Minijuhised, mis aitavad teil volitusi õigesti delegeerida ja oma ettevõtet meeletu kiirusega kasvatada!
Noh, kujutage ette poe direktorit Vassili Vaskinit, kes suhtleb samaaegselt klientidega ja vastab telefonikõned, täidab dokumentatsiooni, võtab vastu uus toode, sorteerib sanitaarjaama ja koristab kontorit.
Seda on raske ette kujutada, kas pole?
Sellisest Superkangelasest/töötajast unistavad muidugi eranditult kõik ärimehed, aga nii palju ülesandeid korraga täita ei suuda ükski inimene.
Ja kui tulevane ülemus hakkab rumalusest või teadmatusest tõestama, et ta on "rootslane, niitja ja trompetimängija", siis ei tule sellest nagunii midagi väärt.
Ühtegi tööd ei tehta hästi.
Mis on tulemus?
Vassili Vaskin vallandatakse haledalt.
Aga kui ta teaks, mis on delegeerimine, siis muutub tema elu palju lihtsamaks.
Hea ülemus (ükskõik millises mastaabis) ei ole see, kes püüab kõik tööd ise ära teha, vaid see, kes teab, kuidas oma meeskonnas vastutust õigesti jaotada, et töö saaks tehtud võimalikult kiiresti ja õigeaegselt.
Volituste delegeerimine: miks see on oluline?
Stiilis “me ise vuntsidega” töötavad ülemuste alluvad hakkavad lõõgastuma ja pingutama.
Ja tõesti, milleks jännata, ületada oma kohustused, võtta initsiatiiv, kui see kedagi ei huvita!
Kui teie ülemust ei huvita, kui kiiresti saate probleemi lahendada.
Tema jaoks on põhiline, et sa tööjuhendist kinni pead ja kõik, mis selle alla ei jää, jääb direktori hoole alla.
Seetõttu on juhid, kes ei tea, mis on volituste delegeerimine, hommikust õhtuni () tööl ummikus ja nende alluvuses on vastik kollektiiv.
Kuid see pole ainus põhjus, miks oskus ülesandeid pädevalt jaotada on alluva jaoks üks peamisi.
Oluline on õppida volitusi delegeerima, sest:
- Ainult usaldades tähtsaid ülesandeid noortest töötajatest saab teha kõrge kvalifikatsiooniga spetsialistid, arendada tugibaasi ja seejärel asendada (kui me räägime mõne riigiettevõtte kohta).
- Kõike enda seljas kandes põlete tööl lihtsalt läbi.
Sõna juht ise pärineb tegusõnast "juhtima", see tähendab juhtima.
Peate protsessi juhtima, ilma et peaksite sekkuma tarbetutesse üksikasjadesse, mis teid ainult olemusest kõrvale juhivad.
Meeletult mopi haaramine ja määrdunud põrandaid pesema jooksmine, kuna tulemas on tähtis tellimus, on koristaja, mitte ülemuse ülesanne.
See aitab teil oma meeskonnas vabaneda "ussitanud õuntest".
Kui inimene on mitu korda ebaõnnestunud talle määratud ülesande täitmisega, siis milleks sellist ballasti üldse vaja on?
Võimalused Inimkeha ei ole piiramatud, elades pidevas olekus, hävitate oma tervise.
Kuidas volitusi õigesti delegeerida?
Selleks, et töötajale pandud ülesanne saaks hästi ja sisse lühikesed tähtajad, ei piisa, kui talle öelda: "Hei, sina, teeme kiiresti seda ja teist!"
Volituste delegeerimine on on terve oskus, kuid kui selle valdad, saavutab sinu ettevõte või juhitav organisatsioon kindlasti edu!
Pealegi oled sa keegi, keda armastatakse ja austatakse, mitte keegi, kellele sülitatakse selga (tean juhtumeid, kus mõni inimene sülitab kohvi sisse 😎).
Seega, kui juhendate oma alluvat konkreetset ülesannet täitma, peate:
- Rääkige meile võimalikult täpselt ja üksikasjalikult, millist tulemust vajate.
- Tee töötajale selgeks, et kui tal on raskusi või küsimusi, saab ta ühendust võtta sinu/teie asetäitja/osakonnajuhataja vms.
Veenduge, et töötaja mõistaks teid õigesti.
Selleks võite esitada mitu juhtivat küsimust.
Kui alluv täielikult aru ei saa, siis ärge karjuge (muidu järgmisel korral teie psühhootilisest reaktsioonist ehmunud töötaja lihtsalt valetab, et sai kõigest aru, ja ajab siis sassi), vaid selgitage raskeid hetki uuesti.
Olge tähtaegade osas selge.
Näiteks: “Järgmisel teisipäeval enne lõunat”, “Homme kella 17-ni” jne.
Vältige fraase: "See pole kiireloomuline", "Kuidas saate seda teha", "Kui teil on vaba minut" ja teisi. Vastutustundetute alluvate jaoks tähendab see mitte kunagi!
Kui ülesande täitmist ei kontrolli mitte teie, vaid näiteks teie asetäitja, siis teavitage sellest asetäitjat isiklikult ja ärge saatke alluvat sõnadega: "Ütle Petrovitšile, et ta aitaks."
Ja Petrovitš tõmbab lihtsalt püksid jalga ja kuulab mingit jõnksu.
Milliseid vigu ülemused volituste delegeerimisel kõige sagedamini teevad?
Ühte organisatsiooni, kus mu sõber töötas, juhtis direktor Stella Viktorovna.
Ta armastas psühholoogiline kirjandus, kujutas end ette suure professionaalina ja püüdis teha kõike nii, nagu tark raamat ütleb.
Ta püüdis meeskonnas volitusi delegeerida, kuid tegi seda nii kohmakalt, et sellest polnud mingit kasu.
Tema kõige levinumad vead olid:
Suutmatus esinejaid valida.
Kas soovite klientidele palju õnne sünnipäevaks soovida kaarte allkirjastada?
Valida tuleks ilusa käekirjaga inimene, kes kirjutab vigadeta, mitte kirjaoskamatu loll, kes kirjutab nagu käpaga kana.
Rõhumärkide vale paigutus.
Te andsite Katjale ülesandeks teha kahe tunniga suurepärane seinaleht, Vanjale ja Yurale andsite aga 3 päeva aega tosina värvilise pliiatsi teritamiseks.
Kui suurepärane saab teie arvates seinaleht olema ja kas Katya suudab üldiselt nii lühikese ajaga midagi luua?
Verbaalne kõhulahtisus.
Kui suudad kahe lausega seletada, mida sa Natašalt tahad, siis pole vaja terve tund ei millestki rääkida.
Sa ei saa peita olemust tonnide sõnalise prügi taha!
Nataša väsib teie kuulamisest lihtsalt ära ja pärast väljalülitamist riskib ta millestki olulisest ilma jääda.
Julguse puudumine.
Kui Dima sai esitlusega hiilgavalt hakkama ja sai endale olulise kliendi, siis on väga oluline talle sellest rääkida.
Kui te ei saa praegu oma alluvat rahaliselt premeerida, siis tänage teda vähemalt korralikult ja ärge laadige teda kohe ilma eelmänguta uute ülesannetega.
Kuid te ei saa piirduda banaalsete tänudega, isegi ilusas verbaalses ümbrises.
Dima peab seda teadma isegi mitte täna, aga tema jaoks homme kvaliteetset tööd ta saab rahalise tasu.
Vaadake kindlasti Peter Osipovi (BM looja) õpetlikku videot
ülesannete delegeerimise tähtsusest.
Kui tead, kuidas õigesti delegeerida, õitseb su äri!
Ja pidage meeles: mis tahes keskmes edukas äri, väärib iga suurepäraselt toimiv organisatsioon pädevat volituste delegeerimine.
Sa võid olla geenius ja väsimatu töötaja, aga kui sa ei tea, kuidas ülesandeid alluvate vahel jagada, siis varem või hiljem lihtsalt laguned, suutmata kolossaalsele töökoormusele vastu pidada.
Kasulik artikkel? Ärge jääge uutest ilma!
Sisestage oma e-posti aadress ja saate uusi artikleid meili teel
Kuidas õppida oma volitusi alluvatele delegeerima? Mida see nõuab?
Kui teie alluvuses töötab meeskond, peate lihtsalt õppima volitusi delegeerima. See on juhi üks võtmeoskusi. Delegeerimine ei tähenda ülesannete usaldamist teistele lihtsalt sellepärast, et oled nende tegemiseks liiga laisk.
Volitusi delegeeritakse eelkõige selleks, et saavutada tulemusi ehk tehtud tööd, samuti julgustada töötajaid omandama uusi oskusi ja realiseerima oma potentsiaali, mis kokkuvõttes aitab kaasa ettevõtte õitsengule.
Paljudele meist meeldib sõna otseses mõttes kõike kontrollida; meil on raske kellelegi midagi usaldada, sest meile tundub, et keegi ei suuda seda paremini teha kui me ise. Kui aga tahame saada edukad juhid- ja jääme siiski mõistusele - me peame seda tegema.
- Miks on mõnel inimesel raske delegeerida?
Sellel on palju põhjuseid. Tihti tundub, et lihtsam on ülesanne ise täita, kui kellelegi selle olemust selgitada ja siis ka kõrvaldada võimalikud vead. Võid karta, et see inimene rikub kõik ära ja selle tulemusena pead kulutama palju aega, et kõik korda saada.
Või näete tema pädevust ohuna, sest ta võtab asjad käigu pealt üles ja teeb alati kõik õigesti. Kardate, et selline töötaja õõnestab teie autoriteeti ja võib-olla leiab isegi mõne vea teie lähenemises konkreetse töö tegemisel.
Kui sul puudub enesekindlus, võib juhiste andmine osutuda keeruliseks ja lükkad delegeerimise edasi parematele aegadele. Kui annate ülesandeid, kuid teil on probleeme, kuna töötaja neid ei täida, võite seada kahtluse alla oma pädevuse ja volitused.
Kui teie alluvatel on lisakohustusi ja nad saavad nendega üsna hästi hakkama, võite karta nende töökoormust suurendada või otsustada mitte delegeerida ülesandeid, mis on teie arvates nende jaoks liiga tüütud.
Lõpuks võite mõista, et delegeerimine on vajalik, kuid te ei tea, kust alustada või kuidas sellele läheneda. Peate järgima mõnda meetodit. Järgnev juhatab teid õigele teele.
- Kuidas delegeerimine mind aitab?
Delegeerimise õppimisel võib olla palju eeliseid. See võimaldab teil keskenduda sellele, mida teete kõige paremini, ja annab aega tulevikuks.
Lõpetate suurte otsuste tegemise hilisemaks lükkamise ja olete rohkem tõhus juht. Sellest võidavad ka teie alluvad: igaüks peab õppima midagi uut ja neile volitused delegeerides saate proovile panna nende võimed teistes tegevusvaldkondades, suurendades seeläbi nende panust ettevõtte arengusse.
Töötajad ise õpivad kiiresti otsuseid langetama, sest neil on täpsem teave. Õigesti tehtud delegeerimine peaks parandama personali tootlikkust.
Lihtsaim viis on keskenduda ise “põhiasjadele”, muretsemata eriti suhete pärast meeskonnaga. Pidage aga meeles, et juhtidele makstakse palju raha just selle eest, et nad suudaksid meeskonda ühendada ja edule viia. Volituste delegeerimine võimaldab töötajatel arendada iseseisvust.
Väikeettevõtete jaoks on üks suurimaid kasvutõkkeid teadmatus, kuidas asju tehtud saada. Ülesandeid delegeerides on teil palju rohkem aega oma töö korralikult lõpule viia.
Delegeerimine ei tee tööd lihtsamaks (alati on muid keerulisi asju teha) – see muudab selle tõhusamaks. Sisuliselt on see rohkem interaktiivne lähenemine meeskonnategevustele, mis hõlmavad juhendamist, koolitust ja arendamist. Sellesse panustatud aeg ja pingutus tasub end kuhjaga ära.
- Millal peaksin delegeerima?
Delegeerimine on aluseks edukas juhtimine, seega otsige selleks võimalusi. Delegeerige, kui teil on liiga palju tööd või kui teil pole oluliste ülesannete jaoks piisavalt aega. Või kui näete, et üksikud töötajad, eriti uued, peavad arenema või on inimesel selgelt olemas konkreetse ülesande täitmiseks vajalikud oskused.
- Milliseid volitusi saab juht alluvatele delegeerida?
Alusta igapäevasest administratiivne töö, mis võtab liiga palju aega. Tõenäoliselt on palju pisiasju, mida olete alati teinud – võite neist isegi rõõmu tunda (nt fakside saatmine), kuid need võtavad liiga palju teie väärtuslikku aega. Analüüsige nende tähtsust ja delegeerige need võimalikult palju teistele.
Samuti oleks hea mõte delegeerida oma ettevõtte kontaktisiku kohustused. Üldisemalt delegeerige mõttekad projektid ühele inimesele: see võimaldab testida tema võimet otsuseid langetada ja neid koordineerida.
Määra töötajale tööülesanne, milleks ta on võimeline ja milleks tal sinu arvates kalduvus on. Ärge delegeerige ülesannet, millega teised hakkama ei saaks ja see läheb tõenäoliselt sellele töötajale üle jõu.
- Kellele on parem volitusi delegeerida?
Teil peab olema hea ettekujutus selle inimese võimalustest, kellele kavatsete midagi usaldada. Tal peavad olema vajalikud oskused ja ta peab nautima teie usaldust.
Tema potentsiaali kindlakstegemiseks on soovitatav talle alguses anda väikesed ülesanded. Jälgi, et töötajal oleks aega delegeeritud ülesande täitmiseks – ära koorma oma efektiivsemaid meeskonnaliikmeid tööga üle.
Jaotage ülesanded võimalikult paljude vahel suur hulk töötajad. Eriti raskeid ülesandeid Saate seda isegi mitme inimese vahel levitada.
Kuidas õppida tõhusalt alluvatele volitusi delegeerima
# 1 Võtke positiivne lähenemine.: Teil on õigus delegeerida ja ausalt öeldes peaksite seda tegema. Võimalik, et alguses ei õnnestu kõik ootuspäraselt, kuid iga kord tulemus paraneb.
Näidake üles sihikindlust ja kui tunnete, et peate end kehtestama (vt artiklit), registreeruge vastavatele kursustele või lugege selleteemalist raamatut, mida on praegu üsna palju. Teie positiivne lähenemine annab ka teie töötajatele kindlustunde oma võimete suhtes, nad peavad kindlasti tundma, et te usute neisse.
Selleks, et inimese töö, kellele selle või teise ülesande delegeerid, oleks võimalikult tõhus, tuleb esmalt oma tegevust korraldada.
Kui sul ei ole üldplaneering praegust tööd, on teil raske seda esile tõsta individuaalsed ülesanded, määrata nende rakendamise tähtajad ja hinnata nende rakendamise kvaliteeti töötajate poolt. Nii et enne kui kellelegi midagi usaldate, tehke seda ettevalmistustööd(kuid ärge kasutage seda ettekäändena aja peatamiseks).
# 2 Täpsustage delegeeritavat ülesannet. Kohtudes oma meeskonnaliikmetega, kellele kavatsete tööd määrata, selgitage neile ülesannete olemust ja mida te neilt ootate. Oluline on see inimeste ette tuua selged eesmärgid, kuid samas anda neile võimalus initsiatiiv enda kätte haarata ja tegevuskava väljatöötamisel osaleda.
Töötajad peavad mõistma teie sõnastatud ülesande olulisust ja seda, kuidas see üldpilti haakub. Küsige neilt, kuidas nad kavatsevad seda ellu viia, arutage kava läbi, mõelge koos, millist abi nad võiksid vajada.
#3 Seadke jõudluseesmärgid ja pakkuge vajadusel tuge. Peaksite seadma eesmärgid ja määrama tähtajad. Tehke kokkuvõte kõigest, millest räägiti ja tehke märkmeid selle kohta, kellele ja mida usaldate, et kõik oleks kõigile selge.
Kui delegeerite ülesande töötajale loominguline olemus Tema võimete proovilepanekuks võid anda meelega veidi ebamäärase seletuse, aga kui ülesanne on kiireloomuline ja oluline, tuleks seada ülimalt selge eesmärk.
Kui palju tuge suudate pakkuda, sõltub suuresti inimesest ja teie suhetest temaga. Algul peaksite ilmselt tegema koostööd ja aitama tal teatud ülesandeid täita, kuid kui teie arusaam tema võimetest muutub selgemaks, saate anda talle rohkem initsiatiivi.
Tuletage oma alluvatele meelde, et nad saavad teiega ühendust võtta, kui probleemid tekivad - loomulikult ei ole alati meeldiv, kui teid segatakse, kuid kui soovite säästa soodne kliima meeskonnas peate just seda tegema. Kui töötajal on vaja sinuga midagi selgeks teha, proovi teda mitte oodata. Ärge sekkuge ega kritiseerige, kui asjad ei lähe täpselt plaanipäraselt.
Edusammude jälgimine on väga oluline - sest kui unustate määratud ülesande täielikult ja mäletate seda alles selle tähtpäeva eelõhtul, võib kõik valesti minna. Planeerimisel on oluline jätta aega edusammude ülevaatamiseks. Kui oodati probleeme, kuid nendest pole veel midagi kuulda, veenduge, et kõik läheb plaanipäraselt.
Planeerige töövõtjaga regulaarsed kohtumised ja olge olukorra muutudes paindlik – kohandage tähtaegu ja eesmärke. Pärast ülesande täitmist kiitke töötajat ja analüüsige, kuidas kõik läks.
Kui talle on antud lisakohustusi, siis premeeri teda selle eest kindlasti. Teisest küljest võivad teie võimalused selles osas olla piiratud, nii et ärge lubage seda, mida te ei suuda täita. Samuti pidage meeles, et arenguga võib kaasneda oma kasu.
Karjäärikasvu küsimusi saab arutada töötajaga tema töö kokkuvõtteid tehes, juhtides samal ajal tema tähelepanu talle delegeeritud ülesannete täitmise tulemustele. Kui töötajal ei õnnestunud ülesannet täita, uurige, miks ta ei saanud kõike korralikult teha, ja proovige tulevikus probleeme lahendada.
Seega, selleks, et ettevõttes või mis tahes organisatsioonis oma volitusi alluvatele õigesti ja tõhusalt delegeerida, peaksite kõigepealt alustama iseendast - tõhus organisatsioon enda töötegevus.
Mida saab delegeerida ja mida mitte? Keda saab delegeerida ja keda on parem delegeerida? Kuidas seda teha nii, et tulemuses mitte kahelda? Kas vastutus tuleks delegeerida? Millised kontrollimeetodid on kõige tõhusamad, kulutades kõige vähem aega ja vaeva? Kas on olemas delegeerimise reegleid, mis sobivad „kõigil juhtudel”? Need küsimused pakuvad huvi igale juhile – osakonnajuhatajast ettevõtte presidendini. Teid huvitavad vastused neile küsimustele kahel põhjusel: Esiteks on teil ka alluvad; |
Niisiis, vaatame kõigepealt delegeerimisprotsessi etappide jada:
Samm 1: Eesmärgi (mida ma selle tulemusel saada tahan) ja ülesande (mida selleks täpselt tegema peaks?) määratlemine. Samuti on soovitatav kõigepealt kindlaks määrata “emissiooni hind” – ressursside hulk, mille investeerimiseks pean/nõustun.
2. samm: Teostaja kindlaksmääramine - see, kes saab ülesandega hakkama.
3. samm: Töövõtjale SMART-ülesannete seadmine, sh aruandluse meetodite, vormide ja tähtaegade määramine.
4. samm: Täitjalt kinnituse saamine, et ülesandest, selle tähtsuse ja prioriteetsuse astmest ning tulemusele esitatavatest nõuetest on õigesti aru saadud.
5. samm: Vajalike/eraldatud ressursside ja tähtaegade kooskõlastamine töövõtjaga. Vajadusel kohandage ressursse ja tähtaegu. Esitajalt nõusoleku saamine (soovitatav on selgitada, kas tema "jah" tähendab, et ta "püüab lõpetada" või "garanteerib lõpetamise" etteantud tähtajaks). Soovitav on veenduda, et esineja on (soovitavalt oma nädalaplaani) kirja pannud valmimiskuupäeva.
6. samm: Vajalike ressursside eraldamine ja vajalike volituste delegeerimine.
7. samm: Esinejale motivatsiooni/stimulatsiooni pakkumine.
8. samm: Vahetulemuste jälgimine/kontroll (vahel vajadusel ka protsessi juhtimine).
9. samm: Vajadusel - esineja juhendamine/koolitus või abi teostamisel. IN erandjuhtudel- ülesande täitmise tähtaja nihutamine (ette) või tulemusele esitatavate nõuete korrigeerimine.
10. samm: Lõpptulemuse mõõtmine.
11. samm: Tulemuse kohta esinejale tagasiside andmine. Kaasotsustamine tulemuse ja nõuete-ootuste lahknevuse põhjused, juurutusprotsessi raskuste analüüs, protsessi seganud või kaasa aidanud tegurite väljaselgitamine. Ühiselt otsustatakse, mida järgmisel korral teisiti (ja kuidas) tehakse.
12. samm: Esineja premeerimine nõuetele/ootuste täitmise eest.
Ja nüüd vastame lühidalt, kuid selgelt paljudele küsimustele, mis nende sammude täitmisel tekivad.
1. Kes peaks delegeerima?
Iga inimene, kellel on selline võimalus, s.t. seal on alluvad. Hea juht/juhendaja on inimene, kes edukalt “jagab” alluvatele ülesandeid ja loob nende elluviimist soodustavad tingimused.
2. Kellele saab/peab ülesande delegeerima?
Alluv, kellel on vajalikud teadmised, oskused, võimed, kogemused ehk saab ülesandega hakkama. Väga sageli delegeeritakse ülesanded tegijale, kellel on ülesande täitmiseks ebapiisavad teadmised, kogemused või võimed, nii et täitja areneb ja tõstab oma taset. Sel juhul on vaja rohkem vahepealseid kontrollpunkte, sagedasemat jälgimist ja võib-olla ka juhi abi või nõu.
Mida kindlam olete sooritaja võimetes ja kogemustes (eriti täpselt samade ülesannete täitmise kogemuses varem), seda vähem kulub teil aega ülesande ja tulemusele esitatavate nõuete selgitamisele, selgitamisele või selle üle arutlemisele/kokkuleppimisele. ülesanne täidetakse.
3. Kuidas valida õige inimene delegeeritud ülesande täitmiseks?
On kaks võimalust – passiivne ja aktiivne. Passiivsega valite vastava eelneva kogemusega alluva, saadavuse vajalikke teadmisi ja oskused. Aktiivse lähenemisega valite alluva, kes on kõige rohkem motiveeritud esinema sellest ülesandest, sõltumata kogemustest või teadmistest ja oskustest. Igal juhul on alati soovitav ülesanne delegeerida „mõtlevale“ alluvale ehk alluvale, kes suudab ülesannet terviklikult näha, mõistab, miks seda tehakse ja kuidas see mõjutab teisi protsesse ettevõttes. . Selline alluv suudab alati vastu võtta õige lahendusülesande täitmisel alternatiivide tekkimiseks.
Veendumaks, et olete valinud õige inimene väga keerulise ja vastutusrikka/tähtsa ülesande puhul võid anda talle esialgse “pilootülesande” – sama või vähem keeruka vähemtähtsa ülesande. Kui/kui ta ülesande täidab, võite olla kindel, et teie valik oli õige, või muuta oma valikut.
Mõnel juhul peaksite küsima oma alluvalt, kuidas ta kavatseb ülesande täita, et veenduda, et ta saab ülesandest õigesti aru ja suudab selle täita.
4. Mida saab ja tuleks delegeerida?
KÕIKE saab ja tuleb delegeerida! Ja ennekõike need ülesanded, millega alluv saab sinust paremini või väiksema kuluga hakkama.
5. Mida ei saa delegeerida?
Lihtsam on loetleda, mida ei saa delegeerida: teiste alluvate premeerimine ja karistamine, ebameeldivad ja tundlikud ülesanded, ülesanded, milleks alluval ei jätku ressursse ega volitusi.
6. Delegeeritud? Mis saab edasi? - ülesannete täitmise jälgimine.
Kõige tavalisem viga, mida juhid teevad, on eeldada, et delegeerimisprotsess on lõppenud, kui ülesanne on seatud. Tegelikult tuleb vastavuse tagamiseks võtta veel mitu sammu:
- pakkuda vajalikke ressursse, sealhulgas teave, sealhulgas vajaduse korral abilised;
- anda ülesande täitmiseks vajalikud volitused;
- pakkuda motivatsiooni ülesande täitmiseks ehk veenduda, et ülesande täitmine ja tulemuse saavutamine on alluva jaoks ihaldusväärne ja oluline;
- saama alluva nõusoleku ehk veenduma, et ta on võtnud endale kohustusi ülesande täitmiseks ja tulemuse saavutamiseks kokkulepitud tähtajaks ning garanteerib selle kohustuse täitmise;
- mõnel juhul võib osutuda vajalikuks koos alluvaga selgitada, kas tähtajad on praegust ja tulevast töökoormust arvestades realistlikud, kas plaanides on ette nähtud „aknad“ ootamatusteks ja kas on võimalik „vääramatu jõud“, mis võib sekkumist arvestatakse;
- kontrollida ülesande täitmist - vahetulemuste saavutamist (kui püstitatakse keeruline pikaajaline ülesanne);
- anda tagasisidet tulemuste põhjal ja analüüsida neid tulemusi koos alluvaga (nii kõigi nõuete-kohustuste täitmisel kui ka eriti keerulise pikaajalise ülesande täitmata jätmise korral).
Ülesande täitmise kontrollimise “tihedus” sõltub väga palju alluva kogemusest, ülesande selgusest ja täitja motivatsioonist. Kui nende teguritega on kõik korras, saate põhimõtteliselt delegeerida kontrolli teostajale endale ja juht peaks teostama minimaalset kontrolli. Kui mõne teguriga pole kõik korras, on vaja aktiivsemat ja sagedasemat jälgimist. Igal juhul on nii enesekontrolliks kui ka kontrolliks vaja määrata mitu vahetulemust koos selgete raporteerimiskuupäevadega. Sel juhul saate ülesande täitmisega seotud probleemid eelnevalt tuvastada ja õigeaegselt meetmeid võtta.
7. Motivatsioon ja stimuleerimine delegeerimise ajal.
Meie jaoks on väga oluline mitte ainult usaldada kellelegi ülesanne, vaid ka olla kindel, et see saab tehtud, et me ei pea seda meelde tuletama, muretsema ega pidevalt jälgima. Selleks on vajalik, et teostaja ise oleks huvitatud delegeeritud ülesande täitmisest ja selle konkreetse tulemuse saavutamisest. Teid võib huvitada: protsessi:
- huvitav ülesanne
- suhtlemine huvitavad inimesed,
- loominguline töö,
- töö vahelduse lisamine,
- antakse suurem autonoomia etteantud ülesande täitmiseks, suureneb vastutuse määr (kuigi mõnel juhul võib vastutusaste olla demotiveeriv!);
- võimalust omandada uusi kogemusi ja teadmisi, sidemeid, mainet,
- võimalus kätt proovida,
nii ja tulemus: - tulemuse tähtsus ettevõttele ja kolleegidele,
- tähtsus alluva enda tuleviku jaoks,
- premeerida, kui tulemus on saavutatud,
- trahv/karistus eeskirjade eiramise korral,
- karjääriühe ülesande või ülesannete seeria täitmise tulemusena jne.
Tegelikult delegeerite tulemuse omamise tagamiseks vastutuse (nii positiivse kui ka negatiivse) selle tulemuse eest.
8. Delegeeritud ülesande täitmata jätmise põhjused
Ülesanne jäi täitmata. Mõnikord juhtub. Praegu on kõige olulisem analüüsida mittevastavuse põhjuseid ja arvestada nendega edaspidiseks.
Delegeeritud ülesande täitmine ei sõltu vähem juhist kui alluvast. Seetõttu ärge kiirustage oma alluvat norima...
Arvatakse, et ülesande täitmiseks on oluline selle seadmisel jälgida järgmist:
- Selge rolli mõistmine esitaja poolt: mida temalt oodatakse, mida ja kuidas tuleks teha, millise aja jooksul, milliste ressursside ja volitustega, milline peaks olema tulemus ja millised nõuded sellele esitatakse.
- Alluva võime seda rolli täita, st vajalike teadmiste, oskuste, kogemuste, füüsiliste ja vaimsed võimed lõpuks volitused.
- Selle rolli täitmise ajendiks on soov täita etteantud ülesanne ja saavutada tulemusi. Motivatsiooni võib pakkuda nii ülesanne ise kui ka lisastimulatsioon.
- Vajalikud "töötingimused" - seadmed, arvutid, kulumaterjalid, tehnika, info, aeg...
Kui ülesanne jääb täitmata, otsi julgelt põhjust ühest loetletud punktist. Või suure tõenäosusega mitu korraga...
Ja lõpuks, kümme reeglit, mis ei väida olevat täielikud, mida tuleb delegeerimisel arvesse võtta:
- Delegeerige kõik, mida saate! Ärge kartke kõike delegeerida. Kaasaegse juhi roll on just nimelt kõike delegeerida ja tagada parimad tingimused neid ülesandeid täita.
- Ärge kunagi delegeerige volitusi ilma selle kasutamise tulemuste eest vastutamata. Ärge kunagi delegeerige vastutust tulemuse eest ilma selle mõjutamiseks vajalike ja piisavate volitusteta.
- Aidake oma alluval alati mõista, mida temalt nõutakse, millised on nõuded tulemusele, millised on piirangud, kuidas ülesannet kõige paremini täita jne. Sinu jaoks on ju oluline mitte ainult tellimust ANDA, vaid veelgi olulisem on see VÕTTA ja TÄITDA!
- Arendage oma alluvaid, andke neile iga kord keerukamaid ja vastutusrikkamaid ülesandeid. Töötage need välja, et järk-järgult vähendada kontrolli intensiivsust ning lihtsustada selgitusi ja delegeerimisprotseduuri ennast.
- Alluv TEAB väga sageli sinust palju paremini, KUIDAS ülesannet kõige paremini täita, aga palju keerulisem on tal sinu eest määrata, MIDA tuleks teha.
- Alati on parem teada probleemidest, vigadest, mittetäitmisest, tähtaegade rikkumisest ette – siis, kui pole veel hilja parandusmeetmeid ette võtta. Selleks määrake kindlaks peamised vahetulemused, millest alluv peab aru andma ja mida peate kontrollima.
- Ülesande ebaselge sõnastus on esimene samm selle ebaõnnestumiseni.
- Andke ülesande edenedes alati oma alluvatele võimalus esitada küsimusi või esitada täpsustavaid küsimusi – see aitab säästa palju aega ja ressursse.
- Unustage fraas "ise teha on kiirem kui kellelegi selgitada." Selgitades üks kord ja kulutades sellega rohkem aega, säästate oma aega tulevikus – siis, kui teie alluvad teevad seda ise ilma selgitusteta.
- Parim kontroll on asjaosalise enesekontroll!
Analüüsige oma delegeerimispraktikat vastavalt pakutud algoritmile, reeglitele, soovitustele ja vastustele pakilistele küsimustele. Ärge ärrituge, kui midagi on valesti. Peaasi on astuda vähemalt paar konkreetset sammu olukorra parandamiseks, võttes arvesse just loetut...
Lubage mul esitada teile paar eelküsimust!
Juhime teie tähelepanu testile patenteeritud Expressi testide seeriast, mis aitab personalijuhil oma tööd igakülgselt hinnata ja kvalitatiivselt ümber struktureerida. See pole mitte ainult tööriist tehtava töö sisukaks ekspressanalüüsiks, vaid ka suurepärane “ joonlaud” oma töö ja tööfunktsioonide kvaliteedi hindamiseks. Need võivad olla ka heaks "kontrollnimekirjaks" ettevõttes toimuvate muudatuste väljatöötamise ja elluviimise protsessis.
Esitame teie tähelepanu Express-testide sarjas kolmandale:
Ekspress test
"Kas me seame endale õiged eesmärgid?"
1) Kas teil on selge ettekujutus, millisena me end viie aasta pärast näha tahaksime?
MITTE PÄRIS
2) Kas teil on selge ettekujutus sellest, milline peaks olema teie ettevõte/ettevõte, kus töötate viie aasta pärast?
MITTE PÄRIS
3) Kas see idee/nägemus vastavalt punktidele 1 ja 2 on kuskil paberil kirjas?
MITTE PÄRIS
4) Kas teil on sel aastal selgete eesmärkide nimekiri?
MITTE PÄRIS
5) Kas nädala või kuu vahemikuga seatud eesmärgid on keskendunud kindlale enamale pikaajalisi eesmärke? Kas olete veendunud, et teie igapäevane töö viib teid nendele eesmärkidele lähemale?
MITTE PÄRIS
6) Kas tead alati selgelt, miks/mida tehakse? betoonitööd/ tegevus/ samm? Ja kas pole nii, et midagi tehakse sellepärast, et keegi teine teeb või sellepärast, et "me oleme alati nii teinud"?
MITTE PÄRIS
7) Kas eesmärgid, mida endale või oma alluvatele seate, on alati mõõdetavad? Kas saate alati kindlaks teha, kas olete eesmärgi saavutanud või mitte või kuivõrd olete selle saavutanud?
MITTE PÄRIS
8) Kas jagate keerulise eesmärgi lihtsateks alaeesmärkideks, mis peaksid lõpuks selleni viima?
MITTE PÄRIS
9) Kas seate endale ja oma alluvatele alati väga raskeid, kuid siiski saavutatavaid eesmärke?
MITTE PÄRIS
10) Kas tead alati, milleni selle saavutamine viib? konkreetne eesmärk? Miks seda tulemust vaja on? Miks seda tehakse?
MITTE PÄRIS
11) Kas teie eesmärkidel on alati selge ajaraam (konkreetne saavutamise kuupäev)?
MITTE PÄRIS
12) Kas kirjutad sageli oma eesmärgid paberile?
MITTE PÄRIS
13) Kas suudate enesekindlalt ja vastutustundlikult kinnitada, et endale ja oma alluvatele seatud eesmärgid on saavutatud? Kas olete rahul sellega, kui hästi need saavutatakse?
MITTE PÄRIS
Kui vastasid kõigile 13 küsimusele jaatavalt, siis suurepärane inimene, kes on juba palju saavutanud ja saavutab peaaegu kõik, mida soovib.
Kui saate 10-12 "Jah" vastust, mõelge, kuidas viia tulemus võimalikult suureks. Ja tee seda – SUL õnnestub.
Kui tulemus on 4-9 "Jah", siis pidage meeles, et "kui nad ei mõtle kaugetele mõtetele, ei väldi nad ka lähedasi kurbusi."
Kui tulemus on 3 või vähem "Jah" - palju õnne, olete "keskmise ettevõtte keskmine töötaja", vaadake ülaltoodud 13 küsimust ja mõelge, kuidas lõpetada "statistilise keskpärasuse" olemine. Kui tahad, saad hakkama...
Kuid peamine on see, et ükskõik kui palju vähem kui 13 jah-vastust teil on, ärge rahunege enne, kui neid on 13! Samm sammu haaval! Proovi proovimise järel! Tegutsema!
Mida saab delegeerida ja mida mitte? Kes saab ja kellele on parem delegeerida? Kuidas seda teha nii, et tulemuses mitte kahelda? Kas vastutus tuleks delegeerida? Millised kontrollimeetodid on kõige tõhusamad, kulutades kõige vähem aega ja vaeva? Kas on olemas delegeerimisreeglid, mis sobivad igaks juhuks?
Need küsimused pakuvad huvi igale juhile – osakonnajuhatajast ettevõtte presidendini. Teid huvitavad vastused neile küsimustele kahel põhjusel:
- esiteks on sul ka alluvad;
- teiseks leiad end väga sageli “kahe tule vahelt”, kui juhi ja alluvate vahel tekivad konfliktsituatsioonid. Veelgi enam, enamasti on see alluva suutmatus täita mis tahes ülesandeid või ülesandeid.
Niisiis, vaatame kõigepealt delegeerimisprotsessi etappide jada:
Samm 1: Eesmärgi (mida ma selle tulemusel saada tahan) ja ülesande (mida selleks täpselt teha tuleb) määratlemine. Samuti on soovitatav kõigepealt kindlaks määrata “emissiooni hind” – ressursside hulk, mille investeerimiseks pean/nõustun.
2. samm: Teostaja kindlaksmääramine - see, kes saab ülesandega hakkama.
Iga kogenud ettevõtja kinnitab, et äri pole ilma delegeerimiseta võimatu. Kui teete kõike ise, siis on see füüsilisest isikust ettevõtja, mitte äri. Kui liigute tasemele, peate mingil moel töövoogu kaasama teisi inimesi. Täna räägime pädevast ülesannete delegeerimisest, mis võimaldab teil vähem töötada ja rohkem teenida.
Kuidas aru saada, kas teil on praegu kasulik delegeerida?
Kui teil pole veel midagi delegeerida, siis pole veel aeg. Aga kui sa keerled nagu orav rattas ja su äri kasumlikkus ei kasva, siis tasuks sellele mõelda. Kõigepealt arvuta oma töötundide maksumus. Teiseks koosta nimekiri ülesannetest, mis ei paku sulle rõõmu ega vii sind edasi.
Kui suudate end mitte armastatud ülesannetest vabastada, makstes teistele nende sooritamise eest sama raha, mille teenite selle aja jooksul ise, on see juba suur saavutus. See vabastab teie päevakavas rohkem energiat tõeliselt oluliste ja huvitavate asjade jaoks.
Kas arvutused on näidanud, et teenite ajaühiku kohta rohkem, kui kulutate ülesannete delegeerimisele? Andke see töö julgelt esinejale üle ja kasutage vabanenud aega kasumlikult või naudinguks.
Oletame, et mõistate, et soovite osa oma ülesandeid ja saate delegeerida. Nüüd mõtleme välja, kuidas ülesannet õigesti delegeerida, et see saaks tõhusalt ja õigeaegselt täidetud.
Brian Tracy, Ameerika enesearengu ekspert ja enam kui 70 raamatu autor, mis on tõlgitud kümnetesse keeltesse võõrkeeled, jagab oma järeldusi tõhusa delegeerimise kohta. Tema delegeerimise kuldvalem on paljude maailmatasemel ettevõtjate seas edukas.
Brian Tracy järgi tõhusa delegeerimise põhimõtted:
1. Valige ülesande tasemele vastav esineja. Kogenud spetsialist saab talle määratud ülesandega kindlasti hakkama ja teil ei teki raskusi. Pole vaja kohe palgata kõige lahedamat professionaali, kuid te ei tohiks palgata ka täiesti algajat.
2. Delegeerige järk-järgult. Olgu see suur, tõsine ülesanne või mitu kohustust, olge järjekindel. Arutage teostuse etappe ja pärast eelmise täitmist andke uus ülesanne.
3.
Andke töötajale täielik vastutus ülesande täitmise eest. Kui inimene teab, et keegi teine seda osa tööst ära ei tee, laeb see teda motivatsiooniga ja tõstab enesehinnangut.
Leppige töövõtjaga kokku soovitud tulemus. Andke konkreetseid juhiseid, et inimene saaks selgelt aru, mida temalt vaja on. Paluge neil probleem oma sõnadega ümber jutustada.
4. Julgustada töötajaid tööülesannete aruteludes osalema. Kui inimene tunneb end seotuna ühine põhjus, muutub tema motivatsioon palju tugevamaks. See suurendab järsult tõenäosust, et ülesannete delegeerimine õnnestub.
5. Seostage ülesande tase täitja pädevustega. Mõnikord ei arvesta juhid sellega, et töötajad võivad vajada määratud töö tegemiseks lisaraha ja aega. Kui esitajal, nagu talle tundub, pole õigust nõuda ressursse "üle normi", võib ülesanne ebaõnnestuda. Ole ettevaatlik.
6. Ärge laske end segadusse ajada pidevast jälgimisest. Kui usaldate töövõtjat, laske tal võtta kogu vastutus talle antud ülesande täitmise eest. Inimesel on õigus iseseisvalt valida talle määratud ülesande lahendamise viis ja teie kontrollite lõpptulemust.
7. Iga edukas juht teab, kuidas ülesandeid delegeerida. Ja seda oskust saab soovi korral kujundada ja arendada ka nende seas, kes pole kunagi volituste üleandmisega kokku puutunud. Kui kardad ikka veel sellele põnevale teele astuda, alusta väikestest majapidamistöödest: palka koristaja või saatke poodi toidukaupa ostma eriväljaõppe saanud inimene. Ja elu sädeleb uutes värvides!
Ettevõtja jaoks on delegeerimine võtmetegur edu. Kui omandate selle oskuse, on teie potentsiaal piiramatu. Kui te kunagi ei õpi ülesandeid õigesti delegeerima, peate tegema kõik ise ja uppuma jätkuvalt rutiinsete kohustuste kuristikku. Te ei kujuta ettegi, kuidas teie elu muutub, kui sinna jäävad ainult huvitavad ja meeldivad asjad.
Kui oled huvitatud ettevõtlusest, proovige kätt 10-päevases ärimängus “Sinu algus”, milles hakkate oma andeid ja tugevusi kasutades oma äriga raha teenima!