Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер
В чем заключается метод «Альпы»?
Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности планируемых действий;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
5) контроль (учет несделанного).
Что дает метод «Альпы»?
Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
Планирование следующего дня.
Четкое представление о задачах дня.
Упорядочение течения дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема “бумажной” работы.
Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Сокращение помех и нежелательных перерывов.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Улучшение самоконтроля.
Повышение удовлетворенности и мотивации.
Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!
С чего начать планирование по методу «Альпы»?
Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне;
добавившиеся дела;
сроки, которые надо соблюсти;
периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:
В - визиты, совещания;
Д - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПК - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;
С - секретарь;
Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК - новое помещение для офиса;
В
В - Иванов (экспертная оценка);
П - проект изучения рынка;
К - Сидоров (статистика сбыта);
ПР - Васильев (письмо);
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Т
Т
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
в первом приближении распределять их по приоритетности;
подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Пример:
П - проект изучения рынка;
В - Иванов (экспертная оценка);
ПК - новое помещение для офиса;
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Непродолжительные работы:
К - Сидоров (статистика сбыта);
ПР - Васильев (письмо);
“Телефонный блок”:
Т - Шишкин (компьютерная программа);
Т - Кошкин (нехватка персонала);
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Что делать после определения списка заданий на день?
Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:
|
Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Сколько времени нужно резервировать «про запас»?
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Чем завершается планирование по методу «Альпы»?
Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.
Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.
В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:
|
И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Ранее уже указывалось, что на самом «переднем крае» всей системы планирования находятся оперативные краткосрочные планы, в частности, ежедневные (они максимально приближены к непос-4,17. Планирование дня с помощью метода -Альпы»
родственному исполнению, фактически «сплавлены» с ним).
Как правило, проигнорировать ежедневное планирование не в состоянии ни один человек, хоть как-нибудь заинтересованный в управлении временем своей жизни. Ежедневный план может иметь простейший вид перечня дел «к исполнению», набросанного на клочке бумаги или просто в уме. Однако наиболее удобен для дневного планирования (и контроля над исполнением намеченных на день задач) обычный органайзер (ежедневник). (Напомним, что органайзер является не только удобным, но и универсальным инструментом, позволяющим управлять временем «в режиме реального времени»: планировать и корректировать планы, хронометрировать исполнение, оперативно анализировать характер трат времени и др.; см. разделы 3.7, 3.8).
Существует традиционная и широко используемая как в западном, так и в отечественном ТМ система ежедневного планирования «Аль-пы» (название условное, символизирует восхождение к намеченным «высотам» - целям). Система «Альпы» является пятишаговым алгоритмом ежедневного целеполагания:
Охарактеризуем подробнее каждый из пяти этапов системы «Альпы»: 1. Вечером предыдущего дня запишите все задачи на следующий день (или утром наступившего дня запишите все задачи на сегодня). Важно учитывать следующее:
А. Количество задач должно быть оптимальным. Обычно ежедневные задачи имеют небольшой масштаб (в смысле затрат сил и времени), поэтому их количество вполне соответствует «магическому числу» 7+2. В исключительных случаях (если речь идет об отдыхе или, наоборот, о выполнении серьезных масштабных задач) их количество может быть небольшим (менее 3-4). Следует избегать планирования слишком большого числа задач (более 8-9), так как они либо не будут выполнены, либо к «задачам» будут отнесены слишком мелкие вспомогательные действия.
Глава 4. Цалеполагание, планирование, исполнение
Б. Задачи должны быть согласованы со списком задач (целей) на неделю или даже месяц. Некоторые из планируемых дневных задач могут полностью совпадать с планами более высокого уровня (например, важная деловая встреча, которая планировалась за месяц, но должна произойти именно сегодня). Некоторые из дневных задач являются мелкими частями задач (целей) более высокого уровня, лишь незначительно приближая к ихдостижению. Главным же следствием данного правила является то, что по возможности необходимо избегать ежедневного планирования и исполнения лишних, «пустых» задач, не вносящих никакого вклада в реализацию ваших планов более высокого уровня (недельных, дневных и др.),
В. Задачи должны быть завершены, цели достигнуты. Даже у людей, максимально компетентных во времени, имеются свои «скелеты в шкафу» в виде «незавершенки» - невыполненных вовремя задач, отложенных «на потом». «Незавершенка» (даже в мелочах) обладает очень нехорошим свойством «энергетического вампиризма». Знание того факта, что какие-то дела нужно было сделать, но они так и не сделаны, вызывает чувство вины и серьезное эмоциональное напряжение, отвлекающее от эффективного решения актуальных задач. Если «повисшие» дела нельзя просто отбросить и забыть, то психологически очень важно регулярно устраивать «разгребание завалов», постепенно доводя до полного завершения недоделанные дела. В идеале каждый день должна планироваться хотя бы одна задача, направленная на полное и окончательное устранение хотя бы одной «незавершенки». При этом важно получить не промежуточный результат, а конечный, чтобы полностью избавиться от истощающего чувства вины.
Если вдруг вы счастливым образом избежали «незавершенки», то старайтесь в течение дня добиваться не просто выполнения рутинных задач, а получения действительно серьезного результата, соответствующего выполнению планов более высокого уровня. Например, каждый день важно достигать хотя бы одной цели (в среднем), значимой в контексте недельного плана. Каждую неделю важно достигать 1-3 целей, включенных в месячный план и т. д.
Г. Планируйте невозможное. Несмотря на парадоксальность данного совета, все же необходимо развивать и тренировать собственную интуицию. Обычно главной проблемой дневных планов являются разного рода неожиданные срочные дела, которые сваливаются как снег на голову, отвлекая от выполнения запланированных задач. Что интересно, многие из этих «неожиданностей» на самом деле вполне предсказуемы. Для этого достаточно только в момент составления
4.17. Планирование дня с помощью метода «Альпы»
плана хорошо подумать: «Может ли в этот день возникнуть что-то действительно важное и срочное?» Если ответ на этот вопрос скорее утвердительный, то необходимо «подстраховаться», запланировав небольшой резерв времени, который в случае необходимости возьмет на себя основной «удар» срочных внеплановых дел.
Сразу же после составления списка задач распределите их по важности, то есть расставьте приоритеты. Для этого я, например, использую метод АБВ (или ABC; см. раздел 4.15):
А - задача должна быть выполнена обязательно и в первую очередь; Б - достаточно важно и желательно, чтобы данные задачи были
выполнены, но только после выполнения задачи А; В - если останется время после выполнения задач А и Б, то хорошо бы выполнить и эти задачи.
В используемом мною органайзере (см. раздел 3.8, а также бланк органайзера в Приложении) блок постановки задач на день выглядит, например, следующим образом:
ПЛАН НАДЕНЬ (дата 21 день недели понедельник месяц июнь год 2004 Запланированные задачи Катет. Описание задачи Выполнение 1(A) Обсудить g N часть 2 проекта 7Х ДА, продуктивно" 2 (Б) Поручить Т найти информации п° партнерам из Уйска ДА, контр, через 2 дня 3(Б) Дописать квартальный отчет (5 страниц) ДА, уложился 5 стр. 4(B) Позвонить М, договориться о встрече ДА, записано 5(B) Поболтать хотя бы 15 мин. с шефом (networking) КЕТ, не поймал 6(B) Родительское собрание в школе (если жена не сможет; НЕТ (жена) 7(B) уточнить до 17.00) В столбце «Категория» (Катег.) заранее перечислены семь (в соответствии с «магическим числом» 7 ±2) дневных задач в соответствии с пропорцией АБВ (см. раздел 4.15): одна из них - очень важная, две - средней важности, четыре - низкой важности.
В столбце «Описание задачи» в удобной форме описывается задача надень. Столбец «Выполнение» заполняется по мере исполнения задач в течение или в конце дня.
Глава 4, Целеполагание, планирование, исполнение
будет качественно решена. «Идеальное время» предполагает не только представление об общей продолжительности выполнения задачи, но также привязку исполнения к определенному времени суток, гарантирующую наибольшую эффективность деятельности. В принципе, если вам сложно удержать в уме планируемое время выполнения задач, его можно отметить в блоке органайзера «Выполнение и оценка» (см. раздел 3.8), записав карандашом задачи и отметив желаемый интервал их исполнения. Потом, в процессе дневного хронометража, реально выполненные задачи дописываются в блоке «Выполнение и оценка», например, шариковой ручкой, а также отмечается фактическое время, затраченное на их достижение.
Еще раз присмотритесь к поставленным задачам и выделенному на их достижение времени. Скорректируйте решение о распределении времени на выполнение поставленных задач, опираясь на следующие контрольные вопросы: На какие задачи время следует увеличить? На какие можно сократить? В какое время дня лучше всего выполнить данную задачу? Выполнять ли задачу «одним куском» или раздробить ее выполнение на несколько блоков (сколько, какой продолжительности)? Какой период времени будет в резерве на случай неожиданных срочных дел?
4. Продумайте возможности рационализации (как можно выполнить задачу быстрее, проще, с меньшими затратами сил и ресурсов и т. п.) и делегирования каких-либо задач.
5. В течение дня ведите учет (хронометраж) реальных затрат времени, затраченного на выполнение поставленных задач, с помощью органайзера (простого или для качественного анализа; см. разделы 3.7 и 3.8).
6. В конце дня обязательно щюконгролируйге выполнение поставленных задач (заполнив столбец «Выполнение» в блоке органайзера «Запланированные задачи», см. выше): Какие задачи выполнены, а какие не выполнены? Какие задачи выполнены полностью, а какие частично? По каким причинам? С какими помехами вы столкнулись? Какие рационализаторские идеи принесли успех? Что удалось делегировать?
В конце дня примите решение по невыполненным задачам («незавершенке») этого дня и/или предыдущих дней: Сделать завтра (в другой день)? Доделать? Переделать? Отказаться? Принятое решение занесите в план на соответствующий день.
Примечание. В классическом методе «Альпы» последовательность шагов в ежедневном планировании немного отличается: 1) задачи; 2) оценка длительности; 3) резервирование времени; 4) приоритеты, делегирование и рационализация; 5) контроль.
4.18. Как выполнить дневной план?
(1 Проанализируйте предложенный в разделе метод ежедневного плани-? рования «Альпы». В чем, по вашему мнению, заключаются его сильные стороны? Какими недостатками обладает метод «Альпы»?
Готовы ли вы использовать этот метод ежедневного планирования в собственной персональной системе ТМ? Нуждается ли метод в какой-либо переработке, модификации? Предложите собственный метод ежедневного планирования.
Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени. Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет метод Альпы , который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.
Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках». Метод «Альпы» имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.
Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!
Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность
ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION
- лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...
Возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность. Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.
Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день. А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?
Этапы метода Альпы
Метод Альпы состоит из пяти этапов
1 этап. Составления списка дел
На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности .
Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.
Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.
2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания
Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.
Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.
3 этап. Резервирование временного запаса
Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.
К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.
Этап 4.Все запланированные дела упаковываем во временные рамки
После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.
Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.
Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра. Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.
5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени
Это собственно этап выполнения дел и их контроль.
Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.
- Займитесь планирование вечером на следующий день. Это способствует большей уверенности и концентрации сил на завтрашний день.
- Сначала делайте дела, которые имеют наибольшую важность.
- Не забывайте менять периодически вид деятельности и отдыхать, чтобы работа не утомляла вас.
- Если у вас появляется свободное время, заполняйте его делами из колонки С либо другими короткими заданиями.
- Не забывайте о том, что все дела вам нужно втиснуть в 60% рабочего времени.
- По методу Альпы, если у вас появились непредвиденные дела, перепишите план дел заново.
- Не бойтесь гибкого графика работы. Если вы будете придерживаться всех стадий метода Альпы, то вы со всем будете успевать справляться.
Преимущества метода Альпы
- Вы научитесь работать целенаправленно.
- Рационально использовать время и объединять в группы похожие дела.
- Сможете разумно использовать интервалы в работе.
- Разовьется самодисциплина.
- Избавитесь от стресса и напряжения.
- Вы перестанете все забывать.
- Начнете достигать свои цели.
- Это настроит вас на рабочее настроение.
- Повысится ваша мотивация и удовлетворенность от работы.
- Улучшится настроение за счет трудовых достижений.
Как организовать себе отдых между дел прямо на рабочем месте?
Отдых - это перемена деятельности . Александр Горбачев, специалист в сфере тайм — менеджмента, советует так устраивать переключения:
- Работа в офисе / дела вне офиса.
- Работа с бумагами / люди.
- Работаю один / общаюсь.
- Аналитика / творчество.
- Читаю, слушаю / говорю, пишу.
- Спокойная рутина / вызов.
Позаботьтесь о том, чтобы у вас происходило чередование нагрузок. Если вы правильно организуете свою работу, то вы только и будете делать, что отдыхать. Хороший подход, не правда ли?
Когда мы говорим о смене деятельности и обязательном отдыхе, то нужно обратить внимание на принцип тайм – менеджмента по помидору. Он основан на том, что любое дело нужно выполнять 25 минут, полностью сконцентрировавшись на нем. Потом делать 5-10 минутный перерыв и заново приступать к продолжению этого дела или переходить к другому. 25 минут – это временной отрезок, который автор метода называет помидором и все время измеряет в его количестве. Например, эта задача сложная и потребует 5 помидоров, что означает пять 25-минуток.
Конечно, чтобы приступить к планированию времени по методу Альпы, нужна самодисциплина. Попробуйте планировать и организовывать свое время по этому методу в течение месяца. Начните с завтрашнего дня. Зачем откладывать на потом столь полезное дело? Вы быстро заметите потрясающие результаты этого метода, вы станете успевать намного больше и что самое важное – у вас освободится время на себя.
Итак, прямо сейчас составьте план на завтрашний день. У вас есть возможность уже через 10 минут почувствовать уверенность в завтрашнем дне, концентрацию сил и положительный настрой на грядущий день.
Психологический аспект планирования времени по методу Альпы
Когда вы только собираетесь на работу, по пути на работу и даже по пути домой с работы, ваше подсознанием перерабатывает задачи дня, которые вам предстоит сделать или которые уже сделаны. Ваши мысли постоянно заняты какими-то задачами. Когда у вас есть план на день. Тогда все становится более понятным, вы перестаете тревожиться, что что-то забудете сделать или не успеете. Ваш план не только придает уверенности, но и очищает голову от постоянного круговорота мыслей и беспокойства.
С планом, вы не так часто отвлекаетесь на посторонние дела и не переносите приоритетные задачи на отдаленные сроки, так как в голове все разложено по «полочкам», и вы четко понимаете, что для вас сейчас важно и первостепенно. Метод Альпы по управлению временем помогает человеку самосовершенствоваться.
Метод "Альпы" относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку продолжительности планируемых действий;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40)
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
5) контроль (учет непроизведенного). Рассмотрим их:
Первая стадия планирования по методу «Альпы» - составление задач. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра "План дня" все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
Задачи из списка дел или недельного (месячного) плана;
Невыполненное накануне;
Термины, которых надо придерживаться;
Периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня", например: В - визиты, совещания; Д - делегирование дел; К - контроль; П - в процессе, в деле; ПВ - поездки, командировки; ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка; С - секретарь; Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.). Составленный таким способом список задач на день может выглядеть, например, так:
ПК новое помещение для офиса; В - Шишкин (компьютерная программа);
П - проект изучения рынка;
ПР - Васильев (лист);
После короткого тренировки Вы сможете так составлять список задач, чтобы:
В первом приближении распределять их по приоритетности;
Подразделять их на затяжные и короткие, непродолжительные;
Перепроверять задачи, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).
П - проект изучения рынка;
В - Иванов (экспертная оценка);
ПК - новое помещение для офиса;
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Непродолжительные работы:
К - Сидоров (статистика сбыта);
ПР - Васильев (лист);
"Телефонный блок»:
Т - Шишкин (компьютерная программа);
Т - Кошкин (нехватка персонала);
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).
Вторая стадия - определение затрат времени. Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.
После определения списка задач на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:
|
Дела |
Часы |
|
П - проект изучения рынка; |
|
|
В - Иванов (экспертная оценка) |
|
|
ПК - новое помещение для офиса |
|
|
Ч - специальный журнал для менеджеров |
|
|
К - Сидоров (статистика сбыта) |
|
|
ПР - Васильев (лист) |
|
|
Т Шишкин (компьютерная программа) |
|
|
Т - Кошкин (нехватка персонала) |
|
|
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) |
|
|
Вместе: |
Третья стадия - установление соотношения 60/40.
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного время для неожиданных дел. Если Вы выходите из 10-часового рабочего дня, то это означает, что Вам предстоит охватить планом не более 6:00. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должен составить примерно 5:00.
Если Вы запланировали более 60% своего времени, то следует обязательно довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть или перенесен на следующий день, или вычеркнут вообще, или совершенный за счет сверхурочных рабочих часов.
Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить однозначно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Итак, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы заставляете себя заключаться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избегаете от препятствий, если под определенную задачу вы отвели определенное время.
Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5 - 6:00. В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом (табл. 4.1.):
Таблица 4.1.
Для этого:
во-первых, установить однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня;
во-вторых, проверьте еще раз скалькульовану Вами потребность во времени, и сократит время на все дела до совсем необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности ее делегирования и рационализации.
И, наконец, на пятой стадии осуществляется контроль за выполнением плана дня и перенос непроизведенного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удалось выполнить, и не все телефонные разговоры могут произойти, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если то же дело Вы переносите многократно, то она становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец решительно ее беретесь и доводите до завершения, или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема решается сама собой.
Составляйте план до начала работы, а именно накануне вечером: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день
Уже на пути домой и на пути на работу утром Ваше подсознание обрабатывает задачи дня и готовит возможные решения. Поскольку формулировка основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день кажется уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Использование метода "Альпы" дает следующие основные преимущества:
Лучшая настройка на будущий рабочий день.
Планирование на следующий день.
Четкое представление о задачах дня.
Составление течение дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема «бумажной» работы.
Принятие решений об установлении приоритетов и о передоверия (делегирование).
Сокращение препятствий и нежелательных перерывов.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Улучшение самоконтроля.
Повышение удовлетворенности и мотивации.
Выигрыш во времени за счет методической организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени.
Школа Юрия ОкуневаПриветствую вас, уважаемые подписчики! С вами Юрий Окунев.
Уверены ли вы в том, что используете все возможные способы для оптимизации расходования времени? Только сразу отмечу, что матрица Эйзенхауэра, принцип среднего приоритета и закон Парето - это далеко не все инструменты тайм-менеджера! Засомневались? И правильно сделали!
Сегодня будем говорить про метод Альпы в планировании времени. Он позволяет поставить каждую отдельную задачу на свое место и одновременно грамотно спланировать чек-лист целей на весь день.
Нет-нет, горы, альпинизм и иже с ними здесь совершенно не при чем. Методика была разработана в прошлом веке хорошо известным в Европе немецким специалистом по тайм-менеджменту, Лотаром Зайвертом. В России он известен в основном благодаря книге «Ваше время в ваших руках »
Принцип Альпы объединяет под собой несколько популярных методик тайм-менеджмента, добавляя к ним новые и чрезвычайно важные нюансы. В итоге, получается полноценный мощный инструмент для планирования, учитывающий такие аспекты любых повседневных задач, как их важность, срочность и трудоемкость решения.
Метод не самый простой, но если в нем разобраться, то дальнейшая работа по методике будет занимать не более 10-15 минут каждый день. Поэтому настоятельно рекомендую сделать над собой усилие.
Метод Альпы по шагам
Эта система предполагает прохождение 5 этапов анализа задач и учета времени. Давайте разберемся, что они собой представляют.
Этап №1. Составление списка дел
Возьмите лист и выпишите на него все цели, которые собираетесь решить за день. Выделите только более-менее значимые и весомые по временным затратам задачи. Мелочи вроде «кинуть письмо в почтовый ящик» вы можете выписать на отдельный лист.
Этап №2. Оценка приоритетов
Теперь подумайте, какие из задач являются более важными/срочными, а какие - менее. Поможет в этом матрица Эйзенхауэра, про которую я подробно рассказывал в .
На основании матрицы распределите задачи на три колонки: важные и срочные; важные и не срочные; срочные, но не важные. Как вы уже, наверное, догадались, отдельный листик с мелкими задачами как раз и станет четвертой колонкой - дела не срочные и не важные.
При этом можно сразу использовать сокращения, соответствующие типу задачи (встреча, визит -«в», контроль - «к», в процессе исполнения - «п» и т.д.). Это поможет классифицировать дела по группам и сэкономит время.
Этап №3. Расчет и резервирование времени
Забудьте на время про третью колонку и уделите все свое внимание первым двум. Поставьте напротив каждого дела примерное время, которое требуется на его решение. Например, 30 минут или 1,5 часа.
Подсчитайте общее количество времени, которое требуется для выполнения всех поставленных на сегодня задач из этих двух колонок. А теперь проанализируйте полученные данные исходя из соотношения 60:40, т.е. 60% запланированных дел на 40% внезапно появившихся новых задач.
Тогда если у вас 8-часовой рабочий день, то по времени список составленных вами задач должен охватывать только 5 часов. Остальные 3 часа нужно отвести, так сказать, на всякий случай.
Этап №4. Выставление приоритетов и перепоручение дел
Если вы поняли, что выписанные задачи занимают более 60% вашего рабочего времени, то придется сначала вынести вперед те дела, которые необходимо решить именно сегодня и исключительно при вашем личном участии. Остальные пункты вам придется либо перенести на другие дни, либо перепоручить другим сотрудникам компании.
Этап №5. Колышки и заплатки + контроль выполнения
В получившийся у вас в итоге всех манипуляций список необходимо внести несколько дополнений. Во-первых, нужно обозначить дела, которые строго привязаны к конкретному часу - это так называемые «колышки».
Например, «сходить к врачу в 8.45», «забрать готовый заказ из печати в 16.30», «встретить тещу в аэропорту в 20.50», и т.д.
Во-вторых, нужно подготовить список задач, которые вы сможете включить в расписание в перерывах между основными делами или в случае, если вдруг появится свободное время. Это так называемые «временные заплатки». Их можно брать из третьей и четвертой колонок вашего первоначального списка. Например, «забронировать столик в ресторане», «узнать стоимость путевки в Таиланд», «купить подарок на День рождения для коллеги», «заказать в интернет-магазине книгу» и пр.
Таким образом, у вас образуется четкая последовательность дел на этот день (либо на следующий, если вы планируете заранее) А это всегда огромный плюс и серьезный шаг на пути к максимальному контролю своего времени.
Что дает метод Альпы?
Да просто кучу всего полезного и важного!
- Четкое представление о том, что вы будете делать сегодня/завтра.
- Четкое понимание того, сколько времени вам потребуется для решения имеющихся задач.
- Понимание того, какие задачи вы делегируете своим помощникам, коллегам или перенесете на потом.
- Умение за 10 минут с высокой точностью спланировать весь день.
- Наличие дополнительного времени для всяческих форс-мажорных ситуаций, незапланированных дел и просто возможности «потупить».
- Наличие времени для решения мелких, но нужных задач и времени для себя-любимого.
- Снижение вероятности срыва сроков и т.д.
**
В общем, благодаря этой системе вы - просто олицетворение организованности и продуктивности! Поверьте, вам это ощущение понравится, и вы вскоре уже просто не сможете без него существовать.
Усилить эффект можно только записавшись на мой , из которого вы узнаете еще больше уникальных методик и приемов управления временем. Более того, все техники вы под моим руководством сразу же опробуете в деле, что гарантирует действительно отличный результат и минимум ошибок в будущем.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .
На сегодня все. Будем прощаться. Подписывайтесь на рассылку и приглашайте на сайт друзей. Впереди - много всего интересного. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.