Program szkoleń dla pracowników działu sprzedaży Temat 1. Dział sprzedaży Główny cel działu sprzedaży: wyszukiwanie i pozyskiwanie do Spółki dużych klientów korporacyjnych; zawieranie transakcji zarówno z dużymi korporacjami i branżami, jak i z indywidualnymi osobami fizycznymi

Kluczowe technologie i standardy sprzedaży według etapów aktywnej sprzedaży Przyjrzyjmy się, jakie dokumenty i w jakiej kolejności wykorzystywane są na poszczególnych etapach działu sprzedaży.1. Cele i plany sprzedażowe Załóżmy, że mamy biznes całkowicie gotowy do rozpoczęcia sprzedaży. Jeść

Pracując z klientami, widzę, że prawie każdy menedżer (jedna, pięć czy 100 podległych mu osób – to nie ma znaczenia!) organizuje rano spotkanie planujące lub pięciominutowe spotkanie i prawie każdy robi to nieefektywnie. Jak to rozumiem? To bardzo proste: każdy z menedżerów w taki czy inny sposób jest niezadowolony z wyników porannego spotkania. Mój artykuł o tym, jak to naprawić, a także załączony, aby Ci pomóc (aby uzyskać dostęp musisz) .

Krok 1. Ekspresowa diagnoza efektywności porannego spotkania planistycznego

Proszę zaznaczyć pole obok oświadczenia, jeśli zgadzasz się z oświadczeniem:

• Pracownicy regularnie spóźniają się na poranne spotkania poświęcone planowaniu lub wychodzą niechętnie
• Każdego dnia poranne spotkanie ma inny czas trwania
• Poranne spotkania trwają dłużej niż 15 minut
• Pracownicy wychodzą ze spotkania zdenerwowani, zaniepokojeni lub niezadowoleni
• Jesteś skłonny wierzyć, że poranne spotkania poświęcone planowaniu są bezużyteczne – stopniowo przestajesz widzieć w nich sens
• W ciągu dnia pracy nieustannie rozpraszają Cię pracownicy, musisz omawiać z nimi różne problemy
• Przez cały dzień trzeba to samo tłumaczyć niemal każdemu pracownikowi.
• Pracownicy nie pamiętają, co im powiedziałeś na porannym spotkaniu
• Mimo, że zadanie zostało postawione rano, często nie zostaje zrealizowane wieczorem
• Każdego dnia Twoi pracownicy popełniają te same błędy

Jeśli zaznaczyłeś choć jeden element, to musisz ponownie przemyśleć sposób prowadzenia porannych spotkań, w zależności od Twoich celów.

Krok 2. Ustal cel porannego spotkania poświęconego planowaniu.

Jak w przypadku każdego działania, musisz jasno określić: jakie rezultaty chcesz osiągnąć organizując poranne spotkania poświęcone planowaniu? I na podstawie postawionych celów sformułuj plan działania.

Z listy wybierz interesujące Cię cele:

• Motywacja pracowników

Wszystkie wymienione powyżej cele muszą być obecne w Twojej pracy z zespołem, ale nie wszystkie muszą być wyznaczone sobie do osiągnięcia podczas porannego spotkania.

Przykładowo, wymianę doświadczeń i szkolenia można przeprowadzać raz w tygodniu, a nie rano, ale w specjalnie do tego wyznaczonym czasie, a wtedy zbierane i omawiane są wszystkie problemy i pytania.

Jednocześnie musisz zrozumieć, że jeśli nie postawisz sobie za cel motywowania swoich pracowników z samego rana, to nie musisz oczekiwać żadnych osiągnięć - one się nie pojawią :)

Teraz bardziej szczegółowo o tym, jak osiągnąć każdy z celów.

1. Planowanie i ustalanie zadań/celów na dzień/tydzień

Nie powinno być więcej niż trzy zadania i jedno skupienie dziennie. Idealna opcja- dzieje się tak, jeśli tego nie wyrażasz na głos, ale każdy pracownik samodzielnie mówi, co osiągnie do końca dnia i na czym się dzisiaj skupi.

Cele muszą być osiągalne, konkretne i mierzalne, czyli w liczbach! Wyznaczaj cele metodą SMART(możesz przeczytać, co to za metoda .

Wszyscy ludzie lepiej postrzegają wizualną prezentację informacji, dlatego lepiej zapisać na tablicy główne zadania i podkreślić, na czym skupia się dany dzień (w dosłownie słowa) podczas rozmowy.

Jeśli menedżer wyznacza zadania, lepiej, jeśli pracownik również zapisuje swoje zadania w dzienniku.

1. Zbiór problemów w pracy, Informacja zwrotna od pracowników

Ważne jest, aby budować komunikację dwukierunkową: nie tylko Ty, jako menadżer, opowiadasz im o problemach, jakie pojawiły się w ciągu ostatniego dnia, ale także muszą przyzwyczaić się do mówienia o trudnościach, które pojawiły się w trakcie pracy. Często pracownicy uważają swoje problemy za nieistotne, omawiają je tylko między sobą i nie zgłaszają ich kierownictwu.

Konieczne jest stworzenie pola zaufania, dlatego po pierwsze, aby zachęcić do działania, menedżer zawsze akceptuje wszystkie problemy zgłaszane przez pracowników (nawet jeśli jego zdaniem są one drobne i nieistotne). Po drugie, zawsze szukaj winowajcy, a nie tego, którego można winić. Po trzecie, wyznaczyć osobę odpowiedzialną za rozwiązanie problemu i ustalić termin jego usunięcia, a na podstawie wyników wykonanych prac poinformować ją, że problem został rozwiązany.

1. Wymiana doświadczeń, szkolenia pracowników

Możesz także przeprowadzić miniszkolenia: przejrzeć lub powtórzyć z pracownikami standardowe scenariusze przemówień, zalety produktów, odpowiedzi na zastrzeżenia, aktualne promocje firmy itp. Podczas szkoleń nie jesteś jedyną osobą, która mówi; stale angażuj w ten proces swoich pracowników.

Każdego dnia ucz ich czegoś nowego i przydatnego. Zawsze rozwijaj swoich pracowników!

1. Większy duch zespołowy

Przede wszystkim komunikując się, używaj słów takich jak „my”, „nasz zespół”.

Opowiadaj o aktualnościach z firmy, wewnętrznych problemach organizacji i sukcesach organizacji (nawet małych) w ciągu ostatniego dnia. Nawet jeśli Twoja firma ma firmowy adres e-mail, nie każdy go czyta, więc główny i ciekawe wiadomości można wyrazić. Nawet jeśli wieści nie są dobre, jako zespół możecie wspólnie zastanowić się, co można zrobić w tej sytuacji.

Nie zapomnij wyrazić uroczystego i ważne daty dla pracowników (urodziny samych pracowników, ich dzieci, okrągła data praca w firmie, udział w konkursach itp.)

1. Motywacja pracowników

Aby dać pozytywne nastawienie Przez cały nadchodzący dzień zespół musi:

• znajdź coś, za co możesz pochwalić kogoś z zespołu (najlepiej za sprzedaż, jakość itp.; wdzięczność od klienta; rozwiązanie trudnego lub niestandardowego problemu itp.);
• ustalając zadania na dany dzień, wyjaśnij, jak ich wykonanie będzie miało pozytywny wpływ na ich realizację wspólne cele firmy, tj. trzeba pokazać, że każdy pracownik jest ważny;
• używaj słów zachęcających do działania: „Do dzieła!”, „Pokaż, na co cię stać!” itp.
• używaj słów, które pokazują, że w nie wierzysz: „Możemy”, „Zrobimy”, „Udowodnimy”, „Jestem pewien” itp.

Nigdy nie udzielaj reprymendy pracownikowi na porannym spotkaniu, tak samo jak nigdy nie wyrażaj niezadowolenia z całego zespołu – z rana tylko pozytywne rzeczy!

Krok 3. Opracowanie regulaminu spotkania planistycznego.

W zależności od tego, jaki rodzaj porannego spotkania planistycznego sobie wyznaczyłeś, musisz opracować regulamin jego realizacji. Najlepiej wydrukować go i powiesić w miejscu porannych spotkań.

Regulamin musi określać godzinę rozpoczęcia i godzinę zakończenia spotkania poświęconego planowaniu. Nie powinno to trwać dłużej niż 15 minut, aby poziom percepcji informacji był maksymalny. Konieczne jest także sporządzenie planu wdrożenia, tj. kolejność tego, o czym będziesz mówić. Zalecenia dotyczące sporządzenia planu:

• Pamiętaj, że musisz pozytywnie rozpocząć i zakończyć spotkanie poświęcone planowaniu. Dlatego spotkanie planujące rozpocznij od powitania, podkreśl niektóre osiągnięcia z ostatniego dnia (pojedynczego pracownika lub zespołu jako całości). I zakończ gratulacjami i życzeniami Miłego dnia, wyrażenie zachęcające do działania.
• Po powitaniu możesz zgłosić efekty pracy z poprzedniego dnia i na ich podstawie wyznaczyć cele na bieżący dzień.
• Miniszkolenie lub wymiana doświadczeń, które mają pomóc w osiągnięciu wyznaczonych na dany dzień celów, należy przeprowadzić bezpośrednio po zadanych zadaniach.
• Konieczne jest uzyskanie informacji zwrotnej od pracowników – lepiej zrobić to pod koniec spotkania, gdyż możliwe jest jedynie ustalenie standardowego czasu na dyskusję i aby spotkanie planujące się nie przeciągało, jest to konieczne kontrolować ten proces. Jeśli widzisz, że zgłoszony do dyskusji problem jest złożony i jego rozwiązanie będzie wymagało więcej niż 2 minut, umów się na osobne spotkanie w tej sprawie lub znajdź osobę odpowiedzialną za jego rozwiązanie.

Wzór regulaminu przeprowadzania porannego spotkania planistycznego:

Przykład wypełnienia porannego harmonogramu spotkań(aby uzyskać dostęp do wszystkich bezpłatnych plików Dodatkowe materiały niezbędny ):

Radzę wydrukować wzór regulaminu spotkania planistycznego w kilku egzemplarzach i podczas codziennych przygotowań zapisywać w nim to, co chcesz bezpośrednio w nim powiedzieć.

Krok 4. Przygotowanie do porannego spotkania poświęconego planowaniu.

Dobre przygotowanie to 90% sukcesu, dlatego jak przy każdym wydarzeniu, także i Ty musisz przygotować się do porannego spotkania planistycznego.

Lepiej zrobić to wieczorem wcześniej i koniecznie zrobić to na piśmie!

Zadania wyznaczasz w oparciu o to, jakie miesięczne cele sobie wyznaczyłeś i na jakim etapie ich realizacji jesteś, a także w zależności od tego, jakie są w ciągu dnia pracy.

Dla każdej pozycji planu wdrożenia zapisz, co powiesz: pamiętaj o sukcesach dnia i napotkanych trudnościach, nowościach i wydarzeniach; przemyśl i przygotuj mini-szkolenie.

Na początku przygotowanie może zająć Ci sporo czasu, jednak stopniowo należy go skrócić do maksymalnie 10 minut.

Krok 5. Przeprowadzenie spotkania planującego.

Weź wydrukowane zasady w dłonie, uśmiechnij się, spójrz na zasady i rozpocznij spotkanie. Jednocześnie nie zapomnij o zegarku, aby spotkanie nie trwało dłużej niż 15 minut.

W trakcie procesu obserwuj reakcję pracowników na każdy punkt regulaminu, aby przeanalizować, które informacje były interesujące, a które nie. Jeśli coś nie było interesujące lub nie przyniosło oczekiwanego rezultatu (reakcji), to musisz pomyśleć o tym, jak ważne ta informacja, czy można go usunąć lub jak zmienić jego prezentację, aby zwiększyć zainteresowanie pracowników.

Dla Ciebie głównym kryterium efektywności Twoich spotkań powinien być oczywiście poziom wykonania, sprzedaż i jakość obsługi. Jeśli dynamika jest dodatnia, robisz wszystko dobrze, w W przeciwnym razie Jesteśmy zawsze gotowi do indywidualnej współpracy z Tobą!

Posłuchaj artykułu:

Planiści, odprawy i spotkania są Integralna część dzień pracy niemal każdego pracownika. Wcześniej czy później menedżer staje przed koniecznością samodzielnego przeprowadzenia codziennego spotkania poświęconego planowaniu. Ale jak to często bywa, nikt tak naprawdę tego nie uczy. Dlatego często pojawia się pytanie: jak przeprowadzić spotkanie planistyczne?

Cele spotkania poświęconego planowaniu

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to określić cele, które chcesz osiągnąć, organizując spotkanie poświęcone planowaniu. Z reguły głównym celem takich spotkań jest stworzenie singla przestrzeń informacyjna wśród wszystkich pracowników, w efekcie osiągając wyższą i bardziej spójną pracę. Spotkania planistyczne pomagają rozwiązać następujące problemy:

1. Wyznaczanie celów i zadań dla zespołu;
2. Wykończeniowy informacje ogólne całemu zespołowi;
3. Rozwiązywanie problemów ogólnych;
4. Motywacja i zaangażowanie personelu;
5. Szkolenia pracowników poprzez transfer najlepszych praktyk;

Zgadzam się, osiągnięcie takich celów jest bardzo interesujące dla każdego menedżera. Dlatego praktyka planowania spotkań jest tak powszechna w biznesie. Jednak osiągnięcie efektywności spotkań nie jest takie proste, ważne jest, aby trzymać się jasno określonego planu działania i przygotowywać się do każdego spotkania poświęconego planowaniu.

Planowanie planu spotkań

Ustaliliśmy więc, że spotkanie jest rzeczą ważną i użyteczną, jednak aby nie zamienić tego narzędzia w kolejną bezużyteczną torturę podwładnych, menedżer powinien z całą powagą podejść do przygotowania spotkania planistycznego. Wcześniej omawialiśmy cele spotkania, zadaniem menadżera, w zależności od celu, jest ustalenie planu odbycia spotkania. Naturalnie spotkanie sprzedawców i TOP menadżerów będzie się od siebie diametralnie różnić. Chociaż sama struktura będzie w przybliżeniu taka sama.

Bardzo ważne punkty Prowadząc jakiekolwiek spotkanie, daj podwładnym możliwość wypowiedzenia się tak szybko, jak to możliwe. Wskazane jest zaangażowanie jak najwięcej już od pierwszych minut więcej uczestników planowanie spotkań. Pomoże to w skonfigurowaniu zespołu.

Sekrety planowania sukcesu spotkania

Najważniejsze! Aby spotkanie było ciekawe, należy się do niego przygotować. Powodzenie spotkania zależy od kilku ważnych czynników:

1. Komponent informacyjny. Informacje prezentowane na spotkaniu powinny być przydatne i interesujące. Jeśli informacja jest nudna i monotonna, zrób to ciekawy sposób dostarczanie informacji. Usuń nudne i nieprzydatne informacje;
2. Składnik emocjonalny. Nawet najbardziej interesujący temat może zostać zrujnowany przez nieprawidłowe karmienie. Pamiętajcie o swoich wykładowcach uniwersyteckich, na niektórych wykładach śpi cała widownia, na innych bilety są całkowicie wyprzedane.
3. Lider prowadzący spotkanie. Im bardziej autorytatywny prezenter, tym lepiej postrzega go publiczność. Jeśli Twój autorytet nie jest wysoki, dokładnie przepracuj punkty 1 i 2.

Zasady przeprowadzania narad planistycznych

Spóźnieni pracownicy

Zawsze ktoś próbuje spóźnić się na spotkanie. Tacy pracownicy są wysoce destrukcyjni i należy z nimi desperacko walczyć. Bardzo proszę o wcześniejsze uzgodnienie ze wszystkimi członkami zespołu co robimy z spóźnialskimi. Przykładów jest kilka: spóźniony przynosi wszystkim kawę lub owoce, spóźniony opowiada dowcip, spóźniony śpiewa piosenkę itp. Najważniejsze, że wszyscy znają zasady i wszyscy ich przestrzegają. Jeśli zasada jest przemyślana i zaakceptowany przez zespół, zredukujesz opóźnienia do minimum.

Ten sam czas spotkania

Bardzo ważne jest zachowanie jasnego harmonogramu spotkań. Nie ma nic gorszego niż nieplanowane spotkania, które burzą plany podwładnych i nie pozwalają im się odpowiednio przygotować. Nastawienie do takich spotkań jest początkowo negatywne, co nie sprzyja pracy.

O każdym spotkaniu należy powiadomić z wyprzedzeniem, najlepiej nie zmieniać dat i godzin spotkań, jeśli nie jest to konieczne.

Nie opóźniaj spotkań

Bardzo ważne jest przestrzeganie harmonogramu; jeśli ustaliłeś, że spotkanie nie powinno trwać dłużej niż 30 minut, dotrzymaj słowa. Im dłuższe spotkanie, tym mniej efektywne. Jeśli musisz się zdecydować trudne pytania i wymagane długi czas dopracować szczegóły, a następnie stworzyć grupy robocze składające się z kompetentnych pracowników. Często większość spotkania poświęcone są przetwarzaniu kwestie organizacyjne, a większość słuchaczy w ogóle rezygnuje z dialogu.

Mówi tylko prezenter

Często obserwuję sytuację, w której pracownicy boją się swojego szefa i w efekcie spotkanie zamienia się w monolog dyktatora. Z reguły wszystko to dzieje się w śmiertelnej ciszy, a w powietrzu czuć napięcie. Dyrektywny styl zarządzania nie jest właściwy na spotkaniach, stoi w sprzeczności z istotą tego wydarzenia. W idealnym przypadku wszyscy uczestnicy powinni zabrać głos na spotkaniu poświęconym planowaniu.

Dyskusja na tematy prywatne

Czasami jeden z uczestników spotkania planistycznego może spróbować wykorzystać to wydarzenie do rozwiązania swojej prywatnej sprawy. Dla pracownika publiczne zadawanie pytań jest zwykle korzystne. Takie podejście może zamienić spotkanie w farsę. Dlatego należy natychmiast zaprzestać takich manipulacji i wyznaczyć czas na rozwiązanie kwestii prywatnych.

Wpływ spotkania na pracę

Wszystko, co uzgodniłeś na spotkaniu, musi zostać wykonane z Twojej strony. Jeśli nie będzie kontroli, pracownicy szybko się dostosują i przestaną wykonywać Twoje polecenia.

Jak sprawdzić efektywność spotkania

Skuteczność spotkania można dość łatwo przetestować. Zapytaj podwładnych, co wydarzyło się na spotkaniu? 5 minut po spotkaniu, 3 godziny później i następnego dnia. Odpowiedzi na te pytania stanowią informację zwrotną dla organizatora spotkania poświęconego planowaniu. Jeśli informacji jest dużo, zmuś pracowników do robienia notatek. Ale i tak każdy powinien rejestrować informacje.

Top Gear UK: spotkania poświęcone planowaniu najlepiej przeprowadzać w miłej atmosferze

Wiele zespołów ćwiczy spotkania planistyczne, podczas których menedżerowie rozdają zadania i określają ogólną taktykę pracy na najbliższą przyszłość. Wiele agencji rządowych organizuje spotkania poświęcone planowaniu w poniedziałkowe poranki.

Niektórzy uważają planowanie spotkań za stratę czasu, ale z drugiej strony bez regularnych dyskusji na temat bieżących spraw z pewnością będzie dużo nieskoordynowanych działań. Tutaj jak zawsze ważny jest balans.

Na przykład wielu agencje rządowe Co tydzień ćwiczą planowanie spotkań i gromadzą tam cały personel. To klasyczny przykład marnowania czasu. To nie zdarza się co tydzień drażliwe kwestie, ważne dla całego zespołu. Jednak każdy powinien być obecny na takich wydarzeniach. Nawet ci, na których obecny program nie ma bezpośredniego lub pośredniego wpływu. Spotkania i sesje planowania stały się klasyczny przykład nieefektywne marnowanie czasu w książkach o zarządzaniu czasem.

JAK MIEĆ IDEALNEGO PLANERA?

Nic nie jest doskonałe. Nikt nie wie, jak prawidłowo przeprowadzić spotkanie poświęcone planowaniu. Jest tu zbyt wiele zmiennych. Rodzaj planowania spełniającego potrzeby Twojego zespołu zależy od tego, ile osób masz i w jaki rodzaj działalności jesteś zaangażowany. Mogę tylko krótko opowiedzieć, co widziałem w różnych organizacjach.

Pracując w instytucie, miałam okazję pracować w dwójkę podziały strukturalne. W obu przypadkach praktykowano spotkania z liderem. Odbywały się one nieregularnie i w obu przypadkach były dość produktywne. Udało nam się omówić wszystkie palące kwestie. Spotkania poświęcone planowaniu miały tylko jedną wadę – czasami (nie zawsze) były nudne, ponieważ nie wszystkie pytania dotyczyły mnie w ten czy inny sposób.

W jednym też pracowałem organizacja prywatna, gdzie w ogóle nie było spotkań planistycznych. W każdym razie pracując jako programista miałem szczęście rozmawiać z reżyserem twarzą w twarz zaledwie kilka razy w ciągu około 2,5 roku. Resztę czasu w pracy zajmowałem się doraźną pracą i omawiałem wyniki pracy z menadżerem w dotychczasowym trybie. To wystarczyło dla oczu.

W innej organizacji widziałem codzienne spotkania poświęcone planowaniu, które są praktykowane każdego ranka, niezależnie od tego, czy jest jakiś aktualny program, czy nie. Jak dla mnie codzienne spotkania poświęcone planowaniu to za dużo. Przykładowo, jeśli każdego ranka wszyscy członkowie zespołu spędzą 15 minut na spotkaniu planującym i kolejne 15 minut na powrót do codziennych zajęć, to za tydzień na każdego pracownika przypadać będzie 2,5 godziny straconego czasu. Stanowi to ponad 5% całkowitego czasu pracy. W ciągu miesiąca zgromadziłem już ponad 10 godzin. Zgadzam się - jest to zauważalne.

Oprócz porannych spotkań planistycznych spotkałam się także z praktyką wieczornych spotkań planistycznych, które odbywają się w miłej atmosferze, kiedy wiele spraw jest już załatwionych i nikomu się nie spieszy. Osobiście bardziej podoba mi się ta forma niż poranne spotkanie poświęcone planowaniu.

Jeśli chodzi o cotygodniowe spotkania poświęcone planowaniu, prawdopodobnie są one potrzebne. Ale musisz spróbować przeprowadzić je w najbardziej skondensowanym formacie. Nie przeciągaj dyskusji godzinami. Zwłaszcza jeśli uczestniczy w spotkaniu planującym duża liczba ludzi.

DLACZEGO PORANNY PLANER JEST ZŁY?

Kiedy ludzie szykują się do pracy, kiedy się budzą, mija trochę czasu. Potem po prostu zaczynają załatwiać swoje sprawy, a ich uwagę rozprasza poranne spotkanie poświęcone planowaniu. Następnie, po spotkaniu planującym, wracają do pracy. I - nie daj Boże, ktoś odrywa ich od pracy po spotkaniu planistycznym. Następnie o 11 rano będziesz musiał iść na lunch, a po obiedzie poczujesz się senny. Poranek jest najlepszy i najbardziej produktywny czas. Nie wydałabym ich na codzienne spotkania poświęcone planowaniu.

SPOTKANIA W KORYTARZE STOJĄCE

Jeśli w zespole jest niewiele osób, to dlaczego nie organizować spotkań na stojąco na korytarzu. Przy siedzącym trybie życia jest to zdrowsze i pozwala czuć się znacznie swobodniej. Wielu trenerów biznesu zaleca wdrożenie tego codzienna praktyka. Możesz rozwinąć ten pomysł i omówić kwestie związane z pracą stół obiadowy lub podczas ćwiczeń na firmowej siłowni. Pomyśl o tym – robisz dwie rzeczy na raz, a poza tym w jak najbardziej luźnej atmosferze omawiasz projekty związane z pracą i możesz rozmawiać ze współpracownikami bardziej otwarcie niż w biurze.

Jak zorganizować i przeprowadzić poranne pięciominutowe spotkanie ( spotkanie operacyjne). Zasady, wskazówki, rekomendacje. (10+)

Wskazówki dotyczące prowadzenia spotkania sytuacyjnego

Spotkanie operacyjne może być bardzo skutecznym narzędziem zarządzania lub może stać się potężnym pochłaniaczem czasu, który znacznie zmniejsza efektywność pracy. Jak zadbać o to, aby pięciominutowy RAM przyniósł korzyści, a nie zaszkodził?

Planowanie realizacji celów

Jak często powinno odbywać się spotkanie poświęcone planowaniu? To zależy od tego, dlaczego to robimy. Jak szybko zmienia się sytuacja, jak często trzeba sprawdzać, czy plan pracy jest realizowany i korygować go.

Ważny! Na spotkaniu operacyjnym nie da się podjąć żadnej odpowiedzialnej decyzji, która wymagałaby opracowania i dyskusji. Decyzje takie zapadają na bardziej szczegółowych spotkaniach. Ich wdrożenie opisano w artykule, do którego link znajduje się powyżej. Spotkanie planistyczne jest potrzebne w celu:

• lub upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem,
• lub zrozumieć, że istnieją drobne odstępstwa, które można rozwiązać w obecnym porządku, poprzez radę lub pomoc osobom pozostającym w tyle,
• lub ustali, że potrzebne są poważniejsze korekty lub nowe rozwiązania projektowe, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za zbadanie problemu, przygotowanie i odbycie pełnego spotkania w tej sprawie.

Plan, regulamin operacyjny

Na podstawie powyższego możemy sformułować podstawowe zasady:

Plan pracy. Musi istnieć szczegółowy plan pracy. Plan ten powinien być tak szczegółowy, jak pięciominutowe spotkanie. Na przykład, jeśli codziennie organizujemy spotkanie operacyjne, plan powinien być szczegółowo omawiany codziennie, co najmniej z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. W przeciwnym razie po prostu nie będzie o czym dyskutować na spotkaniu poświęconym planowaniu. Nie ma sensu wysłuchiwać raportu pracownika z pracy wykonanej w ciągu dnia, jeśli nie wiadomo, co powinien był zrobić danego dnia.

Przepisy prawne. Na raport każdego uczestnika należy przeznaczyć minimalną ilość czasu. Zwykle przydziela się około pięciu minut, ale można sobie poradzić, mając mniej czasu. Mogą zaistnieć szczególne przypadki, gdy na przykład pracownik doniesie o nowościach. Należy mu dać czas w zależności od ilości wiadomości. Na dyskusję przeznaczono tyle samo czasu, co na raport. Podczas dyskusji możesz zadać wyjaśniające pytania, udzielić krótkiej rady i uzgodnić, co pracownik ma zrobić przed kolejnym spotkaniem poświęconym planowaniu. Jeśli nie da się omówić danej kwestii w czasie wyznaczonym na spotkaniu operacyjnym, należy zaplanować jej rozwiązanie po spotkaniu, z udziałem tylko tych pracowników, którzy są związani z daną sprawą. Dzięki temu nie będziesz rozpraszać i marnować czasu innych, którzy nie mają nic wspólnego z daną sprawą.

Protokół. Wszystko podjęte decyzje należy odnotować w protokole. Następnie na kolejnym spotkaniu planującym po prostu spisujemy protokół z poprzedniego i sprawdzamy, czy wszyscy uczestnicy wykonali to, co zostało zaplanowane na poprzednim spotkaniu. Jeśli pracownik nie był w stanie wykonać zadania, musisz zdecydować, jak mu pomóc. Głupotą jest oczekiwać, że jeśli nie wykona zadania w pierwszym tygodniu, zrobi to w następnym. Należy dowiedzieć się, jakie trudności zatrzymał pracownik i jak można pokonać te trudności dzięki wspólnym wysiłkom.

Czy spotkanie operacyjne jest przydatne?

Odpowiednio zorganizowane pięciominutowe sesje pozwalają na:

• Wszyscy pracownicy powinni być na bieżąco informowani o postępie prac.
• Każdy pracownik ma jasny obraz tego, co musi teraz zrobić.
• Szybko diagnozuj, kiedy pracownik napotyka trudności, natychmiast pomagaj, doradzaj i naciskaj.

Przykład protokołu spotkania

Biorę udział w minutach arkusz. W pierwszej pionowej kolumnie wymieniam wszystkich uczestników spotkania poświęconego planowaniu. Pierwsza linia zawiera daty. Dla każdej daty znajdują się dwie kolumny. Pierwszy jest wypełniany na spotkaniu planującym w tym dniu, a drugi - na następnym spotkaniu planistycznym na podstawie wyników zeszły tydzień jednocześnie wypełniając plany na kolejny tydzień. Pierwszą kolumnę można zamrozić, a pozostałe stopniowo przesuwać w lewo, tak aby widoczne były tylko daty przeszłe i bieżące. A jeśli zajdzie taka potrzeba, możesz także spojrzeć na poprzednie daty.