Планерка, оперативна нарада. Організація, проведення

Багатогодинні службові наради, що виснажують психіку, - не міф, не гротеск і не герої анекдотів. Реалії сьогоднішнього життя такі, що до 50% робочого часу йде на порожню балаканину, яка не приносить жодних результатів. Життя, що прискорюється, диктує нові правила офісної культури, проведення швидких і результативних нарад - частина корпоративної етики.

Що таке службова нарада?

Чи можна віднести п'ятихвилинку, планерку, збори до розряду службових нарад? Які цілі має такий формат колегіальної роботи? Які загальноприйняті методики його проведення та як досягти найвищої результативності після закінчення наради?

Ділова нарада - формат роботи в компанії, що має на меті регулярного планування та контролю виконання намічених справ усіх служб організації. Це ефективний інструмент управління персоналом та отримання від співробітників швидкого зворотного зв'язку. Щоправда, цей інструмент успішно працює лише в умілих руках грамотного керівника.

Перш ніж ввести в робочий режим подібну форму спілкування зі співробітниками, зазвичай видається відповідний наказ, який кожен учасник наради отримує під розпис для ознайомлення та виконання. У тілі наказу вказуються цілі, завдання, час та дати службових нарад, а також перелік учасників, регламент та структура порядку денного.

Генеральна мета проведення службових нарад - залучення до управління та процесу прийняття рішень співробітників, служб та підрозділів, як керівників, так і лінійний персонал.

До службових нарад відносяться планерки, оперативні пам'ятки, п'ятихвилинки, на яких узгоджується вектор розвитку компанії в цілому і розробляється тактика і стратегія підприємства, ставляться конкретні завдання. На планерках вирішуються поточні питання, нагадування, звірка генерального курсу. Оперативка – швидка зустріч для вирішення якоїсь проблемної чи конфліктної ситуації у колективі. Головна мета ділової наради - постановка та вирішення нових завдань.

Якщо компанії починається плутанина у цих поняттях, ефективність витрат робочого дня неухильно прагне вниз.

Головні помилки під час проведення службових нарад

Неефективна нарада видає незрілість керівника та/або організатора такого формату спілкування співробітників. У будь-якій справі потрібен досвід та вміння, здатні донести до працівників генеральну лінію компанії, отримати від них найбільшу віддачу.

Головний сигнал невмілого проведення наради - взаємна незадоволеність результатами: керівник чекає дій у відповідь від підлеглих, ті, у свою чергу, хочуть отримати найвигідніші умови для себе. Однак при цьому на нараді ніхто, ні з ким, ні про що не домовляється.

При цьому розвивається офісна хвороба - лицемірне зображення зацікавленої участі у ділових нарадах, які, по суті, є порожніми балаканями, обговоренням офісних пліток. Для найманих співробітників подібні заходи мають розважальний характер, з'являється ще одна можливість не працювати, не виконувати щоденні рутинні обов'язки.

Досить часто після такого регламентованого балаканини керівник починає вимагати з співробітників результати, відбувається конфлікт інтересів, за яким слідує звільнення найманих працівників, іноді цілими відділами.

Одна з найчастіших помилок під час проведення службових нарад - неструктурована подача рішення керівника, коли замість мозкового штурму, топ-менеджер виставляє завищені вимоги, а колектив, нездатний їх виконати, своєю чергою, висуває причини, з яких пропозицію виконати неможливо.

Відбувається це тому, що часто керівник сам не знає, що хоче і не шукає шляхів досягнення потрібних результатів.

Секрети ефективних нарад

Щоб нарада пройшла з найвищою ефективністю та принесла суттєві результати, ініціатору проведення цієї колегіальної форми роботи потрібно знати деякі секрети.

Постановка цілі наради. Будь-яка справа починається з правильної постановки цілі. Перед тим, як зібрати співробітників на ділову нараду, організатору необхідно відповісти на низку питань:

Доцільність проведення наради;

Коректний регламент та точна тема;

Маркери, якими можна буде судити про ефективність проведеного заходу.

Керівник – стратег, який здатний поставити чітке та конкретне завдання. Підлеглі - фахівці, які знають, якими інструментами необхідно користуватися для втілення в життя поставлених завдань.

Призначення відповідальних проведення наради. Будь-яка ділова нарада проходить за стандартними законами жанру – спочатку проводиться ретельна підготовка, призначення осіб, відповідальних за запрошення співробітників, за збір очікувань та пропозицій, які ведуть кожного пункту порядку денного, виконавців та секретарів, які фіксують етапи наради, що заповнюють протоколи та звіти.

Оптимальний вибір учасників. Від тих, хто братиме участь у службовій нараді, багато в чому залежить успіх її проведення. Неприпустимо залучати до таких заходів некомпетентних співробітників, здатних забрати захід в інший бік. Підбір фахівців, готових до обговорення питань, які порушуються на службовій нараді, необхідно доручити грамотному організатору-стратегу.

Встановлення регламенту. Ділова нарада, залежно від вирішуваних питань та величини компанії, зазвичай укладається в рамки нормативної тривалості – від тридцяти хвилин до двох годин. Планерка має закінчитися за п'ять-десять хвилин, а оперативна пам'ять - протягом сорока хвилин - години.

Підготовка плану наради. До початку відкриття ділової наради кожен учасник отримує детальний план порядку денного, звітні матеріали, згідно з якими може підготувати свої запитання та/або звіти.

Орієнтовна структура порядку денного. Цей документ може включати основні пункти, пов'язані з оперативним, тактичним і/або стратегічним управлінням в компанії. До структури порядку денного зазвичай включають конкретний перелік завдань, продиктованих планами підприємства, та способи їх вирішення. Крім того, на порядку денному можуть стояти додаткові завдання, які бажано виконати найближчим часом.

Проведення наради. Щоб ділову нараду було проведено максимально ефективно і не перетворилося на свавілля, що затяглося, починати його потрібно точно вчасно, переходити від питання до питання швидко, без розгойдування. Необхідно підбивати проміжний підсумок після кожного обговореного питання, позначивши точний час та дату відповідальних співробітників за виконання. При цьому слід скоротити дискусії до мінімуму, допустивши лише уточнення при розробці рішень.

Виміри ефективності. Кожна проведена нарада має бути проаналізована на відповідність поставленим цілям та завданням. Ефективність наради вимірюється пропорційністю бажаного результату стосовно витрат, необхідних його виконання.

Контроль та аналіз. Після того, як досягнуто ефективності проведення ділової наради, необхідно проконтролювати результат та провести ретельний аналіз. Вміння всі дані заміряти, аналізувати та контролювати - якість мудрого керівника, здатне вивести компанію у лідери ринку.

На замітку розумному керівнику

Ділову нараду краще проводити на початку дня, коли співробітники здатні генерувати грамотні варіанти рішень.

У кодексі корпоративної етики має бути прописаний алгоритм, графік проведення нарад та його частота, регламент, цілі та завдання. Найкраще таку нараду проводити по понеділках, коли потрібно поставити міні-завдання на тиждень та підбити підсумки минулого звітного періоду.

Кожен співробітник повинен знати час, місце та дату проведення регулярних ділових нарад та бути готовим до них. Цей пункт найкраще відобразити у посадових обов'язках кожного співробітника, вказавши ступінь його відповідальності та участі. Такою є етика службових відносин, порушення якої тягне за собою серйозні хвороби колективу.

У рамках проведення нарад досить часто настає опір з боку співробітників, який необхідно вчасно діагностувати та вміло зняти, не доводячи до саботажу та внутрішнього конфлікту інтересів. Якщо в компаніях з авторитарним стилем управління такого опору на нарадах не зустрічається через побоювання чи невпевненість, його потрібно штучно спровокувати. Інакше у процесі виконання та вирішення поставлених завдань можуть виникнути серйозні неполадки, спричинені нелояльністю співробітників до компанії.

Щоб запобігти подібній практикі, необхідно мінімізувати проблеми на етапі вибору мети та постановки завдання підлеглим. Для цього необхідно роздати «усім сестрам із сережок», тобто зайняти персонал важливими справами: комусь доручити важкі етапи розробки та впровадження проекту, іншим – делегувати контроль за виконанням, третіх мотивувати на «подвиги» шляхом підвищення авторитету в колективі, призначивши тимчасово виконують обов'язки лінійного керівника або демотивувати особливо завзятих співробітників.

Відповідальність працівників за виконання поставлених завдань необхідно розподіляти так, щоб їх можна було комфортно контролювати. На кожній нараді необхідно підбивати підсумки і відзначати співробітників, що особливо відзначилися, і карати провинилися і саботують роботу при всьому колективі. За спиною працівників жодних обговорень і рішень не можна допускати, оскільки миттєво виникає небезпека спалаху внутрішньофірмових конфліктів.

Кожному керівнику корисно знати відмінності службових нарад, планерок та оперативок від мозкового штурму, обміну думками, дискусій. І той, і інший формат управління передбачає отримання зворотного зв'язку, проте різними шляхами. Ділові наради - це технологія управління людьми та постановка тактичних та стратегічних завдань, а формат дискусії - неформальне спілкування, маркер того, що керівник недосвідчений і не вміє керувати ходом наради, спрямовувати його у потрібне русло.

Окрім цього, ділова нарада ділиться на:

Інструктивне, коли керівник роздає точні інструкції та отримує зворотний зв'язок від підлеглих;

Оперативне, у межах якого вирішуються поточні завдання;

Проблемне, коли розбирається якась проблема колективу і розробляється поетапний план виходу із кризової ситуації.

Багато сучасних компаній грішать плутаниною ділових форматів, затягуючи колектив в безодню плутанини, конфліктів і обговорень зовсім неробочих питань. Структуризація формату – частина культури, яка підпорядковується суворим корпоративним стандартам.

Оцінка ефективності ділових нарад

Як зрозуміти, що ділову нараду проведено грамотно та гранично ефективно? Необхідно відповісти на такі питання:

Чи досягнуто цілей, поставлених перед проведенням заходу?

Чи весь порядок денний розглянутий? Чи всі питання обговорено?

Чи вклалися у відведений регламент?

Чи всі рішення доведено до виконавців?

Чи правильно виконавці зрозуміли свої завдання та терміни їх виконання?

При відповідях ці питання виникне кількісна складова - скільки людина задіяно у вирішенні питання, скільки робочих годин їм потрібно виконання завдань, скільки потрібно грошей цього і таке інше. Кількісний маркер – хороший інструмент для аналізу ефективності в динаміці та порівняння з минулими періодами.

Як правило, ефективно проведені наради, коли всі цілі досягнуті у потрібний час, дають відчутні результати.

Провести високоефективну нараду – справжнє мистецтво, де керівник вступає диригентом, секретар – першою скрипкою, а весь колектив – цілим оркестром. Від ретельної підготовки та грамотного проведення ділової наради залежить, яку партитуру виконуватиме цей живий організм - класичну музику, здатну викликати захоплені емоції та надихнути на майбутні перемоги, або какофонію звуків, що вбиває все навколо.

Розумних вам управлінських ходів, панове!

Жанна П'ятирікова спеціально для бізнес-порталу BZZN.ru

Організувати та провести планерку максимально ефективно.

Знайти вирішення проблеми заявленої для обговорення або задати напрямок руху розвитку ситуації в конструктивне русло.

Провести планерку цікаво, щоб учасникам не було колись позіхати і у них не виникло відчуття марно витраченого часу.

План дій

1. Ознайомиться із запропонованим методом організації проведення планерки.

2. Підготуватися самому, підготувати необхідні матеріали та запросити учасників.

3. Провести планерку.

4. Підбити підсумки проведення планерки та ознайомити з ними всіх учасників.

Як організувати планерку

ПершеЩо потрібно для проведення планерки - це питання або тема планерки. Яке робоче завдання ви хочете вирішити? Який позитивний ефект для роботи організації буде результатом проведення планерки. Ознайомте учасників планерки із цим питанням заздалегідь. Таким чином, ви заощадите час під час проведення планерки, а учасники обговорення, можливо, прийдуть, вже маючи цікаві ідеї з вашого питання.

Друге– це люди, які братимуть участь у планерці. Фахівці якого профілю та керівники якого рівня, або якісь лінійні співробітники вам потрібні, щоб знайти відповідь на поставлене запитання.

Третє– місце проведення планерки. Важливо, щоб це було окреме приміщення або навіть спеціальна зала для нарад. Де всім буде достатньо місця, сторонні (не беруть участь у планерці співробітники) не зможуть вас потривожити і телефонувати не будуть.

Четверте- Час проведення планерки. Бажано, щоб воно було зручним для всіх учасників чи постійним. Наприклад, щоденні планерки проводяться щодня рівно о 8.30.У будь-якому випадку, вибираючи час проведення планерки, вам доведеться орієнтуватися на найважливіших її учасників. І призначати його заздалегідь, кілька годин, а правильніше – днів.

П'яте- Регламент проведення планерки. Важливо не лише вчасно розпочати планерку, а й вчасно закінчити її. Заздалегідь визначте порядок обговорення питань та час, що виділяється кожному учаснику. Обмежте його, це зробить доповіді стислими та максимально інформативними. Наприклад, один виступ трохи більше 10 хвилин.

Шосте- Підручні матеріали. Необхідний мінімум це ручки для всіх учасників та папір. Подбайте про це самі, заздалегідь, щоб не довелося витрачати час обговорення на пошук того, чим і на чому писати. Ще вам знадобиться: фліп-чарт, проектор, екран, ноутбук, принтер. Всю техніку необхідно підготувати та перевірити її працездатність заздалегідь.

Сьоме– провідний планерки або секретар, який фіксуватиме процес та підсумки обговорення вашого питання.

Формати проведення планерок

1. Підбиття підсумків, інформаційна планерка.

Такі планерки можуть проводитись щотижня на початку тижня для керівників усіх підрозділів вашої організації.

Навіщо потрібні такі планерки?

2. Планер – розподіл поточних завдань.

Зазвичай проводяться на початку кожного робочого дня. Формат очевидний – керівник видає підлеглим завдання щодня. Час проведення також не варто розтягувати – всі отримали завдання та пішли його виконувати.

3. Планерка-нарада для обговорення поставленого питання.

Ви заздалегідь формулюєте своє питання, яке вам сформулювало саме життя та поточна ситуація на вашому ринку.Озвучуєте мету планерки, розсилаєте цю інформацію учасникам. Просіть їх підготуватися (якщо це необхідно) з цього питання. Заздалегідь визначаєте регламент та секретаря планерки-наради. Підсумки проведення планерки розсилаєте всім учасникам. Час проведення такої планерки трохи більше двох годин. Але бувають ситуації, коли часу потрібно більше. У такому разі запланує організовані перерви по 15-20 хвилин на чай та просто відпочинок. (Чай і солодке теж підготуйте заздалегідь!)

4. Творча планерка.

Запити для роботи в коучінгу
1) Розвиток ресурсу креативності для зростання (самрозвиток, професійне зростання, розвиток бізнесу)
2) Вирішення внутрішніх конфліктів, подолання криз за допомогою ресурсу креативності

Організувати та провести планерку максимально ефективно.

План дій

1. Ознайомиться із запропонованим методом організації проведення планерки.

2. Підготуватися самому, підготувати необхідні матеріали та запросити учасників.

3. Провести планерку.

4. Підбити підсумки проведення планерки та ознайомити з ними всіх учасників.

Як організувати планерку

Сьоме– провідний планерки або секретар, який фіксуватиме процес та підсумки обговорення вашого питання.

Формати проведення планерок

1. Підбиття підсумків, інформаційна планерка.

Навіщо потрібні такі планерки?

2. Планер – розподіл поточних завдань.

3. Планерка-нарада для обговорення поставленого питання.

4. Творча планерка.

Планерка - важлива частина робочого процесу. Однак вона може стати стимулом для співробітника, опорним пунктом і трампліном, так і геть-чисто відбити все бажання працювати. Як проводити наради, щоби «запалити» підлеглих? Як працівникам поводитися на зборах, щоб витратити час із користю?

Навіщо потрібні планерки?

Близько року я працювала в редакції журналу про будівництво та будинки. Видавець, вона ж власник, дуже любила планерку. Ми збиралися в її кабінеті щоранку на півтори-дві години і дивилися виставу одного актора. Озвучена мета цих зборів – розповісти, у якій стадії зараз відносини з рекламодавцями. Прихована – пояснити, які невдахи зібралися за столом. Мені (редактору) та дизайнеру теж потрібно було бути присутнім. «Звільнення» отримувала лише бухгалтер: їй потрібно було постійно моніторити рахунок щодо надходження грошей, які ніяк не надходили. Бо замість роботи ми сиділи на планерці.

Ми б і раді були послухати, що про нас думає наш наймач, і подивитися, як вона вміє продавати по телефону, але робота стояла. Справа в тому, що гроші в редакції з'являться, якщо менеджери продадуть рекламу. Щоб призначити зустріч із потенційним рекламодавцем, потрібно до нього додзвонитися. А застати когось на місці реальніше було з 9 до 10, потім народ розходився по своїх планерках, виробництвах та зустрічах. Загалом дзвонити треба було якраз у той час, коли ми сиділи в директорському кабінеті.

Розірвати це замкнене коло було неможливо. Ні, ми говорили, що менеджерам потрібно до телефону, а редактор із дизайнером хотіли б повернутися до журнальних смуг. Ми багато разів просили перенести планерку на інший час. Але якщо збиратися заради зборів, забувши про зиск для компанії, добрі часи настануть нескоро.

1. Складіть план:

яка основна мета зустрічі: розповісти про нововведення, вислухати думки, вирішити проблему, зібрати звіти та ін.

які питання потрібно обговорити насамперед,

що можна буде пропустити та вирішити у робочому порядку, якщо не залишиться часу тощо.

2. Визначте мету

Сформулюйте запит у форматі результату. Не «обговорити проблему», а «виробити вирішення проблеми».

3. Зафіксуйте домовленості та закріпіть відповідальність із термінами

Якщо виникає пропозиція щодо рішення, результатом наради буде домовленість про те, які будуть кроки, хто бере на себе відповідальність та у які терміни.

4. Встановіть «зручний» час

Щоб співробітники не розтягували доповіді, були зібранішими і швидше думали, призначте нараду за годину до обідньої перерви або закінчення робочого дня. Затягнуть – пропустять обід чи підуть додому пізніше. А це, зрозуміло, нікому не хочеться.

5. Будьте ближчими до народу

Якщо ви хочете досягти відвертості від підлеглих, вислухати, що вони справді думають з цього питання, сядьте серед них. Коли ви на чолі столу, ви начальник, і ваша думка пріоритетна. Коли ви сидите поруч із співробітником, ви – колега, готовий до спільного обговорення та пошуку рішення.

Генеральний директор ТОВ «Складування», мережа складів індивідуального зберігання речей (Self storage), skladovka.ru

Збори завжди мають бути підготовлені керівником з погляду питань, які ви хочете обговорити. До початку краще розіслати повістку, за якою ви хочете отримати відповідь або організувати обговорення. Збори мають закінчитися протоколом, де фіксуються прийняті рішення, термін виконання та відповідальні.

Кожна нарада проводиться за принципом наступності, щоб люди розуміли логіку розвитку проектів та мали можливість дати зворотний зв'язок, повідомити про проблематику, яка виникла у процесі виконання рішень.

Дуже корисні наради на об'єктах, а не у кабінеті керівника. На місці відразу видно, що реально відбувається на об'єкті, що потрібно зробити для нього, щоб він досяг намічених цілей.

Робочі зустрічі керівника організації з представниками підрозділів дозволяють у результаті відстежувати, чи йде кожен підрозділ та підприємство загалом до наміченої мети чи відхиляється від неї.

Директор з розвитку компанії «ЦентрАгро»

У нашій компанії наради класифіковані: поради, комітети, зустрічі, які у свою чергу мають чіткий часовий регламент та повістку. Тільки ситуаційні наради щодо форс-мажорів не мають заздалегідь визначеного порядку денного. До решти готуються документи заздалегідь і надсилаються поштою зацікавленим сторонам.

На нарадах встановлено правила:

не перебивати один одного;

не виходити;

вимикати телефони;

бути вчасно.

Ефективність нарад підвищується за рахунок підготовки та попередньої розсилки документів, чіткого розкладу нарад для планування робочого часу працівників.

Планерки на відстані

З кожним роком стає дедалі більше компаній, які відмовляються від офісів та переходять на . Як же проводити планерки, коли всі співробітники живуть не лише у різних містах, а й у різних частинах світу?

Наталія Одегова

Засновник онлайн-тренінг-центру 1day1step.ru

Раніше я працювала у великій корпорації. Зараз усі мої співробітники з різних міст і навіть країн, і ми багато спілкуємося онлайн. Попередній досвід дозволив взяти найкраще і змінити те, що було явно неефективно.

Люди працюють онлайн для того, щоб мати більше часу, тому всі планерки сильно коротші і набагато результативніші. Ми не збираємо на зустріч людей, які не можуть вплинути на вирішення питання, і отже, не витрачаємо їх час даремно. Планерка проходить стисло і лише у справі. Нерідко це дзвінок по скайпу на 5-10 хвилин із обговоренням конкретного питання.

Є показники, які ми регулярно моніторимо, але за ними ми взагалі не телефонуємо, а викладаємо нові дані в загальний чат і приймаємо рішення, обговорюємо нові кроки щодо покращення.

За термінами: так як у нас взагалі багато свободи, то я ніколи не вичавлюю найкоротші терміни у проектах «на розвиток», а питаю: «У який термін ти віриш? За який термін можеш відповідати? Такий підхід дозволяє співробітнику усвідомлено взяти на себе відповідальність і з великим бажанням та задоволенням попрацювати над завданням.

І дуже допомагають проміжні контрольні точки, коли я заглядаю в процес і дивлюся, чи правильно рухаються справи.

Залишіть телефон, планшет та інші гаджети у кабінеті. Не варто брати улюблену іграшку на зустріч із керівництвом.

Пам'ятайте, що на зборах діє той самий принцип, що й у школі. Хто уважно слухає, киває та ставить уточнюючі питання, той молодець. А навіщо бути молодцями на роботі? Правильно – щоб про нас згадали, коли розподілятимуть премію.

Ще одне шкільне правило – «очі в очі». Коли хвалять, надішліть керівнику відкритий погляд. Посипалася лайка, починайте вишукувати найцікавішу рисочку на столі або приділіть увагу своїй ручці.

Записуйте все, взагалі все . Потім розберетеся, що знадобиться, а що можна викинути. По-перше, начальники дуже люблять, коли їх конспектують. По-друге, записи - запасний аеродром, якщо знадобиться втекти. До речі, між перлами керівника можна фіксувати свої думки.

Активно висловлюйте свою думку, якщо це передбачено форматом планерки. Навіть якщо ви поділитеся банальністю, ви все одно виглядатимете солідніше на тлі товаришів по службі, що мовчать і розглядають черевики. Зараз головне – показати, хто тут найактивніший учасник.

Про сон, позіхання та відсутній погляд навіть не говоримо. Ви самі розумієте, що це недоречно.

Якщо зовсім здолала нудьга, спробуйте працювати в умі. Складіть перелік справ, подумайте про свій проект глобально. Або просто помрійте.

ефективно проводити наради, щоб «запалити» підлеглих? Як співробітникам поводитися на зборах, щоб витратити час на користь?"/>

Планерки, оперативні пам'ятки та збори – це невід'ємна частина робочого дня практично кожного співробітника. Керівник рано чи пізно стикається з необхідністю самостійно проводити щоденну планерку. Але, як часто буває, цьому ніхто особливо не вчить. Тому часто виникає питання – як проводити планерку?

Цілі проведення планерки

Перше, що необхідно зробити це визначити цілі, які ви хочете досягти проведенням планерки. Як правило, основна мета таких нарад – це створення єдиного інформаційного простору серед усіх співробітників, як наслідок досягнення вищої та злагодженості роботи. Планерки допомагають вирішити такі завдання:

Постановка цілей та завдань на команду;
Доведення загальної інформації до всього колективу;
Вирішення спільних питань;
Мотивація та залученість персоналу;
Навчання співробітників, за рахунок передачі найкращих практик;

Погодьтеся, досягнення таких цілей становить великий інтерес для будь-якого управлінця. Тому практика планерок настільки поширена у бізнесі. Але досягти ефективності від зборів не так просто, важливо дотримуватися чітко прописаного плану дій і готуватися до кожної планерки.

План проведення планерки

Отже, ми визначили, що збори штука важлива і корисна, але, щоб не перетворити цей інструмент на чергове марне катування підлеглих, керівнику варто підійти з усією серйозністю до підготовки планерки. Раніше ми обговорили мету проведення наради, завдання керівника в залежності від мети скласти план проведення планерки. Природно збори для продавців і ТОП менеджерів кардинально відрізнятимуться один від одного. Хоча сама структура проведення буде приблизно однаковою.

Дуже важливим моментів у проведенні будь-яких зборів, якнайшвидше давати можливість висловитися підлеглим. Бажано з перших хвилин залучити якнайбільше учасників планерки. Це допоможе налаштувати команду.

Секрети успіху планерки

Найважливіше! Щоб збори були цікавими, ви повинні до них готуватися. Успіх зборів залежить від кількох важливих факторів:

Інформаційна складова. Інформація, яка доводиться на зборах, повинна бути корисною та цікавою. Якщо інформація нудна та одноманітна, то робіть цікавий спосіб подання інформації. Забирайте нудну та не корисну інформацію;
Емоційна складова. Навіть найцікавіша тема може бути занапащена неправильною подачею. Згадайте ваших викладачів з університету, на якихось лекціях вся аудиторія спить, а інші повний аншлаг.
Лідер, який проводить збори. Чим авторитетніший ведучий, тим краще його сприймає аудиторія. Якщо у вас авторитет не високий, уважно працюйте над 1 та 2м пунктами.

Правила проведення планерки

Співробітники, що запізнилися

На збори завжди хтось намагається запізнитися. Такі співробітники вносять великий деструктив, і з ними треба відчайдушно боротися. Прощу всього домовитися попередньо з усіма учасниками команди, що ми робимо з запізнілими. Є кілька прикладів: запізнілий приносить всій каві чи фрукти, запізнілий розповідає анекдот, що запізнився співає пісню тощо. Найголовніше, щоб правила всі знали і всі їм дотримувалися. Якщо правило продумане і прийняте колективом, то ви скоротите запізнення до мінімуму.

Одночасний час проведення зборів

Дуже важливо дотримуватися чіткого графіка проведення зборів. Немає нічого гіршого за позапланові збори, це зриває плани підлеглих, не дає їм нормально підготуватися. До таких зборів ставлення спочатку негативне, що не має в своєму розпорядженні на робочий лад.

Про будь-які збори потрібно сповіщати заздалегідь, найкраще не змінювати дати та час зборів без зайвої потреби.

Не затягувати час зборів

Дуже важливо слідувати таймінгу, якщо ви визначили, що збори не повинні тривати більше 30 хвилин, тож тримайте слово. Чим довше зібрання, тим менш ефективне. Якщо потрібно вирішити складні питання і потрібно тривалий час на опрацювання деталей, створюйте робочі групи компетентних співробітників. Часто більшість зборів витрачається на опрацювання організаційних моментів, і більшість слухачів взагалі вилітає з діалогу.

Говорить лише ведучий

Часто спостерігаю картину, коли співробітники бояться свого боса й у підсумку збори перетворюються на монолог диктатора. Як правило, все це відбувається при труновій тиші, а повітрі відчувається напруженість. Директивний стиль управління не доречний на зборах, він суперечить суті цього заходу. В ідеалі, на планерці мають висловитись усі учасники.

Обговорення приватних питань

Іноді один із учасників планерки може спробувати використати цей захід для вирішення свого приватного питання. Співробітнику публічна постановка питання зазвичай вигідна. Такий підхід може перетворити збори на балаган. Тому потрібно відразу припиняти подібні маніпуляції та призначати час для вирішення приватних питань.

Вплив зборів працювати

Все, про що ви домовилися на зборах, має виконуватися і з вашого боку. Якщо немає контролю, співробітники швидко адаптуються та перестануть виконувати ваші розпорядження.

Як перевірити ефективність зборів

Ефективність зборів досить легко перевірити. Запитайте ваших підлеглих, що було на зборах? Через 5 хвилин після зборів, через 3 години та наступного дня. Відповіді на ці питання – це зворотний зв'язок для організатора планерки. Якщо багато інформації, змушуйте співробітників вести записи. Але фіксувати інформацію у будь-якому випадку всі повинні.