Matryca zarządzania czasem. Matryca Eisenhowera – skuteczna metoda zarządzania czasem

— Zarządzanie czasem według Benjamina Franklina
— Matryca zarządzania czasem Stephena Covey’a
— GTD David Allen

System Franklina działa na zasadzie „od większości do najmniej”. System „twierdzi”, że każde działanie człowieka musi być zgodne z jego wartościami życiowymi i mieć na celu osiągnięcie globalnego celu życiowego.

Aby ułatwić i przyspieszyć drogę do zamierzonego celu, zadanie główne podzielono na małe podzadania, a te z kolei na kilka mniejszych zadań. Innymi słowy, system B. Franklina zbudowany jest na wzór piramidy, w której dolnej części znajdują się zasady życiowe i cele globalne, a w środkowej i górnej części długoterminowe i krótkoterminowe plany osiągnięcia tych celów.

I etap piramidy.
„Budowa” piramidy zaczyna się od podstawy. Od tego będą zależeć wszystkie dalsze działania. Na tym etapie powinieneś zdecydować o swoich zasadach życiowych: zdefiniować swoje wartości, dowiedzieć się, co jest ważne, a co nie.

Drugi etap piramidy.
Następny etap zależy bezpośrednio od poprzedniego. Na podstawie wybranych wartości należy wyznaczyć konkretny cel. Największy i najważniejszy. Cel, do którego będzie dążył przez najbliższe kilka lat, a nawet dekad.

Trzeci etap piramidy.
Trzeci etap piramidy zostanie „zbudowany” po sporządzeniu planu generalnego. W systemie Franklina „plan generalny” odnosi się do ogólnego planu osiągnięcia globalnego celu. Cechą szczególną tego planu jest brak elementu czasowego: plan generalny określa jedynie działania, ale czas ich realizacji nie jest wskazany.

Czwarty etap piramidy.
Nadszedł czas, aby zacząć sporządzać plany długoterminowe – plany na najbliższe pięć lat. Plan ten jest sporządzony z konkretnymi terminami realizacji. Ponadto bardzo ważne jest, aby nie ustalać abstrakcyjnej daty (na przykład „w tym roku”), ale jasno określić termin (na przykład „od września do listopada” n-tego roku).

Wskazanie konkretnego terminu przyspieszy podejście do celu. Człowiek jest z natury dość leniwy i jeśli „zapomnisz” wskazać konkretny termin, będziesz ciągle odkładał wykonanie zadania i odkładanie jego realizacji na później.

Spróbuj porównać każdy punkt planu długoterminowego z punktem planu ogólnego. Musisz dokładnie wiedzieć, do jakiego punktu planu generalnego się zbliżasz, próbując zrealizować konkretny punkt planu długoterminowego.

Wskazane jest dokonywanie korekt planów długoterminowych co 4-6 miesięcy.

Piąty etap piramidy.
Na tym etapie konieczne będzie rozpoczęcie tworzenia planów krótkoterminowych. Takie plany można projektować na kilka miesięcy lub kilka tygodni. Każdy punkt planu krótkoterminowego musi być „podporządkowany” któremukolwiek z punktów planu długoterminowego.

Plany krótkoterminowe, podobnie jak plany długoterminowe, wymagają jasnych terminów realizacji, tylko wtedy ich przygotowanie nie będzie stratą czasu.

Plany krótkoterminowe wymagają częstego przeglądu. Wskazane jest ponowne zapoznawanie się (i wprowadzanie w razie potrzeby zmian) planów krótkoterminowych 2 razy w miesiącu.

VI etap piramidy.
Na ostatnim etapie będziesz musiał zacząć tworzyć codzienne plany. Plany na każdy dzień będą bezpośrednio zależeć od planów krótkoterminowych, które opracowałeś podczas „wspinania się” na poprzedni poziom.

Wskazane jest, aby każda pozycja planu miała jasne ramy czasowe. Na przykład: „Lekcje wokalne z nauczycielem od 10.00 do 17.00”.
Lepiej zaplanować dzień wcześniej wieczorem. W ciągu dnia plan można i należy korygować.

— Matryca zarządzania czasem Stephena Covey’a

Działania, według matrycy Stephena Covey’a, umownie dzieli się na ważne i pilne. Sprawy pilne są oznaczone znacznikiem „teraz”. Są to działania wymagające uwagi i czasu. Czasami mogą mieć na celu czerpanie przyjemności i tworzenie atmosfery zatrudnienia. Ale w rzeczywistości takie działania nie zawsze są ważne i mogą nie prowadzić do osiągnięcia zaplanowanych celów.

Wyniki naszych działań zależą bezpośrednio od ważnych spraw. Rzeczy, które pomagają w osiągnięciu Twoich celów, nazywane są ważnymi. Takie działania czasami nie wydają się pilne, ale wymagają szczególnej uwagi i natychmiastowego działania.

Rzeczy, które pomagają w osiągnięciu Twoich celów, nazywane są ważnymi. Stephen Covey zwraca uwagę, że rozpoczynając jakąkolwiek działalność gospodarczą, trzeba mieć na uwadze cel końcowy. Jeśli nie zostanie to zrobione, pojęcia „pilne” i „ważne” można łatwo pomylić, tworząc w ten sposób przeszkody w realizacji planu.

Kwadrat 1.
Zawiera rzeczy pilne i ważne jednocześnie. Zasadniczo są to kryzysy i problemy, z którymi trzeba się w życiu zmierzyć. Takie trudności pochłaniają energię życiową człowieka i zmuszają go do odsunięcia się od kłopotów do spraw nieistotnych i niepilnych, które wypełnią jego wolny czas, ale nie przyniosą żadnej korzyści.

Efektem takich działań jest stres, nadmierny wysiłek, wieczna walka, co jest absolutnie niezgodne z szczęśliwym i udanym życiem.

Kwadrat 2.
Obejmuje doprecyzowanie wartości, wzmocnienie relacji z bliskimi i ważnymi osobami, długoterminowe planowanie działań, przywrócenie sił do osiągania celów i poszukiwanie nowych możliwości. Takie sprawy są ważne, ale często odkładane na później, bo uważane za niepilne.

Kwadrat ten okazuje się najskuteczniejszy, gdyż daje rezultaty ukierunkowane na realizację perspektyw. Jeśli większość czasu spędzisz na wykonywaniu powyższych czynności, istnieje szansa, że odniesiesz sukces.

Efektem wykonywania działań z drugiego kwadratu jest satysfakcja z życia, dyscyplina i pojawienie się perspektywy. To jest klucz do zarządzania własnym życiem.

Kwadrat 3.
Ten kwadrat obejmuje codzienne przerwy, które są fałszywie uważane za pilne. Obejmuje to także realizację pragnień innych ludzi, jeśli przewyższa znaczeniem sprawy z kwadratu 2.

Uwolniwszy się od nieistotnych zajęć z tego sektora, warto poświęcić wolny czas kwadratowi 2, gdyż efektem nacisku na 3 sektor jest nieuzasadnione poświęcenie, fałszywe przekonanie o bezsensowności planów i celów.

Kwadrat 4.
Uważany jest za sektor degradacji, ponieważ na tym placu znajdują się sprawy nieważne i niepilne. Dotyczy to zarówno codziennych drobiazgów, które odwracają uwagę od naprawdę ważnych spraw, jak i bezsensownej rozrywki i uzależnienia od jakichkolwiek czynności (gry komputerowe, oglądanie telewizji).

Zamiast rozwoju osobistego człowiek marnuje czas, kumuluje negatywne emocje i niszczy własne życie poprzez bierność i nieodpowiedzialną postawę wobec istnienia.

Być może zainteresuje Cię artykuł „”.

— GTD David Allen

Jeśli spróbujemy opisać metodę Davida Allena w jednym zdaniu, możemy powiedzieć, że jego głównym zaleceniem jest maksymalne wykorzystanie nowoczesnych narzędzi technicznych do celów planistycznych i. Nie odzwierciedli to całej istoty GTD, ale pozwoli zorientować się przynajmniej w części technologii.

Rzeczywiście, system zarządzania czasem D. Allena znany jest przede wszystkim ze swoich technicznych „sztuczek” (system „43 folderów”, wykorzystanie specjalnego oprogramowania komputerowego i materiałów biurowych), których celem jest uproszczenie zarządzania projektami. Na następnej lekcji omówimy kilka praktycznych narzędzi GTD, a tutaj podamy ogólny opis techniki.

Jeszcze przed stworzeniem teorii autor był pewien, że sama organizacja pracy nigdy nie powinna zajmować więcej czasu niż sama praca. Dlatego podstawą systemu było przekonanie, że należy włożyć maksymalny wysiłek w praktyczne wykonanie zadania, a nie pamiętać o wszystkim, co jest do zrobienia. Narzędzia zaproponowane przez Allena „zapamiętają”, a osoba tylko wykona pracę.

Początki Getting Things Done (GTD) sięgają publikacji książki o tym samym tytule (2002). Dziś jest to jasna, szczegółowa, krok po kroku metoda zwiększania osobistej efektywności, na którą jest duże zapotrzebowanie. Poglądy D. Allena wykraczają poza tradycyjne zarządzanie czasem, choć wiele jego wskazówek ma na celu „uporządkowanie rzeczy” i pozbycie się zamętu i chaosu w pracy.

W przeciwieństwie do S. Coveya, autor GTD uważa, że najważniejsze nie jest podkreślanie priorytetów, ale kontrolowanie procesu realizacji zadań i na podstawie wyników budowanie wizji przyszłości. Oczywiście jest to diametralnie sprzeczne z zasadą piramidy Franklina, ponieważ Allen sugeruje zakończyć na planach globalnych, a nie zaczynać od nich. Aby osiągnąć sukces w tym zakresie, sugeruje zastosowanie 3 niezależnych modeli:

1) Zarządzanie przepływem pracy oznacza kontrolę nad wszystkimi obowiązkami i zadaniami i jest realizowane w 5 etapach: gromadzenie, przetwarzanie, organizacja, przegląd, działanie;

2) 6-poziomowy model przeglądu pracy pod kątem wizji perspektyw (sprawy bieżące, bieżące projekty, zakres obowiązków, nadchodzące lata (1-2 lata), perspektywa pięcioletnia (3-5 lat), życie);

3) Naturalna metoda planowania (określenie celów i zasad, zobaczenie pożądanych rezultatów, burza mózgów, zorganizowanie, ustalenie kolejnego konkretnego działania).

Niewątpliwą zaletą GTD jako systemu zarządzania czasem jest to, że jest on najbardziej całościowy, oferujący gotowy zestaw instrukcji, według których można „uporządkować”. D. Allen oferuje także wiele praktycznych narzędzi ułatwiających to zadanie.

Z drugiej strony GTD wymaga ścisłej samodyscypliny i ciągłej pracy, aby Twój osobisty system był aktualny. Poza tym pojawiają się opinie, że nie do końca nadaje się dla osób wykonujących zawody kreatywne.

Tym samym specjalista z zakresu zarządzania czasem A. Kapusta uważa, że system ten doskonale wpisuje się w pracę osób, dla których ma on bardziej liniowy charakter, np. w sprzedaży. Tam człowiek jest zmuszony codziennie wykonywać setki połączeń, odbierać wiele e-maili, a bez odpowiedniej organizacji dość trudno mu sobie z tym wszystkim poradzić. Jednak w pracy twórczej kolejność zadań nie zawsze jest priorytetem, a rygor pozostawia niewiele miejsca na innowacje.

Materiał został przygotowany przez Dilyarę specjalnie na potrzeby serwisu

Zatem S. Covey identyfikuje następujące wady zarządzania czasem:

niemożność prawidłowego ustalenia priorytetów;
niemożność lub niechęć do zorganizowania się w oparciu o te priorytety;
brak dyscypliny w działaniu zgodnie z priorytetami.

1. Technika wyznaczania celów (jasne formułowanie celów). Podział na cele krótko- i długoterminowe, duże i małe.

2. Uwzględnienie planów i indywidualnych biorytmów człowieka.

3. Efektywne wykorzystanie czasu oczekiwania (w komunikacji miejskiej, w kolejkach, w korkach).

4. Wiele dokumentów, schematów, materiałów można sfotografować, a nie przepisać. Dobrym pomysłem byłoby posiadanie „Notatnika do wszystkiego”, ponieważ notatki na kartkach papieru często się gubią.

5. Stwórz sieć kontaktów (NETWORKING).

Zatem najbardziej szczegółowe określenie celów i zadań, krótkoterminowe codzienne planowanie, rejestrowanie wykorzystanego czasu i ocena efektywności pomogą z powodzeniem wdrożyć prawie wszystkie plany.

Najpopularniejszą metodą na świecie jest „ Wykonywanie zadań”, który zaproponował Amerykanin David Allen. Jej główną ideą jest zaprzestanie przechowywania rzeczy „w głowie”, ale prowadzenie ich ewidencji, sporządzanie tzw "Do zrobienia-listy" Gdy tylko dana osoba otrzyma zadanie do wykonania, musi od razu umieścić je „w koszyku” – tymczasowym magazynie informacji. Kosz może pełnić funkcję prawdziwej tacy na papier lub po prostu notatnika do zapisywania przychodzących spraw. Główną ideą „koszyków” jest to, aby nie przegapić przydatnych informacji i otrzymanych zadań. Zgodnie z tą techniką „kosze” należy regularnie „grabić”. Podczas tego procesu każda pozycja koszyka jest sprawdzana i może zostać przeniesiona na listy ToDo, kalendarze, przypisana lub po prostu usunięta. Autor sugeruje także organizowanie zadań w projekty w oparciu o zasadę hierarchii systemowej. Każde zadanie można szczegółowo opisać, dzieląc je na mniejsze kroki. Getting Things Done wprowadza także koncepcję planowania kontekstowego, które istnieje w odniesieniu do ludzi, miejsc i wydarzeń. Na przykład niektóre zadania można wykonać tylko w pracy lub odwrotnie, tylko w domu. Grupując sprawy według kontekstu „Telefon”, możesz od razu utworzyć listę rozmów telefonicznych. Metodologia Getting Things Done jest bardzo rygorystyczna jeśli chodzi o planowanie, ale opisuje bardzo szczegółowo system zarządzania czasem, w tym podstawy zarządzania danymi osobowymi.

Technika Marca Forstera zyskuje na Zachodzie ogromną popularność. „Autofokus”. Nie jest to system organizacji zadań, ale sposób ich wykonywania. Istotą pierwszej wersji „Autofokusa” jest zestawienie listy wszystkich zadań na kilku stronach, które są przeglądane jedna po drugiej. Gdy tylko na stronie zostanie znalezione zadanie, które wyróżnia się jako coś, co chcesz zrobić, zostaje ono ukończone. Jeżeli zadanie nie zostało zrealizowane do końca, zostaje ono przekreślone i dodane na koniec listy. Praca na stronie trwa do momentu, aż zadania nie przestaną być podświetlane. Pozostałe zadania skreślamy z listy. W ten sposób przetwarzane są wszystkie strony. Technologia ta pozwala robić te rzeczy, na które naprawdę masz ochotę, a każde zadanie wydaje się łatwiejsze, jeśli trzeba dokonać wyboru między nim a pozostałymi zadaniami. System pozwala znaleźć równowagę pomiędzy racjonalnością a intuicją i doskonale sprawdzi się dla osób, które nie lubią wcześniej malować zbliżeń. Jak zauważa autorka, wiele osób tak się angażuje w realizację zadań z listy, że trudno im przestać. Zwolennicy tej metodologii starają się ją stale udoskonalać i obecnie ma ona już cztery wersje. Jednocześnie w różnych wersjach istota systemu pozostaje taka sama, zmienia się jedynie nieznacznie algorytm wybierania zadań. „Autofokus” nie jest kojarzony z celami życiowymi, ale oferuje bardzo szczegółowy i przejrzysty algorytm zarządzania czasem operacyjnym.

Widzimy zatem, że istnieje wiele różnych metod organizacji czasu. Nie wykluczają się one wzajemnie i w razie potrzeby można zastosować kombinacje różnych metod, wybierając najwygodniejszy i odpowiedni dla danej osoby system zarządzania czasem,

Wraz z rozwojem technologii informatycznych pojawia się coraz więcej sposobów na elastyczne, szybkie i wygodne systemy zarządzania czasem osobistym. Jednocześnie rozwój usług internetowych, a także popularność ultracienkich klientów (programów działających poprzez przeglądarkę) powoduje, że liczba narzędzi online już przewyższa liczbę programów instalowanych osobno komputer. Tym samym tworząc własny zestaw narzędzi można wykorzystać realne obiekty (notatniki, tacki na papier), usługi internetowe i programy działające niezależnie od dostępności sieci. Środki papierowe są przede wszystkim wygodne ze względu na swoją prostotę, zrozumiałość i namacalność. Na przykład każdy przeżyty dzień można wyrazić jako osobną kartkę w pamiętniku, a forma wpisu może być niemal dowolna – wszystko zależy od tego, co potrafi narysować ręka. Wielkimi zaletami prawdziwych instrumentów jest także niezależność od zasilania, minimalny czas szkolenia i niewymagające umiejętności techniczne. Z drugiej strony programy i usługi internetowe, przy odpowiedniej umiejętności i właściwym doborze narzędzi elektronicznych do swoich potrzeb, otwierają ogromne możliwości. Na przykład przełożenie spotkań, zadań lub innych wydarzeń następuje w ciągu kilku sekund i nie wymaga wymazywania ani przekreślania wierszy w dzienniku. Programy do prowadzenia listy zadań umożliwiają utworzenie hierarchii zadań, a następnie dokonanie niezbędnych selekcji z utworzonej bazy danych. Możesz na przykład spisać krok po kroku wszystkie swoje obecne projekty, uzależniając je od swoich celów życiowych, a następnie z tej listy możesz usuwać tylko zadania na dzisiaj lub te, które wymagają rozmowy telefonicznej. W Internecie istnieje już całkiem sporo stron, które umożliwiają zarządzanie jednym z najważniejszych elementów zarządzania czasem – listą rzeczy do zrobienia. Istnieją usługi o świetnej funkcjonalności, w pełni zgodne z metodologią GTD, jak i bardzo proste, ale bardzo łatwe w obsłudze. Nabierają tempa także projekty wdrażające indywidualne narzędzia motywacji czy zarządzania czasem. W ten sposób oferują dodatkowe korzyści, których nie są w stanie zapewnić programy działające w trybie offline lub w wersji papierowej. Na przykład witryna worktrek.com umożliwia nie tylko prowadzenie kalendarza (narzędzie zwiększające świadomość każdego dnia życia), ale także przeglądanie średnich statystyk dla wszystkich użytkowników. Projekt mający na celu wyrobienie w sobie nawyku regularnych zadań, advirtus.com oprócz pełnienia swojej głównej funkcji, wprowadza także ciekawe narzędzie społecznościowe - możliwość uczestniczenia w ogólnej ocenie i podejmowania zadań stworzonych przez innych użytkowników. Zaletą oddzielnie instalowanych programów jest to, że nie ma potrzeby dostępu do Internetu. Zapewniają także lepsze możliwości graficzne oraz często szybszy i bardziej przyjazny dla użytkownika interfejs. Na przykład program listy rzeczy do zrobienia MyLife Organized zapewnia ogromną funkcjonalność, jaką nie może pochwalić się żaden inny serwis online, ale w razie potrzeby niepotrzebne elementy można po prostu ukryć. Dużą wadą nowoczesnych technicznych narzędzi zarządzania czasem jest słaba mobilność. Ale wiele programów i usług ma już uproszczone wersje na telefony komórkowe, a także, w razie potrzeby, umożliwia szybkie i łatwe drukowanie materiałów. Ogólnie rzecz biorąc, patrząc na rozwój narzędzi elektronicznych, możemy powiedzieć, że pozwalają one już różnym socjotypom wybrać najwygodniejszy dla siebie sposób i jeśli nie całkowicie, to przynajmniej częściowo uciec od tradycyjnego planowania papierowego, jednocześnie zyskując na szybkości i możliwościach i wygoda.

2.6. Mechanizm wyznaczania celów jako jednostka
wybór strategiczny.

Wyznaczanie celów to proces modelowania wyniku działania, które nie zostało jeszcze wdrożone., reprezentowany najczęściej przez mentalny model przyszłego produktu, cechy jakościowe lub ilościowe lub system znaków i pojęć. funkcje motywacyjne, poznawcze, wykonawcze. Ja akt wyznaczania celów obejmuje:

Diagnostyka, prognoza i projektowanie, które łącznie zapewniają zrozumienie i określenie celu działania; analiza obiektywnych możliwości osiągnięcia zamierzonego celu;

Wybór form, metod i środków, biorąc pod uwagę ogólne, szczególne i indywidualne właściwości przedmiotu;

Opracowanie programu najbliższych działań.

W tym przypadku wyznaczanie celów odbywa się w warunkach pseudo-swoboda wyboru celu(Kogan, 1999). Zgodnie z tą zasadą podmiot w procesie wyznaczania celów ma wybór celów bieżących i strategicznych, co jest ograniczone zarówno względami zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi. Co więcej, nie zawsze jest on świadomy tego ograniczenia.

Ważnym punktem wyznaczania celów w warunkach pseudowolności wyboru jest rozumienie tego procesu jako nieredukowalna do działalności wyłącznie racjonalnej w oparciu o rzetelną wiedzę. Dopiero związek racjonalnego i emocjonalnego umożliwia prowadzenie działań w warunkach niepełnej pewności. Ponadto Im większa niepewność, tym większe znaczenie komponentu emocjonalnego.

Wyznaczanie celów nadal należy do klasy problemów półustrukturyzowanych, których rozwiązanie w większości przypadków zapewnia metody nieformalne, a skuteczność zależy od kwalifikacji badacza, jego intuicji, ilości dostępnych mu informacji na temat problemu rozpatrywany i możliwość jego pełnego przetworzenia.

Decydująca jest umiejętność budowania modeli subiektywnej przyszłości w obrazach właściwość wyobraźni. Dokładnie wyobraźnia i kalkulacja są narzędziami, z pomocą podmiot dokonuje prognozy rozwoju sytuacji, których analiza faktycznie pozwala mu dokonać wyboru. Innymi słowy, proces aktywności umysłowej człowieka, a w szczególności wyznaczania celów, zasadniczo nie jest algorytmizowany, dzięki czemu człowiek jest w stanie działają w nie do końca określonych warunkach.

Jednym z ważnych punktów osiągnięcia sukcesu jest. Pierwsze próby w tym kierunku polegały na usystematyzowaniu tego poprzez notatki, kalendarze i pamiętniki. W procesie ewolucji ludzie doszli do wniosku, że konieczne jest prawidłowe ustalanie priorytetów. Społeczeństwo staje dziś przed zadaniem skutecznego zarządzania sobą, aby osiągnąć swoje cele i rezultaty. Ekspert ds. zarządzania Stephen Covey bardziej szczegółowo ujawnił istotę tej metody. Matryca zarządzania czasem Stephena Coveya była naprawdę przełomowym odkryciem. Zostanie to omówione w tym artykule.

Informacje ogólne

Rzeczy, które pomagają w osiągnięciu Twoich celów, nazywane są ważnymi.

Stephen Covey zwraca uwagę, że rozpoczynając jakąkolwiek działalność gospodarczą, trzeba mieć na uwadze cel końcowy. Jeśli nie zostanie to zrobione, pojęcia „pilne” i „ważne” można łatwo pomylić, tworząc w ten sposób przeszkody w realizacji planu.

Istota macierzy czasu

Można wyświetlić wizualny obraz macierzy czasu Stephena Coveya. Następnie rozważymy każdy komponent osobno.

Kwadrat 1

Zawiera rzeczy pilne i ważne jednocześnie. Zasadniczo są to kryzysy i problemy, z którymi trzeba się w życiu zmierzyć. Takie trudności pochłaniają energię życiową człowieka i zmuszają go do odsunięcia się od kłopotów do spraw nieistotnych i niepilnych, które wypełnią jego wolny czas, ale nie przyniosą żadnej korzyści.

Efektem takich działań jest stres, nadmierny wysiłek, wieczna walka, co jest absolutnie niezgodne z szczęśliwym i udanym życiem.

Kwadrat 2

Obejmuje doprecyzowanie wartości, wzmocnienie relacji z bliskimi i ważnymi osobami, długoterminowe planowanie działań, przywrócenie sił do osiągania celów i poszukiwanie nowych możliwości. Takie sprawy są ważne, ale często odkładane na później, bo uważane za niepilne.

Efektem wykonywania działań z drugiego kwadratu jest satysfakcja z życia, dyscyplina i pojawienie się perspektywy. To jest klucz do zarządzania własnym życiem.

Kwadrat 3

Ten kwadrat obejmuje codzienne przerwy, które są fałszywie uważane za pilne. Obejmuje to także realizację pragnień innych ludzi, jeśli przewyższa znaczeniem sprawy z kwadratu 2.

Kwadrat 4

Uważany jest za sektor degradacji, ponieważ na tym placu znajdują się sprawy nieważne i niepilne. Dotyczy to zarówno codziennych drobiazgów, które odwracają uwagę od naprawdę ważnych spraw, jak i bezsensownej rozrywki i uzależnienia od jakichkolwiek czynności (gry komputerowe, oglądanie telewizji).

Zamiast rozwoju osobistego człowiek marnuje czas, kumuluje negatywne emocje i niszczy własne życie poprzez bierność i nieodpowiedzialną postawę wobec istnienia.

Zalety metody

Zalety tej metody zarządzania czasem będą widoczne dopiero przy dążeniu do osiągnięcia celów i są one następujące:

Covey nie skupia się na rzeczach (w przeciwieństwie do poprzednich pokoleń), ale na ludziach. Rozwój osobisty i rekreacja zajmują w tej teorii istotne miejsce.
Organizując własny czas, za podstawę przyjmuje się główne wartości danej osoby, jej kierunki życiowe i zainteresowania, a nie tylko osiągnięcie bogactwa materialnego.
Każdy dzień spędzamy sensownie, realizując wcześniej ustalone cele i plany.
Tygodniowe planowanie własnego czasu pomaga zorganizować własne życie, uczynić je świadomym i użytecznym.

Zarządzanie czasem Coveya nie skupia się na rzeczach (w przeciwieństwie do poprzednich pokoleń), ale na ludziach. Rozwój osobisty i rekreacja zajmują w tej teorii istotne miejsce.

Zatem zarządzanie czasem czwartej generacji koncentruje się na relacjach społecznych i pozytywnych wynikach.

Matryca Stephena Coveya to cały system, którego znajomość i zrozumienie nie wystarczy, aby osiągnąć pozytywne rezultaty. Tylko podejmując wysiłek i opierając się na działaniach z kwadratu 2, człowiek będzie w stanie osiągnąć swoje cele. Przecież wiadomo, że 80% wyniku zależy od 20% wysiłków.

Koncentrowanie się na rzeczach głównych to esencja efektywnego działania i udanego życia. Prawie wszyscy czujemy się rozdarci pomiędzy tym, co chcemy zrobić, a wymaganiami stawianymi nam przez liczne okoliczności zewnętrzne. Każdy z nas musi uporać się z wieloma pilnymi problemami i codziennymi drobnymi sprawami, które trzymają nas w ciągłym stresie i wyczerpują nasz układ nerwowy. Wewnętrzną walkę, którą toczymy, aby uczynić z rzeczy najważniejszej rzecz najważniejszą, charakteryzuje się kontrastem pomiędzy dwoma bodźcami, które kierują nami na naszej drodze: „zegarem” i „kompasem”. „Zegar” reprezentuje nasze obowiązki, zadania, harmonogramy, cele, konkretne zadania - wszystko, co należy wykonać w określonym terminie. „Kompas” to nasz światopogląd, wartości, nasz cel, nasze sumienie, wszystko to, co wyznacza kierunek naszego ruchu w życiu, co wydaje nam się ważne, jak prowadzimy nasze życie. Nasza wewnętrzna walka nasila się, gdy czujemy różnicę między „zegarem” a „kompasem”, gdy nasze działania nie przyczyniają się do tego, co uważamy za najważniejsze w naszym życiu.

Możesz użyć macierzy zarządzania czasem Stephena Coveya jako filtra do określenia priorytetów. To narzędzie składa się z czterech sektorów, które pomagają nam nie zapomnieć o najważniejszej rzeczy w naszym życiu.

Rozważmy parametry przypadków (zadań), w oparciu o kombinację utworzonych sektorów:

WAŻNY
- Rzeczy związane z Twoją Misją i celami strategicznymi
- Rzeczy, które dają głęboką satysfakcję
- Rzeczy, które wspierają i rozwijają Twoje życie
NIE MA ZNACZENIA
- Rzeczy, które nie dają długotrwałych rezultatów
- Rzeczy, które odwracają uwagę od Twojego życia
PILNIE
- Sprawy wymagające natychmiastowej uwagi
NIE SPIESZ SIĘ
- Brak pilnych (natychmiastowych) terminów

ZAWSZE ZADAJ SIEBIE!

Czy jest to naprawdę „ważne”, czy tylko „pilne”?
Czy ja to robię...
- ...ponieważ naprawdę tego chcę?
- ...z przyzwyczajenia, z konieczności?
Czy tworzę swoje życie, czy po prostu przetrwam?
Co ostatecznie udało się osiągnąć?
- Harmonogram (proces) lub wyniki
- Wydarzenia lub relacje
- Osiągnięcie lub zrównoważone życie

Jak widać z matrycy, o naszych działaniach decydują dwa czynniki: pilny i ważny.

Pilne to coś, co wymaga natychmiastowej uwagi. To właśnie można określić słowem „Teraz!” Sprawy pilne są zwykle widoczne. Wywierają na nas presję i żądają działań. Często są dobrze znane. Często są przyjemne, nieskomplikowane, a ich wykonanie sprawia przyjemność. I bardzo często okazują się one nieistotne.

Z drugiej strony to, co się liczy, ma związek z wynikami. Liczy się to, co przyczynia się do realizacji Twojej misji, Twoich wartości i najważniejszych celów.

Reagujemy na pilność, reagujemy na nią.

Sprawy ważne i niepilne wymagają od nas większej inicjatywy i proaktywności. Musimy działać proaktywnie, aby nie przegapić okazji i osiągnąć rezultaty.

Sektor I jest zarówno pilny, jak i ważny. Nasze sprawy z tego sektora dotyczą „kryzysów” i „problemów”. Każdy z nas w swoim życiu ma pewną liczbę zajęć związanych z sektorem I. Jednak wiele osób jest nim całkowicie pochłoniętych. Kiedy skupiasz się na sektorze I, staje się on coraz większy, aż całkowicie Cię zakryje niczym ogromna fala.Niektórzy ludzie znajdują się w tym stanie dzień po dniu i wyczerpują swoje zasoby. Jedyną ulgę widzą w ucieczce do biznesu w sektorze IV.

Są ludzie, którzy spędzają znaczną część swojego czasu w pilnym, ale mało ważnym kwadrancie III, myśląc, że znajdują się w kwadrancie I; spędzają większość czasu na reagowaniu na pilne, wierząc, że to również jest ważne. Jednak w rzeczywistości pilność tych spraw często wynika z priorytetów i oczekiwań innych ludzi.

Skuteczni ludzie trzymają się z daleka od sektorów III i IV. Jednocześnie skuteczni ludzie zmniejszają wielkość sektora I, spędzając więcej czasu w sektorze II. Sektor II to serce efektywnego zarządzania personelem. Skuteczni ludzie nie myślą o problemach, myślą o możliwościach. Myślą proaktywnie.

Trzeba nauczyć się mówić „NIE” sprawom sektorowymIIIIIVi wykorzystaj ten zasób czasu na planowanie i realizację zadań z branżyII(sektor jakości)
Poprzez redystrybucję czasu na korzyść sektoraIIoraz umożliwienie zaawansowanego reżimu zarządzania, stopniowo ograniczając skalę sytuacji kryzysowych w sektorzeI.

Wady metod zarządzania czasem

Zarządzanie czasem jest obecnie bardzo popularne i wiele firm wydaje mnóstwo pieniędzy, próbując nauczyć go swoich pracowników, aby mogli robić coraz więcej w krótszym czasie. Jest to spowodowane ogólnym wzrostem tempa życia i pracy. Jednak samo zarządzanie czasem (bez zbudowania systemu dla całej firmy i systemu motywacyjnego) nie może dać 100% gwarancji sukcesu z dwóch głównych powodów. Po pierwsze dlatego, że każda z istniejących metod, wraz ze swoimi zaletami, ma także poważne wady, o których nawet eksperci rzadko myślą. Po drugie, po pierwsze, osoba sama może zarządzać swoim czasem, a jeśli nie chce, nic nie wyjdzie, niezależnie od tego, jak doskonały będzie cały system. Jakie są wady tak popularnego dziś kierunku zarządzania?

Zarządzanie czasem dzieli się na dwa główne obszary: osobisty i korporacyjny. Ponieważ zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie nie zostało jeszcze w pełni rozwinięte zarówno w naszym kraju, jak i za granicą (istnieją osobne systemy, jak np. Kaisden, gdzie redukcja kosztów następuje poprzez oszczędność wszelkich zasobów, w tym czasu), w tym artykule skupimy się przede wszystkim na sprawach osobistych systemy zarządzania czasem, które są tematem niemal wszystkich obecnie dostępnych książek z tego obszaru zarządzania.

Rodzaje zarządzania czasem według Stephena Covey’a:

Według książki Stephena Coveya Time Matters podejścia do zarządzania czasem można podzielić na cztery generacje:

Pierwsza generacja skupia się na notatkach i listach.
Drugie pokolenie zajmuje się planowaniem i przygotowaniami.
Trzecie pokolenie zajmuje się planowaniem, ustalaniem priorytetów i kontrolowaniem.
Czwarta generacja opiera się na zasadach życiowych i nowym spojrzeniu na życie w ogóle.

Pomimo tego, że Stephen Covey uważał pierwsze trzy generacje za przestarzałe, to do dziś są one żywe – znajdują szerokie zastosowanie zarówno w szkoleniach, jak i doradztwie. Wiele osób uparcie chce wierzyć, że gdzieś istnieje na przykład idealny organizator, program komputerowy czy technika. Wystarczy je znaleźć i kupić – i oto magiczna pigułka, która rozwiązuje wszystkie problemy. Zwykle ludzie są bardzo zdenerwowani, gdy dowiadują się, że to lekarstwo nie istnieje, ale po pewnym czasie wznawiają poszukiwania.

1. Spisywanie planów

Do tej pory na rynku szkoleń biznesowych i w księgarniach można było znaleźć materiały skupiające się głównie na tym, jak zapisywać swoje sprawy w pamiętnikach i jak porządkować np. na biurku. Za rozsądną opłatą ludziom oferuje się kolejny „cudowny” środek, który w końcu może uporządkować ich życie. Jednak… najczęściej cud się, niestety, nie zdarza. Outlook z pewnością pomaga przezwyciężyć niektóre problemy, zwłaszcza jeśli jest używany w formacie korporacyjnym, gdzie każdy pracownik może zdalnie przeglądać harmonogram swoich współpracowników (o ile pozwalają na to wewnętrzne zasady korporacyjne). Nowoczesne środki komunikacji pozwalają na zdalne łączenie grafików różnych osób (wystarczy przejść do trybu online). Wszystko to jest bardzo wygodne. Jednakże nie rozwiązuje to problemu. Jeśli ktoś planuje więcej, niż jest w stanie zrobić, prędzej czy później system zaczyna „zawodzić”.

Jeszcze gorzej jest w przypadku specjalnych pamiętników papierowych. Kupując drogi, solidny dodatek w oprawie z prawdziwej skóry, ludzie zwykle zostawiają go na półce, bo prawie niemożliwe jest noszenie przez cały czas czegoś ważącego dwa kilogramy.

O wiele praktyczniej jest kupić zwykły pamiętnik (jeśli nie korzystasz ze środków elektronicznych) w zwykłym sklepie papierniczym, aby jak najlepiej odpowiadał Twoim potrzebom.

Rozwiązaniem problemu, jak mi się wydaje, nie jest po prostu spisanie planów i próba „zrobienia wszystkiego”, ale zmiana samego podejścia człowieka do planowania, w którym nie robi się tylko tego, co „wypadnie”. , ale świadomie tworzy system własnej pracy, odcinając z dnia na dzień niektóre zadania lub przekazując je innym osobom do wykonania.

2. Kierunek zachowania

Książki i szkolenia poświęcone poprawie umiejętności behawioralnych są pełne porad typu „126 sposobów radzenia sobie z telefonem” itp. Oczywiście bardzo przydatne jest opanowanie szeregu umiejętności, takich jak pisanie bezwzrokowe, mówienie w języku obcym, szybkie czytanie, kursy doskonalące zdolności zapamiętywania i rysowanie map mentalnych. Jeśli jednak nie ma celu i priorytetowego kierunku, jeśli osoba (lub firma) nie potrafi odpowiedzieć na pytanie „Jak i gdzie ta umiejętność mu się przyda?”, To ostatecznie wynik nie zostanie osiągnięty.

Umiejętności takie jak planowanie, ustalanie priorytetów, umiejętność powiedzenia „nie” we właściwym czasie oraz umiejętność kompetentnego komunikowania się ze współpracownikami mogą wynieść osobę na nowy poziom. Jednak liczba zadań w nowoczesnym biurze szybko rośnie, a przepływ informacji stale rośnie, więc samo planowanie nie rozwiąże problemu zarządzania czasem.

Zaleceniem dla tego obszaru planowania jest nie tylko przewidywanie, co należy zrobić i doskonalenie swoich umiejętności, ale także umiejętność ścisłego odcięcia tego, co niepotrzebne, bez prób nieustannej pracy nad siłą woli (jest to obarczone występowaniem syndrom wypalenia zawodowego).

3. Z tworzenie systemu kroków (strategii)

Ta metoda zarządzania czasem ma na celu przejęcie kontroli nad swoim życiem. David Allen w książce Getting Things Done oferuje sekwencję kroków, które mogą zmniejszyć stres i stworzyć iluzję spokoju. Rzeczywiście, stosując tę metodę można uzyskać pewien pozytywny efekt – człowiek przestaje się niepotrzebnie zamartwiać, a jej skuteczność (i satysfakcja z życia) nieco wzrasta. Jednak każdy system ma swoje ograniczenia. System Davida Allena nie pozwala od czasu do czasu spojrzeć na życie z zewnątrz, on niczym rutyna wyznacza kierunek ruchu, z którego później trudno się wyrwać.

Zalecenia - nie bądź niewolnikiem żadnego systemu, zwłaszcza na całe życie. Od czasu do czasu warto ponownie rozważyć swoje podejście do czasu i wprowadzić nowe metody, stale ulepszając swój system.

4. Pracuj ze świadomością wyjątkowości swojej osobowości.

Sądząc z punktu widzenia piramidy Maslowa, najwyżej wspięli się eksperci, którzy wspięli się nie tylko na to, co otacza człowieka, czy co człowiek robi w tym znajomym środowisku, aby zaspokoić swoje podstawowe potrzeby, ale także na temat ról życiowych, jakie pełni wykonuje o Celu, o Samorealizacji. Jeśli ktoś na przykład pragnie zostać pisarzem, niezależnie od tego, ile raportów księgowych napisze, jest mało prawdopodobne, że przybliży go to do realizacji jego marzenia. Większość menedżerów dużych organizacji zajmuje się przewidywaniem przyszłości, tj. planowanie strategiczne. Ta umiejętność może przydać się nie tylko dyrektorom generalnym, marketerom, specjalistom, ale także absolutnie każdemu człowiekowi. Jednak nie wystarczy tylko przewidywanie – plany też trzeba wdrożyć.

Zalecenie – pomyśl o sobie od czasu do czasu. O tym, jak siebie traktujesz, jak traktują cię inni ludzie, jak bardzo jesteś z tego zadowolony. Każdy człowiek pełni w życiu różne role społeczne. Dla niektórych osób zestaw tych ról jest skromny, a z punktu widzenia społeczeństwa pozycja tych ról może nie być zbyt wysoka. Inni ludzie od czasu do czasu stawiają sobie wysokie cele i okresowo je osiągają, co wymaga rozwoju różnych aspektów ich osobowości (roli społecznych).

5. W jakim kierunku zmierza współczesne zarządzanie czasem?

Konieczność poprawy efektywności pracy wzrasta z roku na rok, a stopniowo pojawiają się metody, które są nie tylko połączeniem starych, znanych już metod zarządzania czasem, ale przełomem w przyszłość.

Chęć zwiększenia efektywności doprowadziła do tego, że większość nowoczesnych organizacji przyjęła w przybliżeniu takie same zasady pracy dla pracowników. Czasem przyjęte przez firmę standardy osiągają punkt absurdu. Przykładowo pracownik co pół godziny musi przyłożyć palec do specjalnego czujnika – dzięki temu program monitoruje jego obecność w pracy. Czujnik nie jest jednak w stanie dowiedzieć się, co dokładnie w tym czasie robi pracownik i czy jest zainteresowany wypełnianiem swoich obowiązków. Oto kolejna metoda: specjalny program monitoruje i wyświetla na ekranie komputera wszystko, co dzieje się z pracownikiem.

Stosowanie takich metod mówi bardziej o chęci kierownictwa firmy do całkowitej kontroli podwładnych, a także o braku zaufania, motywacji i kontroli nad wynikami ich pracy, niż o rzeczywistym wzroście efektywności.

6. Planowanie odwrotne

Wiele sukcesów współczesnej nauki i technologii zaczęło się od sformułowania końcowego rezultatu, który należało osiągnąć: wylądowania człowieka na Księżycu, stworzenia kompaktowego środka do przechowywania danych, pokonania mistrza świata w szachach itp. W oparciu o cel zaplanowano szereg zadań pośrednich, następnie wykonano pierwszy krok i w razie potrzeby dokonano korekt do wcześniejszych planów.

W dzisiejszych czasach bardzo często próby zaplanowania od początku do końca (tj. od teraźniejszości do przyszłości) krok po kroku osiągnięcia celu często kończą się tym, że świat zdąży się zmienić, zanim ten cel zostanie osiągnięty. W biznesie oznacza to porażkę, bo... jeśli istnieje już jedna inwestycja, która podbiła rynek, druga, podobna może już nie być pożądana.

7. Połączenie technik zarządzania czasem

Ponieważ idealne metody zarządzania czasem, które opisywałyby punkt po punkcie, co dokładnie należy zrobić i byłyby odpowiednie dla każdego, niestety jeszcze nie istnieją, możesz znaleźć dla siebie wyjście, łącząc elementy różnych metod. Jest to rozwiązanie odpowiednie zarówno dla tych, którzy chcą zarządzać własnym czasem, jak i dla tych, którzy na służbie organizują czas swoich podwładnych.

Zarządzanie czasem to bardzo złożony proces, choć wydaje się, że wszystko jest jasne i łatwe. Podczas doskonalenia własnych umiejętności planowania i wykonywania bardzo ważna jest umiejętność przełączania się z dużych na małe - jest to tak zwane „drzewo celów”. Na niższych „piętrach” można poprawić najmniejsze detale. Na wyższych „piętrach” – w celach strategicznych – możesz wyznaczać cele, które innym osobom mogą wydawać się zbyt odważne. Bardzo często ludzie nie doceniają prostych, ale mocnych decyzji, które powtarzane setki i tysiące razy dziennie, jeśli zsumować łączny efekt w ciągu roku, dają kolosalny rezultat.

Możliwość oszczędzania czasu na drobiazgach (jak w japońskim systemie Kaisden – nie wykonuj zbędnych ruchów, nie marnuj czasu i wysiłku, oszczędzaj wszystko, co da się zaoszczędzić) daje bardzo wymierne korzyści, jeśli wynik ocenisz globalnie. Umiejętność przewidywania wyników pracy jako całości (planowanie strategiczne) pozwala pozbyć się nieefektywnej pracy: na przykład zlecić ją na zewnątrz, zautomatyzować, zatrudnić nisko wykwalifikowany personel, przenieść produkcję do regionów z tanią siłą roboczą itp.

Okazuje się, że niestety nie ma idealnego sposobu na wyciągnięcie większych korzyści z czasu, jakim dysponujemy. Jest tylko konstruktor, składając części, z których każda osoba może znacząco zwiększyć swoją efektywność. Potem mija jakiś czas... i proces trzeba powtórzyć, bo... Sytuacja wokół nas stopniowo się zmienia, a wymagania stale rosną. Dlatego przy istniejących metodach każda osoba lub firma musi wybrać własny, najbardziej optymalny kierunek dalszego doskonalenia i podążać nim.

Zarządzanie marketingowe "