Составление планов дня с помощью метода альпы. Методы рационализации личного труда менеджера

2. Планирование: как готовить выполнение своих задач
2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»

Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей . В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда (почему), т.е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
- Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
- Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
- Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
- В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.
- Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).
- За счет письменной регистрации Вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
- Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы
- Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.
- Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
- невыполненное накануне;
- добавившиеся дела;
- сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня":
В - визиты, совещания;
Д - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПК - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;
С - секретарша;
Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК - продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
В - г-н Мюллер (программа ЭВМ);
В - г-н Шульте (экспертная оценка);
П - проект изучения рынка;
Т - г-н Шмидт (статистика сбыта);
ПР - г-н Гюнтер (письмо);
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Т - г-н Майер (нехватка персонала);
Т - Хельмут (вечерняя пробежка).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
- в первом приближении распределять их по приоритетности;
- подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
- перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).

Пример:

П - проект изучения рынка;
В - Шульте (экспертная оценка);
ПК - продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Т - Шмидт (статистика сбыта);	Непродолжительные работы;
ПР - Гюнтер (письмо);	Непродолжительные работы;
Т - Мюллер (программа ЭВМ);
Т - Майер (нехватка персонала);	«Телефонный» блок.
Т - Хельмут (вечерняя пробежка);	«Телефонный» блок.

Однако это только начало составления Вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

	Часы
П - проект изучения рынка	3,0
	2,0
	1,5
Ч - специальный журнал для менеджеров	1,0
Т - Шмидт (статистика сбыта)	0,5
ПР - Гюнтер (письмо)	1,5
Т - Мюллер (программа ЭВМ)	0,5
Т - Майер (нехватка персонала)	0,5
Т - Хельмут (вечерняя пробежка)	0,5
	_______ 10,0

Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта Вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.

Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и Вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени про запас

Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.
- Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
- Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности,
- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).

В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:

	Приоритеты	Часы	Перепоручения
П - проект изучения рынка	А	2,5	0,5 часа поручается г-ну X
В - Шульте (экспертная оценка)	А	1,5
Г - Шмидт (статистика сбыта)	Б	0,5
ПР - Гюнтер (письмо)	Б	0,5	Поручается г-ну X. Н.
ПК - продавец «БМВ» (подержанные автомобили)	Б	0,5
Ч - спец. журнал для менеджеров	В	0,5
Т - Мюллер (программа ЭВМ)	В		Секретарь
Т - Хельмут (вечерняя пробежка)	В		Секретарь
	_________________________________ Ʃ =60

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
- Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
- Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).

Рационализация использования времени с помощью бюрографии

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например:

	Срочно.
!	Важно.
?	Выяснить.
+	Приоритет категории А.
.	Задача выполнена.
.	Задача выполнена особенно хорошо.
0	Перенос на более поздний срок.
X	Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

Что дает метод «Альпы»!

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам многократный выигрыш во времени. Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.

20 преимуществ метода «Альпы»
- Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
- Планирование следующего дня.
- Четкое представление о задачах дня.
- Упорядочение течения дня.
- Преодоление забывчивости.
- Концентрация на наиболее существенном.
- Уменьшение объема «бумажной» работы.
- Достижение целей дня.
- Выделение более важных и менее важных дел.
- Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
- Рационализация посредством группировки задач.
- Сокращение помех и нежелательных перерывов.
- Самодисциплина при выполнении задач.
- Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
- Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
- Улучшение самоконтроля.
- Ощущение успеха в конце рабочего дня.
- Повышение удовлетворенности и мотивации.
- Рост личных результатов.
- Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени - «золотой час»!

Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы». Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.

Когда Вы начнете? Может быть, завтра?
Дата ___________

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Психологическая подоплека

Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.

1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня, - это годовой план в общих чертах.
2. Следующим шагом Вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.
3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени - от расширенного годового плана до плана дня.
4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах Вы можете расширить систему в итоге до составления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом. В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента - дневник времени.

Метод Альпы — это метафорическое название, которое символизирует постепенно восхождение к твоей цели и достижение твоих целей.

Зачем нужна эта техника? Она помогает тебе подготовиться к намеченной цели, оптимизировать рабочую деятельность и сэкономить время.

Метод Альпы имеет 5 шагов.

Первый шаг. Необходимо составить список задач на день. Как обычно, ты берёшь лист и записываешь. Делается это с вечера, либо в начале рабочего дня, перед тем как ты приступаешь к работе. Это могут быть краткосрочные и долгосрочные задачи, твои планы, идеи, непредвиденные задачи. Мы верим, что за один день сможем расправиться с большей частью своих дел.

Шаг второй. Мы делим все задачи на три категории: A, B и C. А — это важная категория задач, которые не требует отлагательств. Она должна быть выполнена. Задачи категории Б — это задачи, которые нужно сделать по остаточному принципу. И задачи категории С — это задачи неважные, которые можно не делать или делегировать их другим людям.

Необходимо оценить каждую задачу с точки зрения продолжительности: сколько потребуется времени на их выполнение. Это очень важный шаг. Планируй с небольшим запасом. Если, например, утренняя зарядка у тебя занимает 15 минут, напиши 20. Но и сильно не увеличивай. Ведь всем известно правило, что задание требует ровно столько времени сколько на него есть. Благодаря таким запасам, ты оставляешь некоторые коридоры времени, которые сможешь использовать при возникновении внеплановых задач.

Третий шаг.

Необходимо зарезервировать время . Смысл в том, чтобы планировать только 60% своего рабочего времени.

То есть, если ты работаешь 10 часов, то расписываешь свой день на 6 часов. Если 5 часов, то, соответственно — на 3 часа. То есть ты выбираете из списка задачи, которые уложатся в эти 3 часа. Если задач окажется больше, то перенеси их на другой день, делегируй помощникам или вычеркни. Оставшиеся неважные и несрочные задачи являются поглотителями времени: они убивают твоё время, не продвигая к достижению целей.

Почему же 60% берется для резервирования рабочего времени? Дело в том, что учеными и исследователями доказано, что люди, как правило, работают над именно рабочими заданиями 60% времени. Кроме того, не надо забывать про непредвиденные задания, про какие-то форс-мажоры, про какие-то дополнительные задания, которые могут возникнуть неожиданно. Для всего этого тоже нужно время. Если ты распланировал всё своё рабочее время, у тебя не останется места для маневра. А это значит стресс, это невыполнение остальных дел, это нарушение всей системы.

Четвёртый шаг алгоритма, как раз даёт понимание того, какие задачи ты будешь делегировать.

Расставь приоритеты в порядке важности А, В, С.

Или распланируйте по (дела срочные важные, несрочные неважные, срочные неважные, важные несрочные).

Следующий и последний, пятый шаг. Проживи день, сделай запланированные дела и оцени что удалось сделать, а что нет. Может быть ты где-то неправильно запланировал время на выполнение той или иной задачи? На что не хватило времени?

Вы никогда не опоздаете на поезд, если хотя бы раз в жизни уже опоздали на него.
Дж.К. Честертон

Каждый день на работе Вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок её исполнения

Как не ошибиться при установке сроков выполнения работ?

Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определённой дате и стать предпосылкой другой. Например, ежемесячные отчёты необходимо представлять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом. Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь Вы тоже можете установить себе срок, который покажется Вам реальным, но если Вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдёт.

Основные причины возникновения проблем при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумываясь о смысле происходящего.

Как мне научиться укладываться в намеченные сроки?

Чтобы всегда укладываться в намеченные сроки, в своей работе постарайтесь придерживаться следующих правил:

Когда Вас просят уложиться в какой-то срок, просмотрите свой ежедневник (список) отсроченных дел и определите, сможете ли Вы реально выкроить время, чтобы выполнить работу, не сорвав последнего срока.
Никогда не пользуйтесь фразой “как можно скорее”. Она бессмысленна. Если у Вас полно бумажной работы, помеченной “как можно скорее”, то Вы не знаете, за что браться в первую очередь, и поступаете, как вам вздумается. Всегда указывайте людям конкретные дату и время и обоснование такого срока. (Расскажите, например, о последствиях его срыва. Это будет оценено даже высшим начальством и клиентами).
Получив документ, помеченный “как можно скорее”, позвоните его отправителю и выясните, когда именно вам нужно по нему отчитаться.
То же самое относится и к слову “срочно”. Из какого понятия срочности исходить? Вы не знаете, от чего при этом отталкиваться. Поэтому и здесь также укажите конкретные дату и время, наряду с доводами/последствиями срыва срока. Получив нечто с пометкой “срочно”, позвоните его отправителю и выясните, когда это действительно нужно сделать.
Посылая кому-то документ, который Вы хотите получить обратно или просто получить на него ответ, всегда указывайте срок ответа и, если нужно, причину такого срока.
Оставляя сообщения на автоответчике, указывайте срок выполнения необходимого Вам действия и причину установки такого срока.
Если установлен срок, проконтролируйте выполнение работы заранее (а не в последний момент!). Вы знаете, что не получили результатов работы, и вполне вероятно, что она еще не сделана. “Подгоняя” человека ближе к истечению срока, Вы готовите почву для гнева с вашей стороны и защиты - с его.
Запишите в своем списке отсроченных дел, когда контролировать ход работы до истечения срока ее выполнения.
Устанавливая сроки, давайте людям понять, что Вы будете следить за работой. Это можно сделать вежливо, сказав, к примеру: “Я позвоню вам во вторник, спрошу, как дела (если возникнут сложности) и т.д.”. Мало кто на это обидится. Скорее это будет приветствоваться.

Планирование с помощью метода "Альпы"

Год за годом мы становимся все более подготовленными
для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся?
Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

составление заданий;
оценку длительности планируемых действий;
резервирование времени (в соотношении 60:40);
принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
контроль (учет несделанного).

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
Планирование следующего дня.
Четкое представление о задачах дня.
Упорядочение течения дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема “бумажной” работы.
Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Сокращение помех и нежелательных перерывов.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Улучшение самоконтроля.
Повышение удовлетворенности и мотивации.
Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне;
добавившиеся дела;
сроки, которые надо соблюсти;
периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В - визиты, совещания;

Д - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

С - секретарь;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК - новое помещение для офиса;

П - проект изучения рынка;

ПР - Васильев (письмо);

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности;
подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

П - проект изучения рынка;

В - Иванов (экспертная оценка);

ПК - новое помещение для офиса;

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

“Телефонный блок”:

Т - Шишкин (компьютерная программа);

Т - Кошкин (нехватка персонала);

Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Планирование по системе Франклина

Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время,
ибо это материал, из которого сделана жизнь.
Бенджамин Франклин

Каковы особенности планирования по системе Франклина?

Многие менеджеры и руководители западных компаний с успехом используют систему планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину. Те, кто применяют эту систему на практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды:

Как на практике выглядит процесс «строительства пирамиды»?

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет "познание" и "служение людям", хотя на самом деле для него важны в первую очередь "известность" и "высокий социальный статус"), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.
Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу .
Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны "известность", "власть" и "высокий социальный статус", он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель . Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.
Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 20хх года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми". Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет , задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?" В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев , а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели .
Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?" Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: "Окончить Гарвардский Университет", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как "Подать документы в Гарвардский Университет", "Пройти курсы по подготовке к экзаменам" и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней .
Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на день . Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача "Подать документы в Гарвардский Университет" разбивается на такие подзадачи, как "Выяснить, какие документы и кому надо подать", "Оформить необходимые документы", "Отослать документы" и "Убедиться, что документы получены", каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как конкретно будет выглядеть процедура составления моего ежедневного плана дел по системе Франклина?

В рамках одного дня в системе Франклина используется следующий прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Например, на сегодня у Вас запланированы следующие дела:

Закончить разработку программы стратегического развития для Вашего клиента.
Закончить статью для журнала “Маркетинговые исследования”.
Поздравить сотрудника Вашей фирмы Петрова с днём рождения.
Получить об апрельском семинаре по маркетингу, в котором Вы собираетесь поучаствовать.
Забрать куртку из химчистки.
Ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.

Первая задача является для Вас первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум - завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача - человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день.

Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными - необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если Вы будете слишком заняты и не сможете уделить время этим делам, Вы можете безболезненно отложить их на завтра.

Вторая и пятая задачи являются для Вас малозначительными, (поскольку до срока сдачи статьи еще далеко, а куртка может полежать в химчистке) – можно откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

Закончить разработку стратегического плана развития.
В перерыве поздравить Петрова с днём рождения.
Если успею, получить информацию об апрельском семинаре по маркетингу.
В свободное время закончить статью по маркетингу.
В свободное время забрать куртку из химчистки.
Если успею, ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным - хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно - уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Предусмотрены ли в системе Франклина какие-то специальные формы для ведения записей?

Да, предусмотрены. Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.

Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). Причём, в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач (рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой "A", второстепенные - буквой "B" и маловажные - буквой "C") и для отметки, указывающей статус задачи. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и, обязательно, проверять в конце дня. Завершённые дела рекомендуют отмечать буквой " V ". Отменённые, - по той или иной причине, - буквой " X " (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе "Статус" за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача.

Пример страницы дневника планирования работ по методу Франклина.

Что делать, если мои планы меняются по ходу дня?

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Например, план на день, скорее всего будет изменен Вами в течение дня. В этом нет ничего страшного, наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать Ваши планы.

краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости - корректироваться) не реже одного раза в четыре-шесть месяцев.
генеральный план следует пересматривать раз в год. тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную вами глобальную цель (привлекает ли она вас по-прежнему? не хотите ли вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить записанные вами жизненные ценности.

«Прямое» планирование с помощью картотек и дневников учета времени

На следующей неделе кризисов не будет.
В моем расписании они не предусмотрены.
Генри Киссинджер

Если мне все равно придется постоянно корректировать свои планы, не проще вести «прямой» учет расходуемого времени? Существуют ли такие системы, и какова их эффективность?

Разумеется, подобные системы существуют. Например, среди отечественных специалистов по научной организации труда широко известна система учета времени биолога и математика А.А. Любищева. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет! Подробнее об этой системе Вы можете узнать, обратившись к нашему “ПРАКТИКУМУ”.

В конечном итоге система учета времени А.Любищева обеспечивала ему следующее:

он смог оценить реальное время, которое у него имелось в распоряжении .
имея результаты учета, он мог с высокой степенью точности планировать свое время . Следует отметить, что анализ прошлого опыта позволял А.Любищеву с высокой точностью планировать время для чтения конкретных книг, написания
он смог более эффективно использовать то время, которое обычный человек относят к необходимым потерям . "Утилизация "отбросов времени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным образом в "отбросах времени", - Д.Гранин.
система позволила ему понять и использовать более эффективно изменения своей работоспособности. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я проработаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историческому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь беллетристику", - писал А.Любищев.

Как на практике выглядит учет времени в системах «прямого» планирования?

Исходной точкой для организации времени в системах “прямого” планирования является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием так называемых карточек ежедневного учета времени или “дневников времени”. Пример такой карточки приведен ниже. Другие формы для учета времени Вы найдете в нашем “ПРАКТИКУМЕ”.

Фрагмент карточки ежедневного учета времени

Нужно ли мне записывать в карточку все, чем я занимаюсь в течение дня?

Нет необходимости записывать все, на что уходит Ваше время, просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.

Фиксируйте момент переключения внимания , каким бы кратковременным он ни казался. Например, Вас могут отвлечь коллеги по работе, телефонные звонки, вызов к руководству, незапланированные посетители, срочные совещания и многое другое.

Записывайте эти переключения внимания тогда, когда они происходят . Некоторые ошибочно полагают, что будут все помнить, чтобы провести учет времени в конце рабочего дня. Однако, память – плохой ориентир, поэтому такой подход никогда не дает достаточно информации.

На что еще обратить внимание при заполнении карточки?

Помимо вышеперечисленных, при заполнении карточки учета времени важно придерживаться следующих рекомендаций:

Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня.
Если Вы берете работу на дом, включите в карточку время, затраченное дома.
Делайте Ваши записи кратко, используйте сокращения
Приступая к заполнению карточек, начинайте с колонок “Время” , “Вид деятельности” и “Затраченное время”.
Для заполнения колонки “Приоритет” воспользуйтесь материалами Главы 3.
Колонку “Примечания” Вы сможете заполнить, проанализировав Ваши индивидуальные временные потери.

На мой взгляд, ведение такой системы учета времени имеет большой недостаток – это слишком кропотливая работа.

На самом деле, ведение “карточек времени” займет у Вас не более 5 – 10 минут в день. Если же на это действительно уходит много времени, значит Вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте больше сокращений. Если Вы пользуетесь компьютером, попробуйте ввести туда карточку учета времени в виде электронной таблицы, которая позволит Вам автоматически подводить итог по каждому виду деятельности в конце дня.

Что такое «дневник времени»?

Дневник Времени - это Ваша личная рабочая картотека, в которой сшиты отдельные листы ежедневного учета времени и собрана другая информация, позволяющая Вам эффективно планировать свое время. С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Какова структура типового «дневника времени»?

Обычно “дневник времени” имеет следующую структуру:

Календарная часть.

В эту часть Вы можете “зашить” различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.
Поместите в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни - надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
Новые “входящие” дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат. Здесь на соответствующих листках и формулярах Вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

организационные мини-планы;
список дней рождения
сроки проведения всевозможных мероприятий;
листки-памятки и т.д.

Раздел адресов и телефонов. У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

Типичные ошибки при организации планирования времени

Ситуация: “Мне сложно дается планирование времени, потому что я от рождения неорганизованный человек”.

Ошибка: Если Вы не научились самоорганизации в юности, то можете всю жизнь считать себя дезорганизованным человеком. Однако истина заключается в том, что любой человек в любом возрасте может научиться организовывать свое время. Все, что для этого нужно – готовность пойти на перемены в своей жизни, а также знание того, где, когда и как осуществлять эти перемены.

Ситуация: “Я убежден, что планирование времени лишает жизнь элементов непредсказуемости и делает ее рутинной”.

Ошибка: Четкое определение своих целей и приоритетов совсем не означает, что Вас затянет в скучную и предсказуемую рутину. На самом деле, при лучшей организации своего времени, Вы предоставите себе еще больше свободы действий. Например, в жаркий день Вы захотите уйти домой пораньше. Но перед уходом Вам неожиданно напоминают, что нужно закончить отчет, о котором Вы почти забыли. В результате Вы не только не уходите раньше, а еще и задерживаетесь после работы. Если бы сдача отчета была у Вас заранее запланирована, Вы могли бы внести коррективы в свой рабочий график и постараться закончить отчет заранее, чтобы освободить время в конце рабочего дня.

Ситуация: “Чтобы сделать больше, мне надо работать еще усерднее...”

Ошибка: Слишком много работая и перенапрягаясь, Вы не только не повышаете собственную производительность труда, но, скорее всего, еще и снижаете качество работы, на которую тратите столько времени и сил! Научитесь исключать из жизни как можно больше “занятости” и заменять ее работой с самым эффективным использованием времени.

Ситуация: “Все мои цели и планы у меня в голове. Я считаю, что нет необходимости записывать их на бумаге”.

Ошибка: Планы и цели, не изложенные в письменном виде, правильнее считать Вашими намерениями. Ваши стремления необходимо обратить в четко очерченные планы действий, прежде чем их можно будет реализовать. То же самое относится и к постановке целей. Оставаясь запертыми у Вас в голове, они вряд ли будут руководить Вашими действиями изо дня в день.

Ситуация: “Как я могу составить список своих целей, если хочу от жизни так много?”

Ошибка: Действительно, если Вы захотите достичь всех возможных или даже просто всех желаемых целей, Вашей жизни может просто не хватить. Если Вы попытаетесь “объять необъятное”, скорее всего, добьетесь намного меньшего, чем достигли бы, имея меньшее количество четко очерченных целей. Постарайтесь отделить главные цели от второстепенных. Некоторые люди просто не решаются сделать выбор. Как бабочки, они порхают от одного к другому, не позволяя себе задержаться на чем-нибудь достаточно долго, чтобы достичь чего-то. Не совершайте подобной ошибки. Учитесь расставлять приоритеты (об этом можно узнать в Главе 3).

Секрет успеха – в последовательности.
Бенджамин Дизраэли

В ходе работы Вам постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент - это центральная функция управления - ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ.

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Установить приоритетность – означает принять решение о том, каким из задач следует придать первостепенное значение.

Умеете ли вы принимать решения?

Вы видите что-то и спрашиваете «почему?».
А я воображаю то, чего никогда не было,
и тоже спрашиваю «почему не было?».
Бернард Шоу

Как оценить, насколько эффективно я принимаю решения?

Самый простой способ оценить эффективность принятого решения – дождаться его последствий. К сожалению, оценка “по факту” вряд ли поможет Вам что-то изменить, когда уже принятое решение привело к плачевным результатам. Поэтому прежде, чем бросаться разом решать накопившиеся проблемы, постарайтесь задуматься над следующими вопросами:

Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней?
Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?
Уделяю ли я нужное количество времени для подготовки к принятию решения в зависимости от срочности и важности дела?
Часто ли я откладываю принятие решений и выжидаю, пока вопрос разрешится “сам собой”?
Не уделяю ли я слишком много времени мелким незначительным делам или частностям?
Расходуют ли попусту мое время подчиненные?
Предрасположен ли я к тому, чтобы все сделать самому?

Если Вы положительно ответили на поставленные вопросы, скорее всего, у Вас есть проблемы с принятием решений.

Всегда ли руководитель должен незамедлительно принимать решения?

Стараясь сразу принять решения по всем вопросам, с которыми к Вам обращаются, Вы постоянно загоняете себя в угол, взваливая на себя ответственность за все на свете. Такой способ вести дело ни в коем случае нельзя возводить в систему. Совершенно очевидно, что, когда Вы решаете действовать, располагая лишь небольшой частью фактов, этого явно недостаточно! Если дело обстоит именно так, то Вам должно уж очень повезти, в противном случае Вы можете понести невосполнимые потери. Когда Вас снова попросят незамедлительно что-то решить, задайте себе следующие простые вопросы:

Нужно ли вообще решать эту проблему? Подумайте, что произойдет, если этого не делать. Возможно, решение этой проблемы – пустая трата времени, и от нее можно спокойно отказаться.
Должны ли именно Вы решать эту проблему? Почему Вы должны отвечать за все и всех? Может быть, подчиненный, обратившийся к Вам, просто пытается переложить на Вас ответственность, хотя в состоянии сам решить этот вопрос.
Должны ли Вы принимать решение немедленно? Может быть, есть смысл поручить подчиненным собрать дополнительную информацию, чтобы принять более продуманное и взвешенное решение.

Я не принимаю никаких решений, пока не соберу достаточное количество информации. Я правильно поступаю?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, какой объем информации Вы считаете достаточным для принятия решения. Дать ему количественное определение невозможно, но 100% необходимой информации Вам никогда не удастся собрать. Поэтому если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, скорее всего, вы просто боитесь принять решение. Принимайте риск, как неизбежность. Учитесь принимать решения, не имея перед собой всех фактов.

Прежде чем погрузиться в процесс принятия решений, постарайтесь в деталях продумать все шаги этого процесса. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

Четко сформулируйте проблему или задачу, которую вы собираетесь решить.
Определите, насколько срочной и важной является эта задача для вашей компании, отдела, рабочей группы и т.д.
постарайтесь оценить, что даст решение этой задачи лично вам в краткосрочной и долгосрочной перспективе (денежное вознаграждение, повышение по службе, другие возможности).
подумайте, к чему может привести невыполнение этой задачи (потеря выгодного клиента, выплата неустойки, увольнение и т.д.)
оцените, есть ли возможность и смысл перепоручить решение этой задачи кому-то еще.
оцените, какие ресурсы (материальные и людские) вам потребуются для решения поставленной задачи и располагаете ли вы ими.
подумайте, какая информация вам потребуется для решения поставленной задачи.
постарайтесь найти несколько вариантов решения и выбрать наиболее приемлемый.
выбрав один из вариантов, оцените его сильные и слабые стороны.
подумайте, какие последствия будет иметь принятое решение в ближайшей и долгосрочной перспективе.

Анализ приоритетов по Эйзенхауэру

Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные.
Дуайт Эйзенхауэр.

Жизнь предпринимателя такова, что приходится все время «крутиться». Поэтому у меня всегда множество дел, которые надо сделать срочно. Как же с этим справиться?

Прежде всего, важно быть честным перед собой – признать, что все равно на все дела времени не хватит. Но, скорее всего, Вы можете достичь весьма неплохих результатов, хорошо выполняя только некоторую часть дел. Поэтому Вам стоит научиться «сортировать» дела по степени необходимости их выполнения, расставлять приоритеты. Тогда Вы сможете выбирать, какие именно дела стоит сделать за доступное Вам время.

Как научиться расставлять приоритеты, пользуясь методом Эйзенхауэра?

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

	СРОЧНЫЕ ДЕЛА	НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
	I - Срочное и важное	II - Важное, но не срочное
В А Ж Н Ы Е	Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи	Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов
	III - Срочное, но не важное	IV - Не срочное и не важное
Н Е В А Ж Н Ы Е	Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность	Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Срочные/важные дела . Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
Менее срочные/важные задачи . Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.
Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Правило Эйзенхауэра:

от задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!

Обратитесь к материалам нашего «ПРАКТИКУМА» для самопроверки.

Принцип Парето

Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора.
Авраам Линкольн

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

В каких областях может применяться принцип Парето?

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни . Согласно этому принципу:

20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств
20% преступников совершают 80% преступлений
20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия
20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Как «работает» принцип Парето в тайм-менеджменте?

Применительно к практике управления Вашим временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы
80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки
20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Как можно использовать принцип Парето в моем бизнесе?

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).

Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников – стоит ли поощрять их упорно добиваться “идеальных” результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении “хороших” результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации? На что Вы можете повлиять в данной ситуации, чтобы достичь 80-процентного улучшения?

Сначала решите 20% самых важных проблем, а уже потом – 80% второстепенных!

Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет несделанного).

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

Планирование следующего дня.

Четкое представление о задачах дня.

Упорядочение течения дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема “бумажной” работы.

Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Улучшение самоконтроля.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне;

добавившиеся дела;

сроки, которые надо соблюсти;

периодически возникающие задачи.

В - визиты, совещания;

Д - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

С - секретарь;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК - новое помещение для офиса;

В - Иванов (экспертная оценка);

П - проект изучения рынка;

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности;

подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Пример:

П - проект изучения рынка;

В - Иванов (экспертная оценка);

ПК - новое помещение для офиса;

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

“Телефонный блок”:

Т - Шишкин (компьютерная программа);

Т - Кошкин (нехватка персонала);

Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

	Часы
П - проект изучения рынка;
В - Иванов (экспертная оценка)



ПР - Васильев (письмо)

Т - Кошкин (нехватка персонала)

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

	Приоритет	Часы	Перепоручения
П - проект изучения рынка;			0,5 часа перепоручается г-ну Х
В -Иванов (экспертная оценка)
ПК - новое помещение для офиса
К - Сидоров (статистика сбыта)
ПР - Васильев (письмо)			Поручается г-ну У
Ч - специальный журнал для менеджеров
Т - Шишкин (компьютерная программа)			Секретарь
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд)

Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра

Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное , рассматривая планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Время, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений», потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о том, что, когда и как следует сделать.

В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упомянутые в списке, являются равноценными. После составления списка следует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завершив его определением приоритетов. Ни один список не может являться полным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменеджмента существуют методы планирования времени, применение которых призвано рационально организовать собственную жизнь.

Планирование согласно принципу Парето

В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполнение которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило 80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 % ценности приходится на предметы, составляющие 20 % от их общего числа, в то время как 20 % ценности приходится на предметы, составляющие 80 % от их общего числа».

Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 обеспечат 80 % успеха. Следовательно, надо найти эти 2 дела, включить в категорию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные 8 могут остаться несделанными , потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает , что:

· 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;

· 80% производства обеспечивает 20% предприятий;

· 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;

· 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%

папок досье;

· 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего

· 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;

· 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-

более любимых телезрителями;

· 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-

ванных в газете;

· 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;

· 80% необходимых данных получают из 20% источников информации;

· в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-

блемных или талантливых);

· 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.

Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средоточия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эффективность труда.

Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка никогда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затраченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит пользу, придется делать меньше того , что оказывается бесполезным . Другими словами - не тратить время попусту!

Распределить время можно и на основе других соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой стабильности , продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровождения, так как «время , потраченное впустую , это существование , а время , употребленное с пользой , это жизнь » (ЭдвардЮнг).

Планирование по методу «Альпы»

Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более 10 минут. Процесс составления плана состоит из 5 стадий:

1. Составление заданий;

2. Оценку длительности планируемых действий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных

операций;

5. Контроль (учет несделанного).

В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

· Планирование следующего дня.

· Четкое представление о задачах дня.

· Упорядочение течения дня.

· Преодоление забывчивости.

· Концентрация на наиболее существенном.

· Уменьшение объема “бумажной” работы.

· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

· Сокращение помех и нежелательных перерывов.

· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

· Улучшение самоконтроля.

· Повышение удовлетворенности и мотивации.

· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс планирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:

Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день:

· задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

· невыполненное накануне;

· добавившиеся дела;

· сроки, которые надо соблюсти;

· периодически возникающие задачи.

Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:

· в первом приближении распределять их по приоритетности;

· подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

· перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.

Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невозможно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опытом. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного промежутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установленное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от различных помех.

Третий этап составления плана заключается в резервировании времени на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60% времени и 40% необходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоятельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланирован только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел.

В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обязательном порядке довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты , делегируя полномочия и сокращая определенное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует перенести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня.

Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель данного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приоритеты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.

Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его делегирования и рационализации. После проделанной аналитики окончательный вариант плана дня должен иметь установленную структуру.

На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составленного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её

неактуальности.

Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют

план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление

плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-

ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-

тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-

довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и

управляемым.

Планирование согласно принципу Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных

планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-

сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует

выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались

в срочные»

хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-

ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается

лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на

предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает

с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует

уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-

туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-

вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-

дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.

мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству

людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории

важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще

всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-

туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном

предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.

рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те

самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-

му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с

выполнения неважных и несрочных дел.

Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является

умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных ,

срочные от несрочных.__

Праксиология и оптимальная система планирования времени

Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-

рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится

тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование

всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой

компенсируются.

Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-

рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-

ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-

гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные

дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других

людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-

ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-

тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-

димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-

вать. Существует __________много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-

вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно

включается в процесс его составления, а затем и выполнения. « Тот , кто ка -

ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план ,

видит , что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на -

сыщенной и деятельной жизни . Упорядочение своего времени подобно лучу

света , который проносится через все его дела . Но там , где нет плана , гдеконтроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-

вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко

переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении

приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-

ществлении.

Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-

зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-

кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-

ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель

праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-

ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:

1) Обеспечить достижение цели.

2) Не требовать слишком много времени на освоение.

3) Быть удобной для использования.

Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-

мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как

достоинства, так и недостатки.

Только свободная личность может достичь совершенства в использо-

вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-

тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-

виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение

качественным инструментарием.

Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи

проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю

жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-

святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-

ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-

мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-

рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно

найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и

Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон , Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс

и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.

Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день

– а за жизнь.

Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности

Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет вседле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-

торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать

количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы

сделать в стабильных, комфортных условиях.