Освіта, кваліфікація та досвід роботи співробітника не такі важливі для керівника організації, як конкретний результат. Тому головним критерієм оцінки ефективності роботи є результативність праці персоналу. Інші показники - особистісні дані, кваліфікація, досвід - враховуються як допоміжний, а чи не першорядний критерій.
Оцінка результативності: поняття та значення
Давати оцінку результативності виконання обов'язків персоналом організації має право менеджер з кадрової роботи, безпосередній керівник або роботодавець. Аналіз продуктивності професійної діяльності окремого працівника, оцінка виконання поставлених завдань дозволяють відзначити ефективність функціонування всієї компанії.
При оцінці ефективності роботи персоналу враховуються:
- обсяг виконаної роботи;
- складність поставлених завдань;
- особливості покладених функціональних обов'язків;
- результати праці.
Людина може справлятися зі своїми обов'язками, проте ніколи не вкладатись у терміни, постійно відволікати колег для допомоги з роботою, тоді як ефективність складається з двох показників:
- Час, витрачений досягнення результату.
- Витрачені ресурси.
Досвідченому фахівцю з роботи з персоналом добре відомо: підвищити ефективність діяльності персоналу вдасться, якщо виконати три умови. І всі три умови спрямовані на взаємодію керівника та підлеглого:
1. Бажання працювати має стати обопільним. Щоб отримати віддачу від рядового співробітника, начальнику слід поговорити про «бонуси» у вигляді премії або кар'єрного зростання. Таким чином, обидві сторони залишаються у виграші: працівник покращує своє матеріальне становище або набуває нового статусу, а організація збільшує прибуток завдяки ефективності використання персоналу.
2. Використання «особистих»/«егоїстичних» потреб підлеглого збільшення показників його ефективності. Для кожного важливий власний інтерес. Якщо вдасться дізнатися, що важливо для людини, це можна використовувати як мотивацію.
3. Зацікавлення керівництва у колективі працівників. Якщо підлеглі відчувають свою «необхідність», розуміють, що компанія зацікавлена у кожному їх, вони намагаються не розчарувати керівництво, а результати праці послужать нагородою і підлеглого, і керівника.
Цілі оцінювання
Як виникла ідея оцінки праці? Кожен наймач хоче знати, на що витрачає гроші. Йому важливо розуміти, що користь від діяльності працівника відповідає вкладеним у нього засобам. Оцінку ефективності проводять, щоб дізнатися:
- рівень роботи управлінської системи, і навіть організацію розподілу функціональних обов'язків серед персоналу;
- чи справляється окремий співробітник із покладеними на нього завданнями, та в якому обсязі;
- «потрібність» співробітника для фірми: співвідношення витрат підприємства утримання працівника з його особистим вкладом у прибуток підприємства;
- відповідність обсягу виконаної роботи отриманому заробітку;
- які методи мотивації будуть ефективними для персоналу;
- наскільки перспективний службовець, і чи варто вкладати кошти у навчання для підвищення ефективності та продуктивності його праці, виходячи з інтересів організації.
Впровадження оцінювання КРІ (ключових показників ефективності) персоналу – популярна методика сучасних керівників.
Насправді це виглядає так: начальник встановлює для персоналу певні цілі й завдання. Деякі співробітники завдання виконують, інші – ні. За оцінкою та нагорода: тим, хто виконав план - бонус (грошова винагорода), решті - дякую за роботу (або спробу з нею впоратися). Мета таких оцінок – справедлива оплата праці.
Для кого потрібна оцінка?
В оцінці ефективності зацікавлений насамперед роботодавець. З показників ефективності, він оплату персоналу і призначає. Наприклад, менеджера з продажу можна зацікавити відсотком укладених угод. Що його персональна ефективність, то вище середньомісячний дохід. Для офісних службовців важливим є оклад. А величина окладу залежатиме від оцінки результативності їхньої праці. А ось із творчим персоналом – дизайнерами чи програмістами – все набагато складніше. Російські компанії тільки-но починають використовувати показник КРІ в оцінці продуктивності творчої праці. Оплата праці найманих службовців компаній виходить з суб'єктивної оцінці керівника чи роботодавця. Лише частина керівників зізнаються у своєму методі оцінювання, а інші це старанно приховують.
Проблеми при впровадженні системи оцінювання
Не всім керівникам вдається успішно запровадити систему оцінок ефективності своїх підлеглих. І причина криється як у невдалому методі, так і в недостатній ефективності самого керівника. Які проблеми аналізу результативності праці можуть виникати і чому?
Перший бар'єр шляху успішного впровадження системи оцінок рівня результативності виконання персоналом своїх обов'язків - це опір колективу. Чому так відбувається? Існує низка причин:
- побоювання щодо нововведень. Персонал боїться змін, вважаючи, що роботи збільшиться, а розмір зарплати зменшиться;
- складна схема. Багаторівнева система оцінювання ефективності використання персоналу збиває з пантелику і демотивує працівника. Якщо співробітник не може зрозуміти, що він зробив не так і чому йому заплатили менше, це негативно впливає на його діяльність та ставлення до роботи;
- незрозуміла система оплати праці. Якщо премія виплачується, виходячи з результатів роботи за минулий, а то й позаминулого місяця, співробітник виявляється дезорієнтованим: працював гірше, а заробив більше;
- різниця в оцінці виконаних завдань та загальної ефективності у самого працівника та його керівника. А такі оцінки рідко збігаються;
- досягнення поставленої мети який завжди повністю залежить від діяльності працівника. Те, що він вважає правильним, естетичним, може геть-чисто не сподобатися замовнику. І роботу доведеться переробляти, вносячи правки знову і знову. Тому, оцінюючи діяльність «творчих» працівників, керівнику варто застосувати спеціальний метод чи індивідуальний підхід;
- необхідність витрачати час на звіти. Кому сподобається після виконання роботи поставлене завдання написати докладний звіт із зазначенням витраченого часу, дотримання термінів та аналізу власних помилок.
Отже, головною проблемою впровадження оцінок продуктивності та результативності праці є суб'єктивність та непрозорість методів оцінювання.
Особливості оцінювання якості праці
Головними критеріями оцінки продуктивності виконання персоналом своїх обов'язків є:
- підсумковий прибуток організації;
- задіяний персонал.
Сам собою рівень прибутку не гарантує однакової ефективності кожного співробітника. Оцінка праці усієї команди може не відповідати оцінці працівника, який «ховається» за колегами і лише «виглядає» ефективним співробітником.
Допомагають визначити рівень роботи персоналу спеціально розроблені методи оцінок, спрямовані на визначення кількості докладених зусиль співробітника, його потенціалу та зовнішніх факторів, що впливають на його діяльність.
Методики оцінювання
Оцінка професійного рівня персоналу виставляється на основі аналізу:
- обсяг теоретичних знань співробітників організації;
- вміння персоналу застосувати знання практично.
Методи оцінки конкретного працівника дозволяють керівнику визначити здатність підлеглого виробляти «продукт», необхідний організації, з найменшими витратами із боку останньої.
Найбільш популярні такі методики оцінки персоналу:
- Атестація.
- Тести.
- Цільове управління (Management By Objectives).
- Управління ефективністю (Performance Management.)
Атестація
Метод атестації дає можливість перевірити рівень професіоналізму персоналу компанії. Проводиться атестація колегіально, оцінку знань службовців дає комісія, до складу якої входять спеціалісти окремих напрямків. Оцінки під час атестації ставляться за:
- теоретичні знання персоналу;
- вміння застосовувати їх у роботі;
- чи відповідає працівник своєї посади.
Атестація - єдиний спосіб оцінювання професійного рівня персоналу, передбачений трудовим законодавством Російської Федерації. Якщо співробітник отримав низьку чи незадовільну оцінку, роботодавець має право розірвати з нею контракт.
Тести
Тестові методики оцінки персоналу допомагають скласти об'єктивну думку про кандидата на посаду прийому на роботу.
Практичне застосування тестових способів оцінки заслужило довіру менеджерів з персоналу завдяки простоті проведення та достовірності результатів.
Біографія
Формальний метод, дає уявлення про суб'єктивну оцінку працівником себе. Надає роботодавцю можливість проведення аналізу кваліфікації та досвіду претендента на роботу на основі викладених фактів та наданих документів.
Анкета
Анкетування поділяють на дві категорії. Кваліфікаційне- претенденту працювати пропонують пройти спеціалізовані тести з метою оцінки рівня його знань. Найоб'єктивніший аналіз знань проводиться за допомогою спеціально розроблених комп'ютерних програм. Наприклад, безкоштовна програма Айрен, яка базується на методі тестування знань локально або через Інтернет. Такі тести складаються з комплексу завдань:
- із запропонованим варіантом відповіді;
- з розгорнутою відповіддю;
- на вміння віднести поняття за класами;
- встановлення відповідності.
Психологічнедає оцінку стресостійкості, ефективності, емоційності, моральних принципів людини. Такі тести популярні у силових відомствах, а також у компаніях, де персонал щодня стикається з опрацюванням великої кількості інформації або роботою з клієнтами. Психологічне тестування дозволяє виявити у персоналу таку проблему, як професійне «вигоряння», та відсіяти «непридатних» для продуктивної праці кандидатів.
Спостереження
Встановлення спеціальної апаратури, наприклад Yaware, TimeTracker або TimeInformer. Вони надають роботодавцю чи керівнику можливість спостерігати за персоналом цілий день. Такий метод дозволяє простежити за діяльністю кожного співробітника, виставити оцінки комунікативним навичкам, рівнем професіоналізму, працездатності, компетенції. Головний недолік такої оцінки у її суб'єктивності. Думка спостерігача який завжди відбиває реальність.
Співбесіда
Ця методика використовується при доборі персоналу. Керівник під час співбесіди проводить аналіз комунікативних навичок претендента, досвіду його попередньої роботи, конфліктності, адаптації у новому колективі.
Регулярні співбесіди з діючими співробітниками допомагають виявити проблеми серед персоналу, уникнути чи врегулювати конфлікти, що виникають серед колег під час роботи, визначити потенційних лідерів та аутсайдерів. Звичайно, брак таких оцінок у їхній суб'єктивності. Адже проводить співбесіду найчастіше один фахівець.
Гра
Ділова гра надає керівнику можливість оцінити персонал за такими критеріями:
- активність;
- ініціативність;
- швидкий розум;
- креативність;
- передбачливість.
Проведення аналізу гри дозволяє виділити найперспективніших працівників, у тому числі формується резерв претендентів на кар'єрне зростання.
Об'єктивно оцінити діяльність персоналу виходячи з одних тестових методик не вдасться. Вони є допоміжним елементом оцінювання продуктивності праці окремих співробітників і всього персоналу компанії в цілому. Більшість тестових методик застосовується для попередньої оцінки кандидата прийому працювати.
Цільове управління (Management by Objectives)
Об'єктивна методика оцінювання ефективності працівника та його праці, а також відповідність людини займаній посаді.
Як це діє? Керівник ставить перед персоналом кілька завдань та уточнює терміни їх виконання. Це може бути тиждень інтенсивної праці, а може й кілька місяців. Обов'язковою умовою постановки завдань є їхня ясність, точність, здійсненність.
Обов'язково вислуховується думка персоналу про стратегічні та тактичні напрями роботи, погоджуються цифрові показники плану.
Одним із напрямів оцінки за МПО є формування схеми мотивації персоналу шляхом створення системи оплати праці, виходячи з показників ефективності. Співвідношення показників роботи та зарплати встановлює керівник.
Оцінювання за методикою МВО проводиться за двома схемами:
- Оплата провадиться за кожен виконаний показник результативності праці. Перевиконання нормативів персоналом за такої схеми значення не має. А ось недовиконання плану спричиняє зменшення оплати праці. Є допустимі показники результативності на рівні 80-85%.
- Для розуміння персоналом покладених на нього завдань та організації своєї діяльності відповідно до них, а також для спрощення аналізу показників результативності праці окремих співробітників розробляється матриця МПО. У ній міститься інформація про завдання та їх цифрові коефіцієнти.
Управління ефективністю (Performance Management)
Ще одна об'єктивна методика оцінювання праці співробітників компанії, що передбачає постановку завдань та контроль ефективного їх виконання персоналом компанії. Управління ефективністю - удосконалена методика МПО, що дозволяє оцінити професіоналізм і компетентність персоналу. У свою чергу, працівник зацікавлений у швидкому досягненні поставленої мети.
Переваги методики у можливості оцінювання праці службовців:
- Стимулювання персоналу підвищуватиме свій професійний рівень.
- Збільшення продуктивності праці.
- Об'єктивна оцінка відповідності людини посади.
Етапи проведення РМ:
- Підготовка показників результативності праці (КРІ).
- Постановка завдань персоналу на основі показників КРІ.
- Оцінювання праці працівників за підсумками виконання КРІ.
- Моделювання компетенцій персоналу з урахуванням результатів оцінювання.
Критерії та результати
Немає єдиного механізму, здатного об'єктивно оцінити роботу окремого співробітника або всього персоналу компанії. Це з різноманітністю методик розрахунку результативності, специфіки функціонування окремих підприємств, особливостей розподілу професійних обов'язків, покладених на персонал, і навіть «портретів» ідеального співробітника у конкретній організації.
Використання перерахованих систем оцінювання дозволяє розрахувати рівень продуктивності окремого працівника шляхом складання оцінок, виставлених за різними параметрами, виходячи з поставлених завдань.
Маленьке божевілля, чи головне - не перестаратися
Керівник невеликої, але стабільно працюючої студії «Сибірікс» у місті Москві, вивчив гору методик оцінювання продуктивності співробітників та вирішив запровадити у своєму бізнесі справедливу оплату праці. До речі, запровадити таку «справедливість» вирішили працівникам, які займаються розробкою сайтів, креативними ідеями та іншими напрямками ІТ – технологій. Для цього було розроблено детальний план. Враховувати результативність службовців наказувалося за такими параметрами:
- Відповідність вироблення годинника робочого часу запланованому.
- Щомісячні нормативи «збуту» послуг.
- Кількість підлеглих та їх оклад.
- Кількість подяк від клієнтів.
- Кількість повторних замовлень від постійних клієнтів.
- Нагороди за участь у конкурсах профільного спрямування.
- Кількість негативних відгуків замовників.
- сума дебіторського боргу.
- Кількість прочитаних книг і таке інше.
Дуже докладний список вийшов. Таким чином, було створено єдину схему оцінювання. А щоб відпрацювати її на практиці, було ухвалено рішення потренуватися не з реальними грошима, а з віртуальними «фантами». В офісі розташували велику дошку із зображенням усіх службовців. На ній за допомогою значків – «фантів» – відзначалися успіхи та провали кожного працівника, які враховувалися при нарахуванні зарплати. Разючі зміни в колективі відбулися протягом першої години після запуску проекту. Особи стали похмурими. Ще за кілька днів «роботи по-новому» розпочалася запекла боротьба за «фанти». Дружня атмосфера у колективі змінилася настороженою. Через сім днів оцінювання проекту стало займати вп'ятеро більше часу, ніж раніше. А між розробниками та керівником проекту розгорялися цілі баталії. Минув місяць, і про допомогу колегі не було й мови. Кожен мав «свою роботу». Почалися нескінченні конфлікти. «Фанти» стали суб'єктивною думкою керівництва. Працювати без фанта відмовлялися всі. Напруга в колективі зростала, а ось ефективність роботи, навпаки, впала. На третьому місяці тестування "проект справедливої оплати" тихо звернули. А за півтора місяця зникла тривожність. Усі знову стали друзями, перестали конкурувати. Кількість задоволених клієнтів та реалізованих проектів збільшилася.
Підведемо підсумки
Методик оцінювання багато. І кожна має свої плюси і мінуси. У якому обсязі якийсь метод і як застосовувати - вирішує керівник. Головне, не варто переносити теоретичні знання безпосередньо на своїх підлеглих. Слід врахувати і специфіку роботи, і особливість особового складу, і відносини, що склалися в колективі.
І ще: співробітник відноситься до своїх обов'язків так, як ставиться до нього керівництво. Якщо службовець упевнений у тому, що його цінують, його працю поважають, їм дорожать, він прагне не лише не підвести колектив та компанію загалом, а й принести якнайбільше користі. Він знає, що його зусилля будуть помічені, оцінені та справедливо винагороджені.
Основний капітал у вік роботизації – співробітники. Звучить парадоксально, але це так. Роботи скоро будуть у всіх, і у всіх вони працюватимуть однаково. Показником ефективності стануть люди – тільки вони можуть зробити компанію унікальною та найбільш привабливою для клієнтів.
Секрет ефективності персоналу простий – кожен на своєму місці, кожен цінує своє місце. Але як цього досягти на практиці?
Кожен на своєму місці
Спочатку необхідно, щоб кожен співробітник розумів, що від нього вимагається. Де можна – встановлюємо норми. Вони потрібні не лише для оцінки ефективності роботи працівника. Норма - це орієнтир, який дозволить ні розслабитися, ні “згоріти роботі”. Норма має бути розумною – не варто видавати бажане за дійсне.
Коли є розуміння того, що працівник має робити, можна переходити до оцінки ефективності персоналу. Є різні методи оцінки – якісні та кількісні. Якісні, або описові, ґрунтуються на думках, відгуках, відповідності ідеалу. Кількісні методи об'єктивніші, оскільки ґрунтуються на цифрах. Наприклад, система KPI (Key Performance Indicators) – ключових показників ефективності.
Для визначення KPI знадобляться:
- Критерії оцінки співробітника. Що найважливіше у його роботі? Кількість укладених угод, кількість повторних замовлень, якість обробки запиту
- Кількісні показники ефективності: мінімальний достатній (база), стандартний (норма) та бажаний (ціль)
(Факт мінус база/Норма мінус база) × 100 % = результат (%)
- Якщо результат більше 100% - чудово, співробітник на своєму місці
- Якщо результат не тішить, потрібний докладний аналіз окремих KPI за критеріями. Можливо, є сенс задіяти цього співробітника на іншій посаді, де він зможе реалізувати свої сильні сторони.
Кожен дорожить своїм місцем
Методи мотивації співробітників поділяються на матеріальні та нематеріальні. Зараз у тренді. Це працює для західних компаній, де зарплата фахівця практично однакова у всіх роботодавців. Є сенс залучати співробітників додатковими бонусами.
Але ми живемо у Росії. Трохи статистики: скільки отримує юрист у Новосибірську? До якої компанії буде подано більше резюме?
Тому мотивація першого рівня – матеріальна. Можна встановити середню зарплату в регіоні. Це є базовий оклад. Але потрібно, щоб працівник розумів - кінцева сума залежатиме від його KPI. Причому схема нарахування премії має бути максимально прозорою та зрозумілою для співробітника.
Мотивація другого рівня – соціально-матеріальна. Експерти в ході проведеного опитування: 44% росіян хотіли б за рахунок компанії, 40% хочуть отримати поліс ДМС, 32% - пільгові путівки на відпочинок, 28% - фітнес, що оплачується, 26% - харчування за рахунок роботодавця. І, звичайно, завжди в ціні матеріальне заохочення - на день народження, на весілля, у зв'язку з народженням дитини. Ці гроші – жест доброї волі компанії, тому високо цінуються співробітниками.
Мотивація третього рівня – комфорт на робочому місці. Це і кава, і печиво, і місце для відпочинку, і швидкий Інтернет. Список нескінченний і обмежується лише фантазією компанії.
Контроль за роботою персоналу
Кілька слів . Як не дивно, це також метод мотивації працівників. Є компанії, де кожна розмова менеджера з клієнтом прослуховується та аналізується. Це найкращий спосіб вбити мотивацію. Не треба тотального контролю. Контролю показників KPI – кінцевого результату – цілком достатньо. Нехай співробітники самі обирають, як вони його досягнуть. Довіра – чудовий інструмент мотивації.
Ефективність у роботі має велике значення. Але багато людей не користуються своїми безмежними можливостями. Багато хто забуває про те, що в кожній людині закладено величезний потенціал. І треба навчитися використати його. І тоді ваша продуктивність праці багаторазово зросте, робота стане більш ефективною. Головне слідувати кільком простим рекомендаціям. І успіх вам гарантовано.
Як підвищити ефективність праці
Прокидаємося до восьмої ранку.
Коли людина рано встає, має більше шансів встигнути зробити все те, що вона запланувала. І продуктивність роботи зростає.
Робимо зарядку.
Це зарядить вас порцією енергії та мобілізує ваші внутрішні ресурси. І допоможе прокинутися.
Налаштовуємо себе вранці на ефективну роботу.
Настрій має значення для ефективної роботи. Вірте у свій успіх, і це призведе до успіху. Кажіть собі, що до мене все вийде.
Вранці приймаємо контрастний душ або обливаємось холодною водою.
Це сприятливо позначається не тільки на вашому здоров'ї та імунітеті, але й дарує вам бадьорість та гарний настрій на весь день.
Займаємось плануванням.
Щодня перед сном складайте план наступного дня. І дійте відповідно до постановки цілей. Якщо ви нехтуєте цим важливим заняттям, то багато часу йде на роздуми про те, що робити тепер. Без плану ви втрачаєте найдорожче, що у вас є свій час.
Ставте реальну мету.
Якщо ви поставите собі не реальні цілі, ви не зможете їх досягти, і це негативно позначиться на вашій самооцінці.
Чергуйте свою діяльність.
Змінюйте заняття, які потребують уваги та мозкової активності з тими, що пов'язані з фізичними діями.
Не забувайте про 5 радощів.
Щодня робіть те, що вам приємно. Це можуть бути будь-які дрібниці, наприклад, прогулятися на свіжому повітрі після робочого дня або заспівати пісню в караоке. Це дуже важливо, оскільки позитивні емоції підвищують вашу ефективність у роботі.
Спочатку робимо більш важку роботу, а на вечірні години залишаємо легшу.
Після п'яти годин праці працездатність знижується, і ви вже не зможете впоратися зі складним завданням на всі сто відсотків.
Золоте правило - те, як людина починає свій день, чим займається в першу годину, тим буде зайнятий і весь день.
Якщо ви почнете свій день попиту різних форумів в Інтернеті, то так і будете їх до вечора читати. Ні до чого завантажувати себе марною інформацією з самого ранку. Краще займіться важливими справами. І не перемикайтеся з одного пункту плану на інший, доки не доробіть те, що почали.
Чергуємо роботу та відпочинок.
Своєчасно відпочивайте. Даруйте собі щогодини десятихвилинні перерви. Якщо обстановка дозволяє зробити релаксацію або фізичні вправи.
Підтримуємо себе позитивним підкріпленням.
Щоб підвищити ефективність роботи слід підкріплювати себе винагородою та похвалою.
Шум знижує продуктивність.
Якщо вас дратують шуми, будь то шум від вентилятора комп'ютера або розмови на роботі, одягніть навушники та слухайте приємну музику.
Не нехтуйте спортом.
Спорт та активний відпочинок знімає напругу та покращує мозкове кровопостачання. Так само заняття спортом підвищують рівень ендорфінів, заряджає позитивом та збільшує працездатність.
Усуньте те, що вас відволікає та вбиває ваш час.
Під час роботи жодних ігор, асек та форумів. Також не витрачайте свій трудовий час на розмови по телефону з особистих питань.
Слідкуйте за поставою – тримайте спину рівно.
Пряма спина – це гарна циркуляція крові. Якщо стежити за своєю поставою викликає великі труднощі, користуйтеся коректором постави та робіть вправи для відновлення хребта.
Купуйте собі щоденник.
Ні до чого перевантажувати мозок різними дрібницями. Записуйте свої плани та враження, телефони та адреси, призначені зустрічі та їх дати. Дбайте про свою голову.
Встановлюйте термін роботи.
Термін виконання роботи повинен бути чітким та реальними. І не відкладайте потім те, що можна зробити вже зараз.
Дотримуйтесь режиму дня.
Звичка працювати виробляється з часом. І слід дотримуватися певного режиму роботи, тому що організм людини адаптується до нього і в цей час активність мозку підвищується.
Не перенапружуйтесь
Працюйте не більше 12 годин на день. Спіть не менше 8 годин на добу. Якщо ваше тіло буде вічно втомленим, то ні про яку ефективність може йти й мови. Любіть себе та своє тіло. І будьте здорові та сповнені сил!
Вітаю! У цій статті ми розповімо про особисту ефективність.
Сьогодні ви дізнаєтесь:
- Що таке особиста ефективність;
- На що вона впливає;
- Як бути по-справжньому ефективним?
Що таке особиста ефективність
Почнемо з теоретичної частини. Саме поняття особистої ефективності для звичайної людини зрозуміле, але дещо розмите. Через те, що не існує чіткого визначення, виникають проблеми в методології, і в цілому в галузі застосування. Спробуємо дати визначення особистої ефективності людини.
Особиста ефективність – здатність людини максимально швидко та якісно виконувати певні завдання.
Виходячи з цього визначення вже можна видати основні проблеми, з якими стикається людина, при виконанні певних повсякденних завдань:
- Перемикання уваги;
- Робота над повну силу.
Тобто, ми можемо сказати, що особиста ефективність передбачає чітку концентрацію на виконанні певного завдання на максимальному рівні. Сьогодні психологи все частіше надають питанням особистої ефективності пріоритетне значення. У повному світі інформації, не потонути в такому потоці, відфільтрувати потрібну - досить складно.
Чому важливо оцінювати та підвищувати особисту ефективність
Ефективність однієї конкретно взятої людини може не лише виконання однієї конкретної завдання на роботі чи навчанні, а й у цілому прагненні до певним цілям людини.
По особистій ефективності ми можемо судити не тільки про те, наскільки швидко ви виконаєте доручене роботодавцем завдання, але і з якою швидкістю можете підніматися кар'єрними сходами, отримувати і використовувати нову інформацію, і досягати своїх цілей.
Особиста ефективність відповідає важливий параметр – працездатність. Людина з маленькою ефективністю буде нескінченно плестись ззаду, поки успішніші будуть використовувати свій потенціал для виконання своїх завдань. Для того, щоб краще зрозуміти сам сенс використання особистої ефективності, потрібно порушити тему таланту та використання свого потенціалу.
Загальновідомий факт, що успіх – складається з старанної роботи та таланту. Причому пропорції люди висувають різні, від 10% таланту та 90% праці, до 50/50.
Особиста ефективність – аналог праці із застосуванням свого таланту. Тобто ви використовуєте свої ресурси для того, щоб максимально швидко досягти своєї мети при застосуванні мінімально можливої кількості зусиль.
Це не означає, що виконання завдання буде неякісним, навіть навпаки – чим ефективніша людина, тим якісніше вона виконає роботу за короткий термін.
Відповідно, підвищення особистої ефективності неминуче призведе до того, що на повсякденні справи людина витрачатиме набагато менше часу.
Приклад:на співробітника покладається завдання щодо аналізу конкурентів у галузі своєї компанії. На основі цього звіту йому потрібно буде зробити свій аналіз, оцінити перспективи розвитку компанії та загалом видати свій вердикт про доцільність виходу на ринок. Співробітник справлятиметься з таким завданням від 1 тижня до 1 місяця. І чим вища його ефективність, тим меншим буде термін, який буде витрачений на виконання цього завдання.
Ми більше говоримо про терміни виконання завдань, а не їхню якість насамперед виходячи з сучасних реалій. Проблема нинішньої роботи не в тому, щоб упоратися із завданням на рівні – із цим проблем не виникає майже ніколи. Головна проблема - в.
Кожен помічав за собою таке явище: перші 20-30 хвилин на роботі ви з очима, що горять, приймаєтеся виконувати завдання, покладені на вас. Потім ефективність падає, очі перестають горіти, і те, на що потрібно 5 хвилин, поступово займає 10, 15 і 20.
Якщо в цей час подивитися на себе з боку, можна відзначити нескінченні відволікання, ослаблення концентрації уваги, перемикання з одного завдання на інше та інші, справді неефективні речі. І таке явище спостерігається повсюдно, не тільки на роботі, а й на навчанні, під час ведення, тренування, читання і т.д.
Саме для того, щоб зменшити час виконання одного завдання, тим самим збільшивши свою продуктивність, потрібно тренувати особисту ефективність.
Кому рекомендується підвищувати особисту ефективність насамперед
Особисту ефективність потрібно тренувати абсолютно кожній людині, але деякі професії потребують особливого підходу до цього. Давайте розберемося з тим, кому в першу чергу і потрібно негайно зайнятися собою.
Фрілансери.Почнемо саме із них. Це особлива категорія працівників, які виконують різні завдання. Це можливо створення програм, дизайну, ведення бухгалтерії тощо.
Ця категорія людей найбільше схильна до інформаційної атаки через постійний контакт з інформацією. Якщо на роботі в офісі соціальні мережі, сайти новин та інші способи вбити час і відволікти від роботи заблоковані або знаходяться під наглядом, то при роботі з дому таких обмежень немає.
Часто для того, щоб виконати завдання, на яке потрібно максимум 15 хвилин, середньостатистичний фрілансер витрачає більше години. Саме для того, щоб швидше впоратися з роботою, збільшувати заробіток, кількість клієнтів, і при цьому звільнити час на цікавіші справи – фрілансерам потрібно займатися покращенням своєї особистої ефективності постійно.
Бізнесменів.У цю категорію потраплять усі, у кого є будь-який, а також директори та топ-менеджери великих компаній. У реаліях сучасної економіки, бізнесменів і вищого керівництва дуже обмежена кількість часу на вирішення важливих завдань.
При цьому обов'язків у них більше, ніж у звичайних працівників. Саме для того, щоб знаходити час на все і залишати ще кілька годин на життя поза роботою, потрібно займатися розвитком своєї особистої ефективності.
Студенти.До цієї категорії можна віднести всіх, хто чогось навчається. Незалежно від того, школа це чи двомісячні курси бухгалтерії, використовувати свій потенціал у навчанні на повну – ось першорядне завдання цих людей.
Отримати максимальну кількість корисної інформації, відфільтрувавши її від непотрібного сміття, і зробити її придатною для використання у своїх цілях – ось завдання, на виконання якого впливає особиста ефективність.
Коли формується особиста ефективність
Особиста ефективність людини – суб'єктивний чинник. Він починає формуватись у дошкільному віці, і пік становлення припадає на 19-25 років, час, коли люди тільки починають працювати, використовуючи все, що отримали під час свого навчання.
Але весь фундамент купується в школі, коли проявляється та сама мультизадачність учнів: потрібно зробити уроки, зайнятися тим, що подобається, посидіти в соціальних мережах, погуляти з друзями, виконати завдання батьків по дому і таке інше. Саме цей період розставляються пріоритети.
Але це не означає, що підвищення особистої ефективності неможливе у пізнішому віці. Саме після 23-25 років люди замислюються про те, як їм підвищити свою ефективність для того, щоб приділяти час своїй сім'ї та залишати трохи для своїх захоплень.
Саме тому займатися підвищенням власної ефективності потрібно якомога раніше, але й у пізнішому віці не можна говорити про те, що людина не впорається з тим, щоб змінити себе і почати бути більш працездатною.
Основу особистої ефективності складають три фактори:
- Встановлення цілей;
- використання ресурсів;
- соціалізація.
Постановка цілей– найважливіший чинник із усіх трьох. Для того, щоб ефективно працювати, потрібно розуміти, навіщо ти це робиш. Грамотно мета - основа результату. При цьому важливо ставити проміжні цілі. Найменшим часовим проміжком для однієї мети має бути 1 день.
Використання ресурсів. Тут чудово підійде порівняння особистої ефективності з економікою. Економіка – наука використання обмеженої кількості ресурсів, задоволення потреб. Якщо проводити аналогію з людиною, то кожен має свій запас ресурсів, який потрібно використовувати для того, щоб виконати свої цілі.
Соціалізація. Теж досить важливий чинник. Він відповідає за спілкування та реалізацію цілей у суспільстві. Щодня людина неминуче стикається з іншими людьми, і вони також впливають на виконання її цілей, як і вона сама.
Саме для того, щоб тренувати навички досягнення цілей – потрібно вчитися вибудовувати взаємини з людьми, і робити так, щоб вони допомагали досягненню цілей у той чи інший спосіб.
Людина, яка бажає розвиватися свою особисту ефективність, повинна рухатися у цих трьох напрямках:
- Вчитися грамотно складати свої цілі;
- Намагатися більш розумно використовувати свої ресурси для їхнього досягнення;
- Взаємодіяти з людьми задля реалізації своїх планів.
Методи підвищення особистої ефективності
Методів підвищення особистої ефективності досить багато, але всі вони говорять приблизно про те саме. Ми зібрали для вас 10 найпопулярніших способів підвищення особистої ефективності, і слідуючи хоча б половині з них кілька місяців, ви гарантовано відзначите підвищення працездатності.
Планування
Один із найважливіших способів підвищення ефективності – грамотно планувати власний день. Це одна з головних навичок, яка може збільшувати працездатність протягом дня.
Авраам Лінкольн був воістину геніальною людиною, яка змогла досягти найамбіційніших цілей лише завдяки своїй особистій ефективності. Він працював на максимум майже завжди, і це вигідно відрізняло його від усіх, хто встав на шляху досягнення своїх цілей.
Робота відповідно до своєї мети – ось першочерговий напрямок, з яким вам доведеться працювати насамперед. Записувати свої цілі найкраще на звичайному папері – це робить їх матеріальнішими. Щоденник з цілями найкраще носити із собою та періодично заглядати.
Але плани на день лише верхівка айсбергу. Складати мети слід і більш тривалі періоди. Також у людини має бути одна мета – місія, на яку вона має рівнятися. Це, як правило, велика і грандіозна мета, досягнення якої може зайняти майже все життя.
При цьому складання грамотної місії – перший крок до того, щоб стати ефективним.
Листок з головними цілями та місією – теж бажано носити із собою. Він допоможе відповісти на запитання: «Навіщо я цим займаюся зараз», а також дасть додаткову мотивацію для роботи.
Розміщення пріоритетів
Розставляти пріоритети – важлива навичка, якій слід навчитися відразу після того, як ви навчитеся розставляти свої цілі. Розставляти пріоритети – вирішувати, яке завдання має бути виконане насамперед, яке після неї. Розстановка такої черговості дозволяє на початку дня вирішувати найважливіші завдання, використовуючи максимум ресурсів, залишаючи на другорядні менше сил.
Марк Твен сказав: «Якщо з'їсти жабу на початку дня, то залишок дня обіцяє бути чудовим. Адже все найважче ви вже зробили.
Тобто, потрібно виконати одне велике та складне завдання одразу, не відкладаючи у довгий ящик. Після цього все інше здасться вже не таким складним і ви зможете виконати все без особливих зусиль.
Психологи також дотримуються такої точки зору. Людина після виконання складного завдання настає сплеск ендорфінів – гормону радості, і як наслідок – збільшення внутрішнього запасу ресурсів. Тобто після важкого завдання ви з радістю візьметеся за щось менш важке. При цьому найприємніше завдання слід залишати під кінець. Прагнення щодо нього також підвищить працездатність.
Розміщення пріоритетів дозволяє вибрати найбільшу і мерзенну жабу, після чого жабу трохи менше, і так далі.
Концентрація уваги
Один із найскладніших методів, що дозволяє розігнати особисту ефективність до максимуму.
Концентрація - Здатність зосереджуватися на чомусь конкретному. Тобто, виконуючи завдання, ви не відволікаєтесь на сторонні речі, повністю віддаєтеся роботі та виконуєте її набагато швидше.
Проблема концентрації сьогодні – одне з найгостріших питань, якому психологи надають значення.
Трохи статистики:
- Середня тривалість часу концентрації дитини на одному - 7 хвилин. У дорослого ця цифра може збільшитись до 40 хвилин.
- Після 40 хвилин однотипної роботи, незалежно від того, наскільки вона творча, настає втрата концентрації та занепад працездатності. Це негативно впливає на особисту ефективність.
Сьогодні є кілька методів покращення концентрації, але принцип у них один: потрібно періодично робити перерви і після тривалих занять однією і тією ж справою, міняти поле діяльності. Один із найстаріших, але дієвих методів збереження концентрації – метод Pomodoro.
Суть методу в тому, що необхідно займатися одним видом діяльності 25 хвилин і після цього влаштовувати собі 5 хвилинний відпочинок. Після того, як ви 4 рази зробили цей цикл Pomodoro, вам потрібно змінити вид діяльності, навіть якщо робота не була закінчена. І після 1-2 циклів повернутися до неї та закінчити роботу.
Є багато інших методів, про які ви можете дізнатися в мережі.
Поступова відмова від гаджетів на роботі
Це випливає із попереднього пункту. Мобільні телефони та планшети негативно впливають на концентрацію. Вони змушують людину постійно відволікатися на непотрібну інформацію. Гаджети на роботі мають бути використані лише для зв'язку.
Обмеження часу перебування у соціальних мережах
Соціальні мережі є ідеальним засобом зниження особистої ефективності. Вони забирають величезну кількість часу, нічого не приносячи натомість. Для того щоб раціонально використовувати свій особистий та робочий час, вам потрібно буде максимально обмежити себе в плані соціальних мереж.
Якнайменше часу проводите Вконтакте або Однокласниках, і ви помітите, що у вас з'явилося набагато більше можливостей зайнятися тим, що реально подобається.
Контроль за самопочуттям
Погане самопочуття – одна з причин, чому людина не може використовувати свій максимальний потенціал. Під час хвороби людина буде практично непотрібна на роботі, тому що не зможе виконувати повсякденні завдання також швидко і якісно, як і робила це раніше.
Тому слід пам'ятати, що іноді краще витратити 1-2 дні те що, щоб остаточно вилікуватися, ніж працювати у хворобу 1-2 тижня, знижуючи цим свою ефективність.
Також не заважає добре розслабитися перед тим, як розпочинати роботу. Для цього чудовим варіантом може бути гаряча ванна. Для любителів східних мистецтв медитація може стати справжнім порятунком. Під час неї організм людини відпочиває у прискореному режимі, і буквально після 20 хвилин медитації ви відчуєте справжній приплив сил.
Вхід у стан потоку
Потік - назва досить цікавого психологічного стану людини, який характерний піком продуктивності. У такому стані людина здатна видати свій максимум, або навіть вийти за власні межі.
Для того, щоб увійти в потік, можна скористатися внутрішніми або зовнішніми стимуляторами. До внутрішніх стимуляторів відноситься все, що стосується особистої мотивації людини. До зовнішніх стимуляторів відноситься все, що так чи інакше може змусити людину заспокоїтися і налаштуватися на потрібний лад.
Для цього підходять:
- Відповідне приміщення;
- Гаряча ванна;
- Медитація.
З внутрішніми стимуляторами дещо складніше. Вони індивідуальні для кожної людини, але схожі на одну – вони викликають позитивний заряд емоцій, який дозволяє протягом тривалого часу зосереджуватися на чомусь одному. А ще вони стосуються внутрішньої мотивації. Достатньо дізнатися про свої мотиваційні важелі, і ви зможете легко впливати на себе і входити в стан потоку.
Вмійте відпочивати
Це одна з найважливіших навичок, яку більшість людей втратила. Як кажуть, здебільшого словників, відпочинок – зміна виду діяльності. Отже, не можна відпочивати, просто лежачи на дивані. Вам потрібно займатися чимось іншим, що задіяє інші ваші м'язи та здібності.
Зміна виду діяльності - те, чого вам слід навчитися в короткий термін. Якщо ви працюєте руками – пограйте у шахи, покер, змусіть мозок думати. Якщо ваша робота пов'язана з розумовою працею, все робиться з точністю навпаки – потрібно відпочивати, навантажуючи організм фізично, не даючи йому багато часу на роздуми.
Існує загальна помилка щодо того, що люди, які багато працюють за комп'ютером, можуть відпочивати, сидячи у соціальних мережах. Але це не так. Час, проведений за комп'ютером, негативно впливає на м'язи очей, а також мозок, який змушений фільтрувати величезні потоки інформації.
Відмовтеся від переробок
Цей пункт відноситься до здоров'я, але його слід виділяти окремо. Кожна людина повинна чітко представляти свою межу - той обсяг виконаної роботи, після якого він завдасть шкоди своєму організму.
Ми знаємо, що можливості людського організму досить великі, і часті випадки по виходу за власну межу, особливо коли справа стосується термінової та важливої роботи. Але наслідки таких випадків не з позитивних.
Для того, щоб грамотно відмовлятися від переробок, потрібно просто досвідченим шляхом дізнатися про свій переділ - той стан, коли вже нічого не виходить, робота йде в 2-3 рази повільніше, а фізична втома просто виводить з рівноваги. І наступного разу при досягненні такого обсягу роботи, потрібно зменшити оберти і відкласти їх на час, після відпочинку.
Навчіться делегувати повноваження
Це переважно стосується співробітників, зайнятих на керівних посадах. Більшість босів, особливо старого гарту, намагаються виконувати більшість роботи в компанії поодинці. І це неправильно. Адже керівник, який зайнятий на підприємстві стає робітником, але робітник, який ухвалить рішення, не стане керівником.
Саме тому краще створювати чітку ієрархічну структуру, з наданням свободи вибору кожній ланці – передавати частину повноважень, які лежать на вас, іншим, нижчим робочим ланкам. Це дозволить розвантажитися самому і підвищити ефективність кожної окремої ланки та співробітника.
Особиста ефективність керівника - те, на чому тримається вся компанія. Чим ефективніше працює її керуюча ланка, тим більше управлінських рішень може бути прийнято, і краще буде економічна ситуація у підприємства.
Це досить прості методи, які відомі практично кожній людині. Але на їх використання може знадобитися значна кількість часу. Для того, щоб використовувати їх на максимум, потрібно зробити ці методи своїми звичками.
Лінь і страх змін як перешкоди успіху
Лінь лише в прислів'ях – двигун прогресу. Насправді це одне з головних гальм, яке заважає людині рухатися далі. Нарівні з ним іде і страх. І здебільшого це страх змін.
Людина боїться, що у новій обстановці він втратить стабільність. А стабільність для більшості сучасних людей – один із головних аспектів успішного життя.
При цьому, якщо ліньки - це те, з чим можна і потрібно боротися, і кожна людина це розуміє, то страх змін майже непереборний поодинці.
Відмінний спосіб боротьби з лінощами - вироблення звичок успішних людей. Один з найголовніших методів, яким ви повинні слідувати за життям, дивіться, як роблять успішні люди, і вносьте це у своє життя.
Ще один популярний спосіб виправдання – вік.
Не акцентуватимемо на цьому особливу увагу, лише наведемо кілька прикладів успішних людей, які реалізували свої ідеї, будучи в досить солідному віці:
- Сьюз Орман – один із найвідоміших американських письменників. До 30 років працювала офіціанткою. Успіх прийшов лише після 40-ка;
- Харрісон Форд – досить відомий режисер. До 30 років працював теслею;
- Джоан Роулінг – автор книги про Гаррі Поттера. У 31 вона все ще жила на соціальну допомогу;
- Рей Крок – нинішній власник мережі МакДональдс. До 52 років працював комівояжером;
- Генрі Форд – не треба пояснювати, хто він. Лише у 40 років примудрився запустити свій перший автомобільний завод.
І таких прикладів сотні та тисячі по всьому світу. Та сама цифра – 30 років, після якої людина стає такою важкою на підйом, згідно зі статистикою залишається лише цифрою. Ніколи не пізно починати рухатись уперед.
Звичайно, вік робить мозок людей менш податливим, інформація засвоюється все важче, нові навички набуваються насилу. Щоправда, є одне але. Це буде характерно для тих, хто просто перестав розвиватися після закінчення школи/інституту.
Якщо людина приділяє увагу своєму, вивчає нову інформацію, дізнається про нові питання, що цікавлять її, то зі 100%-ою ймовірністю, його мозок працюватиме не гірше, ніж у школі до 50-70 років.
Ми порушили питання успіху невипадково. Адже більшість читачів, які відкрили цю статтю, розраховують, що підвищення особистої ефективності призведе їх до успіху.
І здебільшого критерії успіху такі: фінансовий добробут, хороше здоров'я та сім'я. Саме особиста ефективність відповідає за шлях людини до успіху. Чим ефективніше ви будете використовувати свої внутрішні ресурси, тим більше у вас шансів опинитися серед успішних людей.
Особиста ефективність та самоосвіта
Тут треба торкнутися питання освіти та самоосвіти. Почнемо з того, що багато людей у своєму житті неодноразово замислювалися про особисту ефективність, хоч і називали її іншими словами.
Досить багато вони читали в інтернеті та купували різних книг на тему того, як стати багатим, знаменитим та успішним. І досить яскравою ілюстрацією всієї такої літератури буде твір Євгена Гордєєва – «як заробити мільйон». Книжка складається з 200 сторінок, 100 з яких займає нескінченне повторення слова «працювати», а решта 100 – розлинівка під план. Це найправдивіша книга про те, як стати успішною та багатою людиною.
Тобто потрібно один раз зрозуміти, що немає такої чарівної пігулки, яка різко зробить вас успішним та багатим. Вам потрібно розвиватися, і один із головних напрямів – максимізація власної ефективності. З дитинства людей оточують марними знаннями, не навчаючи головному - як ставити цілі, використовувати власні ресурси і досягати їх. Саме тому перше, чого ви маєте навчитися, якщо бажаєте успіху – використанню власних ресурсів.
Особиста ефективність та зона комфорту
Про те, як бути із зоною комфорту, говорить назва ще однієї книги – «Вийди із зони комфорту. Зміни своє життя. 21 метод підвищення особистої ефективності» від Брайана Трейсі. Для того, щоб підвищити свою особисту ефективність, потрібно якомога раніше вийти зі своєї зони комфорту в реальний світ.
Людина не може досягати максимуму, якщо залишається на місці. Звичайно, зона комфорту – те, що робить вас по-справжньому спокійним та навіть щасливим. При цьому ви тупцюєте на місці, і не домагаєтеся більшого.
Успішні люди ніколи не залишалися у своїй зоні комфорту, вони нескінченно рухалися вперед. Яскравий приклад – засновник бренду Virgin – Річард Бренсон. Людина, яка вибрала для своєї компанії 7 видів діяльності та продовжує розширювати свій бізнес.
Звичайно, вихід із зони комфорту має на увазі під собою труднощі. Насамперед – це страх невдачі. Друга перешкода – ліньки. Третє – неправильне оточення. Усі ці три фактори негативно впливають на особисту ефективність, не даючи використати весь потенціал. Саме для того, щоб робити свій максимум, ставити амбітні цілі та досягати їх, потрібно використовувати методи для підвищення ефективності, впровадити їх у своє життя та збільшити свою працездатність до максимуму.
Особиста ефективність у компанії
Від особистої ефективності окремої людини, перейдемо до цілої компанії чи підприємства.
Ефективність співробітників компанії – це вже не так питання психології, як грамотного. Саме тому хороший керівник повинен працювати відразу за декількома напрямками – вивчати прикладну психологію (методи на людей) і знати ази менеджменту. Таке поєднання дозволить грамотно керувати людьми та підштовхувати їх у потрібний бік.
Методологія підвищення ефективності співробітників не сильно відрізняється від особистої ефективності окремої людини. При цьому потрібно побудувати грамотну, яка дозволить винагороджувати ефективних працівників і якимось чином впливати на тих, хто працює не на свій максимум.
Мотиваційні системи можуть бути абсолютно різними – від грошової (яка є недостатньо ефективною) до ідейної (найефективніша).
Розглянемо дві крайності: та ідейна мотивація. Мотивувати грошима можна за успішне виконання роботи, або за перевиконання плану. Але є суттєвий мінус – для деяких працівників гроші не є головною мотивацією, і, можливо, вони ходять на роботу не через них.
Ідейна мотивація – здатність надихнути своїх працівників таким чином, щоб вони перейнялися ідеєю компанії та самостійно дійшли висновку: потрібно працювати на максимум, щоб допомогти своєму роботодавцю досягти своїх цілей. Це досить складний, але цікавий спосіб, який мінімізує витрати на грошову винагороду, але підвищує ефективність працівників.
Але в чистому вигляді два такі способи мотивації зустріти практично нереально. Тому роботодавцям доводиться поєднувати кілька підходів: видавати премії працівникам, які особливо відзначилися, і заявляти про свої гучні цілі на загальних зборах.
Невеликий лайфхак для бізнесменів: добре мотивує працівників грамотна постановка місії. Чим масштабніша, цікавіша і «біліша» місія компанії – тим більше співробітників готові в неї вірити та викладатися на повну.
Крім місії, чудовим способом мотивації персоналу буде особистий приклад. Історія топ-менеджера Лі Якокка заслуговує на увагу саме в цьому ключі. Цей топ-менеджер поклав зобов'язання: витягнути компанію Крайслер з кризи. І щоб показати всім працівникам, що він є частиною колективу, він призначив собі заробітну плату – 1 долар річних.
Це, звичайно, крайнощі, та й такий метод вже давно користується популярністю і вже дещо заїжджений. Але головний принцип зрозумілий – хочеш надихнути своїх людей на те, щоб вони зробили свій максимум – покажи як слід.
Висновок
Особиста ефективність – здатність людини максимально якісно та в короткі терміни виконувати поставлені перед нею завдання. Особиста ефективність – основа життєвого успіху, без підвищення якої, середньостатистична людина ніколи не зможе піднятися соціальними сходами.
Психологія особистої ефективності в 21 столітті така, що людині доводиться захищатися від надмірних потоків марної інформації. Саме тому зменшення особистої ефективності потрібно пов'язувати із відволіканнями та створенням неправильних цілей.
Методи підвищення особистої ефективності досить прості: всі вони тією чи іншою мірою включають концентрацію на певному завданні, розстановку пріоритетів, і баланс між навантаженнями і переробкою.
Підвищувати особисту ефективність потрібно шляхом вироблення певних навичок, придбання яких позитивно позначиться на працездатності, і принесе позитивний результат як у житті, так і в кар'єрі.
Показники ефективності працівників для підприємства – ось чому слід приділяти особливу увагу. Виконання свого максимуму кожним співробітником – основне завдання керівного персоналу.
Дмитро Кандибович, генеральний директор StaffCop
Про підвищення ефективності роботи працівників написано неймовірно багато статей та книг. У них йдеться про мотивацію, навчання, компетенції, професіоналізм, особистісні якості та багато іншого. Я ж сьогодні хочу розповісти про інший бік роботи з персоналом — контроль.
Я думаю багатьом керівникам знайома ситуація «Кіт з дому — миші в танець», коли начальник іде у відпустку або їде у відрядження, а підлеглі «розслаблюються» і не виконують своїх прямих завдань, перекладаючи різні справи наступного тижня. Збільшується кількість перекурів, запізнень, люди вважають за краще йти раніше, адже начальство все одно не бачить.
Як бути впевненим, що працівники працюють, а не ледарять без нагляду начальника? Як контролювати запізнення, перекури, звільнення з роботи раніше часу? Як фіксувати непродуктивний час, коли працівники нескінченно п'ють каву та займаються особистими справами на робочому місці?
Безумовно, колеги з HR-департаментів знайдуть відповіді на ці питання, але я, як професіонал з великим досвідом в ІТ-сфері, насамперед як рішення використовую систему моніторингу — програмний комплекс, що забезпечує аналіз діяльності персоналу.
Як система моніторингу допомагає вирішувати вищезазначені питання? Розкажу по порядку. На кожен комп'ютер у компанії встановлюється програма - агент, що збирає та передає інформацію на сервер. На сервері інформація обробляється та формується у вигляді наочних звітів, які може подивитися та проаналізувати керівник. Система моніторингу фіксує початок та закінчення робочого дня, час простою ПК, чим саме займається співробітник на робочому місці: які програми використовує, які сайти відвідує, які файли створює, змінює або відправляє електронною поштою, на сайти, у хмару.
Уявімо собі ситуацію: ви — керівник, бачите як ваші співробітники сидять у open-office за комп'ютерами та працюють. Керівник відділу продажів радиться з колегами у переговорі, два менеджери з продажу поїхали на зустріч із клієнтом, офіс-менеджер пішла на обід, а маркетолог сьогодні на конференції, решта за своїми робочими місцями. На вигляд все за планом, але давайте відкриємо звіт системи моніторингу і подивимося що ж відбувається насправді. По-перше, всі зустрічі з клієнтами чи будь-які заходи мають бути заплановані у календарі. По-друге, система моніторингу інтегрована в ІТ-інфраструктуру і бачить, що відсутність на робочому місці пов'язана з тими чи іншими подіями в календарі, якщо в календарі немає подій, то фіксується час простою, відсутність на робочому місці, яке вимагає пояснювальної. Отже, може виявитися, що нарада — це просто балаканина за чашкою кави, один із менеджерів справді поїхав до клієнта, а другий вирішує у робочий час свої особисті справи, наприклад, повіз машину на ТО. Офіс-менеджер затримується на обіді вже 20 хвилин, а маркетолог мав у другій половині дня повернутися з конференції, але вирішив не повертатися до офісу. А ще двоє співробітників мають систематичні запізнення на понад 30 хвилин.
А тепер порахуйте скільки годин робочого часу минуло даремно, а ви заплатили за цей годинник своїм співробітникам зарплату. Робіть висновки. Але я хочу звернути увагу керівників, не потрібно розглядати систему моніторингу як якесь каральне рішення, щоб упіймати співробітника за неробством. Звіт про продуктивність роботи дозволить вам побачити вузькі місця та проаналізувати чому так відбувається.
По-перше, повідомте своїх співробітників, що в компанії тепер використовується система моніторингу. Ви побачите підвищення якості трудової дисципліни просто тому, що співробітники знають. Вони вже не будуть так легко тікати додому раніше чи недбало ставитися до запізнень, адже вони знають, що всі інциденти фіксуються. Співробітники відповідальніше почнуть ставитися до планування свого робочого часу, менше сидітимуть на розважальних сайтах, бо знатимуть — система все фіксує.
По-друге, проаналізуйте звіти. Можливо з кимось із співробітників варто поговорити і перенести робочий час з 10 до 19, або з 8 до 17 — співробітник живе далеко і в годину пік просто застряє в пробках і систематично спізнюється, або намагається раніше втекти з роботи, щоб не потрапити в пробку. Проаналізуйте скільки часу співробітники проводять на непрофільних розважальних сайтах і просто заблокуйте їх — система моніторингу має такий функціонал.
По-третє, запобігайте інцидентам. Система фіксує всі дії з файлами – якщо хтось захоче вкрасти базу клієнтів, ви про це дізнаєтесь. Якщо хтось шукає роботу, ви побачите це на відвіданих сайтах або за ключовими словами, які будуть зафіксовані з листування в особистій пошті або месенджері з робочого комп'ютера. І, звичайно, застрахуйте себе від протиправних дій співробітників, наприклад сірих схем роботи із замовниками — про це теж можна судити за змістом листування або надсилання важливих файлів з робочого комп'ютера.
Отже, підведу підсумок. Система моніторингу забезпечує аналіз діяльності персоналу, захищає від внутрішніх загроз, що виникають внаслідок дій співробітників за робочим комп'ютером, дозволяє контролювати бізнес-процеси та контролювати ефективність роботи працівників, попереджає можливий витік даних. Системи моніторингу використовують компанії різних рівнів як малий бізнес до 30 осіб, так і багатотисячні холдинги. Наразі системи моніторингу почали активно використовуватись у державних органах, де вони вирішують не лише питання трудової дисципліни, а й питання безпеки, наприклад, у рамках антикорупційного закону.
Система моніторингу та контролю персоналу – один із важливих інструментів підвищення продуктивності роботи співробітників.