«Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, не організовано працюємо, безглуздо працюємо».
Фізіолог Н.Є. Введенський
Тайм – менеджмент – техніка управління часом, що включає правила і принципи, які допомагають людині правильно організувати свій час і досягти максимальної ефективності в будь-якій справі. За допомогою тайм-менеджменту людина може сама усвідомлено контролювати час, який він витрачає на різні види діяльності, збільшуючи при цьому ефективність та продуктивність своєї роботи чи відпочинку. Планування, розподіл, розстановка пріоритетів, встановлення цілей допомагає людині впоратися з божевільним ритмом сучасного життя. Тайм – менеджмент допомагає людині встигати робити все без стресів та уникнути хронічної втоми.
Спочатку методики тайм – менеджменту використовувалися лише за ведення бізнесу, організації праці. Але зараз методи управління часом також застосовуються і в особистому житті людини, щоб встигати справлятися з побутовими питаннями, правильно організовувати дозвілля, відпочинок.
Історія виникнення тайм-менеджменту
Ще в 20-ті роки Наукова організація праці говорила про те, що ефективність використання часу залежить від особистої ефективності самої людини. З'явилася Ліга "Час", яка публікувала статті в газетах під назвою "Боротьба за час". У 70-ті роки набув популярності метод хронометражу, який розробила біолог Любищев. Цей метод є інструментами вироблення ефективного мислення людини, що сприяє раціональному управлінню особистим часом та підвищенням особистої ефективності.
У 2007 році в Москві при фінансово-промисловому інституті відкрилася перша кафедра тайм - менеджменту. Сьогодні цей напрямок став дуже затребуваним і популярним. Є маса тренінгів, семінарів з планування та раціонального розподілу часу.
Тайм-менеджерце людина, яка враховує психологічні особливості людей, умови праці та пропонує більш ефективні графіки роботи. Він здатний розкрити в людині всі його приховані резерви та підказати, яким шляхом підвищити свою ефективність.
Процес спілкування тайм - менеджера з клієнтом схожий на психологічну консультацію, в якій він вислуховує людину, дає підказки та поради, як розподілити час, скільки часу приділяти відпочинку, як розставити пріоритети. Як спланувати день так, щоби все встигати без стресів.
Тайм – менеджери проводять не лише індивідуальні консультації. Часто їх запрошують компанії як експерти, щоб вони допомогли налагодити процес праці. Насамперед навчити керівника правильно розподіляти свій робочий час і грамотно розподіляти обов'язки в колективі. Вони вивчають діяльність компанії, необхідну кількість часу на вирішення певних завдань. Після збору інформації та аналізу, тайм-менеджер вносить корективи до порядку дня фірми.
- Аналіз витрат часу виконання певних завдань.
- Постановка, формулювання та визначення мети.
- Складання плану задля досягнення мети, і навіть розстановка пріоритетів.
- Реалізація мети. Підказка, які кроки потрібно зробити відповідно до плану.
- Складання списків справ, які потрібно зробити.
- Фіксація часу за допомогою хронометражу.
Які переваги має людина, яка навчилася правильно планувати свій час?
«Час, витрачений даремно, є існування; час, вжитий на користь, є життя»
Е.Юнг
- Досягає поставленої мети.
- Досягає своєї мети набагато швидше, ніж інші.
- Здатний досягти успіху у будь-якій сфері діяльності.
- Має більше часу на відпочинок, спілкування з близькими та друзями.
- Може виконувати набагато більше за певний проміжок часу.
- Може збільшити свої доходи та відійти від справ, правильно розподіливши обов'язки між співробітниками.
- Може позбутися хронічної втоми, не схильний до стресів.
- Завжди має чіткий план дій.
- Має почуття внутрішньої свободи і самостійно контролює своє життя.
Види тайм-менеджменту
Нині є багато різноманітних підходів до проблеми управління часом. Фахівці виділяють три основні типи:
- Персональний (особистий) тайм – менеджмент. Він пов'язаний з особистісним саморозвитком людини, вмінням правильно та плідно організувати свій день.
- Професійний тайм – менеджментдопомагає людині ефективно виконувати свою роботу, правильно організовувати свій робочий час чи розумно розподіляти обов'язки у колективі.
- Соціальний тайм – менеджментрегулює міжособистісні взаємини чи управління часом кількох людей. Наприклад, корпоративний.
Основні поняття тайм - менеджменту
Концепція управління часом-це спосіб розуміння та сприйняття часу. Концепція тайм – менеджменту допомагає визначити причину та мету, чому людині необхідно навчитися керувати своїм часом. Усвідомити цінність цього процесу, і навіть зрозуміти основні засади управління часом.
Методи керування часом- Певна послідовність дій, яка допоможе вирішити конкретне завдання.
Система управління часом– комплекс концепцій та методів, які дозволять вам максимально швидко та ефективно досягти своєї мети.
Неправильна організація роботи чи неписьменна організація діяльності керівництвом призводить до того, що співробітники компаній відчувають постійний дефіцит часу. Це позначається на ефективності роботи та успішності підприємства в цілому.
Нестача часу спостерігається у тих випадках, якщо:
- Немає розкладу роботи на день.
- Якщо помічник керівника не в курсі його порядку денного.
- Телефонні дзвінки та відвідувачі часто відволікають від основної діяльності.
- Якщо керуючий не вміє розподіляти обов'язки.
- Якщо робота виконується у постійній поспіху, що призводить до швидкої стомлюваності.
- Якщо працівники не відповідають своїм посадам.
- Якщо працівники неадекватно оцінюють свої можливості, то швидкість роботи.
- Якщо немає мотивації у працівників (наприклад, надто низька зарплата).
Щоб покращити ефективність роботи підприємства, необхідно навчити працівників складати план роботи на день. При складанні плану потрібно 60% часу відвести основним завданням, 20% непередбаченим і 20% спонтанним справам. Головне, привчити колектив складати плани на день систематично та регулярно.
Ефективність тайм-менеджменту в управлінні залежить від того, наскільки співробітники будуть навчені плануванню, розставленню пріоритетів, контролю часу виконання завдань, а також правильної черговості виконання завдань.
Для вирішення цих завдань можна запросити експерта з тайм-менеджменту або навчити менеджера вашого підприємства, який сам видаватиме співробітникам завдання та контролюватиме ефективність їх роботи. Менеджер повинен видавати як основні, і кілька запасних завдань. Наприкінці дня співробітник подає звіт про виконану роботу.
Управління особистим часом у тайм – менеджменті
Щодо управління особистим часом, тобто основні правила тайм – менеджменту, що застосовуються в особистому житті:
- Ніколи не брати роботу додому.
- Організувати побут так, щоб він займав мінімум часу.
- Планувати вільний час наперед. Сюди має входити емоційна насолода (похід у кіно, театр, концерт, музей). А також фізичне (заняття спортом, танцями тощо).
- Для відпочинку використовувати не лише вихідні, а хоч би один день серед тижня. Наприклад, покататися велосипедом після роботи або піти з друзями в сауну.
- Під час відпустки обмежити дзвінки, пошту, інтернет, щоб відпочити по-справжньому.
1.Основне правило тайм-менеджменту - правильна постановка мети.
Якщо ви навчитеся чітко визначати свої цілі, а також визначати, які завдання є другорядними, то ви заощадите багато часу.
Якщо ви витрачаєте свій час на щось, значить, у цей момент ви вважаєте, що він дуже важливий. Але чи це так? Поставте собі запитання, чи результат цієї дії допоможе вам наблизитися до вашої мети? Що таке ціль? Мета - прагнення людини до чогось, коли весь процес спрямований на кінцевий результат.
При постановці мети потрібно спочатку визначитися з основними цінностями.
Усвідомити свої можливості, мотивацію. Проаналізувати проблеми, потреби та складності, які можуть виникнути на шляху до мети. Подати чітко свою мету в найдрібніших деталях, її кінцевий результат. Розпланувати свої дії, зайнятися пошуком ресурсів та розпочати реалізацію.
Існують різні методи постановки цілей. Але всі методи мають загальний алгоритм постановки цілей:
- Мета має бути максимально конкретною із зрозумілим кінцевим результатом.
- Необхідність досягнення мети має бути обґрунтованою. Навіщо це потрібно, і що я з цього отримаю?
- Мета має бути реальною та зрозумілий механізм її досягнення.
- Необхідно чітко визначити межі часу, за які ціль має бути досягнута.
2.Другое головне правило тайм – менеджменту – пріоритизація.
Вміти розставляти пріоритети це дуже важливо. Існують справи, які мають меншу значущість у досягненні мети, а є ті, які відіграють головну роль.
3.Третє основне правило тайм - менеджменту - це планування.
Після встановлення мети наступним етапом буде планування. Планування – невід'ємна частина тайм – менеджменту. Воно складається з таких основних етапів:
- Упорядкування плану тайм – менеджменту.
- Етап складання проекту, у якому можна маневрувати, продумати різні варіанти досягнення мети.
- Етап виявлення необхідних ресурсів.
- Етап визначення осіб, які зможуть допомогти на шляху до мети.
- Етап фіксації результатів планування у вигляді бізнес-проекту, карти.
Коли людина починає займатися плануванням, активізується мислення, вмикається творчий потенціал. При складанні плану ваша мета стає більш конкретною, ви починаєте розуміти, чого ви хочете насправді і як цього досягти. Це свого роду практичний посібник до дії.
Доки людина не складе план реалізації того, чого хоче, вона перебуває в постійному роздумі на цю тему. Але не думки, а дії наближають вас до мети. Коли складено докладний план, у якому враховані різні способи досягнення мети, це дозволяє маневрувати. Не виходить одними засобами та способами, можна спробувати інші. Планування розвиває в людині гнучкість та готовність до будь-яких ситуацій.
Упорядкування плану дає вам високий шанс успіху. Наявність плану надає впевненості у собі, своїх можливостях. Усі успішні люди та підприємці займаються плануванням.
Основні методики планування. Короткий опис
1. АВС плануваннябазується на тому, що необхідно спочатку потрібно виконувати найбільш значущі відносини (під буквою А), а потім В та С.
Справи категорії А – найважливіші. Вони становлять 15% всіх справ і дають 65% результатів. В - важливі справи, які становлять 20% всіх справ і приносять 20% результатів. Категорія С – це справи найменшої ваги, вони становлять 65% і дають результат – 15%.
2. Правило Паретоабо принцип "80 на 20". Цей принцип застосовується до будь-якої щоденної діяльності. 80% справ, що ви робите протягом дня, дають вам 20%потрібного результату. А 20% важливих справ, що плануються, наближають вас до результату на 80%.
Наприклад: 20% людей володіють 80% капіталу, 80% людей володіють 20% капіталу. 20% клієнтів дають прибуток у 80%, а 80% клієнтів дають прибуток у 20%.
3. Хронометраж- цей метод полягає в тому, що вам потрібно щохвилини записувати всі свої дії і скільки часу ви на них витратили. Це допоможе вам зрозуміти, куди і на що йде ваш час і як скоригувати ваш графік.
4. Складання списку завдань- Це найпростіший метод планування, який дозволяє планувати і час, і справи.
Як правильно скласти список справ і слідувати йому?
- Спочатку поспостерігайте за собою. Скільки потрібно часу на виконання різних завдань.
- Напишіть список справ із вечора.
- Записуйте певні пункти. Наприклад: зайти до магазину. До цього пункту додайте список покупок.
- Плануйте весь свій день, не лише роботу.
- Починайте свій день із виконання неважких завдань. Щоб відразу поставити галочки і підбадьоритися на весь день думкою про те, що слідувати списку справ не так вже й складно. Наприклад, зробити зарядку і приготувати сніданок.
- Список справ має бути завжди на увазі.
- Не пишіть у список більше 7 пріоритетних справ, щоб потім не нервувати, що ви щось не встигли.
- Випробуйте всі методики планування та підберіть найбільш підходящий.
- Ведіть запис.
- Не намагайтеся встигнути все. Спочатку зробіть найважливіші та пріоритетні справи.
- Плануйте кожен день. А також складайте додатковий план на тиждень.
- Завжди носіть із собою ручку та блокнот.
- Заведіть Щоденник успіху, він вас мотивуватиме і нагадуватиме, що ви на вірному шляху.
- Навчіться говорити "Ні". Це допоможе уникнути спілкування з непотрібними людьми, занять непотрібними справами.
- Перш ніж щось робити, обміркуйте, наскільки це терміново, важливо і як ця дія наблизить вас до мети.
- Проаналізуйте свої звички, дії, які відбирають даремно ваш час. По хронометражу легко відстежити ті дії, яких вам потрібно позбутися.
- Не виконуйте чужих справ. Не будьте інструментом для досягнення чужих цілей. Сконцентруйтеся на своїй меті.
- Виділяйте час на самовдосконалення.
- Не зупиняйтеся на досягнутому. Досягши однієї мети, ставте наступну.
1. Стівен Кові у книзі «7 навичок високоефективних людей»розглядає тайм - менеджмент, як елемент самовдосконалення. Ось його поради:
- Робіть те, що маємо зробити спочатку. Чи не відкладайте важливі справи на потім.
- Ваша мета має бути пріоритетною та важливою. Рухайтесь до неї.
- Усі дії виконуйте на основі пріоритетів.
- Не витрачайте багато сил для досягнення незначної мети. Затрачувані ресурси та кінцевий результат мають бути порівнянними.
- Шукайте всі способи, щоб зробити життя простішим.
2. Девід Аллен радить правильно організувати робоче місце, придбати всі необхідні канцтовари. Також завести картотеку, на кожну справу завести відповідну папку. Також Аллен радить писати 4 списки справ:
- Скласти список справ, які необхідно виконати у найближчій перспективі;
- До окремого списку внести проекти, які потребують комплексного підходу;
- Окремо скласти список проектів, які з тієї чи іншої причини поки що не можуть бути виконані;
- Список «коли».
3.Джулія Моргенстерн радить спочатку оцінитискільки часу ви витрачаєте на виконання ваших завдань. Які фактори вас відволікають? Можливо, вас відволікають соцмережі, додаткові обов'язки, нереальні терміни чи психологічні перешкоди.
- Для кожної дії необхідно встановлювати часові рамки.
- Якщо ви не можете виконати якусь дію, то проаналізуйте, можливо, її можна відкласти на якийсь час, перепоручити іншим співробітникам або зовсім від нього відмовитися.
- Сортуйте речі та справи, очистіть простір від усього, без чого можна обійтись. Призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – час.
«З'їдайте жабу на сніданок»
Щоб весь день ваші думки не поверталися до справи, яку ви не хочете виконувати або вона вам неприємна, почніть день із неї. Так ви звільнитеся від емоційної напруги та вантажу, який би довелося нести весь день.
«Біфштекс із слона»
Якщо перед вами стоїть глобальне завдання, для вирішення якого необхідно зробити безліч дій, тоді розділіть цю роботу на частини. Не робіть зі справи слона, наріжте його на шматочки. Так простіше почати реалізувати поставлене завдання. А також такий підхід сприяє кращому розумінню цього завдання.
Навчіться говорити «ні»
Управління часом вчить не тому, щоб встигати робити якнайбільше, а встигати правильно робити те, що потрібно. Говоріть «ні» непотрібним справам, людям. Не ставайте ні для кого інструментом для досягнення цілей. Сконцентруйтеся на своїх цілях.
Прагніть до автоматизації та максимального спрощення своєї діяльності.
Виконуйте схожі відносини поспіль, оскільки мозок звикає до певної сфери діяльності. І щоразу справляється з ними швидше.
Прислухайтеся до своїх біологічних ритмів. Робіть роботу в той час, коли відчуваєте особливий приплив сил та активності. У період найменшої активності дайте собі відпочити. Дослухайтеся до потреб свого організму. Іноді 15-хвилинної перерви достатньо, щоби відкрилося «друге дихання».
Кращі книги з тайм-менеджменту, які варто прочитати:
- Результативний тайм-менеджмент. Б. Трейсі
- Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати. Р. Архангельський
- Жорсткий тайм-менеджмент: Візьміть своє життя під контроль. Д. Кеннеді
- Працюй менше, встигай більше. К. Глісон
- До біса все! Берися та роби. Р. Бренсон
- Екстремальний тайм-менеджмент. М. Мрочковський, О. Толкачов
- Практичний курс з тайм-менеджменту. І. Абрамовський
- Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі від дзвінка до дзвінка, жити де завгодно і багатіти. Т. Ферріс
- Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу. Д. Аллен
Ефективність тайм-менеджменту залежить від виконання вами основних його правил, а також чіткого розуміння того, навіщо він вам потрібен, як керувати своїм часом і які переваги ви матимете.
Існує безліч визначень тайм-менеджменту. Кожен автор, який намагається розкрити зазначену тему, привносить щось нове визначення зазначеного поняття. Однак смислове навантаження зазначеного поняття все ж таки залишається однаковим. «Тайм-менеджмент» як процес, спрямований на усвідомлене та відповідальне використання свого часу (ділового, особистого та ін.), що дозволяє ставити осмислені цілі та досягати їх за мінімальні проміжки часу.
Тайм-менеджмент можна визначити як планування, організацію розподілу та контроль за використанням робочого часу в організації та власного часу керівника з метою підвищення ефективності роботи окремих підрозділів та організації загалом.
З огляду на те, що ринкова економіка стала розвиватися у Росії нещодавно, а, також враховуючи менталітет російських громадян у Росії, тайм-менеджмент має свої особливості. Плани доводиться постійно переглядати, цілі, що стоять перед менеджером не завжди зрозумілі та послідовні. Множинність цілей у поєднанні з існуванням різних груп та інтересів часто призводить до протиріч. Неможливість постановки ясних і несуперечливих цілей призводить до порушення на першому ступені самоменеджменту. Отже, важко процеси планування і прийняття рішень (виникають несподівані завдання, неможливо однозначно розставити пріоритети).
У нашій країні велика питома вага витрат часу виконання рутинної роботи у бюджеті часу керівників. Це свідчить про проблеми з делегуванням у російських менеджерів. Багато хто з них не делегує рутинну роботу або через те, що підлеглі і так завантажені роботою, або через те, що вважають, що самі виконають цю роботу краще. У результаті керівнику не вистачає часу на справді важливі, перспективні завдання. Ще одна особливість у використанні робочого часу полягає в тому, що в російських компаніях найпоширеніші дружні стосунки між колегами. Багато хто воліє починати робочий день із неформального спілкування з колегами, а не з найважливіших справ; обговорення умов договору може плавно перейти у дружню бесіду. У Россі склався образ керівника, як людини, яка постійно не має часу, і чим більше їй бракує часу, тим значніше він здається. Деякі керівники із захопленням заявляють, що вони працюють по 12-13 годин на добу, висловлюючи цим відданість своїй справі. Об'єктивно ж це говорить лише про те, що людина не може розставити пріоритети і правильно організувати свій час. В основному те, наскільки ефективно керівник розпоряджається своїм часом, залежить від його особистості, від того, чи хоче він упорядкувати свою діяльність, послідовно впроваджуючи роботу правила та принципи самоменеджменту, т.к. для цього не потрібно жодних надприродних зусиль ні для російського керівника, ні для будь-якої іншої країни.
«Тайм-менеджмент» включає такі елементи:
1. Постановка цілей: вміння виділяти з багато чого – найважливіше, навичка перетворення проблем на реалістичні робочі завдання з підпорядкуванням другорядних цілей – головне, використання відповідальних формулювань, створення адекватної мотивації та постановки чітких критеріїв досягнення мети.
2. Націленість на результат: «Хто хоче досягти, шукає можливості, хто не хоче – розповідає про обставини». У націленість на результат входить розумна гнучкість, що дозволяє підлаштовуватися під зміни ситуації, витримуючи, тим не менш, курс на поставлені завдання, життєва кмітливість, що дозволяє долати різноманітні перешкоди та адекватно використовувати для продуктивної діяльності навіть маленькі відрізки робочого часу, та вміння боротися з традиційними поглиначами робочого часу.
3. Способи та техніки хронометражу - знання основних прийомів ефективного обліку власного робочого часу: підбір оптимальної подробиці хронометражу, зручна форма запису, вміння знімати протест проти самоконтролю, оптимальна частота аналізу та схеми аналізу власного робочого часу.
4. Способи та техніки планування - вміння ставити пріоритети, розуміння принципу Парето та знайомство із системою постановки життєвих цілей Б.Франкліна, метод Альпи, матриця Ейзенхауера та АВС аналіз, знання правил складання списку справ, використання дрібного та середнього часу.
5. Техніки самоорганізації у роботі - тактика використання зовнішньої підтримки та негативної стимуляції, організація оточення: «нагадувачки», штрафи та позитивне підкріплення, способи формування позитивного емоційного настрою.
6. Робота з інформацією - навичка адресного пошуку, вміння працювати з текстом, виділяючи головні тези від другорядної інформації, знання особливостей пошукових систем в Інтернеті, подання інформації у вигляді, прийнятному для замовника.
7. Організація робочого місця – просторова організація робочого місця, оперативна робота з паперами, способи зручного зберігання кореспонденції, ліквідація перешкод у роботі.
8. Робота з органайзером – знання особливостей паперових та електронних органайзерів, вибір оптимальної моделі, правила ведення записів в органайзері, освоєння роботи з органайзером.
9. Розподіл часу та обов'язків: вміння говорити «Ні», відчуття права давати завдання та звертатися за допомогою, турбота про своєчасний відпочинок, дбайливість у використанні чужого часу та розуміння доречності делегування, здатність домовлятися зі співробітниками та вищими.
10. Вміння організовувати людей та ситуації: розуміння доречності формального та «людського» підходу, звичка розбиратися перш ніж реагувати, тактика використання прохань та вимог, вміння грати на інтересах та вбудовувати власні завдання з метою інших людей.
11. Ефективне керівництво: вміння налагоджувати контакт із співробітниками, використання індивідуального підходу, навичка позитивного підходу, адресність та продуманість доручень, вміння ставити конкретні та посильні завдання, вимогливість до виконавчої дисципліни, використання зразків та інші способи фонового навчання працівників.
12. Організація нарад та роботи груп - навичка постановки чіткої мети зборів та формулювання порядку денного, знання типових перешкод у ефективній організації нарад та вміння їх долати, вміння працювати з особистими амбіціями учасників.
Багато дослідників, які займаються вивченням проблем організації робочого часу, виділяють такі причини дефіциту робочого часу:
1. Постійний поспіх. У стані постійного поспіху керівник не встигає зосереджуватись на тій задачі, яку він виконує в даний момент. Він йде тим шляхом, який першим прийшов на думку, замість того, щоб подумати про інші, можливо більш раціональні способи вирішення цього завдання.
2. Відсутність чіткого розподілу робіт за рівнем їх важливості. У цьому керівник починає займатися найлегшими і приємними, менш важливими справами. В результаті у нього не вистачає часу на вирішення ключових перспективних завдань.
3. Постійні доопрацювання будинку. Праця керуючого відноситься до певної міри до інтелектуальної діяльності, тому важко розділити розумові процеси, пов'язані з цією діяльністю на здійснювані в робочий і вільний час. Це призводить до проникнення робочого часу у вільний. При цьому працівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності та здоров'ї.
4. Великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу.
5. "Злодії часу" - непередбачені та зумовлені недостатнім плануванням справи. Найбільші злодії часу - це телефонні дзвінки, непрохані відвідувачі, справи, за які керівник береться тому, що не може відмовити у проханні.
6. Метушність. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності та особливостей людини.
7. Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, що породжує хронічну нестачу часу.
Аналіз використання часудопоможе виявити тимчасові втрати, показати сильні та слабкі сторони робочого стилю, що практикується. Такий аналіз просто необхідний, якщо не відомо, на що взагалі витрачається час, не відомо скільки часу вимагає виконання тих чи інших справ, не відомо, які фактори стимулюють або обмежують працездатність. Щоб аналізувати проблему, потрібний достовірний облік часу. Найефективніший спосіб обліку часу – це ведення записів. Найбільш доцільно вести записи у процесі роботи, т.к. роблячи це ввечері, можна щось проґавити. Ступінь деталізації записів має бути таким, щоб можна було судити про важливість та необхідність кожного виду робіт. Для отримання найбільш об'єктивної картини робити записи потрібно протягом тижня (або довше, якщо потрібно). У листку... треба фіксувати не лише зовнішні перешкоди, а й випадки, коли ініціатором порушення ходу трудового дня був керівник. Сильні сторони використання робочого дня необхідно виділити та застосовувати у повсякденній роботі. Для слабких сторін потрібно виробити стратегію з подолання їх. Насамперед, кожну роботу потрібно проаналізувати за допомогою наступних питань:
Чи була робота необхідна? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено не на необхідну роботу, це говорить про проблеми з делегуванням та визначенням пріоритетів);
Чи були виправдані витрати часу? (якщо більше 10% робочого часу становили справи, витрати часу на які не виправдані, потрібно проаналізувати причини, за якими витрата часу була занадто великою і постаратися враховувати їх у майбутній роботі);
Чи доцільно було виконання роботи? (якщо понад 10% робочого дня пішло завдання, виконання яких було недоцільно, отже треба приділити увагу плануванню, організації, самореалізації);
Чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено на завдання, часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, отже, існують проблеми із плануванням робочого часу).
Чим рухливіше і мінливіше зовнішнє середовище, тим більша необхідність планування як засобу розробки певної лінії поведінки у цьому середовищі. Американськими дослідниками встановлено високу позитивну кореляцію між плануванням і успіхом у життєдіяльності людини. І дійсно, людина, яка чітко уявляє, що і коли їй необхідно зробити, має очевидні переваги перед тим, хто змушений безладно переходити від одного питання до іншого, не помічаючи, що левова частка часу витрачається на вирішення другорядних завдань, які можна було б доручити підлеглим. .
Планування здійснюється поетапно, спочатку тривалий період (кілька років), потім цей період розбивається більш дрібні часові проміжки. Чим менший відрізок часу, тим детальнішим має бути план. Після того, як складено план на кілька найближчих років, складається план на рік, а потім квартальний план, який є інструментом контролю за річним бюджетом. На основі показників квартального плану складається план на місяць та підекадні плани, що включають конкретні кількісні показники, яких необхідно досягти за майбутній період. Останнім етапом у плануванні робочого часу є денний план, який є найбільш важливою щабель планування. Він являє собою список конкретних завдань, які необхідно виконати протягом дня, а також передбачає розбивку справ на групи щодо їхньої значущості та виділення завдань, виконання яких необхідно делегувати.
Принципи та правила планування свого робочого часу:
1. Співвідношення (60:40).
Досвід показує, що найкраще складати план лише певну частину робочого дня (на 60%).
Події, які важко передбачити, моменти, що відволікають ("поглиначі" часу) не можуть бути заплановані цілком без залишку.
2. Зведення завдань воєдино – план дій.
Щоб скласти хороший план часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- та короткострокові завдання, встановити їхню пріоритетність і діяти відповідно до неї.
3. Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця розпочату справу.
4. Реалістичне планування. Тобто. планувати потрібно лише такий обсяг завдань, з яким керівник реально може впоратися.
5. Поповнення втрат часу. Поповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наздоганяти втрачене напередодні.
6. Фіксація результатів замість дій.
Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто будь-які дії, щоб зусилля були спрямовані спочатку безпосередньо на досягнення мети. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.
7. Встановлення тимчасових норм.
Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому слід задавати точні часові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона справді вимагає.
8. Строк виконання.
Щоб уникнути зволікання та відкладення справ, слід встановлювати точні терміни виконання всіх видів діяльності.
9. Переробка - перевіряє ще раз.
План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з точки зору того, чи можуть ті чи інші завдання бути виконані повністю.
10. Погодження тимчасових планів. Щоб успішніше втілювати свої плани в життя, керівнику необхідно узгоджувати їх із планами інших людей (секретарки, начальника, підлеглих, колег).
Постановка мети- найважливіший етап у плануванні, оскільки ясно сформульована мета служить концентрації зусиль на важливих напрямах. Постановка мети вимагає виразити у вигляді чітких намірів і в точних формулюваннях наші явні та приховані потреби, інтереси, бажання чи завдання, а також зорієнтувати наші дії та вчинки на ці цілі та їх виконання.
Постановка мети означає погляд у майбутнє. Орієнтацію та концентрацію наших сил та активності на тому, що має бути досягнуто. Таким чином, ціль описує кінцевий результат. Йдеться не про те, що людина робите, а про те для чого вона це робить. Цілі являють собою виклик і спонукають людину до дій. Без цілей відсутній критерій оцінки, яким можна було б виміряти трудовитрати. Цілі, крім того, є ще й масштабом для оцінки досягнутого. Навіть найкращий метод роботи нічого не вартий, якщо заздалегідь чітко і однозначно не визначити те, чого людина хоче досягти.
Цілі є «підбурювачами» дій, мотивами, що визначають людську активність. Якщо якийсь індивід поставив собі за мету, то внаслідок цього виникає такий стан напруги, що діє як рушійна сила і яке зникає лише тоді, коли мети досягнуто.
Щоб поставити цілі, треба думати про майбутнє. Традиційне мислення в рамках приватних завдань загрожує тим, що людина може загубитися в дрібницях. Мислення у масштабах цілей сприяє тому, що зокрема підкоряються цілому. Стає ясно, в якому напрямку рухатися, і яким має бути кінцевий результат.
Постановка цілей – перманентний процес, оскільки цілі не задаються раз і назавжди. Вони можуть змінюватися з часом, наприклад, якщо в процесі контролю за реалізацією з'ясовується, що колишні уявлення були по суті невірними або що запити виявилися завищеними або заниженими.
Постановка цілей означає свідоме здійснення своїх дій відповідно до керівної лінії чи орієнтира. Фундаментальне значення при цьому має усвідомлення того, куди людина хоче прийти і куди потрапити не хоче (тобто самовизначення), щоб не опинитися там, куди її хочуть навести інші. Цілі служать концентрації сил на справді ключових напрямках.
Знати свої цілі і послідовно до них прагнути означає концентрувати свою енергію на справді важливих справах, замість марно витрачати свої сили.
Усвідомлення своєї мети може означати значну самомотивацію до роботи. Випадкові успіхи хороші, але рідкісні. Заплановані успіхи кращі, оскільки вони керовані та трапляються частіше.
Передумова планування - отже, і успіху - полягає у точному знанні те, що, коли, у яких масштабах необхідно досягти. Постановка мети є безумовною передумовою планування, прийняття рішень та щоденної роботи.
Багато дослідників у галузі «тайм-менеджменту» виділяють такі правила постановки цілей:
1. Масштаби цілей.
Цілі в менеджменті визначаються періодом планування. Якщо складається план перспективу, те й цілі тут встановлюються найбільш загальні, стратегічні. Вони відбиваються найважливіші, глобальні результати, яких має досягти людина, щоб виконати поставлені йому завдання.
При складанні плану на період 3-5 років цілі формулюються конкретніше і з них мають цілком певні кількісні показники. Ці цілі можуть стосуватися підвищення добробуту самої людини, наприклад, придбання квартири, автомобіля, влаштування дитини до престижного навчального закладу.
Найбільш конкретними є цілі, яких необхідно досягти в межах виконання коротшого проміжку часу. У цьому випадку розробляються певні завдання і встановлюються показники, яких необхідно досягти.
З наближенням горизонту планування до дня рамки цілей звужуються. Займаючись визначенням цілей той чи інший період, людина одночасно займається і плануванням часу, встановлюючи, у які саме часові проміжки може бути досягнутий кожен конкретний результат.
2. Ясність, конкретність та вимірність цілей.
Найпростіший спосіб забезпечити ефективне досягнення мети - уявити її так, щоб вона піддавалася кількісному виміру. Знайти особисті життєві цілі та дати їм визначення означає надати своєму життю напрям. Це дозволить створити умови для об'єктивної оцінки ходу робіт, а також тих заходів, які здійснюються людиною для досягнення цієї мети. Одним із методів конкретизації цілей є їх письмова реєстрація, яка сприяє тому, що найчастіше фіксуються більш менш сміливі уявлення та бажання. Таким чином, людина привчається постійно займатися своїми цілями та уточнювати їх. У письмовому вигляді мети ще й візуально відображаються і менш схильні до небезпеки забуття. Якщо цілі чітко визначені, то вони автоматично набувають обов'язкового характеру: зафіксовані на папері, вони спонукають до перманентного аналізу, повторної перевірки та ревізії.
3. Досяжність цілей.
Цілі, які керівництво ставить перед організацією та її співробітниками, повинні відповідати наявним фінансовим, виробничим та іншим ресурсам. В іншому випадку організація, яка надто високо підняла планку, може опинитися в катастрофічному становищі.
4. Цілі, що взаємно підтримують.
Цілі не повинні суперечити одна одній, а навпаки, повинні одна одну підтримувати, щоб досягнення однієї мети не заважало досягненню інших. Це дозволяє ефективніше контролювати процес виконання поставлених завдань у разі виникнення будь-яких проблем швидко знайти і усунути причину.
Для того, щоб досягти успіху, необхідно навчитися правильно вибирати цілі. Кожна людина має одну основну, найважливішу мету, яка розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення мети вищого рівня і, зрештою, вищої мети. Потрібно встановлювати ясні узгоджені між собою цілі, які можуть бути в безпосередні дії, щоб їх можна було безпосередньо планувати. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично набувають обов'язкового характеру, спонукають до постійного аналізу, повторної перевірки та ревізії.
Щоб чогось досягти і мати успіх, необхідно витратити час та кошти. Необхідні певні методи та ретельна диспозиція, щоб по можливості добре і в прийнятний час досягти поставленої мети:
Яких цілей Ви хочете досягти?
Чи узгоджуються вони між собою?
Чи існують так звана найвища мета та певні проміжні цілі на шляху до головної?
Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для цього (сильні сторони) і над чим Вам ще треба працювати (слабкі сторони)?
Знаходження особистих цілей може здійснюватися у вигляді наступних чотирьох ступенів.
(1) Розробка загальних уявлень про життєві устремління.
(2) Диференціація у часі життєвих цілей.
(3) Розробка дороговказів у професійній сфері.
(4) Інвентаризація цілей.
Існують правила організації робочого дня, які можна поділити на 3 групи:
правила початку дня, основної частини дня та кінця дня.
Правила початку дня
1. Починати день із позитивним настроєм. Намагайтеся для кожного дня знаходити якийсь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким ви приступите до вирішення майбутніх завдань, має важливе значення для досягнення успіху. Щоранку ставте собі три запитання:
1. Як цей день може наблизити мене до досягнення цілей?
2. Що я маю зробити, щоб отримати від нього якомога більше радості?
3. Що я можу зробити сьогодні для збереження свого способу життя (для підтримки свого здоров'я)?
Створення позитивного настрою не займає більше двох хвилин. Дайте собі ці дві хвилини перед початком "стандартної ранкової програми".
2. Добре поснідати і без поспіху – на роботу. Не виспавшись, без сніданку, якнайшвидше на роботу - такий старт може просто зіпсувати день! Не кажіть, що у вас немає часу для повільного сніданку, адже це - питання встановлення пріоритетів (для того, щоб виспатися і встигнути щільно поснідати, потрібно просто раніше лягати).
3. Починати роботу одночасно. Це елемент самодисципліни, що сприяє мобілізації сил.
4. Перевірити ще раз плани дня. Скористайтеся методом АБВ-аналізу чи принципом Ейзенхауера. Встановлено, що десятихвилинна підготовка до робочого дня дозволяє заощаджувати до двох годин робочого часу. Тож виграйте ці дві години! Крім того, складаючи план робочого дня, враховуйте таке правило: планувати потрібно не більше 60% вашого часу, а 40% – це резервний фонд для несподіваних та невідкладних справ.
5. Приступати до справи без розгойдування. Слід категорично відмовитися від такого «ранкового ритуалу», як багаторазові вітання, розлогі обговорення останніх новин і т. д. (Згадайте про поглиначі часу). Соціальні контакти, звичайно, потрібні, та й ви – не робот. Однак їх можна перенести на менш напружений час, наприклад, обідній та післяобідній.
6. Спочатку – ключові завдання. Починати робочий день слід із завдань групи А, решта справ можуть почекати. Не варто передусім переглядати кореспонденцію - у вхідній діловій пошті мова рідко йде про справи, які мають найвищий пріоритет і мають бути виконані негайно.
7. Узгоджувати план дня із секретарем. Секретар, якщо він у вас є, є найважливішим вашим партнером, коли йдеться про створення оптимальних умов діяльності. Йому ви повинні присвятити перший час робочого дня, навіть якщо це пара хвилин. Секретар повинен бути у курсі ваших справ. Погодьте з ним усі терміни, пріоритети та плани дня. Хороший секретар подвоює ефективність роботи свого шефа, а поганий – зменшує її наполовину.
Правила планування середини дня.
1. Підготуйте письмовий стіл до роботи. Заберіть зі столу всі непотрібні для вирішення завдань групи паперу. На робочому столі має бути одночасно не більше шести документів. Це психологічно виправдано: по-перше, зайві папери поглинають час, а по-друге, лад на столі стимулює лад у думках.
2. Встановлюйте терміни. Іноді завдання доручаються і вам, адже ви теж підпорядкований чийсь. Так от, терміни, встановлені для вирішення завдання, дуже часто приймаються беззастережно, навіть якщо вони погано вкладаються у ваші плани. А треба намагатися пристосовувати їх до своїх інтересів та «виторговувати час». Коротше кажучи, просіть удвічі більше часу, ніж потрібно для вирішення цього завдання; це часто виходить легше, ніж ви вважаєте. Щодо доручення справ підлеглим, то раджу вам давати їм приблизно на третину менше часу, ніж, на вашу думку, необхідно для вирішення завдання. Якщо цього вистачить, ви заощадите час, якщо ні, ви все одно не програєте.
3. Уникайте дій, які викликають зворотну реакцію. Багато керівників схиляються до того, щоб займатися все новими та новими справами, проблемами та ідеями, і цим викликають відповідну реакцію на свої дії, а вона може вплинути на тимчасовий розпорядок. Наприклад, дуже часто, прийнявши участь один раз (з чистого інтересу) в будь-якій нараді, керівник отримує додаткові, не передбачені його планом обов'язки. Йому можуть щось доручити, включити до складу робочої групи і т. д. Тому найкраще всі дії (листи, телефонні розмови, узгодження термінів і т. д.) перевіряти ще раз з точки зору їх необхідності і небезпеки реакції у відповідь.
4. Відхиляйте невідкладні проблеми, що додатково виникають. На кожному підприємстві, у кожному підрозділі виникають різноманітні невідкладні обставини чи непередбачені ситуації. Слід пам'ятати, що відволікання на так звані термінові обставини призводить до забуття запланованих важливих справ. Чи варто робити це – вирішуйте у кожному конкретному випадку залежно від обставин.
Тайм-менеджмент, основні, особливо актуальні правила.
Ймовірно, ви хочете дізнатися як стабільно заробляти в Інтернеті від 500 рублів на день?
Завантажте мою безкоштовну книгу
=>>
Не секрет, що ми живемо у світі, де події, дні, роки змінюють одна одну з величезною швидкістю і часто опускаються руки від того, що наздоганяє відчуття, що ти крутишся як білка в колесі і так і нічого не встигаєш.
Як часто хочеться, щоб на добу було як мінімум годин 30. І як часто брак часу веде до незадоволення життям, що росте, собою, а це вже прямий шлях до депресій, синдрому хронічної втоми і хвороб.
Чи є вихід із цієї ситуації? Давайте розумітися.
Тайм-менеджмент - хто не встиг той запізнився. Як все встигнути за день
У світі час – це основне багатство і ресурс, правильне використання якого веде до успіху. А для інфобізнесмена час – це гроші і якщо Ви ловите себе на думці, що ви за комп'ютером сидите 2-3 години, але по суті нічого не зробили для користі свого Інтернет бізнесу, то таке можна прирівняти до втрати грошей.
Якщо такі думки відвідують щодня, то щодня Ви втрачаєте гроші. І цю ситуацію треба міняти. Час це обмежений ресурс, якщо ти втратив його сьогодні, то зможеш заповнити завтра.
І взагалі, кожному з нас відпущено певний час, і за жодні гроші ми не зможемо цей ліміт збільшити. Тож давайте вчитися витрачати час із користю.
Скільки справ не зроблено, а скільки ще доведеться не зробити. Жарт.
І щоб жарт не став повсякденним баластом, який тягне назад, починаємо вивчати способи, як все встигати за день, як навести в голові порядок і привчити організм до послідовного ряду дій.
Управління часом – тайм-менеджмент
Є спеціальне вчення - тайм-менеджмент, що навчає технік правильного управління своїм часом. Існує велика кількість тренінгів, семінарів з тайм-менеджменту.
Є окремі напрямки Time management: тайм-менеджмент для жінок, тайм-менеджмент для дітей, тайм-менеджмент для керівників та навіть екстремальний тайм-менеджмент.
Якщо ви думаєте, що проблема нестачі часу та вміння ним керувати, це лише проблема сучасності, це не так. Так ще в 20-ті роки 20 століття створюються цілі інститути, що вивчають наукову організацію праці та ефективне використання часу.
Було створено центральний інститут праці, директором якого був А.К. Гастєв. Відомий метод біолога А.А. Любищева - хронометраж, що полягає в аналізі кількості часу, яку людина витрачає на ту чи іншу дію та вироблення найефективнішого розпорядження своїм часом.
Кафедра Time management
Є й кафедра тайм менеджменту, яку відкрили вже у наші дні 2007 року на базі фінансово-промислового університету «Синергія».
У сучасні дні ефективне управління своїм часом, це важливий напрямок і необхідні знання, без яких не може бути побудований успішний бізнес, що дуже актуально, в тому числі і для інфобізнесменів-початківців.
Адже завдання інфобізнесмена, та й будь-якої людини, яка веде свої справи через Інтернет, це свобода, тобто можливість більше часу займатися улюбленою справою, бути з сім'єю, подорожувати, і тут без володіння навичками тайм-менеджменту не обійтися.
Хочу відразу вас застерегти, не сподівайтеся, що прочитавши купу популярних книг з тайм-менеджменту, ви відразу зможете організувати своє життя так, як ви хочете.
Так, поступово так і буде, але спочатку доведеться багато попрацювати. Для цього треба придбати навичку - навичку регулярних дій, які збережуть багато часу і дозволять виконувати більше корисних дій, відрізняти головне від другорядного і вибирати пріоритети.
Тайм-менеджмент, або як все встигати на роботі за день. Time management для керівників, жінок, дітей
Його девізом є – встигати жити та працювати. В організації часу Гліб Архангельський велику увагу приділяє організації відпочинку. Причому як перерви серед робочого дня, так і відпустки і навіть сну. Вважаючи, що повноцінний відпочинок підвищує продуктивність.
Відомий інфобізнесмен має книгу «Екстремальний тайм-менеджмент», яку легко скачати на просторах Інтернету. Раджу прочитати.
В електронному вигляді книгу Миколи Мрочковського та Олексія Толкачова «Екстремальний тайм-менеджмент» можна завантажити, перейшовши за посиланням, натиснувши кнопку соціальної мережі внизу
Суть книги Миколи Мрочковського в тому, що у легкій ненав'язливій формі описується як за тиждень невдаха Гліб, який нічого не встигає по життю, під керівництвом свого успішного сусіда Макса змінює своє життя.
Причому у всіх сферах, на роботі, із родичами, з дівчатами, виконуючи рекомендації Макса, Гліб змінюється і стає успішнішим.
Книга легко читається, оскільки витримана у художньому стилі.
Особисто для себе, вивчивши роботи різних авторів з тайм-менеджменту, я сформулював такі правила, яких намагаюся дотримуватися.
Правила Time management
Перше Правило Тайм-Менеджменту
Визначитись з тим, чого ви хочете і навіщо вам це потрібно. Поставити цілі. Слід зазначити, що цілі мають бути реальні, нехай у вас їх буде кілька, одна перетікатиме в іншу, але ви повинні точно знати, як ці цілі здійснити.
Друге Правило Тайм-Менеджменту
Плануємо. Я роблю це на маркерній дошці, яка знаходиться під час роботи перед очима. Пишу те, що потрібно зробити наступного дня перед сном. Маркерна дошка поділяється на два стовпці.
Ліворуч стовпець з жорсткими завданнями, праворуч стовпець з м'якими завданнями, тобто з другорядними.
У жорсткі завдання вписуємо обов'язкове завдання наступного дня, яке не зробити не можна, якщо звичайно, не станеться форс-мажор (дружина народжує, затопили сусіди, на будинок впав метеорит, викрали машину).
До речі, футбольна гра коханої команди не змінює планів. Вам треба зробити завдання та все. Іншого бути не може.
Або вносите до свого списку і футбол теж. Сенс у точному плануванні та виробленні навички виконання.
Жорстке завдання за часом виконання не повинно займати більше половини дня. У зв'язку з цим треба реальніше оцінювати обсяги робіт.
Це приходить із досвідом і складним назвати не можна. Якщо розв'язання задачі вимагає кількох дій, то краще її поділити на етапи. Чому краще писати на маркерній дошці?
Зручно, коли в тебе перед очима висить пріоритетне діло. Коли справа виконана ви її стираєте, відчуваючи задоволення.
Святкування малих досягнень
А найбільший кайф, коли ввечері перед вами зовсім чиста дошка, де є місце написати справи наступного дня. Тобто тренери з мотивації навіть мають обов'язкову умову на тренінгах з успіху - святкування малих досягнень.
Так святкуючи мале, вирішуючи малі завдання, ми поїдаємо шматками великого слона – наші глобальні цілі, яких прагнемо.
Раніше я писав про інфобізнесмена, який має корисне мотиваційне відео, де він розповідає, як з'їсти великого слона. Подивіться це відео, воно вражає.
Планування має бути за часом, адже, що толку, якщо ви зробите все, що заплануєте, але при цьому позбавите себе сну, занять здоров'ям.
Тому плани мають бути реальними, здійсненними у відведений робочий час. Так, це можливо, адже, маючи чіткий план дій, ви не відволікатиметеся на справи, які не заплановані, а отже, все встигнете.
Адже, якщо проаналізувати, скільки часу витрачається на спілкування в соціальних мережах, аськах, на перекури, перерви, відволікання на інші справи, стає очевидно, чому нічого не встигаєте.
Електронну пошту та сторінки соцмереж перевіряйте один раз з ранку і не займайтеся порожнім листуванням. Той, хто не планує, завжди не встигатиме, відволікатиметься на другорядні завдання, і буде невдахою, звинувачуючи інших, хоча справа в невмінні організувати свою роботу.
Друге правило тайм-менеджменту у нас вийшло таке розгорнуте. Переходимо до третього правила, дуже важливого правила успішних людей – правила виставлення пріоритетів.
Третє Правило Тайм-Менеджменту
Усі відносини розподіляємо з їхньої значимості. Нагорі у нас найголовніші справи, а потім другорядні. З ранку робимо найважливіше.
Чи не те завдання, яке легко зробити чи швидше зробити, а найголовніше на сьогодні. Це дуже важливо.
Є навіть правило від відомого бізнес-консультанта (про історію успіху якого можете почитати статтю на блозі), яке називається «з'їсти жабу».
А простіше кажучи, якщо на початку дня виконали найважчу справу (з'їли жабу), то потім буде набагато легше, адже найнеприємніше з вами вже сталося.
Так тут працює ще й матриця чи квадрат Девіда Ейзенхауера. Сенс у тому, що всі справи поділяються на чотири групи: важливі та термінові, важливі та нетермінові, погані та термінові, погані та нестрокові.
До того ж буває, деякі неважливі відносини чи нетермінові, що називається, розсмоктуються, тобто втрачають свою актуальність, з низки незалежних від вас факторів, і їх вже просто не треба робити.
Тут слід ще згадати про те, що потрібно для себе визначити список тих справ, які взагалі не наблизять вас до вашої мети, але заберуть ваш час.
Краще скласти список таких справ і поступово, аналізуючи свій день, вносити туди все нові й нові справи, яких можна сказати ні.
Третє Правило Тайм-менеджменту також у нас малим не вийшло, оскільки є дуже важливим та потребує осмислення. Переходимо до Четвертого правила Тайм-менеджменту.
Четверте Правило Тайм Менеджменту
Порядок та успіх у справах – порядок на вашому робочому місці. Так, так, зв'язок прямий. Згадайте, скільки часу ви витрачаєте на пошуки потрібного паперу чи потрібного файлу на комп'ютері.
Організуйте ваше робоче місце так, щоб вам було приємно знаходитися на ньому.
Всі ярлики програм я виводжу у верхній горизонтальний рядок, ярлик кошика ставлю праворуч унизу. Все, крім цього плюс віджету погоди та часу у мене нічого немає.
Ви скажіть, що у вас багато програм і значки ледве вміщаються на п'ять рядків. Отже, заведіть дві-три папки: папку з браузерами, важливими програмами і папку з програмами, що рідко використовуються.
Більшість ярликів можна покласти в ці папки і при необхідності відкриваючи папку запускати їх.
Подивіться на скріншот, як це виглядає на моєму комп'ютері. Скріншот клікабельний і його можна збільшити.
Таким чином, Ви позбавитеся безладу на робочому столі, каші в голові. Без ладу будьте впевнені, що каша в голові обов'язково буде.
Колись у мене робочий стіл був зовсім інший. Дякуємо тренінгу «Антикаша в голові», який допоміг осмислити важливість порядку.
Не тільки у мене хороші відгуки про тренінг Антикаша в голові, мої партнери теж позитивно відгукуються про користь для себе після проходження навчання.
А ми переходимо до П'ятого правила Тайм-менеджменту.
П'яте Правило Тайм-Менеджменту
Не забуваємо використовувати час у дорозі, наприклад, за кермом або в очікуванні чогось.
За кермом чи у громадському транспорті можна слухати аудіокниги. Наприклад, Миколи Мрочковського «Екстремальний тайм-менеджмент» або Гліба Архангельського «Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати».
А на робочому місці застосувати поради у життя.
Шосте Правило Тайм-Менеджменту
Якщо хтось ваше завдання може виконати з найменшими витратами, ніж ви самі, делегуйте йому це діло. У системі тайм менеджменту це і називається метод делегування.
Наприклад, при веденні блогу частину статей ви можете віддати писати копірайтерам. Прочитайте статтю про , де є посилання на біржі контенту. Там Ви можете замовити цю статтю.
Сьоме Правило Тайм-Менеджменту
Використовуємо у будівництві свого бізнесу науковий підхід, а саме закон Парето. Полягає він у тому, що 20% зусиль призводять до 80% результату, а решта 80% зусиль до 20% результату.
Таким чином, концентруємось на перших 20% зусиль. Наприклад, виділяємо тих клієнтів або ті справи, які приносять 80% прибутку та концентруємось на їх виконанні.
Якщо Ви займаєтеся, то робіть те, що приносить Вам гроші. В час, що залишився, можете займатися блогознавством, SEO оптимізацією, розкруткою і просуванням блогу.
Восьме Правило Тайм-Менеджменту
Любіть себе, давайте собі бонуси за виконані завдання. До того ж, нехай ці винагороди будуть не наприкінці великої справи, а в середині чи навіть на початку, авансом.
Кращі книги з тайм-менеджменту
Представляю добірку корисних книг з тайм-менеджменту.
- Девід Аллен «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу»
- Гліб Архангельський "Тайм Драйв"
- Брайан Трейсі «Залишіть гидливість, з'їжте жабу»
- Трейсі «Результативний тайм-менеджмент»
- «Управляй своїм Часом»
- Метью Едлунг «Час – гроші. Як підкорити час і змусити його працювати на вас: у бізнесі, творчості, особистому житті»
- Джулія Моргенстерн Тайм-менеджмент. Мистецтво планування та управління своїм часом та своїм життям»
- Стів Прентіс «Інтегрований тайм-менеджмент»
- Дон Аслетт, Керол Картаіно «Як встигати жити та працювати»
- Лотар Зайверт «Ваш час – у Ваших руках»
- «Жорсткий тайм-менеджмент»
- Тіматі Ферріс «Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі «від дзвінка до дзвінка», жити де завгодно і багатіти»
- Алан Лакейн «Мистецтво встигати»
- Реджіна Лідс «Повний лад. Понеділок план боротьби з хаосом на роботі, вдома та в голові»
- Кері Глісон «Працюй менше, встигай більше. Програма персональної ефективності»
Багато наших сучасників прагнуть гіпер-продуктивності.
Напевно, ви знаєте людей, які снують від завдання до завдання, постійно перевіряють електронну пошту, організовують, кудись телефонують, виконують доручення тощо.
Люди, які це роблять, часто поділяють думку, що «бути постійно зайнятим» означає, що ви наполегливо працюєте і стаєте більш успішним.
Таке переконання може бути справедливим лише до певної міри, і воно часто призводить до безглуздої «продуктивності», тобто до постійної потреби щось робити і до схильності витрачати час на дрібні завдання. Але краще застосувати інший підхід.
Працювати треба розумніше, а не старанніше
Старе прислів'я говорить, що працювати треба розумніше, а не старанніше. Це твердження слід брати за основу при підході до будь-якого роду.
Замість роботизованого підходу до вирішення завдань, необхідно поставити питання, що можна зробити більш раціонально або зовсім виключити зі списку намічених справ.
Ефективно керуючи своїм часом, ви не ставите питання, як можна виконати більше завдань за день, а намагаєтеся спростити і прискорити процес, щоб уникнути перенапруги.
Йдеться про вивільнення місця у вашому житті для відпочинку та приємного проведення часу.
На добу справді достатня кількість годин, щоб зайнятися всім, чого б ви хотіли, але цей час потрібно виявити.
Ми сподіваємося, що цей список із 21 ради підштовхне вас у правильному напрямку.
Пам'ятайте про те, що є незліченні фішки та хитрощі, щоб ефективно планувати свій час. Ми знаходимо ці поради корисними, хоча у вас може бути своя думка з цього приводу.
Нехай цей список стане каталізатором, щоб ви регулярно думали про те, як підвищити результативність власної праці.
1. Головна увага головним вещам.
Найважливіші завдання виконуйте насамперед. Це золоте правило тайм-менеджменту. Щодня визначайте два-три завдання, які перебувають у пріоритеті та виконуйте їх насамперед.
Як тільки ви їх завершите, день уже можна вважати успішним. Переходьте до інших речей або відкладіть решту не наступного дня, адже найважливіші справи ви вже вчинили.
2. Навчіться говорити «ні».
Вирішення великої кількості завдань за обмежений час може навчити вас жонглювати різними проектами та керувати своїм часом. І це чудово.
3. Приділяйте сну принаймні 7-8 годин.
Деякі люди думають, що жертвувати сном це хороший спосіб збільшити продуктивність і звільнити пару додаткових годин на добу. Але це не той випадок.
Більшість з нас потребують 7-8 годин сну, щоб і тіло, і розум функціонували оптимально. Ви це відчуєте, дослухайтеся до свого організму. Не варто недооцінювати значення сну.
4. Повністю сконцентруйтеся на поставленій задачі.
Закрийте всі інші вікна браузера. Покладіть телефон у беззвучному режимі поза увагою. Знайдіть собі тихе місце для роботи або увімкніть музику, якщо вона вам допомагає (мені, наприклад, іноді подобається слухати класичну музику або звуки природи).
Сконцентруйтеся на одній-єдиній задачі, пориньте в неї. Ніщо інше не повинно існувати у цей момент.
5. Почніть раніше.
Багато хто з нас страждає на синдром «відкладення на потім». Здається, завдання настільки просте, що ви завжди встигнете її виконати і зрештою затягуєте час.
Позбавляйтеся хронічної прокрастинації, оскільки набагато приємніше уникнути перенапруги, заздалегідь виконавши заплановані справи. Це не так складно, достатньо вашої твердої рішучості.
6. Не відволікайтеся на другорядні деталі.
Ми часто затягуємо проекти, надто довго зациклюючись на дрібних деталях. Це притаманно перфекціоністів.
Але набагато ефективніше просуватися вперед, виконати більший обсяг проекту, відкинувши колишнє бажання щось постійно заглиблюватися. Найкраще все виконати, а після завершення переглянути окремі моменти.
7. Перетворюйте на звичку регулярні завдання.
Якщо у вас є регулярні обов'язки (наприклад, написання статей для власного блогу і т.д.), ви можете їх планувати і зробити своєю звичкою. Робіть це щодня і не змінюйте розпорядку, тоді ваш мозок дисциплінується і заняття перетвориться на звичку. Воно стає цілком природним та приємним. Спробуйте!
8. Контролюйте кількість часу, витраченого на ТБ/Інтернет/ігри.
Час, проведений в соцмережах, за іграми або переглядом телевізора може і повинен контролюватись. Спробуйте визначити собі кількість годин, проведених за перерахованими заняттями. Як правило, вони відволікають вас набагато більше, ніж ви хотіли б.
9. Визначайте тимчасовий ліміт для кожного завдання.
Замість того, щоб просто сидіти над проектом із думкою: «я просиджу тут, доки все не виконаю», спробуйте перефразувати: «я попрацюю над цим завданням три години».
Обмеженість під час підштовхне вас до зосередженості та більшої ефективності, навіть якщо трохи пізніше ви повернетесь та допрацюєте.
10. Залишайте часовий проміжок між завданнями.
Коли ми мчимо від завдання до завдання, нам складно оцінювати свої дії і залишатися зосередженими та мотивованими.
Перерва між справами може стати ковтком свіжого повітря нашого мозку. Ви можете недовго прогулятися, помедитувати або зробити щось інше для розумового розвантаження.
11. Не думайте про тотальність списку ваших справ.
Один із найнадійніших способів розтрощити себе, це подумати про величезність списку справ. Скільки б ви про нього не думали, коротше він не стане.
У конкретний час необхідно зосередитися однією справі. Це одне-єдине завдання. Виконуйте все поетапно. Зберігайте спокій.
12. Фізичні вправи та харчування.
Численні дослідження пов'язують продуктивність праці зі здоровим способом життя. Достатня кількість сну, фізичні вправи та здорове харчування підвищують рівень енергетичного заряду, очищають розум та дозволяють вам легше зосередитись.
13. Робіть менше.
« Робіть менше» це ще один спосіб сказати « робіть те, що найважливіше». Така тактика знов-таки має на увазі зосередження на найбільш значимих речах.
Зупиніться, визначте першорядність завдань та приділіть їм увагу. Виконайте меншу кількість справ, але вони мають бути пріоритетними та мати більшу цінність, ніж інші.
14. Використовуйте вихідні, але не перестарайтеся.
Якщо подумати, ви здивуєтеся, виявивши, наскільки можна зменшити навантаження протягом тижня, трохи попрацювавши у вихідні дні. Лише 2-4 години на день. Ваше дозвілля майже не постраждає.
15. Систематизуйте процес.
Організованість заощадить вам масу часу, і для цього вам не обов'язково ставати найорганізованішою людиною у світі. Систематизувати свою працю зовсім не складно.
Створіть систему для реєстрації документів. Переконайтеся, що всі елементи зберігаються належним чином. Відпишіть від непотрібних розсилок і розвантажте свою електронну пошту. Оптимізуйте, упорядковуйте та раціоналізуйте.
16. Заповнюйте вільний час.
Як правило, кожен має незаповнений час. Це годинник, проведений у залах очікування, у магазинних чергах, у громадському транспорті, на еліптичних тренажерах тощо.
Знайдіть речі, які ви могли б при цьому робити. Найчастіше підійде читання, і не забувайте про аудіокниги, які можна слухати під час очікування.
17. Ізолюйтеся.
Жодних відволікань, жодних виправдань. Іноді єдиний спосіб щось зробити, це закритися у себе в кімнаті. Ізольованість багатьом допомагає.
18. Дотримуйтесь плану дій.
Частково ми про це згадували, але не зайвим буде повторити. Не відхиляйтеся від плану!
Рішуче дотримуйтесь запланованих справ, будьте професіоналом та йдіть до кінця. Тверда воля і непохитність приведуть вас до поставленої мети.
19. Пов'язані завдання виконуйте разом.
Припустимо, що за вихідні вам потрібно зробити два завдання з програмування, написати три есе та зняти два відео. Замість того, щоб починати роботу в спонтанному порядку, визначте групи подібних завдань і виконуйте їх послідовно.
Різні завдання вимагають різного типу мислення, тому є сенс дозволити своєму мозку продовжити виконувати типові завдання, а не перемикатися зайвий раз на щось інше.
20. Знаходьте час для тиші.
У сучасному світі багато людей постійно перебувають у русі і не знаходять часу, щоб просто зупинитися. Тим не менш, практика тиші має дивовижний ефект. І дія, і бездіяльність мають відігравати ключову роль у нашому житті.
Привіт! Сьогодні поговоримо про тайм-менеджмент або ефективне управління часом та відповімо на питання, як усе встигати!
Людина є частиною соціуму. У кожного з нас є певні обов'язки перед самим собою, колегами та рідними. Деколи здається, що життя – це калейдоскоп однакових днів, з великою кількістю завдань, на вирішення яких постійно не вистачає часу. Якщо ви асоціюєте себе з білкою в колесі, тоді вам буде цікаво дізнатися про те, що часом можна ефективно керувати.
Що таке тайм-менеджмент або управління часом
Погляньте на багатих та успішних людей. Вони володіють великим бізнесом, керують величезною кількістю людей і знаходять час для відпочинку та сім'ї. «Як усі встигають успішні люди?» спитайте ви. Та все тому, що вони знають та володіють основами тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент – це вміння раціонально розподіляти свої ресурси. У перекладі з англійської означає «керування часом». Звичайно, люди не чарівники і не вміють повертати час назад, чи зупиняти його. Але ми можемо навчитися грамотно розподіляти щохвилини, щоб встигати виконувати всі поставлені завдання.
Девізом успішних тайм-менеджерів можна вважати вислів «Встигай більше, працюючи менше».
Кому буде корисний тайм-менеджмент
Люди мають різні потреби та різні обов'язки. Не варто думати, що проблема відсутності вільного часу – це проблема лише керівників та заможних людей. Насправді вчитися робити максимальну кількість справ у певний проміжок часу починають із дитинства.
Згадаймо хоча б розпорядок дня дитини. Напевно, у багатьох вдома висів плакат «Розклад уроків та розпорядок дня». Завдяки йому діти дотримуються режиму дня та дисциплінуються.
Якщо ви ставите питаннями: «Як працювати і встигати все робити по дому жінці з дитиною», «Як навчитися швидше все встигати і не втомлюватися», значить ці питання для вас актуальні, особливо якщо ви молода мама. Деякі представниці прекрасної статі встигають стежити за трьома дітьми, доглядають себе і чоловіка, а деякі не можуть впоратися навіть з однією дитиною.
Тому не варто думати, що тайм-менеджмент - це марна наука, яка в житті навряд чи стане вам у пригоді. Насправді, якщо ви навчитеся контролювати свій час, ви знайдете щастя та гармонію у всіх сферах життєдіяльності.
Історія тайм-менеджменту
Люди з давніх-давен намагалися максимально ефективно розподіляти свої трудові ресурси, тому ще в Стародавньому Римі філософ Сенека почав розподіляти витрачений час, на той, який він провів з користю і марний. Якщо відомий мислитель робив щось корисне, то такий час вважався добрим, марним – поганим.
Пізніше Сенека почав записувати, що коли він робив. Після цього проводив аналіз витраченого часу та оцінював його ефективність. Можна сміливо сказати, що він займався побудовою системи ефективного тайм менеджменту.
У ΧV столітті відомий італійський учений Альберті стверджував, що люди, які вміють користуватися своїм часом, завжди будуть успішними.
Вже в ΧΧ столітті було створено інститут праці, де працювало чимало відомих особистостей. Наприклад, біолог Любящев А.А. винайшов метод хронометражу. Його успішно і зараз застосовують на велику кількість підприємств, аналізуючи робочий час кожного фахівця.
Хронометраж дозволяє проаналізувати скільки часу необхідно людині для виконання певного завдання.
Основні складові тайм-менеджменту
Перед тим як розпочати вивчення основних правил тайм-менеджменту, необхідно знати, з яких частин він складається. Тобто, що необхідно буде робити, і завдяки чому ви навчитеся розподіляти свій час:
- Суворий облік всього часу;
- Оптимізація робочих часових ресурсів;
- Щоденне планування свого дня;
- Постійна мотивація.
Керувати своїм часом потрібно не тільки в робочі години, а й у період відпочинку. Це допоможе краще відновити свої сили, а також дасть можливість почуватися щасливою, самодостатньою та успішною людиною.
Не кожен громадянин нашої країни взагалі чув, що своїм часом можна вміло керувати. Відповідно про існування методики тайм-менеджменту багато хто навіть не підозрює. Але якщо людина все-таки зацікавилася і поверхово ознайомилася з мінімальною інформацією про це мистецтво, то вона відразу стає заручником багатьох страхів.
Розглянемо найпопулярніші страхи, пов'язані з тайм-менеджментом.
- Ніхто не може керувати часом, тому життя йшло, і йтиме своєю чергою.Це неправильне твердження, адже ви самі є господарями своєї долі. Тільки від вас залежить, наскільки швидко буде виконано роботу і скільки залишиться часу для відпочинку та спілкування з друзями. Опанувавши корисні звички, які допомагають заощадити час, ви керуватимете не часом, а своїм життям;
- Завдяки тайм-менеджменту доведеться більше працювати.Деякі люди дійсно бояться, що якщо у них з'явиться вільний час, то доведеться виконувати більше незапланованої роботи. Насправді тайм-менеджмент дозволяє оптимізувати всі процеси, і ви навряд чи встигнете зробити незаплановану роботу;
- Дотримуючись правил тайм-менеджменту, можна перетворитися на робота.Багато хто думає про те, що якщо повністю розпланувати своє життя, то можна втратити всі людські радощі. Насправді тайм менеджмент не забирає час, а навпаки допомагає знайти зайву годину-дві, яку можна витратити на себе.
Принципи тайм-менеджменту або як усе встигати
Мистецтво управління своїм часом- Це досить складна наука, на вивчення якої може піти не один рік. Але ми постаралися виділити основні засади тайм-менеджменту, які допоможуть правильно організовувати день кожної людини.
Плануйте кожен свій день
Щодня перед сном намагайтеся виділити кілька хвилин, щоб у письмовій формі скласти план наступного дня. Зробити це можна на аркуші паперу або демонстраційній дошці. Пропишіть кожну хвилину свого часу, не забуваючи про відпочинок та форс-мажорні обставини. Не забувайте достатньо часу надавати саме цим пунктам, адже ніхто не застрахований від непередбачених труднощів.
Свій план носите завжди із собою (якщо він записаний у блокнот або щоденник), періодично в нього подивляйтеся і перевіряйте, чи вкладаєтеся ви у відведений час. Викреслюйте або стирайте виконані пункти. Так ви відчуватимете самозадоволення від виконаної роботи.
Ставте собі за мету
Кожна людина має мрію, яка перетворюється на певну мету. Людям, які ставлять собі певні завдання і знають заради чого вони працюють, легше досягти бажаного.
Наприклад, якщо ви звичайний середньостатистичний офісний працівник, але ставите собі за мету бути керівником, тоді необхідно здобути відповідну освіту, добре себе зарекомендувати перед начальством і якісно виконувати свою роботу. У такому разі у вас є великі шанси просунутися кар'єрними сходами. Можливо, у майбутньому ви . І в ідеалі, запровадьте стандарт корпоративного тайм-менеджменту у своїй організації. Головне дійсно цього хотіти і не сидіти склавши руки.
Важливо навчитися правильно ставити цілі.Спочатку подумайте, чого саме ви хочете. Ваша мета має бути конкретною, досяжною, актуальною, вимірною та обмеженою часовими рамками. Не потрібно мріяти про те, що живучи в глибинці та працюючи на невеликому заводі, ви за кілька років зможете стати президентом. Ставте перед собою реальні цілі та йдіть до заповітної мрії.
Навчіться фіксувати свій план дій
Про важливість складання планів ви знаєте, тепер давайте разом розглянемо, як грамотно розпланувати свої справи.
Допоможе нам у цьому діаграма Ганта. Це, на перший погляд, важкий метод, з яким не впорається кожен. Але насправді все досить просто. Роботу цього розглянемо з прикладу.
Вам необхідно збудувати будинок. Ви прописуєте всі етапи будівництва (проектування, закладення фундаменту, наземні, оздоблювальні роботи і т. д.) Після чого дані заносите в таблицю і вказуєте терміни та черговість їх здійснення Деякі дрібні процеси, виконання яких не впливає на якість робіт, можна поєднати, тим самим скоротивши час на їх виконання.
Складання такої діаграми дозволяє наочно пояснити масштабність робіт, що виконуються, завдяки чому працівники включаються в процес швидше.
Розставляйте пріоритети
Для досягнення поставленої мети кожній людині доводиться виконувати низку завдань різного ступеня важкості. Тому потрібно навчитися розставляти пріоритети та виділяти найважливіші процеси.
Для того, щоб правильно розпланувати свій день, можна скористатися нескладним принципом. Він називається спосіб "АБВГД".
Його суть полягає у наступному. Ви складаєте план на день, починаючи з найважливіших справ. Тобто, під літерою «А» ми маємо на увазі виконання найважливішого процесу, під «Б» — менш важливого, «В» — не дуже важливе і т.д.
Виконання найскладніших і важливих завдань необхідно запланувати на ранок, або найпродуктивніший для вас період. Справа в тому, що якщо найважче завдання відразу не виконати і постійно відкладати її рішення на потім, то почуття невиконаного обов'язку емоційно на вас давитиме. Відомий фахівець у галузі активного тайм-менеджменту Б.Трейсі радить підходити до вирішення подібних питань жорстко та однозначно. Він є автором методу тайм-менеджменту «Сніданок жабою», яким успішно користується величезна кількість людей.
Його суть полягає у наступному. Ви виконуєте найважчі та трудомісткі завдання («жаби») насамперед. Це необхідно для того, щоб ви встигли зробити всі заплановані справи, а ваше емоційне тло, протягом усього дня, залишалося в нормі.
Логічним продовженням методу із жабою є принцип чи закон Парето. Він свідчить, що 20% усіх прикладених нами зусиль дають результат у 80%, а решта 80% зусиль результативні лише на 20%.
Саме тому основним завданням кожного є виявити найефективніші 20% та сконцентруватися на їх виконанні.
Є ще один метод, який допомагає розставити усі пріоритети. Називається він "Матриця Ейзенхауера". Відомий успішний політичний діяч славився своєю практичністю. Він поділяє всі свої справи на 4 категорії:
- Термінові та важливі. Ці відносини необхідно виконувати насамперед. Через свою важливість їх не варто доручати іншим. Якщо ви будете затягувати з виконанням таких завдань, це може спричинити негативні наслідки в майбутньому;
- Важливі, але не термінові. Зверніть увагу саме на цей пункт. Саме з цієї категорії завдань можна виконувати планування. Але не варто відкладати їх виконання надовго, тому що ці справи можуть перейти в пункт термінові та важливі;
- Термінові, але не дуже важливі. Такі справи здебільшого забирають багато часу, тому саме їх можна делегувати, тобто перепоручити комусь;
- Неважливі та нетермінові. Їх краще взагалі викреслити зі списку, щоби не витрачати свій час.
Спробуйте і ви використовувати ці методи, і вже за кілька днів зрозумієте, наскільки вони є дієвими.
Фокусуйтеся на головному та навчитеся делегувати
Кожна людина має величезну кількість справ, які потрібно зробити протягом дня. Деякі з них можуть зайняти кілька хвилин, а деякі вимагають декількох годин. Постарайтеся за всі важкі справи братися самостійно, а менш важливі доручати іншим людям.
Наприклад, якщо в сім'ї ніхто, крім мами, не вміє готувати борщ, а крім обіду необхідно ще витерти пил і скласти іграшки, то раціонально доручитиме прибирання дітям або татові, тоді коли мама готуватиме обід. За такого розкладу всі нагодовані, а квартира прибрана.
Або інший приклад, якщо ви щодня заробляєте кілька тисяч рублів на день і у вас потік кран, то легше доручити ремонтні роботи сантехніку і заплатити йому кілька сотень, тоді як ви за цей час заробите в кілька разів більше.
Освойте принципи делегування, т. е. не бійтеся перекладати інших частину своїх обов'язків.
Аналізуйте прожитий період та створюйте свої особисті правила тайм-менеджменту
Періодично озирайтесь назад і намагайтеся аналізувати прожитий період. Звертайте увагу, наскільки раціонально ви витрачали час, як швидко досягли поставленої мети, які труднощі при цьому зустрічалися на вашому шляху і т.д.
Регулярно аналізуйте своє життя і відзначайте те, з якою швидкістю воно рухається, чи ви повністю задоволені своїми діями.
Спираючись на основні принципи тайм-менеджменту, створюйте свої правила, які допомагають вам оптимізувати тимчасові ресурси та відчувати себе щасливою та успішною людиною.
Не забувайте відпочивати
Плануйте свій відпочинок як одне з головних завдань. Саме від того, наскільки добре ви відновили свої сили, залежить якість і швидкість роботи, що виконується. Не нехтуйте сном. Сон дорослої людини повинен становити щонайменше 8 годин на добу. Інакше депресія та занепад сил вам гарантовані, а це головні вороги продуктивної роботи.
Не забувайте спілкуватися з друзями та близькими. Не закидайте свої хобі та захоплення. Приємне проведення часу сприяє розслабленню людини і робить її життя більш яскравим.
Розплануйте свій наступний день
Лягаючи спати, намічайте завдання, які ви хотіли б завтра здійснити. Краще записати всі пункти, щоб нічого не проґавити, адже людина не робот і їй властиво забувати деякі дрібниці.
Плануванням краще займатися у вечірній час. Тобто ви ввечері сьогодення продумуєте наступний. Це дозволяє суттєво оптимізувати тимчасові ресурси, простіше кажучи, ви грамотно розподіляєте свій час.
Останній день
Намагайтеся щодня проживати як останній. Не відкладайте виконання важливих справ. Справи, на які постійно не вистачає часу, іноді так і залишаються в планах, тобто нереалізованими. Тому наскільки можна максимально викладайтеся протягом кожного дня. Завдяки цьому у вас не буде накопичуватися маса рутинної та нецікавої роботи.
Фільтруйте інформацію
Вивчаючи певну інформацію в інтернеті чи друкованих виданнях, намагайтеся виділяти головні аспекти статті та «пробігати» поглядом саме з них. Дуже часто інформація, що надається, переповнена різною рекламою, або надлишками міркувань авторів, тобто «водою». Навчіться читати «через рядок», це суттєво заощадить ваш час.
Пожирачі часу
Дуже багато часу сучасні люди витрачають на перегляд абсолютно не потрібної інформації в соц. мережах та інших інтернет-ресурсах, а також на марні розмови по телефону.
Адже час – це той ресурс, який не можна заповнити. Для того щоб зрозуміти, наскільки воно вам дорого порахуйте, скільки приблизно ви заробляєте протягом години. А тепер подумайте, скільки часу та грошей ви даремно втрачаєте. Навіть якщо не переводити все це в грошовий еквівалент, подумайте, що замість порожньої балаканини по телефону можна було почитати книжку дитині, або пограти з нею. А це набагато корисніше і принесе більше задоволення.
Звичайно, ізолюватися від усіх та припинити спілкування з друзями це теж не вихід. Але спробуйте мінімізувати спілкування із справді непотрібними людьми. Навчіться їм говорити "Ні".
Проаналізуйте звички та виявіть саме своїх «пожирачів часу». Поступово позбавляйтеся їх, навчайтеся.
Концентрація на виконанні однієї справи
Намагайтеся не братися за виконання кількох справ одночасно.Так ви розпилюватимете свої сили, а увага буде розсіяною. Ви довше виконуватимете кожен процес. Візьміть одну справу і виконайте її повністю, потім приступайте до наступного.
Історія знає деяких людей, які могли робити кілька справ одночасно (наприклад, Юлій Цезар), але вони лише виняток із правил.
Але є такі процеси, які можна і потрібно поєднувати. Наприклад, їзда у громадському транспорті у більшості людей займає багато часу. Чому б у цей час не зайнятися самоосвітою. Адже можна прослухати аудіокнигу або прочитати цікавий журнал.
Експерти радять не хапатись за все. Краще повільно та впевнено йти до поставленої мети, якісно виконуючи кожне завдання.
Вивчіть свій біологічний годинник
Ритм життя в кожної людини індивідуальний. У когось пік активності припадає на ранковий годинник, а хтось спить до обіду, а надвечір починає працювати. Тільки ви самі знаєте, коли у вас підйом сил і найвища працездатність. Саме в цей період і постарайтеся виконувати максимальний обсяг заздалегідь спланованої роботи. Робіть це одночасно.
Упорядкуйте робоче місце
У всіх успішних людей можна побачити ідеальний порядок на їхньому робочому місці. Це стосується звичайного столу, так і робочого столу ПК. Ви коли-небудь помічали, скільки витрачаєте свого часу на пошук якогось документа? Вчені підрахували, що люди, які мають безлад на своєму робочому місці, витрачають 30% часу на пошук необхідного документа, інструменту тощо.
Наведіть порядок, утилізуйте непотрібні папери, позбавтеся сміття. Завдяки цьому ви почуватиметеся комфортно, а працездатність підвищиться.
Окреме робоче місце
Якщо ви працюєте в домашніх умовах і вважаєте, що все житло – це робоче місце, то ви глибоко помиляєтесь. Поки ви працюєте, вас може відволікати безліч дрібниць. Постарайтеся облаштувати свій куточок, де зберігатимуться всі ваші речі, необхідні робочого процесу.
Наприклад, якщо ви займаєтеся пошиттям одягу вдома, то не варто розкидати швейне приладдя по всій квартирі. Пошук необхідної дрібниці займе багато часу. Облаштувавши своє робоче місце, ви позбавите себе додаткових прибирань і постійних пошуків.
Книги про тайм-менеджмент або управління часом
Якщо ви серйозно вирішили змінити своє життя і хочете більше дізнатися про тайм-менеджмент, тоді вам буде корисно прочитати наступні книги. Вони є працями відомих фахівців у цій галузі та користуються великою популярністю:
- «Господар часу», автор Євген Попов.
- «Екстремальний тайм-менеджмент», автори Микола Мрочковський та Олексій Толкачов.
- «Як упорядкувати справи чи Мистецтво продуктивності без стресу», автор Девід Ален.
- «Тайм Драйв», автор Гліб Архангельський.
- «Результативний тайм-менеджмент», «Залиште гидливість, з'їжте жабу», «Керуйте своїм Часом», автор Брайан Трейсі.
- "Час - гроші", автор Метью Едлунг.
- Тайм-менеджмент. Мистецтво планування та управління своїм часом та своїм життям», автор Джулія Моргенстерн.
- "Інтегрований тайм-менеджмент", автор Стів Прентіс.
- «Як встигати жити та працювати», автори Дон Аслетт та Керол Картаіно.
- "Ваш час - у Ваших руках", автор, Лотар Зайверт.
- "Жорсткий тайм-менеджмент", автор Ден Кеннеді.
- "Мистецтво встигати", автор Алан Лакейн.
- «Повний лад. Понеділок план боротьби з хаосом на роботі, вдома і в голові», автор Реджіна Лідс.
- «Працюй менше, встигай більше. Програма персональної ефективності», автор Кері Глісон.
Висновок
Якщо вам здається, що організувати свій день, використовуючи поради тайм-менеджменту, у вас не вийде, то ви глибоко помиляєтеся. Звичайно, будь-яке починання вимагає дисципліни та самоконтролю, але ви швидко «втягнетесь» у цей процес і почнете отримувати від нього задоволення.
Головне, не кидати розпочате. Постарайтеся протриматися 30 - 40 днів, після чого планування дня перетвориться на гарну звичку, без якої ви просто не зможете жити.
Навчіться правильно розподіляти свій час. Тоді ви встигатимете не тільки працювати, а й відпочивати, спілкуватися з близькими і розважатися з друзями.