Tại cốt lõi của nó bản ghi nhớ- một công cụ trao đổi thư từ kinh doanh trong một tổ chức, giữa các nhân viên không cấp dưới của nhau. Trường hợp nhân viên viết công hàm cho cấp trên thì không gọi là công văn mà gọi là báo cáo.
Mục đích của ghi chú là giải thích và thống nhất về các khía cạnh của vấn đề kinh doanh liên quan đến công việc của một nhân viên hoặc bộ phận và liên quan đến công việc của nhân viên hoặc bộ phận khác. Một ghi chú được viết trong trường hợp giao tiếp bằng miệng là không đủ và cần phải có yêu cầu tài liệu.
Cần lưu ý rằng bản ghi nhớ chỉ là tài liệu phụ trợ không được OKUD quy định. Vì vậy, tất cả thông tin trong bản ghi nhớ đều không có mệnh lệnh và hướng dẫn.
Hình thức viết là miễn phí. Tuy nhiên, cũng như bất kỳ tài liệu nào, cần tuân thủ các quy tắc chung khi soạn thảo tài liệu, cụ thể là:
- nó được dự định gửi đến ai (tên đầy đủ trong trường hợp tặng cách và vị trí);
- tên văn bản, ngày tháng, số ghi chú;
- một chủ đề hoặc tiêu đề ghi chú ngắn gọn;
- “Nội dung” của ghi chú mô tả tình huống hiện tại và nêu rõ yêu cầu hoặc phác thảo hành động của người khởi tạo liên quan đến tình huống đó;
- chức vụ của người biên soạn, chữ ký và họ tên, đôi khi cũng phải có chữ ký của các bên liên quan.
Nên tránh những từ không cần thiết và kiểu nói phức tạp trong ghi chú. Về cơ bản, cần phải nêu rõ bản chất của vấn đề hoặc tình huống và nếu có thể, hãy trình bày ngắn gọn. Vì tờ tiền cho biết số sê-ri của nó nên điều hợp lý là như vậy ghi chú được ghi lại trong một tạp chí đặc biệt. Thiết kế tiêu đề có thể ở giữa hoặc ở góc (gắn vào cạnh của tài liệu).
Để tránh các lựa chọn khác nhau, mỗi doanh nghiệp xây dựng mẫu ghi nhớ riêng. Trong trường hợp này, bạn có thể được hướng dẫn bởi các quy tắc của Liên bang Nga GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất”.
Nhân viên sẽ dễ dàng soạn thảo tài liệu hơn nếu có tài liệu được người quản lý phê duyệt. hướng dẫn thiết kế và có hướng dẫn chung để viết các loại ghi chú khác nhau (báo cáo, chính thức, giải thích).
Lựa chọn lý tưởng là đặt các mẫu văn bản bên cạnh những hướng dẫn đó và/hoặc cung cấp cho nhân viên các biểu mẫu làm sẵn.
Đối với các doanh nghiệp có luồng tài liệu phần lớn được vi tính hóa, nhật ký đăng ký, biểu mẫu ghi chú và tài liệu đã hoàn thành có thể được lưu trữ trong một thư mục riêng, có thể truy cập được qua mạng cục bộ đối với tất cả người dùng quan tâm.
Mẫu viết một bản ghi nhớ
Phòng tự động hóa
Trưởng phòng kinh doanh
LLC "ADA" cho I. N. Slavyansky
LƯU Ý DỊCH VỤ
04.04.15 № 3-4/8
Về việc thông báo cho người dùng PC
Phần mềm mới sẽ được cài đặt vào Thứ Ba, ngày 7 tháng 4 năm 2017. Chúng tôi yêu cầu bạn thông báo cho người quản lý về nhu cầu chuyển tất cả thông tin đang làm việc sang phương tiện di động để tránh mất thông tin trong quá trình cài đặt lại.
Trưởng phòng Tự động hóa (ký)
A. P. Veniaminov
Một bản ghi nhớ có phải là một hình thức trống rỗng?
Tất nhiên, đối với một doanh nghiệp nhỏ, một bản ghi nhớ có thể là một thủ tục không cần thiết, tốn thời gian và công sức. Nhưng trong một tổ chức lớn có nhiều nhân viên và phòng ban, một bản ghi nhớ có thể rất hữu ích. Trong trường hợp này, bản ghi nhớ sẽ đóng vai trò văn bản nhắc nhở những tương tác cần thiết giữa các phòng ban.
Ở các cơ quan lớn, việc sơ suất trong việc lập bản ghi nhớ hoặc sơ suất trong việc lập bản ghi nhớ có thể dẫn đến lãng phí thời gian để làm rõ mọi tình huống, tìm kiếm người chịu trách nhiệm về vấn đề và làm việc không nhất quán trong công việc của các bộ phận.
Để hình dung sự cần thiết của một thái độ đúng đắn đối với tài liệu chính thức, hãy tưởng tượng tình huống sau. Liên quan đến bất kỳ ngày nghỉ lễ nào, bộ phận dọn phòng đều bố trí thêm một ngày làm việc cho nhân viên của mình để dọn dẹp khu vực kịp thời.
Nếu bạn không thông báo cho bộ phận an ninh về việc này thì có thể xảy ra hiểu lầm. Đơn giản là công nhân sẽ không được phép vào trạm kiểm soát vì bộ phận an ninh không biết gì về các sự kiện liên quan đến kỳ nghỉ.
Câu hỏi về bản ghi nhớ
- Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ để thuyết phục giám đốc tài trợ cho việc mua một chiếc máy tính (đăng ký tạp chí kế toán), v.v.?
Liên hệ với giám đốc không phải là liên lạc theo chiều ngang, và do đó một ghi chú như vậy sẽ không được coi là chính thức. Khiếu nại với ông chủ - bản ghi nhớ.
- Định dạng trang tính nào được sử dụng cho bản ghi nhớ?
Theo GOST R 6.30-2003, tài liệu được soạn thảo trên tờ A4.
- Việc đóng dấu “Tôi đồng ý” trên bản ghi nhớ có đúng không?
KHÔNG. Bản ghi nhớ là phương tiện liên lạc giữa các phòng ban. Câu trả lời cho một câu hỏi hoặc đề xuất của một bản ghi nhớ được soạn thảo dưới dạng một bản ghi nhớ phản hồi. Trong trường hợp này, tiêu đề của phản hồi cho biết số nốt mà phản hồi được thực hiện.
Mọi người thực hiện hầu hết mọi việc quan trọng bằng thư từ;
do đó, khả năng nói là không đủ.
Luc de Vauvenargues
Hãy nói về một bản ghi nhớ như một phương tiện liên lạc nội bộ chính, một tài liệu có thể hợp lý hóa các mối quan hệ nội bộ, đảm bảo trao đổi thông tin nhanh chóng và giải quyết một tình huống gây tranh cãi.
TẠI SAO TỔ CHỨC BỎ QUA HỒ SƠ CHÍNH THỨC?
Bản ghi nhớ vẫn là một người ngoài cuộc trong thư từ kinh doanh của các tổ chức tư nhân. Ngược lại, trong các tổ chức chính phủ, hầu hết các tài liệu nội bộ đều là các bản ghi nhớ nội bộ.
Thông thường trong các tổ chức thương mại, một bản ghi nhớ được coi là một hình thức vô nghĩa, nhưng yếu tố này của luồng tài liệu nội bộ công ty, như một phần không thể thiếu trong văn hóa doanh nghiệp, có tiềm năng vô giá để phát triển kinh doanh.
Cơ sở nào dẫn đến thái độ tiêu cực gay gắt của một số nhà quản lý cấp tuyến của tổ chức thương mại đối với một trong những tài liệu nội bộ quan trọng nhất làm cơ sở đưa ra quyết định quản lý? Lý do có thể:
Văn hóa giao tiếp trong kinh doanh có trình độ thấp, thiếu chuẩn mực doanh nghiệp, các quyết định quản lý có ý chí mạnh mẽ trong lĩnh vực lưu chuyển tài liệu nội bộ;
Thiếu tư cách chính thức, do bản ghi nhớ không được đưa vào phân loại tài liệu quản lý;
Sự sẵn có của các phương tiện truyền thông điện tử. Các nhà quản lý không muốn lãng phí thời gian vào việc chính thức hóa các quy trình quản lý, họ thích trao đổi vài lời trong cuộc họp cá nhân, gọi điện thoại di động, viết qua email hoặc Skype, v.v.
Nhưng còn một lý do khác: đôi khi người quản lý phá hoại việc chính thức hóa hệ thống văn bản nội bộ. Rất khó để bác bỏ thông tin được ghi lại về tình hình công việc trong tổ chức, hướng dẫn cho một quan chức hoặc mệnh lệnh về thủ tục hành động trong các tình huống cụ thể. Làm việc trong tình trạng hỗn loạn có những lợi ích nhất định: không có gì dễ dàng hơn việc từ bỏ việc truyền tải thông tin bằng lời nói cũng như các hướng dẫn được đưa ra trực tiếp. Mọi người đều quen thuộc với tình huống một nhân viên thường xuyên nhận được những hướng dẫn loại trừ lẫn nhau bằng lời nói, việc không tuân thủ bất kỳ hướng dẫn nào trong số đó sẽ bị xử phạt hành chính.
LỢI ÍCH CỦA LƯU Ý CHÍNH THỨC LÀ GÌ?
Bản ghi nhớ là một lá thư kinh doanh nội bộ có thể được sử dụng để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề sản xuất hiện tại.
Mục đích chính của bản ghi nhớ là trao đổi thông tin chính thức giữa các nhân viên của cùng một tổ chức có địa vị ngang nhau.
Mục đích của việc viết bản ghi nhớ có thể khác nhau:
Trao đổi ngang của các trưởng bộ phận/cán bộ cơ cấu khi giải quyết các vấn đề, vướng mắc chung trong sản xuất;
Tương tác thông tin hiệu quả:
Trao đổi thông tin hoạt động giữa các bộ phận và chi nhánh cơ cấu/độc lập;
Yêu cầu thông tin cơ bản;
Tiến hành hướng dẫn;
Kèm theo một tin nhắn khác (ghi chú kèm theo);
Giải quyết các vấn đề hành chính, kinh tế, hậu cần, thông tin và hỗ trợ khác hiện nay;
Giải quyết các tình huống gây tranh cãi và xung đột.
Khả năng soạn thảo các tài liệu nội bộ một cách thành thạo, bao gồm cả các bản ghi nhớ, sẽ giúp ích trong những tình huống cực kỳ khó khăn và khó hiểu.
Trước hết, bản ghi nhớ là trợ lý chính cho nhân viên của dịch vụ hỗ trợ tài liệu quản lý (sau đây gọi là DOU) trong các tình huống gây tranh cãi.
Đáng tiếc, người đứng đầu các đơn vị cơ cấu chính thường tìm cách đổ lỗi cho những thiếu sót của bộ phận khi làm việc với văn bản của nhân viên các đơn vị phụ trợ. Ví dụ, việc quản lý một đơn vị cơ cấu đã không thực hiện đúng thời hạn chỉ đạo của người quản lý cấp trên mà trách nhiệm về việc này chuyển sang dịch vụ của cơ sở giáo dục mầm non, nơi được cho là đã trì hoãn việc gửi thư đi.
Một bản ghi nhớ sẽ giúp bác bỏ những cáo buộc vô căn cứ. Một ghi chú có chứa các sự kiện, thời hạn, tên đầy đủ. Nhân viên của cơ sở giáo dục mầm non đã hoàn thành công việc một cách hiệu quả và kịp thời, có tệp đính kèm xác nhận (bản sao thẻ đăng ký, trích đoạn nhật ký đăng ký, v.v.), thường giúp duy trì tính khách quan, ghi nhận tuyên bố là vô căn cứ và khôi phục danh tiếng của doanh nghiệp của một nhân viên cụ thể và toàn bộ dịch vụ của cơ sở giáo dục mầm non (Ví dụ 1).
Văn bản của bản ghi nhớ phải nêu rõ mục đích của thông điệp ở dạng dễ tiếp cận và ngắn gọn. Thông tin không đầy đủ hoặc dư thừa khiến người nhận khó hiểu được bản chất của vấn đề và có thể dẫn đến cách giải thích mơ hồ và hậu quả là không đạt được kết quả mong muốn. Hiệu quả của một bản ghi nhớ phụ thuộc vào cấu trúc của tài liệu được cấu trúc tốt như thế nào và liệu các lập luận được trình bày có hợp lý hay không.
CHÚNG TÔI ĐANG HOÀN THÀNH LƯU Ý DỊCH VỤ
NẾU TRÊN MẪU, BẰNG CÁCH NÀO?
Những bản ghi nhớ văn phòng thường được viết trên một tờ giấy trắng A4. Tuy nhiên, các tổ chức thương mại cho mục đích này thường sử dụng mẫu thư, theo khoản 4.7 của GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống thống nhất các văn bản tổ chức và hành chính. Yêu cầu chuẩn bị hồ sơ” bao gồm:
Biểu tượng hoặc nhãn hiệu của tổ chức (nhãn hiệu dịch vụ);
Tên của tổ chức;
Mã tổ chức;
Số đăng ký nhà nước chính (OGRN) của một pháp nhân;
Mã số người nộp thuế/mã lý do đăng ký (TIN/KPP);
Thông tin tham khảo về tổ chức;
Nơi tài liệu được biên soạn hoặc xuất bản.
Ngoài ra, một số chuyên gia trên các trang tạp chí và trên Internet còn đưa ra ví dụ về các bản ghi nhớ được viết trên giấy tiêu đề.
Không còn nghi ngờ gì nữa, việc chuẩn bị tất cả các tài liệu bừa bãi trên cùng một biểu mẫu sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, sẽ vô nghĩa nếu viết một bản ghi nhớ cho người đứng đầu bộ phận lân cận trên tiêu đề thư có chứa dữ liệu tham chiếu, TIN, OGRN, v.v. Ngoài ra, mẫu thư của tổ chức chiếm ít nhất 20 phần trăm tổng khối lượng của trang đầu tiên và thường các thông tin cần thiết không vừa trên một tờ. Tưởng chừng như là việc nhỏ nhưng trong một tổ chức lớn, những việc nhỏ như vậy lại dẫn đến việc chi tiêu không hiệu quả hơn là tiết kiệm tiền.
Hãy cùng tìm hiểu xem bạn có thể viết một bản ghi nhớ theo hình thức nào (nếu muốn).
Các loại biểu mẫu tài liệu được quy định tại khoản 4.6 của GOST R 6.30-2003.
Trong khi đó, GOST R 7.0.97-2016 “Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thư viện và xuất bản. Tài liệu tổ chức và hành chính. Yêu cầu chuẩn bị hồ sơ”, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2018, đã có nội dung làm rõ về việc chuẩn bị biểu mẫu tổ chức (khoản 5.8 và 6.6).
Từ đó, các tiêu chuẩn không khuyến khích việc viết một bản ghi nhớ trên tiêu đề thư. Nhưng nếu mong muốn thực hiện trao đổi thư từ nội bộ chắc chắn là lớn, bạn có thể phát triển và bảo mật trong LNA một biểu mẫu cho một loại tài liệu cụ thể - một bản ghi nhớ chính thức.
MẪU LƯU Ý DỊCH VỤ: CHI TIẾT
Ở dạng một loại tài liệu cụ thể (trong trường hợp của chúng tôi là bản ghi nhớ chính thức) theo GOST R 6.30-2003, phải bao gồm các chi tiết sau (Ví dụ 2):
03 - “Biểu tượng hoặc nhãn hiệu của tổ chức (nhãn hiệu dịch vụ)”;
08 - “Tên tổ chức”;
10 - “Tên loại văn bản”;
11 - “Ngày lập hồ sơ”;
12 - “Số đăng ký văn bản”;
14 - “Nơi soạn thảo hoặc xuất bản tài liệu”;
15 - “Người nhận” (tên đơn vị cơ cấu và chức vụ của nhân viên được gửi bản ghi nhớ);
18 - “Tiêu đề của văn bản”;
20 - “Văn bản tài liệu”;
21 - “Dấu hiệu của sự hiện diện của ứng dụng”;
22 - “Chữ ký”;
27 - “Lưu ý về người biểu diễn.”
CÁC SẮC ĐIỂM CỦA CHI TIẾT ĐĂNG KÝ
- "Điểm đến". Nếu một ghi chú được gửi đến một số bộ phận kết cấu thì chi tiết “Người nhận địa chỉ” được nhập ở góc trên bên phải như sau:
Nếu tổng số người nhận nhiều hơn bốn, bạn cần tạo danh sách gửi thư.
- "Văn bản tài liệu". Một bản ghi nhớ, giống như một lá thư kinh doanh, phải có cấu trúc rõ ràng. Nội dung của bản ghi nhớ được viết ở ngôi thứ nhất số ít (“vui lòng liệt kê”, “tôi thấy cần thiết”, v.v.).
Văn bản, được chia thành các đoạn hoàn chỉnh về mặt logic, giúp đọc và hiểu dễ dàng hơn, mang lại cho mỗi suy nghĩ sự hoàn chỉnh về mặt logic và cho phép người nhận điều hướng văn bản của tài liệu tốt hơn.
Nội dung của bản ghi nhớ thường bao gồm:
Từ lời mở đầu (phần giới thiệu);
Phần chính;
Phần cuối cùng (kết luận, đề xuất, yêu cầu, v.v.).
Lời mở đầu tiết lộ mục đích của việc viết bản ghi nhớ và chứa các tài liệu tham khảo về ngày tháng, tài liệu và sự kiện được dùng làm lý do cho việc chuẩn bị nó. Thông tin chứa trong lời mở đầu có thể ngắn gọn hoặc chi tiết. Lời mở đầu trôi chảy dẫn vào phần chính.
Kích thước của nội dung thay đổi tùy theo mục đích nêu trong bản ghi nhớ và có thể là vài dòng hoặc vài trang văn bản đánh máy.
Mục tiêu chính của phần chính là giải thích, thuyết phục, thúc đẩy hành động, tức là đạt được kết quả. Đây là phần văn bản bộc lộ đầy đủ nhất nội dung của bản ghi nhớ. Phần chính bao gồm lượng tài liệu thực tế lớn nhất, không chỉ cung cấp thông tin mà còn thuyết phục. Các ứng dụng nếu có cũng phải được đề cập ở đó.
Phần cuối cùng hoặc tóm tắt của bản ghi nhớ là một loại tóm tắt xác nhận những điều trên, bao gồm các kết luận, yêu cầu và đề xuất cụ thể để giải quyết vấn đề. Từ ngữ trong bản tóm tắt càng rõ ràng và rõ ràng thì khả năng đưa ra quyết định về các vấn đề một cách kịp thời càng cao.
ĐĂNG KÝ VÀ PHƯƠNG THỨC CHUYỂN THÔNG THÔNG BÁO TRONG TỔ CHỨC
Các vấn đề về đăng ký và chuyển giao công hàm chính thức cho người nhận sau đó thường gây tranh cãi. Ai nên đăng ký bản ghi nhớ? Dịch vụ DOW? Sự phân chia cấu trúc? Thư ký? Và về nguyên tắc có cần phải đăng ký không? Ai và bằng cách nào nên truyền tải các bản ghi nhớ nội bộ để tiếp cận các quan chức quan tâm một cách kịp thời?
Không còn nghi ngờ gì nữa, việc giải quyết những vấn đề này là đặc quyền của bản thân tổ chức, tổ chức có hướng dẫn quản lý văn phòng phải có một phần dành riêng cho việc làm việc với các tài liệu nội bộ. Các quy tắc được thiết lập trong LNA và quy trình hành động của họ sẽ giúp tránh những bất đồng.
Phải làm gì nếu không có tài liệu đó? Tất nhiên, hãy tạo ra nó bằng cách chính thức hóa thủ tục soạn thảo, xử lý và di chuyển các văn bản chính thức nội bộ. Chính thức hóa giúp hợp lý hóa nhiều quy trình kinh doanh, điều này có tác động rất tích cực đến trật tự chung trong tổ chức.
Cần phải bắt đầu công việc bằng cách phân tích luồng bản ghi nhớ chính thức: xác định khối lượng và lộ trình của nó, loại trừ các phân đoạn rõ ràng không cần thiết dọc theo đường dẫn của tài liệu. Để xác định lộ trình hiệu quả nhất cho một tài liệu, đừng ngại phá bỏ những thiết kế cũ, bất tiện, sửa chữa và khắc phục những sai sót trong khâu hậu cần.
Có thể có một số lựa chọn để định tuyến các ghi chú chính thức - với sự tham gia của dịch vụ cơ sở giáo dục mầm non (Kế hoạch 1) và không có nó (Kế hoạch 2). Hãy cùng tìm hiểu xem phương án nào trong số này là hiệu quả nhất.
ĐĂNG KÝ KHÔNG HIỆU QUẢ VÀ LƯU Ý CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH TUYẾN
- Đăng ký dịch vụ giáo dục mầm non của một tổ chức lớn. Việc chuyển các công hàm chính thức đến cơ sở dịch vụ giáo dục mầm non để đăng ký và chuyển hướng sau đó đến người nhận sẽ làm chậm quá trình truyền đạt thông tin và đưa ra quyết định. Điều này đặc biệt đáng chú ý ở các tổ chức có lưu lượng tài liệu nội bộ và bên ngoài lớn. Với khối lượng công việc chung, không phải cơ sở giáo dục mầm non nào cũng có thể phân công một nhân viên riêng để đăng ký công văn, biên bản và các ghi chú khác. Bằng cách này hay cách khác, những bức thư khẩn cấp, mệnh lệnh, hướng dẫn, thư từ đến từ các cơ quan cấp trên sẽ luôn được đăng ký trước, và các bản ghi nhớ sẽ ngoan ngoãn chờ đợi trong cánh.
- Đăng ký làm thư ký trong một tổ chức nhỏ. Trong các tổ chức có lượng tài liệu nhỏ, các bản ghi nhớ nội bộ được thư ký của người quản lý đăng ký. Bản ghi nhớ nội bộ là một tài liệu nội bộ theo chiều ngang và không thể dành cho quan chức cấp cao hơn.
Các báo cáo, ghi chú phân tích và giải thích được sử dụng để cung cấp thông tin cho ban quản lý trong thư từ kinh doanh. Vì vậy, thư ký trong chuỗi tiếp nhận và chuyển giao công văn giữa các quan chức có địa vị ngang nhau là một mắt xích bổ sung.
- Không cần đăng ký nhưng có dấu từ dịch vụ DOW về việc chuyển nhượng. Nếu một tổ chức không đăng ký các ghi chú chính thức theo thông lệ thì việc truyền chúng đến người nhận thông qua dịch vụ DOU mà không đăng ký sẽ không có ý nghĩa gì. Giao giấy báo cho cơ sở giáo dục mầm non và nhận dấu chuyển giao, sau đó cơ quan dịch vụ giáo dục mầm non chuyển tài liệu cho đơn vị nhận và dán một dấu khác vào việc chuyển giao - tất cả điều này làm phức tạp quá trình, mất nhiều thời gian thời gian, đồng thời tăng thời hạn thực hiện lệnh.
Nếu tổ chức vẫn có quy trình chuyển công văn có dấu chấp nhận thì người nhận ký nhận, nêu rõ vị trí của mình, ngày, giờ nhận văn bản (nếu cần). Dấu biên nhận được ghi vào bản sao biên bản và gửi lại đơn vị gửi.
Dấu biên nhận có thể được thay thế bằng dấu “Đã nhận”, trong đó có các trường ghi ngày nhận, họ tên. và chữ ký của quan chức (Hình.).
Cơm. Dấu biên nhận có thể thay thế bằng dấu “Đã nhận”
ĐĂNG KÝ HIỆU QUẢ VÀ LƯU Ý LỊCH TRÌNH ĐỊNH TUYẾN
- Đăng ký đơn vị cơ cấu, chuyển ghi chú trực tiếp giữa các đơn vị. Việc đăng ký các công hàm chính thức trong một đơn vị cấu trúc, cũng như chuyển chúng từ đơn vị cấu trúc này sang đơn vị cấu trúc khác, bỏ qua các trung gian (dịch vụ DOU hoặc thư ký), rút ngắn đường đi của tài liệu đến người nhận.
Trường hợp đơn vị cơ cấu không có chức danh thư ký (thư ký phòng/phòng/ban) thì phải cử một người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ để đăng ký hồ sơ, kể cả hồ sơ nội bộ. Người chịu trách nhiệm công việc văn phòng do trưởng các bộ phận kết cấu quyết định. Theo quy định, một nhân viên được bổ nhiệm là người không bị gánh nặng trách nhiệm công việc. Việc phân công các chức năng bổ sung được phê duyệt theo lệnh hoặc quy định và được ghi vào bản mô tả công việc.
- Đăng ký ghi chú gửi đi. Cán bộ phụ trách công tác văn phòng tại đơn vị kết cấu đăng ký biên bản gửi đi.
Các bản ghi nhớ gửi đi được ghi vào nhật ký trao đổi thư từ nội bộ (gửi đi) của bộ phận (Ví dụ 3). Khi đăng ký ghi chú dịch vụ gửi đi, hãy cho biết:
Số đăng ký tài liệu;
Người nhận (bộ phận nơi bản ghi nhớ được gửi đến);
Số trang;
Sự sẵn có của các ứng dụng;
Ngày thực hiện;
Tên đầy đủ nhân viên đã chuẩn bị bản ghi nhớ.
Bản ghi nhớ có thể được quét và gửi qua email.
Nếu cần truyền bản gốc, cán bộ phụ trách công tác văn phòng trong một đơn vị kết cấu có thể lập lịch truyền các bản ghi nhớ chính thức đến người nhận - một lần một ngày, 2 lần một ngày, v.v.
Các bản ghi nhớ khẩn cấp (có thời hạn nêu rõ) phải được truyền đi ngay lập tức. Bạn có thể truyền trực tiếp các ghi chú chính thức đến đơn vị nhận hoặc thông qua các ô được trang bị đặc biệt trong dịch vụ của cơ sở giáo dục mầm non kèm theo số lượng và/hoặc tên các đơn vị cấu trúc. Trong trường hợp này, cơ sở dịch vụ giáo dục mầm non không tham gia vào quá trình chuyển hồ sơ.
Đăng ký ghi chú đến. Khi bộ phận nhận nhận được bản ghi nhớ, cán bộ chịu trách nhiệm công việc văn phòng của bộ phận người nhận sẽ đăng ký nó làm văn bản đến nội bộ trong nhật ký thư từ nội bộ (đến) của bộ phận (Ví dụ 4) cho biết các chi tiết sau:
Số đăng ký đến;
Ngày nhận (đăng ký);
Số trang;
Ứng dụng;
Ngày thực hiện;
Người thi hành (người chính thức được gửi bản ghi nhớ).
Trách nhiệm tuân thủ thời hạn quy định trong bản ghi nhớ thuộc về quan chức được giải quyết. Người khởi xướng bản ghi nhớ và/hoặc quan chức cấp trên có thể thay đổi thời hạn thực hiện văn bản.
- Đăng ký của tất cả nhân viên. Nếu tổ chức hoặc các bộ phận cấu trúc của nó không có nhân viên chịu trách nhiệm về công việc văn phòng, bạn có thể tìm các cơ chế khác để đăng ký các ghi chú chính thức. Ví dụ: đặt nhật ký ghi chú dịch vụ ở định dạng Word hoặc Excel trên máy chủ để sử dụng công cộng. Trong trường hợp này, việc đăng ký một bản ghi nhớ của nhân viên của một đơn vị kết cấu sẽ không mất nhiều thời gian hơn việc chuyển tài liệu trực tiếp cho thư ký.
Tuy nhiên, các chuyên gia từ các đơn vị kết cấu chuyên ngành thường phá hoại những đề xuất như vậy. Những nỗ lực giao phó ngay cả những công việc văn phòng nhỏ nhặt cho họ đều vấp phải sự phản đối tích cực. Ở một khía cạnh nào đó, các chuyên gia đã đúng. Hãy nhớ rằng, I.A. Krylova: “Vấn đề là, nếu người thợ đóng giày bắt đầu nướng bánh và người làm bánh bắt đầu làm ủng, thì mọi việc sẽ không suôn sẻ”?
Bạn có thể tránh xung đột mở với các chuyên gia từ các bộ phận liên quan nếu bạn đưa ra mệnh lệnh hoặc chỉ thị phù hợp có chữ ký của người đứng đầu tổ chức. Trong trường hợp này, người khởi xướng phải là người đứng đầu cơ sở phục vụ cơ sở giáo dục mầm non hoặc người khác chịu trách nhiệm công tác văn phòng. Lợi ích của anh ấy là loại bỏ một số chức năng cổ xưa, hợp lý hóa công việc với các luồng tài liệu, xây dựng các tuyến đường di chuyển hiệu quả và ngăn chặn việc mất tài liệu nội bộ.
Ngay sau khi kế hoạch như vậy có hiệu lực, sự không hài lòng của nhân viên sẽ giảm đi vì thời gian đăng ký giảm đáng kể và việc đăng ký trở nên minh bạch.
ĐIỀU KHOẢN LƯU TRỮ HỒ SƠ CHÍNH THỨC
Thời hạn lưu trữ các ghi chú được nêu trong Danh mục tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, trong đó ghi rõ thời hạn lưu trữ (được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 25/08). /2010 số 558, được sửa đổi ngày 16/02/2016 sau đây - Danh sách 2010) (Bảng).
Bất kỳ tổ chức nào hoạt động thành công đều là một cơ thể sống, thay đổi liên tục và công việc văn phòng là hình ảnh phản chiếu hệ thống quản lý của cơ thể này. Bạn có muốn theo kịp thời đại và đi đầu? Hãy thử bắt đầu với các bản ghi nhớ nội bộ - đây sẽ là bước đầu tiên hướng tới luồng tài liệu được tổ chức tốt và hậu cần được xác minh của các tuyến tài liệu nội bộ sẽ là bước đầu tiên trong cuộc chiến chống lại sự hỗn loạn trong quản lý. Ví dụ về ghi chú dịch vụ được đưa ra dưới đây (Ví dụ 5-10).
VÍ DỤ VỀ LƯU Ý CHÍNH THỨC
Một hình thức tốn nhiều thời gian và công sức - đây là cách nhiều người xử lý các báo cáo, ghi chú chính thức và giải thích và thường không thấy sự khác biệt giữa chúng. Người ta thường chấp nhận rằng các báo cáo và ghi chú giải thích có liên quan đến việc áp dụng các biện pháp kỷ luật. Trên thực tế, chúng không chỉ được sử dụng cho mục đích này. Chúng tôi sẽ cho bạn biết trong tình huống nào thì thích hợp để viết một ghi chú cụ thể và cách thực hiện nó một cách chính xác.
Tại sao cần ghi chú?
Trước hết, mọi ghi chú đều là thông tin, tài liệu tham khảo cho công tác quản lý điều hành. Với sự giúp đỡ của họ, thông tin được trao đổi trong công ty (ví dụ: giữa các phòng ban khác nhau hoặc giữa các chi nhánh, văn phòng đại diện và trụ sở chính). Thông tin trong ghi chú không chứa các đơn đặt hàng nhưng có thể trở thành cơ sở để đưa ra một số loại quyết định quản lý hoặc chỉ có thể được tính đến.
Nhưng viết chúng không hề dễ dàng chút nào. Xét cho cùng, không có định nghĩa nào về các khái niệm cũng như các quy tắc để soạn thảo các ghi chú trong các hành vi pháp lý. Chúng ta hãy cố gắng tự mình xây dựng chúng.
Các ghi chú khác nhau như thế nào?
Để rõ ràng, chúng tôi chỉ ra những khác biệt chính trong bảng.
| Đặc trưng | Bản ghi nhớ | Bản ghi nhớ dịch vụ | Ghi chú giải thích |
| Bản chất của ghi chú |
|
|
Giải thích lý do của bất kỳ sự kiện, sự kiện, hành động, sự cố nào, bao gồm vi phạm kỷ luật lao động, không thực hiện hướng dẫn, sai lệch so với các quy tắc làm việc đã được thiết lập, xảy ra các tình huống khẩn cấp (tai nạn, tai nạn, trộm cắp, v.v.). Nếu muốn, các văn bản giải thích cần thiết để áp dụng hình thức kỷ luật đối với nhân viên cũng có thể được đưa ra dưới dạng ghi chú giải thích và Nghệ thuật. Điều 192, phần 1, nghệ thuật. Bộ luật Lao động 193 của Liên bang Nga; Thư của Rostrud ngày 01/06/2011 số 1493-6-1 |
| Tập trung | Địa chỉ quản lý:
|
Sự tương ứng giữa người quản lý hoặc nhân viên một cấp quản lý, không phụ thuộc lẫn nhau về chức vụ, về những vấn đề thuộc thẩm quyền | Lời giải thích (giải thích) của quan chức cấp dưới với cấp trên |
| Các loại ghi chú theo mục đích |
|
|
|
| Kết cấu | Phần I- tuyên bố về lý do, sự kiện hoặc sự kiện dẫn đến việc viết văn bản đó; Phần II- nếu cần, phân tích tình hình hiện tại và đưa ra các giải pháp khả thi cho vấn đề; Phần III- mô tả các phát hiện, ý kiến, yêu cầu hoặc đề xuất cụ thể cho các hành động cụ thể mà theo ý kiến của người khởi tạo, cần được thực hiện |
Phần I- một tuyên bố về các sự kiện được dùng làm lý do cho việc viết nó; Phần II- mô tả lý do giải thích tình hình hiện tại. Không chứa kết luận và đề xuất |
|
| Các loại ghi chú theo mức độ tiếp cận |
|
||
| Ví dụ về ghi chú | Đề xuất thưởng cho một nhân viên cụ thể | Thông tin cho cơ quan an ninh về sự cần thiết cho phép nhân viên làm việc vào ngày nghỉ vào tòa nhà | Giải trình với bộ phận sản xuất và kỹ thuật về nguyên nhân tiêu thụ vượt tiêu chuẩn nguyên liệu cơ bản so với tiêu chuẩn sản xuất (đính kèm mẫu số M-29) tán thành Chỉ thị của Cục Thống kê Trung ương Liên Xô ngày 24 tháng 11 năm 1982 số 613 |
Vì mục đích thuế, tất cả các loại ghi chú đều quan trọng.
Trong một số trường hợp, một ghi chú cùng với các tài liệu khác có thể đóng vai trò là tài liệu chính để chứng minh và ghi chép các chi phí trong kế toán thuế. khoản 1 Điều 1. 252 Mã số thuế của Liên bang Nga, Ví dụ:
- bản ghi nhớ dịch vụ quảng cáo riêng, theo đó thời gian sử dụng thực tế của video quảng cáo không quá 12 tháng, giúp công ty chứng minh video không phải là tài sản vô hình và ghi giảm chi phí một lần. Nghị quyết của Cơ quan chống độc quyền liên bang khu vực Mátxcơva ngày 16 tháng 3 năm 2012 số A40-100845/10-4-498;
- để xác nhận quãng đường đã đi của ô tô bằng cách sử dụng số liệu định hướng GPS (thay vì đồng hồ đo đường) và nhận biết chi phí nhiên liệu, bạn cần bản ghi nhớ cho người đứng đầu bộ phận vận tải từ quản đốc rằng việc kiểm tra trước chuyến đi cho thấy đồng hồ đo đường bị trục trặc và khoản 1 Điều 1. 252, phụ. 5 trang 1 nghệ thuật. Mã số thuế 254 của Liên bang Nga. Dựa trên báo cáo này (hoặc tài liệu khác), lệnh sẽ được ban hành về nhu cầu vận hành ô tô khi đã bật thiết bị định vị và ghi lại các chỉ số của nó vào vận đơn Công văn của Cục Thuế Liên bang ngày 16 tháng 7 năm 2010 số ШС-37-3/6848;
- ghi chú giải thích có thể hữu ích:
- <или>để được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho một đứa trẻ phụ. 4 đoạn 1 điều . 218 Mã số thuế của Liên bang Nga, nếu không có chứng chỉ 2-NDFL từ nơi làm việc trước đây của bạn. Khi một người đã không làm việc trong một thời gian dài và tìm được việc làm trở lại, anh ta cần có một lá thư giải thích về việc thiếu thu nhập, sổ ghi chép công việc và đơn xin khấu trừ. Công văn của Cục Thuế Liên bang ngày 30 tháng 7 năm 2009 số 3-5-04/1133@;
- <или>giải quyết vấn đề thanh toán chi phí đi lại trong kỳ nghỉ. Nếu nhân viên thực hiện ở nhiều nơi hoặc đi qua các điểm dừng khi đi qua thì cần có văn bản giải thích của nhân viên và giấy thông hành của người đó. Công văn của Bộ Y tế và Phát triển xã hội ngày 20/02/2009 số 194-13.
Rõ ràng là nếu ghi chú là tài liệu chính thì nó phải chứa tất cả các chi tiết của tài liệu đó. khoản 2 Điều . Điều 9 Luật ngày 21/11/1996 số 129-FZ.
Cách viết ghi chú chính xác
Nhiều nhân viên cảm thấy khó khăn khi viết ghi chú vì đây là một công việc không bình thường đối với họ. Để thực hiện công việc dễ dàng hơn, hãy cung cấp các quy tắc soạn thảo, cũng như các biểu mẫu ghi chú trong đạo luật quản lý địa phương, chẳng hạn như trong sổ tay quản lý văn phòng và giúp nhân viên làm quen với nó. Ví dụ: một đoạn hướng dẫn có thể trông như thế này.
Được phê duyệt theo đơn đặt hàng cho Alpha LLC
ngày 27/12/2011 số 123
Hướng dẫn quản lý văn phòng của Alpha LLC
4.10. Ghi chú (báo cáo, chính thức, giải thích)
4.10.4. Mỗi ghi chú được soạn thảo cho biết các chi tiết sau:
- tên đơn vị kết cấu - tác giả ghi chú;
- tên loại tài liệu - báo cáo, ghi chú chính thức hoặc giải thích;
- ngày lập văn bản - ngày ký (bằng chữ số Ả Rập theo thứ tự: ngày, tháng, năm);
- người nhận - f. Và. Ô. và vị trí của người được ghi chú (trong trường hợp tặng cách);
- tiêu đề của văn bản phải bắt đầu bằng giới từ “O” hoặc “Giới thiệu”;
- một ghi chú về sự hiện diện của ứng dụng (nếu có), ví dụ: “Đính kèm: 1 bản sao. trong 3 lít.”;
- chữ ký của người biên dịch (vị trí của người biên dịch; chữ ký cá nhân và bản ghi (tên đầy đủ)).
4.10.5. Văn bản được viết ở ngôi thứ nhất số ít.
Nội dung của ghi chú không được chứa lời chào hoặc lời chúc cuối cùng.
4.10.6. Các mẫu báo cáo, ghi chú chính thức và giải thích được nêu tại các Phụ lục số 15, 16, 17 của Hướng dẫn.
Khi một nhân viên cần viết một ghi chú, hãy đưa cho anh ta một mẫu đơn làm sẵn hoặc tốt hơn là một mẫu. Hãy để chúng tôi đưa ra ví dụ về việc thiết kế các ghi chú khác nhau.
Công ty trách nhiệm hữu hạn "Alpha"
Kế toán
Tổng Giám đốc
Công ty TNHH Alpha
I.I. Stasov
Trưởng phòng nhân sự
S.V. Klimova
Những lý do nêu trong phần giải thích,
bị coi là thiếu tôn trọng.
Áp dụng hình thức kỷ luật
dưới dạng một bình luận cho T.I. Bogdanova
Kế toán trưởng
ĐỊA NGỤC. Zharova
Thực hiện các biện pháp khôi phục động cơ tua-bin khí
30.08.2012
LƯU Ý GIẢI THÍCH
ngày 30/08/2012 số 12
Về nguyên nhân thất lạc tờ khai hải quan khí gốc
Việc mất tờ khai hải quan gốc ngày 29/08/2012 đối với việc cung cấp theo Hợp đồng với Bonduelle, Pháp, ngày 20/04/2012 số 0007/5 của một lô đậu xanh (Hải quan Gatchinsky) xảy ra khi sao chụp chứng từ này .
Máy photocopy văn phòng không được thiết kế để sao chép tự động các tài liệu có mật độ giấy nhẹ. GTD ban đầu, có mật độ giấy can, được tự động sao chép cùng với các tài liệu khác có mật độ giấy cao hơn. Kết quả là xảy ra kẹt giấy và động cơ tua-bin khí ban đầu bị kẹt giữa các con lăn của máy photocopy. Khi cố gắng giải nén nó, tài liệu đã bị xé thành nhiều phần nhỏ, không thể thay thế và không thể đọc được.
Những người sau đây đã được làm quen với tài liệu:
30.08.2012
| Kế toán trưởng |
Nhiều người coi các bản ghi nhớ như một hình thức tốn thời gian và thần kinh. Nhưng có những tình huống mà hình thức này có thể bảo vệ nhân viên khỏi những yêu cầu không công bằng từ ban quản lý. Các yêu cầu được ghi lại bằng văn bản sẽ bảo vệ bạn khỏi rắc rối bất cứ lúc nào, điều này không thể nói đến đối với các yêu cầu được thực hiện bằng miệng, không phải lúc nào cũng được coi trọng. Do đó, những tài liệu này xác nhận sự thật về mối quan hệ và được đăng ký làm tài liệu gửi đi.
Viết một bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ là gì?
Bản ghi nhớ là một tài liệu giao tiếp nội bộ quan trọng., không một tổ chức có ảnh hưởng nào có thể làm được nếu không có nó. Để hoạt động bình thường của tổ chức, hầu hết tất cả nhân viên đều phải có sẵn một bản ghi nhớ mẫu. Điểm khác biệt của nó so với một bản ghi nhớ là nó có tính định hướng theo thứ bậc, tức là nó luôn xuất phát từ cấp dưới đến cấp quản lý cao hơn. Ghi chú là một tài liệu thông tin, được viết nhằm thông báo kịp thời cho cơ quan cấp trên hoặc bộ phận cơ cấu khác về các sự kiện ảnh hưởng đến sự ổn định của hệ thống quản lý tại doanh nghiệp.
Báo cáo có giá trị pháp lý vì mục đích của nó không chỉ là thông báo cho ban lãnh đạo tổ chức mà còn khuyến khích họ đưa ra quyết định nhất định về tình huống đã công bố. Tài liệu được soạn thảo theo sáng kiến cá nhân của nhân viên hoặc theo yêu cầu của người quản lý. Mã ghi chú theo phân loại tài liệu quản lý là 0286041 theo OKUD. Văn bản phải mô tả rõ ràng vấn đề phát sinh và vì có giá trị pháp lý nên không có lỗi chính tả, pháp luật.
Định nghĩa của một bản ghi nhớ
Tài liệu không chỉ trình bày chi tiết sự việc mà còn viết kết luận, nêu ra các phương án giải quyết tình huống. Sau đó, người quản lý có nghĩa vụ nghiên cứu tài liệu và đưa ra giải pháp của mình. Sau đó, nghị quyết này làm cơ sở cho việc phê duyệt và thực hiện các biện pháp khác nhau (áp dụng hình phạt, ban hành các biện pháp khuyến khích, v.v.). Vì vậy, bản ghi nhớ là một yếu tố phản hồi giữa người quản lý và cấp dưới.
Mục đích của bản ghi nhớ
Các mục tiêu chính được theo đuổi khi hình thành tài liệu này:
- Tăng hiệu quả hoạt động cá nhân. Khi có điều gì đó khiến nhân viên khó chịu và anh ta sẽ gợi ý cách giải quyết vấn đề này.
- Sửa chữa tình hình. Khi một nhân viên biết một số sự thật không liên quan đến cá nhân anh ta, nhưng theo quan điểm của anh ta, lại cản trở công việc ổn định và hiệu quả. Một báo cáo được viết cho ban quản lý để tình hình được giải quyết càng sớm càng tốt.
- Giảm nhẹ trách nhiệm. Nếu một nhân viên đã truyền đạt một số thông tin cho cấp trên và muốn miễn trừ trách nhiệm khắc phục sự việc. Sau này, sẽ không có khiếu nại nào đối với trình biên dịch.
- Tự bảo vệ mình khi quyền lợi bị xâm phạm. Ở đây ghi chú là một nỗ lực để giải quyết vụ việc một cách hòa bình.
Một trong những mục tiêu của bản ghi nhớ là giảm bớt trách nhiệm
Các loại bản ghi nhớ
Chúng có hai loại:
- Nội bộ- viết theo yêu cầu của nhân viên hoặc sếp của anh ta nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Tác giả ký vào đây. Vì tài liệu được coi là nội bộ nên việc đăng ký được thực hiện trên giấy A4.
- Bên ngoài- gửi đến cơ quan cấp trên. Loại này chỉ có chữ ký của người đứng đầu công ty và được in trên giấy tiêu đề của công ty.
Trong cả hai trường hợp, ngày được ấn định vào ngày viết và ký.
- Thông tin - Theo quy định, chúng được biên soạn thường xuyên; chúng cung cấp thông tin chi tiết về các phương pháp và tính năng của công việc. Chúng cũng có thể được sử dụng để truyền đạt ý tưởng nhằm cải thiện quy trình làm việc cho cấp quản lý.
- Báo cáo- báo cáo kết quả của lệnh đã thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Họ thường bao gồm các nhân viên cấp thấp nhất.
- Sáng kiến - những trường hợp mà nhân viên đề xuất với ban quản lý để đưa ra một quyết định nhất định liên quan đến các sự kiện cụ thể - vi phạm, thời gian ngừng hoạt động, v.v.
Bản ghi nhớ nội bộ
Thông thường, trong số các báo cáo, bạn phải viết những ghi chú “đàn áp” cho cấp trên, gọi nhân viên là những kẻ lười biếng và lười biếng. Chúng nên được soạn thảo đặc biệt cẩn thận, bởi vì ngay cả sai sót nhỏ nhất cũng có thể dẫn đến rắc rối trong tương lai. Vi phạm kỷ luật là căn cứ để xử phạt tài chính; chỉ nhằm mục đích này, văn bản phải đưa ra những lý lẽ thuyết phục. Một tài liệu được xây dựng không chính xác có thể được đệ trình lên tòa án, phàn nàn rằng ban quản lý đang vi phạm nghiêm trọng các quyền của chuyên gia. Vì vậy, điều quan trọng là phải biết cách viết một bản ghi nhớ một cách chính xác.
Cấu trúc tài liệu
Bản ghi nhớ bao gồm hai hoặc ba phần ngữ nghĩa:
- Thật sự phần nêu rõ lý do dẫn đến sự việc hình thành, kèm theo tuyên bố chi tiết về các tình huống đi kèm.
- Phân tích - trình bày phân tích tình huống với những hậu quả tiềm ẩn của sự cố và các phương án khác nhau để giải quyết vấn đề.
- Tóm tắt phần người nói trình bày quan điểm của mình, đưa ra những lập luận thuyết phục và khuyến nghị thực hiện một số hành động cụ thể để giải quyết sự việc. Và sau đó chính người lãnh đạo sẽ quyết định áp dụng những biện pháp trừng phạt nào. Vì cơ quan chức năng không có thời gian điều tra nên hầu hết họ đều đồng ý với đề xuất của tác giả mà không đi sâu vào chi tiết.
Bản ghi nhớ bên ngoài
Bạn có thể soạn một bản ghi nhớ ở cả định dạng văn bản và dạng bảng. Phần phân tích trong tài liệu có thể bị thiếu tùy thuộc vào loại vấn đề. Trong trường hợp này, tài liệu chỉ có phần thực tế và phần kết luận kèm theo giải pháp cho vấn đề. Sử dụng nó, bạn không chỉ có thể đưa ra các đề xuất cải tiến một số quy trình sản xuất mà còn bày tỏ sự không hài lòng của mình với các biện pháp được thực hiện. Trước khi bắt đầu viết báo cáo, bạn cần trình bày rõ ràng vấn đề hoặc quan điểm của mình và chỉ sau đó mới bắt đầu viết nó ra giấy.
Điều này là cần thiết để số lượng hàng tồn kho thực tế phù hợp với số liệu kế toán. kế toán. Các lý do có thể khác nhau - hết hạn, hư hỏng, hư hỏng tài sản, v.v.
Hàng tồn kho, vật tư được ghi sổ theo hướng dẫn của doanh nghiệp. Tất cả những người chịu trách nhiệm tài chính làm việc với vật liệu tồn kho phải xác nhận bằng văn bản rằng họ quen thuộc với nó.
Thông thường, việc điền vào tài liệu chính để xóa sổ được thực hiện bởi nhân viên chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin trong báo cáo. Ví dụ như nhân viên kế toán.
Nếu người chịu trách nhiệm vật chất phát hiện tài sản bị hư hỏng thì phải tiến hành kiểm kê. Bạn có thể bắt đầu nó bằng cách gửi yêu cầu bằng văn bản cho người quản lý. Với mục đích này, một bản ghi nhớ được lập ra để xóa bỏ các mặt hàng tồn kho.
Mẫu đơn:
Làm thế nào để phát hành SZ đúng cách?
Một bản ghi nhớ chính thức dưới dạng một loại tài liệu độc lập không được đưa vào Bộ phân loại tài liệu quản lý toàn Nga (OKUD). Nhưng nó thường được sử dụng trong thực tế kinh doanh. Nên soạn thảo nó theo yêu cầu của GOST R 6.30-2003 "Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống tài liệu tổ chức và hành chính thống nhất. Yêu cầu chuẩn bị tài liệu."
Tài liệu mà chúng ta đang nói đến trong bài viết này được soạn thảo bởi nhân viên chịu trách nhiệm về các mặt hàng tồn kho và gửi cho trưởng bộ phận.
Nó cũng phải có yêu cầu xóa bỏ cơ sở cho việc này và phải đính kèm danh sách đầy đủ các tài sản vật chất. SZ bao gồm các cột sau:
- tên hàng hóa, vật tư,
- Số lượng,
- giá trị sổ sách,
- số hàng tồn kho.
Sau khi hoàn thiện, văn bản sẽ được trình lên người quản lý để ký. Sau khi xem xét, nếu có quyết định về nhu cầu thanh tra, giám đốc sẽ ban hành và ký lệnh tiến hành kiểm kê theo mẫu INV-22. Nó phê duyệt thành phần hoa hồng, thời gian kiểm kê và chỉ ra tài sản cần được kiểm tra. Dựa trên đơn đặt hàng, thủ tục kiểm kê bắt đầu. Sau khi hoàn thành, một hành động được soạn thảo, trên cơ sở đó tài sản bị thiệt hại sẽ được xóa bỏ.
Bản ghi nhớ mẫu
Hãy xem xét một số ví dụ về thiết kế của SZ. Nhờ các mẫu, bạn có thể tự mình soạn thảo tài liệu bạn cần.
1. Tổ chức thương mại thường xuyên phải tiêu hủy hàng hóa bị hư hỏng. Trong trường hợp này, nhân viên cửa hàng lập biên bản xóa hàng, trình giám đốc cửa hàng ký.
2. Trong sản xuất có thể cần phải loại bỏ những vật liệu không phù hợp để sản xuất ra sản phẩm. Nếu vì lý do nào đó tài liệu không thể sử dụng được thì một bản ghi nhớ để loại bỏ tài liệu sẽ được soạn thảo, mẫu:
3. Mỗi người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp cho nhân viên của mình quần áo đặc biệt theo các quy định đã được xây dựng. Khi mặc quá cũ, quần áo làm việc sẽ bị loại bỏ và nhân viên sẽ được đổi quần áo mới. Vì mục đích này, một bản ghi nhớ về việc loại bỏ quần áo bảo hộ lao động sẽ được điền:
4. Khi thực hiện công việc, nhân viên sử dụng tài sản cố định của công ty, tài sản cố định này cũng có thể trở nên lỗi thời và cần được thay thế. Do đó, tài sản đó phải được xóa bỏ và công nhân phải được cung cấp thiết bị hiện đại. Dưới đây bạn có thể xem một bản ghi nhớ về việc xóa bỏ tài sản cố định trông như thế nào, một mẫu.