Mfumo wa usimamizi wa wakati wa usimamizi wa wakati. Mbinu za msingi za usimamizi wa wakati

Shirika la Shirikisho la Elimu

Taasisi ya elimu ya serikali

elimu ya juu ya kitaaluma

"Chuo Kikuu cha Jimbo la Belgorod"

Idara ya Usimamizi

MUHTASARI

katika taaluma "Usimamizi"

juu ya mada: "Kazi za usimamizi wa wakati"

BELGOROD 2009

Mpango

Utangulizi

1. Usimamizi wa wakati: kiini na kanuni

2. Sababu za kukosa muda

2.1 Hesabu ya wakati

2.2 "Sinki" za wakati

3. Kuweka malengo

4. Kupanga

4.1 Upangaji wa kawaida

4.2 Uwiano wa "dhahabu" wa kupanga wakati

4.3 Mbinu za kuchanganua utata wa tatizo

5. Kukabidhi mamlaka

6. Kufuatilia matokeo na kurekebisha malengo

7. Mawasiliano ya habari

8. Masomo matano katika usimamizi wa muda

Hitimisho

Bibliografia

Utangulizi

Usimamizi wa wakati ni tawi jipya na linaloendelea sana la usimamizi kwa Urusi. Kazi yake kuu ni kutambua kanuni za usimamizi wa wakati unaofaa. Mawazo ya kwanza kuhusu sheria za kuandaa wakati wa kufanya kazi yalionekana katika miaka ya 60 ya karne iliyopita katika nchi za Magharibi kwa kukabiliana na kasi ya maisha, na ilianza kutumika sana katika miaka ya 80 tu. Maendeleo ya biashara yamesababisha kuongezeka kwa mzigo kwa watu wanaohusika na usimamizi. Mzigo wa kazi wa wasimamizi umeongezeka sana hivi kwamba walianza kupata ukosefu wa muda wa kufanya kazi na wa bure.

Ukweli rahisi na usiopendeza ni kwamba leo tuna shughuli nyingi zaidi kuliko hapo awali. Ingawa sayansi haithibitishi ukweli huu dhahiri kwa njia yoyote, hutalazimika kutafuta ushahidi kwa hili kwa muda mrefu. "Ushahidi wa ajira ya ajabu uko kila mahali," alisema Jana Jasper, mtaalam wa uzalishaji huko New York. Tunazungumza haraka sana. Tuna haraka kila wakati. Tunachukua kazi muhimu na kuziacha bila kuzikamilisha. Tunasumbuliwa na mawazo kwamba tumesahau kitu, tumekosa kitu na kwamba maisha yanatupita. Lakini hii ni kweli?

Mtindo wa hivi karibuni kwa kila aina ya vifaa na gadgets zinazosaidia kuokoa muda na kuongeza ufanisi wa kazi ni kupoteza sana kwamba wakati mwingine haifai kusudi lake. Lakini maendeleo yanatunyima baadhi ya faida kwa urahisi kama inavyotupa.

Kadiri tunavyopata vifaa vya kuokoa muda ili kurahisisha maisha yetu, ndivyo tunavyopata shughuli nyingi za kujaza wakati wa bure. Na ukosefu wa muda wa kudumu husababisha mafadhaiko. Walakini, wataalam wa usimamizi wa wakati wana hakika kwamba mafadhaiko yanaweza kuepukwa. Fikiria jinsi unavyoweza kutumia mbinu za usimamizi wa muda ili kuongeza saa nzima kwa siku yako, i.e. fungua saa moja ya wakati muhimu!

Sasa tatizo hili linaonekana kwa ukali usio wa kawaida na wasimamizi wa Kirusi. Kama uzoefu wa maisha unavyoonyesha, si mara zote inawezekana kutatua tatizo la ukosefu wa muda kwa kupanua siku ya kazi na kufanya kazi mwishoni mwa wiki. Kwa kuongeza, hii haina athari bora juu ya ubora wa maisha, kuchukua muda uliopangwa kwa mawasiliano na familia, burudani na michezo. Wakati, bila shaka, hauwezi kusimamiwa, na kazi halisi ya usimamizi wa wakati ni kupanga matumizi ya wakati (wote wa kazi na wakati wa kibinafsi) wa siku na wiki kwa namna ya kuwa na muda wa kufanya mambo yote muhimu zaidi. .

1. Usimamizi wa wakati: kiini na sifa

"Usimamizi wa Wakati (Usimamizi wa Wakati) ni sehemu ya sayansi na mazoezi ya kitabia inayojitolea kusoma shida na njia za kuongeza gharama za wakati katika maeneo anuwai ya shughuli za kitaalam." Usimamizi wa wakati - iliyotafsiriwa kutoka kwa Kiingereza inamaanisha "usimamizi wa wakati". Wakati, bila shaka, hauwezi kusimamiwa, na kazi halisi ya usimamizi wa wakati ni kupanga matumizi ya wakati (wote wa kazi na wakati wa kibinafsi) wa siku na wiki kwa namna ya kuwa na muda wa kufanya mambo yote muhimu zaidi. . Usimamizi wa muda ni uhasibu na upangaji wa uendeshaji wa wakati.

Kanuni za msingi za usimamizi wa wakati

1. Kazi ya kujitegemea yenye uchungu.

Mtu anaweza tu kukuza mfumo wa hali ya juu, mzuri wa kupanga wakati wake peke yake. Kazi hii muhimu haiwezi kukabidhiwa kwa mshauri au katibu. Kwa kupokea habari kuhusu mifumo na mbinu zilizopo za kujenga yako mwenyewe, msaada wa kufanya maamuzi na msukumo wa kujiboresha - hauitaji kuzingatia kile kinachopendekezwa kwako kama sheria bila shaka. Ni wewe tu unayeweza kuchagua suluhu inayofaa na kuijenga upya ili kuendana na mahitaji yako.

2. Ubinafsi wa suluhisho.

Katika nchi za Magharibi, dhana ya usimamizi wa wakati kawaida huhusishwa na seti ya mbinu maalum zilizounganishwa. Katika Urusi, shauku ya kibinadamu ina jukumu muhimu, katika hali ambayo tunaweza kusonga milima, huku tukijikwaa kwa jaribio rahisi la kukabiliana na mchakato wa ubunifu na mtawala, meza na stopwatch. Kwa mawazo yetu, utafutaji wa mbinu za kupanga wakati unahusishwa na uchambuzi wa kina wa mtindo wa kazi ya mtu fulani. Mitindo ya upangaji ni nje ya swali - "straitjacket" kama hiyo inaweza kutumika kwa faida yao tu na watu wa aina iliyoundwa. Wakati huo huo, watu wa asili ya machafuko pia wanajitahidi kufikia ufanisi na mafanikio. Katika kuandaa wakati wa kibinafsi, sio sheria za jumla ambazo ni muhimu, lakini mtindo wa mtu binafsi ambao mtu hupata mwenyewe. Ikiwa ni vizuri kwake, inatoa ufanisi wa juu. Afadhali tunapaswa kuzingatia njia hizo zinazoturuhusu kusafiri hata katika hali ya kutokuwa na uhakika. Kwa hiyo, ni muhimu kuamua vigezo kama vile temperament ya mtu, mapendekezo ya hisia, biorhythms ya mwili wake, malengo ya kazi, nk.

3. Haja ya kufuatilia ufanisi wako mwenyewe.

Kwa kutumia muda, unaweza kutambua nyakati za upotevu usiosameheka wa muda na kugundua hifadhi zake zilizofichwa. Wakati wa kuchambua data iliyopatikana, inashauriwa kutumia njia ya kulinganisha kile kilichopatikana na kiwango cha juu kinachowezekana, na sio kile kilichopatikana na kile kilichopangwa, kama inavyofanywa katika teknolojia za usimamizi wa wakati wa Magharibi. Lakini matokeo kuu ya kutumia utunzaji wa wakati ni kuibuka kwa uwezo fulani wa kufuatilia kila wakati ufanisi wako. Kufuatilia muda wako mwenyewe kwa wiki kadhaa huendeleza aina maalum ya tahadhari kwa wakati, na mtu huanza kutazama matendo yake tofauti kabisa.

4. Mawazo ya ufanisi.

Mabadiliko ya moja kwa moja katika fikra ni muhimu. Mtu ambaye amejifunza kutambua michakato isiyofaa na kuiboresha, akijitahidi kuongeza na kuongeza ufanisi, anaweza kutumia njia zilizopo, kuzibadilisha ili kuendana na mahitaji yake, au kukuza yake mwenyewe. Na mbinu za kiufundi sana za kuandaa muda na kazi ya kibinafsi na utekelezaji wao wa moja kwa moja katika maisha ni suala la teknolojia. Mara tu mabadiliko ya ufahamu yametokea, huanza kufanya kazi na kuzaa matunda katika aina yoyote ya shughuli.

5. Ufanisi na kutokuwa na mwisho wa hifadhi ya ufanisi.

Kanuni ya msingi, karibu na ambayo hakuna suala la kiteknolojia linaweza kulinganishwa. Kulingana na dhana kwamba akiba ya ufanisi, maendeleo na uboreshaji wa kibinafsi sio tu kufikiwa kihalisi, lakini pia kuna uwezekano usio na mwisho, utaftaji wa suluhisho linalohitajika na ukuzaji wa njia inayofaa ni maswala ya busara tu na yanaweza kutatuliwa.

2. Sababu za kukosa muda

2.1 Hesabu ya wakati

Muda wa wakati wa kibinafsi unapaswa kufanywa kwa siku kadhaa za kazi, labda wiki, ili kuchambua mtindo wako wa kufanya kazi na kufunua sababu za uhaba wa wakati unaotokea. Dalili za kutisha za kutokea kwa shida za muda zinaweza kutambuliwa na ishara zifuatazo:

1. Ukosefu wa vipaumbele wakati wa kufanya mambo (kutatua kazi ndogo wakati wa kurekebisha mara kwa mara zile kuu);

2. Haraka wakati wa kukamilisha kazi kubwa (mara nyingi husababishwa na kuanza kuchelewa kwa kazi juu yao);

3. Mtiririko mkubwa wa kila aina ya kazi za kawaida (hatari ya kuzama katika vitapeli);

4. Utafiti usiofaa wa mawasiliano ya biashara (nyaraka za sasa);

5. Fanya kazi jioni na wikendi (hakuna muda wa kutosha wakati wa saa za kazi);

6. Kufanya kazi mara kwa mara kwa wenzako au wasaidizi wako (inaonekana kuwa hii itakuwa haraka au ya kuaminika zaidi);

7. Usifanye kazi kulingana na wasifu wako (matumizi yasiyofaa ya fursa);

8. Kusumbuliwa mara kwa mara katika kazi (simu zisizo na mwisho na kuingia kwa wageni);

9. Ufafanuzi wa habari, kuuliza tena mara kwa mara (ugumu wa kutambua habari kutokana na uchovu).

Baada ya muda, ni muhimu kuchambua aina zote za shughuli ambazo mtu huyo alishiriki. Kwa kufanya hivyo, unaweza kutumia meza juu ya usambazaji wa maeneo ya kazi kuhusiana na gharama za muda - halisi na kinadharia kupatikana, na kuteka orodha ya vikwazo.

Uchambuzi zaidi unaweza kufanywa kutoka kwa mtazamo wa nafasi mbili: chanya na hasi, i.e. kutambua uwezo na udhaifu ili kutumia kwa busara ya zamani na kuepuka mwisho.

2.2 "Sinki" za wakati

Kwa kufanya uchambuzi wa kina wa kuzama kwa wakati kuu, unaweza kudhibiti vyema mchakato wako wa kazi na kuepuka vikwazo. Sababu kuu zinazotulazimisha kupoteza muda zinatambuliwa:

1. Kupiga simu kwa haki kunajivunia mahali, kutatiza hali yako ya kazi na kukuzuia kuzingatia biashara. Kutokana na kuenea kwa matumizi ya simu za mkononi, tatizo limekuwa la kimataifa. Anzisha usambazaji wa simu zinazochuja zile ambazo hazijakusudiwa, na upange upya zile zisizo muhimu kwa wakati zaidi wa bure.

2. Wageni wanaokuja ofisini ni wasumbufu zaidi kuliko simu, kwa sababu hawawezi kupuuzwa au kufanywa sambamba na kazi zingine. Kwa muundo wazi, ulioandaliwa vizuri wa shirika, idara maalum, kama sheria, inaingiliana na wageni, ambayo haiingilii kazi ya idara zingine.

"Tunachoka na kuchoka sio kwa sababu tunafanya kazi kwa bidii, lakini kwa sababu tunafanya kazi vibaya, tunafanya kazi bila mpangilio, tunafanya kazi kwa ujinga."

Mwanafiziolojia N.E. Vvedensky

Muda - meneja t ni mbinu ya usimamizi wa wakati ambayo inajumuisha sheria na kanuni zinazosaidia mtu kupanga vizuri wakati wake na kufikia ufanisi wa juu katika shughuli yoyote. Kwa msaada wa usimamizi wa wakati, mtu anaweza kudhibiti kwa uangalifu wakati anaotumia kwa aina tofauti za shughuli, huku akiongeza ufanisi na tija ya kazi yake au burudani. Kupanga, usambazaji, kuweka vipaumbele, na kuweka malengo humsaidia mtu kukabiliana na mdundo wa kichaa wa maisha ya kisasa. Usimamizi wa wakati husaidia mtu kusimamia kufanya kila kitu bila mafadhaiko na kuzuia uchovu sugu.

Hapo awali, mbinu za usimamizi wa wakati zilitumika tu katika kuendesha biashara na kuandaa shughuli za kazi. Lakini sasa mbinu za usimamizi wa wakati hutumiwa pia katika maisha ya kibinafsi ya mtu ili kuwa na wakati wa kukabiliana na masuala ya kila siku na kuandaa vizuri wakati wa kupumzika na kupumzika.

Historia ya usimamizi wa wakati

Nyuma katika miaka ya 20, Shirika la Kisayansi la Kazi lilisema kuwa ufanisi wa kutumia muda unategemea ufanisi wa kibinafsi wa mtu mwenyewe. “Wakati” wa Ligi ulitokea, ambao ulichapisha makala kwenye magazeti chini ya kichwa “Pigana kwa Muda.” Katika miaka ya 70, njia ya kuweka wakati iliyotengenezwa na mwanabiolojia Lyubishchev ilipata umaarufu. Njia hii ni chombo cha kuendeleza kufikiri kwa ufanisi kwa binadamu, ambayo inachangia usimamizi wa busara wa wakati wa kibinafsi na kuongeza ufanisi wa kibinafsi.

Mnamo 2007, idara ya kwanza ya usimamizi wa wakati ilifunguliwa huko Moscow katika Taasisi ya Fedha na Viwanda. Leo mwelekeo huu umekuwa maarufu sana na maarufu. Kuna mafunzo mengi, semina juu ya kupanga na usimamizi wa wakati unaofaa.

Msimamizi wa wakati huyu ni mtu anayezingatia sifa za kisaikolojia za watu, hali ya kazi na hutoa ratiba za kazi za ufanisi zaidi. Ana uwezo wa kufunua akiba yake yote iliyofichwa ndani ya mtu na kupendekeza jinsi ya kuongeza ufanisi wake.

Mchakato wa mawasiliano kati ya meneja wa muda na mteja ni sawa na mashauriano ya kisaikolojia ambayo anamsikiliza mtu, anatoa vidokezo na ushauri juu ya jinsi ya kutenga muda, muda gani wa kujitolea kupumzika, jinsi ya kuweka vipaumbele. Jinsi ya kupanga siku yako ili uweze kufanya kila kitu bila dhiki.

Wasimamizi wa wakati hutoa sio tu mashauriano ya kibinafsi. Mara nyingi hualikwa na makampuni kama wataalam ili kusaidia kuboresha mchakato wa kazi. Kwanza kabisa, fundisha meneja kusambaza kwa usahihi wakati wake wa kufanya kazi na kusambaza kwa usahihi majukumu katika timu. Wanasoma shughuli za kampuni na muda unaohitajika ili kutatua matatizo fulani. Baada ya kukusanya taarifa na uchanganuzi, msimamizi wa muda hufanya marekebisho kwa utaratibu wa kila siku wa kampuni.

Uchambuzi wa muda uliotumika kwenye kazi fulani.

Kuweka, kuunda na kufafanua malengo.

Kufanya mpango wa kufikia lengo, pamoja na kuweka vipaumbele.

Utekelezaji wa lengo. Kidokezo juu ya hatua gani zinahitajika kuchukuliwa kulingana na mpango.

Kufanya orodha ya mambo ambayo yanahitajika kufanywa.

Muda wa kurekodi kwa kutumia muda.

Je, mtu ambaye amejifunza kupanga vizuri wakati wake ana faida gani?

“Muda unaopotea ni kuwepo; wakati unaotumika kwa manufaa ni maisha.”

E. Jung

Kufikia malengo yaliyowekwa.

Anafikia malengo yake haraka zaidi kuliko wengine.

Uwezo wa kufikia mafanikio katika uwanja wowote wa shughuli.

Ana muda zaidi wa kupumzika, kuwasiliana na familia na marafiki.

Inaweza kufanya mambo mengi zaidi kwa muda fulani.

Anaweza kuongeza mapato yake na kustaafu kwa kusambaza majukumu kwa usahihi kati ya wafanyikazi.

Inaweza kujikwamua uchovu sugu, si chini ya dhiki.

Daima ina mpango wazi wa utekelezaji.

Ana hisia ya uhuru wa ndani na anadhibiti maisha yake kwa uhuru.

Aina za usimamizi wa wakati

Sasa kuna njia nyingi tofauti za shida ya usimamizi wa wakati. Wataalam wanafautisha aina tatu kuu:

Usimamizi wa wakati wa kibinafsi (wa kibinafsi).. Inahusishwa na maendeleo ya kibinafsi ya mtu, uwezo wa kupanga siku yao vizuri na kwa matunda.

Usimamizi wa wakati wa kitaaluma husaidia mtu kufanya kazi yake kwa ufanisi, kupanga muda wake wa kufanya kazi kwa usahihi, au kwa busara kusambaza majukumu katika timu.

Usimamizi wa wakati wa kijamii inadhibiti mahusiano baina ya watu au usimamizi wa muda wa watu kadhaa. Kwa mfano, ushirika.

Dhana za kimsingi za usimamizi wa wakati

Dhana ya usimamizi wa wakati - ni njia ya kuelewa na kutambua wakati. Wazo la usimamizi wa wakati husaidia kuamua sababu na kusudi kwa nini mtu anahitaji kujifunza jinsi ya kudhibiti wakati wake. Tambua thamani ya mchakato huu, na pia kuelewa kanuni za msingi za usimamizi wa wakati.

Mbinu za Kusimamia Wakati- mlolongo fulani wa vitendo ambao utasaidia kutatua shida fulani.

Mfumo wa usimamizi wa wakati- seti ya dhana na mbinu ambazo zitakuwezesha kufikia lengo lako haraka na kwa ufanisi iwezekanavyo.

Shirika lisilofaa la kazi au shirika lisilojua kusoma na kuandika la shughuli na usimamizi husababisha ukweli kwamba wafanyakazi wa kampuni wanahisi ukosefu wa muda wa mara kwa mara. Hii inaathiri ufanisi na mafanikio ya biashara kwa ujumla.

Ukosefu wa wakati hutokea katika hali ambapo:

Hakuna ratiba ya kazi kwa siku.

Ikiwa meneja msaidizi hajui utaratibu wake wa kila siku.

Simu na wageni mara nyingi huvuruga kutoka kwa biashara kuu.

Ikiwa meneja hajui jinsi ya kusambaza majukumu.

Ikiwa kazi inafanywa kwa haraka mara kwa mara, ambayo inaongoza kwa uchovu haraka.

Ikiwa wafanyikazi hawafai kwa nafasi zao.

Ikiwa wafanyikazi hawatatathmini ipasavyo uwezo wao na kasi ya kazi.

Ikiwa wafanyikazi hawana motisha (kwa mfano, mshahara ni mdogo sana).

Ili kuboresha ufanisi wa biashara, inahitajika kufundisha wafanyikazi kuteka mpango wa kazi wa siku. Wakati wa kuunda mpango, unahitaji kutumia 60% ya wakati wako kwa kazi kuu, 20% kwa zisizotarajiwa na 20% kwa maswala ya moja kwa moja. Jambo kuu ni kufundisha timu kufanya mipango ya siku kwa utaratibu na mara kwa mara.

Ufanisi wa usimamizi wa wakati katika usimamizi unategemea jinsi wafanyikazi wanavyofunzwa vizuri katika kupanga, kuweka vipaumbele, udhibiti wa wakati wa kukamilisha kazi, na pia mpangilio sahihi wa majukumu.

Ili kutatua matatizo haya, unaweza kukaribisha mtaalam katika usimamizi wa wakati au kufundisha meneja wa biashara yako, ambaye mwenyewe atawapa kazi kazi na kufuatilia ufanisi wa kazi zao. Meneja lazima atoe kazi kuu na kadhaa za chelezo. Mwisho wa siku, mfanyakazi anawasilisha ripoti juu ya kazi iliyofanywa.

Kusimamia wakati wa kibinafsi katika usimamizi wa wakati

Kuhusu kudhibiti wakati wa kibinafsi, kuna sheria za msingi za usimamizi wa wakati zinazotumika katika maisha ya kibinafsi:

Kamwe usipeleke kazi nyumbani.

Panga maisha yako ya kila siku ili ichukue muda mfupi.

Panga wakati wako wa bure mapema. Hii inapaswa kujumuisha raha ya kihemko (kwenda kwenye sinema, ukumbi wa michezo, tamasha, makumbusho). Na pia kimwili (michezo, kucheza, nk).

Kwa kupumzika, usitumie wikendi tu, lakini angalau siku moja kwa wiki. Kwa mfano, panda baiskeli baada ya kazi au kwenda sauna na marafiki.

Wakati wa likizo, punguza simu, barua pepe na Intaneti ili upate utulivu wa kweli.

1. Kanuni ya msingi ya usimamizi wa muda ni kuweka malengo sahihi.

Ikiwa utajifunza kufafanua wazi malengo yako na pia kuamua ni kazi gani ni za sekondari, utaokoa muda mwingi.

Ikiwa unatumia wakati wako kwenye kitu, inamaanisha kwamba wakati huo unaamini kuwa ni muhimu sana. Lakini je! Jiulize, je, matokeo ya kitendo hiki yatakusaidia kukaribia lengo lako? Lengo ni nini? Lengo ni hamu ya mtu kwa kitu, wakati mchakato mzima unalenga matokeo ya mwisho.

Wakati wa kuweka lengo, lazima kwanza uamue juu ya maadili yako kuu.

Tambua uwezo wako na motisha. Chambua shida, mahitaji na shida zinazoweza kutokea kwenye njia ya kufikia lengo. Wasilisha lengo lako kwa undani zaidi, matokeo yake ya mwisho. Panga vitendo vyako, tafuta rasilimali na uanze utekelezaji.

Kuna njia tofauti za kuweka malengo. Lakini njia zote zina algorithm ya kawaida ya kuweka malengo:

Lengo linapaswa kuwa maalum iwezekanavyo na matokeo ya mwisho ya wazi.

Haja ya kufikia lengo lazima iwe sahihi. Kwa nini hii ni muhimu na nitapata nini kutoka kwayo?

Lengo lazima liwe la kweli na utaratibu wa kulifanikisha uwe wazi.

Inahitajika kufafanua wazi mipaka ya wakati ambayo lengo lazima lifikiwe.

2. Kanuni ya pili ya msingi ya usimamizi wa muda ni kuweka vipaumbele.

Kujua jinsi ya kuweka kipaumbele ni muhimu sana. Kuna mambo ambayo hayana umuhimu mdogo katika kufikia lengo, na kuna yale ambayo yana jukumu kubwa.

3. Kanuni ya tatu ya msingi ya usimamizi wa wakati ni kupanga.

Baada ya kuweka lengo, hatua inayofuata ni kupanga. Kupanga ni sehemu muhimu ya usimamizi wa wakati. Inajumuisha hatua kuu zifuatazo:

Kuchora mpango wa usimamizi wa wakati.

Hatua ya kuandaa mradi, wakati ambao unaweza kuendesha na kufikiria kupitia chaguzi tofauti za kufikia lengo.

Hatua ya kutambua rasilimali muhimu.

Hatua ya kutambua watu ambao wanaweza kukusaidia kwenye njia ya kufikia lengo lako.

Hatua ya upangaji wa kurekodi matokeo kwa namna ya mradi wa biashara, ramani.

Wakati mtu anaanza kupanga, kufikiri kunaanzishwa na ubunifu unaanzishwa. Unapofanya mpango, lengo lako linakuwa maalum zaidi, unaanza kuelewa kile unachotaka na jinsi ya kufikia. Hii ni aina ya mwongozo wa vitendo kwa hatua.

Mpaka mtu atengeneze mpango wa kutambua anachotaka, anafikiria kila mara juu ya mada hii. Lakini sio mawazo, lakini vitendo vinavyokuleta karibu na lengo lako. Mpango wa kina unapoandaliwa ambao unazingatia njia tofauti za kufikia lengo, inakupa nafasi ya kufanya ujanja. Haifanyi kazi na njia na njia fulani, unaweza kujaribu zingine. Mipango inakuza kubadilika na utayari wa hali yoyote kwa mtu.

Kufanya mpango kunakupa nafasi kubwa ya kufanikiwa. Kuwa na mpango kunakupa kujiamini kwako na uwezo wako. Watu wote waliofanikiwa na wajasiriamali hupanga.

Mbinu za msingi za kupanga. Maelezo mafupi

1. Mipango ya ABC inatokana na ukweli kwamba ni muhimu kufanya mambo muhimu zaidi kwanza (chini ya herufi A), na kisha B na C.

Kesi za kitengo A ndio muhimu zaidi. Wanaunda 15% ya kesi zote na kuleta 65% ya matokeo. B - mambo muhimu ambayo hufanya 20% ya mambo yote na kuleta 20% ya matokeo. Jamii C ni mambo ya umuhimu mdogo, yanaunda 65% na kutoa matokeo ya 15%.

2. Utawala wa Pareto au kanuni ya “80/20”. Kanuni hii inatumika kwa shughuli yoyote ya kila siku. Asilimia 80 ya mambo unayofanya kwa siku yanakupa 20% ya matokeo unayotaka. Na 20% ya mambo muhimu yaliyopangwa hukuletea 80% karibu na matokeo.

Kwa mfano: 20% ya watu wanamiliki 80% ya mtaji, 80% ya watu wanamiliki 20% ya mtaji. 20% ya wateja hutoa faida ya 80%, na 80% ya wateja hutoa faida ya 20%.

3. Muda- njia hii ni kwamba unahitaji kuandika matendo yako yote dakika kwa dakika na muda gani ulitumia juu yao. Hii itakusaidia kuelewa ni wapi na wakati gani unatumika na jinsi ya kurekebisha ratiba yako.

4. Kufanya orodha ya kazi- Hii ndio njia rahisi zaidi ya kupanga ambayo hukuruhusu kupanga wakati na kazi zote.

Jinsi ya kutengeneza orodha sahihi ya mambo ya kufanya na kuifuata?

Kwanza, jiangalie mwenyewe. Unahitaji muda gani kukamilisha kazi mbalimbali?

Andika orodha ya mambo ya kufanya jioni.

Andika mambo mahususi. Kwa mfano: nenda kwenye duka. Ambatisha orodha ya ununuzi kwenye bidhaa hii.

Panga siku yako yote, sio kazi tu.

Anza siku yako kwa kukamilisha kazi rahisi. Kuweka alama kwenye masanduku mara moja na kufurahi kwa siku nzima na wazo kwamba kufuata orodha ya mambo ya kufanya sio ngumu sana, kwa mfano, kufanya mazoezi na kuandaa kifungua kinywa.

Orodha ya mambo ya kufanya inapaswa kuonekana kila wakati.

Usiweke zaidi ya vitu 7 vya kipaumbele kwenye orodha yako, ili usiwe na wasiwasi kuhusu kutokufanya kitu..

Jaribu njia zote za kupanga na uchague inayofaa zaidi.

Weka kumbukumbu.

Usijaribu kufanya kila kitu. Fanya mambo muhimu zaidi na ya kipaumbele kwanza.

Panga yako kila siku. Na pia fanya mpango wa ziada kwa wiki.

Daima beba kalamu na daftari nawe.

Weka diary ya mafanikio, itakuhimiza na kukukumbusha kuwa uko kwenye njia sahihi.

Jifunze kusema "Hapana." Hii itakusaidia kuepuka kuwasiliana na watu wasio wa lazima na kufanya mambo yasiyo ya lazima.

Kabla ya kufanya jambo lolote, fikiria jinsi lilivyo haraka, jinsi lilivyo muhimu, na jinsi hatua hii itakuleta karibu na lengo lako.

Chambua tabia zako, vitendo vinavyopoteza muda wako. Kwa muda ni rahisi kufuatilia vitendo hivyo ambavyo unahitaji kujiondoa.

Usifanye biashara za watu wengine. Usiwe chombo cha kufikia malengo ya watu wengine. Zingatia lengo lako.

Tenga wakati wa kujiboresha.

Usiishie hapo. Mara tu unapofikia lengo moja, weka linalofuata.

1. Stephen Covey katika Tabia 7 za Watu Wenye Ufanisi Sana inazingatia usimamizi wa wakati kama kipengele cha kujiboresha. Hapa kuna vidokezo vyake:

Fanya unachopaswa kufanya kwanza. Usiahirishe mambo muhimu hadi baadaye.

Lengo lako linapaswa kuwa kipaumbele na muhimu. Sogea kuelekea kwake.

Fanya vitendo vyote kulingana na vipaumbele.

Usipoteze nguvu nyingi kufikia lengo lisilo na maana. Rasilimali zilizotumiwa na matokeo ya mwisho lazima yalingane.

Tafuta njia zote za kurahisisha maisha.

2. David Allen anakushauri kupanga nafasi yako ya kazi ipasavyo, pata vifaa vyote muhimu. Pia, weka baraza la mawaziri la faili, unda folda inayofanana kwa kila kesi. Allen pia anashauri kuandika orodha 4 za mambo ya kufanya:

Tengeneza orodha ya mambo ambayo yanahitajika kufanywa katika siku za usoni;

Ongeza miradi inayohitaji mbinu jumuishi kwa orodha tofauti;

Tenga orodha ya miradi ambayo, kwa sababu moja au nyingine, bado haiwezi kukamilika;

Orodha ya "siku moja".

3.Julia Morgenstern anashauri kutathmini kwanza muda gani unatumia kukamilisha kazi zako. Ni mambo gani yanakukengeusha? Unaweza kukengeushwa na mitandao ya kijamii, majukumu ya ziada, makataa yasiyo halisi, au vikwazo vya kisaikolojia.

Muda lazima uwekewe kwa kila kitendo.

Ikiwa huwezi kukamilisha hatua fulani, basi chunguza ikiwa inaweza kuahirishwa kwa muda, kukabidhiwa kwa wafanyikazi wengine, au kutelekezwa kabisa.

Panga vitu na mambo ya kufanya, futa nafasi ya kila kitu ambacho unaweza kufanya bila. Wape kila kitu mahali pake, na kila kazi kwa wakati.

"Kula chura kwa kifungua kinywa"

Ili kuzuia mawazo yako kurudi siku nzima kwa kazi ambayo hutaki kufanya au isiyopendeza kwako, anza siku nayo. Kwa njia hii utaachiliwa kutoka kwa mkazo wa kihemko na mzigo ambao ungelazimika kubeba siku nzima.

"Nyama ya tembo"

Ikiwa unakabiliwa na kazi ya kimataifa ambayo inahitaji vitendo vingi kukamilika, kisha ugawanye kazi hii katika sehemu. Usifanye jambo kubwa kutoka kwa kesi, kata vipande vipande. Hii itafanya iwe rahisi kuanza kutekeleza kazi. Mbinu hii pia inachangia uelewa mzuri wa tatizo hili.

Jifunze kusema hapana

Usimamizi wa wakati unakufundisha usiwe na wakati wa kufanya iwezekanavyo, lakini kuwa na wakati wa kufanya kile kinachohitajika kufanywa kwa usahihi. Sema "hapana" kwa vitu visivyo vya lazima na watu. Usiwe chombo cha mtu yeyote kufikia malengo yake. Zingatia malengo yako.

Jitahidi kujiendesha kiotomatiki na kurahisisha zaidi shughuli zako.

Fanya kazi zinazofanana kwa safu, kwani ubongo unazoea eneo fulani la shughuli. Na kila wakati anapambana nao haraka.

Sikiliza midundo yako ya kibaolojia. Fanya kazi wakati unahisi kuongezeka kwa nguvu na shughuli maalum. Katika vipindi vya shughuli ndogo, pumzika. Sikiliza mahitaji ya mwili wako. Wakati fulani mapumziko ya dakika 15 yanatosha kupata “upepo wa pili.”

Vitabu bora juu ya usimamizi wa wakati ambavyo vinafaa kusoma:

Usimamizi wa wakati unaofaa. B. Tracy

Kuendesha wakati. Jinsi ya kuwa na wakati wa kuishi na kufanya kazi. G. Arkhangelsky

Usimamizi wa wakati mkali: dhibiti maisha yako. D. Kennedy

Fanya kazi kidogo, timiza zaidi. K. Gleason

Kuzimu na yote! Ichukue na uifanye. R. Branson

Usimamizi wa wakati uliokithiri. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev

Kozi ya vitendo juu ya usimamizi wa wakati. I. Abramovsky

Jinsi ya kufanya kazi kwa masaa 4 kwa wiki na usiwe kwenye ofisi "kutoka kengele hadi kengele", kuishi popote na kupata utajiri. T. Ferris

Kufanya Mambo: Sanaa ya Tija Isiyo na Mkazo. D. Allen

Ufanisi wa usimamizi wa wakati unategemea kufuata kwako sheria zake za msingi, pamoja na ufahamu wazi wa kwa nini unahitaji, jinsi ya kusimamia muda wako na faida gani utakazopata.

Wakati ndio rasilimali kuu ya kila mtu, na hatima yetu inategemea sana jinsi tunavyoshughulikia kila saa na dakika ya maisha yetu. Usimamizi wa wakati, au sayansi ya usimamizi wa wakati, hutoa kila aina ya mbinu na mbinu zinazokuruhusu kuokoa wakati wa thamani, kuusambaza kwa busara zaidi na kwa hivyo kufikia malengo yako haraka. Kitabu kinaelezea njia za kusimamia kwa ufanisi wakati katika viwango vya kibinafsi, vya timu na vya ushirika, pamoja na mbinu na sheria za kufikia ufanisi wa kibinafsi kupitia motisha binafsi na kipaumbele. Utaweza kusoma dhana, kiini, na kazi za mbinu za usimamizi wa wakati, na kisha kuzitumia katika mazoezi.

Kitabu:

Dhana na ufafanuzi wa kuweka lengo

Ni rahisi kugundua kuwa wakati upo bila sisi, kwa hivyo neno "usimamizi wa wakati" (usimamizi wa wakati), au "shirika la wakati", ni la kiholela.

Usimamizi wa wakati- usimamizi wa shughuli za mtu mwenyewe, shirika la kazi na usambazaji wa rasilimali zote.

Wazo la "usimamizi wa kibinafsi" muda" ilionekana kutokana na ukweli kwamba ndiyo yenye thamani zaidi ya rasilimali watu wote. Muda ni rasilimali isiyoweza kurejeshwa na yenye ukomo sana, kwa hivyo michakato yote ya usimamizi inapaswa kuanzishwa kwa kuzingatia.

Usimamizi wa wakati wa kisasa sio tu seti ya mbinu kutoka kwa uwanja wa "jinsi ya kufikia tarehe za mwisho" au "jinsi ya kuendesha mikutano kwa usahihi." Huu ni mfumo wa kujisimamia mwenyewe na shughuli zako.

Usimamizi wa wakati kama mfumo una vipengele vinne. Hebu fikiria kila mmoja wao (Mchoro 1.1).

Kipengele cha kwanza(hatua ya chini ya ngazi) - ufanisi(pia inajumuisha mafanikio). Ikiwa tunazingatia maisha kama aina ya safari, basi katika hatua hii imedhamiriwa jinsi bora ya kwenda ili kufikia lengo kwa wakati na kwa uchovu kidogo iwezekanavyo, i.e. hatua ya kwanza ni jibu la swali "jinsi gani kwenda?”

Jinsi ya kujiandaa vizuri kwa mtihani kwa muda mfupi iwezekanavyo? Jinsi ya kupanga wakati wako ili uweze kusimamia kazi na kusoma? Jinsi ya kupumzika kwa ufanisi zaidi?

Huu ni usimamizi wa wakati kwa maana ya kawaida ya neno.

Kipengele cha pili – teknolojia, hukuruhusu kupata suluhisho zenye mafanikio zaidi. Kipengele hiki cha mfumo wa usimamizi wa wakati kinahitaji kuzingatia idadi ya taaluma zingine ngumu sana. Kwa mfano, TRIZ ya biashara (nadharia ya kutatua matatizo ya uvumbuzi) na mapambano ya usimamizi. Teknolojia hizi zinahusiana kwa karibu na mkakati; hutoa seti ya zana za kufanya maamuzi ya kimkakati, pamoja na katika uwanja wa mkakati wa kibinafsi. Teknolojia za kuongeza ufanisi wa kibinafsi ni pamoja na zana zingine mbalimbali - kutoka kwa kuandika kwa vidole kumi na kusoma kwa kasi hadi mbinu nyingi za programu za lugha ya neuro (NLP).

Jinsi ya kupata haraka mhemko wa kufanya kazi, na sio kuyumba kwa saa moja? Jinsi ya kupata hoja zinazohitajika ili kumshawishi haraka interlocutor yako? Jinsi ya kupata suluhisho la ubunifu, lisilo la kawaida kwa shida kwa muda mfupi?

Unaweza kufahamiana zaidi na teknolojia zilizoorodheshwa (na kwa kweli ni muhimu sana na zinahitajika, haswa katika mazingira ya usimamizi) kwa kusoma vitabu vilivyotolewa kwa mada hizi. Majina ya baadhi yao yametolewa katika orodha ya fasihi iliyopendekezwa.

Kipengele cha tatu mifumo ya usimamizi wa wakati - mkakati. Ikiwa teknolojia inaweza kulinganishwa na jibu la swali "nini cha kuendesha?" (mrukaji wa ubora ikilinganishwa na "jinsi ya kwenda?"), basi mkakati ni jibu la swali "wapi kwenda?"

Malengo yangu ya kimkakati na kimbinu ni yapi? Algorithm ya kuzifanikisha imefikiriwa? Je, shughuli zangu za kila siku zimepangwa kulingana na malengo yangu?

Kwa wazi, hakuna maana ya kusonga kwa ufanisi sana katika mwelekeo mbaya. Na ni jambo la busara kwamba wakati wa kujadili usimamizi wa wakati, maswali ya mkakati huibuka.

Na hatimaye, kipengele cha nne mifumo ni mada ambayo mapema au baadaye huja kwa mtu ambaye huchukua muda wake kwa uzito. Hii ndio mada falsafa. Katika muktadha wa usimamizi wa wakati, neno "falsafa" linamaanisha jambo rahisi sana - jibu la swali "kwa nini?"

Kwa nini uweke malengo haya na sio mengine? Jinsi ya kutambua maadili ya maisha yako? Jinsi ya kupata maana ya maisha na ni muhimu kuitafuta kabisa?

Kwa hivyo, maswala ya usimamizi wa wakati na ufanisi wa kibinafsi sio tu kuhusiana na ufafanuzi wa malengo yetu ya maisha, lakini pia inategemea moja kwa moja jinsi tulivyoweza kuunda kwa usahihi na kwa usahihi. Kwa hivyo, tunaanza kuzingatia masuala ya usimamizi wa muda kwa kuweka malengo.

Mpangilio wa malengo- huu ni ufafanuzi, ujenzi wa lengo, uundaji wa picha ya siku zijazo zinazohitajika.

Kwa nini kusudi ni muhimu sana kwa kila mtu?

Jibu la swali hili na kielelezo cha ukweli kwamba kusudi ni la umuhimu mkubwa katika maisha yetu ni hadithi ifuatayo.

Asubuhi ya Julai 4, 1952, ukungu ulitanda katika pwani nzima ya California. Kilomita 34 kuelekea magharibi, kwenye Kisiwa cha Catalina, mwanamke mwenye umri wa miaka 34 aliingia majini, akipanga kuogelea kuelekea California. Aliamua kuwa mwanamke wa kwanza kushinda umbali huu. Jina lake lilikuwa Florence Chadwick. Tayari alikuwa maarufu kama mwanamke wa kwanza kuogelea katika Idhaa ya Kiingereza katika pande zote mbili. Maji yalikuwa ya barafu tu, na ukungu ulikuwa mzito sana hivi kwamba Florence hakuweza kujua mashua iliyokuwa ikiandamana naye.

Mamilioni ya watu walimtazama kwenye TV. Wasindikizaji walilazimika hata kufyatua bunduki ili kumlinda Florence asimkaribie papa. Changamoto kubwa aliyokumbana nayo katika kuogelea huku kwa kuvunja rekodi haikuwa uchovu, bali maji ya barafu. Saa 15 baadaye, Florence, akiwa amekufa ganzi kabisa kutokana na baridi, aliomba kuvutwa nje ya maji. Hakuweza kuogelea zaidi. Mama yake na kocha, ambao walikuwa kwenye mashua karibu naye, walisema kwamba ufuo ulikuwa karibu sana. Walijaribu kumsihi Florence asikate tamaa, lakini mwogeleaji alipotazama kuelekea pwani ya California, hakuona chochote ila ukungu mzito, na akaomba tena kuvutwa nje ya maji. Saa chache baadaye, Florence alipopata joto, alishtushwa na kushindwa kwake. Alitolewa majini umbali wa nusu maili tu kutoka pwani ya California!

* Kazi hii si kazi ya kisayansi, si kazi ya mwisho ya kufuzu na ni matokeo ya kuchakata, kupanga na kupanga taarifa iliyokusanywa inayokusudiwa kutumiwa kama chanzo cha nyenzo kwa utayarishaji huru wa kazi za elimu.

Utangulizi..3

1 Usimamizi wa wakati kama mfumo wa usimamizi wa wakati..5

1.1 Vipengele vya usimamizi wa wakati…..5

1.2 Sababu za kukosa muda….6

2 Mbinu za kimsingi za usimamizi wa wakati….11

2.1 Uchambuzi wa matumizi ya rasilimali za muda na mipango ya muda..11

2.2 Shughuli za kusaidia kusawazisha matumizi ya muda...15

Hitimisho…….21

Orodha ya vyanzo vilivyotumika..22

Utangulizi

Ukweli unaojulikana - "Wakati ni pesa", inaonekana kuanza kubadilisha maana yake. Kulingana na mmoja wa wachanganuzi bora na wataalam wa chapa, Mark Gobe, "wakati unakuwa wa thamani zaidi kuliko pesa." Na ni ngumu kutokubaliana naye.

Wataalam wengi wanaojulikana, haswa kutoka Moscow, wanathibitisha ukweli huu, wakisema kwamba wakati ni rasilimali maalum ambayo katika shirika inasimama mahali sawa na mali isiyohamishika, kazi, malighafi, lakini ina mali maalum: haiwezi kutenduliwa. Hiyo ni, ikiwa vifaa vinaweza kununuliwa, malighafi pia sio bidhaa adimu ambazo zinahitaji kutafutwa kwa muda mrefu, basi wakati uliopotea hauwezi kurejeshwa, haiwezekani kurudisha fursa zilizokosa wakati huu, haiwezekani kutatua mambo. ikiwa hali ambazo zinatatuliwa zimebadilika. Kwa kuongezea, hali maalum ya wakati pia iko katika ukweli kwamba kila mtu amepewa kwa kipimo sawa, ambayo ni, dakika 1440 au sekunde 86400 kwa siku - sio zaidi na sio chini.

Saa za kazi za wasimamizi wengi wa kisasa zimebanwa hadi kikomo, siku ya kufanya kazi haijasawazishwa, na bado mara nyingi haiwezekani kukamilisha kazi zote zilizopangwa kwa tarehe ya mwisho iliyotolewa. Wakati huo huo, kuna hisia inayokua ya kutokuwa na msaada katika uso wa shida nyingi ambazo zinahitaji uingiliaji wako haraka na hisia kwamba ukosefu wa wakati, kama ukosefu wa hewa, husababisha ukweli kwamba shida zitazidi tu. mtu. Yote hii inasababisha hali ya shida, ambayo inazidisha hali hiyo.

Hali hii katika jamii ya kisasa imeenea na sio tu kati ya wasimamizi. Hakika kila mtu anaweza kukumbuka kesi nyingi wakati kwa siku moja alilazimika kutatua shida nyingi, tembelea maeneo mengi, wakati hakuweza kuamua ni kwa utaratibu gani ni bora kufanya haya yote na kugundua kuwa haiwezekani kusuluhisha mara moja na. haraka shida ya usimamizi wa wakati, kwamba kwa sababu ya hii unaweza usiwe na wakati au kukosa kitu muhimu, inasikitisha sana, inakufanya uwe na wasiwasi, inaharibu hali yako, ambayo hatimaye inathiri vibaya ustawi wako, utendaji na kupunguza uwezekano wa kila kitu kilichopangwa. maana siku itatekelezwa

Katika hali hiyo, suluhisho pekee linaweza kuwa matumizi ya mbinu maalum na mbinu, kwa ujumla huitwa usimamizi wa wakati. Neno "usimamizi wa wakati" lenyewe limetafsiriwa kutoka kwa Kiingereza kama "usimamizi wa wakati," lakini inapaswa kuzingatiwa kuwa haiwezekani kudhibiti wakati. Hakika, kila mtu ana kiasi maalum cha muda, na ni sawa kwa watu wote. Haiwezekani kwa namna fulani kuathiri wingi wake au kasi ya mtiririko wake. "Usimamizi wa wakati" ni jina kubwa kwa kile ambacho kimsingi ni kujisimamia, shirika, watu ili kuharakisha suluhisho la shida, utekelezaji wa matukio, utendaji wa kazi, vitendo. Huu ni usimamizi kwa matumizi bora zaidi ya wakati.

Tatizo hili ni la umuhimu mkubwa wa vitendo, kwa wasimamizi na kwa mtu yeyote.

1 Usimamizi wa wakati kama mfumo wa usimamizi wa wakati

1.1 Vipengele vya usimamizi wa wakati

Usimamizi wa wakati kama mfumo wa usimamizi wa wakati unajumuisha idadi ya vipengele ambavyo, vinapotumiwa pamoja, hutoa punguzo kubwa la muda unaohitajika kutekeleza michakato mbalimbali ya uzalishaji. Mambo haya ni pamoja na: uchambuzi wa matumizi ya muda wa kufanya kazi, kuweka malengo ambayo meneja anataka kufikia wakati wa kutumia usimamizi wa muda, kupanga muda wa kazi, kuendeleza mbinu mbalimbali za kupambana na sababu za matumizi yasiyo ya busara ya rasilimali za muda. Walakini, licha ya mfumo madhubuti kama huo wa usimamizi wa wakati, mtu haipaswi kuichukua kama axiom, kwa sababu kila mtu ndiye pekee anayeweza kutatua shida ya matumizi ya busara ya wakati kwa njia bora na kwa hivyo inayofaa zaidi ni ya kibinafsi. usimamizi wa wakati, ambayo katika kila kesi ya mtu binafsi. Hata hivyo, kwa ujumla, unaweza kutumia vipengele hapo juu vya usimamizi wa wakati.

Uchambuzi ni mchakato unaotuwezesha kutambua matumizi yasiyo ya maana ya muda wa kufanya kazi, sababu zake, na pia kutenganisha kutoka kwa sababu zote kuu ambazo zina athari mbaya zaidi kwa matumizi ya muda.

Kuweka malengo ni hatua muhimu katika usimamizi wa wakati, wakati ambao ni muhimu kujibu swali la kwa nini usimamizi wa wakati unahitajika kabisa kwa mtu fulani au katika biashara fulani. Kuweka malengo hukusaidia kuabiri zaidi mbinu za usimamizi wa muda unapaswa kutumia na ambazo hupaswi kutumia.

Kupanga ni mchakato ambao orodha ya kazi inakusanywa ambayo lazima ikamilike kwa muda fulani. Upangaji wa wakati wa kufanya kazi una sifa fulani maalum.

Maendeleo ya mbinu za kupambana na sababu za kupoteza muda hufikiri kwamba wakati wa uchambuzi wa awali sababu hizi zilitambuliwa na ni muhimu kuziondoa. Kwa sababu za kawaida, kuna njia mbalimbali za kawaida za kupigana nao, lakini ikumbukwe kwamba kila kesi maalum ni ya mtu binafsi na mbinu za mtu binafsi kwa kila sababu zinahitajika katika kila kesi.

Usimamizi wa muda ni muundo wa jumla na unapaswa kutumika bila kujumuisha vipengele vyake vyovyote. Matumizi ya usimamizi wa muda yanahitaji mtu kuwa mbunifu katika matumizi yake.

1.2 Sababu za kukosa muda

Kuna idadi kubwa ya sababu tofauti zinazosababisha kupoteza muda. Baadhi ya mambo haya ni matokeo ya vitendo vya meneja kutojua kusoma na kuandika, vingine hutokea bila yeye, na vingine vinahusiana moja kwa moja na utu wa kiongozi, lakini nyingi kati yao meneja ana uwezo wa kushawishi au angalau kupunguza upotevu wa wakati unaotokea. kutokana na ushawishi wa mambo haya. Hebu tuzingatie makundi haya ya mambo.

Kundi la kwanza linajumuisha yale mambo ambayo ni matokeo ya vitendo vya meneja kutojua kusoma na kuandika. Hizi ni pamoja na kazi ambazo hazijapangwa, ubadilishanaji wa taarifa duni katika shirika, ukosefu wa usambazaji wazi wa kazi kulingana na kiwango cha umuhimu wao, kufanya kazi ambazo zingeweza kukamilishwa vyema na wasaidizi, na motisha duni ya wafanyikazi. Meneja anaweza kutambua mambo haya na kujaribu kuwaondoa kwa namna fulani.

Zingatia mambo haya:

1) Kazi isiyopangwa. Ni matokeo ya mtindo wa maisha wa sio tu kiongozi mwenyewe, bali pia mtindo wa maisha wa jumla wa shirika. Kazi isiyopangwa husababisha mapumziko ya mara kwa mara kwa aina mbalimbali za "ufafanuzi", maelezo muhimu kwa kazi zaidi ya idara mbalimbali, mgawanyiko na wafanyakazi binafsi. Wakati huo huo, sio wale tu wanaogeukia habari wanaopotoshwa, lakini pia wale ambao wanageukia habari.

Ubadilishanaji wa taarifa uliopangwa vibaya ndani ya shirika. Wakati wa kusambaza habari, mtu yeyote ana hakika kila wakati kuwa mpokeaji anajua kikamilifu na anaelewa maana yake, lakini hii sio hivyo kila wakati. Kila mtu ana muafaka wake wa mtazamo ambao unaweza kupotosha taarifa iliyopokelewa. Sio wasimamizi wote wa kisasa ambao wametatua shida hii kwao wenyewe na wafanyikazi wao na kuanzisha mfumo wa umoja wa kupokea na kusambaza habari kwenye kampuni zao. Katika mashirika mengi, kubadilishana habari kati ya idara hutokea kwa njia ya simu iliyovunjika, mara nyingi katika mchakato wa mawasiliano yasiyo rasmi. Mfano mwingine wa ukosefu wa viwango vya kusambaza habari ni ukosefu wa kiwango cha umoja cha kuelezea eneo la shirika kwa mteja kupitia simu - "kila mtu anaelezea kadri awezavyo."

Ukosefu wa usambazaji wazi wa kazi kulingana na umuhimu wao. Hii mara nyingi husababisha meneja kufanya mambo ambayo sio muhimu sana kwanza. Wakati huo huo, wanatumia kiasi kikubwa cha muda muhimu kutatua matatizo muhimu sana.

Kufanya kazi ambazo zinaweza kukamilishwa kwa urahisi na wasaidizi. Mara nyingi, meneja hufanya kazi kama hizo ikiwa hawaamini wasaidizi wake, akiamini kuwa wataweza kukamilisha kazi hii kama yeye mwenyewe, ambayo ni, tunazungumza juu ya ukosefu wa kujiamini katika sifa zinazofaa za shirika. wafanyakazi. Mfano ni upokezi wa wateja na meneja, na kutompa mfanyakazi yeyote mamlaka ya kufanya kazi na wateja, kushughulikia barua binafsi, na kutomkabidhi katibu kupanga barua zinazoingia.

2) Motisha dhaifu ya kazi. Motisha dhaifu ya kazi husababisha tija ya chini ya kazi, kwa kiwango kikubwa hii haihusu mkuu wa shirika, lakini wasaidizi wake, hata hivyo, shida hii inaweza kutokea katika biashara na tija ya chini ya kazi itasababisha ukosefu wa wakati.

Kundi la pili linajumuisha mambo ambayo hayategemei kiongozi. Hii ni kazi na mawasiliano, mtiririko mkubwa wa kazi za kawaida, mara nyingi za haraka, kazi ambayo inachukua muda mwingi, pamoja na "wezi wa wakati". Meneja hawezi kuondokana na mambo haya na anaweza tu kujaribu kupunguza athari zao kwa muda uliopotea.

Zingatia mambo haya:

1) Fanya kazi na mawasiliano. Utafiti unaonyesha kuwa meneja hutumia 20 - 30% ya wakati wake kuchanganua mawasiliano, akiangalia hadi hati 100 kwa siku, ambazo 30 tu zinahitajika. Inakadiriwa kuwa katika mawasiliano ya biashara kiasi cha habari zisizohitajika hufikia 15-20%, na kupitia njia zote 30% ya habari hutoka vyanzo vya ndani, na 40% kutoka vyanzo vya nje.

Mtiririko mkubwa wa kazi za kawaida, mara nyingi za haraka, kazi ambayo inachukua muda mwingi. Mifano ni pamoja na mambo kama vile muundo wa majengo ambayo matengenezo yanafanywa, uchaguzi wa samani, hitaji la kuangalia kibinafsi vigezo mbalimbali vya shughuli za shirika, mara nyingi kutokana na kutokuwa na uwezo wa wasaidizi au kusita kwao kuchukua jukumu wakati wao wenyewe. nenda kwa meneja na "maombi ya usaidizi" "

2) "Wezi wa Wakati." "Wezi wa wakati" ni mambo yasiyotarajiwa, ambayo mengi yanahitaji ufumbuzi wa haraka na hayawezi kukabidhiwa kwa wasaidizi. Yote hii inachukua muda mwingi na inasumbua kutoka kwa mambo muhimu sana. Kuna aina nyingi tofauti za wezi wa wakati:

simu;

Watu wanaotutembelea;

Matatizo na vifaa vya kompyuta;

Kubadilisha utaratibu wa kazi uliowekwa na wenzake;

Ukosefu wa mipango ya shirika;

Kutokuwa na uwezo wa kusikiliza watu wengine;

Muundo usioridhisha wa shirika;

Kurekebisha makosa ambayo yangeweza kuepukwa;

Kutokuwa na maamuzi katika maswala ya biashara;

Mikutano iliyopangwa na kuratibiwa vibaya;

Usumbufu mahali pa kazi;

Urasimu wa ofisi kupita kiasi;

Majadiliano yasiyo na maana juu ya kazi yako na kazi ya wengine.

Kundi la tatu linajumuisha mambo ambayo yanategemea moja kwa moja utu wa kiongozi. Hii ni kukimbilia mara kwa mara, uboreshaji wa mara kwa mara kwa nyumba, fussiness. Ili kupunguza ushawishi wa mambo haya wakati wa kufanya kazi, meneja lazima ajaribu kubadili, vinginevyo, mambo haya hayatamruhusu kutumia muda wake wa kufanya kazi kwa busara. Kwa maoni yangu, hii ni kundi kubwa zaidi la mambo, kwa kuwa ili kusimamia kwa ufanisi maoni yako, lazima kwanza ubadilishe mwenyewe, na kisha ujaribu kubadilisha ukweli unaozunguka, na kujibadilisha mwenyewe ni vigumu sana, hasa kwa mtu ambaye tayari anajiona kuwa anajitegemea, anajua kusoma na kuandika na amepevuka kwa kila namna.

Zingatia mambo haya:

1) Kukimbilia mara kwa mara. Katika hali ya haraka ya mara kwa mara, meneja hawana muda wa kuzingatia kazi anayofanya kwa sasa. Anafuata njia ambayo ilikuja akilini kwanza, badala ya kufikiria juu ya zingine, labda njia za busara zaidi za kutatua shida fulani.

2) Uboreshaji wa mara kwa mara wa nyumba. Uboreshaji wa mara kwa mara nyumbani husababisha mzunguko mbaya, wakati mtu hana wakati wa kukamilisha biashara yake na kutatua matatizo yote wakati wa saa za kazi, kwa sababu hiyo analazimika kuyatatua nyumbani kwa gharama ya muda wake wa bure, kupumzika. na maisha ya kibinafsi. Mtu hawana fursa ya kuishi kikamilifu, kupumzika, na kwa sababu hiyo, uzalishaji wake hupungua, ambayo husababisha mapungufu na tena kwa haja ya kuboresha nyumba. Mduara huu mbaya ni matokeo ya wakati usiofaa wa kufanya kazi, na inaweza kuwa ngumu sana kuuvunja.

Fussiness. Fussiness ni matokeo ya shirika duni la siku ya kazi, pia inategemea msukumo na sifa za mtu. Ni vigumu kwa mtu anayehangaika kuchagua ni biashara gani atakayofanya; , muda unapotea.

2 Mbinu za msingi za usimamizi wa wakati

2.1 Uchambuzi wa matumizi ya rasilimali za muda na mipango ya muda

Ili kutatua matatizo yanayohusiana na matumizi ya busara ya muda wa kufanya kazi, kuna mbinu nyingi ambazo zina jina la jumla "usimamizi wa wakati". Walakini, haiwezi kusemwa kuwa usimamizi wa wakati ni seti kali ya sheria, kufuatia ambayo mtu ataweza kurekebisha siku yake ya kufanya kazi na wakati wa kufanya kazi wa wasaidizi wake. Usimamizi wa wakati ni seti ya njia na mapendekezo ya jumla, na kwa kila mtu na shirika wanapaswa kuchaguliwa tofauti, kibinafsi.

Mmoja wa waanzilishi wa usimamizi wa wakati anachukuliwa kuwa mwanzilishi wa shule ya usimamizi wa kisayansi, Frederick Taylor, ambaye aliweka muda wa shughuli za kazi za mfanyakazi. Unaweza pia kutaja Henry Ford maarufu, ambaye alianzisha ukanda wa conveyor katika biashara zake na hivyo kupunguza muda wa mkusanyiko wa magari na muda uliopotea na wafanyakazi, na kufanya shughuli zao kuwa maalum zaidi.

Hivi sasa nchini Urusi, mmoja wa wataalam wanaojulikana katika uwanja wa usimamizi wa wakati ni Gleb Arkhangelsky, ambaye anahusika katika maendeleo ya kisayansi ya shida hii.

Hebu fikiria mbinu za usimamizi wa wakati wa classical. Hatua ya kwanza ya meneja yeyote ambaye amechukua tatizo hili kwa uzito inapaswa kuwa kuchambua matumizi ya rasilimali za muda. Uchambuzi wa matumizi ya muda utasaidia kutambua upotevu wa muda na kuonyesha uwezo na udhaifu wa mtindo wa kufanya kazi uliozoeleka. Uchambuzi kama huo ni muhimu ikiwa haijulikani jinsi wakati unatumika, haijulikani inachukua muda gani kukamilisha kazi fulani, haijulikani ni mambo gani huchochea au kupunguza utendaji.

Ili kuchambua tatizo, unahitaji ufuatiliaji wa muda wa kuaminika. Njia ya ufanisi zaidi ya kufuatilia muda ni kwa kuweka kumbukumbu. Unapotumia kompyuta kwa madhumuni haya, unaweza kutumia programu kama vile Visual TimeAnalyzer. Kwa msaada wake unaweza kuokoa muda na kupata uwakilishi wa graphic wa kazi yako. Pia, wakati uliotumika unaweza kuzingatiwa katika meza, ambayo inapaswa kuonyesha vigezo vifuatavyo:

Aina ya shughuli - kuamua aina ya shughuli;

nyakati za kuanza na kumaliza za aina husika ya shughuli;

Muda wa aina inayolingana ya shughuli - kuamua wakati unaohitajika kwa aina hii ya shughuli.

Inapendeza zaidi kufuatilia wakati unapofanya kazi, kwani wakati wa kufuatilia "baadaye" unaweza kusahau maelezo kadhaa muhimu.

Mchakato wa uchambuzi unaonyesha nguvu na udhaifu wa kutumia rasilimali ya muda. Ili kufanya hivyo, unahitaji kujibu maswali kadhaa, kama vile:

Je, kazi hiyo ilihitajika? (ikiwa zaidi ya 10% ya muda wa kufanya kazi haukutumiwa kwa kazi muhimu, hii inaonyesha matatizo ya kuamua vipaumbele);

Je, uwekezaji wa wakati ulihalalishwa? (ikiwa zaidi ya 10% ya muda wa kufanya kazi ulikuwa na kazi ambazo muda uliotumiwa haukustahili, unahitaji kuchambua sababu kwa nini muda uliotumiwa ulikuwa mkubwa sana na jaribu kuzingatia katika kazi ya baadaye);

Je, ilifaa kufanya kazi hiyo? (ikiwa zaidi ya 10% ya wakati wa kufanya kazi ulitumika kwa kazi ambazo utekelezaji wake haukuwezekana, basi unahitaji kuzingatia upangaji na shirika)

Je, muda wa kukamilisha kazi uliamuliwa kwa uangalifu? (ikiwa zaidi ya 10% ya wakati wa kufanya kazi ulitumika kwa kazi, muda wa muda ambao uliamua kwa hiari, basi kuna shida na kupanga wakati wa kufanya kazi).

Kama matokeo ya uchambuzi, "wezi wa wakati" na makosa anuwai katika utumiaji wa wakati wa kufanya kazi hutambuliwa; ni muhimu kuamua sababu zao na kukuza njia za kupambana nazo ambazo zinafaa zaidi kwa mfanyakazi fulani.

Njia kuu inayosaidia kutumia muda wa kazi kwa ufanisi ni kupanga wakati. Upangaji ni mpangilio wa wakati wa matumizi yake ya kiuchumi zaidi katika kufikia malengo na malengo yoyote yanayomkabili meneja au shirika. Mipango inaweza kuwa ya muda mrefu, ya kati na ya muda mfupi.

Faida kuu inayopatikana kwa kupanga kazi ni kwamba kupanga huokoa wakati. Uzoefu unaonyesha kwamba kuongeza muda unaotumika katika kupanga hatimaye husababisha kuokoa muda kwa ujumla.

Kwa wazi, muda unaotumika katika kupanga hauwezi kuongezeka kwa muda usiojulikana, baada ya hapo ongezeko zaidi la wakati wa kupanga huwa halifanyi kazi. Haupaswi kutumia zaidi ya 1% ya muda wako wote wa kupanga kupanga.

Mipango daima hufanywa kwa kuzingatia malengo. Msingi wa upangaji wowote ni lengo la muda mrefu au malengo ya muda mrefu. Kwa kuzingatia malengo ya muda mrefu, malengo ya muda wa kati na ya muda mfupi yanawekwa. Hii hufanyika kama ifuatavyo: kwa msingi wa malengo ya maisha au dhamira ya shirika, idadi ya malengo madogo yanatambuliwa, mafanikio ambayo yanapaswa kuchangia kufikiwa kwa lengo kuu la maisha. Haya ni malengo ya muda mrefu. Kila moja ya malengo haya hubainisha idadi ya malengo madogo, ikiwezekana kwa muda mfupi (yatakayotekelezwa katika miaka ijayo, katika siku za usoni), mafanikio ambayo yanapaswa kuchangia kufikiwa kwa malengo ya muda mrefu. Vivyo hivyo, kulingana na malengo ya mwaka, malengo ya mwezi, muongo na siku yanatofautishwa. Ifuatayo, uchambuzi hufanywa wa uwezo na udhaifu wa mtu au shirika ambalo linaweza kuwa muhimu katika kufikia malengo. Hii inafanywa ili kuhimiza nguvu na kufanyia kazi udhaifu. Uchambuzi huu unatumika kama msingi wa mipango ya muda wa kati na mfupi.

Mchakato wenyewe wa kupanga unajumuisha kutunga matokeo na kuweka makataa ya kuyafikia. Matokeo lazima yalingane na malengo. Katika kesi hii, ni vyema kufuata baadhi ya sheria za kupanga.

1) Kwanza, mipango inapaswa kufanywa kwa maandishi. Ili mpango uwe zaidi ya orodha ya mambo ambayo yanahitajika kufanywa kwa siku, inafaa pia kuifanya kuwa zana ya kuhamasisha - ukizingatia matokeo. Kwa mfano, andika kwenye orodha sio "fanya hivi", lakini "hii imefanywa", ili wakati kazi imekamilika, unaweza kuweka alama ya ujasiri karibu na kuingia hii. Hii ni moja ya zana kali za kuhamasisha.

Pili, matokeo ya uchambuzi wa awali wa matumizi ya muda wa kufanya kazi yanapaswa kuzingatiwa. Katika mchakato wa uchanganuzi huu, makosa yaliyomo katika meneja aliyepewa katika kupanga wakati wake wa kufanya kazi na njia za kupunguza matokeo ya makosa haya yanatambuliwa.

Tatu, haupaswi kupanga siku yako yote ya kazi. Inaaminika kwamba unapaswa kupanga si zaidi ya 60% ya muda wako, na kuacha 40% bila kupangwa: 20% wakati usiotarajiwa na 20% wakati wa hiari.

Inahitajika kuanzisha viwango vya wakati wazi vya kukamilisha kazi na kutatua shida ambazo hazitaruhusu kukamilika kwa kazi ambayo haijakamilika na suluhisho la maswala ambayo hayajatatuliwa kwa wakati usiopangwa. Ikiwa masuala haya na masuala yangetatuliwa kwa wakati uliopangwa. Mazoezi yanaonyesha kuwa kwa kazi yoyote, wakati mwingi unatumika kama unavyopatikana, kwa hivyo, muafaka wazi wa wakati unapaswa kuanzishwa ambao ungeruhusu muhimu kukamilika, na wakati huo huo usizidi muda unaohitajika kukamilika.

2) Ili kutatua suala la kupangiwa upya kesi, kesi zinapaswa kugawanywa kulingana na kiwango chao cha dharura na umuhimu. Wakati huo huo, kazi za haraka na muhimu zinapaswa kutatuliwa na meneja mara moja na muhimu. Lakini zile zisizo za dharura zinaweza kuahirishwa, wakati aina 2 zilizobaki za kesi (zisizo muhimu, lakini za dharura na zisizo muhimu na sio za haraka) zinapaswa kuhamishiwa kwa wasaidizi kwa utatuzi. Kazi zisizo za haraka zinapaswa kuwekwa kulingana na wakati unaohitajika kwa kila mmoja wao, na wakati wa bure unapoonekana, unaweza kuanza kupunguza orodha hii - kwa hili inashauriwa kuwa nayo kila wakati.

3) Mipango inapaswa kukaguliwa mara kwa mara, kwa kuwa kwa kuzingatia mabadiliko ya mara kwa mara katika mazingira, inaweza kuibuka kuwa baadhi ya mipango ya usimamizi na meneja wa shirika haitalingana tena na malengo ya shirika na itahitaji kurekebishwa.

Mipango lazima iwe ya kweli na thabiti, na thabiti sio tu kwa kila mmoja, lakini pia na mipango ya wenzake, wasaidizi, na viwango vya juu vya usimamizi.

2.2 Shughuli za kusaidia kusawazisha matumizi ya muda

Hebu tuchunguze baadhi ya mambo yaliyosababisha kupoteza muda ambayo yalijadiliwa hapo juu, na ambayo hayakuonyeshwa katika sheria za kupanga wakati wa kufanya kazi hapo juu.

Mojawapo ya matatizo makubwa ambayo husababisha hasara kubwa wakati wa meneja ni kwamba meneja mara nyingi hufanya mambo ambayo wasaidizi wake wanaweza kufanya kwa mafanikio. Hii mara nyingi hufanyika kwa sababu meneja hana imani kuwa wasaidizi wake watashughulikia majukumu mazito kama haya na anaogopa kuwapa jukumu kubwa kama hilo. Kwa maneno mengine, kuna tatizo la ugawaji wa mamlaka.

Ugawaji kwa maana ya jumla unamaanisha uhamishaji wa kazi kwa msaidizi kutoka kwa nyanja ya shughuli ya meneja mwenyewe. Uhamisho wa kazi au shughuli unaweza kufanywa kwa muda mrefu au mdogo kwa kazi za wakati mmoja. Uteuzi humsaidia msimamizi kupata muda wa kufanya kazi muhimu na kuondoa shinikizo fulani.

Ikumbukwe kwamba uwakilishi huchochea ufunuo wa uwezo, uhuru na uwezo wa wasaidizi, kwa hiyo, ikiwa mwanzoni hofu ya meneja inaweza kuthibitishwa, basi kwa ushauri unaofaa, uongozi na usaidizi wa mafunzo, hatua kwa hatua chini ambayo mamlaka yamekabidhiwa. wataweza kukabiliana nao kwa kiwango kinachohitajika.

Kwa ujumla, kazi ya kawaida, shughuli maalum, masuala ya kibinafsi na kazi ya maandalizi inapaswa kukabidhiwa. Kwa hali yoyote haipaswi kufanya kazi kama vile kuweka malengo, kusimamia wafanyikazi, kazi za hatari kubwa, na kadhalika kukabidhiwa. Unapaswa pia kuratibu utekelezaji wa kazi ulizopewa.

Wakati mwingi pia hutumiwa kwenye mfumo wa habari ambao haujatengenezwa, ambao haujasanifiwa, ambayo inadhania kuwa habari hubadilishwa kwa wima katika uongozi katika shirika kwa njia na njia iliyochaguliwa na meneja, na kwa usawa - kwa njia ambayo ni rahisi zaidi. kwa wafanyikazi wote wawili kwa makubaliano ya pande zote. Walakini, kama inavyoonyesha mazoezi, ukosefu wa viwango sawa vya kubadilishana na usambazaji wa habari husababisha ukweli kwamba mtu mmoja husambaza habari, akimaanisha kitu kimoja, na mtu mwingine, akipokea habari, anaiona kama kitu kingine. Hii ni kwa sababu ya ukweli kwamba usimamizi ni moja wapo ya maeneo machache ya shughuli ambayo hayajaunda istilahi yake mwenyewe, kwa msaada wa ambayo wasimamizi, wakati wa kuwasiliana, wanaweza kutumia maneno ambayo yana maana maalum sana, na sio ya kutatanisha. kwa njia nyingi sasa. Mfano unaweza kuwa misemo kama vile "Nilikuambia ufanye jambo hivi karibuni, tayari ni Alhamisi, na bado hujaniletea matokeo!" Katika mfano huu, unaweza kuona umuhimu wote katika kesi hii ya kifungu "katika siku za usoni" - haiwezekani kuelewa nini mwandishi wa kifungu hicho anamaanisha, kwa sababu kwa sasa wakati wake "hadi Alhamisi" tayari unaonekana. muda mrefu usiokubalika, na kuhusiana na jambo lingine, kwa mfano, wiki iliyopita maneno "hivi karibuni" yanaweza kumaanisha miezi 2-3.

Uendelezaji wa viwango vya ushirika kwa uhamisho wa habari unaweza kupunguza kwa kiasi kikubwa muda unaopotea katika mchakato wa usindikaji wa taarifa zilizopokelewa, i.e. katika “kujaribu kuelewa” yale yaliyosemwa, pamoja na wakati unaohitajika kusahihisha makosa yaliyofanywa kutokana na tafsiri isiyo sahihi ya habari iliyopokelewa. Viwango hivi lazima vijumuishe maana halisi ya maneno yaliyotumiwa katika mchakato wa shughuli za shirika, pamoja na orodha ya vigezo ambavyo vinapaswa kuwasilishwa wakati wa taarifa kuhusu tukio lolote, jambo, ukweli au somo, i.e. mahitaji ya ukamilifu wa habari. Pia, habari za umiliki zinazopitishwa ndani ya shirika lazima ziwe za kuaminika, ambazo zinaweza kuhakikishwa na jukumu la watu wanaoisambaza kwa ubora wa habari.

Kiasi kikubwa cha muda katika kazi ya meneja hutumiwa kufanya kazi na mawasiliano. Kufanya kazi na mawasiliano kuna hatua zifuatazo - kwanza, kupanga mawasiliano, pili, kusoma mawasiliano na kuchagua habari muhimu kutoka kwake, kujibu sehemu ya mawasiliano ambayo inahitaji kujibiwa. Kuna rasilimali muhimu za wakati katika kushughulikia mawasiliano. Inakadiriwa kuwa meneja hupitia hadi hati 100 kwa siku, ambazo 30 pekee ndizo zinahitajika. Unapaswa kuamua mara moja ikiwa barua zinazoingia zitachakatwa na katibu au mtu mwingine, au kama zitachakatwa kibinafsi na msimamizi. Njia ya busara ni kukabidhi usindikaji wa barua kwa katibu. Inahitajika pia kuamua nini kitatokea na mawasiliano ambayo sio lazima kwa shughuli za biashara na kazi ya meneja. Labda itaharibiwa mara moja, au labda itaangaliwa kwa sehemu au kabisa. Jibu lazima liandikwe mara moja, bila kuchelewa inawezekana kutumia fomu maalum, au kuhamisha maandalizi ya jibu kwa katibu.

Sehemu kubwa ya wakati inachukuliwa na wale wanaoitwa "wezi wa wakati". Miongoni mwao, moja ya maeneo ya kwanza katika suala la muda inachukuliwa na simu. Simu zina upekee kiasi kwamba mara nyingi hutokea bila kutarajia, ikiwa ni pamoja na wakati kama vile meneja anashughulika na kazi muhimu ya kuwajibika na usumbufu na kuingiliwa katika kazi haifai sana. Kwa hiyo, unapaswa kuagiza katibu kupokea simu zinazoingia kwenye simu ya mezani. Nambari ya simu ya rununu haipaswi kupewa wateja na watu wengine ambao wanaweza kuwasiliana na idara nyingine ya biashara, pamoja na usimamizi, kutatua shida zinazotokea. Ikiwa ni lazima, wanaweza kuwasiliana na mkuu wa biashara kupitia katibu, ambaye, baada ya kutathmini kiwango cha umuhimu na uharaka, anaweza kuwasiliana na meneja na kumjulisha kuhusu mtu aliyepiga simu.

Vile vile hutumika kwa aina mbalimbali za "wezi wa wakati" kama watu wanaochungulia. Watu wasiruhusiwe kwenda moja kwa moja kwa menejimenti ya shirika iwapo kuna idara maalum au watu wenye dhamana ya kutatua matatizo hayo ili kutatua suala walilonalo. Aina zingine za "wezi wa wakati" hazina ishara wazi ambazo zingeweza kuwatayarisha mapema, na ili kukabiliana nao, tunaweza kupendekeza tu kuchambua shida zinazoibuka na kukuza njia kadhaa za kuzitatua au kupunguza hasara kutoka kwa matukio yao.

Aina mbalimbali za mikutano huchukua muda mwingi kati ya meneja na wasaidizi wake. Ili kuongeza muda unaotumiwa kwa kusudi hili, uchambuzi wa mikutano unapaswa kufanywa kwa kuzingatia muda uliotumika, rasilimali za nyenzo, nk.

Ni busara kuandaa ajenda inayoonyesha muda unaohitajika kujadili mada binafsi. Kwa kila kitu, panga wakati kulingana na umuhimu wake. Baada ya mkutano, ni muhimu kufuatilia ikiwa maamuzi yaliyotolewa yanafanywa na kila mtu aliyeathiriwa nao. Kazi ambazo hazijakamilika na matatizo ambayo hayajatatuliwa yanapaswa kuwa kipengele cha kwanza kwenye ajenda inayofuata.

Rushes, uboreshaji wa nyumba na fussiness ni sababu sawa za kupoteza muda, ambayo inategemea hasa utu wa mtu. Haraka ni hali ambayo meneja hawezi kufikiria kwa muda mrefu juu ya njia za kutatua shida na kuchagua suluhisho ambalo huja akilini, wakati njia bora na ya haraka ya kutatua shida sio ya kwanza kukumbuka kila wakati. . Kwa kuongeza, ni vigumu sana kwa mtu katika hali ya haraka kufanya kazi kwa ufanisi; kuanza kumkasirisha mtu, kuharibu hisia zake na hata kumshusha kutoka kwake, ambayo pia haitamruhusu kumaliza kazi aliyoianza kawaida. Kwa hivyo, shida inayohusishwa na ukweli kwamba mtu hufanya mambo mengi kwa haraka ni kubwa sana na inaweza kusababisha upotezaji mkubwa wa wakati.

Sifa nyingine muhimu ambayo kiongozi yeyote lazima awe nayo, haswa yule anayethamini wakati wake mwenyewe: lazima aweze kusema "hapana." Kuna hali nyingi wakati haiwezekani au vigumu sana kusema hapana - hii inaweza kuathiri picha ya shirika na kiongozi wake, ambayo itaathiri ushindani wake, wakati meneja hawezi kukataa ombi kwa sababu ya sifa zake za kibinafsi; wakati kuhusu kitu ambacho mteja muhimu anauliza. Katika hali nyingi, meneja anaweza kuamua mara moja ni athari gani kukubali kutimiza ombi au mahitaji ya mtu kutaleta kwake na biashara yake, hata hivyo, watu wanaouliza au kudai mara nyingi hujaribu kumweka meneja kwa makusudi katika hali ambazo atalazimika kukubaliana. kutimiza anachotaka kuliko wanavyosema. Kwa meneja, idhini hiyo ni kupoteza muda na pesa, na si mara zote gharama hizi zinaweza kuleta manufaa yanayoonekana kwa shirika. Ndiyo maana ni muhimu sana kwa kiongozi yeyote kuwa na uwezo wa kusema "hapana" na kutoka nje ya hali kwa heshima wakati unapaswa kusema neno hili.

Udhibiti unashughulikia kazi tatu:

Kuelewa hali ya mwili;

kulinganisha yale yaliyopangwa na yale yaliyopatikana;

marekebisho kulingana na deviations imara.

Ufuatiliaji lazima uwe wa kawaida. Ufuatiliaji unapaswa kufanywa mara kwa mara, haswa baada ya kumaliza kazi na mwisho wa siku ya kufanya kazi, kubaini ikiwa kila kitu kilikamilishwa, kilichopangwa na, ikiwa sio kila kitu, basi kilichounganishwa nacho.

Kwa ujumla, ni ngumu sana kuzungumza juu ya shughuli maalum katika usimamizi wa wakati. Hapo juu tulijadili shida kuu za kawaida, ambazo kimsingi ni za ulimwengu wote, ambayo ni, zinaweza kutokea kwa mtu yeyote anayeshikilia nafasi yoyote katika shirika. Ikumbukwe kwamba licha ya maelezo ya kina ya shida ambazo mara nyingi hujitokeza kwa watu ambao hawapendi kutumia wakati wao, katika maisha halisi kila mtu ana shida zake mwenyewe, "wezi wake wa wakati," sifa zake za kibinafsi zinazoingilia kati. kufanya kazi kwa ufanisi na kwa hiyo haiwezi kupewa vidokezo na mbinu za ulimwengu ambazo zingefaa kila mtu katika hali zote za maisha. Katika kila kesi maalum, unapaswa, kupitia uchambuzi, kutafuta njia zako mwenyewe za kupambana na matumizi yasiyo ya busara ya rasilimali za wakati, na njia hizi katika kila kesi zitakuwa maalum kwa kila mtu.

Hitimisho

Katika kazi hii ya kozi, tulijifunza mbinu za msingi na mbinu za usimamizi wa muda, ambazo zinatuwezesha kurekebisha muda wa kazi wa mfanyakazi kwa ujumla na meneja hasa, kupunguza gharama zisizo na tija za rasilimali za muda na hatimaye kuongeza tija ya wafanyakazi. Usimamizi wa wakati ni mkusanyiko wa maarifa ambao una umuhimu mkubwa wa kiuchumi na kibinafsi. Umuhimu wa kiuchumi upo katika ukweli kwamba kupitia matumizi ya busara ya wakati inawezekana kuongeza tija ya mtu binafsi na timu nzima kwa ujumla. Umuhimu wa kibinafsi upo katika ukweli kwamba inaruhusu mtu kupata kiasi kikubwa cha muda wa bure, ambayo itamruhusu kujisikia huru na kulipa kipaumbele zaidi kwa mapumziko yake, afya na maisha ya kibinafsi.

Orodha ya vyanzo vilivyotumika

1. Arkhangelsky G. Shirika la wakati: kutoka kwa ufanisi wa kibinafsi hadi maendeleo ya kampuni [Nakala]: kitabu / G. Arkhangelsky. - M.: AiST-M, 2003. - 231 p.

2. Gamidullaev B.N. Kuokoa wakati na viashiria vya tathmini yake katika michakato ya usimamizi wa biashara [Nakala]: kitabu cha maandishi / B.N. Gamidullaev. - Penza,

3. Seiwert L. Muda wako upo mikononi mwako: ushauri kwa wafanyabiashara kuhusu jinsi ya kutumia ipasavyo wakati wa kufanya kazi [Nakala]: mwongozo wa masomo / L. Seiwert. -M.: Interexpert, 1995. - 426 p.

4. Shirika la muda wa kazi [Nakala]: kitabu cha maandishi / M: "DeKA", 1994. - 297 p.

Usimamizi wa wakati ni nini na mbinu ya kudhibiti wakati wa kibinafsi inategemea kanuni gani za kimsingi? Ni sheria gani ambazo wale wanaotaka kutumia usimamizi wa wakati maishani watalazimika kufuata, na itaathirije mtu, mafanikio yake na malengo yake. Uchambuzi wa kina wa dhana na mambo muhimu.

Kwa mtu wa kisasa, masaa 24 kwa siku haitoshi. Hasa kwa mjasiriamali anayejaribu kukamilisha kazi nyingi iwezekanavyo wakati wa mchana. Mara nyingi hujitolea kulala na kupumzika, kufanya kazi marehemu na siku saba kwa wiki. Lakini mara nyingi zaidi tatizo haliko katika ukosefu wa muda, lakini katika usambazaji wake usio sahihi.

Utekelezaji wa usimamizi wa wakati maishani hukuruhusu:

jifunze kudhibiti wakati;
kudhibiti siku yako;
thamini wakati wa kibinafsi;
kufanya kazi zaidi;
kufikia malengo yako;
Usijinyime kupumzika.

Lakini kabla ya kuanza kutumia mbinu hii ya usimamizi wa wakati, unahitaji kuifahamu kwa undani.

Usimamizi wa wakati ni nini: dhana za kimsingi na ufafanuzi

Usimamizi wa wakati ni teknolojia ya usimamizi wa wakati kwa uangalifu ambayo huongeza tija ya mwanadamu. Inategemea kuweka vipaumbele, kuchanganua gharama za muda, kupanga, kuweka malengo, kupanga siku ya kazi (wiki, mwezi) na kukasimu kazi.

Kwa kuongeza, usimamizi wa wakati unahusisha uchambuzi wa hatua maalum na vitendo muhimu kutekeleza wazo fulani au kufikia lengo. Hii pia ni pamoja na udhibiti wa utimilifu wa malengo, unaojumuisha utekelezaji wa mipango na muhtasari wa matokeo.

Usimamizi wa wakati hutumiwa kudhibiti wakati wa kazi na wa kibinafsi. Baada ya yote, siku yoyote ya wiki sio kazi tu, bali pia kupumzika, kujiendeleza, elimu ya kibinafsi, burudani, nk.

Teknolojia hii haifai tu kwa wafanyabiashara, mameneja, wanasiasa, lakini pia kwa mama wa nyumbani, wanafunzi, watoto wa shule na watu wengine. Inakuruhusu kukamilisha kazi zote ulizopewa kwa siku kila siku na wakati huo huo kufurahiya kikamilifu maisha - pumzika, toa wakati kwa familia au vitu vya kupumzika, kusafiri na mengi zaidi.

Kila mtu ana saa ishirini na nne sawa kwa siku. Inafanya tofauti katika jinsi unavyotumia wakati wako. Habari njema ni kwamba hata kama umekuwa ukitumia wakati wako vibaya hadi sasa, unaweza kubadilisha hiyo kuanzia kesho. Badala ya kupoteza muda wako kwenye shughuli zenye thamani ndogo, anza kuutumia kwenye shughuli zenye thamani kubwa.

Ukiondoa maganda yote, unaweza kupata ufafanuzi rahisi:

"Udhibiti wa wakati ni zana ya kudhibiti maisha yako."

Maisha yetu kwa kiasi kikubwa inategemea wakati unaotumiwa kwa vitendo fulani. Na kujifunza kutawala wakati kunamaanisha kujifunza kudhibiti maisha.

Ni kanuni gani za usimamizi bora wa wakati

Kanuni za kusimamia na kupanga wakati wa kibinafsi zinatokana na misingi 4 kuu:

Mpangilio sahihi wa lengo.
Uwekaji sahihi wa vipaumbele vya maisha.
Kuweka tabia sahihi.
Matumizi sahihi ya zana za kupanga.

Kuweka malengo

Watu wengi hawajui jinsi ya kuweka malengo kwa usahihi. Matokeo yake, uzalishaji wao hupungua, motisha hupotea, na baada ya muda mtu ana lengo moja tu - kupumzika.

Ni makosa gani wakati wa kuweka malengo?

Kwa mfano, hamu ya kununua gari mwishoni mwa mwaka sio lengo.

Lengo linapaswa kuonekana hivi: "Nitanunua Rolls-Royce Phantom ya 2016 kufikia Desemba 25, 2016." Hiyo ni, lazima kuwe na maalum na mipaka ya muda (tarehe ya mwisho ya kufikia lengo).

Lengo linapaswa kuwa:

maalum;
mdogo kwa muda;
kupimika;
halisi.

Bila vipengele hivi 4, lengo huwa tamaa ya kawaida ambayo haihamasishi.

Unapotambua kwamba una umri wa miaka 25 au 30, na wazazi wako wana miaka 10, 15, 20 ya kuishi, basi sababu halisi hutokea. Ikiwa ilitokea kwa yeyote kati yenu, sijui. Lakini ikiwa mtu anayo, hiyo ni nzuri. Kwa sababu wapendwa wetu, kama malengo, hutupatia mafanikio makubwa ya maendeleo. Kisha wengine huibuka - misheni, kiwango, ushawishi, kila aina ya masilahi. Lakini kwa wale wanaoteseka na kutafuta motisha yao wenyewe, kwa wale ambao hawawezi kupata kile kinachowaangazia na kukaa tupu, nataka kukata rufaa. Usiangalie mbali sana. Panda miguu yako mwenyewe - nunua nguo, anza kula na kuvaa kawaida na utagundua baadaye kuwa unaweza kubadilisha kabisa maisha ya wapendwa wako. Na hii ni sababu nzuri ya kuchukua hatua za kwanza.

Mikhail Dashkiev - mwanzilishi mwenza na mkurugenzi wa mradi wa "Vijana wa Biashara".

Kuamua vipaumbele vya maisha

Ufanisi wa usimamizi wa wakati kwa kiasi kikubwa unategemea vipaumbele vya maisha ya mtu. Wao ni muhimu kama vile malengo. Lakini hapa, pia, watu hufanya makosa kila wakati.

Vipaumbele vya maisha, kwa kiwango kikubwa, vinapaswa kuelekezwa kwako mwenyewe. Hiyo ni, kwanza kabisa unahitaji kufikiria: "Ni nini muhimu kwangu? Ninahitaji nini ili kuboresha maisha yangu na ubora wake?

Hata hivyo, mtu haipaswi kudhani kwamba kila mtu anayetumia usimamizi wa muda ni ubinafsi.

Sio vipaumbele vyote vinapaswa kuelekezwa kwa mpendwa wako. Pia unahitaji kufikiria juu ya wapendwa na jamaa. Hasa ikiwa hawa ni wazazi, mke au watoto. Na unahitaji kuelewa kwamba kila mtu ana vipaumbele vyake. Hiyo ni, kwa wengine, ustawi wao tu ni muhimu, na kwa wengine, ustawi wa familia nzima.

Lakini bado, sehemu kuu ya vipaumbele inapaswa kulenga mtu mwenyewe. Kisha tija haitashuka na "kuchoma" haitatokea, baada ya hapo, kwa kawaida, watu huacha.

Kuweka mazoea

Hapa tunazungumza juu ya tabia muhimu na nzuri ambazo zitakusaidia kufikia malengo yako. Shukrani ambayo kazi zote zilizopangwa zitakamilika wakati wa mchana. Ambayo unaweza kuongeza tija yako mwenyewe.

Je, haya yanaweza kuwa mazoea ya aina gani? Kwa mfano:

Amka saa 5 asubuhi kila siku.
Endesha kilomita 10 asubuhi.
Daima timiza ahadi zako.
Kuwa kwa wakati kwa ajili ya mikutano.
Usiangalie TV au kusoma habari.
Kamwe usilalamike juu ya chochote.
Sema ukweli kila wakati.

Siku 21 zinatosha kukuza tabia nzuri. Vivyo hivyo kwa kuacha tabia mbaya.

Kanuni kuu ya kuendeleza tabia muhimu ni tabia 1 kwa mwezi. Ndio, mchakato huu ni mrefu. Hasa ikiwa unapanga kuingiza tabia kama 10. Lakini "Moscow haikujengwa mara moja."

Kutumia Zana za Kupanga

Kusimamia wakati wako kwa ufanisi bila kupanga kila siku ni ngumu sana na karibu haiwezekani. Kwa hiyo, mipango ya kila siku ni kipengele muhimu cha usimamizi wa wakati.

Kupanga maana yake ni orodha ya kazi za kila siku. Kila jioni mtu sio tu muhtasari wa siku, lakini pia hufanya orodha ya mambo ya kufanya kwa siku inayofuata. Na kwa ajili ya kupanga anaweza kutumia zana yoyote inapatikana na rahisi.

Chombo cha upangaji wa jadi ni mpangaji rahisi wa kila siku. Inaweza kuwa karatasi au elektroniki. Hata hivyo, ni bora kutumia ya kwanza, kwa kuwa wakati mtu anaandika kwa mkono, badala ya kuandika maandishi kwenye kibodi, ni rahisi kwake kukumbuka kilichoandikwa. Ipasavyo, wakati wa mchana utalazimika kutazama kidogo kwenye diary yako na kupotoshwa na kazi muhimu zaidi.

Diary ni pamoja na:

Malengo ya muda mfupi na mrefu.
Orodha ya kila siku ya kazi na mambo ya kufanya.
Vidokezo vya kibinafsi.
Alama za malengo yaliyofikiwa.
Matokeo ya siku zilizoishi na uchambuzi wao wa kina (idadi ya kazi zilizokamilishwa, muda uliotumika kwa vitendo fulani, ufanisi wa kibinafsi wakati wa mchana (wiki), nk).

Rekodi kama hizo zinaweza kuhifadhiwa kwa njia yoyote ya kielektroniki. Jambo kuu ni kwamba programu au programu inakuwezesha kufanya mabadiliko haraka kwenye orodha yako ya mambo ya kufanya.

Wakati wa kuandaa mipango na kazi za siku katika usimamizi wa wakati, ni kawaida kuzingatia mizunguko ya kibaolojia ya mwanadamu. Baada ya yote, kupanda na kuanguka kwa shughuli katika watu tofauti hutokea kwa nyakati tofauti. Kwa hiyo, wakati wa kupanga, kipengele hiki kinazingatiwa daima.

Kwa muhtasari, inaweza kuzingatiwa kuwa kupanga ni kipengele muhimu zaidi cha usimamizi wa wakati, bila ambayo mbinu za usimamizi wa wakati hupoteza maana yote.

Sheria 12 za usimamizi wa wakati wa kisasa

Usimamizi wa wakati sio sayansi ngumu na mtu yeyote anaweza kujua mbinu hii. Unahitaji tu kuzingatia sheria za msingi za mchezo.

Panga kila siku. Tengeneza orodha ya mambo ya kufanya kwa kila siku na uifuate bila swali.
Weka malengo mahususi, ya kweli na ya muda mfupi na ya muda mrefu.
Daima kuzingatia kuweka vipaumbele vinavyolenga wewe mwenyewe (hasa) au wapendwa.
Ondoa kutoka kwa maisha yako "walaji" wa wakati wa kibinafsi na wa kazi (mitandao ya kijamii, michezo ya kompyuta, kutazama TV, mazungumzo ya simu yasiyo ya lazima, nk).
Fanya mambo magumu zaidi kwanza na usiyaache hadi baadaye.
Sema "Hapana" kila wakati kwa vitu visivyo vya lazima.
Zingatia kazi moja hadi ikamilike. Hiyo ni, huwezi kuruka kutoka hatua moja hadi nyingine hadi moja yao imekamilika kabisa.
Fanya kazi kwa wakati unaofaa kwako, ukizingatia mizunguko ya kibiolojia.
Chuja taarifa zote zinazoingia. Hii ni kweli hasa katika zama za umaarufu wa mtandao, ambapo kuna takataka nyingi za habari.
Weka eneo-kazi lako safi (pamoja na Kompyuta yako au kompyuta ndogo).
Panga mahali pa kazi pazuri.
Daima kumbuka kuwa leo inaweza kuwa siku ya mwisho katika maisha yako. Hakuna kitu kinachomfanya mtu kutenda zaidi ya hofu ya kifo.

Je, matumizi ya usimamizi wa wakati hutoa faida gani maishani?

Kwanza, usimamizi wa wakati hukuruhusu kujifunza jinsi ya kudhibiti wakati wako, na kwa hivyo kudhibiti shughuli na maisha yako.

Pili, teknolojia hii husaidia kuondoa tabia mbaya na kuzibadilisha na zile muhimu.

Tatu, watu wanaotumia usimamizi wa muda hufikia malengo yao kwa haraka, ni rahisi kujifunza na wanaweza kupata mafanikio katika shughuli mbalimbali.

Kwa kuongezea, mtu anayeishi kwa kanuni zote za usimamizi wa wakati:

Ina wakati zaidi wa kupumzika.
Uwezo wa kufanya haraka idadi ya kazi katika muda mfupi.
Huathiriwa kidogo na dhiki.
Chini wanahusika na magonjwa yanayosababishwa na matatizo, uchovu wa muda mrefu na ukosefu wa usingizi.
Karibu kabisa kudhibiti maisha yake.

Yote hii iko chini ya faida za usimamizi wa wakati. Lakini pia kuna upande mwingine wa sarafu.

Hasara za usimamizi wa wakati: kwa nini kila mtu hawezi kudhibiti wakati?

Teknolojia yenyewe inaonekana karibu kabisa. Jambo kuu ni kufanya juhudi fulani na mtu anakuwa bwana halisi wa maisha yake. Hata hivyo, kwa sababu fulani, watu wengi hushindwa kusimamia muda wao wa kibinafsi na wa kazi. Na sababu hapa iko katika mapungufu kadhaa:

Kabla ya kufanya mazoezi ya usimamizi wa wakati, mtu lazima ajihusishe na nidhamu binafsi. Na hii ni teknolojia tofauti kabisa ambayo inahitaji muda mwingi, ndiyo sababu si kila mtu anataka kufanya hivyo na amesalia peke yake na malengo yao yasiyoeleweka na mlima wa kazi zisizojazwa.
Ugumu wa teknolojia ndio hasara kuu ya usimamizi wa wakati. Baada ya yote, kwa asili, mtu hujivunja tu, huacha eneo lake la faraja, hujenga upya kisaikolojia na kihisia, ambayo kwa wengi inakuwa kazi ya kurudi nyuma.
Hakuna mwongozo au kozi moja ya usimamizi wa wakati inayotoa mpango mahususi wa utekelezaji. Mara nyingi hutoa vitendo vya jumla ambavyo havifai kwa kila mtu.
Ni ngumu kudhibiti wakati wako peke yako, kwani kila wakati kuna sababu ya kujifurahisha. Kwa hiyo, usimamizi wa muda una athari kubwa katika timu (usimamizi wa wakati wa ushirika), ambapo kuna "mtunzaji".

Nilisoma idadi kubwa ya vitabu tofauti juu ya usimamizi wa wakati, usimamizi wa kibinafsi, nidhamu binafsi. Vitabu hivi vingi vimeandikwa kwa lugha kavu. Kuna mbinu chache sana zinazoweza kutekelezwa katika maisha ya mtu ambaye ana idadi kubwa ya miradi, mambo ya kufanya na anatakiwa kufanya hivi sasa, labda hata jana. Na nikagundua kuwa shida hii haiathiri mimi tu, bali pia watu wengi.

Alexey Tolkachev - mwanzilishi wa mradi wa "Shule ya Washindi".

Kama unaweza kuona, hasara kuu za teknolojia ziko katika saikolojia ya binadamu. Watu wengine wanaweza kukabiliana na hali mpya ya maisha kwa urahisi, wakati wengine hawawezi kufanya hivyo.

Kwa kumalizia, ningependa kutambua kuwa usimamizi wa wakati kwa kweli una athari chanya kwenye utendaji, ufanisi wa kibinafsi na mafanikio. Na unaweza kujaribu kutekeleza katika maisha yako. Hata hivyo, hupaswi kuweka matumaini makubwa kwenye teknolojia hii.