Chi phí đi lại là chi phí do người chịu trách nhiệm gánh chịu do doanh nghiệp chi trả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách hạch toán các chi phí đó trong kế toán và kế toán thuế.
Nghĩa vụ của người sử dụng lao động là hoàn trả chi phí đi công tác. Điều này được nêu trong Điều 168 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga và Quy định về đặc thù của việc đưa người lao động đi công tác, được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 13 tháng 10 năm 2008 N 749.
Đi công tác là chuyến đi của người lao động theo lệnh của người sử dụng lao động trong một khoảng thời gian nhất định để thực hiện một công việc kinh doanh bên ngoài địa điểm công việc lâu dài.
Trước khi cử một nhân viên đi công tác, anh ta sẽ được ứng trước một khoản tiền mặt.
Căn cứ để tính và tạm ứng cho người lao động là hai văn bản nội bộ:
- lệnh hoặc chỉ thị của người quản lý cử nhân viên công ty đi công tác, trong đó nêu rõ họ tên, thời gian và mục đích của chuyến đi (để thực hiện nhiệm vụ công tác) của nhân viên đó;
- quyết định bằng văn bản của người quản lý về việc nhân viên đi công tác bằng phương tiện công vụ hoặc phương tiện cá nhân (nếu được chấp nhận).
Khoản tạm ứng được tính dựa trên các chi phí sau:
- chi phí vé đi lại trong chuyến công tác;
- thanh toán tiền ăn ở khách sạn;
- trợ cấp hàng ngày cho mỗi ngày bạn đi công tác;
- các chi phí khác theo ủy quyền của quản lý.
Công tác phí là loài riêng biệt chi phí, họ không phụ thuộc vào chi phí đi lại và nhà ở.
Không có hạn chế pháp lý nào về số tiền trợ cấp hàng ngày. Các tổ chức thương mại có quyền xác định quy mô của mình bằng hành động nội bộ.
Tuy nhiên, có một giới hạn về mức thuế thu nhập cá nhân phải được tính và khấu trừ đối với người lao động. Năm 2017, giới hạn là 700 rúp mỗi ngày cho các chuyến công tác ở Nga và 2.500 rúp mỗi ngày cho các chuyến công tác nước ngoài.
Các giới hạn tương tự đã có hiệu lực kể từ năm 2017 khi đóng phí bảo hiểm (khoản 2 Điều 422 Bộ luật thuế Liên bang Nga).
Phải trả phụ cấp hàng ngày cho tất cả các ngày đi công tác, kể cả ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ lễ, ngày đi công tác và ngày nghỉ bắt buộc (khoản 11 Quy định cụ thể về cử người lao động đi công tác đã được Nghị định của Chính phủ phê duyệt). Chính phủ Liên bang Nga ngày 13 tháng 10 năm 2008 số 749). Bạn không cần phải cung cấp bất kỳ tài liệu nào xác nhận khoản trợ cấp hàng ngày của bạn.
Khoản tạm ứng được phát hành bằng tiền mặt thông qua quầy thu ngân của công ty hoặc chuyển khoản vào thẻ ngân hàng. Trong vòng 3 ngày sau khi trở về nơi cố định làm việc, người lao động phải báo cáo bộ phận kế toán số tiền nhận được.
Xin lưu ý rằng vào năm 2017, trên cơ sở Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 29 tháng 12 năm 2014 số 1595, bạn không phải cấp giấy chứng nhận du lịch và công tác chính thức.
Đối với báo cáo, người lao động cung cấp báo cáo trước theo mẫu AO-1 hoặc theo mẫu do doanh nghiệp tự xây dựng. Các tài liệu xác nhận các chi phí phát sinh (vé, chứng từ khách sạn, séc, v.v.) được đính kèm vào báo cáo.
Nếu chuyến đi đến và đi từ chuyến công tác được thực hiện bằng phương tiện cá nhân hoặc công vụ, bạn phải cung cấp bản ghi nhớ, vận đơn, theo đó tính toán quãng đường đã đi và đính kèm hóa đơn, biên lai mua nhiên liệu. Khả năng hoàn trả các chi phí này phải được phản ánh trong chính sách kế toán của tổ chức.
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống thuế đơn giản (“thu nhập trừ chi phí”) tính chi phí đi lại giống như với hệ thống chung và tính chúng vào chi phí.
Tuy nhiên, ngày mà số tiền đi công tác được tính vào chi phí có thể khác nhau.
Chi phí cho hệ thống thuế đơn giản hóa được ghi nhận khi chúng được thanh toán. Nếu nhân viên được tạm ứng thì chi phí đi lại này sẽ được phản ánh trong chi phí hệ thống thuế đơn giản kể từ ngày phê duyệt báo cáo tạm ứng, tùy thuộc vào việc cung cấp các tài liệu chính hỗ trợ.
Công ty chúng tôi quyết định trả khoản trợ cấp hàng ngày cho các chuyến công tác nước ngoài với số tiền 4.000 rúp. Trợ cấp hàng ngày với số tiền 2500 rúp. Chúng tôi tính chi phí đi lại vào một tài khoản riêng. Từ số tiền vượt quá mức trợ cấp hàng ngày (4000-2500 = 1500 rúp), chúng tôi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ở mức 13%. Chúng tôi nên phản ánh số tiền vượt quá 1500 rúp trong tài khoản nào, có lẽ là lợi ích vật chất dưới dạng tiền lương. để ký kết hợp đồng lao động với nhân viên cho khoản thanh toán này?
1. Trong kế toán, phản ánh chi phí thanh toán các khoản trợ cấp hàng ngày bằng cách ghi Nợ 20 (23,26,44) Tín dụng 71 đầy đủ (4000 rúp), khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với số tiền vượt quá trợ cấp hàng ngày của nhân viên Ghi nợ 70 Tín dụng 68 “Tính thuế thu nhập cá nhân” ((4000 -2500) x 13% = 195 rúp.). Khi tính thuế thu nhập, khoản trợ cấp hàng ngày không được chuẩn hóa (tiểu khoản 12, khoản 1, điều 264 Bộ luật thuế Liên bang Nga). 2. Không, không cần thiết. Thủ tục và số tiền hoàn trả chi phí đi lại, bao gồm cả trợ cấp hàng ngày, do tổ chức thiết lập một cách độc lập. Chỉ cần bảo đảm chúng theo lệnh của người quản lý hoặc ghi rõ chúng trong thỏa ước tập thể (lao động) (Phần 4 Điều 168 Bộ luật Lao động Liên bang Nga).
Cơ sở lý luận
Từ cuốn sách “13.200 mục kế toán có chú thích. Alexey Teplykov"
7.18.1. Chi phí phát sinh của người có trách nhiệm trong chuyến công tác
Phản ánh trong kế toán việc xóa bỏ các chi phí cá nhân mà nhân viên của một tổ chức phải gánh chịu khi đi công tác sau khi nộp báo cáo trước.
| № | Ghi nợ | Tín dụng | Nội dung của hoạt động |
| Các bút toán kế toán khi phản ánh các khoản phụ cấp đi công tác hàng ngày* | |||
| 1 | , , vân vân. | Phụ cấp đi công tác hàng ngày đã bị xóa bỏ. Số tiền trợ cấp hàng ngày được thiết lập theo quy định của địa phương của tổ chức | |
| 2 | Tiểu khoản 68 “Tính thuế thu nhập cá nhân” | Thuế thu nhập (NDFL) được khấu trừ từ số tiền trợ cấp hàng ngày vượt quá của nhân viên. Tiêu chuẩn trợ cấp hàng ngày được miễn thuế thu nhập cá nhân, được thành lập theo khoản 3 Điều 217 của Bộ luật thuế Liên bang Nga | |
Làm thế nào để tính đến các khoản phụ cấp hàng ngày cho mục đích thuế. Tổ chức áp dụng hệ thống chungđánh thuế
Tổ chức xác định số tiền trợ cấp hàng ngày một cách độc lập (). Khi tính một số loại thuế, khoản phụ cấp hàng ngày được tính đến trong giới hạn*.
Thuế thu nhập
Khi tính thuế thu nhập, trợ cấp hàng ngày không được chuẩn hóa* (tiểu khoản 12, khoản 1, điều 264 Bộ luật thuế Liên bang Nga, công văn của Bộ Tài chính Nga ngày 6 tháng 2 năm 2009 số 03-03-06/ 1/41). Đưa chúng vào chi phí theo mức quy định theo thỏa ước tập thể hoặc quy định của địa phương của tổ chức: mệnh lệnh, Quy định về thù lao, quy định về đi công tác, v.v. (
Kế toán chi phí đi lại năm 2018-2019 có những đặc điểm riêng. Chúng ta hãy xem xét những tài liệu mà một kế toán viên nên sử dụng để tính toán chính xác và tính đến chi phí đi công tác.
Kế toán chi phí đi lại: tính toán và đăng ký
Nhiều công ty và cá nhân doanh nhân, trong quá trình hoạt động của mình, phải đối mặt với nhu cầu cử nhân viên đi xa nơi làm việc lâu dài của họ để thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. Chuyến đi như vậy được gọi là chuyến công tác (Điều 161 Bộ luật Lao động Liên bang Nga). Đồng thời, người sử dụng lao động có nghĩa vụ bảo đảm công việc, thu nhập trung bình cho người lao động đã đăng tuyển, đồng thời bồi thường các chi phí mà anh ta phải gánh chịu, danh sách này do pháp luật quy định.
Để hạch toán chi phí đi lại một cách chính xác và hợp lý, kế toán viên phải có đầy đủ các chứng từ xác nhận tính xác thực của giao dịch kinh doanh.
Kế toán chi phí đi lại có thể được chia thành 2 giai đoạn chính:
- tính toán sơ bộ và cấp tiền vào tài khoản cho khách đi công tác;
- phê duyệt báo cáo trước của nhân viên về số tiền đã chi tiêu.
Để tạm ứng chi phí đi công tác cho nhân viên, kế toán cần tính toán dựa trên 2 chứng từ nội bộ:
- lệnh hoặc chỉ thị của người quản lý cử nhân viên công ty đi công tác, trong đó nêu rõ họ tên, thời gian và mục đích của chuyến đi (để thực hiện nhiệm vụ công tác) của nhân viên đó;
- quyết định bằng văn bản của người quản lý về việc nhân viên đi công tác bằng phương tiện công vụ hoặc phương tiện cá nhân (nếu được chấp nhận).
Dựa trên nội dung được ghi trong hai tài liệu địa phương này, cũng như các quy định đi công tác do công ty xây dựng và áp dụng, kế toán sẽ tính tạm ứng tiền mặt, bao gồm:
- chi phí vé đi lại trong chuyến công tác;
- thanh toán tiền ăn ở khách sạn;
- trợ cấp hàng ngày cho mỗi ngày bạn đi công tác;
Đọc về việc có nên trả cho nhân viên khoản trợ cấp hàng ngày cho những ngày đi lại nếu vé bao gồm các bữa ăn hay không. “Vé đi công tác đã bao gồm các bữa ăn - người lao động có được trả lương công tác phí cho những ngày đi đường không?” .
- các chi phí khác được quản lý cho phép.
Trợ cấp hàng ngày không phụ thuộc vào chi phí đi lại và nhà ở. Khoản mục chi phí riêng này được xác định là tiền mặt cần thiết cho công việc và chỗ ở trong chuyến công tác (để ăn uống).
Khoản trợ cấp hàng ngày không bị giới hạn bởi pháp luật và mọi tổ chức thương mại đều có quyền xác lập số tiền của mình bằng hành động nội bộ. Đồng thời, bạn cần nhớ rằng có một giới hạn trên đó cần phải tính thuế thu nhập cá nhân và khấu trừ từ người lao động, cũng như tích lũy. phí bảo hiểm. Năm 2018-2019, giới hạn này là 700 rúp. mỗi ngày cho các chuyến công tác ở Nga và 2.500 rúp. - cho các chuyến công tác nước ngoài.
Trợ cấp hàng ngày được chi trả cho tất cả các ngày đi công tác, kể cả ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ không làm việc cũng như những ngày đi đường, dừng chân bắt buộc (khoản 11 quy định cụ thể về cử người lao động đi công tác, được Nghị định của Chính phủ phê duyệt). Chính phủ Liên bang Nga ngày 13 tháng 10 năm 2008 số 749). Người lao động không cần khai báo việc sử dụng phụ cấp hàng ngày.
Các chi phí khác có thể bao gồm chi phí liên lạc di động, Internet và thanh toán hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho công việc.
Nhân viên nhận tạm ứng tại quầy thu ngân của tổ chức hoặc bằng cách chuyển khoản không dùng tiền mặt vào thẻ và trước khi kết thúc 3 ngày sau khi trở về nơi làm việc cố định, nhân viên sẽ báo cáo số tiền nhận được cho bộ phận kế toán.
QUAN TRỌNG! Vì kế toánđối với chi phí đi lại trong năm 2018-2019 không cần cấp giấy chứng nhận đi lại và công tác chính thức (Nghị quyết của Chính phủ Liên bang Nga ngày 29/12/2014 số 1595). Việc phê duyệt báo cáo số tiền chi tiêu sẽ phải được thực hiện trên cơ sở các tài liệu do nhân viên cung cấp và phù hợp với các quy định về chuyến công tác đã được tổ chức thông qua.
Tuy nhiên, nhiều công ty, nhằm giảm thiểu rủi ro xảy ra tình huống gây tranh cãi với cơ quan thuế, vẫn tiếp tục sử dụng các quy định trước đây để xử lý chi phí đi lại. Ví dụ, vì nếu một nhân viên sử dụng phương tiện riêng của mình và không thể xác nhận ngày đi và đến bằng giấy thông hành, phiếu dịch vụ, theo ý kiến của Bộ Tài chính, sẽ không phải là tài liệu xác nhận thời gian đi lại. ở lại đi công tác (công văn của Bộ Tài chính ngày 20/4/2015 số 03-03-06/22368). Do đó, thanh tra viên có thể có thắc mắc liên quan đến số tiền trợ cấp hàng ngày. Và nếu giấy chứng nhận du lịch được cấp có dấu hiệu đến/đi thì có thể tránh được tranh chấp.
Kế toán chi phí đi công tác nước ngoài
Một chuyến công tác nước ngoài được xử lý tương tự như ở Nga, chỉ có một số đặc điểm:
- Bổ sung thêm chi phí để xin thị thực, hộ chiếu nước ngoài, lãnh sự và các khoản phí cần thiết khác khi đi ra nước ngoài (khoản 12 Điều 264 Bộ luật thuế).
- Giới hạn trợ cấp hàng ngày, được miễn thuế thu nhập cá nhân và các khoản đóng góp khi đi du lịch đến quốc gia khác, là 2.500 rúp.
- Khi đi du lịch nước ngoài, thời điểm tính trợ cấp hàng ngày được xác định theo giấy tờ đi đường, trường hợp vắng mặt thì theo giấy tờ đi đường hoặc giấy tờ chứng minh của bên nhận (khoản 7 Quy định về đi công tác số 749).
- Các văn bản chính được ban hành ngày ngoại ngữ, phải được dịch sang tiếng Nga (khoản 9 của Quy chế kế toán, được Bộ Tài chính Liên bang Nga phê duyệt ngày 29 tháng 7 năm 1998 số 34n).
Nếu nhân viên tự mua loại tiền đó thì khi lập báo cáo phải đính kèm giấy chứng nhận đã mua loại tiền đó. Nếu không có giấy chứng nhận như vậy thì chi phí sẽ được tính lại theo tỷ giá của Ngân hàng Trung ương tại thời điểm nhận tiền chịu trách nhiệm (khoản 5, 6, 7 của PBU 3/2006).
Sau khi báo cáo được phê duyệt:
- số dư tạm ứng, được trả lại bằng ngoại tệ, được ghi có vào quầy thu ngân và quy đổi thành rúp theo tỷ giá hối đoái chính thức vào ngày nhận tiền;
- khoản chi tiêu quá mức bằng ngoại tệ được cấp cho người lao động bằng đồng rúp, được tính lại theo tỷ giá hối đoái vào ngày báo cáo tạm ứng được phê duyệt.
Đối với khoản trợ cấp hàng ngày bằng ngoại tệ, phần chịu thuế thu nhập cá nhân phải được tính lại bằng rúp theo tỷ giá vào ngày cuối cùng của tháng phê duyệt báo cáo tạm ứng (công văn của Bộ Tài chính ngày 1/11). , 2016 số 03-04-06/64006).
QUAN TRỌNG! Nếu ở địa phương hành động quy phạm công ty ghi số tiền trợ cấp hàng ngày bằng ngoại tệ nhưng trả cho người lao động bằng đồng rúp thì không cần tính lại (công văn của Bộ Tài chính ngày 22/4/2016 số 03-04-06/23252).
Chi phí đi lại theo hệ thống thuế đơn giản “thu nhập trừ chi phí”
Khi cử nhân viên đi công tác, tổ chức sử dụng hệ thống thuế đơn giản hóa để tính chi phí đi lại theo cách tương tự như trong OSNO. Hoàn trả mọi thứ cho nhân viên được quy định bởi pháp luật chi phí đi lại, doanh nghiệp có quyền giảm thu nhập của mình vì mục đích tính thuế, với điều kiện là có xác nhận bằng văn bản và chứng minh kinh tế về các chi phí phát sinh (khoản 13, khoản 1, điều 346.16 của Bộ luật Thuế Liên bang Nga).
Một đặc điểm khác biệt là ngày mà chi phí đi lại được tính vào chi phí. Do việc hạch toán chi phí trong hệ thống thuế đơn giản được thực hiện trên cơ sở tiền mặt nên ngày ghi nhận chi phí được coi là ngày phê duyệt báo cáo tạm ứng. Tuy nhiên, nếu nhân viên đã dành quỹ riêng và công ty hoàn trả cho anh ta thì số tiền hoàn trả phải được ghi vào sổ thu nhập, chi phí tại thời điểm tiền được xuất từ sổ kế toán (khoản 2 Điều 346.17 Bộ luật thuế Liên bang Nga).
Một sắc thái nữa. Theo Bộ Tài chính, một doanh nhân cá nhân không có nhân viên trên cơ sở đơn giản hóa không thể tính chi phí cho chuyến đi của chính mình. Bộ biện minh cho quan điểm này như sau: Chuyến công tác là chuyến đi của người lao động theo sự chỉ đạo của người sử dụng lao động. Nhưng cá nhân doanh nhân không có người sử dụng lao động, cũng như bản thân người đó không thể là người làm thuê cho chính mình (Thư của Bộ Tài chính ngày 26/02/2018 số 03-11-11/11722, ngày 05/07/2013 số 11722). 03-11-11/166). Theo quy định, các tòa án không đồng ý với kết luận như vậy (Nghị quyết của Cơ quan chống độc quyền liên bang vùng Viễn Đông Nga ngày 22 tháng 8 năm 2011 số F03-3248/2011).
Đọc thêm về cách ghi nhận chi phí theo hệ thống thuế đơn giản trong tài liệu “Chi phí chấp nhận được theo hệ thống thuế đơn giản năm 2018 - 2019” .
Phản ánh chi phí đi lại trong kế toán
Báo cáo tạm ứng đã được phê duyệt - theo Mẫu AO-1 hoặc theo mẫu được lập độc lập - kèm theo các tài liệu xác nhận các chi phí phát sinh vì lợi ích của công ty sẽ làm cơ sở phản ánh các chi phí này trong kế toán.
Kế toán khi kiểm tra báo cáo tạm ứng, tính toán điều chỉnh mức phụ cấp hàng ngày (nếu đi công tác ngắn hơn hoặc dài hơn dự kiến) trên cơ sở vé du lịch, từ đó lấy ngày đi, ngày về. Ngày khởi hành được coi là ngày hiện tại nếu thời gian khởi hành trên vé là trước 24h00 và từ 00h00 ngày hôm sau.
LỜI NHẮC NHỞ! Nếu chuyến đi bằng phương tiện cá nhân thì mức phụ cấp hàng ngày được tính theo vận đơn và hoá đơn lưu trú, theo đó kế toán có thể theo dõi ngày đến và ngày đi để tính ngày đi công tác.
Nếu không có giấy tờ du lịch cũng như giấy tờ xác nhận việc cư trú tại nơi đi công tác, nhân viên sẽ cung cấp thông báo chính thức về thời gian lưu trú thực tế trong chuyến công tác, được xác nhận bởi hồ sơ của bên nhận. Người có trách nhiệm của tổ chức nơi người lao động được cử đến phải đánh dấu ngày đến và ngày đi (khoản 7 Quy chế đi công tác ngày 13/10/2008 số 749).
Nếu một nhân viên đã sử dụng phương tiện giao thông công vụ hoặc cá nhân và cần được bồi thường cho việc sử dụng phương tiện đó và xăng dầu thì anh ta phải nộp một bản ghi nhớ, vận đơn tính toán quãng đường đã đi và đính kèm hóa đơn, biên lai mua nhiên liệu. Khả năng hoàn trả các chi phí đó phải được quy định trong chính sách kế toán.
Các giấy tờ cho thuê nhà ở xác nhận việc thanh toán cũng phải được kiểm tra: séc, biên lai, hợp đồng thuê nhà, biên nhận từ chủ sở hữu nhà hoặc căn hộ. Trong quá trình xác minh, số tiền thực tế đã thanh toán và xác nhận sẽ được tính đến và phê duyệt.
Các bút toán kế toán chi phí đi lại
Hãy xem xét những mục nào trong năm 2018-2019 để hạch toán chi phí đi lại được cung cấp trong Sơ đồ tài khoản.
Vào ngày tạm ứng cho nhân viên đi công tác, ghi như sau:
Dt 71 Kt 50, 51 - tiền đã được trả chi phí đi lại.
Sau khi phê duyệt báo cáo chi phí, các mục sẽ được thực hiện theo cách phân bổ số tiền chi tiêu theo mục đích của chúng:
Dt 20, 23...44 Kt 71 - trợ cấp hàng ngày, vé đi lại (chưa VAT), hóa đơn khách sạn (chưa VAT);
Dt 19 Kt 71 - Phản ánh VAT đối với chi phí đi lại và nhà ở;
Dt 68 Kt 19 - được chấp nhận khấu trừ VAT chi phí đi lại, ăn ở;
Đt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - đã tính đến các chi phí khác;
Dt 50 Kt 71 - trả lại bàn thu ngân của tổ chức số dư tạm ứng;
Dt 71 Kt 50 - bồi thường cho việc vượt mức.
Cuối tháng có thể đăng bài như sau:
Dt 70 Kt 68 - thuế thu nhập cá nhân được khấu trừ đối với khoản trợ cấp hàng ngày vượt quá giới hạn.
Những giao dịch nào và trong trường hợp nào cần phải thực hiện khi cấp tạm ứng cho chuyến công tác, đọc bài viết “Phát hành dưới dạng báo cáo chi phí đi lại - đăng tải” .
Kết quả
Các chi phí của tổ chức - về đi lại, nhà ở, trợ cấp hàng ngày và các chi phí khác đã được ban quản lý phê duyệt - công ty có quyền phân bổ vào chi phí và giảm cơ sở tính thuế. Kế toán viên phải thực hiện một cách có trách nhiệm trong việc kiểm tra báo cáo để cơ quan kiểm tra không có bất kỳ nghi ngờ hoặc thắc mắc nào.