Как успевать жить и работать? Быть рабочей лошадкой, без которой воз проблем не сдвинется с места, в какой-то мере даже лестно.
Ощущая свою незаменимость и полезность, многие люди добровольно впрягаются в «трудоголическую» телегу и с обреченным спокойствием принимают отсутствие личной жизни. О детских мечтах и манящих хобби приходится забыть.
Они ничего не успевают, ими вечно недовольны родственники и жены, требующие внимания, а о стрессах и нервных срывах можно даже не упоминать.
Отчасти проблема в нас самих – мы не верим, что может быть иначе. Что можно успевать жить и работать одновременно, причем так, что все вокруг будут довольны.
Достаточно освоить азы тайм-менеджмента , изменить несколько жизненных приоритетов и поверить в себя .
Об управлении временем написано немало книг. Это, например, «Тайм-драйв» Глеба Архангельского, «Время. Секреты управления» Боба Адамса или одноименное нашей статье творение Дона Аслетта.
Все их главные правила упираются в один тезис: время – это наше главное богатство , которое не купить ни за какие коврижки . И как только мы сами начнем его ценить , наши дела пойдут в гору .
Куда уходит время
Давайте подумаем, почему нам не хватает времени на личную жизнь, увлечения, жен и матерей? Потому что мы не успеваем в срок сдать отчеты и планы, потому что задерживаемся в офисе допоздна, а домой приходим выжатые словно лимон.
А значит, мы неправильно отдыхаем (раз выжатые) и не тем занимаемся в офисе (раз задерживаемся).
, надо пересмотреть весь свой рабочий день . То, что обычно люди делают, чтобы 5 минут отдохнуть от дел, никуда не годится.
Обновление Твиттера, проглядывание фото в Инстаграм, просмотр чужого блога, пролистывание новостной колонки – все это не только мешает сосредоточиться на своих обязанностях, но и не дает должного отдыха ни мозгу, ни глазам. Люди добровольно и с упоением убивают время.
Всегда выходите из кабинета на природу, ходите пешком, делайте упражнения, смотрите на деревья и воду.
На вашем рабочем месте должно быть как минимум чисто, нужные документы и вещи – поблизости и рассортированы, никакого творческого беспорядка.
Треть трудовой жизни мы тратим на то , чтобы найти что-то нужное .
Органайзер в мозгу
Планирование – главный инструмент в тайм-билдинге . Планировать и заносить в ежедневник нужно все – и отдых, и хобби, и важные мероприятия, и деловые встречи, и покупки.
Старайтесь так строить свой график, чтобы за одну поездку по городу вы смогли решить максимальное количество вопросов.
Продумайте маршрут , чтобы успеть к ребенку на утренник, но по пути заехать в ателье на примерку и в аптеку за лекарствами. Во время примерки вы успеете поговорить с партнерами по телефону, а заодно набросать речь для вечернего собрания.
В автомобильной пробке вы сможете дослушать увлекательную аудиокнигу или освежить свой деловой английский.
Муж моей подруги каждое утро 40 минут метается по квартире, собираясь на работу. Это жалкое зрелище, потому что в итоге он все равно умудряется забыть либо ноутбук, либо мобильный.
В его голове отсутствует четкий план «умыться/одеться/распечатать/позвонить/проверить/положить». И это создает проблемы для всей семьи, которая с трудом вспоминает, как выглядит рассеянный папа.
Крайне эффективно сначала продумывать свои действия, манипулировать ими в голове, оптимизировать. И только потом «бросаться в атаку».
Кому это надо
Важные аспекты – ваша мотивация и ваши приоритеты . В конце концов, не пора ли завести документ, в котором вы сами себе объясните, для чего вам нужно дополнительное время.
Поймете, как неубедительно звучит: «Я уже пять лет не был на рыбалке, времени нет совсем».
Если вы действительно хотите на рыбалку, внесите ее в свой график. В субботу в 6 утра – рыбалка, и точка.
А значит, в пятницу вы должны управиться с делами пораньше и успеть подготовиться: загодя собрать снасти, заехать в магазин, купить наживку, проверить крючки и катушку.
Целью любой работы является обеспечение вашего досуга и отдыха . Что сделает вас счастливым – несколько вечеров, убитых телевизором, или семейная поездка к морю?
Ощущение кубиков на теле после тренировки в фитнес-центре или бесцельная болтовня по телефону о проблемах старого знакомого?
Чтобы успевать жить и работать , взвешивайте «за» и «против» , но не забывайте о ценности своего времени : это самая весомая единица .
Вы что-то можете сделать вручную, самостоятельно – выкопать колодец на даче, поклеить обои, сколотить лавку, собрать шкаф, сшить чехлы на подушки.
Если вам это занятие по душе, то почему бы и нет? А если это просто трата времени ради экономии денег, тут понадобятся весы.
На одну чашу мы кладем сэкономленные 10 тысяч рублей и потраченную на шкаф неделю отпуска, который можно было провести с родными. На другую – более скромный отдых с семьей, но потраченные деньги.
И выбор тут очевиден, ведь время , как мы уже говорили, бесценно !
Соберитесь, подумайте хорошо – нужно и можно успевать жить и работать!
Наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время. Жизнь человека подчинена различным ритмам, поэтому отдых также должен быть ритмичным. Например, 5 минут каждый час.
Во время отдыха отвлекитесь, чтобы лучше восстановить силы. Вместо того чтобы сидеть в интернете, прогуляйтесь или сделайте несколько упражнений.
Сделайте лень творческой. В периоды лени загрузите мозг информацией по важной для вас творческой теме и ленитесь на 100 %, не пытаясь решать проблемы и не мучаясь угрызениями совести.
Повысьте эффективность сна, засыпая и просыпаясь по режиму и оптимизируя его продолжительность. Наш сон состоит из нескольких циклов продолжительностью 1-1,5 часа. Когда длительность сна кратна длине цикла, просыпаться гораздо легче. Перед сном проветрите комнату, не наедайтесь и разгрузите мозг от дневных забот - погуляйте или почитайте художественную книгу.
Применяйте «микросон» в течение рабочего дня. Биоритмы человека имеют два подъёма и два спада в течение дня. Первый спад происходит в районе 13-15 часов, второй - вечером. Если отдохнуть 10-15 минут во время первого спада, работа пойдёт гораздо эффективнее.
Мотивация: как справляться с неприятными задачами
Чтобы быстрее выполнить сложные и неприятные задачи, научитесь настраиваться на них, используя «якоря», материальные привязки - музыку, цвета, ритуалы. Но не используйте «якорь», связанный с работой, на отдыхе.
Применяйте «метод швейцарского сыра» - выполняйте задачу не в логическом порядке, а в произвольном. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем просто.
Разбейте задачу на несколько частей и поощряйте себя, закончив одну часть. Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку» - выполняйте простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся проблемой. Если же решать одну из них каждое утро, то они быстро закончатся и обеспечат хорошее настроение на весь день.
Дробите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (части). Если задача огромна и невыполнима, разделите её на выполнимые части. Измеряйте затраты времени на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя подталкивает человека к действиям.
«Сожгите корабли» - создайте ситуацию, когда отказаться от какого-либо задания невозможно. Такие ситуации позволяют людям некоторых типов работать более эффективно.
Заведите таблицу ежедневных дел и отмечайте в ней выполненные задачи. Слишком большое количество пропусков по какому-либо пункту подаст вам тревожный сигнал и заставит сделать необходимое.
Сделайте календарик-пинарик. В верхней строке напишите цифрами прожитые годы, в нижней - будущие, а в строках таблицы - дни месяцев. Каждое утро, приступая к работе, зачёркивайте половину наступившего дня. Вечером - вторую половину. Это поможет вам почувствовать ход времени.
Цели: как приблизить мечты к реальности
Определите миссию, сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели. Вместо «реактивного» подхода - реакции на внешние обстоятельства, применяйте «проактивный» - выстраивайте жизнь по своему желанию, активно влияйте на события.
Чтобы определиться с целями, представьте, каким вы хотите видеть ваш день через несколько лет. Постарайтесь освободиться от навязанных штампов - дорогих машин, часов и прочих атрибутов, - если они не являются для вас реальной ценностью.
Определить ценности поможет «мемуарник». Записывайте в него главные события жизни. «Мемуарник» позволит вам сформировать список ключевых ценностей и побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном.
Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии. Что изменится в мире и останется после вас, когда всё закончится?
Ищите ваше призвание. Если миссию мы можем изменить, то призвание - нет. Призвание - это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. Им может быть не только революционное открытие, но и простая жизненная задача.
Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни, чтобы увидеть общую структуру и установить гармонию различных направлений деятельности. Карта ключевых областей похожа на дерево. Вместо хаоса мелких дел - ясные ветви с листьями-делами.
Начертите график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам, чтобы отслеживать, куда и как вы движетесь. Иногда сложно понять, чего хочется, но лучше немного ошибиться и впоследствии подкорректировать планы, чем через годы понять, что время прошло и ничего не достигнуто.
Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART:
- S pecific - конкретные
- M easurable - измеримые
- A chievable - достижимые
- R ealistic - актуальные
- T ime-bound - ограниченные во времени
Чётко определите, чего вы хотите и в какие сроки, а затем выразите это в денежном эквиваленте.
Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире
Контекстное и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» поможет вам всегда уложиться в срок.
Задачам, которые сложно привязать к определённому времени, подойдёт контекстный подход. Для каждой такой задачи заведите отдельную страницу ежедневника или категорию задач в компьютеризированной системе планирования.
При командной работе удобны доски контекстного планирования, где в строках перечислены проекты, а в столбцах - участники команды. На их пересечении перечисляются задачи. Менеджер сразу увидит задачи, за которые отвечает подчинённый, и вопросы, которые необходимо обсудить.
Задачи с жёстким сроком исполнения эффективнее планировать на год, неделю и день, соблюдая правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Всё актуальное переносится в раздел «День». При планировании следующей недели просматривается раздел «Год».
Такой подход позволяет не загонять себя в жёсткие рамки и гарантирует, что нужная задача вспомнится во время просмотра разделов «Год» и «Неделя».
Раздел «Неделя» можно дополнить следующими инструментами планирования.
- Список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника.
- Список задач на стикерах в специальном разделе ежедневника. Ежедневно просматривая раздел, переносите стикеры с «дозревшими» задачами в наступающий день в ежедневнике.
- Обзорный график регулярных задач.
- Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
- Планнинг со списком «гибких» задач на неделю рядом с «жёсткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.
«Долгосрочный» раздел - это «стратегическая картонка» со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Она может содержать:
- план ключевых мероприятий на год;
- крайние сроки ключевых проектов;
- список небольших задач с далёким сроком исполнения, не попавших в контекстные разделы ежедневника;
- график дней рождения, памятных дат и т. п.
Аналогично принципу «День - Неделя» можно организовать работу сотрудников на доске планирования. Для этого в столбцах перечислите сотрудников, в строках - горизонты планирования, а на их пересечении - задачи.
Для контроля рутинных дел пригодится таблица, в строках которой перечислены эти дела, а в столбцах - время, за которое их нужно выполнить. На пересечениях отмечаются сделанные и несделанные дела. Пропуск такой задачи не играет большой роли, но большое количество пропусков сразу станет заметно.
Для выполнения долгосрочных задач определите, сколько времени в день на них уйдёт, и введите их в недельный план. Для этого возьмите общий объём работы, производительность труда, и вычислите, сколько всего времени уйдёт на задачу. Затем разделите это время на части и внедрите их в еженедельный план.
Планирование: как укладываться в сроки
Настройте личную систему планирования рабочего дня, используя «жёсткие» и «гибкие» задачи. Выделяйте 10 минут на создание полной картины задач на день. План дня должен быть собран в одном месте и обязательно в письменном виде. Формат и носитель выбирайте по вкусу. Главное - чтобы он вам действительно нравился, и к нему хотелось возвращаться.
В течение дня корректируйте план по обстоятельствам. Составленный план не догма, он нужен для переменчивых ситуаций.
Заведите «стратегическую картонку» с ключевыми долгосрочными целями. На этот же лист можно выписывать задачи, не привязанные к конкретному дню, чтобы они всегда были перед глазами; держать список актуальных контактов; выписывать «темы для размышления» и т. д.
В плане дня разделяйте «жёсткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.
- «Жёсткие» - привязанные к конкретному моменту.
- «Гибкие» - не привязанные к точному времени.
- «Бюджетируемые» - крупные и важные задачи, отнимающие много времени, у которых нет жёстких сроков исполнения.
Планируйте сначала жёсткие, затем бюджетируемые, потом гибкие задачи.
Выделите 2-3 приоритетные задачи в списке и начните работу с них. К приоритетным делам относятся срочные и контролирующие работу подчинённых. Выполнение задач в таком порядке позволит сделать наиболее важные дела, даже если часть менее приоритетных задач останется невыполненной.
«Жёсткие» встречи планируйте с резервом времени. Согласовывайте с партнёрами точность, с которой надо приходить на встречу.
Запасайтесь избыточной информацией на случай, если всё пойдёт не по плану. Это позволит вам сэкономить время, если партнёр не встретит вас, записанный мобильный будет недоступен, а в аэропорту ночью не окажется ни одного такси.
Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное
Научитесь отсеивать лишние дела и выделять ключевые задачи. Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа», чтобы очистить жизнь от ненужных дел. Приучайте окружающих к твёрдому «нет» без объяснения причин.
Используйте «здоровый пофигизм» и откладывайте лишние дела на как можно более длительный срок. Часто до их выполнения дело просто не доходит.
«Покупайте» время, нанимая профессионалов. При этом можно не нанимать постоянных помощников, а ограничиться разовыми услугами.
Давая задания подчинённым, не вменяйте им в обязанность напоминать вам о них. Самостоятельно создавайте обзор задач и контролируйте их выполнение.
Используйте для приоритезации задач взвешенные оценки. Определите критерии и значимость каждого из них, чтобы в сумме они давали 100 %. Затем оцените задачу по каждому из критериев, умножьте оценки на значимость, сложите и получите итоговую оценку. Затем отсортируйте задачи по этим оценкам.
Информация: как управлять творческим хаосом
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем.
Читайте не менее одной серьёзной деловой или художественной книги в неделю. Скорочтение оставьте специалистам, имеющим дело с большими объёмами информации. Читайте меньше, да лучше.
Чаще возвращайтесь к ключевой информации - выписывайте номера страниц, мысли, делайте ксерокопии, рисуйте схемы.
Применяйте знания на практике, и только после этого начинайте читать следующую книгу.
В процессе чтения расставляйте приоритеты - лучше вдумчиво прочитать несколько ключевых глав, чем поверхностно пробежать всю книгу.
Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ - старайтесь получать только нужную вам информацию. Записывайте передачи и смотрите их в удобное время и без рекламы, меньше времени проводите перед телевизором или в интернете.
Используйте электронную почту, которая не требует он-лайн присутствия. Вы можете написать, а адресат прочитать письмо в удобное время.
Освойте метод слепой десятипальцевой печати - вы начнёте писать быстро и сэкономите много времени.
Отключите оповещение о новой почте, которое отвлекает от текущих дел. Проверяйте почту 3-4 раза в день. Договоритесь с коллегами о чётком времени проверки. Настройте автоматическую сортировку электронной почты и уделяйте ей внимание в порядке приоритетности.
Используйте папки электронной почты как инструмент контроля «День - Неделя». Распределяйте письма по тематическим папкам и оставляйте во «Входящих» не более 15-20 самых важных посланий.
«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса:
- Создайте «место хаоса» - входящий накопитель, куда складываются все документы.
- Очистите «место хаоса», выбрав самые легкоопределяемые типы документов, и рядом с местом хаоса начнёт формироваться «место порядка».
Заведите картотеку мыслей. Накопленные мысли могут сочетаться друг с другом и рождать новые. По мере развития каких-либо идей, выделяйте их в отдельные направления.
Организуйте информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека. Сознание может работать только с одним объектом, предсознание - с 5-9, подсознание - с бесконечным количеством. Если вы приблизили что-то к центру своего внимание, обязательно отдалите что-нибудь от него. Это позволит оптимально расходовать ваше внимание.
Выделите на рабочем столе область для 5-9 основных текущих задач, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День - Неделя». По завершении рабочего дня разложите документы из исходящего накопителя по тематическим папкам.
Поглотители: как найти резервы времени
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать резервы времени. Проведите учёт вашего времени в течение 2-3 недель, чтобы понять, на что вы его расходуете. Примерно раз в час фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Мелкие перерывы отмечайте галочками на полях.
Сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике. Как только вы начнёте наглядно фиксировать количественный показатель, он станет изменяться в лучшую сторону.
Периодически проводите повторный хронометраж, чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.
Типичный резерв - время в пути. Наполняйте транспортное и командировочное время полезными для вас делами.
Имейте план на случай технических форс-мажоров. Сломался компьютер - сделайте то, на что не хватало времени. И обязательно делайте резервные копии важных данных.
Проводите совещания более эффективно:
- определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках одного совещания;
- определите круг участников, лидера, направляющего ход дискуссии и принимающего решения, и секретаря, составляющего протокол;
- составьте список вопросов для обсуждения;
- определите длительность совещания и назначьте ответственного за время;
- организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов;
- все вопросы, обсуждаемые на совещании, представьте в виде схем;
- зафиксируйте и разошлите принятые решения, чтобы вернуться к ним на следующем совещании.
Помните, что система управления временем требует постоянного совершенствования.
«ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих
Мы не достигнем 100 % эффективности, если не скоординируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми. Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они разумно использовали время. Посчитайте цену своего времени и боритесь за него не менее жёстко, чем за деньги.
Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас. Начните с инструментов, полезных и дешёвых для шефа. Представьте их «в деле», а не в теории. Ваша идея должна сама прийти в голову руководителю - это облегчит её принятие.
Убеждайте подчинённых в действенности тайм-менеджмента личным примером. Мотивируйте его применение - сотрудники должны понять, почему временем нужно и можно управлять. Регулярно предлагайте новые техники.
Внедряйте ТМ-техники постепенно, используя минимум инструментов. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники». Опробуйте техники на одном сотруднике или подразделении, чтобы все увидели реальные плюсы и минусы.
Для внедрения тайм-менеджмента в личные отношения научитесь договариваться. Не пытайтесь навязать партнёру свои предпочтения, ищите компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.
Выделяйте время, чтобы восстановить свою энергию и работоспособность. Очевидное для вас порой не является таким для другого человека, поэтому чётко объясняйте или записывайте принципы взаимоотношений.
Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни.
ТМ-манифест: от инструмента к идеологии
Применение техник тайм-менеджмента без понимания идеологии позволит вам использовать лишь небольшую часть их возможностей. Но поняв идеологию ТМ, вы научитесь управлять личным временем и выйдете на новый уровень.
Тайм-менеджмент - многоуровневая система, способная менять ценности человека. От технического управления временем вы перейдёте к размышлениям о своих целях и приоритетах.
Аксиомы тайм-менеджмента:
- у вас всегда есть свобода выбора;
- только вы несёте ответственность за свои поступки и выбор;
- без постоянного развития вы просто амёба.
Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему. Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь.
Время – отнюдь не деньги, как считают некоторые люди. Время обладает в жизни человека гораздо большей ценностью. Время – это самый ценный ресурс, который только у человека может быть, и восполнить его, если уж он потрачен или потерян, никак не удастся, в отличие от денег.
Именно эта позиция стала основой жизни и деятельности одного из ведущих специалистов в области т в России – Глеба Архангельского. И говоря сегодня об управлении временем, не упомянуть этого человека просто нельзя. Именно по этой причине мы решили посвятить одну из наших статей личности и основным идеям и концепциям этого интересного человека и настоящего профессионала своего дела.
Кто такой Глеб Архангельский?
Глеб Алексеевич Архангельский, как уже было отмечено, один из самых ярких специалистов по тайм-менеджменту в России. В настоящее время он является известным бизнес-тренером, автором нескольких популярных книг по тайм-менеджменту, среди которых «Корпоративный тайм-менеджмент» и «Тайм-драйв», ставшие бестселлерами, а также генеральным директором своей собственной компании «Организация Времени», главным редактором интернет-портала «Improvement.ru», заведующим кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии и кандидатом экономических наук.
Глеб Архангельский родился в Ленинграде. Окончил Санкт-Петербургский Государственный Университет, обучаясь в котором и начал интересоваться вопросами управления временем, т.к. этого требовало совмещение учёбы с работой.
После окончания университета, Архангельский начал работать в банке, однако с организацией временем его деятельность связана никак не была. Руководство поручило ему заниматься проектом производства шампиньонов. Но это было настолько муторным и скучным занятием, что Глеб пошёл к руководству и честно признался, что это занятие, как говорится, не его, а . Вполне обычная ситуация, за которой, как подразумевается, должно было последовать увольнение. Но именно в этот момент в жизни Глеба Архангельского произошло событие, которое можно назвать судьбоносным.
Руководитель Глеба спросил его том, чем бы он хотел заниматься. Глеб ответил, что его интересует система учёта и анализа времени. И желание будущего профессионала заниматься представленным вопросом самым прекрасным образом совпало с потребностями банка в . Так Глеб Архангельский начал заниматься тем, что ему действительно нравится, постепенно налаживая и совершенствуя свои отношения с самым ценным ресурсом, который есть в его жизни – временем.
Оставив впоследствии работу в банке, герой нашей статьи принял решение об основании своей собственной консалтинговой компании «Организация Времени», главой которой он и является по настоящий день. Результатом предпринимаемых этим человеком усилий и стала его репутация основоположника российской школы тайм-менеджмента.
Нельзя, конечно, говорить о том, что вопрос организации временного ресурса не был актуальным в нашей стране – им всегда интересовались отечественные бизнесмены и менеджеры разных категорий, но именно Глебом Архангельским данная проблема была локализована и начала исследоваться на самом серьёзном уровне. Сегодня проводимые Глебом Архангельским семинары и мастер-классы, касаемо тематики тайм-менеджмента, пользуются невероятным успехом.
Здесь же напомним, что тайм-менеджмент вообще представляет собой особую технологию, позволяющую абсолютно любому человеку овладеть и добиться, в конечном счёте, максимальной личной эффективности и продуктивности в любом деле, каким бы он ни занимался. Именно это и обуславливает ту актуальность управления временем, которую мы можем наблюдать в наши дни.
Идеи Глеба Архангельского
В общем и целом, суть методик Глеба Архангельского основывается на двух базовых принципах:
- Знать о грамотных методах управления временем
- Внедрять эти методы в свою жизнь постепенно, но ежедневно
«Съедать по утрам лягушек»
Одним наиболее эффективным методом управления временем является «съедать по утрам лягушек». Под «лягушкой» здесь понимается самое неприятное дело, которое вам нужно выполнить в течение дня. «Съесть лягушку» означает выполнить это дело. Решая в начале дня самую неприятную задачу можно не только избавить себя от неприятных забот, но и зарядиться положительной энергией на весь предстоящий день.
«Резать слона на бифштексы»
Следующим отличным методом тайм-менеджмента является «разрезание слона на бифштексы». «Слон» — это какое-то глобальное дело, выполнить которое за один заход не удастся. Чтобы сделать это, нужно разделить его на более мелкие части, т.е. «порезать на бифштексы». Пошаговое решение сложной задачи – это и есть путь к её окончательному решению.
Пошаговое выполнение дел
Ещё одним действенным советом Глеба Архангельского является выполнение одновременно только одного шага. Это касается . Из всего объёма дел, которые нужно сделать, и задач, которые нужно решить, следует выбирать одну или две, и направить все свои усилия именно на их решение в течение нескольких ближайших недель. Причём, выбирать рекомендуется задачи, которые ориентированы на достижение .
Расширение зоны деятельности
Вот ещё один совет: как только вы успешно завершили некоторое количество небольших проектов в какой-либо одной сфере, нужно начинать расширять зону охвата, т.е. приступать к планированию дел в какой-то новой области, а затем начать реализовывать эти планы, предварительно разбив их на несколько составляющих. Такой нехитрый манёвр позволит вам достигать высоких результатов в той сфере, к которой вы привыкли, а также постепенно выходить из , занимаясь всё новыми делами.
Анализ
Помимо всего вышеуказанного, есть и ещё один существенный момент, касающийся управления временем – это анализ. В процессе своей деятельности человек должен уделять должное внимание аналитической работе, которая, в свою очередь, может подразделяться на две составляющих:
- Анализ своей деятельности
- Анализ своих наклонностей
Анализ своей деятельности подразумевает анализ того, на что именно расходуется ваше время, куда уходит большая его часть, присутствуют ли в вашей жизни и т.п. Здесь очень удобно пользоваться традиционными методиками анализа использования времени, такими, к примеру, как фиксация затраченного времени в течение нескольких недель, ведение ежедневника, анализ выполненных дел в конце дня и некоторыми другими.
А анализ своих наклонностей предполагает задавание самому себе вопросов, касающихся привычек в использовании времени. Такими вопросами являются:
- Какую деятельность, занимающую более 30 минут в неделю, я могу ?
- Какие дела, на выполнение которых тратится более часа в неделю, я могу выполнить в два раза быстрее?
- Могу ли я какие-то дела, занимающие более 30 минут в неделю, делегировать кому-то другому?
- Какая моя деятельность в течение дня оказалась максимально эффективной, а какая – минимально?
- Сколько времени я затратил на в течение дня?
- Сколько времени я трачу на и самосовершенствование?
- Сколько времени я трачу на выполнение рутинных и экстренных дел?
Помимо этих вопросов, имеется также и ряд других.
Проанализировав при помощи такой методики затраты своего времени, вы сможете увидеть, каким образом распределяется в течение дня ваш временной ресурс, и какими вы обладаете склонностями в рамках этого вопроса. Это поможет вам исключить вполне привычную, но неэффективную организацию личного времени, заменив её более продуктивной.
Напоследок
- «Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений»
- «Формула времени: тайм-менеджмент на «Outlook 2007»
- «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»
- «Тайм-менеджмент: учебное пособие»
Кроме того, мы можете посетить ресурс Глеба Архангельского – «Improvement.ru », а также записаться на его тренинги и семинары (информация есть на сайте Архангельского).
Если же вам интересно узнать о других специалистах в области тайм-менеджмента, вы можете сделать это, перейдя по . Не забудьте ознакомиться и с .
Глеб Архангельский (родился в 1979 году) - автор нескольких бестселлеров, кандидат экономических наук, главный редактор Improvement.ru, основатель российской школы тайм-менеджмента, ведущий российский эксперт в области управления временем, генеральный директор компании «Организация времени», руководитель проектов внедрения тайм-менеджмента в крупнейших корпорациях.
Сложность изложения
Целевая аудитория
Те, кто хочет больше успевать, справляться с растущим объемом задач и делать то, что хочется делать по-настоящему.
В книге описана концепция времени как единственного невосполнимого ресурса. Украденные деньги заработать несложно, ушедшее время не вернется никогда. Управление временем означает грамотное его планирование для достижения большей эффективности в той или иной деятельности. Книга рассказывает, как бороться с «поглотителями времени» и с помощью каких приемов эффективнее его использовать. Ее секрет заключается в том, что все методики реально применять прямо сегодня.
Читаем вместе
Человеку остается не так уж много времени на активную жизнедеятельность - не более 400 тыс. часов. Как только он начинает вдумчиво планировать жизнь по дням, выясняется, что свободного времени на отдых появляется гораздо больше. Высвобождение времени должно происходить не только на важные дела, на приятные тоже необходимо выделять его значительную часть. Ведь нет ничего лучше, чем жить в гармонии с ценностями, приоритетами и личностной свободой.
Любой психолог ответит, что людей можно замотивировать на самую неинтересную работу с помощью простых приемов, оказывающих влияние на бессознательную часть их психики. Существуют так называемые психологические «якоря», которые выделяют в сознании нужные ассоциации. Например, чашка кофе при утреннем приходе в офис или прослушивание понравившейся мелодии при занятии каким-то делом. Чтобы выполнить сложную работу, рекомендуется применить «метод швейцарского сыра» - представить задачи в виде кусочков и поэтапно эти ломтики откусывать. Можно на самом деле съедать по кусочку той же шоколадки по окончании каждого этапа, тем самым поощряя себя за усидчивость. «Съедание лягушки» (термин, введенный Брайаном Трейси в знаменитой книге «Выйди из зоны комфорта», читайте рецензию на нашем сайте ) - это выполнение самого неприятного участка работы, подобное съеданию противной холодной лягушки. «Съадение слона» - это, напротив, представление огромной задачи в виде разрезаемого на кусочки слона, которые съедаются ежедневно по одному. Лучше всего завести таблицу для «слонов» и «лягушек», так понятнее будет картина течения времени и эффективного взаимодействия с ним.
Каждый день следует жить по плану. В дневной бюджет времени нужно закладывать непредвиденные временные затраты, ведь планы могут срываться из-за любых мелочей. Список «левых» дел лучше всего записывать на отдельную карточку, называемую «стратегической карточкой». Сделайте ее закладкой в органайзере, и в любой подходящий момент такое действие можно выполнять без ущерба основным запланированным.
Необходимо оставлять время на восстановление сил, отдых должен быть таким же запланированным и регулярным. Пусть на него будет отводиться пять минут, но зато каждый час. Важно выбирать приоритетные дела, потому что именно их игнорирование чаще всего становится причиной неудач. Ведь мы всегда хотим получить сразу много, а лучше - всё.
Есть три приема по освобождению от мелких дел, отнимающих время:
1. Умение вежливо, но настойчиво отказывать. Любой отказ нужно уметь аргументировать так, чтобы человек не обиделся.
2. Относиться ко всему со здоровым пофигизмом. Не всякая ситуация должна разрешаться именно с вашим участием. Наверняка есть другие люди, которым можно перепоручить вашу работу.
3. Делегировать работу другим. При этом необходимо лишь контролировать ее выполнение, фиксируя поручения не в памяти, а письменно. Тогда ни подчиненные, ни коллеги не забудут, что вы всегда помните, о чем и кого просите.
Вокруг нас слишком много информационного мусора, мешающего доступу к важной информации. Поэтому следует научиться организовывать его таким образом, чтобы не забивать голову ненужной ерундой. Метод «ограниченного хаоса» заключается в сборе непрочитанного и непроработанного в папку или корзину на вашей рабочей панели, а дальше в сортировке на главное, менее главное и т.д. Все это тоже сортируется по подпапкам.
И, наконец, о «поглотителях времени». Телевидение, Интернет, другие СМИ под завязку забивают нашу жизнь разнообразной информацией. Замеряйте точное количество времени, затрачиваемое на разные дела. Утечки времени будут выражаться в отвлечениях от работы на пять минут, количество этих моментов нужно умножить на две или три минуты, чтобы увидеть масштаб этих утечек. Они и есть поглотители, которые подробный хронометраж чудесным образом позволяет вычленить.
Каждый день надо двигаться к экономии времени через поиск ресурсов и контроль за ним. Почему-то большинством из нас денежные потери воспринимаются более трагически, нежели временные. Компаниям следует внедрить подсчет финансового ущерба, наносимого непродуктивным расходом времени. За него стоит бороться не меньше, чем за доходы.
Самое главное достоинство тайм-менеджмента состоит в том, чтобы экономить время и не быть спокойным наблюдателем за его бессмысленной утечкой.
Лучшая цитата
«Труднее всего даются самые простые и банальные вещи».
Чему учит книга
Руководители показывают на личном примере, в чем ценность навыков тайм-менеджмента.
В план рабочего времени необходимо включать план отдыха.
Из всех задач следует выбирать самую приоритетную, опираясь на интуицию в отношении нее, а не на важность.
- Экономия времени и сил порой заключается в умении сказать жесткое «нет».
Рутинную, не требующую высокой квалификации работу всегда можно кому-то делегировать.
Посвящается моему деду, Герману Архангельскому,
с благодарностью за приобщение
к традиции управленческого мышления
и за вовремя подаренную книгу о Времени
«Эта странная жизнь».
От издателей
Книга, которая экономит время, - это книга жизни!
Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.
Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности - и много новых благодарных учеников. Заработает издательство - и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем - в отличие от Глеба и издательства - трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций - ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» - сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону - как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!
Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты - они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.
Ну… за тайм-драйв!
Игорь Манн Издательство «Манн, Иванов и Фербер»
Предисловие: наш капитал времени
Дорогой читатель,
мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное - время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем - одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…
Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.
Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик - нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели - и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.
Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.
Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, - это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге - обязательно на реальных российских примерах.
Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» - хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» - так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением - и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте - способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.
Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени - на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели - и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и - организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.