Lựa chọn các nhiệm vụ ưu tiên cho người quản lý bằng phương pháp Eisenhower. Ma trận Dwight David Eisenhower trong việc lập kế hoạch

Tại sao việc lựa chọn giữa nhiệm vụ ưu tiên và nhiệm vụ phụ lại khó đến vậy? Nghiên cứu của nhà thần kinh học Antonio Damasio cho thấy việc ra quyết định có mối liên hệ chặt chẽ với cảm xúc. Do đó, không có gì đáng ngạc nhiên khi lo lắng và trầm cảm thường được mô tả là trạng thái bế tắc và không thể đưa ra quyết định. Cách sử dụng công cụ đơn giản như ma trận Eisenhower không chỉ giúp hiểu vấn đề mà còn giảm bớt căng thẳng về mặt cảm xúc. Theo thời gian, bằng cách nắm vững các nguyên tắc của khái niệm này, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng xác định sự khác biệt giữa quan trọng, khẩn cấp, không quan trọng và vô dụng.

Ma trận Eisenhower được cho là có liên quan nhiều đến câu nói của Dwight D. Eisenhower: “Tôi có hai vấn đề: một vấn đề cấp bách và một vấn đề quan trọng. Khẩn cấp không quan trọng, nhưng quan trọng mới là khẩn cấp.”

Dwight D. Eisenhower được biết đến nhiều nhất với tư cách là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ (từ 1953 đến 1961). Trước khi trở thành tổng thống, ông là một vị tướng và chỉ huy lực lượng đồng minh trong Thế chiến thứ hai. Năm 1950, Eisenhower trở thành người đầu tiên tổng tư lệnh tối cao Lực lượng tổng hợp của NATO ở châu Âu.

Cụ thể hoạt động nghề nghiệp liên tục buộc Eisenhower phải chấp nhận những quyết định khó khăn và tập trung hàng ngày vào nhiệm vụ khác nhau. Để tối ưu hóa quy trình, ông đã tạo ra phương pháp của mình, phương pháp này được biết đến rộng rãi với tên gọi ma trận Eisenhower. Ngày nay nó không chỉ có thể được sử dụng bởi các tướng lĩnh mà còn người bình thường ngay đến các bà nội trợ - điều đó giúp ưu tiên nhiệm vụ hiện tại và sắp xếp mọi thứ theo thứ tự.

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower

Công cụ này phù hợp với những người sẵn sàng và có khả năng đánh giá tầm quan trọng của nhiệm vụ và phân loại chúng một cách rõ ràng. Phương pháp này bao gồm việc chia các nhiệm vụ và hành động thành bốn nhóm:

1. khẩn cấp và quan trọng;
2. quan trọng nhưng không khẩn cấp;
3. khẩn cấp nhưng không quan trọng;
4. không khẩn cấp hoặc quan trọng.

Mục tiêu cuối cùng của phương pháp Eisenhower là giúp lọc ra những vấn đề không quan trọng khỏi quyết định quan trọng và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Nếu bạn tưởng tượng ma trận Eisenhower như một bức tranh thì nó sẽ trông như thế này:

Ý nghĩa của các góc phần tư trong ma trận

Nhiệm vụ được giao cho các góc phần tư cụ thể, từ đó xác định thời điểm và thời gian bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ.

• Phần tư I - “Làm ngay bây giờ” (khẩn cấp và quan trọng)

Điều này bao gồm các nhiệm vụ ưu tiên cần được chú ý ngay lập tức. Họ có thời hạn nghiêm ngặt và phải được hoàn thành trước hết và phải được hoàn thành một cách cá nhân.

• Phần tư II - “Quyết định khi nào bạn sẽ làm việc đó” (quan trọng nhưng không khẩn cấp)

Góc phần tư này là phần chiến lược của ma trận, lý tưởng cho sự phát triển lâu dài. Các yếu tố nó bao gồm rất quan trọng nhưng không cần phải chú ý ngay lập tức. Đồng thời, nhiệm vụ có thời hạn nhất định và cũng được cá nhân hoàn thành.

• Phần tư III - “Giao phó cho ai đó” (khẩn cấp nhưng không quan trọng)

Góc phần tư này bao gồm cuộc gọi điện thoại, email và lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện. Những loại nhiệm vụ này thường không yêu cầu sự chú ý của cá nhân vì chúng không liên quan đến kết quả có thể đo lường được. Phần tư thứ III giúp giảm thiểu sự xao lãng công việc quan trọng. Bằng cách ủy quyền, bạn có thể tập trung vào những việc lớn hơn.

• Phần tư IV - “Làm sau” (không quan trọng, không khẩn cấp)

Các hoạt động thuộc Phần tư IV là các hoạt động phụ trợ không mang lại bất kỳ giá trị nào. Nói một cách đơn giản, đây là việc luôn có thể được trì hoãn mà không sợ bất kỳ hậu quả nào. Những điều này chiếm thời gian và cản trở những nhiệm vụ quan trọng hơn mà bạn đặt vào hai góc phần tư đầu tiên.

Chọn màu cho ma trận

Gán cho mỗi góc phần tư của ma trận một màu và liên kết nó với mức độ ưu tiên.

Ví dụ:

Đỏ = khẩn cấp.

Màu vàng = quan trọng nhưng không khẩn cấp lắm.

Màu xanh lá cây = khẩn cấp nhưng không quan trọng.

Xám = không khẩn cấp, không quan trọng.

Khi bạn sử dụng ma trận cho mục đích chuyên môn, bạn sẽ thấy rằng hầu hết các vấn đề đều rơi vào góc phần tư I và III. Các hoạt động trong Phần tư II tạo ra những kết quả quan trọng nhất vì chúng là những mục tiêu kinh doanh ảnh hưởng đến sự thành công lâu dài của doanh nghiệp, tuy nhiên chúng hiếm khi được xếp vào loại cấp bách.

Điều khó hiểu nhất là điều gì khiến bạn mất tập trung vào khóa học đã định. Nhưng nếu bạn có thể xử lý việc này vấn đề cơ bản quản lý thời gian và loại bỏ suy nghĩ về thời gian lãng phí. Hãy tự hỏi bản thân hai câu hỏi để giúp bạn quyết định các chiến lược ra quyết định dài hạn của mình:

• Khi bạn sẽ làm những việc quan trọng nhưng lại không nhiệm vụ cấp bách?
• Khi nào bạn có thể dành thời gian để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng trước khi chúng đột nhiên trở nên cấp bách?

Điều đáng ghi nhớ là đôi khi các nhiệm vụ từ góc phần tư này bất ngờ rơi vào góc phần tư khác. Nếu có khẩn cấp, những ưu tiên của bạn sẽ thay đổi. Ví dụ: bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ và một khách hàng không hài lòng gọi điện và yêu cầu nói chuyện với người quản lý vì giao hàng chậm trễ. Vấn đề này sẽ ngay lập tức vượt lên trên các phần tử khác trong ma trận.

Việc phân bổ nhiệm vụ trên các góc phần tư có một số đặc điểm cần được tính đến:

1. Danh sách việc cần làm giúp cuộc sống dễ dàng hơn. Đảm bảo rằng khi giao nhiệm vụ bạn chỉ định những câu hỏi đúng, giúp xác định những gì cần phải làm trước tiên. Tính năng chính- sự ưu tiên.
2. Bạn có thể thêm nhiều hoạt động và nhiệm vụ vào mỗi góc phần tư, nhưng tốt nhất nên số lượng tối đa không vượt quá tám yếu tố. Nếu không bạn sẽ rời xa mục tiêu chính- hoàn thành nhiệm vụ.
3. Tạo ma trận riêng cho chuyên nghiệp và cuộc sống cá nhân.
4. Chỉ bạn mới có thể xác định mức độ ưu tiên của các mục trong danh sách của mình. Hãy bắt đầu mỗi buổi sáng với danh sách việc cần làm từ ma trận và đến cuối tuần bạn sẽ thấy kết quả.

Mẫu ma trận Eisenhower

Để đơn giản hóa quy trình phân công nhiệm vụ, hãy sử dụng mẫu do Evernote phát triển:

Ma trận Eisenhower có thể được dịch sang phần mềm quản lý dự án Trello. Tạo danh sách việc cần làm cho mỗi bảng trong số bốn bảng (= góc phần tư) và tạo một bảng “Hộp thư đến” riêng biệt, nơi tất cả các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trước khi được phân bổ cho các góc phần tư. Điều này sẽ cho phép bạn đánh giá trực quan khối lượng công việc của mình.

Ma trận Eisenhower là một công cụ đơn giản giúp bạn tránh được tình trạng tê liệt phân tích xảy ra bất cứ khi nào bạn thậm chí không biết bắt đầu từ đâu.

Trong vô số việc phải làm, bạn có thể bị lạc, quên điều gì đó hoặc đơn giản là không có thời gian để làm việc đó. Do đó, những nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ tích lũy và đè nặng lên ngày mới tiếp theo với những cơ hội mới. Và một lần nữa vấn đề tương tự: Tôi không có thời gian, quên mất, hoãn lại cho ngày mai.

Những tình huống như vậy thường xảy ra với những người không biết cách lập kế hoạch và điều này không có gì đáng ngạc nhiên, bởi quá trình lập kế hoạch đòi hỏi những kỹ năng quản lý thời gian nhất định và sự chú ý đặc biệt.

Có nhiều kỹ thuật lập kế hoạch cho phép sử dụng đúngđể thu được lợi ích tối đa từ nguồn tài nguyên tạm thời. Hãy để chúng tôi đưa ra một ví dụ về kỹ thuật hiệu quả và không phức tạp nhất, được gọi là "Ma trận Eisenhower" hoặc "Quảng trường Eisenhower".

là nguyên tắc ưu tiên cho phép bạn quyết định trong ngày số lớn nhất nhiệm vụ.

Nguyên tắc này là một trong những nguyên tắc phổ biến nhất trong quản lý thời gian. Nó được sử dụng trên toàn thế giới: từ những người lao động bình thường đến những người quản lý các tổ chức lớn của các tập đoàn nổi tiếng thế giới.

Người sáng lập nguyên tắc này là Dwight David Eisenhower (Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ). Xem xét lịch trình bận rộn của mình, anh ấy đã tối ưu hóa lịch trình làm việc của mình bằng cách hệ thống hóa các nhiệm vụ tùy theo tầm quan trọng của chúng, dẫn đến việc tạo ra thiết bị riêng, được phân biệt bởi sự đơn giản và độc đáo của nó.

Ma trận Eisenhower là công cụ thiết lập mức độ ưu tiên

Eisenhower chia mọi thứ thành 4 loại và đưa chúng vào một bảng trong đó ông đánh dấu rõ ràng các ô vuông giúp phân bổ các nhiệm vụ đã lên kế hoạch theo mức độ cấp bách và tầm quan trọng của chúng (a, b, c, d).

Mỗi hình vuông có mục đích riêng:

• “a” - những việc khẩn cấp có ý nghĩa đặc biệt;
• “b” - những điều quan trọng có thể bị trì hoãn;
• “s” - không phải tầm quan trọng đầu tiên, nhưng cấp bách;
• “d” - không khẩn cấp và không quan trọng.

Bằng cách ưu tiên theo cách này, bạn có thể học cách quản lý thời gian, điều này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu, tăng hiệu suất hoàn thành các nhiệm vụ đã lên kế hoạch và ảnh hưởng đến sự thành công trong một hoạt động cụ thể.

Để đặt mức độ ưu tiên theo nguyên tắc của D. D. Eisenhower, cần nghiên cứu chi tiết các loại (hình vuông) trong bảng của ông.

Các vấn đề quan trọng và cấp bách (loại a)

Ô vuông của danh mục này chứa các nhiệm vụ được lên kế hoạch quan trọng nhất và rất cấp bách. Theo nguyên tắc Eisenhower, quảng trường này phải trống, miễn phí cho một mục nhập mới hàng ngày, điều này đối với một người có kỹ năng quản lý thời gian sẽ không tạo cơ hội để kích hoạt tính cấp bách của vấn đề và cho phép tình huống nguy cấp trong trường hợp không tuân thủ.

Điều thường xảy ra là những thứ từ hình vuông “b” được chuyển sang hình vuông “a” do sự lười biếng của con người bình thường, đó là một trong những lý do khiến nó bị lấp đầy. Đôi khi điều này có thể xảy ra với bất kỳ ai, nhưng trong trường hợp hàng ngày ném đồ đạc từ hình vuông này sang hình vuông khác thì việc rèn luyện tính kỷ luật tự giác là điều đáng làm.

Để tránh xuất hiện các nhiệm vụ chưa hoàn thành trong ô vuông “a”, cần phải hoàn thành kịp thời các nhiệm vụ ở các hạng mục khác và tuân thủ nghiêm ngặt danh sách việc cần làm cho ô này. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp ủy quyền (giao nhiệm vụ cho ai đó), điều này sẽ giúp giải quyết các nhiệm vụ và không để lại công việc còn dang dở.

Danh sách việc cần làm cho hình vuông “a”:

• ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu;
• những vấn đề có thể gây rắc rối;
• liên quan đến sức khỏe.

Các vấn đề quan trọng, không khẩn cấp (loại b)

Các trường hợp hứa hẹn và ưu tiên nhất thường rơi vào loại này. Eisenhower đưa cho họ vai trò quan trọng, vì việc thực hiện chúng là chìa khóa thành công. Kinh nghiệm cho thấy rằng nếu bạn sử dụng thời gian một cách có trách nhiệm khi làm những việc có trong ô vuông “b”, thì kết quả tốt sẽ sớm được biết đến.

Ưu điểm của hình vuông này là bạn có đủ thời gian cho những việc quan trọng, điều này cho phép bạn giải quyết vấn đề một cách xây dựng và chu đáo, bộc lộ hết tiềm năng của mình và suy nghĩ thấu đáo (phân tích) các hoạt động của mình. Nhưng điều quan trọng cần biết là không nên gác lại những vấn đề này vì có nguy cơ đẩy chúng sang ô đầu tiên, điều không thể chấp nhận được theo nguyên tắc Eisenhower.

Ví dụ về các trường hợp và nhiệm vụ của hình vuông “b”:

• lập kế hoạch dự án;
• quan hệ đối tác (tìm kiếm, hợp tác);
• kết quả dự án đã hoàn thành (đánh giá công việc đã thực hiện);
• tìm kiếm triển vọng phát triển.

Về cuộc sống hàng ngày, thì các chuyên gia khuyên dùng hình vuông đã cho bao gồm các vấn đề liên quan đến kế hoạch, học tập, thể thao, chế độ ăn uống, v.v.

Việc khẩn cấp, không quan trọng (loại c)

Danh mục này bao gồm các nhiệm vụ phụ không thể trì hoãn. Điều thường xảy ra là một người vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ ít quan trọng nhất và do đó bị phân tâm khỏi mục tiêu. Ma trận Eisenhower yêu cầu sử dụng chính xác công nghệ nên bạn không nên mắc sai lầm trong việc phân loại nhiệm vụ.

Khi thiết lập mức độ ưu tiên, bạn không nên nhầm lẫn các nhiệm vụ liên quan đến ô vuông “c” với các nhiệm vụ của ô vuông “a”. Đây là một ví dụ về sự nhầm lẫn có thể xảy ra:

Sếp ra lệnh phải thi hành gấp, nhưng mệnh lệnh này không liên quan gì đến công việc. Nhiệm vụ này phải được nhập vào ô vuông “c” và được coi là quan trọng nhưng không khẩn cấp, vì bạn không thể đi chệch khỏi mục tiêu đã định của mình, từ đó lãng phí thời gian vào việc gì đó khiến bạn mất tập trung vào việc chính.

Ví dụ về các trường hợp và nhiệm vụ của hình vuông “c”:

• những vị khách bất ngờ đòi hỏi sự chú ý;
• cuộc họp khẩn cấp đột xuất;
• thoát khỏi những rắc rối do sự sơ suất của chính bạn gây ra.

Các vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng (loại d)

Đây là những nhiệm vụ sẵn sàng chờ nguồn tài nguyên tạm thời của chúng miễn là cần thiết hoặc thậm chí có thể không thể hoàn thành. Đúng hơn, danh mục này bao gồm những thứ đơn giản và thú vị nhưng bạn không nên nắm bắt chúng, chúng chỉ làm chậm quá trình làm việc và khiến bạn rời xa mục tiêu.

Ví dụ về các trường hợp và nhiệm vụ của hình vuông “d”:

• trống cuộc trò chuyện qua điện thoại;
• hoạt động giải trí;
• bất kỳ sự kiện nào làm xao lãng công việc.

Bằng cách đặt mức độ ưu tiên theo nguyên tắc của ma trận Eisenhower, bạn chắc chắn có thể làm được rất nhiều việc và tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, nhưng đừng quên rằng công việc là nguồn chính thành công với quản lý phù hợp thời gian.

Theo bước chân của Eisenhower, hay lựa chọn những ưu tiên

Chúng ta hãy hiểu một chút về các ưu tiên, nghĩa là chúng ta sẽ sắp xếp các mục tiêu của mình theo tầm quan trọng và mức độ cấp bách của việc thực hiện chúng.

Nhìn vào danh sách khổng lồ mà chúng tôi đã hoàn thành sau bài tập này, chúng tôi có thể biết ngay rằng thời gian cần dành để hoàn thành tất cả các mục tiêu đã viết ra lớn hơn nhiều so với những gì chúng tôi có trong tay. Điều này dẫn đến xung đột giữa các mục tiêu. Mong muốn dành nhiều thời gian hơn cho sự nghiệp có thể xung đột với mong muốn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình nên mâu thuẫn giữa các mục tiêu gây ra căng thẳng tâm lý. Tuy nhiên, mặt khác, những xung đột tương tự lại cho chúng ta cơ hội sử dụng nguồn lực của mình một cách hiệu quả hơn. thời gian cá nhân, hoạt động như một công cụ trong quá trình tối ưu hóa nó.

Hãy xem xét lại cẩn thận danh sách các mục tiêu cuộc sống của bạn, cố gắng phân bổ chúng theo nguyên tắc được đề xuất dưới đây và xem bạn nghĩ ra được điều gì.

Nguyên tắc này được đề xuất bởi Tướng Mỹ Dwight Eisenhower. Nguyên lý Eisenhower rất đơn giản sự giúp đỡ, đặc biệt trong trường hợp cần nhanh chóng đưa ra quyết định ưu tiên thực hiện nhiệm vụ nào. Các ưu tiên được đặt ra dựa trên các tiêu chí như tính cấp bách và tầm quan trọng của vấn đề.

Nguyên lý Eisenhower.

Tùy theo mức độ cấp bách và tầm quan trọng của vấn đề/nhiệm vụ, có 4 phương án để đánh giá và hoàn thành chúng:

1. Vấn đề khẩn cấp/quan trọng- được thực hiện không chậm trễ, tức là ngay lập tức.

2. Việc khẩn cấp/ít quan trọng hơn - không quá quan trọng nhưng đòi hỏi phải đặt ra thời hạn ngắn nhất. Có thể chuyển những trường hợp này cho người khác.

3. Những vấn đề ít khẩn cấp/quan trọng hơn– không cần phải thực hiện gấp, có thể đợi hoặc đơn giản là có thể ủy quyền. Tuy nhiên, sớm hay muộn những nhiệm vụ/vấn đề này sẽ trở nên cấp bách và phải được giải quyết một cách kịp thời. càng sớm càng tốt, vì vậy hãy xem lại danh sách một lần nữa.

4. Những vấn đề ít khẩn cấp/ít quan trọng hơn– họ không yêu cầu phản ứng nhanh, nhưng nếu bạn bắt đầu thực hiện chúng trước thì đừng phàn nàn rằng bạn không có đủ thời gian để giải quyết các nhiệm vụ/trường hợp chính. Bạn nên hạn chế những nhiệm vụ/nhiệm vụ không cần thiết và không khẩn cấp! Chỉ cần gửi chúng vào “Giỏ”!

Hãy để chúng tôi trình bày sơ đồ về nguyên tắc này để bạn thấy rõ mức độ quan trọng của nhiệm vụ/trường hợp của bạn.

Bằng cách phân loại nhiệm vụ của bạn theo Nguyên tắc Eisenhower, bạn sẽ tăng đáng kể năng suất, năng suất và hiệu quả của mình. Nguyên tắc này không chỉ áp dụng trong sản xuất mà còn có thể phục vụ tốt dịch vụ tốt các bà nội trợ, học sinh, sinh viên, v.v. Các doanh nhân có thể thêm lợi nhuận vào danh sách ưu tiên liên quan đến công việc, bởi vì nhìn chung tất cả chúng ta đều làm việc vì tiền, điều đó có nghĩa là các vấn đề và mục tiêu liên quan đến biên nhận cao nhất lợi nhuận hoặc thăng tiến nghề nghiệp.

Sau khi sắp xếp các ưu tiên, chúng ta có thể nói rằng chúng ta đã thực hiện một loại kế hoạch thời gian, nghĩa là chúng ta đã lập ra lịch trình cuộc sống của mình trong ngày, tuần, tháng hoặc quý. Bạn cũng không nên đi quá xa về phía trước. Trước tiên, hãy cố gắng lên kế hoạch cho một ngày hoặc một tuần, lưu ý rằng trong ngày hoặc tuần này, bạn nên tiến gần hơn một chút đến mục tiêu lớnđó có trong danh sách của bạn. Tốt hơn hết bạn nên lập lịch trình của mình vào cùng một thời điểm, tốt nhất là vào buổi tối, sau đó là buổi sáng, với “đầu óc sảng khoái”, bạn sẽ có cơ hội điều chỉnh ngày làm việc của mình dựa trên những gì bạn đã có. danh sách sẵn sàng. Ví dụ, tôi tận dụng thời gian đi lại để viết và điều chỉnh lịch trình sao cho không “ăn trộm” số phút làm việc hoặc thời gian mà tôi có thể vui vẻ dành cho gia đình để lập kế hoạch.

Xin lưu ý rằng để kiểm soát thời gian của bạn, không ghi lại cẩn thận mọi việc bạn làm từng phút trong 24 giờ một ngày là lãng phí thời gian. Không cần thiết phải trở thành nạn nhân của một kế hoạch và biến việc lập kế hoạch thành mục tiêu của cuộc đời bạn. Kế toán vì mục đích kế toán không mang lại hiệu quả, nhưng việc lập kế hoạch và thói quen ghi chú những gì có thể quên, và quan trọng nhất là ghi chú việc thực hiện những gì đã được lên kế hoạch, sẽ giúp ích cho bất kỳ ai và cho thấy việc đó dễ dàng như thế nào. đạt được mục tiêu của bạn, thực hiện một bước nhỏ hướng tới chúng mỗi ngày.

Một cảnh báo! Tránh những kế hoạch thổi phồng khiến bạn trở thành ngựa bị dồn vào chân tường và đẩy bạn vào hội chứng mệt mỏi mãn tính, hãy nhớ tính đến thời gian làm việc hiệu quả nhất, tình trạng sức khỏe và nhịp sinh học của bạn, những điều này sẽ được thảo luận chi tiết hơn trong các chương sau.

Từ cuốn sách Khi điều không thể là có thể [Những cuộc phiêu lưu trong thực tế khác thường] bởi Grof Stanislav

TRONG ĐIỀU TRỊ CỦA NGƯỜI INCAS Tiết lộ bí mật của việc khoan xương Trong chuyến thăm Peru, chúng tôi có thể nhanh chóng hồi phục sau những chuyến bay dài và bị lệch múi giờ nhờ hai nơi ấm cúng. Đầu tiên trong số này là khách sạn Bolivar hiếu khách ở Lima, với tiện nghi thoải mái.

Từ cuốn sách Tâm lý học thực hành dành cho người quản lý bởi Altshuller A A

Từ cuốn sách Hiệu ứng trực quan của Nast Jamie

Đặt mức độ ưu tiên Bây giờ, nhóm của bạn, bất kể quy mô của nhóm, sẽ hoạt động từ một thẻ lệnh. Khi dạy các lớp lập kế hoạch chiến lược, tôi có nhiều lựa chọn để sử dụng. Bạn không nên hy vọng

Từ cuốn sách Nói để bạn có thể được nhìn thấy của Vem Alexander

Theo bước chân “Người pha nước hoa” Hít thở hương thơm và sương mù, Cô ngồi xuống bên cửa sổ… Mùi hương của tình yêu đã được biết đến từ xa xưa. Tên chính xác của chúng là “thuốc kích thích tình dục”, vì chúng được các kỹ nữ và đàn ông mệnh danh là để tôn vinh nữ thần tình yêu và sắc đẹp Aphrodite, người tự cho mình là

Từ cuốn sách Quản lý thời gian gia đình [Sách dành cho các bậc cha mẹ muốn “hoàn thành mọi việc”] tác giả Burmistrova Ekaterina Alekseevna

Đặt ra các ưu tiên Cách chống lại kịch bản phát triển tiêu cực quan hệ gia đình? Hãy nhẩm vẽ một vòng tròn và chia nó thành các đoạn. Đây là thời gian của bạn. Bạn chia nó thành những khoảng nào? Bạn dành nó vào việc gì? Phần lớn thời gian của chúng ta được dành cho công việc và du lịch

Từ cuốn sách Giao tiếp dễ dàng [Cách tìm ngôn ngữ chung với bất kỳ người nào] bởi Ridler Bill

Biểu đồ ưu tiên Dưới đây là biểu đồ ưu tiên giúp bạn xác định các ưu tiên của mình. Bảng này được Bill Ridler biên soạn dựa trên bài giảng của Tiến sĩ William và Miriam Pugh, Thạc sĩ Phát triển Xã hội. Cách sử dụng bảngĐọc

Từ cuốn sách Bộ não. Hướng dẫn sử dụng [Cách sử dụng tối đa khả năng của bạn và không bị quá tải] của Rock David

Ưu tiên ưu tiên Nếu Emily biết cảnh tinh thần của mình tiêu tốn năng lượng như thế nào, thì cô ấy đã có thể bắt đầu buổi sáng thứ Hai một cách khác. Sự khác biệt chính là Emily sẽ ưu tiên và giải quyết vấn đề này trước bất cứ điều gì khác.

Từ cuốn sách Ưu điểm của người hướng nội [trích] tác giả Laney Marty Olsen

Từ cuốn sách Nơi lấy sức mạnh để thành công trong mọi công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân tác giả Rakov Pavel

Chương 23. Ưu tiên năng lực Tôi sẽ cho rằng mục tiêu thực sự của bạn là hạnh phúc. Tất cả các nhiệm vụ khác có thể phục vụ nhiệm vụ chính này. Cố gắng sắp xếp các mục tiêu này theo một dòng thời gian. Bạn đạt được mục tiêu đầu tiên, nó giúp bạn đạt được mục tiêu thứ hai, mục tiêu thứ hai giúp bạn đạt được

Từ cuốn sách Tình yêu không biên giới. Con đường đến tình yêu hạnh phúc đáng kinh ngạc tác giả Vujicic Nick

Thay đổi các ưu tiên Kanae và tôi vẫn đang “xây dựng” cuộc hôn nhân của mình. Chúng tôi đang tìm kiếm thứ gì đó có thể củng cố mối quan hệ yêu thương và tôn trọng. Chúng tôi tìm hiểu những gì mỗi người chúng tôi muốn và mong đợi từ mối quan hệ của chúng tôi. Như tôi đã nói, Kanae nhận thấy chúng tôi bắt đầu cười ít hơn, mặc dù trong khoảng thời gian đó

Từ cuốn sách Ưu điểm của người hướng nội bởi Laney Marty

Theo dấu vết của chất dẫn truyền thần kinh Người hướng nội và người hướng ngoại không chỉ khác nhau ở chỗ vùng não nào thường được sử dụng hơn. Đừng quên chất dẫn truyền thần kinh. Nếu bạn còn nhớ, Dean Hamer đã phát hiện ra rằng những người tìm kiếm sự mới lạ nhờ vào di truyền của họ

Từ cuốn sách Từ khẩn cấp đến quan trọng: một hệ thống dành cho những người mệt mỏi với việc chạy tại chỗ bởi Steve McCletchy

Từ cuốn sách Sách giải pháp tác giả Krogerus Mikael

Từ cuốn sách Antistress trong thành phố lớn tác giả Tsarenko Natalia

Cách cải thiện bản thân Ma trận Eisenhower Cách học cách làm việc hiệu quả hơn Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower được ghi nhận với câu nói sau: “Những quyết định khẩn cấp nhất hiếm khi là quan trọng nhất”. Anh ấy đã được coi là bậc thầy hoàn hảo sự quản lý

Từ cuốn sách Làm cho bộ não của bạn hoạt động. Cách tối đa hóa hiệu quả của bạn bởi Brann Amy

Theo bước chân của Twiggy, hay Anorexia – đi đâu? Ở chương trước chúng ta đã thảo luận về chủ đề thừa cân, tại đây câu chuyện sẽ tiếp tục, chúng ta sẽ nói chuyện về những “tiêu chuẩn người mẫu” áp đặt lên chúng ta - cũng là những yếu tố gây căng thẳng không kém phần mạnh mẽ cho phụ nữ kể từ khi người mẫu nổi tiếng xuất hiện.

Từ cuốn sách của tác giả

Đặt ra các ưu tiên Stuart tin rằng Kate cần sắp xếp các ưu tiên của mình. Anh ấy hỏi cô ấy nghĩ gì về điều này, liệu cô ấy có nghĩ gì không. Sự ưu tiên là rất câu hỏi quan trọng trong cuộc đời của mỗi người. Mọi người đều biết về điều này nhưng chưa đủ

Nguyên tắc này rất quan trọng trong việc xác định tầm quan trọng của nhiệm vụ. Eisenhower chia nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp bách thành nhiệm vụ A, B và C (Hình 28).

Nhiệm vụ A rất quan trọng và cấp bách - hãy hoàn thành ngay lập tức.

Nhiệm vụ B rất quan trọng, không khẩn cấp - hãy xác định khi nào chúng cần được hoàn thành.

Những nhiệm vụ ít quan trọng hơn nhưng cấp bách nên được giao phó.

khẩn cấp

Cơm. 28.Phân bổ mức độ ưu tiên để giải quyết vấn đề

Những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp không nên làm người quản lý phân tâm.

Mối nguy hiểm lớn nhất đối với người lãnh đạo là bị dồn vào tình trạng cấp bách (nhiệm vụ C) trong khi nhiệm vụ B (hoặc thậm chí nhiệm vụ A) vẫn chưa được hoàn thành.

Lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn

Đặt mục tiêu cho chính mình. Trên cơ sở đó, hãy lập danh sách những việc cần làm (trong một thời gian dài).

Nghiên cứu danh sách việc cần làm. Chia các nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ (phân tích hình thái).

Đặt ngày hoàn thành cụ thể cho từng nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ.

Đặt mọi việc có thời hạn cố định (ví dụ: chuẩn bị cho một cuộc họp đã lên lịch vào một ngày cụ thể) lên lịch trước tiên.

Ưu tiên cao nhất cũng nên được dành cho những nhiệm vụ đòi hỏi nhiều nỗ lực (ví dụ: phát triển chiến lược mới, vấn đề tái thiết, v.v.).

Các trường hợp có tầm quan trọng thứ hai bao gồm các loại công việc trung hạn cũng như công việc liên quan đến việc thực hiện các chức năng thông thường.

Ở vị trí thứ ba, nên đặt công việc nhỏ, việc thất bại sẽ không gây ra bất kỳ hậu quả tiêu cực đáng kể nào (các cuộc điện thoại không đáng kể, v.v.).

5. Thêm những vấn đề khẩn cấp phát sinh ngày hôm trước vào lịch;

6. Cố gắng giảm bớt danh sách nhiệm vụ.

Đừng lên kế hoạch tổng cộng quá ba việc quan trọng và hơn mười việc trong một ngày.

Lên kế hoạch hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất, khó khăn và ít dễ chịu nhất vào thời điểm thuận lợi nhất trong ngày cho bạn;

để lại những công việc dễ dàng và thú vị vào cuối ngày làm việc. Không bắt đầu thực hiện nhiệm vụ mới

trước khi cái trước được hoàn thành; Nếu bạn bị gián đoạn, bạn nên quay lại công việc còn dang dở. Viết những nhiệm vụ chưa hoàn thành vào lịch của bạn cho ngày hôm sau và nếu nhiệm vụ tương tự xuất hiện trên lịch của bạn trong vài ngày liên tiếp, hãy cân nhắc xem liệu bạn có thể làm được không. từ chối cô ấy

, chuyển giao cho người khác thực hiện.

Nếu bạn thích đi từ đơn giản đến phức tạp thì hãy lên kế hoạch cho những nhiệm vụ nhỏ vào buổi sáng; nếu ngược lại, hãy bắt đầu với những nhiệm vụ lớn và quan trọng.

Lập kế hoạch giờ làm việc trong tuần

Lập kế hoạch thời gian làm việc trong tuần cho phép bạn phân bổ nó một cách hợp lý.

Bạn có thể dễ dàng bị nhầm lẫn trong dòng chảy bất tận của công việc hàng ngày, bởi vì chúng ngày càng có nhiều hơn. Những nhiệm vụ còn dang dở của ngày hôm qua sẽ trở thành của ngày hôm nay và những gì chúng ta không có thời gian làm hôm nay sẽ tự động được chuyển sang ngày mai. Kết quả là, rất nhiều thứ có thể tích lũy đến mức bạn không thể hình dung được những gì đã làm, những gì đang tiến hành và những gì vẫn đang chờ đợi ở phía trước.

Những tình huống như vậy hoặc chi tiết thường xảy ra ở những người không quan tâm đúng mức đến quá trình lập kế hoạch hoạt động của mình. Đương nhiên, các kỹ năng không được dạy ở trường, và nhiều phụ huynh cũng như những người khác đóng vai trò là nhà giáo dục trong quá trình phát triển của chúng ta thường không thực sự biết cách lập kế hoạch cho các hoạt động của mình, mặc dù điều này không hề khó khăn. Chỉ là điều này không được chú ý đúng mức.

Tuy nhiên, ngày nay có nhiều kỹ thuật lập kế hoạch tuyệt vời cho phép bạn học cách sử dụng hợp lý nguồn thời gian của mình và thu được lợi ích tối đa từ quá trình này cho bản thân. Nhưng trong bài viết này, chúng tôi sẽ không xem xét tất cả các kỹ thuật này mà chỉ đưa ra một ví dụ về một kỹ thuật được phân biệt bởi tính đơn giản và hiệu quả của nó. Kỹ thuật này được gọi là "Ma trận Eisenhower".

Ma trận Eisenhower là một trong những công cụ quản lý thời gian phổ biến nhất được nhiều người trên thế giới sử dụng: từ nhân viên bình thường, quản lý cấp trung đến giám đốc điều hành của các công ty lớn và tập đoàn nổi tiếng thế giới. Người sáng lập ma trận này là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight David Eisenhower. Như bạn có thể đoán, người đàn ông này rất bận rộn và phải làm nhiều việc khác nhau liên quan đến hoạt động của mình. Vì lý do này, anh ấy đã tối ưu hóa lịch làm việc và danh sách nhiệm vụ cần thực hiện. Kết quả nghiên cứu của ông chính là ma trận mà chúng ta đang xem xét.

Ý nghĩa của ma trận Eisenhower chủ yếu là học cách phân bổ thành thạo tất cả các nhiệm vụ của bạn, phân biệt quan trọng với khẩn cấp, không khẩn cấp với ít quan trọng nhất và cũng giảm thiểu thời gian thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào, việc thực hiện nhiệm vụ đó không đưa ra bất kỳ kết quả nào. kết quả đáng kể. Hãy nói về cách tất cả điều này hoạt động trong thực tế.

Bản chất của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower bao gồm bốn góc phần tư, dựa trên hai trục - trục quan trọng (dọc) và trục khẩn cấp (ngang). Kết quả là mỗi góc phần tư có các chỉ số chất lượng khác nhau. Mọi nhiệm vụ, công việc đều được ghi lại trong từng góc phần tư, nhờ đó hình thành nên bức tranh vô cùng rõ ràng và khách quan về việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau và việc gì không nên làm. Tất cả điều này khá đơn giản, nhưng việc đưa ra một vài lời giải thích sẽ không thừa trong mọi trường hợp.

Phần tư A: những vấn đề quan trọng và cấp bách

Trong quy hoạch lý tưởng, góc phần tư này của ma trận sẽ trống, bởi vì sự xuất hiện của những vấn đề quan trọng, cấp bách là dấu hiệu của tình trạng vô tổ chức và có khả năng bị tắc nghẽn. Phần này của lịch trình sẽ lấp đầy nhiều người do tính lười biếng cố hữu và khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên kém. Đương nhiên, những điều như vậy thỉnh thoảng có thể xuất hiện ở mỗi người, nhưng nếu điều này xảy ra hàng ngày thì đã đến lúc bạn phải chú ý đến nó.

Vì vậy, nên tránh xảy ra các trường hợp ở góc phần tư A. Và để làm được điều này, bạn chỉ cần hoàn thành kịp thời điểm của các góc phần tư còn lại. Nhưng nếu có thứ gì đó đáng được đưa vào góc phần tư thứ nhất thì đó là:

• Những điều mà nếu không hoàn thành sẽ có tác động tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu của bạn
• Những việc nếu không làm có thể gây khó khăn, rắc rối
• Những điều liên quan tới sức khỏe

Điều quan trọng cần nhớ là có một thứ gọi là “ủy quyền”. Điều này có nghĩa là khi mọi việc xuất hiện trong góc phần tư A của bạn và có thể ủy quyền cho người khác thì bạn nhất định nên tận dụng cơ hội này để giải quyết những vấn đề quan trọng và cấp bách khác một cách nhanh nhất.

Phần tư B: vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp

Góc phần tư thứ hai xứng đáng chú ý nhất, bởi vì những vấn đề nằm trong đó là những vấn đề được ưu tiên và hứa hẹn nhất, và chính những vấn đề này phải bao gồm những công việc hàng ngày của bất kỳ người nào. Người ta nhận thấy rằng những người chủ yếu giải quyết các công việc thuộc góc phần tư này sẽ đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống. thành công lớn nhất, thăng chức, kiếm tiền nhiều tiền hơn, có đủ thời gian rảnh rỗi và sống một cuộc sống hạnh phúc và trọn vẹn.

Cũng xin lưu ý rằng việc thiếu tính khẩn cấp cho phép bạn tiếp cận giải pháp cho mọi vấn đề một cách có chủ ý và mang tính xây dựng hơn, đồng thời điều này cho phép một người bộc lộ toàn bộ tiềm năng của mình, suy nghĩ độc lập về mọi sắc thái trong hoạt động của mình và quản lý khung thời gian của chuyện của anh ấy. Nhưng ở đây, cùng với những điều khác, bạn cần nhớ rằng những việc thuộc góc phần tư C, nếu không được thực hiện kịp thời, có thể dễ dàng rơi vào góc phần tư A, càng trở nên quan trọng hơn và cần phải hoàn thành nhanh chóng.

Các chuyên gia quản lý thời gian có kinh nghiệm khuyên bạn nên đưa vào góc phần tư B tất cả các công việc hiện tại liên quan đến hoạt động chính, lập kế hoạch và phân tích công việc, đào tạo và tuân thủ lịch trình tối ưu, v.v. Những thứ kia. mọi thứ tạo nên cuộc sống bình thường hàng ngày của chúng ta.

Phần tư C: vấn đề khẩn cấp nhưng không quan trọng

Những thứ nằm trong góc phần tư này phần lớn gây mất tập trung và không đưa một người đến gần hơn với kết quả dự kiến. Thường thì chúng chỉ đơn giản cản trở sự tập trung vào những gì thực sự là nhiệm vụ quan trọng và giảm hiệu quả. Điều chính khi làm việc với ma trận là không nhầm lẫn các vấn đề khẩn cấp từ góc phần tư C với các vấn đề khẩn cấp từ góc phần tư A. Nếu không, sự nhầm lẫn sẽ hình thành và những gì nên làm trước tiên sẽ vẫn ở phía sau. Luôn ghi nhớ của bạn và học cách phân biệt điều quan trọng với điều không quan trọng.

Các vấn đề trong Phần tư C bao gồm, ví dụ, các cuộc họp hoặc đàm phán do người khác áp đặt, tổ chức sinh nhật cho những người không thân thiết lắm, các công việc đột ngột trong nhà, loại bỏ những phiền nhiễu không thực sự quan trọng cần được chú ý (một chiếc bình bị vỡ, một lò vi sóng bị hỏng). bếp lò, bóng đèn cháy, v.v.), cũng như đủ thứ khác không khiến bạn tiến về phía trước mà chỉ làm bạn chậm lại.

Phần tư D: Những vấn đề không khẩn cấp hoặc quan trọng

Nhiệm vụ ở góc phần tư cuối cùng không mang lại lợi ích gì cả. Trong nhiều trường hợp, điều hữu ích không chỉ là giải quyết chúng một cách phương sách cuối cùng, nhưng cũng không hề đối phó với chúng. Mặc dù bạn chắc chắn cần phải biết về chúng, bởi vì... Họ là những kẻ “lãng phí thời gian”.

Một đặc điểm thú vị khác của các nhiệm vụ thuộc nhóm này là chúng rất hấp dẫn đối với nhiều người - những nhiệm vụ này rất dễ thực hiện và mang lại niềm vui, giúp bạn thư giãn và có khoảng thời gian vui vẻ. Vì vậy, việc chống lại sự cám dỗ để tham gia vào chúng có thể khá khó khăn. Nhưng điều này chắc chắn cần phải được thực hiện.

Trong góc phần tư D, bạn có thể viết ra những điều như nói chuyện điện thoại với bạn bè về điều gì đó không quan trọng, thư từ không cần thiết hoặc dành thời gian trên mạng xã hội, xem phim truyền hình nhiều tập và các chương trình truyền hình “ngớ ngẩn” khác nhau, trò chơi máy tính vân vân. Tất nhiên, mỗi người nên định kỳ thư giãn và giải trí bằng cách nào đó, nhưng có nhiều cách thú vị và mang tính giáo dục hơn để làm điều này: đọc sách, tham quan phòng tập thể dục và hồ bơi, các chuyến đi đến thiên nhiên, v.v. Nếu bạn không thể hoàn toàn thoát khỏi việc làm những việc thuộc góc phần tư D hoặc không muốn làm thì bạn cần trì hoãn việc thực hiện chúng ít nhất cho đến thời điểm những việc thuộc góc phần tư B và C được hoàn thành và thời gian sẽ được dành cho việc đó. những thứ trong góc phần tư D nên được giảm xuống mức tối thiểu. Mọi người sẽ được chào đón ở đây câu tục ngữ nổi tiếng: “Đã đến lúc làm việc, một giờ để giải trí.”

Ngay sau khi bạn thành thạo ma trận Eisenhower và học cách phân phối công việc của mình trong đó một cách thành thạo, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn có rất nhiều thời gian rảnh mới, bạn có thể làm mọi thứ kịp thời và không vội vàng, mọi công việc của bạn đều theo thứ tự , các mục tiêu lần lượt đạt được và bản thân bạn hầu như luôn ở trong tình trạng khó khăn tâm trạng tốt và tâm trạng vui vẻ. Đó là tất cả về tổ chức và sự điềm tĩnh. Bản thân bạn có lẽ thỉnh thoảng nhận thấy rằng những người vô tổ chức Họ luôn bị cuốn vào một số công việc khó hiểu, họ luôn bận rộn với những việc ngu ngốc nhưng “rất quan trọng”, họ trông mệt mỏi và cáu kỉnh. Đặc điểm nổi bật có thể trích dẫn nhiều. Nhưng điều này không quan trọng mà thực tế là nếu bạn và tôi không muốn có kết quả giống nhau thì chúng ta phải hành động khác nhau. Cụ thể là: chúng ta phải có tổ chức, hiểu rõ ràng chúng ta cần làm gì và khi nào cũng như tại sao chúng ta lại làm tất cả những điều này. Và ma trận Eisenhower là hoàn hảo cho việc này.

Chúng tôi chúc bạn may mắn và thành công trong việc làm chủ kỹ năng mới của mình!