Planlægningsmøde, driftsmøde, driftsmøde. Organisation, afholdelse

Timer med mentalt drænende kontormøder er ikke en myte, ikke en grotesk ting og ikke noget med jokes. Realiteterne i dagens liv er sådan, at op til 50 % af arbejdstiden bruges på tom snak, der ikke giver nogen resultater. At accelerere livet dikterer nye regler for kontorkultur; hurtige og effektive møder er en del af virksomhedens etik.

Hvad er et personalemøde?

Kan et fem minutters møde, et planlægningsmøde eller et møde klassificeres som et officielt møde? Hvad er målene for denne form for kollegialt arbejde? Hvad er de generelt accepterede teknikker til at gennemføre det, og hvordan opnår man de højeste resultater efter mødet er slut?

Et forretningsmøde er en arbejdsform i en virksomhed med det mål at planlægge og overvåge udførelsen af planlagte aktiviteter i alle organisationens tjenester. Dette er et effektivt værktøj til personaleledelse og til at modtage hurtig feedback fra medarbejderne. Sandt nok fungerer dette værktøj kun med succes i en kompetent leders dygtige hænder.

Inden man indfører en lignende form for kommunikation med medarbejdere i arbejdstilstand, udstedes der normalt en tilsvarende ordre, som hver deltager i mødet modtager mod underskrift til gennemgang og implementering. Ordenens krop angiver målene, målene, tidspunkter og datoer for officielle møder samt deltagerlisten, regler og struktur på dagsordenen.

Det overordnede formål med afholdelse af kontormøder er at inddrage medarbejdere, tjenester og afdelinger, både ledere og linjepersonale, i ledelses- og beslutningsprocessen.

Kontormøder omfatter planlægningsmøder, briefinger og fem-minutters møder, hvor der aftales vektoren for udviklingen af virksomheden som helhed, taktik og strategi for virksomheden udvikles, og specifikke opgaver stilles. Ved planlægningsmøder afklares aktuelle problemstillinger, rykkere ordnes, og det generelle forløb afstemmes. Operationelt møde er et hurtigt møde for at løse et problem eller en konfliktsituation i et team. Hovedmålet med et forretningsmøde er at opstille og løse nye problemer.

Hvis en virksomhed begynder at blive forvirret over disse begreber, vil effektiviteten af arbejdstiden støt falde.

De vigtigste fejl ved afholdelse af kontormøder

Et ineffektivt møde afslører lederens og/eller arrangørens umodenhed i denne form for medarbejderkommunikation. I enhver virksomhed har du brug for erfaring og færdigheder, der kan formidle virksomhedens generelle linje til medarbejderne og få det største udbytte af dem.

Hovedsignalet på et uduelig møde er gensidig utilfredshed med resultaterne: lederen forventer svar fra sine underordnede, som til gengæld ønsker at få de mest gunstige betingelser for sig selv. På mødet er der dog ingen, der bliver enige om noget med nogen.

Samtidig udvikles kontorsyge - et hyklerisk billede af interesseret deltagelse i forretningsmøder, som i virkeligheden er tom snak, en diskussion om kontorsladder. For lejede medarbejdere er sådanne arrangementer af underholdende karakter; de giver endnu en mulighed for ikke at arbejde, ikke at udføre daglige rutineopgaver.

Ganske ofte, efter en sådan reguleret snak, begynder lederen at kræve resultater fra medarbejderne, der opstår en interessekonflikt, efterfulgt af afskedigelse af medarbejdere, nogle gange af hele afdelinger.

En af de mest almindelige fejl ved afholdelse af kontormøder er den ustrukturerede præsentation af lederens beslutning, når toplederen i stedet for at brainstorme stiller oppustede krav, og teamet, der ikke er i stand til at opfylde dem, til gengæld fremsætter årsager til, at forslaget ikke kan være opfyldt.

Dette sker, fordi lederen ofte ikke selv ved, hvad han vil, og ikke leder efter måder at opnå de ønskede resultater på.

Hemmeligheder bag effektive møder

For at mødet kan afholdes med den højeste effektivitet og give væsentlige resultater, skal initiativtageren til denne kollegiale arbejdsform kende nogle hemmeligheder.

Fastsættelse af formålet med mødet. Enhver virksomhed begynder med den korrekte målsætning. Før arrangøren samler medarbejdere til et forretningsmøde, skal arrangøren besvare en række spørgsmål:

Muligheden for at afholde mødet;

Korrekte regler og præcist emne;

Markører, som man kan bedømme effektiviteten af begivenheden efter.

En leder er en strateg, der er i stand til at stille en klar og specifik opgave. Underordnede er specialister, der ved, hvilke værktøjer der skal bruges til at implementere de tildelte opgaver.

Udpegning af de ansvarlige for mødets afholdelse. Ethvert forretningsmøde finder sted i henhold til genrens standardlove - først udføres omhyggelig forberedelse, udnævnelse af personer, der er ansvarlige for at invitere medarbejdere, for at indsamle forventninger og forslag, lede hvert dagsordenspunkt, kunstnere og sekretærer, registrere faserne af mødet, udfyldelse af referater og rapporter.

Optimal udvælgelse af deltagere. Mødets succes afhænger i høj grad af dem, der skal deltage i mødet. Det er uacceptabelt at inddrage inkompetente medarbejdere i sådanne arrangementer, som kan aflede begivenheden i en anden retning. Udvælgelsen af specialister, der er klar til at diskutere spørgsmål, der rejses på et kontormøde, skal overlades til en kompetent organisator-strateg.

Fastsættelse af regler. Et forretningsmøde, afhængigt af de problemer, der bliver løst og virksomhedens størrelse, falder normalt inden for standardvarigheden - fra tredive minutter til to timer. Planlægningsmødet bør slutte om fem til ti minutter, og det operative møde bør slutte inden for 40 minutter til en time.

Udarbejdelse af mødeplan. Inden åbningen af et forretningsmøde modtager hver deltager en detaljeret dagsordensplan, rapporteringsmateriale, hvorefter han kan forberede sine spørgsmål og/eller rapporter.

Eksempel på dagsordenstruktur. Dette dokument kan indeholde hovedpunkter relateret til operationel, taktisk og/eller strategisk ledelse i virksomheden. Strukturen af dagsordenen inkluderer normalt en specifik liste over opgaver dikteret af virksomhedens planer og måder at løse dem på. Derudover kan der være yderligere opgaver på dagsordenen, som det er tilrådeligt at løse i den nærmeste fremtid.

Holder et møde. For at et forretningsmøde kan gennemføres så effektivt som muligt og ikke bliver til et langvarigt kaos, skal det starte præcis til tiden, gå fra spørgsmål til spørgsmål hurtigt uden tøven. Det er nødvendigt at opsummere et foreløbigt resumé efter hvert diskuteret emne, der angiver det nøjagtige tidspunkt og dato, og de medarbejdere, der er ansvarlige for implementeringen. Samtidig er det nødvendigt at reducere diskussioner til et minimum, så der kun tillades afklaringer ved udvikling af løsninger.

Effektivitetsmålinger. Hvert møde, der afholdes, bør analyseres for overholdelse af målene og målene. Effektiviteten af et møde måles ved proportionaliteten af det ønskede resultat i forhold til de omkostninger, der kræves for at opnå det.

Kontrol og analyse. Efter at effektiviteten af et forretningsmøde er opnået, er det nødvendigt at overvåge resultatet og foretage en grundig analyse. Evnen til at måle, analysere og kontrollere alle data er kvaliteten af en klog leder, der er i stand til at gøre en virksomhed til en markedsleder.

Noter til en smart leder

Et forretningsmøde afholdes bedst i begyndelsen af dagen, hvor medarbejderne er i stand til at generere intelligente beslutningsmuligheder.

Det etiske kodeks bør specificere algoritmen, tidsplanen for møder og dens hyppighed, regler, mål og målsætninger. Det er bedst at holde sådan et møde om mandagen, hvor du skal sætte miniopgaver for ugen og opsummere resultaterne af den forgangne rapporteringsperiode.

Enhver medarbejder bør kende tid, sted og dato for almindelige forretningsmøder og være forberedt på dem. Dette punkt afspejles bedst i hver medarbejders jobbeskrivelse, der angiver graden af hans ansvar og deltagelse. Dette er etikken i officielle relationer, hvis overtrædelse medfører alvorlige sygdomme hos holdet.

Under møder opstår der ret ofte modstand fra medarbejdere, som skal diagnosticeres rettidigt og dygtigt fjernes, uden at det fører til sabotage og interne interessekonflikter. Hvis der i virksomheder med en autoritær ledelsesstil ikke opstår en sådan modstand på møder på grund af frygt eller usikkerhed, skal den kunstigt fremprovokeres. Ellers kan der i processen med at udføre og løse pålagte opgaver opstå alvorlige problemer på grund af medarbejdernes illoyalitet over for virksomheden.

For at forhindre sådanne praksisser er det nødvendigt at minimere problemer på tidspunktet for valg af mål og tildeling af opgaver til underordnede. For at gøre dette er det nødvendigt at distribuere "øreringe til alle søstrene", det vil sige at holde personalet beskæftiget med vigtige opgaver: betro nogle de vanskelige stadier af udvikling og implementering af projektet, uddelegere kontrol over udførelsen til andre, motivere andre til at udføre "feats" ved at øge deres autoritet i teamet ved midlertidigt at ansætte fungerende som tovholder eller demotivere særligt ivrige medarbejdere.

Medarbejdernes ansvar for at udføre tildelte opgaver skal fordeles, så de nemt kan kontrolleres. Ved hvert møde er det nødvendigt at opsummere og anerkende særligt fornemme medarbejdere og straffe dem, der er skyldige og sabotere arbejdet foran hele teamet. Ingen diskussioner eller beslutninger bør tillades bag medarbejdernes ryg, da der umiddelbart er fare for udbrud af interne konflikter.

Det er nyttigt for enhver leder at kende forskellene mellem kontormøder, planlægningsmøder og briefinger fra brainstorming, meningsudveksling og diskussioner. Begge ledelsesformater involverer at modtage feedback, men på forskellige måder. Forretningsmøder er en teknologi til styring af mennesker og fastsættelse af taktiske og strategiske opgaver, og formatet for diskussionen er uformel kommunikation, en markør på, at lederen er uerfaren og ikke ved, hvordan han skal styre mødets forløb og styre det rigtigt. retning.

Derudover er et forretningsmøde opdelt i:

Lærerigt, når lederen giver præcise instruktioner og modtager feedback fra underordnede;

Operationel, inden for hvilken aktuelle opgaver løses;

Det er problematisk, når et eller andet problem i teamet er løst, og der udvikles en trin-for-trin plan for at komme ud af den aktuelle krisesituation.

Mange moderne virksomheder gør sig skyldige i at forvirre forretningsformater, trække holdet ned i afgrunden af forvirring, konflikter og diskussioner om helt ikke-fungerende problemer. Formatstrukturering er en del af kulturen, som er underlagt strenge virksomhedsstandarder.

Vurdering af effektiviteten af forretningsmøder

Hvordan forstår man, at et forretningsmøde blev gennemført kompetent og ekstremt effektivt? Følgende spørgsmål skal besvares:

Er de opstillede mål for arrangementet nået?

Er hele dagsordenen dækket? Er alle spørgsmålene blevet diskuteret?

Opfyldte du de tildelte regler?

Kommunikeres alle beslutninger til implementerne?

Forstod de udøvende deres opgaver og deadlines korrekt?

Når man besvarer disse spørgsmål, vil der opstå en kvantitativ komponent - hvor mange mennesker er involveret i at løse problemet, hvor mange arbejdstimer de skal bruge for at udføre opgaver, hvor mange penge skal der til hertil, og så videre. En kvantitativ markør er et godt værktøj til at analysere ydeevne over tid og sammenligne med tidligere perioder.

Som regel giver effektivt gennemførte møder, når alle mål er nået på det rigtige tidspunkt, håndgribelige resultater.

At lede et meget effektivt møde er en sand kunst, hvor lederen er dirigenten, sekretæren er førsteviolin, og hele holdet er hele orkestret. Omhyggelig forberedelse og kompetent afvikling af et forretningsmøde afgør, hvilket partitur denne levende organisme vil udføre - klassisk musik, der kan fremkalde entusiastiske følelser og inspirere fremtidige sejre, eller en kakofoni af lyde, der dræber alt omkring.

Jeg ønsker jer smarte ledelsestiltag, mine herrer!

Zhanna Pyatirikova specielt til virksomhedsportalen BZZN.ru

Organiser og gennemfør planlægningsmødet så effektivt som muligt.

Find en løsning på det problem, der er angivet til diskussion, eller sæt retningen for udviklingen af situationen i en konstruktiv retning.

Det er interessant at holde et planlægningsmøde, så deltagerne ikke har tid til at gabe og ikke føler, at de har spildt tiden.

Handlingsplan

1. Bliv bekendt med den foreslåede metode til at organisere et planlægningsmøde.

2. Forbered dig selv, klargør de nødvendige materialer og inviter deltagere.

3. Hold et planlægningsmøde.

4. Opsummer resultaterne af planlægningsmødet og gør alle deltagere bekendt med dem.

Sådan organiserer du et planlægningsmøde

Først, hvad der kræves for at gennemføre et planlægningsmøde er spørgsmålet eller emnet for planlægningsmødet. Hvilket arbejdsproblem vil du løse? Hvilken positiv effekt for organisationens arbejde vil være resultatet af planlægningsmødet. Gør dine planlægningsmødedeltagere bekendt med dette problem på forhånd. På denne måde sparer du tid under planlægningsmødet, og diskussionsdeltagerne kan allerede komme med interessante ideer til din problemstilling.

Anden– det er de personer, der skal deltage i planlægningsmødet. Hvilken profil specialister og hvilket niveau af ledere, eller hvilke linjemedarbejdere har du brug for for at finde svaret på det stillede spørgsmål?

Tredje– placering af planlægningsmødet. Det er vigtigt, at dette er et separat lokale eller endda et særligt mødelokale. Hvor der vil være plads nok til alle, vil udenforstående (medarbejdere, der ikke deltager i planlægningsmødet) ikke kunne forstyrre dig, og telefonerne vil ikke ringe.

Fjerde– tidspunkt for planlægningsmødet. Det er ønskeligt, at det er praktisk for alle deltagere eller permanent. For eksempel afholdes daglige planlægningsmøder hver dag præcis klokken 8:30. Under alle omstændigheder skal du, når du vælger tidspunktet for planlægningsmødet, fokusere på dets vigtigste deltagere. Og ordiner det på forhånd, i flere timer, eller mere korrekt, dage.

Femte– bestemmelser for planlægningsmødet. Det er vigtigt ikke kun at starte planlægningsmødet til tiden, men også at afslutte det til tiden. Bestem på forhånd i hvilken rækkefølge emner vil blive diskuteret, og den tid, der tildeles hver deltager. Begræns det, dette vil gøre rapporterne kortfattede og så informative som muligt. For eksempel er én tale ikke mere end 10 minutter.

Sjette- improviserede materialer. Det krævede minimum er kuglepenne til alle deltagere og papir. Sørg selv for dette på forhånd, så du ikke skal spilde diskussionstid på at lede efter hvad og hvad du skal skrive på. Du skal muligvis også bruge: flipover, projektor, skærm, bærbar computer, printer. Alt udstyr skal være klargjort og afprøvet på forhånd.

Syvende– leder af planlægningsmødet eller sekretær, som vil registrere processen og resultaterne af drøftelsen af dit problem.

Formater for planlægningsmøder

1. Opsummering, informationsplanlægningsmøde.

Sådanne planlægningsmøder kan afholdes ugentligt i begyndelsen af ugen for ledere af alle afdelinger i din organisation.

Hvorfor er sådanne planlægningsmøder nødvendige?

2. Planlægningsmøde - fordeling af aktuelle opgaver.

Afholdes normalt i begyndelsen af hver arbejdsdag. Formatet er indlysende - lederen udsteder opgaver for dagen til sine underordnede. Der er heller ingen grund til at strække tiden - alle modtog opgaven og gik for at fuldføre den.

3. Planlægningsmøde for at drøfte det rejste spørgsmål.

Du formulerer dit spørgsmål på forhånd, som er formuleret til dig selve livet og den aktuelle situation på dit marked. Giv udtryk for formålet med planlægningsmødet og send denne information til deltagerne. Bed dem om at forberede sig (hvis nødvendigt) på dette spørgsmål. Bestem reglerne og sekretæren for planlægningsmødet på forhånd. Resultaterne af planlægningsmødet sendes til alle deltagere. Tiden for et sådant planlægningsmøde er ikke mere end to timer. Men der er situationer, hvor der kræves mere tid. Planlæg i dette tilfælde organiserede pauser på 15-20 minutter til te og bare afslapning. (Forbered også te og slik på forhånd!)

4. Kreativt planlægningsmøde.

Ønske om arbejde med coaching
1) Udvikling af kreativitetsressource til vækst (selvudvikling, faglig vækst, forretningsudvikling)
2) Løsning af interne konflikter, overvindelse af kriser ved hjælp af kreativitetsressourcen

Organiser og gennemfør planlægningsmødet så effektivt som muligt.

Find en løsning på det problem, der er angivet til diskussion, eller sæt retningen for udviklingen af situationen i en konstruktiv retning.

Det er interessant at holde et planlægningsmøde, så deltagerne ikke har tid til at gabe og ikke føler, at de har spildt tiden.

Handlingsplan

1. Bliv bekendt med den foreslåede metode til at organisere et planlægningsmøde.

2. Forbered dig selv, klargør de nødvendige materialer og inviter deltagere.

3. Hold et planlægningsmøde.

4. Opsummer resultaterne af planlægningsmødet og gør alle deltagere bekendt med dem.

Sådan organiserer du et planlægningsmøde

Syvende– leder af planlægningsmødet eller sekretær, som vil registrere processen og resultaterne af drøftelsen af dit problem.

Formater for planlægningsmøder

1. Opsummering, informationsplanlægningsmøde.

Sådanne planlægningsmøder kan afholdes ugentligt i begyndelsen af ugen for ledere af alle afdelinger i din organisation.

Hvorfor er sådanne planlægningsmøder nødvendige?

2. Planlægningsmøde - fordeling af aktuelle opgaver.

3. Planlægningsmøde for at drøfte det rejste spørgsmål.

4. Kreativt planlægningsmøde.

Planlægningsmødet er en vigtig del af arbejdsprocessen. Det kan dog enten blive et incitament for en medarbejder, en stærk side og et springbræt eller helt fraråde al lyst til at arbejde. Hvordan gennemfører man møder for at "antænde" underordnede? Hvordan kan medarbejderne opføre sig i møder for at sikre, at deres tid bruges produktivt?

Hvad er planlæggere til?

I omkring et år arbejdede jeg på redaktionen af et blad om byggeri og huse. Forlaget, som også er ejer, var meget glad for planlægningsmøder. Vi samledes på hendes kontor hver morgen i halvanden til to timer og så en optræden af en skuespiller. Det erklærede formål med dette møde er at fortælle os, på hvilket stadie forholdet til annoncører er i øjeblikket. Skjult - forklar hvilke tabere der er samlet ved dette bord. Jeg (redaktøren) og designeren skulle også være til stede. Kun revisoren modtog "fritagelsen": hun skulle konstant overvåge kontoen for modtagelse af penge, som slet ikke kom frem. For i stedet for at arbejde, sad vi til planlægningsmødet.

Vi ville have været glade for at høre, hvad vores arbejdsgiver syntes om os, og at se, hvordan hun kunne sælge over telefonen, men arbejdet gik i stå. Faktum er, at der dukker penge op på redaktionen, hvis ledere sælger annoncer. For at lave en aftale med en potentiel annoncør skal du komme igennem til ham. Og det mest realistiske tidspunkt at fange nogen på stedet var fra 9 til 10, hvorefter folk spredte sig til deres planlægningsmøder, produktioner og møder. Generelt var det nødvendigt at ringe lige på det tidspunkt, hvor vi sad på direktørens kontor.

Det var ikke muligt at bryde denne onde cirkel. Nej, vi sagde, at ledere skal gå til telefonen, og redaktøren og designeren vil gerne tilbage til magasinsider. Vi har mange gange bedt om at omlægge mødet til et andet tidspunkt. Men hvis du samles for at mødes og glemmer fordelene for virksomheden, vil gode tider ikke komme snart.

1. Lav en plan:

hvad er hovedformålet med mødet: at tale om innovationer, lytte til meninger, løse et problem, indsamle rapporter osv.

Hvilke spørgsmål skal diskuteres først?

hvad der kan springes over og løses på jobbet, hvis der ikke er tid tilbage mv.

2. Definer dit mål

Formuler din anmodning i resultatformat. Ikke "diskuter problemet", men "udvikl en løsning på problemet."

3. Lav aftaler og tildel ansvar med deadlines

Hvis der opstår et forslag til løsning, bliver resultatet af mødet en aftale om, hvad skridtene vil være, hvem der skal tage ansvaret og inden for hvilken tidsramme.

4. Indstil en "bekvem" tid

For at forhindre medarbejderne i at trække rapporter i langdrag, for at være mere fokuserede og tænke hurtigere, planlæg et møde en time før frokostpausen eller slutningen af arbejdsdagen. Hvis de tager for lang tid, springer de frokosten over eller går hjem senere. Og selvfølgelig er der ingen, der ønsker dette.

5. Vær tættere på folket

Hvis du ønsker at få åbenhed fra dine underordnede, for at lytte til, hvad de virkelig mener om dette spørgsmål, så sæt dig blandt dem. Når du er i spidsen for bordet, er du chefen, og din mening kommer først. Når du sidder ved siden af en medarbejder, er du en kollega, klar til at diskutere og finde en løsning sammen.

Generaldirektør for Skladovka LLC, et netværk af varehuse til individuel opbevaring af ting (selv opbevaring), skladovka.ru

Mødet bør altid forberedes af lederen i forhold til de emner, du ønsker at drøfte. Før du starter, er det bedre at udsende en dagsorden, som du ønsker at modtage et svar på eller organisere en diskussion om. Mødet bør afsluttes med en protokol, der registrerer de trufne beslutninger, deadline for udførelse og de ansvarlige.

Hvert møde afholdes efter kontinuitetsprincippet, så folk forstår logikken i projektudvikling og har mulighed for at give feedback og rapportere om problemer, der opstod i processen med at implementere beslutninger.

Møder på stedet, snarere end på lederens kontor, er meget nyttige. På stedet kan du med det samme se, hvad der virkelig sker på stedet, hvad der skal til, for at det kan nå de tilsigtede mål.

Arbejdsmøder mellem lederen af organisationen og repræsentanter for afdelinger gør det i sidste ende muligt at overvåge, om hver afdeling og virksomheden som helhed bevæger sig mod det tilsigtede mål eller afviger fra det.

Udviklingsdirektør for virksomheden "CentrAgro"

I vores virksomhed er møder klassificeret: råd, udvalg, møder, som igen har en klar tidsgrænse og dagsorden. Kun situationsbestemte force majeure-møder har ikke en forudbestemt dagsorden. For resten udarbejdes dokumenter på forhånd og sendes med post til interesserede.

Reglerne for møder er:

afbryd ikke hinanden;

gå ikke ud;

sluk telefoner;

være til tiden.

Mødernes effektivitet øges gennem udarbejdelse og foreløbig distribution af dokumenter, en klar mødeplan for planlægning af medarbejdernes arbejdstid.

Planlæggere på afstand

Hvert år er der flere og flere virksomheder, der forlader kontorer og skifter til . Hvordan gennemfører man planlægningsmøder, når alle medarbejdere bor ikke kun i forskellige byer, men også i forskellige dele af verden?

Natalia Odegova

Grundlægger af online træningscenter 1day1step.ru

Jeg plejede at arbejde for en stor virksomhed. Nu er alle mine medarbejdere fra forskellige byer og endda lande, og vi kommunikerer meget online. Tidligere erfaring gjorde det muligt for os at tage det bedste og ændre det, der tydeligvis var ineffektivt.

Folk arbejder online for at have mere tid, så alle planlægningsmøder er meget kortere og meget mere effektive. Vi samler ikke mennesker, som ikke kan påvirke løsningen af problemet, og derfor ikke spilder deres tid. Planlægningsmødet er kortfattet og kun konkret. Ofte er dette et Skype-opkald i 5-10 minutter for at diskutere et specifikt problem.

Der er indikatorer, som vi regelmæssigt overvåger, men vi kommunikerer slet ikke om dem, men poster nye data i den generelle chat og træffer beslutninger, diskuterer nye skridt til forbedring.

Angående deadlines: Da vi generelt har meget frihed, presser jeg aldrig de korteste deadlines ud i "udviklings"-projekter, men spørger: "Hvilken deadline tror du på? Hvor længe kan du svare?" Denne tilgang giver medarbejderen mulighed for bevidst at tage ansvar og arbejde med opgaven med stor lyst og glæde.

Og mellemliggende kontrolpunkter er meget hjælpsomme, når jeg kigger ind i processen og ser, om tingene går i den rigtige retning.

Lad din telefon, tablet og andre gadgets blive på kontoret. Du bør ikke tage dit yndlingslegetøj med til et møde med ledelsen.

Husk, at de samme principper gælder ved et møde som på skolen. Dem, der lytter godt efter, nikker og stiller opklarende spørgsmål, klarer sig godt. Hvorfor skal vi være gode på arbejdet? Det er rigtigt – så de husker om os, når de uddeler bonussen.

En anden skoleregel er "øje til øje". Når du får ros, så send et åbent blik til lederen. Forbandelser begynder at strømme ind, begynd at lede efter den mest interessante linje på bordet eller vær opmærksom på din pen.

Skriv alt ned Alle . Så finder du ud af, hvad der er nyttigt, og hvad der kan smides ud. For det første kan chefer virkelig godt lide det, når de tager noter. For det andet er optegnelserne en alternativ flyveplads, hvis du har brug for at flygte. Du kan i øvrigt optage dine tanker mellem lederens perler.

Giv aktivt udtryk for din mening, hvis dette er forudsat i planlægningsmødeformatet. Selvom du deler en banalitet, vil du stadig se mere respektabel ud på baggrund af dine tavse kolleger, der ser på deres sko. Det vigtigste er nu at vise, hvem der er den mest aktive deltager her.

Vi taler ikke engang om søvn, gaben og et tomt blik. Du forstår selv, at dette er uhensigtsmæssigt.

Hvis du er fuldstændig overvældet af kedsomhed, så prøv at arbejde i dit hoved. Lav en huskeliste, tænk på dit projekt globalt. Eller bare drøm.

gennemføre møder effektivt for at antænde underordnede? Hvordan skal medarbejderne opføre sig ved møder for at bruge deres tid rentabelt?"/>

Planlæggere, briefinger og møder er en integreret del af næsten alle medarbejderes arbejdsdag. Før eller siden står en leder over for behovet for selvstændigt at gennemføre et dagligt planlægningsmøde. Men som det ofte sker, er der ingen, der virkelig lærer dette. Derfor opstår spørgsmålet ofte: hvordan gennemfører man et planlægningsmøde?

Mål for planlægningsmødet

Det første, du skal gøre, er at bestemme de mål, du ønsker at opnå ved at holde et planlægningsmøde. Som regel er hovedmålet med sådanne møder at skabe et enkelt informationsrum blandt alle medarbejdere, som et resultat af at opnå højere og mere sammenhængende arbejde. Planlægningsmøder hjælper med at løse følgende problemer:

At sætte mål og mål for teamet;
Formidling af generel information til hele teamet;
Løsning af generelle problemer;
Motivation og involvering af personalet;
Medarbejderuddannelse gennem overførsel af bedste praksis;

Enig, at opnå sådanne mål er af stor interesse for enhver leder. Derfor er praksis med planlægning af møder så almindelig i erhvervslivet. Men at opnå effektivitet fra møder er ikke så let, det er vigtigt at overholde en klart defineret handlingsplan og forberede hvert planlægningsmøde.

Planlægning af mødeplan

Så vi har fastslået, at mødet er en vigtig og nyttig ting, men for ikke at gøre dette værktøj til endnu en ubrugelig tortur af underordnede, bør lederen nærme sig forberedelsen af planlægningsmødet med fuld alvor. Tidligere har vi diskuteret målene for mødet, lederens opgave er afhængigt af målet at lægge en plan for mødets afholdelse. Mødet for sælgere og for TOP-ledere vil naturligvis være radikalt forskellige fra hinanden. Selvom strukturen i sig selv vil være nogenlunde den samme.

En meget vigtig pointe i at gennemføre ethvert møde er at give underordnede mulighed for at tale så hurtigt som muligt. Det er tilrådeligt at inddrage så mange planlægningsmødedeltagere som muligt fra de første minutter. Dette vil hjælpe med at oprette holdet.

Hemmeligheder bag planlægningsmødets succes

Den vigtigste! For at gøre et møde interessant, skal du forberede dig på det. Et mødes succes afhænger af flere vigtige faktorer:

Informationskomponent. De oplysninger, der præsenteres på mødet, skal være nyttige og interessante. Hvis informationen er kedelig og monoton, så skab en interessant måde at præsentere informationen på. Fjern kedelige og uhensigtsmæssige oplysninger;
Følelsesmæssig komponent. Selv det mest interessante emne kan blive ødelagt af forkert præsentation. Husk dine universitetslærere, ved nogle forelæsninger sover hele publikum, mens der ved andre er helt udsolgt.
Lederen, der leder mødet. Jo mere autoritativ oplægsholderen er, jo bedre opfatter publikum ham. Hvis din autoritet ikke er høj, så arbejd omhyggeligt med punkt 1 og 2.

Regler for afholdelse af planlægningsmøde

Forsinkede medarbejdere

Nogen forsøger altid at komme for sent til et møde. Sådanne medarbejdere er meget destruktive og skal bekæmpes desperat. Jeg vil gerne bede dig om på forhånd at aftale med alle teammedlemmer, hvad vi gør med dem, der kommer for sent. Der er flere eksempler: en efternøler bringer kaffe eller frugt til alle, en efternøler fortæller en vittighed, en efternøler synger en sang osv. Det vigtigste er, at alle kender reglerne, og at alle følger dem. Hvis reglen er gennemtænkt og accepteret af holdet, så vil du reducere forsinkelser til et minimum.

Samme mødetid

Det er meget vigtigt at have en klar mødeplan. Der er intet værre end ikke-planlagte møder; det forstyrrer underordnedes planer og forhindrer dem i at forberede sig ordentligt. Holdningen til sådanne møder er i starten negativ, hvilket ikke er befordrende for arbejdet.

Ethvert møde skal varsles på forhånd; det er bedst ikke at ændre datoer og tidspunkter for møder, medmindre det er nødvendigt.

Forsink ikke møder

Det er meget vigtigt at følge timingen, hvis du har besluttet, at mødet ikke skal vare mere end 30 minutter, så hold dit ord. Jo længere mødet er, jo mindre effektivt er det. Hvis du har brug for at løse komplekse problemstillinger og kræver lang tid at udarbejde detaljerne, så lav arbejdsgrupper af kompetente medarbejdere. Ofte bliver det meste af mødet brugt på at udarbejde organisatoriske problemstillinger, og de fleste af tilhørerne falder helt ud af dialogen.

Kun oplægsholderen taler

Jeg observerer ofte en situation, hvor medarbejdere er bange for deres chef, og som følge heraf bliver mødet til en monolog af en diktator. Som regel sker alt dette i dødsstilhed, og spænding mærkes i luften. En retningsgivende ledelsesstil er ikke passende ved møder; den modsiger essensen af denne begivenhed. Ideelt set bør alle deltagere tale ved planlægningsmødet.

Drøftelse af private spørgsmål

Nogle gange kan en af planlægningsmødedeltagerne forsøge at bruge denne begivenhed til at løse sit private problem. For en medarbejder er det normalt en fordel at stille et spørgsmål offentligt. Denne tilgang kan gøre mødet til en farce. Derfor er det nødvendigt straks at stoppe sådanne manipulationer og sætte en tid til at løse private problemer.

Mødets indflydelse på arbejdet

Alt, hvad du aftalte på mødet, skal udføres fra din side. Hvis der ikke er kontrol, vil medarbejderne hurtigt tilpasse sig og stoppe med at følge dine ordrer.

Sådan kontrollerer du effektiviteten af et møde

Effektiviteten af et møde er ret let at teste. Spørg dine underordnede, hvad der skete på mødet? 5 minutter efter mødet, 3 timer senere og dagen efter. Svarene på disse spørgsmål giver feedback til planlægningsmødearrangøren. Hvis der er meget information, så tving medarbejderne til at tage noter. Men alle bør under alle omstændigheder registrere oplysninger.

Planlægningsmøde, driftsmøde, driftsmøde. Organisation, afholdelse

Handlingsplan

Sådan organiserer du et planlægningsmøde

Formater for planlægningsmøder

Handlingsplan

Sådan organiserer du et planlægningsmøde

Formater for planlægningsmøder

Hvad er planlæggere til?

1. Lav en plan:

2. Definer dit mål

3. Lav aftaler og tildel ansvar med deadlines

4. Indstil en "bekvem" tid

5. Vær tættere på folket

Planlæggere på afstand

Mål for planlægningsmødet

Planlægning af mødeplan

Hemmeligheder bag planlægningsmødets succes

Regler for afholdelse af planlægningsmøde

Forsinkede medarbejdere

Samme mødetid

Forsink ikke møder

Kun oplægsholderen taler

Drøftelse af private spørgsmål

Mødets indflydelse på arbejdet

Sådan kontrollerer du effektiviteten af ​​et møde

Sådan kontrollerer du effektiviteten af et møde