2017, giới hạn là 700 rúp mỗi ngày cho các chuyến công tác ở Nga và 2.500 rúp mỗi ngày cho các chuyến công tác nước ngoài.
Các giới hạn tương tự đã có hiệu lực kể từ năm 2017 khi thanh toán phí bảo hiểm (khoản 2 Điều 422 Bộ luật thuế Liên bang Nga).
Trợ cấp hàng ngày phải được trả cho tất cả những ngày đi công tác, kể cả ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ không làm việc cũng như những ngày đi đường và dừng chân bắt buộc (khoản 11 Quy định cụ thể về việc cử người lao động đi công tác đã được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 13 tháng 10 năm 2008 số 749). Bạn không cần phải cung cấp bất kỳ tài liệu nào xác nhận khoản trợ cấp hàng ngày của bạn.
Khoản tạm ứng được phát hành bằng tiền mặt thông qua quầy thu ngân của công ty hoặc chuyển khoản vào thẻ ngân hàng. Trong vòng 3 ngày sau khi trở về nơi cố định làm việc, người lao động phải báo cáo bộ phận kế toán số tiền nhận được.
Xin lưu ý rằng vào năm 2017, trên cơ sở Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 29 tháng 12 năm 2014 số 1595, bạn không phải cấp giấy chứng nhận du lịch và công tác chính thức.
Đối với báo cáo, người lao động cung cấp báo cáo trước theo mẫu AO-1 hoặc theo mẫu do doanh nghiệp tự xây dựng. Các tài liệu xác nhận các chi phí phát sinh (vé, chứng từ khách sạn, séc, v.v.) được đính kèm vào báo cáo.
Nếu chuyến đi đến và đi từ chuyến công tác được thực hiện bằng phương tiện cá nhân hoặc công vụ, bạn phải cung cấp bản ghi nhớ, vận đơn, theo đó tính toán quãng đường đã đi và đính kèm hóa đơn, biên lai mua nhiên liệu. Khả năng hoàn trả các chi phí này phải được phản ánh trong chính sách kế toán của tổ chức.
Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống thuế đơn giản (“thu nhập trừ chi phí”) tính chi phí đi lại theo cách tương tự như với hệ thống chung, và chấp nhận chúng như chi phí.
Tuy nhiên, ngày mà số tiền đi công tác được tính vào chi phí có thể khác nhau.
Chi phí cho hệ thống thuế đơn giản hóa được ghi nhận khi chúng được thanh toán. Nếu nhân viên được tạm ứng thì chi phí đi lại này sẽ được phản ánh trong chi phí hệ thống thuế đơn giản kể từ ngày phê duyệt báo cáo tạm ứng, tùy thuộc vào việc cung cấp các tài liệu chính hỗ trợ.
Đi công tác là chuyến đi của nhân viên theo lệnh của người đứng đầu tổ chức trong một thời gian nhất định để thực hiện một nhiệm vụ (phân công) chính thức bên ngoài nơi làm việc lâu dài của mình.
Thủ tục chung để cử người lao động đi công tác được xác định theo quy định tại Điều 166-168 Bộ luật Lao động Liên bang Nga và Nghị định ngày 13 tháng 10 của Chính phủ. 08 Số 749. (Chỉ thị của Bộ Tài chính Liên Xô về Hội đồng Công đoàn Trung ương Toàn Nga số 62 ngày 07/04/1988 “Trong các chuyến công tác chính thức ở Liên Xô” có thể được áp dụng nếu nó không mâu thuẫn với các quy định khác tài liệu).
Theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, thời gian đi công tác tối đa có thể được quy định bằng một thỏa thuận tập thể, hợp đồng lao động hoặc địa phương hành động quy phạm(mệnh lệnh, mệnh lệnh của người đứng đầu)
Trong suốt thời gian đi công tác, người lao động được giữ nguyên mức lương bình quân.
Việc phân công đi công tác được chính thức hóa bằng một mẫu chứng từ kế toán sơ cấp thống nhất được thông qua tại Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước. Chúng bao gồm:
1) Lệnh (hướng dẫn) cử người lao động đi công tác số F số T-9 hoặc T-9a.
2) Giấy chứng nhận du lịch F số T-10.
3) Công văn cử đi công tác và báo cáo việc thực hiện mẫu T-10a
Trước khi khởi hành, nhân viên được tạm ứng một khoản tiền mặt để xác định số tiền ước tính chi phí đi lại được lập trong bộ phận kế toán. Người lao động được bồi thường chi phí thực tế phát sinh và ghi nhận liên quan đến chuyến công tác, bao gồm:
chi phí đi lại, bao gồm phí bảo hiểm cho bảo hiểm cá nhân bắt buộc của hành khách khi vận chuyển, thanh toán dịch vụ cấp giấy thông hành và cung cấp chỗ ở trên tàu;
chi phí thuê mặt bằng nhà ở;
chi phí bổ sung liên quan đến việc sinh hoạt bên ngoài nơi thường trú (công tác phí);
các chi phí khác do người lao động phát sinh khi được sự cho phép của người đứng đầu tổ chức.
Thủ tục và số tiền hoàn trả các chi phí này được xác định theo thỏa thuận tập thể hoặc quy định của địa phương.
Trong kế toán, các chi phí liên quan đến chuyến công tác được phản ánh đầy đủ dưới dạng chi phí.
Đối với một số chi phí đi lại, có những cân nhắc về kế toán cho mục đích thuế.
Kế toán chi phí đi lại cho mục đích tính thuế
|
Các loại chi phí đi lại |
Vì mục đích thuế |
|
|
Thuế thu nhập cá nhân |
Thuế thu nhập |
|
|
Trợ cấp hàng ngày |
Được chấp nhận với số lượng không quá 700 rúp. cho mỗi ngày đi công tác trong Liên bang Nga và không quá 2.500 rúp. cho mỗi lần bạn đi công tác nước ngoài |
Chấp nhận toàn bộ số lượng đã được phê duyệt theo thỏa ước tập thể hoặc quy định của địa phương |
|
Chi phí thuê mặt bằng nhà ở |
Trường hợp không có giấy tờ chứng minh chi phí thuê nhà ởđược chấp nhận với số tiền không quá 700 rúp. cho mỗi ngày đi công tác trong Liên bang Nga và không quá 2.500 rúp. cho mỗi lần bạn đi công tác nước ngoài |
Chấp nhận toàn bộ chi phí thực tế phát sinh và ghi chép |
Sau khi đi công tác về, người chịu trách nhiệm lập báo cáo về công việc đã thực hiện, mèo. Cung cấp cho bộ phận kế toán cùng với giấy chứng nhận du lịch và báo cáo trước.
Bộ phận kế toán kiểm tra sự sẵn có của các tài liệu hỗ trợ xác nhận chi phí đi lại:
Giấy tờ du lịch
Giấy tờ cho thuê nhà ở
Chi phí đi công tác thông thường là chi phí phục vụ hoạt động thông thường và được phản ánh vào tài khoản 26.
Nếu mục đích của chuyến công tác là mua bất động sản thì chi phí đi lại sẽ được tính vào phần tăng giá trị của nó. (D 08,10,41 –K 71)
Việc cử nhân viên đi công tác nước ngoài được chính thức hóa bằng mệnh lệnh và nhiệm vụ chính thức. Theo quy định, giấy chứng nhận du lịch không được cấp. Thời gian đi công tác được khẳng định bằng nhãn hiệu ở nước ngoài. hộ chiếu. Bản sao hộ chiếu nước ngoài được đính kèm với báo cáo trước. hộ chiếu.
Ngoại tệ đi công tác nước ngoài được nhận tại quầy thu ngân của doanh nghiệp từ tài khoản ngoại tệ hiện hành. Để hạch toán riêng các giao dịch bằng ngoại tệ, phải mở một tài khoản phụ đặc biệt “Thủ quỹ bằng ngoại tệ” cho tài khoản “Tiền mặt”.
Một nhân viên được cử đi công tác nước ngoài sẽ được hoàn trả các chi phí thực tế và được ghi chép cho việc đi lại, thuê chỗ ở, trợ cấp hàng ngày bằng rúp và ngoại tệ, cũng như một số chi phí bổ sung:
chi phí làm hộ chiếu nước ngoài, thị thực và các giấy tờ đi lại khác;
lệ phí lãnh sự và sân bay bắt buộc;
lệ phí cấp quyền nhập cảnh, quá cảnh của xe cơ giới;
chi phí mua bảo hiểm y tế bắt buộc;
các khoản thanh toán hoặc phí bắt buộc khác.
Thanh toán cho nhân viên trợ cấp hàng ngày bằng ngoại tệ khi một nhân viên được cử đi công tác bên ngoài lãnh thổ Liên bang Nga, với số tiền được xác định theo thỏa thuận tập thể hoặc quy định của địa phương.
Trong thời gian người lao động đi đường được chi trả phụ cấp hàng ngày:
khi đi qua lãnh thổ Liên bang Nga - theo cách thức và số lượng được xác định theo thỏa thuận tập thể hoặc quy định của địa phương đối với các chuyến công tác trong lãnh thổ Liên bang Nga;
khi đi qua lãnh thổ nước ngoài - theo cách thức và số lượng được xác định theo thỏa thuận tập thể hoặc quy định của địa phương đối với các chuyến công tác trên lãnh thổ nước ngoài;
ngày qua biên giới khi đi công tác từ lãnh thổ Liên bang Nga được trả bằng ngoại tệ và ngày qua biên giới khi trở về sau chuyến công tác đến lãnh thổ Liên bang Nga được trả bằng rúp.
Để hạch toán riêng các khoản thanh toán cho người lao động đi công tác nước ngoài, mở tài khoản phụ “Thanh toán với người có trách nhiệm bằng ngoại tệ” tại tài khoản 71.
Khi thanh toán cho các chuyến công tác nước ngoài có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá.
Ví dụ: 1) phát hành dựa trên chi phí đi lại (42 rúp/euro x 1000 euro)
D71-K50 42000 RUR
2) một báo cáo trước đã được cung cấp (40 rúp/euro x 1000 euro) D26-K71 40.000 rúp
3) chênh lệch tỷ giá hối đoái âm được phản ánh (40 rúp/euro - 42 rúp/euro) x 1000 euro
Nếu nhân viên của công ty rời khỏi thành phố của họ để thực hiện các nhiệm vụ chính thức, họ sẽ nhận được tiền từ quầy thu ngân để chi trả chi phí đi lại. Sau đó bộ phận kế toán nhận được báo cáo của khách du lịch. Sẽ rất hữu ích cho các kế toán viên khi học cách kiểm tra báo cáo này, thực hiện nó thông qua kế toán và không phải trả thêm thuế nếu mọi chi phí được coi là hợp lý và được trả cho người lao động.
Chi phí đi lại được coi là gì?
Người lao động thường xuyên phải di chuyển đến các địa phương khác vì nhu cầu công việc. Những chuyến đi (đi công tác) như vậy được pháp luật quy định (Điều 166 Bộ luật Lao động Liên bang Nga) và yêu cầu hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Khái niệm chuyến đi công tác không áp dụng cho công nhân làm thuê, loại hoạt động của nó liên quan đến công việc lâu dài trên đường (tài xế vận tải liên tỉnh, người soát vé, v.v.).
Nghệ thuật. Điều 167 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga đảm bảo người sử dụng lao động sẽ hoàn trả cho người lao động những chi phí liên quan đến chuyến công tác.
Theo pháp luật lao động (Điều 168 Bộ luật Lao động Liên bang Nga), người lao động được cử đi công tác phải trả:
- chi phí đi lại đến và đi trong chuyến công tác;
- chi phí thuê mặt bằng nhà ở, ví dụ, thanh toán tiền ăn ở khách sạn;
- chi phí bổ sung liên quan đến việc sinh hoạt bên ngoài nơi thường trú (công tác phí);
- các chi phí khác mà người lao động phải chịu với sự cho phép hoặc hiểu biết của người sử dụng lao động.
Các chi phí bổ sung bao gồm, ví dụ, chi phí ăn uống tại quán cà phê, chi phí di chuyển bằng phương tiện công cộng ở địa phương nơi nhân viên được gửi đến, thanh toán dịch vụ taxi. Điều này cũng bao gồm chi phí cho các dịch vụ truyền thông. Cần đặc biệt chú ý đến thỏa thuận giữa người lao động được bổ nhiệm và người sử dụng lao động về chi phí giải trí.
Luật pháp bắt buộc nhân viên được cử đi công tác phải được tạm ứng từ máy tính tiền để thanh toán chi phí cho chuyến đi. Điều quan trọng là mọi chi phí của nhân viên sẽ được bộ phận kế toán thanh toán dựa trên séc và biên lai do anh ta nộp.
Sau khi đi công tác về, nhân viên trong ba công nhân ngày, chuẩn bị một báo cáo theo đó người sử dụng lao động sẽ hạch toán các chi phí của nhân viên đã đăng. Nếu một nhân viên chi tiền cá nhân cho các chi phí đi lại hợp lý và có ghi chép, bộ phận kế toán sẽ trả lại số tiền này cho người đó. Và nếu toàn bộ số tiền tạm ứng du lịch được phát hành từ quầy thu ngân không được ghi lại, thì nhân viên sẽ trả lại số dư chưa chi tiêu cho văn phòng tiền mặt hoặc số tiền này sẽ được khấu trừ vào mức lương tiếp theo của anh ta.
Mức trợ cấp đi công tác hàng ngày do người sử dụng lao động quy định độc lập. Rõ ràng, số tiền như vậy phải hợp lý về mặt kinh tế.
Không có tiêu chuẩn duy nhất nào về chi phí đi lại hàng ngày bắt buộc đối với tất cả các tổ chức trong năm 2018. Tuy nhiên, luật quy định số tiền trợ cấp hàng ngày tối đa mà nhân viên sẽ không phải chịu thuế thu nhập cá nhân: đối với các chuyến công tác ở Nga là 700 rúp mỗi ngày và đối với các chuyến công tác nước ngoài - 2.500 rúp.
Video: Chi phí đi lại
Những tài khoản kế toán nào được sử dụng trong các bài đăng khi phản ánh chi phí đi lại?
Theo thủ tục đã được thiết lập, trước khi đi công tác, nhân viên nhận tại quầy thu ngân số tiền để thanh toán chi phí đi lại theo phiếu chi chi phí mẫu số KO-2 (). Kế toán của người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ và người lao động ký nhận tiền.
Khoản tạm ứng chi phí đi lại được lập thành phiếu thu tiền mặt
Ngày càng nhiều rộng rãi nhận các khoản thanh toán không dùng tiền mặt từ tổ chức cho nhân viên của họ. Điều này không chỉ áp dụng đối với tiền lương mà còn đối với việc chuyển các khoản có trách nhiệm, bao gồm cả trợ cấp đi lại, vào thẻ lương của nhân viên (thư của Bộ Tài chính Liên bang Nga, Kho bạc Liên bang Nga ngày 10 tháng 9 năm 2013 số 02– 03–10/37209 số 42–7.4–05/5.2 –554).
Sẽ là khôn ngoan nếu mở thẻ ngân hàng công ty đứng tên nhân viên, số tiền ứng trước có thể được ghi có cho chi phí đi lại. Điều này đặc biệt thuận tiện cho những nhân viên thường xuyên đi công tác.
Sau chuyến công tác về, nhân viên lập và trình báo cáo tạm ứng (Mẫu số AO-1). Tất cả các chi phí của doanh nhân đi du lịch phải được hiển thị ở mặt sau của nó. Phụ cấp hàng ngày được phản ánh trên một dòng riêng biệt. Các chi phí khác (tiền vé, tiền phòng khách sạn, tiền thuê chỗ ở…) được phản ánh trên cơ sở phiếu, séc, biên lai kèm theo, được thực hiện đúng quy định. Những tài liệu này phải tuân thủ các quy định của Nghệ thuật. 252 Mã số thuế của Liên bang Nga. Nếu không, nhân viên đã đăng sẽ không thể xác nhận chi phí. Mặc dù ở trường hợp đặc biệt(ví dụ: trong trường hợp mất vé đường sắt), việc bồi thường như vậy trên thực tế được thực hiện theo một thuật toán riêng với việc lập báo cáo và đính kèm các chứng chỉ từ tổ chức vận tải để chứng minh chi phí.
Khi nộp cho bộ phận kế toán, báo cáo tạm ứng có chữ ký của khách du lịch (người chịu trách nhiệm), sau đó trên văn bản sẽ xuất hiện chữ ký của kế toán viên kiểm tra báo cáo. Sau đó, báo cáo được kế toán trưởng ký và được giám đốc phê duyệt.
Nếu nhân viên đi công tác về chưa sử dụng một phần số tiền tạm ứng thì có nghĩa vụ trả lại số tiền còn lại cho thủ quỹ.
Số tiền này có thể được khấu trừ vào lương tiếp theo của nhân viên. Nếu người lao động đi công tác không có đủ tiền ứng trước cho những chi phí hợp lý và tự mình tiêu xài thì người sử dụng lao động sẽ hoàn trả những khoản chi phí đó.
Để hạch toán các khoản thanh toán trong các chuyến công tác, tài khoản 71 “Thanh toán với người chịu trách nhiệm” được sử dụng, trong đó khoản ghi nợ phản ánh số tiền ứng trước cho chuyến đi đã phát hành và khoản ghi có phản ánh chi phí của nhân viên đã được bổ nhiệm.
| Bảng: các mục để bồi thường chi phí đi lại | Ghi nợ | Tín dụng |
| 71 | 50 | Giao dịch kế toán |
| 71 | 51 | Được phát hành dưới dạng báo cáo cho một chuyến công tác. |
| 55 | 51 | Phụ cấp đi lại được liệt kê trên thẻ lương. |
| 71 | 55 | Chuyển khoản thanh toán tạm ứng sang thẻ công ty đặc biệt. |
| 50 | 71 | Phản ánh chi tiêu của khách du lịch từ một thẻ đặc biệt. |
| 70 | 71 | Số tiền tạm ứng cho chuyến đi chưa chi tiêu đã được trả lại cho quầy thu ngân. |
| 71 | 50 | Nhân viên được cấp một số tiền bằng số tiền cá nhân chi tiêu hợp lý cho chuyến công tác. |
Người sử dụng lao động có thể không coi một số chi phí nhất định được phản ánh trong báo cáo trước là hợp lý. Những khoản này được giữ lại từ tiền lương của nhân viên hoặc nhân viên sẽ tự mình hoàn trả số tiền chi phí chưa được công nhận.
Bảng: ghi các khoản chi phí bất hợp lý
Trong kế toán, việc kiểm tra báo cáo của khách du lịch bắt đầu bằng việc xác nhận tính chính xác của việc tính toán trợ cấp hàng ngày. Số tiền trợ cấp sinh hoạt hàng ngày được nhân với số ngày đi công tác. Những ngày này luôn bao gồm ngày khởi hành và ngày đến. Những ngày này được xác minh bằng cách sử dụng phiếu đính kèm với báo cáo.
Thời gian đi và đến của phương tiện vận chuyển không quan trọng.
Nếu tàu khởi hành lúc 23:50 ngày 17 tháng 1 thì ngày 17 tháng 1 sẽ được coi là ngày khởi hành đi công tác với khoản trợ cấp hàng ngày được trả cho ngày đó (ngay cả khi nhân viên đi làm trong ngày). Ngoài ra, ngày đến sau một chuyến công tác (có thanh toán trợ cấp hàng ngày) sẽ được coi là ngày mà chuyến tàu của doanh nhân đến, chẳng hạn như lúc 2 giờ sáng.
Người lao động được tuyển dụng được trả lương cho tất cả các ngày đi lại
Các khoản phụ cấp hàng ngày cũng phải được trả cho những ngày cuối tuần và ngày lễ xảy ra trong chuyến công tác cũng như những ngày trên đường đi. Việc chi trả trợ cấp hàng ngày không bị ảnh hưởng bởi việc tính chi phí ăn uống vào giá vé (Công văn của Bộ Tài chính ngày 2/3/2017 số 03–03–07/11901).
Các chi phí được tính vào các tài khoản kế toán phản ánh mục đích công việc của nhân viên trong chuyến công tác.
Nếu thuế GTGT được ghi đúng trên các chứng từ đính kèm báo cáo chi phí (trong hóa đơn, biểu mẫu báo cáo chặt chẽ) thì thuế GTGT trên các chứng từ đó sẽ được tính vào tài khoản 19 và nộp vào ngân sách để khấu trừ.
Chi phí cấp giấy thông hành (vé máy bay, xe buýt hoặc tàu hỏa) được người sử dụng lao động hoàn trả. Thông thường, việc lựa chọn loại hình vận chuyển được nhân viên đi du lịch với ban quản lý thỏa thuận, vì giá vé cũng phụ thuộc vào loại phương tiện.
Thời gian của chuyến công tác được người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận độc lập và được chứng minh bằng lệnh của người quản lý và không cần giấy chứng nhận du lịch kể từ năm 2015 (Nghị định của Chính phủ ngày 29 tháng 12 năm 2014).
Bảng: ghi chi phí kế toán của nhân viên biệt phái
| Bảng: các mục để bồi thường chi phí đi lại | Ghi nợ | Các loại chi phí |
| 20 (23, 25, 26, 29) | 71 | Hoạt động chính của công ty là sản xuất (tài khoản trên bảng cân đối kế toán phụ thuộc vào loại hoạt động của người đi công tác và nhiệm vụ của chuyến công tác). |
| 44 | 71 | Hoạt động chính của công ty thương mại. |
| 08 | 71 | Mục đích của chuyến công tác là mua và/hoặc giao tài sản cố định mới. |
| 10 | 71 | Một nhân viên được cử đi công tác để mua nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, v.v. |
| 28 | 71 | Vận chuyển sản phẩm lỗi hoặc sửa chữa bảo hành. |
| 19 | 71 | Phân bổ thuế GTGT theo văn bản đính kèm báo cáo tạm ứng. |
| 68.Thuế GTGT | 19 | VAT được yêu cầu khấu trừ. |
Nếu chuyến đi công tác của khách du lịch được người sử dụng lao động thanh toán trực tiếp thì vé phải được nhận vào tài khoản 50.3 “Nhân viên thu ngân. Chứng từ tiền tệ”.
Bảng: giao dịch thanh toán giấy thông hành
Kế toán thuế chi phí đi lại
Pháp luật thuế của Nga không phân loại số tiền nhận được từ người sử dụng lao động cho chi phí đi công tác là thu nhập của người lao động được tuyển dụng nên số tiền này không được tính vào căn cứ tính thuế thu nhập cá nhân và phí bảo hiểm (khoản 2 Điều 422 của Bộ luật thuế). của Liên bang Nga và khoản 3 Điều 217 Bộ luật thuế của Liên bang Nga).
Những khoản không chịu thuế này bao gồm chi phí đi lại được ghi chép từ địa điểm của công ty đến địa điểm của chuyến công tác và quay trở lại, cũng như tất cả các chi phí hợp lý liên quan đến chuyến đi này (thẻ lên máy bay, dịch vụ sân bay, phí hành lý).
Các khoản không chịu thuế cũng bao gồm các chi phí tại địa phương nơi người lao động được cử đến. Điều này bao gồm séc khách sạn và séc thanh toán cho các dịch vụ liên lạc.
Các khoản trợ cấp hàng ngày cũng không bị đánh thuế, nhưng có mức tối đa không phải chịu thuế: 700 rúp mỗi ngày ở Liên bang Nga và 2.500 rúp cho chuyến công tác bên ngoài Liên bang Nga.
Hạn chế này áp dụng cho cả thuế thu nhập cá nhân và phí bảo hiểm (khoản 2 Điều 422 Bộ luật thuế Liên bang Nga). Một ngoại lệ đối với giới hạn trợ cấp hàng ngày này là các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội “đối với thương tích” - đối với họ, toàn bộ số tiền trợ cấp hàng ngày được thiết lập trong tổ chức được coi là không phải chịu thuế (Thư FSS số 14–03–11/08–13985 ngày 11 tháng 11 Ngày 17 tháng 1 năm 2011).
Tương tự như khoản trợ cấp hàng ngày, thuế thu nhập cá nhân được áp dụng cho các khoản thanh toán thuê mặt bằng nhà ở trong trường hợp không nộp giấy tờ (không quá 700 rúp mỗi ngày ở Liên bang Nga và không quá 2.500 rúp ở nước ngoài). Toàn bộ số tiền không phải chịu phí bảo hiểm. Là một phần chi phí tính thuế thu nhập, họ tính đếnđầy đủ
chi phí đi lại thực tế (khoản 12, khoản 1, điều 264 Bộ luật thuế Liên bang Nga), bao gồm cả trợ cấp hàng ngày. Những chi phí này nên được phân loại là chi phí chung.
Cơ sở chung để chấp nhận khấu trừ thuế VAT là có hóa đơn. Đối với chi phí đi lại, bạn có thể chấp nhận các chứng từ khác có số thuế VAT được chỉ định, ví dụ: vé đường sắt (khoản 1 Điều 172 Bộ luật thuế của Liên bang Nga).
Từ ngày 01/01/2017 dịch vụ đường sắtđối với việc vận chuyển hành khách được áp dụng thuế suất thuế GTGT 0% (khoản 9.3 khoản 1 Điều 164 Bộ luật thuế Liên bang Nga) nên được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán tiền sử dụng chăn ga gối đệm.
Nếu trên vé tính thuế VAT thành một khoản cho phí sử dụng chăn ga gối đệm và phí dịch vụ ăn uống thì thuế GTGT không được khấu trừ (Công văn của Bộ Tài chính ngày 6/10/2016 số 03–07–11/58108). Số tiền này sẽ được phản ánh vào chi phí của công ty, không phải chịu thuế thu nhập.
Video: Xác nhận chi phí đi lại
Ví dụ về kế toán và kế toán thuế đối với chi phí đi lại
Giám đốc D.V. Petrov làm việc tại Alpha LLC ở Saratov. Petrov được cử đi công tác tại Moscow theo lệnh của giám đốc Alpha LLC ngày 15 tháng 1 năm 2018 để đàm phán và ký kết thỏa thuận với nhà cung cấp.
Tại Alpha LLC, theo lệnh của giám đốc, số tiền trợ cấp hàng ngày cho các chuyến công tác của nhân viên được quy định là 1.000 rúp mỗi ngày.
Petrov đã được trả trước số tiền 13.400 rúp dựa trên các chi phí sau:
- giá vé từ Saratov đến Moscow và ngược lại - 5200 * 2 = 10400 rúp;
Ngày 19 tháng Giêng Đ.V. Petrov đã nộp báo cáo tạm ứng cho bộ phận kế toán của Alpha LLC, trong đó phản ánh các chi phí sau:
- vé đi từ Saratov đến Moscow 5145 rúp, đã bao gồm. dịch vụ bổ sung(khăn trải giường) 218 rúp;
- vé đi từ Moscow đến Saratov 5145 rúp, bao gồm các dịch vụ bổ sung (khăn trải giường) 218 rúp;
- trợ cấp hàng ngày trong ba ngày là 1000 * 3 = 3000 rúp.
Tổng số chi phí thực tế của D.V. Petrova theo báo cáo trước lên tới 13.290 rúp.
Báo cáo tạm ứng của Petrov bao gồm các bút toán kế toán để tính các chi phí mà anh ta đã thực hiện trong một chuyến công tác
Mặt sau báo cáo chi phí của D.V. Petrova phản ánh từng loại chi phí dựa trên các tài liệu đính kèm (hai vé tàu).
Báo cáo trước của Petrov (mặt sau) nêu chi tiết số tiền chi phí
Số thuế GTGT tính vào chi phí của Petrov chỉ là chi phí sử dụng khăn trải giường trên tàu với số tiền 218 * 2 = 436 rúp. Số tiền VAT là 436/118 * 18 = 66,51 rúp.
Đối với chi phí đi lại D.V. Kế toán của Petrov đã thực hiện các bút toán kế toán.
Bảng: ghi chép chi phí kế toán của một nhân viên đã được bổ nhiệm
| Tổng | Bảng: các mục để bồi thường chi phí đi lại | Ghi nợ | Hoạt động |
| 13 400 | 71 | 50 | Một khoản tạm ứng cho chuyến công tác đã được cấp cho Petrov dựa trên báo cáo từ máy tính tiền. |
| 10223,49 | 26 | 71 | Chi phí vé không bao gồm VAT đã được xóa. |
| 66,51 | 19 | 71 | 18% VAT đã được phân bổ cho chi phí bổ sung cho việc sử dụng đệm trong vé tàu của Petrov. |
| 66,51 | 68.Thuế GTGT | 19 | Số thuế GTGT được phân bổ cho các chi phí bổ sung được xuất trình để khấu trừ. |
| 3000 | 26 | 71 | Khoản trợ cấp hàng ngày của Petrov được ghi vào chi phí đầy đủ. |
| 117 | 71 | 68.NDFL | Thuế thu nhập cá nhân tích lũy trên khoản trợ cấp hàng ngày trên 700 rúp mỗi ngày ((1000 – 700) rúp * 3 * 13% = 117 rúp). |
| 110 | 50 | 71 | Petrov trả lại số tiền chưa tiêu cho nhân viên thu ngân. |
Sau khi đi công tác về, người lao động báo cáo với người sử dụng lao động về chi phí của mình. Người làm kế toán phải biết báo cáo nào được coi là lập đúng, cách phản ánh chi phí trong kế toán, kế toán thuế.
Nếu chuyến công tác được lên kế hoạch trước và nằm trong kế hoạch du lịch, nhân viên có thể viết đơn xin tạm ứng chi phí kinh doanh. Chúng bao gồm chỗ ở, đi lại đến và đi từ chuyến công tác và các bữa ăn. Đó là những chi phí mà anh ta phải báo cáo khi trở lại nơi làm việc.
Bạn đọc thân mến! Bài viết nói về phương pháp tiêu chuẩn giải pháp cho các vấn đề pháp lý, nhưng mỗi trường hợp là cá nhân. Nếu bạn muốn biết làm thế nào giải quyết chính xác vấn đề của bạn- Liên hệ tư vấn:
ĐƠN ĐĂNG KÝ VÀ CUỘC GỌI ĐƯỢC CHẤP NHẬN 24/7 và 7 ngày một tuần.
Nó nhanh và MIỄN PHÍ!
Sau khi lập báo cáo về chuyến công tác, số tiền chi tiêu cuối cùng sẽ được nêu rõ. Nếu số tiền lớn hơn số tiền tạm ứng thì bộ phận kế toán phải chuyển số chênh lệch. Để có chi phí thấp hơn, nhân viên phải gửi tiền vào máy tính tiền.
Báo cáo trước là một trong những tài liệu được pháp luật quy định rõ ràng về việc chuẩn bị. Nó được nhân viên đã đăng ký lập ra làm bằng chứng về mọi chi phí phát sinh trong chuyến công tác.
Cùng với đó, phải cung cấp chứng từ gốc chi phí cho bộ phận kế toán. TRONG phác thảo chung Báo cáo chi phí là một tài liệu liệt kê các chi phí đi lại.
Có cần thiết không?
Mục đích của giấy tạm ứng là để xác nhận số tiền đã chi tiêu trước chuyến đi hoặc để nhận số tiền chi tiêu sau chuyến đi. Từ đó, việc lập báo cáo là bắt buộc.
Hành vi pháp lý:
- Điều 252, khoản 1 Điều 264 Bộ luật thuế Liên bang Nga: Chi phí đi lại là chi phí sản xuất, kinh doanh liên quan đến các khoản chi khác.
- Điều 313, Điều 314 của Bộ luật Thuế Liên bang Nga: thông tin phải được xác nhận bằng tài liệu chính. Điều này cũng bao gồm một báo cáo chuyến công tác. Nếu không có nó, không thể xác nhận các chi phí phát sinh, bao gồm cả các khoản tạm ứng cho nhân viên. Chi phí được tính theo ngày báo cáo được phát hành.
Báo cáo tạm ứng là căn cứ để hạch toán:
- chuyển vốn để trang trải chi phí kinh doanh;
- xác nhận chi phí tài chính khi cấp vốn trước khi đi công tác.
Làm thế nào để điền báo cáo trước chuyến công tác 2019?
Báo cáo chuyến công tác là giai đoạn cuối cùng của toàn bộ quy trình: từ chuẩn bị cho đến khi nhân viên trở về.
Một báo cáo được biên soạn hợp lý sẽ xác nhận chi phí tài chính, từ đó ảnh hưởng đến thuế.
Báo cáo trước phải được chuẩn bị bởi nhân viên được cử đi công tác. Sau khi hoàn thành sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để xác minh.
Ở giai đoạn cuối, tài liệu được người quản lý ký. Số tiền đã chi tiêu (trong trường hợp không có khoản tạm ứng) hoặc khoản chênh lệch nếu chi phí lớn hơn khoản tạm ứng sẽ được liệt kê.
Yêu cầu về tài liệu
Làm thế nào để lập báo cáo trước một cách chính xác để được chấp nhận trong quá trình kiểm tra thuế?
Báo cáo là một tài liệu báo cáo nghiêm ngặt. Nó được điền theo mẫu số AO-1 và được sử dụng để hạch toán số tiền được cấp cho khách du lịch.
Tài liệu được lập thành một bản trên giấy hoặc điền vào bản điện tử.
Lưu ý rằng trong hình thức mới Trong mẫu đơn chỉ hiện ra những dòng: biên lai của kế toán ghi rằng anh ta đã nhận được báo cáo từ nhân viên. Phần còn lại của tài liệu không có bất kỳ thay đổi nào.
Biểu mẫu và phần
Cách điền chính xác:
- Khuôn mặt: Dữ liệu cá nhân của nhân viên, tài liệu xác nhận việc phát hành tiền và thông tin về khoản tạm ứng trước đó được điền vào.
- Mặt trái: ghi rõ ngày chi phí, số chứng từ, tên, số tiền, chứng từ xác nhận giao dịch (cột 1-6).
Tất cả các chi phí phải được ghi lại. Danh sách các tài liệu được đưa ra dưới đây. Chúng phải được cất giữ và dán vào một tờ giấy A4 riêng khi đến nơi.
Số tiền phải trả sẽ phụ thuộc trực tiếp vào biên lai và séc được cung cấp.
Điền mẫu (ví dụ)
Ví dụ về việc lập báo cáo tạm ứng cho chuyến công tác năm 2019:
Ví dụ về điền báo cáo trước Ai ký và đồng ý?
Mỗi tài liệu phải có chữ ký của người hoàn thành nó. Chỉ sau đó mới có thể chuyển báo cáo cho bộ phận kế toán. Cô kiểm tra xem nó đã được điền chính xác chưa.
Người đứng đầu doanh nghiệp và kế toán trưởng phải ký vào văn bản. Chỉ sau đó, số tiền mà nhân viên đã thanh toán độc lập mới có thể được chuyển.
Ngày đến hạn
Sau khi đi công tác về, người lao động phải lập và nộp báo cáo trước trong vòng 3 ngày.
Tài liệu kèm theo
Nghị quyết số 749 ngày 13 tháng 10 năm 2008 quy định một số gói giấy thông hành:
- Giấy chứng nhận du lịch mẫu đã được thiết lập. Cấp cho mỗi chuyến công tác tại Liên bang Nga. Mẫu đơn này được ghi ngày, đóng dấu và ký tên khi rời khỏi tổ chức. Bên nhận đóng dấu, ký tên và ghi ngày nhập cảnh tương tự đối với trường hợp xuất cảnh. Khi nhân viên về, bộ phận kế toán nhập ngày đến.
- Kiểm tra, biên lai, xác nhận.
- Biên lai, vé - tất cả các chi phí liên quan đến việc đi lại đến và đi từ địa điểm của chuyến công tác (vé tàu, bảo hiểm nhân thọ du lịch, biên lai thu phí đường bộ, v.v.)
- , được người quản lý phê duyệt.
- Các chi phí khác liên quan đến việc đi công tác.
Tất cả các tài liệu phải được hoàn thành phù hợp. Khi đính kèm vào báo cáo chi phí, mỗi tài liệu được dán vào một tờ A4 bằng keo.
Nếu vi phạm yêu cầu hoặc thiếu chứng từ gốc ghi trong báo cáo thì bộ phận kế toán có quyền không thanh toán các chi phí phát sinh cho người lao động. Trong trường hợp nhập cảnh, kiểm tra thuế sẽ phát hiện hành vi vi phạm và phạt tiền.
Bộ phận kế toán cần xem xét kỹ các tài liệu mà nhân viên cung cấp để xác nhận chi phí của mình.
Phổ biến nhất là biên nhận tiền mặt.
Nếu không ghi rõ mua sản phẩm gì thì phải kèm theo biên lai bán hàng hoặc biên lai.
Các loại giấy tờ xác nhận chi phí phát sinh:
- Biên nhận tiền mặt— được yêu cầu trong quá trình kiểm tra thuế, xác nhận thực tế thanh toán. Khi cất giữ biên lai phải tuân thủ quy tắc nhất định. Nếu bạn bị ướt hoặc ở ngoài nắng lâu, thông tin có thể biến mất. Việc kiểm tra như vậy không thể gắn liền với việc hoàn trả chi phí. Một số tổ chức hoạt động không có máy tính tiền hoặc chỉ in tổng số tiền trên biên lai tiền mặt. Trong những trường hợp này, bạn phải yêu cầu biên lai bán hàng.
- Biên lai bán hàng- nó chỉ ra mô tả chi tiết giao dịch kinh doanh, số lượng, giá cả, tổng số tiền, tên tổ chức, ngày, chữ ký, chức vụ của người điền. Báo cáo tạm ứng được đính kèm cùng với biên nhận tiền mặt. Trường hợp không có thì Thủ tướng phải đóng dấu của tổ chức bán hàng. Xin lưu ý rằng số tiền và ngày trên biên lai bán hàng phải khớp với biên lai tiền mặt.
- Các hình thức báo cáo nghiêm ngặt. Văn bản phải ghi rõ tên, thông tin chi tiết về pháp nhân, giao dịch kinh doanh, giá cả, số tiền, ngày, chức vụ và chữ ký của người hoàn thành.
Bài đăng
- 71 – “thanh toán với người chịu trách nhiệm” (áp dụng cho tài khoản Chủ động-Thụ động);
- 70 – “giải quyết tiền lương với nhân sự”;
- 51 – “tài khoản vãng lai”;
- 50 – “quầy thu ngân”;
- 94 – “sự thiếu hụt và thua lỗ của doanh nghiệp.”
Khi báo cáo được phê duyệt, các giao dịch sẽ trông như thế này:
- Khi phát hành tạm ứng: Kế toán chuẩn bị sổ tiền mặt và tiền được phát hành. Khi nhận hàng, nhân viên ký vào vật tư tiêu hao. Dt71-Kt50
- Khi chuyển tiền từ tài khoản vãng lai sang tài khoản vãng lai của nhân viên: hệ thống dây điện Dt71-Kt51 đang được biên soạn. Trong trường hợp này, nó được ban hành lệnh thanh toán tới ngân hàng. Xác nhận nhận tiền là một bản sao kê ngân hàng.
- Các quỹ đã được phát hành và số tiền cần phải được đóng lại.Điều này có thể thực hiện được sau khi nhân viên đi công tác về và các chi phí được xác nhận bằng các tài liệu liên quan. Các bài đăng: Dt10-Kt71 – mua vật tư, Dt41-Kt71 – mua hàng hóa, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – mua bán hoặc hoạt động sản xuất doanh nghiệp.
- Khi số tiền chi tiêu lớn hơn số tiền phát hành, giao dịch ngược lại được thực hiện và tiền sẽ được trả lại cho quầy thu ngân.
- PKO được phát hành: Dt50-Kt71 hoặc Dt51-Kt71 (vào tài khoản hiện tại). Nếu số tiền tạm ứng cho chuyến công tác không đủ thì tiền sẽ được chuyển từ máy tính tiền cho nhân viên.
- RKO được phát hành: Dt71-Kt50 hoặc Dt71-Kt51 (từ tài khoản hiện tại). Trong trường hợp nhân viên bị mất séc hoặc tiêu tiền vào mục tiêu cá nhân
không liên quan đến chuyến công tác thì lập mục sau: Dt94-Kt71 - tiền từ người báo cáo được xóa do thiếu hụt của công ty. Dt70-Kt94 - số tiền thiếu hụt phải được khấu trừ vào lương của nhân viên không thể báo cáo về khoản tạm ứng.
Sắc thái soạn thảo khi đi du lịch nước ngoài
Thủ tục đăng ký nhân viên có phần phức tạp hơn ở Nga.
- Các chi phí cơ bản khi đi du lịch nước ngoài: . Quy mô được tổ chức đặt ra một cách độc lập và cố định trên. Số tiền lên tới 2500 rúp/ngày không phải chịu thuế thu nhập cá nhân. do đó, các tổ chức thường dừng lại ở số tiền này. Trước khi vượt biên với nước ngoài và khi quay trở lại, kích thước của chúng bằng mức tối đa có thể trên lãnh thổ Liên bang Nga. Khuyến nghị: khi xác định chi phí, hãy tập trung vào chi phí sinh hoạt của nước sở tại.
- Chi phí đi lại– thanh toán đến đích được thanh toán riêng. Du lịch quanh thành phố bằng taxi hoặc xe buýt đôi khi được tính vào chi phí đi lại.
- Chi phí sinh hoạt- khách sạn, khách sạn. Mọi chi phí đều phải có chứng từ, hóa đơn, séc chứng minh.
- Đăng ký hộ chiếu và thị thực— chi phí thực hiện nghĩa vụ nhà nước, chi phí tham vấn với các chuyên gia có thể được tính vào chi phí đi lại.
- Các chi phí khác: phí và lệ phí, quá cảnh phương tiện.
Một chuyến công tác nước ngoài được xử lý tương tự như một chuyến công tác ở Nga. Có lệnh cử nhân viên đi công tác. Nó cho biết số và ngày đặt hàng, họ, tên, tên đệm của nhân viên, chức vụ, điểm đến (với quốc gia), mục đích của chuyến đi.
Giấy chứng nhận du lịch không được cấp. Ngày khởi hành và ngày đến được ghi trong hộ chiếu. Khi đến nơi, nhân viên chuẩn bị báo cáo trước và đính kèm các tài liệu xác nhận chi phí. Số tiền dư thừa sẽ được trả lại vào tài khoản hiện tại của tổ chức. Trường hợp bội chi, bộ phận kế toán sẽ cấp cho nhân viên.
Vì vậy, chúng tôi đã xem xét cách chuẩn bị một báo cáo chi phí. Nó được cấp sau mỗi chuyến công tác kèm theo chi phí.
Nhân viên phải hoàn thành nó trong vòng 3 ngày kể từ ngày trở về. Bộ phận kế toán kiểm tra tính đúng đắn của việc đăng ký và trình người quản lý phê duyệt. Sau chữ ký của giám đốc, tiền sẽ được chuyển cho nhân viên nếu chi phí vượt quá số tiền tạm ứng.
Nếu khoản tạm ứng là tiêu dùng nhiều hơn, nhân viên phải trả lại cho quầy thu ngân của công ty. Nếu anh ta không muốn thì bộ phận kế toán cưỡng bức trừ vào lương.