Kiểm soát là một giai đoạn của phương pháp Alpa. Phương pháp dãy Alps

Công nghệ quy hoạch sử dụng phương pháp Alps, Pareto, Eisenhower

Nhiều người gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch vì họ coi đó chỉ là “suy nghĩ”, thường có nghĩa là “nhìn chằm chằm vào không gian” hoặc “mơ mộng”. Vì vậy, cần chuyển ý tưởng quy hoạch thành một cái gì đó cụ thể, xem quy hoạch là một “tác phẩm bằng văn bản” hơn là một “công việc trí óc”. Thời gian dành cho việc lập kế hoạch có thể được định nghĩa là “Thời gian quyết định” bởi vì đó chính là nội dung của việc lập kế hoạch: đưa ra quyết định về cái gì, khi nào và làm như thế nào.

Trong quá trình lập kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, cần lập danh sách và xác định các ưu tiên. Tất cả các nhiệm vụ được đề cập trong danh sách đều có giá trị như nhau. Sau khi tổng hợp danh sách, bạn nên phân bổ các nhiệm vụ theo thứ tự tầm quan trọng của chúng ở thời điểm hiện tại, hoàn thành nó bằng cách xác định các ưu tiên. Không có danh sách nào có thể hoàn chỉnh trừ khi nó hiển thị thứ tự quan trọng của các mục. Trong thực hành quản lý bản thân, có các phương pháp lập kế hoạch thời gian, việc sử dụng chúng được thiết kế để tổ chức hợp lý cuộc sống của chính mình.

Lập kế hoạch theo nguyên tắc Pareto

Trong tình huống một người quá tải với các hoạt động, nhiệm vụ mà không có đủ thời gian để hoàn thành, không dám từ bỏ một số việc không mấy quan trọng thì nên áp dụng quy tắc 80/20 vào thực tế. . Nguyên tắc Pareto nêu rõ: “Nếu tất cả các đồ vật được sắp xếp theo thứ tự giá trị của chúng thì 80% giá trị đến từ những món đồ chiếm 20% tổng số, trong khi 20% giá trị đến từ những món đồ chiếm 80% tổng giá trị. % trên tổng số.”

Dựa trên quy luật 80/20, trong danh sách 10 nhiệm vụ thì có 2 nhiệm vụ đảm bảo thành công 80%. Vì vậy, bạn cần tìm 2 việc này, xếp vào loại “A” và thực hiện. Theo nguyên tắc này, 8 điều còn lại có thể vẫn chưa được thực hiện vì giá trị kết quả của chúng sẽ thấp hơn nhiều so với giá trị của hai điều hiệu quả nhất. Thực tiễn cho thấy rằng:

· 80% chi phí giao dịch thương mại được cung cấp bởi 20% tổng số khách hàng;

· 80% sản lượng do 20% doanh nghiệp cung cấp;

· 80% thời gian nghỉ do ốm đau do 20% người lao động chiếm;

· 80% hồ sơ đang sử dụng đến từ 20%

thư mục hồ sơ;

· 80% bụi bẩn tích tụ trên 20% diện tích sàn nơi có nhiều bụi bẩn nhất

· 80% quá trình giặt diễn ra trên 20% mặt hàng quần áo;

· 80% thời lượng truyền hình hay nhất đến từ 20% chương trình hay nhất

được khán giả truyền hình yêu thích hơn;

· Độc giả báo chí dành 80% thời gian để đọc 20% tài liệu được xuất bản

phòng tắm trên báo;

· 80% số cuộc gọi điện thoại được thực hiện bởi 20% số thuê bao điện thoại;

· 80% số liệu cần thiết được lấy từ 20% nguồn thông tin;

· ở trường, giáo viên dành 80% năng lượng của mình cho 20% học sinh (thường ủng hộ

có vấn đề hoặc tài năng);

· 80% đồ ăn được tiêu thụ tại 20% nhà hàng hàng đầu.

Những thực tế này khẳng định nguy cơ sa lầy vào các hoạt động mang lại kết quả yếu kém và củng cố tầm quan trọng của việc tập trung nỗ lực vào 20% các hoạt động giúp tăng năng suất đáng kể.

Nguyên tắc Pareto giải thích một cách hoàn hảo những gì đã xảy ra, nhưng không phải lúc nào nó cũng giúp tìm ra cách thoát khỏi tình huống trước. Thực tế là bạn không bao giờ có thể nói trước 20% nào sẽ có hiệu quả. Theo nguyên tắc này, 80% sự hài lòng trong cuộc sống của chúng ta đến từ 20% nỗ lực đã bỏ ra - phần lớn thành công sẽ là kết quả của chỉ một vài bước đi. Điều này có nghĩa là để có thêm thời gian cho những việc có ích, bạn sẽ phải làm ít việc đó hơn, hóa ra là vô dụng. Nói cách khác - đừng lãng phí thời gian của bạn!

Bạn có thể phân bổ thời gian dựa trên những cân nhắc khác, không chỉ dựa trên quan điểm về niềm vui. Đó có thể là: đảm bảo sự ổn định về tài chính, thăng tiến trong sự nghiệp, duy trì thể chất tốt, v.v. Điều quan trọng là xác định ý nghĩa của một trò tiêu khiển hữu ích, vì “ thời gian, lãng phí, sự tồn tại này, và thời gian, sử dụng tốt, đây là cuộc sống"(EdwardJung).

Lập kế hoạch theo phương pháp Alps

Phương pháp lập kế hoạch ở dãy Alps tương đối đơn giản, việc lập kế hoạch hàng ngày trung bình mất không quá 10 phút. Quá trình xây dựng kế hoạch bao gồm 5 giai đoạn:

1. Chuẩn bị bài tập;

2. Ước tính thời gian của các hành động đã được lên kế hoạch;

3. Đặt trước thời gian (theo tỷ lệ 60:40);

4. Quyết định các ưu tiên và phân công lại cá nhân

hoạt động;

5. Kiểm soát (kiểm kê những việc chưa làm được).

Trong một số phương pháp lập kế hoạch hiện có trong thực tiễn tự quản lý, việc sử dụng phương pháp “Alps” mang lại những ưu điểm chính sau:

· Tâm trạng tốt hơn cho ngày làm việc sắp tới.

· Lập kế hoạch ngày hôm sau.

· Hiểu rõ các công việc trong ngày.

· Tổ chức dòng chảy trong ngày.

· Khắc phục chứng hay quên.

· Tập trung vào điều cần thiết nhất.

· Giảm số lượng công việc “giấy tờ”.

· Đưa ra quyết định về việc thiết lập các ưu tiên và phân công lại.

· Giảm nhiễu và gián đoạn không mong muốn.

· Giảm stress, căng thẳng thần kinh.

· Cải thiện khả năng tự kiểm soát.

· Tăng sự hài lòng và động lực.

· Đạt được thời gian do tổ chức công việc bài bản.

Thực tiễn cho thấy rằng với việc sử dụng thành công các kỹ thuật lập kế hoạch thời gian và phương pháp tổ chức công việc khoa học, bạn thực sự có cơ hội tiết kiệm được 10 đến 20% thời gian hàng ngày. Quá trình lập kế hoạch sử dụng phương pháp Alps bao gồm các giai đoạn sau:

Giai đoạn đầu tiên- chuẩn bị bài. Để chuẩn bị công việc trong ngày, bạn nên viết ra những công việc cần thiết cho ngày hôm sau:

· nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm hoặc từ kế hoạch hàng tuần (hàng tháng);

· chưa hoàn thành vào ngày hôm trước;

· các trường hợp bổ sung;

· thời hạn phải được đáp ứng;

· nhiệm vụ định kỳ.

Việc lập danh mục công việc phải đáp ứng các yêu cầu sau:

· đến xấp xỉ đầu tiên, phân phối chúng theo mức độ ưu tiên;

· chia chúng thành những cái kéo dài và ngắn, ngắn ngủi;

· kiểm tra lại các nhiệm vụ liên quan đến liên hệ cá nhân để xem liệu chúng có thể được hoàn thành hiệu quả hơn không một cách hợp lý(sử dụng điện thoại, v.v.).

Tính thực tế của việc lập kế hoạch hàng ngày là giới hạn danh sách nhiệm vụ chỉ ở những việc thực sự cần thiết. TRÊN giai đoạn thứ hai Khi lập kế hoạch trong ngày, cần ước tính khoảng thời gian gần đúng của các hành động đã lên kế hoạch.

Rõ ràng là thời gian của một số nhiệm vụ không thể được ước tính hoàn toàn chính xác; kỹ năng như vậy chỉ có được nhờ kinh nghiệm. Tuy nhiên, mặt khác, cần phải nhớ rằng bất kỳ công việc nào cũng thường đòi hỏi nhiều thời gian mà một người có thể tùy ý sử dụng. Do đó, việc xác định một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ hàm ý chỉ thực hiện nhiệm vụ này vào một thời điểm nhất định. Khi xác định một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ, một người sẽ làm việc tập trung hơn, loại bỏ nhiều sự can thiệp nhất có thể.

Giai đoạn thứ ba Lập kế hoạch là dành thời gian cho những tình huống không lường trước được. Bản chất của phương pháp Alps là kế hoạch không nên bao gồm quá 60% thời gian và 40% nên được dành làm thời gian dự phòng cho những trường hợp không lường trước được. Vì vậy, một ngày làm việc tám giờ chỉ nên được lên kế hoạch chặt chẽ trong năm giờ (chiếm 60% thời gian làm việc) và ba giờ không được lên kế hoạch cho những nhiệm vụ cụ thể nhưng đột xuất.

Trường hợp dự kiến ​​trên 60% thời gian thì bắt buộc phải hoàn thành danh sách nhiệm vụ theo các thông số đã chỉ định, thiết lập mức độ ưu tiên, phân quyền và giảm thời gian đã xác định trước đó cho các nhiệm vụ. Nếu sau khi hoàn thành công việc mà không thể giảm thời gian dự kiến ​​xuống còn 60% thì mọi việc nên hoãn lại sang ngày hôm sau theo thứ tự ưu tiên. Điều này có nghĩa là nhiệm vụ thuộc danh mục “A” và “B” không thể được chuyển sang ngày hôm sau; do đó, việc chuyển nhiệm vụ từ danh mục “C” sẽ không ảnh hưởng đáng kể đến kết quả trong ngày.

Giai đoạn thứ tư lập kế hoạch là quyết định những ưu tiên và áp dụng nghệ thuật ủy thác. Mục tiêu của giai đoạn này là giảm thời gian dành cho việc hoàn thành các công việc hàng ngày xuống còn 5-6 giờ. Để đạt được mục đích này, trước tiên, cần phải đặt ra các ưu tiên cho các vấn đề và làm rõ các nhiệm vụ trong ngày cho phù hợp với chúng. Thứ hai, bạn nên kiểm tra kỹ yêu cầu về thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và theo đó, giảm thời gian dành cho nhiệm vụ xuống mức thực sự cần thiết.

Điều quan trọng là phải đánh giá từng hành động về khả năng ủy thác và hợp lý hóa nó. Sau khi phân tích, phiên bản cuối cùng của kế hoạch hàng ngày phải có cấu trúc được thiết lập sẵn.

TRÊN giai đoạn thứ năm Giám sát việc thực hiện kế hoạch hàng ngày đã lập và chuyển những việc chưa làm được sang ngày khác. Kinh nghiệm cho thấy không phải mọi nhiệm vụ đều có thể hoàn thành và không phải mọi nhiệm vụ đều được lên kế hoạch. cuộc trò chuyện qua điện thoại có thể diễn ra nên chúng phải được dời lại sang ngày hôm sau. Nếu cùng một nhiệm vụ bị hoãn lại nhiều lần trong ngày, thì có hai khả năng: kiên quyết hoàn thành nó đến cùng, từ đó hoàn thành nó hoặc từ chối hoàn thành nhiệm vụ này vì nó.

sự không liên quan.

Các chuyên gia trong lĩnh vực tự quản lý khuyến khích mạnh mẽ

Lên kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước. Điều này là do thực tế là, việc biên soạn

kế hoạch sau một ngày làm việc giúp có được sự tự tin và tập trung

sức mạnh vào ngày hôm sau. Do đó, tiềm thức của con người được xử lý

xem xét các nhiệm vụ của ngày hôm sau và chuẩn bị các giải pháp khả thi. Kế tiếp

Do đó, ngày làm việc mới trở nên có thể thấy trước, được lên kế hoạch và

quản lý được.

Lập kế hoạch theo nguyên tắc Eisenhower

Nguyên tắc Eisenhower nên được áp dụng khi thực hiện hàng ngày

kế hoạch, phân loại tất cả các vấn đề sắp tới theo mức độ quan trọng của chúng theo

làm điều đó ngay lập tức. Chính xác là liên quan đến loại trường hợp này mà có

biểu hiện rằng “bạn cần phải sống để những điều quan trọng không trở thành

khẩn trương"

đủ thời gian. Theo quy định, đây là những vấn đề liên quan đến sự hoàn thiện của chính mình.

phát triển trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Thực tiễn cho thấy những điều thường xảy ra

cừu non". Vì vậy, cần phải tiến hành phân tích chi tiết trường hợp "A" trên

chủ đề quan trọng và cấp bách của họ. Chuyện thường xảy ra là một người làm việc

với hậu quả thay vì tìm ra nguyên nhân. Có lẽ bạn không nên

dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp nhưng lại hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp

triết lý kinh doanh du lịch và cách tiếp cận chuyên nghiệp. Hay sự hoàn hảo

tổ chức sức lao động của chính mình với mục đích tối đa hóa trước

ngăn ngừa các tình huống khủng hoảng và các tình huống không lường trước được.

hưng cảm với bản chất của những gì quan trọng và cấp bách trong cuộc sống, điều này đặc trưng cho hầu hết mọi người.

mọi người, vì bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào cũng được tự động phân loại là

quan trọng. Kinh nghiệm sống cho thấy những trường hợp thuộc loại “C” thường gặp hơn

tất cả đều là nguyên nhân dẫn đến tình trạng công việc gấp rút, căng thẳng và khủng hoảng liên tục

tình huống. Tuy nhiên, theo quy luật quản lý trong một tổ chức tốt

Trong doanh nghiệp không nên ồn ào, vội vàng vô lý.

Đó là khuyến khích để tránh chúng. Điều nghịch lý là thường thì đây là những cái

những điều rất dễ dàng và thú vị để làm. Thời lượng thực hiện dữ liệu

đại đa số mọi người cố gắng bắt đầu ngày làm việc của mình với

thực hiện những công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Một trong những nguyên tắc cơ bản của việc tự quản lý là

khả năng tách biệt những vấn đề quan trọng khỏi những vấn đề phụ, quan trọng và không quan trọng,

khẩn cấp và không khẩn cấp.__

Hành vi học và hệ thống tối ưu lập kế hoạch thời gian

Một người dù bận đến đâu cũng nên dành thời gian để lên kế hoạch

lưu động. Bạn càng có ít thời gian rảnh, nó càng trở nên quan trọng

lập kế hoạch thời gian cẩn thận. Sẽ thông minh hơn khi chi tiêu cho việc lập kế hoạch

chỉ mười phút vào đầu hoặc cuối ngày, vì những chi phí này nhiều hơn

được đền bù.

Thường thì một người nói rằng anh ta rất bận rộn và quyết định những gì trong kế hoạch.

Không có thời gian để chi tiêu, đó là một sai lầm. Nếu ngày đó không được lên kế hoạch

van thì thường thiếu thời gian. Hơn nữa, trong tình huống

khi thời gian không được lên kế hoạch, chắc chắn không thể phân biệt được tầm quan trọng

việc từ việc ít quan trọng hơn, việc khẩn cấp đến việc không khẩn cấp. Vì vậy, việc đảm bảo cho bản thân và những người khác

mọi người hoàn toàn không có thời gian để lên kế hoạch cho công việc của mình,

người bắt vẫn sẽ dành thời gian, nhưng ngẫu nhiên và thiếu suy nghĩ, điều đó là tiêu cực

sẽ có tác động đáng kể đến việc tổ chức hợp lý cuộc sống của anh ta. Vì vậy nó là cần thiết

khó khăn trong việc lập kế hoạch cả về thời gian làm việc và cuộc sống cá nhân không gọi

thùng. Có __________nhiều lợi ích khi bắt đầu ngày mới bằng một kế hoạch.

vaniya, vì khi kế hoạch được vạch ra, người đó sẽ tích cực hơn

được bao gồm trong quá trình chuẩn bị và sau đó là thực hiện nó. « Cái đó, ai vậy-

Mỗi buổi sáng anh ấy lên kế hoạch cho các hoạt động trong ngày và kiên trì thực hiện kế hoạch này,

thấy, kế hoạch đó đã mở đường cho anh ấy vào mê cung rất tốt-

cuộc sống giàu có và năng động. Sắp xếp thời gian của bạn giống như một tia sáng

Sveta, điều đó xuyên suốt mọi công việc của anh ấy. Nhưng ở đó, nơi không có kế hoạch, nơi mà việc kiểm soát thời gian được phó mặc cho sự ngẫu nhiên, sự ngự trị của

phá hoại"- Victor Hugo viết. Đã suy nghĩ kỹ những gì cần phải làm, thật dễ dàng

chuyển sang biến kế hoạch thành hiện thực. Với định nghĩa chính xác

các ưu tiên vẫn ít có khả năng bị phân tâm trong quá trình thực hiện

sự thực hiện.

Cho đến nay, có nhiều năm kinh nghiệm trong việc sử dụng các công cụ lập kế hoạch khác nhau.

Hall rằng nó không chỉ là về các thiết bị cụ thể để lập kế hoạch (tái

lịch lật, nhật ký, sổ tổ chức, sổ điện tử

ki, v.v.), nhưng trong hệ thống lập kế hoạch mà một người sử dụng. Người sáng lập

hành vi học (khoa học về hoạt động hiệu quả người) T. Kotarbin-

Skii tin rằng hệ thống lập kế hoạch tối ưu được thiết kế để:

1) Đảm bảo đạt được mục tiêu.

2) Không cần quá nhiều thời gian để thành thạo.

3) Thuận tiện khi sử dụng.

Ngày nay có rất nhiều hệ thống và kỹ thuật lập kế hoạch thời gian.

thực đơn và chọn cái tốt nhất là khá khó khăn, vì mỗi cái đều có cả hai

ưu điểm cũng như nhược điểm.

Chỉ người tự do mới có thể đạt được sự hoàn hảo trong việc sử dụng

việc sử dụng thời gian rảnh và thời gian của bạn nói chung. Tuy nhiên, trong vụ này

Trong văn bản, tự do là một phẩm chất cần thiết nhưng chưa đủ. Các điều kiện khác

vii là: nhu cầu và sở hữu tinh thần của con người chiếm ưu thế

công cụ chất lượng.

Immanuel Kant (1724 – 1804) sống nhịp nhàng đến mức hàng xóm của ông

họ kiểm tra đồng hồ của anh ấy khi anh ấy đi dạo. Được biết, ông đã sống cả đời

cuộc đời độc thân và thời kỳ làm việc thứ hai, hơn ba mươi năm,

chuyên nghiên cứu về khả năng nhận thức và đạo đức của con người

à. Phần lớn những cá nhân sáng tạo đều rất cẩn trọng trong việc xử lý thời gian.

tôi và có lẽ thật khó để tìm được một người sáng tạo hiệu quả

bầy đàn sẽ không có chế độ vận hành nghiêm ngặt. Trong các nguồn khoa học bạn có thể

tìm thấy sự xác nhận rằng những cá nhân tài năng như: Archimedes và

Aristotle, Roger Bacon và Newton, Henri Poincaré và Dumas - cha, Engels

và Lenin, Vavilov và những người khác đã tìm cách xây dựng một hệ thống tiêu thụ thời gian.

Hệ thống này được thiết kế để đảm bảo sản lượng cao không chỉ trong một ngày

- và suốt đời.

Tuy nhiên, như với bất kỳ quy tắc nào, vẫn có những ngoại lệ. Đặc biệt

Avicenna (Ibn Sina), đã dành phần lớn cuộc đời năm mươi sáu năm ẩn náu, dưới lòng đất và lang thang, đã có thể để lại nhiều tác phẩm, trong đó

trong đó có 270 chiếc còn tồn tại cho đến ngày nay. Người đương thời chỉ có thể đoán

số lượng tác phẩm không được bảo tồn và người đàn ông vĩ đại này có thể làm được bao nhiêu

thực hiện trong điều kiện ổn định, thoải mái.

2. Lập kế hoạch: cách chuẩn bị để hoàn thành nhiệm vụ của mình
2.4. Lập kế hoạch hàng ngày bằng phương pháp Alps

Lập kế hoạch, như đã lưu ý, có nghĩa là sự chuẩn bị để đạt được mục tiêu. Về vấn đề này, họ cũng nói về kế hoạch mục tiêu. Bạn sẽ có thể nhìn nhận thế giới xung quanh mình hoàn toàn khác nếu bạn biết mình muốn gì và khi nào (tại sao), tức là. nếu bạn có một kế hoạch cụ thể để dành thời gian.

Về cơ bản, điều quan trọng là phải có một kế hoạch bằng văn bản trong ngày.
- Những kế hoạch trong ngày được giữ trong đầu bạn rất dễ bị từ chối.
- Kế hoạch bằng văn bản trong ngày giúp giảm bớt trí nhớ.
- Kế hoạch bằng văn bản có tác dụng tâm lý tạo động lực làm việc cho bản thân. Hoạt động kinh doanh của bạn trở nên tập trung và tập trung hơn vào việc tuân thủ nghiêm ngặt chương trình hàng ngày.
- Nhờ đó, bạn ít bị phân tâm hơn và có động lực hơn để chỉ tập trung vào các nhiệm vụ đã định.
- Nhờ theo dõi kết quả trong ngày, bạn không bị “mất” những công việc chưa hoàn thành (chuyển sang ngày hôm sau).
- Thông qua việc ghi chép bằng văn bản, bạn sẽ nâng cao hiệu quả của việc lập kế hoạch vì bạn đánh giá tốt hơn các yêu cầu về thời gian và “sự can thiệp”, đồng thời bạn cũng có thể lập kế hoạch dự trữ thời gian một cách thực tế hơn.
- Lập kế hoạch nhất quán trong ngày quyết định sự cải thiện phương pháp làm việc cá nhân của bạn
- Nếu có sự rõ ràng về những việc cần làm trong ngày, thì bạn sẽ tự động cố gắng hợp lý hóa công việc của mình và hơn nữa, chống lại sự “can thiệp” của trật tự bên trong hoặc bên ngoài một cách có ý thức. Trong trường hợp này, bạn không bị phân tâm bởi những cuộc trò chuyện qua điện thoại không cần thiết, bạn chỉ giới hạn bản thân ở những điều cần thiết nhất. Nếu vào cuối ngày, bạn tự hỏi mình đã thực sự làm được những gì thì nguyên nhân chủ yếu nằm ở việc thiếu mục tiêu rõ ràng trong ngày.
- Về nguyên tắc, một kế hoạch hàng ngày thực tế chỉ nên bao gồm những gì bạn muốn hoặc cần và có thể thực hiện trong ngày hôm đó. Bởi vì bạn càng coi mục tiêu của mình là có thể đạt được thì bạn càng tập trung và huy động nhiều lực lượng hơn để thực hiện chúng.

Năm giai đoạn của phương pháp dãy Alps

Phương pháp được trình bày cho bạn chú ý tương đối đơn giản và sau một số bài tập, trung bình sẽ mất không quá 10 phút để lập kế hoạch hàng ngày.

Nó tương đối dễ nhớ vì nó dựa trên công nghệ ghi nhớ: chữ cái đầu tượng trưng cho các khái niệm chủ đề.

Ngay cả khi bạn có vẻ như đang nghẹt thở trước một “đống việc phải làm”, đừng cam chịu số phận mà hãy hành động theo phương pháp “Alps”.
Phương pháp này bao gồm năm giai đoạn:
1) soạn bài tập;
2) đánh giá thời hạn sở hữu cổ phần;
3) đặt trước thời gian (theo tỷ lệ 60:40);
4) đưa ra quyết định về các ưu tiên và phân công lại;

5) kiểm soát (kiểm kê những gì chưa được thực hiện).

Giai đoạn đầu tiên: viết bài tập
Viết ra dưới các tiêu đề thích hợp của mẫu “Kế hoạch trong ngày” mọi việc bạn muốn hoặc cần làm vào ngày hôm sau:
- nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm hoặc từ kế hoạch hàng tuần (hàng tháng);
- chưa hoàn thành vào ngày hôm trước;
- trường hợp bổ sung;

- thời hạn phải được đáp ứng; nhiệm vụ định kỳ.
Sử dụng các chữ viết tắt tương ứng với loại hoạt động hoặc tiêu đề trong biểu mẫu “Kế hoạch trong ngày”:
B - thăm hỏi, gặp gỡ;
D - ủy quyền công việc;
K - kiểm soát;
P - đang trong quá trình, đang hoạt động;
PC - chuyến đi, chuyến công tác; PR - tác phẩm viết
, thư kinh doanh, chính tả;
S - thư ký;
T - cuộc trò chuyện qua điện thoại;

H - quá trình đọc (báo cáo, thông tư, báo, v.v.).
Ví dụ: danh sách nhiệm vụ trong ngày được biên soạn theo cách này có thể trông như thế này:
PC - Người bán BMW (xe đã qua sử dụng);
B – Ông Muller (chương trình máy tính); B - Ông Schulte ();
đánh giá của chuyên gia
P - dự án nghiên cứu thị trường;
T - Mr. Schmidt (thống kê doanh thu);
PR - Ông Gunther (thư);
CH - tạp chí đặc biệt dành cho nhà quản lý;
T - Ông Mayer (thiếu nhân sự);

Với một chút luyện tập, bạn có thể lập danh sách các nhiệm vụ để:
- theo xấp xỉ đầu tiên, phân phối chúng theo mức độ ưu tiên;
- chia chúng thành những phần kéo dài và ngắn hạn, ngắn hạn;
- kiểm tra lại các nhiệm vụ liên quan đến liên hệ cá nhân để xem liệu chúng có thể được hoàn thành theo cách hợp lý hơn không (sử dụng điện thoại, v.v.).

Ví dụ:

P - dự án nghiên cứu thị trường;

In - Schulte (đánh giá của chuyên gia);

PC - Người bán BMW (đã qua sử dụng)ô tô);

CH - tạp chí đặc biệt dành cho nhà quản lý;

T - Schmidt (thống kê doanh thu);

Công việc ngắn hạn;

PR - Gunther (thư);

T - Muller (chương trình máy tính);

T - Mayer (thiếu nhân sự);

Khối "Điện thoại".

T - Helmut (chạy bộ buổi tối);

Tuy nhiên, đây chỉ là bước khởi đầu trong việc tạo kế hoạch hàng ngày của bạn. Một kế hoạch thực tế hàng ngày phải luôn được giới hạn ở những gì bạn thực sự có thể làm.

Giai đoạn thứ hai: ước tính thời hạn của cổ phiếu

Viết ra thời gian gần đúng để hoàn thành nó đối với từng nhiệm vụ, cộng nó lại và xác định tổng thời gian gần đúng.

Đồng hồ

P - dự án nghiên cứu thị trường

 3,0
2,0
1,5

H - tạp chí đặc biệt dành cho nhà quản lý

 1,0

T - Schmidt (thống kê doanh thu)

 0,5

PR - Gunther (thư)

 1,5

T - Muller (chương trình máy tính)

 0,5

T - Mayer (thiếu nhân sự)

 0,5

T - Mũ Bảo Hộ (chạy bộ buổi tối)

 0,5
_______
10,0

Bạn có thể lập luận rằng không thể ước tính đủ chính xác thời gian của từng trường hợp. Điều đó đúng. Tuy nhiên, sau khi đạt được một lượng kinh nghiệm nhất định, bạn sẽ có thể sử dụng nó làm cơ sở để lập kế hoạch thời gian của mình. Suy cho cùng, trong hoạt động của mình bạn cũng gặp khó khăn trong việc đánh giá thị trường, doanh thu và chi phí.

Cũng nên nhớ rằng công việc thường đòi hỏi nhiều thời gian nhất có thể. Vì vậy, bằng cách đặt ra một khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ riêng lẻ, bạn buộc mình phải phù hợp với khoảng thời gian cụ thể đó.

Bạn làm việc tập trung hơn nhiều và thường xuyên thoát khỏi những phiền nhiễu hơn nếu bạn đã cống hiến hết mình thời gian nhất định. Hãy thử lập kế hoạch bằng văn bản trong 10 ngày và bạn sẽ bắt đầu cảm thấy ngày càng tự tin hơn về điều đó.

Giai đoạn thứ ba: dự trữ thời gian dự trữ

Khi lập kế hoạch hàng ngày, hãy tuân thủ quy tắc cơ bản về lập kế hoạch thời gian, theo đó kế hoạch không được chiếm quá 60% thời gian của bạn và khoảng 40% nên được dành làm thời gian dành cho những việc bất ngờ.

Nếu bạn giả sử một ngày làm việc 10 giờ, điều này có nghĩa là bạn có lợi khi dành không quá 6 giờ cho kế hoạch của mình. Tuy nhiên, mục tiêu của bạn phải là một ngày làm việc 8 giờ, với thời gian dự kiến ​​là khoảng 5 giờ!

Nếu bạn đã lên kế hoạch hơn 60% thời gian của mình, thì bạn nhất thiết phải đưa danh sách các công việc bạn đã biên soạn về các thông số đã chỉ định, đặt mức độ ưu tiên, giao nhiệm vụ và giảm thời gian dành cho chúng. Phần công việc còn lại phải được chuyển sang ngày hôm sau, bị gạch bỏ hoặc hoàn thành ngoài giờ.

Giai đoạn 4: Quyết định mức độ ưu tiên, cắt giảm và phân công lại

Mục tiêu: giảm thời gian dành cho việc hoàn thành công việc hàng ngày xuống còn 5-6 giờ.
- Đặt ra các ưu tiên rõ ràng cho công việc của bạn, chẳng hạn như sử dụng phân tích ABC và làm rõ các nhiệm vụ trong ngày theo chúng (xem Chương 3).
- Kiểm tra kỹ các yêu cầu về thời gian đã tính toán của bạn và giảm thời gian cho tất cả các nhiệm vụ xuống mức thực sự cần thiết;
cố gắng bám sát thực tế,

- Xem xét từng phần từ quan điểm về khả năng ủy quyền và hợp lý hóa (xem phần “ủy quyền” ở phần 3.5). Trong phiên bản cuối cùng, kế hoạch trong ngày trong ví dụ của chúng tôi trông giống như:

như sau Đồng hồ Ưu tiên

P - dự án nghiên cứu thị trường

 Phân công lại 2,5

MỘT

0,5 giờ giao cho ông X

 Phân công lại 1,5

Trong - Schulte (đánh giá của chuyên gia)

 G - Schmidt (thống kê doanh thu) 0,5

PR - Gunther (thư)

 G - Schmidt (thống kê doanh thu) 0,5

B

Giao cho ông X. N.

 G - Schmidt (thống kê doanh thu) 0,5

PC - Người bán BMW (xe đã qua sử dụng)

 Ch - đặc biệt. tạp chí dành cho nhà quản lý 0,5

T - Muller (chương trình máy tính)

 Ch - đặc biệt. tạp chí dành cho nhà quản lý

TRONG

Thư ký

 Ch - đặc biệt. tạp chí dành cho nhà quản lý

_________________________________
Ʃ =60

T - Helmut (chạy buổi tối)

Giai đoạn thứ năm: kiểm soát và chuyển giao việc hoàn tác

Kinh nghiệm cho thấy không phải mọi nhiệm vụ đều có thể hoàn thành và không phải mọi cuộc trò chuyện qua điện thoại đều có thể diễn ra. Vì vậy, họ phải dời lại sang ngày hôm sau.
Nếu bạn trì hoãn cùng một nhiệm vụ nhiều lần thì nó sẽ trở thành gánh nặng cho bạn và khi đó có hai khả năng xảy ra:
- Cuối cùng bạn cũng quyết đoán và thực hiện đến cùng;

- Bạn từ chối vấn đề này, vì đôi khi vấn đề sẽ tự giải quyết. Vì không có đủ chỗ cho các kế hoạch hàng ngày trong lịch nhắc nhở thông thường và các trang riêng lẻ có nhược điểm là bị thất lạc. tổng quan chung

, bạn nên làm việc thường xuyên và nhất quán với nhật ký thời gian đặc biệt. Nó có thể phù hợp với kế hoạch hàng ngày và kế hoạch thời gian khác (xem 2.5).

Hợp lý hóa việc sử dụng thời gian bằng văn thư ký hiệu đồ họa, cái gọi là quan liêu.

Ví dụ:

Khẩn cấp.
!

Quan trọng.
?

Tìm ra.
+

Loại ưu tiên A.
.

Nhiệm vụ đã hoàn thành.
.

Nhiệm vụ được thực hiện đặc biệt tốt.
0

Trì hoãn đến một ngày sau đó.
X

Một vấn đề không thể hoặc tự giải quyết.

Sử dụng các ký hiệu khác của riêng bạn. Sự sáng tạo cá nhân không bị giới hạn ở đây. Với sự trợ giúp của văn thư, bạn có thể tăng sử dụng hiệu quả như là sự giúp đỡ như một cuốn nhật ký thời gian.

Phương pháp Alps mang lại điều gì?

Dành một buổi tối lúc 20 giờ, sau đó là 10 phút và sau đó chỉ 5 phút sử dụng phương pháp “Alps” sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích về mặt thời gian.

Dưới đây là những lập luận chính ủng hộ phương pháp này.
20 ưu điểm của phương pháp dãy Alps
- Tâm trạng tốt nhất cho ngày làm việc sắp tới.
- Lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
- Hiểu rõ các nhiệm vụ trong ngày.
- Tổ chức dòng chảy trong ngày.
- Vượt qua chứng hay quên.
- Tập trung vào điều thiết yếu nhất.
- Giảm số lượng công việc “giấy tờ”.
- Đạt được mục tiêu trong ngày.
- Xác định những vấn đề quan trọng hơn và ít quan trọng hơn.
- Đưa ra quyết định về việc thiết lập các ưu tiên và phân công lại.
- Hợp lý hóa thông qua việc phân nhóm nhiệm vụ.
- Giảm nhiễu và gián đoạn không mong muốn.
- Có tính tự giác khi hoàn thành nhiệm vụ.
- Giảm căng thẳng, căng thẳng thần kinh.
- Nhận thức bình tĩnh về những sự kiện không lường trước được.
- Cải thiện khả năng tự kiểm soát.
- Cảm giác thành công vào cuối ngày làm việc.
- Tăng sự hài lòng và động lực.
- Tăng kết quả cá nhân.

- Đạt được thời gian do tổ chức công việc bài bản. Với việc sử dụng thành công các kỹ thuật và phương pháp lập kế hoạch thời gian tổ chức khoa học

lao động, bạn có thể tiết kiệm 10 đến 20% thời gian mỗi ngày!

Hãy cố gắng giành được 1 giờ mỗi ngày - “giờ vàng”!

Hãy thử lập kế hoạch và tổ chức ngày làm việc của bạn bằng phương pháp Alps trong một tháng. Điều này sẽ đòi hỏi một số kỷ luật tự giác, nhưng bạn sẽ nhanh chóng đánh giá cao lợi ích của việc lập kế hoạch thời gian mỗi ngày.
Khi nào bạn sẽ bắt đầu? Có lẽ là ngày mai?

Ngày___________

Hãy lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc, cụ thể là vào buổi tối của ngày đi: bạn sẽ về nhà tự tin và thư giãn hơn và bắt đầu một ngày mới với sự tập trung sức lực cao hơn vào sáng hôm sau!

Trên đường về nhà và trên đường đi làm vào buổi sáng, tiềm thức của bạn xử lý các công việc trong ngày và chuẩn bị các giải pháp khả thi.

Vì việc xây dựng các nhiệm vụ chính hiện ra trước mắt bạn và các phương pháp giải quyết chúng đã được vạch ra nên một ngày mới đầy ắp công việc không còn trông u ám và khó khăn nữa mà có thể thấy trước, lên kế hoạch và quản lý được. Bạn không còn dễ dàng bị phân tâm bởi những vấn đề không liên quan nữa, chính vì điều đó mà trước đây bạn đã trì hoãn việc giải quyết các nhiệm vụ chính cho đến những ngày ngày càng xa, cho đến khi những vấn đề sau được giải quyết một cách vội vàng, gây thiệt hại cho làm thêm giờ

và nói chung là kém thỏa đáng hơn. 1. Điều tối thiểu bạn cần mang theo kế hoạch chi tiết
2. ngày là kế hoạch hàng năm nói chung. Bước tiếp theo
Bạn có thể tùy ý nhập kế hoạch 10 ngày và sau đó là kế hoạch hàng tháng.
3. Lập kế hoạch thời gian tích hợp, liên tục cũng bao gồm kế hoạch hàng quý và do đó bao gồm tất cả các giai đoạn của hệ thống lập kế hoạch thời gian - từ kế hoạch hàng năm mở rộng đến kế hoạch hàng ngày. 4. Phù hợp với khuynh hướng và ý tưởng của bạn về các mục tiêu trong lĩnh vực chuyên môn và cá nhân, cuối cùng bạn có thể mở rộng hệ thống để lập kế hoạch cho một số giai đoạn của cuộc đời và toàn bộ cuộc đời bạn nói chung. Là một công cụ để lập kế hoạch và quản lý thời gian của bạn trong luyện tập hàng ngày có lẽ nên được sử dụng nhiều nhất biện pháp khắc phục hiệu quả

tự quản lý cá nhân - nhật ký thời gian.

Trường Yury Okunev

Xin chào các thuê bao thân yêu! Yury Okunev đang ở bên bạn. Bạn có chắc là bạn đang sử dụng mọi thứ? những cách có thể

để tối ưu hóa việc sử dụng thời gian? Tôi sẽ chỉ lưu ý ngay rằng ma trận Eisenhower, nguyên tắc ưu tiên trung bình và định luật Pareto không phải lúc nào cũng là công cụ quản lý thời gian! Bạn có nghi ngờ gì không? Và họ đã làm đúng!

Hôm nay chúng ta sẽ nói về phương pháp Alpa trong việc lập kế hoạch thời gian. Nó cho phép bạn đặt từng nhiệm vụ riêng lẻ vào đúng vị trí của nó, đồng thời lập kế hoạch thành thạo danh sách kiểm tra các mục tiêu cho cả ngày. « Không, không, núi non, leo núi và những thứ tương tự như vậy hoàn toàn không liên quan gì đến nó. Kỹ thuật này được phát triển vào thế kỷ trước bởi một chuyên gia quản lý thời gian nổi tiếng người Đức ở Châu Âu, Lothar Seiwert. Ở Nga ông được biết đến chủ yếu nhờ cuốn sách»

Thời gian của bạn nằm trong tay bạn Nguyên tắc Alpa kết hợp một số kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến, bổ sung thêm những kỹ thuật mới và cực kỳ hữu ích. sắc thái quan trọng . Kết quả là nó trở thành một bản hoàn chỉnh công cụ mạnh mẽ

Phương pháp này không đơn giản nhất, nhưng nếu bạn hiểu nó thì công việc tiếp theo Theo phương pháp, sẽ mất không quá 10-15 phút mỗi ngày. Vì vậy, tôi thực sự khuyên bạn nên nỗ lực cho bản thân.

Phương pháp Alps từng bước

Hệ thống này bao gồm việc trải qua 5 giai đoạn phân tích nhiệm vụ và theo dõi thời gian. Hãy tìm hiểu xem chúng là gì.

Giai đoạn số 1. Lập danh sách việc cần làm

Hãy lấy một tờ giấy và viết ra tất cả những mục tiêu mà bạn sẽ đạt được trong một ngày. Chỉ chọn những nhiệm vụ ít nhiều quan trọng và tốn thời gian. Những điều nhỏ nhặt như “ném một lá thư vào hộp thư"Bạn có thể viết nó ra một tờ giấy riêng.

Giai đoạn số 2. Đánh giá các ưu tiên

Bây giờ hãy nghĩ xem nhiệm vụ nào quan trọng/khẩn cấp hơn và nhiệm vụ nào ít khẩn cấp hơn. Ma trận Eisenhower mà tôi đã nói chi tiết sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

Dựa vào ma trận, phân công nhiệm vụ thành 3 cột: quan trọng và cấp bách; quan trọng và không khẩn cấp; khẩn cấp nhưng không quan trọng. Như bạn có thể đã đoán, một tờ giấy riêng với những nhiệm vụ nhỏ sẽ trở thành cột thứ tư - những việc không khẩn cấp hoặc quan trọng.

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng ngay các chữ viết tắt tương ứng với loại nhiệm vụ (cuộc họp, chuyến thăm - “in”, kiểm soát - “k”, trong quá trình thực hiện - “p”, v.v.). Điều này sẽ giúp phân loại các trường hợp thành các nhóm và tiết kiệm thời gian.

Giai đoạn số 3. Tính toán và dự trữ thời gian

Hãy tạm quên cột thứ ba đi và tập trung toàn bộ sự chú ý của bạn vào hai cột đầu tiên. Bên cạnh mỗi nhiệm vụ, hãy cho biết khoảng thời gian gần đúng để giải quyết nó. Ví dụ: 30 phút hoặc 1,5 giờ.

Tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành tất cả công việc của ngày hôm nay ở hai cột này. Bây giờ hãy phân tích dữ liệu thu được dựa trên tỷ lệ 60:40, tức là. 60% nhiệm vụ theo kế hoạch thì 40% nhiệm vụ mới đột nhiên xuất hiện.

Sau đó, nếu bạn có một ngày làm việc 8 giờ, thì danh sách công việc bạn đã biên soạn chỉ nên bao gồm 5 giờ. Có thể nói, 3 giờ còn lại nên được dành để đề phòng.

Giai đoạn số 4. Đặt ra các ưu tiên và phân công lại nhiệm vụ

Nếu bạn nhận ra rằng những nhiệm vụ bạn viết ra chiếm hơn 60% thời gian làm việc của bạn, thì trước tiên bạn sẽ phải đưa ra những vấn đề cần giải quyết ngay hôm nay và chỉ có sự tham gia của cá nhân bạn. Bạn sẽ phải dời những hạng mục còn lại sang ngày khác hoặc giao chúng cho nhân viên khác của công ty.

Giai đoạn số 5. Chốt và bản vá + kiểm soát tiến độ

Bạn cần thực hiện một số bổ sung vào danh sách mà bạn kết thúc sau tất cả các thao tác. Trước tiên, bạn cần xác định những thứ được gắn chặt với một giờ cụ thể - đây được gọi là “chốt”.

Ví dụ: “đến gặp bác sĩ lúc 8h45”, “nhận đơn hàng đã hoàn thành từ máy in lúc 16h30”, “gặp mẹ chồng tôi ở sân bay lúc 20h50”, v.v.

Thứ hai, bạn cần chuẩn bị một danh sách các nhiệm vụ mà bạn có thể đưa vào lịch trình của mình giữa các nhiệm vụ chính hoặc trong trường hợp có vấn đề bất ngờ phát sinh. thời gian rảnh. Đây được gọi là “bản vá tạm thời”. Chúng có thể được lấy từ cột thứ ba và thứ tư trong danh sách ban đầu của bạn. Ví dụ: “đặt bàn tại nhà hàng”, “tìm hiểu chi phí cho chuyến đi đến Thái Lan”, “mua quà sinh nhật cho đồng nghiệp”, “đặt sách từ cửa hàng trực tuyến”, v.v.

Bằng cách này, bạn có một chuỗi nhiệm vụ rõ ràng cho ngày hôm đó (hoặc ngày tiếp theo, nếu bạn lên kế hoạch trước) Và đây luôn là một điểm cộng rất lớn và bước nghiêm túc trên con đường kiểm soát tối đa thời gian của bạn.

Phương pháp Alpa cung cấp những gì?

Vâng, chỉ là một loạt những điều hữu ích và quan trọng!

  • Một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn sẽ làm hôm nay/ngày mai.
  • Hiểu rõ bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để giải quyết các vấn đề hiện tại.
  • Hiểu những nhiệm vụ bạn giao cho trợ lý, đồng nghiệp của mình hoặc hoãn lại sau.
  • Kỹ năng trong 10 phút với độ chính xác cao lên kế hoạch cho cả ngày.
  • Có sẵn thời gian bổ sung cho tất cả các loại tình huống bất khả kháng, các vấn đề ngoài kế hoạch và đơn giản là cơ hội để “dễ dàng”.
  • Có thời gian để giải quyết những công việc nhỏ nhưng cần thiết và có thời gian cho bản thân và người thân.
  • Giảm khả năng trễ thời hạn, v.v.

**
Nói chung, nhờ hệ thống này, bạn đơn giản là hiện thân của tổ chức và năng suất! Tin tôi đi, bạn sẽ thích cảm giác này và chẳng bao lâu nữa bạn sẽ không thể tồn tại nếu không có nó.

Bạn chỉ có thể nâng cao hiệu quả bằng cách đăng ký tài khoản của tôi, từ đó bạn sẽ học được những kỹ thuật và kỹ thuật quản lý thời gian độc đáo hơn nữa. Hơn nữa, dưới sự hướng dẫn của tôi, bạn sẽ ngay lập tức thử tất cả các kỹ thuật đang hoạt động, điều này thực sự đảm bảo kết quả tuyệt vời và hạn chế tối đa những sai sót trong tương lai.

Và nếu bạn vẫn còn thắc mắc, tôi mời bạn tư vấn cá nhân. Chi tiết.

Đó là tất cả cho ngày hôm nay. Hãy nói lời tạm biệt. Đăng ký nhận bản tin và mời bạn bè vào trang web. Còn rất nhiều điều thú vị ở phía trước. Hẹn gặp lại! Của bạn, Yury Okunev.

Rất khó để cấu trúc công việc của bạn theo cách để đạt được lợi ích tối đa. Quản lý thời gian không chỉ là lập danh sách các nhiệm vụ cấp bách mà còn là khả năng phân bổ thời gian và khối lượng công việc. Được biết, việc lập kế hoạch mất khoảng 8 phút, đồng thời tiết kiệm được một giờ thời gian. Khi lập kế hoạch, hãy xem xét những điều sau:

  • kế hoạch cần được soạn thảo trên giấy hoặc dưới dạng tài liệu điện tử (chứ không phải trong đầu bạn!) và được kiểm tra định kỳ với nó;
  • nghỉ ngơi tối ưu - 10 phút sau mỗi giờ làm việc;
  • Nó rất hữu ích và thuận tiện để sử dụng một cuốn nhật ký.

Quản lý thời gian thành công có nghĩa là áp dụng một số kỹ thuật lập kế hoạch thời gian vào thực tế. Có khá nhiều phát triển lý thuyết trong lĩnh vực này. Chúng tôi trình bày 3 trong số đó ở đây:

  1. nguyên tắc Pareto;
  2. phương pháp Alpa;
  3. phân tích ABC;

Nguyên tắc Pareto

Khi lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình, sẽ rất hữu ích nếu bạn tính đến nguyên tắc Mất cân bằng do nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đề xuất. Nguyên tắc này áp dụng cho nhiều lĩnh vực của nền kinh tế và như sau: 80% nguồn lực sử dụng mang lại 20% kết quả và 20% còn lại mang lại 80% kết quả.

Do đó, phần lớn thời gian, công sức hoặc nguồn lực sẽ tạo ra hầu hết các kết quả. Ví dụ, mọi người chỉ dành 20% thời gian để hoàn thành 80% công việc. Hóa ra, nhân viên dành tới 80% thời gian của họ một cách hoàn toàn không hiệu quả.

Nguồn lực có thể là tiền bạc, nhân công, vật tư hoặc thời gian, tỷ lệ này được duy trì.

Lợi ích thực tế của nguyên tắc Pareto nằm ở chỗ việc áp dụng nó có nghĩa là sự tập trung vốn và nguồn lực luôn hạn chế của công ty vào một phân đoạn công việc nhất định, thay vì phân tán thông thường theo nhiều hướng. Nó giúp xác định chính xác lĩnh vực mà bạn có thể tin tưởng vào kết quả tối đa từ những nỗ lực của mình.

Phương pháp dãy Alps

Phương pháp Alpa được sử dụng một cách hiệu quả để lập kế hoạch thời gian cá nhân. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể lập kế hoạch tối ưu cho tất cả các nhiệm vụ của mình chỉ trong vài phút. Nói ngắn gọn thì như sau:

Ghi lại tất cả các nhiệm vụ và thời hạn.

Mọi việc cần làm trong ngày phải ghi vào nhật ký, sổ ghi chú, ra giấy hoặc tài liệu điện tử. Ngoài ra, cần phải chỉ ra khung thời gian mà chúng phải được hoàn thành. Điều rất quan trọng là phải tiếp cận nhiệm vụ này một cách có trách nhiệm, vì nó sẽ bao gồm kế hoạch sẵn sàng những trường hợp được phát minh bất ngờ khó có thể thành công.

Xác định xem sẽ mất bao lâu để hoàn thành từng giai đoạn của công việc.

Bây giờ bạn phải xác định sẽ mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Chúng ta không được quên những điều như vậy? như nghỉ ngơi, nghỉ trưa, uống một tách cà phê, vì chúng cũng cần đầu tư thời gian.

Hãy xem xét thời gian đệm.

Dù chúng ta có tính toán kỹ lưỡng đến đâu về thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ thì vẫn sẽ mất nhiều thời gian hơn một chút. Vì vậy, bạn chỉ nên lập kế hoạch cho 60% thời gian làm việc của mình, 40% còn lại sẽ trở thành khoảng đệm. Khoảng một nửa thời gian còn lại sẽ được dành để loại bỏ những trở ngại không lường trước được, và nửa còn lại sẽ dành cho các hành động tự phát và giao tiếp trong công việc.

Đặt ưu tiên.

Đây là nhiều nhất phần quan trọng kế hoạch. Cần xác định mức độ ưu tiên của từng trường hợp (ví dụ: đánh giá bằng hệ thống năm điểm). Rất có thể tất cả các nhiệm vụ được lên kế hoạch trong ngày sẽ không phù hợp với kế hoạch. Điều này có nghĩa là chỉ nên đưa những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng nhất vào đó. Phần còn lại sẽ phải được sửa đổi (để mất ít thời gian hơn để hoàn thành), giao phó hoặc hoãn lại.

Kiểm tra nó cuối cùng.

Khi kết thúc ngày làm việc, bạn cần quay lại bản kế hoạch một lần nữa để xem nó đã được soạn thảo tốt như thế nào. Bạn cũng cần chú ý tới những việc chưa hoàn thành.

phân tích ABC

Điều đó xảy ra là thời gian không được dành cho những việc quan trọng nhất. Phân tích ABC cho phép bạn thoát khỏi thiếu sót này.

Bản chất của nó là ưu tiên:

Trường hợp "A".

Đây là những điều quan trọng nhất mà chỉ có bạn mới có thể tự mình làm được. Họ thường là những người sử dụng nhiều lao động nhất. Kế hoạch làm việc chỉ nên bao gồm 1-2 nhiệm vụ của nhóm này để họ có thể hoàn thành trong 3 giờ.

Trường hợp "B".

Đây là những vấn đề quan trọng mà các nhân viên khác có thể giải quyết. Hầu hết trong số họ cần được ủy quyền, bao gồm 2-3 người trong số họ lịch trình riêng. Những nhiệm vụ này sẽ mất khoảng một giờ để hoàn thành.

Trường hợp "C".

Đây là ít nhất nhiệm vụ quan trọng, tuy nhiên, việc này mất rất nhiều thời gian. Lịch trình làm việc không nên cho phép họ quá 45 phút. Các trường hợp còn lại trong nhóm này cần được xử lý.

Có rất nhiều kỹ thuật quản lý thời gian và cần phải kết hợp chúng thành một cách nào đó. hệ thống thống nhất, để bạn có thể sử dụng nó để lập kế hoạch thời gian của mình một cách khôn ngoan. Phương pháp Alps có thể là một hệ thống như vậy.

Ưu điểm của phương pháp Alps là gì?

- 10 phút sử dụng phương pháp này có thể tiết kiệm tới vài giờ mỗi ngày;

- phương pháp này đơn giản và dễ sử dụng;

- bạn dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc hơn và bạn có thể dễ dàng đối phó hơn những điều bất ngờ;

- sự tập trung của bạn chủ yếu vào những điều quan trọng và nó giúp bạn làm được nhiều việc hơn;

Để quản lý thời gian theo phương pháp Alps, bạn cần trải qua 5 giai đoạn:

1) biên soạn một danh sách các nhiệm vụ

2) ước tính thời gian thực hiện

3) lập kế hoạch thời gian liên quan đến 60 đến 40

4) ưu tiên và ủy quyền

5) kiểm soát quá trình thực hiện

Giai đoạn 1. Cách biên soạn chính xác danh sách các nhiệm vụ bằng phương pháp Alps.

Vào buổi tối (hoặc có thể là buổi sáng), hãy viết ra một tờ giấy tất cả những công việc mà bạn muốn hoàn thành trong ngày. Khuyến khích rằng danh sách này bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà bạn có, bắt đầu từ “Nấu ăn cho ngày mai” và kết thúc bằng “Thu thập bom nguyên tử trong bếp." Viết tất cả những việc nhà nhỏ, những ý tưởng, công việc còn dang dở của ngày hôm qua vào danh sách này.

Giai đoạn 2. Ước tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ bằng phương pháp “Alps”

Sau khi biên soạn danh sách các nhiệm vụ, đã đến lúc ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Trong xã hội của chúng ta, việc đánh giá thời gian không phải là thông lệ. Cách suy nghĩ của chúng ta về vấn đề này có thể được gọi là phương Đông. (Nếu bạn muốn biết thêm về nhiều cách khác nhau thời gian lập kế hoạch, tôi khuyên bạn nên đọc bài viết)

Đồng thời, ước tính thời gian giúp chúng ta có cái nhìn thực tế hơn về khối lượng công việc cần phải hoàn thành và từ đó cho biết ngay những nhiệm vụ nào chúng ta có thể hoàn thành trong ngày hôm nay và những nhiệm vụ nào chúng ta sẽ không hoàn thành.

Ví dụ về ước tính thời gian cho các nhiệm vụ:

Lời khuyên hữu ích. Khi ước tính chi phí thời gian, hãy tính thêm khoảng thời gian an toàn để thực hiện chúng (khoảng + 20%). Theo quan sát, điều này cho phép bạn đầu tư chính xác hơn vào kế hoạch và đạt được nhiều thành tựu hơn.

Bước 3: Lập kế hoạch thời gian theo tỷ lệ 60/40

Một người có thể nói chính xác 100% mọi sự kiện xảy ra với mình trong một ngày không? Trừ khi bạn là nhân vật trong phim Groundhog Day, điều đó khó xảy ra.

Đó là lý do tại sao, khi lập kế hoạch cho ngày của mình, bạn nên tính đến đặc điểm này và lập kế hoạch thời gian có tính đến khả năng có thể. những tình huống không lường trước đượcđiều đó sẽ cần phải được giải quyết.

Người ta tin rằng tốt nhất là bạn nên phân bổ thời gian của mình theo tỷ lệ 60: 40. Nghĩa là, chúng ta chỉ lên kế hoạch cho các nhiệm vụ trong 60% thời gian của mình, thời gian còn lại dành cho những trường hợp bất khả kháng khác nhau.

Như tôi đã được hỏi trong khóa đào tạo: “Phải làm gì nếu không học được chuyên ngành chính thức?”

Hãy vui vẻ và sử dụng thời gian rảnh để giải quyết các vấn đề khác.

Do đó, mục tiêu của Giai đoạn 3 của Phương pháp Alps là đảm bảo rằng bạn chỉ chọn 60% nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành ngày hôm nay. Phần còn lại hoặc được dời sang ngày khác hoặc giao cho người khác.

Giai đoạn 4: Ưu tiên và ủy quyền.

Ở giai đoạn này, trước tiên chúng ta cần ưu tiên các nhiệm vụ của mình. Bạn có thể đọc về cách thực hiện việc này trong bài viết của tôi “”.

Nếu có thể, hãy ủy thác một số nhiệm vụ cho người khác.

Sau khi hoàn thành bước này, bạn sẽ có một bảng như thế này.