Контролата е фаза на методот Алпа. Алпи метод

Технологија на планирање со помош на методите Алпи, Парето, Ајзенхауер

Многу луѓе имаат потешкотии да планираат затоа што на тоа гледаат само „размислување“, што често значи „зјапање во вселената“ или „сонување“. Затоа, неопходно е да се трансформира идејата за планирање во нешто конкретно, гледајќи го планирањето како „писмена работа“, а не како „ментална работа“. Времето потрошено за планирање може да се дефинира како „Време за одлучување“ затоа што тоа е она што се однесува на планирањето: донесување одлуки за тоа што, кога и како да се направи.

При долгорочно, среднорочно и краткорочно планирање треба да се направи список и да се утврдат приоритетите. Сите задачи споменати во списокот се со еднаква вредност. По составувањето на списокот, треба да ги дистрибуирате задачите по редослед на нивната важност во моментот, завршувајќи ја со идентификување приоритети. Ниту еден список не може да биде комплетен освен ако не го прикажува редоследот на важноста на ставките. Во практиката на самоуправување, постојат методи на планирање на времето, чија употреба е дизајнирана за рационално организирање на сопствениот живот.

Планирање според принципот Парето

Во ситуација кога човекот е преоптоварен со активности и задачи кои нема доволно време да ги заврши и не се осмелува да се откаже од голем број не многу важни работи, препорачливо е правилото 80/20 да се примени во пракса. . Принципот Парето вели: „Ако сите предмети се поставени по нивната вредност, тогаш 80% од вредноста доаѓа од предметите што сочинуваат 20% од вкупниот број, додека 20% од вредноста доаѓа од предметите што сочинуваат 80 % од вкупниот број“.

Врз основа на правилото 80/20, на список од 10 задачи, 2 ќе обезбедат 80% успех. Затоа, треба да ги пронајдете овие 2 работи, да ги вклучите во категоријата „А“ и да ги спроведете. Според овој принцип, преостанатите 8 може да останат непоправени бидејќи вредноста на нивните резултати ќе биде многу помала од онаа на двете најплодни работи. Практиката покажува дека:

· 80% од трошоците за трговските трансакции се обезбедени од 20% од сите клиенти;

· 80% од производството го обезбедуваат 20% од претпријатијата;

· 80% од пропуштеното време поради болест отпаѓа на 20% од работниците;

· 80% од досието во употреба доаѓа од 20%

папки со досиеја;

· 80% од нечистотијата се акумулира на 20% од површината на подот каде што најмногу

· 80% од перењето се случува на 20% од облеката;

· 80% од најдоброто телевизиско време доаѓа од првите 20% програми

повеќе сакан од ТВ гледачите;

· 80% од времето читателите на весници го поминуваат читајќи 20% од објавените материјали

бањи во весникот;

· 80% од телефонските повици ги остваруваат 20% од телефонските претплатници;

· 80% од потребните податоци се добиени од 20% од изворите на информации;

· на училиште, наставниците трошат 80% од својата енергија на 20% од учениците (обично про-

проблематични или талентирани);

· 80% од храната се консумира во првите 20% од рестораните.

Овие факти ја потврдуваат опасноста од заглавување во активности кои даваат слаби резултати и ја зајакнуваат важноста да се фокусираат напорите на дваесет проценти од активностите кои значително ја зголемуваат продуктивноста.

Принципот Парето совршено објаснува што се случило, но не секогаш помага однапред да се најде излез од ситуацијата. Факт е дека никогаш не можете однапред да кажете кои 20% ќе бидат ефективни. Според овој принцип, 80% од задоволството во нашите животи доаѓа од 20% од вложениот труд - најголемиот дел од успехот ќе биде резултат на само неколку чекори. Ова значи дека за да најдете повеќе време за она што е корисно, ќе морате направи помалку од тоа, што се покажува како бескорисно. Со други зборови - не трошете го вашето време!

Времето може да се распредели врз основа на други размислувања освен само задоволство. Тоа може да биде: обезбедување финансиска стабилност, напредување во кариерата, одржување добра физичка форма итн. Важно е да се одреди значењето на корисното поминување на времето, бидејќи „ време, потрошени, ова постоење, и времето, добро искористени, тоа е живот“ (Едвард Јунг).

Планирање со методот на Алпите

Методот на планирање на Алпите е релативно едноставен, изготвувањето дневен план во просек трае не повеќе од 10 минути. Процесот на развој на планот се состои од 5 фази:

1. Подготовка на задачи;

2. Проценка на времетраењето на планираните акции;

3. Резервација на време (во сооднос 60:40);

4. Донесување одлуки за приоритети и прераспоредување на поединецот

операции;

5. Контрола (сметководство за она што не е направено).

Во голем број методи на планирање што постојат во практиката на самоуправување, употребата на методот „Алпи“ ги обезбедува следните главни предности:

· Подобро расположение за претстојниот работен ден.

· Планирање следен ден.

· Јасно разбирање на задачите на денот.

· Организирање на текот на денот.

· Надминување на заборавот.

· Концентрација на најважното.

· Намалување на количината на работа со „хартија“.

· Донесување одлуки за поставување приоритети и прераспределување.

· Намалете ги пречките и несаканите прекини.

· Намалување на стресот и нервната напнатост.

· Подобрена самоконтрола.

· Зголемено задоволство и мотивација.

· Добивајте време поради методичното организирање на работата.

Праксата покажува дека со успешното користење на техниките за планирање на времето и методите на научна организација на работата, постои реална можност за дневна заштеда од 10 до 20% од времето. Процесот на планирање со методот на Алпите се состои од следните фази:

Прва фаза- подготовка на задачи. За да ги подготвите задачите за денот, треба да ги запишете потребните задачи за следниот ден:

· задачи од списокот со задачи или од неделниот (месечен) план;

· неисполнети претходниот ден;

· додадени случаи;

· рокови кои мора да се запазат;

· повторливи задачи.

Составувањето листа на задачи мора да ги исполнува следниве барања:

· како прво приближување, распоредете ги по приоритет;

· поделете ги на долготрајни и кратки, краткотрајни;

· повторно проверете ги задачите поврзани со личниот контакт за да видите дали тие можат да се завршат поефикасно рационален начин(користење телефон, итн.).

Реализмот на изготвување на дневен план е да се ограничи списокот на задачи само на навистина неопходните работи. На втората фазаПри изготвување план за тој ден, неопходно е да се процени приближното времетраење на планираните активности.

Сосема е очигледно дека времетраењето на некои задачи не може да се процени апсолутно точно; таквата вештина доаѓа само со искуство. Но, од друга страна, неопходно е да се запамети дека за секоја работа често е потребно онолку време колку што човекот има на располагање. Затоа, дефинирањето на одреден временски период за завршување на поединечни задачи подразбира извршување на оваа задача само во одреденото време. Кога ќе се определи одреден временски период за да се заврши некоја задача, едно лице работи поконцентрирано, ослободувајќи се од разни пречки што е можно повеќе.

Трета фазаПравењето план е да резервирате време за непредвидени околности. Суштината на методот Алпи е дека планот треба да покрива не повеќе од 60% од времето, а 40% треба да се остави како резервно време за непредвидени околности. Така, осумчасовниот работен ден треба строго да се планира само за пет часа (што е 60% од работното време) и три часа да се остават непланирани за конкретни, но неочекувани задачи.

Во случај кога е планирано повеќе од 60% од времето, императив е да се заврши завршеното листа на задачина наведените параметри, поставување приоритети, делегирање овластувања и намалување на времето претходно определено за задачи. Доколку по завршената работа не може да се намали планираното време на шеесет проценти, работите да се одложат за следниот ден според приоритетите. Тоа значи дека задачите од категориите „А“ и „Б“ не можат да се префрлат на следниот ден; соодветно, преносот на задачите од категоријата „Ц“ нема значително да влијае на резултатите од денот.

Четврта фазапланирањето се однесува на одлучување за приоритетите и примена на уметноста на делегирање. Целта на оваа фаза е да се намали времето доделено за извршување на дневните задачи на 5-6 часа. За таа цел, неопходно е: прво, да се постават приоритети за работите и да се разјаснат задачите на денот во согласност со нив. Второ, треба двапати да го проверите специфичното време за секоја задача и, во согласност со ова, да го намалите времето поминато на задачи на она што е апсолутно неопходно.

Важно е секоја акција да се оцени за можноста за нејзино делегирање и рационализација. По завршувањето на анализата, конечната верзија на дневниот план треба да има воспоставена структура.

На петта фазаСледење на спроведувањето на изготвениот дневен план и пренесување на нестореното во друг ден. Како што покажува искуството, не можат да се завршат сите задачи, а не сите планирани телефонски разговориможе да се случат, па мора да се презакажат за следниот ден. Ако истата задача се одложува неколку пати од ден на ден, тогаш постојат две можности: решително да ја доведете до крај, а со тоа да ја завршите или да одбиете да ја завршите оваа задача поради тоа.

ирелевантност.

Експертите од областа на самоуправувањето силно препорачуваат

Планирајте го денот претходната вечер. Ова се должи на фактот дека, составувањето

план по работен ден помага да се стекне самодоверба и концентрација

ција на сила следниот ден. На тој начин се обработува човечката потсвест

ги разгледува задачите од следниот ден и подготвува можни решенија. Следно

Следствено, новиот работен ден станува предвидлив, планиран и

податлив.

Планирање според принципот Ајзенхауер

Принципот Ајзенхауер треба да се применува при секојдневно изведување

планови, класифицирајќи ги сите претстојни работи според нивниот степен на важност според

направете го тоа веднаш. Токму во однос на оваа категорија случаи постои

израз дека „треба да живееш за да не се претворат важните работи во

Ургентно"

доволно време. Како по правило, тоа се работи поврзани со сопственото совршенство.

развој во различни области. Практиката покажува што често се случува

лам "Б". Затоа, неопходно е да се спроведе детална анализаслучаи „А“ на

предмет на нивното значење и итност. Често се случува човек да работи

со последици наместо да се најдат причини. Можеби не треба

поминуваат толку многу време на состаноци, но се вградуваат во корпоративната култура

турнеја бизнис филозофија и професионален пристап. Или совршенство

организира сопствен трудсо цел да се максимизира пред-

спречување на кризни ситуации и непредвидени околности.

манија за природата на она што е важно и итно во животот, што е типично за повеќето

луѓе, бидејќи секоја итна работа автоматски се класифицира како

важно. Животното искуство покажува дека се почесто случаите од категоријата „Ц“.

сите служат како причина за избрзани работни места, тензии и континуирани кризни ситуации

ситуации. Сепак, според законите за управување во добро организирана

Не треба да има гужва и неразумно брзање во претпријатието.

Препорачливо е да ги избегнувате. Парадоксот е што обично тоа се тие

самите работи кои се лесни и пријатни за правење. Времетраење на извршувањето на податоците

огромното мнозинство луѓе се обидуваат да го започнат својот работен ден со

извршување на неважни и неитни работи.

Еден од основните принципи на самоуправувањето е

способност да се одделат важните работи од секундарните, важните од неважните,

итно од неитно.__

Праксеологија и оптимален системпланирање на времето

Без разлика колку е зафатен човек, тој секогаш треба да посвети време на планирање

скитници. Колку помалку слободно време имате, тоа станува поважно

внимателно планирање на времето. Попаметно е да се троши на планирање

само десет минути на почетокот или на крајот на денот, бидејќи овие трошоци се повеќе од

се обештетуваат.

Често човек вели дека е многу зафатен и одлучува што е на планот.

Нема време за трошење, што е заблуда. Доколку денот не е испланиран

комбе, тогаш често има недостаток на време. Згора на тоа, во ситуација кога

кога времето не е планирано, несомнено е невозможно да се разликуваат важни

работи од помалку важни, итни од неитни. Затоа, уверувајќи се себеси и другите

луѓе дека нема апсолутно време да ги планираат своите работи,

фаќачот сепак ќе потроши време, но случајно и непромислено, што е негативно

ќе има значително влијание врз рационалната организација на неговиот живот. Затоа е неопходно

тешкотијата за планирање и на работното време и личен животне се јавува

ДДВ. Има __________многу придобивки за започнување на денот со план.

Ванија, бидејќи како што се подготвува планот, личноста е поактивна

вклучени во процесот на неговата подготовка и потоа неговата имплементација. « Тоа, кој ка-

Секое утро ги планира дневните активности и доследно го спроведува овој план,

гледа, тоа планирање многу добро му го отвора патот во лавиринтот-

богат и активен живот. Да го нарачате вашето време е како зрак

Света, што се провлекува низ сите негови работи. Но, таму, каде што нема план, каде контролата на времето е препуштена на случајноста, владеењето на

направи хаос“- напиша Виктор Иго. Размислувајќи што треба да се направи, лесно е

продолжи кон преведување на планот во реалност. Со прецизна дефиниција

приоритетите остануваат со помала веројатност да бидат одвлечени при нивното спроведување

реализација.

Досега има долгогодишно искуство во користење на различни алатки за планирање

сала дека не се работи само за специфични уреди за планирање (повторно

превртувајте календари, дневници, организатори, електронски тетратки

ки, итн.), но во системот за планирање што го користи едно лице. Основач

праксеологија (наука за ефективни активностилице) Т.Котарбин-

Ски веруваше дека оптималниот систем за планирање е дизајниран да:

1) Обезбедете постигнување на целта.

2) Не барајте премногу време за совладување.

3) Бидете погодни за употреба.

Денес постојат многу системи и техники за планирање на времето.

менито и изборот на најдоброто е доста тешко, бидејќи секој ги има и двете

предности, како и недостатоци.

Само слободен човек може да постигне совршенство во употребата

користење на вашето слободно време и време воопшто. Меѓутоа, во оваа кон-

Во текстот слободата е неопходна особина, но не и доволна. Други услови

vii се: доминација на човековите духовни потреби и поседување

квалитетни алатки.

Имануел Кант (1724 – 1804) живеел толку ритмички што неговите соседи

му го проверувале часовникот кога одел на прошетка. Се знае дека живеел цел живот

животот како ерген и вториот период од неговата работа, повеќе од триесет години,

посветен на проучувањето на когнитивните и моралните способности на луѓето

ка. Креативните поединци, во најголем дел, внимателно се однесуваа кон времето.

мене и, можеби, тешко е да се најде продуктивна креативна личност која

рој нема да има строг режим на работа. Во научните извори можете

најдете потврда дека такви талентирани поединци како: Архимед и

Аристотел, Роџер Бејкон и Њутн, Анри Поенкаре и Дума - татко, Енгелс

а Ленин, Вавилов и други се обидоа да изградат систем на потрошувачка на време.

Овој систем беше дизајниран да гарантира високо производство не за еден ден

- и за цел живот.

Сепак, како и со секое правило, постојат исклучоци. Особено

Авицена (Ибн Сина), откако поголемиот дел од своите педесет и шест години ги помина во криење, под земја и скитници, можеше да остави зад себе многу дела, од кои

од кои 270 преживеале до денес. Современиците можат само да погодуваат

бројот на незачувани дела и колку можел овој голем човек

направено во стабилни, удобни услови.

2. Планирање: како да се подготвите да ги завршите вашите задачи
2.4. Изработка на дневни планови со методот на Алпите

Планирањето, како што веќе беше забележано, значи подготовка за постигнување на целите. Во тој поглед, зборуваат и за целните планови. Сосема поинаку ќе можете да го перцепирате светот околу вас доколку знаете што сакате и кога (зошто), т.е. ако имате конкретен план за трошење време.

Основно е важно да имате пишан план за тој ден.
- Плановите за денот кои се чуваат во вашата глава лесно се отфрлаат.
- Пишаните планови за тој ден овозможуваат олеснување на меморијата.
- Пишаниот план има психолошки ефект на самомотивација за работа. Вашата деловна активност станува пофокусирана и фокусирана на строго следење на дневната програма.
- Како резултат на тоа, вие сте помалку расеан и повеќе мотивирани да се фокусирате само на предвидените задачи.
- Благодарение на следењето на резултатите од денот, не ги „губите“ недовршените задачи (префрлување на следниот ден).
- Преку писменото снимање, ја зголемувате ефективноста на планирањето, бидејќи подобро ги проценувате временските барања и „мешањата“, а исто така можете и пореално да го планирате резервното време.
- Доследното планирање на денот го одредува подобрувањето на вашата лична работна методологија
- Ако има јасност за тоа што треба да се направи во текот на денот, тогаш автоматски се обидувате да ја рационализирате вашата работа и, дополнително, свесно да се спротивставите на „мешањето“ на внатрешен или надворешен поредок. Во овој случај, не ве одвлекуваат непотребните телефонски разговори, се ограничувате само на најсуштинското. Ако на крајот на денот си го поставите прашањето што всушност е направено, тогаш причината за тоа лежи главно во недостатокот на јасна цел за тој ден.
- Реалниот дневен план, во принцип, треба да го содржи само она што го сакате или ви треба, а можете да го направите тој ден. Бидејќи колку повеќе ги сметате за остварливи вашите цели, толку повеќе сили концентрирате и мобилизирате за нивно спроведување.

Пет фази на методот Алпи

Методот презентиран на вашето внимание е релативно едноставен, а по некои вежби во просек ќе бидат потребни не повеќе од 10 минути за да се подготви дневен план.

Релативно е лесно да се запомни бидејќи се заснова на мемотехника: почетни буквисимболизираат концепти на тема. Дури и ако ви се чини дека се гушите под „купот работи што треба да ги направите“, не ѝ се предавајте на судбината, туку постапете според методот „Алпи“.

Методот вклучува пет фази:
1) изготвување задачи;
2) проценка на времетраењето на дејствијата;
3) резервација на време (во сооднос 60:40);
4) донесување одлуки за приоритети и прераспоредување;
5) контрола (сметководство за она што не е направено).

Прва фаза: пишување задачи

Запишете под соодветните наслови на „Дневниот план“ од сè што сакате или треба да направите следниот ден:
- задачи од списокот со задачи или од неделниот (месечен) план;
- неисполнети претходниот ден;
- додадени случаи;
- рокови кои мора да се запазат; повторливи задачи.

Користете кратенки што одговараат на видот на активност или наслови во формуларот „Денски план“:
Б - посети, состаноци;
Г - делегирање на работите;
К - контрола;
P - во процес, во акција;
компјутер - патувања, службени патувања;
ИТН - документација, деловни писма, диктат;
С - секретар;
Т - телефонски разговори;
H - процесот на читање (извештаи, циркулари, весници, итн.).

Списокот на задачи за тој ден составен на овој начин може да изгледа, на пример, вака:
компјутер - продавач на BMW (половни автомобили);
Б - г-дин Мулер (компјутерска програма);
Б - Г-дин Шулте ( стручен преглед);
P - проект за истражување на пазарот;
Т - Г-дин Шмит (статистички податоци за продажба);
ПР - г-дин Гунтер (писмо);
CH - специјално списание за менаџери;
Т - г-дин Мајер (недостиг од персонал);
Т - Хелмут (вечерно џогирање).

Со малку вежбање, можете да направите список на задачи така што:
- до прво приближување, распоредете ги по приоритет;
- поделете ги на долги и „кратки“, краткорочни;
- повторно проверете ги задачите поврзани со личен контакт за да видите дали тие можат да се завршат на порационален начин (користење телефон и сл.).

Пример:

P - проект за истражување на пазарот;
Во - Шулте (стручна проценка);
Компјутер - продавач на BMW (користенАвтомобили);
CH - специјално списание за менаџери;
Т - Шмит (статистички податоци за продажба);	Краткорочна работа;
ПР - Гинтер (писмо);
T - Muller (компјутерска програма);
Т - Мајер (недостиг од персонал);	Блок „Телефон“.
Т - Хелмут (вечерно џогирање);

Сепак, ова е само почеток на креирање на вашиот дневен план. Реалниот дневен план секогаш треба да биде ограничен на она што всушност сте во можност да го направите.

Втора фаза: проценување на времетраењето на акциите

Запишете го приближното време за извршување на секоја задача, соберете го и определете го приближното вкупно време.

	Гледајте
P - проект за истражување на пазарот	3,0
	2,0
	1,5
H - специјално списание за менаџери	1,0
Т - Шмит (статистички податоци за продажба)	0,5
ПР - Гинтер (писмо)	1,5
T - Muller (компјутерска програма)	0,5
Т - Мајер (недостиг на персонал)	0,5
Т - Хелмут (навечер џогирање)	0,5
	_______ 10,0

Може да тврдите дека времетраењето на поединечни случаи не може да се процени доволно точно. Во право е. Сепак, откако ќе стекнете одредено искуство, ќе можете да го користите како основа за планирање на вашето време. На крајот на краиштата, во вашите активности наидувате и на потешкотии во проценката на пазарот, прометот и трошоците.

Имајте на ум и дека работата често бара онолку време колку што имате на располагање. Значи, со поставување на одреден временски период за поединечни задачи, се принудувате да се вклопите во ова конкретно време.

Работите многу поконцентрирано и поконстантно се ослободувате од одвлекувањата доколку сте посветени одредено време. Обидете се да правите писмени планови 10 дена и ќе почнете да се чувствувате сè посигурни во тоа.

Трета фаза: резервирање време во резерва

Кога подготвувате дневен план, придржувајте се до основното правило за планирање на времето, според кое планот треба да покрива не повеќе од 60% од вашето време, а приближно 40% треба да ви остане како резервно време за неочекувани работи.

Ако претпоставите 10-часовен работен ден, тоа значи дека е во ваш интерес да покриете не повеќе од 6 часа со вашиот план. Сепак, вашата цел треба да биде 8-часовен работен ден, со планирано време од приближно 5 часа!

Ако сте испланирале повеќе од 60% од вашето време, тогаш треба неуморно да ја доведете листата на задачи што сте ги составиле до наведените параметри, да поставувате приоритети, да делегирате задачи и да го намалите времето доделено за нив. Остатокот од работата мора или да се пренесе на следниот ден, да се пречкрта или да се заврши преку прекувремена работа.

Четврта фаза: одлучување за приоритети, намалувања и пренаменување

Цел: намалете го времето доделено за извршување на дневните задачи на 5-6 часа.
- Поставете јасни приоритети за вашите работи, на пример, користејќи ABC анализа и разјаснете ги задачите на денот во согласност со нив (види Поглавје 3).
- Повторно проверете ја вашата пресметана потреба за време и сведете го времето за сите работи на она што е апсолутно неопходно; обидете се да останете приземјени во реалноста,
- Разгледајте го секој удел од гледна точка на можноста за негово делегирање и рационализација (види „делегирање“ во 3.5).

Во финалната верзија, дневниот план во нашиот пример изгледа вака на следниот начин:

	Приоритети	Гледајте	Прераспоредувања
P - проект за истражување на пазарот	А	2,5	0,5 часа доделени на г-дин Х
Во - Шулте (стручна проценка)	А	1,5
G - Schmidt (статистички податоци за продажба)	Б	0,5
ПР - Гинтер (писмо)	Б	0,5	Доверено на г-дин X. N.
компјутер - продавач на BMW (половни автомобили)	Б	0,5
Ch - посебен. списание за менаџери	ВО	0,5
T - Muller (компјутерска програма)	ВО		Секретар
Т - Хелмут (вечерно трчање)	ВО
	_________________________________ Ʃ =60

Петта фаза: контрола и пренос на отповикани

Искуството покажува дека не можат да се завршат сите задачи и не можат да се случат сите телефонски разговори. Затоа, тие мора да се презакажат за следниот ден.

Ако постојано ја одложувате истата задача, тогаш таа ви станува товар, а потоа постојат две можности:
- Конечно го земаш одлучно и го доведуваш до крај;
- Ја одбивате оваа работа, бидејќи понекогаш проблемот се решава сам по себе.

Бидејќи во обичните календари за потсетување нема доволно простор за дневни планови, а поединечните листови хартија имаат недостаток што се губат општ преглед, се препорачува редовно и доследно да се работи со посебен временски дневник. Може да биде погоден за дневни и други временски планови (види 2.5).

Рационализација на користењето на времето со користење на бирографија

Можете да го рационализирате вашиот план уште повеќе ако користите други кратенки и кратенки за да ги идентификувате најважните елементи покрај кратенките на буквите. графички симболи, таканаречената бирократија.

На пример:

	Ургентно.
!	Важно.
?	Да дознаам.
+	Приоритетна категорија А.
.	Мисијата е завршена.
.	Задачата беше извршена особено добро.
0	Одложување за подоцнежен датум.
X	Невозможна или само-решена работа.

Користете и други ваши ознаки. Личната креативност не мора да биде ограничена овде. Со помош на бирографијата може да се зголеми ефикасна употребатакви помошкако временски дневник.

Што дава методот Алпи?

Поминувањето на една вечер во прво 20, потоа 10, а потоа само 5 минути користејќи го методот „Алпи“ ќе ви донесе повеќекратни придобивки на време. Подолу се главните аргументи во корист на методот.

20 предности на методот Алпи
- Подобро расположение за претстојниот работен ден.
- Планирање за следниот ден.
- Јасно разбирање на задачите на денот.
- Организирање на текот на денот.
- Надминување на заборавот.
- Концентрација на најсуштинското.
- Намалување на количината на „хартија“ работа.
- Постигнување на целите на денот.
- Избор на поважни и помалку важни работи.
- Донесување одлуки за поставување приоритети и прераспределување.
- Рационализација преку групирање задачи.
- Намалете ги пречките и несаканите прекини.
- Самодисциплина при завршување на задачите.
- Намалување на стресот и нервната напнатост.
- Мирна перцепција на непредвидени настани.
- Подобрена самоконтрола.
- Чувство на успех на крајот од работниот ден.
- Зголемено задоволство и мотивација.
- Зголемување на личните резултати.
- Добивајте време поради методичното организирање на работата.

Со успешна употреба на техники и методи за планирање на времето научна организацијатруд, можете да заштедите од 10 до 20% од вашето време секој ден!

Обидете се да освоите 1 час време секој ден - „златниот час“!

Обидете се да го планирате и организирате вашиот работен ден користејќи го методот Алпи за еден месец. Ова ќе бара одредена самодисциплина, но брзо ќе ги цените придобивките од планирањето на вашето време секој ден.

Кога ќе започнете? Можеби утре?
Датум ___________

Направете план пред да започнете со работа, имено во вечерните часови на денот на заминување: ќе си одите дома со поголема самодоверба и релаксација и ќе започнете нов ден со поголема концентрација на сила следното утро!

Психолошка позадина

Веќе на пат кон дома и на пат кон работа наутро, вашата потсвест ги обработува задачите во денот и подготвува можни решенија. Бидејќи формулацијата на главните задачи ви е пред очи и се наведени пристапите за нивно решавање, новиот ден полн со работа веќе не изгледа сив и тежок, туку предвидлив, планиран и податлив.

Веќе не ви го одземаат вниманието толку лесно од вонредни работи, поради кои претходно го одложувавте решавањето на главните задачи на се подалечни датуми, додека овие не се решат набрзина, на сметка на прекувременои генерално помалку задоволителни.

1. Минималната работа што треба да ја преземете заедно со детални плановиден е годишниот план во општа смисла.
2. Следен чекорОпционално може да внесете десетдневен, а потоа и месечен план.
3. Интегрираното, континуирано временско планирање го опфаќа и кварталниот план и со тоа ги вклучува сите фази од системот за планирање на времето - од продолжениот годишен план до дневниот план.
4. Во согласност со вашите склоности и идеи за целите во професионалната и личната сфера, на крајот можете да го проширите системот на изготвување планови за неколку периоди од животот и воопшто за целиот ваш живот. Како алатка за планирање и управување со вашето време во секојдневна праксаверојатно најмногу треба да се користи ефикасен леклично самоуправување - временски дневник.

Училиште Јуриј Окунев

Поздрав, драги претплатници! Јуриј Окунев е со вас.

Дали сте сигурни дека користите сè? можни начинида се оптимизира користењето на времето? Веднаш ќе забележам дека матрицата на Ајзенхауер, принципот на просечен приоритет и законот на Парето не се алатки за управување со сите времиња! Дали имате сомнежи? И тие го направија тоа како што треба!

Денес ќе зборуваме за методот Алпа во планирањето на времето. Тоа ви овозможува да ја ставите секоја поединечна задача на свое место и во исто време компетентно да планирате листа за проверка на цели за целиот ден.

Не, не, планините, планинарењето и сличните на нив немаат апсолутно никаква врска. Техниката беше развиена во минатиот век од познатиот германски специјалист за управување со времето во Европа, Лотар Зајверт. Во Русија тој е познат главно благодарение на книгата « Вашето време е во ваши раце»

Принципот Алпа комбинира неколку популарни техники за управување со времето, додавајќи нови и исклучително важни нијанси. Како резултат на тоа, излегува дека е комплетен моќна алатказа планирање, земајќи ги предвид таквите аспекти на сите дневни задачи како нивната важност, итноста и сложеноста на решението.

Методот не е наједноставен, но ако го разбирате, тогаш понатамошна работаСпоред методот, ќе трае не повеќе од 10-15 минути секој ден. Затоа, силно препорачувам да се потрудите на себе.

Алпи метод чекор по чекор

Овој систем вклучува поминување низ 5 фази на анализа на задачи и следење на времето. Ајде да дознаеме што се тие.

Фаза бр. 1. Правење листа на задачи

Земете лист хартија и запишете ги сите цели што ќе ги постигнете за еден ден. Изберете само повеќе или помалку значајни и одземаат многу време задачи. Мали нешта како „фрлање писмо на Поштенско сандаче„Можете да го запишете на посебен лист.

Фаза бр. 2. Проценка на приоритетите

Сега размислете кои задачи се поважни/итни, а кои помалку итни. Ајзенхауер матрицата, за која детално зборував, ќе помогне во ова.

Врз основа на матрицата, распоредете ги задачите во три колони: важни и итни; важно и не итно; итно, но не и важно. Како што веројатно веќе погодивте, посебен лист хартија со мали задачи ќе стане четвртата колона - работи кои не се итни или важни.

Во овој случај, можете веднаш да користите кратенки што одговараат на видот на задачата (состанок, посета - „во“, контрола - „к“, во процесот на извршување - „p“ итн.). Ова ќе помогне да се класифицираат случаите во групи и да заштедите време.

Фаза бр. 3. Пресметка и резервација на време

Заборавете на третата колона малку и посветете го целото внимание на првите две. До секоја задача, наведете го приближното време што ќе биде потребно за да се реши. На пример, 30 минути или 1,5 часа.

Пресметајте го вкупното време кое е потребно за да се завршат сите денешни задачи во овие две колони. Сега анализирајте ги добиените податоци врз основа на односот 60:40, т.е. 60% од планираните задачи за 40% од новите задачи кои ненадејно се појавиле.

Потоа, ако имате 8-часовен работен ден, тогаш листата на задачи што сте ја составиле треба да опфаќа само 5 часа. Останатите 3 часа треба да се одвојат, така да се каже, за секој случај.

Фаза бр. 4. Поставување приоритети и преназначување задачи

Ако сфатите дека задачите што сте ги напишале заземаат повеќе од 60% од вашето работно време, тогаш прво ќе треба да ги изнесете оние работи што треба да се решат денес и исклучиво со ваше лично учество. Останатите ставки или ќе треба да ги презакажите за други денови или да ги делегирате на други вработени во компанијата.

Фаза бр. 5. Копчиња и закрпи + контрола на напредокот

Треба да направите неколку дополнувања на списокот со кој завршувате по сите манипулации. Прво, треба да ги идентификувате работите што се строго врзани за одреден час - тоа се таканаречените „штипки“.

На пример, „одете на лекар во 8.45“, „земете готова нарачка од печатачот во 16.30 часот“, „сретнете ја свекрва ми на аеродром во 20.50 часот“ итн.

Второ, треба да подготвите листа на задачи што можете да ги вклучите во вашиот распоред помеѓу главните задачи или во случај наеднаш да се појави проблем. слободно време. Тоа се таканаречените „привремени закрпи“. Овие може да се преземат од третата и четвртата колона на вашата оригинална листа. На пример, „резервирајте маса во ресторан“, „дознајте ги трошоците за патување во Тајланд“, „купете роденденски подарок за колега“, „нарачајте книга од онлајн продавница“ итн.

На овој начин, имате јасен редослед на задачи за овој ден (или следниот, ако однапред планирате) и ова е секогаш огромен плус и сериозен чекорна патот кон максимална контрола на вашето време.

Што обезбедува методот Алпа?

Да, само еден куп корисни и важни работи!

• Јасна идеја за тоа што ќе правите денес/утре.
• Јасно разбирање за тоа колку време ќе ви треба за да ги решите постоечките проблеми.
• Разбирање кои задачи им ги делегирате на вашите асистенти, колеги или ги одложувате за подоцна.
• Вештина за 10 минути со висока точностиспланирајте цел ден.
• Достапност на дополнително време за секакви ситуации на виша сила, непланирани работи и едноставно можност „да се олесни“.
• Имајќи време за решавање на мали, но неопходни задачи и време за себе и за вашата сакана.
• Намалување на веројатноста за пропуштање на рокови итн.

**
Во принцип, благодарение на овој систем, вие сте едноставно персонификација на организацијата и продуктивноста! Верувај ми, ќе ти се допадне ова чувство и наскоро едноставно нема да можеш да постоиш без него.

Можете да го подобрите ефектот само со пријавување за мојот, од кој ќе научите уште поуникатни техники и техники за управување со времето. Покрај тоа, под мое водство, веднаш ќе ги испробате сите техники во акција, што навистина гарантира одличен резултати минимум грешки во иднина.

И ако сè уште имате прашања, ве поканувам индивидуална консултација. Детали.

Тоа е се за денес. Ајде да се збогуваме. Претплатете се на билтенот и поканете пријатели на страницата. Има многу интересни работи напред. Се гледаме повторно! Ваш, Јуриј Окунев.

Многу е тешко да ја структурирате вашата работа на таков начин што ќе ја постигнете максимална корист. Управувањето со времето не е само правење список на итни задачи, туку е и способност да се распредели времето и обемот на работа. Познато е дека се потребни околу 8 минути за да се подготви план, а во исто време се заштедува еден час време. Кога планирате, земете го предвид следново:

• планот треба да се состави на хартија или во форма на електронски документ (а не во вашата глава!) и периодично да се проверува со него;
• оптимален одмор - 10 минути по секој час работа;
• Корисно и погодно е да се користи дневник.

Успешното управување со времето значи спроведување на некои техники за планирање на времето. Има доста теоретски случувања во оваа област. Ви претставуваме 3 од нив овде:

1. Парето принцип;
2. Алпа метод;
3. ABC анализа;

Принципот на Парето

Кога го планирате вашиот работен ден, корисно е да го земете предвид принципот на нерамнотежа, предложен од италијанскиот економист Вилфредо Парето. Овој принцип се однесува на многу области на економијата и е како што следува: 80% од потрошените ресурси обезбедуваат 20% од резултатот, а останатите 20% обезбедуваат 80% од резултатот.

Така, помал дел од времето, напорот или ресурсите се одговорни за повеќето резултати. На пример, луѓето трошат само 20% од своето време за да завршат 80% од нивната работа. Излегува дека вработените трошат дури 80% од своето време целосно неефикасно.

Ресурсите можат да бидат пари, вработени, материјали или време, соодносот се одржува.

Практичната придобивка од принципот Парето лежи во фактот што неговата примена значи концентрација на секогаш ограничените средства и ресурси на компанијата на одреден сегмент од работата, наместо нивна вообичаена дисперзија во многу правци. Тоа помага да се одреди точно областа каде што можете да сметате на максималниот резултат од вашите напори.

Алпи метод

Методот Алпа ефикасно се користи за планирање на личното време. Со негова помош можете оптимално да ги планирате сите ваши задачи за само неколку минути. Накратко е вака:

Запишете ги сите задачи и рокови.

Сите работи што треба да се направат во текот на денот мора да бидат запишани во дневник, бележник, на лист хартија или во електронски документ. Покрај тоа, неопходно е да се наведе временската рамка во која тие мора да се завршат. Многу е важно да се пристапи кон оваа задача одговорно, бидејќи таа ќе вклучува готов планнеочекувано измислените случаи веројатно нема да успеат.

Определете колку време ќе биде потребно за да се заврши секоја фаза од работата.

Сега треба да одредите колку време ќе биде потребно за да се заврши секоја задача. Не смееме да заборавиме на такви работи? како одмор, пауза за ручек, шолја кафе, бидејќи тие бараат и временско вложување.

Размислете за времето на тампон.

Без разлика колку внимателно го пресметаме времето потребно за да се заврши некоја задача, сепак ќе потрае малку повеќе. Затоа, препорачливо е да ги планирате работите само за 60% од вашето работно време, а останатите 40% ќе станат тампон. Приближно половина од остатокот ќе се потроши за отстранување на непредвидени пречки, а втората половина за спонтани акции и работна комуникација.

Поставете приоритети.

Ова е најмногу важен делплан. Неопходно е да се одреди приоритетот на секој случај (на пример, оцени според систем со пет точки). Сосема е можно сите задачи планирани за тој ден едноставно да не се вклопат во планот. Тоа значи дека таму треба да бидат вклучени само најитните и најважните задачи. Остатокот ќе треба да се ревидира (така да им треба помалку време за да се завршат), делегирани или одложени.

Проверете го на крајот.

На крајот на работниот ден, треба повторно да се вратите на планот за да видите колку добро е составен. Треба да внимавате и на работи кои не се завршени.

ABC анализа

Се случува времето да не се троши на оние работи кои се најзначајни. ABC анализата ви овозможува да се ослободите од овој недостаток.

Суштината на тоа е да се даде приоритет:

Случаи „А“.

Ова се најважните работи што можете да ги направите само сами. Тие обично се најмногу трудоинтензивни. Работниот план треба да вклучува само 1-2 задачи од оваа група, така што ќе бидат потребни 3 часа за да се завршат.

Случаи „Б“.

Ова се важни работи со кои можат да се справат другите вработени. Повеќетоод нив треба да се делегираат, 2-3 вклучени во сопствен распоред. Завршувањето на овие задачи треба да трае околу еден час.

Случаи „Ц“.

Ова е најмалку важни задачи, кои, сепак, одземаат многу време. Распоредот за работа треба да им дозволи не повеќе од 45 минути. Останатите случаи во оваа група треба да се отстранат.

Постојат многу техники за управување со времето и потребно е некако да се комбинираат во унифициран систем, за да можете да го искористите за паметно да го планирате вашето време. Алпискиот метод може да биде таков систем.

Кои се предностите на методот Алпи?

— 10 минути потрошени за користење на методот може да заштедат до неколку часа дневно;

— методот е едноставен и лесен за употреба;

- полесно го контролирате работниот процес и полесно се справувате неочекувани работи;

- вашиот фокус е првенствено на важни работии ви помага да направите повеќе;

За да управувате со времето користејќи го методот Алпи, треба да поминете низ 5 фази:

1) составување листа на задачи

2) проценка на времето на извршување

3) планирање на времето во однос на 60 до 40

4) приоретизирање и делегирање

5) контрола на процесот на извршување

Фаза 1. Како правилно да составите список на задачи користејќи го методот Алпи.

Навечер (или можеби наутро), запишете ги на лист хартија сите задачи што би сакале да ги завршите за еден ден. Препорачливо е оваа листа да ги вклучува сите задачи што ги имате, почнувајќи од „Готви утре“ и завршувајќи со „Собери атомска бомбаво кујната". Запишете ги сите мали домашни работи, идеи, недовршени задачи вчера на оваа листа.

Фаза 2. Проценка на времето за завршување на задачата користејќи го методот „Алпи“.

По составувањето на списокот на задачи, време е да се процени времето потребно за да се заврши секоја задача. Во нашето општество некако не е вообичаено да се оценува времето. Нашиот начин на размислување во овој поглед може да се нарече источен. (Ако сакате да дознаете повеќе за различни начинивреме за планирање, ве советувам да ја прочитате статијата)

Во исто време, проценката на времето ни помага пореално да погледнеме на обемот на работа што треба да се заврши и затоа веднаш да кажеме кои задачи ќе можеме да ги завршиме денес, а кои не.

Пример за проценка на време за задачи:

Корисен совет. Кога ги проценувате временските трошоци, дозволете дополнителни безбедносни периоди за нивно спроведување (некаде + 20%). Според набљудувањето, ова ви овозможува попрецизно да инвестирате во планот и да постигнете повеќе.

Чекор 3: Планирање на време во сооднос 60/40

Може ли човек да го каже 100% точно секој настан што му се случува во еден ден? Освен ако не сте лик во филмот Groundhog Day, тоа е малку веројатно.

Затоа, при планирањето на денот, треба да ја земете предвид оваа карактеристика и да го планирате вашето време земајќи го предвид можното непредвидени ситуациитоа ќе треба да се реши.

Се верува дека најдобро е да го распределите вашето време во сооднос од 60 до 40. Односно, ние планираме задачи само за 60% од нашето време, а остатокот од времето го оставаме за различни виша сила.

Како што ме прашаа на обуката: „Што да правам ако не се случат специјалност?

Бидете среќни и искористете го слободното време за решавање на дополнителни проблеми.

Затоа, целта на Фаза 3 од методот Алпи е да се осигура дека ќе изберете само 60% од задачите што можете да ги завршите денес. Останатите беа или презакажани за друг ден или доделени на некој друг.

Фаза 4: Приоритизација и делегирање.

Во оваа фаза, прво треба да ги поставиме приоритетите на нашите задачи. Можете да прочитате за тоа како да го направите ова во мојата статија „“.

Делегирајте, ако е можно, некои од задачите на други луѓе.

Откако ќе го завршите овој чекор, треба да имате ваква табела.