يتم انعكاس نفقات السفر في محاسبة المنظمة على أساس تقرير مسبق. كقاعدة عامة، نفقات السفرتنعكس من خلال الإدخالات في حسابات تكاليف الإنتاج، نظرًا لأن رحلة العمل هي رحلة إلى أغراض الإنتاج.
توثيق رحلة عمل
الشرط المطلوبالتوجيهات في رحلة عمل هي أمر كتابي من صاحب العمل (المادة 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). في الأساس، هذا أمر سيتم إرساله في رحلة عمل، ولكن قد يكون هناك مستند آخر. لم يتم إنشاء النموذج، لذلك يمكن للمؤسسة إنشاء نموذج مستند خاص بها، أو يمكنها استخدام نموذج موحد - رقم T-9. من الضروري الإشارة إلى مكان ومدة والغرض من رحلة العمل. تم إلغاء شهادة السفر والمهمة الرسمية، ولكن يمكن للمنظمة استخدام هذه النماذج من الوثائق أو إثبات خاص بها في قانون محلي، وكذلك تأسيس غيرها الوثائق المطلوبةعلى سبيل المثال، نموذج لتقدير نفقات السفر. في نفس القانون المحلي، من الضروري تحديد مبلغ البدل اليومي، ويمكنك وضع حد لنفقات المعيشة، وكذلك الإشارة إلى نفقات السفر الأخرى.
الدفع مقدما
الشرط الإلزامي للإرسال في رحلة عمل هو إصدار دفعة مقدمة. جاء ذلك في الفقرة 10 من اللوائح الخاصة بتفاصيل إرسال الموظفين في رحلات عمل، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749 (المشار إليه فيما يلي باسم اللوائح). لم يتم تحديد متى يجب سداد الدفعة المقدمة. لكن قم بإخراجها من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية نقدييعد الإبلاغ عن نفقات السفر ضروريًا قبل مغادرة الموظف في رحلة عمل. التحويل إلى بطاقة مصرفية ممكن.
لم يتم تحديد كيفية حساب التقدم. من الناحية العملية، يتم احتساب البدلات اليومية على أساس مدة رحلة العمل، وكذلك مع الأخذ في الاعتبار التكاليف التقريبية للسفر والإقامة، إذا كان الموظف يدفع لهم بشكل مستقل.
إذا تم إصدار الأموال نقدًا من مكتب النقد بالشركة، فإن الترحيل عند إصدار سلفة لتغطية نفقات السفر سيكون:
في حالة التحويل إلى بطاقة الموظف:
في حالة ظهور نفقات إضافية تم الاتفاق عليها مع صاحب العمل، أو تم تمديد رحلة العمل، يجب على الموظف تحويل الأموال، وهو ما يتبع من البند 10 من اللائحة، حيث أن الموظف غير ملزم بإنفاق أموال شخصية لحملها الخروج بمهمة رسمية
وفي هذه الحالة يمكن أن ينعكس المبلغ المطلوب دفعه في الأمر، مما يشير إلى أن هذه زيادة في المبلغ المقدم.
البدل اليومي
عن كل يوم يقضيه في رحلة عمل، يتعين على العامل المعين دفع البدل اليومي. في الوقت نفسه، يتم دفع البدلات اليومية أيضًا لعطلات نهاية الأسبوع و العطل، وقت السفر، فترة العجز عن العمل في رحلة عمل (الفقرة 3، البند 11، البند 25 من اللائحة). لا يقتصر الموظف على كيفية صرف البدل اليومي، فلا داعي للإبلاغ عن هذه النفقات.
لا يحدد التشريع مقدار البدل اليومي؛ فالمنظمة تحدده بشكل مستقل في قانون محلي.
لدفع البدل اليومي للموظف، من الضروري تحديد مبلغه بشكل صحيح اعتمادا على المدة الفعلية لرحلة العمل.
لا يتم تأكيد البدل اليومي بالمستندات، ولكن يجب تأكيد فترة رحلة العمل. وينص البند 7 من اللائحة على أنه يتم تأكيد ذلك من خلال وثائق السفر، وإذا لم تكن متوفرة، فمن خلال وثائق السكن المستأجر. في حالة عدم توفر هذه المستندات، يجب على الموظف تقديم تأكيد من الطرف المستقبل يوضح تاريخ الوصول والمغادرة من مكان رحلة العمل. لم يتم تحديد شكل هذه الوثيقة، بل يتم تقديمها بأي شكل من الأشكال، في شكل مذكرة أو وثيقة أخرى. تمت الإشارة إلى ذلك أيضًا في خطاب روسترود بتاريخ 19 أكتوبر 2015 رقم 2450-6-1.
مصاريف السفر الأخرى
لكن وزارة المالية تتخذ موقفا مختلفا، معتقدة أنه إذا تم تمييز تكلفة الطعام في التذكرة كخط منفصل، فلن تؤخذ هذه التكاليف في الاعتبار عند حساب ضريبة الدخل (خطاب من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 20 مايو 2015 رقم 03-03-06/2/28976).
انعكاس نفقات السفر في المحاسبة
يعتمد الإبلاغ عن نفقات رحلة العمل على الغرض من الرحلة.
إذا تم إرسال موظف في رحلة عمل، على سبيل المثال، لأداء عمل بموجب عقد مع عميل وتنعكس الخدمات المقدمة للعميل في الحساب 20، فستنعكس نفقات رحلة العمل عن طريق الترحيل:
إذا كانت رحلة العمل مرتبطة ببيع البضائع، فسوف تنعكس محاسبة نفقات السفر في الترحيل:
إن رحلة العمل المرتبطة بشراء عقار تزيد من قيمتها وتنعكس في نشر:
إذا كان من الضروري إرسال موظف في رحلة عمل لإرجاع عيب، فينعكس ما يلي في السجلات:
إذا كانت إحدى المؤسسات تطبق نظامًا ضريبيًا عامًا وتم فرض ضريبة القيمة المضافة كجزء من نفقات رحلة العمل، فستبدو الإدخالات المحاسبية لنفقات السفر كما يلي:
Dt19 Kt71 - تؤخذ بعين الاعتبار ضريبة القيمة المضافة على نفقات السفر؛
Dt68 "حسابات ضريبة القيمة المضافة" Kt19 - تم إنتاجه خصم الضرائبعلى أساس الفواتير.
مصاريف السفر في العقد مع العميل
غالبًا ما تشترط الأطراف أن يتم دفع نفقات سفر موظفي المنظمة المنفذة بشكل منفصل بناءً على التكاليف الفعلية، وغالبًا ما تطرح أسئلة حول كيفية ترتيب ذلك.
تجدر الإشارة إلى أنه يمكن إرسال موظفيك فقط في رحلة عمل، وبالتالي فإن الإشارة إلى عمال الطرف الثالث في اتفاقية رحلة العمل لا تعني أنه يمكن للعميل أن يعكس هذه التكاليف كمصاريف سفر. ومحاسبة نفقات السفر من قبل منظمة العملاء في في هذه الحالةلم يتم تنفيذه، سيكون هذا هو الدفع مقابل خدمات المنظمة المنفذة. من المستحسن الإشارة في العقد إلى أن هذه النفقات قابلة للاسترداد أو جزء متغير من تكلفة الخدمات، والتي يتم حسابها على أساس تكاليف السفر الفعلية لموظفي المقاول، وكذلك النص على ما إذا كان من الضروري تقديم نسخ من المستندات والمواعيد النهائية. يعد تسجيل نفقات السفر ضروريًا للعميل فقط للتحقق من تكلفتها، ولكن ليس للتفكير في المحاسبة. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه إذا قام المقاول بتطبيق نظام الضرائب العام، فيجب فرض ضريبة القيمة المضافة على تكلفة الخدمات المستردة (خطاب وزارة المالية بتاريخ 22 أبريل 2015 رقم 22989-07-11/03).
إذا كان العميل منظمة أجنبية، فإن أراضي الاتحاد الروسي غير معترف بها كمكان لتقديم الخدمات وتكلفة الخدمات لا تخضع لضريبة القيمة المضافة، وبالتالي فإن النفقات المعادة لا تخضع لضريبة القيمة المضافة، لأنها جزء من التكلفة الإجمالية للخدمات. اعتمادًا على شروط العقد، يمكن اعتبار رحلة العمل لموظفي المقاول بمثابة خدمة مساعدة لا تخضع للضريبة وفقًا للفقرة 3 من الفن. 148 قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
ميزات المحاسبة عن النفقات في رحلة عمل أجنبية
عند إرسال الموظف في رحلة عمل إلى الخارج، يجب مراعاة عدة ميزات.
الفرق الكبير هو تحديد مقدار البدل اليومي. يتغير مقدار البدل اليومي لفترة رحلة العمل (البند 17 من اللوائح): عند السفر داخل روسيا، يتم دفع البدل اليومي بالمبلغ المحدد لرحلات العمل المحلية، وعلى أراضي الدول الأجنبية - بالمبلغ أنشئت لرحلات العمل إلى هذه الولاية. في القانون المحلي، يمكن تحديد البدلات اليومية إما بنفس المبلغ لجميع رحلات العمل الأجنبية، بغض النظر عن البلد، أو اعتمادًا على الولاية.
يمكن إصدار البدل اليومي والنفقات الأخرى بالعملة الأجنبية. تتم المحاسبة عن نفقات السفر بالعملة الأجنبية بالروبل.
في يوم المغادرة من روسيا، يجب دفع البدل اليومي وفقًا لمعايير السفر عبر الأراضي الأجنبية، وعند العودة - وفقًا لمعايير رحلات العمل الروسية المحلية (البند 18 من اللوائح). يتم تحديد تاريخ عبور الحدود من خلال الطوابع الموجودة في جواز السفر. إذا غادر الموظف وعاد في نفس اليوم، فسيتم دفع البدل اليومي بمبلغ 50٪ من المعيار المحدد لرحلة عمل إلى هذه الولاية.
من وجهة نظر محاسبية ولتحديد الحساب الذي تنسب إليه تكاليف رحلة العمل، لا يهم ما إذا كانت رحلة العمل داخل أراضي الاتحاد الروسي أو في الخارج.
بالإضافة إلى ذلك، عند السفر إلى الخارج، يتم تعويض تكاليف الحصول على جواز السفر الأجنبي والتأشيرة والمستندات الأخرى اللازمة لرحلة العمل والمدفوعات والرسوم (البند 23 من اللائحة).
سيكون انعكاس نتائج رحلة عمل أجنبية في المحاسبة مشابهًا لرحلة عمل في الاتحاد الروسي، كما سيتم شطب نفقات السفر اعتمادًا على الغرض من الرحلة. ولكن نظرًا لحقيقة أن النفقات يتم تكبدها بالعملة الأجنبية، ستكون هناك تفاصيل فيما يتعلق بالاعتراف وتحويل العملة إلى الروبل.
إذا تم إصدار بدلات السفر بالروبل، فيجب تحويل النفقات المتكبدة بالعملة الأجنبية عن طريق التحويل المصرفي (باستخدام بطاقة الروبل الخاصة بالموظف) إلى روبل بالسعر الذي كان ساريًا في تاريخ الدفع. إذا تم إصدار بدل السفر نقدًا، فسيتم قبول سعر تحويل الروبل بناءً على شهادة شراء العملة. في حالة عدم وجود مثل هذه الشهادة، يتم قبول سعر الصرف في تاريخ إصدار الدفعة المقدمة بالروبل للموظف (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 21 يناير 2016 رقم 03-03-06/1 /2059).
لأغراض المحاسبة الضريبية لنفقات السفر، سيكون تاريخ النفقات هو تاريخ الموافقة على التقرير المسبق (البند 5، البند 7، المادة 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).
إذا تم إصدار السلفة بالعملة الأجنبية، فسيتم إعادة حساب الدين إلى روبل بسعر الصرف في تاريخ إصدار السلفة ولا يتم إعادة حساب الأموال (البند 10 من PBU 3/2006).
تقرير تقدم الموظف
يتم تحديد الموعد النهائي لتقديم تقرير عن المبالغ التي تم إنفاقها في رحلة عمل بموجب البند 26 من لوائح سفر العمل - ثلاثة أيام عمل بعد العودة من رحلة عمل.
يمكن تطوير نموذج تقرير المصروفات والموافقة عليه من قبل المنظمة، ولكن يمكن استخدامه شكل موحد AO-1. يجب إرفاق المستندات التي تؤكد النفقات بالتقرير المسبق. واستنادا إلى الوثائق المقدمة، يتم تسجيل نفقات السفر في عام 2016.
إذا أنفق الموظف مبلغًا أكبر من الدفعة المقدمة الصادرة، ووافقت الإدارة على التقرير المسبق، فيجب عليه دفع النفقات الزائدة.
إذا بلغت نفقات السفر الفعلية للموظف مبلغًا أقل من المبلغ المقدم مسبقًا، أو لم يتم تقديم المستندات الداعمة، فيجب على الموظف إيداع المبلغ غير المنفق في السجل النقدي أو في الحساب الجاري للشركة. وبالإضافة إلى ذلك، يحق لصاحب العمل أن يحجب السلفة غير المنفقة من أجورموظف (المادة 137 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
عند إرجاع دفعة مقدمة غير منفقة لتغطية نفقات السفر، تبدو الإدخالات كما يلي على النحو التالي:
50 دينارا 71 - دفع الأجير الرصيد غير المستعمل من السلفة إلى صندوق النقد؛
51 خ71 د.ت - إيداع الأجير الرصيد غير المستعمل من السلفة في الحساب الجاري؛
70 د.ط 71 – يقتطع رصيد السلفة من راتب الأجير.
ولكن لا يجوز الخصم إلا إذا لم يمر أكثر من شهر ولم يعترض الموظف على الخصم. في خلاف ذلكسيتعين على صاحب العمل الذهاب إلى المحكمة لإعادة السلفة.
مصاريف السفر هي النفقات التي يتكبدها شخص مسؤول على حساب المؤسسة. في هذه المقالة سننظر في كيفية حساب هذه النفقات في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.
التزام صاحب العمل هو سداد نفقات سفر العمل. جاء ذلك في المادة 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي واللوائح المتعلقة بخصائص إرسال الموظفين في رحلات عمل، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749.
رحلة العمل هي رحلة يقوم بها الموظف بأمر من صاحب العمل لمدة زمنية معينة للقيام بمهمة رسمية خارج مكان العمل الدائم.
قبل إرسال الموظف في رحلة عمل، يتم منحه سلفة نقدية.
أساس حساب ودفع السلفة للموظف هو وثيقتان داخليتان:
- أمر أو تعليمات من المدير لإرسال موظف الشركة في رحلة عمل، والتي تشير إلى الاسم الكامل للموظف ومدة الرحلة والغرض منها (لأداء مهمة عمل)؛
- قرار مكتوب من المدير بشأن سفر الموظف في رحلة عمل باستخدام وسائل النقل الرسمية أو الشخصية (إذا تم قبوله).
يتم احتساب السلفة على أساس التكاليف التالية:
- تكلفة تذاكر السفر من وإلى رحلة العمل؛
- الدفع مقابل الإقامة في الفندق؛
- البدل اليومي لكل يوم تقضيه في رحلة عمل؛
- مصاريف أخرى حسب ما تسمح به الإدارة.
البدل اليومي هو أنواع منفصلةالنفقات، فهي لا تعتمد على تكاليف السفر والسكن.
لا توجد قيود قانونية على مقدار البدل اليومي. يحق للمنظمات التجارية تحديد حجمها من خلال قانونها الداخلي.
ومع ذلك، هناك حد يجب فوقه حساب ضريبة الدخل الشخصي وحجبها عن الموظف. في عام 2017، كان الحد الأقصى هو 700 روبل يوميًا لرحلات العمل داخل روسيا و2500 روبل لرحلات العمل إلى الخارج.
تم تطبيق نفس الحدود منذ عام 2017 عند دفع أقساط التأمين (البند 2 من المادة 422 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي).
يجب دفع البدل اليومي لجميع الأيام التي تقضيها في رحلة عمل، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والعطلات غير الرسمية، بالإضافة إلى أيام الطريق والتوقف القسري (البند 11 من اللوائح المتعلقة بتفاصيل إرسال الموظفين في رحلات عمل، المعتمدة من قبل مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749). لا تحتاج إلى تقديم أي مستندات تؤكد بدلك اليومي.
يتم إصدار السلفة نقدًا من خلال مكتب النقد بالشركة أو عن طريق التحويل إلى بطاقة مصرفية. في غضون 3 أيام بعد العودة إلى مكان دائمالعمل، يجب على الموظف إبلاغ قسم المحاسبة بالأموال المستلمة.
يرجى ملاحظة أنه في عام 2017، بناءً على مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 ديسمبر 2014 رقم 1595، لا يتعين عليك إصدار شهادة سفر ومهمة رسمية.
بالنسبة للتقرير، يقدم الموظف تقريرًا مسبقًا، في النموذج AO-1 أو في نموذج تم تطويره بشكل مستقل بواسطة المؤسسة. يتم إرفاق المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة (التذاكر، وثائق الفندق، الشيكات، وما إلى ذلك) بالتقرير.
إذا تم السفر من وإلى رحلة العمل بواسطة وسائل النقل الشخصية أو الرسمية، فيجب عليك تقديم ذلك مذكرة, بوليصة الشحنوالتي يتم بموجبها حساب المسافة المقطوعة وإرفاق الفواتير والإيصالات الخاصة بشراء الوقود. وينبغي أن تنعكس إمكانية سداد هذه النفقات في السياسات المحاسبية للمنظمة.
تقوم الشركات التي تستخدم النظام الضريبي المبسط ("الدخل مطروحًا منه النفقات") بحساب نفقات السفر بنفس الطريقة المتبعة مع النظام المشترك، وقبولها كمصروفات.
لكن التاريخ الذي يتم فيه إدراج مبالغ سفر العمل في النفقات قد يختلف.
يتم الاعتراف بمصروفات النظام الضريبي المبسط عند دفعها. إذا حصل الموظف على سلفة، فسوف تنعكس مصاريف السفر هذه في مصاريف النظام الضريبي المبسط اعتبارًا من تاريخ الموافقة على التقرير المسبق، بشرط تقديم المستندات الأولية الداعمة.
رحلة العمل هي رحلة يقوم بها الموظف بأمر من رئيس المنظمة لفترة زمنية معينة لأداء مهمة رسمية (تكليف) خارج مكان عمله الدائم.
يتم تحديد الإجراء العام لإرسال الموظفين في رحلات عمل وفقًا لقواعد المواد 166-168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي والمرسوم الحكومي الصادر في 13 أكتوبر. 08 رقم 749. (تعليمات وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية للمجلس المركزي لنقابات العمال لعموم روسيا رقم 62 بتاريخ 04/07/1988 "في رحلات العمل الرسمية داخل اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية" يمكن تطبيقها إذا لم تتعارض مع أحكام أخرى وثائق).
وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، يجوز تحديد الحد الأقصى لمدة رحلات العمل بموجب اتفاقية جماعية، عقد العملأو المحلية الفعل المعياري(أمر، أمر الرأس)
طوال فترة وجوده في رحلة عمل، يحتفظ الموظف بمتوسط \u200b\u200bالراتب.
يتم إضفاء الطابع الرسمي على المهمة في رحلة عمل باستخدام نموذج موحد من الوثائق المحاسبية الأولية، والتي تمت الموافقة عليها بقرار لجنة الإحصاء الحكومية رقم 1. وتشمل هذه:
1) أمر (تعليمات) بشأن إرسال العمال في رحلة عمل F رقم T-9 أو T-9a.
2) شهادة سفر F رقم T-10.
3) تكليف رسمي بالإرسال في رحلة عمل وتقرير عن تنفيذها نموذج T-10a
قبل المغادرة، يُمنح الموظف سلفة نقدية، لتحديد المبلغ الذي يتم تقدير نفقات السفر به في قسم المحاسبة. يتم تعويض الموظف النفقات المتكبدة فعلا والموثقةالمتعلقة برحلات العمل، والتي تشمل:
نفقات السفر، بما في ذلك قسط التأمين للتأمين الشخصي الإلزامي للركاب في وسائل النقل، ودفع تكاليف خدمات إصدار وثائق السفر وتوفير الفراش في القطارات؛
نفقات استئجار المباني السكنية؛
النفقات الإضافية المرتبطة بالعيش خارج مكان الإقامة الدائمة (بدل يومي)؛
النفقات الأخرى التي يتكبدها الموظف بإذن من رئيس المنظمة.
يتم تحديد إجراءات ومبلغ سداد هذه النفقات بموجب اتفاقية جماعية أو لوائح محلية.
في المحاسبة، تنعكس النفقات المرتبطة برحلات العمل بالكامل كمصروفات.
بالنسبة لبعض نفقات السفر، هناك اعتبارات محاسبية للأغراض الضريبية.
المحاسبة عن نفقات السفر للأغراض الضريبية
|
أنواع نفقات السفر |
للأغراض الضريبية |
|
|
ضريبة الدخل الشخصي |
ضريبة الدخل |
|
|
البدل اليومي |
مقبولة بكميات لا تزيد عن 700 روبل. عن كل يوم من رحلة عمل داخل الاتحاد الروسي وما لا يزيد عن 2500 روبل. في كل مرة تكون فيها في رحلة عمل إلى الخارج |
مقبول بالمبلغ الكامل المعتمد بموجب الاتفاقية الجماعية أو اللوائح المحلية |
|
مصاريف إيجار المباني السكنية |
في حالة عدم وجود أدلة مستندية على نفقات إيجار السكنمقبولة بمبالغ لا تزيد عن 700 روبل. عن كل يوم من رحلة عمل داخل الاتحاد الروسي وما لا يزيد عن 2500 روبل. في كل مرة تكون فيها في رحلة عمل إلى الخارج |
مقبولة بالمبلغ الكامل للتكاليف المتكبدة فعلياً والموثقة |
بعد العودة من رحلة عمل، يقوم الشخص المسؤول بإعداد تقرير عن العمل المنجز، أيها القط. يتم تقديمها إلى قسم المحاسبة مع شهادة سفر وتقرير مسبق.
يقوم قسم المحاسبة بالتحقق من توفر المستندات الداعمة التي تؤكد نفقات السفر:
وثائق السفر
وثائق استئجار المباني السكنية
النفقات المرتبطة برحلات العمل، كقاعدة عامة، هي نفقات للأنشطة العادية وتنعكس في الحساب 26.
إذا كان الغرض من رحلة العمل هو شراء عقار، فسيتم تضمين نفقات السفر في الزيادة في قيمته. (د08،10،41 –ك71)
يتم إضفاء الطابع الرسمي على إرسال الموظف في رحلة عمل إلى الخارج من خلال أمر ومهمة رسمية. وكقاعدة عامة، لا يتم إصدار شهادة السفر. يتم تأكيد الوقت الذي تقضيه في رحلة عمل من خلال علامات في البلد الأجنبي. جواز سفر. نسخة من جواز السفر الأجنبي مرفقة بالتقرير المسبق. جوازات السفر.
يتم استلام العملة الأجنبية لرحلات العمل إلى الخارج في مكتب النقد بالمؤسسة من حساب حالي بالعملة الأجنبية. لإجراء محاسبة منفصلة للمعاملات بالعملة الأجنبية، يجب فتح حساب فرعي خاص "أمين الصندوق بالعملة الأجنبية" لحساب "مكتب النقد".
يتم تعويض الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل إلى الخارج عن النفقات الفعلية والموثقة للسفر وإيجار السكن والبدل اليومي بالروبل والعملة الأجنبية، بالإضافة إلى عدد من النفقات الإضافية:
نفقات الحصول على جواز السفر الأجنبي والتأشيرة ووثائق السفر الأخرى؛
الرسوم القنصلية ورسوم المطار الإلزامية؛
رسوم حق الدخول أو عبور المركبات الآلية؛
نفقات الحصول على التأمين الصحي الإلزامي؛
المدفوعات أو الرسوم الإلزامية الأخرى.
الدفع للموظف البدل اليومي بالعملة الأجنبيةعندما يتم إرسال موظف في رحلة عمل خارج أراضي الاتحاد الروسي، بالمبالغ التي تحددها الاتفاقية الجماعية أو اللوائح المحلية.
خلال فترة وجود الموظف على الطريق، يتم دفع البدلات اليومية:
عند السفر عبر أراضي الاتحاد الروسي - بالطريقة والمبلغ الذي تحدده الاتفاقية الجماعية أو اللوائح المحلية لرحلات العمل داخل أراضي الاتحاد الروسي؛
عند السفر عبر أراضي دولة أجنبية - بالطريقة والمبلغ الذي تحدده اتفاقية جماعية أو اللوائح المحلية لرحلات العمل على أراضي الدول الأجنبية؛
يتم دفع يوم عبور الحدود عند الذهاب في رحلة عمل من أراضي الاتحاد الروسي بالعملة الأجنبية، ويتم دفع يوم عبور الحدود عند العودة من رحلة عمل إلى أراضي الاتحاد الروسي بالروبل.
بالنسبة للمحاسبة المنفصلة للتسويات مع الموظفين في رحلات العمل الأجنبية، يجب فتح حساب فرعي "التسويات مع الأشخاص المسؤولين بالعملة الأجنبية" في الحساب 71.
عند سداد المدفوعات لرحلات العمل الأجنبية، قد تنشأ فروق في أسعار الصرف.
مثال: 1)صدر على حساب مصاريف السفر (42 روبل/يورو × 1000 يورو)
D71-K50 42000 رور
2) تم تقديم تقرير مسبق (40 روبل / يورو × 1000 يورو) D26-K71 40.000 روبل
3) ينعكس فرق سعر الصرف السلبي (40 روبل/يورو - 42 روبل/يورو) × 1000 يورو
إذا غادر موظفو الشركة مدينتهم للقيام بمهام رسمية، فإنهم يتلقون أموالاً من مكتب النقد لتغطية نفقات السفر. ثم يقوم قسم المحاسبة باستلام تقرير المسافر. ومن المفيد للمحاسبين أن يتعلموا كيفية التحقق من هذا التقرير وتشغيله محاسبةوعدم دفع ضرائب إضافية، سواء اعتبرت جميع النفقات مبررة ومدفوعة للموظف.
ما هي نفقات السفر؟
غالبًا ما يضطر العمال إلى السفر إلى مناطق أخرى لتلبية احتياجات العمل. مثل هذه الرحلات (رحلات العمل) منصوص عليها في القانون (المادة 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) وتتطلب إكمال مهام محددة. لا ينطبق مفهوم رحلة العمل على العمال المستأجرين، الذي يتضمن نوع نشاطه وظيفة دائمةعلى الطريق (سائقي النقل بين المدن، الموصلات، إلخ).
فن. 167 من قانون العمل في الاتحاد الروسي يضمن تعويض صاحب العمل للموظف عن تلك النفقات المرتبطة برحلة عمل.
وفقًا لتشريعات العمل (المادة 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، يجب على الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل أن يدفع:
- نفقات السفر من وإلى رحلة العمل؛
- نفقات استئجار المباني السكنية، على سبيل المثال، دفع تكاليف الإقامة في الفنادق؛
- النفقات الإضافية المرتبطة بالعيش خارج مكان الإقامة الدائمة (بدل يومي)؛
- النفقات الأخرى التي يتحملها الموظف بإذن أو علم صاحب العمل.
تشمل النفقات الإضافية، على سبيل المثال، نفقات الطعام في المقهى، والسفر في وسائل النقل العام محليةحيث تم إرسال الموظف، ودفع خدمات سيارات الأجرة. ويشمل ذلك أيضًا نفقات خدمات الاتصالات. وينبغي إيلاء اهتمام خاص للاتفاق بين الموظف المعين وصاحب العمل بشأن نفقات الترفيه.
يُلزم القانون الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل بالحصول على سلفة من ماكينة تسجيل النقد لدفع نفقات الرحلة. ومن المهم أن يتم دفع كافة نفقات الموظف من قبل قسم المحاسبة بناء على الشيكات والإيصالات المقدمة منه.
بعد عودته من رحلة عمل، الموظف في الداخل ثلاثة عمالأيام، يقوم بإعداد تقرير يقوم بموجبه صاحب العمل بمحاسبة نفقات الموظف المعين. إذا أنفق الموظف أمواله الشخصية على نفقات سفر مبررة وموثقة، فسوف يقوم قسم المحاسبة بإعادة هذه الأموال إلى الشخص. وإذا لم يتم توثيق كامل مبلغ سلفة السفر الصادرة من مكتب النقد، يقوم الموظف بإرجاع الرصيد غير المنفق إلى مكتب النقد أو سيتم خصم هذا المبلغ من راتبه التالي.
يتم تحديد مبلغ البدل اليومي لرحلات العمل من قبل صاحب العمل بشكل مستقل.ومن الواضح أن هذا المبلغ يجب أن يكون له ما يبرره اقتصاديا.
لا يوجد معيار واحد لنفقات السفر اليومية التي ستكون إلزامية لجميع المنظمات في عام 2018. ومع ذلك، يحدد القانون الحد الأقصى لمبلغ البدل اليومي، والذي لن يخضع لضريبة الدخل الشخصي للموظف: لرحلات العمل داخل روسيا 700 روبل يوميًا، ولرحلات العمل إلى الخارج - 2500 روبل.
فيديو: مصاريف السفر
ما هي الحسابات المحاسبية المستخدمة في الترحيلات عندما تعكس نفقات السفر؟
وفقًا للإجراء المعمول به، قبل المغادرة في رحلة عمل، يتلقى الموظف في مكتب النقد المبلغ المطلوب دفعه مقابل نفقات السفر وفقًا لنموذج أمر النفقات رقم KO-2 (). يقوم محاسب صاحب العمل بإعداد الوثيقة، ويوقع الموظف على استلام الأموال.
يتم توثيق الدفعة المقدمة الصادرة لتغطية نفقات السفر في أمر إيصال نقدي
المزيد والمزيد على نطاق واسعتلقي مدفوعات غير نقدية من المنظمات لموظفيها. لا ينطبق هذا على الرواتب فحسب، بل ينطبق أيضًا على تحويل المبالغ الخاضعة للمساءلة، بما في ذلك بدلات السفر، إلى بطاقات رواتب الموظفين (خطاب من وزارة المالية في الاتحاد الروسي، وزارة الخزانة في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 سبتمبر 2013 رقم 02- 03-10/37209 رقم 42-7.4-05/5.2-554).
من الحكمة فتح بطاقة مصرفية للشركة باسم الموظف، والتي يمكن أن تقيد فيها سلفة لتغطية نفقات السفر. يعد هذا مناسبًا بشكل خاص للموظفين الذين غالبًا ما يذهبون في رحلات عمل.
عند عودته من رحلة عمل، يقوم الموظف بإعداد تقرير مسبق وتقديمه (النموذج رقم AO-1). يجب أن يتم عرض جميع نفقات المسافر التجاري على الجانب الخلفي منها. تنعكس البدلات اليومية في سطر منفصل.تنعكس النفقات الأخرى (دفع ثمن تذكرة، دفع ثمن غرفة في فندق أو سكن مستأجر، وما إلى ذلك) على أساس التذاكر والشيكات والإيصالات المرفقة، المنفذة بشكل صحيح. يجب أن تمتثل هذه الوثائق لأحكام الفن. 252 قانون الضرائب للاتحاد الروسي. وبخلاف ذلك، سيكون من المستحيل على الموظف المعين تأكيد النفقات. على الرغم من أن في حالات خاصة(على سبيل المثال، في حالة فقدان تذكرة السكك الحديدية)، يتم تقديم هذا التعويض عمليًا وفقًا لخوارزمية منفصلة مع إعداد التقارير وإرفاق الشهادات من منظمة النقل التي تبرر التكاليف.
عند تقديمه إلى قسم المحاسبة يتم توقيع التقرير المسبق من قبل المسافر (المسؤول)، ثم يظهر على المستند توقيع المحاسب الذي قام بتدقيق التقرير. بعد ذلك يتم توقيع التقرير من قبل كبير المحاسبين واعتماده من قبل المدير.
إذا لم يستخدم الموظف العائد من رحلة عمل جزءا من الدفعة المقدمة، فهو ملزم بإعادة المبلغ المتبقي إلى أمين الصندوق.
ويمكن خصم هذا المبلغ من الراتب التالي للموظف. إذا لم يكن لدى الموظف الذي كان في رحلة عمل دفعة مقدمة كافية لتغطية النفقات المعقولة وأنفق أمواله الخاصة، فسوف يعوضه صاحب العمل عن هذه النفقات.
لحساب التسويات في رحلات العمل، يتم استخدام الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين"، حيث يعكس الخصم مبالغ سلفة السفر الصادرة، ويعكس الائتمان نفقات الموظف المُرسل.
| الجدول: إدخالات التعويض عن نفقات السفر | دَين | ائتمان |
| 71 | 50 | المعاملة المحاسبية |
| 71 | 51 | صدر كتقرير عن رحلة عمل. |
| 55 | 51 | بدل السفر مدرج على بطاقة الراتب. |
| 71 | 55 | تحويل الدفعة المقدمة إلى بطاقة خاصة بالشركة. |
| 50 | 71 | انعكاس نفقات المسافر من بطاقة خاصة. |
| 70 | 71 | وأعيدت المبالغ غير المنفقة من سلفة السفر إلى مكتب النقد. |
| 71 | 50 | حصل الموظف على مبلغ يساوي الأموال الشخصية التي تم إنفاقها بشكل معقول في رحلة عمل. |
لا يجوز لصاحب العمل اعتبار بعض النفقات الواردة في التقرير المسبق مبررة. ويتم حجب هذه المبالغ من راتب الموظف، أو يقوم الموظف بشكل مستقل بتعويض مبلغ النفقات غير المعترف بها.
الجدول: إدخالات مبالغ النفقات غير المعقولة
في المحاسبة، يبدأ فحص تقرير المسافر بالتأكد من صحة حساب البدل اليومي. يتم ضرب المبلغ اليومي لبدل الإقامة بعدد أيام رحلة العمل. تتضمن هذه الأيام دائمًا يوم المغادرة ويوم الوصول. ويتم التحقق من هذه التواريخ باستخدام التذاكر المرفقة بالتقرير.
لا يهم وقت المغادرة ووصول وسائل النقل.
إذا غادر القطار يوم 17 يناير الساعة 23:50، فيجب اعتبار يوم 17 يناير يوم المغادرة في رحلة عمل مع بدل يومي مدفوع لهذا اليوم (حتى لو كان الموظف في العمل أثناء النهار). وأيضًا، سيتم اعتبار يوم الوصول من رحلة عمل (مع دفع البدل اليومي) هو اليوم الذي وصل فيه قطار مسافر العمل، على سبيل المثال، الساعة 2 صباحًا.
يتم دفع أجر العامل المنشور عن جميع أيام السفر
يجب أيضًا دفع البدلات اليومية لعطلات نهاية الأسبوع والعطلات التي تحدث أثناء رحلة العمل، وكذلك لأيام الطريق. لا يتأثر دفع البدل اليومي بإدراج تكلفة الطعام في سعر التذكرة (كتاب وزارة المالية بتاريخ 2 مارس 2017 رقم 03-03-07/11901).
يتم تحميل النفقات على تلك الحسابات المحاسبية التي تعكس الغرض من عمل الموظف في رحلة عمل.
إذا تم تسليط الضوء على ضريبة القيمة المضافة بشكل صحيح في المستندات المرفقة بتقرير النفقات (في الفواتير، في نماذج التقارير الصارمة)، فسيتم تحميل ضريبة القيمة المضافة على هذه المستندات على الحساب 19 وتقديمها إلى الميزانية للخصم.
يتم تعويض تكلفة وثيقة السفر (طائرة أو حافلة أو قطار) من قبل صاحب العمل.عادة، يتم الاتفاق على اختيار فئة النقل من قبل الموظف المسافر مع الإدارة، حيث أن تكلفة التذكرة تعتمد على فئة النقل.
يتم الاتفاق على مدة رحلة العمل بشكل مستقل من قبل صاحب العمل والموظف ويتم تبريرها بأمر من المدير، ولم تعد شهادة السفر مطلوبة منذ عام 2015 (مرسوم حكومي بتاريخ 29 ديسمبر 2014).
الجدول: إدخالات النفقات المحاسبية للموظف المعار
| الجدول: إدخالات التعويض عن نفقات السفر | دَين | أنواع النفقات |
| 20 (23, 25, 26, 29) | 71 | النشاط الرئيسي للشركة هو الإنتاج (يعتمد حساب الميزانية العمومية على نوع نشاط مسافر العمل والمهمة لرحلة العمل). |
| 44 | 71 | النشاط الرئيسي لشركة تجارية. |
| 08 | 71 | الغرض من رحلة العمل هو شراء و/أو تسليم أصول ثابتة جديدة. |
| 10 | 71 | يتم إرسال الموظف في رحلة عمل لشراء المواد وقطع الغيار وما إلى ذلك. |
| 28 | 71 | نقل المنتجات المعيبة أو إصلاحات الضمان. |
| 19 | 71 | تخصيص ضريبة القيمة المضافة حسب المستندات المرفقة بالتقرير المسبق. |
| 68.ضريبة القيمة المضافة | 19 | يتم المطالبة بضريبة القيمة المضافة للخصم. |
إذا تم دفع تكاليف سفر مسافر العمل مباشرة من قبل صاحب العمل، فيجب استلام التذكرة على الحساب 50.3 "أمين الصندوق. المستندات النقدية".
الجدول: معاملات دفع وثائق السفر
المحاسبة الضريبية لنفقات السفر
لا يصنف التشريع الضريبي الروسي المبالغ المستلمة من صاحب العمل لتغطية نفقات رحلة العمل على أنها دخل الموظف المعين، وبالتالي لا يتم تضمين هذه المبالغ في القاعدة الضريبية لضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين (البند 2 من المادة 422 من قانون الضرائب) للاتحاد الروسي والبند 3 من المادة 217 قانون الضرائب للاتحاد الروسي).
تشمل هذه المبالغ غير الخاضعة للضريبة نفقات السفر الموثقة من موقع الشركة إلى نقطة رحلة العمل والعودة، بالإضافة إلى جميع النفقات المعقولة المرتبطة بهذا السفر (بطاقات الصعود إلى الطائرة، خدمات المطار، رسوم الأمتعة).
تشمل المبالغ غير الخاضعة للضريبة أيضًا النفقات في المنطقة التي تم إرسال الموظف فيها. ويشمل ذلك شيكات الفندق وشيكات الدفع مقابل خدمات الاتصالات.
لا تخضع البدلات اليومية للضريبة أيضًا، ولكن هناك حد أقصى غير خاضع للضريبة: 700 روبل يوميًا في الاتحاد الروسي و2500 روبل لرحلة عمل خارج الاتحاد الروسي.
ينطبق هذا القيد على كل من ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين (البند 2 من المادة 422 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). الاستثناء من هذا الحد من البدلات اليومية هو اشتراكات التأمين الاجتماعي "للإصابات" - بالنسبة لهم يعتبر كامل مبلغ البدل اليومي المحدد في المنظمة غير خاضع للضريبة (خطاب FSS رقم 14-03-11/08-13985 بتاريخ نوفمبر 17, 2011).
على غرار البدل اليومي، يتم تطبيق ضريبة الدخل الشخصي على مدفوعات استئجار المباني السكنية في حالة عدم تقديم المستندات (لا يزيد عن 700 روبل يوميًا في الاتحاد الروسي ولا يزيد عن 2500 روبل في الخارج). المبلغ بأكمله لا يخضع لأقساط التأمين. كجزء من النفقات لحساب ضريبة الدخل، فإنها تأخذ في الاعتباربالكامل
نفقات السفر الفعلية (البند 12، البند 1، المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي)، بما في ذلك البدلات اليومية. وينبغي تصنيف هذه التكاليف على أنها نفقات عامة.
الأساس العام لقبول خصم ضريبة القيمة المضافة هو وجود فاتورة. بالنسبة لنفقات السفر، يمكنك قبول مستندات أخرى بقيمة ضريبة القيمة المضافة المحددة، على سبيل المثال، تذاكر السكك الحديدية (البند 1 من المادة 172 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).
من 01/01/2017 الخدمات السكك الحديديةيخضع نقل الركاب لضريبة القيمة المضافة بنسبة 0٪ (البند 9.3، البند 1، المادة 164 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي)، وبالتالي، يمكن خصم ضريبة القيمة المضافة من الدفع مقابل استخدام الفراش.
إذا تم تخصيص ضريبة القيمة المضافة على التذكرة كمبلغ واحد لرسوم استخدام الفراش وخدمات الطعام، فلا يمكن خصم ضريبة القيمة المضافة (خطاب وزارة المالية بتاريخ 6 أكتوبر 2016 رقم 03-07-11/58108). وسينعكس هذا المبلغ في نفقات الشركة، ولا يخضع لضريبة الدخل.
فيديو: تأكيد نفقات السفر
مثال على المحاسبة والمحاسبة الضريبية لنفقات السفر
مدير د. يعمل بتروف في شركة Alpha LLC في ساراتوف. تم إرسال بتروف في رحلة عمل إلى موسكو بأمر من مدير شركة Alpha LLC بتاريخ 15 يناير 2018 للتفاوض وتوقيع اتفاقية مع المورد.
في شركة Alpha LLC، بأمر من المدير، يتم تحديد مبلغ البدل اليومي لرحلات عمل الموظفين بمبلغ 1000 روبل يوميًا.
حصل بيتروف على دفعة مقدمة قدرها 13400 روبل على أساس النفقات التالية:
- الأجرة من ساراتوف إلى موسكو والعودة - 5200 * 2 = 10400 روبل؛
19 يناير د. قدم بيتروف تقريرًا مسبقًا إلى قسم المحاسبة في شركة Alpha LLC، والذي يعكس النفقات التالية:
- تذكرة السفر من ساراتوف إلى موسكو 5145 روبل شاملة. خدمات إضافية(أغطية السرير) 218 روبل؛
- تذكرة السفر من موسكو إلى ساراتوف 5145 روبل، بما في ذلك الخدمات الإضافية (أغطية السرير) 218 روبل؛
- البدل اليومي لمدة ثلاثة أيام هو 1000 * 3 = 3000 روبل.
المبلغ الإجمالي للنفقات الفعلية لـ D.V. بتروفا وفقا للتقرير المسبق بلغت 13290 روبل.
يحتوي تقرير بيتروف المسبق على إدخالات محاسبية لحساب النفقات التي قام بها في رحلة عمل
الجانب العكسي لتقرير نفقات D.V تعكس بتروفا كل نوع من أنواع النفقات مع الإشارة إلى المستندات المرفقة (تذكرتي قطار).
يوضح تقرير بيتروف المسبق (الجانب الخلفي) مقدار النفقات
المبلغ الخاضع للضريبة لضريبة القيمة المضافة في نفقات بتروف هو فقط تكلفة الاستخدام أغطية السريرفي القطارات بمبلغ 218 * 2 = 436 روبل. مبلغ ضريبة القيمة المضافة هو 436 /118 * 18 = 66.51 روبل.
لتغطية نفقات السفر د. قام محاسب بيتروف بإدخال القيود المحاسبية.
الجدول: إدخالات النفقات المحاسبية للموظف المنشور
| مجموع | الجدول: إدخالات التعويض عن نفقات السفر | دَين | عملية |
| 13 400 | 71 | 50 | تم إصدار سلفة لرحلة عمل إلى بيتروف مقابل تقرير من ماكينة تسجيل النقد. |
| 10223,49 | 26 | 71 | تم شطب مصاريف التذاكر باستثناء ضريبة القيمة المضافة. |
| 66,51 | 19 | 71 | تم تخصيص ضريبة القيمة المضافة بنسبة 18% للتكاليف الإضافية لاستخدام الفراش في تذاكر قطار بيتروف. |
| 66,51 | 68.ضريبة القيمة المضافة | 19 | يتم عرض ضريبة القيمة المضافة المخصصة على المصاريف الإضافية للخصم. |
| 3000 | 26 | 71 | تم شطب البدل اليومي لبتروف كنفقات بالكامل. |
| 117 | 71 | 68.NDFL | ضريبة الدخل الشخصي المستحقة على البدلات اليومية التي تزيد عن 700 روبل في اليوم ((1000 – 700) روبل * 3 * 13٪ = 117 روبل). |
| 110 | 50 | 71 | أعاد بيتروف المبالغ غير المنفقة إلى أمين الصندوق. |
بعد العودة من رحلة عمل، يقوم الموظف بإبلاغ صاحب العمل عن نفقاته. يجب أن يعرف المحاسب التقرير الذي تم إعداده بشكل صحيح، وكيفية عكس النفقات في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.
إذا تم التخطيط لرحلة العمل مسبقًا وكانت جزءًا من خطة السفر، فيمكن للموظف كتابة طلب للحصول على سلفة على نفقات العمل. وتشمل هذه الإقامة والسفر من وإلى رحلة العمل والوجبات. وهذه هي النفقات التي يجب عليه الإبلاغ عنها عند عودته إلى مكان عمله.
عزيزي القراء! المقال يتحدث عن الطرق القياسيةحلول للقضايا القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:
يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.
إنه سريع و مجانا!
بعد تجميع تقرير عن رحلة العمل، يتم الإشارة إلى المبلغ النهائي للأموال التي تم إنفاقها. إذا كان المبلغ أكبر من الدفعة المقدمة يجب على قسم المحاسبة تحويل الفرق. لتقليل التكاليف، يجب على الموظف إيداع الأموال في السجل النقدي.
التقرير المسبق هو إحدى الوثائق التي ينظم القانون إعدادها بشكل واضح. يتم إعداده بواسطة الموظف المعين كتأكيد لجميع النفقات المتكبدة أثناء رحلة العمل.
ويجب تقديم المستندات الأصلية للنفقات إلى قسم المحاسبة معها. في الخطوط العريضة العامةتقرير النفقات هو مستند يسرد نفقات السفر.
هل هو مطلوب؟
الغرض من المستند المسبق هو تأكيد إنفاق السلفة الصادرة قبل الرحلة أو استلام الأموال التي تم إنفاقها بعد الرحلة. ويترتب على ذلك أن إعداد التقرير إلزامي.
الأفعال القانونية:
- المادة 252، الفقرة 1 من المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي: نفقات السفر هي نفقات الإنتاج والمبيعات المتعلقة بالنفقات الأخرى.
- المادة 313، المادة 314 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي: يجب تأكيد المعلومات بالوثائق الأولية. يتضمن هذا أيضًا تقرير رحلة العمل. وبدون ذلك، يكون من المستحيل تأكيد النفقات المتكبدة، بما في ذلك السلف المقدمة للموظف. يتم احتساب المصروفات حسب تاريخ إصدار التقرير.
التقرير المسبق هو أساس المحاسبة:
- تحويل الأموال لتغطية نفقات الأعمال؛
- تأكيد النفقات المالية عند إصدار الأموال مقدمًا قبل رحلة العمل.
كيفية ملء تقرير مسبق لرحلة عمل 2019؟
يعد تقرير رحلة العمل هو المرحلة النهائية من الإجراء بأكمله: من الإعداد إلى عودة الموظف.
يجب أن يؤكد التقرير الذي تم إعداده بشكل صحيح النفقات المالية، والتي بدورها تؤثر على الضرائب.
يجب أن يقوم الموظف الذي تم إرساله في رحلة عمل بإعداد تقرير مسبق. وبعد الانتهاء يتم إرساله إلى قسم المحاسبة للتحقق منه.
في المرحلة النهائية، يتم توقيع الوثيقة من قبل المدير. يتم إدراج الأموال المنفقة (في حالة عدم وجود سلفة) أو الفرق إذا كانت النفقات أكبر من السلفة.
متطلبات الوثيقة
كيف يتم إعداد التقرير المسبق بشكل صحيح بحيث يتم قبوله أثناء التدقيق الضريبي؟
التقرير هو وثيقة إبلاغ صارمة. يتم تعبئتها حسب النموذج رقم AO-1 وتستخدم لحساب الأموال التي تم صرفها للمسافر.
يتم تحرير الوثيقة في نسخة واحدة على الورق أو تعبئتها إلكترونيًا.
لاحظ أن في شكل جديدالنموذج، لم يظهر إلا السطور: إيصال من المحاسب يفيد باستلام التقرير من الموظف. بقية الوثيقة لم تخضع لأية تغييرات.
النموذج والأقسام
كيفية ملئه بشكل صحيح:
- وجه:يتم ملء البيانات الشخصية للموظف، ووثيقة تؤكد إصدار الأموال، ومعلومات عن السلفة السابقة.
- الجانب العكسي:يشار إلى تواريخ النفقات ورقم المستند والاسم والمبالغ والمستندات التي تؤكد المعاملات (الأعمدة 1-6).
يجب توثيق جميع النفقات. قائمة الوثائق مبينة أدناه. ويجب تخزينها ولصقها على قطعة ورق منفصلة مقاس A4 عند وصولها.
سيعتمد المبلغ المستحق بشكل مباشر على الإيصالات والإيصالات المقدمة.
ملء العينة (مثال)
مثال على إعداد تقرير مسبق لرحلة عمل 2019:
مثال لملء تقرير مسبق ومن يوقع ويوافق؟
يجب أن يتم توقيع كل وثيقة من قبل الشخص الذي يكملها. فقط بعد ذلك يمكن نقل التقرير إلى قسم المحاسبة. إنها تتحقق من ملؤها بشكل صحيح.
يجب على رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين وضع توقيعهم على الوثيقة. فقط بعد ذلك يمكن تحويل الأموال التي دفعها الموظف بشكل مستقل.
مواعيد الاستحقاق
بعد الوصول من رحلة عمل، يجب على الموظف إعداد تقرير مسبق وتقديمه في غضون 3 أيام.
الوثائق المصاحبة
أنشأ القرار رقم 749 الصادر في 13 أكتوبر 2008 مجموعة معينة من وثائق السفر:
- شهادة السفر عينة ثابتة. تصدر لكل رحلة عمل في الاتحاد الروسي. النموذج مؤرخ ومختوم وموقع عند المغادرة من المنظمة. يقوم الطرف المستقبل بوضع الختم والتوقيع وتاريخ الدخول، وكذلك بالنسبة للمغادرة. عند عودة الموظف يقوم قسم المحاسبة بإدخال تاريخ الوصول.
- الشيكات والإيصالات والتأكيد.
- الإيصالات والتذاكر – جميع النفقات المرتبطة بالسفر من وإلى موقع رحلة العمل (تذاكر القطار، التأمين على الحياة أثناء السفر، إيصالات رسوم الطرق، وما إلى ذلك)
- ، تمت الموافقة عليه من قبل المدير.
- النفقات الأخرى المتعلقة بسفر العمل.
يجب إكمال جميع المستندات وفقًا لذلك. عند إرفاقها بتقرير النفقات، يتم لصق كل مستند على ورقة مقاس A4 باستخدام الغراء.
في حالة مخالفة المتطلبات أو فقدان المستندات الأصلية المحددة في التقرير، يحق لقسم المحاسبة عدم دفع النفقات التي تكبدها الموظف. وفي حالات الدخول، سيكشف التدقيق الضريبي عن المخالفة ويفرض غرامة.
يجب على قسم المحاسبة مراجعة المستندات التي يقدمها الموظف بعناية للتأكد من نفقاته.
الأكثر شيوعا هو إيصال نقدي.
إذا لم يوضح المنتج الذي تم شراؤه، فيجب تزويده بإيصال أو إيصال المبيعات.
أنواع المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة:
- إيصال نقدي— مطلوب أثناء التدقيق الضريبي، يؤكد حقيقة الدفع. عند تخزين الإيصال، يجب عليك الامتثال قواعد معينة. إذا تعرضت للبلل أو بقيت في الشمس لفترة طويلة، فقد تختفي المعلومات. ولا يمكن ربط هذا الشيك بسداد النفقات. تعمل بعض المنظمات بدون ماكينة تسجيل نقدي أو تقوم فقط بطباعة المبلغ الإجمالي على إيصال النقد. في هذه الحالات، يجب عليك طلب إيصال المبيعات.
- إيصال المبيعات- يشير وصف تفصيليالمعاملة التجارية والكمية والسعر والمبلغ الإجمالي واسم المنظمة والتاريخ والتوقيع ومنصب الشخص الذي يملأها. يتم إرفاق التقرير المسبق مع إيصال النقدية. وفي حالة عدم وجود الأخير، يجب أن يحمل رئيس الوزراء ختم المنظمة البائعة. يرجى ملاحظة أن المبلغ والتاريخ الموجود في إيصال المبيعات يجب أن يتطابق مع الإيصال النقدي.
- نماذج الإبلاغ الصارمة. يجب أن تشير الوثيقة إلى اسم وتفاصيل الكيان القانوني والمعاملة التجارية والسعر والمبلغ والتاريخ والمنصب وتوقيع الشخص الذي أكملها.
منشورات
- 71 - "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" (ينطبق على الحسابات النشطة والسلبية)؛
- 70 - "التسويات مع الموظفين مقابل الأجور"؛
- 51 - "الحساب الجاري"؛
- 50 - "مكتب النقد"؛
- 94- "نقص وخسائر المؤسسة".
عند الموافقة على التقرير، تبدو المعاملات كما يلي:
- عند إصدار السلفة:يقوم المحاسب بإعداد السجل النقدي وإصدار الأموال. عند الاستلام، يقوم الموظف بالتوقيع على المادة الاستهلاكية. Dt71-Kt50
- عند تحويل الأموال من الحساب الجاري إلى الحساب الجاري للموظف:يتم تجميع الأسلاك Dt71-Kt51. وفي هذه الحالة يتم إصداره أمر الدفعإلى البنك. تأكيد استلام الأموال هو كشف حساب بنكي.
- تم إصدار الأموال ويجب إغلاق المبلغ.وهذا ممكن بعد وصول الموظف من رحلة عمل وتأكيد النفقات بالوثائق ذات الصلة. الترحيلات: Dt10-Kt71 – شراء المواد، Dt41-Kt71 – شراء البضائع، Dt20-Kt71، Dt26-Kt71، Dt44-Kt71 – التجارة أو نشاط الإنتاجالشركات.
- عندما يكون مبلغ الأموال المنفقة أكبر من المبلغ الصادر، يتم إجراء معاملة عكسية ويتم إرجاع الأموال إلى مكتب النقد.
- يتم إصدار PKO: Dt50-Kt71 أو Dt51-Kt71 (للحساب الجاري).إذا كانت الدفعة المقدمة لرحلة عمل غير كافية، يتم تحويل الأموال إلى الموظف من السجل النقدي.
- يتم إصدار RKO: Dt71-Kt50 أو Dt71-Kt51 (من الحساب الجاري). في حالة فقدان الموظف لشيكات أو إنفاق أموال عليهالأهداف الشخصية
التي لا تتعلق برحلة عمل، يتم وضع القيد التالي: Dt94-Kt71 - يتم شطب الأموال الواردة من الشخص المبلغ باعتبارها عجز في الشركة. Dt70-Kt94 – يجب خصم مبلغ النقص من راتب الموظف الذي لم يتمكن من الإبلاغ عن السلفة.
الفروق الدقيقة في الصياغة عند السفر إلى الخارج
يعد تسجيل الموظف في الإجراء أكثر تعقيدًا إلى حد ما مما هو عليه في روسيا.
- النفقات الأساسية عند السفر إلى الخارج: . يتم تحديد الحجم من قبل المنظمة بشكل مستقل وثابت. المبلغ الذي يصل إلى 2500 روبل / يوم لا يخضع لضريبة الدخل الشخصي. لذلك تتوقف المنظمات عادة عند هذا المبلغ. قبل عبور الحدود مع بلد أجنبيوعند العودة، حجمها يساوي الحد الأقصى الممكن على أراضي الاتحاد الروسي. التوصيات: عند تحديد النفقات، يجب التركيز على تكلفة المعيشة في البلد المضيف.
- نفقات السفر- يتم دفع الدفع إلى الوجهة بشكل منفصل. يتم تضمين السفر في جميع أنحاء المدينة بسيارة الأجرة أو الحافلة في بعض الأحيان في نفقات السفر.
- نفقات المعيشة- فندق، فندق. يجب أن تكون أي نفقات مدعومة بالإيصالات والفواتير والشيكات.
- تسجيل جواز السفر والتأشيرة— نفقات واجب الدولة، يمكن شطب المشاورات مع المتخصصين كنفقات سفر.
- النفقات الأخرى:الرسوم والضرائب، عبور المركبات.
تتم معالجة رحلة العمل الأجنبية بشكل مشابه لرحلة العمل في روسيا. يتم إصدار أمر بإرسال الموظف في رحلة عمل. يشير إلى رقم وتاريخ الطلب والاسم الأخير والاسم الأول واسم الموظف والمنصب والوجهة (مع البلد) والغرض من الرحلة.
لا يتم إصدار شهادة السفر. يتم تسجيل تاريخ المغادرة والوصول في جواز السفر. عند الوصول، يقوم الموظف بإعداد تقرير مسبق وإرفاق المستندات التي تؤكد النفقات. يتم إرجاع الأموال الزائدة إلى الحساب الجاري للمنظمة. وفي حالة الإفراط في الإنفاق، يقوم قسم المحاسبة بإصدارها للموظف.
وهكذا، نظرنا في كيفية إعداد تقرير النفقات. يتم إصدارها بعد كل رحلة عمل مصحوبة بالنفقات.
يجب على الموظف إكماله خلال 3 أيام من العودة. يقوم قسم المحاسبة بالتحقق من صحة التسجيل ورفعه للمدير للاعتماد. بعد توقيع المدير، يتم تحويل الأموال إلى الموظف إذا تجاوزت النفقات الدفعة المقدمة.
ولو كان التقدم المزيد من الاستهلاكيجب على الموظف إعادتها إلى مكتب النقد بالشركة. إذا كان لا يريد ذلك، فإن قسم المحاسبة يشطبه بالقوة من الراتب.