Службова записка зразок прохання виконання. Службова записка на канцтовари для закупівлі: правила складання

Службова записка- Це інформаційно-довідковий документ, інструмент ділового листування всередині організації.

Складається службова записка з висвітлення будь-яких ділових питань, що стосуються роботи відділу чи конкретного працівника, вирішення яких залежить від іншого структурного підрозділу організації чи співробітника.

Написання службових записок, на відміну , здійснюється між структурними підрозділами чи співробітниками рівнозначного посадового статусу, які у прямому підпорядкуванні.

Як написати службову записку

Хоча форма написання службової записки – довільна, наступні реквізити слід враховувати при її складанні:

• «шапка», де вказується, кому вона адресована (посада, прізвище, ім'я, по батькові у давальному відмінку);
• найменування документа - Службова записка;
• дата складання та номер;
• заголовок до тексту документа – говорить про предмет службової записки;
• текст документа - спочатку йде опис ситуації, що склалася, потім якесь конкретне прохання;
• посада укладача, підпис та розшифрування підпису - прізвище, ім'я, по батькові автора.

Зразок службової записки на придбання комп'ютера

Службова записка
05.10.2013 № 2
м. Москва

Про ремонт (заміну) комп'ютера

Доводжу до Вашого відома, що з 20 вересня 2013 р. у закріпленому за менеджером з персоналу Мороз Тетяною Іванівною персональному комп'ютері часто трапляються збої програмного забезпечення.

У зв'язку з цим прошу здійснити ремонт даного комп'ютера або його заміну.

Зразок службової записки про видачу продукції

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН від 20.09.2013р.

Про видачу продукції

Прошу Вас узгодити проведення акції за ТМ «J».

Ціль акції:
- Збільшення продажів соків ТМ «J» в роздріб;
- збільшення нумеричної та якісної дистрибуції.

Період проведення акції: жовтень-листопад 2013 р.

Регіон: Санкт-Петербург, Воронеж

Учасники акції: продавці роздрібних торгових точок

Механізм акції: при замовленні торговельною точкою 5 л соку ТМ "J" надається у подарунок 1 л соку ТМ "J".

Розподіл призового фонду:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Ефективність: запланований приріст продажів 30-40%.
Залишок невикористаної продукції буде повернено на склад.

Оформлення службової записки складає аркуші формату А4, якщо у організації не ведеться електронний документообіг.

На погляд здається, що між службової, доповідної і пояснювальної записками немає істотної різниці, т.к. ці документи схожі за своїм призначенням - вони носять інформаційний характер. Проте це різні документи, що відрізняються змістом, адресністю, цілями складання. Крім того, в них не містяться доручення, а повідомляються відомості, що спонукають адресата до прийняття остаточного рішення з питання, що розглядається.

У чому полягають особливості службової, доповідної, пояснювальної записки? Як правильно оформити кожний документ на паперовому носії? На ці та інші питання намагатимемося відповісти з практичної точки зору.

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА

Доповідна записка(код 0286041 за ОКУД) - це інформаційно-довідковий документ, адресований керівнику, начальнику відділу, іншим уповноваженим особам. У ній докладно викладається будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача і має на меті спонукати керівництво до прийняття певного рішення.

Визначення «доповідна записка» як самостійного поняття у законодавстві немає.

Доповідна записка складається як у письмовій чи усній вказівці керівника, і з ініціативи самих працівників (наприклад, у випадках, коли для врегулювання будь-якого виробничого чи господарського питання виникає необхідність викласти інформацію у письмовій формі вищестоящому керівництву). За допомогою такого документа можна внести пропозицію щодо покращення технічної сторони виробничих процесів, висловити незгоду з рішенням, прийнятим вищим керівником, а також викласти свою точку зору у разі розбіжностей із колегами. Тому під час підготовки доповідної записки автору насамперед важливо доступно сформулювати свою позицію, та був навести переконливі докази її користь.

Види доповідних записок

• на ініціативні;
• інформаційні;
• звітні.

Ініціативнадоповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішення, у тексті записки викладаються факти, містяться конкретні пропозиції, рекомендації чи висновки.

Інформаційнадоповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі, результати або методи виконання роботи.

Звітнадоповідна записка інформує про завершення роботи, її етапи, виконання вказівок, розпоряджень тощо.

Залежно від адресатадоповідні записки поділяються:

• на зовнішні;
• внутрішні.

Зовнішня доповідна запискаадресується керівнику конкретної установи, оформляється на загальному бланку організації, підписується керівником і містить такі реквізити:

• найменування організації;
• дату;
• індекс;
• місце складання;
• адресата;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис керівника;
• прізвище виконавця, номер телефону.

Зовнішня доповідна записка представляється керівнику вищої організації (Приклад 1).

Приклад 1

Зовнішня доповідна записка

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

Про залучення додаткових

трудових ресурсів

Шановний Андрію Васильовичу!

Через брак кандидатів на стадії формування адміністративного апарату для філії у м. Москві необхідно залучити трудові ресурси з додаткових джерел у строк до 14.04.2014. Співбесіди із новими кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплату витрат за додатковими послугами буде здійснено відповідно до п. 4.5 Договору послуг № 04/56 від 14.02.2014.

Начальник відділу кадрів СеменовВ.О. Семенов

У справу №03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутрішня доповідна записканаправляється за межі установи, наприклад, у вищестоящу організацію, оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів, розташованих відповідно до ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів» (Приклад 2).

До обов'язкових реквізитів внутрішньої доповідної записки належать:

• найменування структурного підрозділу;
• найменування виду документа (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА);
• дата;
• реєстраційний (вихідний номер);
• заголовок до тексту;
• текст;
• відмітка про наявність програми (якщо є);
• адресат;
• підпис укладача (із зазначенням посади, ініціалів, прізвища).

Приклад 2

Внутрішня доповідна записка

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

Про прогул, здійснений менеджером

відділу продаж

Доводжу до Вашого відома, що сьогодні, 07.04.2014, менеджер з продажу Петрова Валентина Іванівна була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня з 10 години 00 хвилин до 18 години 30 хвилин.

Жодних відомостей чи документів, що підтверджують поважність причини відсутності Петрової В.І., надано не було.

У зв'язку із допущеним порушенням пропоную звільнити Петрову В.І. за прогул.

Начальник відділу продаж ІгнатьєвО.А. Ігнатьєв

У справу №02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформлення реквізитів доповідної записки

При оформленні доповідної записки використовують як кутове (Приклад 3), і поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини (Приклад 4).

Приклад 3

Кутове розташування реквізитів у доповідній записці

Найменування

структурного підрозділуАдресат

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Приклад 4

Поздовжнє розташування реквізитів у доповідній записці

Найменування структурного підрозділу

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Найменування виду документапишеться великими літерами (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля.

Датаі номердоповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами ( 21.04.2014 ) або буквенно-числовим способом ( 21 квітня 2014 р.).

Зверніть увагу

Датою зовнішньої доповідної записки є дата її візування та надсилання адресату, датою внутрішньої доповідної записки - дата складання та підписання.

Реєстраційний номерна внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем одержання - залежно від системи реєстрації документів, що діє в організації.

Якщо доповідну записку повинні розглянути зацікавлені особи, на ній проставляють візи погодження, а після ухвалення рішення - резолюціякерівника.

Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.

Зверніть увагу

Резолюція керівника, який розглянув внутрішню доповідну записку, буде підставою для вжиття будь-яких заходів, видання документів, проведення заходів.

Заголовокдо тексту коротко розкриває зміст документа. Він формулюється за загальними правилами складання заголовків до документів: за допомогою приводу про/проі віддієслівного іменника в прийменниковому відмінку, наприклад Про прогул Лазаренко О.О.

ТекстДоповідна записка складається з двох або трьох смислових частин:

• у першій - констатуючоючастини- викладаються причини, факти чи події, що стали приводом для її написання;
• у другій - аналізуючої частини- міститься аналіз ситуації, що склалася і наводяться можливі варіанти рішення;
• у третій - резюмуючої частини- містяться висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно вжити.

Друга частина у доповідній записці може бути відсутня. У цьому випадку текст доповідної записки містить обґрунтування, висновки та пропозиції укладача.

Якщо доповідна записка має додаток, позначка прододаткуробиться до оформлення підпису.

Відмітку про наявність програми, названої в тексті записки, оформлюють так:

Додаток: на 3 л. в 1 екз.

Якщо записка має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та екземплярів.

Додаток: Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.

Внутрішню доповідну записку підписуютьукладач (якщо вона представляється керівнику підрозділу) та керівник підрозділу (якщо вона представляється керівнику організації); зовнішню доповідну записку підписуєКерівник організації.

Зверніть увагу

Якщо доповідна записка оформлена на двох і більше сторінках, друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Порядкові номери проставляються у правій частині верхнього поля сторінки арабськими цифрами.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

Службова запискає різновидом доповідної. Це письмове інформаційне повідомлення, яке широко застосовується в практиці роботи сучасних управлінських структур різних рівнів і організаційно-правових форм. Службові записки забезпечують безпосередній зв'язок між об'єктами управління на горизонтальному рівні.

До речі

Службова записка – документ, який не має офіційного статусу. В ОКУД він не передбачено.

Службові записки готують у найрізноманітніших ситуаціях. Стандартні цілі цього документа включають:

• запит інформації;
• видачу інструкцій;
• супровід іншого повідомлення (супровідна записка);
• оголошення (повідомлення).

Текст службової записки містить інформацію про причини її складання як пропозиції, прохання, заявки. Це може бути інформація про переміщення персоналу, зустрічі, зміни в корпоративній культурі компанії тощо. Службові записки оформлюються на стандартному аркуші паперу формату А4.

Службову записку підписує спеціаліст чи керівник підрозділу. Датою службової записки є дата її складання та підписання.

Законодавством не передбачено жорстких вимог до складання та оформлення службових записок, тому порядок їх оформлення з урахуванням специфіки організації слід закріпити в локальному нормативному акті, наприклад, в інструкції з діловодства. Формат службової записки має служити цілям спрощення та прискорення процесів внутрішньої комунікації.

Зразок оформлення службової записки представлений у Прикладі 5 .

Приклад 5

Службова записка

У суботу, 19.04.2014, з 9:00 до 16:00 у відділі кадрів ТОВ «Північ» проводитимуться монтажні роботи зі встановлення сигналізації.

Прошу Вас дозволити доступ для виконання робіт наступним співробітникам компанії «Енергомережа»:

1. Сімакіну І.П.

2. Іванову П.М.

Начальник АХО СвиридовН.М. Свиридов

У справу №02-14

Ільїна 16.04.2014

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Пояснювальна записка- це внутрішній документ, який пояснює причини будь-якої дії, факту, випадку, події, що складається працівником організації та представляється вищій посадовій особі.

Відповідно до частини першої ст. 193 Трудового кодексу Російської Федерації до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Працівник повідомляє причини та обставини вчинення дисциплінарної провини саме в пояснювальній записці. На основі пояснювальної записки керівник приймає рішення щодо застосування до співробітника дисциплінарного стягнення. Крім того, цей документ є однією з підстав для оцінки роботодавцем тяжкості вчиненого провини та обставин, за яких він був здійснений.

В ОКУД ОК 011-93 цей документ згадується лише один раз - пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни (код 0286091), що відноситься до класу 0286000 "Документація з оформлення дисциплінарних стягнень".

Види пояснювальних записок та їх особливості

• на складені для пояснення окремих положень виконаної роботи (проекту, звіту, розроблення);
• складаються у разі виникнення штатних ситуацій, порушеннях дисципліни, провинах тощо.

Пояснювальна записка пишеться працівником від руки в єдиному екземплярі на стандартному аркуші паперу формату А4 і адресується особі, яка її вимагала. Вона також може бути набрана на комп'ютері з використанням трафаретної форми, прийнятої в організації. Форма пояснювальної записки, а також спосіб виконання (рукописний або комп'ютер) законодавчо не закріплені.

Пояснювальна записка може складатися структурним підрозділом чи конкретною посадовою особою.

Записка як доказ

Роботодавець, вимагаючи від працівника пояснювальну записку, написану від руки, цим захищає себе від неправомірних дій із боку працівника під час трудового спору. Він виключає заміну вихідного документа.

Якщо в компанії застосовуються шаблонні форми, то наприкінці тексту можна зробити позначку:Пояснення складено особисто із використанням персонального комп'ютера. Дата. Підпис.

Оформлення окремих реквізитів доповідної записки

З метою уніфікації інформаційно-довідкових документів пояснювальну записку слід складати та оформлювати відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003.

Датоюпояснювальною запискою є дата її складання.

Текстпояснювальної записки повинен містити:

Опис фактів, що стали приводом для її написання;

Аргументи, які пояснюють ситуацію, що склалася.

Текст записки має бути переконливим та містити незаперечні докази.

При оформленні підписивказується посада, особистий підпис, ініціали та прізвище.

Як додатківможуть наводитися документи, що виправдовують дії укладача документа та підтверджують ті чи інші обставини.

По структурі тексту пояснювальна записка відрізняється від доповідної тим, що містить висновків і пропозицій (Приклад 6).

Зверніть увагу

Якщо в компанії розроблено та затверджено типові форми пояснювальних записок, що застосовуються в різних ситуаціях, це не означає, що працівники повинні оформлювати записки за затвердженими формами. Документ, складений за формою, також може бути дійсним.

Приклад 6

Пояснювальна записка

Застосувати дисциплінарне стягнення
як догани Олександрової І.І.

Відділ кадрів видати наказ.
Смолкін 17.04.2014

Директору ТОВ «СВ»

А.В. Смолкіну

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Про відсутність на робочому місці

Я, Олександрова Ірина Ігорівна, бухгалтер, була відсутня на робочому місці 14.04.2013 з 9 годин 00 хвилин до 15 годин 30 хвилин за особистими обставинами.

Виправдувальних документів не маю.

Бухгалтер ОлександроваІ.І. Олександрова

РЕЄСТРАЦІЯДОКЛАДНИХ, Службових, пояснювальних записок

Однією з функцій діловодної служби організації є забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації, що з просуванням переданих документів до виконавцю. Для зручнішого пошуку цих даних використовуються різні реєстраційні форми.

Доповідні, службові, пояснювальні записки за своїм функціональним призначенням є носіями певної інформації. Оскільки викладене у записці питання вимагає письмового оформлення рішення у вигляді резолюції керівника організації чи іншої повноважної посадової особи, документи необхідно реєструвати.

Нагадаємо, що існують три форми реєстрації документів: журнальна, карткова та автоматизована. Організація має право вибрати найбільш ефективну та відповідну їй форму реєстрації.

▪ Журнальна форма реєстрації -найпоширеніша, але завжди зручна, т.к. реєстрація всіх документів у ній йде у хронологічному порядку, а при пошуку певного документа фахівцю доводиться переглядати усі аркуші журналу. Пошук інформації ускладнений ще й тим, що ініціативний документ може бути зареєстрований, наприклад, в одному журналі, а відповідь на нього – в іншому. Обов'язкових реєстраційних форм (журналів) законодавством не передбачено. Рекомендовану форму журналу реєстрації наведено в Прикладі 7.

Приклад 7

Фрагмент журналу реєстрації доповідних та пояснювальних записок

Дата документу	Реєстраційний номер	Вид документа, короткий зміст	Ким підписано документ	Виконавець	Куди передано	Розписка в отриманні (підпис, дата)	Відмітка про направлення документа у справу
07.04.2014	03-10/14	Про відкликання з відпустки касира Швець О.Р.	Начальник відділу кадрів	Інспектор відділу кадрів	Відділ кадрів	Смирнова В.А. 07.04.2014	У справу № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карткова форма реєстраціїв порівнянні з журнальною є більш зручною та адаптованою. Створювані реєстраційно-контрольні картки документів під час пошуку у класифікаторі дають можливість оптимізувати процес пошуку документа та скоротити час процесу реєстрації. Очевидна перевага карткової реєстрації полягає в тому, що реєстрацією одночасно можуть займатися декілька працівників;

▪ Автоматизована (електронна) форма реєстраціїпередбачає використання спеціального програмного забезпечення. Відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається у базі даних. Поруч із реєстрацією може відбуватися друк реєстраційно-контрольної картки.

Зазвичай доповідні та пояснювальні записки мають складний реєстраційний індекс, який формулюється так само, як індекс вихідного документа. Реєстраційний номер складається з індексу справи за номенклатурою справ (включаючи індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу) та порядкового номера документа в межах календарного року.

Зверніть увагу

Питання реєстрації та обліку документів в організації мають бути відображені в інструкції з діловодства. В інструкції слід зафіксувати:

1) перелік документів, що не реєструються.

2) перелік реєстрованих груп документів, причому для кожної групи обов'язково вказується:

Місце реєстрації;

Час та порядок реєстрації;

Правило утворення реєстраційного номера;

Форма, у якій здійснюється реєстрація;

Перелік реквізитів, що заносяться до форми, правила їх заповнення;

правила обліку руху документів після реєстрації;

принцип реєстрації (одноразова або повторна реєстрації при передачі документа в інший підрозділ);

3) порядок дій при повторному надходженні документа до організації (для вхідних документів).

Терміни зберігання доповідних, службових, пояснювальних записок

Терміни зберігання встановлено у Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури України від 25.08.2010 № 558. Відповідно до зазначеного Переліку терміни зберігання доповідних записок можуть становити 1 рік, 3 роки, 5 років, 75 років, постійно. Пояснювальні записки слід зберігати постійно.

Наша порада

При оформленні записок необхідно дотримуватись єдиного стилю, а основний текст документів повинен відповідати правилам ділової етики та встановленим вимогам до оформлення документів. Неприємне враження залишають неакуратно складені та оформлені документи з граматичними помилками. Не поспішайте надіслати документ адресату, а уважно віднімайте його, виправляючи, за наявності, граматичні помилки чи описки.

СЗ становить працівник з ім'ям свого безпосереднього керівника чи з ім'ям начальника іншого підрозділи. Вона дозволяє за короткий час:

повідомити керівника про проблему, що виникла на поточний момент

внести пропозиції щодо її усунення або узгодити план дій з іншим працівником.

спонукати керівника прийняти рішення чи видати розпорядження

Також вона є доказом того, що фахівець, який виявив проблему в робочому процесі, не пустив ситуацію на самоплив, а сповістив про неї своє керівництво для того, щоб воно ухвалило оперативне рішення. Тобто не діяв.

Види службових записок

Розглянемо основні види службових листів:

про запит інформації;

про порушення, допущені співробітником під час виконання трудових обов'язків.

про преміювання співробітників.

Крім того, СЗ може супроводжувати пересилання пакета документів між відділами, підрозділами, департаментами всередині організації (для сторонніх організацій необхідно готувати супровідні листи). Також її можна направляти працівникам із вимогою пояснити причину відсутності на робочому місці.

У СЗ можуть бути будь-які питання, що стосуються робочих моментів.

Правила складання

Головне правило, якого необхідно дотримуватись при її складанні – стислість. У документі має чітко викладатись суть проблеми, а також шляхи її вирішення. Як правило, текст СЗ не повинен займати понад 6-7 рядків. Уніфікованої форми СЗ немає. Для її складання використовується довільна форма службової записки.

Незважаючи на це, під час написання слід враховувати вимоги ГОСТ Р 6.30-2003. Оформлення службової записки за ГОСТом, зразок якої показано вище, потребує наступних реквізитів:

папір повинен містити «шапку». У ній вказується, кому вона адресована (посада та ПІБ співробітника в давальному відмінку);

вноситься дата складання та номер документа;

у заголовку до тексту вказується предмет СЗ;

опис ситуації, що складається, через яку складається службова записка: “Доповідаю до вашого відома…”, далі текст службової записки повинен містити конкретне прохання;

нижче вказується посада та ПІБ укладача, підпис із розшифровкою.

Складений документ слід зареєструвати у секретаря підприємства як кореспонденцію, що входить. Після цього ви можете бути впевнені, що директор отримає СЗ і ознайомиться з нею особисто.

СЗ в електронному вигляді

Варто зазначити, що на багатьох підприємствах ухвалено електронний документообіг. Тому СЗ може бути оформлена в електронному вигляді. І тут вона пересилається на корпоративну пошту підприємства. Подальшим сортуванням та пересиланням листів адресатам займається секретар.

Такий спосіб передачі СЗ економить папір та час співробітників. У цьому випадку документ складається так само, як і на паперовому носії. Бажано, щоб на ньому стояв електронний підпис відправника. Щоб переконатися в тому, що надісланий документ прочитаний керівником, при надсиланні слід запитати «повідомлення про прочитання поштового відправлення», поставивши галочку у формі надсилання.

Зразок документа

Нерідко під час вирішення робочих питань виникає необхідність передати важливу інформацію керівнику. Іноді обставини вимагають, щоб пояснення обставин, застереження від помилок було викладено саме письмово.

При цьому потрібно не лише грамотно викласти факти, а й правильно оформити документ. Упорядкування СЗ часто викликає труднощі, особливо за відсутності досвіду. Але це не важко зробити, якщо у вас перед очима є приклад службової записки. Саме тому ми підготували зразки, ознайомившись із якими ви зможете правильно оформити документ. Розглянемо найчастіші випадки, що вимагають складання СЗ.

СЗ про преміюванняє основою видання наказу про заохочення працівника. Цей документ складається безпосереднім керівником співробітника з ім'ям директора організації. У ньому вказуються досягнення трудящого, прохання про заохочення, дані працівника та укладача. Після розгляду СЗ та прийняття позитивного рішення директор видає наказ про преміювання. Як писати службову записку директору зразок:

У разі, якщо під час роботи виникли обставини, через які співробітник не міг повною мірою виконувати свою трудову функцію, використовується пояснювальна. У ній зазначаються причини. Як писати службову записку зразок:

СЗ використовується, якщо співробітнику потрібно звернутися до керівника з проханням виділення коштів на робочі потреби. І тут у документі викладаються факти виробничої потреби у придбання матеріалів. Як правильно написати службову записку зразок:

Термін зберігання

Відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.10 № 558, СЗ необхідно зберігати в архіві підприємства не менше п'яти років. За потреби директор організації має право продовжити термін зберігання. Строк зберігання СЗ, оформлених в електронному вигляді, може бути визначений статутом підприємства.

Службовою запискою називається модель документального обороту всередині організації, яка дає можливість ефективно реагувати на всі обставини.

Цілі та типи службового документа

Службовий лист призначається для повідомлення певної посадової особи про наявні труднощі або про внесення будь-яких пропозицій стосовно виробничих питань.

Крім цього, службовий документ є свого роду підтвердженням того, що персонал не просто виконує свою роботу, а й бачить існуючі проблеми, які згодом висвітлюються в цій записці. При цьому працівник, який написав службову записку керівнику про наявність будь-яких порушень, повністю знімає з себе відповідальність щодо вирішення цього питання.

Службові записки поділяються на:

• ті, у яких вказуються певні чинники дії чи явища негативного характеру. До таких виробничих записок належать пояснювальні, доповідні, акти про виявлені порушення та скарги;
• ті, що є додатковими поясненнями до основних документів. Це можуть бути записки на списання або придбання матеріалів, про виділення грошової допомоги, про підвищення на посаді, про преміювання тощо.

У свою чергу службовий перепис може здійснюватися як між підлеглими та роботодавцем (внутрішні), так і між керівниками структурних підрозділів та основним керівником підприємства (зовнішні). Зовні виробничі документи призначаються надання їх межі організації, одержувачем такого виду записки є вищестоящее керівництво.

Інформація та форма внутрішнього ділового паперу

Зміст службових документів зазвичай висвітлює виробничі, матеріальні, господарські питання, і навіть питання преміювання, підвищення чи зниження посади. Таким чином, співробітник будь-якого відділу може звернутися з письмовим проханням про надання йому певних матеріальних чи фінансових коштів як для виробничого, так і для особистого користування. Крім того, зміст такого документа може висвітлювати скаргу на конкретного співробітника або на безпосереднього керівника.

Що ж до нагородження працівників, то безпосередній роботодавець пише службову записку як клопотання з ім'ям свого вищого керівника. Де висвітлює досягнення підлеглого, та вносить пропозиції про методи преміювання.

Внутрішньовиробничий лист керівнику організації від підлеглих складається рукописним способом у вільній формі. Однак для написання такого роду документа можна використовувати комп'ютерну чи друкарську техніку.

Грамотне написання документа

Хоча цей акт не має встановленого на законодавчому рівні зразка, він обов'язково повинен містити таку інформацію:

• кому адресовано дану заяву (посада, прізвище та ініціали адресата), вказується у верхньому правому кутку документа; номер записки та дата реєстрації;
• назва листа, що складається;
• вступна частина, зазвичай відображає час, дату і час пригоди;
• основна частина, викладається докладна суть події;
• заключна частина, включає у собі пропозиції укладача, що він просить здійснити керівника підприємства;
• під текстом ставиться дата написання документа, посада чи професія укладача, та його прізвище та ініціали.

Що ж до зовнішніх листів, всі вони повинні мати аналогічний зміст, оформлятися на бланку установи бажано друкованим способом, з допомогою комп'ютерної техніки.

Багато підприємств мають вже готовий розроблений та затверджений керівництвом шаблон службової записки. Завдяки якому трудящим буде набагато легше і грамотніше скласти такий документальний акт.

У внутрішніх та зовнішніх листах інформацію потрібно викладати коротко та чітко, без зайвої води. Таким чином заощаджується час особи складової документ та особи, якій він адресований. А також чіткий виклад пропозицій сприяє швидшому реагуванню з боку керівника.

Формування виробничих листів в електронному вигляді

Багато підприємствах допускається складання службових записок з допомогою комп'ютера, що дозволяє створити електронний вид документа. Цей спосіб оформлення, кожен структурний підрозділ обирає самостійно, і прописує це у певних документах передбачені законодавством. Таким чином, електронний варіант набагато спрощує складання документа та його відправлення, що суттєво скорочує час розгляду записки та вжиття заходів реагування.

Електронний спосіб складання службового листа не сильно відрізняється з рукописним варіантом, але все ж таки має наступні відмінності:

• в електронному документі не потрібно вказувати, кому він направлений, тому що в адресному рядку таку інформацію вже прописано;
• підпис укладача в електронній записці ставиться автоматично (заздалегідь підготовлений відсканований підпис);
• на електронну поштову скриньку відправнику надходить повідомлення від адресата про те, що він отримав лист, і прочитав його. Ця послуга є підтвердженням надсилання записки.

Однією з головних переваг формування електронного виду записки є існуючий шаблон. Який можна використовувати у наступних складаннях подібних документів. Такою перевагою користуються служби підприємства або їх окремі працівники, які мають за своєю діяльністю часто складати службові записки.

Аспекти складання

При складанні службових записок необхідно враховувати такі нюанси, які застосовуються залежно від їх виду та мети:

Дотримання перерахованих вище нюансів, дозволить навіть не досвідченому співробітнику скласти грамотну і зрозумілу для керівника службову записку.

Значення документа

Службові документи допомагають уникнути прямих конфліктних ситуацій між співробітниками певного підприємства, що позитивно впливає його роботу. Також немалу роль вони відіграють у бухгалтерській та податковій звітності, де фінансові проблеми вимагають певної уваги та дотримання різних нюансів.

Крім того, службові листи носять ефективний характер боротьби з правопорушниками в організації. Крім того, написання скаргних документів роботодавцю дозволяє вирішити питання без суперечок та рукоприкладства. Оскільки службові скарги можуть писатися анонімно, або просто ім'я укладача на його прохання не буде озвучено керівником.

Тому такий документ є багатофункціональним засобом, завдяки якому більшість організаційних питань може вирішуватися за досить короткий проміжок часу.

Досить великий відсоток населення пов'язані з роботою у організаціях різної величини та характеру діяльності. У процесі виконання обов'язків службовцям регулярно потрібен зв'язок з начальствомдля вирішення тих чи інших питань.

Оскільки з цим видом ділового листування може зіткнутися кожен, розглянемо докладніше основні питання: коли і як оформляється службова записка, які відмінності у складанні офіційного паперу для керівництва?

Дорогі читачі!Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтесь через онлайн-консультант праворуч або телефонуйте за телефонами безкоштовної консультації:

У яких випадках пишеться службова записка?

Службова записка – один із елементів внутрішнього документообігу. З її допомогою співробітники компанії можуть вирішувати виробничі питання та ситуації максимально швидко та ефективно.

Службова записка оформляється для вирішення ділових завдань та питань, пов'язаних з роботою певного співробітника чи цілого відділу. При цьому вирішення питання може залежати як від іншого співробітника компанії, так і від іншого структурного підрозділу.

Основна відмінність від доповідної в тому, що вона використовується у діловому спілкуванні між співробітниками чи структурними підрозділами, які мають рівний статус організації. Іншими словами, немає прямого підпорядкування.

Складання службової записки несе додаткову користь. Цей документ доводить, що співробітник, який його склав, вказав на проблему, розташовану в зоні його відповідальності.

Якщо фахівець не в змозі сам розібратисяз проблемою, він може скласти службову записку і винести питання на розгляд іншими фахівцями. У такому разі він зможе зняти з себе відповідальність за неякісний чи невчасний розгляд завдання.

У деяких випадках на підставі службової записки складається наказ необхідності вчинення тієї чи іншої дії.

Що має містити текст документа?

Хоча точної форми заповнення згаданого ділового листа не визначено, можна визначити кілька основних моментів, обов'язкових для позначення у документі. До списку реквізитів входять:

1. Шапка, де прописуються дані одержувача, такі як ПІБ та посада.
2. Назва офіційного паперу.
3. Дата написання та номер.
4. Заголовок, з якого одразу зрозумілий предмет листування.
5. «Тіло» документа, де спочатку описується існуюча ситуація, після чого укладач позначає своє прохання.
6. Посада працівника, який склав офіційне послання, його підпис та повні ПІБ автора.

Часто текст записки починається зі слів «Доповідаю до вашого відома…», після чого йде вже основна інформація. Але це є обов'язковим правилом.

Як правильно скласти та написати?

Початком документа мають виступати дані організації та укладача офіційного листа. Сама назва документа пишеться посередині. Основний текст повинен починатися нижче і з червоного рядка. Як ми згадали раніше, суть проблеми передається у вільній формі. Завершує документ дата складання та підпис.

Якщо ж основний текст службової записки має бути більшим, його потрібно розділити на кілька абзаців:

• опис основної проблеми;
• прохання;
• відділ та прізвища працівників, які склали записку, якщо має місце колективне звернення.

В останньому випадку ключовий підпис на документі ставить начальник відділу, що подає службову . Додаток із підписом усіх службовців додається до основного документа додатково.

Службову записку потрібно писати на аркуші формату А4, як і будь-який інший документ. Також обов'язкова наявність «живого» підписузроблено власноруч.

Службова записка пишеться разом із порядковим номером та датою написання.

За бажанням документ можна скласти в редакторі на комп'ютері і згодом роздрукувати, але підпис також повинен бути зроблений самим укладачем.

Особливості оформлення записки (із зразками)

Залежно від того, яка складається службова записка, змінюються нюанси оформлення документа та ситуацій, коли його слід оформлювати.

Директору чи керівництву підприємства

На ім'я цього керівника складаються різні службові записки, тому поговоримо про те, як краще їх передати. Бажано скласти документ у двох оригінальних варіантах.

За правилами документ передається секретареві, від якого не зайвим буде одержати відмітку про прийняття документа на розгляд. Після цього вже чекатиме на резолюцію начальства.

На відрядження: продовження та скасування

Службова записка служить підтвердженням того, що відряджений співробітник на місці плюс фіксує дати приїзду та повернення з відрядження. Цей документ може бути оформлений, якщо:

• співробітник здійснює поїздку на орендованому, особистому чи службовому транспорті;
• у співробітника немає документів, що підтверджують його факт проїзду та проживання.

Відгук із відпустки

Непоодинокі випадки, коли з виробничих причин керівникам доводиться відкликати з когось із працівників.

У цій ситуації укладачем службової записки стає керівник того підрозділу, в якому числиться співробітник, який перебуває у щорічній оплачуваній відпустці.

Керівник організації має ознайомитися з поданим документом та позначити свою згоду чи відмову від прохання, зафіксованого у документі.

Відповідно до статті 99 ТК РФ відкликання працівника з відпустки можливе лише за умови його особистої згоди.

Також за статтею 125 ТК РФ забороняється відкликати із відпустки:

• вагітних жінок;
• неповнолітніх працівників;
• працівників, пов'язаних із небезпечними чи шкідливими умовами праці.

На відгул

Крім відпустки працівники організацій можуть за певних умов отримати так званий відгул, тобто. відпросити з роботи. Оскільки у Трудовому Кодексі дане поняття вилучено, використовуються визначення "додатковий час для відпочинку" або "інший час відпочинку".

Документом, за допомогою якого співробітник викладає свої побажання начальству, може бути як заява, так і службова записка.

Співробітник має право на відгул, коли:

• виконував роботу понаднормово;
• працював у вихідні чи свята;
• мав сумарну переробку під час вахтової роботи;
• брав активну участь у донорському русі та здачі крові;
• працівника;
• у рахунок відпустки.

Про зміну графіка роботи або перенесення робочого часу

У кожного співробітника можуть знайтись поважні причини, за якими він може звернутися до керівництва із проханням про зміну робочого графіка.

Якщо ініціатива проявляється саме з боку працівника, який може підтвердити необхідність коригування документально, він складає службову записку з ім'ям керівника підприємства.

У разі коли причина дійсно поважна, роботодавець не має права відмовити працівникові відповідно до статті 93 ТК РФ.

У документі слід зазначити діючий графік та бажаний.

На закупівлю обладнання

Ця службова записка пишеться тим відділом, якому потрібно придбання нового або заміна старого обладнання.

Прикладом може бути звернення економічного або кадрового відділу до керівника відділу інформаційних технологій з проханням якнайшвидшої заміни несправного комп'ютера.

Бланк службової записки на закупівлю комп'ютера: .

Про проведення заходів

Службові записки щодо вирішення організаційних питань щодо проведення заходів, мають свою специфіку. Вони також знайшли часте застосування в освітніх закладах.

У записці потрібно вказати основні дані щодо майбутнього заходу, у разі потреби - контактні дані осіб, відповідальних за його проведення.

Про надання інформації

Один з типів, що найчастіше використовуютьсяслужбових записок. Застосовується для здійснення запиту на отримання тієї чи іншої інформації та будується за таким принципом:

1. слід визначити ключову думку, сформувати запит;
2. надати деталі, які можуть знадобитися одержувачу;
3. нагадати основну думку запиту та викласти додаткову інформацію.

Про покарання працівника

Зазначений тип документа використовується у випадках, коли поведінка працівника на робочому місці або його неналежне ставлення до робочих обов'язків вимагає відповідних стягнень.

Упорядник службової записки має викласти факти максимально об'єктивно та беземоційнодати можливість керівництву розібратися з інцидентом.

Про необхідність нового співробітника

Документ оформляється, коли один із структурних підрозділів компанії потрібен новий співробітник. Тоді керівник підрозділу має право подати цей елемент внутрішнього ділового листування керівництву.

У ній він має вказати об'єктивні причини, за якими це рішення буде об'єктивним і прийнятним.

Записка службова про найм нового співробітника: .

На понаднормові роботи

Поширена причина складання таких документів – наявність екстрених ситуацій, за умов яких потрібно залучати співробітників до вирішення питання після закінчення робочого дня.

Службову записку складає начальник зміни чи відділу з ім'ям прямого керівника. У тексті документа вказуються причини проханнята список тих, кого планується залучити до понаднормових робіт.

Залучення на понаднормові роботи співробітника: .

Про створення нового структурного підрозділу

Питання створення нових структурних підрозділів може вирішуватися з допомогою запиту, вираженого з допомогою службової записки. Цілі проведення цієї дії висвітлюються в тілі документа. Серед них:

• підвищення рівня нормування праці;
• більш оперативне вирішення певних завдань;
• покращення з персоналом та інші причини.

Службові записки в деяких ситуаціях можуть замінювати заяви, діючи «м'якше». Найчастіше вони використовуються для внутрішніх процесів, пов'язаних із організацією виробництва.

Якщо компанія підтримує систему електронного документообігу, оформлення службових записок практично нічим не відрізняється від паперової версії. Основна відмінність - носій інформації, що передається між структурними підрозділами компанії.

Відео-ролик нижче розкриває деякі аспекти роботи зі службовими записками в електронному вигляді: