Lập kế hoạch hợp lý trong ngày làm việc của thư ký. Lịch làm việc của thư ký giám đốc

Chế độ làm việc và nghỉ ngơi- đây là thời lượng quy định và sự xen kẽ giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi trong ca, ngày, tuần, được thiết lập tùy thuộc vào đặc điểm của quá trình lao động và đảm bảo duy trì hiệu suất cao và sức khỏe của người lao động.

Nhiệm vụ của việc thiết lập chế độ làm việc và nghỉ ngơi hợp lý là tối đa hóa thời gian đạt hiệu suất cao ổn định và giảm giai đoạn mệt mỏi.

Chế độ làm việc và nghỉ ngơi hàng năm quyết định sự xen kẽ giữa thời gian làm việc với thời gian nghỉ ngơi dài ngày gắn với các kỳ nghỉ thường xuyên hàng năm, cần thiết để duy trì sức khỏe, đảm bảo hiệu suất cao và tuổi thọ.

Thời gian làm việc phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động với người lao động. Cần quy định: độ dài của tuần làm việc (năm ngày nghỉ hai ngày, sáu ngày nghỉ một ngày, một tuần làm việc có ngày nghỉ theo lịch trình trượt, làm việc bán thời gian), làm việc với giờ làm việc không thường xuyên đối với một số loại người lao động nhất định, thời gian làm việc hàng ngày (ca) ), bao gồm cả công việc bán thời gian (ca), thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, thời gian nghỉ giải lao trong công việc, số ca trong ngày, sự luân phiên làm việc và không làm việc. ngày làm việc do nội quy lao động quy định.

Hiệu suất của một người không giữ nguyên trong suốt cả ngày. Vào buổi sáng, cần có một khoảng thời gian làm việc nhất định để chuyển thành khoảng thời gian hoạt động ổn định tối đa. Sau ba giờ, cơ thể bắt đầu suy sụp và mệt mỏi. Sau giờ nghỉ trưa, một khoảng thời gian tập thể dục lại cần thiết, và càng về cuối ngày làm việc, cảm giác mệt mỏi càng xuất hiện nhiều hơn trước bữa trưa. Phần lớn nhân viên văn phòng có đặc điểm là hoạt động vận động hạn chế và làm việc ở tư thế ít vận động. Một số nhân viên gặp phải tình trạng quá tải về thể chất (công nhân cuộc thám hiểm, kho lưu trữ), công nhân tại các văn phòng đánh máy bị ảnh hưởng bởi mức độ tiếng ồn tăng cao, trong các dịch vụ sao chép - bụi, hóa chất, những người làm việc phía sau máy tính- bức xạ điện từ. Do đó, đối với mỗi danh mục riêng lẻ, cần cung cấp chế độ vận hành riêng, nhưng có tính đến việc hoàn thành nhiệm vụ chung của dịch vụ.

Các phương pháp để duy trì hiệu suất bao gồm ngăn ngừa mệt mỏi bằng cách thiết lập thời gian nghỉ ngơi.

Hiệu quả của việc nghỉ ngơi phần lớn phụ thuộc vào cách tổ chức của nó. Thời gian nghỉ ngơi nên được sử dụng hợp lý.

Lịch làm việc của thư ký chịu những thay đổi đột ngột khó dự đoán hoặc dự đoán. Tuy nhiên, cho dù các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến công việc như thế nào đi chăng nữa, một trong những quy tắc chính của nó vẫn là:

- dần dần hòa nhập vào nhịp điệu làm việc trong ngày;
- xen kẽ công việc và nghỉ ngơi;
- lập kế hoạch công việc.

Khi lập kế hoạch công việc, thư ký nên biết thời điểm thuận lợi nhất để thực hiện những công việc sáng tạo hoặc khó khăn là từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa. Sau đó là hoạt động giảm nhẹ và vào buổi chiều, hiệu suất cao nhất từ 2 đến 5 giờ chiều. Sau đó cô ấy ngã đều đặn.

Đừng quên tình trạng mỏi mắt. Khi bạn làm việc nhiều với tài liệu hoặc trên PC, mắt bạn sẽ rất nhanh mỏi. Trong trường hợp này, tốt hơn là bạn chỉ cần thay đổi hoạt động của mình hoặc đi bộ dọc hành lang, uống cà phê hoặc nói chuyện điện thoại. Lựa chọn tốt nhất là thư ký luân phiên làm việc trên PC 45 phút một lần với thời gian nghỉ giải lao 15 phút, trong khi công việc hàng ngày trên máy tính không được kéo dài quá 4 giờ.

Bạn nên luân phiên nhịp nhàng thời gian làm việc và nghỉ ngơi. Bạn cần học cách phát triển tính tự động nhất định của các hành động trong bản thân: xử lý thư từ, làm việc trên máy tính cá nhân, thực hiện các nhiệm vụ kỹ thuật khác, tách các nhiệm vụ ưu tiên khỏi các nhiệm vụ phụ.

Đồng thời, cuộc sống cho thấy người thư ký thường xuyên phải làm thêm giờ, và rồi ngay cả nhiệm vụ thiêng liêng như bữa trưa cũng trở nên “trôi nổi” trong những điều kiện này, tức là. bị dịch chuyển theo thời gian.

Phụ kiện nơi làm việc

Khu vực lễ tân văn phòng là trung tâm công việc của công ty, là trái tim của nó. Người quản lý tài năng và thông minh nhất sẽ không thể đảm đương được công việc nếu công việc lễ tân được tổ chức kém. Người chính trong khu vực lễ tân là thư ký.

Chất lượng công tác lễ tân liên quan trực tiếp đến việc tổ chức có thẩm quyền của không gian nội bộ công ty nói chung và không gian lễ tân nói riêng. Tốc độ giải quyết vấn đề và ấn tượng chung về công ty đối với khách hàng và đối tác kinh doanh phụ thuộc vào vị trí của khu vực lễ tân, cách trang bị và thiết kế nội thất của công ty.

Một văn phòng hiện đại phải đáp ứng các yêu cầu về hiệu quả, trang thiết bị kỹ thuật cao, thiết kế hữu cơ và bảo mật cả về bảo vệ thông tin và an toàn cá nhân của nhân viên công ty.

Việc tổ chức hợp lý nơi làm việc của thư ký có tầm quan trọng rất lớn.

Nơi làm việc của thư ký- đây là lĩnh vực hoạt động công việc của anh ta, được trang bị các phương tiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ công việc của anh ta.

Tổ chức nơi làm việc là một hệ thống các biện pháp nhằm trang bị cho nơi làm việc các phương tiện, đồ vật lao động và bố trí chức năng của chúng. Ngoài ra, việc tổ chức nơi làm việc liên quan đến việc tính đến dữ liệu nhân trắc học của người thực hiện và đảm bảo điều kiện làm việc tuân thủ các tiêu chuẩn.

Như bạn đã biết, cách chính để tăng năng suất của bất kỳ công việc nào, kể cả công việc quản lý, là cơ giới hóa và ngày nay là tự động hóa. Xem xét tính đa dạng của các chức năng của một thư ký, việc tự động hóa và cơ giới hóa nơi làm việc của anh ta được coi trọng đặc biệt. Những công cụ này có thể giảm đáng kể chi phí nhân công và thời gian soạn thảo, xử lý, tìm kiếm, lưu trữ và truyền tải tài liệu. Ngày nay, hầu hết tất cả các quy trình chính thức, logic và kỹ thuật để tạo tài liệu và làm việc với chúng đều có thể được tự động hóa và cơ giới hóa. Vì vậy, nơi làm việc của thư ký phải được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng. Các loại (loại) phương tiện lao động sau đây được phân biệt:

- Phương tiện soạn thảo văn bản: máy đánh chữ (bằng tay và điện), máy ghi âm, phương tiện sao chụp và sao chép tài liệu, bút máy, bút chì;
- phương tiện xử lý và xử lý tài liệu: thiết bị và vật liệu cắt, buộc và dán, thiết bị ghi địa chỉ và dán tem, máy phủ lớp phủ bảo vệ;
- phương tiện lưu trữ, phân nhóm tài liệu: phương tiện buộc chặt tài liệu (dập ghim, bìa hồ sơ đặc biệt có kẹp), các loại tủ hồ sơ, tủ và giá chuyên dụng để lưu trữ tài liệu, bản vẽ, băng từ, máy hủy tài liệu không cần thiết;
- Phương tiện thực hiện các thao tác tính toán: thước đếm và thước tham chiếu, máy vi tính các loại, máy tính cơ, máy tính cá nhân;
- phương tiện đảm bảo hoạt động liên lạc: liên lạc qua điện thoại, liên lạc vô tuyến, tổng đài giám đốc cho phép đàm thoại (tổ chức cuộc họp) với nhiều thuê bao cùng lúc, bộ tập trung, máy trả lời, liên lạc tìm kiếm điện thoại vô tuyến hai chiều, v.v.;
- Nội thất văn phòng đặc biệt: bàn ghế và trang thiết bị cho nơi làm việc.

Vị trí thư ký hiện đại là không thể tưởng tượng được nếu không có máy tính và thiết bị liên lạc. Theo quy định, máy tính của thư ký được kết nối với máy tính của người quản lý, được kết nối với mạng cục bộ của công ty (cơ quan) và nếu thư ký thực hiện chức năng nhận và truyền e-mail thì sẽ có Internet. Việc truy cập Internet cũng cần thiết để thư ký lựa chọn những thông tin cần thiết cho người quản lý. Không cần phải nói rằng máy tính cũng phải có phần mềm thích hợp để bảo vệ khỏi virus và những truy cập trái phép.

Việc tổ chức rõ ràng nơi làm việc sẽ cho phép bạn tìm được tài liệu phù hợp mà không lãng phí thời gian, thực hiện bất kỳ yêu cầu nào, thực hiện bất kỳ thao tác nào với tài liệu và hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày.

Nơi làm việc của thư ký phải đáp ứng mọi yêu cầu đảm bảo sự thuận tiện tối đa trong công việc, giảm thiểu công sức và thời gian cho những hoạt động không hiệu quả. Một trong những yêu cầu chính mà thư ký phải thực hiện nghiêm túc là trật tự và sạch sẽ đặc biệt, cả ở nơi làm việc và khu vực lễ tân.

Vì vậy, việc bố trí hợp lý nơi làm việc của thư ký trong doanh nghiệp có tầm quan trọng rất lớn, vừa giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, vừa tăng tính hấp dẫn, có tác động tích cực đến năng suất lao động.

Hiện nay, nghề trợ lý thư ký là một trong những nghề có nhu cầu cao nhất trên thị trường lao động, cả người tìm việc và người sử dụng lao động. Thư ký của người quản lý không chỉ phải nhanh chóng đánh máy và định dạng tài liệu một cách chính xác mà còn phải soạn thảo văn bản của nhiều tài liệu khác nhau, chỉnh sửa dự án, tổ chức hợp lý việc tiếp khách và dịch vụ điện thoại, đồng thời giải quyết độc lập nhiều vấn đề theo hướng dẫn của người quản lý. Mục tiêu chính của các cuốn sách trong bộ sách này là giúp người thư ký mới vào nghề tránh những sai sót trong công việc, hiểu rõ chức năng, trách nhiệm của mình và tổ chức hợp lý nơi làm việc của người quản lý.

Giờ làm việc của thư ký-trợ lý

Từ loạt bài: Thư ký-trợ lý

* * *

của công ty lít.

Giờ làm việc của thư ký-trợ lý

Vì vậy, các điều kiện chính để hoạt động thành công của trợ lý thư ký là:

– lập kế hoạch cho các hoạt động sắp tới;

– thiết lập nhịp điệu chuyển dạ tối ưu;

– dần dần bắt đầu làm việc và bắt buộc phải thay đổi công việc và nghỉ ngơi.

quy hoạch

Bạn có thể lập kế hoạch cho một ngày làm việc hoặc bạn có thể lập kế hoạch cho một tuần cùng một lúc. Thật khó để lập kế hoạch làm việc trong một tháng, một quý hay một năm vì đây là khoảng thời gian quá dài và công việc của một thư ký phụ thuộc vào thói quen hàng ngày của người quản lý. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch trước cho các sự kiện không chỉ có thể thực hiện được mà còn cần thiết, thậm chí trước một năm.

Lập kế hoạch công việc cá nhân bao gồm việc phân bổ các nhiệm vụ sắp tới trong ngày, tuần, tháng làm việc. Để làm điều này, bạn nên lập một kế hoạch cho công việc sắp tới với việc làm rõ các nhiệm vụ sau đó. Cấu trúc cụ thể của một kế hoạch như vậy có thể rất khác nhau, nhưng bản chất của nó là chung cho tất cả các hình thức: thay vì thực hiện các chức năng của mình từ bộ nhớ, bạn nên ghi trước tất cả các nhiệm vụ cần thiết vào lịch hoặc sổ ghi chép và phân bổ thời gian để bạn có thời gian. thời gian để hoàn thành mọi thứ theo kế hoạch. Trước khi bắt đầu lập kế hoạch công việc, bạn nên tìm hiểu kế hoạch và các hoạt động mà người quản lý đã lên kế hoạch, bởi trước hết, công việc của thư ký-trợ lý là giúp đỡ sếp. Sau đó bạn có thể lên kế hoạch cho công việc của riêng mình. Đầu tiên, bạn cần làm nổi bật những việc cấp bách và quan trọng nhất.

Nên sắp xếp công việc lặp đi lặp lại ngày này qua ngày khác vào cùng một thời điểm trong ngày làm việc, chẳng hạn như việc xử lý thư từ nhận được thường diễn ra vào buổi sáng. Nếu có thông tin quan trọng nào đó gửi đến người quản lý thì cũng nên thông báo vào buổi sáng, đồng thời nhắc nhở bạn về tất cả các sự kiện đã lên kế hoạch trong ngày. Trong ngày chỉ báo có chuyện khẩn cấp.

Công việc hiện tại nên được chia thành:

1. Khẩn cấp - hạn chót hôm nay (tài liệu dành cho các cuộc nói chuyện qua điện thoại phải được để riêng).

2. Ít khẩn cấp hơn. Bạn nên đặt mọi thứ liên quan đến một vấn đề cụ thể vào một cặp hoặc một bìa.

3. Được phân công thời hạn hoàn thành công việc và tiếp khách. Tài liệu phải được đặt trong tủ hồ sơ để người quản lý, trợ lý và các nhân viên khác có thể tìm thấy ngay. Bản thân danh sách thời hạn nên được biên soạn và đặt trong một thư mục riêng.

4. Giấy tờ sử dụng vĩnh viễn. Ngăn này không nên quá rộng. Nó chỉ có thể chứa những thứ được sử dụng đặc biệt thường xuyên. Thỉnh thoảng cần kiểm tra xem tất cả các tài liệu có thường xuyên cần thiết ở thời điểm hiện tại hay không. Nếu việc này không được thực hiện đúng thời hạn thì sẽ tích lũy đủ số lượng tài liệu, trong đó đôi khi khó tìm được tài liệu cần thiết và lãng phí thời gian không cần thiết khi tìm kiếm nó. Tốt hơn là bạn nên thực hiện kiểm tra thời gian rảnh rỗi khỏi hoạt động chính của mình để không bị phân tâm và không nhầm lẫn bất cứ điều gì.

Ở nhiều nước trên thế giới, các thư ký sử dụng bìa hồ sơ đàn accordion phẳng đặc biệt, các trang trong đó được liệt kê theo ngày trong tháng. Thông qua các phần cắt ở góc bên phải của tập tài liệu, bạn có thể thấy các tài liệu, ghi chú nhắc nhở và hướng dẫn của sếp phải hoàn thành trước một thời hạn nhất định.

Tốt nhất là giữ những ghi chú này trong sổ ghi chép đặc biệt hàng tuần. Họ có một lưới thời gian cho mỗi ngày trong tuần và các nhiệm vụ sắp tới có thể được ghi lại ngay lập tức vào một giờ cụ thể. Bạn có thể làm điều này trong bất kỳ sổ ghi chép nào. Đối với mỗi ngày trong tuần, nên dành một hoặc một số trang đặc biệt để nhập trước các nhiệm vụ sắp tới và liệt kê loại cũng như khối lượng công việc. Khi một ngày cụ thể trong tuần đến gần, tất cả điều này sẽ được tinh chỉnh có tính đến các vấn đề khác.

Khi lập kế hoạch nhiệm vụ trong một tuần và một tháng, bạn có thể tạo một màn hình làm việc - một tờ giấy lớn, được trình bày dưới dạng bảng theo ngày, nơi nhập tất cả các nhiệm vụ sắp tới. Điều quan trọng đối với việc lập kế hoạch kinh doanh là việc sử dụng màu sắc làm vật mang thông tin: nên sử dụng “semaphore” màu khi sắp xếp tài liệu trong các thư mục có màu sắc khác nhau.

Tuy nhiên, trong công việc của các trợ lý thư ký và người quản lý của họ, có rất nhiều trường hợp không thể ấn định ngay thời hạn thực hiện. Thường thì bạn phải sắp xếp lại mọi thứ từ học kỳ này sang học kỳ khác. Có những công việc cần phải tập trung trong thời gian dài. Để lập kế hoạch cho công việc như vậy, sẽ thuận tiện hơn nếu sử dụng hệ thống lưu trữ.

Kỹ thuật của hệ thống nộp đơn không phức tạp. Mỗi câu hỏi được ghi vào một thẻ riêng biệt.

Nên có ba ngăn trong tủ hồ sơ. Phần đầu tiên bao gồm 31 ngăn, trên các phần nhô ra có đánh dấu số ngày trong tháng. Đối với mỗi ngăn, các thẻ được đặt với các nhiệm vụ được lên kế hoạch hoàn thành vào ngày tương ứng trong tháng. Trong phần thứ hai của mục lục thẻ, các thẻ được đặt với những nhiệm vụ chưa được xác định thời hạn. Phần này có bốn ngăn:

“tuần” – các thẻ có nhiệm vụ cần giải quyết trong vòng một tuần được đặt ở đây;

“tháng”, “quý” và “tương lai” - trong mỗi phần này, hồ sơ các trường hợp được đặt với ngày hoàn thành ước tính tương ứng.

Bộ phận thứ ba lưu trữ thẻ của người biểu diễn với đầy đủ thông tin (địa chỉ nhà, số điện thoại, lịch làm việc, v.v.).

Hàng ngày, khi đến làm việc, người thư ký xem qua tất cả các thẻ nằm sau dấu phân cách có ghi một số nhất định và nhóm chúng theo trình tự thực hiện đã định. Vào buổi tối, những thẻ ghi lại những nhiệm vụ đã hoàn thành sẽ được để trong một phong bì đặc biệt để cất giữ, những thẻ ghi những nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ được sắp xếp theo ngày mới. Nhìn qua các thẻ của bộ phận thứ hai, bạn nên cố gắng xác định ngày hoàn thành cụ thể và nếu ngày của một nhiệm vụ nào đó rơi vào tháng hiện tại thì thẻ này nên được sắp xếp lại theo ngày tương ứng của bộ phận đầu tiên. Phần thứ ba được sử dụng làm phần tham khảo.

Nhược điểm của các phương pháp được mô tả là chúng không lập kế hoạch về thời gian thực hiện công việc. Một phương tiện hiệu quả để lập kế hoạch công việc cá nhân, phản ánh thời lượng của từng nhiệm vụ đã lên kế hoạch, là lịch trình hàng ngày và hàng tuần. Đầu tiên, những hoạt động đó được đưa vào lịch trình, thời gian được xác định trước một cách chặt chẽ: thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc, thời gian nhận thư từ, lệnh công việc, cuộc họp, giờ ăn trưa, v.v. thường xuyên được nhập vào.

Nhưng lịch trình chỉ phản ánh những nhiệm vụ thường xuyên. Hầu hết các trường hợp có tính chất bất thường không thể được ghi lại ở đó. Do đó, lịch trình được duy trì kết hợp với hệ thống lưu trữ thẻ hoặc ghi lại các nhiệm vụ vào sổ ghi chú và sổ ghi chép. Đồng thời, lịch trình là kế hoạch xác định việc sử dụng thời gian, là cơ sở tổ chức để lập kế hoạch cho ngày làm việc.

Khi lập lịch trình, bạn không nên chia thời gian thành những phân đoạn quá nhỏ, vì nếu không có đủ kinh nghiệm thì khó có thể chịu đựng được tình hình sản xuất phức tạp của họ. Chia thời gian thành các phân đoạn nửa giờ là khá đủ.

Thông thường chỉ ở giai đoạn đầu rất khó để lập kế hoạch làm việc đúng tiến độ. Khi tất cả các điểm chính của công việc đã được thiết lập, lịch trình sẽ trở thành một phương tiện không thể thiếu và thuận tiện để hệ thống hóa các hành động và tính tự giác. Gần đây, các kế hoạch sáng tạo cá nhân đã trở nên phổ biến rộng rãi. Theo quy luật, chúng được phát triển trong một thời gian dài.

Bạn có thể sử dụng máy tính để lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Một loạt các phát triển phần mềm cho phép bạn lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình một cách hợp lý nhất. Lịch, danh bạ điện thoại, danh sách công việc, sổ ghi chú, v.v. có thể trợ giúp việc này. Hệ thống thông tin phổ biến nhất là Microsoft Outlook.

Chương trình này cung cấp nhiều cơ hội để tổ chức hiệu quả thời gian làm việc của thư ký và người quản lý của anh ấy: Microsoft Outlook giúp làm việc với tin nhắn, người liên hệ, xem tài liệu chung, đồng thời cho phép bạn lên kế hoạch cuộc họp, chuyến đi và tổ chức công việc, theo dõi và theo dõi công việc của riêng bạn. hoạt động của nhân viên. Bảng Outlook chính chứa các phần sau: Hộp thư đến, Lịch, Danh bạ, Nhiệm vụ, Nhật ký, Ghi chú, v.v.

Hầu như không thể ghi lại ngay các nhiệm vụ sắp tới theo đúng trình tự. Thông thường, những hồ sơ này được lưu giữ theo thứ tự thực hiện các nhiệm vụ. Vào đêm trước ngày này hoặc ngay từ đầu, tất cả các hồ sơ đều được xem xét, làm rõ một cách cẩn thận và ghi rõ số thứ tự hoàn thành đối với từng loại công việc.

Nhịp điệu làm việc tối ưu

Cơ thể mỗi người có một đồng hồ sinh học riêng. Tùy thuộc vào thời gian trong ngày, cơ thể tiết ra các chất hóa học làm tăng tâm trạng, sự tỉnh táo, hoạt động tinh thần hoặc buồn ngủ. Điều quan trọng là phải thiết lập thói quen hàng ngày của bạn có tính đến các nhịp sinh học này.

Bắt đầu từ 6 giờ sáng, cơ thể con người bắt đầu sản sinh ra hormone đánh thức cortisol. Bạn thức dậy càng sớm thì tâm trạng và sức khỏe của bạn sẽ càng tốt cả ngày.

7 giờ – 8 giờ. - Đây là thời điểm tốt nhất để ăn sáng. Quá trình trao đổi chất tăng lên, chất dinh dưỡng dễ hấp thu và ruột có xu hướng tự làm sạch sau các hoạt động ban đêm.

9 giờ 00–10 giờ 00. – Đây là thời điểm để lên kế hoạch cho mọi việc trong ngày; giờ này hiệu quả nhất cho các vấn đề tổ chức.

10:00–12:00. – Đây là thời điểm thuận lợi nhất để thực hiện những nhiệm vụ sáng tạo hoặc khó khăn. Đây là thời gian của sức sống, sự suy ngẫm và cảm hứng.

12:00–13:00. – Trong giai đoạn này, cơ thể cần dinh dưỡng nên tốt nhất bạn nên nghỉ ngơi một chút và ăn nhẹ. Không phải ngẫu nhiên mà đây lại là thời điểm hầu hết các tổ chức đều nghỉ trưa.

13:00–14:00. – Sau bữa trưa, hoạt động giảm dần và xuất hiện cảm giác muốn ngủ hoặc ngồi im lặng. Tốt nhất nên sắp xếp công việc cơ khí đơn giản trong thời gian này.

14:00–17:00. – Lúc này, hoạt động tinh thần được kích hoạt trở lại nên những việc quan trọng có thể được lên kế hoạch cho nửa cuối ngày làm việc. Tuy nhiên, cần nhớ rằng sau 17 giờ hiệu suất bắt đầu giảm dần. Nếu bạn đã quen với việc phải làm thêm giờ thì hãy cố gắng hoàn thành thủ tục giấy tờ trước thời gian này. Sau 5 giờ chiều, bạn có thể sắp xếp hồ sơ, chuẩn bị nơi làm việc cho ngày mai hoặc thực hiện một số công việc cần thiết khác mà không đòi hỏi phải làm việc trí óc căng thẳng.

17:00–19:00. – Thời gian đi dạo, mua sắm, nấu bữa tối. Nói một cách dễ hiểu, đây là lúc bạn chỉ còn lại bản thân và gia đình. Hãy quan tâm đến những người thân thiết với bạn.

19h là thời gian ăn tối.

20:00–21:00. – Đó là lúc bắt đầu một giai đoạn buồn ngủ, sẽ lặp lại sau mỗi hai giờ. Nếu bạn muốn giảm thêm cân thì khoảng 9 giờ tối là thời điểm lý tưởng để tập thể dục.

22:00 – 1:00. – Giai đoạn này là giai đoạn bắt đầu quá trình phục hồi của cơ thể sau một ngày vất vả. Chính thời gian ngủ này được coi là thời gian chữa lành cho toàn bộ cơ thể. Cố gắng đi ngủ sớm ít nhất 2 lần một tuần.

Hãy thử lắng nghe đồng hồ sinh học của bạn - nó sẽ cho bạn biết cách phân bổ hợp lý nhất tất cả các công việc cần hoàn thành trong ngày để hoàn thành mọi việc và không cảm thấy mệt mỏi.

Tuần làm việc cũng có chu kỳ riêng của nó. Thứ Hai là ngày khó khăn nhất vì nó diễn ra sau ngày cuối tuần và việc đi làm vào buổi sáng khá khó khăn.

Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm là những ngày làm việc hiệu quả nhất trong tuần, và đến thứ Sáu, sự mệt mỏi tích tụ, và vào ngày này, nhiều người đang nghĩ về cách tốt nhất để thư giãn vào cuối tuần sắp tới. Vì vậy, những vấn đề quan trọng (đàm phán, họp) được lên lịch vào giữa tuần.

Thư ký dành phần lớn thời gian bên máy tính, điều này ảnh hưởng xấu đến thị lực của anh ấy, vì vậy các bác sĩ khuyên bạn nên luân phiên làm việc trên PC sau mỗi 45 phút và nghỉ giải lao 15 phút, trong khi thời gian làm việc hàng ngày trên máy tính không quá 4 giờ. .

Nghề thư ký đòi hỏi phải làm thêm giờ. Hầu hết các chuyên gia quản lý đều tin rằng nếu bạn thường xuyên cần thêm thời gian, điều đó có nghĩa là bạn chưa sắp xếp được ngày làm việc của mình để hoàn thành mọi việc đúng thời hạn hoặc bạn đang làm quá nhiều việc.

Nhưng đôi khi chuyện xảy ra là thư ký không có việc làm. Vào những lúc như vậy, bạn chỉ cần cố gắng tỏ ra có phong cách kinh doanh, bất kể bạn có bận hay không. Điều quan trọng là đừng tỏ ra như thể bạn không có nơi nào để đi. Sắp xếp các thư mục của bạn, kiểm tra nhật ký của bạn, có thể bạn đã lên kế hoạch làm việc trong một tuần, một số công việc có thể được thực hiện ngay hôm nay.

Sơ đồ gần đúng về một ngày làm việc của thư ký.

Với tổng thời gian làm việc một tuần là 36 giờ trong một tuần làm việc 5 ngày, ngày làm việc của thư ký-trợ lý phải là 7 giờ 15 phút. Theo pháp luật hiện hành, nhân viên được nghỉ 1 giờ, thời gian này phải được cung cấp chậm nhất là 4 giờ sau khi bắt đầu làm việc.

Thực hiện nghỉ tập thể dục từ 5–10 phút, 1,5 giờ trước khi ăn trưa và 1–1,5 giờ trước khi kết thúc công việc sẽ có tác dụng tăng năng suất lao động và cải thiện không khí làm việc trong phòng.

Nửa đầu ngày làm việc:

1. Đến nơi làm việc 15 phút trước khi người quản lý đến để sắp xếp trật tự, kiểm tra tình trạng khu vực làm việc của bạn và lập hoặc làm rõ kế hoạch cho ngày sắp tới.

2. Lựa chọn các tài liệu, hồ sơ cần thiết theo đúng kế hoạch.

3. Nhận thư, đọc nội dung và đăng ký. Đặt các tài liệu yêu cầu quyết định ưu tiên từ người quản lý sang một bên.

4. Đối với các tài liệu còn lại, chuẩn bị các câu trả lời có thể có hoặc phân phát cho những người thực hiện.

5. Xem các đánh giá, báo cáo, ấn phẩm của bộ, thư mời cũng như tin nhắn đã nhận về các hội nghị, cuộc họp, lễ kỷ niệm và các sự kiện khác. Viết ngày và giờ của tất cả các sự kiện vào trình tổ chức lịch của bạn.

6. Sắp xếp công văn đến tùy theo mức độ khẩn cấp thực hiện. Các bức điện và fax khẩn cấp cần được chuyển ngay cho người quản lý.

7. Lưu giữ các tài liệu cần thiết cho công việc thông tin và tham khảo hiện tại.

8. Báo cáo cho người quản lý về thư từ nhận được.

9. Cùng với người quản lý làm rõ nội dung các sự kiện đã lên kế hoạch cho ngày hiện tại và ngày tiếp theo. Nếu có thay đổi xảy ra, thư ký phải ghi chú thích hợp vào hồ sơ của mình. Bạn cần làm rõ sự tương ứng giữa các mục trong nhật ký của bạn và nhật ký của người quản lý. Trình tự các sự kiện phải giống nhau. Sự khác biệt sẽ nằm ở các biện pháp mà Bộ trưởng thực hiện để thực hiện những gì đã được lên kế hoạch. Ví dụ: nếu người quản lý ghi chú “có mặt tại cuộc họp lúc 15:00” thì ghi chú của thư ký sẽ như thế này: “14:20 - nhắc về cuộc họp, báo tài xế (điện thoại) mang xe đến không muộn hơn 14h30.”

Hết phần giới thiệu.

* * *

Đoạn giới thiệu nhất định của cuốn sách Bí quyết của một trợ lý thư ký chuyên nghiệp: cách tổ chức lý tưởng ngày làm việc của sếp (Ilya Melnikov, 2012)được cung cấp bởi đối tác sách của chúng tôi -

1. Công việc được thực hiện có tính đến kết quả đạt được ở công việc số 1 (Cơ cấu công ty và sơ đồ tổ chức).

2. Nhu cầu thuê một chuyên gia trong số những ứng viên có thể xin việc trong công ty được xác định.

3. Báo cáo bao gồm danh sách:

Công việc được thực hiện bởi chuyên gia dự định;

Yêu cầu về trình độ chuyên môn đối với ứng viên cho vị trí này. Các yêu cầu về phẩm chất kinh doanh và cá nhân của một chuyên gia được xây dựng riêng.

4. Việc kiểm tra ứng viên tương lai được thực hiện (trong công việc trong phòng thí nghiệm, “ứng viên” là toàn bộ nhóm) bằng cách sử dụng các bài kiểm tra dành cho giáo sư. thể lực và trí thông minh.

Một) Ghi chú: chương trình kiểm tra do giáo viên gợi ý.

5. B kết luận Công việc đưa ra phân tích về khả năng tuyển dụng một “ứng viên” đã vượt qua bài kiểm tra.

Phòng thí nghiệm số 3 “Lập kế hoạch công việc của thư ký”

Mục đích của công việc: có được kỹ năng tổ chức lập kế hoạch công việc hiệu quả.

Giới thiệu:

Nguyên tắc vàng của thư ký

Mục đích của thư ký là giải phóng sếp khỏi công việc thường ngày.

Một thư ký không bao giờ nên nghĩ rằng mình là một cái gì đó, cô ấy là trợ lý cho một ai đó là một cái gì đó.

Không để lại gì cho cơ hội.

Biết rõ vị trí của mình để thực hiện tốt nhiệm vụ công việc của mình.

Đạt được và duy trì sự tin tưởng của sếp.

Trước khi bắt đầu công việc, hãy hiểu e.

Bắt đầu công việc vượt quá khả năng của bạn là tự chuốc lấy thất bại.

Không có công việc hữu ích nào làm bẽ mặt thư ký.

Người thư ký phải biết rằng có những người khác tồn tại.

Đừng tin vào sự tất yếu của bạn mà hãy khiến bản thân trở nên cần thiết.

Lập kế hoạch, phân phối và sử dụng

giờ làm việc

Kinh nghiệm thực tế nhiều năm nghiên cứu công tác thư ký đã chỉ ra rằng cái chính trong đó là kế hoạch trong ngày quyết định mọi kế hoạch dài hạn tiếp theo. Nó giúp bạn sử dụng hiệu quả nhất số giờ và phút làm việc của mình và cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các hoạt động trong ngày.

Khi bắt đầu ngày làm việc, bạn phải luôn có những mục tiêu được xác định rõ ràng về khối lượng, loại mục tiêu cũng như mọi thứ cần thiết để giải quyết chúng.

Sau đó, thứ tự của các nhiệm vụ theo kế hoạch được thiết lập. Cần xác định những tình huống khẩn cấp nào có thể làm gián đoạn ngày làm việc.

Trong bất kỳ công việc nào bạn cũng phải hành động ba quy tắc:

1. Mọi thứ có thể đều phải được kiểm soát.

2. Một số vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, nhưng bạn phải cố gắng tác động đến diễn biến của chúng.

3. Bạn không nên chú ý đến những vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát và ảnh hưởng của mình.

nấu ăn kế hoạch trong ngày, thư ký phải nhấn mạnh vào đó.

1. Hoạt động chuyên môn.

1.1 Các hoạt động thường xuyên nằm trong kế hoạch tuần làm việc của tổ chức (hành chính, kỹ thuật, công cộng).

1.2 Công việc lâu dài.

1.3 Các trường hợp ưu tiên.

1.3.1 Những vấn đề cấp bách, đặc biệt có triển vọng đạt được kết quả cụ thể.

1.3.2 Những việc khẩn cấp, nếu cần thiết có thể hoãn sang ngày khác.

1.3.3 Những việc có thể làm được nếu có thời gian.

2. Hoạt động cá nhân.

Khi lập kế hoạch trong ngày, bạn cần:

Không tải ngày làm việc quá 60%;

Lập danh sách việc cần làm, chia chúng thành những việc quan trọng nhất và ít quan trọng nhất;

Để lại những điều bất ngờ trong kế hoạch;

Dành ít nhất 15 phút cho mỗi nội dung;

Đặt mục tiêu cá nhân và quy trình để đạt được mục tiêu đó;

Đặt các công việc hiện tại vào kế hoạch giữa quan trọng và cấp bách;

Xác định chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi sự kiện;

Tập hợp tất cả các vấn đề nhỏ thành nhóm;

Lên kế hoạch cẩn thận cho các hoạt động buổi tối vì hoạt động này không hiệu quả nhất;

Sử dụng hệ thống ký hiệu để đánh dấu những gì đã làm và những gì đã được chuyển giao. Bao gồm thời hạn chính xác trong một khuôn khổ.

Trình tự bắt đầu một ngày làm việc của thư ký như sau:

1. Dành 15 phút để bình tĩnh suy nghĩ về mọi công việc sắp tới trong ngày.

2. Xác định trình tự, trình tự thực hiện:

Công việc chưa hoàn thành;

- công việc “khó chịu”;

Công việc chính trong ngày;

Xử lý thư đến;

Công việc nhỏ và nhỏ.

Theo quy định, có những giai đoạn trong công việc của một thư ký:

Hoạt động bình thường;

Sự vội vã và nhộn nhịp;

Điềm tĩnh.

Bạn cần biết rằng bản thân công việc không có giá trị gì, nó chỉ có ý nghĩa mà thôi. Để làm tốt bất kỳ công việc nào, bạn cần phải biết ý nghĩa và cơ sở nhân quả của nó.

Mọi công việc bị bỏ quên hoặc tạm thời bị lãng quên đều là cơ sở cho sự xuất hiện sự cấp bách. Người ta đã xác định rằng ở nhân vật nữ có yếu tố chuyển giao và kỳ vọng, tức là nữ thư ký liên tục sử dụng phương pháp trì hoãn công việc nhàm chán và công việc đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị.

Để khắc phục điều này, bạn cần:

1. Thường xuyên lập danh sách các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của bạn, xếp hạng chúng theo mức độ quan trọng, kiểm soát tính chính xác của cách diễn đạt, tính hiện thực và khả năng đạt được của các mục tiêu.

2. Thường xuyên chuẩn bị kế hoạch thực hiện mục tiêu, trong đó nêu rõ thời hạn, các nguồn lực tự kích thích cần thiết và sẵn có trong quá trình thực hiện kế hoạch.

3. Thường xuyên theo dõi tính hiệu quả của những lý do cá nhân khiến bạn liên tục trì hoãn mọi việc và khắc phục điều này với sự trợ giúp của khả năng tự chủ hợp lý.

4. Quản lý kịp thời thời gian làm việc và sử dụng hiệu quả thông qua việc sắp xếp thời gian làm việc hàng ngày, tổ chức công việc hợp lý và tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên.

Toàn bộ công việc của một thư ký, nếu được phân tích một cách chủ động, bao gồm rất nhiều “những việc nhỏ nhặt”; liên tục tính đến những điều nhỏ nhặt này; cần phải có một cuốn nhật ký đặc biệt để ghi lại tất cả các sự kiện dù là nhỏ nhất với dấu hiệu bắt buộc về những khó khăn khi thực hiện công việc này hoặc công việc kia. Các mối quan hệ với mọi người, đồng nghiệp, sếp, những gì đã bàn bạc trong các cuộc họp, hội nghị đều được ghi lại tại đây. Đặc biệt chú ý đến công việc ngẫu nhiên và lý do xuất hiện của nó.

Bí thư các nước trên thế giới sử dụng hợp lý quy định “viết ra mọi thứ”, và không chỉ về công việc của bạn mà còn về mối quan hệ với sếp, đặc biệt nếu sếp là phụ nữ. Tất cả hồ sơ phải chính xác và ngắn gọn, chứa đựng tất cả các thông tin và sự kiện cần thiết.

Khi nhận được danh thiếp, thư ký đánh dấu ngày bằng bút chì và cho vào tủ hồ sơ hoặc cất vào hồ sơ.

Đừng tin vào trí nhớ của mình; ở một người phụ nữ mệt mỏi, trí nhớ là thứ đầu tiên thất bại.

Một kế hoạch làm việc hàng ngày gần đúng cho một thư ký.

8h50 Bắt đầu ngày làm việc

kiểm tra nơi làm việc tại văn phòng

9.10 Loại bỏ những thiếu sót:

Lau sạch bụi

Tưới hoa

Thu thập giấy rải rác

Lấy và rửa bát đĩa

9:40 Sắp xếp ngăn nắp nơi làm việc của người quản lý.

9h50 Pha cà phê.

9.55 Gặp người quản lý.

10.10 Cung cấp danh sách các vấn đề khẩn cấp

(các cuộc họp, hội nghị, chiêu đãi, v.v.).

10.30 Nhận hướng dẫn chính xác từ người giám sát

(về việc đặt lịch hẹn, gọi điện, mua hàng.)

10:50 Thực hiện một loạt cuộc gọi, trả lời thư,

đăng ký đến và đi

thư từ rồi ghi vào nhật ký (Phụ lục 1).

11.20.1 Thu thập và gửi tài liệu để xem xét

và chữ ký.

11h30 Chuẩn bị phòng họp cho cuộc họp.

11.40 Tập hợp nhân viên vào phòng họp và đưa cho họ

tóm tắt về kết quả công việc trong thời gian vừa qua.

11.45 Thông báo cho người quản lý về việc bắt đầu cuộc họp và

cung cấp một danh sách các câu hỏi quan trọng.

11.50 Chuẩn bị tài liệu cho nhà cung cấp.

12 giờ 20. Chuẩn bị phòng làm việc của người quản lý để tiếp đón

nhà cung cấp:

Lên kế hoạch chỗ ngồi cho các thành viên được mời;

Trải những tờ giấy sạch;

Đặt bút chì hoặc bút mực lên đầu tờ giấy;

Nhiệm vụ quan trọng nhất của thư ký là giúp người quản lý nhẹ nhõm và giúp phân bổ hợp lý nguồn lực như thời gian. Thời gian đã mất không thể được trả lại, bù đắp hoặc tăng ngày. Nhưng người thư ký phải giúp người quản lý sử dụng ngày làm việc của mình một cách hiệu quả. Vì vậy, nhiệm vụ của thư ký không thể tách rời với nhiệm vụ của người quản lý.

Thư ký có nghĩa vụ giải phóng người quản lý càng nhiều càng tốt khỏi các công việc chuẩn bị, kỹ thuật và một số loại công việc tổ chức hiện tại, giải phóng thời gian cho các hoạt động sáng tạo và tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho công việc quản lý của anh ta. Để làm được điều này, người thư ký phải nắm rõ công việc hàng ngày của người quản lý và nắm rõ kế hoạch của người quản lý trong tuần, tháng, quý tới. Vì nhiệm vụ của thư ký là giám sát việc thực hiện các kế hoạch này, tổ chức hoặc nhắc nhở về cuộc họp, cuộc họp, đàm phán, báo cáo, v.v. sắp tới, nên kế hoạch ngày làm việc của thư ký phần lớn phụ thuộc vào kế hoạch làm việc của người quản lý. Khi tổ chức thời gian làm việc của mình, người thư ký chủ yếu tiến hành theo thứ bậc về tầm quan trọng và thời gian của các nhiệm vụ mà người quản lý phải đối mặt.

Một phần kế hoạch làm việc của thư ký hoàn toàn không phụ thuộc vào anh ta, vì nó gắn liền với lịch làm việc của người quản lý - phục vụ cuộc họp, tiếp khách, chuẩn bị tài liệu cho người quản lý, ký tên, v.v.

Nhưng nhiệm vụ của thư ký cũng bao gồm công việc hàng ngày mà anh ta phải hoàn thành: nhận thư vào buổi sáng hàng ngày, xử lý thư, duy trì hồ sơ kiểm soát, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, v.v. Những loại công việc được lặp lại thường xuyên hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng này sẽ tạo thành nền tảng cho kế hoạch làm việc cá nhân của thư ký.

Khi lập kế hoạch cho một ngày làm việc cụ thể, trước tiên hãy viết ra các hoạt động định kỳ, ví dụ:

dọn dẹp nơi làm việc của người quản lý;

chuẩn bị nơi làm việc của bạn cho công việc;

xử lý các bản fax, email và thư từ khác đã nhận;

xem tập tin điều khiển;

báo cáo với người quản lý về công việc hiện tại, làm rõ kế hoạch công việc của mình.

Hơn nữa, kế hoạch ngày làm việc của thư ký phụ thuộc vào kế hoạch ngày làm việc của người quản lý. Ví dụ: người quản lý tổ chức cuộc họp lúc 12h30, do đó, kế hoạch của thư ký sẽ là chuẩn bị cuộc họp (nhắc nhở, sao chép tài liệu, chuẩn bị phòng) và ghi biên bản. Nếu người quản lý phải đi họp lúc 13h thì kế hoạch của thư ký sẽ là 12*5 - nhắc nhở người quản lý, gọi xe, chuẩn bị giấy tờ cần thiết, v.v. Trong danh sách công việc trong ngày, bạn phải cho biết người quản lý cần kết nối điện thoại với ai và vào thời điểm nào, những tài liệu nào cần in lại, v.v.

Sẽ tốt hơn nếu thỏa thuận một thời gian cụ thể hàng ngày với người quản lý để ký văn bản, tiếp nhân viên của cơ quan, v.v. Điều này không chỉ đơn giản hóa công việc của người quản lý mà còn giúp việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của thư ký trở nên dễ dàng hơn. Khi lập kế hoạch cho ngày hiện tại, cần tính đến thời gian chuẩn bị cho các sự kiện sắp tới vào những ngày khác.

Có rất nhiều tình huống không lường trước được trong công việc của một thư ký - những nhiệm vụ bất ngờ từ người quản lý, những cuộc điện thoại, những vị khách ngẫu nhiên. Những yếu tố này rất khó điều tiết nên luôn phải có thời gian dự trữ trong kế hoạch ngày làm việc.

Vào cuối ngày, thư ký xử lý và gửi thư đi và kết thúc ngày làm việc, lên lịch các hoạt động cho ngày hôm sau.

Nếu người quản lý vẫn tiếp tục làm việc sau khi kết thúc ngày làm việc, thư ký, theo thỏa thuận với anh ta, chỉ có thể rời đi sau khi cung cấp cho người quản lý tất cả các thông tin cần thiết.

Trước khi rời đi, người thư ký phải dọn hết tài liệu, khóa két sắt và sắp xếp ngăn nắp nơi làm việc. Cần tắt các phương tiện kỹ thuật khỏi mạng, ngoại trừ những phương tiện nhận và truyền thông tin ở chế độ chờ (máy trả lời tự động, fax, modem, v.v.).

Câu 12. Sơ đồ một ngày làm việc của thư ký

NỬA ĐẦU NGÀY LÀM VIỆC
1. Đến nơi làm việc trước 15 phút. trước khi người quản lý đến để “
sắp xếp trật tự, kiểm tra tình trạng nơi làm việc của bạn (của bạn và
quản lý), lập hoặc làm rõ kế hoạch cho thời gian sắp tới
ngày.
2. Lựa chọn các tài liệu, hồ sơ cần thiết theo đúng kế hoạch.
3. Nhận thư từ, làm quen với nội dung và
đăng ký. Hoãn các văn bản cần quyết định ưu tiên
lãnh đạo.
4. Đối với các tài liệu còn lại, chuẩn bị các câu trả lời có thể có hoặc phân phát cho những người thực hiện. có kinh nghiệm
thư ký sẽ không bao giờ đặt tất cả thư từ trên bàn của người quản lý,
mà không cần đọc qua nó trước tiên, anh ta phải làm nổi bật ý chính bằng cách gạch chân
bút nỉ hoặc bút đánh dấu rượu rum.
5. Xem các đánh giá, báo cáo, ấn phẩm của phòng ban đã nhận được,
lời mời cũng như tin nhắn về hội nghị, hội họp, lễ kỷ niệm
và các sự kiện khác. Ghi lại ngày và giờ của tất cả các sự kiện trong
trong trình tổ chức lịch của bạn.
6. Sắp xếp thư từ nhận được tùy theo mức độ khẩn cấp
thi hành. Các bức điện và fax khẩn cấp cần được chuyển ngay cho người quản lý.
7. Giữ các tài liệu cần thiết cho thông tin hiện tại
công việc tham khảo.
8. Báo cáo cho người quản lý về thư từ nhận được.
9. Cùng với người quản lý làm rõ nội dung các hoạt động dự kiến
ngày hiện tại (và ngày tiếp theo). Nếu có thay đổi, thư ký phải
ghi chú thích hợp vào ghi chú của bạn. Cần làm rõ việc tuân thủ
các mục trong nhật ký của bạn và nhật ký của người quản lý của bạn. Tiếp theo
hoạt động phải giống nhau. Sự khác biệt sẽ nằm ở hoạt động của thư ký
để hoàn thành những gì đã hoạch định. Ví dụ: nếu người quản lý thực hiện một mục nhập “trong
15h đi họp”, thư ký sẽ báo như thế này: “14h20 -
nhắc nhở về cuộc họp, thông báo cho tài xế (điện thoại) để
giao xe chậm nhất là 14h30.”
10. Truyền đạt qua điện thoại (hoặc trực tiếp) hướng dẫn của người quản lý tới các cơ quan liên quan
chấp hành viên về việc hết thời hạn thi hành văn bản.
11. Làm việc với khách, trao đổi qua điện thoại (trong nội bộ
cả ngày).
12. Lưu trữ các văn bản đã được thực hiện vào hồ sơ.
13.Thực hiện công việc trên máy tính.
14. Tổ chức sao chụp tài liệu theo hướng dẫn của người quản lý.
NỬA THỨ HAI NGÀY LÀM VIỆC
15. Tiếp tục làm việc với khách và qua điện thoại.
16. Thu thập và chuẩn bị ký các văn bản đã thực hiện.
17. Báo cáo người quản lý về các văn bản đã thực hiện, lấy từ người quản lý
các tài liệu do anh ta xử lý.
18. Xử lý và gửi văn bản đi đến người nhận.
19. Lên lịch hoạt động cho ngày hôm sau.
KẾT THÚC NGÀY LÀM VIỆC
20. Xem lại nhật ký của bạn và thông báo cho các bộ phận liên quan về
sự cần thiết phải chuẩn bị cho một số sự kiện nhất định (tiếp tân
đoàn, chuẩn bị cho cuộc họp, đặt phòng khách sạn, v.v.).
21. Nếu người quản lý vẫn tiếp tục làm việc sau khi kết thúc ngày làm việc,
cung cấp cho anh ta tất cả các thông tin và tài liệu cần thiết.
22. Sắp xếp nơi làm việc của bạn ngăn nắp, loại bỏ tài liệu, khóa nó bằng chìa khóa
két sắt, toàn bộ tủ hồ sơ, tắt các thiết bị kỹ thuật khỏi mạng.

Giờ làm việc của thư ký-trợ lý

Ngày làm việc của một trợ lý thư ký không thể chia thành từng phút; nó không được lập trình sẵn vì nó hoàn toàn phụ thuộc vào nhịp độ làm việc của người quản lý. Ngay cả những nhiệm vụ đã lên kế hoạch trước đó cũng thường phải hoãn lại do những vấn đề mới bất ngờ phát sinh. Ngoài ra, người ta thường có ấn tượng rằng giờ làm việc của thư ký không đều đặn do số lượng vụ việc tràn vào không ngừng. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch cơ bản sẽ giúp giải quyết nhiều vấn đề và tổ chức những giây phút thư giãn. Có thể không phải lúc nào bạn cũng có thể làm theo những gì đã được lên kế hoạch, nhưng nó sẽ sắp xếp cho bạn.
Vì vậy, các điều kiện chính để hoạt động thành công của trợ lý thư ký là:
– lập kế hoạch cho các hoạt động sắp tới;
– thiết lập nhịp điệu chuyển dạ tối ưu;
– dần dần bắt đầu làm việc và bắt buộc phải thay đổi công việc và nghỉ ngơi.
quy hoạch
Bạn có thể lập kế hoạch cho một ngày làm việc hoặc bạn có thể lập kế hoạch cho một tuần cùng một lúc. Thật khó để lập kế hoạch làm việc trong một tháng, một quý hay một năm vì đây là khoảng thời gian quá dài và công việc của một thư ký phụ thuộc vào thói quen hàng ngày của người quản lý. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch trước cho các sự kiện không chỉ có thể thực hiện được mà còn cần thiết, thậm chí trước một năm.
Lập kế hoạch công việc cá nhân bao gồm việc phân bổ các nhiệm vụ sắp tới trong ngày, tuần, tháng làm việc. Để làm điều này, bạn nên lập một kế hoạch cho công việc sắp tới với việc làm rõ các nhiệm vụ sau đó. Cấu trúc cụ thể của một kế hoạch như vậy có thể rất khác nhau, nhưng bản chất của nó là chung cho tất cả các hình thức: thay vì thực hiện các chức năng của mình từ bộ nhớ, bạn nên ghi trước tất cả các nhiệm vụ cần thiết vào lịch hoặc sổ ghi chép và phân bổ thời gian để bạn có thời gian. thời gian để hoàn thành mọi thứ theo kế hoạch. Trước khi bắt đầu lập kế hoạch công việc, bạn nên tìm hiểu kế hoạch và các hoạt động mà người quản lý đã lên kế hoạch, bởi trước hết, công việc của thư ký-trợ lý là giúp đỡ sếp. Sau đó bạn có thể lên kế hoạch cho công việc của riêng mình. Đầu tiên, bạn cần làm nổi bật những việc cấp bách và quan trọng nhất.
Nên sắp xếp công việc lặp đi lặp lại ngày này qua ngày khác vào cùng một thời điểm trong ngày làm việc, chẳng hạn như việc xử lý thư từ nhận được thường diễn ra vào buổi sáng. Nếu có thông tin quan trọng nào đó gửi đến người quản lý thì cũng nên thông báo vào buổi sáng, đồng thời nhắc nhở bạn về tất cả các sự kiện đã lên kế hoạch trong ngày. Trong ngày chỉ báo có chuyện khẩn cấp.
Công việc hiện tại nên được chia thành:
1. Khẩn cấp - hạn chót hôm nay (tài liệu dành cho các cuộc nói chuyện qua điện thoại phải được để riêng).
2. Ít khẩn cấp hơn. Bạn nên đặt mọi thứ liên quan đến một vấn đề cụ thể vào một cặp hoặc một bìa.
3. Được phân công thời hạn hoàn thành công việc và tiếp khách. Tài liệu phải được đặt trong tủ hồ sơ để người quản lý, trợ lý và các nhân viên khác có thể tìm thấy ngay. Bản thân danh sách thời hạn nên được biên soạn và đặt trong một thư mục riêng.
4. Giấy tờ sử dụng vĩnh viễn. Ngăn này không nên quá rộng. Nó chỉ có thể chứa những thứ được sử dụng đặc biệt thường xuyên. Thỉnh thoảng cần kiểm tra xem tất cả các tài liệu có thường xuyên cần thiết ở thời điểm hiện tại hay không. Nếu việc này không được thực hiện đúng thời hạn thì sẽ tích lũy đủ số lượng tài liệu, trong đó đôi khi khó tìm được tài liệu cần thiết và lãng phí thời gian không cần thiết khi tìm kiếm nó. Tốt hơn là bạn nên thực hiện kiểm tra thời gian rảnh rỗi khỏi hoạt động chính của mình để không bị phân tâm và không nhầm lẫn bất cứ điều gì.
Ở nhiều nước trên thế giới, các thư ký sử dụng bìa hồ sơ đàn accordion phẳng đặc biệt, các trang trong đó được liệt kê theo ngày trong tháng. Thông qua các phần cắt ở góc bên phải của tập tài liệu, bạn có thể thấy các tài liệu, ghi chú nhắc nhở và hướng dẫn của sếp phải hoàn thành trước một thời hạn nhất định.
Tốt nhất là giữ những ghi chú này trong sổ ghi chép đặc biệt hàng tuần. Họ có một lưới thời gian cho mỗi ngày trong tuần và các nhiệm vụ sắp tới có thể được ghi lại ngay lập tức vào một giờ cụ thể. Bạn có thể làm điều này trong bất kỳ sổ ghi chép nào. Đối với mỗi ngày trong tuần, nên dành một hoặc một số trang đặc biệt để nhập trước các nhiệm vụ sắp tới và liệt kê loại cũng như khối lượng công việc. Khi một ngày cụ thể trong tuần đến gần, tất cả điều này sẽ được tinh chỉnh có tính đến các vấn đề khác.
Khi lập kế hoạch nhiệm vụ trong một tuần và một tháng, bạn có thể tạo một màn hình làm việc - một tờ giấy lớn, được trình bày dưới dạng bảng theo ngày, nơi nhập tất cả các nhiệm vụ sắp tới. Điều quan trọng đối với việc lập kế hoạch kinh doanh là việc sử dụng màu sắc làm vật mang thông tin: nên sử dụng “semaphore” màu khi sắp xếp tài liệu trong các thư mục có màu sắc khác nhau.
Tuy nhiên, trong công việc của các trợ lý thư ký và người quản lý của họ, có rất nhiều trường hợp không thể ấn định ngay thời hạn thực hiện. Thường thì bạn phải sắp xếp lại mọi thứ từ học kỳ này sang học kỳ khác. Có những công việc cần phải tập trung trong thời gian dài. Để lập kế hoạch cho công việc như vậy, sẽ thuận tiện hơn nếu sử dụng hệ thống lưu trữ.
Kỹ thuật của hệ thống nộp đơn không phức tạp. Mỗi câu hỏi được ghi vào một thẻ riêng biệt.
Nên có ba ngăn trong tủ hồ sơ. Phần đầu tiên bao gồm 31 ngăn, trên các phần nhô ra có đánh dấu số ngày trong tháng. Đối với mỗi ngăn, các thẻ được đặt với các nhiệm vụ được lên kế hoạch hoàn thành vào ngày tương ứng trong tháng. Trong phần thứ hai của mục lục thẻ, các thẻ được đặt với những nhiệm vụ chưa được xác định thời hạn. Phần này có bốn ngăn:
“tuần” – các thẻ có nhiệm vụ cần giải quyết trong vòng một tuần được đặt ở đây;
“tháng”, “quý” và “tương lai” - trong mỗi phần này, hồ sơ các trường hợp được đặt với ngày hoàn thành ước tính tương ứng.
Bộ phận thứ ba lưu trữ thẻ của người biểu diễn với đầy đủ thông tin (địa chỉ nhà, số điện thoại, lịch làm việc, v.v.).
Hàng ngày, khi đến làm việc, người thư ký xem qua tất cả các thẻ nằm sau dấu phân cách có ghi một số nhất định và nhóm chúng theo trình tự thực hiện đã định. Vào buổi tối, những thẻ ghi lại những nhiệm vụ đã hoàn thành sẽ được để trong một phong bì đặc biệt để cất giữ, những thẻ ghi những nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ được sắp xếp theo ngày mới. Nhìn qua các thẻ của bộ phận thứ hai, bạn nên cố gắng xác định ngày hoàn thành cụ thể và nếu ngày của một nhiệm vụ nào đó rơi vào tháng hiện tại thì thẻ này nên được sắp xếp lại theo ngày tương ứng của bộ phận đầu tiên. Phần thứ ba được sử dụng làm phần tham khảo.
Nhược điểm của các phương pháp được mô tả là chúng không lập kế hoạch về thời gian thực hiện công việc. Một phương tiện hiệu quả để lập kế hoạch công việc cá nhân, phản ánh thời lượng của từng nhiệm vụ đã lên kế hoạch, là lịch trình hàng ngày và hàng tuần. Đầu tiên, những hoạt động đó được đưa vào lịch trình, thời gian được xác định trước một cách chặt chẽ: thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc, thời gian nhận thư từ, lệnh công việc, cuộc họp, giờ ăn trưa, v.v. thường xuyên được nhập vào.
Nhưng lịch trình chỉ phản ánh những nhiệm vụ thường xuyên. Hầu hết các trường hợp có tính chất bất thường không thể được ghi lại ở đó. Do đó, lịch trình được duy trì kết hợp với hệ thống lưu trữ thẻ hoặc ghi lại các nhiệm vụ vào sổ ghi chú và sổ ghi chép. Đồng thời, lịch trình là kế hoạch xác định việc sử dụng thời gian, là cơ sở tổ chức để lập kế hoạch cho ngày làm việc.
Khi lập lịch trình, bạn không nên chia thời gian thành những phân đoạn quá nhỏ, vì nếu không có đủ kinh nghiệm thì khó có thể chịu đựng được tình hình sản xuất phức tạp của họ. Chia thời gian thành các phân đoạn nửa giờ là khá đủ.
Thông thường chỉ ở giai đoạn đầu rất khó để lập kế hoạch làm việc đúng tiến độ. Khi tất cả các điểm chính của công việc đã được thiết lập, lịch trình sẽ trở thành một phương tiện không thể thiếu và thuận tiện để hệ thống hóa các hành động và tính tự giác. Gần đây, các kế hoạch sáng tạo cá nhân đã trở nên phổ biến rộng rãi. Theo quy luật, chúng được phát triển trong một thời gian dài.
Bạn có thể sử dụng máy tính để lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Một loạt các phát triển phần mềm cho phép bạn lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình một cách hợp lý nhất. Lịch, danh bạ điện thoại, danh sách công việc, sổ ghi chú, v.v. có thể trợ giúp việc này. Hệ thống thông tin phổ biến nhất là Microsoft Outlook.
Chương trình này cung cấp nhiều cơ hội để tổ chức hiệu quả thời gian làm việc của thư ký và người quản lý của anh ấy: Microsoft Outlook giúp làm việc với tin nhắn, người liên hệ, xem tài liệu chung, đồng thời cho phép bạn lên kế hoạch cuộc họp, chuyến đi và tổ chức công việc, theo dõi và theo dõi công việc của riêng bạn. hoạt động của nhân viên. Bảng Outlook chính chứa các phần sau: Hộp thư đến, Lịch, Danh bạ, Nhiệm vụ, Nhật ký, Ghi chú, v.v.
Hầu như không thể ghi lại ngay các nhiệm vụ sắp tới theo đúng trình tự. Thông thường, những hồ sơ này được lưu giữ theo thứ tự thực hiện các nhiệm vụ. Vào đêm trước ngày này hoặc ngay từ đầu, tất cả các hồ sơ đều được xem xét, làm rõ một cách cẩn thận và ghi rõ số thứ tự hoàn thành đối với từng loại công việc.
Nhịp điệu làm việc tối ưu
Cơ thể mỗi người có một đồng hồ sinh học riêng. Tùy thuộc vào thời gian trong ngày, cơ thể tiết ra các chất hóa học làm tăng tâm trạng, sự tỉnh táo, hoạt động tinh thần hoặc buồn ngủ. Điều quan trọng là phải thiết lập thói quen hàng ngày của bạn có tính đến các nhịp sinh học này.
Bắt đầu từ 6 giờ sáng, cơ thể con người bắt đầu sản sinh ra hormone đánh thức cortisol. Bạn thức dậy càng sớm thì tâm trạng và sức khỏe của bạn sẽ càng tốt cả ngày.
7 giờ – 8 giờ. - Đây là thời điểm tốt nhất để ăn sáng. Quá trình trao đổi chất tăng lên, chất dinh dưỡng dễ hấp thu và ruột có xu hướng tự làm sạch sau các hoạt động ban đêm.
9 giờ 00–10 giờ 00. – Đây là thời điểm để lên kế hoạch cho mọi việc trong ngày; giờ này hiệu quả nhất cho các vấn đề tổ chức.
10:00–12:00. – Đây là thời điểm thuận lợi nhất để thực hiện những nhiệm vụ sáng tạo hoặc khó khăn. Đây là thời gian của sức sống, sự suy ngẫm và cảm hứng.
12:00–13:00. – Trong giai đoạn này, cơ thể cần dinh dưỡng nên tốt nhất bạn nên nghỉ ngơi một chút và ăn nhẹ. Không phải ngẫu nhiên mà đây lại là thời điểm hầu hết các tổ chức đều nghỉ trưa.
13:00–14:00. – Sau bữa trưa, hoạt động giảm dần và xuất hiện cảm giác muốn ngủ hoặc ngồi im lặng. Tốt nhất nên sắp xếp công việc cơ khí đơn giản trong thời gian này.
14:00–17:00. – Lúc này, hoạt động tinh thần được kích hoạt trở lại nên những việc quan trọng có thể được lên kế hoạch cho nửa cuối ngày làm việc. Tuy nhiên, cần nhớ rằng sau 17 giờ hiệu suất bắt đầu giảm dần. Nếu bạn đã quen với việc phải làm thêm giờ thì hãy cố gắng hoàn thành thủ tục giấy tờ trước thời gian này. Sau 5 giờ chiều, bạn có thể sắp xếp hồ sơ, chuẩn bị nơi làm việc cho ngày mai hoặc thực hiện một số công việc cần thiết khác mà không đòi hỏi phải làm việc trí óc căng thẳng.
17:00–19:00. – Thời gian đi dạo, mua sắm, nấu bữa tối. Nói một cách dễ hiểu, đây là lúc bạn chỉ còn lại bản thân và gia đình. Hãy quan tâm đến những người thân thiết với bạn.
19h là thời gian ăn tối.
20:00–21:00. – Đó là lúc bắt đầu một giai đoạn buồn ngủ, sẽ lặp lại sau mỗi hai giờ. Nếu bạn muốn giảm thêm cân thì khoảng 9 giờ tối là thời điểm lý tưởng để tập thể dục.
22:00 – 1:00. – Giai đoạn này là giai đoạn bắt đầu quá trình phục hồi của cơ thể sau một ngày vất vả. Chính thời gian ngủ này được coi là thời gian chữa lành cho toàn bộ cơ thể. Cố gắng đi ngủ sớm ít nhất 2 lần một tuần.
Hãy thử lắng nghe đồng hồ sinh học của bạn - nó sẽ cho bạn biết cách phân bổ hợp lý nhất tất cả các công việc cần hoàn thành trong ngày để hoàn thành mọi việc và không cảm thấy mệt mỏi.
Tuần làm việc cũng có chu kỳ riêng của nó. Thứ Hai là ngày khó khăn nhất vì nó diễn ra sau ngày cuối tuần và việc đi làm vào buổi sáng khá khó khăn.
Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm là những ngày làm việc hiệu quả nhất trong tuần, và đến thứ Sáu, sự mệt mỏi tích tụ, và vào ngày này, nhiều người đang nghĩ về cách tốt nhất để thư giãn vào cuối tuần sắp tới. Vì vậy, những vấn đề quan trọng (đàm phán, họp) được lên lịch vào giữa tuần.
Thư ký dành phần lớn thời gian bên máy tính, điều này ảnh hưởng xấu đến thị lực của anh ấy, vì vậy các bác sĩ khuyên bạn nên luân phiên làm việc trên PC sau mỗi 45 phút và nghỉ giải lao 15 phút, trong khi thời gian làm việc hàng ngày trên máy tính không quá 4 giờ. .
Nghề thư ký đòi hỏi phải làm thêm giờ. Hầu hết các chuyên gia quản lý đều tin rằng nếu bạn thường xuyên cần thêm thời gian, điều đó có nghĩa là bạn chưa sắp xếp được ngày làm việc của mình để hoàn thành mọi việc đúng thời hạn hoặc bạn đang làm quá nhiều việc.
Nhưng đôi khi chuyện xảy ra là thư ký không có việc làm. Vào những lúc như vậy, bạn chỉ cần cố gắng tỏ ra có phong cách kinh doanh, bất kể bạn có bận hay không. Điều quan trọng là đừng tỏ ra như thể bạn không có nơi nào để đi. Sắp xếp các thư mục của bạn, kiểm tra nhật ký của bạn, có thể bạn đã lên kế hoạch làm việc trong một tuần, một số công việc có thể được thực hiện ngay hôm nay.
Sơ đồ gần đúng về một ngày làm việc của thư ký.
Với tổng thời gian làm việc một tuần là 36 giờ trong một tuần làm việc 5 ngày, ngày làm việc của thư ký-trợ lý phải là 7 giờ 15 phút. Theo pháp luật hiện hành, nhân viên được nghỉ 1 giờ, thời gian này phải được cung cấp chậm nhất là 4 giờ sau khi bắt đầu làm việc.
Thực hiện nghỉ tập thể dục từ 5–10 phút, 1,5 giờ trước khi ăn trưa và 1–1,5 giờ trước khi kết thúc công việc sẽ có tác dụng tăng năng suất lao động và cải thiện không khí làm việc trong phòng.
Nửa đầu ngày làm việc:
1. Đến nơi làm việc 15 phút trước khi người quản lý đến để sắp xếp trật tự, kiểm tra tình trạng khu vực làm việc của bạn và lập hoặc làm rõ kế hoạch cho ngày sắp tới.
2. Lựa chọn các tài liệu, hồ sơ cần thiết theo đúng kế hoạch.
3. Nhận thư, đọc nội dung và đăng ký. Đặt các tài liệu yêu cầu quyết định ưu tiên từ người quản lý sang một bên.
4. Đối với các tài liệu còn lại, chuẩn bị các câu trả lời có thể có hoặc phân phát cho những người thực hiện.
5. Xem các đánh giá, báo cáo, ấn phẩm của bộ, thư mời cũng như tin nhắn đã nhận về các hội nghị, cuộc họp, lễ kỷ niệm và các sự kiện khác. Viết ngày và giờ của tất cả các sự kiện vào trình tổ chức lịch của bạn.
6. Sắp xếp công văn đến tùy theo mức độ khẩn cấp thực hiện. Các bức điện và fax khẩn cấp cần được chuyển ngay cho người quản lý.
7. Lưu giữ các tài liệu cần thiết cho công việc thông tin và tham khảo hiện tại.
8. Báo cáo cho người quản lý về thư từ nhận được.
9. Cùng với người quản lý làm rõ nội dung các sự kiện đã lên kế hoạch cho ngày hiện tại và ngày tiếp theo. Nếu có thay đổi xảy ra, thư ký phải ghi chú thích hợp vào hồ sơ của mình. Bạn cần làm rõ sự tương ứng giữa các mục trong nhật ký của bạn và nhật ký của người quản lý. Trình tự các sự kiện phải giống nhau. Sự khác biệt sẽ nằm ở các biện pháp mà Bộ trưởng thực hiện để thực hiện những gì đã được lên kế hoạch. Ví dụ: nếu người quản lý ghi chú “có mặt tại cuộc họp lúc 15:00” thì ghi chú của thư ký sẽ như thế này: “14:20 - nhắc về cuộc họp, báo tài xế (điện thoại) mang xe đến không muộn hơn 14h30.”