Тайм-менеджмент як система підходів до життя. Федеральне агентство з освіти

Як відповісти на такі запитання на співбесіді: Як ви керуєте своїм часом? Як ви плануєте свій робочий день? Які техніки та методи ви використовуєте у плануванні? Наведіть приклади того, як ви використовуєте навичку тайм-менеджменту, щоб успішно впоратися з поставленим завданням.

Усі відповіді на ці запитання ви дізнаєтесь, прочитавши цю статтю.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм менеджмент— це сукупність знань, умінь та навичок, завдяки яким людина вміє розставляти пріоритети, точно планує свій час, тим самим підвищуючи свою особисту продуктивність в організації свого робочого часу.

«Поки ви не можете керувати своїм часом, ви не зможете керувати нічим іншим» Пітер Друкер

1. Перфекціонізм
2. Прокрастинація
3. Нестача знань
4. Відсутність необхідних інструментів та ресурсів

1. Перфекціонізмдуже ускладнює виконання завдань точно вчасно. Багато хто вважає, що ця якість є сильною стороною, проте саме постійне прагнення досконалості та незадоволеність отриманими результатами є однією з причин неефективного використання часу. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», ви заощаджуєте значні ресурси для інших справ. Є такий вислів: «перфекціонізм — це зло», звичайно, все це досить відносно і в кожній окремій ситуації можна по-різному оцінювати цю характеристику особистості, проте, безперечно, в рамках тайм-менеджменту: пефрекціонізм — це ЗЛО!

2. Прокрастинація- Постійне відкладання справ на потім, небажання виконувати певні обов'язки. У лексиконі співробітників, що прокрастинують, домінує слово «ЗАВТРА». Про таких людей, дуже добре сказав Стів Джобс: «Бідний, невдалий, нещасливий і нездоровий це той, хто часто використовує слово «завтра».

Позбавити вас перфекціонізму та прокрастинації я не зможу, моя мета — дати знання, надати кращі техніки та методики, познайомити з ресурсами та інструментами для оволодіння навичкою тайм-менеджменту. А використовуватимете ви отриману інформацію чи ні — все залежить виключно від вашого бажання. Однак після прочитання цієї статті ви вже ніколи не будете колишніми.

Спочатку пропоную визначити свої навички управлінням часом. Пройдіть

Когнітивний дисонанс у тому, що з одного боку, ми можемо управляти часом, як таким. Адже саме час ми не можемо контролювати і здається, що саме час керує нами, а не ми. Ми звикли сприймати час як щось вічне та безмежне. Здається, його завжди багато. З іншого боку, час — це один із найцінніших ресурсів, які є у всіх нас. Важливо розуміти, що час має свої межі, щодня — це посудина певної місткості, яку ви наповнюєте справами. Можна заповнити його непотрібними справами, а можна заповнити справами, які працюють на ваші завдання і ведуть вас до кінцевої мети.

Ми можемо керувати собою, як ми плануємо свій день, і як ми витрачаємо свій робочий час. Розумне, продуктивне та економне використання цього ресурсу є важливою складовою оцінки співробітника.

Ефективність використання часу можна досягти двома способами:

1. Досягнення значних результатів з допомогою економії часу. Це означає, що ви вмієте вимагати виконання завдання за мінімальний час.
2. Ефективне планування робочого часу дозволить скоротити кількість та обсяг виконуваних вами справ.

У цій статті я зробила дайджест шести найкращих технік управління часом. З їх допомогою ви зможете навчитися планувати та контролювати ваші пріоритетні завдання щодня.

Як навчитися керувати своїм часом?

6 найкращих методів тайм-менеджменту:

1. Принцип Парето
2. Матриця Ейзенхауера
3. Інтелект-картки або Mind maps
4. Піраміда Франкліна
5. Метод АБВГД
6. Спочатку з'їжте жабу

1. Принцип Парето

Принцип Парето говорить, що невелика частка причин, докладених зусиль і коштів, що вкладаються, відповідає за велику частку результатів. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році і з тих пір підтверджувався кількісними дослідженнями в різних сферах життя:

20% зусиль дають 80% результатів

Принцип Парето у сфері тайм-менеджменту може бути сформульований так: приблизно 20% зусиль та часу достатньо, щоб отримати 80% результату.
Як саме визначити, які зусилля достатньо витратити на отримання хорошого результату? Уявіть, що ви шукайте відповіді на питання, що вас цікавлять, у книзі. Згідно з принципом, 80% потрібної вам інформації ви знайдете в 20% обсягу тексту. Якщо ви точно знаєте, що саме вас цікавить, ви зможете швидко перегорнути книгу та уважно прочитати лише окремі сторінки. Таким чином, ви заощадите 80% свого часу.

2. Матриця Ейзенхауера

Напевно, це найвідоміша на сьогодні концепція тайм-менеджменту, яка дозволяє виокремлювати пріоритети. Дана методика, створення якої приписують американському генералу Дуайту Ейзенхауеру, дозволяє розсортувати відносини одночасно і з їхньої терміновості, і з їхньої важливості. Усі розуміють, що за один проміжок часу можна виконати лише обмежену кількість завдань. Іноді без шкоди для роботи лише одну. І щоразу нам доводиться вирішувати, ЯКУ Ж САМЕ? Американський президент Дуайт Ейзенхауер мав звичай, плануючи свої справи, сортувати їх за кількома важливими категоріями.
Відповідно до так званої матриці Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох типів, позначених на схемі.

Матриця Ейзенхауера

Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на ваш бізнес. А терміновість – одночасно двома факторами: по-перше, наскільки швидко треба виконати цю справу, по-друге, чи прив'язано виконання цієї справи до конкретної дати та конкретного часу. Саме важливість та терміновість, що розглядаються разом, впливають на розміщення пріоритетів.

Розглянемо докладніше, які відносини можна зарахувати до кожного з чотирьох типів.

Тип I: «важливе та термінове».
Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для вашого бізнесу (наприклад, оновлення ліцензій, надання податкових звітів тощо). Певна частка таких справ неминуче буде присутня у житті кожної людини. Проте завдяки завчасній підготовці (справи Типу II – «важлива, але не термінова») можна запобігти виникненню багатьох криз (наприклад, шляхом вивчення законодавства, налагодження добрих взаємин із впливовими людьми).

Також це можуть бути проекти з терміном виконання, що «горить», невідкладна. Наприклад, відвідати лікаря через проблеми зі здоров'ям, здати до журналу статтю до жорсткого терміну чи оформити звіт за підсумками дослідження. Тут у нас немає вибору. Справи цієї групи треба виконувати і точка. Інакше будуть серйозні проблеми.

Тип II: "важливе, але не термінове".
Це справи, орієнтовані майбутнє: навчання, вивчення перспективних напрямів розвитку бізнесу, вдосконалення устаткування, відновлення здоров'я та працездатності. Справи, що ведуть до вашої стратегічної мети. Наприклад, вивчити іноземну мову, щоб перейти працювати в іншу, більш перспективну організацію. Також це профілактика проблем – підтримувати себе у добрій фізичній формі. На жаль, такими справами ми часто нехтуємо, відкладаємо їхнє рішення у довгу скриньку. У результаті – мова так і не вивчена, доходи не зростають, а скорочуються, здоров'я – ні до біса. Ці справи мають цікаву особливість – якщо ними довго нехтувати, то вони переходять у розряд Важливі — Термінові. Адже якщо хоч раз на рік не з'являтися у стоматолога, то рано чи пізно терміновий візит до нього стане неминучим.

Тип III: "не важливе, але термінове".
Багато хто з цих справ насправді не приносить великої користі в житті. Ми робимо їх тільки тому, що вони на нас впали (тривала телефонна розмова або вивчення реклами, що прийшла поштою), або через звичку (відвідування виставок, на яких вже немає нічого нового). Якраз та сама щоденна рутина, яка забирає в нас безліч часу і сил.

Тип IV: "не важливе і не термінове".
Це всілякі способи «вбивання часу»: зловживання спиртним, «легким читанням», переглядом кінфоільмів тощо. буд. друзями – справами дуже важливими). ​​Це «моль», що поїдає наш час.

Оскільки ви прагнете успіху вашого бізнесу, ви насамперед намагаєтеся виконати справи, визначені вами як «важливі» – спочатку «термінові» (тип I), а потім «нестрокові» (тип II). Час, що залишився, можна приділити справам «терміновим, але не важливим» (тип III).
Слід наголосити, що основна частина робочого часу співробітника повинна йти на справи «важливі, але не термінові» (тип II). Тоді буде запобігти багато кризових ситуацій, а виникнення нових можливостей розвитку бізнесу вже не буде для вас несподіваним.

Коли ви тільки починаєте користуватися запропонованою системою для встановлення пріоритетів, швидше за все, ви захочете віднести багато з цих справ до «важливих». Однак, набуваючи досвіду, ви більш точно оцінюватимете важливість тієї чи іншої справи. Щоб навчитися користуватися системою визначення пріоритетів, знадобиться певний час. Де його взяти? Швидше за все, ви віднесете роботу з освоєння прийомів управління своїм часом до справ «важливим, але не терміновим».
За образним висловом Стівена Кові (автор міжнародного бестселера «Сім навичок високоефективних людей»), треба знайти час, щоб «заточити пилку», тоді й заготівля дров піде швидше.

Притча

Якийсь чоловік побачив у лісі дроворуба, який насилу рубав дерево зовсім тупою сокирою. Чоловік запитав його:
— Шановний, чому б вам не наточити вашу сокиру?
— У мене немає часу точити сокиру – я мушу рубати! - Простогнав дроворуб ...

Тому потрібно «вольовим чином» виділяти на планування своїх занять певний час, відмовившись від виконання менш важливих справ. Якщо ви зумієте це зробити, то завдяки новим умінням наступного разу зможете вивільнити ще більше часу і використовувати його, щоб ще чогось навчитися. Так, завдяки рішучості підвищувати ефективність своєї роботи, ви поступово звільнятимете час для розвитку своєї особистої продуктивності.

Критерії виділення пріоритетів
Зазвичай, оцінюючи важливість тієї чи іншої справи, ми вважаємо важливими передусім ті справи, які треба зробити терміново (або вчора). Накопичення невиконаних справ та обіцянок створює проблеми у вашої компанії, а також породжує особисто у вас неприємні почуття. Саме з такими «терміновими» справами ми прагнемо розправитися насамперед. Але фактор терміновості не повинен бути єдиним під час написання списку справ та визначення порядку їх виконання.
Досвід показує, що виконання (або невиконання) багатьох термінових справ не сильно впливає на ваш бізнес, водночас є багато нетермінових справ, які можуть закласти основу успіху в майбутньому. Тому, крім терміновості, необхідно враховувати, наскільки та чи інша справа впливає на успіх бізнесу, тобто визначити та враховувати його важливість.

3. Інтелект-картки або Mind maps

Це розробка Тоні Бьюзена – відомого письменника, лектора та консультанта з питань інтелекту, психології навчання та проблем мислення. Також зустрічаються такі переклади словосполучення "Mind maps", як "Ментальні карти", "Мисливські карти", "Карти розуму".

Інтелект-картки- Це метод, що дозволяє:

Ефективно структурувати та обробляти інформацію;
мислити, використовуючи свій творчий та інтелектуальний потенціал.

Це дуже гарний інструмент для вирішення таких завдань як проведення презентацій, прийняття рішень, планування свого часу, запам'ятовування великих обсягів інформації, проведення мозкових штурмів, самоаналіз, розробка складних проектів, власне навчання, розвиток і т.д.

Області застосування:
1. Презентації:
за менший час ви даєте більше інформації, при цьому вас краще розуміють та запам'ятовують;
проведення ділових зустрічей та переговорів.

2. Планування:
управління часом: план на день, тиждень, місяць, рік…;
розробка складних проектів, нового бізнесу.

3. Мозковий штурм:
генерація нових ідей, творчість;
колективне вирішення складних завдань.

4. Прийняття рішень:
чітке бачення всіх «за» та «проти»;
більш виважене та продумане рішення.

4. Піраміда Франкліна

Це готова система планування, яка допомагає правильно розпорядитися своїм часом і досягти поставленої мети. Бенджамін Франклін (1706-1790) – амер. політ. діяч. Б. Франкліна відрізняла фантастична працездатність та унікальна цілеспрямованість. У віці двадцяти років він склав план досягнення мети на все життя вперед. Протягом усього життя він дотримувався цього плану, чітко плануючи щодня. Його план досягнення цілей отримав назву «піраміда Франкліна» і виглядає приблизно так:

1. Фундаментом піраміди є основні життєві цінності. Можна сказати, це відповідь на запитання: "З якою місією ви прийшли в цей світ?" Що ви хочете отримати від життя? Який слід на Землі хочете залишити після себе? Існує думка, що не набереться і 1% людей, які живуть на планеті, які б про це замислювалися серйозно. Іншими словами, це вектор спрямування руху до своєї мрії.

2. На основі життєвих цінностей, кожен собі ставить глобальну мету. Ким він хоче стати в цьому житті, чого планує досягти?

3. Генеральний план досягнення цілей – це фіксація конкретних проміжних цілей на шляху досягнення глобальної мети.

4. План на три, п'ять років називається довгостроковим. Тут важливо визначитись із точними термінами виконання.

5. План на місяць, а потім і на тиждень – це короткостроковий план. Чим продуманіше він буде, чим частіше ви його аналізуватимете і коригуватимете, тим ефективнішою буде робота.

6. Останній пункт у плані досягнення цілей – це план щодня.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» є ефективним способом розміщення завдань з пріоритетності, який ви можете застосовувати щодня. Цей метод простий і настільки ефективний, що здатний, за умови регулярного та грамотного використання, звести вас до рангу найпродуктивніших і найпродуктивніших людей у ​​вашій сфері діяльності.
Сила методу у його простоті. Ось як він працює. Ви починаєте зі складання переліку всього, що вам належить зробити протягом наступного дня. Думайте на папері.
Після цього ви ставите літеру А, Б, В, Р чи Д перед кожним пунктом вашого списку.

Завдання типу «А»визначається як щось, що має цьому етапі найважливіше значення, щось, що ви повинні зробити, інакше ризикуєте зіштовхнутися з серйозними наслідками. Завданням типу "А" може стати візит до важливого клієнта або написання звіту для начальника. Дані завдання є справжніми, зрілими «жабами» вашого життя.
Якщо перед вами стоїть більш ніж одне завдання типу «А», ви оцінюєте їхню пріоритетність, позначаючи А-1, А-2, А-3 і т. д. Завдання А-1 є найбільшою і потворною «жабою» з усіх , з якими вам належить впоратися.

Завдання типу «Б»визначається як та, яку слід було б виконати. Проте наслідки у разі її виконання чи невиконання є досить м'якими. Такі завдання являють собою не більше ніж «головастиків» вашого життя. Це означає, що, не зроби ви відповідну роботу, хтось виявиться незадоволеним або поставленим у невигідні умови, однак у будь-якому разі за ступенем важливості зазначені завдання та близько не відповідають завданням типу «А». Дзвінок з не дуже термінового питання або перегляд електронної пошти, що накопичилася, могли б скласти сутність завдання типу «Б».
Правило, якого ви повинні дотримуватися, свідчить: ніколи не приступайте до завдання типу "Б", поки у вас залишається незавершеною завдання типу "А". Ніколи не дозволяйте «головастикам» відволікати вас, поки велика «жаба» чекає своєї долі бути з'їденою!

Завдання типу «В»визначається як щось, що було б чудово зробити, але від чого не слід очікувати жодних наслідків, чи зроби ви це чи ні. Завданням типу «В» може стати дзвінок другові, філіжанка кави, обід з колегою або будь-яка особиста справа, здійснена в робочі години. Подібного роду «заходи» не надають ніякого впливу на вашу роботу.

Завдання типу "Г"оцінюється як робота, яку ви можете доручити комусь іншому. Правило в даному випадку говорить, що ви повинні доручати іншим все, що їм під силу, тим самим вивільняючи собі час на завдання типу «А», які ви і тільки ви можете виконати.

Завдання типу «Д»є роботу, яку можна зовсім видалити з вашого переліку справ. Це може бути завдання, що мало насамперед значення, але тепер втратила актуальність як для вас, так і для інших. Нерідко це робота, яку ви робите день у день або просто за звичкою, або знаходячи у її виконанні задоволення.

Після того, як ви застосували метод «АБВГД»до свого переліку справ на день, ви повністю організували свою роботу та підготували ґрунт для того, щоб важливіші справи виконувались швидше.

Найважливішою умовою для того, щоб метод «АБВГД» дійсно працював на вас, є дотримання наступної вимоги: приступати до виконання завдання А-1 без зволікання і потім працювати над нею, доки вона не буде повністю завершена.Пустіть у хід силу волі, щоб почати і продовжувати роботу над найголовнішим для вас завданням на даний момент. Беріться за свою найбільшу «жабу» і «їжте» її не відриваючись до останнього шматочка.
Вміння проаналізувати свій перелік справ на день і виділити завдання А-1 стане відправною точкою для досягнення істинно великого успіху у вашій діяльності, підвищить вашу самооцінку, наповнить повагою до себе та почуттям гордості за свої досягнення.
Коли ви придбаєте звичку повністю концентруватися на своїй найважливішій справі, тобто задачі А-1, — іншими словами, на з'їданні головної своєї «жаби» — ви навчитеся робити вдвічі, а то й утричі більше, ніж люди, що вас оточують.

6. Спочатку з'їжте жабу

Перехід від тяжкого до легкого

Ви, мабуть, чули таке запитання: «Як ви з'їли б слона?» Відповідь, зрозуміло, така: «По шматочках». А як би ви з'їли свою найбільшу і гидку «жабу»? Тим же манером: ви б розбили її на конкретні покрокові дії і почали б із самого першого.

Почніть свій робочий день із найважчого завдання і виконайте його так швидко, як тільки ви можете. Вам допомагатиме усвідомлення того, що у вас ще багато справ, а час робочого дня обмежений. Виконання найскладнішої справи насамперед дасть вам величезне почуття задоволення. Використовуйте це правило щодня і ви побачите, який заряд енергії ви отримуєте та як ефективно проходить ваш робочий день. Постійне відкладання проблемного завдання на кінець дня, призводить до того, що ви все одно думатимете про це завдання весь день, і це заважатиме вам фокусуватися на виконанні інших завдань! Спочатку з'їжте жабу, а потім приступайте до поїдання слона частинами!

Інструменти планування часу

Наперед плануйте кожен свій день.
За допомогою планування ми переносимо
майбутнє в даний час і тим самим маємо
можливість зробити що-небудь
щодо нього вже зараз

Алан Лейкін

Основні покоління «планувальників»
Відомі сьогодні технології та засоби організації робочого часу можна розділити на кілька поколінь – відмінності тут у принципах фіксації інформації та техніки використання.

До XX століття планування робочого часу здійснювалося за допомогою примітивних методів: записки на згадку, списки справ тощо. На початку минулого століття разом з розвитком бізнесу широко поширилися нові інструменти, що полегшують роботу з планування часу менеджера.
Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла ще в XIX столітті і матеріалізувалась у вигляді перекидного календаря у 1870 році. Щодня відводилася одна сторінка календаря, де вказувалися число, день, місяць і рік. Наявність вільного місця для записів дозволяло робити необхідні нотатки: переговори, наради, витрати, зустрічі. Майже сторіччя перекидний календар був основним інструментом планування часу для управлінців.

Результатом удосконалення перекидного календаря стали щоденник та тижневик. Щоденник – це перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокнота різного формату. Щоденник можна було брати із собою на наради та у відрядження.
Ще зручнішим для керівника виявився тижневик, у якому була можливість планування робочого тижня та дня, контролю виконання записаних справ, аналізу витраченого часу (оскільки з'явилася годинна розбивка робочого дня), швидшого пошуку інформації (адже тепер вона групувалася за 52 тижнями, а не по 365 днів). У 80-х роках тижневики практично витіснили перекидні календарі та набули настільки широкого поширення, що стали елементом ділового стилю підприємств.

Дизайнерська ідея поєднати в одному зручному інструменті календар, блокнот і телефонну книжку вдало матеріалізувалася ще 1921 року у вигляді «організатора» (англ. organizer). Подальше вдосконалення інструменту здійснювалося за рахунок зміни формату, дизайну, якості паперу та зовнішнього оздоблення. Тут в одному інструменті були поєднані накопичувачі інформації та технічні засоби (календар, блокнот, адресна та телефонна книжка, візитниця, ручка, мікрокалькулятор). При цьому була відсутня чітка класифікація та систематизація записів.

Знаменитий «тайм-менеджер» було створено Данії 1975 року. У ньому реалізувалася ідея цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій («ключових задач») та технології реалізації глобальних заходів («слонових завдань»). При цьому використання «тайм-менеджера» виявилося прийнятним лише для організованих та дисциплінованих за вдачею людей, до того ж були потрібні значні фінансові витрати на навчання та придбання.
Проте назва цього різновиду «організатора» – «тайм-менеджер» – стала номінальною і позначає сьогодні загальний підхід до активного використання часу як управлінського ресурсу.

Розвиток НТП в останні десятиліття призвело до створення принципово нових з технологічної точки зору електронних інструментів планування часу: електронної записника, різних сервісних програм ПК, мобільних телефонів, смартфонів тощо.

Найкращі сучасні технології управління часом:

1.Trello - це безкоштовний веб-додаток для управління проектами у невеликих групах. Trello дозволяє продуктивно працювати у більш тісній співпраці. Trello — це дошки, списки та карти, які дозволяють організувати всі справи та розставити пріоритети проектів у веселій, гнучкій та легко змінюваній формі.

2. Evernote - веб-сервіс та набір програмного забезпечення для створення та зберігання нотаток. Як нотатка може бути фрагмент форматованого тексту, веб-сторінка повністю, фотографія, аудіофайл або рукописний запис. Нотатки також можуть містити вкладення з файлами іншого типу. Нотатки можна сортувати за блокнотами, присвоювати їм мітки, редагувати та експортувати.

* Дана робота не є науковою працею, не є випускною кваліфікаційною роботою і є результатом обробки, структурування та форматування зібраної інформації, призначеної для використання в якості джерела матеріалу при самостійній підготовці навчальних робіт.

Вступ..3

1 Тайм-менеджмент як система управління часом..5

1.1 Елементи тайм-менеджменту ..... 5

1.2 Причини дефіциту часу….6

2 Основні методи тайм-менеджменту ....11

2.1 Аналіз використання тимчасового ресурсу та планування часу..11

2.2 Заходи, які у раціоналізації використання часу...15

Висновок…….21

Список використаних джерел..22

Вступ

Усім відома істина – «Час – гроші», схоже, почне змінювати своє значення. За словами одного з найкращих аналітиків і практиків брендингу Марка Гобе, «час стає дорожчим за гроші». І з ним важко не погодиться.

Багато відомих фахівців, зокрема, московські, підтверджують цю істину, кажучи при цьому, що час - це такий специфічний ресурс, який в організації стоїть на одному місці з основними фондами, робочою силою, сировиною, але має особливу специфічну властивість: воно незворотне . Тобто якщо обладнання можна купити, сировина та матеріали теж не є рідкісним товаром, який необхідно довго розшукувати, то втрачений час неможливо повернути, неможливо повернути втрачені у цей час можливості, неможливо вирішувати справи, якщо умови, в яких вони вирішуються, змінилися. При цьому специфічність часу полягає ще й у тому, що кожна людина наділена нею рівною мірою, а саме, 1440 хвилин або 86400 секунд на день - не більше і не менше.

Робочий час більшості сучасних керівників ущільнений до краю, робочий день не нормований, і все ж таки часто не вдається завершити всі намічені справи до заданого терміну. При цьому наростає таке відчуття безпорадності перед лавиною проблем, що терміново вимагають твого втручання і почуття того, що брак часу як брак повітря веде до того, що проблеми просто задавлять людину. Все це веде до стресового стану, що ще більше погіршує становище.

Така ситуація в сучасному суспільстві має масовий характер і не лише серед керівників. Напевно кожна людина може згадати чимало випадків, коли в один день він повинен був вирішити масу проблем, побувати в безлічі місць, при цьому вона ніяк не могла вирішити, в якій черговості найкраще все це зробити і усвідомлення того, що неможливо відразу і швидко вирішити. проблему розподілу часу, що через це можна не встигнути чи пропустити щось важливе, дуже сильно пригнічує, змушує нервувати, псує настрій, що зрештою негативно позначається на самопочутті, працездатності та зменшує ймовірність того, що все задумане на день буде реалізовано

У такій ситуації єдиним рішенням може стати застосування спеціальних прийомів і методів, що мають загальну назву тайм-менеджмент. Саме слово «тайм-менеджмент» перекладається з англійської як «керування часом», проте слід зауважити, що часом керувати неможливо. Дійсно, кожна людина має певну кількість часу, і у всіх людей вона однакова. Неможливо якось вплинути на його кількість або швидкість течії. «Управління часом» - це просто гучна назва того, що по суті є управління самим собою, організацією, людьми з метою прискорення вирішення проблем, здійснення заходів, виконання робіт, дій. Це управління з найбільш раціонального використання часу.

Ця проблема має велике практичне значення, як керівників, так будь-якої людини.

1 Тайм-менеджмент як система управління часом

1.1 Елементи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент як система управління часом включає ряд елементів, які, будучи використаними в сукупності дають значне скорочення часу, необхідного для здійснення різних виробничих процесів. До цих елементів належать: аналіз використання робочого часу, постановка цілей, які хоче досягти керівник у ході використання тайм-менеджменту, планування робочого часу, вироблення різних методів боротьби з причинами нераціонального використання тимчасового ресурсу. Однак незважаючи на таку досить струнку систему тайм-менеджменту не слід сприймати його як аксіому, тому що кожна людина є єдиною, хто може вирішити для неї проблему раціонального використання часу якнайкраще і тому найефективнішим є особистий тайм-менеджмент, який у кожному окремому випадку індивідуальний. Однак у випадку можна застосовувати зазначені вище елементи тайм-менеджменту.

Аналіз - це такий процес, який дозволяє виявити нераціональне використання робочого часу, його причини, а також вичленувати з усіх причин основні, які мають найбільш несприятливий вплив на використання часу.

Постановка цілей - необхідний етап у тайм-менеджменті, в ході якого необхідно відповісти на питання, навіщо тайм-менеджмент взагалі необхідний конкретної людини чи конкретному підприємстві. Постановка цілей допомагає надалі орієнтуватися у тому, які методи управління часом слід застосовувати, які застосовувати не слід.

Планування - це процес, під час якого здійснюється складання переліку завдань, які потрібно виконати за певний проміжок часу. Планування робочого дня має деякі свої специфічні особливості.

Вироблення методів боротьби з причинами втрат часу передбачає, що в ході попереднього аналізу ці причини були виявлені та необхідно ліквідувати їх. Для типових причин існують різні типові способи боротьби з ними, проте слід пам'ятати, що кожен конкретний випадок індивідуальний і потрібні індивідуальні підходи до кожної причини в кожному випадку.

Тайм-менеджмент є цілісну структуру і застосовувати його слід, не виключаючи ніяких його елементів. Застосування тайм-менеджменту передбачає, що людина творчо підходитиме його використання.

1.2 Причини дефіциту часу

Можна виділити велику кількість різних факторів, що призводять до втрат часу. Частина з цих факторів є наслідком неписьменних дій керівника, частина відбуваються незалежно від нього, а частина пов'язана безпосередньо з особистістю керівника, проте на більшість із них керівник має можливість вплинути або хоча б знизити втрати часу, що відбуваються через вплив цих факторів. Розглянемо ці групи чинників.

До першої групи віднесемо ті чинники, які є наслідком безграмотних дій керівника. До них відносяться безплановість роботи, погано налагоджений в організації обмін інформацією, відсутність чіткого розподілу робіт за ступенем їх важливості, виконання завдань, які можуть бути виконані підлеглими, слабка мотивація праці. Керівник може виявити ці фактори та спробувати їх усунути якимось чином.

Розглянемо ці фактори:

1) Безплановість роботи. Є результатом життя як самого керівника, а й загального стилю життя цієї організації. Безплановість роботи веде до постійних перерв для різноманітних «уточнень», роз'яснень, необхідні подальшої роботи різних відділів, підрозділів і окремих працівників. При цьому відволікаються не лише ті, хто звертається за інформацією, а й ті, до кого звертаються за інформацією.

Погано налагоджений організації обмін інформацією. Передаючи інформацію, будь-яка людина завжди впевнена, що її одержувач повністю усвідомлює та розуміє її зміст, проте це не завжди так. Кожен має свої межі сприйняття, які можуть спотворювати отриману інформацію. Далеко не всі сучасні керівники вирішили це завдання для себе та своїх співробітників та запровадили на своїх фірмах уніфіковану систему прийому та передачі інформації. У багатьох організаціях обмін інформацією між підрозділами відбувається як зіпсованого телефону, часто у процесі неформального спілкування. Також прикладом відсутності стандартів передачі може бути відсутність єдиного стандарту пояснення клієнту за телефоном розташування організації - «кожен пояснює, як може».

Відсутність чіткого розподілу робіт за ступенем їхньої важливості. Це часто призводить до того, що керівник спершу робить справи, які насправді не мають великого значення. При цьому на них витрачається значний час, необхідний для вирішення справді важливих проблем.

Виконання завдань, які можуть бути виконані підлеглими. Найчастіше керівник виконує подібні завдання у разі, якщо він не довіряє підлеглим, вважаючи, що вони зможуть виконати це завдання так само якісно, ​​як і він сам, тобто йдеться про відсутність впевненості в належній кваліфікації співробітників організації. Як приклад можна навести прийом клієнтів саме менеджером, а чи не наділення будь-якого співробітника повноваженнями роботи з клієнтами, особистий розбір пошти, а чи не доручення секретареві сортування вхідної кореспонденції.

2) Слабка мотивація праці. Слабка мотивація праці призводить до низької продуктивності праці, переважно це стосується керівника організації, яке підлеглих, проте на підприємстві ця проблеми може мати місце і низька продуктивність праці вестиме дефіцит часу.

До другої групи віднесемо фактори, які не залежать від керівника. Це робота з кореспонденцією, великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу, а також злодії часу. Керівник не може позбутися цих факторів і може лише спробувати максимально зменшити їхній вплив на втрати часу.

Розглянемо ці фактори:

1) Робота з кореспонденцією. Дослідження свідчать, що 20 – 30% свого часу керівник витрачає на розбір кореспонденції, переглядаючи на день до 100 документів, з яких лише 30 по-справжньому потрібні. Підраховано, що в діловому листуванні обсяг непотрібних відомостей сягає 15-20%, а по всіх каналах із внутрішніх джерел відомостей надходить на 30%, а із зовнішніх - на 40%.

Великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу. Прикладами можуть бути такі справи, як оформлення приміщень, у яких проводиться ремонт, вибір меблів, необхідність особисто перевіряти різні параметри діяльності організації, найчастіше це з некомпетентністю підлеглих чи небажання їх брати він відповідальність, коли вони звертаються до керівника з «проханнями допомогти ».

2) «Злодії часу». «Злодії часу» - це непередбачені справи, більшість із яких вимагають термінового рішення і не можуть бути доручені підлеглим. Все це забирає багато часу та відволікає від справді важливих справ. Існує багато різних видів «злодіїв часу»:

Телефонні дзвінки;

Люди, що заглядають до нас;

Проблеми із комп'ютерним обладнанням;

Зміна черговості робіт, що нав'язується колегами;

Нестача організаційного планування;

Невміння слухати інших;

Незадовільна організаційна структура;

Виправлення помилок, яких можна було б уникнути;

Нерішучість у ділових питаннях;

Погано організовані та скоординовані збори;

Відволікаючі чинники робочому місці;

Надмірна офісна бюрократія;

Марні дискусії про свою роботу та роботу інших.

До третьої групи віднесемо чинники, які залежать від особистості керівника. Це постійний поспіх, постійні доопрацювання будинку, метушливість. Щоб знизити вплив цих факторів на робочий час керівник повинен постаратися змінитися, інакше ці фактори не дозволять раціонально використовувати йому свій робочий час. На мій погляд, це найсерйозніша група факторів, тому що щоб ефективно керувати своєю думкою, необхідно спочатку змінитись самому, а потім уже намагатися змінити навколишню дійсність, а змінити самого себе – це дуже важко, особливо людині, яка вже бачить себе незалежною, грамотною. і зрілим у всіх відносинах.

Розглянемо ці фактори:

1) Постійний поспіх. У стані постійного поспіху керівник не встигає зосереджуватись на тій задачі, яку він виконує в даний момент. Він йде тим шляхом, який першим прийшов на думку, замість того, щоб подумати про інші, можливо більш раціональні способи вирішення цього завдання.

2) Постійні доопрацювання будинку. Постійні доопрацювання будинку породжують замкнене коло, коли людина не встигає в робочий час виконати свої справи та вирішити всі проблеми, в результаті він змушений вирішувати їхні будинки за рахунок свого вільного часу, відпочинку та особистого життя. Людина не має можливості повноцінно жити, відпочивати і в результаті знижується працездатність, що призводить до недоробок і знову до необхідності доопрацьовувати вдома. Це замкнене коло є наслідком неправильно організованого робочого часу, і зруйнувати його дуже важко.

Метушність. Метушність є результатом поганої організації робочого дня, вона також залежить від імпульсивності та особливостей людини. Мітливій людині важко вибрати, а яку справу взяти, вона часто «кидається» між двома справами, однаково терміновими і однаково тривалими у вирішенні, вона ніяк не може вибрати, за яку з них взятися, і через це відбувається марнування часу.

2 Основні методи тайм-менеджменту

2.1 Аналіз використання тимчасового ресурсу та планування часу

Для вирішення проблем, пов'язаних з раціональним використанням робочого часу, існує безліч методик, що мають загальну назву «тайм-менеджмент». Однак не можна сказати, що тайм-менеджмент - це така сувора сукупність правил, дотримуючись яких людина зможе максимально раціоналізувати свій робочий день та робочий час своїх підлеглих. Тайм-менеджмент - це сукупність загальних методів та рекомендацій, і для кожної людини та організацій слід підбирати їх окремо, індивідуально.

Одним із родоначальників тайм-менеджменту вважається засновник школи наукового управління Фредерік Тейлор, який здійснив хронометраж трудової діяльності робітника. Також можна згадати знаменитого Генрі Форда, який ввів на своїх підприємствах конвеєр і тим самим скоротив час збирання автомобілів та витрати часу робітників, зробивши їхню діяльність більш спеціалізованою.

В даний час в Росії одним з відомих фахівців у галузі тайм-менеджменту є Гліб Архангельський, який займається науковими розробками цієї проблеми.

Розглянемо методики класичного тайм-менеджменту. Першим кроком будь-якого керівника, який серйозно зайнявся цією проблемою, має стати аналіз використання часового ресурсу. Аналіз використання часу допоможе виявити тимчасові втрати, показати сильні та слабкі сторони робочого стилю, що практикується. Такий аналіз просто необхідний, якщо не відомо, на що взагалі витрачається час, не відомо скільки часу вимагає виконання тих чи інших справ, не відомо, які фактори стимулюють або обмежують працездатність.

Щоб аналізувати проблему, потрібний достовірний облік часу. Найефективніший спосіб обліку часу – це ведення записів. Для використання з цією метою комп'ютера можна використовувати такі програми як Visual TimeAnalyzer. З її допомогою можна заощадити час та отримати графічне зображення своєї роботи. Також час можна враховувати в таблицях, в яких повинні бути вказані наступні параметри:

Вид діяльності - визначення виду діяльності;

час початку та закінчення відповідного виду діяльності;

Тривалість відповідного виду діяльності - визначення необхідного для цього виду діяльності часу.

Найбільш сприятливим є ведення обліку часу у процесі роботи, оскільки з обліку часу «потім» можна забути деякі важливі деталі.

У процесі аналізу виявляються сильні та слабкі сторони використання часового ресурсу. Для цього необхідно відповісти на деякі запитання, такі як:

Чи була робота необхідна? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено не на необхідну роботу, це говорить про проблеми з визначенням пріоритетів);

Чи були виправдані витрати часу? (якщо більше 10% робочого часу становили справи, витрати часу на які не виправдані, потрібно проаналізувати причини, за якими витрата часу була занадто великою і постаратися враховувати їх у майбутній роботі);

було доцільно виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу пішло на завдання, виконання яких було недоцільним, отже потрібно приділити увагу плануванню, організації)

був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено на завдання, часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, отже, існують проблеми із плануванням робочого часу).

В результаті аналізу виявляються «злодії часу», різні помилки використання робочого часу, необхідно визначити їх причини, виробити методи боротьби з ними, що найбільш підходять для конкретного працівника.

Основним методом, що допомагає ефективно використовувати робочий час, є планування часу. Планування є структурування часу для найбільш господарського його використання при досягненні будь-яких цілей і завдань, що стоять перед керівником або організацією. Планування може бути довгостроковим, середньостроковим та короткостроковим.

Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування приносить виграш у часі. Досвід показує, що збільшення витрат часу на планування призводить, зрештою, до економії часу в цілому.

Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу планування стає неефективним. Не слід витрачати планування понад 1% загального планового часу.

Планування завжди здійснюється з цілей. Основою для будь-якого планування є довгострокова ціль або довгострокові цілі. На основі довгострокових цілей встановлюються цілі середньострокові та короткострокові. Це відбувається так: виходячи і цілі життя або місії організації, виділяються ряд підцілей, досягнення яких має сприяти досягненню основної мети життя. Це мети довгострокового характеру. У кожній з цих цілей виділяється ряд підцілей, бажано за тимчасовою ознакою (які мають бути здійснені в найближчі роки, у найближчий), досягнення яких має сприяти досягненню цілей довгострокового характеру. Так само на основі цілей на рік виділяються цілі на місяць, декаду, день. Далі здійснюється аналіз сильних і слабких сторін людини або організації, які можуть стосуватися досягнення цілей. Це робиться для того, щоб заохочувати сильні сторони та працювати над слабкими. Цей аналіз є основою для середньострокового та короткострокового планування.

Сам процес планування полягають у тому, що формулюються результати та встановлюються терміни, що відводяться для їх досягнення. Результати мають відповідати цілям. При цьому бажано дотримуватись деяких правил планування.

1) По-перше, слід здійснювати планування письмово. Щоб план був не просто переліком справ, які необхідно виконати за день, варто робити його ще й мотивуючим інструментом - орієнтувати його на результат. Наприклад, писати в списку не «зробити те», а «те зроблено», щоб після закінчення справи можна було поставити поруч із цим записом жирну галочку. Це один із сильних мотивуючих засобів.

По-друге, слід враховувати результати попереднього аналізу використання робочого дня. У процесі даного аналізу виявляються помилки, властиві цьому керівнику у плануванні свого робочого дня та способи нейтралізації наслідків цих помилок.

По-третє, не слід повністю планувати весь свій робочий день. Вважається, що слід планувати не більше 60% свого часу, а 40% залишити незапланованим: 20% - непередбачений час і 20% - спонтанний час.

Слід встановлювати чіткі часові норми на виконання справ та вирішення проблем, які не допускали б доробку недоробленого та вирішення невирішеного у незапланований час. Якщо ці справи та питання мали бути вирішеними у запланований час. Практика показує, що на будь-яку справу витрачається рівно стільки часу, скільки його є у розпорядженні, тому слід встановлювати чіткі часові рамки, які б дозволяли виконати необхідний, і при цьому не перевищували необхідний для виконання час.

2) Для вирішення питання про доручення справ слід розділити справи за ступенем їх терміновості та важливості. При цьому найбільш термінові та важливі завдання слід вирішувати керівникові негайно, важливі. Але не термінові можна відкласти, інші ж 2 категорії справ (неважливі, але термінові та неважливі та нетермінові) слід передавати на вирішення підлеглим. Нестрокові справи слід проранжувати за часом, необхідного кожного з них і з появою вільного часу можна зайнятися скороченням цього списку - при цьому бажано завжди мати його під рукою.

3) Слід регулярно переглядати плани, так як через постійну зміну навколишнього середовища може виявитися так, що деякі плани керівництва організації та менеджера вже не відповідатимуть цілям організації і відповідно потребуватимуть коригування.

Плани мають бути реалістичними та узгодженими, причому узгодженими не лише один з одним, а й із планами колег, підлеглих, вищого рівня керівництва.

2.2 Заходи, що допомагають у раціоналізації використання часу

Розглянемо деякі фактори, що призводять до втрат часу, які були розглянуті вище, і на які не було зазначено у наведених вище правилах планування робочого часу.

Однією з великих проблем, що призводять до значних втрат у часі керівника, є те, що керівник часто займається справами, які з успіхом могли б виконувати його підлеглі. Найчастіше це відбувається через те, що керівник не впевнений, що підлеглі впораються з такими серйозними обов'язками, боїться покладати на них таку велику відповідальність. Інакше висловлюючись, існує проблема з делегуванням повноважень.

Під делегуванням у сенсі розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника. Передача завдання чи діяльності може здійснюватися тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями. Делегування допомагає керівнику вивільнити час для важливих завдань та трохи розвантажитись.

Слід пам'ятати, що делегування стимулює розкриття здібностей, самостійності та компетенції підлеглих, тому якщо спочатку побоювання керівника можу і підтверджуватись, то за відповідної консультативної, керівної та навчальної допомоги поступово підлеглий, до якого були делеговані повноваження зможе справлятися з ними на необхідному рівні.

Загалом слід делегувати рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання та підготовчу роботу. У жодному разі не можна делегувати таку роботу як визначення цілей, керівництво співробітниками, завдання високого ступеня ризику тощо. Також слід координувати виконання доручених завдань.

Багато часу також витрачає невідпрацьована, нестандартизована інформаційна система, яка передбачає, що обмін інформацією відбувається за вертикаллю ієрархії в організації способом і чином, обраним керівником, а по горизонталі - таким чином, як зручніше обом співробітникам щодо їх взаємоузгодження. Однак, як показує практика, відсутність єдиних стандартів обміну та передачі інформації призводить до того, що одна людина передає інформацію, маючи на увазі одне, а інша людина, приймаючи інформацію, сприймає як щось інше. Багато в чому це пов'язано з тим, що менеджмент є однією з небагатьох сфер діяльності, яка не виробила своєї власної термінології, за допомогою якої керівники, спілкуючись могли б використовувати слова, що мають цілком певне значення, а не багатозначні, як багато в чому зараз. Прикладом можуть бути такі фрази як «я ж тобі сказав, щоб ти зробив щось найближчим часом, вже четвер, а ти мені результатів ще не приніс!» На цьому прикладі можна побачити всю багатозначність у даному випадку словосполучення «найближчим часом» - неможливо зрозуміти, що має на увазі автор фрази, адже зараз для нього час «до четверга» вже здається неприпустимо великим, а щодо іншої справи, наприклад , Тиждень тому фраза «найближчим часом» могла означати 2-3 місяці.

Вироблення корпоративних стандартів передачі може значно скоротити час, що втрачається у процесі обробки отриманої інформації, тобто. у «спробі зрозуміти» сказане, а також той час, який необхідний для виправлення помилок, допущених у результаті неправильного тлумачення отриманих відомостей. Ці стандарти повинні включати себе точні значення термінів, що застосовуються в процесі діяльності організації, а також перелік параметрів, які повинні передаватися при інформуванні про якусь подію, явище, факт чи предмет, тобто. вимога повноти інформації. Також службова інформація, що передається в рамках організації, має бути достовірною, що може забезпечуватися відповідальністю осіб, які передають її за якість інформації.

Значний час у роботі керівника займає робота з кореспонденцією. Робота з кореспонденцією складається з наступних етапів - це по-перше сортування кореспонденції, по-друге, це вивчення кореспонденції та відбір необхідної інформації з неї, відповідь на частину кореспонденції, на яку необхідно відповісти. Діяльність з кореспонденцією є значні потенційні ресурси часу. Підраховано, що керівник переглядає за день до 100 документів, з яких лише 30 по-справжньому потрібні. Слід відразу ж вирішити, чи оброблятиме вхідна пошта секретарем чи іншою особою, чи її оброблятиме особисто керівник. Раціональний спосіб – це довірити обробку пошти секретареві. Необхідно також визначити, що відбуватиметься з кореспонденцією, яка не є необхідною у діяльності підприємства та роботі керівника. Можливо, вона відразу знищуватиметься, а можливо, вона буде частково або повністю переглядатися. Відповідь необхідно писати відразу, не відкладаючи, чи можливе використання спеціальних форм, чи передача підготовки відповіді секретареві.

Значну частину часу займають звані «злодії часу». Серед них одне з перших місць за тривалістю займають телефонні дзвінки. Дзвінки мають таку особливість, що вони часто відбуваються несподівано, причому навіть у такі моменти, коли керівник зайнятий важливою відповідальною роботою і перерви та перешкоди в роботі є вкрай небажаними. Тому слід доручити секретареві прийом дзвінків на стаціонарний телефон. Номер мобільного телефону не слід давати клієнтам та іншим особам, які можуть звернутися для вирішення проблем, що виникають в інший відділ підприємства, крім керівництва. У разі потреби вони можуть зв'язатися з керівником підприємства через секретаря, який оцінивши ступінь важливості та терміновості, може зв'язатися з керівником та поінформувати його про людину, яка зателефонувала.

Теж стосується такого різновиду «злодіїв часу», як люди, що заглядають. Не слід дозволяти людям звертатися безпосередньо до керівництва організації, якщо для вирішення питання, що виникло у них, є спеціальні підрозділи або люди, які відповідають за вирішення подібних проблем. Інші види «злодіїв часу» не мають чітких ознак, які давали б можливість заздалегідь до них підготуватися і як боротьба з ними можна лише порекомендувати аналізувати проблеми, що виникають, і виробляти будь-які шляхи вирішення їх або мінімізації втрат від їх виникнення.

Значний час у керівника та його підлеглих займають різноманітні наради. Для оптимізації часу, використовуваного цієї мети, слід проводити аналіз проведення нарад з урахуванням витраченого часу, матеріальних ресурсів тощо.

Порядок денний раціонально складати із зазначенням часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідно до його значущості. Після наради необхідно контролювати, чи виконуються ухвалені рішення всіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання та невирішені проблеми мають бути першим пунктом наступного порядку денного.

Поспіхи, доробки будинку і метушливість - це причини втрат часу які в основному залежать від особистості людини. Поспіх - це такий стан, при якому керівник не може довго роздумувати над шляхами вирішення проблеми і вибирає для вирішення той шлях, який першим спадає на думку, при цьому далеко не завжди першим спадає на думку найефективніший і швидкий спосіб вирішення проблеми. До того ж людині, яка перебуває в стані поспіху досить важко ефективно виконувати роботу, неминучі різні помилки, які необхідно виправляти, до того ж виникнення помилок у процесі роботи людини, яка й так поспішає, може легко почати дратувати людину, псувати їй настрій і навіть вивести його із себе, що також не дасть нормально закінчити розпочату справу. Тому проблема, пов'язана з тим, що людина багато справ робить поспіхом досить серйозна, може викликати значні витрати часу.

Ще однією важливою якістю повинен мати будь-який керівник, особливо той, який цінує власний час: він повинен уміти говорити «ні». Існує безліч ситуацій, коли говорити не можна або дуже важко - це може вплинути на імідж організації та її керівника, що позначиться на її конкурентоспроможності, це випадки, коли менеджер не може відмовити у проханні через власні особисті якості, коли про щось вимагає важливий клієнт. У більшості випадків керівник відразу може визначити, який ефект принесе йому та її підприємству згоду виконати чиєсь прохання чи вимогу, проте люди, які просять чи вимагають часто намагаються спеціально ставити менеджера в такі ситуації, коли він просто змушений буде погодитися виконати те, що вони кажуть. Для менеджера така згода - зайва трата часу та коштів, причому далеко не завжди ці витрати можуть принести відчутну вигоду організації. Тому так важливо для будь-якого керівника вміти говорити «ні» та гідно виходити із ситуацій, коли доводиться говорити це слово.

Контроль охоплює три завдання:

Осмислення фізичного стану;

порівняння запланованого із досягнутим;

коригування за встановленими відхиленнями.

Контроль має бути регулярним. Слід регулярно здійснювати контроль зокрема після виконання завдання та після закінчення робочого дня, виявляючи, чи все було виконано, що було заплановано і якщо не все, то з чим це було пов'язано.

Загалом говорити про конкретні заходи в тайм-менеджменті досить важко. Вище були розглянуті основні проблеми, що часто зустрічаються, які в основному носять універсальний характер, тобто можуть з'явитися у будь-якої людини, яка займає будь-яку посаду в організації. Слід зауважити, що незважаючи на досить докладні описи проблем, які часто виникають у людей, які не цікавляться витратами свого часу, у реальному житті у кожної людини свої проблеми, свої «злодії часу», свої особисті якості, які заважають ефективно працювати і тому неможливо дати універсальні поради та методики, які б підходили всім до всіх випадків життя. У кожному даному випадку слід шляхом аналізу шукати свої методи боротьби з нераціональним витратою тимчасового ресурсу, і ці методи у кожному разі будуть специфічними кожному за людини.

Висновок

У цій роботі були вивчені основні прийоми та методики тайм-менеджменту, що дозволяють раціоналізувати робочий час співробітника взагалі і менеджера зокрема, зменшити непродуктивні витрати тимчасового ресурсу і в результаті збільшити продуктивність праці персоналу. Тайм-менеджмент - це сукупність знань, мають велике як економічне значення, і значення особисте. Економічне значення у тому, що з допомогою раціонального використання часу можливе значне підвищення продуктивність праці як окремої людини, і всього колективу загалом. Особисте значення полягає в тому, що вона дозволяє людині знайти значну кількість вільного часу, яка дозволятиме відчувати себе вільною, приділяти більше уваги своєму відпочинку, здоров'ю та особистому життю.

Список використаних джерел

1. Архангельський Г. Організація часу: від особистої ефективності до розвитку фірми [Текст]: навчальний посібник/Г.Архангельський. – М.: АіСТ-М, 2003. – 231 с.

2. Гамідуллаєв Б.М. Економія часу та показники її оцінки у процесах управління підприємством [Текст]: навчальний посібник / Б.М. Гамідуллаєв. - Пенза,

3. Зайверт Л. Ваш час у Ваших руках: поради діловим людям, як ефективно використати робочий час [Текст]: навчальний посібник / Л. Зайверт. -М.: Інтерексперт, 1995. – 426 с.

4. Організація робочого часу [Текст]: підручник/М: ”ДеКА”, 1994. – 297 с.

Існує безліч доступних нам систем тайм менеджменту. Ефективна система - одна з найважливіших складових успіху в управлінні особистим часом. Більшість людей потребує системи, яка допомагає економити та ефективно використовувати час, і це природно. Адже все пам'ятати неможливо!

Для економії Вашого часу ми наведемо у цій статті резюме основних положень кожної системи (розглядаємо найпопулярніші на даний момент). Ми сподіваємося, що це допоможе вибрати те, що підходити якнайкраще саме Вам, те, що послужить надалі основою для Вашої особистої системи планування.
Отже, системи, які ми вибрали для аналізу:

• Система GTD Девіда Аллена;
• Franklin Time Management, СтівенаКові;
• Time Power БрайанаТрейсі;
• Time Managament from the Inside Out Джулії Моргенстерн.

Давайте спочатку розберемося, чому взагалі слід вибрати собі якусь систему. Як я вже писав раніше, людина фізично не може продуктивно працювати, якщо вона пам'ятає все, що їй потрібно зробити, всі плани, звіти і т.д.

Основна функція системи- Допомагати зберігати важливу інформацію. Хороші навички тайм менеджменту полягають у тому, як Ви зберігаєте та обробляєте важливу інформацію, яка стосується зустрічей, роботи, записів, контактів, нагадувань, планів та цілей.

Тому, гарна система тайм менеджментуповинна включати:

1. Місце для охоплення всієї інформації про роботу;

2. Календар для зустрічей;

3. Місце для нотаток;

4. Місце для контактів;

5. Об'єднання в одне ціле завдання, цілі та мрії;

6. Чіткий опис системи, щоб було зрозуміло, як усе працює.

Існує безліч книг, які намагаються претендувати на звання систем тайм менеджменту, але насправді є лише ідеями чи порадами на тему. У цій статті ми говоримо саме про систему, а не про щоденнику та планувальнику .

Система тайм менеджменту не передбачає те, що Ви користуватиметеся нею в тому вигляді, в якому Ви вперше з нею ознайомилися. Важливо розуміти, що це лише платформа, яка допоможе Вам розробити надалі Вашу власну систему управління часом, яка відповідає Вашим потребам.

Давайте все ж таки перейдемо до аналізу наших систем.

Ця система заснована на книзі
Управління часом методом Франкліна, на відміну методу Девіда Аллена, має підхід, який називається «згори донизу».

Тобто основна увага приділяється великим цілям, а не дрібним завданням. З її допомогою Ви чітко визначаєте для себе цілі та ролі у своєму житті. І саме це Ви використовуєте для планування свого життя, року, тижня чи дня.

Система використовує концепцію компаса, яка допомагає Вам завжди бути впевненим у тому, що Ви слідуєте в правильному напрямку. Все, що Ви робите, робиться для досягнення Вашої основної мети, це допомагає правильно розставити пріоритети і вирішити, який наступний крок зробити.

Ще один аспект цієї системи тайм менеджменту- матриця з чотирма секторами: 1. Важливий та терміновий; 2. Важливий, але не терміновий; 3. Неважливий, але терміновий; 4. Неважливий та нетерміновий.

Кові говорить про те, що більшість людей основну увагу приділяють 1, 3 та 4 секторам. А ця система основне акцент робить на другий сектор.
Кому підходить ця система?

Якщо Ви віддаєте перевагу концентруватись на основних життєвих цілях, то ця система Вам підійде. Також цей метод має перевагу: в її рамках можна використовувати багато інших додаткових інструментів планування, що полегшує Ваше життя.

Цю систему можна назвати тактичним тайм-менеджментом. Тут увага приділяється цілям, тому Ви повинні більш менш чітко сформулювати їх для себе, а також вона дає практичні рекомендації для того, щоб ми розуміли, наскільки ефективно ми використовуємо свій час.

Ця система спрямована на результат. Трейсі впевнений, що коли ми розуміємо кінцевий результат того, що ми робимо, це стимулює нашу роботу. Також велике значення приділяється дисципліні.

Кому ця система підходить?

Ця система хороша для тих, хто шукає практичні поради для того, як подолати прокрастинацію, як уникнути тих занять, які крадуть ваш цінний робочий час і т.д.

Time Managament from the Inside Out Джулії Моргенстерн

Ця система хороша для практичного застосування. Моргенстерн допомагає розібратися з тим, на що ми витрачаємо свій час, якою є наша мотивація для дії чи бездіяльності, а також як ми вміємо керувати своїм часом. Також дана система допомагає упорядкувати те, що Вас оточать.

Даний метод може дати такі корисні навички, як планування, оцінка часу, який потрібний для виконання того чи іншого завдання. Також наводяться формули для полегшення роботи із системою.

Кому цей метод може бути корисним?

Це підходить тим, хто потребує простого, але ефективного підходу до планування часу. Якщо Ви шукаєте систему, яку легко застосувати на практиці, але в той же час, у якої не так багато правил для використання, то це найкращий вибір.

Головне пам'ятати про те, що система має насамперед відповідати Вашим потребам та надалі стати платформою для створення власної системи тайм менеджменту.

«Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, не організовано працюємо, безглуздо працюємо».

Фізіолог Н.Є. Введенський

Тайм – менеджмент – техніка управління часом, що включає правила і принципи, які допомагають людині правильно організувати свій час і досягти максимальної ефективності в будь-якій справі. За допомогою тайм-менеджменту людина може сама усвідомлено контролювати час, який він витрачає на різні види діяльності, збільшуючи при цьому ефективність та продуктивність своєї роботи чи відпочинку. Планування, розподіл, розстановка пріоритетів, встановлення цілей допомагає людині впоратися з божевільним ритмом сучасного життя. Тайм – менеджмент допомагає людині встигати робити все без стресів та уникнути хронічної втоми.

Спочатку методики тайм – менеджменту використовувалися лише за ведення бізнесу, організації праці. Але зараз методи управління часом також застосовуються і в особистому житті людини, щоб встигати справлятися з побутовими питаннями, правильно організовувати своє дозвілля, відпочинок.

Історія виникнення тайм-менеджменту

Ще в 20-ті роки Наукова організація праці говорила про те, що ефективність використання часу залежить від особистої ефективності самої людини. З'явилася Ліга "Час", яка публікувала статті в газетах під назвою "Боротьба за час". У 70-ті роки набув популярності метод хронометражу, який розробила біолог Любищев. Цей метод є інструментами вироблення ефективного мислення людини, що сприяє раціональному управлінню особистим часом та підвищенням особистої ефективності.

У 2007 році в Москві при фінансово-промисловому інституті відкрилася перша кафедра тайм - менеджменту. Сьогодні цей напрямок став дуже затребуваним і популярним. Є маса тренінгів, семінарів з планування та раціонального розподілу часу.

Тайм-менеджерце людина, яка враховує психологічні особливості людей, умови праці та пропонує більш ефективні графіки роботи. Він здатний розкрити в людині всі його приховані резерви та підказати, яким шляхом підвищити свою ефективність.

Процес спілкування тайм - менеджера з клієнтом схожий на психологічну консультацію, в якій він вислуховує людину, дає підказки та поради, як розподілити час, скільки часу приділяти відпочинку, як розставити пріоритети. Як спланувати день так, щоби все встигати без стресів.

Тайм – менеджери проводять не лише індивідуальні консультації. Часто їх запрошують компанії як експерти, щоб вони допомогли налагодити процес праці. Насамперед навчити керівника правильно розподіляти свій робочий час і грамотно розподіляти обов'язки в колективі. Вони вивчають діяльність компанії, необхідну кількість часу на вирішення певних завдань. Після збору інформації та аналізу, тайм-менеджер вносить корективи до порядку дня фірми.

• Аналіз витрат часу виконання певних завдань.
• Постановка, формулювання та визначення мети.
• Складання плану задля досягнення мети, і навіть розстановка пріоритетів.
• Реалізація мети. Підказка, які кроки потрібно зробити відповідно до плану.
• Складання списків справ, які потрібно зробити.
• Фіксація часу за допомогою хронометражу.

Які переваги має людина, яка навчилася правильно планувати свій час?

«Час, витрачений даремно, є існування; час, вжитий на користь, є життя»

Е.Юнг

• Досягає поставленої мети.
• Досягає своєї мети набагато швидше, ніж інші.
• Здатний досягти успіху у будь-якій сфері діяльності.
• Має більше часу на відпочинок, спілкування з близькими та друзями.
• Може виконувати набагато більше за певний проміжок часу.
• Може збільшити свої доходи та відійти від справ, правильно розподіливши обов'язки між співробітниками.
• Може позбутися хронічної втоми, не схильний до стресів.
• Завжди має чіткий план дій.
• Має почуття внутрішньої свободи і самостійно контролює своє життя.

Види тайм-менеджменту

Нині є багато різноманітних підходів до проблеми управління часом. Фахівці виділяють три основні типи:

• Персональний (особистий) тайм – менеджмент. Він пов'язаний з особистісним саморозвитком людини, вмінням правильно та плідно організувати свій день.
• Професійний тайм – менеджментдопомагає людині ефективно виконувати свою роботу, правильно організовувати свій робочий час чи розумно розподіляти обов'язки у колективі.
• Соціальний тайм – менеджментрегулює міжособистісні взаємини чи управління часом кількох людей. Наприклад, корпоративний.

Основні поняття тайм - менеджменту

Концепція управління часом-це спосіб розуміння та сприйняття часу. Концепція тайм – менеджменту допомагає визначити причину та мету, чому людині необхідно навчитися керувати своїм часом. Усвідомити цінність цього процесу, і навіть зрозуміти основні засади управління часом.

Методи керування часом- Певна послідовність дій, яка допоможе вирішити конкретне завдання.

Система керування часом– комплекс концепцій та методів, які дозволять вам максимально швидко та ефективно досягти своєї мети.

Неправильна організація роботи чи неписьменна організація діяльності керівництвом призводить до того, що співробітники компаній відчувають постійний дефіцит часу. Це позначається на ефективності роботи та успішності підприємства в цілому.

Нестача часу спостерігається у тих випадках, якщо:

• Немає розкладу роботи на день.
• Якщо помічник керівника не в курсі його порядку денного.
• Телефонні дзвінки та відвідувачі часто відволікають від основної діяльності.
• Якщо керуючий не вміє розподіляти обов'язки.
• Якщо робота виконується у постійній поспіху, що призводить до швидкої стомлюваності.
• Якщо працівники не відповідають своїм посадам.
• Якщо працівники неадекватно оцінюють свої можливості, то швидкість роботи.
• Якщо немає мотивації у працівників (наприклад, надто низька зарплата).

Щоб покращити ефективність роботи підприємства, необхідно навчити працівників складати план роботи на день. При складанні плану потрібно 60% часу відвести основним завданням, 20% непередбаченим і 20% спонтанним справам. Головне, привчити колектив складати плани на день систематично та регулярно.

Ефективність тайм-менеджменту в управлінні залежить від того, наскільки співробітники будуть навчені плануванню, розставленню пріоритетів, контролю часу виконання завдань, а також правильної черговості виконання завдань.

Для вирішення цих завдань можна запросити експерта з тайм-менеджменту або навчити менеджера вашого підприємства, який сам видаватиме співробітникам завдання та контролюватиме ефективність їх роботи. Менеджер повинен видавати як основні, і кілька запасних завдань. Наприкінці дня співробітник подає звіт про виконану роботу.

Управління особистим часом у тайм – менеджменті

Щодо управління особистим часом, тобто основні правила тайм – менеджменту, що застосовуються в особистому житті:

1. Ніколи не брати роботу додому.
2. Організувати побут так, щоб він займав мінімум часу.
3. Планувати вільний час наперед. Сюди має входити емоційна насолода (похід у кіно, театр, концерт, музей). А також фізичне (заняття спортом, танцями тощо).
4. Для відпочинку використовувати не лише вихідні, а хоч би один день серед тижня. Наприклад, покататися велосипедом після роботи або піти з друзями в сауну.
5. Під час відпустки обмежити дзвінки, пошту, інтернет, щоб відпочити по-справжньому.

1.Основне правило тайм-менеджменту - правильна постановка мети.

Якщо ви навчитеся чітко визначати свої цілі, а також визначати, які завдання є другорядними, то ви заощадите багато часу.

Якщо ви витрачаєте свій час на щось, значить, у цей момент ви вважаєте, що він дуже важливий. Але чи це так? Поставте собі запитання, чи результат цієї дії допоможе вам наблизитися до вашої мети? Що таке ціль? Мета - прагнення людини до чогось, коли весь процес спрямований на кінцевий результат.

При постановці мети потрібно спочатку визначитися з основними цінностями.

Усвідомити свої можливості, мотивацію. Проаналізувати проблеми, потреби та складності, які можуть виникнути на шляху до мети. Подати чітко свою мету в найдрібніших деталях, її кінцевий результат. Розпланувати свої дії, зайнятися пошуком ресурсів та розпочати реалізацію.

Існують різні методи постановки цілей. Але всі методи мають загальний алгоритм постановки цілей:

1. Мета має бути максимально конкретною із зрозумілим кінцевим результатом.
2. Необхідність досягнення мети має бути обґрунтованою. Навіщо це потрібно, і що я з цього отримаю?
3. Мета має бути реальною та зрозумілий механізм її досягнення.
4. Необхідно чітко визначити межі часу, за які мета має бути досягнуто.

2.Другое головне правило тайм – менеджменту – пріоритизація.

Вміти розставляти пріоритети це дуже важливо. Є справи, які мають меншу значущість у досягненні мети, а є ті, що грають головну роль.

3.Третє основне правило тайм - менеджменту - це планування.

Після встановлення мети наступним етапом буде планування. Планування – невід'ємна частина тайм – менеджменту. Воно складається з таких основних етапів:

1. Упорядкування плану тайм – менеджменту.
2. Етап складання проекту, у якому можна маневрувати, продумати різні варіанти досягнення мети.
3. Етап виявлення необхідних ресурсів.
4. Етап визначення осіб, які зможуть допомогти на шляху до мети.
5. Етап фіксації результатів планування у вигляді бізнес-проекту, карти.

Коли людина починає займатися плануванням, активізується мислення, вмикається творчий потенціал. При складанні плану ваша мета стає більш конкретною, ви починаєте розуміти, чого ви хочете насправді і як цього досягти. Це свого роду практичний посібник до дії.

Доки людина не складе план реалізації того, чого хоче, вона перебуває в постійному роздумі на цю тему. Але не думки, а дії наближають вас до мети. Коли складено докладний план, у якому враховані різні способи досягнення мети, це дозволяє маневрувати. Не виходить одними засобами та способами, можна спробувати інші. Планування розвиває в людині гнучкість та готовність до будь-яких ситуацій.

Упорядкування плану дає вам високий шанс успіху. Наявність плану надає впевненості у собі, своїх можливостях. Усі успішні люди та підприємці займаються плануванням.

Основні методики планування. Короткий опис

1. АВС плануваннябазується на тому, що необхідно спочатку потрібно виконувати найбільш значущі відносини (під буквою А), а потім В та С.

Справи категорії А – найважливіші. Вони становлять 15% всіх справ і дають 65% результатів. В - важливі справи, які становлять 20% всіх справ і приносять 20% результатів. Категорія С – це справи найменшої ваги, вони становлять 65% і дають результат – 15%.

2. Правило Паретоабо принцип "80 на 20". Цей принцип застосовується до будь-якої щоденної діяльності. 80% справ, що ви робите протягом дня, дають вам 20%потрібного результату. А 20% важливих справ, що плануються, наближають вас до результату на 80%.

Наприклад: 20% людей володіють 80% капіталу, 80% людей володіють 20% капіталу. 20% клієнтів дають прибуток у 80%, а 80% клієнтів дають прибуток у 20%.

3. Хронометраж- цей метод полягає в тому, що вам потрібно щохвилини записувати всі свої дії і скільки часу ви на них витратили. Це допоможе вам зрозуміти, куди і на що йде ваш час і як скоригувати ваш графік.

4. Складання списку завдань- Це найпростіший метод планування, який дозволяє планувати і час, і справи.

Як правильно скласти список справ і слідувати йому?

1. Спочатку поспостерігайте за собою. Скільки потрібно часу на виконання різних завдань.
2. Напишіть список справ із вечора.
3. Записуйте певні пункти. Наприклад: зайти до магазину. До цього пункту додайте список покупок.
4. Плануйте весь свій день, не лише роботу.
5. Починайте свій день із виконання неважких завдань. Щоб відразу поставити галочки і підбадьоритися на весь день думкою про те, що слідувати списку справ не так вже й складно. Наприклад, зробити зарядку і приготувати сніданок.
6. Список справ має бути завжди на увазі.
7. Не пишіть у список більше 7 пріоритетних справ, щоб потім не нервувати, що ви щось не встигли.

• Випробуйте всі методики планування та підберіть найбільш підходящий.
• Ведіть запис.
• Не намагайтеся встигнути все. Спочатку зробіть найважливіші та пріоритетні справи.
• Плануйте кожен день. А також складайте додатковий план на тиждень.
• Завжди носіть із собою ручку та блокнот.
• Заведіть Щоденник успіху, він вас мотивуватиме і нагадуватиме, що ви на вірному шляху.
• Навчіться говорити "Ні". Це допоможе уникнути спілкування з непотрібними людьми, занять непотрібними справами.
• Перш ніж щось робити, обміркуйте, наскільки це терміново, важливо і як ця дія наблизить вас до мети.
• Проаналізуйте свої звички, дії, які відбирають даремно ваш час. По хронометражу легко відстежити ті дії, яких вам потрібно позбутися.
• Не виконуйте чужих справ. Не будьте інструментом для досягнення чужих цілей. Сконцентруйтеся на своїй меті.
• Виділяйте час на самовдосконалення.
• Не зупиняйтеся на досягнутому. Досягши однієї мети, ставте наступну.

1. Стівен Кові у книзі «7 навичок високоефективних людей»розглядає тайм - менеджмент, як елемент самовдосконалення. Ось його поради:

• Робіть те, що маємо зробити спочатку. Чи не відкладайте важливі справи на потім.
• Ваша мета має бути пріоритетною та важливою. Рухайтесь до неї.
• Усі дії виконуйте на основі пріоритетів.
• Не витрачайте багато сил для досягнення незначної мети. Затрачувані ресурси та кінцевий результат мають бути порівнянними.
• Шукайте всі способи, щоб зробити життя простішим.

2. Девід Аллен радить правильно організувати робоче місце, придбати всі необхідні канцтовари. Також завести картотеку, на кожну справу завести відповідну папку. Також Аллен радить писати 4 списки справ:

• Скласти список справ, які необхідно виконати у найближчій перспективі;
• До окремого списку внести проекти, які потребують комплексного підходу;
• Окремо скласти список проектів, які з тієї чи іншої причини поки що не можуть бути виконані;
• Список «коли».

3.Джулія Моргенстерн радить спочатку оцінитискільки часу ви витрачаєте на виконання ваших завдань. Які фактори вас відволікають? Можливо, вас відволікають соцмережі, додаткові обов'язки, нереальні терміни чи психологічні перешкоди.

• Для кожної дії необхідно встановлювати часові рамки.
• Якщо ви не можете виконати якусь дію, то проаналізуйте, можливо, її можна відкласти на якийсь час, перепоручити іншим співробітникам або зовсім від нього відмовитися.
• Сортуйте речі та справи, очистіть простір від усього, без чого можна обійтись. Призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – час.

«З'їдайте жабу на сніданок»

Щоб весь день ваші думки не поверталися до справи, яку ви не хочете виконувати або вона вам неприємна, почніть день із неї. Так ви звільнитеся від емоційної напруги та вантажу, який би довелося нести весь день.

«Біфштекс із слона»

Якщо перед вами стоїть глобальне завдання, для вирішення якого необхідно зробити безліч дій, тоді розділіть цю роботу на частини. Не робіть зі справи слона, наріжте його на шматочки. Так простіше почати реалізувати поставлене завдання. А також такий підхід сприяє кращому розумінню цього завдання.

Навчіться говорити «ні»

Управління часом вчить не тому, щоб встигати робити якнайбільше, а встигати правильно робити те, що потрібно. Говоріть «ні» непотрібним справам, людям. Не ставайте ні для кого інструментом для досягнення цілей. Сконцентруйтеся на своїх цілях.

Прагніть до автоматизації та максимального спрощення своєї діяльності.

Виконуйте схожі відносини поспіль, оскільки мозок звикає до певної сфери діяльності. І щоразу справляється з ними швидше.

Прислухайтеся до своїх біологічних ритмів. Робіть роботу в той час, коли відчуваєте особливий приплив сил та активності. У період найменшої активності дайте собі відпочити. Дослухайтеся до потреб свого організму. Іноді 15-хвилинної перерви достатньо, щоби відкрилося «друге дихання».

Кращі книги з тайм-менеджменту, які варто прочитати:

• Результативний тайм-менеджмент. Б. Трейсі
• Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати. Г. Архангельський
• Жорсткий тайм-менеджмент: Візьміть своє життя під контроль. Д. Кеннеді
• Працюй менше, встигай більше. К. Глісон
• До біса все! Берися та роби. Р. Бренсон
• Екстремальний тайм-менеджмент. М. Мрочковський, О. Толкачов
• Практичний курс з тайм-менеджменту. І. Абрамовський
• Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі від дзвінка до дзвінка, жити де завгодно і багатіти. Т. Ферріс
• Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу. Д. Аллен

Ефективність тайм-менеджменту залежить від виконання вами основних його правил, а також чіткого розуміння того, навіщо він вам потрібен, як керувати своїм часом і які переваги ви матимете.

Незважаючи на те, що в російську мову поняття «прийшло нещодавно, самому факту організації особистого часу задля досягнення цілей і підвищення продуктивності приділяли і приділяють увагу багато видатних діячів. Можливо, саме тому вони й змогли досягти значного успіху, адже від здатності розпорядитися головним ресурсом - часом - часто залежить вміння людини справлятися з усіма справами, напружено та ефективно працювати в будь-яких ситуаціях, і виходити з них переможцем. Так чи інакше, свою зайнятість усі (художники, письменники, політики – і не дуже), але творцем не універсального режиму дня, а однією з перших комплексних систем управління часом став Б. Франклін. Він на власному прикладі показав, наскільки важливо ставити цілі та розробляти план їхнього досягнення. Про його та інші авторські системи тайм-менеджменту, в яких поєднуються принципи цілепокладання урок 2, планування урок 3 і мотивації, і йтиметься в даному уроці.

Системи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент має на увазі використання щоденників, планнерів, але не обмежується ними. Під системою ми розуміємо цілісну структуру взаємозалежних деталей, де все перелічене вище є лише елементом. Загалом система управління часом - це спеціальна методика, найчастіше з власним інструментарієм, і навіть рекомендаціями і порадами щодо ефективної організації своєї діяльності. Її завдання - не просто нагадати про якесь заняття чи зустріч, розпланувати день (місяць, рік), а й показати, як це зробити ефективно, щоб не тільки завершити роботу вчасно, а й досягти більшого. У класичному розумінні системи тайм-менеджменту і закладено суть: вона допомагає людині і планувати зайнятість, і гнучко керувати часом, що витрачається на різні потреби.

Сьогодні існує близько десятка найвідоміших систем управління часом та безліч варіацій, заснованих на особистому досвіді їх застосування. На форумах і в блогах можна знайти достатню кількість прикладів власних систем, де автори об'єднують елементи кількох методик, вносячи нововведення, або трактуючи їх під свою сферу зайнятості. У цьому полягає одна з головних корисностей: можливість «налаштувати» план «під себе», змінити, повністю відкинути або запозичити з інших технік окремі інструкції та деталі. Завдяки цьому системи управління часом може застосовувати кожен: інженер і журналіст, офісний співробітник і фрілансер, той, хто розподіляє робочий час і той, хто планує відпочинок. Кожна з них має свої переваги, тому розглянемо кілька найвідоміших.

По-друге, двома центральними поняттями його системи є «дискреційний час» та «консолідація часу». П. Друкер вважає, що людина не може ефективно працювати більше 2-3 годин поспіль. Після цього періоду організм втомлюється, мозок починає відволікатися і якийсь час функціонує менш продуктивно. З огляду на це потрібно розбивати робочий день на тимчасові блоки, головні з яких - дискреційні, коли продуктивність найбільша і коли слід вирішувати важливі справи. Інший час слід консолідувати та застосовувати для вирішення менш важливих завдань – здійснення дзвінків, відповідей на кореспонденцію тощо. Визначити алгоритм можна просто, спостерігаючи деякий час за своєю зайнятістю та активністю.

«Як працювати 4 години на тиждень» Т. Ферріса

Виходячи з назви, може здатись, що головна ідея цієї книги, як і всієї системи, запропонованої Тімоті Феррісом - створення бізнес-утопії. Насправді, ця праця буде корисна будь-якій людині, яка працює, в тому числі, через Інтернет, адже має багато слушних порад для тих, чия діяльність пов'язана з віддаленими продажами, інформаційним бізнесом та ін.

Система Т. Ферріса – своєрідний гімн фрілансу. Він багато розповідає про те, як скинути з себе пута офісного рабства та почати працювати віддалено. Зокрема, через це книга і оцінюється багатьма скептично. Що ж до тайм-менеджменту автор переконаний, що знань та закону Паркінсона досить звичайній людині для ефективної роботи. Плюс кілька корисних установок:

• Не варто чекати гарного моменту, відкладаючи важливі чи незручні справи;
• Працювати та розвивати в собі варто те, в чому ви сильні, а не намагатись нівелювати свої слабкі сторони;
• буває різний. «Гарний стрес» - це виклики та ризики, які підштовхують і на досягнення цілей;
• Зосередьтеся на результаті. Тайм-менеджмент потрібний не для того, щоб встигати більше, а для того, щоб встигати робити те, що потрібно.

Коротке уявлення системи в інтерв'ю з Т. Феррісом

Дізнатися більше про цю книгу ви можете тут.

Тайм-менеджмент «зсередини назовні» Джулії Моргенстерн

Дж. Моргенстерн – керівник консалтингової компанії «Task Masters», консультант з планування та управління часом. У своїй книзі «Самоорганізація за принципом назовні зсередини» вона створює досить просту, але ефективну систему тайм-менеджменту. У ній, як і в GTD, але більш зрозуміло, важливе місце приділяється організації робочого простору та предметної сфери. Також цікавим підхід робить те, що автор пропонує будувати особисту систему керування часом на основі природної здатності до планування. Вона визначається шляхом надання відповіді питання кількох тестів. А вже з урахуванням мотиваційних аспектів, схильності до планування, дисципліни і будується техніка. Такий підхід, на відміну від інших, що ґрунтуються на робочих потребах, дозволяє виявити сильні і слабкі сторони і схильності самої людини, образно кажучи, застосовувати тайм-менеджмент «від грубки».

«Time Power» Брайана Трейсі

Б. Трейсі є одним із найкращих у світі консультантів з особистісного розвитку та менеджменту. Його система управління часом була неодноразово перевірена та отримала безліч корисних відгуків. Методика унікальна і водночас гнучка – дозволяє налаштовувати систему «під себе». Якщо ж говорити про сутність авторської техніки, то коротко вона виглядає так: найважливіше – виділяти пріоритети (і в особистому житті, і на роботі), приділяти основну увагу важливим справам, урізати час на неважливі (а намагатися уникати). Б. Трейсі також пропонує кілька власних методик економії часу, особливо цінні рекомендації з яких, на нашу думку, зосереджуються на тому, як це робити у робочих відносинах із людьми.

У російському перекладі від «Альпіна Паблішер» книга вийшла під назвою «Тайм-менеджмент Брайана Трейсі. Як змусити час працювати на вас. Прочитавши її, можна дізнатися про цю методику все необхідне.

Насамкінець ще раз відзначимо, що системи управління часом не є константою - ви можете змінювати їх, налаштовувати під свої завдання та свій рід діяльності, і навіть об'єднувати елементи різних систем, використовуючи їх інструментарій. Суть тут полягає не в тому, щоб у деталях дотримуватись інструкцій, а в тому, щоб кожен зміг винести максимальну користь від застосування. Окремі поради, лайфхаки та хитрощі, як це зробити, шукайте в наступному уроці.

Перевірте свої знання

Якщо ви хочете перевірити свої знання на тему даного уроку, можете пройти невеликий тест, що складається з кількох питань. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання. На бали, які ви отримуєте, впливає правильність ваших відповідей і витрачений на проходження час. Зверніть увагу, що питання щоразу різні, а варіанти перемішуються.