Bản ghi nhớ mẫu yêu cầu thực hiện. Bản ghi nhớ nội bộ về mua văn phòng phẩm: quy tắc soạn thảo

Bản ghi nhớ dịch vụ là một tài liệu thông tin và tham khảo, một công cụ trao đổi thư từ trong kinh doanh trong một tổ chức.

Một bản ghi nhớ được soạn thảo để nêu bật bất kỳ vấn đề kinh doanh nào liên quan đến công việc của một bộ phận hoặc một nhân viên cụ thể, giải pháp giải quyết vấn đề này phụ thuộc vào một đơn vị cấu trúc khác của tổ chức hoặc nhân viên.

Ngược lại, việc viết bản ghi nhớ được thực hiện giữa các đơn vị cơ cấu hoặc nhân viên có chức vụ tương đương nhưng không trực tiếp cấp dưới.

Cách viết một bản ghi nhớ

Mặc dù hình thức viết một bản ghi nhớ là tùy ý nhưng khi soạn thảo nó cần lưu ý những chi tiết sau:

• "mũ", nơi nó được chỉ định cho người mà nó được đề cập (chức vụ, họ, tên, tên viết tắt trong trường hợp tặng cách);
• tên văn bản - Biên bản tống đạt;
• ngày biên soạn và số;
• tiêu đề văn bản của tài liệu - nói về chủ đề của bản ghi nhớ;
• văn bản của tài liệu - đầu tiên là mô tả về tình hình hiện tại, sau đó là một số yêu cầu cụ thể;
• vị trí người biên soạn, chữ ký và bản ghi chữ ký - họ, tên, chữ viết tắt của tác giả.

Mẫu biên bản mua máy tính

Bản ghi nhớ dịch vụ
05.10.2013 № 2
Mátxcơva

Về sửa chữa máy tính (thay thế)

Tôi muốn lưu ý rằng kể từ ngày 20 tháng 9 năm 2013, lỗi phần mềm thường xuyên xảy ra trên máy tính cá nhân được giao cho Giám đốc Nhân sự Tatyana Ivanovna Moroz.

Về vấn đề này, tôi yêu cầu máy tính này được sửa chữa hoặc thay thế.

Mẫu biên bản về việc phát hành sản phẩm

LƯU Ý DỊCH VỤ
2013-09-20-CN ngày 20/09/2013

Về việc phát hành sản phẩm

Tôi yêu cầu bạn đồng ý tổ chức chương trình khuyến mãi cho TM “J”.

Mục đích của hành động:
- tăng doanh số bán lẻ nước ép TM “J”;
- Tăng cường phân phối về số lượng và chất lượng.

Thời gian khuyến mãi: Tháng 10-Tháng 11 năm 2013

Vùng: St. Petersburg, Voronezh

Người tham gia hành động: người bán hàng của các cửa hàng bán lẻ

Cơ chế khuyến mãi: khi đại lý đặt mua 5 lít nước ép TM “J” sẽ được tặng 1 lít nước ép TM “J”.

Phân bổ quỹ giải thưởng:
St. Petersburg - 400 gói (mỗi gói 1 l)
Voronezh - 60 gói (mỗi gói 1 l)
Hiệu quả: doanh số dự kiến ​​tăng 30-40%.
Những sản phẩm còn lại không sử dụng sẽ được trả về kho.

Bản ghi nhớ được lập trên tờ A4 nếu tổ chức không duy trì quản lý tài liệu điện tử.

Thoạt nhìn, có vẻ như không có sự khác biệt đáng kể giữa các văn bản chính thức, biên bản ghi nhớ và giải trình, bởi vì Những tài liệu này có mục đích tương tự nhau - chúng đều mang tính chất thông tin. Tuy nhiên, đây là những tài liệu khác nhau về nội dung, mục tiêu và mục đích chuẩn bị. Ngoài ra, chúng không chứa hướng dẫn nhưng cung cấp thông tin nhắc nhở người nhận đưa ra quyết định cuối cùng về vấn đề đang được xem xét.

Các tính năng của một chính thức, báo cáo, giải trình là gì? Làm thế nào để chuẩn bị chính xác từng tài liệu trên giấy? Chúng tôi sẽ cố gắng trả lời những câu hỏi này và những câu hỏi khác từ quan điểm thực tế.

BÁO CÁO

Bản ghi nhớ(mã 0286041 theo OKUD) là tài liệu thông tin, tham khảo gửi đến người quản lý, trưởng phòng và những người có thẩm quyền khác. Nó trình bày chi tiết mọi vấn đề liên quan đến kết luận và đề xuất của người biên soạn và nhằm mục đích thúc đẩy ban quản lý đưa ra một quyết định nhất định.

Không có định nghĩa về “bản ghi nhớ” như một khái niệm độc lập trong pháp luật.

Bản ghi nhớ được soạn thảo theo hướng dẫn bằng văn bản hoặc bằng miệng của người quản lý và theo sáng kiến ​​​​của chính nhân viên (ví dụ, trong trường hợp, để giải quyết bất kỳ vấn đề sản xuất hoặc kinh tế nào, cần phải trình bày thông tin bằng văn bản lên cấp quản lý cao hơn). Với sự trợ giúp của tài liệu như vậy, bạn có thể đưa ra đề xuất cải thiện khía cạnh kỹ thuật của quy trình sản xuất, bày tỏ sự không đồng tình với quyết định của người quản lý cấp trên và cũng bày tỏ quan điểm của mình nếu nảy sinh bất đồng với đồng nghiệp. Vì vậy, khi chuẩn bị một bản ghi nhớ, điều quan trọng trước hết là tác giả phải trình bày rõ ràng quan điểm của mình, sau đó đưa ra những lập luận thuyết phục có lợi cho mình.

Các loại bản ghi nhớ

• đến những sáng kiến;
• thông tin;
• báo cáo.

Sáng kiến một bản ghi nhớ được soạn thảo với mục đích khiến người nhận đưa ra một quyết định nhất định, do đó nội dung của bản ghi nhớ nêu ra các sự việc và chứa đựng các đề xuất, khuyến nghị hoặc kết luận cụ thể.

Thông tin báo cáo được chuẩn bị thường xuyên và chứa thông tin về chi tiết, kết quả hoặc phương pháp thực hiện công việc.

Báo cáo báo cáo thông báo về việc hoàn thành công việc, giai đoạn của nó, việc thực hiện các hướng dẫn, mệnh lệnh, v.v.

Tùy theo từ người nhận báo cáo được chia thành:

• đến những cái bên ngoài;
• nội bộ.

Bản ghi nhớ bên ngoài gửi tới người đứng đầu một cơ quan cụ thể, được lập trên tiêu đề thư chung của tổ chức, có chữ ký của người đứng đầu và thường có các chi tiết sau:

• tên của tổ chức;
• ngày;
• chỉ mục;
• nơi biên soạn;
• người nhận;
• tiêu đề cho văn bản;
• chữ;
• chữ ký của người quản lý;
• họ tên người biểu diễn, số điện thoại.

Một bản ghi nhớ bên ngoài được nộp cho người đứng đầu tổ chức cấp trên (Ví dụ 1).

Ví dụ 1

Bản ghi nhớ bên ngoài

BÁO CÁO

10.02.2014 № 12/05-14

Về việc thu hút thêm

nguồn lao động

Andrey Vasilievich thân mến!

Do thiếu ứng viên ở giai đoạn hình thành bộ máy hành chính cho chi nhánh Matxcova nên cần thu hút nguồn lao động từ các nguồn bổ sung trước ngày 14/04/2014. Việc phỏng vấn ứng viên mới phải được thực hiện trước ngày 21/04/2014.

Việc thanh toán chi phí cho các dịch vụ bổ sung sẽ được thực hiện theo khoản 4.5 của Thỏa thuận dịch vụ số 04/56 ngày 14 tháng 2 năm 2014.

Trưởng phòng nhân sự Tinh dịch TRONG. Tinh dịch

Trường hợp số 03-13

Odintsova 10/02/2014

Bản ghi nhớ nội bộđược gửi bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như cho một tổ chức cao hơn, được soạn thảo trên một tờ giấy A4 tiêu chuẩn, nhưng chỉ ra tất cả các chi tiết cần thiết theo GOST 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống thống nhất các văn bản tổ chức và hành chính. Yêu cầu về việc lập hồ sơ” (Ví dụ 2).

Các chi tiết bắt buộc của một bản ghi nhớ nội bộ bao gồm:

• tên đơn vị kết cấu;
• tên loại tài liệu (BÁO CÁO);
• ngày;
• đăng ký (số gửi đi);
• tiêu đề cho văn bản;
• chữ;
• đánh dấu sự hiện diện của ứng dụng (nếu có);
• điểm đến;
• chữ ký của người khởi tạo (ghi rõ chức vụ, tên viết tắt, họ).

Ví dụ 2

Bản ghi nhớ nội bộ

BÁO CÁO

07.04.2014 № 6

Về việc vắng mặt của người quản lý

bộ phận bán hàng

Tôi xin thông báo với các bạn rằng hôm nay, ngày 07/04/2014, giám đốc bán hàng Valentina Ivanovna Petrova đã vắng mặt tại nơi làm việc suốt cả ngày làm việc từ 10 giờ sáng đến 6 giờ 30 chiều.

Không có thông tin hoặc tài liệu nào được cung cấp xác nhận tính xác thực của lý do V.I.

Liên quan đến hành vi vi phạm, tôi đề nghị cách chức V.I. vì sự vắng mặt.

Trưởng phòng kinh doanh Ignatiev O.A. Ignatiev

Trường hợp số 02-10

Sidorova 07/04/2014

Đăng ký chi tiết báo cáo

Khi chuẩn bị một bản ghi nhớ, cả cách sắp xếp theo góc (Ví dụ 3) và theo chiều dọc của các chi tiết phần đầu (Ví dụ 4) đều được sử dụng.

Ví dụ 3

Vị trí góc cạnh của các chi tiết trong biên bản ghi nhớ

Tên

đơn vị cấu trúcĐiểm đến

BÁO CÁO

______________ № ________

tiêu đề

Ví dụ 4

Bố trí theo chiều dọc các chi tiết trong báo cáo

Tên đơn vị kết cấu

BÁO CÁO

_____________ № _________

tiêu đề

Tên loại tài liệuđược viết bằng chữ in hoa (REPORT NOTE) và có thể nằm ở giữa hoặc từ viền lề trái.

Ngày Và con số bản ghi nhớ được viết trên một dòng. Ngày được viết bằng chữ số Ả Rập ( 21.04.2014 ) hoặc phương pháp chữ và số ( Ngày 21 tháng 4 năm 2014.).

Xin lưu ý

Ngày của bản ghi nhớ bên ngoài là ngày được xác nhận và gửi cho người nhận, ngày của bản ghi nhớ nội bộ. - ngày chuẩn bị và ký kết.

Số đăng ký trên bản ghi nhớ nội bộ, nó được đánh dấu tại nơi chuẩn bị hoặc tại nơi nhận - tùy thuộc vào hệ thống đăng ký tài liệu đang hoạt động trong tổ chức.

Nếu báo cáo phải được các bên quan tâm xem xét, nó sẽ được đánh dấu phê duyệt thị thực, và sau khi đưa ra quyết định - nghị quyết lãnh đạo.

Việc thông qua nghị quyết là giai đoạn cuối cùng của việc xem xét báo cáo.

Xin lưu ý

Nghị quyết của người quản lý xem xét biên bản nội bộ sẽ là cơ sở để thực hiện mọi biện pháp, ban hành văn bản hoặc tổ chức sự kiện.

tiêu đề vào văn bản sẽ tiết lộ ngắn gọn nội dung của tài liệu. Nó được xây dựng theo nguyên tắc chung khi soạn tiêu đề cho tài liệu: sử dụng giới từ o/o và một danh từ động từ trong trường hợp giới từ, ví dụ Về sự vắng mặt Lazarenko O.O.

Chữ một bản ghi nhớ bao gồm hai hoặc ba phần ngữ nghĩa:

• trong lần đầu tiên - nêu rõcác bộ phận- nêu rõ lý do, sự kiện hoặc sự kiện là lý do cho việc viết văn bản đó;
• trong lần thứ hai - phần phân tích- chứa một phân tích về tình hình hiện tại và cung cấp các giải pháp khả thi;
• ở phần thứ ba - phần tóm tắt- chứa đựng các kết luận và đề xuất cho các hành động cụ thể mà theo người biên soạn là cần phải thực hiện.

Phần thứ hai của báo cáo có thể bị thiếu. Trong trường hợp này, nội dung biên bản chứa đựng lý do, kết luận và đề xuất của người biên soạn.

Nếu bản ghi nhớ có phụ lục, đánh dấu vềứng dụngđược thực hiện trước khi ký.

Ghi chú cho biết sự hiện diện của ứng dụng có tên trong văn bản ghi chú được định dạng như sau:

Ứng dụng: cho 3 l. trong 1 bản.

Nếu ghi chú có phụ lục không có tên trong văn bản thì ghi rõ tên, số tờ và bản sao.

Phụ lục: Quy định của Vụ Cho vay khu vực gồm 5 trang. trong 1 bản.

Bản ghi nhớ nội bộ dấu hiệu người biên soạn (nếu trình thủ trưởng đơn vị) và thủ trưởng đơn vị (nếu trình thủ trưởng đơn vị); bản ghi nhớ bên ngoài dấu hiệu người đứng đầu tổ chức.

Xin lưu ý

Nếu biên bản được lập từ hai trang trở lên thì trang thứ hai trở đi phải được đánh số. Số sê-ri được viết ở bên phải lề trên của trang bằng chữ số Ả Rập.

LƯU Ý DỊCH VỤ

Bản ghi nhớ dịch vụ là một loại báo cáo Đây là một thông điệp thông tin bằng văn bản, được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn các cơ cấu quản lý hiện đại ở nhiều cấp độ và hình thức tổ chức và pháp lý khác nhau. Bản ghi nhớ văn phòng cung cấp liên lạc trực tiếp giữa các đối tượng quản lý ở cấp độ ngang.

Nhân tiện

Bản ghi nhớ chính thức là một tài liệu không có tư cách chính thức. Nó không được cung cấp trong OKUD.

Bản ghi nhớ được chuẩn bị trong nhiều tình huống khác nhau. Mục đích điển hình của tài liệu này bao gồm:

• yêu cầu thông tin;
• ban hành hướng dẫn;
• kèm theo một tin nhắn khác (ghi chú kèm theo);
• thông báo (thông báo).

Nội dung của bản ghi nhớ chứa thông tin về lý do chuẩn bị nó dưới dạng đề xuất, yêu cầu, đơn đăng ký. Đây có thể là những thông tin về việc di chuyển nhân sự, các cuộc họp, những thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp của công ty, v.v. Ghi chú dịch vụ được lập trên một tờ giấy A4 tiêu chuẩn.

Bản ghi nhớ được ký bởi một chuyên gia hoặc trưởng bộ phận. Ngày của bản ghi nhớ là ngày nó được soạn thảo và ký.

Pháp luật không quy định các yêu cầu nghiêm ngặt đối với việc chuẩn bị và thực hiện các bản ghi nhớ chính thức, do đó, quy trình thực hiện chúng, có tính đến đặc thù của tổ chức, phải được quy định trong đạo luật quản lý địa phương, ví dụ, trong hướng dẫn dành cho văn phòng. công việc. Định dạng của bản ghi nhớ phải phục vụ mục đích đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình liên lạc nội bộ.

Một mẫu thiết kế của một bản ghi nhớ được trình bày trong Ví dụ 5 .

Ví dụ 5

Bản ghi nhớ dịch vụ

Thứ bảy ngày 19/04/2014, từ 9h00 đến 16h00, bộ phận nhân sự của Sever LLC sẽ tiến hành lắp đặt hệ thống báo động.

Tôi yêu cầu bạn cấp quyền truy cập để thực hiện công việc cho các nhân viên sau của công ty Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Trưởng phòng điều hành hành chính Sviridov N.N. Sviridov

Trường hợp số 02-14

Ilyina 16/04/2014

LƯU Ý GIẢI THÍCH

Ghi chú giải thích- đây là tài liệu nội bộ giải thích lý do của bất kỳ hành động, sự kiện, vụ việc, sự cố nào do một nhân viên của tổ chức lập ra và trình lên quan chức cấp trên.

Theo phần một của Nghệ thuật. Điều 193 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, trước khi áp dụng hình thức kỷ luật, người sử dụng lao động phải yêu cầu người lao động giải thích bằng văn bản. Nhân viên báo cáo lý do và hoàn cảnh của hành vi vi phạm kỷ luật trong phần giải thích. Căn cứ vào văn bản giải thích, người quản lý ra quyết định áp dụng hình thức kỷ luật đối với nhân viên. Ngoài ra, tài liệu này là một trong những căn cứ để người sử dụng lao động đánh giá mức độ nghiêm trọng của hành vi phạm tội và hoàn cảnh thực hiện hành vi đó.

Trong OKUD OK 011-93, tài liệu này chỉ được nhắc đến một lần - bản giải thích về hành vi vi phạm kỷ luật lao động (mã 0286091), thuộc lớp 0286000 “Hồ sơ đăng ký xử phạt kỷ luật”.

Các loại ghi chú giải thích và tính năng của chúng

• soạn thảo để giải thích các điều khoản riêng lẻ của công việc được thực hiện (dự án, báo cáo, phát triển);
• được soạn thảo trong các tình huống thường xuyên, vi phạm kỷ luật, hành vi sai trái, v.v.

Bản giải thích được nhân viên viết tay thành một bản duy nhất trên tờ giấy A4 tiêu chuẩn và gửi cho người yêu cầu. Nó cũng có thể được đánh máy trên máy tính bằng cách sử dụng mẫu stencil được tổ chức chấp nhận. Hình thức của ghi chú giải thích cũng như phương pháp thực hiện (viết tay hoặc trên máy tính) không được thiết lập hợp pháp.

Lời giải thích có thể được soạn thảo bởi một đơn vị cơ cấu hoặc một quan chức cụ thể.

Ghi chú làm bằng chứng

Người sử dụng lao động, bằng cách yêu cầu người lao động viết giấy giải thích bằng tay, từ đó bảo vệ mình khỏi những hành động trái pháp luật từ phía người lao động trong tranh chấp lao động. Nó ngăn chặn sự thay thế của tài liệu gốc.

Nếu công ty sử dụng các mẫu biểu thì ở cuối văn bản bạn có thể ghi chú:Lời giải thích được biên soạn trực tiếp bằng máy tính cá nhân. Ngày. Chữ ký.

Đăng ký chi tiết cá nhân của báo cáo

Để thống nhất thông tin và tài liệu tham khảo, cần soạn thảo và thực hiện ghi chú giải thích theo yêu cầu của GOST 6.30-2003.

Ngày ghi chú giải thích là ngày chuẩn bị của nó.

Chữ phần giải thích phải có:

Mô tả các sự kiện được dùng làm lý do cho việc viết nó;

Những lập luận giải thích tình hình hiện tại.

Văn bản của ghi chú phải có tính thuyết phục và chứa đựng bằng chứng không thể chối cãi.

Sau khi đăng ký chữ ký chức vụ, chữ ký cá nhân, tên viết tắt và họ được ghi rõ.

BẰNG ứng dụng Tài liệu có thể được cung cấp để biện minh cho hành động của tác giả tài liệu và xác nhận một số trường hợp nhất định.

Về cấu trúc của văn bản, thuyết minh khác với báo cáo ở chỗ nó không chứa kết luận và đề xuất (Ví dụ 6).

Xin lưu ý

Nếu công ty đã xây dựng và phê duyệt các mẫu ghi chú giải thích tiêu chuẩn được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, điều này không có nghĩa là nhân viên phải lập ghi chú theo các mẫu đã được phê duyệt. Một văn bản không được soạn thảo theo mẫu cũng có thể có giá trị.

Ví dụ 6

Ghi chú giải thích

Áp dụng hình thức kỷ luật
dưới hình thức khiển trách Alexandrova I.I.

Ra lệnh cho bộ phận nhân sự.
Smolkin 17/04/2014

Kính gửi Giám đốc Công ty TNHH "SV"

A.V. Smolkin

LƯU Ý GIẢI THÍCH

14.04.2014 № 14

Về việc vắng mặt tại nơi làm việc

Tôi, Alexandrova Irina Igorevna, nhân viên kế toán, đã vắng mặt tại nơi làm việc vào ngày 14 tháng 4 năm 2013 từ 9 giờ sáng đến 3 giờ 30 chiều vì lý do cá nhân.

Tôi không có tài liệu hỗ trợ.

Kế toán viên Alexandrova I.I. Alexandrova

SỰ ĐĂNG KÝBÁO CÁO, CHÍNH THỨC, GIẢI THÍCH

Một trong những chức năng của dịch vụ quản lý hồ sơ của tổ chức là đảm bảo tìm kiếm nhanh chóng các thông tin cần thiết liên quan đến việc quảng bá các tài liệu được chuyển giao cho nhà thầu. Để giúp tìm thấy dữ liệu này dễ dàng hơn, nhiều mẫu đăng ký khác nhau được sử dụng.

Các báo cáo, ghi chú chính thức và giải thích, theo mục đích chức năng của chúng, là vật mang lại một số thông tin nhất định. Vì vấn đề nêu trong công hàm cần phải có quyết định bằng văn bản dưới hình thức nghị quyết của người đứng đầu tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền khác nên hồ sơ phải được đăng ký.

Hãy để chúng tôi nhắc bạn rằng có ba hình thức đăng ký tài liệu: tạp chí, thẻ và tự động. Tổ chức có quyền lựa chọn hình thức đăng ký hiệu quả và phù hợp nhất.

▪ Phiếu đăng ký tạp chí - phổ biến nhất nhưng không phải lúc nào cũng thuận tiện, bởi vì Tất cả các tài liệu được ghi trong đó theo thứ tự thời gian và khi tìm kiếm một tài liệu cụ thể, chuyên gia phải xem qua tất cả các trang của nhật ký. Việc tìm kiếm thông tin cũng phức tạp bởi thực tế là một tài liệu sáng kiến ​​có thể được đăng ký, chẳng hạn như trên một tạp chí và phản hồi về nó trên một tạp chí khác. Không có mẫu đăng ký bắt buộc (tạp chí) nào được pháp luật quy định. Mẫu nhật ký được khuyến nghị được hiển thị trong Ví dụ 7.

Ví dụ 7

Đoạn nhật ký báo cáo và ghi chú giải thích

Ngày lập tài liệu	Số đăng ký	Loại tài liệu, tóm tắt	Ai đã ký văn bản	Người thi hành	Đã chuyển tới	Giấy biên nhận (ký, ghi ngày)	Đánh dấu gửi tài liệu vào tập tin
07.04.2014	03-10/14	Khi gọi lại nhân viên thu ngân O.R.	Trưởng phòng nhân sự	Thanh tra nhân sự	phòng nhân sự	Smirnova V.A. 07.04.2014	Trường hợp số 03-14 Smirnova 07/04/2014

▪ Phiếu đăng ký thẻ So với phiên bản tạp chí, nó thuận tiện và thích nghi hơn. Thẻ đăng ký và kiểm soát tài liệu được tạo khi tìm kiếm trong bộ phân loại giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm tài liệu và giảm thời gian của quá trình đăng ký. Ưu điểm rõ ràng của việc đăng ký thẻ là nhiều nhân viên có thể xử lý việc đăng ký cùng một lúc;

▪ Mẫu đăng ký tự động (điện tử) liên quan đến việc sử dụng phần mềm đặc biệt. Thông tin về văn bản được nhập vào thẻ đăng ký và kiểm soát điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Đồng thời với việc đăng ký, thẻ đăng ký và kiểm soát có thể được in.

Thông thường, các báo cáo và ghi chú giải thích có chỉ mục đăng ký phức tạp, được xây dựng theo cách tương tự như chỉ mục của tài liệu gửi đi. Số đăng ký gồm có mục lục vụ việc theo danh pháp vụ án (bao gồm mục lục đơn vị kết cấu và mã số vụ việc theo danh pháp vụ việc của đơn vị này) và số thứ tự các văn bản trong năm dương lịch.

Xin lưu ý

Các vấn đề về đăng ký, hạch toán chứng từ trong tổ chức cần được thể hiện trong các hướng dẫn công việc văn phòng. Các hướng dẫn nên bao gồm:

1) danh sách các tài liệu không được đăng ký.

2) danh sách các nhóm tài liệu đã đăng ký và đối với mỗi nhóm phải nêu rõ các nội dung sau:

Nơi đăng ký;

Thời gian và thủ tục đăng ký;

Quy tắc tạo số đăng ký;

Hình thức đăng ký được thực hiện;

Danh sách các chi tiết được nhập vào biểu mẫu, quy tắc điền chúng;

Nguyên tắc ghi chép việc di chuyển hồ sơ sau khi đăng ký;

Nguyên tắc đăng ký (đăng ký một lần hoặc nhiều lần khi chuyển văn bản sang bộ phận khác);

3) quy trình nhận lại tài liệu cho tổ chức (đối với tài liệu đến).

Thời gian lưu trữ các báo cáo, ghi chú chính thức và giải thích

Thời hạn lưu trữ được thiết lập trong Danh mục tài liệu lưu trữ hành chính tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, trong đó nêu rõ thời hạn lưu trữ, được Bộ Văn hóa Nga phê duyệt ngày 25 tháng 8 năm 2010 số 558 Theo Danh mục quy định, thời gian lưu trữ báo cáo có thể là 1 năm, 3 năm, 5 năm, 75 năm, vĩnh viễn. Những ghi chú giải thích cần được lưu giữ vĩnh viễn.

Lời khuyên của chúng tôi

Khi soạn thảo các ghi chú phải tuân thủ một phong cách thống nhất, nội dung chính của tài liệu phải tuân thủ các quy tắc đạo đức kinh doanh và các yêu cầu đã được thiết lập để thực hiện tài liệu. Những tài liệu được biên soạn và thực thi cẩu thả, có lỗi ngữ pháp để lại ấn tượng khó chịu. Đừng vội gửi tài liệu cho người nhận mà hãy đọc kỹ, sửa chữa nếu có lỗi ngữ pháp hoặc lỗi chính tả.

SZ được nhân viên lập dưới danh nghĩa người giám sát trực tiếp của anh ta hoặc nhân danh người đứng đầu bộ phận khác. Nó cho phép bạn trong một thời gian ngắn:

thông báo cho người quản lý về vấn đề hiện tại

đưa ra đề xuất để loại bỏ nó hoặc thống nhất kế hoạch hành động với nhân viên khác.

thúc đẩy người quản lý đưa ra quyết định hoặc ra lệnh

Đó cũng là bằng chứng cho thấy chuyên gia phát hiện ra vấn đề trong quá trình làm việc đã không để tình huống diễn ra tự nhiên mà thông báo cho quản lý của mình để họ đưa ra quyết định nhanh chóng. Tức là anh ta không nhàn rỗi.

Các loại bản ghi nhớ

Chúng ta hãy xem xét các loại thư dịch vụ chính:

về việc yêu cầu thông tin;

về những hành vi vi phạm của người lao động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công việc.

về tiền thưởng của nhân viên.

Ngoài ra, SZ có thể kèm theo việc chuyển gói tài liệu giữa các bộ phận, phòng ban, phòng ban trong tổ chức (đối với tổ chức bên thứ ba cần chuẩn bị thư xin việc). Nó cũng có thể được gửi cho nhân viên với yêu cầu giải thích lý do họ vắng mặt tại nơi làm việc.

SZ có thể chứa bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề công việc.

Quy tắc biên soạn

Nguyên tắc chính phải được tuân theo khi biên soạn nó là sự ngắn gọn. Tài liệu cần nêu rõ bản chất của vấn đề, cũng như cách giải quyết nó. Theo quy định, văn bản của SZ không được dài quá 6-7 dòng. SZ không có một hình thức thống nhất. Để biên dịch nó, hãy sử dụng mẫu bản ghi nhớ miễn phí

Mặc dù vậy, khi viết, bạn nên tính đến các yêu cầu của GOST R 6.30-2003. Việc soạn thảo một bản ghi nhớ theo GOST, một mẫu được trình bày ở trên, yêu cầu các chi tiết sau:

bài viết phải có một “tiêu đề”. Nó cho biết nó được gửi đến ai (vị trí và tên đầy đủ của nhân viên trong trường hợp tặng cách);

ghi ngày soạn thảo và số hồ sơ;

tiêu đề của văn bản cho biết chủ đề của SZ;

mô tả về tình hình hiện tại mà bản ghi nhớ đang được soạn thảo: “Tôi lưu ý bạn…”, thì nội dung của bản ghi nhớ phải chứa một yêu cầu cụ thể;

Dưới đây là chức vụ và họ tên người biên dịch, chữ ký kèm theo bản ghi.

Tài liệu được soạn thảo phải được đăng ký với thư ký của doanh nghiệp dưới dạng thư đến. Sau này, bạn có thể chắc chắn rằng giám đốc sẽ nhận được SZ và tự mình làm quen với nó.

SZ ở dạng điện tử

Điều đáng chú ý là nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quản lý văn bản điện tử. Do đó, SZ có thể được phát hành dưới dạng điện tử. Trong trường hợp này, nó được gửi đến email công ty của doanh nghiệp. Thư ký có trách nhiệm phân loại và chuyển tiếp thư đến người nhận.

Phương pháp chuyển SZ này giúp tiết kiệm giấy tờ và thời gian của nhân viên. Trong trường hợp này, tài liệu được soạn thảo giống như trên giấy. Đó là khuyến khích rằng nó mang chữ ký điện tử của người gửi. Để đảm bảo văn bản gửi đã được người quản lý đọc, khi gửi bạn nên yêu cầu “biên nhận đã đọc thư” bằng cách tích vào ô trên biểu mẫu gửi.

Tài liệu mẫu

Thông thường, khi giải quyết các vấn đề trong công việc cần phải truyền đạt những thông tin quan trọng đến người quản lý. Đôi khi các tình huống yêu cầu phải trình bày lời giải thích về tình huống đó và cảnh báo những sai sót bằng văn bản.

Trong trường hợp này, không chỉ cần trình bày chính xác các sự việc mà còn phải soạn thảo tài liệu một cách chính xác. Việc lập SZ thường gây khó khăn, nhất là khi chưa có kinh nghiệm. Nhưng điều này không khó thực hiện nếu bạn có một ví dụ về một bản ghi nhớ trước mắt. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chuẩn bị các mẫu, sau khi xem xét, bạn sẽ có thể soạn thảo tài liệu một cách chính xác. Hãy xem xét các trường hợp phổ biến nhất yêu cầu lập SZ.

SZ về tiền thưởng là căn cứ để ra lệnh khen thưởng người lao động. Tài liệu này được soạn thảo bởi người giám sát trực tiếp của nhân viên và gửi cho giám đốc của tổ chức. Nó chỉ ra thành tích của người lao động, yêu cầu khuyến khích, dữ liệu của nhân viên và người biên soạn. Sau khi xem xét SZ và đưa ra quyết định tích cực, giám đốc sẽ ra lệnh về tiền thưởng. Cách viết một bản ghi nhớ cho giám đốc mẫu:

Nếu trong quá trình làm việc phát sinh tình huống khiến người lao động không thể thực hiện đầy đủ chức năng công việc của mình, giải thích. Nó chỉ ra lý do. Cách viết mẫu bản ghi nhớ:

SZ được sử dụng nếu nhân viên cần liên hệ với người quản lý để yêu cầu phân bổ kinh phí cho nhu cầu công việc. Trong trường hợp này, tài liệu nêu ra thực tế về nhu cầu sản xuất để mua nguyên liệu. Cách viết mẫu bản ghi nhớ một cách chính xác:

Hạn sử dụng

Theo Danh mục tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, trong đó nêu rõ thời hạn lưu trữ, được Bộ Văn hóa Nga phê duyệt ngày 25 tháng 8 năm 2010 số 558, SZ phải được lưu trữ trong kho lưu trữ của doanh nghiệp ít nhất 5 năm. Nếu cần thiết, giám đốc tổ chức có quyền gia hạn thời gian lưu trữ. Thời hạn lưu trữ đối với SZ phát hành dưới dạng điện tử có thể được xác định theo Điều lệ công ty.

Bản ghi nhớ là một mô hình lưu chuyển tài liệu trong một tổ chức, giúp tổ chức có thể ứng phó hiệu quả với mọi tình huống.

Mục đích và loại văn bản chính thức

Một công văn nhằm mục đích thông báo cho một quan chức nào đó về những khó khăn hiện tại hoặc đưa ra bất kỳ đề xuất nào liên quan đến các vấn đề sản xuất.

Ngoài ra, tài liệu chính thức là một loại xác nhận rằng nhân viên không chỉ làm công việc của họ mà còn nhìn thấy những vấn đề tồn tại, sau đó sẽ được nêu rõ trong ghi chú này. Trong trường hợp này, nhân viên đã viết một bản ghi nhớ cho người quản lý về việc có bất kỳ vi phạm nào sẽ hoàn toàn miễn trừ trách nhiệm giải quyết vấn đề này.

Ghi chú dịch vụ được chia thành:

• những yếu tố chỉ ra các yếu tố nhất định của hành động hoặc hiện tượng có tính chất tiêu cực đã xảy ra. Các ghi chú sản xuất này bao gồm các ghi chú giải thích, báo cáo, xử lý các vi phạm và khiếu nại đã được xác định;
• đó là những lời giải thích bổ sung cho các tài liệu chính. Đây có thể là những ghi chú về việc xóa nợ hoặc mua nguyên vật liệu, về việc phân bổ hỗ trợ tài chính, về khuyến mãi, tiền thưởng và những thứ tương tự.

Đổi lại, một cuộc điều tra dân số chính thức có thể được thực hiện cả giữa cấp dưới và người sử dụng lao động (nội bộ), cũng như giữa những người đứng đầu các bộ phận cơ cấu và người quản lý chính của doanh nghiệp (bên ngoài). Ở bên ngoài, các tài liệu sản xuất được dự định sẽ được cung cấp bên ngoài tổ chức; người nhận loại ghi chú này là ban quản lý cấp cao.

Thông tin và mẫu giấy tờ kinh doanh nội bộ

Nội dung của các văn bản chính thức thường bao gồm các vấn đề về sản xuất, vật chất, kinh tế cũng như các vấn đề về thưởng, thăng chức hoặc giáng chức. Do đó, nhân viên của bất kỳ bộ phận nào có thể đưa ra yêu cầu bằng văn bản để cung cấp cho anh ta một số nguồn vật chất hoặc tài chính nhất định, cho cả mục đích sản xuất và sử dụng cá nhân. Ngoài ra, nội dung của tài liệu đó có thể bao gồm khiếu nại đối với một nhân viên cụ thể hoặc người giám sát trực tiếp.

Về việc khen thưởng người lao động, người sử dụng lao động trực tiếp viết một bản ghi nhớ dưới dạng đơn kiến ​​nghị gửi người quản lý cấp trên của mình. Nơi anh ta nêu bật thành tích của cấp dưới và đưa ra đề xuất về các phương pháp khen thưởng.

Một lá thư nội bộ gửi người đứng đầu tổ chức từ cấp dưới được viết tay dưới dạng tự do. Tuy nhiên, để viết loại tài liệu này, bạn có thể sử dụng máy tính hoặc công nghệ in ấn.

Viết tài liệu có thẩm quyền

Mặc dù đạo luật này không có khuôn mẫu được thiết lập ở cấp lập pháp nhưng nó nhất thiết phải chứa các thông tin sau:

• đơn đăng ký này được gửi đến ai (vị trí, họ và tên viết tắt của người nhận) được ghi ở góc trên bên phải của tài liệu; số ghi chú và ngày đăng ký;
• tiêu đề của bức thư được soạn thảo;
• phần giới thiệu thường phản ánh thời gian, ngày, giờ xảy ra sự việc;
• phần chính trình bày bản chất chi tiết của sự việc;
• phần cuối cùng là những đề xuất của người biên soạn yêu cầu người đứng đầu doanh nghiệp thực hiện;
• Bên dưới dòng chữ là ngày viết tài liệu, chức vụ hoặc nghề nghiệp của người biên soạn, họ và tên viết tắt của người đó.

Đối với thư từ bên ngoài phải có nội dung tương tự và được thể hiện trên tiêu đề thư của cơ sở, tốt nhất là dạng in, sử dụng công nghệ máy tính.

Nhiều doanh nghiệp có mẫu ghi nhớ làm sẵn được ban lãnh đạo xây dựng và phê duyệt. Nhờ đó, người lao động sẽ dễ dàng và có năng lực hơn nhiều trong việc lập văn bản như vậy.

Trong các bức thư nội bộ và bên ngoài, thông tin cần được trình bày ngắn gọn và rõ ràng, không rườm rà không cần thiết. Điều này tiết kiệm thời gian cho người chuẩn bị tài liệu và người nhận tài liệu. Và việc trình bày rõ ràng các đề xuất cũng góp phần mang lại phản hồi nhanh nhất từ ​​người quản lý.

Tạo thư sản xuất bằng điện tử

Nhiều doanh nghiệp cho phép chuẩn bị các bản ghi nhớ chính thức bằng máy tính, điều này cho phép bạn tạo một dạng tài liệu điện tử. Mỗi đơn vị cấu trúc lựa chọn phương thức đăng ký này một cách độc lập và quy định nó trong một số văn bản nhất định theo quy định của pháp luật. Do đó, phiên bản điện tử đơn giản hóa đáng kể việc chuẩn bị tài liệu và gửi tài liệu, giúp giảm đáng kể thời gian xem xét ghi chú và thực hiện các biện pháp phản hồi.

Phương pháp soạn thư dịch vụ điện tử không khác lắm so với phương pháp viết tay nhưng vẫn có những điểm khác biệt sau:

• trong tài liệu điện tử không cần chỉ ra nó được gửi cho ai vì thông tin đó đã được ghi trên thanh địa chỉ;
• chữ ký của người khởi tạo trong ghi chú điện tử được đặt tự động (chữ ký quét được chuẩn bị trước);
• Người gửi nhận được thông báo từ người nhận qua email rằng mình đã nhận được thư và đã đọc nó. Dịch vụ này là một xác nhận gửi ghi chú.

Một trong những ưu điểm chính của việc tạo ghi chú điện tử là mẫu đã có sẵn. Có thể được sử dụng trong việc chuẩn bị tiếp theo các tài liệu tương tự. Lợi thế này được hưởng bởi các dịch vụ của doanh nghiệp hoặc cá nhân người lao động của họ, những người do tính chất hoạt động của họ nên thường xuyên phải lập các bản ghi nhớ.

Các khía cạnh của việc biên soạn

Khi soạn thảo các bản ghi nhớ, cần phải tính đến các sắc thái sau, áp dụng tùy thuộc vào loại và mục đích của chúng:

Việc tuân thủ các sắc thái trên sẽ cho phép ngay cả một nhân viên thiếu kinh nghiệm cũng có thể soạn thảo một bản ghi nhớ có thẩm quyền và dễ hiểu cho người quản lý.

Ý nghĩa của tài liệu

Các văn bản chính thức giúp tránh các tình huống xung đột trực tiếp giữa các nhân viên của một doanh nghiệp nhất định, ảnh hưởng tích cực đến công việc của doanh nghiệp. Họ cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc báo cáo kế toán và thuế, trong đó các vấn đề tài chính đòi hỏi sự chú ý nhất định và tuân thủ các sắc thái khác nhau.

Trong số những thứ khác, thư từ chính thức có hiệu quả trong việc chống lại những kẻ phạm tội trong tổ chức. Ngoài ra, việc viết đơn khiếu nại cho người sử dụng lao động cho phép bạn giải quyết vấn đề mà không có tranh chấp và hành hung. Vì các khiếu nại chính thức có thể được viết ẩn danh hoặc đơn giản là tên của người khởi tạo, theo yêu cầu của người đó, sẽ không được người quản lý công bố.

Do đó, một tài liệu như vậy đóng vai trò như một công cụ đa chức năng, nhờ đó hầu hết các vấn đề của tổ chức có thể được giải quyết trong một khoảng thời gian khá ngắn.

Một tỷ lệ khá lớn dân số làm việc trong các tổ chức có quy mô và loại hình hoạt động khác nhau. Trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, nhân viên thường xuyên cần giao tiếp với quản lýđể giải quyết một số vấn đề nhất định.

Vì mọi người đều có thể gặp phải loại thư từ kinh doanh này, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các câu hỏi chính: một bản ghi nhớ được soạn thảo khi nào và như thế nào, sự khác biệt trong việc soạn thảo một văn bản chính thức cho ban quản lý là gì?

Bạn đọc thân mến! Các bài viết của chúng tôi nói về những cách điển hình để giải quyết các vấn đề pháp lý, nhưng mỗi trường hợp đều khác nhau.

Nếu bạn muốn biết cách giải quyết chính xác vấn đề của bạn - liên hệ với nhà tư vấn trực tuyến ở bên phải hoặc gọi tư vấn miễn phí:

Bản ghi nhớ được viết trong trường hợp nào?

Bản ghi nhớ chính thức là một trong những yếu tố của luồng tài liệu nội bộ. Với sự giúp đỡ của nó, nhân viên công ty có thể giải quyết các vấn đề và tình huống sản xuất một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

Bản ghi nhớ dịch vụ được thiết kế để giải quyết các vấn đề và vấn đề kinh doanh liên quan đến công việc của một nhân viên cụ thể hoặc toàn bộ bộ phận. Trong trường hợp này, giải pháp cho vấn đề này có thể phụ thuộc vào cả một nhân viên khác của công ty và một đơn vị cấu trúc hoàn toàn khác.

Sự khác biệt chính so với báo cáo là nó được sử dụng trong giao tiếp kinh doanh giữa các nhân viên hoặc các đơn vị cơ cấu có địa vị ngang nhau trong tổ chức. Nói cách khác, không có sự phụ thuộc trực tiếp.

Viết một bản ghi nhớ có thêm lợi ích. Tài liệu này chứng minh rằng nhân viên biên soạn nó đã chỉ ra một vấn đề nằm trong phạm vi trách nhiệm của anh ta.

Nếu là chuyên gia không thể tự mình tìm ra nó với một vấn đề phát sinh, anh ta có thể lập một bản ghi nhớ và đưa vấn đề đó ra để các chuyên gia khác xem xét. Trong trường hợp này, anh ta sẽ có thể miễn trách nhiệm về chất lượng kém hoặc xem xét nhiệm vụ không kịp thời.

Trong một số trường hợp, trên cơ sở một bản ghi nhớ, một mệnh lệnh được đưa ra về nhu cầu thực hiện một hành động cụ thể.

Văn bản của tài liệu nên chứa những gì?

Mặc dù hình thức điền chính xác vào thư kinh doanh được đề cập không được xác định, nhưng có thể xác định được một số điểm cơ bản, bắt buộc phải chỉ định trong tài liệu. Danh sách chi tiết bao gồm:

1. Tiêu đề chứa thông tin chi tiết về người nhận, chẳng hạn như tên đầy đủ và chức vụ.
2. Tên của giấy tờ chính thức.
3. Ngày viết và số.
4. Tiêu đề mà từ đó chủ đề của thư được nêu rõ ngay lập tức.
5. “Nội dung” của tài liệu, nơi mô tả ban đầu tình hình hiện tại, sau đó tác giả nêu ra yêu cầu của mình.
6. Chức vụ của người biên soạn công văn, chữ ký và họ tên tác giả.

Thông thường nội dung của ghi chú bắt đầu bằng dòng chữ “Tôi muốn bạn chú ý…”, sau đó là thông tin cơ bản. Nhưng đây không phải là một quy tắc bắt buộc.

Làm thế nào để soạn và viết chính xác?

Phần mở đầu của tài liệu phải là chi tiết về tổ chức và người viết công văn. Tiêu đề của tài liệu được viết ở giữa. Văn bản chính phải bắt đầu bên dưới và trên dòng màu đỏ. Như chúng tôi đã đề cập trước đó, bản chất của vấn đề được truyền tải dưới dạng tự do. Tài liệu được hoàn thành trước ngày chuẩn bị và ký tên.

Nếu văn bản chính của bản ghi nhớ phải lớn thì nó cần phải chia thành nhiều đoạn:

• mô tả vấn đề chính;
• lời yêu cầu;
• bộ phận và tên của nhân viên đã viết biên bản, nếu có khiếu nại tập thể.

Trong trường hợp sau Chữ ký chủ yếu trên văn bản được xác nhận bởi trưởng bộ phận, nộp hồ sơ dịch vụ. Một đơn đăng ký có chữ ký của tất cả nhân viên sẽ được thêm vào tài liệu chính.

Bản ghi nhớ phải được viết trên tờ A4, giống như bất kỳ tài liệu nào khác. Cũng cần phải có chữ ký "trực tiếp"được làm bằng tay.

Bản ghi nhớ được viết cùng với số sê-ri và ngày viết.

Nếu muốn, tài liệu có thể được biên soạn trong trình soạn thảo trên máy tính và sau đó được in ra, nhưng chữ ký cũng phải do chính người biên dịch thực hiện.

Đặc điểm của thiết kế ghi chú (có mẫu)

Tùy thuộc vào loại bản ghi nhớ được soạn thảo, các sắc thái của việc thực hiện tài liệu và các tình huống cần soạn thảo sẽ thay đổi.

Đối với Giám đốc hoặc người quản lý doanh nghiệp

Nhiều bản ghi nhớ khác nhau được viết cho người quản lý này, vì vậy hãy nói về cách tốt nhất để truyền đạt chúng. Nên soạn tài liệu thành hai phiên bản gốc.

Theo quy định, văn bản được chuyển đến thư ký, từ đó sẽ không có gì sai sót nếu nhận được điểm chấp nhận tài liệu để xem xét. Sau đó chờ giải quyết của cơ quan chức năng.

Đối với chuyến công tác: gia hạn và hủy bỏ

Bản ghi nhớ đóng vai trò xác nhận rằng nhân viên được bổ nhiệm đã có mặt, cộng thêm ghi lại ngày đến và ngày về sau chuyến công tác. Tài liệu này có thể được ban hành nếu:

• nhân viên đi bằng phương tiện thuê, phương tiện cá nhân hoặc công vụ;
• Người lao động không có giấy tờ xác nhận việc đi lại và cư trú của mình.

Đánh giá từ kỳ nghỉ

Thường có những trường hợp vì lý do sản xuất mà người quản lý một trong những nhân viên phải được triệu hồi.

Trong tình huống này, giám đốc của bản ghi nhớ sẽ trở thành người đứng đầu bộ phận đăng ký nhân viên đang nghỉ phép có lương hàng năm.

Người đứng đầu tổ chức phải làm quen với tài liệu được đệ trình và cho biết sự đồng ý hoặc từ chối yêu cầu của bạn ghi lại trong tài liệu.

Theo Điều 99 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, việc triệu hồi một nhân viên nghỉ phép chỉ có thể được thực hiện khi có sự đồng ý của cá nhân anh ta.

Ngoài ra, theo Điều 125 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, không được phép nghỉ phép:

• phụ nữ mang thai;
• nhân viên nhỏ;
• người lao động làm việc trong điều kiện làm việc nguy hiểm hoặc có hại.

Đang trong kỳ nghỉ

Ngoài kỳ nghỉ, nhân viên của các tổ chức, trong những điều kiện nhất định, có thể nhận được cái gọi là “thời gian nghỉ”, tức là. dành thời gian nghỉ làm. Từ trong Bộ luật lao động khái niệm này bị loại bỏ, định nghĩa “thời gian nghỉ ngơi bổ sung” hoặc “thời gian nghỉ ngơi khác” được sử dụng.

Tài liệu mà nhân viên bày tỏ mong muốn của mình với cấp trên có thể là một tuyên bố hoặc một bản ghi nhớ.

Người lao động được quyền nghỉ khi:

• làm việc ngoài giờ;
• làm việc vào cuối tuần hoặc ngày lễ;
• có tổng số giờ làm thêm trong ca làm việc;
• tích cực tham gia phong trào hiến máu, hiến máu;
• người lao động;
• hướng tới kỳ nghỉ.

Về việc thay đổi lịch làm việc hoặc hoãn giờ làm việc

Mỗi nhân viên có thể có lý do tốt, theo đó anh ta có thể liên hệ với ban quản lý để yêu cầu thay đổi lịch làm việc.

Nếu sáng kiến ​​được thể hiện chính xác từ phía nhân viên, ai có thể ghi lại sự cần thiết phải điều chỉnh, anh ta viết một bản ghi nhớ gửi cho người đứng đầu doanh nghiệp.

Trong trường hợp lý do thực sự chính đáng, người sử dụng lao động không có quyền từ chối người lao động theo Điều 93 Bộ luật Lao động Liên bang Nga.

Tài liệu phải chỉ ra lịch trình hiện tại và lịch trình mong muốn.

Đối với việc mua sắm thiết bị

Biên bản này được viết bởi bộ phận cần mua mới hoặc thay thế thiết bị cũ.

Ví dụ có thể là đơn khiếu nại của bộ phận kinh tế hoặc nhân sự tới trưởng bộ phận công nghệ thông tin với yêu cầu thay thế nhanh chóng một máy tính bị lỗi.

Mẫu biên bản mua máy tính: .

Về tổ chức sự kiện

Các bản ghi nhớ nội bộ liên quan đến việc giải quyết các vấn đề tổ chức để tổ chức các sự kiện, có chi tiết cụ thể của riêng họ. Họ cũng đã tìm thấy sử dụng thường xuyên trong các tổ chức giáo dục.

Ghi chú sẽ cần nêu rõ thông tin cơ bản về sự kiện sắp tới và nếu cần, chi tiết liên hệ của những người chịu trách nhiệm thực hiện sự kiện đó.

Về việc cung cấp thông tin

Một trong những loại được sử dụng phổ biến nhất bản ghi nhớ. Nó được sử dụng để đưa ra yêu cầu thu thập thông tin nhất định và dựa trên nguyên tắc sau:

1. ý tưởng chính cần được xác định và một truy vấn cần được hình thành;
2. cung cấp thông tin chi tiết mà người nhận có thể yêu cầu;
3. nhớ lại ý chính của yêu cầu và cung cấp thêm thông tin.

Về việc xử phạt nhân viên

Loại văn bản này được sử dụng trong trường hợp hành vi của nhân viên tại nơi làm việc hoặc thái độ không phù hợp với nhiệm vụ công việc. yêu cầu hình phạt thích đáng.

Người viết bản ghi nhớ phải trình bày sự thật tốt nhất có thể. một cách khách quan và vô cảm, tạo cơ hội cho ban quản lý giải quyết sự việc.

Về nhu cầu tuyển nhân viên mới

Tài liệu này được soạn thảo khi cần có một nhân viên mới tại một trong các bộ phận cơ cấu của công ty. Sau đó, trưởng bộ phận có quyền đệ trình yếu tố thư từ kinh doanh nội bộ này cho ban quản lý.

Trong đó anh ta phải chỉ ra lý do khách quan, theo đó quyết định này sẽ khách quan và có thể chấp nhận được.

Bản ghi nhớ về việc tuyển dụng nhân viên mới: .

Đối với công việc ngoài giờ

Lý do phổ biến cho việc soạn thảo những tài liệu như vậy là sự hiện diện của các tình huống khẩn cấp, trong điều kiện cần phải có sự tham gia của nhân viên để giải quyết vấn đề sau khi kết thúc giờ làm việc.

Bản ghi nhớ được lập bởi ca hoặc trưởng bộ phận gửi cho người quản lý trực tiếp. Trong nội dung tài liệu lý do cho yêu cầu được chỉ định và danh sách những người dự kiến ​​tham gia làm thêm giờ.

Lôi kéo nhân viên làm thêm giờ: .

Về việc thành lập một đơn vị cấu trúc mới

Vấn đề tạo các đơn vị cấu trúc mới cũng có thể được giải quyết với sự trợ giúp của yêu cầu được thể hiện bằng bản ghi nhớ. Mục tiêu của hành động này được nêu rõ trong phần nội dung của tài liệu. Trong số đó:

• tăng mức độ tiêu chuẩn hóa lao động;
• giải pháp hiệu quả hơn cho một số vấn đề nhất định;
• cải thiện với nhân viên và các lý do khác.

Trong một số tình huống, bản ghi nhớ có thể thay thế các câu phát biểu, hành động “nhẹ nhàng” hơn. Thông thường chúng được sử dụng cho các quy trình nội bộ liên quan đến tổ chức sản xuất.

Nếu công ty hỗ trợ hệ thống quản lý tài liệu điện tử thì việc thiết kế các bản ghi nhớ nội bộ thực tế không khác gì phiên bản giấy. Sự khác biệt chính là phương tiện lưu trữđược chuyển giao giữa các bộ phận cơ cấu của công ty.

Video dưới đây cho thấy một số khía cạnh khi làm việc với các bản ghi nhớ nội bộ ở dạng điện tử: