Как производится планирование рабочего дня руководителя. Планирование времени руководителя

Как спланировать рабочий день так, чтобы успеть как можно больше и результат был максимальным? Этот вопрос чаще всего задают себе руководители, ведь их главная задача – обеспечить результат. И хотя у рядовых сотрудников тоже зачастую много работы, но они выполняют то, что им говорят. А вот руководитель мыслит иначе – он сам ставит перед собой задачи, и их всегда много, потому что он никогда бы не руководил своим департаментом, компанией, бизнесом, если бы был равнодушен к тому, что происходит вокруг. Поэтому многие руководители стараются провести важную встречу сами, проконтролировать выполнение поставленных задач сами, написать деловые письма сами и т. д., и т. п. Так и получается, что именно руководителям часто дня не хватает на решение даже самых важных задач.

В этой статье я расскажу, как руководителю спланировать свой день так, чтобы нагрузка была допустимой, чтобы не забыть в суматохе о себе и, наконец, чтобы радовали результаты даже самого обычного рабочего дня. А делается это просто.

Шаг 1. Для начала выпишите все, что вам нужно выполнить сегодня.

Пишите результатами – так короче, проще сконцентрироваться на задаче и нет ограничения в способах ее выполнения. Пишите не только рабочие задачи – планировать стоит все.

Шаг 2. Проставьте время выполнения каждой задачи.

Если знаете точно время встречи или звонка – пишите период, например 12:00– 14:00. Если задача не займет или не должна занять больше часа – пишите только время начала, например 11:00. Если же точное время неизвестно, подумайте и запишите, сколько его уйдет на каждую из задач, и так и запишите – 5 минут, 30 минут, 1 час и т. д.

Это очень полезная установка по трем причинам. Первая – вы осознанно ограничиваете временные рамки и постепенно научитесь тратить на задачу не больше, чем запланировали. Вторая – вы сможете правильно оценить временные затраты на разные задачи. Ведь нередко мы считаем наиболее времязатратной самую важную задачу, но это не всегда так. Например, даже самый важный звонок по телефону будет длиться от пяти до тридцати минут. И третья причина заключается в том, что если вы приблизительно прикинете необходимое вам время на выполнение всех выписанных задач, – я думаю, вас не очень удивит тот факт, что и двух-трех суток может не хватить, чтобы сделать все. Вообще мы часто себя обманываем, планируя в уме или на бумаге несметное количество задач, которые хотим выполнить за один день. Поэтому прямо сейчас честно признайтесь – все сделать невозможно. И начните осознанно отказываться от того, что не является главным, важным, приоритетным.

Шаг 3. Теперь расставьте приоритеты по принципу АВС:

А – задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, и сделать это могу только я;
В – задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, но сделать это может кто-то другой. Такие задачи делегируйте и сразу же рядом запишите имя ответственного за выполнение;
С – задача, которая может подождать (для нее желательно сразу подобрать время, когда вы будете ее выполнять в другой день), или же эта не ваша задача, или это задача, от которой вы вполне можете сразу отказаться.

Шаг 4. Из всех задач типа А выберите пять, максимум семь штук.

Выбирайте их по принципу: «Если я выполню эти пять задач, то все равно буду считать, что день прожит не зря, и я буду гордиться результатами». Здорово помогает не распыляться. Уж пять задач за день вы выполнить сможете, и если вы правильно определили приоритеты, то эти задачи дадут максимальный результат.

Очень полезно иметь с указанием времени в строчках – тогда те самые важные пять задач очень легко «нарисовать» обоюдоострыми стрелочками «графика Ганта», как показано на рисунке. Тогда вы увидите, не пересекаются ли у вас задачи и достаточно ли у вас времени, чтобы успеть сделать все запланированное.
Этот метод хорош еще тем, что позволяет выделить время на нередкие в работе руководителя форс-мажоры. У строителей даже есть поговорка: «Умножь бюджет на два, а сроки – на три, и получишь реальные цифры».

Шаг 5. Вам нужно закладывать время на непредвиденные обстоятельства между стрелочками задач «графика Ганта».

Так у вас появится свободное время перекусить, подумать, подготовиться, доделать, проконтролировать, доехать без опозданий и выполнить еще кучу мелких дел, которые не вошли в пять приоритетных задач типа А.

Перечисленные пять шагов планирования рабочего дня – это основа. Но к ней есть множество небольших секретов. На планирование нужно тратить не больше пятнадцати-двадцати минут каждое утро. А вечером обязательно подводить итоги, только не вычеркивать задачи, а ставить рядом с ними плюсы или галочки (это копилка ваших результатов, а не того, что осталось невыполненным). К слову, невыполненные задачи нужно или вычеркнуть, если они потеряли актуальность, или перенести на тот день, когда найдете для них время.

Если по какой-то причине что-то днем пошло не так – проведите оценку ситуации и честно ответьте себе на четыре вопроса:
– Что я хотел получить?
– Что я получил?
– Как я это получил?
– Что я теперь буду делать по-другому?

Сделайте выводы, чтобы больше не совершать подобных ошибок, и спокойно набирайтесь сил перед следующим рабочим днем.

Также вечером желательно «выгрузить» все ваши идеи по поводу завтрашнего дня в планировщик. Не оценивать время и приоритеты, а просто записать все, что пришло в голову. Это позволит не забыть важные моменты и даст возможность спокойно отдохнуть, а не мучиться бессонницей от того, что вы что-то можете забыть или вас что-то беспокоит – пусть за вас беспокоится и помнит планировщик.

Расчасовка страницы планировщика должна идти на двадцать четыре часа, а не на восемь или двенадцать, как в обычных органайзерах, – работа бывает разной (например, прямая связь с другим континентом может быть только ночью), и работа это не единственное, что требует вашего внимания каждый день. А значит, нужен , чтобы было удобнее работать с задачами, составлять графическое расписание и при этом оставалось достаточно места для записей. Но самое главное, пожалуй, даже не это. Все дело в том, что часто люди оценивают приоритетность задачи по принципу «что громче кричит», «горит», «беспокоит», «кажется» и т. п. А планирование может принести действительно серьезные результаты только в случае, когда вы знаете точно, какими должны быть эти результаты.

Поэтому запомните: планирование дня начинается с формирования списка необходимых результатов в долгосрочной перспективе будущего. Почему именно так?

Представьте себе, что вам жизненно важно попасть из пункта А в пункт Б. А теперь представьте, что в пути вам что-то мешает – препятствия, барьеры, отвлечения. Но с чем бы вы ни столкнулись в пути – вы все равно будете двигаться к цели. Что-то может задержать, что-то заставит изменить маршрут или найти новый способ передвижения. Важно то, что вы точно знаете, куда идете, и тогда никакие изменения не смогут сбить вас с намеченного пути.

Поэтому первое, что необходимо сделать каждому уважающему себя руководителю и тем более владельцу бизнеса, – это составить список результатов в перспективе не менее года, а лучше пяти и даже десяти лет. Это ваше видение развития департамента, компании, бизнеса. И это база для принятия ежедневных решений. А также это основа для того, чтобы видеть вокруг возможности. Если вы точно знаете, что хотите выйти на международный рынок, например, уже в следующем году, вы никогда не пройдете мимо удачно подвернувшейся встречи, предложения, партнерства. Если вы не знаете, чего хотите достичь, и не установили сроки достижения цели, – вы упустите такие возможности, просто проигнорировав их или не заметив. Поэтому начните со списка целей и определения хотя бы приблизительных сроков их достижения. Даже этого может быть достаточно для того, чтобы, составляя план рабочего дня, фокусироваться на результатах и правильно расставлять приоритеты. Еще хорошо включать в свои ежедневные планы задачи, которые напрямую будут влиять на достижение цели в будущем.

А чтобы упростить себе задачу, которое позволяет учесть разные направления жизни и работы, и привязать ваши цели и долгосрочные планы к ежедневному планированию. То есть сначала цели, потом, на их основе, – план на десять лет, из этого плана вынуть цели, которых нужно достичь в этом году, из плана одного года вынуть задачи месяца, из плана месяца – задачи дня.

И не забывайте, что каждому руководителю жизненно необходимо умение , при этом не теряя в качестве получаемых результатов. И тогда планирование дня станет для вас по-настоящему простым, удобным и практичным способом получать высокие результаты и удовольствие от работы.

Успехов вам!

Елена Александрова,
бизнес-тренер и директор компании BogushTime

Тайм-менеджмент руководителя — зачем он нужен, как может помочь в выполнении ежедневных рабочих обязанностей? Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками, проверки налоговой, написание отчётности. Предприниматели, руководители часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу посвящена данная статья, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики. Рассмотрим основные рекомендации.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Тайм-менеджмент руководителя предполагает следующие шаги:

• Научиться мотивировать себя, сотрудников к выполнению поставленных задач. Особенно актуально относительно сложных задач;
• Целеполагание — умение правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели;
• Планирование во временных рамках — на год, месяц, день. Составление плана действий для каждого рабочего дня;
• Расстановка приоритетов в выполнении задач, мобильность и готовность к изменению задач, подходов к решению;
• Работа с информацией — важно научиться находить необходимую для решения стратегических и оперативных задач информацию, хранить, использовать, чтобы всегда можно было найти;
• Борьба с поглотителями времени — поиск утечки времени, контроль над распределением временных ресурсов, минимизации необоснованных действий;
• Умение восстанавливать силы — полноценный отдых является залогом успешной деятельности!

Рассмотрим подробнее данные шаги и будем приближаться к эффективной деятельности, контролю над своей жизнью, ведь это не только работа, есть ещё и семья, интересы, друзья. А от правильной организации рабочего процесса зависит наличие времени для других сфер жизни.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу. Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

• Выполнять верно свои задачи. / Ставить правильные задачи.
• Находить решения вопросов. / Использовать творческий подход, искать альтернативы.
• Беречь ресурсы. / Оптимизировать распределение материальных ресурсов.
• Работать, как надо. / Достигать поставленных целей.
• Уменьшать расходы. / Увеличивать прибыльность.

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические — цели работы организации, перспективные задачи и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель, менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым, от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд». Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: Желания — возможности — цель.

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение.

Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Тайм-менеджмент руководителя: планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

• Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
• Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план — от 5-ти лет, на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

Для планирования используйте метод «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

1. написание задач;
2. определение времени выполнения;
3. резерв времени (в соотношении 60:40);
4. определение приоритетов, перепоручение заданий;
5. контроль выполнения (учёт не сделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т- телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени.

Резерв времени предполагает, что при 10 — часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8 часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные встречи, общения, помехи, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу. Завершение дня — контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы, составление плана на следующий день, перенос заданий, которые не состоялись по определённым причинам,не успели полностью выполнить.

АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РФ

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ДЕЛОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

Факультет Делового Администрирования

Курсовая работа

по предмету:

Организационное поведение

на тему №18:

Организация рабочего дня руководителя, управление временем.

Выполнил:

Студент II-го курса,

Шарма Радж Анирудхович

Москва 1998.

Введение 2

Причины дефицита времени 3

Инвентаризация времени 3

Самоменеджмент 4

1. Постановка цели 4

2. Планирование 6

3. Принятие решений 8

4. Реализация и организация 11

5. Контроль 11

6. Информация и коммуникация 12

Заключение 16

Список литературы: 17

Введение

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожелению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Причины дефицита времени.

Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она пораждает хроническую нехватку времени.

Инвентаризация времени

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дифицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

2) сектретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);

3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);

5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);

7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);

8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

Анализ использования времени

Анализ временных потерь

Разбор “поглотителей” времени Техника само-

Менеджмента

Анализ использования времени.

Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

· Анализ вилов деятельности и расхода времени;

· Листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных потерь.

Самоменеджмент

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

1. Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей.

· Значение постановки целей

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

· Нахождение целей

(анализ целей)

Чего я хочу?

· Ситуационный анализ

Что я могу?

· Формулировка целей

(планирование целей)

· Нахождение целей.

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ястности цели.

· Ситуационный анализ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрать (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

Анализ «цель – средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

· Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

2. Планирование.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущесто, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

· Принципы и правила планирования времени.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

1) При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени совбодными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

2) Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено. Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

3) Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

4) Регулярность – системность – последовательность.

5) Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можем справиться.

· Система планирования времени

Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

“Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей”! Дневной план строится на основе декадного плана

· Составление планов дня с помощью метода “Альпы”.

Этот иетод включает 5 стадий:

а) составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени (в соотношении 60:40);

г) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

д) контроль (учёт несделанного)

· Дневник времени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справичником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

3. Принятие решений.

Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предпологает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому давольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

Соблюдать установленные сроки;

Получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

Избегать конфликтов

Избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.

Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов:

· Принцип Парето (соотношение 80:20)

Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод приминительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

· Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:

Составить список всех предстоящих задач.

Систематизировать их по важности и установить очерёдность

Пронумеровать эти задачи

Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

· Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы:

1) Срочные/ важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.

2) Срочные/менее важные дела

3) Менее срочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому.

4) Менее срочные/ менее важные дела.

“От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться”.

Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

· Основы делегирования.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.

Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Управленческая ответственность (не делегируется)

Исполнение

Целесообразно отметить преимущества делегирования:

Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;

Делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятель­ности и компитенции подчинённых;

Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила:

Подобрать подходящих сотрудников;

Распределить сферы ответственности;

Координировать выполнение порученных задач;

Стимулировать и консультировать подчинённых;

Осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;

Давать оценку своим сотрудникам;

Пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.

Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.

4. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей.

Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1) начинать день с позитивным настроением;

2) хорошо позавтракать и без спешки на работу;

3) начинайте работу по возможности в одно и то же время;

4) перепроверка плана дня

5) вначале – ключевые задачи;

6) приступать без раскачки;

7) согласовать план дня с секретарём;

8) утром заниматься сложными и важными делами;

Правила основной части дня:

9) Хорошая подготовка к работе;

10)Влиять на фиксацию сроков;

11)Избегать действий, вызывающих обратную реакцию;

12)Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

13)Избегать незапланированных импульсивных действий;

14)Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;

15)Небольшие однородные задачи выполнять сериями;

16)Рационально завершать начатое

17)Использовать временные промежутки;

18)Работать антициклично;

19)Выкраивать спокойный час;

20)Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

21)Завершить несделанное;

22)Контроль за результатами и самоконтроль;

23)План на следующий день;

24)Домой с хорошим настроением;

25)Каждый день должен иметь свою кульминацию.

· Естественный дневной ритм

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания!

5. Контроль.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

Осмысление физического состояния

Сравнение запланированного с достигнутым

Корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

6. Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

· Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1) при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

2) надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом

5) Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

6) Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.

2. Постановка вопросов. Это критическое чтение.

3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.

4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.

5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

· Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени !

«самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!»

Повеску дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: «План обсуждения».

«План обсуждения»

Тема

Дата

Время Место проведения

Документы для обсуждения

Участники

Пункты повестки дня

Реше-я, рез-ты, мер-тия

Памятка для выпол-ния

После совещания

Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

б) получил ли каждый из участников повестку дня

в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;

г) была ли достигнута цель совещания;

д) сколько времени было использовано неэффективно.

Подраздел, отдел, подотдел

Итоговый протокол совещания

Место проведения:

Продолжительность:

Ведущий обсуждения

Ведущий протокол

(с указанием № тел.)

Повестка дня

От .

Участники совещания

Привлечённые участники

Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.

Результат

Поручение (срок испол.)

Контроль

Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.

Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет».

С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети.

Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

· Рациональное ведение корреспонденции.

1) Подготовьте стандартные ответы;

2) Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

3) Не увлекайтесь размножением документов;

4) Своевременно уничтожайте архивы;

5) Доверяйте сектретарю в разборе почты;

6) Совершенствуйте документооборот;

7) Стремитесь к простой системе документооборота.

Заключение

Если подитожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:

v Время – это уникальнейший ресурс человека.

v Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.

v Внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.

v Делегировать работу другим людям.

v Отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.

v Не огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.

v Делать всё в своё время!

v Ставить правильные цели!

v Постоянно следить за распорядком дня!

v Не забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!

v Спланировать Свой день, неделю и даже месяц.

v Не забывать о контролировании сделанного.

Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также расспределению и рассчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприяития, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

Список литературы.

1. Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…» М.: Дело 1996

2. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, 1995

3. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках», М.: Интерэксперт, 1995