Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра
Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное, рассматривая планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Время, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений», потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о том, что, когда и как следует сделать.
В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упомянутые в списке, являются равноценными. После составления списка следует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завершив его определением приоритетов. Ни один список не может являться полным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменеджмента существуют методы планирования времени, применение которых призвано рационально организовать собственную жизнь.
Планирование согласно принципу Парето
В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполнение которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило 80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 % ценности приходится на предметы, составляющие 20 % от их общего числа, в то время как 20 % ценности приходится на предметы, составляющие 80 % от их общего числа».
Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 обеспечат 80 % успеха. Следовательно, надо найти эти 2 дела, включить в категорию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные 8 могут остаться несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает, что:
· 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;
· 80% производства обеспечивает 20% предприятий;
· 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;
· 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%
папок досье;
· 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего
· 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;
· 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-
более любимых телезрителями;
· 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-
ванных в газете;
· 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;
· 80% необходимых данных получают из 20% источников информации;
· в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-
блемных или талантливых);
· 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.
Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средоточия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эффективность труда.
Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка никогда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затраченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит пользу, придется делать меньше того , что оказывается бесполезным . Другими словами - не тратить время попусту!
Распределить время можно и на основе других соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой стабильности, продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровождения, так как «время , потраченное впустую , это существование , а время , употребленное с пользой , это жизнь » (ЭдвардЮнг).
Планирование по методу «Альпы»
Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более 10 минут. Процесс составления плана состоит из 5 стадий:
1. Составление заданий;
2. Оценку длительности планируемых действий;
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных
операций;
5. Контроль (учет несделанного).
В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
· Планирование следующего дня.
· Четкое представление о задачах дня.
· Упорядочение течения дня.
· Преодоление забывчивости.
· Концентрация на наиболее существенном.
· Уменьшение объема “бумажной” работы.
· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
· Сокращение помех и нежелательных перерывов.
· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
· Улучшение самоконтроля.
· Повышение удовлетворенности и мотивации.
· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс планирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:
Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день:
· задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
· невыполненное накануне;
· добавившиеся дела;
· сроки, которые надо соблюсти;
· периодически возникающие задачи.
Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:
· в первом приближении распределять их по приоритетности;
· подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
· перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.
Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невозможно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опытом. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного промежутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установленное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от различных помех.
Третий этап составления плана заключается в резервировании времени на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60%времени и 40%необходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоятельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланирован только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел.
В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обязательном порядке довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, делегируя полномочия и сокращая определенное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует перенести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня.
Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель данного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приоритеты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.
Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его делегирования и рационализации. После проделанной аналитики окончательный вариант плана дня должен иметь установленную структуру.
На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составленного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её
неактуальности.
Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют
план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление
плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-
ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-
тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-
довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и
управляемым.
Планирование согласно принципу Эйзенхауэра
Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных
планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-
сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует
выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались
в срочные»
хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-
ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается
лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на
предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает
с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует
уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-
туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-
вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-
дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.
мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству
людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории
важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще
всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-
туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном
предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.
рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те
самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-
му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с
выполнения неважных и несрочных дел.
Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является
умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных,
срочные от несрочных.__
Праксиология и оптимальная система планирования времени
Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-
рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится
тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование
всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой
компенсируются.
Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-
рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-
ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-
гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные
дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других
людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-
ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-
тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-
димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-
вать. Существует __________много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-
вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно
включается в процесс его составления, а затем и выполнения. « Тот , кто ка -
ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план ,
видит , что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на -
сыщенной и деятельной жизни . Упорядочение своего времени подобно лучу
света , который проносится через все его дела . Но там , где нет плана , гдеконтроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-
вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко
переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении
приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-
ществлении.
Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-
зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-
кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-
ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель
праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-
ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:
1) Обеспечить достижение цели.
2) Не требовать слишком много времени на освоение.
3) Быть удобной для использования.
Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-
мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как
достоинства, так и недостатки.
Только свободная личность может достичь совершенства в использо-
вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-
тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-
виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение
качественным инструментарием.
Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи
проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю
жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-
святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-
ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-
мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-
рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно
найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и
Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс
и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.
Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день
– а за жизнь.
Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности
Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет вседле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-
торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать
количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы
сделать в стабильных, комфортных условиях.
2. Планирование: как
готовить выполнение своих задач
2.4. Составление планов дня с помощью
метода «Альпы»
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей . В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда (почему), т.е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.
Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
- Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
- Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
- Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект
самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более
целенаправленной и ориентированной на строгое следование
программе дня.
- В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь
заниматься только намеченными задачами.
- Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются»
несделанные дела (перенос на следующий день).
- За счет письменной регистрации Вы повышаете эффект от
планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени
и «помехи», а также можете более реалистично планировать
резервное время.
- Последовательное планирование дня обусловливает
совершенствование Вашей личной методики работы
- Если существует ясность относительно того, что надо сделать в
течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать
свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать
«помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не
отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только
самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а
что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным
образом в отсутствии четкой целеустановки на день.
- Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что
Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому
что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем
больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
Пять стадий метода «Альпы»
Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все
то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
- невыполненное накануне;
- добавившиеся дела;
- сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду
деятельности или рубрикам в формуляре "План дня":
В - визиты, совещания;
Д - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПК - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;
С - секретарша;
Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).
Составленный таким способом список заданий на день может
выглядеть, например, так:
ПК - продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
В - г-н Мюллер (программа ЭВМ);
В - г-н Шульте (экспертная оценка);
П - проект изучения рынка;
Т - г-н Шмидт (статистика сбыта);
ПР - г-н Гюнтер (письмо);
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Т - г-н Майер (нехватка персонала);
Т - Хельмут (вечерняя пробежка).
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий,
чтобы:
- в первом приближении распределять их по приоритетности;
- подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
- перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет
возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью
телефона и т.п.).
Пример:
|
П - проект изучения рынка; |
|
|
В - Шульте (экспертная оценка); |
|
|
ПК - продавец «БМВ» (подержанные автомобили); |
|
|
Ч - специальный журнал для менеджеров; |
|
|
Т - Шмидт (статистика сбыта); |
Непродолжительные работы; |
|
ПР - Гюнтер (письмо); |
|
|
Т - Мюллер (программа ЭВМ); |
|
|
Т - Майер (нехватка персонала); |
«Телефонный» блок. |
|
Т - Хельмут (вечерняя пробежка); |
Однако это только начало составления Вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его
выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее
время.
| Часы | |
|
П - проект изучения рынка |
3,0 |
| 2,0 | |
| 1,5 | |
|
Ч - специальный журнал для менеджеров |
1,0 |
|
Т - Шмидт (статистика сбыта) |
0,5 |
|
ПР - Гюнтер (письмо) |
1,5 |
|
Т - Мюллер (программа ЭВМ) |
0,5 |
|
Т - Майер (нехватка персонала) |
0,5 |
|
Т - Хельмут (вечерняя пробежка) |
0,5 |
|
_______ 10,0 |
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта Вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и Вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до
5-6 часов.
- Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с
помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня
(см. гл. 3).
- Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и
сократите время на все дела до совершенно необходимого;
старайтесь при этом оставаться на почве реальности,
- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее
перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит
следующим образом:
| Приоритеты | Часы | Перепоручения | |
|
П - проект изучения рынка |
А | 2,5 |
0,5 часа поручается г-ну X |
|
В - Шульте (экспертная оценка) |
А | 1,5 | |
|
Г - Шмидт (статистика сбыта) |
Б | 0,5 | |
|
ПР - Гюнтер (письмо) |
Б | 0,5 |
Поручается г-ну X. Н. |
|
ПК - продавец «БМВ» (подержанные автомобили) |
Б | 0,5 | |
|
Ч - спец. журнал для менеджеров |
В | 0,5 | |
|
Т - Мюллер (программа ЭВМ) |
В |
Секретарь |
|
|
Т - Хельмут (вечерняя пробежка) |
В | ||
|
_________________________________ |
|||
Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно
становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
- Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
- Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема
разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например:
|
Срочно. |
|
| ! |
Важно. |
| ? |
Выяснить. |
| + |
Приоритет категории А. |
| . |
Задача выполнена. |
| . |
Задача выполнена особенно хорошо. |
| 0 |
Перенос на более поздний срок. |
| X |
Невыполнимое или само собой разрешившееся дело. |
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Что дает метод «Альпы»!
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам многократный выигрыш во времени. Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.
20 преимуществ метода «Альпы»
- Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
- Планирование следующего дня.
- Четкое представление о задачах дня.
- Упорядочение течения дня.
- Преодоление забывчивости.
- Концентрация на наиболее существенном.
- Уменьшение объема «бумажной» работы.
- Достижение целей дня.
- Выделение более важных и менее важных дел.
- Принятие решений об установлении приоритетов и о
перепоручении.
- Рационализация посредством группировки задач.
- Сокращение помех и нежелательных перерывов.
- Самодисциплина при выполнении задач.
- Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
- Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
- Улучшение самоконтроля.
- Ощущение успеха в конце рабочего дня.
- Повышение удовлетворенности и мотивации.
- Рост личных результатов.
- Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!
Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени - «золотой час»!
Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы». Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
Когда Вы начнете? Может быть, завтра?
Дата ___________
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Психологическая подоплека
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.
1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня,
- это годовой план в общих чертах.
2. Следующим шагом Вы можете дополнительно ввести декадный, а
затем месячный план.
3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает
также квартальный план и включает, таким образом, все стадии
системы планирования времени - от расширенного годового плана до
плана дня.
4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о
целях в профессиональной и личной сферах Вы можете расширить
систему в итоге до составления планов нескольких периодов жизни
и всей жизни в целом. В качестве инструмента планирования и
управления своим временем в повседневной практике следует
применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного
самоменеджмента - дневник времени.
Приветствую вас, уважаемые подписчики! С вами Юрий Окунев.
Уверены ли вы в том, что используете все возможные способы для оптимизации расходования времени? Только сразу отмечу, что матрица Эйзенхауэра, принцип среднего приоритета и закон Парето - это далеко не все инструменты тайм-менеджера! Засомневались? И правильно сделали!
Сегодня будем говорить про метод Альпы в планировании времени. Он позволяет поставить каждую отдельную задачу на свое место и одновременно грамотно спланировать чек-лист целей на весь день.
Нет-нет, горы, альпинизм и иже с ними здесь совершенно не при чем. Методика была разработана в прошлом веке хорошо известным в Европе немецким специалистом по тайм-менеджменту, Лотаром Зайвертом. В России он известен в основном благодаря книге «Ваше время в ваших руках »
Принцип Альпы объединяет под собой несколько популярных методик тайм-менеджмента, добавляя к ним новые и чрезвычайно важные нюансы. В итоге, получается полноценный мощный инструмент для планирования, учитывающий такие аспекты любых повседневных задач, как их важность, срочность и трудоемкость решения.
Метод не самый простой, но если в нем разобраться, то дальнейшая работа по методике будет занимать не более 10-15 минут каждый день. Поэтому настоятельно рекомендую сделать над собой усилие.
Метод Альпы по шагам
Эта система предполагает прохождение 5 этапов анализа задач и учета времени. Давайте разберемся, что они собой представляют.
Этап №1. Составление списка дел
Возьмите лист и выпишите на него все цели, которые собираетесь решить за день. Выделите только более-менее значимые и весомые по временным затратам задачи. Мелочи вроде «кинуть письмо в почтовый ящик» вы можете выписать на отдельный лист.
Этап №2. Оценка приоритетов
Теперь подумайте, какие из задач являются более важными/срочными, а какие - менее. Поможет в этом матрица Эйзенхауэра, про которую я подробно рассказывал в .
На основании матрицы распределите задачи на три колонки: важные и срочные; важные и не срочные; срочные, но не важные. Как вы уже, наверное, догадались, отдельный листик с мелкими задачами как раз и станет четвертой колонкой - дела не срочные и не важные.
При этом можно сразу использовать сокращения, соответствующие типу задачи (встреча, визит -«в», контроль - «к», в процессе исполнения - «п» и т.д.). Это поможет классифицировать дела по группам и сэкономит время.
Этап №3. Расчет и резервирование времени
Забудьте на время про третью колонку и уделите все свое внимание первым двум. Поставьте напротив каждого дела примерное время, которое требуется на его решение. Например, 30 минут или 1,5 часа.
Подсчитайте общее количество времени, которое требуется для выполнения всех поставленных на сегодня задач из этих двух колонок. А теперь проанализируйте полученные данные исходя из соотношения 60:40, т.е. 60% запланированных дел на 40% внезапно появившихся новых задач.
Тогда если у вас 8-часовой рабочий день, то по времени список составленных вами задач должен охватывать только 5 часов. Остальные 3 часа нужно отвести, так сказать, на всякий случай.
Этап №4. Выставление приоритетов и перепоручение дел
Если вы поняли, что выписанные задачи занимают более 60% вашего рабочего времени, то придется сначала вынести вперед те дела, которые необходимо решить именно сегодня и исключительно при вашем личном участии. Остальные пункты вам придется либо перенести на другие дни, либо перепоручить другим сотрудникам компании.
Этап №5. Колышки и заплатки + контроль выполнения
В получившийся у вас в итоге всех манипуляций список необходимо внести несколько дополнений. Во-первых, нужно обозначить дела, которые строго привязаны к конкретному часу - это так называемые «колышки».
Например, «сходить к врачу в 8.45», «забрать готовый заказ из печати в 16.30», «встретить тещу в аэропорту в 20.50», и т.д.
Во-вторых, нужно подготовить список задач, которые вы сможете включить в расписание в перерывах между основными делами или в случае, если вдруг появится свободное время. Это так называемые «временные заплатки». Их можно брать из третьей и четвертой колонок вашего первоначального списка. Например, «забронировать столик в ресторане», «узнать стоимость путевки в Таиланд», «купить подарок на День рождения для коллеги», «заказать в интернет-магазине книгу» и пр.
Таким образом, у вас образуется четкая последовательность дел на этот день (либо на следующий, если вы планируете заранее) А это всегда огромный плюс и серьезный шаг на пути к максимальному контролю своего времени.
Что дает метод Альпы?
Да просто кучу всего полезного и важного!
- Четкое представление о том, что вы будете делать сегодня/завтра.
- Четкое понимание того, сколько времени вам потребуется для решения имеющихся задач.
- Понимание того, какие задачи вы делегируете своим помощникам, коллегам или перенесете на потом.
- Умение за 10 минут с высокой точностью спланировать весь день.
- Наличие дополнительного времени для всяческих форс-мажорных ситуаций, незапланированных дел и просто возможности «потупить».
- Наличие времени для решения мелких, но нужных задач и времени для себя-любимого.
- Снижение вероятности срыва сроков и т.д.
**
В общем, благодаря этой системе вы - просто олицетворение организованности и продуктивности! Поверьте, вам это ощущение понравится, и вы вскоре уже просто не сможете без него существовать.
Усилить эффект можно только записавшись на мой , из которого вы узнаете еще больше уникальных методик и приемов управления временем. Более того, все техники вы под моим руководством сразу же опробуете в деле, что гарантирует действительно отличный результат и минимум ошибок в будущем.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .
На сегодня все. Будем прощаться. Подписывайтесь на рассылку и приглашайте на сайт друзей. Впереди - много всего интересного. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.
Очень трудно построить свою работу так, чтобы получить в результате максимальную пользу. Тайм-менеджмент - это не просто составление списка неотложных дел, это и умение распределить время и нагрузку. Известно, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени. При планировании нужно учесть следующее:
- план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа (а не в голове!) и периодически с ним сверяться;
- оптимальный отдых - 10 минут после каждого часа работы;
- полезно и удобно использовать ежедневник.
Успешный тайм-менеджмент означает применение на практике неких методов планирования времени. Известно достаточно много теоретических разработок в этой сфере. Мы приведем здесь 3 из них:
- принцип Парето;
- метод Альпы;
- ABC-анализ;
Принцип Парето
При планировании своего рабочего дня полезно учитывать принцип Дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Этот принцип относится ко многим сферам экономики и состоит в следующем: 80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата.
Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов, отвечает за большую часть результатов. К примеру, люди тратят лишь 20% времени на получение 80% результатов работы. Получается, что целых 80% своего времени работники тратят совершенно неэффективно.
В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, соотношение сохраняется.
Практическая польза принципа Парето заключается в том, что его применение означает концентрацию всегда ограниченных средств и ресурсов компании на определенном сегменте работы, вместо их привычного распыления по множеству направлений. Он помогает определить именно тот участок, где можно рассчитывать на максимальный результат от своих усилий.
Метод Альпы
Для планирования личного времени эффективно применяется метод Альпы. С его помощью можно, потратив всего несколько минут, оптимально распланировать все дела. Вкратце он состоит в следующем:
Зафиксировать все дела и сроки.
Все дела, которые необходимо осуществить за день, нужно записать в ежедневник, блокнот, на листок бумаги или в электронный документ. Кроме того, необходимо указать сроки, в которые они должны быть выполнены. Очень важно подойти к этому заданию ответственно, так как вписать в готовый план неожиданно придуманные дела вряд ли удастся.
Определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого этапа работы.
Теперь предстоит определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого дела. Не нужно забывать и про такие?дела? как отдых, обеденный перерыв, чашка кофе, поскольку они также требуют временных затрат.
Учесть буферное время.
Как бы тщательно мы не рассчитывали время, необходимое на выполнение дела, его все равно уйдет несколько больше. Поэтому желательно распланировать дела только на 60% рабочего времени, остальные 40% станут буфером. Примерно половина оставшегося уйдет на устранение непредвиденных помех, а вторая половина - на спонтанные действия, рабочее общение.
Расставить приоритеты.
Это самая важная часть плана. Нужно определить приоритет каждого дела (например, оценить по пятибалльной системе). Вполне возможно, что все дела, намеченные на день, в план просто не поместятся. Значит, туда должны входить только самые срочные и важные задания. Остальные придется пересмотреть (чтобы выполнение их занимало меньше времени), делегировать или отложить.
Проконтролировать в итоге.
В конце рабочего дня нужно снова вернуться к плану, чтобы просмотреть, насколько удачно он был составлен. Также нужно обратить внимание на дела, которые не были выполнены.
ABC анализ
Бывает, что время тратится вовсе не на те дела, которые являются наиболее значимыми. ABC анализ позволяет избавиться от этого недостатка.
Суть его в расстановке приоритетов:
Дела «А».
Это наиболее важные дела, которые можно выполнить только самостоятельно. Обычно они являются наиболее трудоемкими. В рабочий план нужно включать только 1-2 дела из этой группы, с тем чтобы по времени выполнение их заняло 3 часа.
Дела «В».
Это важные дела, с которыми могут справиться и другие сотрудники. Большую часть из них нужно делегировать, 2-3 включить в собственное расписание. Выполнение этих задач должно занимать около часа.
Дела «С».
Это наименее важные задачи, которые, однако, занимают много времени. В рабочем расписании на них должно быть предусмотрено не более 45-ти минут. От остальных дел из этой группы нужно избавляться.
Приемов тайм-менеджмента много и необходимо их как-то свести в единую систему, для того чтобы можно было с помощью нее грамотно планировать свое время. Такой системой может стать метод «Альпы»
В преимущества метода «Альпы»?
— 10 минут затраченные на использование метода помогают сэкономить до нескольких часов ежедневно;
— метод прост и легок в использовании;
— вам проще контролировать рабочий процесс, и вы легче справляетесь с неожиданными делами;
— концентрация вашего внимания в первую очередь идет на важных вещах и это помогает вам делать больше;
Для управления временем по методу «Альпы» нужно пройти 5 этапов:
1) составление списка задач
2) оценка времени выполнения
3) планирование времени в отношении 60 на 40
4) расстановка приоритетов и перепоручение
5) контроль процесса выполнения
Этап 1. Как правильно составлять список задач по методу «Альпы».
Вечером (можно утром) выпишите на листик все задачи, которые вам хотелось бы выполнить за день. Желательно, чтобы в этот список попали все задачи, которые у вас есть, начиная от «Приготовить завтра» и заканчивая «Собрать атомную бомбу на кухне». Все мелкие бытовые дела, задумки, незавершенные вчера задачи пишите в этот список.
Этап 2. Оценка времени выполнения задач по методу «Альпы»
После составления списка задач, настает время оценки времени выполнения каждой задачи. В нашем обществе как-то не принято оценивать времени. Наш образ мышления в этом плане можно назвать восточным. (Если вы хотите подробнее узнать про различные способы планирования временем, советую ознакомиться со статьей )
В то же время оценка времени помогает более реалистично взглянуть на объем работ, который необходимо выполнить и следовательно сразу же сказать, какие задачи за сегодня мы успеем выполнить, а какие нет.
Пример оценки времени для задач:
Полезный совет. При оценки временных затрат закладывайте дополнительные временные промежутки безопасности на их выполнение (где-то + 20%). По наблюдения – это позволяет точнее вложиться в план и успеть больше.
Этап 3. Планирование времени в отношении 60 на 40
Может ли человек на 100% точно сказать каждое событие, которое случится с ним за день. Если вы не являетесь героем фильма «День сурка», то маловероятно.
Именно поэтому при планировании своего дня вы должны учитывать эту особенность и планировать время с учетом возможных непредвиденных ситуаций, которые будет необходимо решить.
Считается, что лучше всего распределять свое время в отношении 60 на 40. То есть мы планируем задачи только для 60% своего времени, остальное время оставляем на различные форс-мажоры.
Как на тренинге меня спросили: «А что делать, если форм-мажоров не случится?».
Радоваться и использовать освободившееся время для того, чтобы решить дополнительные задачи.
Поэтому цель 3-его этапа в методе «Альпы» — это сделать так, чтобы вы выбрали только 60% тех задач, которые вы можете сегодня выполнить. Остальные либо перенесли на другой день, либо перепоручили кому-то другому.
Этап 4. Расстановка приоритетов и перепоручение.
На этом этапе для начала нам необходимо расставить приоритеты в делах. О том, как это сделать вы можете прочитать в моей статье « ».
Перепоручить, если это возможно, часть задач другим людям.
После того, как вы выполните этот пункт у вас должна получится таблица вида.