Складання планів дня за допомогою методу альпи. Методи раціоналізації особистої праці менеджера

2. Планування: як готувати виконання своїх завдань
2.4. Складання планів дня за допомогою методу Альпи

Планування, як зазначалося, означає підготовку до реалізації цілей. У зв'язку з цим говорять також про цільові плани. Ви зможете зовсім інакше сприймати навколишній світ, якщо знаєте, чого Ви хочете і коли (чому), тобто. якщо Ви маєте конкретний план часу.

Принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді.
– Плани дня, які тримають у голові, легко відкидаються.
– Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.
- План, що письмово фіксується, має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою та орієнтованою на суворе дотримання програми дня.
- В результаті Ви менше відволікаєтеся і більше спонукаєте займатися лише наміченими завданнями.
- Завдяки контролю результатів дня у Вас «не губляться» незроблені справи (перенесення наступного дня).
- За рахунок письмової реєстрації Ви підвищуєте ефект від планування, оскільки краще оцінюєте потребу в часі та перешкоди, а також можете більш реалістично планувати резервний час.
- Послідовне планування дня обумовлює вдосконалення Вашої особистої методики роботи
- Якщо існує ясність щодо того, що треба зробити протягом дня, то Ви автоматично намагаєтеся раціоналізувати свою працю та, крім того, свідомо протидіяти перешкодам внутрішнього чи зовнішнього порядку. В цьому випадку Вас не відволікають зайві телефонні розмови, Ви обмежуєтеся тільки найістотнішим. Якщо Ви наприкінці дня задаєте собі питання, а що, власне, зроблено, то причина цього полягає головним чином у відсутності чіткої цілеустановки на день.
- Реалістичний план дня повинен у принципі містити лише те, що Ви хочете або маєте, а також можете зробити цього дня. Тому що, чим більш досяжними Ви вважаєте поставлені цілі, тим більше сил Ви концентруєте та мобілізуєте на їхню реалізацію.

П'ять стадій методу Альпи

Пропонований до Вашої уваги метод відносно простий, і після деяких вправ потрібно в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Його відносно легко запам'ятати, оскільки він ґрунтується на мемотехніці: початкові літерисимволізують предметні поняття.

Навіть якщо Вам здається, що Ви задихаєтеся під «грудою справ», не миритеся з долею, а дійте методом «Альпи».
Метод включає п'ять стадій:
1) складання завдань;
2) оцінку тривалості акцій;
3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);
4) прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення;

5) контроль (облік незробленого).

Перша стадія: складання завдань
Запишіть під відповідними рубриками формуляра «План дня» все те, що Ви хочете або маєте зробити наступного дня:
- Завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;
- Невиконане напередодні;
- справи, що додалися;

- терміни, які треба дотриматись; завдання, що періодично виникають.
Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "План дня":
В – візити, наради;
Д – делегування справ;
К – контроль;
П - у процесі, у справі;
ПК – поїздки, відрядження;
ПР – письмова робота, ділові листи, диктування;
С – секретарка;
Т – телефонні розмови;

Ч – процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо). Складений у такий спосібсписок завдань
на день може виглядати, наприклад, так:
ПК – продавець «БМВ» (уживані автомобілі);
В - пан Мюллер (програма ЕОМ); В - пан Шульте ();
експертна оцінка
П – проект вивчення ринку;
Т – пан Шмідт (статистика збуту);
ПР – пан Гюнтер (лист);
Ч – спеціальний журнал для менеджерів;
Т - пан Майєр (нестача персоналу);

Т – Хельмут (вечірня пробіжка).
Трохи тренування, і Ви зможете так складати список завдань, щоб:
- у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;
- підрозділяти їх на затяжні та «короткі», нетривалі; - перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості виконання їх більшраціональним шляхом

(за допомогою телефону тощо).

Приклад:
П – проект вивчення ринку;
В – Шульте (експертна оцінка);ПК - продавець «БМВ» (уживані
автомобілі);
Ч – спеціальний журнал для менеджерів;	Т – Шмідт (статистика збуту);
Нетривалі роботи;	Т – Шмідт (статистика збуту);
ПР – Гюнтер (лист);
Т – Мюллер (програма ЕОМ);	Т – Майєр (нестача персоналу);
"Телефонний" блок.	Т – Майєр (нестача персоналу);

Т – Хельмут (вечірня пробіжка); Однак це лише початок складання Вашого плану дня.

Реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що Ви фактично можете зробити.

Проставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, підсумуйте та визначте орієнтовно загальний час.

	Годинник
П – проект вивчення ринку	3,0
	2,0
	1,5
Ч - спеціальний журнал для менеджерів	1,0
Т – Шмідт (статистика збуту)	0,5
ПР - Гюнтер (лист)	1,5
Т - Мюллер (програма ЕОМ)	0,5
Т - Майєр (нестача персоналу)	0,5
Т - Хельмут (Вечірня пробіжка)	0,5
	_______ 10,0

Ви можете заперечити, що тривалість окремих справ неможливо оцінити досить точно. Це вірно. Однак після накопичення відомого досвіду Ви зможете покласти його в основу свого часу. Адже у своїй діяльності Ви також стикаєтеся з труднощами в оцінці ринку, обороту та витрат.

Майте також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе вкладатися саме в цей час.

Ви працюєте значно зосередженіше і послідовніше позбавляєтеся перешкод, якщо під певне завдання Ви відвели визначений час. Спробуйте протягом 10 днів складати письмові плани, і Ви почуватиметеся при цьому все впевненіше.

Третя стадія: резервування часу про запас

Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, це означає, що у Ваших інтересах охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при тому що запланований час має становити приблизно 5 годин!

Якщо Ви запланували більше 60 % свого часу, слід невблаганно довести складений Вами список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, доручаючи справи та скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ може бути або перенесено наступного дня, або викреслено, або завершено за рахунок понаднормових.

Четверта стадія: ухвалення рішень щодо пріоритетів, скорочень та передоручення

Мета: скоротити час, відведений виконання завдань дня, до 5-6 годин.
- Встановіть однозначні пріоритети для своїх справ, наприклад, за допомогою аналізу АБВ, та уточніть відповідно до них завдання дня (див. гл. 3).
- Перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі і скоротите час на всі справи до необхідного;
намагайтеся при цьому залишатися на ґрунті реальності,

- Розгляньте кожну акцію з погляду можливості її передоручення та раціоналізації (див. «Делегування» у 3.5). В остаточному варіанті план дня у нашому прикладі виглядає:

	наступним чином	Годинник	Пріоритети
П – проект вивчення ринку	Передоручення	2,5	А
0,5 години доручається пану X	Передоручення	1,5
В - Шульте (експертна оцінка)	Г – Шмідт (статистика збуту)	0,5
ПР - Гюнтер (лист)	Г – Шмідт (статистика збуту)	0,5	Б
Доручається пану X. М.	Г – Шмідт (статистика збуту)	0,5
ПК – продавець «БМВ» (уживані автомобілі)	Ч – спец. журнал для менеджерів	0,5
Т - Мюллер (програма ЕОМ)	Ч – спец. журнал для менеджерів		У
Секретар	Ч – спец. журнал для менеджерів		У
	_________________________________ Ʃ =60

Т - Хельмут (вечірня пробіжка)

П'ята стадія: контроль та перенесення незробленого

Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати і не всі розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити наступного дня.
Якщо одну і ту ж справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості:
- Ви нарешті рішуче за нього беретеся і доводите до кінця;

- Ви відмовляєтеся від цієї справи, оскільки іноді проблема вирішується сама собою. Оскільки для планів дня у звичайних календарях-пам'ятках місця не вистачає, а окремі листки мають той недолік, що губитьсязагальний огляд

, рекомендується регулярно та послідовно працювати зі спеціальним щоденником часу. Він може бути придатним для денних та інших планів часу (див. 2.5).

Раціоналізація використання часу за допомогою бюрографії

Ви можете ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд із літерними скороченнями для позначення найважливіших елементів використовуєте інші скорочення та графічні символи, так звану бюрографію.

	Наприклад:
!	Терміново.
?	Важливо.
+	З'ясувати.
.	Пріоритет категорії А.
.	Задача виконана.
0	Завдання виконане особливо добре.
Перенесення більш пізній термін.	X

Нездійсненна або сама собою вирішена справа.

Використовуйте інші, свої власні позначення. Особисту творчість тут можна не обмежувати. За допомогою бюрографії Ви зможете підвищити ефективне використання такого допоміжного засобу, як щоденник.

Що дає метод Альпи!

Щовечірні витрати спочатку 20, потім 10, а потім лише 5 хвилин за методом Альпи принесуть Вам багаторазовий виграш у часі.
Нижче наводяться основні докази на користь методу.
20 переваг методу "Альпи" - Найкращий настрій на майбутній робочий день..
- Планування
наступного дня
- Подолання забудькуватості.
- Концентрація на найбільш суттєвому.
- зменшення обсягу «паперової» роботи.
- досягнення цілей дня.
- Виділення більш важливих та менш важливих справ.
- прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.
- Раціоналізація за допомогою угруповання завдань.
- Скорочення перешкод та небажаних перерв.
- Самодисципліна під час виконання завдань.
- Зменшення стресів та нервової напруги.
- спокійне сприйняття непередбачених подій.
- Поліпшення самоконтролю.
- Відчуття успіху наприкінці робочого дня.
- Підвищення задоволеності та мотивації.
- зростання особистих результатів.
- Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

При успішному використанні техніки планування часу та методів наукової організаціїпраці Ви зможете щодня заощаджувати від 10 до 20% Вашого часу!

Намагайтеся щодня вигравати 1 годину часу – «золота година»!

Спробуйте протягом одного місяця планувати та організовувати свій робочий день за методом Альпи. Це вимагатиме деякої самодисципліни, але Ви швидко оціните переваги щоденного планування часу.

Коли Ви розпочнете? Може завтра?
Дата ___________

Складайте план до початку роботи, а саме ввечері: з більшою впевненістю і розкутістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почнете новий день!

Психологічне підґрунтя

Вже по дорозі додому та по дорозі на роботу вранці Ваша підсвідомість переробляє завдання дня та готує можливі рішення.

Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим та керованим. Ви вже не так легко відволікаєтеся на сторонні справи, через які Ви раніше переносили на все більш віддалені терміни вирішення основних завдань, поки останні не вирішувалися поспіхом, за рахунокпонаднормової роботи

і, як правило, менш задовільно. 1. Мінімум, за що треба взятися поряд з докладнимипланами дня
2. , - це річний план загалом.Наступним кроком
Ви можете додатково запровадити декадний, а потім місячний план.
4. Відповідно до своїх схильностей та уявлень про цілі у професійній та особистій сферах Ви можете розширити систему в результаті до складання планів кількох періодів життя та всього життя в цілому. Як інструмент планування та управління своїм часом у повсякденній практиціслід застосовувати, ймовірно, найбільш ефективний засібособистого самоменеджменту – щоденник часу.

Метод Альпи – це метафорична назва, яка символізує поступово сходження до твоєї мети та досягнення твоїх цілей.

Навіщо потрібна ця техніка? Вона допомагає тобі підготуватися до наміченої мети, оптимізувати робочу діяльністьта заощадити час.

Метод Альпи має 5 кроків.

Перший крок.Необхідно скласти список завдань на день.Як завжди, ти береш лист і записуєш. Робиться це з вечора або на початку робочого дня, перш ніж ти приступаєш до роботи. Це можуть бути короткострокові та довгострокові завдання, твої плани, ідеї, непередбачені завдання. Ми віримо, що за один день зможемо розправитися здебільшого своїми справами.

Крок другий.Ми ділимо всі завдання на три категорії: A, B та C.А це важлива категоріязавдань, які потребує зволікань. Вона має бути виконана. Завдання категорії Б це завдання, які потрібно зробити за залишковим принципом. І завдання категорії С — це неважливі завдання, які можна не робити або делегувати їх іншим людям.

Необхідно оцінити кожне завдання з погляду тривалості: скільки знадобиться часу їх виконання. Це дуже важливий крок. Плануй із невеликим запасом. Якщо, наприклад, Ранкова зарядкау тебе займає 15 хвилин, напиши 20. Але й сильно не збільшуй. Адже всім відомо правило, що завдання вимагає рівно стільки часу, скільки на нього є. Завдяки таким запасам, ти залишаєш деякі коридори часу, які зможеш використовувати у разі позапланових завдань.

Третій крок.

Необхідно зарезервувати час. Сенс у тому, щоб планувати лише 60% свого робочого часу.

Тобто якщо ти працюєш 10 годин, то розписуєш свій день на 6 годин. Якщо 5 годин, то відповідно – на 3 години. Тобто ти вибираєте зі списку завдання, які вкладуться у ці 3 години. Якщо завдань виявиться більше, то перенеси їх на інший день, делегуй помічникам або викресли. Решта неважливих і нетермінових завдань є поглиначами часу: вони вбивають твій час, не просуваючи до досягнення цілей.

Чому ж 60% береться для резервування робочого дня? Справа в тому, що вченими та дослідниками доведено, що люди, як правило, працюють над саме робочими завданнями 60% часу. Крім того, не треба забувати про непередбачені завдання, про якісь форс-мажори, про якісь додаткові завданняякі можуть виникнути несподівано. Для всього цього теж потрібен час. Якщо ти розпланував усе своє робочий час, У тебе не залишиться місця для маневру А це означає стрес, це невиконання інших справ, порушення всієї системи.

Четвертий крокалгоритму, якраз дає розуміння того, які завдання ти делегуватимеш.

Розстав пріоритетиу порядку важливості А, В, С.

Або розплануйте по (справи термінові важливі, несрочні неважливі, термінові неважливі, важливі несрочні).

Наступний та останній, п'ятий крок.Проживи день, зроби заплановані справи та оцінищо вдалося зробити, а що ні. Можливо, ти десь неправильно запланував час на виконання того чи іншого завдання? На що забракло часу?

Ви ніколи не запізнитеся на поїзд, якщо хоча б раз у житті запізнилися на нього.
Дж.К. Честертон

Кожен день на роботі Ви або встановлюєте терміни, або їх узгоджуєте. Терміни є важливими, і вони є у всіх. Практично кожна робота має термін її виконання

Як не помилитися під час встановлення термінів виконання робіт?

Деякі терміни очевидні, тому що одна робота має бути виконана до певної датита стати причиною іншої. Наприклад, щомісячні звіти необхідно подавати наприкінці кожного місяця для того, щоб працівники бухгалтерії могли простежити якість діяльності організації в цілому. Інші терміни довільні. Наприклад, розбір картотек: тут Ви також можете встановити собі термін, який здасться Вам реальним, але якщо Ви в нього не вкладетеся, нічого страшного не станеться.

Основні причини виникнення проблем при встановленні термінів полягають у тому, що або ми не пов'язуємо їх з реальністю, або погоджуємося з тими, які нам пропонують, не замислюючись про сенс того, що відбувається.

Як мені навчитися вкладатись у намічені терміни?

Щоб завжди укладатися у намічені терміни, у своїй роботі постарайтеся дотримуватись наступних правил:

Коли Вас просять укластися в якийсь термін, перегляньте свій щоденник (список) відстрочених справ та визначте, чи зможете Ви реально викроїти час, щоб виконати роботу, не зірвавши останнього терміну.
Ніколи не користуйтеся фразою "якнайшвидше". Вона безглузда. Якщо у Вас повно паперової роботи, поміченої "якнайшвидше", то Ви не знаєте, за що братися в першу чергу, і чините, як вам заманеться. Завжди вказуйте людям конкретні дату та час та обґрунтування такого терміну. (Розкажіть, наприклад, про наслідки його зриву. Це буде оцінено навіть вищим начальством та клієнтами).
Отримавши документ, позначений "якнайшвидше", зателефонуйте його відправнику і з'ясуйте, коли саме вам потрібно по ньому звітувати.
Те саме стосується й слова “терміново”. З якого поняття терміновості виходити? Ви не знаєте, від чого при цьому відштовхуватись. Тому і тут також вкажіть конкретні дату та час, поряд із доводами/наслідками зриву строку. Отримавши щось із позначкою "терміново", зателефонуйте його відправнику і з'ясуйте, коли це дійсно потрібно зробити.
Надсилаючи комусь документ, який Ви хочете отримати назад або просто отримати відповідь, завжди вказуйте термін відповіді і, якщо потрібно, причину такого терміну.
Залишаючи повідомлення на автовідповідачі, вказуйте термін виконання необхідної дії та причину встановлення такого терміну.
Якщо встановлено термін, проконтролюйте виконання роботи заздалегідь (а чи не в останній момент!). Ви знаєте, що не отримали результатів роботи, і цілком імовірно, що вона ще не зроблена. "Підганяючи" людину ближче до закінчення терміну, Ви готуєте грунт для гніву з вашого боку та захисту - з його.
Запишіть у своєму списку відстрочених справ, коли контролюватиме хід роботи до закінчення терміну її виконання.
Встановлюючи терміни, давайте людям зрозуміти, що Ви стежитимете за роботою. Це можна ввічливо, сказавши, наприклад: “Я зателефоную вам у вівторок, запитаю, як справи (якщо виникнуть складнощі) тощо.”. Мало хто на це образиться. Швидше це вітатиметься.

Планування за допомогою методу "Альпи"

Рік за роком ми стаємо все більш підготовленими
для здійснення своїх прагнень. Але чого ми прагнемо?
Лоуренс Пітер

У чому полягає метод «Альпи»?

Метод Альпи відносно простий, і після деяких вправ Вам знадобиться в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Метод включає п'ять стадій:

складання завдань;
оцінку тривалості запланованих дій;
резервування часу (у співвідношенні 60:40);
прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення окремих операцій;
контроль (облік незробленого).

Що дає метод Альпи?

Використання методу Альпи дає такі основні переваги:

Найкращий настрій на майбутній робочий день.
Планування наступного дня.
Чітке уявлення про завдання дня.
Упорядкування перебігу дня.
Подолання забудькуватості.
Концентрація на найбільш суттєвому.
Зменшення обсягу "паперової" роботи.
Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.
Скорочення перешкод та небажаних перерв.
Зменшення стресів та нервової напруги.
Поліпшення самоконтролю.
Підвищення задоволеності та мотивації.
Виграш у часі з допомогою методичної організації праці.

За успішного використання техніки планування часу та методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу!

З чого розпочати планування методом «Альпи»?

Перша стадія – складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляра План дня все те, що Ви хочете або повинні зробити наступного дня:

завдання зі списку справ або тижневого (місячного) плану;
невиконане напередодні;
справи, що додалися;
терміни, які треба дотриматися;
завдання, що періодично виникають.

Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі “План дня”, наприклад:

У- візити, наради;

Д -делегування справ;

До- Контроль;

П- у процесі, у справі;

ПК- Поїздки, відрядження;

ПР- письмова робота, ділові листи, диктування;

З- Секретар;

Т- телефонні розмови;

Ч -процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо).

Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

ПК- нове приміщення для офісу;

П- Проект вивчення ринку;

До

ПР- Васильєв (лист);

Ч -спеціальний журнал для менеджерів;

Трохи тренування, і Ви зможете так складати список завдань, щоб:

у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;
підрозділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;
перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

П- Проект вивчення ринку;

У- Іванов (експертна оцінка);

ПК- нове приміщення для офісу;

Ч- Спеціальний журнал для менеджерів;

Нетривалі роботи:

До- Сидорів (статистика збуту);

ПР- Васильєв (лист);

"Телефонний блок":

Т- Шишкін ( комп'ютерна програма);

Т- Кошкін (нестача персоналу);

Т- Сергій (вечірня партія у більярд).

Однак це лише початок складання Вашого плану дня.

Що робити після визначення списку завдань на день?

Пам'ятайте, що реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що Ви фактично можете зробити. Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій, наприклад:

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити абсолютно точно. Однак після накопичення деякого досвіду Ви навчитеся точніше планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе укладатися саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і більш послідовно позбавляєтеся перешкод, якщо під певне завдання Ви відвели певний час.

Скільки часу потрібно резервувати «про запас»?

При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% Вашого часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, це означає, що Вам слід охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при цьому запланований час має становити приблизно 5 годин!

Чим завершується планування методом «Альпи»?

Четверта стадія планування: прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень та передоручення. Мета: скоротити час, відведений виконання завдань дня, до 5-6 годин.

Для цього, по-перше, встановіть однозначні пріоритети для своїх справ та уточніть відповідно до них завдання дня. По-друге, перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі, і скоротите час на всі справи до необхідного. Розгляньте кожну дію з погляду можливості її передоручення та раціоналізації.

В остаточному варіанті план дня може виглядати так:

І, нарешті, на п'ятому етапі здійснюється контроль за виконанням свого плану дня та перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити наступного дня. Якщо одну і ту ж справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості: Ви нарешті рішуче за нього беретеся і доводите до кінця або Ви відмовляєтеся від цієї справи, оскільки іноді проблема вирішується сама собою.

Складайте план до початку роботи, а саме ввечері: з більшою впевненістю і розслабленістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почнете новий день!

Вже по дорозі додому та по дорозі на роботу вранці Ваша підсвідомість переробляє завдання дня та готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим та керованим.

Планування за системою Франкліна

Ви любите життя? Тоді не витрачайте безрозсудно час,
бо це матеріал, з якого зроблено життя.
Бенджамін Франклін

Які особливості планування системи Франкліна?

Багато менеджерів і керівників західних компаній успішно використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, зазначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи – як за рахунок більш ефективного управліннячасом, і рахунок планування самої роботи.

На відміну від систем, що будуються на основі обліку вже витраченого часу, система Франкліна "спрямована вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблено. Глобальне завданнядробиться на підзавдання, ті - на ще дрібніші підзавдання. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді ступінчастої піраміди, А процес її застосування - як процес будівництва цієї піраміди:

Як практично виглядає процес «будівництва піраміди»?

Спочатку укладається потужне підставу піраміди, що є опорою всім інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток та впевненість у завтрашньому дні. Для іншого - благополучна сім'я, кохана дружината щасливі діти. Для третього - слава та високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Етап визначення життєвих цінностейє найбільш важливим у побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере "пізнання" та "служіння людям", хоча насправді для нього важливі насамперед "відомість" та "високий соціальний статус"), то згодом його неминуче спіткає розчарування.
Отже, Насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це занадто багато часу - важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одна одній .
Наступний етап- Побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягти. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найважливіші "відомість", "влада" та "високий соціальний статус", він може вирішити, що хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету . Важливо переконатися, що обрана мета справді відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.
Третій поверх піраміди спирається другою. Складається генеральний план - що, за великим рахунком, необхідно досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спочатку стати губернатором штату або мером одного з великих містСША, треба мати партійну та/або фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати чисту репутацію, треба бути солідною одруженою людиною, треба отримати вища освітау престижному навчальному закладіі т.п. Так і пишеться план. Поставивши собі за мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.
Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей та конкретних термінів. Дуже важливо вказати, досягненню якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливою є вказівка конкретного терміну. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити до свого п'ятирічного плану наступний пункт: "До кінця 20хх року закінчити з відзнакою Гарвардський університетза спеціальністю "соціологія та політологія" - це, по-перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми". слід скласти план на найближчі 4-5 років , запитавши: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених у генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі та конкретні терміниз точністю до кількох місяців , а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети .
П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від кількох тижнів до кількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: "Що я можу зробити найближчими тижнями або місяцями, щоб досягти тієї чи цієї мети?" Пункти довгострокового плану розбиваються більш конкретні завдання. Наприклад, якщо у довгостроковому плані стоїть пункт: "Закінчити Гарвардський Університет", то короткостроковий план увійдуть такі пункти, як "Подати документи до Гарвардського Університету", "Пройти курси з підготовки до іспитів" тощо. Слід скласти план терміном від 2-3 тижнів до 2-3 місяціві, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.
Зрештою, шостий поверх піраміди – це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзавдання. Наприклад, завдання "Подати документи до Гарвардського Університету" розбивається на такі підзавдання, як "З'ясувати, які документи і кому треба подати", "Оформити необхідні документи", "Надіслати документи" і "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається зі списку різних справ, які були призначені на цей день протягом кількох попередніх тижнів, найчастіше до нього також вносяться корективи протягом дня. вказати час виконання для кожного завдання.

Яким чином буде виглядати процедура складання мого щоденного плану справ за системою Франкліна?

В рамках одного дня в системі Франкліна використовується наступний прийом планування: всі завдання поділяються на три категорії: першочергові, другорядні та малозначні.

Як випливає з назви, першочерговимиє завдання, які не терплять зволікання - кров з носа, але вирішити! Другоряднимиє завдання, які також бажано вирішити якнайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо тягнути з вирішенням другорядної задачі занадто довго, вона може перейти до розряду першочергових). Зрештою, незначнимивважаються завдання, які треба колись вирішити (добре, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.

Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів – спершу зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені – перейти до другорядних, і тільки якщо залишиться час, вона може зайнятися малозначними справами. Наприклад, на сьогодні у Вас заплановано такі справи:

Закінчити розробку програми стратегічного розвитку для клієнта.
Закінчити статтю для журналу "Маркетингові дослідження".
Привітати співробітника вашої фірми Петрова з днем народження.
Отримати про квітневий семінар з маркетингу, в якому Ви збираєтеся взяти участь.
Забрати куртку із хімчистки.
Відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.

Перше завдання для Вас є першочерговим, т.к. Сьогодні закінчується термін роботи над програмою і замовник повинен отримати її сьогодні, максимум - завтра, але не пізніше 8 години ранку. Першочерговим є також третє завдання – людину треба привітати з днем народження саме цього дня.

Четверте і шосте завдання є другорядними - необхідно зробити і те, й інше протягом найближчих днів, було б непогано зробити це сьогодні, але якщо ви будете занадто зайняті і не зможете приділити час цим справам, ви можете безболісно відкласти їх на завтра.

Друге та п'яте завдання є для Вас малозначними (оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може полежати у хімчистці) – можна відкладати їх без особливої шкоди для себе.

У результаті список, якщо відсортувати його за рівнем пріоритетності завдання, має набути наступного вигляду:

Закінчити розробку стратегічного планурозвитку.
У перерві привітати Петрова із днем народження.
Якщо встигну, отримати інформацію про квітневий семінар з маркетингу.
У вільний часзакінчити статтю з маркетингу.
У вільний час забрати куртку із хімчистки.
Якщо встигну, відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.

Людина, яка вдумливо планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, найчастіше вистачає часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то і на малозначні завдання залишається час.

Якщо завдання не вирішено протягом дня, воно переноситься у план наступного дня. Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись незакінченою - добре подумайте, чи взагалі потрібно займатися цією справою? Якщо потрібно - чи Ви впевнені, що правильно визначили його пріоритет?

Чи передбачені у системі Франкліна якісь спеціальні формидля ведення записів?

Так, передбачено. Американці використовують спеціальні щоденники, що дають змогу полегшити використання системи Франкліна.

Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1 поверх піраміди), опис глобальної мети (2 поверх) і таблицю для запису генерального плану (3 поверх).

На початку щоденника дещо відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план – 4-й поверх).

На початку кожного місяця та/або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх).

Зрештою, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, у таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові задачі літерою "A", другорядні - літерою "B" і маловажливі - літерою "C") та для позначки, що вказує на статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати під час роботи і, обов'язково, перевіряти наприкінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою " V". Скасовані, - з тієї чи іншої причини, - буквою " X(бажано також вписати причину, через яку завдання було скасовано). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а у графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.

Приклад сторінки щоденника планування робіт методом Франклина.

Що робити, якщо мої плани змінюються протягом дня?

Як Ви розумієте, всі ці плани аж ніяк не є незмінним. Наприклад, план на день, швидше за все, буде змінений Вами протягом дня. У цьому немає нічого страшного, навпаки, рекомендується регулярно переглядати Ваші плани.

короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні.
довгострокові плани повинні перевірятися (а за необхідності - коригуватися) не рідше одного разу на чотири-шість місяців.
Генеральний план слід переглядати щорічно. тоді ж варто критично поглянути і на поставлену вами глобальну мету (чи приваблює вона вас, як і раніше, чи не хочете ви внести якісь корективи?) і навіть спробувати переосмислити записані вами життєві цінності.

«Пряме» планування за допомогою картотек та щоденників обліку часу

Наступного тижня криз не буде.
У моєму розкладі вони не передбачені.
Генрі Кісінджер

Якщо мені все одно доведеться постійно коригувати свої плани, чи не простіше вести «прямий» облік часу, що витрачається? Чи існують такі системи, і яка їхня ефективність?

Зрозуміло, що подібні системи існують. Наприклад, серед вітчизняних фахівців з наукової організації праці широко відома система обліку часу біолога та математика А.А. Любищева. З 1916 року (Любіщеву тоді було 26 років) він почав вести щорічний погодинний облік часу, що витрачається. Протягом 56 років він ЩОДЕННО записував: скільки часу витрачено на основну наукову роботускільки часу - на додаткову, які були ще роботи, скільки часу втрачено і чому. Щомісяця складалося зведення, щороку проводився річний баланс. Слід ще раз наголосити: облік провадився щодня протягом 56 років!Докладніше про цю систему Ви можете дізнатися, звернувшись до нашого “ПРАКТИКУМУ”.

Зрештою система обліку часу А.Любіщева забезпечувала йому таке:

він зміг оцінити реальний час, яке в нього було у розпорядженні.
маючи результати обліку, він міг з високим ступенемточності планувати свій час. Слід зазначити, що аналіз минулого досвіду дозволяв О.Любіщеву з високою точністюпланувати час для читання конкретних книг, написання
він зміг більш ефективно використовувати той час, який звичайна людинавідносять до необхідних втрат. "Утилізація "покидьків часу" у нього продумана до дрібниць. При поїздках - читання малоформатних книг та вивчення мов. Англійська мова, він, наприклад, засвоїв головним чином у "покидах часу", -Д. Гранін.
система дозволила йому зрозуміти та використовувати більш ефективно зміни своєї працездатності."Як розподілялося читання книг протягом дня? З ранку, коли голова свіжа, я беру серйозну літературу(з філософії, з математики). Коли я пропрацюю півтори-дві години, я переходжу до більш легкого читання- Історичний або біологічний текст. Коли голова втомлювалася, то береш белетристику", -писав А.Любіщев.

Як на практиці виглядає облік часу у системах «прямого» планування?

Вихідною точкою в організацію часу у системах “прямого” планування є облік витраченого часу з допомогою точної письмової фіксації. Це робиться з використанням так званих карток щоденного обліку часуабо "щоденників часу".Приклад такої картки наведено нижче. Інші форми для обліку часу Ви знайдете у нашому “ПРАКТИКУМІ”.

Фрагмент картки щоденного обліку часу

Чи потрібно мені записувати до картки все, чим я займаюся протягом дня?

Немає необхідності записувати все, на що йде Ваш час, просто відзначайте кожен перемикання уваги,як описано нижче.

Фіксуйте момент перемикання уваги, хоч би яким короткочасним він здавався. Наприклад, Вас можуть відволікти колеги по роботі, телефонні дзвінки, виклик до керівництва, незаплановані відвідувачі, термінові наради та багато іншого.

Записуйте ці перемикання уваги тоді, коли вони відбуваються. Деякі помилково вважають, що всі пам'ятатимуть, щоб провести облік часу наприкінці робочого дня. Однак пам'ять – поганий орієнтир, тому такий підхід ніколи не дає достатньо інформації.

На що ще звернути увагу під час заповнення картки?

Крім перерахованих вище, при заповненні картки обліку часу важливо дотримуватися наступних рекомендацій:

Починайте облік часу з моменту приходу на роботу і продовжуйте до закінчення робочого дня.
Якщо Ви берете роботу додому, увімкніть у картку час, витрачений вдома.
Робіть ваші записи коротко, використовуйте скорочення
Приступаючи до заповнення карток, починайте з колонок "Час", "Вигляд діяльності" та "Витрачений час".
Для заповнення колонки "Пріоритет"Скористайтеся матеріалами Розділу 3.
Колонку "Примітки"Ви зможете заповнити, проаналізувавши Ваші індивідуальні втрати часу.

На мою думку, ведення такої системи обліку часу має великий недолік- Це дуже копітка робота.

Насправді, ведення "карток часу" займе у Вас не більше 5 - 10 хвилин на день. Якщо ж на це дійсно йде багато часу, значить Ви занадто сильно вдаєтеся до деталей. Використовуйте більше скорочень. Якщо Ви користуєтесь комп'ютером, спробуйте ввести туди картку обліку часу як електронної таблиці, яка дозволить Вам автоматично підбивати підсумок по кожному виду діяльності наприкінці дня.

Що таке «щоденник часу»?

Щоденник Часу - це Ваша особиста робоча картотека, в якій пошито окремі аркуші щоденного обліку часу та зібрано іншу інформацію, що дозволяє Вам ефективно планувати свій час. За допомогою щоденника часу Ви отримуєте повне уявленняне тільки про всі ближні та дальні терміни, а й про всі плани, диспозиції, більш-менш великих проектах. Ви можете гнучко реагувати на будь-яку зміну ситуації та в будь-який час актуалізувати свої плани.

Яка структура типового «щоденника часу»?

Зазвичай “щоденник часу” має таку структуру:

Календарна частина

У цю частину Ви можете “зашити” різні формуляри для місячних, декадних та денних планів із проміжними регістрами. Особливого значення надається плану дня. Основний принцип: один аркуш на день.
Помістіть у календарній частині листки для нотаток за відповідними місяцями та декадами, які полегшать перенесення термінів та цілеустановок на окремі тижні та дні.
Окремі денні листки Ви можете після використання зброшурувати у відповідному порядку, і після часу матимете архів часу та успіхів Вашого життя - надійний допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутніх успіхів.
Нові "вхідні" денні листки повинні бути забезпечені всіма термінами та завданнями з декадних та місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відпустка, дні платежів тощо, таким чином усі свої особисті справи Ви можете інтегрувати, і нічого не буде втрачено за умови регулярного заповнення та контролю.

Розділ службових та приватних дат.Тут на відповідних листках та формулярах Ви можете записувати та постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

організаційні міні-плани;
список днів народження
терміни проведення різноманітних заходів;
листки-пам'ятки і т.д.

Розділ адрес та телефонів.У вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери та адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся.

Типові помилки при організації планування часу

Ситуація:"Мені складно дається планування часу, тому що я від народження неорганізована людина".

Помилка:Якщо Ви не навчилися самоорганізації в юності, то можете все життя вважати себе дезорганізованою людиною. Однак істина полягає в тому, що будь-яка людина у будь-якому віці може навчитися організовувати свій час. Все, що для цього потрібно – готовність піти на зміни у своєму житті, а також знання того, де, коли та як здійснювати ці зміни.

Ситуація:"Я переконаний, що планування часу позбавляє життя елементів непередбачуваності і робить його рутинним".

Помилка:Чітке визначення своїх цілей та пріоритетів зовсім не означає, що Вас затягне у нудну та передбачувану рутину. Насправді, за кращої організаціїсвого часу Ви надасте собі ще більше свободи дій. Наприклад, у спекотний день Ви захочете піти додому раніше. Але перед відходом Вам несподівано нагадують, що потрібно закінчити звіт, про який Ви майже забули. В результаті Ви не тільки не йдете раніше, а ще й затримуєтеся після роботи. Якби здача звіту була у Вас заздалегідь запланована, Ви могли б внести корективи у свій робочий графік і постаратися закінчити звіт заздалегідь, щоб звільнити час наприкінці робочого дня.

Ситуація:"Щоб зробити більше, мені треба працювати ще старанніше ..."

Помилка:Занадто багато працюючи та перенапружуючись, Ви не тільки не підвищуєте власну продуктивність праці, але, швидше за все, ще й знижуєте якість роботи, на яку витрачаєте стільки часу та сил! Навчіться виключати з життя якомога більше "зайнятості" і замінювати його роботою з самим ефективним використаннямчасу.

Ситуація:“Усі мої цілі та плани у мене в голові. Я вважаю, що немає потреби записувати їх на папері”.

Помилка:Плани та цілі, не викладені письмово, правильніше вважати Вашими намірами. Ваші прагнення необхідно звернути до чітко окреслених планів дій, перш ніж їх можна буде реалізувати. Те саме стосується і постановки цілей. Залишаючись замкненими у Вас у голові, вони навряд чи керуватимуть Вашими діями день у день.

Ситуація:"Як я можу скласти список своїх цілей, якщо хочу від життя так багато?"

Помилка:Справді, якщо Ви захочете досягти всіх можливих або навіть просто всіх бажаних цілей, Вашого життя просто не вистачить. Якщо Ви спробуєте "осягнути неосяжне", швидше за все, досягнете набагато меншого, ніж досягли б, маючи меншу кількість чітко окреслених цілей. Намагайтеся відокремити головні цілі від другорядних. Деякі люди просто не наважуються зробити вибір. Як метелики, вони пурхають від одного до іншого, не дозволяючи собі затриматися на чомусь досить довго, щоб досягти чогось. Не робіть такої помилки. Вчитеся розставляти пріоритети (про це можна дізнатись у Розділі 3).

Секрет успіху – у послідовності.
Бенджамін Дізраелі

У ході роботи Вам постійно доводиться вибирати найкраще рішення з наявних на Наразі- це центральна функціяуправління - ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ.

Ухвалення рішень передбачає вибір першочергових завдань та справ. Встановити пріоритетність – означає прийняти рішення у тому, яким із завдань слід надати першорядне значення.

Чи вмієте ви приймати рішення?

Ви бачите щось і питаєте «чому?».
А я уявляю те, чого ніколи не було,
і теж питаю «чому не було?».
Бернард Шоу

Як оцінити, наскільки ефективно я ухвалюю рішення?

Найпростіший спосіб оцінити ефективність ухваленого рішення – дочекатися його наслідків. На жаль, оцінка "за фактом" навряд чи допоможе Вам щось змінити, коли вже прийняте рішенняпризвело до плачевних результатів. Тому перш, ніж кидатися разом вирішувати проблеми, постарайтеся замислитися над наступними питаннями:

Чи оцінюю я роботу, перш ніж приступити до неї?
Чи встановлюю я пріоритетність справ залежно від їхньої важливості?
Чи приділяю я потрібну кількість часу для підготовки до прийняття рішення залежно від терміновості та важливості справи?
Чи часто я відкладаю прийняття рішень і вичікую, доки питання вирішиться “сам собою”?
Чи не приділяю я надто багато часу дрібним незначним справам чи часткам?
Чи марно витрачають мій час підлеглі?
Чи схильний я до того, щоб усе зробити самому?

Якщо Ви позитивно відповіли на поставлені питання, швидше за все, у Вас є проблеми з ухваленням рішень.

Чи завжди керівник має негайно приймати рішення?

Намагаючись одразу ухвалити рішення з усіх питань, з якими до Вас звертаються, Ви постійно заганяєте себе в кут, звалюючи на себе відповідальність за все на світі. Такий спосіб вести справу в жодному разі не можна зводити до системи. Цілком очевидно, що, коли Ви вирішуєте діяти, маючи лише невелику частину фактів, цього явно недостатньо! Якщо справа саме так, то Вам має вже дуже пощастити, в іншому випадку Ви можете зазнати непоправних втрат. Коли Вас знову попросять негайно щось вирішити, задайте собі прості запитання:

Чи потрібно взагалі вирішувати цю проблему?Подумайте, що станеться, якщо цього робити. Можливо, вирішення цієї проблеми – марна трата часу, і від неї можна спокійно відмовитись.
Чи повинні Ви вирішувати цю проблему?Чому Ви повинні відповідати за все та за всіх? Можливо, підлеглий, який звернувся до Вас, просто намагається перекласти на Вас відповідальність, хоча може сам вирішити це питання.
Чи Ви повинні приймати рішення негайно?Можливо, є сенс доручити підлеглим зібрати додаткову інформацію, щоб прийняти більш продумане та виважене рішення.

Я не приймаю жодних рішень, поки не зберу достатньо інформації. Я правильно роблю?

Щоб відповісти на це питання, потрібно зрозуміти, який обсяг інформації ви вважаєте достатнім для ухвалення рішення. Дати йому кількісне визначеннянеможливо, але 100% необхідної інформаціїВам ніколи не вдасться зібрати. Тому якщо ви наполягаєте на тому, щоб були зібрані всі факти, швидше за все, ви просто боїтеся прийняти рішення. Приймайте ризик як неминучість. Вчіться приймати рішення, не маючи перед собою всіх фактів.

Перш ніж поринути у процес прийняття рішень, постарайтеся в деталях продумати всі кроки цього процесу. Скористайтеся нашими рекомендаціями:

Чітко сформулюйте проблему чи завдання, що ви збираєтеся вирішити.
Визначте, наскільки терміновим і важливим є це завдання для вашої компанії, відділу, робочої групиі т.д.
постарайтеся оцінити, що дасть вирішення цього завдання особисто вам у короткостроковій та довгостроковій перспективі(Грошова винагорода, підвищення по службі, інші можливості).
подумайте, до чого може призвести невиконання цього завдання (втрата вигідного клієнта, виплата неустойки, звільнення тощо)
оцініть, чи є можливість і сенс передоручити вирішення цього завдання комусь ще.
оцініть, які ресурси (матеріальні та людські) вам знадобляться для вирішення поставленої задачі і чи маєте ви в них розпорядження.
подумайте, яка інформація вам знадобиться для вирішення поставленого завдання.
Постарайтеся знайти кілька варіантів рішення і вибрати найбільш прийнятний.
обравши один із варіантів, оцініть його сильні та слабкі сторони.
подумайте, які наслідки матиме ухвалене рішення у найближчій та довгостроковій перспективі.

Аналіз пріоритетів по Ейзенхауеру

Термінові справи, як правило, не найважливіші,
а важливі – не найтерміновіші.
Дуайт Ейзенхауер.

Життя підприємця таке, що доводиться постійно «крутитися». Тому в мене завжди багато справ, які треба зробити терміново. Як же з цим упоратися?

Насамперед важливо бути чесним перед собою – визнати, що все одно на всі справи часу не вистачить. Але, швидше за все, Ви можете досягти дуже непоганих результатів, добре виконуючи лише деякі справи. Тому Вам варто навчитися «сортувати» справи за ступенем необхідності їх виконання, розставляти пріоритети.Тоді Ви зможете вибирати, які саме справи варто зробити за доступний для Вас час.

Як навчитися розставляти пріоритети, використовуючи метод Ейзенхауера?

Запропоноване Дуайтом Ейзенхауером правило є простим допоміжним засобомособливо для тих випадків, коли треба швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Відповідно до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість та важливість справи.Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на Ваш бізнес. Терміновість – тим, наскільки швидко треба виконати цю справу.

Залежно від терміновості та важливості Ейзенхауер запропонував 4 категорії пріоритетності справ:

	ТЕРМІНОВІ СПРАВИ	НЕТЕРМІНОВІ СПРАВИ
	I - Термінове та важливе	II - Важливе, але не термінове
У А Ж Н Ы Е	Вирішення криз Невідкладні завдання Проекти, у яких підходять терміни здавання	Планування нових проектів Оцінка отриманих результатів Превентивні заходи Налагодження відносин Визначення нових перспектив, альтернативних проектів
	III - Термінове, але не важливе	IV - Не термінове та не важливе
Н Е У А Ж Н Ы Е	Переривання, перерви Деякі дзвінки Деякі наради Розгляд невідкладних матеріалів Громадська діяльність	Рутинна робота Деякі листи Деякі дзвінки "Пожирачі" часу Розваги

Матриця пріоритетів Ейзенхауера

Термінові/важливі справи . Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для Вашого бізнесу. За них слід братися негайно і самому їх виконувати.
Менш термінові/важливі завдання . Їх не треба виконувати терміново, вони, як правило, можуть зачекати. Складнощі тут виникають тоді, коли ці завдання рано чи пізно перетворюються на термінові та мають бути особисто Вами вирішені у найкоротший термін. Тому перевірте ще раз важливість і спробуйте завдання цього типу повністю або частково доручати своїм співробітникам.
Термінові/менш важливі відносини. Тут існує небезпека потрапити під "тиранію" поспіху і в результаті цілком віддатися рішенню конкретного завданнятому, що вона термінова. Якщо завдання не настільки важливою, то вона повинна бути в будь-якому випадку делегована, оскільки для її виконання не потрібно якихось особливих якостей.
Менш термінові/менш важливі завдання. Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовий стіл, і без того завалені паперами. Якщо Ви починаєте займатися цими справами, забуваючи про завдання першої категорії, то Вам не слід скаржитися на перевантаження роботою. Навіть Ваші підлеглі не повинні братися за завдання цієї групи.

Правило Ейзенхауера:

від завдань несуттєвих та несрочних слід утримуватися!

Зверніться до матеріалів нашого «ПРАКТИКУМУ» для самоперевірки.

Принцип Парето

Якби я мав дев'ять годин на те, щоб зрубати дерево, шість із них я витратив би на заточення сокири.
Авраам Лінкольн

Принцип Парето: приблизно 20% зусиль і часу достатньо, щоб отримати 80% результату. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», Ви можете заощадити значні ресурси для інших справ.

В яких сферах може застосовуватися принцип Парето?

Принцип Парето дійсно працює і може застосовуватися в самих різних областях. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето у 1897 році, і відтоді підтверджувався кількісними дослідженнями у самих різних сферахжиття. Відповідно до цього принципу:

20% населення земної куліволодіють 80% всіх світових багатств
20% злочинців вчиняють 80% злочинів
20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу
20% клієнтів визначають 80% прибутків компанії.

Як «працює» принцип Парето у тайм-менеджменті?

Щодо практики управління Вашим часом, принципи Парето можуть бути сформульовані таким чином:

80% інформації Ви отримуєте з 20% джерел, необхідних для Вашої роботи
80% прийнятих рішень укладаються в 20% часу, який Ви витратили на всілякі наради та планерки
20% вашого робочого часу забезпечують 80% вашої продуктивної роботи, тобто того, що визначає її успіх.

Як можна використовувати принцип Парето у моєму бізнесі?

Ви можете знайти для себе чимало корисних ідей, застосувавши принцип Парето у Вашій власної роботи. Наприклад, оцініть частку дійсно потрібних книгу шафі, частку корисної інформаціїу газеті, частку потрібних файлів на диску Вашого комп'ютера.

Ви можете вирішити, які клієнти заслуговують основної уваги(20% клієнтів, які забезпечують 80% прибутку). Або вибрати найважливіші види товарів (20% номенклатури товарів забезпечують 80% прибутку).

Цей принцип також може бути корисним при встановленні нормативів та завдань для Ваших працівників – чи варто заохочувати їх уперто добиватися “ідеальних” результатів, чи заохочувати зосереджуватися на досягненні "хороших" результатіву більшій кількості проектів. Якщо Ви зіткнулися з проблемою, то подумайте: які 20% причин зробили 80-відсотковий внесок у виникнення неприємної ситуації? На що Ви можете вплинути у цій ситуації, щоб досягти 80-відсоткового покращення?

Спочатку вирішите 20% найважливіших проблем, а вже потім – 80% другорядних!

Рік за роком ми стаємо все більш підготовленими для здійснення своїх прагнень. Але чого ми прагнемо? Лоуренс Пітер

У чому полягає метод «Альпи»?

Метод включає п'ять стадій:

1) складання завдань;

2) оцінку тривалості запланованих действий;

3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4) прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення окремих операцій;

5) контроль (облік незробленого).

Що дає метод Альпи?

Використання методу Альпи дає такі основні переваги:

Найкращий настрій на майбутній робочий день.

Планування наступного дня.

Чітке уявлення про завдання дня.

Упорядкування перебігу дня.

Подолання забудькуватості.

Концентрація на найбільш суттєвому.

Зменшення обсягу "паперової" роботи.

Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.

Скорочення перешкод та небажаних перерв.

Зменшення стресів та нервової напруги.

Поліпшення самоконтролю.

Підвищення задоволеності та мотивації.

Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

З чого розпочати планування методом «Альпи»?

завдання зі списку справ або тижневого (місячного) плану;

невиконане напередодні;

справи, що додалися;

терміни, які треба дотриматися;

завдання, що періодично виникають.

У- візити, наради;

Д -делегування справ;

До- Контроль;

П- у процесі, у справі;

ПК- Поїздки, відрядження;

ПР- письмова робота, ділові листи, диктування;

З- Секретар;

Т- телефонні розмови;

Ч -процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо).

Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

ПК- нове приміщення для офісу;

У- Іванов (експертна оцінка);

П- Проект вивчення ринку;

До- Сидорів (статистика збуту);

ПР- Васильєв (лист);

Ч -спеціальний журнал для менеджерів;

Трохи тренування, і Ви зможете так складати список завдань, щоб:

у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

поділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;

перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

Приклад:

П- Проект вивчення ринку;

У- Іванов (експертна оцінка);

ПК- нове приміщення для офісу;

Ч- Спеціальний журнал для менеджерів;

Нетривалі роботи:

До- Сидорів (статистика збуту);

ПР- Васильєв (лист);

"Телефонний блок":

Т- Шишкін (комп'ютерна програма);

Т- Кошкін (нестача персоналу);

Т- Сергій (вечірня партія у більярд).

Однак це лише початок складання Вашого плану дня.

Що робити після визначення списку завдань на день?

	Годинник
П – проект вивчення ринку;
В - Іванов (експертна оцінка)



ПР - Васильєв (лист)

Т - Кошкін (нестача персоналу)

Скільки часу потрібно резервувати «про запас»?

Чим завершується планування методом «Альпи»?

В остаточному варіанті план дня може виглядати так:

	Пріоритет	Годинник	Передоручення
П – проект вивчення ринку;			0,5 години доручається пану Х
В-Іванов (експертна оцінка)
ПК - нове приміщення для офісу
К – Сидоров (статистика збуту)
ПР - Васильєв (лист)			Доручається пану У
Ч - спеціальний журнал для менеджерів
Т - Шишкін (комп'ютерна програма)			Секретар
Т - Сергій (вечірня партія у більярд)

Технологія планування за методом "Альпи", "Парето", Ейзенхауера

Багато людей зазнають труднощів із плануванням, тому що вони бачать у ньому лише «обмірковування», під яким часто мають на увазі «погляд у порожнечу» або «порожнє мріяння». Отже, необхідно перетворити уявлення про планування на щось конкретне , розглядаючи планування, скоріше як « письмову роботу», ніж «розумну». Час, витрачений на планування, можна визначити як «Час Рішень», тому що саме цьому і присвячено планування: прийняття рішень про те, що, коли і як слід зробити.

Під час довгострокового, середньострокового та короткострокового планування слід скласти список та визначити пріоритети. Усі завдання, згадані у списку, є рівноцінними. Після складання списку слід розподілити справи у порядку їхньої значимості нині, завершивши його визначенням пріоритетів. Жоден список не може бути повним, доки він не показує порядок важливості справ. У практиці самоменеджменту існують методи планування часу, застосування яких має раціонально організувати власне життя.

Планування за принципом Парето

У ситуації, коли людина перевантажена справами й завданнями, виконання яких їй бракує часу, і не вирішується відмовитися від низки дуже важливих справ, доцільно у практиці застосовувати правило 80/20. Принцип Парето говорить: «Якщо всі предмети розмістити у порядку їхньої цінності, то 80 % цінності припадає на предмети, що становлять 20 % від них загальної кількості, тоді як 20 % цінності посідає предмети, складові 80 % від загального числа».

Виходячи з правила 80/20, у списку з 10 справ – 2 забезпечать 80% успіху. Отже, треба знайти ці 2 справи, включити до категорії «А» та здійсніть їх. Відповідно до цього принципу, інші 8 можуть залишитися незробленими, тому що цінність їх результатів буде набагато меншою, ніж у двох, найбільш плідних справ. Практика показує, що:

· 80% вартості торгових угод забезпечує 20% всіх клієнтів;

· 80% виробництва забезпечує 20% підприємств;

· 80% часу, пропущеного через хворобу, припадає на 20% працюючих;

· 80% відсотків досьє, що вживається, припадає на 20%

папок досьє;

· 80% бруду накопичується на 20% площі підлоги, за якою найбільше

· 80% прання припадає на 20% предметів одягу;

· 80% кращого телевізійного часу припадає на 20% програм, най-

улюблених телеглядачами;

· 80% часу читачі газет витрачають на читання 20% матеріалів, опубліковано-

ванних у газеті;

· 80% телефонних дзвінків роблять 20% телефонних абонентів;

· 80% необхідних даних отримують із 20% джерел інформації;

· У школі вчителі витрачають 80% своїх сил на 20% учнів (зазвичай про-

проблемних чи талановитих);

· 80% їжі поглинається у 20% найпопулярніших ресторанів.

Дані факти підтверджують існування небезпеки ув'язнути у справах, що приносять слабкі результати, та посилюють ступінь важливості осередку зусиль на двадцяти відсотках справ, які значно підвищують ефективність праці.

Принцип Парето чудово пояснює те, що трапилося, проте не завжди допомагає заздалегідь знайти вихід із ситуації. Справа в тому, що, напевно, ніколи не можна сказати заздалегідь, які 20% виявляться ефективними. Відповідно до цього принципу 80% задоволення в нашому житті приносять 20% витрачених сил – більша частина успіху буде результатом лише кількох кроків. Значить для того, щоб знайти більше часу на те, що приносить користь, доведеться робити менше того, що виявляється марним. Іншими словами - не марнувати час марно!

Розподілити час можна і основі інших міркувань, а чи не лише з погляду задоволення. Це можуть бути: забезпечення фінансової стабільності, просування по кар'єрних сходах, Підтримка хорошої фізичної форми і т.д. Важливо визначити сенс корисного проведення часу, оскільки « час, витрачене марно, це існування, а час, вжите з користю, це життя»(ЕдвардЮнг).

Планування за методом "Альпи"

Метод планування Альпи відносно простий, складання щоденного плану займає в середньому не більше 10 хвилин. Процес складання плану складається з 5 стадій:

1. Складання завдань;

2. Оцінку тривалості запланованих действий;

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4. Прийняття рішень з пріоритетів та доручення окремих

операцій;

5. Контроль (облік незробленого).

У ряді існуючих у практиці самоменеджменту методів планування використання методу “Альпи” дає такі основні переваги:

· Найкращий настрій на майбутній робочий день.

· Планування наступного дня.

· Чітке уявлення про завдання дня.

· Упорядкування перебігу дня.

· Подолання забудькуватості.

· Концентрація на найбільш суттєвому.

· Зменшення обсягу "паперової" роботи.

· Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.

· Скорочення перешкод та небажаних перерв.

· Зменшення стресів та нервової напруги.

· Поліпшення самоконтролю.

· Підвищення задоволеності та мотивації.

· Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

Практика показує, що при успішному використанні техніки планування часу та методів наукової організації праці з'являється реальна можливістьщоденної економії від 10 до 20% часу. Процес планування методом «Альпи» складається з наступних етапів:

Перший етап- Складання завдань. З метою складання завдань на день слід записати необхідні завданняна наступний день:

· Завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;

· Невиконане напередодні;

· Додали справи;

· Терміни, які треба дотриматися;

· Завдання, що періодично виникають.

Складання списку завдань має відповідати таким вимогам:

· У першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

· Поділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;

· перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

Реалістичність складання плану дня полягає у обмеженні списку завдань лише фактично необхідними справами. на другому етапіСкладання плану на день необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій.

Цілком очевидно, що тривалість деяких справ неможливо оцінити абсолютно точно, подібна навичка приходить лише з досвідом. Але, з іншого боку, необхідно пам'ятати про те, що будь-яка робота часто вимагає стільки часу, скільки її є в розпорядженні людини. Тому визначення для виконання окремих завдань конкретного проміжку часу передбачає виконання цього завдання тільки у встановлений час. Коли для виконання завдання визначено конкретний проміжок часу, людина працює зосередженіше, максимально позбавляючись різних перешкод.

Третій етапскладання плану полягає у резервуванні часу на непередбачувані обставини. Суть методу «Альпи» полягає в тому, що планом має бути охоплено не більше 60% часу та 40% необхідно залишити як резервний час на непередбачені обставини. Так, восьмигодинний робочий день має бути строго розпланований лише на п'ять годин (що становить 60 % робочого часу) і три години необхідно залишити незапланованими для виконання конкретних, але для виконання несподіваних справ.

У разі, коли заплановано понад 60% часу, слід обов'язково довести складений список завдань до зазначених параметрів, встановлюючи пріоритети , делегуючи повноваження та скорочуючи визначений раніше на завдання час. Якщо після виконаної роботи не вдається скоротити запланований час до шістдесяти відсотків, слід перенести на наступний день справи відповідно до розставлених пріоритетів. Це означає, що завдання з категорії «А» та «В» не можуть бути перенесені наступного дня, відповідно перенесення справ категорії «С» не суттєво позначиться на результатах прожитого дня.

Четвертий етаппланування полягає у прийнятті рішень щодо пріоритетів та застосуванні мистецтва делегування повноважень. Ціль даного етапу– скоротити час, відведений виконання завдань дня до 5-6 годин. З цією метою необхідно: по-перше, встановити пріоритети для справ та уточнити відповідно до них завдання дня. По-друге, слід перевіряти ще раз для кожного завдання певну потребу в часі і, відповідно, скоротити час на справи до необхідного.

Важливим є оцінка кожного на предмет можливості його делегування і раціоналізації. Після зробленої аналітики остаточний варіант плану дня повинен мати встановлену структуру.

на п'ятому етапіздійснюється контроль за виконанням складеного плану дня та перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі заплановані розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити наступного дня. Якщо одна й та сама справа кілька разів переноситься день у день, тоді існують дві можливості: рішуче довести її до кінця, тим самим завершивши або відмовитися від виконання цього завдання через її

неактуальності.

Фахівці в галузі самоменеджменту настійно рекомендують

план дня складати напередодні увечері. Це пов'язано з тим, що складання

плану після робочого дня сприяє набуттю впевненості та концентрації.

ції сил наступного дня. Підсвідомість людини, таким чином, перероб-

ти завдання наступного дня і готує можливі рішення. Слі-

очевидно, новий робочий день стає доступним для огляду, запланованого і

керованим.

Планування за принципом Ейзенхауера

Принцип Ейзенхауера слід застосовувати при виконанні щоденних

планів, класифікуючи всі майбутні відносини за рівнем їх важливості по че-

зробити негайно. Саме з приводу цієї категорії справ існує

вираз про те, що «потрібно жити так, щоб важливі справи не перетворювалися

у термінові»

вистачає часу. Як правило, це справи, пов'язані з власним скоєнням.

ванням у різних областях. Практика показує, що часто трапляється

лам "В". Отже, необхідно провести детальний аналізсправ «А» на

предмет їх важливості та терміновості. Часто трапляється так, що людина працює

з наслідками замість того, щоб знайти причини. Можливо, не слід

приділяти так багато часу на наради, а впровадити в корпоративну куль-

туру філософію бізнесу та професійний підхід. Або досконалість-

вати організацію власної праціз метою максимально можливого пре-

дотворення кризових ситуаційта непередбачуваних обставин.

манія природи важливого і термінового в житті, що властиво більшості

людей, як будь-яка термінова справа автоматично зараховується до категорії

важливого. Життєвий досвідпоказує, що саме справи категорії «С» частіше

всього служать причиною авралів, напруг і безперервних кризових си-

туацій. Проте згідно із законами менеджменту на добре організованому

підприємстві не повинно бути суєти та необґрунтованого поспіху.

рих доцільно уникати. Парадокс полягає в тому, що зазвичай це ті

справи, які робити легко і приємно. Тривалість виконання даних

му переважна більшість людей намагаються починати робочий день з

виконання неважливих та нетермінових справ.

Одним із основоположних принципів самоменеджменту є

вміння відокремлювати основні справи від справ другорядних, важливі від поганих ,

термінові від нетермінових.__

Праксіологія та оптимальна системапланування часу

Як би людина не була зайнята, вона завжди повинна приділяти час плануванню.

вання. Чим менше у вільного часу, тим важливішим стає

ретельне планування часу. Розумніше витратити на планування

всього десять хвилин на початку або наприкінці дня, оскільки ці витрати з лишком

компенсуються.

Часто людина говорить про те, що дуже зайнята, і вирішує, що на плані

вання немає часу, що є оманою. Якщо день не розплановано

ван, то найчастіше відчувається нестача часу. Більш того, у ситуації, ко-

час не розпланований, без сумніву, неможливо відрізнити важливі

відносини від менш важливих, термінові від несрочних. Тому, запевняючи себе та інших

людей, що часу на те, щоб планувати свої справи немає, че-

людина все одно витрачає час, але безладно і бездумно, що заперечує.

тельно позначиться на раціональній організації його життя. Тому необхідно

план планування як робочого часу, так і особистого життяне викликає-

вати. Існує __________ багато переваг у тому, щоб починати день з планування.

вання, оскільки в міру того, як складається план, людина більш активно

входить у процес його складання, та був і виконання. « Той, хто як-

щоранку планує справи дня і послідовно виконує цей план,

бачить, що планування прокладає для нього шлях у лабіринті-

насиченого та діяльного життя. Упорядкування свого часу подібно до променя

світла, який проноситься через усі його справи. Але там, де немає плану, де контроль часу відданий на свавілля випадковостей, незабаром починає цар-

вувати хаос»– писав Віктор Гюго. Продумавши, що потрібно зробити, легко

переходити до втілення плану у реальність. При точному визначенні

пріоритетів залишається менше ймовірності відволікання убік при їх осу-

існуванні.

Багаторічний досвід застосування різних засобів планування поки-

зал, що справа не тільки в конкретних пристроях для планування (пере-

кидні календарі, щоденники, органайзери, електронні записники

ки і т.д.), а в системі планування, яку застосовує людина. Засновник

праксіології (науки про ефективної діяльностілюдини) Т. Котарбін-

ський вважав, що оптимальна система планування покликана:

1) Забезпечити досягнення мети.

2) Не вимагати надто багато часу на освоєння.

3) Бути зручною для використання.

Сьогодні існує безліч систем і методик планування часу.

мені і вибрати найкращу досить складно, тому що у кожної є як

переваги, і недоліки.

Тільки вільна особистість може досягти досконалості у використанні.

ванні свого вільного часу та часу взагалі. Однак у цьому кон-

Текст свобода – якість необхідна, але недостатня. Іншими умовами

ними є: переважання духовних потреб людини та володіння

якісним інструментарієм.

Іммануїл Кант (1724 – 1804) жив настільки ритмічно, що його сусіди

перевіряли годинник, коли він виходив на прогулянку. Відомо, що він прожив усю

життя холостяком і другий період його творчості, понад тридцять років, по-

святив дослідженням пізнавальних і моральних здібностей людині.

ка. Творчі особистості здебільшого дбайливо ставилися до вре-

мені і, мабуть, важко знайти продуктивну творчу особистість, у кото-

не було б жорсткого режиму роботи. У наукових джерелах можна

знайти підтвердження тому, що такі талановиті особистості, як: Архімед і

Арістотель, Роджер Бекон і Ньютон, Анрі Пуанкаре і Дюма - батько, Енгельс

і Ленін, Вавілов та інші прагнули побудувати систему витрати часу.

Ця система покликана була гарантувати високий виробіток не за день

– а за життя.

Однак, як і в будь-якому правилі, є винятки. Зокрема

Авіценна (Ібн-Сіна), провівши більшу частинусвоїх п'ятдесяти шести років усіляко, підпілля і поневіряння, зміг залишити по собі багато праць, з ко-

яких 270 дійшли до наших днів. Сучасники можуть лише припускати

кількість незбережених праць і скільки ця велика людина змогла б

зробити у стабільних, комфортних умовах.