Як упорядкувати справи, не втрачаючи самовладання. Прості інструменти, що становлять метод GTD

Присвячується Кетрін,

моєму чудовому партнеру в житті та в роботі

Встигайте жити!

Вже досить давно скорочення GTD стало настільки звичним для багатьох людей в Росії, як USB або GPRS. На інтернет-форумах, присвячених тайм-менеджменту та особистої ефективності, система Getting things done обговорюється так само активно, як вибір щоденника або постановка життєвих цілей.

На щастя, за десять років існування російської Тайм-менеджерської спільноти питання «Планувати чи не планувати час?» перестав бути актуальним. Не планувати час, спізнюватися на зустрічі, забувати про прийняті на себе зобов'язання так само непристойно, як не користуватися вилкою та ножем у ресторані. Тайм-менеджмент за кілька років посів таке ж місце в нашому житті, як спортзал або басейн. Бути в добрій фізичної форми- Звичайно. Способи можуть бути різними – плавання, йога, волейбол… – одна суть. Аналогічно модно та природно – встигати все, нічого не забувати, завжди знаходити час на роботу, відпочинок, спілкування з родиною та друзями.

Головне питання – які вибрати способи самоорганізації, умовно кажучи, «що мені більше підходить: плавання чи тренажерний зал?». Як простіше, комфортніше та із задоволенням налаштувати особисту систему управління часом? Залежно від психологічного типукомусь легше є ножем та вилкою, комусь – японськими паличками. У кожному разі потрібна певна система, послідовність, методологія.

В кожній розвиненій країніє експерти, які спеціалізуються на тайм-менеджменті. Російському читачеві добре відомі книги Лотара Зайверта, керівника гейдельберзького Інституту стратегії та планування часу; Стівена Кові, президента американської корпорації FranklinCovey; Браяна Трейсі, фахівця з лідерства та ефективності; Керрі Глісона, Стефана Рехтшафена, Джулії Моргенстерн та ін. Деякі роботи ще не перекладені російською мовою і чекають свого часу – книги Марка Форстера (Великобританія), Харольда Тейлора (Канада) та ін. добре відома у США та придбала вже багато шанувальників у нашій країні.

Робочий графік самого Девіда вражає: на рік уперед відомий розклад його семінарів у найбільших містахСША та Європи. Його книга ясна, практична, рецептурна, технологічна. З деякими принципами та рекомендаціями варто посперечатися, і, безсумнівно, російському перекладу книги надано роль каталізатора активних дискусій. Але безперечно одне: книга потрібна і корисна. Її популярність у Росії ще в англомовному оригіналі тому підтвердження.

Бажаю вам, читачу, за допомогою перевірених досвідом та практичних рекомендацій Девіда Аллена навчитися встигати жити. Жити насиченою, ефективною, гарним життям, в якій кожна хвилина Часу має свою вагу та найвищу цінність.

Успіхів вам!

Гліб Архангельський,

генеральний директор компанії «Організація Часу»,

творець російського Тайм-менеджерського співтовариства

www.improvement.ru

Від автора

Перед вами криниця стратегій та принципів. Ви знайдете в собі нові сили, навчитеся зберігати спокій і справлятиметеся зі справами набагато ефективніше, витрачаючи значно менше зусиль. Вміння справлятися зі справами та успішно виконувати поставлені завдання важливо, але при цьому вам особисто не повинно заважати отримувати від життя задоволення, яке здається майже чи навіть зовсім недоступним під час старанної роботи. Втім, не йдеться про вибір «або – або»: повірте, можна ефективно працювати і при цьому жити на своє задоволення у світі повсякденних турбот.

Результативність - один з найбільш важливих аспектівроботи. Можливо те, чим ви займаєтеся, дійсно важливо, цікаво чи корисно, а можливо, це не так, але роботу треба виконувати в будь-якому випадку. У першому випадку, як правило, хочеться отримати максимальну віддачу від часу і сил, що витрачаються. У другому – якнайшвидше взятися за нову справу, не залишаючи «хвостів».

Мистецтво розслабляти свідомість і здатність звільняти його від усіх турбот та переживань, ймовірно, є одним із найбільших секретів великих людей.

Капітан Дж. Хетфілд

І що б ви не робили, вам, ймовірно, хотілося б спокійніше сприймати те, що відбувається, і відчувати впевненість у тому, що в Наразіви повинні займатися саме тим, чим займаєтесь. Незалежно від того, що ви робите: п'єте пиво з колегами після роботи, милуєтеся серед ночі своїм сплячим у колисці малюком, відповідаєте на електронне повідомленняабо перекидається парою слів з клієнтом після офіційної зустрічі, вам потрібна впевненість у тому, що саме цим вам слід займатися в даний момент.

Працюючи над книгою, я ставив собі за мету навчити вас працювати максимально ефективно і розслаблятися, як тільки ви цього захочете або відчуєте таку потребу.

Я, як і багато хто з вас, довгий часшукав відповіді на запитання: що робити, коли та як. І тепер, через двадцять із лишком років, витрачених на розробку та впровадження нових методів підвищення індивідуальної та організаційної продуктивності, після багатьох досліджень та спроб самовдосконалюватися, я можу з упевненістю заявити, що єдиного універсального рішення не існує. Жодні комп'ютерні програми, семінари, персональні планувальники та затвердження особистої місії не зможуть спростити ваш робочий день і не будуть приймати за вас рішення з кожним днем, щотижня і все ваше життя. Більше того, як тільки ви знайдете спосіб підвищити продуктивність своєї роботи та спростити процес прийняття рішень хоча б на один рівень, перед вами відкриється нове колообов'язків та творчих цілей, для досягнення яких вже не можна буде скористатися якоюсь простою формулою.

Але, незважаючи на відсутність будь-яких простих засобів, що дозволяють довести до досконалості особисту організованість і продуктивність, ми можемо зробити певні кроки для їхнього підвищення. Рік від року в ході роботи над собою я знаходив дедалі глибші і важливіші речі, на яких варто було зосередити увагу, ідеї, про які варто задуматися, і справи, якими варто займатися. Я знайшов прості процеси, що дозволяють істотно підвищити здатність людини творчо та конструктивно підходити до мирських турбот, освоїти які під силу кожному.

Ця книга – результат більш ніж двадцятирічної роботи, присвяченій дослідженнюіндивідуальної продуктивності. Це посібник з максимізації результатів та мінімізації витрат у світі, де робота з кожним днем ​​стає все більш об'ємною та потребує вирішення численних спірних питань. Я провів багато годин, навчаючи людей «на передовій» – на робочих місцях, – допомагаючи їм обробляти та впорядковувати поточні завдання. Відкриті мною методи довели свою ефективність у самих різних організаціях, у всіх сферах діяльності, у різних культурних середовищах, навіть у школі та вдома. Після двадцяти років підготовки та навчання найдосвідченіших і найпродуктивніших працівників я зрозумів, що світ потребує моїх методів.

Керівники організацій прагнуть прищепити «граничну продуктивність» собі та своїм підлеглим як базовий стандарт. Вони, як і я, знають, що після закінчення робочого дня за зачиненими дверима залишаються телефонні дзвінки, на які у них не вистачило часу відповісти, завдання, які потрібно комусь передати, неопрацьовані під час зустрічей та дискусій питання, невиконані обов'язки та десятки непрочитаних електронних повідомлень. багато ділові людипроцвітають тому, що вирішені ними проблеми та реалізовані ними можливості є зрештою важливішими, ніж недоробки в їхніх портфелях та кабінетах. Але за нинішніх темпів життя та розвитку бізнесу ця рівновага стає дуже хитким.

З одного боку, потрібні перевірені інструменти, які допоможуть людям зосередити свої стратегічні та тактичні зусилля і не дозволять згадати нічого важливого. З іншого боку, необхідно створити робоче середовище та методи, які не дадуть здатним співробітникам згоріти на роботі під тиском стресу. Потрібні стійкі стандарти стилю роботи, які убережуть від стресу найкращих та здібних співробітників.

Це стосується не тільки організацій, цього потребують і школи, де дітям, як і раніше, не пояснюють, як аналізувати отриману інформацію, як зосередитися на результаті і які кроки зробити, щоб його досягти. Ці знання потрібні кожному з нас: адже вони дозволять використовувати всі можливості, що відкриваються перед нами, щоб самовдосконалюватися і постійно покращувати навколишній світ.

Силу, простоту та ефективність принципів, про які я розповім у книзі «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу», найкраще можна випробувати на власний досвід: у реальному часі, в реальних умовах, в реальному світі. Природно, мета книги – викласти суть великого мистецтва управління робочим процесом та досягнення високої продуктивності. Я спробував викласти матеріал таким чином, щоб розкрити перед вами загальну картину і в той же час дати вам відчути смак миттєвого результату з читання книги.

Книжку поділено на три частини. Перша частина розкриває загальну картину, містить короткий оглядсистеми, що пояснює її унікальність і актуальність, а потім безпосередньо знайомить з основними методами в стиснутій та доступній формі. У другій частині розповідається, як застосовувати принципи системи практично. Тут ви зможете потренуватися і крок за кроком навчитеся застосовувати описані моделі в повсякденному житті. У третій частині описані ще вищі та ефективні результати, яких можна досягти, якщо зробити методологію та моделі невід'ємна частинавашої роботи та особистого життя.

Приєднуйтесь! Я хочу, щоб ви не просто повірили, а й переконалися, що ці методи можна і потрібно використовувати особисто вам. Я хочу, щоб ви зрозуміли: те, що я обіцяю, є не тільки можливим, але й цілком доступним кожному з вас. І я хочу, щоб ви знали: все, що я пропоную дуже просто реалізувати. Для цього не потрібні особливі навички. Ви вже вмієте концентрувати увагу, записувати важливу інформацію, приймати рішення про бажані результати та майбутні дії, зважувати альтернативні варіанти та робити вибір. Ви переконаєтеся, що багато вчинків, які ви постійно робили інстинктивно та інтуїтивно, справді вірні. Я розповім вам про те, як вивести ці основні навички на новий рівеньефективності. Я допоможу вам втілити всі ці навички в новій манері поведінки, яка стане для вас маяком.

На сторінках книги я постійно посилаюсь на програми підготовки та семінари з теми продуктивності. Останні двадцять років я працював консультантом з управління як один, так і у складі невеликих груп. Моя робота полягала переважно в індивідуальне навчанняпідвищення продуктивності та проведення семінарів, присвячених методам, викладеним у книзі. Я та мої колеги підготували понад тисячу людей, провели тренінги для сотень тисяч фахівців та організували сотні групових семінарів. З цього досвіду я черпав враження та приклади для цієї книги.

Суть цієї книги чудово передав мій клієнт, який написав: «Коли я тільки-но почав застосовувати принципи цієї програми, вони врятували моє життя… Коли ж я зробив їх своєю звичкою, вони змінили моє життя. Це вакцина від щоденної сутички "не на життя, а на смерть", коли "проект треба було закінчити ще вчора", і протиотруту від дисгармонії, яку багато людей самі вносять у своє життя.

Книга Девіда Аллена «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу» може надати істотну підтримку. Цей твіртішить тим, що в ньому дано не лише якісь теоретичні викладки, які описують ситуацію в цілому, а й цілком конкретні поради. Проста і доступна до розуміння мова розповіді допоможе легко зорієнтуватися в цій книзі навіть тим, хто взагалі не знайомий із теоріями тайм-менеджменту. Крім того, цілком життєві ситуації, які наводить письменник, допомагають краще зорієнтуватися у тих причинно-наслідкових зв'язках, які простежуються у творі. Ця книга чудово підійде тим, хто постійно перебуває у стані вічної зайнятості.

Звертаючись на пряму до читача у своїй книзі "Як упорядкувати справи", автор хіба що робить його співучасником всього процесу розповіді. Кожен із нас хоч раз у житті стикався з тотальною зайнятістю, а деякі постійно перебувають у цьому стані. Причому здається, що справи мають якось розгрібатися, адже не дарма така величезна кількість часу присвячена їх вирішенню, але натомість спостерігається ще більша їхня кількість. З чим це пов'язано? Чому люди мають властивість накопичувати проблеми? Чи можна підвищити ефективність своєї роботи, витрачаючи на її виконання менше часу? Методика автора дозволяє навчитися швидко і якісно вирішувати всі справи і труднощі в міру їх надходження, і це стосується не тільки робочих моментів, а й особистого життя, адже вона є невід'ємною частиною нашого існування. Що таке GTD система? Чому таке велика кількістьлюдей віддають їй перевагу? Як працює ця методика і чи всім вона підійде? Автор охоче відповідає на ці та багато інших питань, які виникають під час читання.

Вер 26, 2017

Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресуДевід Аллен

(оцінок: 1 , середнє: 5,00 із 5)

Назва: Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу
Автор: Девід Аллен
Рік: 2015
Жанр: Пошук роботи, кар'єра, Управління, підбір персоналу, Корпоративна культура, Зарубіжна ділова література

Про книгу «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен

Експерт та консультант у питанні правильного розподілучасу - Девід Аллен - випустив у світ найкращий підручникз тайм-менеджменту — «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресів». Більшості відома ситуація, коли справи зростають як снігова куля, доводиться відкладати почате убік і хапатися за нове. У результаті нічого із запланованого виявляється невиконаним, нерви, стрес, неприємні наслідки.

Правильно використовувати свій час вчить розумна книга «Як упорядкувати справи». Посібник рекомендований не тільки зайнятим менеджерам, але й широкій аудиторії читачів, які зіткнулися з невирішеними проблемами.

На сторінках підручника Девід Аллен доступною мовоюрозповідає, як навчитися відокремлювати головне від другорядного. Правильно планувати свою діяльність шляхом сортування термінових справ за простою та зрозумілою схемою. «Завдання можна виконати за кілька хвилин? Виконуйте!» — радить автор, інакшеперекручувати або відкласти на інший час, коли це можна буде легко виконати.

Книга «Як упорядкувати справи» рясніє яскравими прикладамиз життя автора, коли він стикався з проблемою справ, що навалилися, посиленою зобов'язаннями перед іншими людьми. Девід Аллен ділиться ефективними методами розподілу власних силі поступовим подоланням купи невідкладних справ.

Мозок людини влаштований таким чином, що всі незавершені справи та зобов'язання щодо їх виконання постійно нагадуватимуть про себе, стверджує автор. Мозок буде зайнятий пошуком виходу, не даючи спокою людині навіть під час сну, а сумним результатом може стати лікарняне ліжко. Девід Аллен стверджує, що допомогти впоратися з такими станами може звичайний щоденник. Записуйте всі свої справи на папір, а не пам'ятайте, структуруйте справи по важливості та терміновості виконання, і ви уникнете стресів.

Автор радить використовувати його методику не тільки в ході рутинної роботи в компанії, а й у повсякденному житті. Книга вчить встигати робити все необхідні діїметодом планування та перерозподілу завдань за важливістю та терміновістю.

Більшість читачів добре відгукуються про вміст посібника з тайм-менеджменту від Девіда Аллена. Діляться враженнями про те, як позитивно вплинула книга на продуктивність їх роботи і якість життя.

На нашому сайті про книги ви можете скачати безкоштовно без реєстрації або читати онлайн книгу«Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен у форматах epub, fb2, txt, rtf, pdf для iPad, iPhone, Android та Kindle. Книга подарує вам масу приємних моментіві справжнє задоволення читання. Придбати повну версіюВи можете у нашого партнера. Також у нас ви знайдете останні новиниз літературного світу, дізнаєтесь біографію улюблених авторів Для письменників-початківців є окремий розділ з корисними порадамита рекомендаціями, цікавими статтямизавдяки яким ви самі зможете спробувати свої сили в літературній майстерності.

Цитати з книги «Як упорядкувати: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен

Ви повинні мати можливість скласти список на ходу і легко звертатися до нього з необхідною періодичністю.

Як показує мій досвід, коли люди будують плани переважно у природній та неформальній обстановці, вони позбавляються від внутрішньої напругиі досягають найкращих результатів.

Регулярно переглядайте свої списки завдань: це дозволить викинути їх із голови.

Причина занепокоєння – нестача контролю за ситуацією, організованості, підготовки та активності.

Для того, щоб прийняти правильне рішення, потрібно зробити всього два основні кроки - визначити: 1) яким має бути результат; 2) що саме цього потрібно зробити. На жаль, більшість людей це не здається очевидною.

Ключ до управління всім – це управління власними діями.

Для керування проблемами, які передбачають будь-які кроки з вашого боку, вам знадобляться список проектів, файли або папки для планів проектів та матеріалів для них, календар, список нагадувань про першочергові дії та список нагадувань про очікувані події.

Тепер опишіть однією пропозицією успішний результат, який принесе вам вирішення цієї проблеми або вихід із ситуації. Іншими словами, що має статися, щоб ви могли вважати проект здійсненим та поставити «галочку»?

Мало хто вважає, що має концентрувати увагу на бажаних результатах. Насправді мислення, орієнтоване на результати, є одним із найефективніших доступних засобів, що дозволяють зробити мрії реальністю.

Основними складовими внутрішньої впевненостіта контролю над ситуацією є: 1) чітко сформульовані результати (проекти) та першочергові дії, необхідні для того, щоб просунутися до їх здійснення, а також 2) нагадування, об'єднані у надійну систему, до якої ви регулярно звертаєтесь. Я називаю це концентрацією уваги у горизонтальній площині. Хоча на перший погляд процес може здатися простим, його реальне застосування дозволяє досягти глибоких результатів.

Скачати безкоштовно книгу «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен

(Фрагмент)


У форматі fb2: Завантажити
У форматі rtf: Завантажити
У форматі epub: Завантажити
У форматі txt:

Девід Аллен Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу

Присвячується Кетрін, моєму чудовому партнеру в житті та в роботі

Девід Аллен по праву вважається одним із найвпливовіших теоретиків продуктивності. Він - провідний доповідач та фасилітатор таких організацій, як журнал New York Life, Світовий банк, Фонд Ford, L.L. Bean та ВМС США. Девід проводить майстер-класи з питань продуктивності для приватних осіб та організацій по всьому США. Крім того, Девід - президент David Allen Company і протягом більш як двадцяти років працює консультантом з менеджменту та персональним тренером менеджерів вищої ланки. Його статті публікуються в Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal та інших популярних виданнях. Книга «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» було видано у дванадцяти країнах світу. Девід Аллен живе в Оджаї, Каліфорнія.

Багато вчителів, партнерів, колег, співробітників і друзів за довгі рокидопомогли мені усвідомити і розробити принципи, описані у книзі «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу». Джордж Мейєр, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дін Ачесон та Рассел Бішоп зіграли ключові роліна шляху мого особистісного та професійного розвитку. Рон Медвед, Саллі Мак-Гі, Леслі Бойєр, Том Бойєр, Пем Террентайн і Келлі Форрістер також зробили свій внесок у мою роботу в міру її виконання.

До того ж, десятки тисяч клієнтів та учасників семінарів допомогли перевірити та відшліфувати описані у книзі моделі. Особлива подяка стратегам-керівникам, котрі вчасно усвідомили значення викладеного матеріалу для зміни корпоративної культурисвоїх компаній і надали мені можливість зробити це: зокрема, дякую Майклу Вінстону, Бену Кеннону, Сьюзан Валасковіц, Патрісії Карлайл, Менні Бергер, Кароле Ендікотт, Кларі Штучинські та Еліоту Келману. Адміністративна та моральна підтримка, яку довгі роки надавали мені Шар Канан та Андра Карассо, була просто безцінною.

Ця книга ніколи б не набула свого нинішнього вигляду без неоціненних зусиль і порад Тома Хагана, Джона та Лори Мак-Брайд, Стіва Льюєрса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стіва Шалла та Меріан Бейтман. Воістину велика заслуга мого редактора, Джанет Голдстейн – професіонала у своїй справі та терплячого наставника у мистецтві та ремеслі написання книг.

Нарешті, щиро дякую своєму духовному наставнику, Джей-Ар, за його неоціненні поради та постійні нагадування про справжні пріоритети, а також мою чудову дружину Кетрін за довіру, любов, старанність і красу, якими вона наповнила моє життя.

Ласкаво просимо на сторінки книги «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу»

Перед вами - криниця стратегій та принципів. Ви знайдете в собі нові сили, навчитеся зберігати спокій і справлятиметеся зі справами набагато ефективніше, витрачаючи значно менше зусиль. Вміння справлятися зі справами та успішно виконувати поставлені завдання важливо, але при цьому вам особисто не повинно заважати отримувати від життя задоволення, яке здається майже чи навіть зовсім недоступним під час старанної роботи. Втім, не йдеться про вибір «або-або»: повірте, можна ефективно працювати і при цьому жити на своє задоволення у світі повсякденних турбот.

Результативність – один із найважливіших аспектів роботи. Можливо те, чим ви займаєтеся, дійсно важливо, цікаво чи корисно, а можливо, це не так, але роботу треба виконувати в будь-якому випадку. У першому випадку, як правило, хочеться отримати максимальну віддачу від часу і сил, що витрачаються. У другому – якнайшвидше взятися за нову справу, не залишаючи «хвостів».

Мистецтво розслабляти свідомість і здатність звільняти його від усіх турбот та переживань, ймовірно, є одним із найбільших секретів великих людей.

Капітан Дж. А. Хетфілд

І що б ви не робили, вам, мабуть, хотілося б спокійніше сприймати те, що відбувається, і відчувати впевненість у тому, що зараз ви повинні займатися саме тим, чим займаєтесь. Незалежно від того, що ви робите: п'єте пиво з колегами після роботи, милуєтеся серед ночі своїм малюком, що спить у колисці, відповідаєте на електронне повідомлення або перекидаєтеся парою слів з клієнтом після офіційної зустрічі, вам потрібна впевненість у тому, що саме цим вам слід займатися в даний момент.

Працюючи над цією книгою, я ставив собі за мету навчити вас працювати максимально ефективно і розслаблятися, як тільки ви цього захочете або відчуєте таку потребу.

Метод «Як упорядкувати справи» (Getting Things Done, чи GTD) побудований на обмірковуванні результатів і визначенні «наступних дій». Основна ідея GTD допомагає чітко визначити ціль, а потім і кожен крок на шляху до досягнення цієї мети. Метод підходить і організації презентації на роботі, і планування різдвяних покупок.

Кожне завдання має бути невеликим, щоб ви змогли вирішити його швидко, і відсутність часу чи мотивації не могла б перешкодити вам. Такий підхід сприяє досягненню всіх ваших цілей у житті, допомагає уникнути стресу.

При організації проектів з використанням методу GTD ви завжди будете готові розпочати роботу над завданням негайно, незалежно від того, що відбувається навколо, і де ви знаходитесь. GTD настільки полегшує вам наступний крокщо ви не захочете відкладати його.

У цій книзі ви знайдете кілька простих інструментів, які зможете використовувати для ефективної роботита збереження тверезого розуму; а також рекомендації, яке відношення необхідно виробити, щоб втілити в життя основні принципи GTD.

Ваш мозок – інструмент мислення, а не запам'ятовуючий пристрій

Бути успішним у своїй роботі – отже, бути хорошим організатором. Це особливо важливо працівникам розумової праці, Для яких жонглювання десятками завдань та проектів одночасно є повсякденною реальністю. Труднощі виникають, коли тонка грань між нашим особистим та професійним життям розмивається. Це відбувається тому, що наш мозок намагається розібратися в невирішених проблемах і нагадує нам про них у самий невідповідний момент - навіть якщо ми хотіли б розібратися з ними пізніше.

Щоб тримати всю складну інформацію про життя під контролем, багато хто з нас звертається з мозком як із ящиком столу або записником. Ми зловживаємо нашим мозком, змушуючи його зберігати усі види інформації. Забиваючи голови інформацією про незакінчених завданняхУ майбутніх зустрічах та інших зобов'язаннях ми безрозсудно витрачаємо здатність нашого мозку думати, що заважає сконцентруватися на реальній роботі.

Щоб працювати максимально ефективно, ми повинні звільнити наші уми від усього, що не пов'язане із завданням, яке ми виконуємо в конкретний момент часу. Використовуйте 100% здатності свого розуму зосереджуватись на виконанні завдання.

Якщо ви хочете мислити ясно, вам потрібний надійний «кошик для збирання матеріалу» за межами вашого розуму

Наш мозок має одну дратівливу властивість - він ніколи не дає нам забути те, про що ми повинні подбати. Нас постійно «засинають» новою інформацією, яка також займає місце у нашому розумі. Кожна нова ідея, кожен спогад і кожна проблема, яку ми забули вирішити, відволікає нас від основної справи.

Завжди використовуйте так званий кошик для збору матеріалу: місце за межами вашого розуму, куди ви можете помістити будь-яку сторонню інформацію або ідею. Ви точно знатимете, де знайти інформацію пізніше, коли у вас з'явиться на неї час. Це дозволяє повністю зосередитись на складанні листа, бесіді з колегою чи стрижці газону.

Вашим «кошиком для збору матеріалу» може бути блокнот, списки на вашому комп'ютері/телефоні або навіть коробки, в які можна покласти предмети та документи. Ваш кошик (або кошик) для збору матеріалу повинен розташовуватися неподалік - так вам буде легко витягувати інформацію, яку ви інакше накопичували б у своєму розумі.

Виносьте сміття – щотижня спустошуйте всі зовнішні «кошики»

Для безвідмовної роботи системи ви маєте підтримувати її. Виробіть звичку переглядати і спустошувати кошик раз на тиждень. Система «кошика для збору матеріалу» працює тому, що дає розуму відпочити з упевненістю в тому, що він не втратить і не забуде будь-якої важливої ​​інформації.

Якщо система не оновлюється, вона перестає бути надійною, а мозок насторожиться та перестане довіряти їй. Як тільки це станеться, підсвідомість знову почне відволікатися на невирішені проблеми та незавершені завдання. Ви повинні ретельно розглянути всі свої завдання та навести порядок, керуючись такими правилами:

  • Відразу викреслюйте зі списку погані завдання.
  • Якщо ви можете вирішити задачу дуже швидко (за дві хвилини або менше) – зробіть це негайно.
  • Збережіть важливу інформацію в надійному місці. Якщо це зустріч, проект чи конкретне завдання, перенесіть їх у відповідний список.
  • Регулярне «чищення кошика» - єдиний спосібзабезпечити надійну продуктивність та уникнути стресу.

Спустошуючи «кошик», сортуйте матеріал за списками

Як би не розрізнявся матеріал у вашому «кошику», вам не потрібно класифікувати та розкладати його за окремими «ящиками» чи списками.

Більшість списків поточних справ не працюють тому, що перетворюються на «вінегрет» із завдань, думок та інформації. До списків варто включати лише конкретні, здійсненні завдання, проте ми записуємо в них все без розбору і тому дуже легко втрачаємо на увазі окремі здійсненні завдання.

Як організувати елементи у вашому кошику?

  • Видаліть все несуттєве, вирішіть дрібні завдання та внесіть зустрічі чи дедлайни у ​​свій календар.
  • Якщо це комплексна робота(тобто вимагає виконання кількох конкретних завдань), включіть їх у проект із чіткою метою.
  • Всі інші завдання повинні потрапляти до списку "Наступні дії".

Список «Проекти» дає загальне уявлення про всі ваші поточні проекти

Проекти є ключовим компонентом будь-якої системи підвищення продуктивності. Проект - бажаний результатщо вимагає багатокрокових дій. Щоб визначити, з яких завдань має складатися проект, уявіть собі результат, якого хочете досягти, та опишіть бажаний результат однією пропозицією. Обмірковування результату допомагає сформулювати конкретні завданняякі наблизять вас до досягнення мети проекту.

Список містить всі проекти, які мають бути завершені найближчим часом. Це допоможе вам відстежувати та контролювати всі поточні проекти, підвищити продуктивність, та розслабитися.

Щотижня оновлюючи список, переконайтеся, що кожен проект розкладається покроково. Усі дії, що становлять проект, потрапляють до списку «Наступні дії». Саме конкретні завдання дозволяють досягти будь-якої мети.

Замініть щоденний перелік поточних справ на календар та список «Наступні дії»

Щоденні переліки поточних справ неефективні - вони спотворюють ваше почуття часу, вводять вас в оману і змушують повірити, що ви справді встигнете зробити за день усе перераховане. Таке нереалістичне планування веде до розчарування, втрати часу і заздалегідь прирікає на провал те, чим займаєтесь.

Набагато більше ефективний метод- робота з календарем та списками «Наступні дії». Календар служить лише однієї мети: записувати зустрічі. Все, що пов'язане з певним днем ​​або годиною – нарада чи відвідування лікаря – має фіксуватися у календарі.

Усі інші завдання або конкретні кроки поміщайте до списку «Наступні дії». Він дозволяє швидко вирішити, які завдання є найбільш актуальними, і чи є у вас час на їх вирішення.

Незалежно від того, де ви знаходитесь, ви завжди повинні мати при собі список «Наступні дії». Це дасть вам можливість вибирати, яке завдання має сенс вирішувати.

Якщо ви добре спланували і попередньо вибрали завдання, вам не важко буде вирішити, за яку з них має сенс взятися. Уявіть, що ви в аеропорту і ваш виліт затримується на годину. У такій ситуації спитайте себе:

  • Яке завдання мені вибрати зараз?
  • Яке завдання я встигну закінчити у відведений час?
  • На яке завдання мені вистачить енергії зараз?
  • Яке завдання має найвищий пріоритет?

Якщо заплановано дуже багато завдань, є сенс розподілити їх за декількома списками та сховищами. Наприклад, один список можна зберігати у смартфоні, а інший – на комп'ютері. Розсортувавши завдання таким чином, ви знатимете, яку з них зможете виконати, перебуваючи за своїм робочим столом або на зустрічі або під час очікування в аеропорту.

Списки «В очікуванні» будуть корисні під час роботи з іншими людьми

Усі поточні проекти мають бути перелічені у списку «Проекти». При використанні списку «Наступні дії» ви можете переконатися, що послідовно працюєте над завданнями, кожна з яких наближає ваші проекти до завершення.

У більшості випадків ви повинні покладатися на інших людей, які відповідають за окремі частини кожного проекту. Але це не означає, що ви повинні відмовитись від контролю за ходом реалізації будь-яких ваших проектів.

Щоразу, коли ви залежите від роботи інших людей - чекаєте від когось звіт, щоб продовжити роботу над презентацією - варто вести список «В очікуванні». Так ви зможете відзначити все, що інші люди повинні надати вам разом із дедлайнами.

Оновлюючи цей список щотижня, ви побачите, хто і як справляється зі своїм завданням. У вас з'явиться нове завдання: нагадати цій людині про зобов'язання.

Якщо виконання цього завдання займе не більше двох хвилин, зробіть це негайно. Якщо ні - внесіть її до списку «Наступні дії» або в один з більш конкретних списків і по-дружньому нагадайте людині, що, як і раніше, чекаєте на її звіт.

Зберігайте інформацію на конкретний день у календарі чи картотеці

Ви можете запланувати безлічсправ заздалегідь, але іноді доводиться чекати певної інформації, перш ніж перетворити матеріали з вашого «кошика» на конкретні завдання чи зустрічі.

приклад. Якщо намічається цікава вам торгова виставка, то, можливо, ви захочете почекати і побачити її учасників, перш ніж вирішити, чи є сенс відвідувати її. Якщо вам недоступна така інформація заздалегідь, краще відкласти прийняття рішення.

У випадках, коли у вас немає вибору, і доводиться все планувати останню хвилину, знадобляться такі стратегії:

  • Поставте собі нагадування на певний день у календарі.
  • Ведіть картотеку, яка допоможе вам отримати доступ до необхідної інформації потрібний час.

Картотека – це дуже точна та логічна система. Вона складається з 43 файлів: 31 файл для днів місяця та 12 для місяців року. Щодня ви зможете перевіряти документи, нагадування чи матеріали, «надіслані» самому собі.

Щоб система працювала, ви повинні щодня використовувати та оновлювати її, і це найскладніше.

Ідеї, які можуть стати актуальними у майбутньому, вносьте до списку «Одного разу/можливо»

До цього списку входить все, чого немає у списках «Наступні дії» або «Проекти», але що не повинно заважати голові. Список «Одного разу/можливо» містить весь матеріал, який ви ще не перетворили на конкретні ідеї чи завдання. Не варто недооцінювати його переваги. Він дозволяє відстежувати ідеї проекту, які можуть бути надзвичайно важливими у майбутньому. Ідеї ​​у цьому списку можна розділити на групи. Наприклад:

  • "Поїздки, які я хотів би здійснити";
  • "Вина, які я хотів би спробувати";
  • "Музика, яку я хотів би послухати".

Як і списки «Наступні дії», «Одного разу/можливо» допоможуть вам знайти необхідну інформаціюв потрібний час. Списки надійніші, ніж ваша власна пам'ять.

Список «Одного разу/можливо» повинен переглядатися та оновлюватися регулярно, якщо ви хочете ефективно використовувати його.

Організоване робоче місце та щотижневий перегляд вашої системи підвищує продуктивність

Усі матеріали списків мають бути доступні з робочого місця. Створіть "кабіну управління" - функціональну мобільну систему для отримання доступу до інформації, де б ви не опинилися. Надзвичайно важливо створити систему списків і файлів, яку ви можете взяти із собою куди завгодно: навіть якщо застрягли в аеропорту або в сніговій бурі, ви все одно можете бути продуктивним.

Методика GTD дозволяє почувати себе спокійно та контролювати всі поточні проекти: стежити за їх виконанням та переконуватись, що вони рухаються вперед.

Ваша система продуктивності завжди має залишатися актуальною та повною. Ваш розум розслабиться і зможе повністю сконцентруватися на задачі, тільки якщо ви довірятимете своїй системі.

Переглядаючи всі свої списки щотижня, ви переконаєтеся, що ваша система залишається функціональною – кожен поточний проектпов'язаний як мінімум з однією «Наступною дією» в актуальному, доступному списку. У вас з'явиться загальне уявленняпро все, що відбувається. Перегляд допомагає бачити «ліс», не втрачаючи на увазі «дерева».

Кількість часу, який ви витрачаєте на щотижневий переглядзалежить від того, скільки часу вам потрібно, щоб відчути себе в безпеці і зміцнити довіру до системи.

Плануйте свій щотижневий перегляд, наприклад, на вечір п'ятниці. Це дозволить вам закрити робочі справи та піти на вихідні з ясною головою та почуттям контролю.

Природне планування прояснює цілі та найближчі кроки ваших проектів.

Розробка проекту – досить неприродний та нелогічний процес. Ви повинні продумати та запланувати всі кроки заздалегідь, ще не уявляючи собі чіткої мети. Використовуйте природний методпланування, який відображає ваші щоденні дії.

Приклад повсякденної дії: ви голодні і формуєте невиразну мету («я повинен щось з'їсти»), а потім уточнюєте її («я хочу піцу»). У цей момент у вашій голові з'являється кілька ідей про те, як досягти цієї мети («я можу або спекти піцу, або замовити її або піти в ресторан»). Будь-які кроки, які вам необхідно попутно зробити, стають самоочевидними.

Застосуйте цей спосіб мислення до ваших реальним проектам: почніть із найбільш конкретного визначення мети. Ніколи не завадить витратити час на визначення мети, оскільки всі наступні дії залежатимуть саме від цього. Коли ціль ясна, ваш розум автоматично почне мозковий штурм. Так ви зможете вигадати ідеї, необхідні для досягнення мети. Хороша тактика – розпочати мозковий штурм «ззовні»; наприклад, записати та зберегти ваші ідеї на папері.

Як тільки ви зібрали всі свої ідеї, ви повинні впорядкувати та згрупувати їх, а потім визначити конкретні діїнеобхідні для завершення проекту.

Природне планування прояснює роботу над проектом і робить її цікавою, швидкою та інтуїтивною.

Найголовніше

Як працювати ефективно та з ясною головою?

  • Ваш мозок - інструмент мислення, а не пристрій, що запам'ятовує. Якщо ви хочете мислити ясно, вам потрібний надійний «кошик для збирання матеріалу» за межами вашого розуму.
  • Виносите сміття – щотижня спустошуйте всі зовнішні «кошики».
  • Розбираючи «кошики», сортуйте матеріал за тематичними списками.

Прості інструменти, що становлять метод GTD

  • Список «Проектів» складає загальне уявлення про всі ваші поточні проекти.
  • Використовуйте календар та списки «Наступні дії» замість щоденного спискупоточних справ.
  • Списки "В очікуванні" дуже корисні, коли ви працюєте з іншими людьми.
  • Зберігайте інформацію на конкретний день у календарі чи картотеці.
  • Все потенційно цікаві ідеїслід вносити до списку «Одного разу/можливо».
  • Організоване робоче місцета щотижневий огляд вашої системи незамінний для продуктивної праці.

Як втілити в життя основні принципи GTD?

Природне планування прояснює цілі та найближчі кроки ваших проектів та полегшує роботу над ними.