Co jakiś czas firmy muszą wysłać pracownika w podróż służbową do innej lokalizacji, innej niż lokalizacja przedsiębiorstwa, w celu rozwiązania kwestie produkcyjne w interesie firmy. Za podróż służbową uważa się wykonywanie przez pracownika zadania w czasie dłuższym niż jeden dzień poza miejscem pracy. Aby to sformalizować, kierownik musi sporządzić polecenie wysłania pracownika w podróż służbową.
Obecnie głównym dokumentem wymaganym do wypełnienia przy wysyłaniu pracownika w podróż służbową pozostaje zlecenie podróży służbowej. Od 2015 roku organizacja nie może przygotować przydziału pracy, raportu z podróży służbowej i zaświadczenia o podróży. Ich wykorzystanie pozostawiono uznaniu firmy, a w przypadku wykorzystania tych dokumentów informacja na ten temat musi znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednim akcie wewnętrznym.
W dużych przedsiębiorstwach planuje się także zbliżające się wyjazdy służbowe W tym roku, który jest sporządzany w formie zatwierdzonego harmonogramu.
Na kilka dni przed wyjazdem służbowym menedżer podejmuje decyzję o wysłaniu pracownika zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa. Może wydać oficjalne zadanie lub doustnie zlecić działowi HR sporządzenie zamówienia na wyjazd służbowy. Jednocześnie musi wskazać osoby odpowiedzialne, cel, miejsce i czas trwania podróży służbowej. Dlatego, aby uniknąć nieporozumień, nadal wskazane jest sporządzenie uzasadnienia dokumentowego, które będzie zawierać wszystkie te informacje.
Na podstawie otrzymanego zlecenia inspektor działu kadr sporządza zlecenie wyjazdu służbowego i przekazuje jego treść pracownikowi wysłanemu w podróż służbową. Dokument ten jest niezbędny do uzyskania finansowania na przyszłe wydatki, a także poprawny projekt nieobecność pracownika. Po zapoznaniu się pracownik z reguły sporządza notatkę ze wstępną kalkulacją nadchodzących kosztów podróży, na podstawie której zostaje przydzielony gotówka.
Podróż służbową zaznacza się w karcie czasu pracy specjalnym kodem literowym „K” lub cyfrowym „06”. W dany czas pracownik zachowuje swoje czas pracy i średnie zarobki.
Według uznania kierownictwa organizacja może sporządzić zaświadczenie o podróży, w którym w dniu wyjazdu odnotowuje się wyjazd pracownika. Również jeśli jest to zainstalowane wewnętrzne zasady obieg dokumentów, wówczas podczas wyjazdów i przyjazdów pracowników pracownik kadr może dokonywać notatek w dzienniku meldunkowym pracowników delegowanych.
Jak poprawnie napisać zamówienie na podróż służbową
Nakaz wydawany jest na standardowych formularzach T-9 lub T-9a lub przy ich użyciu. Specjalistyczne programy zapewniają możliwość automatycznego wypełniania zamówień przy użyciu standardowych formularzy.
U góry dokumentu wpisana jest nazwa firmy i jej kod rejestracyjny w statystykach. Następnie wskazywana jest data wystawienia zamówienia, jego numer seryjny, który jest odnotowywany w księdze rejestracyjnej przedsiębiorstwa.
Następnie należy podać dane osobowe pracownika wysłanego w podróż służbową, jego numer personalny, stanowisko, nazwę jednostki strukturalnej - jego miejsce pracy w organizacji.
Zlecenie podróży służbowej musi koniecznie zawierać informację o miejscu podróży służbowej z podziałem na kraj, miasto i nazwę organizacji przyjmującej. Wypełniona jest także informacja o czasie trwania podróży w dniach kalendarzowych, z dokładnym wskazaniem dnia rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
Poniżej należy dokonać wpisu dotyczącego celu wysłania pracownika w podróż służbową oraz określić organizację, która sfinansuje tę podróż.
Inspektor HR musi wypełnić podstawę do wyjazdu. Może to być umowa, plan podróży służbowej, przydział pracy (jeśli został sporządzony) itp.
Dokument jest poświadczony podpisem szefa firmy wskazującym jego stanowisko i dane osobowe.
Pracownik musi zapoznać się z poleceniem podpisanym, z rozszyfrowanym imieniem i nazwiskiem oraz wskazaną datą podpisu.
Niuanse
Wysyłając grupę pracowników firmy, może zostać wydany rozkaz ogólny forma standardowa T-9a. Dane są w nim prezentowane w formie tabeli, której kolumny wskazują z nazwiska wszystkich pracowników wysłanych w podróż służbową, a wymagane dane w wierszach.
Zasadniczo podróże służbowe finansowane są ze środków organizacji wysyłających swoich pracowników. W praktyce zdarzają się przypadki, gdy koszty te może ponieść strona trzecia (np. strona otrzymująca). W takim przypadku w odpowiednim wierszu wskazana jest nazwa przedsiębiorstwa innego niż pracodawca pracownika.
Certyfikat „Formularz 9” jest dokumentem rejestracyjnym. Ludzie często nazywają to „o składzie rodziny”, ale nie jest to do końca prawdą precyzyjna definicja. Dowiedzmy się, jakie informacje zawiera certyfikat Form 9, dlaczego jest potrzebny, gdzie go zdobyć i co jest do tego potrzebne.
Jakie informacje znajdują się w dokumencie?
Zaświadczenie „Formularz 9” zawiera informacje o wszystkich osobach zameldowanych w lokalu mieszkalnym, czy to mieszkaniu, czy prywatny dom. Czasami zawiera informacje o osobach, które zostały wyrejestrowane. Na górze listy znajduje się właściciel nieruchomości, jego pełne imię i nazwisko, następnie linie i kolumny są wypełniane jedna po drugiej. Rejestrują imiona, patronimiki i nazwiska każdej osoby zarejestrowanej w lokalu, jej datę urodzenia, datę rejestracji (i datę ważności), pokrewieństwo lub inne powiązania z właścicielem nieruchomości. Wskazana jest zarówno rejestracja stała, jak i tymczasowa. Jeżeli w wykazie znajdują się osoby wyrejestrowane, czasami dodawana jest informacja o przyczynie wyrejestrowania. Z zaświadczenia wynika zatem, ile osób w dniu wystawienia dokumentu było zarejestrowanych pod konkretnym adresem i w związku z tym mogło legalnie korzystać z tego lokalu.
Ponadto w formularzu 9 wskazane są informacje o samym mieszkaniu lub domu: mieszkalne i Całkowita powierzchnia, liczba pokoi, rodzaj nieruchomości i informacje referencyjne o zadłużeniu z tytułu rachunków za media. Ten pełna lista przedstawione informacje, ale w niektórych przypadkach organizacje wydające dokument ograniczają się jedynie do wykazu zarejestrowanych mieszkańców.
Okres ważności certyfikatu „Formularz 9”
Z prawnego punktu widzenia dokument ten nie ma, to znaczy ustawodawstwo nie wskazuje, jak długo jest ważny. Powszechnie przyjmuje się, że informacje zawarte w Formularzu 9 są ważne przez 1 miesiąc od daty wystawienia. Jednak niektóre firmy, które powinny złożyć dokument samodzielnie, ustalają jego okres ważności od 10 do 14 dni kalendarzowe. Dlatego jeśli potrzebujesz zaświadczenia „Formularz 9” do pewnego dnia złóż wniosek na krótko przed wymaganym terminem.
Kto jest upoważniony do wystawienia dokumentu
Gdzie mogę uzyskać certyfikat Form 9? W Wydziale Rozliczeń i Rejestracji Obywateli w siedzibie urzędu paszportowego lub biura mieszkaniowego. Usługa wydania certyfikatu świadczona jest bezpłatnie po osobistym zgłoszeniu się do organizacji uprawnionej do wydawania informacji rejestracyjnych.
W różne regiony W Rosji system działa inaczej, dlatego zanim poprosisz o pomoc, sprawdź godziny pracy konkretnej organizacji i godziny otwarcia dla zwiedzających.
Co jest potrzebne do uzyskania formularza 9
Będziesz potrzebować następujących dokumentów:
- Dokument tożsamości (paszport z pieczątką meldunkową dla właściciela apartamentu i każdej osoby w nim zameldowanej).
- Pełnomocnictwo sporządzone zgodnie z ustaloną procedurą (potwierdzenie pełnomocnictwa). indywidualny działać w imieniu osób trzecich) oraz dokument tożsamości dla osoby niezameldowanej w tym lokalu mieszkalnym.
Kiedy skontaktujesz się ze specjalistą w celu uzyskania informacji, otrzymasz certyfikat „Formularz 9”. Należy wypełnić formularz, podając imię i nazwisko, dane paszportowe, adres rejestracyjny i datę złożenia wniosku. Czasami pracownicy urzędu paszportowego wystawiają Formularz 9 na ustną prośbę, wyłączając z procesu pracy etap wypełniania formularzy, ponieważ teraz wszyscy pracują przy komputerach, na których wszystko jest przechowywane niezbędne informacje. Certyfikat wydawany jest natychmiast po złożeniu wniosku. Tyle, że czasami trzeba to podpisać u szefa już po potwierdzeniu braku długów
Przypadki odmowy wydania certyfikatu
Zdarza się, że biuro paszportowe lub wydział rejestracyjny odmawia wydania gościowi formularza 9. Dzieje się tak, jeśli na koncie właściciela znajdują się niezapłacone opłaty za mieszkanie lub dom (prąd, ogrzewanie, ogrzewanie i zimna woda itp.).
W każdej z dwóch możliwych sytuacji (otrzymałeś ustną odmowę wydania zaświadczenia lub otrzymałeś pisemne potwierdzenie odmowy złożenia wniosku) możesz skontaktować się z prokuraturą, powołując się na art. 19 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej Federacja „Arbitralność”. Pracownicy tych organizacji nie mają prawa odmówić wydania zaświadczenia Formularza 9 wyłącznie na podstawie długu za media.
Dlaczego potrzebujesz formularza 9?
Najczęstsze sytuacje to transakcje kupna i sprzedaży nieruchomości lub przesiedlenie. Na przykład, jeśli sprzedajesz mieszkanie, być może będziesz musiał kilkakrotnie wypełnić formularz 9 w trakcie procesu formalnego. Nie jest to niepotrzebny wymóg dla kupującego, ponieważ nie opłaca mu się kupować mieszkania, w którym nieznani ludzie, który podobnie jak właściciel może rościć sobie prawo do części nieruchomości. Aby uniknąć przykrych niespodzianek dla obu stron, uzasadnione jest wielokrotne ubieganie się o określony dokument.
Zaświadczenie o rejestracji „Formularz 9” jest szczególnie ważne w przypadku przeprowadzki do mieszkań komunalnych. Daje prawdziwą informację o tym, które pomieszczenia są sprywatyzowane, a które nie. Ci, którzy nie skorzystali wcześniej z prawa prywatyzacji, nie będą mieli problemu z ubieganiem się o nowe mieszkania. Jeśli ktoś już skorzystał z tej możliwości, może napotkać trudności podczas przesiedlenia.
Inne przypadki, w których może być wymagane zaświadczenie na formularzu 9:
- ubiegania się o świadczenia do Ośrodka Opieki Społecznej Rodziny o niskich dochodach z dziećmi;
- otrzymanie rekompensaty za opłacenie przedszkola;
- jeśli w mieszkaniu lub domu jest mniej niż ustalona powierzchnia na zarejestrowaną osobę, możesz w tym celu wystąpić „Formularz 9” (i nie tylko);
- jako zaświadczenie o składzie rodziny za usługę gazową (w przypadku braku licznika, a za każdy zarejestrowany licznik pobierana jest opłata).
Ważne jest, aby wiedzieć
Wszystkie informacje zawarte w zaświadczeniu Formularza 9 podlegają ustawie federalnej Federacji Rosyjskiej nr 152-FZ z dnia 27 lipca 2006 r. „O danych osobowych”. Oznacza to, że nie można uzyskać informacji o miejscu rejestracji innej osoby bez jej zgody. Specjaliści i operatorzy, którzy otrzymali dane osobowe, mają obowiązek nie udostępniać ani nie udostępniać danych osobom trzecim bez zgody podmiotu, jeżeli prawo federalne nie przewidziano inaczej.
Jeżeli do ubiegania się o świadczenia lub inne świadczenia dla całej rodziny potrzebne są dokumenty, a małżonkowie są zameldowani pod różnymi adresami, należy pobrać „Formularz 9” z każdego miejsca zamieszkania.
Czasami informacje zawarte w dokumencie są potrzebne do potwierdzenia materiału filmowego powierzchni mieszkalnej, ponieważ od 1998 roku zmienił się system pomiaru wielkości powierzchni mieszkalnej (do dziesiątych, a nie setnych metr kwadratowy). Należy o tym odnotować w paszporcie technicznym, ale wielu obywateli pozostawia ten fakt niezauważony i nie poprawia informacji.
Powiedzieliśmy więc, jak uzyskać certyfikat Form 9 i do czego jest on potrzebny. Nie pozwól, aby biurokratyczne komplikacje zrujnowały Ci życie!
Zunifikowany mundur T-9od 2015 roku jest to jedyny dokument poświadczający wyjazd pracownika firmy lub indywidualnego przedsiębiorcy w podróż służbową. Przyjrzyjmy się, jak się go wypełnia i gdzie można znaleźć formularz T-9.
Znaczenie ujednoliconej formy T-9
Uzyskano ujednoliconą formę zamówienia podróży służbowej (formularz T-9). specjalne znaczenie: od stycznia anulowane są certyfikaty podróży i przydziały służbowe (podpunkt E, ust. 2 Poprawek do ustaw rządowych zatwierdzonych Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 grudnia 2014 r. nr 1595), a od sierpnia prowadzenie ewidencji wyjazdy i przyjazdy pracowników w podróżach służbowych stały się opcjonalne (ust. 3 Zmiany ustaw rządowych zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 2015 r. nr 771).
Zatem ilość dokumenty obowiązkowe związanych z podróżami służbowymi została zredukowana do 2:
- pisemne polecenie (zamówienie) od kierownika firmy lub indywidualnego przedsiębiorcy, które określa cele, czas trwania oraz przybliżone daty rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
- protokół zaliczkowy wraz z towarzyszącymi dokumentami podróży, dokumentami zakwaterowania i innymi dokumentami potwierdzającymi koszty związane z realizacją zadania.
Jak wpłynąć na pracownika, który spóźnia się ze składaniem zestawień wydatków, przeczytaj materiał .
Ze względu na opcjonalne stosowanie ujednoliconych formularzy opracowanych przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej od 2013 r., pisemne zamówienie (zamówienie) na podróż służbową może mieć swój własny typ dla każdego pracodawcy. Jednak nadal istotne jest stosowanie ujednoliconego formularza T-9, który zawiera wszystkie pola niezbędne do wypełnienia i jest dokumentem od dawna znanym.
Jak wypełnić formularz T-9
Formularz T-9 można pobrać na naszej stronie internetowej:
Formularz T-9 zawiera następujące informacje:
- Nazwa organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy, kod OKPO.
- Numer i data zamówienia.
- Imię i nazwisko podróżnego, jego numer personalny, stanowisko i, w razie potrzeby, nazwa jednostki, w której pracuje.
- Miejsce docelowe podróży służbowej: kraj, nazwa osada, Nazwa firmy.
- Liczba dni podróży służbowej, daty jej rozpoczęcia i zakończenia.
- Należy wskazać cel podróży (zadanie oficjalne), ponieważ Od tego zależy rozliczenie kosztów podróży. Na przykład koszt podróży w celu sprawdzenia sprzętu, który firma zamierza kupić, powinien zwiększyć koszt tego sprzętu. Wyjazd w celu zawarcia umowy z dostawcą głównych surowców wykorzystywanych w produkcji będzie ujmowany w ogólnych kosztach działalności, a wsparcie sprzedanych towarów będzie ujmowany w kosztach handlowych.
- Źródło środków, z których zostanie opłacona podróż służbowa. Najczęściej są to środki od organizacji wysyłającej lub indywidualnego przedsiębiorcy. Załóżmy jednak, że jeśli audytor udaje się w podróż służbową od firmy audytorskiej, a wydatki na jego podróż zgodnie z warunkami umowy audytu pokrywa audytowana organizacja, wówczas organizacja ta zostanie wskazana jako źródło środków. Ten punkt jest również ważny dla księgowego, ponieważ, powiedzmy, w powyższym przykładzie wydatków na podróż audytora nie można przypisać wydatkom firmy wysyłającej, ale należy je wziąć pod uwagę jako ponownie rozliczone na inną osobę prawną.
- Powód podróży służbowej. Pozycję tę można pozostawić niewypełnioną, jeżeli decyzję o wyjeździe podejmuje bezpośrednio szef firmy lub indywidualny przedsiębiorca. Jeśli jednak podróż została zainicjowana przez samego podróżnika lub kierownika działu, w którym pracuje, wówczas pracownicy zwykle kontaktują się w tej sprawie z zarządem firmy notatka, którego szczegóły zostaną odzwierciedlone w tym wierszu formularza T-9.
- Stanowisko i podpis (wraz z odpisem) kierownika firmy lub przedsiębiorcy indywidualnego.
- Podpis delegowanego pracownika i data zapoznania się ze zleceniem.
Aby dowiedzieć się, jaka może być wysokość diety dziennej i jak wpływa ona na naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ubezpieczeniowych, przeczytaj artykuł
Wysłaniu pracowników w podróż służbową należy zawsze towarzyszyć pisemne potwierdzenie ta decyzja przez szefa organizacji. Rolą takiego dokumentu jest polecenie wysłania w podróż służbową.
Wyjazd służbowy ma na celu realizację wydarzeń służbowych poza miastem, w którym znajduje się główna lokalizacja. Miejsce pracy konkretnego pracownika. Zazwyczaj zlecenie podróży służbowej wydawane jest przez dział zasobów ludzkich podpisane przez kierownika firmy, jeśli dana osoba zostaje wysłana do innego miasta lub do odległych oddziałów organizacji na okres dłuższy niż jeden dzień. Reguluje się formę zlecenia i tryb jego sporządzenia Kodeks Pracy Federacji Rosyjskiej i inne regulacyjne akty prawne z zakresu prawa pracy, a także regulacje wewnętrzne przedsiębiorstwa.
Przykładowe polecenie podróży
Formularz zamówienia wypełniany jest w oparciu o odpowiedni komplet dokumentów towarzyszących. Należą do nich przydziały pracy, certyfikaty podróży, raporty z podróży, raporty wydatków oraz dziennik pracowników przyjeżdżających i wyjeżdżających w podróżach służbowych. Ponadto przedsiębiorstwo musi posiadać zatwierdzony harmonogram wysyłania pracowników w podróże służbowe. Kierunki, które nie były zaplanowane z wyprzedzeniem, nazywane są nieplanowanymi lub pilnymi.Przykładowy formularz zamówienia można znaleźć w odpowiednim miejscu dokumenty regulacyjne. Aby wysłać jednego pracownika w podróż służbową, stosuje się ujednolicony formularz T-9, ale jeśli mówimy o o kilku pracownikach jednocześnie, wskazane jest skorzystanie z formularza T-9a. Formularze te wymagają obowiązkowego wskazania nazwiska i inicjałów osoby oddelegowanej, jej stanowiska i jednostki strukturalnej, a także jednoznacznego wskazania celu podróży służbowej, celu podróży i okresu takiej podróży. Możliwe jest także odzwierciedlenie źródeł płatności za diety podróżne. W przypadku projektu zamówienia możesz skorzystać z ogólnej formy przedsiębiorstwa.
Zamówienie na wyjazd służbowy (formularz T-9, T-9a) – dokument administracyjny wysłanie pracownika organizacji w podróż służbową. Jeśli zachodzi potrzeba wysłania pracownika w podróż służbową, to przede wszystkim należy sporządzić odpowiednie zamówienie. Ministerstwo Finansów opracowało ujednolicone formularze T-9 dla jednego pracownika i T-9a dla grupy pracowników, najłatwiej będzie z nich skorzystać. Formularze T9 i T9a możesz pobrać na końcu artykułu.
Jak napisać zamówienie na wyjazd służbowy? Przyjrzyjmy się wypełnieniu zamówienia na przykładzie rejestracji podróży służbowej dla jednego pracownika za pomocą formularza T9.
Przykład wypełnienia zamówienia na wyjazd służbowy (formularz T-9)
W ujednolicona forma T-9 wszystko jest przemyślane, więc wypełnienie tego formularza nie sprawi żadnych trudności. Spójrzmy na podstawowe dane w dokumencie:
- Ustalamy termin złożenia zamówienia i nadajemy mu indywidualny numer. Ponadto na górze formularza nie zapomnij podać nazwy organizacji i jej OKPO.
- W treści zamówienia podajemy dane osobowe pracownika wysyłanego w podróż służbową: imię i nazwisko, stanowisko, podział strukturalny, a także numer personelu przypisany mu w momencie zatrudnienia.
- Wskazujemy informację o miejscu oddelegowania pracownika, czyli o tym, do jakiej miejscowości wysyłany jest oddelegowany i do jakiej organizacji.
- Czas trwania podróży służbowej podany jest cyfrowo, pierwszym dniem podróży służbowej jest dzień wyjazdu z miejscowości stałe miejsce pracy, ostatnim dniem jest dzień przybycia do miejsca pracy stałej.
- Cel podróży służbowej określany jest w zależności od dokumentu wydanego pracownikowi.
- W razie potrzeby należy wypełnić wiersz „podróż na koszt” i wskazać źródło finansowania wyjazdu.
Z reguły kierownik działu, w którym pracownik pracuje, sporządza przydział pracy, który jest podawany w zamówieniu na podróż służbową w wierszu „Teza”. Zamówienie podpisuje kierownik organizacji, następnie zapoznajemy pracownika z zamówieniem, a on składa swój podpis jako znak swojej zgody.
Aby uporządkować dokumentację kadrową w firmie, początkujący pracownicy HR i księgowi doskonale nadają się do autorskiego kursu Olgi Likiny (księgowa M.Zarządzanie wideo) ⇓