Kontroll er et stadium av Alpa-metoden. Alpene metode

Planleggingsteknologi ved bruk av Alpene, Pareto, Eisenhower-metodene

Mange mennesker har problemer med å planlegge fordi de ser det som bare å "tenke", som ofte betyr å "stirre ut i rommet" eller "dagdrømme". Derfor er det nødvendig å transformere ideen om planlegging til noe konkret, og se på planlegging som et "skriftlig arbeid" i stedet for et "mentalt arbeid." Tid brukt på planlegging kan defineres som "Beslutningstid" fordi det er det planlegging handler om: å ta beslutninger om hva, når og hvordan det skal gjøres.

Under langsiktig, mellomlang og kortsiktig planlegging bør det lages en liste og prioriteringer fastsettes. Alle oppgaver nevnt i listen er likeverdige. Etter å ha satt sammen listen, bør du fordele oppgavene i rekkefølge etter deres betydning på det nåværende tidspunkt, fullføre den ved å identifisere prioriteringer. Ingen liste kan være fullstendig med mindre den viser viktighetsrekkefølgen til elementene. I praksisen med selvledelse er det metoder for tidsplanlegging, hvis bruk er designet for å rasjonelt organisere ens eget liv.

Planlegging etter Pareto-prinsippet

I en situasjon der en person er overbelastet med aktiviteter og oppgaver som han ikke har nok tid til å fullføre, og han ikke tør å gi opp en rekke ikke veldig viktige ting, er det tilrådelig å anvende 80/20-regelen i praksis . Pareto-prinsippet sier: «Hvis alle objekter er plassert i rekkefølge etter verdi, så kommer 80 % av verdien fra elementene som utgjør 20 % av totalen, mens 20 % av verdien kommer fra elementene som utgjør 80 % av totalen."

Basert på 80/20-regelen, på en liste med 10 oppgaver, vil 2 sikre 80 % suksess. Derfor må du finne disse 2 tingene, inkludere dem i kategori "A" og utføre dem. I henhold til dette prinsippet kan de resterende 8 forbli ugjort fordi verdien av resultatene deres vil være mye mindre enn verdien av de to mest fruktbare tingene. Praksis viser at:

· 80 % av kostnadene ved handelstransaksjoner leveres av 20 % av alle kunder;

· 80 % av produksjonen leveres av 20 % av bedriftene;

· 80 % av tiden savnet på grunn av sykdom står for 20 % av arbeiderne;

· 80 % av dokumentasjonen som er i bruk kommer fra 20 %

dossier mapper;

· 80 % av smuss samler seg på de 20 % av gulvarealet der det er mest

· 80 % av vask skjer på 20 % av klær;

· 80 % av den beste TV-tiden kommer fra de 20 % beste programmene

mer elsket av TV-seere;

· Avislesere bruker 80 % av tiden på å lese 20 % av materialet som publiseres

bad i avisen;

· 80 % av telefonsamtalene foretas av 20 % av telefonabonnentene;

· 80 % av de nødvendige dataene er hentet fra 20 % av informasjonskildene;

· på skolen bruker lærere 80 % av energien sin på 20 % av elevene (vanligvis pro-

problematisk eller talentfull);

· 80 % av maten konsumeres i de 20 % beste restaurantene.

Disse fakta bekrefter faren for å henge seg fast i aktiviteter som gir svake resultater, og forsterker viktigheten av å fokusere innsatsen på de tjue prosentene av aktivitetene som øker produktiviteten betydelig.

Pareto-prinsippet forklarer perfekt hva som skjedde, men det hjelper ikke alltid å finne en vei ut av situasjonen på forhånd. Faktum er at du aldri kan si på forhånd hvilke 20 % som vil være effektive. I henhold til dette prinsippet kommer 80 % av tilfredsstillelsen i livene våre fra 20 % av innsatsen som brukes – mesteparten av suksessen vil være et resultat av bare noen få skritt. Dette betyr at for å finne mer tid til det som er fordelaktig, må du gjør mindre av det, som viser seg å være ubrukelig. Med andre ord – ikke kast bort tiden din!

Tid kan tildeles ut fra andre hensyn enn bare nytelse. Dette kan være: å sikre økonomisk stabilitet, karriereutvikling, opprettholde god fysisk form osv. Det er viktig å bestemme betydningen av et nyttig tidsfordriv, siden " tid, drita full, denne eksistensen, og tid, komme til god bruk, det er livet"(EdwardJung).

Planlegging ved hjelp av Alpemetoden

Alpene planleggingsmetode er relativt enkel, å lage en daglig plan tar i gjennomsnitt ikke mer enn 10 minutter. Planutviklingsprosessen består av 5 stadier:

1. Utarbeidelse av oppgaver;

2. Estimat av varigheten av de planlagte handlingene;

3. Tidsreservasjon (i forholdet 60:40);

4. Ta beslutninger om prioriteringer og omplassering av individ

operasjoner;

5. Kontroll (regnskap for det som ikke er gjort).

I en rekke planleggingsmetoder som eksisterer i selvledelsespraksis, gir bruken av "Alpene"-metoden følgende hovedfordeler:

· Bedre stemning for den kommende arbeidsdagen.

· Planlegger neste dag.

· Klar forståelse av dagens oppgaver.

· Organisering av dagens flyt.

· Overvinne glemsel.

· Konsentrasjon om det viktigste.

· Redusere mengden "papir"arbeid.

· Ta beslutninger om prioritering og omfordeling.

· Reduser forstyrrelser og uønskede avbrudd.

· Redusere stress og nervøs spenning.

· Forbedret selvkontroll.

· Økt tilfredshet og motivasjon.

· Gevinst i tid på grunn av metodisk organisering av arbeidet.

Praksis viser at med vellykket bruk av tidsplanleggingsteknikker og metoder for vitenskapelig organisering av arbeidet, er det en reell mulighet for daglige besparelser på 10 til 20% av tiden. Planleggingsprosessen ved bruk av Alps-metoden består av følgende stadier:

Første etappe- utarbeidelse av oppgaver. For å forberede oppgavene for dagen, bør du skrive ned de nødvendige oppgavene for neste dag:

· oppgaver fra gjøremålslisten eller fra den ukentlige (månedlige) planen;

· uoppfylt dagen før;

· lagt til tilfeller;

· frister som må overholdes;

· tilbakevendende oppgaver.

Å lage en liste over oppgaver må oppfylle følgende krav:

· som en første tilnærming, fordel dem etter prioritet;

· dele dem inn i langvarige og korte, kortvarige;

· kontrollere oppgaver knyttet til personlig kontakt på nytt for å se om de kan utføres mer effektivt rasjonell måte(ved hjelp av telefon osv.).

Realismen med å lage en daglig plan er å begrense oppgavelisten til kun de faktisk nødvendige tingene. På andre trinn Når du utarbeider en plan for dagen, er det nødvendig å estimere den omtrentlige varigheten av de planlagte handlingene.

Det er ganske åpenbart at varigheten av noen oppgaver ikke kan estimeres helt nøyaktig en slik ferdighet kommer bare med erfaring. Men på den annen side er det nødvendig å huske at ethvert arbeid ofte krever så mye tid som en person har til rådighet. Derfor innebærer å definere en bestemt tidsperiode for å fullføre individuelle oppgaver å utføre denne oppgaven kun på det angitte tidspunktet. Når en bestemt tidsperiode er bestemt for å fullføre en oppgave, jobber en person mer fokusert, og blir kvitt ulike forstyrrelser så mye som mulig.

Tredje trinnÅ lage en plan handler om å reservere tid for uforutsette omstendigheter. Essensen av Alpemetoden er at planen ikke skal dekke mer enn 60 % av tiden og 40 % skal stå som reservetid for uforutsette omstendigheter. En åtte timers arbeidsdag bør derfor strengt tatt bare planlegges for fem timer (som er 60 % av arbeidstiden) og tre timer bør stå uplanlagt for spesifikke, men uventede oppgaver.

I tilfellet der mer enn 60 % av tiden er planlagt, er det viktig å fullføre det fullførte liste over gjøremål til de spesifiserte parametrene, angi prioriteringer, delegere myndighet og redusere den tidligere fastsatte tiden for oppgaver. Dersom det etter at arbeidet er gjort ikke er mulig å redusere planlagt tid til seksti prosent, bør ting etter prioriteringene utsettes til neste dag. Dette betyr at oppgaver fra kategoriene "A" og "B" ikke kan overføres til neste dag, og overføring av oppgaver fra kategori "C" vil ikke påvirke dagens resultater vesentlig.

Fjerde trinn planlegging handler om å bestemme prioriteringer og bruke kunsten å delegere. Målet med dette stadiet er å redusere tiden som er tildelt for å fullføre daglige oppgaver til 5-6 timer. For dette formål er det nødvendig: for det første å sette prioriteringer for saker og avklare dagens oppgaver i samsvar med dem. For det andre bør du dobbeltsjekke det spesifikke tidsbehovet for hver oppgave og i samsvar med dette redusere tidsbruken til oppgavene til det som er absolutt nødvendig.

Det er viktig å vurdere hver handling for muligheten for dens delegering og rasjonalisering. Etter at analysen er gjennomført bør den endelige versjonen av dagsplanen ha en etablert struktur.

På femte trinn overvåke gjennomføringen av utarbeidet dagsplan og overføre det som ikke ble gjort til en annen dag. Som erfaringen viser, kan ikke alle oppgaver fullføres, og ikke alle planlegges telefonsamtaler kan finne sted, så de må flyttes til neste dag. Hvis den samme oppgaven utsettes flere ganger fra dag til dag, er det to muligheter: å bestemme den til slutten, og dermed fullføre den, eller å nekte å fullføre denne oppgaven på grunn av den.

irrelevans.

Eksperter innen selvledelse anbefaler på det sterkeste

Planlegg dagen kvelden før. Dette skyldes det faktum at kompilering

planlegge etter en arbeidsdag bidrar til å få selvtillit og konsentrasjon

styrke neste dag. Den menneskelige underbevisstheten blir dermed bearbeidet

gjennomgår neste dags oppgaver og utarbeider mulige løsninger. Neste

Følgelig blir den nye arbeidsdagen forutsigbar, planlagt og

overkommelig.

Planlegging etter Eisenhower-prinsippet

Eisenhower-prinsippet bør brukes når du utfører daglig

planer, klassifisere alle kommende saker i henhold til deres grad av betydning i henhold til

gjør det umiddelbart. Det er nettopp i forhold til denne kategorien saker det er

uttrykk for at «du må leve slik at viktige ting ikke blir til

snarest"

nok tid. Som regel er dette saker knyttet til ens egen perfeksjon.

utvikling på ulike felt. Øvelse viser hva som ofte skjer

lam". Derfor er det nødvendig å gjennomføre detaljert analyse tilfellene "A" på

temaet deres betydning og haster. Det skjer ofte at en person jobber

med konsekvenser i stedet for å finne årsaker. Kanskje du ikke burde

bruke så mye tid på møter, men integreres i bedriftskulturen

turvirksomhetsfilosofi og profesjonell tilnærming. Eller perfeksjon

organisere egen arbeidskraft med sikte på å maksimere pre-

forebygge krisesituasjoner og uforutsette omstendigheter.

mani for hva som er viktig og presserende i livet, som er typisk for de fleste

personer, siden enhver hastesak automatisk klassifiseres som

viktig. Livserfaring viser at det er kategori «C»-tilfeller som er oftere

alle tjener som årsak til rushjobber, spenninger og kontinuerlige krisesituasjoner

situasjoner. Men i henhold til lovene i ledelsen i et godt organisert

Det skal ikke være noe oppstyr og urimelig hastverk i virksomheten.

Det er tilrådelig å unngå dem. Det paradoksale er at det vanligvis er disse

akkurat de tingene som er enkle og hyggelige å gjøre. Varighet av datautførelse

de aller fleste prøver å starte arbeidsdagen med

utføre uviktige og ikke-hastende oppgaver.

Et av de grunnleggende prinsippene for selvledelse er

evnen til å skille viktige saker fra sekundære saker, viktige fra uviktige,

haster fra ikke-haster.__

Prakseologi og optimalt system tidsplanlegging

Uansett hvor opptatt en person er, bør han alltid vie tid til planlegging

roving. Jo mindre fritid du har, jo viktigere blir det

nøye tidsplanlegging. Det er smartere å bruke på planlegging

bare ti minutter på begynnelsen eller slutten av dagen, siden disse kostnadene er mer enn

blir kompensert.

Ofte sier en person at han er veldig opptatt og bestemmer hva som står på planen.

Det er ingen tid å bruke, noe som er en feilslutning. Hvis dagen ikke er planlagt

varebil, da er det ofte mangel på tid. Dessuten i en situasjon hvor

når tiden ikke er planlagt, er det utvilsomt umulig å skille viktige

saker fra mindre viktige, haster fra ikke-haster. Derfor, forsikre deg selv og andre

folk at det absolutt ikke er tid til å planlegge sine saker,

fangeren vil fortsatt bruke tid, men tilfeldig og tankeløst, noe som er negativt

vil ha en betydelig innvirkning på den rasjonelle organiseringen av livet hans. Derfor er det nødvendig

vanskeligheten med å planlegge både arbeidstid og personlige liv ringer ikke

moms. Det er __________mange fordeler ved å starte dagen med en plan.

vaniya, siden når planen er utarbeidet, er personen mer aktiv

inkludert i prosessen med forberedelsen og deretter implementeringen. « At, hvem ka-

Hver morgen planlegger han dagens aktiviteter og gjennomfører denne planen konsekvent,

ser, at planleggingen baner vei for ham i labyrinten veldig godt-

rikt og aktivt liv. Å bestille tid er som en stråle

Sveta, som går gjennom alle hans saker. Men det, der det ikke er noen plan, hvor kontrollen av tiden er overlatt til tilfeldighetene, styret av

skape kaos"- skrev Victor Hugo. Etter å ha tenkt gjennom hva som må gjøres, er det enkelt

gå videre til å omsette planen til virkelighet. Med presis definisjon

Det er mindre sannsynlig at prioriteringer blir distrahert under implementeringen

realisering.

Mange års erfaring med bruk av ulike planleggingsverktøy har så langt

hall at det ikke bare handler om spesifikke enheter for planlegging (re-

bla kalendere, dagbøker, arrangører, elektroniske notatbøker

ki, etc.), men i planleggingssystemet som en person bruker. Grunnlegger

praxeology (vitenskapen om effektive aktiviteter person) T. Kotarbin-

Skii mente at det optimale planleggingssystemet er utformet for å:

1) Sikre oppnåelse av målet.

2) Ikke kreve for mye tid å mestre.

3) Vær praktisk å bruke.

I dag er det mange systemer og teknikker for tidsplanlegging.

meny og velge den beste er ganske vanskelig, siden hver har begge deler

fordeler så vel som ulemper.

Bare en fri person kan oppnå perfeksjon i bruken

bruken av fritiden din og tiden generelt. Imidlertid, i denne sammenheng

I teksten er frihet en nødvendig egenskap, men ikke tilstrekkelig. Andre forhold

vii er: overvekt av menneskelige åndelige behov og besittelse

kvalitetsverktøy.

Immanuel Kant (1724 – 1804) levde så rytmisk at naboene

de sjekket klokken hans da han gikk en tur. Det er kjent at han levde hele livet

livet som ungkar og den andre perioden av arbeidet hans, mer enn tretti år,

dedikert til studiet av kognitive og moralske evner til mennesker

ka. Kreative individer behandlet for det meste tiden med omhu.

meg og kanskje det er vanskelig å finne en produktiv kreativ person som

sverm ville det ikke være en streng driftsmodus. I vitenskapelige kilder kan du

finne bekreftelse på at slike talentfulle individer som: Arkimedes og

Aristoteles, Roger Bacon og Newton, Henri Poincaré og Dumas - far, Engels

og Lenin, Vavilov og andre forsøkte å bygge et system for tidsforbruk.

Dette systemet ble designet for å garantere høy produksjon ikke på en dag

- og for livet.

Men som med enhver regel, er det unntak. Spesielt

Avicenna (Ibn Sina), etter å ha tilbrakt mesteparten av sine femtiseks år i skjul, under jorden og vandrende, var i stand til å etterlate seg mange verk, hvorav

hvorav 270 har overlevd til i dag. Samtiden kan bare gjette

antall ubevarte verk og hvor mye denne store mannen kunne

gjort under stabile, komfortable forhold.

2. Planlegging: hvordan forberede seg til å fullføre oppgavene dine
2.4. Lage daglige planer ved hjelp av Alps-metoden

Planlegging betyr som allerede nevnt forberedelse for å nå mål. I denne forbindelse snakker de også om målplaner. Du vil kunne oppfatte verden rundt deg helt annerledes hvis du vet hva du vil og når (hvorfor), d.v.s. hvis du har en spesifikk plan for å bruke tid.

Det er grunnleggende viktig å ha en skriftlig plan for dagen.
– Planer for dagen som holdes i hodet blir lett avvist.
– Skriftlige planer for dagen gir hukommelseslindring.
– En skriftlig plan har den psykologiske effekten av selvmotivasjon til å jobbe. Din forretningsaktivitet blir mer fokusert og fokusert på å strengt følge det daglige programmet.
– Som et resultat blir du mindre distrahert og mer motivert til kun å fokusere på de tiltenkte oppgavene.
- Takket være overvåking av dagens resultater, "mister" du ikke uferdige oppgaver (overfør til neste dag).
- Gjennom skriftlig opptak øker du effektiviteten i planleggingen, siden du bedre vurderer tidskrav og "interferens", og du kan også planlegge reservetid mer realistisk.
- Konsekvent planlegging av dagen bestemmer forbedringen av din personlige arbeidsmetodikk
- Hvis det er klarhet om hva som må gjøres i løpet av dagen, prøver du automatisk å rasjonalisere arbeidet ditt og i tillegg bevisst motvirke «innblandingen» av en intern eller ekstern ordre. I dette tilfellet blir du ikke distrahert av unødvendige telefonsamtaler, du begrenser deg til kun det mest essensielle. Hvis du på slutten av dagen stiller deg selv spørsmålet om hva som faktisk har blitt gjort, så ligger årsaken til dette hovedsakelig i mangelen på en klar målsetting for dagen.
– En realistisk dagsplan skal i prinsippet inneholde kun det du ønsker eller trenger, og kan gjøre den dagen. For jo mer oppnåelig du vurderer målene dine, jo flere krefter konsentrerer du og mobiliserer for gjennomføringen av dem.

Fem stadier av Alpemetoden

Metoden som presenteres for deg er relativt enkel, og etter noen øvelser vil det i gjennomsnitt ikke ta mer enn 10 minutter å lage en daglig plan.

Det er relativt enkelt å huske fordi det er basert på memoteknikk: forbokstaver symboliserer fagbegreper. Selv om det virker for deg som om du kveles under en "haug med ting å gjøre", ikke resigner deg med skjebnen, men oppfør deg i henhold til "Alpene" -metoden.

Metoden inkluderer fem stadier:
1) utarbeide oppgaver;
2) vurdering av varigheten av handlingene;
3) tidsreservasjon (i forholdet 60:40);
4) ta beslutninger om prioriteringer og omplassering;
5) kontroll (regnskap for det som ikke er gjort).

Første trinn: skriveoppgaver

Skriv ned under de aktuelle overskriftene i "Dagsplan"-skjemaet alt du ønsker eller trenger å gjøre neste dag:
- oppgaver fra gjøremålslisten eller fra den ukentlige (månedlige) planen;
- uoppfylt dagen før;
- lagt til tilfeller;
- tidsfrister som må overholdes; tilbakevendende oppgaver.

Bruk forkortelser som tilsvarer typen aktivitet eller overskrifter i «Dagsplan»-skjemaet:
B - besøk, møter;
D - delegering av saker;
K - kontroll;
P - i prosess, i aksjon;
PC - reiser, forretningsreiser;
ETC - papirarbeid, forretningsbrev, diktat;
S - sekretær;
T - telefonsamtaler;
H - prosessen med å lese (rapporter, rundskriv, aviser, etc.).

En liste over oppgaver for dagen satt sammen på denne måten kan for eksempel se slik ut:
PC - BMW-selger (brukte biler);
B - Mr. Muller (dataprogram);
B - Mr. Schulte ( ekspertvurdering);
P - markedsundersøkelsesprosjekt;
T - Mr. Schmidt (salgsstatistikk);
PR - Mr. Gunter (brev);
CH - spesialmagasin for ledere;
T - Mr. Mayer (mangel på ansatte);
T - Helmut (kveldsjogging).

Med litt øvelse kan du lage en liste over oppgaver slik at:
- til en første tilnærming, fordel dem etter prioritet;
- del dem inn i langvarige og "korte", kortsiktige;
- sjekk på nytt oppgaver knyttet til personlig kontakt for å se om de kan gjennomføres på en mer rasjonell måte (ved hjelp av telefon osv.).

Eksempel:

P - markedsundersøkelsesprosjekt;
I - Schulte (ekspertvurdering);
PC - BMW-selger (brukt biler);
CH - spesialmagasin for ledere;
T - Schmidt (salgsstatistikk);	Kortsiktig arbeid;
PR - Gunther (brev);	Kortsiktig arbeid;
T - Muller (dataprogram);
T - Mayer (mangel på ansatte);	"Telefon"-blokk.
T - Helmut (kveldsjogging);	"Telefon"-blokk.

Dette er imidlertid bare begynnelsen på å lage din daglige plan. En realistisk daglig plan bør alltid begrenses til hva du faktisk er i stand til å gjøre.

Andre trinn: estimere varigheten av aksjene

Skriv ned den omtrentlige tiden for å fullføre den mot hver oppgave, legg den sammen og bestem den omtrentlige totale tiden.

	Se
P - markedsundersøkelsesprosjekt	3,0
	2,0
	1,5
H - spesialmagasin for ledere	1,0
T - Schmidt (salgsstatistikk)	0,5
PR - Gunther (brev)	1,5
T - Muller (dataprogram)	0,5
T - Mayer (mangel på ansatte)	0,5
T - Helmut (kveld jogge)	0,5
	_______ 10,0

Du kan kanskje argumentere for at varigheten av enkeltsaker ikke kan estimeres nøyaktig nok. Det er riktig. Men etter å ha fått en viss mengde erfaring, vil du kunne bruke den som grunnlag for å planlegge tiden din. I dine aktiviteter møter du tross alt også vanskeligheter med å vurdere marked, omsetning og kostnader.

Husk også at arbeidet ofte krever så mye tid som du har til rådighet. Så ved å angi en bestemt tidsperiode for individuelle oppgaver, tvinger du deg selv til å passe inn i denne spesielle tiden.

Du jobber mye mer fokusert og blir mer konsekvent kvitt distraksjoner hvis du har dedikert Viss tid. Prøv å lage skriftlige planer i 10 dager, og du vil begynne å føle deg mer og mer trygg på det.

Tredje trinn: reservere tid i reserve

Når du utarbeider en daglig plan, følg den grunnleggende regelen for tidsplanlegging, ifølge hvilken planen ikke skal dekke mer enn 60 % av tiden din og ca. 40 % skal være igjen som reservetid for uventede ting.

Hvis du antar en 10-timers arbeidsdag, betyr dette at det er i din interesse å dekke ikke mer enn 6 timer med planen din. Målet ditt bør imidlertid være en 8-timers arbeidsdag, med en planlagt tid på ca. 5 timer!

Hvis du har planlagt mer enn 60 % av tiden din, bør du ubønnhørlig bringe listen over oppgaver du har satt sammen til de spesifiserte parameterne, angi prioriteter, delegere oppgaver og redusere tiden som er tildelt for dem. Resten av arbeidet må enten overføres til neste dag, krysses over eller fullføres på overtid.

Trinn fire: Bestemme prioriteringer, kutt og omplasseringer

Mål: redusere tiden som er tildelt for å fullføre daglige oppgaver til 5-6 timer.
- Sett klare prioriteringer for dine saker, for eksempel ved hjelp av ABC-analyse, og avklar dagens oppgaver i henhold til dem (se kapittel 3).
- Dobbeltsjekk ditt beregnede tidsbehov og reduser tiden for alle ting til det som er absolutt nødvendig; prøv å holde deg forankret i virkeligheten,
- Vurder hver andel med tanke på muligheten for delegering og rasjonalisering (se "delegering" i 3.5).

I den endelige versjonen ser dagsplanen i vårt eksempel ut på følgende måte:

	Prioriteringer	Se	Omplasseringer
P - markedsundersøkelsesprosjekt	EN	2,5	0,5 timer tildelt Mr. X
In - Schulte (ekspertvurdering)	EN	1,5
G - Schmidt (salgsstatistikk)	B	0,5
PR - Gunther (brev)	B	0,5	Overlatt til Mr. X. N.
PC - BMW-selger (brukte biler)	B	0,5
Ch - spesiell. magasin for ledere	I	0,5
T - Muller (dataprogram)	I		Sekretær
T - Helmut (kveldsløp)	I		Sekretær
	_________________________________ Ʃ =60

Femte trinn: kontroll og overføring av ugjort

Erfaring viser at ikke alle oppgaver kan gjennomføres og ikke alle telefonsamtaler kan finne sted. Derfor må de flyttes til neste dag.

Hvis du utsetter den samme oppgaven gjentatte ganger, blir det en belastning for deg, og da er det to muligheter:
– Du tar det endelig bestemt og bringer det til slutt;
– Du nekter denne saken, for noen ganger løser problemet seg selv.

Siden det ikke er nok plass til daglige planer i vanlige påminnelseskalendere, og enkeltark har den ulempen at de går tapt generell gjennomgang, anbefales det å regelmessig og konsekvent arbeide med en spesiell tidsdagbok. Det kan være egnet for daglige og andre tidsplaner (se 2.5).

Rasjonalisering av tidsbruk ved hjelp av byrågrafi

Du kan effektivisere planen din ytterligere hvis du bruker andre forkortelser og forkortelser for å identifisere de viktigste elementene i tillegg til bokstavforkortelser. grafiske symboler, det såkalte byråkratiet.

For eksempel:

	Haster.
!	Viktig.
?	Å finne ut.
+	Prioritetskategori A.
.	Oppdrag utført.
.	Oppgaven ble spesielt godt utført.
0	Utsettelse til et senere tidspunkt.
X	En umulig eller selvløst sak.

Bruk andre egne notasjoner også. Personlig kreativitet trenger ikke være begrenset her. Ved hjelp av byrågrafi kan du øke effektiv bruk slik bistand som en tidsdagbok.

Hva gir Alpemetoden?

Å bruke en kveld på først 20, deretter 10, og deretter bare 5 minutter ved å bruke "Alpene"-metoden vil gi deg flere gevinster i tid. Nedenfor er hovedargumentene for metoden.

20 fordeler med Alps-metoden
– Bedre stemning for den kommende arbeidsdagen.
- Planlegging for neste dag.
- En klar forståelse av dagens oppgaver.
- Organisering av dagens flyt.
- Overvinne glemselen.
– Konsentrasjon om det mest essensielle.
- Redusere mengden "papir" arbeid.
- Oppnå dagens mål.
- Utvalg av viktigere og mindre viktige saker.
- Ta beslutninger om prioritering og omfordeling.
- Rasjonalisering gjennom oppgavegruppering.
- Reduser forstyrrelser og uønskede avbrudd.
- Selvdisiplin når du utfører oppgaver.
- Redusere stress og nervøse spenninger.
- Rolig oppfatning av uforutsette hendelser.
- Forbedret selvkontroll.
- Følelse av suksess på slutten av arbeidsdagen.
- Økt tilfredshet og motivasjon.
- Økning i personlige resultater.
- Gevinst i tid på grunn av metodisk organisering av arbeidet.

Med vellykket bruk av tidsplanleggingsteknikker og metoder vitenskapelig organisasjon arbeidskraft, kan du spare 10 til 20 % av tiden din hver dag!

Prøv å vinne 1 times tid hver dag - den "gyldne timen"!

Prøv å planlegge og organisere arbeidsdagen ved hjelp av Alpene-metoden i én måned. Dette vil kreve litt selvdisiplin, men du vil raskt sette pris på fordelene med å planlegge tiden din hver dag.

Når skal du begynne? Kanskje i morgen?
Dato ___________

Lag en plan før du starter på jobb, nemlig på kvelden den utgående dagen: du vil gå hjem med mer selvtillit og avslapping og starte en ny dag med større styrkekonsentrasjon neste morgen!

Psykologisk bakgrunn

Allerede på vei hjem og på vei til jobb om morgenen, behandler underbevisstheten din dagens oppgaver og forbereder mulige løsninger. Siden formuleringen av hovedoppgavene er foran øynene dine og tilnærmingene for å løse dem er skissert, ser en ny dag full av arbeid ikke lenger grå og vanskelig ut, men forutsigbar, planlagt og håndterbar.

Du blir ikke lenger så lett distrahert av uvedkommende saker, på grunn av hvilke du tidligere utsatte å løse hovedoppgavene til stadig fjernere datoer, inntil sistnevnte ble løst i en hast, på bekostning av over tid og generelt mindre tilfredsstillende.

1. Det minste du trenger å ta på deg sammen med detaljerte planer dag er årsplanen i generelle termer.
2. Neste steg Du kan eventuelt legge inn en ti-dagers og deretter en månedlig plan.
3. Integrert, kontinuerlig tidsplanlegging dekker også kvartalsplanen og inkluderer dermed alle ledd i timeplanleggingssystemet – fra utvidet årsplan til dagsplan.
4. I samsvar med dine tilbøyeligheter og ideer om mål i det faglige og personlige området, kan du til slutt utvide systemet til å utarbeide planer for flere perioder av livet og hele livet ditt generelt. Som et verktøy for å planlegge og administrere tiden din i hverdagspraksis bør nok brukes mest effektivt middel personlig selvledelse - tidsdagbok.

Yuri Okunev skole

Hilsen, kjære abonnenter! Yuri Okunev er med deg.

Er du sikker på at du bruker alt? mulige måterå optimalisere tidsbruken? Jeg vil bare legge merke til med en gang at Eisenhower-matrisen, prinsippet om gjennomsnittlig prioritet og Paretos lov ikke alltid er lederverktøy! Er du i tvil? Og de gjorde det riktig!

I dag skal vi snakke om Alpa-metoden i tidsplanlegging. Det lar deg sette hver enkelt oppgave på sin plass og samtidig kompetent planlegge en sjekkliste med mål for hele dagen.

Nei, nei, fjell, fjellklatring og lignende har absolutt ingenting med det å gjøre. Teknikken ble utviklet i forrige århundre av en kjent tysk tidsstyringsspesialist i Europa, Lothar Seiwert. I Russland er han kjent hovedsakelig takket være boken « Din tid er i dine hender»

Alpa-prinsippet kombinerer flere populære tidsstyringsteknikker, og legger til nytt og ekstremt viktige nyanser. Som et resultat viser det seg å være en komplett kraftig verktøy for planlegging, og tar hensyn til slike aspekter ved eventuelle daglige oppgaver som deres betydning, haster og kompleksitet i løsningen.

Metoden er ikke den enkleste, men hvis du forstår den, da videre arbeid Ifølge metoden vil det ikke ta mer enn 10-15 minutter hver dag. Derfor anbefaler jeg på det sterkeste å gjøre en innsats på deg selv.

Alpene metode trinn for trinn

Dette systemet innebærer å gå gjennom 5 stadier med oppgaveanalyse og tidssporing. La oss finne ut hva de er.

Etappe nr. 1. Lage en huskeliste

Ta et stykke papir og skriv ned på det alle målene du skal nå på en dag. Velg kun mer eller mindre viktige og tidkrevende oppgaver. Små ting som «kaste et brev på Postkasse«Du kan skrive det ned på et eget ark.

Etappe nr. 2. Vurdere prioriteringer

Tenk nå over hvilke oppgaver som er viktigere/haster og hvilke som haster mindre. Eisenhower-matrisen, som jeg snakket om i detalj i, vil hjelpe med dette.

Basert på matrisen, fordel oppgaver i tre kolonner: viktig og presserende; viktig og ikke presserende; haster, men ikke viktig. Som du sikkert allerede har gjettet, vil et eget ark med små oppgaver bli den fjerde kolonnen - ting som ikke haster eller er viktige.

I dette tilfellet kan du umiddelbart bruke forkortelser som tilsvarer oppgavetypen (møte, besøk - "in", kontroll - "k", under utførelse - "p", etc.). Dette vil bidra til å klassifisere saker i grupper og spare tid.

Etappe nr. 3. Beregning og reservasjon av tid

Glem den tredje kolonnen en stund og gi all oppmerksomhet til de to første. Ved siden av hver oppgave angir du den omtrentlige tiden det vil ta å løse den. For eksempel 30 minutter eller 1,5 time.

Beregn den totale tiden det tar å fullføre alle dagens oppgaver i disse to kolonnene. Analyser nå dataene som er oppnådd basert på forholdet 60:40, dvs. 60 % av planlagte oppgaver for 40 % av nye oppgaver som plutselig dukket opp.

Deretter, hvis du har en 8-timers arbeidsdag, bør listen over oppgaver du har satt sammen kun dekke 5 timer. De resterende 3 timene bør settes av, for å si det sånn, for sikkerhets skyld.

Etappe nr. 4. Prioriteringer og omfordeling av oppgaver

Hvis du innser at de tildelte oppgavene tar opp mer enn 60 % av arbeidstiden din, må du først bringe frem de sakene som må løses i dag og utelukkende med din personlige deltakelse. Du må enten flytte de resterende elementene til andre dager eller delegere dem til andre ansatte i selskapet.

Etappe nr. 5. Pinner og patcher + fremdriftskontroll

Du må gjøre flere tillegg til listen du ender opp med etter alle manipulasjonene. Først må du identifisere ting som er strengt knyttet til en bestemt time - dette er de såkalte "pinnene".

For eksempel "gå til legen kl. 8.45", "hent en ferdig bestilling fra skriveren kl. 16.30", "møt min svigermor på flyplassen kl. 20.50" osv.

For det andre må du utarbeide en liste over oppgaver som du kan inkludere i timeplanen din mellom hovedoppgaver eller i tilfelle et problem plutselig oppstår. fritid. Dette er såkalte "midlertidige patcher". Disse kan hentes fra den tredje og fjerde kolonnen i den opprinnelige listen. For eksempel, "bestill et bord på en restaurant", "finn ut kostnadene for en tur til Thailand", "kjøp en bursdagsgave til en kollega", "bestill en bok fra en nettbutikk", etc.

På denne måten har du en klar rekkefølge av oppgaver for den dagen (eller den neste, hvis du planlegger på forhånd) Og dette er alltid et stort pluss og alvorlig skritt på vei til maksimal kontroll over tiden din.

Hva gir Alpa-metoden?

Ja, bare en haug med nyttige og viktige ting!

En klar idé om hva du skal gjøre i dag/i morgen.
En klar forståelse av hvor mye tid du trenger for å løse eksisterende problemer.
Forstå hvilke oppgaver du delegerer til assistentene, kollegene dine eller utsetter til senere.
Ferdighet på 10 minutter med høy presisjon planlegge hele dagen.
Tilgjengelighet av ekstra tid for alle slags force majeure-situasjoner, uplanlagte saker og rett og slett muligheten til å «ta det med ro».
Å ha tid til å løse små, men nødvendige oppgaver og tid til deg selv og din kjære.
Redusere sannsynligheten for manglende frister osv.

**
Generelt, takket være dette systemet, er du ganske enkelt personifiseringen av organisasjon og produktivitet! Tro meg, du vil elske denne følelsen, og snart vil du rett og slett ikke kunne eksistere uten den.

Du kan bare forsterke effekten ved å registrere deg for min, hvorfra du vil lære enda flere unike teknikker og tidsstyringsteknikker. Dessuten, under min veiledning, vil du umiddelbart prøve ut alle teknikkene i aksjon, noe som virkelig garanterer utmerket resultat og et minimum av feil i fremtiden.

Og hvis du fortsatt har spørsmål, inviterer jeg deg til det individuell konsultasjon. Detaljer.

Det var alt for i dag. La oss si farvel. Abonner på nyhetsbrevet og inviter venner til siden. Det er mye interessant i vente. Ser deg igjen! Hilsen Yuri Okunev.

Det er veldig vanskelig å strukturere arbeidet ditt på en slik måte at det oppnås maksimal nytte. Tidsstyring er ikke bare å lage en liste over presserende oppgaver, det er også evnen til å fordele tid og arbeidsmengde. Det er kjent at det tar ca. 8 minutter å lage en plan, samtidig som det spares en times tid. Tenk på følgende når du planlegger:

planen må utarbeides på papir eller i form av et elektronisk dokument (og ikke i hodet ditt!) og kontrolleres med jevne mellomrom;
optimal hvile - 10 minutter etter hver time med arbeid;
Det er nyttig og praktisk å bruke en dagbok.

Vellykket tidsstyring betyr å sette ut i praksis noen tidsplanleggingsteknikker. Det er ganske mye teoretisk utvikling på dette området. Vi presenterer 3 av dem her:

Pareto-prinsippet;
Alpa-metoden;
ABC-analyse;

Pareto-prinsippet

Når du planlegger arbeidsdagen din, er det nyttig å ta hensyn til prinsippet om ubalanse, foreslått av den italienske økonomen Vilfredo Pareto. Dette prinsippet gjelder mange områder av økonomien og er som følger: 80 % av ressursene som brukes gir 20 % av resultatet, og de resterende 20 % gir 80 % av resultatet.

Dermed er en mindre del av tid, innsats eller ressurser ansvarlig for de fleste resultatene. For eksempel bruker folk bare 20 % av tiden på å få 80 % av arbeidet gjort. Det viser seg at ansatte bruker så mye som 80 % av tiden sin helt ineffektivt.

Ressursene kan være penger, ansatte, materialer eller tid, forholdet opprettholdes.

Den praktiske fordelen med Pareto-prinsippet ligger i det faktum at dets anvendelse betyr konsentrasjonen av selskapets alltid begrensede midler og ressurser på et bestemt segment av arbeid, i stedet for deres vanlige spredning i mange retninger. Det hjelper å bestemme nøyaktig området der du kan stole på maksimalt resultat fra innsatsen din.

Alpene metode

Alpa-metoden brukes effektivt til å planlegge personlig tid. Med dens hjelp kan du optimalt planlegge alle oppgavene dine på bare noen få minutter. Kort fortalt er det som følger:

Registrer alle oppgaver og tidsfrister.

Alle ting som skal gjøres i løpet av dagen skal skrives ned i dagbok, notatblokk, på et papir eller i et elektronisk dokument. I tillegg er det nødvendig å angi tidsrammen de må fullføres innenfor. Det er svært viktig å tilnærme seg denne oppgaven på en ansvarlig måte, da den vil inkludere klar plan uventet oppfunne tilfeller er usannsynlig å lykkes.

Bestem hvor lang tid det vil ta å fullføre hvert trinn av arbeidet.

Nå må du bestemme hvor lang tid det vil ta å fullføre hver oppgave. Vi må ikke glemme slike ting? som hvile, lunsjpause, kopp kaffe, siden de også krever tidsinvestering.

Vurder buffertid.

Uansett hvor nøye vi beregner tiden det tar å fullføre en oppgave, vil det fortsatt ta litt mer. Derfor er det tilrådelig å planlegge ting bare for 60 % av arbeidstiden din, de resterende 40 % vil bli en buffer. Omtrent halvparten av resten vil bli brukt på å eliminere uforutsette hindringer, og den andre halvparten på spontane handlinger og fungerende kommunikasjon.

Sett prioriteringer.

Dette er mest en viktig del plan. Det er nødvendig å bestemme prioriteten for hvert enkelt tilfelle (for eksempel vurdere av fempunktssystem). Det er godt mulig at alle oppgavene som er planlagt for dagen rett og slett ikke passer inn i planen. Det betyr at kun de mest presserende og viktige oppgavene skal inkluderes der. Resten må revideres (slik at de tar kortere tid å fullføre), delegeres eller utsettes.

Sjekk det ut etterhvert.

På slutten av arbeidsdagen må du gå tilbake til planen igjen for å se hvor godt den er utarbeidet. Du må også være oppmerksom på ting som ikke er fullført.

ABC-analyse

Det hender at tiden ikke brukes på de tingene som er mest betydningsfulle. ABC-analyse lar deg bli kvitt denne mangelen.

Essensen av det er å prioritere:

Saker "A".

Dette er de viktigste tingene som bare kan gjøres på egen hånd. De er vanligvis de mest arbeidskrevende. Arbeidsplanen skal kun inneholde 1-2 oppgaver fra denne gruppen, slik at de tar 3 timer å gjennomføre.

Saker "B".

Dette er viktige saker som andre ansatte kan håndtere. Mest av dem må delegeres, 2-3 inkludert i egen timeplan. Disse oppgavene bør ta omtrent en time å fullføre.

Tilfeller "C".

Dette er det minste viktige oppgaver, som imidlertid tar mye tid. Arbeidsplanen bør ikke tillate mer enn 45 minutter for dem. Resten av sakene fra denne gruppen må avhendes.

Det er mange tidsstyringsteknikker, og det er nødvendig å på en eller annen måte kombinere dem til enhetlig system, slik at du kan bruke den til å planlegge tiden din klokt. Alpemetoden kan være et slikt system.

Hva er fordelene med Alpemetoden?

— 10 minutter brukt på å bruke metoden kan spare opptil flere timer daglig;

— metoden er enkel og lett å bruke;

– det er lettere for deg å kontrollere arbeidsprosessen, og du kan lettere takle det uventede ting;

– ditt fokus er først og fremst på viktige ting og det hjelper deg å gjøre mer;

For å administrere tid ved hjelp av Alps-metoden, må du gå gjennom 5 stadier:

1) sette sammen en liste over oppgaver

2) estimering av utførelsestid

3) tidsplanlegging i forhold til 60 til 40

4) prioritering og delegering

5) kontroll av utførelsesprosessen

Trinn 1. Hvordan kompilere en liste over oppgaver på riktig måte ved hjelp av Alps-metoden.

Om kvelden (eller kanskje om morgenen), skriv ned på et stykke papir alle oppgavene du ønsker å fullføre på en dag. Det er tilrådelig at denne listen inkluderer alle oppgavene du har, med start fra "Kok i morgen" og slutter med "Samle atombombe på kjøkkenet". Skriv alle små husarbeid, ideer, uferdige oppgaver i går til denne listen.

Trinn 2. Estimering av oppgavegjennomføringstid ved bruk av "Alps"-metoden

Etter å ha satt sammen en liste over oppgaver, er det på tide å estimere tiden det tar å fullføre hver oppgave. I vårt samfunn er det liksom ikke vanlig å evaluere tid. Vår måte å tenke på i denne forbindelse kan kalles østlig. (Hvis du vil vite mer om ulike måter planleggingstid, jeg anbefaler deg å lese artikkelen)

Samtidig hjelper tidsestimering oss til å se mer realistisk på mengden arbeid som må fullføres og derfor umiddelbart si hvilke oppgaver vi vil klare i dag og hvilke vi ikke kan.

Eksempel på tidsberegning for oppgaver:

Nyttige råd. Når du estimerer tidskostnader, må du ta hensyn til ytterligere sikkerhetsperioder for implementeringen (et sted + 20%). I følge observasjon lar dette deg investere mer nøyaktig i planen og oppnå mer.

Trinn 3: Tidsplanlegging i forholdet 60/40

Kan en person si 100% nøyaktig hver hendelse som skjer med ham på en dag? Med mindre du er en karakter i filmen Groundhog Day, er det usannsynlig.

Det er derfor, når du planlegger dagen din, bør du ta hensyn til denne funksjonen og planlegge tiden din med hensyn til mulig uforutsette situasjoner som må løses.

Det antas at det er best å fordele tiden din i forholdet 60 til 40. Det vil si at vi planlegger oppgaver for bare 60 % av tiden vår, og lar resten av tiden stå til ulike force majeure.

Som jeg ble spurt på treningen: "Hva skal jeg gjøre hvis det ikke skjer hovedfag?"

Vær glad og bruk fritiden til å løse flere problemer.

Derfor er målet med trinn 3 av Alps-metoden å sikre at du velger kun 60 % av oppgavene du kan fullføre i dag. Resten ble enten flyttet til en annen dag eller tildelt noen andre.

Trinn 4: Prioritering og delegering.

På dette stadiet må vi først prioritere oppgavene våre. Du kan lese om hvordan du gjør dette i artikkelen min "".

Deleger, hvis mulig, noen av oppgavene til andre personer.

Etter at du har fullført dette trinnet, bør du ha en tabell som dette.