У наш час сучасних технологій час - це не лише цінний ресурс, а й розкіш, яку потрібно навчитися цінувати. З появою нових технічних пристроїв ми перестали помічати, як багато часу витрачаємо даремно. Безцільне блукання соціальними мережами, розмови ні про що по скайпу та мобільному телефону, регулярний перегляд електронної пошти без особливої потреби… Важливі справи відкладаємо на потім і в результаті нічого не встигаємо. Звідси і вічне невдоволення собою, і відсутність кар'єрного зростання, і напружені стосунки з колегами та начальством. Як вам розподілити час правильно, щоб перелічені проблеми були відомі лише з чуток? Спробуймо розібратися.
Мотивація
Якщо ви чітко усвідомлюватимете, що працюєте для якнайшвидшого досягнення конкретної мети, навіть нудна і нецікава робота почне просуватися швидше. Візуалізуйте свої плани. Уявляйте себе за кермом розкішного автомобіля або з ключами в руках від своєї квартири. Не намагайтеся встигнути все й одразу, рухайтеся до своєї мети невеликими, але впевненими кроками. Розставте пріоритети та виконуйте справи в міру їхньої важливості. Спочатку визначте свої глобальні плани, потім проміжні, які можна виконати протягом тижня чи місяця, і лише потім проміжні, виконання яких має займати більше 1 дня.
Блокнот та ручка
Постійно пам'ятати список поточних справ неможливо, та й не потрібно. Контролювати відсоток виконання намічених завдань протягом дня можна за допомогою щоденника, органайзера чи блокнота. Увечері, у спокійній обстановці, записуйте в порядку значущості список справ назавтра. Приблизно визначайте час виконання кожного завдання з урахуванням своїх сил та можливостей. Перегляньте свої записи наприкінці дня та зробіть певні висновки.
Найнеприємніші справи - у першій половині дня
Ніколи не відкладайте найскладніші та найнудніші завдання на потім. Прийшли в офіс - і відразу приступайте до складання звітності або вирушайте на важку розмову з керівництвом. Не роздумуйте довго, наперед налаштовуючи себе на провал. «Слизька» справа буде обтяжувати вас протягом дня. Час - гроші, а виконання другорядних завдань можна рівномірно розподілити у міру своєї зайнятості.
Порядок на робочому місці
За умови повного хаосу на робочому столі вам буде складно сконцентруватися на виконанні поставленої мети. Візьміть за правило розподіляти документи по окремих папках, приберіть із зони доступу непотрібні та відволікаючі предмети. Після закінчення дня на вашому робочому місці має бути ідеальний порядок. Забезпечте комфортні умови для роботи, це дозволить використовувати ваш робочий час більш раціонально.
Переглядайте свій список
Періодично викреслюйте із блокноту справи, що втратили свою важливість. Буде правильно, якщо ви навчитеся делегувати частину своїх повноважень працівникам. Ви не залізна людина і не можете працювати цілодобово. Найкраще виконати 70-80% плану, але якісно.
Використовуйте як помічники сучасні технології. Це дозволить розподілити час правильно та використовувати його раціональніше.
Дозвілля та відпочинок
Добре працює той, хто вміє відпочивати та розслаблятися. Правильний режим дня допоможе вам почуватися бадьорим та активним, зберігати ясність розуму та діяти раціонально. Необов'язково відвідувати розважальні заклади щодня, достатньо 2-3 рази на тиждень виділяти час для вечірніх прогулянок на свіжому повітрі, зустрічей із друзями чи занять спортом.
- Робіть невеликі паузи між справами та перемикайте свою увагу. Просто кілька хвилин подивіться у вікно, зробіть дзвінок або влаштуйте корисний перекус;
- не докоряйте себе за невиконані справи. Перегляньте свої плани і працюйте в міру своїх сил та можливостей;
- заохочуйте себе за успішне виконання складних та неприємних справ.
Час безцінний і минулий день не знає повернення.
Візьміть за звичку ніколи не зупинятися на досягнутому. Плануйте навіть найменші справи і не забувайте про самоконтроль. Тільки в цьому випадку кожен наступний день буде більш продуктивним, ніж попередній.
Усім нам життям відведено однакову кількість часу на добу — 24 години, а ось ми його використовуємо не завжди однаково ефективно. Рухаючись неправильним шляхом – ми втрачаємо роки, втрачаємо час. «Як грамотно розподілити час?» — подібне запитання, рано чи пізно постає перед кожним із нас. І тут абсолютно не відіграє жодної ролі стать, статус чи освіта людини. Студент, бізнесмен, жінка, яка виховує дітей – вміло і правильно розпоряджатися своїм часом хоче кожен з нас.
Ця стаття для широкого кола читачів, яка покликана допомогти всім нам (мистецтвом максимально ефективно використовувати свій час), тобто вміло працювати при високих інформаційних навантаженнях.
Причини дефіциту часу
Перш ніж розкрити способи підвищення ефективності, давайте розглянемо найпоширеніші причини, що викликають дефіцит часу:
- Поспіх.В умовах постійного поспіху неможливо сконцентруватися на головному. Не дарма все-таки в народі існує прислів'я: «Поспішиш – людей насмішиш».
- Метушність.Виникає, зазвичай, від невміння організувати свій день. У результаті все валитися з рук. Метушність притаманна багатьом людям (якщо не вроджена, то точно набута риса характеру, яка явно не з позитивного боку характеризує людину).
- Безплановість.Саме через відсутність плану дій втрачається значна частина активного часу (час поза сном та хворобами). Якщо справи і завдання не вибудовані в сувору ієрархію за ступенем важливості, значить вони так і залишаться здебільшого не дозволеними.
- Несерйозний підхід до справи, що передбачає часте припущення помилок, на виправлення яких, зазвичай, витрачається чимала частина часу.
- Відволікаючі фактори, Серед яких можна виділити: телефонні дзвінки, смс повідомлення, часті перекушування, ТБ, Інтернет, несподіваний візит гостей.
Аналіз використання тимчасового ресурсу
Ось ми й дісталися методик тайм – менеджменту, в основі яких лежить: аналіз часу, що витрачається. Даний аналіз націлений як виявлення стимулюючих, і обмежують форм працездатності.
Отже, найправильніші методи обліку часу:
- Ведення постійних записів. Використовуйте не лише паперовий блокнот, але й усі можливості сучасної комп'ютерної техніки – ноутбуки, планшети. Наприклад, дуже цікавий та наочний варіант – це графічне зображення своєї роботи.
- Планування(структурування часу). Почніть записувати, що потрібно виконати і що вже зроблено. Планування може бути довгостроковим, середньостроковим та короткостроковим. Рекомендується планувати щонайменше 60% свого часу (при цьому плани мають бути максимально реалістичними), а 40% залишати на непередбачений час (приїзд гостей, простої на дорогах у годину-пік, відключення світла тощо)
- Створення матеріальної та емоційної зацікавленості. Заохочуйте себе, давайте собі тверді обіцянки, що обов'язково за відмінний результат буде винагорода (наприклад, довгоочікувана покупка фотоапарата). Матеріально вас може простимулювати, якщо тільки роботодавець. Але і тут не чекайте допомоги ззовні, впливайте на себе самі - постійно прагнете покращити свій результат, працюючи над собою, шукайте всілякі заробітки.
- Оснащення робочого місця за останнім словом техніки.Сучасна техніка, що дає нам масу можливості економії часу, головне вміти грамотно користуватися нею. Докладно вивчайте інструкції, що пропонуються до техніки, застосовуйте поради на практиці.
- Наукова організація праці (НОТ)відкриває нові можливості раціонального використання часу за рахунок: фотографії робочого часу (цілодобове спостереження за об'єктом, обробка та аналіз даних), поліпшення умов праці, поділу праці.
- Встановлення чітких часових рамок на виконання поточних завдань та справ. Наприклад: 1,5 – 2 години на найскладніше, легше протягом півгодини.
Це були загальні правила та рекомендації, які підходять абсолютно всім. Але всі ми в цьому житті виконуємо не одну роль і роботу (крім основної діяльності — бізнес, навчання — є за сумісництвом мамою, донькою, дружиною, сестрою), а ці «звання» вимагають від нас додаткової відповідальності, і створюю ще одну "Стопку справ".
Жінкам-господаркам
Так ось, щоб полегшити собі працю і зуміти знайти час для відпочинку, саме господаркам по будинку необхідно:
- Не завищувати стандарти чистоти: розділіть квартиру чи будинок на кілька зон, тож у понеділок – помийте кухню, у вівторок – лише зал і так далі.
- Здійснювати похід по магазинах не в годину-пік, тобто не в обідню перерву або вечірній час, найкращий варіант - вдень, коли більшість населення вашого міста на робочих місцях.
- Купувати одяг тканин, що немнуть, - уникніть прасування.
- У будні готувати простіші страви: гречана каша з м'ясом, легкі салатики.
Студентам
А тепер порада студентам:
Перефразовуючи відоме прислів'я, можна сказати так:
- «Пиши, що означає конспектуйте екзаменаційні теми — заздалегідь. Це також допоможе уникнути стану метушливості в «спекотний період».
- Скоротіть час сну (привчіть рано вставати).
- Спостерігайте за лідерами (відмінниками) у вашій групі, переймайте їхній досвід.
Бізнесменам
Товариші бізнесмени – це для вас:
- Складайте матрицю справ, групуючи їх так: термінові та нетермінові; важливі та неважливі. Таке угруповання називається матрицею Ейзенхауера.
- Плануйте завжди і все: маршрут руху, текст виступу, питання опонентам і так далі (шукайте в усьому ефективні шляхи, наприклад: дістатися Податкової інспекції вашого міста найшвидше на громадському транспорті (метро), аніж втратити час на особистому — у пробках).
- Вчитеся делегувати повноваження - передавати частину функцій управління або вирішення певних завдань іншим людям. Цим самим ви зможете сконцентруватися тільки на найголовнішому, а значить, досягнете значних результатів.
Пам'ятайте!Час, на відміну від грошей, не підлягає відновленню у разі його розтрати. Бережіть час – використовуйте його максимально ефективно.
Час – безцінний ресурс, якого не вистачає. Однак не завжди варто звинувачувати в цьому короткі 24 години, адже найчастіше у відсутності винна сама людина. Подолати власну лінь допоможе тайм-менеджмент - збірка правил, як розподілити час, щоб все встигнути. Достатньо виділити для себе всього 5 простих правил, щоб власне життя та звільнити час для корисних хобі та нових захоплень.
Візьміть за звичку щовечора наступного дня. У перші дні ця процедура буде забирати досить багато часу, але за кілька тижнів увійде у звичку. План має бути максимально чітким та продуманим. Фахівці тайм-менеджменту рекомендують не просто вказувати дії, а й обмежувати період виконання.
Наприклад:
- 8:00-8:15 – зарядка
- 8:15-8:45 – приготування сніданку
Похвилинний розподіл часу дозволяє швидше звикнути до розкладу, однак не для всіх справ можна визначити час виконання. Наприклад, на дорогу може знадобитися більше часу, ніж ви приділили у розкладі. Для новачків такі зрушення – складна перешкода. Якщо невеликі зрушення сильно вибивають вас із колії, перші дні вказуйте лише перелік справ і засікайте, скільки приблизно часу на нього пішло. Надалі скласти щохвилини буде легше, адже у вас будуть спостереження, які можна проаналізувати. На якихось справах можна заощадити, а іншим дати в запас зайвих 10-20 хвилин.
Грамотно продумуйте план наступного дня. Не вказуйте розмиті доручення, конкретизуйте та дробіть справи.
Наприклад, замість «бізнес зустрічі» вкажіть, які саме зустрічі плануєте провести і в який час. Продумування деталей заздалегідь позбавить необхідності витрачати цей час протягом дня. Навіть якщо з кожного пункту ви заощадите по кілька хвилин, до кінця дня вони сформуються додаткові півгодини чи годину.
Складайте план або в щоденнику, який плануєте постійно носити з собою та відзначати виконані завдання, або в мобільному телефоні. Існує безліч додатків-органайзерів, які нагадають про те, що настав час для відвідування спортзалу чи бізнес-тренінгу.
Не накопичуйте дрібні справи
При складанні плану описуйте дрібні відносини, навіть якщо їх виконання потрібно всього кілька хвилин. Включаючи їх у ви, як мінімум, пам'ятатимете про них, тому постараєтеся завершити до кінця дня. Дрібні доручення швидко забуваються або відкладаються на завтра, яке ніколи не настане. У результаті з купи дрібних справ утворюється снігова куля невиконаних обіцянок, які в один день можуть разом навалитися.
Намагайтеся виконувати дрібні доручення у перервах між основними планами. Наприклад, перш ніж приступити до підпишіть документи, що накопичилися, тим самим звільняючи місце на робочому столі. Такі відносини стануть перепочинком між основними заняттями.
Не дозволяйте красти у вас час
Йдеться насамперед про лінощі. Проблема сучасної людини і нестачі часу полягає в тому, що багато годин витрачається на соціальні мережі. Адже набагато простіше і зручніше засісти за стрічку новин, ніж витратити цей же годинник на роботу з власними.
Перед тим як складати графік, проведіть тестування власного графіка. Куди йде більша частина часу, і чи справді це заняття коштує витрачених хвилин чи годин? Немає нічого поганого у листуванні з друзями в соціальних мережах, але гострої необхідності перевіряти профіль кожні 5 хвилин немає, а відповісти на повідомлення можна за кілька годин.
Якщо важко відмовитися від соціальних мереж або комп'ютерних захоплень повністю, виділіть їм певне та не виходьте за межі зазначеного періоду. Заходьте в соціальні мережі, поки їдете на громадському транспорті додому або на роботу, грайте в улюблені ігри з кількома годинами у вихідні. Чи не прощайте собі відхилення від графіка!
Намагайтеся максимально поєднувати справи, але без шкоди якості їх виконання. Наприклад, поєднайте заняття спортом із прослуховуванням новин по радіо чи поїздку додому, або у справах із вивченням нових слів іноземної мови. Головне поєднувати справи, які потребують концентрації.
Намагайтеся підтримувати порядок
Наведіть порядок:
- На робочому місці.
- У будинку.
- У своїх думках.
На розсуд черговість пунктів можна змінити. Порядок на робочому місці дозволяє краще сконцентруватись. Хоча статуетки та фотографії родичів дуже затишно розташовуються на робочому столі, прагнете мінімалізму. Чим менше на столі буде речей, які відволікають увагу, тим легше буде розпочати роботу та виконати план. Аскетизм повинен дотримуватися як стосовно стороннім речам, а й робочим інструментам. Заведіть або бокс для робочих матеріалів. Якщо робота пов'язана з виробництвом, після кожного проекту або під час чергової перерви прибирайте сміття. За чистим робочим місцем набагато приємніше працювати, а на виправлення документів, що впали в клей, не потрібно буде витрачати час.
Наведіть порядок у будинку. Пам'ятайте, достатньо 2 генеральних прибирань, а решту часу достатньо лише підтримувати загальний порядок. Кладіть речі після використання на місце. Так ви завжди знатимете, де вони знаходяться, і не витратите півгодини на їх пошук. Скористайтеся , якщо ви вважаєте, що витрачаєте на прибирання занадто багато часу. Багато агенцій пропонують свої послуги за відносно низькими цінами. Якщо вважаєте, що ваш час коштує дорожче, зверніться за професійною допомогою.
Наведіть лад у своїх думках. Визначтеся, чому ви вирішили звільнити кілька годин на день. Можливо, ви планували розпочати вивчення мови або здобути другу вищу освіту. Поставте собі за мету і рухайтеся до неї.
Введіть нові звички
Звичка формується 21 день постійних повторень.
У цей постулат вірять багато людей, які хочуть розпочати нове життя. Підтверджень цьому немає, але якщо день у день повторювати певний алгоритм, у певний момент не доведеться собі нагадувати про його необхідність. Однак треба пам'ятати, що нові звички швидко йдуть, якщо їх пустити на самоплив.
Визначитись з тим, які звички вам потрібні, легко, достатньо навести лад у голові, і поставити перед собою цілі. Хочете схуднути? - Займіться спортом. Хочете поїхати у подорож? – Почніть вивчати іноземну мову. Чим вагоміший стимул ви сформуєте, тим легше буде запровадити нову звичку.
І не забувайте себе хвалити за кожен. У гарному настрої набагато легше знайти кілька вільних хвилин!
Напишіть своє питання у форму нижче
Обговорення: 6 коментарів
Для мене найголовнішим помічником завжди був блокнот. Всі свої справи, які потрібно виконати, я записую і розподіляю, що і за чим виконати. Тому завжди видно завантаженість дня та думки в порядку.
Відповісти
Я свого часу дуже ціную і марно не витрачаю. Але нам його витрачають чужі люди праворуч і ліворуч. Сьогодні, наприклад, я була у лікарні – лікар запізнився на 20 хвилин. Потім пішла на флюорографію – стояла під дверима година! А часу шкода.
Відповісти
Стаття "за все добре і проти всього поганого".
Але от покоробило «Не прощайте собі відхилення від графіка!» Це як? На пальцях себе лінійкою стукнути? Сказати ай-ай-ай? Сварити себе?
Мені здається, це тільки підвищить внутрішню незадоволеність і ніяк у плануванні часу не допоможе. Швидше вже збільшить стрес, що накопичується, який намагаємося «замазати» тим же безглуздим інтернет-серфінгом, алкоголем або їжею.
Я не надто люблю планувати і вважаю, що завдання необхідно вирішувати суто в міру їх надходження. Іноді корисно завдання відкласти на день – два – три. Можливо, вона сама собою відпаде.
Відповісти
Фраза: «у мене цього немає часу», немає нічого спільного з кількістю часу, вона відбиває лише те, що важливість завдання занадто мала, щоб витрачати час.
20 порад як правильно розподілити час і бути продуктивнішим
1. Знайдіть свій час до відмови (опір) задачі.Ви повинні спостерігати за собою, коли певні види завдань викликають у вас небажання та опір. Далі, коли дізнаєтесь про цей час, розбивайте завдання на інтервали рівні часу до початку опору. Можна піти і швидше, задайте подумки собі питання, скільки часу ви б із задоволенням працювали над завданням? Наприклад: 1 година, немає це багато, 45 хвилин – можливо, але не те, 30 хвилин – та це комфортний час. Далі робіть, наприклад 5 хвилин перерви. Можна спробувати чергувати завдання, але головне, щоб час від часу ваша нервова система і розум могли відпочити і розслабитися.
2. Візуалізація та конструювання перед тим, як почати робити. Можна назвати це планування, можна просто записувати. Але іноді дуже корисно уявити все у найдрібніших деталях. Це може серйозно заощадити ваш час, тому що в процесі ви можете знайти оптимальне рішення. З мого досвіду завдання з 3-4 годин можуть перетворитися на невелике 20 хвилинне заняття.
3. Можливо вам допоможе щоденник. Якщо ви не розумієте куди подінеться ваш час, заведіть собі звичку записувати свої щоденні дії та кількість часу, витрачену на них. Ви здивуєтеся, скільки часу витрачається на непотрібні речі. Дізнатися про проблему — перший крок на шляху до її вирішення.
4. Планування вільного часу.Допоможе вам провести з користю час та якісніше відпочити, що в майбутньому дозволить вам бути більш продуктивним.
5. При плануванні ставте менші терміни для завдань, ніж вам реально необхідно. Коли ми ставимо собі часові рамки, то одразу активізуємо додаткові ресурси і не залишаємо собі часу на зайві заняття.
6. Можливо ідеал - це не те, що вам потрібно?Подумайте, можливо хороший стан вам підійде не гірше, ніж ідеально, але для цього потрібно буде витратити в рази менше часу? Це стосується тих завдань, у яких невеликий результат досягається величезними зусиллями. Можливо витратити цей час інші завдання?
7. Якщо виконання дії займає кілька хвилин - просто зробіть його відразу ж. Не потрібно планувати його або відкладати, то ви витратите ще більше часу.
8. Кількість енергії всередині нас відображає наскільки продуктивними ми будемо. Тому дуже важливо стежити за рівнем своєї енергетики. Загалом можна виділити кілька пунктів, які допоможуть у цьому:
- Фізичні вправи. Так, ви багато чули про це, але якщо ви досі не приділяли час своєму тілу, негайно кидайте читання і починайте. Якщо ви постійний занепад сил, а мотивація на нулі - значить вам не вистачає фізичної енергії. Щоразу, коли ви займаєтеся, ви виснажуєте запаси енергії; АЛЕ після виснаження настає фаза компенсації та гіперкомпенсації, і в результаті з кожним разом ви збільшуєте кількість вашої внутрішньої сили та енергії.
- Перестаньте вживати енергетичні напої, у тому числі каву на постійній основі. Роблячи це постійно, ми викликаємо звичку, і енергетичний ефект стає мінімальним. Краще, звичайно, взагалі відмовитися від них, але якщо ви вирішили їх вживати, то робіть це з розумом: перед важливими подіями, коли вам потрібна додаткова енергія. Примітка: також прочитайте статтю - .
- Не вживайте спиртних та енергетичних напоїв перед сном. В іншому випадку, ви не отримаєте повноцінного сну, можливо, вам навіть складно буде заснути. На ранок ви будете виснажені та абсолютно не готові до повноцінних дій.
Більше інформації можна отримати, прочитавши .
9. Забудьте про телебачення. Вам більше нема чим зайнятися? Роки життя люди витрачають на порожні передачі. Не повторюйте помилки інших. А як же новини? Усі основні новини вам неодмінно розкажуть знайомі. Та й у наш час телебачення не найкраще джерело достовірної інформації. Також обмежуйте час, проведений у телефоні та інтернеті.
10. Формуйте правильні звички.Автоматизація дій допомагає заощаджувати час. Слідкуйте за тим, які саме звички ви впроваджуєте, позбавляйтеся звичок, які крадуть ваш час, енергію та здоров'я.
11. Тактично приймайте рішення відповідно до самопочуття. При високому рівні енергії та сил, займайтеся важливими завданнями, коли ви не почуваєтеся нормально, але не понад працюйте над звичайними завданнями, коли у вас мало сил над легкими. Найлегший спосіб демотивувати себе — почати працювати на складним завданням, при мінімальному рівні власної енергії. Не варто це робити. Примітка: рекомендую прочитати статтю про те, як , яка допоможе ставити правильні цілі.
12. Починайте з малого. Дуже добрий спосіб створити звичку або почати щось: щодня робити маленькі зміни. Невеликі зміни, по-перше, наближають вас до мети, по-друге, не займають багато часу та мотивують.
Більшість думок у середньої людини — негативні. Крім того, що це демотивує, це створює нашу реальність. Подумайте тепер у ?
13. Скоротіть очікування від дій.Якщо ви отримаєте більше - це здорово підніме настрій, якщо ж ви сподіватиметеся на «золоті гори», то найменша невдача може збити вас зі шляху. Коли ви знижуєте очікування, це робить вас більш впевненими, розслабленими, задоволеними та знижує рівень занепокоєння.
14. Усвідомте, що нікому немає до вас справи. Коли ви розумієте, що всім, зрештою, все одно хто і ви і що у вас є, ви починаєте ширше дивитися на світ. Люди більше дбають про своє благополуччя, більшість думок — про себе. Ви зможете розглянути більше можливостей і станете продуктивнішим, розуміючи, що ви нікого не цікавите.
15. Контролюйте рівень стресу. Це не означає позбутися його повністю. Для повного залучення сил ми не повинні бути розслаблені. Щоб повністю поринути в завдання, воно має бути вартим, а значить — воно має нести в собі якесь стресове навантаження. Потрібно знайти золоту середину, з одного боку, ви не повинні повністю розслабляти, з іншого боку стрес не повинен вас сковувати. Керуючи рівнем стресу можна контролювати продуктивність та мотивацію.