Приветствую вас, уважаемые подписчики! С вами Юрий Окунев.
Уверены ли вы в том, что используете все возможные способы для оптимизации расходования времени? Только сразу отмечу, что матрица Эйзенхауэра, принцип среднего приоритета и закон Парето - это далеко не все инструменты тайм-менеджера! Засомневались? И правильно сделали!
Сегодня будем говорить про метод Альпы в планировании времени. Он позволяет поставить каждую отдельную задачу на свое место и одновременно грамотно спланировать чек-лист целей на весь день.
Нет-нет, горы, альпинизм и иже с ними здесь совершенно не при чем. Методика была разработана в прошлом веке хорошо известным в Европе немецким специалистом по тайм-менеджменту, Лотаром Зайвертом. В России он известен в основном благодаря книге «Ваше время в ваших руках »
Принцип Альпы объединяет под собой несколько популярных методик тайм-менеджмента, добавляя к ним новые и чрезвычайно важные нюансы. В итоге, получается полноценный мощный инструмент для планирования, учитывающий такие аспекты любых повседневных задач, как их важность, срочность и трудоемкость решения.
Метод не самый простой, но если в нем разобраться, то дальнейшая работа по методике будет занимать не более 10-15 минут каждый день. Поэтому настоятельно рекомендую сделать над собой усилие.
Метод Альпы по шагам
Эта система предполагает прохождение 5 этапов анализа задач и учета времени. Давайте разберемся, что они собой представляют.
Этап №1. Составление списка дел
Возьмите лист и выпишите на него все цели, которые собираетесь решить за день. Выделите только более-менее значимые и весомые по временным затратам задачи. Мелочи вроде «кинуть письмо в почтовый ящик» вы можете выписать на отдельный лист.
Этап №2. Оценка приоритетов
Теперь подумайте, какие из задач являются более важными/срочными, а какие - менее. Поможет в этом матрица Эйзенхауэра, про которую я подробно рассказывал в .
На основании матрицы распределите задачи на три колонки: важные и срочные; важные и не срочные; срочные, но не важные. Как вы уже, наверное, догадались, отдельный листик с мелкими задачами как раз и станет четвертой колонкой - дела не срочные и не важные.
При этом можно сразу использовать сокращения, соответствующие типу задачи (встреча, визит -«в», контроль - «к», в процессе исполнения - «п» и т.д.). Это поможет классифицировать дела по группам и сэкономит время.
Этап №3. Расчет и резервирование времени
Забудьте на время про третью колонку и уделите все свое внимание первым двум. Поставьте напротив каждого дела примерное время, которое требуется на его решение. Например, 30 минут или 1,5 часа.
Подсчитайте общее количество времени, которое требуется для выполнения всех поставленных на сегодня задач из этих двух колонок. А теперь проанализируйте полученные данные исходя из соотношения 60:40, т.е. 60% запланированных дел на 40% внезапно появившихся новых задач.
Тогда если у вас 8-часовой рабочий день, то по времени список составленных вами задач должен охватывать только 5 часов. Остальные 3 часа нужно отвести, так сказать, на всякий случай.
Этап №4. Выставление приоритетов и перепоручение дел
Если вы поняли, что выписанные задачи занимают более 60% вашего рабочего времени, то придется сначала вынести вперед те дела, которые необходимо решить именно сегодня и исключительно при вашем личном участии. Остальные пункты вам придется либо перенести на другие дни, либо перепоручить другим сотрудникам компании.
Этап №5. Колышки и заплатки + контроль выполнения
В получившийся у вас в итоге всех манипуляций список необходимо внести несколько дополнений. Во-первых, нужно обозначить дела, которые строго привязаны к конкретному часу - это так называемые «колышки».
Например, «сходить к врачу в 8.45», «забрать готовый заказ из печати в 16.30», «встретить тещу в аэропорту в 20.50», и т.д.
Во-вторых, нужно подготовить список задач, которые вы сможете включить в расписание в перерывах между основными делами или в случае, если вдруг появится свободное время. Это так называемые «временные заплатки». Их можно брать из третьей и четвертой колонок вашего первоначального списка. Например, «забронировать столик в ресторане», «узнать стоимость путевки в Таиланд», «купить подарок на День рождения для коллеги», «заказать в интернет-магазине книгу» и пр.
Таким образом, у вас образуется четкая последовательность дел на этот день (либо на следующий, если вы планируете заранее) А это всегда огромный плюс и серьезный шаг на пути к максимальному контролю своего времени.
Что дает метод Альпы?
Да просто кучу всего полезного и важного!
- Четкое представление о том, что вы будете делать сегодня/завтра.
- Четкое понимание того, сколько времени вам потребуется для решения имеющихся задач.
- Понимание того, какие задачи вы делегируете своим помощникам, коллегам или перенесете на потом.
- Умение за 10 минут с высокой точностью спланировать весь день.
- Наличие дополнительного времени для всяческих форс-мажорных ситуаций, незапланированных дел и просто возможности «потупить».
- Наличие времени для решения мелких, но нужных задач и времени для себя-любимого.
- Снижение вероятности срыва сроков и т.д.
**
В общем, благодаря этой системе вы - просто олицетворение организованности и продуктивности! Поверьте, вам это ощущение понравится, и вы вскоре уже просто не сможете без него существовать.
Усилить эффект можно только записавшись на мой , из которого вы узнаете еще больше уникальных методик и приемов управления временем. Более того, все техники вы под моим руководством сразу же опробуете в деле, что гарантирует действительно отличный результат и минимум ошибок в будущем.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .
На сегодня все. Будем прощаться. Подписывайтесь на рассылку и приглашайте на сайт друзей. Впереди - много всего интересного. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.
Тайм-менеджмент — весьма полезный навык, ведь время — очень ценный ресурс. Гораздо ценнее денег. Почему? А потому что, в отличие от времени, деньги можно заработать, накопить, потерять и снова заработать.
Время = деньги?
А вот время — это такой ресурс, который невозможно накопить, вернуть или восстановить. Время не обменяют на деньги. Зато благодаря наличию времени деньги можно привлечь к себе. То есть силу времени можно использовать для создания продукта, притягивающего деньги. Сделать это довольно просто. Стоит только научиться использовать время эффективно. Каждый из нас имеет в своем распоряжении 24 часа, но разные люди за эти часы достигают разного результата. Почему так происходит?
Происходит так потому, что некоторые тратят время на те дела, которые не приносят удовольствие, на работу, которая не дает прибыли. А кто-то, например, постоянно выполняет просьбы друзей, забывая о собственных вопросах, постоянно откладывая их решение на потом. Многие имеют большие цели, но совсем не выделяют времени на их достижение. Грамотно ли налажен тайм-менеджмент у вас? Посмотрите со стороны на свою жизнь.
Как вы используете наиболее ценный ресурс? Ваша цель стала сегодня ближе хотя бы на шаг?
Да, природа подарила нам всем, как правило, одинаковое количество времени, чего не скажешь о деньгах. Тут уж кому как везет. Точнее, везет тому, кто не теряет времени даром.
«Время — деньги. Время, которое вы имеете, — это деньги, которых у вас нет».
Признаюсь: когда-то я, как, возможно, некоторые из вас, не до конца понимал смысл этой фразы. Деньги мы зарабатываем на работе, а дома отдыхаем. Но какой это отдых? Например, можно целый день пролежать на диване перед телевизором, а можно встать и заработать деньги. Да хотя бы, например, почистить шкаф от ненужных вещей и продать их на барахолке. Это конечно, самый элементарный пример, но все большое начинается с малого.
О заработке на б/у вещах мы уже писали
Запомните: ни мы сами, ни кто-либо иной не отвечает за распределение такого ценного ресурса, как время. Главное — определиться, куда вы вкладываете этот ресурс.
Тайм-менеджмент: О двух группах и плане
Здесь нужно понимать разницу между «работать» и «зарабатывать». Иными словами, всех нас условно можно разделить на две группы. Тех, кто продает свое время за деньги, и тех, кто его покупает.
В первом случае вы работаете на работодателя и отдаете (т.е. продаете) ему свое время в обмен на зарплату. Во втором случае вы покупаете время других и вкладываете его в дело, которое притягивает деньги.
Именно тайм-менеджмент или, другими словами, наличие четкого плана, позволяет второй группе людей через покупку времени других высвободить свое время для создания (зарабатывания) чего большего.
Например, владелец сайта за 200 $ зарплаты в месяц покупает время работника, который наполняет сайт контентом. За месяц сайт обеспечил прибыль в размере 1000 $. 200 $ владелец сайта заплатил за купленное время, а заработал 800 $.
Но не стоит думать, что эти 800 $ владельцу просто упали с неба. Здесь не обошлось без продуманной стратегии, плана, ежедневного контроля и правильного использования времени, то есть собственного метода тайм-менеджмента. Ведь владельцем руководит мотивация, он воплощает в жизнь собственную интересную идею и, освободив часть своего времени покупкой времени другого человека, направляет его на развитие своего проекта. В результате разумного обмена (читай: использование времени) он заработал (читай: привлек деньги). Приоритетом для владельца сайта выступало, куда инвестировать свое время. Он имел цель и разумно направил свое время на ее достижение.
Если вам некуда инвестировать свое время, зачем вам его экономить? Стоит задуматься, что вам больше по душе: продавать свое время или покупать его у кого-то другого для того, чтобы собственное высвободить для создания чего-то грандиозного?
«Время не любит, когда его тратят впустую»
, — говорил Генри Форд. «Время — деньги»
, — убеждал Бенджамин Франклин. Советую всем запомнить эти две фразы. Но как научиться распределять свое время так, чтобы хватало и на работу, и на семью, и на отдых, и еще на создание нового? Ведь бытовые хлопоты и социальную жизнь пока никто не отменял. Попробуем разобраться.
Для начала нужно определиться, сколько именно вам нужно времени для себя, семьи, друзей, хобби, работы, которая обеспечивает определенную прибыль. В зависимости от этого и расставляются приоритеты.
Правило 8-8-8
В любой бизнес-школе или на тренинге не раз вспоминают о правиле трех восьмерок.
Это правило еще в XVII веке сформулировал знаменитый педагог Ян Коменский. Оно звучит так: восемь часов нужно отводить работе, восемь — на сон, восемь — для культурного времяпрепровождения.
Это правило пригодно и к тайм-менеджменту, ведь используется и в нем, т.к. каждую восьмерку по желанию можно разделить на подгруппы.
Например, в «отдых» можно включить уход за собой или прогулку. В «работу» — встречу с коллегами, будущими деловыми партнерами. Что для вас является отдыхом, а работой, решаете сами. Например, для кого-то спланировать следующий день — это работа, а для кого-то отдых, даже развлечение.
Главное — придерживаться такого разделения и не «воровать» время для «работы» у «отдыха», у «отдыха» для «работы».
И самое главное, ни при каких обстоятельствах и ни за что не «воровать» время у «сна».
Придерживаясь этого просто правила, вы будете успевать все и даже больше. Такой доступный тайм-менеджмент сделает вашу жизнь более целенаправленной и упорядоченной.
О тайных 40%
Но как это сделать на практике? Здесь можно использовать такой прием, как 60/40.
Прием 60/40 — это принцип тайм-менеджмента, выведенный экспериментальным путем, согласно которого при составлении плана на день 40% времени нужно оставить свободным. То есть 60% времени отводим на плановые работы, 20 % — на “непредсказуемые” и 20% — на те, что возникнут спонтанно или станут сопутствующими.
Попробуйте спланировать собственные дела на следующую неделю. Записывайте только те из них, которые крайне необходимо будет выполнить, то есть по плану. Остальные 40% поделите на дела непредсказуемые и сопутствующие. Например, сверстать журнал — это плановая дело, замена иллюстрации — дело непредсказуемое, а желание переверстать несколько страниц с целью совершенствования — сопутствующая, спонтанная.
Так, если возникнет непредвиденная дело, для него будет время, а если все обойдется, то появится свободное время, которое вы сможете использовать или как передышку, или же на решение следующей мелкой задачи из списка.
Эти 40%, которые отведены для не предполагаемых дел, и являются тем спасительным кругом и секретом тайм-менеджмента. С ними тайм-менеджмент 60/40 действительно работает. Именно такое разделение дел придает уверенности, что при любых обстоятельствах график обязательных к выполнению дел не сместится, и вы все и везде будете успевать. Научитесь расставлять приоритеты, не поддавайтесь соблазну начинать следующее дело, не закончив предыдущее.
Однако…
Однако реалии жизни показывают, что даже в таком идеальном распределении времени и дел возникают непредсказуемые моменты, которые выходят за рамки тех 40%. Что же делать в таком случае?
Стоит научиться видеть больше и шире, именно это советует нам тайм-менеджмент. В подобных случаях просто меняйте местами «работу» с «отдыхом» и унифицируйте их. Например, на работе решили обновить программное обеспечение и поэтому журнал, который вы планировали сверстать, по времени отодвинулся. Поменяйте эту работу местом, например, отведенным под отдых временем. Выпейте кофе, прогуляйтесь. И когда наконец вы сядете за компьютер, то в свой план уложитесь. Научитесь переключаться, как только «нарисуется» никак не предугаданный момент. Иногда для этого достаточно просто изменить положение тела за столом.
Про «Альпы»
Еще одним довольно действенным тайм-менеджмент методом, который позволяет управлять временем и направлять его туда куда нужно, является метод «Альпы». Суть его в том, что в процессе планирования вам нужно каждому делу дать временную оценку (временный эквивалент). Такая временная оценка позволяет реально понимать какое дело вы сегодня обязательно выполните, какую задачу лишь частично, а за которую вообще не возьметесь. С помощью метода «Альпы» можно экономить до четырех часов в день! Именно такое понимание позволяет выполнить большие массивы работы и без аврала. Этот метод позволяет экономить время, которое в итоге можно будет направлять на создание чего-то нового или же на заработок денег.
Интересное видео по теме:
О матрице Эйзенхауэра
Для кратковременного планирования времени полезной будет так называемая матрица Эйзенхауэра. В тайм-менеджменте она считается одним из самых эффективных методов планирования дел на день. Особенно она полезна тем, у кого накопилось большое количество дел, требующих скорейшего решения. Кроме того, что матрица Эйзенхауэра помогает разобраться с делами, она еще позволяет навести порядок в жизни.
Метод тайм-менеджмента «Матрица Эйзенхауэра», названный так в честь 34-го президента США, который его изобрел.
Дуайт Эйзенхауэр (1890-1969) — американский государственный и военный деятель, 34-й президент США, который отличался отличными организаторскими способностями. Изобрел и использовал для планирования своего времени эту матрицу.
Согласно матрице Эйзенхауэра все дела, например на сегодняшний день, следует поделить на четыре группы: А, В, С, D.
- А: важные и срочные дела (очень важные для вас дела).
- В: важные, но не срочные дела (просто важные дела).
- С: срочные, но неважные дела (форс-мажор).
- D: не срочные и не важные дела (дела, которые не имеют для вас никакой практичной пользы).
Когда вы составите план, без сожаления вычеркните дела, которые попали в группу D. Это могут быть такие дела, как «зависание» в соцсети, просмотр сотой серии сериала, двадцатый перерыв на перекур, получасовой разговор с подругой про новую курточку, которую вы видели вчера в магазине и т.д. Дела из группы D «съедают» ваше время, время, которое вы могли бы направить на созидание и притягивания денег.
Такой вот нехитрый тайм-менеджмент научит вас разделять дела на главные, второстепенные и неважные.
Правило Парето
И тут на помощь приходит правило или принцип Парето 80/20, согласно которому в отношении многих явлений 80 процентов последствий вызвано 20 процентами причин. Эта идея нашла применение во многих отраслях. В том числе и в тайм-менеджменте. Читайте дальше и удивляйтесь.
О принципе Парето мы уже писали. . Это интересно и весьма полезно.
Ведь оказывается, что за первые 20% затраченного времени на решение любого дела мы решаем поставленную задачу на 80%. Остальные 80% времени мы только дорабатываем 20% своего дела.
Согласно принципу Парето диспропорция является неотъемлемым свойством соотношения между причинами, результатами и получаемыми средствами, прилагаемыми усилиями и вознаграждением за них.
Принцип 80/20 наглядно демонстрирует эту диспропорцию:
- 20% ваших вложенных средств / усилий ответственные за 80% заработка;
- 80% последствий решения вашего дела возникают с 20% имеющихся причин;
- 20% ваших усилий, направленных на решение дела, обеспечивают 80% его результата.
Но такого эффекта мы достигнем только при правильном планировании времени, о чем говорилось выше.
Главная ценность правила Парето заключается в том, что этот принцип не противоречит логике нашей жизни. Он лишь наглядно дает понять: мы можем с уверенностью считать, что некоторую часть своего времени работаем более эффективно, чем остальное время… И если мы рассмотрим, какие усилия прилагаем к решению дела, и сопоставим их с получаемым результатом, то могут «глаза на лоб» полезть. Таким наглядным окажется этот диссонанс.
Пример
Владелец бизнеса увидит, что работники из отделов «N» и «G» работают с одинаковой эффективностью, поэтому повышать зарплату какому-то одному отделу нет никаких оснований, нужно повысить или оставить зарплату на том же уровне обоим. Секретарша Таня поймет: ко всем звонкам или посетителей необходимо относиться с одинаковым вниманием, ведь так она не пропустит действительно важного, такого, что благоприятно скажется на росте и уровне зарплаты. А выпускник вуза Иван увидит: все возможности, которые дает жизнь, одинаково ценны в финансовом плане, какой бы дальнейший путь он не выбрал.
Итак, вопрос не в том, сколько у нас времени для притягивания денег. Все люди обладают им в одинаковом количестве — 24 часа в сутки. Вопрос в том, как мы это время используем. Тайм-менеджмент довольно часто сравнивает время с деньгами, а обе эти «категории» — с водой. Почему? Потому что деньги и время текут, как вода. Отличие лишь в том, что кто-то позволяет времени течь просто так, а кто-то знает, куда, в какое именно дело/продукт вложить его силу и получить прибыль.
Но если ваше время не превращается в деньги, возможно, вам нужны не деньги, а нечто иное? Возможно, вам стоит задуматься над тем, почему на «это другое» вам всегда не хватает времени?
Дня с определением их приоритетов .
День не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня - вполне реально, и начинать это делать надо с утреннего планирования. Умение ставить приоритеты, понимание и знакомство с системой постановки жизненных целей Б.Франклина, и АВС анализ , знание правил составления списка дел, использование мелкого и среднего времени.
Список и приоритеты
1. Вначале обычным образом наметьте общий список дел дня. Подробность списка - оптимально 15 пунктов.
Совсем короткие, 3-х минутные дела, не записывайте вовсе: их дешевле сделать сразу.
2. Расставьте приоритеты: А (дела важные и срочные), B (важные и не срочные), С (срочные, но не важные). Смотри
Когда вы действительно начнете это делать, причем делать письменно, то есть ответственно - вы поймете, как это сильно. Потому что это решение о целом дне вашей жизни: что вы действительно будете делать, а что из своей жизни убираете…
Три колонки
В соответствии с расставленными приоритетами перепишите список в три вертикальные колонки: A, B и C. Если писать дела одним-двумя словами, на это уйдет минута, а вы еще раз продумаете и прочувствуете правильность расставленных приоритетов.
Написали.
Теперь перегибаем лист так, чтобы колонка С ушла с глаз долой, а в поле нашего зрения и внимания остались дела только важные и самые главные.
Считаем необходимое время
Напротив каждого пункта пишем, сколько минут вы сегодня хотите выделить (вы планируете, вам нужно) на это дело. Основой для этих цифр будет опыт, полученный при учете вашего времени.
Сложите общее количество минут.
Упаковываем в рамки
Ставим «колышки»
«Колышки» - это события дня, которые привязаны к строго определенному времени дня. Впишите их в расписание.
Переговоры - 15.00. Встречаемся в кафе на Пречистенке.
Если необходимо, отсчитайте и поставьте к ним Dead-line. Смотри
Делаем композицию дня
Все главное уже известно: временные рамки дня понятны, колышки расставлены, список дел определен. Теперь составьте композицию дня. Основные правила просты:
- начинаем с самого главного, обеспечивая лучшее время самым высокоприоритетным делам,
- далее расставляем дела, заботясь о смене характера деятельности, чтобы находить радость и отдых в каждом следующем переключении.
Готовим «оперативки»
Оперативки - это короткие дела, которые могут оперативно заполнить неожиданное освободившееся время.
Встреча задерживается, у вас 15 свободных минут: чем себя занять? А, у вас распечатаны письма, которые сейчас удобно просмотреть. Итак, заранее заботимся о том, чтобы любые сбои в запланированном расписании могли быть чем-то со смыслом прикрыты: продумываем и готовим список таких «оперативок», коротких дел.
Иногда их называют «заплатки» - то, чем можно оперативно прикрыть дырки дня. Какое название вам нравится больше, выберите сами.
Как правило, «оперативки» удобно делать из дел колонки C: дела достаточно срочные, но не очень важные. Можно их и не делать, но если время подвернулось, то сделаем с удовольствием.
Все, рабочий план дня готов, а вы готовы к основным поворотам событий. Если же события разворачиваются совсем неожиданным образом, констатируем: «Новая вводная!», и переписываем план дня в соответствии с новыми обстоятельствами. Обычно более 10 минут это не занимает, далее обычным образом живем по гибкому и продуманному плану.
Успехов вам!
Литература
- А.Г. Горбачев. Тайм-менеджмент . Время Руководителя. 24+2. М.: Издательский дом «ДМК-пресс», 2007.
Приемов тайм-менеджмента много и необходимо их как-то свести в единую систему, для того чтобы можно было с помощью нее грамотно планировать свое время. Такой системой может стать метод «Альпы»
В преимущества метода «Альпы»?
— 10 минут затраченные на использование метода помогают сэкономить до нескольких часов ежедневно;
— метод прост и легок в использовании;
— вам проще контролировать рабочий процесс, и вы легче справляетесь с неожиданными делами;
— концентрация вашего внимания в первую очередь идет на важных вещах и это помогает вам делать больше;
Для управления временем по методу «Альпы» нужно пройти 5 этапов:
1) составление списка задач
2) оценка времени выполнения
3) планирование времени в отношении 60 на 40
4) расстановка приоритетов и перепоручение
5) контроль процесса выполнения
Этап 1. Как правильно составлять список задач по методу «Альпы».
Вечером (можно утром) выпишите на листик все задачи, которые вам хотелось бы выполнить за день. Желательно, чтобы в этот список попали все задачи, которые у вас есть, начиная от «Приготовить завтра» и заканчивая «Собрать атомную бомбу на кухне». Все мелкие бытовые дела, задумки, незавершенные вчера задачи пишите в этот список.
Этап 2. Оценка времени выполнения задач по методу «Альпы»
После составления списка задач, настает время оценки времени выполнения каждой задачи. В нашем обществе как-то не принято оценивать времени. Наш образ мышления в этом плане можно назвать восточным. (Если вы хотите подробнее узнать про различные способы планирования временем, советую ознакомиться со статьей )
В то же время оценка времени помогает более реалистично взглянуть на объем работ, который необходимо выполнить и следовательно сразу же сказать, какие задачи за сегодня мы успеем выполнить, а какие нет.
Пример оценки времени для задач:
Полезный совет. При оценки временных затрат закладывайте дополнительные временные промежутки безопасности на их выполнение (где-то + 20%). По наблюдения – это позволяет точнее вложиться в план и успеть больше.
Этап 3. Планирование времени в отношении 60 на 40
Может ли человек на 100% точно сказать каждое событие, которое случится с ним за день. Если вы не являетесь героем фильма «День сурка», то маловероятно.
Именно поэтому при планировании своего дня вы должны учитывать эту особенность и планировать время с учетом возможных непредвиденных ситуаций, которые будет необходимо решить.
Считается, что лучше всего распределять свое время в отношении 60 на 40. То есть мы планируем задачи только для 60% своего времени, остальное время оставляем на различные форс-мажоры.
Как на тренинге меня спросили: «А что делать, если форм-мажоров не случится?».
Радоваться и использовать освободившееся время для того, чтобы решить дополнительные задачи.
Поэтому цель 3-его этапа в методе «Альпы» — это сделать так, чтобы вы выбрали только 60% тех задач, которые вы можете сегодня выполнить. Остальные либо перенесли на другой день, либо перепоручили кому-то другому.
Этап 4. Расстановка приоритетов и перепоручение.
На этом этапе для начала нам необходимо расставить приоритеты в делах. О том, как это сделать вы можете прочитать в моей статье « ».
Перепоручить, если это возможно, часть задач другим людям.
После того, как вы выполните этот пункт у вас должна получится таблица вида.
При планировании рабочего дня выделяют следующие типы задач:
- «жесткие» задачи - это задачи связанные с конкретным моментом времени (доклад в 12.00).
- «гибкие» задачи - это задачи не связанные с конкретным моментом времени (узнать время доклада).
- «бюджетируемые» задачи - это задачи, являющиеся крупными по своему объему, наиболее приоритетные, не предусматривающие жесткого времени для их исполнения, но требующие большого временного ресурса (подготовиться к докладу - 4 часа).
Как планировать рабочий день?
1 шаг. «Жесткие» задачи планируйте на сетке времени. Например, если вы планируете несколько встреч, предусматривайте временные резервы («буферные» зоны) между ними на различные непредвиденные обстоятельства.
2 шаг. Подготовьте полный список «гибких» задач (как правило, в ежедневнике это делается справа относительно сетки времени).
3 шаг. Приоритетные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, следует выделить (подчеркиванием, цветом). С них необходимо начинать выполнение «гибких» задач. Таковыми задачами могут быть:
- уточняющие (задачи, которые организуют рабочий распорядок для себя и подчиненных);
- безотлагательные (ключевые для рабочих процессов)
- направленные на стратегические цели.
4 шаг. Для «бюджетируемых» задач забронируйте время во временной сетке или в списке «гибких» задач. Запомните: жестко планировать и одновременно бюджетировать более 60-70% времени - нереально!
5 шаг. Если в ходе дня есть свободное время между «жесткими» задачами, его необходимо заполнять. Заполнять это время следует начиная с приоритетных задач.
Пример распределения задач во временной сетке при планировании рабочего для.
|
«жесткие»дела |
«гибкие»дела |
|
Что такое технология планирования 1-7-365?
Для того, чтобы контролировать все задачи, которые, как правило, имеют разные сроки исполнения, их следует группировать в тематические блоки. Основополагающими позициями для группировки должны быть «день», «неделя», «год». Кроме вышеуказанных позиций можно создавать и другие (например, «проект», «работа»). При использовании электронных систем планирования имеется возможность видеть одну задачу из разных позиций (например, задача относится к группе «проект» и одновременно к группе «неделя»).
Таким образом, в личном планировании важно иметь 3 основные позиции:
День: задачи на сегодня - план всего дня в ежедневнике;
Неделя: задачи, срок исполнения которых приходится на ближайшие неделю-месяц;
Год: все остальные долгосрочные задачи.
Технология планирование рабочего дня 1-7-365 проста:
- Вечером, при составлении планов на следующий день, необходимо просматривать раздел «неделя». Все задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день».
- Один раз в неделю, при составлении планов на следующую неделю, следует просматривать раздел «год», откуда все актуальные задачи переписываются в раздел «неделя».
Метод «Альпы»
Метод «Альпы» - система ежедневного планирования, которая широко используется как в Европе, так и в России. Название метода - условное, оно символизирует подъем к намеченным целям - «высотам». Метод «Альпы» представляет собой алгоритм из пяти шагов:
Шаг 1: Задачи
Вечером запишите все задачи, которые необходимо выполнить завтра (или с утра запишите все задачи на сегодня).
- рекомендуется иметь 7+/- 2 задачи на день.
- задачи на день планируются по технологии 1-7-365 (т.е. задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день»)
Шаг 2: Приоритеты
Как только вы составили список задач, их следует распределить по важности. Как это делать - зависит от вас. Вы можете, например, выделять приоритетные задачи выделять подчеркиванием или цветом, а можете использовать АВС-подход и т.п.
Шаг 3: Время
Затем вам необходимо оценить количество времени, которое потребуется на выполнение каждой из запланированных вами задач. Если эти задачи носят ежедневный шаблонный характер, стоит заранее провести их хронометраж . Здесь главное помнить, что на «жесткие» и «бюджетируемые» задачи не может быть затрачено больше 60-70% времени.
Шаг 4: Рационализация и делегирование
Проанализируйте задачи. Выберите те, которые вы как руководитель (если это позволяет тип организационной структуры ) можете передать на исполнение другим (делегировать), а так же определите, можно ли выполнить задачи быстрее, проще и с наименьшим привлечением ресурсов.
Шаг 5: План дня и контроль
На данном этапе можно формировать жестко-гибкий план дня, приступить к выполнению задач, а так же контролировать их выполнение. В конце рабочего дня примите решения по незавершенным делам - перенесите их на другие дни, отложите или отмените.
Ключевые области
Ключевыми областями называют самые важные сферы жизни, в которых необходимо достичь определенных результатов.
- Ключевые области должны периодически пересматриваться.
- Нельзя выделять свыше 10 ключевых областей.
Как определить свои ключевые области?
- Прежде всего, надо вспомнить и записать все ваши каждодневные дела. Далее их следует поделить на группы таким образом, чтобы каждая из групп объединяла дела, которые связаны между собой или имеют общий признак. Затем эти группы должны получить названия. Таким образом, вы сформировали для себя ключевые области.
- Четко сформулируйте для себя наиважнейшие цели в работе и жизни, то есть определите ключевые области на основании своих умений, желаний, взглядов.
- Не думайте ни о чем. Запишите свои ключевые области спонтанно.
«Слоновые цели»
Так называемые «слоновые» задачи - это крупные, масштабные задачи, выполнение которых требует очень большого количества времени. Обычно выполнение таких задач не приносят видимых результатов до их выполнения. Поэтому именно эта категория дел часто откладывается «на потом».
Как достигать «слоновых» целей?
- Применять SMART-технологию при формулировке целей.
Технология SMART служит для определения критериев качества цели, которых следует придерживаться при целеполагании.
S (Specific) - описание каждой цели должно представлять собой четкий, конкретный результат.
M (Measurable) - каждая цель должна быть измеримой при помощи стандартных процедур измерения и конкретных индикаторов.
A (Agreed) - каждая цель не может быть не согласована с другими целями.
R (Reаlistic) - цель должна быть достижимой.
T (Time related) - каждая цель должна иметь четкое определение во времени, иметь конкретные сроки ее достижения.
- Дробить «слона» на логически взаимосвязанные части и вносить их в общий список задач на день.
- «Поглощать» «слона» любыми частями, даже если они не имеют логической связи между собой!