Mục đích của bài học này là giúp bạn hiểu càng nhiều càng tốt các đặc điểm và sắc thái của quản lý thời gian, cũng như hiểu và cảm nhận ở mức độ sâu sắc việc tổ chức thời gian hiệu quả có thể góp phần đạt được mục tiêu như thế nào, giúp phát triển tiềm năng nhân cách của bạn và có tác dụng có lợi cho cuộc sống nói chung.
Bài học sẽ thảo luận về các vấn đề như mục tiêu của quản lý thời gian và các điều kiện tiên quyết của nó, các giai đoạn và đặc điểm chính của quy trình này. Ngoài ra, bạn sẽ học được rất nhiều lời khuyên để nâng cao hiệu quả cá nhân và có thể chọn những lời khuyên phù hợp với mình một cách cụ thể.
Nhiều hình thức quản lý thời gian
Ngày nay có rất nhiều cách tiếp cận rất đa dạng đối với vấn đề quản lý thời gian. Rất khó để hiểu chúng từ đầu và việc xác định xem chúng có thể hữu ích cho bạn còn khó hơn nữa.
Là tác giả cuốn sách “Quản lý thời gian: Hội thảo về quản lý thời gian” Sergei Kalinin lưu ý, các chuyên gia phân biệt ba loại quản lý thời gian: quản lý thời gian cá nhân (cá nhân), dựa trên vai trò (chuyên nghiệp) và quản lý thời gian xã hội. Và trong những loại này có thể có các bộ hệ thống, phương pháp và khái niệm quản lý thời gian không giới hạn (và thậm chí chồng chéo), một số trong đó có tên riêng.
Quản lý thời gian cá nhân được kết hợp chặt chẽ với sự phát triển bản thân cá nhân và được thực hiện bởi cá nhân muốn nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Để làm được điều này, mỗi chúng ta sử dụng các phương pháp và cách tiếp cận của riêng mình, lấy thông tin từ sách, trang Internet và blog, lời khuyên từ bạn bè và đồng nghiệp, cũng như những ý tưởng của riêng mình để tăng hiệu quả sử dụng thời gian cá nhân.
Quản lý thời gian dựa trên vai trò (chuyên nghiệp) giúp một người hoạt động hiệu quả trong khuôn khổ thực hiện bất kỳ vai trò xã hội cụ thể nào, thường là vai trò chuyên nghiệp. Như Sergey Kalinin lưu ý, quản lý thời gian chuyên nghiệp là “50% tâm lý của hoạt động công việc và 50% phương pháp khác để tăng hiệu quả lao động, được vay mượn từ NOT (tổ chức lao động khoa học)”. Kiểu quản lý thời gian này thường cần sự giúp đỡ của một nhà tư vấn chuyên nghiệp.
Và cuối cùng, quản lý thời gian xã hội được dành riêng cho các mối quan hệ giữa các cá nhân và/hoặc quản lý thời gian chung của nhiều người. Một ví dụ điển hình về quản lý thời gian như vậy là doanh nghiệp. Một phần quan trọng của nỗ lực quản lý thời gian của xã hội nằm ở việc tối ưu hóa các quá trình tương tác giữa con người (quy trình kinh doanh, quy trình tổ chức và giao tiếp), và chỉ sau đó người ta mới chú ý đến bản thân các phương pháp quản lý thời gian.
Sự khác biệt và tương đồng của các kiểu quản lý thời gian này được đưa ra trong bảng. 1.
Bảng 1 - Các kiểu quản lý thời gian
Trong bài học của chúng tôi, chúng tôi sẽ nói về quản lý thời gian cá nhân. Tuy nhiên, không có gì có thể ngăn cản bạn áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian cụ thể để hoàn thành vai trò của mình hoặc để nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm.
Dựa trên những điều trên, không khó hiểu tại sao lại có và không thể có bất kỳ hệ thống quản lý thời gian đáng tin cậy nào. Quản lý thời gian cá nhân cũng giống như tâm lý cá nhân; có nhiều quan điểm cũng như có nhiều người. Do đó, hãy chọn những phương pháp thuận tiện nhất cho bạn và - ai biết được! - có thể bạn thậm chí sẽ phát minh ra của riêng bạn.
Nghiên cứu nhiều cách tiếp cận khác nhau để quản lý thời gian, chúng ta có thể giả định rằng có ba bản chất cơ bản của quản lý thời gian - đó là hệ thống, khái niệm và phương pháp quản lý thời gian.
Khái niệm quản lý thời gian- đây là một cách hiểu và nhận thức nhất định về hiệu quả của việc sử dụng thời gian cá nhân, mà phần lớn phụ thuộc vào sự hài lòng trong việc quản lý thời gian cá nhân.
Khái niệm này bao gồm các yếu tố sau:
- lý do và lý do quản lý thời gian;
- mục tiêu quản lý thời gian;
- các giá trị và nguyên tắc quản lý thời gian;
- triết lý quản lý thời gian.
Sự hiện diện của mỗi yếu tố cấu thành này là không cần thiết theo nghĩa chặt chẽ của từ này, nhưng thường thì tất cả chúng đều hiện diện, một cách rõ ràng hoặc ngầm định.
Nhìn chung, có thể nói, khái niệm quản lý thời gian thường được một tác giả cụ thể hình thành dưới ảnh hưởng của hoàn cảnh sống cá nhân và được mô tả rất chi tiết trong các tác phẩm của ông. Không phải tất cả các khái niệm đều có tác giả cụ thể do tính chất dựa trên giá trị của chúng.
Phương pháp quản lý thời gian- một chuỗi hành động được hệ thống hóa nhằm giải quyết một vấn đề quản lý thời gian cụ thể. Thông thường, các kỹ thuật quản lý thời gian có thể được mô tả chi tiết (ngược lại với các khái niệm) và có tác giả cụ thể. Một tập hợp các phương pháp quản lý thời gian đồng nhất được gọi là phương pháp quản lý thời gian.
Hệ thống quản lý thời gian- sự kết hợp của các yếu tố tương tác, đặc biệt là khái niệm và phương pháp quản lý thời gian, nhằm đạt được mục tiêu của bạn.
Đặt mục tiêu quản lý thời gian
Chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả là hiểu rõ lý do tại sao cần có nó và tại sao sự thiếu vắng nó lại gây ra sự khó chịu. Trong bài học tiếp theo, chúng ta sẽ nói về việc thiết lập mục tiêu hiệu quả liên quan đến từng nhiệm vụ riêng lẻ, nhưng bây giờ chúng ta có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của mục tiêu đặt ra ban đầu bằng câu nói nổi tiếng: điều gì xảy ra sẽ xảy ra. Tất cả các hệ thống quản lý thời gian phổ biến nhất đều dựa trên nhu cầu sâu sắc của người tạo ra chúng.
Như vậy, người ta đã biết về hệ thống hiệu quả cá nhân của một trong những người sáng lập nước Mỹ, Benjamin Franklin (1706-1790), rằng khi mới hơn 20 tuổi một chút, ông đã quyết định ghi nhật ký để theo dõi. phát triển 13 đức tính đạo đức then chốt ở bản thân ( Franklin, B. Tự truyện / B. Franklin. - M.: Công nhân Mátxcơva, 1988. - 48 tr.). Anh ấy đặt cho mình mục tiêu đạt được sự hoàn thiện về mặt đạo đức, điều này khiến cuộc sống của anh ấy được lên kế hoạch theo đúng nghĩa đen từng phút, và đánh giá qua cuốn tự truyện của mình, anh ấy đã đạt được nó một cách thành công. Một mục tiêu khác được theo đuổi bởi Timothy Ferris, tác giả cuốn sách “Cách làm việc 4 giờ một tuần mà không bị mắc kẹt trong văn phòng từ chuông này sang chuông khác, đồng thời sống ở bất cứ đâu và trở nên giàu có”. Và nếu “quản lý thời gian” của Ferris bao gồm “tuần làm việc 4 giờ” thì mỗi ngày của Franklin đều được lên kế hoạch cẩn thận và bao gồm ít nhất 8 giờ làm việc. Còn rất nhiều ví dụ khác, nhưng hai ví dụ này đã là bằng chứng khá thuyết phục về những cách tiếp cận khác nhau đối với việc quản lý thời gian cá nhân của bạn.
Nói cách khác, rất nhiều điều phụ thuộc vào mục tiêu bạn đặt ra khi phát triển phương pháp quản lý thời gian của cá nhân mình.
Làm thế nào để đặt mục tiêu quản lý thời gian cá nhân một cách chính xác? Để làm điều này, bạn cần trả lời một số câu hỏi đơn giản từ Bài tập 1.1 và viết câu trả lời ra một tờ giấy. Cố gắng đừng che giấu lý do thực sự khiến bạn quan tâm - có thể bạn không cần quản lý thời gian chút nào, vậy tại sao lại lãng phí thời gian để làm chủ nó?
Bài tập 1.1.
Trả lời các câu hỏi sau:
- Tại sao tôi quan tâm đến việc quản lý thời gian? Viết ra câu trả lời của bạn.
- Tôi có biết mục đích mà tôi cần quản lý thời gian của mình không? Nếu vậy, hãy viết ra mục tiêu của bạn. Nếu không, hãy nghĩ ra nó trước, sau đó viết nó ra.
- Tôi có biết tại sao tôi muốn đạt được nó không? Hãy viết ra câu trả lời cho câu hỏi này cho chính bạn.
- Đọc lại câu trả lời của bạn cho câu hỏi 1-3. Bạn có muốn tiếp tục nghiên cứu về quản lý thời gian để biết động cơ thực sự của mình đối với việc quản lý thời gian không?
Nếu bạn trả lời hai câu hỏi đầu tiên một cách kỹ lưỡng và khẳng định hai câu hỏi cuối cùng thì chúng ta có thể tiếp tục. Hầu hết các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian đều khuyên bạn nên thường xuyên liên hệ mục tiêu của mình với các hành động thực tế trong quá trình lập kế hoạch hàng ngày, vì vậy, một mảnh giấy ghi mục tiêu của bạn phải luôn ở gần bạn.
Các giai đoạn quản lý thời gian: Trước khi bạn bắt đầu
Khi bạn đã quyết định được mục tiêu của mình, bạn có thể bắt đầu quản lý thời gian cá nhân. Bạn hỏi bắt đầu từ đâu? Hãy quay lại với Peter Drucker, một nhà kinh tế học người Mỹ và là một trong những nhà lý thuyết quản lý hàng đầu. Trong cuốn sách Nhà lãnh đạo hiệu quả, ông viết: “Theo quan sát của tôi, những nhà quản lý có kinh nghiệm không vội vàng giải quyết vấn đề của họ ngay lập tức. Họ bắt đầu bằng cách phân tích thời gian thay vì lập kế hoạch - trước tiên họ nghĩ về cách phân bổ thời gian của mình. Sau đó, họ cố gắng kiểm soát thời gian, yếu tố quan trọng nhất trong đó là giảm lãng phí. Cuối cùng, họ giảm thời gian “cá nhân” của mình thành những khối lớn nhất và liên kết với nhau nhất có thể. Vì vậy, quá trình này bao gồm ba thành phần:
- ghi thời gian;
- quản lý thời gian;
- sự thống nhất của thời gian."
Quả thực, bạn biết mình muốn đạt được điều gì; nhưng bạn có biết điều gì đang ngăn cản bạn làm mọi việc theo cách khác không? Rất có thể là không. Một trong những cách dễ nhất để hiểu thời gian của bạn đang trôi đi đâu là nhìn vào cấu trúc hàng ngày hiện tại của bạn. Hãy kiếm cho mình một tập hồ sơ trợ lý nhỏ để ghi lại các công việc hiện tại (hoặc viết tay vào nhật ký). Nó có thể trông như thế này:
Để hoàn thành thành công nhiệm vụ ghi thời gian, hãy nhớ ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ, đưa ra mô tả ngắn gọn về nó, đồng thời ghi lại bất kỳ điểm nào ngăn cản việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Tất nhiên, bảng này có thể và nên được điều chỉnh cho phù hợp với bạn. Ví dụ: bạn có thể bao gồm các cột riêng biệt ở đó để ghi lại các thói quen đặc biệt hoặc sự xao lãng của mình (kiểm tra email, nghỉ giải lao để hút thuốc, trò chuyện với đồng nghiệp, nghỉ uống trà, kiểm tra các cập nhật gây xao lãng trên mạng xã hội, v.v.), một cột có đánh giá của riêng bạn về tính hiệu quả của thời gian sử dụng (có hiệu quả/không hiệu quả), phân chia thời gian giữa công việc và nhiệm vụ cá nhân, v.v. Ngoài ra, các hệ thống quản lý thời gian trong tương lai và các thành phần của chúng mà chúng ta sẽ nghiên cứu sau có thể cung cấp cho bạn ý tưởng cho từng lĩnh vực riêng lẻ.
Ví dụ, nhà triết học Khắc kỷ La Mã cổ đại Lucius Annaeus Seneca đã chọn một bức thư về thời gian làm bức thư đầu tiên gửi cho Lucili:
LUCIUS ANNEUS SENECA
Thư I (Về thời gian)
Lucilia chào Seneca!
Chỉ có thời gian nên được bảo vệ.
Đừng để những khoảnh khắc hạnh phúc cướp đi anh ấy,
Những khoảnh khắc trống rỗng của những cuộc gặp gỡ vô ích.
Chúng ta dành cả cuộc đời cho việc kinh doanh nhưng không
Phần lớn là những cái hữu ích, còn những cái xấu thì...
Sau đó - sự nhàn rỗi, và phần còn lại -
Chúng ta đã không dành được một khoảnh khắc nào trong nhiều năm rồi.
Bạn kể tên một người mà bạn biết,
Ai biết rằng anh ta chết mỗi giờ?
Suy cho cùng, cái chết không phải là điềm báo trước cho một cơn hôn mê khủng khiếp,
A - ở mọi người, mọi ngày và bây giờ.
Mọi thứ đều xa lạ với chúng ta, chỉ có thời gian là của chúng ta!
Và chúng tôi không quan tâm đến nó chút nào:
Bất kỳ người quen nào thay thế một chiếc cốc,
Và chúng tôi sẽ đổ nó đến tận miệng cho anh ấy.
Tôi cố gắng tránh những lá thư chi tiết
(Tại sao phải rửa rác trong đó):
Hơn nữa, bạn còn phụ thuộc vào “ngày mai”,
Bạn càng có nhiều quyền kiểm soát trong ngày của mình.
Tôi ngạc nhiên sao mọi người lại ngu ngốc đến vậy
Và sự vô ích trên con đường của họ thật tầm thường làm sao...
Họ cho vay - họ đếm từng đồng rúp,
Và không ai có thể trả lại thời gian cho họ...
Những thứ bạn đã dành cả ngày,
Họ không cảm thấy mình đang mắc nợ!
Hãy thử kêu gọi tất cả bọn họ để chịu quả báo:
Một câu trả lời: Xin lỗi, tôi không thể!
Tôi là người tiêu xài hoang phí, tỉ mỉ trong tính toán.
Tôi biết: tôi đã mất với ai và bao nhiêu...
Suy cho cùng, thời gian cần được cân nhắc nhiều hơn,
Khoáng chất màu vàng phổ biến là gì?
Chỉ có người hài lòng một chút mới giàu có
Ai không gọi bác sĩ để được giúp đỡ?
Không hiểu tại sao anh lại bị bệnh...
Đừng quên về thời gian.
Hãy khỏe mạnh.
Ở đây, triết gia La Mã không chỉ nói về tầm quan trọng của việc ghi chép thời gian mà còn nói về hai điểm quan trọng có thể dùng làm trường cho bảng tương lai của bạn:
- Phân chia thời gian thành chi tiêu tốt, chi tiêu không tốt và nhàn rỗi;
- Đánh giá mức độ trọn vẹn của thời gian sống.
Bài tập 1.2.
Xây dựng bảng ghi thời gian của riêng bạn dựa trên kiến thức hiện tại của bạn về quản lý thời gian. Làm điều đó trong ít nhất ba ngày, sau đó cố gắng phân tích hành vi của bạn và ghi lại những gì bạn muốn thay đổi. Trong các bài học tiếp theo, hãy cố gắng tìm ra các phương pháp quản lý thời gian có thể giúp bạn thực hiện được mong muốn này và thử áp dụng chúng.
Manh mối. Bạn sẽ thấy sự tiến bộ của mình tốt nhất nếu bạn giữ một bảng tính liên tục trong suốt thời gian này, ghi lại thời điểm bạn bắt đầu sử dụng một phương pháp cụ thể.
Quản lý thời gian là phần tiếp theo của nhiệm vụ quản lý thời gian, bạn nên chuyển sang sau khi đã phân tích mức sử dụng thời gian hiện tại của mình. Ở giai đoạn này, bạn nên hiểu những nhiệm vụ nào bạn muốn hoặc nên từ bỏ để hoàn thành những nhiệm vụ chính, cách phân bổ nhiệm vụ trong một ngày, đồng thời giảm bớt thời gian sử dụng không hiệu quả.
Ở đây P. Drucker khuyên bạn nên tự hỏi mình ba câu hỏi ( Chúng tôi đã sửa đổi chúng một chút để phù hợp với phong cách quản lý thời gian cá nhân của bạn và bạn có thể đọc các câu hỏi ban đầu trong Chương 2, Biết thời gian của mình.):
- Điều gì sẽ xảy ra nếu điều này hoàn toàn không được thực hiện (đối với một trường hợp cụ thể)?
- Hoạt động nào của tôi mà người khác có thể thực hiện với thành công tương đương (hoặc có thể lớn hơn)?
- Tôi đang làm gì khiến tôi tốn thời gian và không tăng hiệu quả?
Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn loại bỏ những thứ không cần thiết và tập trung vào các hoạt động chính của mình. Nói cách khác, việc quản lý thời gian của bạn được ưu tiên và tối ưu hóa ở đây. Bạn sẽ học những kỹ năng này ở một trong những bài học tiếp theo của khóa học này. Điều đáng chú ý là hầu hết các phương pháp được thảo luận trong khóa học này đều có thể được áp dụng tại đây.
Đối với việc hợp nhất thời gian, đây là một trong những giai đoạn cuối cùng của quản lý thời gian: khi bạn hiểu chính xác những gì bạn cần làm để đạt được mục tiêu của mình, bạn có thể “tập hợp lại” tất cả các nhiệm vụ thành các khối hợp nhất và sau đó thực hiện chúng.
Kiểm tra kiến thức của bạn
Nếu bạn muốn kiểm tra kiến thức của mình về chủ đề của bài học này, bạn có thể làm một bài kiểm tra ngắn bao gồm một số câu hỏi. Với mỗi câu hỏi, chỉ có 1 phương án đúng. Sau khi bạn chọn một trong các tùy chọn, hệ thống sẽ tự động chuyển sang câu hỏi tiếp theo. Điểm bạn nhận được bị ảnh hưởng bởi tính chính xác của câu trả lời và thời gian hoàn thành. Xin lưu ý rằng các câu hỏi mỗi lần đều khác nhau và các lựa chọn đều khác nhau.
Quản lý thời gian, các quy tắc cơ bản, đặc biệt có liên quan.
Bạn có thể muốn biết cách kiếm tiền trực tuyến liên tục từ 500 rúp mỗi ngày?
Tải xuống cuốn sách miễn phí của tôi
=>>
Không có gì bí mật rằng chúng ta đang sống trong một thế giới nơi các sự kiện, ngày, năm thay thế nhau với tốc độ chóng mặt và thường bỏ cuộc vì bạn cảm thấy như mình đang quay cuồng như một con sóc trong bánh xe và không bao giờ làm được việc gì.
Bạn có thường xuyên ước có ít nhất 30 giờ mỗi ngày và việc thiếu thời gian thường xuyên dẫn đến sự không hài lòng với cuộc sống, với bản thân và đây là con đường trực tiếp dẫn đến trầm cảm, hội chứng mệt mỏi mãn tính và bệnh tật.
Có cách nào thoát khỏi tình trạng này? Hãy tìm ra nó.
Quản lý thời gian - những người không có thời gian sẽ đến muộn. Làm thế nào để hoàn thành mọi việc trong một ngày
Trong thế giới hiện đại, thời gian là của cải và tài nguyên chính, việc sử dụng đúng cách sẽ dẫn đến thành công. Và đối với một nhà kinh doanh thông tin, thời gian là tiền bạc, và nếu bạn thấy mình đang ngồi trước máy tính 2-3 giờ nhưng thực tế chưa làm được gì để mang lại lợi ích cho công việc kinh doanh trên Internet của mình thì điều này có thể đồng nghĩa với việc mất tiền.
Nếu những suy nghĩ như vậy xảy ra hàng ngày, điều đó có nghĩa là mỗi ngày bạn đều đang mất tiền. Và tình trạng này cần phải được thay đổi. Thời gian là nguồn tài nguyên có hạn, nếu bạn đánh mất nó hôm nay thì ngày mai bạn sẽ không thể bù đắp được.
Và nói chung, mỗi chúng ta đều có một khoảng thời gian nhất định và chúng ta không thể tăng giới hạn này với bất kỳ số tiền nào. Vì vậy, hãy học cách sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Có bao nhiêu việc chưa làm được và bao nhiêu việc còn phải làm. Câu nói đùa.
Và để trò đùa không trở thành trò dằn vặt hàng ngày kéo bạn lại, chúng ta bắt đầu nghiên cứu cách quản lý mọi việc trong ngày, cách sắp xếp mọi thứ trong đầu và làm quen với cơ thể với một chuỗi hành động nhất quán.
Quản lý thời gian - quản lý thời gian
Có một phương pháp giảng dạy đặc biệt - quản lý thời gian, dạy các kỹ thuật để quản lý thời gian của bạn một cách hợp lý. Có rất nhiều khóa đào tạo và hội thảo về quản lý thời gian.
Có các lĩnh vực quản lý thời gian riêng biệt: quản lý thời gian cho phụ nữ, quản lý thời gian cho trẻ em, quản lý thời gian cho người quản lý và thậm chí là quản lý thời gian cực độ.
Nếu bạn nghĩ rằng vấn đề thiếu thời gian và khả năng quản lý nó chỉ là vấn đề của thời đại chúng ta thì không phải vậy. Vì vậy, vào những năm 20 của thế kỷ 20, toàn bộ viện nghiên cứu đã được thành lập để nghiên cứu cách tổ chức lao động khoa học và sử dụng thời gian hiệu quả.
Một viện lao động trung ương được thành lập, giám đốc của viện này là A.K. Gastev. Phương pháp của nhà sinh vật học A.A. Lyubishchev - thời gian, bao gồm việc phân tích lượng thời gian mà một người dành cho một hành động cụ thể và phát triển cách quản lý thời gian của mình hiệu quả nhất.
Khoa quản lý thời gian
Ngoài ra còn có khoa quản lý thời gian, được thành lập ngày hôm nay vào năm 2007 trên cơ sở của Đại học Công nghiệp và Tài chính Synergy.
Trong thời hiện đại, quản lý thời gian hiệu quả là một lĩnh vực quan trọng và là kiến thức cần thiết, nếu không có nó thì không thể xây dựng được một doanh nghiệp thành công, điều này rất quan trọng, kể cả đối với những người mới bắt đầu kinh doanh thông tin.
Xét cho cùng, nhiệm vụ của một doanh nhân thông tin, và thực sự của bất kỳ người nào tiến hành công việc kinh doanh của mình qua Internet, là tự do, tức là cơ hội dành nhiều thời gian hơn để làm những gì mình yêu thích, ở bên gia đình, đi du lịch, và ở đây người ta không thể làm mà không có kỹ năng quản lý thời gian.
Tôi muốn cảnh báo ngay với bạn, đừng hy vọng rằng sau khi đọc một đống sách nổi tiếng về quản lý thời gian, bạn sẽ ngay lập tức có thể sắp xếp cuộc sống của mình theo cách bạn muốn.
Vâng, dần dần điều đó sẽ xảy ra, nhưng trước tiên bạn sẽ phải làm việc chăm chỉ. Để làm được điều này, bạn cần có được một kỹ năng - kỹ năng thực hiện các hành động thường xuyên sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và cho phép bạn thực hiện các hành động hữu ích hơn, phân biệt điều quan trọng với điều phụ và chọn mức độ ưu tiên.
Quản lý thời gian, hay cách quản lý mọi việc trong công việc trong một ngày. Quản lý thời gian cho người quản lý, phụ nữ, trẻ em
Phương châm của anh là có thời gian để sống và làm việc. Khi tổ chức thời gian, Gleb Arkhangelsky rất chú trọng đến việc tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí. Và cả hai đều nghỉ trong ngày làm việc, trong kỳ nghỉ và thậm chí là ngủ. Tin rằng nghỉ ngơi hợp lý sẽ làm tăng năng suất.
Doanh nhân thông tin nổi tiếng có cuốn sách “Quản lý thời gian cực độ”, có thể dễ dàng tải xuống trên Internet. Tôi khuyên bạn nên đọc nó.
Ở dạng điện tử, bạn có thể tải xuống cuốn sách “Quản lý thời gian cực độ” của Nikolai Mrochkovsky và Alexey Tolkachev bằng cách nhấp vào liên kết và nhấp vào nút mạng xã hội bên dưới
Bản chất của cuốn sách của Nikolai Mrochkovsky là ở dạng nhẹ nhàng, không phô trương, nó được mô tả như sau một tuần, kẻ thua cuộc Gleb, người không làm được bất cứ điều gì trong cuộc sống, dưới sự hướng dẫn của người hàng xóm thành đạt Max, đã thay đổi cuộc đời anh ta.
Hơn nữa, trong mọi lĩnh vực, trong công việc, với người thân, với các cô gái, nghe theo lời khuyên của Max, Gleb thay đổi và thành công hơn.
Cuốn sách rất dễ đọc vì nó được viết theo phong cách nghệ thuật.
Đối với cá nhân tôi, sau khi nghiên cứu tác phẩm của nhiều tác giả khác nhau về quản lý thời gian, tôi đã xây dựng các quy tắc sau và cố gắng tuân thủ.
Quy tắc quản lý thời gian
Quy tắc đầu tiên về quản lý thời gian
Quyết định những gì bạn muốn và tại sao bạn cần nó. Đặt mục tiêu. Cần lưu ý rằng các mục tiêu phải thực tế, dù bạn có nhiều mục tiêu, mục tiêu này sẽ nối tiếp nhau, nhưng bạn phải biết chính xác làm thế nào để đạt được những mục tiêu này.
Quy tắc thứ hai về quản lý thời gian
Chúng tôi đang lên kế hoạch. Tôi làm điều này trên một bảng đánh dấu, bảng này ở ngay trước mắt tôi khi làm việc. Tôi viết những việc cần làm vào ngày hôm sau trước khi đi ngủ. Bảng đánh dấu được chia thành hai cột.
Bên trái là cột nhiệm vụ khó, bên phải là cột nhiệm vụ mềm, tức là nhiệm vụ phụ.
Trong những nhiệm vụ khó khăn, chúng tôi bao gồm một nhiệm vụ bắt buộc cho ngày hôm sau, nhiệm vụ này không thể thực hiện được, tất nhiên trừ khi xảy ra trường hợp bất khả kháng (vợ sinh con, hàng xóm ngập lụt, thiên thạch rơi xuống nhà, xe bị trộm) .
Nhân tiện, trận bóng đá của đội bạn yêu thích không làm thay đổi kế hoạch của bạn. Bạn cần phải thực hiện nhiệm vụ và thế là xong. Không thể có cách nào khác.
Hoặc thêm bóng đá vào danh sách của bạn nữa. Vấn đề là lập kế hoạch rõ ràng và phát triển kỹ năng thực hiện.
Một nhiệm vụ nghiêm ngặt về thời gian thực hiện không nên mất quá nửa ngày. Về vấn đề này, cần đánh giá thực tế hơn về khối lượng công việc.
Nó đi kèm với kinh nghiệm và không thể gọi là khó khăn. Nếu việc giải quyết một vấn đề đòi hỏi nhiều hành động thì tốt hơn nên chia nó thành các giai đoạn. Tại sao viết lên bảng đánh dấu lại tốt hơn?
Thật thuận tiện khi bạn luôn có một nhiệm vụ ưu tiên treo trước mắt. Khi công việc hoàn thành, bạn rửa sạch, cảm thấy hài lòng.
Kỷ niệm những thành tựu nhỏ
Và cảm giác hồi hộp nhất là khi vào buổi tối, trước mặt bạn là một tấm bảng hoàn toàn sạch sẽ, trên đó có chỗ để viết những việc cần làm cho ngày hôm sau. Đó là, những người huấn luyện động lực thậm chí còn có một điều kiện bắt buộc để đào tạo thành công - ăn mừng những thành tích nhỏ.
Vì vậy, bằng cách tôn vinh những điều nhỏ nhặt, giải quyết những vấn đề nhỏ, chúng ta đã ăn được những miếng thịt của con voi lớn - những mục tiêu toàn cầu mà chúng ta phấn đấu đạt được.
Trước đây, tôi đã viết về một doanh nhân thông tin có một video tạo động lực hữu ích, trong đó anh ấy nói về cách ăn thịt một con voi lớn. Hãy xem video này, nó thật ấn tượng.
Việc lập kế hoạch phải được thực hiện đúng thời hạn, bởi vì sẽ chẳng ích gì nếu bạn làm mọi thứ mình dự định nhưng đồng thời lại tước đi giấc ngủ và các hoạt động sức khỏe của bản thân.
Vì vậy, kế hoạch phải thực tế và có thể đạt được trong thời gian làm việc được giao. Đúng, điều này là có thể, bởi vì nếu có một kế hoạch hành động rõ ràng, bạn sẽ không bị phân tâm bởi những việc không có kế hoạch, nghĩa là bạn sẽ làm được mọi việc.
Rốt cuộc, nếu bạn phân tích lượng thời gian dành cho việc giao tiếp trên mạng xã hội, ICQ, khi nghỉ hút thuốc, nghỉ giải lao, phân tâm về các vấn đề khác, thì rõ ràng là tại sao bạn không có thời gian để làm bất cứ điều gì.
Kiểm tra email và các trang truyền thông xã hội của bạn một lần vào buổi sáng và đừng tham gia vào các thư từ trống rỗng. Bất cứ ai không có kế hoạch sẽ luôn bị chậm tiến độ, bị phân tâm bởi những nhiệm vụ không quan trọng và sẽ thất bại, đổ lỗi cho người khác, mặc dù vấn đề là không có khả năng tổ chức công việc của mình.
Nguyên tắc thứ hai về quản lý thời gian hóa ra lại chi tiết như thế này. Hãy chuyển sang quy tắc thứ ba, một quy tắc rất quan trọng của những người thành công - quy tắc đặt ra các ưu tiên.
Quy tắc thứ ba về quản lý thời gian
Chúng tôi phân phối tất cả các nhiệm vụ theo tầm quan trọng của chúng. Ở trên cùng, chúng ta có những thứ quan trọng nhất, sau đó là những thứ thứ yếu. Chúng ta làm những việc quan trọng nhất vào buổi sáng.
Không phải là một nhiệm vụ dễ thực hiện hay hoàn thành nhanh chóng, mà là điều quan trọng nhất cho ngày hôm nay. Điều này rất quan trọng.
Thậm chí còn có một quy tắc của một nhà tư vấn kinh doanh nổi tiếng (bạn có thể đọc một bài báo trên blog về câu chuyện thành công của ông) có tên là “ăn ếch”.
Nói một cách đơn giản, nếu bạn làm điều khó khăn nhất vào đầu ngày (ăn một con ếch), thì mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn nhiều, vì điều khó chịu nhất đã xảy ra với bạn rồi.
Đây là cách ma trận hoặc hình vuông của David Eisenhower cũng hoạt động ở đây. Ý tưởng là tất cả các vấn đề được chia thành bốn nhóm: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng và không khẩn cấp, không quan trọng và khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.
Ngoài ra, như người ta nói, một số việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp sẽ tan biến, tức là mất đi sự liên quan vì một số lý do nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và đơn giản là bạn không cần phải làm chúng nữa.
Ở đây cũng cần đề cập rằng bạn cần phải xác định cho mình một danh sách những điều sẽ không đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu mà còn tiêu tốn thời gian của bạn.
Tốt hơn hết bạn nên lập danh sách những điều như vậy và dần dần, trong khi phân tích một ngày của mình, hãy thêm ngày càng nhiều điều mới vào đó mà bạn có thể nói không.
Quy tắc quản lý thời gian thứ ba cũng không có tác dụng tốt với chúng tôi vì nó rất quan trọng và cần phải suy ngẫm. Hãy chuyển sang Quy tắc thứ tư về quản lý thời gian.
Quy tắc thứ tư về quản lý thời gian
Trật tự và thành công trong kinh doanh có nghĩa là trật tự ở nơi làm việc của bạn. Vâng, vâng, kết nối là trực tiếp. Hãy suy nghĩ xem bạn dành bao nhiêu thời gian để tìm kiếm tờ giấy bạn cần hoặc tập tin bạn cần trên máy tính.
Tổ chức nơi làm việc của bạn để bạn thích ở đó.
Tôi hiển thị tất cả các phím tắt chương trình ở dòng ngang trên cùng và đặt phím tắt thùng rác ở dưới cùng bên phải. Tôi không có gì ngoại trừ cái này cộng với tiện ích thời tiết và thời gian.
Bạn nói rằng bạn có rất nhiều chương trình và các biểu tượng chỉ vừa đủ năm dòng. Điều này có nghĩa là bạn nên có hai hoặc ba thư mục: một thư mục chứa các trình duyệt, các chương trình quan trọng và một thư mục chứa các chương trình hiếm khi được sử dụng.
Hầu hết các phím tắt có thể được đặt trong các thư mục này và nếu cần, bạn có thể mở chúng bằng cách mở thư mục.
Nhìn vào ảnh chụp màn hình nó trông như thế nào trên máy tính của tôi. Ảnh chụp màn hình có thể nhấp vào và có thể phóng to.
Bằng cách này, bạn sẽ thoát khỏi sự lộn xộn trên màn hình và sự lộn xộn trong đầu. Nếu không có trật tự, chắc chắn rằng trong đầu bạn chắc chắn sẽ có một mớ hỗn độn.
Ngày xửa ngày xưa, máy tính để bàn của tôi hoàn toàn khác. Nhờ khóa đào tạo “Antikasha in the Head” đã giúp tôi hiểu được tầm quan trọng của trật tự.
Tôi không chỉ đánh giá tốt về khóa đào tạo “Antikasha trong đầu”, các đối tác của tôi còn đánh giá tích cực về lợi ích mang lại cho bản thân sau khi hoàn thành khóa đào tạo.
Và chúng ta chuyển sang Quy tắc thứ năm về quản lý thời gian.
Quy tắc thứ năm về quản lý thời gian
Đừng quên sử dụng thời gian di chuyển của bạn, chẳng hạn như lái xe hoặc chờ đợi điều gì đó.
Bạn có thể nghe sách nói khi đang lái xe hoặc trên phương tiện giao thông công cộng. Ví dụ: Nikolai Mrochkovsky “Quản lý thời gian cực độ” hoặc Gleb Arkhangelsky “Quản lý thời gian. Làm sao có thời gian để sống và làm việc.”
Và áp dụng lời khuyên vào thực tế tại nơi làm việc.
Quy tắc thứ sáu về quản lý thời gian
Nếu ai đó có thể hoàn thành nhiệm vụ của bạn với chi phí thấp hơn bạn, hãy giao nhiệm vụ này cho anh ta. Trong hệ thống quản lý thời gian, đây được gọi là phương pháp ủy quyền.
Ví dụ: khi viết blog, bạn có thể đưa một số bài viết cho copywriter viết. Đọc bài viết về, ở đâu có link trao đổi nội dung. Ở đó bạn có thể đặt hàng một bài viết.
Quy tắc thứ bảy về quản lý thời gian
Chúng tôi sử dụng phương pháp khoa học trong việc xây dựng hoạt động kinh doanh của mình, cụ thể là luật Pareto. Nó nằm ở chỗ 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả và 80% nỗ lực còn lại sẽ tạo ra 20% kết quả.
Vì vậy, chúng tôi tập trung vào 20% nỗ lực đầu tiên. Ví dụ: chúng tôi nêu bật những khách hàng hoặc những trường hợp mang lại 80% lợi nhuận và tập trung vào việc thực hiện họ.
Nếu bạn đã đính hôn, hãy làm những gì mang lại tiền cho bạn. Trong thời gian còn lại, bạn có thể tham gia viết blog, tối ưu hóa SEO, quảng bá và quảng bá blog.
Quy tắc thứ tám về quản lý thời gian
Yêu bản thân, tự thưởng cho mình khi hoàn thành nhiệm vụ. Hơn nữa, hãy để những phần thưởng này không phải ở giai đoạn cuối của một công việc kinh doanh lớn mà ở giữa hoặc thậm chí ở giai đoạn đầu.
Những cuốn sách hay nhất về quản lý thời gian
Tôi giới thiệu tuyển tập những cuốn sách hữu ích về quản lý thời gian.
- David Allen: Hoàn thành công việc. Nghệ thuật làm việc hiệu quả không căng thẳng"
- Gleb Arkhangelsky "Chuyến đi thời gian"
- Brian Tracy "Bỏ ghê tởm, ăn ếch"
- Tracy "Quản lý thời gian hiệu quả"
- "Quản lý thời gian của bạn"
- Matthew Edlung Thời gian là tiền bạc. Làm thế nào để chinh phục thời gian và khiến nó có ích cho bạn: trong kinh doanh, trong sự sáng tạo, trong cuộc sống cá nhân của bạn"
- Julia Morgenstern “Quản lý thời gian. Nghệ thuật lập kế hoạch và quản lý thời gian cũng như cuộc sống của bạn"
- Steve Prentice "Quản lý thời gian tích hợp"
- Don Aslett, Carol Cartaino “Cách quản lý cuộc sống và công việc”
- Lothar Seiwert “Thời gian nằm trong tay bạn”
- "Quản lý thời gian chặt chẽ"
- Timati Ferris “Cách làm việc 4 giờ một tuần và không bị mắc kẹt trong văn phòng từ chuông này sang chuông khác, sống ở bất cứ đâu và trở nên giàu có”
- Alan Lakein "Nghệ thuật theo kịp"
- Regina Leeds “Đơn hàng đã hoàn tất. Kế hoạch hàng tuần để giải quyết sự hỗn loạn ở nơi làm việc, ở nhà và trong đầu bạn"
- Carrie Gleason “Làm việc ít hơn, đạt được nhiều hơn. Chương trình hiệu quả cá nhân"
Cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn sau: Bạn quản lý thời gian của mình như thế nào? Bạn lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình như thế nào? Bạn sử dụng những kỹ thuật và phương pháp nào trong việc lập kế hoạch? Đưa ra ví dụ về cách bạn sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành thành công một nhiệm vụ.
Bạn sẽ tìm ra tất cả câu trả lời cho những câu hỏi này bằng cách đọc bài viết này.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian- đây là tập hợp những kiến \u200b\u200bthức, kỹ năng và khả năng, nhờ đó con người biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch chính xác về thời gian của mình, từ đó nâng cao năng suất cá nhân trong việc tổ chức thời gian làm việc.
“Cho đến khi bạn có thể quản lý thời gian của mình, bạn không thể quản lý được bất cứ điều gì khác.” Peter Drucker.
- Chủ nghĩa hoàn hảo
- Sự trì hoãn
- Thiếu kiến thức
- Thiếu các công cụ và nguồn lực cần thiết
1. Chủ nghĩa hoàn hảo khiến việc hoàn thành công việc đúng thời hạn rất khó khăn. Nhiều người cho rằng phẩm chất này là thế mạnh nhưng chính việc không ngừng khao khát sự hoàn hảo và không hài lòng với kết quả đạt được là một trong những nguyên nhân khiến việc sử dụng thời gian không hiệu quả. Bằng cách tìm cơ hội để chấp nhận kết quả “thực tế” thay vì kết quả “lý tưởng”, bạn sẽ tiết kiệm được những nguồn lực đáng kể cho những việc khác. Có câu: “chủ nghĩa hoàn hảo là xấu xa”, tất nhiên, tất cả những điều này khá tương đối và trong mỗi hoàn cảnh cá nhân, đặc điểm tính cách này có thể được đánh giá khác nhau, tuy nhiên, chắc chắn là trong khuôn khổ quản lý thời gian: chủ nghĩa hoàn hảo là Ác!
2. Sự trì hoãn- liên tục trì hoãn các nhiệm vụ cho đến sau này, không sẵn sàng thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. Từ “NGÀY MAI” thống trị vốn từ vựng của những nhân viên trì hoãn. Steve Jobs đã nói rất hay về những người như vậy: “Những người nghèo, không thành công, bất hạnh và không khỏe mạnh là những người thường dùng từ “ngày mai”.
Tôi không thể cứu bạn khỏi chủ nghĩa cầu toàn và sự trì hoãn; mục tiêu của tôi là cung cấp kiến thức, cung cấp các kỹ thuật và phương pháp tốt nhất, đồng thời giới thiệu cho bạn các tài nguyên và công cụ để thành thạo các kỹ năng quản lý thời gian. Cho dù bạn có sử dụng thông tin nhận được hay không - tất cả chỉ phụ thuộc vào mong muốn của bạn. Tuy nhiên, sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ không bao giờ giống như vậy nữa.
Đầu tiên, tôi khuyên bạn nên xác định kỹ năng quản lý thời gian của mình. Vượt qua
Sự bất hòa về nhận thức nằm ở chỗ một mặt, chúng ta không thể kiểm soát thời gian như vậy. Suy cho cùng, đã đến lúc chúng ta không thể kiểm soát được và dường như chính thời gian mới kiểm soát chúng ta chứ không phải chúng ta kiểm soát nó. Chúng ta đã quen với việc coi thời gian là thứ gì đó vĩnh cửu và vô hạn. Có vẻ như luôn luôn có rất nhiều. Mặt khác, thời gian là một trong những nguồn tài nguyên quý giá nhất mà tất cả chúng ta đều có. Điều quan trọng là phải hiểu rằng thời gian có giới hạn riêng của nó; mỗi ngày là một vật chứa có khả năng nhất định mà bạn lấp đầy bằng những việc phải làm. Bạn có thể lấp đầy nó bằng những thứ vô dụng hoặc bạn có thể lấp đầy nó bằng những thứ phù hợp với nhiệm vụ của bạn và đưa bạn đến mục tiêu cuối cùng.
Chúng ta có thể kiểm soát bản thân, cách chúng ta lên kế hoạch cho ngày của mình và cách chúng ta sử dụng thời gian làm việc. Việc sử dụng thông minh, hiệu quả và tiết kiệm nguồn tài nguyên này là một phần quan trọng trong việc đánh giá nhân viên.
Hiệu quả về thời gian có thể đạt được bằng hai cách:
- Đạt được kết quả có ý nghĩa bằng cách tiết kiệm thời gian. Điều này có nghĩa là bạn biết cách hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian tối thiểu.
- Việc lập kế hoạch thời gian làm việc hiệu quả sẽ làm giảm số lượng và khối lượng công việc bạn thực hiện.
Trong bài viết này, tôi đã tổng hợp sáu kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể học cách lập kế hoạch và kiểm soát các nhiệm vụ ưu tiên của mình hàng ngày.
Làm thế nào để học cách quản lý thời gian của bạn?
6 phương pháp quản lý thời gian tốt nhất:
- Nguyên tắc Pareto
- Ma trận Eisenhower
- Bản đồ tư duy
- Kim tự tháp Franklin
- phương pháp ABCD
- Ăn ếch trước
1. Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto nêu rõ rằng một phần nhỏ nguyên nhân, nỗ lực và đầu tư sẽ tạo ra phần lớn kết quả. Nguyên tắc này được nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đưa ra vào năm 1897 và kể từ đó đã được xác nhận bằng các nghiên cứu định lượng trong nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống:
20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả
Nguyên tắc Pareto trong lĩnh vực quản lý thời gian có thể được hình thành như sau: khoảng 20% nỗ lực và thời gian là đủ để đạt được 80% kết quả.
Làm thế nào để bạn xác định chính xác nỗ lực nào là đủ để bỏ ra để có được kết quả tốt? Hãy tưởng tượng bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi mà bạn quan tâm trong một cuốn sách. Theo nguyên tắc đang được xem xét, bạn sẽ tìm thấy 80% thông tin bạn cần trong 20% văn bản. Nếu bạn biết chính xác những gì bạn quan tâm, bạn có thể nhanh chóng lướt qua cuốn sách và chỉ đọc cẩn thận từng trang riêng lẻ. Bằng cách này bạn sẽ tiết kiệm được 80% thời gian của mình.
2. Ma trận Eisenhower
Đây có lẽ là khái niệm quản lý thời gian nổi tiếng nhất hiện nay, cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên. Kỹ thuật này, được tạo ra bởi Tướng Mỹ Dwight Eisenhower, cho phép bạn sắp xếp mọi thứ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Mọi người đều hiểu rằng chỉ có thể hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trong một khoảng thời gian. Đôi khi, không ảnh hưởng đến công việc, chỉ có một. Và mỗi khi chúng ta phải quyết định, CHÍNH XÁC NÀO? Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower thường sắp xếp các công việc của mình thành nhiều hạng mục quan trọng khi lập kế hoạch cho các công việc của mình.
Theo cái gọi là ma trận Eisenhower, cần phân loại từng trường hợp thành một trong bốn loại được chỉ ra trong sơ đồ.
Ma trận Eisenhower
Tầm quan trọng của một nhiệm vụ được xác định bởi mức độ ảnh hưởng của kết quả thực hiện nhiệm vụ đó đến doanh nghiệp của bạn. Và mức độ khẩn cấp được xác định bởi hai yếu tố cùng lúc: thứ nhất, nhiệm vụ này phải được hoàn thành nhanh như thế nào, và thứ hai, liệu việc hoàn thành nhiệm vụ này có gắn với một ngày và thời gian cụ thể hay không. Tầm quan trọng và tính cấp bách khi được xem xét cùng nhau sẽ ảnh hưởng đến việc thiết lập các ưu tiên.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những trường hợp nào có thể được phân thành từng loại trong số bốn loại.
Loại I: “quan trọng và khẩn cấp.”
Đây là những việc mà nếu không hoàn thành đúng thời hạn sẽ gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp của bạn (ví dụ như gia hạn giấy phép, nộp báo cáo thuế, v.v.). Một tỷ lệ nhất định những trường hợp như vậy chắc chắn sẽ hiện diện trong cuộc đời mỗi người. Tuy nhiên, nếu có sự chuẩn bị trước (các vấn đề Loại II - “quan trọng nhưng không khẩn cấp”), có thể ngăn chặn được nhiều khủng hoảng (ví dụ bằng cách nghiên cứu luật, phát triển mối quan hệ tốt với những người có ảnh hưởng).
Đây cũng có thể là những dự án có thời hạn hoặc trường hợp khẩn cấp. Ví dụ: đến gặp bác sĩ vì vấn đề sức khỏe, gửi bài báo cho tạp chí trước thời hạn nghiêm ngặt hoặc hoàn thành báo cáo về kết quả nghiên cứu. Chúng tôi không có sự lựa chọn ở đây. Công việc của nhóm này phải được thực hiện, chấm hết. Nếu không sẽ có vấn đề nghiêm trọng.
Loại II: “quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
Đây là những việc được tập trung vào tương lai: đào tạo, nghiên cứu các lĩnh vực có triển vọng phát triển kinh doanh, cải tiến thiết bị, phục hồi sức khỏe và hiệu suất. Những điều dẫn đến mục tiêu chiến lược của bạn. Ví dụ, học ngoại ngữ để chuyển sang làm việc ở một tổ chức khác có triển vọng hơn. Đó cũng là việc ngăn ngừa các vấn đề - giữ cho bản thân bạn có thể trạng tốt. Thật không may, chúng ta thường bỏ qua những vấn đề như vậy và gác lại việc giải quyết chúng. Kết quả là ngôn ngữ không bao giờ được học, thu nhập không tăng mà giảm dần, sức khỏe bị đe dọa. Những vấn đề này có một đặc điểm thú vị - nếu bị bỏ quên trong thời gian dài thì chúng sẽ trở nên Quan trọng - Khẩn cấp. Suy cho cùng, nếu bạn không đến gặp nha sĩ ít nhất mỗi năm một lần thì sớm hay muộn việc đến gặp bác sĩ khẩn cấp sẽ trở thành điều không thể tránh khỏi.
Loại III: “không quan trọng, nhưng khẩn cấp.”
Nhiều thứ trong số này thực sự không mang lại nhiều giá trị cho cuộc sống của bạn. Chúng ta làm những điều đó chỉ vì chúng xảy ra với chúng ta (một cuộc trò chuyện dài qua điện thoại hoặc nghiên cứu một quảng cáo gửi qua thư) hoặc do thói quen (đi tham quan các cuộc triển lãm ở nơi không còn gì mới nữa). Chỉ là thói quen hàng ngày đó đã chiếm rất nhiều thời gian và sức lực của chúng ta.
Loại IV: “không quan trọng và không khẩn cấp.”
Đây là đủ mọi cách để “giết thời gian”: lạm dụng rượu, “đọc nhẹ”, xem phim, v.v. Chúng ta thường dùng đến cách này khi không còn sức để làm việc hiệu quả (đừng nhầm với việc nghỉ ngơi thực sự). và giao tiếp với những người thân yêu và bạn bè - những vấn đề rất quan trọng). Đây là một “con sâu bướm” đang ăn mất thời gian của chúng ta.
Khi phấn đấu để đạt được thành công cho công việc kinh doanh của mình, trước tiên bạn phải cố gắng hoàn thành những việc mà bạn đã xác định là “quan trọng” - đầu tiên là “khẩn cấp” (Loại I) và sau đó là “không khẩn cấp” (Loại II). Thời gian còn lại có thể dành cho những việc “khẩn nhưng không quan trọng” (loại III).
Cần phải nhấn mạnh rằng phần lớn thời gian làm việc của nhân viên nên dành cho những việc “quan trọng nhưng không khẩn cấp” (loại II). Khi đó, nhiều tình huống khủng hoảng sẽ được ngăn chặn và sự xuất hiện của các cơ hội phát triển kinh doanh mới sẽ không còn là điều bất ngờ đối với bạn.
Khi bạn bắt đầu sử dụng hệ thống này để sắp xếp thứ tự ưu tiên lần đầu tiên, bạn có thể sẽ muốn phân loại nhiều mục trong số này là “quan trọng”. Tuy nhiên, khi có được kinh nghiệm, bạn sẽ bắt đầu đánh giá chính xác hơn tầm quan trọng của một vấn đề cụ thể. Sẽ mất một thời gian để học cách sử dụng hệ thống ưu tiên. Tôi có thể lấy nó ở đâu? Rất có thể, bạn sẽ phân loại công việc nắm vững các kỹ thuật quản lý thời gian là “quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
Theo cách diễn đạt hình tượng của Stephen Covey (tác giả cuốn sách bán chạy quốc tế “Bảy thói quen của người thành đạt”), bạn cần tìm thời gian để “mài cưa”, khi đó việc chuẩn bị củi sẽ nhanh hơn.
Dụ ngôn
Một người đàn ông nọ nhìn thấy một người tiều phu trong rừng, rất khó để chặt một cái cây bằng một chiếc rìu cùn. Người đàn ông hỏi anh:
- Em ơi, sao em không mài rìu đi?
- Tôi không có thời gian để mài rìu - Tôi phải chặt! - người tiều phu rên rỉ...
Vì vậy, bạn cần “tự nguyện” phân bổ một khoảng thời gian nhất định cho việc lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, từ chối làm những việc kém quan trọng hơn. Nếu có thể làm được điều này, bạn có thể sử dụng các kỹ năng mới của mình để có nhiều thời gian rảnh hơn vào lần sau và sử dụng nó để tìm hiểu thêm. Vì vậy, thông qua quyết tâm nâng cao hiệu quả công việc, bạn sẽ dần có thời gian để phát triển năng suất cá nhân.
Tiêu chí ưu tiên
Thông thường, khi đánh giá tầm quan trọng của một nhiệm vụ cụ thể, trước hết chúng ta coi những việc cần phải làm gấp (hoặc “ngày hôm qua” là quan trọng). Việc tích lũy các nhiệm vụ và lời hứa chưa được thực hiện sẽ tạo ra vấn đề cho công ty của bạn và cũng tạo ra cảm giác khó chịu cho cá nhân bạn. Đó là những vấn đề “khẩn cấp” mà chúng tôi cố gắng giải quyết trước tiên. Nhưng tính khẩn cấp không phải là yếu tố duy nhất khi viết danh sách việc cần làm và xác định thứ tự hoàn thành chúng.
Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng mặc dù làm (hoặc không làm) nhiều việc khẩn cấp sẽ không ảnh hưởng nhiều đến công việc kinh doanh của bạn nhưng có rất nhiều việc không khẩn cấp có thể đặt nền móng cho sự thành công trong tương lai. Vì vậy, ngoài tính cấp bách, cần xem xét vấn đề này hay vấn đề kia ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp đến mức nào, tức là xác định và tính đến tầm quan trọng của nó.
3. Bản đồ tư duy
Đây là sự phát triển của Tony Buzan - một nhà văn, giảng viên và nhà tư vấn nổi tiếng về trí thông minh, tâm lý học tập và các vấn đề về tư duy. Ngoài ra còn có những cách dịch cụm từ “Bản đồ tư duy” như “Bản đồ tư duy”, “Bản đồ tư duy”, “Bản đồ tư duy”.
Bản đồ tư duy là một phương pháp cho phép bạn:
Cấu trúc và xử lý thông tin một cách hiệu quả;
suy nghĩ bằng cách sử dụng tiềm năng sáng tạo và trí tuệ của bạn.
Đây là một công cụ rất hay để giải quyết các vấn đề như thuyết trình, đưa ra quyết định, lập kế hoạch thời gian, ghi nhớ lượng lớn thông tin, động não, tự phân tích, phát triển các dự án phức tạp, đào tạo, phát triển cá nhân, v.v. 
Ứng dụng:
1. Trình bày:
trong thời gian ngắn hơn, bạn cung cấp nhiều thông tin hơn, trong khi bạn được hiểu và ghi nhớ tốt hơn;
tổ chức các cuộc họp và đàm phán kinh doanh.
2. Quy hoạch:
quản lý thời gian: lập kế hoạch ngày, tuần, tháng, năm...;
phát triển các dự án phức hợp, các hoạt động kinh doanh mới...
3. Động não:
nảy sinh ý tưởng mới, sáng tạo;
giải pháp tập thể cho các vấn đề phức tạp.
4. Ra quyết định:
một tầm nhìn rõ ràng về tất cả những ưu và nhược điểm;
một quyết định cân bằng và chu đáo hơn.
4. Kim tự tháp Franklin
Đây là một hệ thống lập kế hoạch được tạo sẵn giúp bạn quản lý thời gian một cách chính xác và đạt được mục tiêu của mình. Benjamin Franklin (1706-1790) - người Mỹ. tưới nước nhà hoạt động B. Franklin nổi bật bởi năng lực làm việc tuyệt vời và ý thức độc đáo về mục đích. Ở tuổi hai mươi, anh đã lập kế hoạch để đạt được mục tiêu của mình trong suốt quãng đời còn lại. Trong suốt cuộc đời mình, ông đã tuân theo kế hoạch này, lên kế hoạch rõ ràng cho mỗi ngày. Kế hoạch để đạt được mục tiêu của anh ấy được gọi là “Kim tự tháp Franklin” và trông giống như thế này: 
1. Nền tảng của kim tự tháp là những giá trị sống chủ yếu. Bạn có thể nói đây là câu trả lời cho câu hỏi: “Bạn đến thế giới này với sứ mệnh gì?” Bạn muốn nhận được gì từ cuộc sống? Bạn muốn để lại dấu ấn nào trên Trái đất? Có ý kiến cho rằng thậm chí không có 1% số người sống trên hành tinh suy nghĩ nghiêm túc về điều này. Nói cách khác, đây là một vectơ định hướng cho ước mơ của bạn.
2. Dựa trên các giá trị cuộc sống, mỗi người đều đặt ra mục tiêu toàn cầu cho mình. Anh ấy muốn trở thành ai trong cuộc đời này, anh ấy dự định đạt được điều gì?
3. Kế hoạch tổng thể để đạt được mục tiêu là việc xác định các mục tiêu trung gian cụ thể trên con đường đạt được mục tiêu toàn cầu.
4. Kế hoạch một ba, năm năm gọi là dài hạn. Ở đây điều quan trọng là phải xác định thời hạn chính xác.
5. Kế hoạch một tháng và kế hoạch một tuần là kế hoạch ngắn hạn. Càng chu đáo, bạn càng phân tích và điều chỉnh thường xuyên thì công việc sẽ càng hiệu quả.
6. Điểm cuối cùng để đạt được mục tiêu là lập kế hoạch hàng ngày.
5. Phương pháp ABCD
Phương pháp ABCD là một cách hiệu quả để ưu tiên các nhiệm vụ mà bạn có thể sử dụng hàng ngày. Phương pháp này đơn giản và hiệu quả đến mức nếu được sử dụng thường xuyên và thành thạo, nó có thể nâng bạn lên hàng những người năng suất và hiệu quả nhất trong lĩnh vực hoạt động của bạn.
Sức mạnh của phương pháp này nằm ở sự đơn giản của nó. Đây là cách nó hoạt động. Bạn bắt đầu bằng việc lập danh sách mọi việc bạn phải làm trong ngày sắp tới. Hãy suy nghĩ trên giấy.
Sau đó, bạn đặt chữ cái A, B, C, D hoặc D trước mỗi mục trong danh sách của mình.
Loại sự cố "A"được định nghĩa là điều quan trọng nhất tại một thời điểm nhất định, điều gì đó mà bạn phải làm nếu không sẽ gặp phải những hậu quả nghiêm trọng. Nhiệm vụ Loại A có thể là đến thăm một khách hàng quan trọng hoặc viết báo cáo cho sếp của bạn. Những nhiệm vụ này đại diện cho những “con ếch” trưởng thành thực sự trong cuộc đời bạn.
Nếu bạn có nhiều hơn một nhiệm vụ “A” trước mặt, bạn xếp chúng theo thứ tự ưu tiên bằng cách dán nhãn A-1, A-2, A-3, v.v. Nhiệm vụ A-1 là “con ếch” lớn nhất và xấu nhất trong số đó. tất cả những gì bạn phải giải quyết.
Loại sự cố "B"được xác định là việc bạn nên làm. Tuy nhiên, hậu quả trong trường hợp thực hiện hoặc không tuân thủ là khá nhẹ. Những nhiệm vụ như vậy chẳng khác gì những “con nòng nọc” trong cuộc đời bạn. Điều này có nghĩa là nếu bạn không làm công việc phù hợp thì sẽ có người không hài lòng hoặc gặp bất lợi, nhưng trong mọi trường hợp, mức độ quan trọng của những nhiệm vụ này không gần với mức độ của nhiệm vụ "A". Thực hiện cuộc gọi về một vấn đề ít khẩn cấp hơn hoặc xử lý các email tồn đọng có thể là bản chất của nhiệm vụ Loại B.
Quy tắc bạn nên tuân theo là: không bao giờ bắt đầu nhiệm vụ Loại B trong khi bạn vẫn còn nhiệm vụ A chưa hoàn thành. Đừng bao giờ để những “con nòng nọc” làm bạn phân tâm trong khi “con ếch” lớn đang chờ số phận bị ăn thịt!
Loại sự cố "B"được định nghĩa là một việc gì đó rất thú vị để làm, nhưng từ đó sẽ không có hậu quả gì cho dù bạn có làm việc đó hay không. Nhiệm vụ Loại B có thể là gọi điện cho bạn bè, uống một tách cà phê, ăn trưa với đồng nghiệp hoặc làm một số công việc cá nhân trong giờ làm việc. Những “sự kiện” kiểu này hoàn toàn không ảnh hưởng gì đến công việc của bạn.
Loại sự cố "G"được đánh giá là công việc mà bạn có thể giao cho người khác. Quy tắc trong trường hợp này là bạn nên ủy thác cho người khác mọi việc họ có thể, từ đó giải phóng thời gian cho bản thân để thực hiện những nhiệm vụ Loại A mà bạn và chỉ bạn mới có thể làm.
Loại sự cố "D"đại diện cho một công việc có thể được loại bỏ hoàn toàn khỏi danh sách việc cần làm của bạn. Đây có thể là một nhiệm vụ trước đây quan trọng nhưng giờ đây không còn phù hợp nữa, cho cả bạn và người khác. Thường thì đây là công việc bạn làm hàng ngày, do thói quen hoặc vì bạn thấy thích thú khi làm việc đó.
Sau khi bạn đã nộp đơn phương pháp ABCD vào danh sách việc cần làm hàng ngày của mình, bạn đã sắp xếp hoàn toàn công việc của mình và tạo tiền đề cho những nhiệm vụ quan trọng hơn được hoàn thành nhanh hơn.
Điều kiện quan trọng nhất để phương pháp ABCD thực sự hiệu quả với bạn là phải tuân thủ yêu cầu sau: bắt đầu nhiệm vụ A-1 ngay lập tức và sau đó thực hiện nó cho đến khi hoàn thành hoàn toàn. Hãy sử dụng sức mạnh ý chí của bạn để bắt đầu và tiếp tục thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn vào lúc này. Hãy tóm lấy “con ếch” lớn nhất của bạn và “ăn” nó không ngừng cho đến miếng cuối cùng.
Khả năng phân tích danh sách việc cần làm trong ngày của bạn và nêu bật nhiệm vụ A-1 sẽ đóng vai trò là điểm khởi đầu để đạt được thành công thực sự lớn trong các hoạt động của bạn, sẽ nâng cao lòng tự trọng của bạn, mang lại cho bạn lòng tự trọng và cảm giác tự tin. tự hào về thành tích của bạn.
Khi bạn có thói quen tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ quan trọng nhất của mình, tức là nhiệm vụ A-1 - nói cách khác là ăn “con ếch” chính của bạn - bạn sẽ học cách làm nhiều hơn gấp đôi, thậm chí gấp ba lần mọi người xung quanh bạn.
6. Ăn ếch trước
Chuyển từ khó sang dễ
Có lẽ bạn đã từng nghe câu hỏi này: "Làm thế nào bạn có thể ăn thịt một con voi?" Tất nhiên, câu trả lời là “từng phần một”. Bạn sẽ ăn “con ếch” lớn nhất và xấu xí nhất của mình như thế nào? Theo cách tương tự: bạn sẽ chia nó thành các hành động cụ thể từng bước và bắt đầu lại từ đầu.
Bắt đầu ngày làm việc của bạn với nhiệm vụ khó khăn nhất và hoàn thành nó nhanh nhất có thể. Nó sẽ giúp bạn nhận ra rằng bạn vẫn còn rất nhiều việc phải làm và thời gian trong ngày làm việc của bạn là có hạn. Làm việc khó nhất trước tiên sẽ mang lại cho bạn cảm giác hài lòng rất lớn. Hãy áp dụng quy tắc này mỗi ngày và bạn sẽ thấy mình nhận được bao nhiêu năng lượng cũng như ngày làm việc của bạn diễn ra hiệu quả như thế nào. Liên tục trì hoãn một nhiệm vụ có vấn đề cho đến cuối ngày có nghĩa là bạn sẽ vẫn suy nghĩ về nhiệm vụ này cả ngày và điều này sẽ khiến bạn không thể tập trung vào các nhiệm vụ khác! Ăn con ếch trước rồi mới tiến hành ăn con voi từng miếng một!
Công cụ lập kế hoạch thời gian
Lập kế hoạch trước mỗi ngày của bạn.
Thông qua việc lập kế hoạch chúng ta di chuyển
tương lai đến hiện tại và do đó chúng ta có
cơ hội để làm điều gì đó
về anh ấy bây giờ rồi
Alan Lakin
Các thế hệ “nhà quy hoạch” chính
Các công nghệ và phương tiện tổ chức thời gian làm việc ngày nay có thể được chia thành nhiều thế hệ - sự khác biệt ở đây là ở nguyên tắc ghi thông tin và công nghệ sử dụng.
Cho đến thế kỷ 20, việc lập kế hoạch thời gian làm việc được thực hiện bằng các phương pháp nguyên thủy: ghi nhớ, danh sách việc cần làm, v.v. Vào đầu thế kỷ trước, cùng với sự phát triển của kinh doanh, các công cụ mới trở nên phổ biến giúp người quản lý dễ dàng hơn để lên kế hoạch về thời gian.
Ý tưởng biến lịch gia đình thành lịch làm việc văn phòng nảy sinh từ thế kỷ 19 và được hiện thực hóa dưới dạng lịch để bàn vào năm 1870. Mỗi ngày, một trang lịch được phân bổ, trên đó ghi ngày, ngày, tháng và năm. Có không gian trống để ghi chú giúp bạn có thể ghi lại những ghi chú cần thiết: đàm phán, cuộc họp, chi phí, cuộc họp. Trong gần một thế kỷ, lịch để bàn là công cụ lập kế hoạch thời gian chính cho các nhà quản lý.
Kết quả của việc cải tiến lịch bàn là nhật ký và kế hoạch hàng tuần. Nhật ký là một cuốn lịch rời, liên tục dưới dạng một cuốn sổ ghi chú tiện lợi với nhiều định dạng khác nhau. Bạn có thể mang theo cuốn nhật ký khi đi họp và đi công tác.
Nhật ký hàng tuần thậm chí còn thuận tiện hơn cho người quản lý, trong đó người quản lý có thể lập kế hoạch cho tuần và ngày làm việc, theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ đã ghi, phân tích thời gian đã sử dụng (kể từ khi xuất hiện bảng phân tích hàng giờ trong ngày làm việc), hơn thế nữa nhanh chóng tìm kiếm thông tin (xét cho cùng thì giờ đây nó đã được nhóm thành 52 tuần chứ không phải 365 ngày). Vào những năm 80, lịch hàng tuần trên thực tế đã thay thế lịch để bàn và trở nên phổ biến đến mức chúng trở thành một phần trong phong cách kinh doanh của các doanh nghiệp.
Ý tưởng thiết kế kết hợp lịch, sổ ghi chú và danh bạ điện thoại trong một công cụ tiện lợi đã được thực hiện thành công vào năm 1921 dưới hình thức “tổ chức” (từ nhà tổ chức người Anh). Sự cải tiến tiếp theo của công cụ được thực hiện bằng cách thay đổi định dạng, thiết kế, chất lượng giấy và trang trí bên ngoài. Tại đây, các thiết bị lưu trữ thông tin và phương tiện kỹ thuật (lịch, sổ ghi chú, địa chỉ và danh bạ điện thoại, hộp đựng danh thiếp, bút, máy tính vi mô) đã được kết hợp trong một công cụ. Đồng thời, chưa có sự phân loại, hệ thống hóa hồ sơ rõ ràng.
Công cụ “quản lý thời gian” nổi tiếng được tạo ra ở Đan Mạch vào năm 1975. Nó triển khai ý tưởng lập kế hoạch có mục tiêu cho kết quả cá nhân dựa trên bộ phân loại tiêu chuẩn của các chức năng (“nhiệm vụ chính”) và công nghệ để triển khai các sự kiện toàn cầu (“nhiệm vụ voi”). Đồng thời, việc sử dụng “người quản lý thời gian” hóa ra chỉ được chấp nhận đối với những người có bản chất tổ chức và kỷ luật, đồng thời cũng yêu cầu chi phí tài chính đáng kể cho việc đào tạo và tiếp thu.
Tuy nhiên, tên của loại “người tổ chức” này – “người quản lý thời gian” – đã trở thành một từ quen thuộc và ngày nay biểu thị một cách tiếp cận chung về việc sử dụng tích cực thời gian như một nguồn lực quản lý.
Sự phát triển của tiến bộ khoa học và kỹ thuật trong những thập kỷ gần đây đã dẫn đến việc tạo ra các công cụ lập kế hoạch thời gian điện tử mới về cơ bản theo quan điểm công nghệ: máy tính xách tay điện tử, các chương trình dịch vụ khác nhau cho PC, điện thoại di động, điện thoại thông minh, v.v.
Các công nghệ quản lý thời gian hiện đại tốt nhất:
1.Trello là một ứng dụng web miễn phí để quản lý dự án theo nhóm nhỏ. Trello cho phép bạn làm việc hiệu quả và cộng tác nhiều hơn. Trello là tập hợp các bảng, danh sách và thẻ giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các dự án theo cách thú vị, linh hoạt và dễ thay đổi.
2. Evernote - dịch vụ web và bộ phần mềm tạo và lưu trữ ghi chú. Ghi chú có thể là một đoạn văn bản được định dạng, toàn bộ trang web, ảnh, tệp âm thanh hoặc ghi chú viết tay. Ghi chú cũng có thể chứa tệp đính kèm của các loại tệp khác. Ghi chú có thể được sắp xếp vào sổ ghi chép, dán nhãn, chỉnh sửa và xuất.
Xin chào tất cả các vị khách và độc giả thường xuyên. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn những bí quyết về cách quản lý để làm mọi việc và quản lý thời gian ở nhà nói chung là gì. Suy cho cùng, có lẽ nhiều bạn đã mệt mỏi với dòng công việc dồn dập không bao giờ kết thúc.
Đồng thời, sự mệt mỏi nói chung tích tụ, theo thời gian có nguy cơ phát triển thành trầm cảm nghiêm trọng. Hôm nay chúng ta hãy nói về cách làm mọi thứ mà không cảm thấy mình như một “con ngựa bị săn”.
Tại sao bạn cần quy hoạch nhà?
Tất nhiên, mục tiêu của mỗi người là khác nhau. Có người muốn dỡ bỏ lịch trình của mình để có thời gian giao tiếp với những người thân yêu, thư giãn và theo đuổi sở thích. Có người thường xuyên bận rộn dọn dẹp, nấu nướng, giặt giũ và vì lý do này mà đi làm muộn. Một số người cảm thấy mệt mỏi với “Ngày con chuột chũi” liên tục.
Đây là trạng thái mà mỗi ngày đều giống với ngày trước, nhưng đồng thời bạn không nhận được bất kỳ lợi nhuận nào và không đạt được mục tiêu của mình. Hệ thống quản lý nhà sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian một cách chính xác và hiệu quả để hoàn thành mọi việc!
Một kỹ thuật quản lý thời gian rất quan trọng và hiệu quả khác không chỉ là tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch mà còn phải phân tích những gì bạn đã làm. Điều này rất quan trọng để củng cố động lực của chính bạn và hiểu rằng bạn đang đi đúng hướng.
Sẽ không đủ nếu chỉ gạch bỏ tất cả công việc nhà vào cuối tuần. Phân tích danh sách, chia nó thành 3 nhóm:
- Tôi có thể khen ngợi bản thân vì điều gì?
- Tôi đã không làm được điều gì và tại sao?
- Tôi nên tập trung vào điều gì vào tuần tới?
Có rất nhiều cách quản lý thời gian, nhưng tất cả đều theo đuổi một mục tiêu: “Đạt được nhiều hơn và bớt mệt mỏi hơn!”
Quy tắc vàng cho việc quy hoạch nhà ở
- Bạn không cần phải viết một danh sách việc cần làm khổng lồ mà bạn sẽ không bao giờ có thể hoàn thành trong 1 ngày. Đây là cách quản lý thời gian không hiệu quả và sẽ dẫn đến mất động lực. Bạn có nhiều khả năng từ bỏ toàn bộ hệ thống kiểm soát thời gian vì mất niềm tin vào nó. Nghĩa là, nhiệm vụ quản lý thời gian hiệu quả nằm chính xác ở việc phân bổ thời gian hợp lý, nghĩa là khi đặt ra một nhiệm vụ, bạn cần hiểu rõ sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó. Đừng tự lừa dối bản thân và đừng “quăng” quá nhiều, khi đó chắc chắn bạn sẽ không còn thời gian cho bất cứ việc gì.
- Xếp hạng rõ ràng các công việc gia đình theo tầm quan trọng của chúng.
- Hãy chia một nhiệm vụ lớn chưa được hoàn thành trong nhiều tháng, thậm chí nhiều năm thành những phần nhỏ. Đây có thể là di chuyển, cải tạo, tổng vệ sinh, v.v.
- Kết hợp nhiều thứ cùng một lúc. (Hữu ích + siêu hữu ích, dễ chịu + hữu ích, dễ chịu + dễ chịu). Ví dụ, một người phụ nữ bị giằng xé giữa việc ủi quần áo, dọn dẹp, nhu cầu sắp xếp lại bản thân trước một sự kiện và mong muốn được thư giãn khi xem bộ phim truyền hình yêu thích của mình. Tại sao không tổ chức ngày của bạn theo cách mà bạn ủi đồ từ 12-13 giờ, trong khi bạn có thể bật loạt phim hoặc chương trình yêu thích của mình, sau đó đắp mặt nạ lên mặt, đồng thời làm sạch một chút.
- Xác định những kẻ lãng phí thời gian của bạn. Điều gì khiến bạn mất tập trung hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ công việc (TV, mạng xã hội, trò chuyện qua điện thoại)? Không cần thiết phải loại trừ họ khỏi cuộc sống của bạn mãi mãi. Nếu tất cả những điều nhỏ nhặt này mang lại cho bạn niềm vui, thì bạn chỉ cần dành một khoảng thời gian rõ ràng cho chúng. Có lẽ quy luật này sẽ hoàn toàn phù hợp với câu nói: “Đã làm xong việc thì hãy đi dạo!”
- Dành một ít thời gian cho công việc gia đình. Quy tắc này áp dụng cho những người rất bận rộn, dành 10-12 giờ tại nơi làm việc. Trong trường hợp này, dù bạn lên kế hoạch trong ngày như thế nào thì cũng không có 3-4 giờ để dọn dẹp, nấu nướng, giặt giũ và ủi quần áo. Vì vậy, đừng hành hạ bản thân và chỉ dành ra 30 phút. Chỉ định rằng vào thứ Hai bạn dành 30 phút trong phòng tắm, vào thứ Ba bạn là ủi đúng 30 phút? Thời gian này là không đủ - hãy chuyển thêm 30 phút ủi quần áo sang một ngày khác trong tuần, v.v. Điều này tốt hơn nhiều so với việc chỉ có một ngày nghỉ, ngồi thè lưỡi, dọn dẹp nhà cửa toàn cầu, đồng thời giặt giũ, ủi quần áo và nấu nướng cả tuần. Bạn sẽ nhận được gì sau một ngày nghỉ như vậy? Trầm cảm và mệt mỏi khủng khiếp!
Nhiều phụ nữ phàn nàn rằng việc nấu nướng khiến họ mất rất nhiều thời gian, nhưng đồng thời họ cũng lo lắng hàng ngày ở nơi làm việc rằng buổi tối cả nhà sẽ không có gì để ăn! Điều này cho thấy bạn không hiệu quả trong việc quản lý thời gian và chưa sắp xếp thời gian một cách chính xác.
Thậm chí còn có kiểu quản lý thời gian như tổ chức bữa ăn tại nhà. Tóm lại, bạn phải luôn lập thực đơn trong tuần. Dựa trên điều này, hãy mua hàng tạp hóa + suy nghĩ càng nhiều càng tốt vào cuối tuần những gì bạn có thể chuẩn bị từ thực đơn này. Và để không cảm thấy mình là “nạn nhân của cuộc sống gia đình”, bạn có thể kết hợp nấu ăn ngày chủ nhật trong tuần
Tôi quản lý để làm mọi thứ!
Nhiều người lần đầu tiên tiếp xúc với khái niệm “quản lý thời gian” mới mẻ và xa lạ sẽ tự động từ chối hệ thống quản lý thời gian như vậy. Giống như, tại sao tôi lại cần tất cả những hệ thống này, tôi đã có thời gian cho mọi thứ rồi!
Có thể, nhưng hãy nghĩ xem bạn có thể sử dụng tài nguyên của mình hiệu quả hơn đến mức nào. Bạn có thể học một công việc kinh doanh mới, học ngoại ngữ, nắm vững một số chuyên ngành hoặc đọc những cuốn sách thú vị hơn, tham dự các sự kiện văn hóa.
Đúng, bạn thực sự có thể làm được mọi thứ, nhưng với cái giá nào? Bạn mệt mỏi và về nhà chỉ với suy nghĩ muốn đi ngủ? Bạn hài lòng với bản thân, bạn đã làm mọi thứ theo cách này, nhưng đồng thời không có khoảnh khắc thú vị và tươi sáng nào trong ngày của bạn.
Đừng giới hạn cuộc sống của bạn chỉ với công việc gia đình. Một hệ thống quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp cuộc sống tươi sáng hơn và giúp bạn thoát khỏi sự mệt mỏi chung!
Hãy chắc chắn để nghỉ ngơi!
Đây là một quy tắc rất quan trọng nhưng nhiều người quên hoặc không coi trọng. Ý tôi không phải bây giờ là giấc mơ khi bạn mệt mỏi và tự động ôm người lên giường và dùng chút sức lực cuối cùng đặt đồng hồ báo thức.
Bây giờ tôi đang nói về việc nghỉ ngơi hợp lý; một trong những kiểu quản lý thời gian hiệu quả ở nhà sẽ giúp bạn phân bổ thời gian cho việc đó.
- Khi lập kế hoạch cho mỗi ngày, hãy nhớ tưởng tượng nguồn thời gian sẽ dành để hoàn thành nhiệm vụ.
- Phân định rõ ràng thời gian “làm việc” và thời gian nghỉ ngơi.
- Viết ra những loại kỳ nghỉ lý tưởng cho bạn. Đó có thể là đi xem phim, rạp hát, triển lãm, đọc một cuốn sách (mà bạn đã muốn đọc trong một năm), xem TV với người thân yêu, ăn tối ở quán cà phê, đi dạo trong công viên, đi dạo trong công viên. chuyến thăm của khách. Tại sao việc viết ra điều này lại quan trọng đến vậy? Để tránh cảm giác tương tự như “Ngày con chuột chũi” khét tiếng và để bạn có thể thấy rõ cuộc sống của mình có thể đa dạng hơn, tươi sáng hơn và phong phú hơn biết bao.
- Bây giờ bạn đã viết ra cách bạn muốn thư giãn, hãy lập một kế hoạch ngắn hạn. Hãy dành thời gian trong lịch trình hàng ngày của bạn để làm những gì bạn yêu thích. Đối với cuối tuần, hãy bao gồm những hoạt động cần nhiều thời gian hơn (rạp hát, rạp chiếu phim, đi dạo, dã ngoại). Và mỗi buổi tối, hãy dành ra 1-2 giờ để thư giãn (xem phim, đọc sách, uống trà cùng người thân, v.v.)
Những nhà tư vấn kinh doanh thành công dạy những điều cơ bản về quản lý thời gian hiệu quả khẳng định rằng không có kẻ thù nào tồi tệ hơn cho bản thân bạn ngoài sự mệt mỏi mãn tính! Không có gì làm chúng ta mất động lực, làm giảm hiệu suất và ngăn cản chúng ta đạt được mục tiêu như tình trạng mệt mỏi mãn tính. Vì vậy, hệ thống quản lý thời gian chính xác là nhằm mục đích giúp bạn loại bỏ cảm giác này.
Nói chung, chúng ta có thể nói rất lâu về việc quản lý thời gian hiệu quả, nhưng tốt hơn hết là bạn nên truy cập đào tạo quản lý thời gian , và bạn sẽ thấy cuộc sống của mình có thể tốt hơn thế nào.
Hãy chia sẻ trong phần nhận xét cách bạn lập kế hoạch công việc gia đình và hệ thống tương tự có giúp ích gì cho bạn trong cuộc sống không? Hãy đăng ký nếu bạn chưa đăng ký và hẹn gặp lại bạn lần sau!
Năng suất làm việc cao nhất có thể đạt được bằng cách lập một kế hoạch hành động chi tiết và nhất quán. Để thăng tiến thành công trên nấc thang sự nghiệp, bạn nên tuân thủ các nguyên tắc cơ bản về quản lý thời gian, dựa trên một số định đề, đó là:
Khả năng đặt mục tiêu chính xác;
khả năng xác định chính xác các ưu tiên trong cuộc sống;
thay đổi các công cụ lập kế hoạch;
phát triển những thói quen cần thiết.
Quản lý thời gian hiệu quả có nghĩa là mục tiêu phải cụ thể, thực tế, có thể đo lường được và có giới hạn. Khả năng xác định chính xác các ưu tiên trong cuộc sống nằm ở khả năng lựa chọn từ nhiều mục tiêu khác nhau, những mục tiêu quan trọng và quan trọng nhất vào lúc này.
Nguyên tắc quản lý là những sự thật cơ bản (hoặc những gì được coi là sự thật vào thời điểm hiện tại) mà trên đó toàn bộ hệ thống quản lý hoặc các bộ phận riêng lẻ của nó được xây dựng.
Các nguyên tắc xây dựng và tính logic của việc giới thiệu các tiêu chuẩn doanh nghiệp về tổ chức thời gian, như một cách mới để doanh nghiệp thực hiện quản lý thời gian (trái ngược với đào tạo truyền thống của doanh nghiệp về quản lý thời gian), bao gồm kế hoạch kết hợp các giai đoạn “tự nguyện” và “bắt buộc” việc thực hiện, mức độ hình thành các tiêu chuẩn cũng như các thành phần điển hình của tiêu chuẩn quản lý thời gian của doanh nghiệp được phát triển bởi Arkhangelsky G.A. vào năm 2005.
Giống như bất kỳ ngành khoa học nào, quản lý thời gian có những nguyên tắc nhất định làm cơ sở cho nó. Phần lớn, chúng ban đầu có tính chất thực tế, nhưng đã phát triển thành một phương pháp khoa học và phương pháp luận.
Nguyên tắc quan trọng nhất là nguyên tắc thiết thực, nghĩa là chỉ làm những gì bạn thực sự cần và không làm những gì bạn không cần.
“Tiêu tốn thời gian” của nhân viên là khá phổ biến: lãng phí quá nhiều thời gian vào các cuộc họp, tìm hiểu những điều nhỏ nhặt, bàn làm việc ngổn ngang giấy tờ, hệ thống hồ sơ công việc khó hiểu, liên tục bị gián đoạn (cuộc gọi, cuộc trò chuyện). Những vấn đề này ở văn phòng này sang văn phòng khác đều giống nhau, nhưng đôi khi trong quá trình đào tạo hoặc hội thảo, những ý tưởng thú vị sẽ nảy sinh, sau đó bén rễ và trở thành tiêu chuẩn. Ví dụ: hệ thống cờ, trong đó cờ đỏ trên bàn có nghĩa là “bận” và gợi ý rằng nhân viên không nên bị gián đoạn công việc, ngoại trừ những vấn đề khẩn cấp. Đôi khi nhân viên của công ty cần phải tạo ra “ngôn ngữ” của riêng mình trong công ty, khi các khái niệm mơ hồ về “hôm nay”, “ngày mai”, “vào buổi tối” và “sớm” có nghĩa là một thời gian cụ thể (hôm nay - cho đến 18:00) , điều này giúp tránh được nhiều vấn đề.
quy hoạch– Nguyên tắc thứ hai về quản lý thời gian, theo đó cần dành 40% thời gian để dự phòng trong những trường hợp bất khả kháng, bất khả kháng.
Nguyên tắc thứ ba là gộp các vụ án nhỏ thành một và chia vụ án lớn thành nhiều vụ, do đó mỗi vụ án phải có thời lượng từ 30-90 phút.
Nguyên tắc thứ tư yêu cầu nghỉ ngơi năm phút sau mỗi giờ làm việc.
Nguyên tắc thứ năm là sử dụng các vùng chú ý để tổ chức nơi làm việc: trung tâm, gần và xa.
Nguyên tắc thứ sáu dạy chúng ta phải làm những việc quan trọng nhất trước tiên, bắt đầu ngày mới bằng những công việc khó khăn, khó chịu nhất.
Nguyên tắc thứ bảy yêu cầu phân loại mọi công việc của bạn thành 4 loại: khẩn cấp và quan trọng, không khẩn cấp và quan trọng, khẩn cấp và không quan trọng, không khẩn cấp và không quan trọng. Chỉ cần thực hiện hai loại nhiệm vụ đầu tiên và các nhiệm vụ khác có thể được ủy quyền, hoàn thành sau hoặc bỏ qua.
Thiếu thời gian đúng hơn là một vấn đề tâm lý - một người không đủ tự tin vào bản thân, không có ý tưởng rõ ràng về mục tiêu của mình, không có khả năng đặt ra các ưu tiên nên không có đủ thời gian cho bất cứ việc gì. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết lập các ưu tiên của mình một cách chính xác. Ma trận Eisenhower (xem Phụ lục 1), hay Nguyên tắc Eisenhower, là một kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên, việc sử dụng ma trận này cho phép bạn làm nổi bật những vấn đề quan trọng và quan trọng cũng như quyết định nên làm gì với những vấn đề còn lại. Người ta tin rằng chính Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight Eisenhower là người đã đề xuất nó và biến nó thành tiêu chuẩn trong công việc của mình. Eisenhower đã xác định 4 loại trường hợp sau dựa trên tiêu chí về tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp:
A) Quan trọng và khẩn cấp. Bạn cần phải làm điều đó ngay lập tức nếu bạn gặp phải những vấn đề như vậy.
B) Quan trọng và không khẩn cấp. Những trường hợp “xúc phạm” nhất, vi phạm nhiều nhất đều liên quan đến sự phát triển của bản thân, đào tạo nhân viên,… Thông thường, các trường hợp loại A xuất hiện do bỏ bê các trường hợp loại B.
C) Không quan trọng và khẩn cấp. Những thứ này thích giả dạng những thứ A. Bản chất của con người là nhầm lẫn giữa sự cấp bách và tầm quan trọng: anh ta tự động coi bất cứ điều gì khẩn cấp đều quan trọng. Về cơ bản, chính các vấn đề C tạo ra bầu không khí quản lý khủng hoảng và hỗn loạn liên tục trong các công ty.
D) Không quan trọng và không khẩn cấp. Những thứ này cần phải được “tài trợ trên cơ sở còn lại”. Nhưng họ thường dễ chịu và thú vị nên bắt đầu ngày làm việc cùng họ, giết chết những giờ làm việc tốt nhất cùng họ.
Nguyên tắc thứ tám là bạn chỉ nên làm những việc mà bạn thấy hứng thú - đây là dấu hiệu cho thấy tính chuyên nghiệp của bạn: có tổ chức về thời gian và không gian.
Tính thời gian là một phương pháp nghiên cứu việc sử dụng thời gian bằng cách ghi lại và đo lường thời lượng của các hành động được thực hiện. Đề cập đến truyền thống gia đình trong lịch sử phát triển quản lý thời gian. Việc tính thời gian cho phép bạn tiến hành “kiểm tra” và “kiểm kê” thời gian cũng như xác định “thời gian hao hụt”. Để theo dõi thời gian, bạn nên ghi lại tất cả các hoạt động của mình với độ chính xác 5-10 phút trong ít nhất hai tuần.
Danh sách việc cần làm là nguyên tắc để xây dựng danh sách các hành động đã được lên kế hoạch. Nó cho phép bạn không giữ nhiều nhiệm vụ đã lên kế hoạch trong đầu và không quên ngay cả những điều nhỏ nhặt. Bạn chỉ cần nhớ rằng tốt hơn là nên lập danh sách cho tương lai gần chứ không phải lâu dài.
Biểu đồ Gantt (xem Phụ lục 2) là một trong những cách thuận tiện và phổ biến nhất để biểu thị thời gian hoàn thành nhiệm vụ bằng đồ họa. Mỗi dòng trong sơ đồ thể hiện một quá trình được xếp chồng lên nhau theo thang thời gian. Các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ tạo nên kế hoạch được đặt theo chiều dọc và dòng thời gian được đặt theo chiều ngang. Điểm bắt đầu, kết thúc và độ dài của phân đoạn trên thang thời gian tương ứng với điểm bắt đầu, kết thúc và thời lượng của nhiệm vụ. Một số biểu đồ Gantt cũng hiển thị sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Có thể dùng sơ đồ để thể hiện hiện trạng tiến độ công việc: phần hình chữ nhật tương ứng với nhiệm vụ được tô màu, biểu thị tỷ lệ hoàn thành của nhiệm vụ; một đường thẳng đứng tương ứng với thời điểm “hôm nay” được hiển thị. Biểu đồ Gantt cho phép bạn:
Xem và đánh giá trực quan trình tự nhiệm vụ và thời lượng tương đối của chúng;
So sánh tiến độ thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch và thực tế;
Phân tích chi tiết tiến độ thực tế của nhiệm vụ. Biểu đồ hiển thị các khoảng thời gian trong đó tác vụ: được thực thi, bị tạm dừng, được trả lại để sửa đổi, v.v.
Nguyên tắc Pareto, theo đó 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả, 80% nỗ lực còn lại chỉ tạo ra 20% kết quả. Khi áp dụng vào quản lý thời gian, nguyên tắc này nghe có vẻ như “20% công việc và thời gian sử dụng tạo ra 80% kết quả, còn 80% công việc và thời gian sử dụng chỉ tạo ra 20% kết quả. Nguyên tắc này nêu rõ rằng cần phải nêu bật 20% nhiệm vụ mang lại kết quả tối đa và bắt đầu với chúng.