Ma trận quản lý thời gian. Ma trận Eisenhower - phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

- Quản lý thời gian của Benjamin Franklin
- Ma trận quản lý thời gian của Stephen Covey
— GTD David Allen

Hệ thống của Franklin hoạt động theo nguyên tắc “từ nhiều nhất đến ít nhất”. Hệ thống “tuyên bố” rằng mọi hành động của con người phải phù hợp với giá trị sống của mình và nhằm đạt được mục tiêu sống toàn cầu.

Để làm cho con đường đến mục tiêu đã định trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, nhiệm vụ chính được chia thành các nhiệm vụ phụ nhỏ và lần lượt các nhiệm vụ này lại được chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ. Nói cách khác, hệ thống của B. Franklin được xây dựng giống như một kim tự tháp, ở phần dưới là các nguyên tắc sống và mục tiêu toàn cầu, còn ở phần giữa và phần trên là các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn để đạt được những mục tiêu này.

Giai đoạn 1 của kim tự tháp.
Việc “xây dựng” kim tự tháp bắt đầu từ phần đế. Trên cơ sở đó tất cả các hành động tiếp theo sẽ phụ thuộc. Ở giai đoạn này, bạn nên quyết định các nguyên tắc sống của mình: xác định giá trị của mình, tìm ra điều gì quan trọng và điều gì không quá quan trọng.

Giai đoạn thứ 2 của kim tự tháp.
Giai đoạn tiếp theo trực tiếp phụ thuộc vào giai đoạn trước. Dựa trên các giá trị đã chọn, một người nên đặt ra mục tiêu cụ thể. Lớn nhất và quan trọng nhất. Một mục tiêu mà anh ấy sẽ phấn đấu trong vài năm hoặc thậm chí nhiều thập kỷ tới.

Giai đoạn thứ 3 của kim tự tháp.
Giai đoạn thứ 3 của kim tự tháp sẽ được “xây dựng” khi bạn vạch ra một kế hoạch tổng thể. Trong hệ thống của Franklin, “kế hoạch tổng thể” đề cập đến kế hoạch tổng thể nhằm đạt được mục tiêu toàn cầu. Điểm đặc biệt của kế hoạch này là không có thành phần thời gian: kế hoạch tổng thể chỉ quy định các hành động chứ không chỉ ra thời gian thực hiện chúng.

Giai đoạn thứ 4 của kim tự tháp.
Bây giờ là lúc bắt đầu vạch ra những kế hoạch dài hạn - kế hoạch cho 5 năm tới. Kế hoạch này được soạn thảo với ngày thực hiện cụ thể. Hơn nữa, điều rất quan trọng là không đặt ngày trừu tượng (ví dụ: “năm nay”) mà phải nêu rõ thời gian (ví dụ: “từ tháng 9 đến tháng 11” của năm thứ n).

Việc chỉ ra một thời hạn cụ thể sẽ đẩy nhanh quá trình tiếp cận mục tiêu. Bản chất con người khá lười biếng, và nếu bạn “quên” chỉ ra một thời hạn cụ thể, bạn sẽ liên tục trì hoãn việc hoàn thành nhiệm vụ và trì hoãn việc thực hiện nó sang một ngày sau đó.

Hãy thử so sánh từng điểm của kế hoạch dài hạn với điểm của kế hoạch chung. Bạn phải biết chính xác điểm nào của kế hoạch tổng thể mà bạn đang tiếp cận, cố gắng hoàn thành một điểm cụ thể của kế hoạch dài hạn.

Nên điều chỉnh kế hoạch dài hạn sau mỗi 4 - 6 tháng.

Giai đoạn thứ 5 của kim tự tháp.
Ở giai đoạn này, cần phải bắt đầu vạch ra các kế hoạch ngắn hạn. Những kế hoạch như vậy có thể được thiết kế trong vài tháng hoặc vài tuần. Mỗi hạng mục của kế hoạch ngắn hạn phải “phụ thuộc” vào bất kỳ hạng mục nào của kế hoạch dài hạn.

Các kế hoạch ngắn hạn, cũng giống như các kế hoạch dài hạn, yêu cầu thời hạn thực hiện rõ ràng, chỉ khi đó việc chuẩn bị sẽ không lãng phí thời gian.

Các kế hoạch ngắn hạn cần được xem xét lại khá thường xuyên. Nên đọc lại (và thay đổi nếu cần thiết) các kế hoạch ngắn hạn 2 lần một tháng.

Giai đoạn thứ 6 của kim tự tháp.
Ở giai đoạn cuối cùng, bạn sẽ phải bắt đầu lập kế hoạch hàng ngày. Kế hoạch mỗi ngày sẽ phụ thuộc trực tiếp vào kế hoạch ngắn hạn mà bạn đã phát triển trong quá trình “leo” lên cấp độ trước đó.

Điều khuyến khích là mỗi mục trong kế hoạch đều có khung thời gian rõ ràng. Ví dụ: “Học thanh nhạc với giáo viên từ 10:00 đến 17:00.”
Tốt hơn là nên lập kế hoạch cho ngày hôm trước vào đêm hôm trước. Trong ngày, kế hoạch có thể và nên được điều chỉnh.

- Ma trận quản lý thời gian của Stephen Covey

Các hoạt động, theo ma trận của Stephen Covey, thường được chia thành quan trọng và khẩn cấp. Các vấn đề khẩn cấp được biểu thị bằng dấu “bây giờ”. Đây là những hành động đòi hỏi sự chú ý và thời gian. Đôi khi chúng có thể nhằm mục đích đạt được niềm vui và tạo ra bầu không khí làm việc. Nhưng trên thực tế, những hành động như vậy không phải lúc nào cũng quan trọng và có thể không đạt được mục tiêu đã định.

Kết quả hành động của chúng ta phụ thuộc trực tiếp vào những vấn đề quan trọng. Những điều giúp bạn đạt được mục tiêu được gọi là quan trọng. Những hoạt động như vậy đôi khi tưởng chừng không cấp bách nhưng lại đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt và hành động ngay lập tức.

Những điều giúp bạn đạt được mục tiêu được gọi là quan trọng. Stephen Covey chỉ ra rằng khi bắt đầu bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, bạn phải có mục tiêu cuối cùng trong đầu. Nếu điều này không được thực hiện, các khái niệm “khẩn cấp” và “quan trọng” có thể dễ bị nhầm lẫn, từ đó gây trở ngại cho việc thực hiện kế hoạch.

Hình vuông 1.
Chứa những điều khẩn cấp và quan trọng cùng một lúc. Về cơ bản đây là những khủng hoảng và vấn đề mà một người phải đối mặt trong cuộc sống. Những khó khăn như vậy hấp thụ năng lượng sống của một người và buộc anh ta phải tránh xa những rắc rối để chuyển sang những vấn đề không quan trọng và không khẩn cấp sẽ lấp đầy thời gian rảnh rỗi của anh ta, nhưng sẽ không mang lại lợi ích gì.

Kết quả của những hành động đó là căng thẳng, gắng sức quá mức, đấu tranh vĩnh viễn, hoàn toàn không phù hợp với một cuộc sống hạnh phúc và thành công.

Hình vuông 2.
Bao gồm việc làm rõ các giá trị, củng cố mối quan hệ với những người thân yêu và những người quan trọng, lập kế hoạch hành động lâu dài, phục hồi sức lực để đạt được mục tiêu và tìm kiếm cơ hội mới. Những vấn đề như vậy rất quan trọng nhưng thường bị trì hoãn vì chúng được coi là không khẩn cấp.

Hình vuông này hóa ra là hiệu quả nhất vì nó mang lại kết quả nhằm hiện thực hóa các triển vọng. Nếu bạn dành phần lớn thời gian để thực hiện những việc trên thì có cơ hội trở thành người thành công.

Kết quả của việc thực hiện các hành động từ ô vuông thứ 2 là sự hài lòng trong cuộc sống, tính kỷ luật và vẻ ngoài của quan điểm. Đây chính là chìa khóa để quản lý cuộc sống của chính bạn.

Hình vuông 3.
Ô này bao gồm những sự gián đoạn hàng ngày được coi là khẩn cấp một cách sai lầm. Điều này cũng bao gồm việc thực hiện mong muốn của người khác, nếu nó vượt xa các vấn đề ở ô số 2 về tầm quan trọng.

Sau khi giải phóng bản thân khỏi những hoạt động không quan trọng khỏi lĩnh vực này, bạn nên dành thời gian rảnh rỗi cho ô vuông 2, vì kết quả của việc tập trung vào lĩnh vực thứ 3 là sự hy sinh vô lý, một ý tưởng sai lầm về sự vô nghĩa của các kế hoạch và mục tiêu.

Hình vuông 4.
Nó được coi là khu vực xuống cấp vì hình vuông này chứa đựng những vấn đề không quan trọng và không khẩn cấp. Điều này bao gồm những điều nhỏ nhặt hàng ngày khiến một người mất tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng, cũng như những trò tiêu khiển vô nghĩa và sự phụ thuộc vào bất kỳ hoạt động nào (trò chơi máy tính, xem TV).

Thay vì phát triển cá nhân, một người lãng phí thời gian, tích lũy những cảm xúc tiêu cực và hủy hoại cuộc sống của chính mình do không hành động và thái độ vô trách nhiệm với sự tồn tại.

Có thể bạn quan tâm đến bài viết ““.

— GTD David Allen

Nếu cố gắng mô tả phương pháp của David Allen bằng một câu, chúng ta có thể nói rằng khuyến nghị chính của ông là tận dụng tối đa các công cụ kỹ thuật hiện đại cho mục đích lập kế hoạch và. Điều này sẽ không phản ánh toàn bộ bản chất của GTD, nhưng nó sẽ cho phép bạn có được ý tưởng về ít nhất một phần của công nghệ.

Thật vậy, hệ thống quản lý thời gian của D. Allen được biết đến chủ yếu nhờ các “thủ thuật” kỹ thuật (hệ thống “43 thư mục”, sử dụng phần mềm máy tính đặc biệt và đồ dùng văn phòng), mục đích của nó là đơn giản hóa việc quản lý dự án. Chúng ta sẽ nói về một số công cụ GTD thực tế trong bài học tiếp theo và ở đây chúng tôi sẽ mô tả chung về kỹ thuật này.

Ngay cả trước khi đưa ra lý thuyết, tác giả đã chắc chắn rằng bản thân việc tổ chức công việc không bao giờ nên mất nhiều thời gian hơn bản thân công việc. Do đó, cơ sở của hệ thống là niềm tin rằng nên nỗ lực tối đa để hoàn thành nhiệm vụ trong thực tế và không nhớ mọi thứ cần phải làm. Những công cụ mà Allen đề xuất sẽ “ghi nhớ” và người đó sẽ chỉ thực hiện công việc.

Getting Things Done (GTD) bắt nguồn từ việc xuất bản cuốn sách cùng tên (2002). Ngày nay, đây là một phương pháp rõ ràng, chi tiết, từng bước để nâng cao hiệu quả cá nhân, đang có nhu cầu lớn. Quan điểm của D. Allen vượt xa cách quản lý thời gian truyền thống, mặc dù nhiều lời khuyên của ông đều nhằm mục đích “sắp xếp mọi thứ theo trật tự” và loại bỏ sự nhầm lẫn và hỗn loạn trong công việc.

Không giống như S. Covey, tác giả của GTD coi điều chính không phải là nêu bật các ưu tiên mà là kiểm soát quá trình hoàn thành nhiệm vụ và dựa trên kết quả để xây dựng tầm nhìn về tương lai. Rõ ràng, điều này hoàn toàn trái ngược với nguyên tắc kim tự tháp của Franklin, bởi vì Allen gợi ý nên kết thúc bằng các kế hoạch toàn cầu chứ không nên bắt đầu từ chúng. Để đạt được thành công trong vấn đề này, ông đề xuất sử dụng 3 mô hình độc lập:

1) Quản lý quy trình làm việc hàm ý kiểm soát mọi trách nhiệm, nhiệm vụ và được thực hiện qua 5 giai đoạn: thu thập, xử lý, tổ chức, xem xét, hành động;

2) Mô hình đánh giá công việc 6 cấp độ để xác định tầm nhìn triển vọng (công việc hiện tại, dự án hiện tại, phạm vi trách nhiệm, những năm tới (1-2 năm), tầm nhìn 5 năm (3-5 năm), cuộc đời);

3) Phương pháp lập kế hoạch tự nhiên (xác định mục tiêu và nguyên tắc, nhìn thấy kết quả mong muốn, động não, tổ chức, xác định hành động cụ thể tiếp theo).

Ưu điểm không thể nghi ngờ của GTD với tư cách là một hệ thống quản lý thời gian là nó toàn diện nhất, cung cấp một bộ hướng dẫn làm sẵn, theo đó bạn có thể “sắp xếp mọi thứ theo trật tự”. D. Allen cũng đưa ra nhiều công cụ thiết thực để hỗ trợ việc này.

Mặt khác, GTD yêu cầu tính kỷ luật tự giác nghiêm ngặt và làm việc liên tục để giữ cho hệ thống cá nhân của bạn luôn cập nhật. Ngoài ra, cũng có ý kiến cho rằng nó không hoàn toàn phù hợp với những người làm nghề sáng tạo.

Vì vậy, chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian A. Kapusta tin rằng hệ thống này hoàn toàn phù hợp với công việc của những người có bản chất tuyến tính hơn, chẳng hạn như trong bán hàng. Ở đó, một người buộc phải thực hiện hàng trăm cuộc gọi mỗi ngày, nhận nhiều email và nếu không có tổ chức phù hợp thì anh ta sẽ khá khó khăn để đối phó với tất cả những điều này. Nhưng trong công việc sáng tạo, việc sắp xếp các nhiệm vụ không phải lúc nào cũng được ưu tiên và tính chặt chẽ có rất ít cơ hội cho sự đổi mới.

Tài liệu được Dilyara chuẩn bị riêng cho trang web

Vì vậy, S. Covey xác định những nhược điểm sau trong việc quản lý thời gian:

không có khả năng ưu tiên chính xác;
không có khả năng hoặc không sẵn sàng tự tổ chức dựa trên những ưu tiên này;
thiếu kỷ luật để hành động theo các ưu tiên.

1. Kỹ thuật thiết lập mục tiêu (xây dựng mục tiêu rõ ràng). Phân biệt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, lớn và nhỏ.

2. Có tính đến kế hoạch và nhịp sinh học cá nhân của một người.

3. Sử dụng hiệu quả thời gian chờ đợi (trong giao thông công cộng, xếp hàng, khi tắc đường).

4. Nhiều tài liệu, sơ đồ, tài liệu có thể được chụp ảnh thay vì viết lại. Sẽ là một ý tưởng tốt nếu có một “Sổ ghi chép cho mọi thứ” vì những ghi chú trên các mảnh giấy thường bị thất lạc.

5. Tạo mạng lưới liên lạc (NETWORKING).

Do đó, việc đặt mục tiêu và mục tiêu càng cụ thể càng tốt, lập kế hoạch ngắn hạn hàng ngày, ghi lại thời gian sử dụng và đánh giá hiệu quả sẽ giúp thực hiện thành công hầu hết mọi kế hoạch.

Phương pháp phổ biến nhất trên thế giới là “ Hoàn thành công việc", được đề xuất bởi David Allen người Mỹ. Ý tưởng chính của nó là ngừng lưu trữ mọi thứ “trong đầu bạn”, mà lưu giữ hồ sơ về chúng, tạo ra cái gọi là "Làm-danh sách" Ngay khi một cá nhân nhận được một nhiệm vụ cần hoàn thành, anh ta phải ngay lập tức đặt nó “vào giỏ” - nơi lưu trữ thông tin tạm thời. Giỏ có thể là một khay giấy thật hoặc chỉ là một cuốn sổ ghi chú để ghi lại các trường hợp đến. Ý tưởng chính của “giỏ” là không bỏ lỡ những thông tin và nhiệm vụ hữu ích nhận được. Theo kỹ thuật này, các “rổ” phải được “cào” thường xuyên. Trong quá trình này, mỗi mục trong giỏ hàng đều được xem xét và có thể được chuyển vào danh sách Công việc, lịch, được chỉ định hoặc đơn giản là xóa. Tác giả cũng đề xuất tổ chức các nhiệm vụ thành các dự án dựa trên nguyên tắc phân cấp hệ thống. Mỗi nhiệm vụ có thể được chi tiết hóa bằng cách chia nó thành các bước nhỏ hơn. Hoàn thành công việc cũng giới thiệu khái niệm lập kế hoạch theo ngữ cảnh tồn tại trong mối quan hệ với con người, địa điểm và sự kiện. Ví dụ, một số nhiệm vụ chỉ có thể được hoàn thành ở nơi làm việc hoặc ngược lại, chỉ ở nhà. Bằng cách nhóm các trường hợp theo ngữ cảnh “Điện thoại”, bạn có thể tạo ngay danh sách các cuộc gọi điện thoại. Phương pháp Hoàn thành công việc rất nghiêm ngặt về việc lập kế hoạch nhưng lại mô tả rất chi tiết về hệ thống quản lý thời gian, bao gồm cả những kiến thức cơ bản về quản lý thông tin cá nhân.

Kỹ thuật của Marc Forster đang rất được ưa chuộng ở phương Tây. "Tự động lấy nét". Nó không phải là một hệ thống tổ chức các nhiệm vụ mà là một cách thực hiện chúng. Bản chất của phiên bản đầu tiên của "Tự động lấy nét" là biên soạn danh sách tất cả các tác vụ trên một số trang, được xem lần lượt. Ngay khi một nhiệm vụ được tìm thấy trên trang nổi bật là việc bạn muốn làm thì nhiệm vụ đó đã hoàn thành. Nếu nhiệm vụ không được hoàn thành đến cuối thì nó sẽ bị gạch bỏ và thêm vào cuối danh sách. Công việc trên trang tiếp tục cho đến khi nhiệm vụ không còn được đánh dấu. Các nhiệm vụ còn lại được gạch bỏ khỏi danh sách. Vì vậy, tất cả các trang đều được xử lý. Công nghệ này cho phép bạn thực hiện những việc mà bạn thực sự muốn làm và bất kỳ nhiệm vụ nào cũng có vẻ dễ dàng hơn nếu bạn cần lựa chọn giữa nhiệm vụ đó và các nhiệm vụ còn lại. Hệ thống cho phép bạn tìm ra sự cân bằng giữa tính hợp lý và trực giác và rất phù hợp với những người không thích vẽ cận cảnh trước. Như tác giả lưu ý, nhiều người quá say mê hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách đến mức khó có thể dừng lại. Những người ủng hộ phương pháp này đang cố gắng không ngừng cải tiến nó và hiện tại nó đã có bốn phiên bản. Đồng thời, ở các phiên bản khác nhau, bản chất của hệ thống vẫn giữ nguyên, chỉ có thuật toán chọn nhiệm vụ thay đổi một chút. “Tự động lấy nét” không gắn liền với mục tiêu cuộc sống nhưng cung cấp một thuật toán rất chi tiết và rõ ràng để quản lý thời gian hoạt động.

Như vậy, chúng ta thấy có rất nhiều phương pháp tổ chức thời gian khác nhau. Chúng không loại trừ lẫn nhau và nếu muốn, bạn có thể sử dụng kết hợp các phương pháp khác nhau, chọn hệ thống quản lý thời gian thuận tiện và phù hợp nhất cho cá nhân,

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng có nhiều cách để duy trì hệ thống quản lý thời gian cá nhân linh hoạt, nhanh chóng và thuận tiện. Đồng thời, sự phát triển của các dịch vụ Internet, cũng như sự phổ biến của các máy khách siêu mỏng (các chương trình hoạt động thông qua trình duyệt), dẫn đến thực tế là số lượng công cụ trực tuyến đã vượt xa số lượng chương trình được cài đặt riêng lẻ trên một chiếc máy tính. Do đó, khi tạo bộ công cụ của riêng mình, bạn có thể sử dụng các đối tượng thực (sổ ghi chép, khay giấy), các dịch vụ và chương trình Internet hoạt động bất kể mạng có sẵn hay không. Phương tiện giấy trước hết rất tiện lợi do tính đơn giản, dễ hiểu và hữu hình. Ví dụ, mỗi ngày sống có thể được thể hiện dưới dạng một tờ riêng trong nhật ký và hình thức ghi nhật ký có thể gần như bất kỳ - tất cả phụ thuộc vào khả năng vẽ của bàn tay. Ngoài ra, ưu điểm lớn của các thiết bị thực tế là không phụ thuộc vào nguồn điện, thời gian đào tạo tối thiểu và kỹ năng kỹ thuật không đòi hỏi khắt khe. Mặt khác, các chương trình và dịch vụ Internet, với kỹ năng phù hợp và lựa chọn chính xác các công cụ điện tử phù hợp với nhu cầu của bạn, sẽ mở ra những cơ hội to lớn. Ví dụ: việc sắp xếp lại các cuộc hẹn, nhiệm vụ hoặc các sự kiện khác diễn ra chỉ trong vài giây và không yêu cầu xóa hoặc gạch bỏ các dòng trong nhật ký. Các chương trình duy trì danh sách việc cần làm cho phép tạo một hệ thống phân cấp nhiệm vụ, sau đó thực hiện các lựa chọn cần thiết từ cơ sở dữ liệu đã tạo. Ví dụ: bạn có thể viết ra tất cả các dự án hiện tại của mình theo từng bước, làm cho chúng phụ thuộc vào mục tiêu cuộc sống của bạn và sau đó khỏi danh sách này, bạn chỉ có thể xóa các nhiệm vụ của ngày hôm nay hoặc các nhiệm vụ yêu cầu một cuộc gọi điện thoại. Hiện đã có khá nhiều trang web trên Internet giúp bạn quản lý một trong những yếu tố quan trọng nhất của quản lý thời gian – danh sách việc cần làm. Có những dịch vụ có chức năng tuyệt vời tuân thủ đầy đủ phương pháp GTD, cũng như những dịch vụ rất đơn giản nhưng rất dễ sử dụng. Các dự án triển khai các công cụ riêng lẻ để tạo động lực cho bản thân hoặc quản lý thời gian cũng đang có đà phát triển. Khi làm như vậy, họ cung cấp một số tính năng bổ sung mà các chương trình ngoại tuyến hoặc phương tiện trên giấy không thể cung cấp. Ví dụ: trang web Worktrek.com cho phép bạn không chỉ giữ lịch lịch (một công cụ để nâng cao nhận thức về mỗi ngày bạn sống) mà còn xem số liệu thống kê trung bình cho tất cả người dùng. Một dự án biến các công việc thông thường thành thói quen, advirtus.com, ngoài việc cung cấp chức năng chính, còn giới thiệu một công cụ xã hội thú vị - khả năng tham gia xếp hạng chung và đảm nhận các nhiệm vụ do người dùng khác tạo. Ưu điểm của các chương trình được cài đặt riêng là không cần truy cập Internet. Chúng cũng cho phép khả năng đồ họa tốt hơn và thường có giao diện nhanh hơn và thân thiện hơn với người dùng. Ví dụ: chương trình danh sách việc cần làm do MyLife tổ chức cung cấp chức năng to lớn mà không dịch vụ trực tuyến nào khác có thể tự hào, nhưng nếu muốn, các yếu tố không cần thiết có thể được ẩn đi một cách đơn giản. Hạn chế lớn của các công cụ quản lý thời gian kỹ thuật hiện đại là tính di động kém. Nhưng nhiều chương trình và dịch vụ đã có phiên bản đơn giản hóa dành cho điện thoại di động, đồng thời, nếu cần, có thể in tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nhìn chung, nhìn vào sự phát triển của các công cụ điện tử, chúng ta có thể nói rằng chúng đã cho phép các loại xã hội khác nhau lựa chọn phương tiện thuận tiện nhất cho mình và nếu không hoàn toàn thì ít nhất cũng thoát khỏi một phần việc lập kế hoạch trên giấy truyền thống, đồng thời đạt được tốc độ, khả năng và tiện lợi.

2.6. Cơ chế thiết lập mục tiêu của cá nhân
sự lựa chọn mang tính chiến lược.

Thiết lập mục tiêu là quá trình mô hình hóa kết quả của một hoạt động chưa được thực hiện., thường được thể hiện bằng mô hình tinh thần của một sản phẩm trong tương lai, các đặc điểm định tính hoặc định lượng hoặc một hệ thống các dấu hiệu và khái niệm. Chức năng khuyến khích, nhận thức, điều hành. Riêng tôi hành động thiết lập mục tiêu bao gồm:

Chẩn đoán, dự báo và thiết kế, cùng nhau cung cấp sự hiểu biết và xác định mục đích của hoạt động; phân tích các khả năng khách quan trong việc đạt được mục tiêu đã định;

Việc lựa chọn hình thức, phương pháp và phương tiện có tính đến tính chất chung, đặc biệt và riêng biệt của chủ thể;

Xây dựng chương trình hoạt động sắp tới.

Trong trường hợp này, việc thiết lập mục tiêu xảy ra trong điều kiện giả tự do lựa chọn mục tiêu(Kogan, 1999). Theo nguyên tắc này, trong quá trình xác lập mục tiêu, chủ thể có quyền lựa chọn các mục tiêu hiện tại và chiến lược, bị giới hạn bởi các lý do bên ngoài và bên trong. Hơn nữa, hạn chế này không phải lúc nào anh cũng nhận ra.

Một điểm quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu trong điều kiện giả tự do lựa chọn là sự hiểu biết về quá trình này như không thể quy giản thành hoạt động duy lý độc quyền dựa trên kiến thức đáng tin cậy. Chỉ có mối quan hệ giữa lý trí và tình cảm mới có thể thực hiện được các hoạt động trong điều kiện không chắc chắn đầy đủ. Hơn thế nữa Sự không chắc chắn càng lớn thì tầm quan trọng của thành phần cảm xúc càng lớn.

Đặt mục tiêu vẫn thuộc loại các vấn đề bán cấu trúc, giải pháp trong hầu hết các trường hợp được cung cấp bằng các phương pháp không chính thức và hiệu quả phụ thuộc vào trình độ của nhà nghiên cứu, trực giác của anh ta, lượng thông tin có sẵn về vấn đề này. đang được xem xét và khả năng xử lý nó một cách đầy đủ.

Khả năng xây dựng các mô hình tương lai chủ quan bằng hình ảnh có tính chất quyết định tính chất của trí tưởng tượng. Chính xác trí tưởng tượng và tính toán là công cụ, với sự giúp đỡ của đối tượng đưa ra dự báo về sự phát triển của tình hình, trên thực tế, việc phân tích nó cho phép anh ta đưa ra lựa chọn. Nói cách khác, quá trình hoạt động tinh thần của con người và đặc biệt là việc thiết lập mục tiêu về cơ bản không được thuật toán hóa, nhờ đó một người có thể hoạt động trong điều kiện không được xác định đầy đủ.

Một trong những điểm quan trọng để đạt được thành công là. Những nỗ lực đầu tiên theo hướng này bao gồm việc hệ thống hóa nó thông qua các bản ghi nhớ, lịch và nhật ký. Trong quá trình tiến hóa, con người đã đi đến kết luận rằng cần phải đặt ra các ưu tiên một cách chính xác. Ngày nay, xã hội phải đối mặt với nhiệm vụ quản lý bản thân một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu và kết quả của mình. Chuyên gia quản lý Stephen Covey đã tiết lộ bản chất của phương pháp này một cách chi tiết hơn. Ma trận quản lý thời gian của Stephen Covey là một khám phá thực sự mang tính đột phá. Điều này sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Thông tin chung

Những điều giúp bạn đạt được mục tiêu được gọi là quan trọng.

Stephen Covey chỉ ra rằng khi bắt đầu bất kỳ công việc kinh doanh nào, bạn phải có mục tiêu cuối cùng trong đầu. Nếu điều này không được thực hiện, các khái niệm “khẩn cấp” và “quan trọng” có thể dễ bị nhầm lẫn, từ đó gây trở ngại cho việc thực hiện kế hoạch.

Bản chất của ma trận thời gian

Có thể xem hình ảnh trực quan về ma trận thời gian của Stephen Covey. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét từng thành phần riêng biệt.

Hình vuông 1

Chứa những điều khẩn cấp và quan trọng cùng một lúc. Về cơ bản đây là những khủng hoảng và vấn đề mà một người phải đối mặt trong cuộc sống. Những khó khăn như vậy hấp thụ năng lượng sống của một người và buộc anh ta phải tránh xa những rắc rối để chuyển sang những vấn đề không quan trọng và không khẩn cấp sẽ lấp đầy thời gian rảnh rỗi của anh ta, nhưng sẽ không mang lại lợi ích gì.

Hình vuông 2

Bao gồm việc làm rõ các giá trị, củng cố mối quan hệ với những người thân yêu và những người quan trọng, lập kế hoạch hành động lâu dài, phục hồi sức lực để đạt được mục tiêu và tìm kiếm cơ hội mới. Những vấn đề như vậy rất quan trọng nhưng thường bị trì hoãn vì chúng được coi là không khẩn cấp.

Hình vuông 3

Ô này bao gồm những sự gián đoạn hàng ngày được coi là khẩn cấp một cách sai lầm. Điều này cũng bao gồm việc thực hiện mong muốn của người khác, nếu nó vượt xa các vấn đề ở ô số 2 về tầm quan trọng.

Hình vuông 4

Nó được coi là khu vực xuống cấp vì hình vuông này chứa đựng những vấn đề không quan trọng và không khẩn cấp. Điều này bao gồm những điều nhỏ nhặt hàng ngày khiến một người mất tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng, cũng như những trò tiêu khiển vô nghĩa và sự phụ thuộc vào bất kỳ hoạt động nào (trò chơi máy tính, xem TV).

Ưu điểm của phương pháp

Ưu điểm của phương pháp quản lý thời gian này sẽ chỉ được thể hiện khi nỗ lực đạt được mục tiêu và chúng như sau:

Covey không tập trung vào sự vật (không giống như các thế hệ trước) mà tập trung vào con người. Sự phát triển cá nhân và giải trí chiếm một vị trí quan trọng trong lý thuyết này.
Khi tổ chức thời gian của riêng mình, các giá trị chính của một người, các nguyên tắc và sở thích trong cuộc sống của anh ta, chứ không chỉ là đạt được của cải vật chất, được lấy làm cơ sở.
Mỗi ngày được sử dụng một cách có ý nghĩa thông qua các mục tiêu và kế hoạch đặt trước.
Lập kế hoạch hàng tuần về thời gian của riêng bạn giúp bạn tổ chức cuộc sống của chính mình, làm cho nó có ý thức và hữu ích.

Việc quản lý thời gian của Covey không tập trung vào đồ vật (không giống như các thế hệ trước) mà vào con người. Sự phát triển cá nhân và giải trí chiếm một vị trí quan trọng trong lý thuyết này.

Do đó, quản lý thời gian thế hệ thứ 4 tập trung vào các mối quan hệ xã hội và kết quả tích cực.

Ma trận của Stephen Covey là cả một hệ thống, biết và hiểu thôi chưa đủ để đạt được kết quả tích cực. Chỉ bằng cách nỗ lực và dựa vào các hành động từ ô 2, một người mới có thể đạt được mục tiêu của mình. Suy cho cùng, người ta biết rằng 80% kết quả phụ thuộc vào 20% nỗ lực.

Tập trung vào những điều chính là bản chất của hoạt động hiệu quả và một cuộc sống thành công. Hầu như tất cả chúng ta đều cảm thấy bị giằng xé giữa những gì chúng ta muốn làm và những yêu cầu do vô số hoàn cảnh bên ngoài đặt ra. Tất cả chúng ta đều phải giải quyết nhiều vấn đề cấp bách và những vấn đề nhỏ nhặt hàng ngày khiến chúng ta thường xuyên bị căng thẳng và làm hệ thần kinh kiệt sức. Cuộc đấu tranh nội tâm mà chúng ta tiến hành để biến điều chính thành điều chính được đặc trưng bởi sự tương phản giữa hai tác nhân kích thích hướng dẫn chúng ta trên con đường của mình: “đồng hồ” và “la bàn”. “Đồng hồ” tượng trưng cho nghĩa vụ, nhiệm vụ, lịch trình, mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể của chúng ta - mọi thứ cần phải hoàn thành trước một ngày nhất định. “La bàn” là thế giới quan, giá trị, mục đích, lương tâm của chúng ta, mọi thứ quyết định hướng đi của chúng ta trong cuộc sống, điều gì có vẻ quan trọng đối với chúng ta, cách chúng ta dẫn dắt cuộc sống của mình. Cuộc đấu tranh nội tâm của chúng ta càng trở nên khốc liệt hơn khi chúng ta cảm nhận được sự khác biệt giữa “đồng hồ” và “la bàn”, khi các hoạt động của chúng ta không đóng góp gì vào những gì chúng ta coi là chính yếu trong cuộc sống của mình.

Bạn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian của Stephen Covey làm bộ lọc để xác định mức độ ưu tiên. Công cụ này bao gồm bốn lĩnh vực giúp chúng ta không quên điều quan trọng nhất trong cuộc sống của mình.

Hãy xem xét các tham số của các trường hợp (nhiệm vụ), dựa trên sự kết hợp của các lĩnh vực được hình thành:

QUAN TRỌNG
- Những điều liên quan đến Sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của bạn
- Những điều mang lại cho bạn sự hài lòng sâu sắc
- Những điều hỗ trợ và phát triển cuộc sống của bạn
KHÔNG QUAN TRỌNG
- Những điều không mang lại kết quả lâu dài
- Những điều làm mất đi cuộc sống của bạn
KHẨN CẤP
- Vấn đề cần quan tâm ngay
ĐỪNG VỘI VÀNG
- Không có thời hạn khẩn cấp (ngay lập tức)

LUÔN LUÔN HỎI CHÍNH MÌNH!

Nó thực sự “quan trọng” hay chỉ “khẩn cấp”?
Có phải tôi đang làm việc này...
- ...bởi vì tôi thực sự muốn nó?
- ... do thói quen, do cần thiết?
Tôi đang tạo ra cuộc sống của mình hay tôi chỉ đang tồn tại?
Cuối cùng đã đạt được điều gì?
- Lịch trình (quy trình) hoặc kết quả
- Sự kiện hoặc mối quan hệ
- Thành tựu hay cuộc sống cân bằng

Có thể thấy từ ma trận, các hoạt động của chúng tôi được xác định bởi hai yếu tố: khẩn cấp và quan trọng.

Khẩn cấp là việc cần được chú ý ngay lập tức. Đây là những gì có thể được biểu thị bằng từ “Bây giờ!” Những vấn đề khẩn cấp thường được nhìn thấy. Họ gây áp lực lên chúng tôi và yêu cầu hành động. Họ thường được nhiều người biết đến. Chúng thường dễ chịu, không phức tạp và rất thú vị khi thực hiện. Và rất thường xuyên chúng trở nên không quan trọng.

Mặt khác, điều quan trọng là liên quan đến kết quả. Điều quan trọng là điều gì góp phần vào sứ mệnh, giá trị và mục tiêu quan trọng nhất của bạn.

Chúng tôi phản ứng với sự cấp bách, chúng tôi phản ứng với nó.

Những vấn đề quan trọng và không khẩn cấp đòi hỏi chúng ta phải chủ động và chủ động hơn. Chúng ta phải chủ động để không bỏ lỡ cơ hội và thu được kết quả.

Khu vực I vừa cấp bách vừa quan trọng. Các trường hợp của chúng tôi trong lĩnh vực này liên quan đến “khủng hoảng” và “các vấn đề”. Mỗi người trong chúng ta trong cuộc sống đều có một số hoạt động nhất định liên quan đến lĩnh vực I. Tuy nhiên, nhiều người lại thấy mình hoàn toàn say mê với nó. Khi bạn tập trung vào khu vực I, nó sẽ ngày càng lớn hơn cho đến khi bao phủ hoàn toàn bạn, giống như một làn sóng lớn. Một số người ngày này qua ngày khác thấy mình ở trạng thái này và cạn kiệt nguồn lực của mình. Họ thấy sự nhẹ nhõm duy nhất khi trốn sang kinh doanh ở Khu vực IV.

Có những người dành phần lớn thời gian của mình cho góc phần tư III khẩn cấp nhưng không quan trọng, nghĩ rằng họ ở góc phần tư I; họ dành phần lớn thời gian để phản ứng với việc khẩn cấp và tin rằng nó cũng quan trọng. Nhưng trên thực tế, tính cấp bách của những việc này thường dựa trên sự ưu tiên và kỳ vọng của người khác.

Người hiệu quả tránh xa khu vực III và IV. Đồng thời, người làm hiệu quả giảm quy mô khu vực I, dành nhiều thời gian hơn cho khu vực II. Khu vực II là trung tâm của việc quản lý cá nhân hiệu quả. Người hiệu quả không nghĩ đến vấn đề, họ nghĩ đến những khả năng. Họ suy nghĩ chủ động.

Cần học cách nói “KHÔNG” với các vấn đề từ các ngànhIIIVàIVvà sử dụng nguồn thời gian này để lập kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ của ngànhII(ngành chất lượng)
Bằng cách phân phối lại thời gian có lợi cho ngànhIIvà tạo điều kiện cho cơ chế quản lý tiên tiến, giảm dần số lượng các tình huống khủng hoảng trong ngànhTÔI.

Nhược điểm của phương pháp quản lý thời gian

Quản lý thời gian hiện nay rất phổ biến và nhiều công ty chi rất nhiều tiền để dạy nhân viên của mình cách quản lý này để họ có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này được gây ra bởi sự gia tăng chung về nhịp độ cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, chỉ riêng việc quản lý thời gian (không xây dựng hệ thống cho toàn bộ công ty và hệ thống tạo động lực) không thể đảm bảo 100% thành công vì hai lý do chính. Đầu tiên là vì mỗi phương pháp hiện có, cùng với những ưu điểm của nó, cũng có những nhược điểm nghiêm trọng mà ngay cả các chuyên gia cũng ít khi nghĩ tới. Thứ hai là, trước hết, bản thân người đó có thể quản lý thời gian của mình, và nếu anh ta không muốn thì sẽ không có kết quả gì, cho dù toàn bộ hệ thống có hoàn hảo đến đâu. Những nhược điểm của phương hướng quản lý phổ biến hiện nay là gì?

Quản lý thời gian được chia thành hai lĩnh vực chính: cá nhân và doanh nghiệp. Do quản lý thời gian của công ty chưa được phát triển đầy đủ ở cả trong nước và nước ngoài (có các hệ thống riêng biệt, chẳng hạn như Kaisden, nơi giảm chi phí bằng cách tiết kiệm bất kỳ nguồn lực nào, kể cả thời gian), nên trong bài viết này, trước hết chúng ta hãy tập trung vào cá nhân. hệ thống quản lý thời gian, vốn là chủ đề của hầu hết các cuốn sách hiện có về lĩnh vực quản lý này.

Các hình thức quản lý thời gian theo Stephen Covey:

Theo cuốn sách Những vấn đề về thời gian của Stephen Covey, các phương pháp Quản lý thời gian có thể được chia thành bốn thế hệ:

Thế hệ đầu tiên tập trung vào các bản ghi nhớ và danh sách.
Thế hệ thứ hai đang lập kế hoạch và chuẩn bị.
Thế hệ thứ ba thiên về lập kế hoạch, ưu tiên và kiểm soát.
Thế hệ thứ tư dựa trên những nguyên tắc sống và quan điểm mới về cuộc sống nói chung.

Mặc dù thực tế là Stephen Covey coi ba thế hệ đầu tiên đã lỗi thời nhưng chúng vẫn tồn tại cho đến ngày nay - chúng được sử dụng rộng rãi cả trong đào tạo và tư vấn. Nhiều người ngoan cố muốn tin rằng ở đâu đó, chẳng hạn, có tồn tại một nhà tổ chức, chương trình máy tính hoặc kỹ thuật lý tưởng. Bạn chỉ cần tìm và mua chúng - và đây rồi, một viên thuốc thần kỳ có thể giải quyết mọi vấn đề. Thông thường mọi người rất khó chịu khi biết rằng phương thuốc này không tồn tại, nhưng sau một thời gian, họ lại tiếp tục tìm kiếm.

1. Viết ra các kế hoạch

Cho đến nay, trên thị trường đào tạo kinh doanh và trong các hiệu sách, bạn có thể tìm thấy các tài liệu chủ yếu tập trung vào cách viết nhật ký công việc của mình và cách sắp xếp mọi thứ, chẳng hạn như trên máy tính để bàn của bạn. Với một mức phí hợp lý, mọi người được cung cấp một phương thuốc “thần kỳ” khác mà cuối cùng có thể ổn định cuộc sống của họ. Tuy nhiên... thường xuyên hơn không, một điều kỳ diệu, than ôi, không xảy ra. Outlook chắc chắn sẽ giúp khắc phục một số vấn đề, đặc biệt nếu được sử dụng ở định dạng công ty, nơi bất kỳ nhân viên nào cũng có thể xem lịch trình của đồng nghiệp của mình từ xa (miễn là điều này được các quy tắc nội bộ của công ty cho phép). Phương tiện liên lạc hiện đại giúp kết hợp lịch trình của những người khác nhau từ xa (chỉ cần lên mạng). Tất cả điều này rất thuận tiện. Tuy nhiên, nó không giải quyết được vấn đề. Nếu một người lên kế hoạch nhiều hơn những gì anh ta có thể làm thì sớm hay muộn hệ thống cũng bắt đầu “thất bại”.

Tình hình thậm chí còn tồi tệ hơn với những cuốn nhật ký bằng giấy đặc biệt. Sau khi mua một món phụ kiện đắt tiền, chắc chắn được đựng trong bao da thật, mọi người thường để nó trên kệ vì hầu như không thể mang theo một vật nặng hai kg bên mình mọi lúc.

Sẽ thực tế hơn nhiều nếu bạn mua một cuốn nhật ký thông thường (nếu bạn không sử dụng phương tiện điện tử) từ một cửa hàng văn phòng phẩm thông thường để phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Đối với tôi, giải pháp cho vấn đề không chỉ đơn giản là viết ra các kế hoạch và sau đó cố gắng “làm mọi thứ”, mà là thay đổi chính cách tiếp cận của một người đối với việc lập kế hoạch, trong đó anh ta không chỉ làm những gì “xuất hiện” , nhưng có ý thức tạo ra một hệ thống công việc của riêng mình, cắt bỏ một số nhiệm vụ hàng ngày hoặc chuyển chúng cho người khác thực hiện.

2. Định hướng hành vi

Những cuốn sách và chương trình đào tạo tập trung vào việc cải thiện kỹ năng hành vi chứa đầy những lời khuyên như “126 cách xử lý điện thoại của bạn”, v.v. Tất nhiên, việc thành thạo một số kỹ năng như gõ phím bằng cảm ứng, nói ngoại ngữ, đọc nhanh, các khóa học nâng cao khả năng ghi nhớ và vẽ bản đồ tư duy là rất hữu ích. Tuy nhiên, nếu không có mục tiêu và hướng ưu tiên, nếu một người (hoặc công ty) không thể trả lời câu hỏi “Kỹ năng này sẽ hữu ích cho anh ta như thế nào và ở đâu?”, thì cuối cùng sẽ không đạt được kết quả.

Các kỹ năng như lập kế hoạch, ưu tiên, khả năng nói “không” vào đúng thời điểm và khả năng giao tiếp thành thạo với đồng nghiệp có thể đưa một người lên một tầm cao mới. Tuy nhiên, số lượng nhiệm vụ trong một văn phòng hiện đại ngày càng tăng nhanh và luồng thông tin không ngừng tăng lên nên việc lập kế hoạch đơn giản không thể giải quyết được vấn đề quản lý thời gian.

Khuyến nghị cho lĩnh vực lập kế hoạch này không chỉ là dự đoán những gì cần phải làm và cải thiện kỹ năng của bạn, mà còn có thể cắt bỏ nghiêm ngặt những thứ không cần thiết mà không cần cố gắng làm việc không ngừng nghỉ bằng ý chí (điều này dẫn đến việc xảy ra hội chứng kiệt sức nghề nghiệp).

3. VỚI tạo ra một hệ thống các bước (chiến lược)

Phương pháp quản lý thời gian này nhằm mục đích giành quyền kiểm soát cuộc sống của bạn. David Allen, trong cuốn Hoàn thành công việc, đưa ra một chuỗi các bước có thể làm giảm căng thẳng và tạo ra ảo giác về sự bình tĩnh. Thật vậy, có thể đạt được một số tác động tích cực khi sử dụng phương pháp này - một người ngừng lo lắng một cách không cần thiết và hiệu quả của nó (cũng như sự hài lòng trong cuộc sống) tăng lên phần nào. Tuy nhiên, bất kỳ hệ thống nào cũng có những hạn chế của nó. Hệ thống của David Allen không cho phép bạn thỉnh thoảng nhìn cuộc sống của mình từ bên ngoài; nó giống như một con đường mòn, ấn định hướng chuyển động, từ đó rất khó để thoát ra.

Khuyến nghị - đừng trở thành nô lệ cho bất kỳ hệ thống nào, đặc biệt là suốt đời. Đôi khi, việc xem xét lại mối quan hệ của bạn theo thời gian sẽ rất hữu ích và giới thiệu các phương pháp mới, không ngừng cải thiện hệ thống của bạn.

4. Làm việc với nhận thức về sự độc đáo trong tính cách của bạn.

Đánh giá theo quan điểm của kim tự tháp Maslow, những chuyên gia đã leo lên đỉnh cao nhất là những người không chỉ nói về những gì xung quanh một người, hay những gì một người làm trong môi trường quen thuộc này để thỏa mãn những nhu cầu cơ bản của mình, mà còn về những vai trò trong cuộc sống mà họ làm. anh ấy biểu diễn về Mục đích, về Sự tự nhận thức. Ví dụ, nếu một người khao khát trở thành một nhà văn, cho dù anh ta có viết bao nhiêu báo cáo kế toán đi chăng nữa thì điều này khó có thể đưa anh ta đến gần hơn với việc thực hiện ước mơ của mình. Hầu hết các nhà quản lý của các tổ chức lớn đều tham gia vào việc dự đoán tương lai, tức là. lập kế hoạch chiến lược. Kỹ năng này có thể hữu ích không chỉ đối với các tổng giám đốc, nhà tiếp thị, chuyên gia mà còn đối với tất cả mọi người. Tuy nhiên, bạn sẽ không hài lòng chỉ với tầm nhìn xa - các kế hoạch cũng cần được thực hiện.

Khuyến nghị - thỉnh thoảng hãy nghĩ về bản thân. Về cách bạn đối xử với bản thân, cách người khác đối xử với bạn, mức độ hài lòng của bạn với điều đó. Mỗi người đều đóng những vai trò xã hội khác nhau trong cuộc sống. Đối với một số người, vai trò này còn ít ỏi và xét từ góc độ xã hội, vị trí của những vai trò này có thể không cao lắm. Những người khác thỉnh thoảng đặt ra những mục tiêu cao cho bản thân và đạt được chúng theo định kỳ, điều này đòi hỏi sự phát triển các khía cạnh khác nhau trong tính cách của họ (vai trò xã hội).

5. Quản lý thời gian hiện đại đang hướng tới đâu?

Nhu cầu nâng cao hiệu quả công việc ngày càng tăng lên hàng năm và các phương pháp đang dần xuất hiện không chỉ là sự kết hợp của các phương pháp quản lý thời gian cũ đã được biết đến mà còn là một bước đột phá trong tương lai.

Mong muốn nâng cao hiệu quả đã dẫn đến thực tế là hầu hết các tổ chức hiện đại đều áp dụng các quy định làm việc gần giống nhau cho nhân viên. Đôi khi các tiêu chuẩn được công ty áp dụng đạt đến mức vô lý. Ví dụ: cứ nửa giờ một nhân viên phải đặt ngón tay của mình lên một cảm biến đặc biệt - do đó, chương trình sẽ giám sát sự hiện diện của người đó tại nơi làm việc. Tuy nhiên, cảm biến không thể biết chính xác nhân viên đang làm gì vào thời điểm này và liệu anh ta có muốn hoàn thành nhiệm vụ của mình hay không. Đây là một phương pháp khác: một chương trình đặc biệt sẽ giám sát và hiển thị mọi thứ xảy ra với nhân viên trên màn hình máy tính của anh ta.

Việc sử dụng các phương pháp như vậy nói lên mong muốn của ban lãnh đạo công ty trong việc kiểm soát hoàn toàn cấp dưới, cũng như sự thiếu tin tưởng, động lực và khả năng kiểm soát kết quả công việc của họ hơn là về sự gia tăng hiệu quả thực sự.

6. Quy hoạch ngược

Nhiều thành công của khoa học và công nghệ hiện đại bắt đầu từ việc ai đó đưa ra kết quả cuối cùng cần đạt được: là người đầu tiên đưa người lên mặt trăng, tạo ra một phương tiện lưu trữ dữ liệu nhỏ gọn, đánh bại nhà vô địch cờ vua thế giới, v.v. Dựa trên mục tiêu, một số nhiệm vụ trung gian đã được lên kế hoạch, sau đó bước đầu tiên được thực hiện và nếu cần thiết sẽ điều chỉnh các kế hoạch trước đó.

Ngày nay, những nỗ lực từ đầu đến cuối (tức là từ hiện tại đến tương lai) để lên kế hoạch từng bước nhằm đạt được mục tiêu thường kết thúc ở chỗ thế giới cố gắng thay đổi trước khi đạt được mục tiêu này. Trong kinh doanh, điều này có nghĩa là thất bại, bởi vì... nếu đã có một dự án phát triển đã chinh phục được thị trường, thì dự án thứ hai tương tự có thể không còn được yêu cầu nữa.

7. Kết hợp các kỹ thuật quản lý thời gian

Vì các phương pháp quản lý thời gian lý tưởng mô tả từng điểm chính xác những gì cần phải làm và phù hợp với mọi người, than ôi, vẫn chưa tồn tại, bạn có thể tìm ra lối thoát cho mình bằng cách kết hợp các phần của nhiều phương pháp khác nhau. Điều này phù hợp cho cả những người muốn quản lý thời gian của riêng mình và những người đang làm nhiệm vụ sắp xếp thời gian cho cấp dưới.

Quản lý thời gian là một quá trình rất phức tạp, mặc dù dường như mọi thứ đều rõ ràng và dễ dàng. Khi cải thiện kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện của bản thân, điều rất quan trọng là có thể chuyển từ lớn sang nhỏ - đây được gọi là “cây mục tiêu”. Ở những “tầng” thấp hơn, bạn có thể cải thiện những chi tiết nhỏ nhất. Ở các “tầng” phía trên - vì mục đích chiến lược - có thể đặt ra những mục tiêu mà người khác có vẻ quá táo bạo. Rất thường xuyên, mọi người không đánh giá cao những quyết định đơn giản nhưng mạnh mẽ, những quyết định được lặp đi lặp lại hàng trăm, hàng nghìn lần mỗi ngày, nếu tổng hợp tác động trong một năm, sẽ mang lại một kết quả to lớn.

Khả năng tiết kiệm thời gian cho những việc nhỏ nhặt (như trong hệ thống Kaisden của Nhật Bản - không thực hiện những chuyển động không cần thiết, không lãng phí thời gian và công sức, tiết kiệm mọi thứ có thể tiết kiệm được) mang lại những lợi ích rất hữu hình nếu bạn đánh giá kết quả trên toàn cầu. Khả năng thấy trước kết quả của toàn bộ công việc (lập kế hoạch chiến lược) giúp loại bỏ những công việc kém hiệu quả: ví dụ, thuê ngoài, tự động hóa, thuê nhân sự có tay nghề thấp, chuyển sản xuất đến những vùng có lao động giá rẻ, v.v.

Thật không may, thật không may là không có cách lý tưởng nào để nhận được nhiều lợi ích hơn từ thời gian chúng ta có. Chỉ có một người xây dựng, bằng cách lắp ráp các bộ phận mà mỗi người có thể tăng đáng kể hiệu quả của chúng. Rồi một thời gian trôi qua... và quá trình này phải được lặp lại, bởi vì... Hoàn cảnh xung quanh chúng ta đang dần thay đổi và nhu cầu không ngừng tăng lên. Vì vậy, với những phương pháp hiện có, mỗi cá nhân, doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một hướng đi tối ưu nhất để hoàn thiện hơn nữa và làm theo.

Quản lý maketing "