За своєю суттю службова записка‒ інструмент ділової кореспонденції всередині організації між співробітниками, які не підпорядковані один одному. У тому випадку, якщо співробітник пише записку вищій особі, вона називатиметься не службовою, а доповідною.
Мета записки – пояснити та узгодити аспекти ділових питаньщодо роботи співробітника чи відділу, та пов'язаних з роботою іншого співробітника чи відділу. Записка пишеться у тих випадках, коли усного спілкування недостатньо і прохання необхідно задокументувати.
Слід зазначити, що службова записка є лише допоміжним документом, який не регламентований ОКУД. Тому вся інформація у службових записках не містить наказів та розпоряджень.
Форма написання є вільною. Проте, як і в будь-якому документі, необхідно дотримуватись загальних правил складання документів, а саме вказати:
- кому призначається (П.І.Б. у давальному відмінку та посада);
- найменування документа, дата, номер записки;
- коротку тему записки чи заголовок;
- в «тілі» записки описується ситуація, що склалася і конкретизується прохання, або викладаються дії укладача у зв'язку з ситуацією;
- посада укладача, його підпис та П.І.Б., іноді необхідні також підписи зацікавлених осіб.
Бажано уникати в записці зайвих слів, складних мовних зворотів. Необхідно по суті викладати суть проблеми чи ситуації, наскільки можна зробити це коротко. Оскільки в записці вказується її порядковий номер, логічно, що такі записки реєструються у спеціальному журналі. Оформлення «шапки» може бути центральним або кутовим (прив'язаним до краю документа).
Щоб уникнути різних варіантів кожному підприємстві розробляють свій бланк службової записки. У цьому можна керуватися правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації».
Працівникам легше складатиме документи, якщо в наявності є затверджена наказом керівника інструкція з оформленняі із загальними вказівками щодо написання різноманітних записок (доповідної, службової, пояснювальної).
Ідеальний варіант – поруч із такою інструкцією розмістити зразки написання та/або надати співробітникам готові бланки.
Для підприємств, документообіг яких значною мірою комп'ютеризовано, журнал реєстрацій, бланки записок та готові документи можуть зберігатися в окремій папці, яка доступна по локальній мережі всім зацікавленим користувачам.
Зразок написання службової записки
Відділ автоматизації
Начальнику відділу продажу
ТОВ «АДА» І. М. Слов'янському
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
04.04.15 № 3-4/8
Про інформування користувачів ПК
У вівторок 7 квітня 2017 р. проводитиметься встановлення нового програмного забезпечення. Просимо повідомити менеджерів про необхідність перенести всю робочу інформацію на знімні носії, щоб уникнути її втрати в процесі переустановки.
Начальник відділу автоматизації (підпис)
А. П. Веніамінов
Службова записка – марна формальність?
Безумовно, для маленького підприємства службова записка може бути зайвою формальністю, що забирає час та сили. Але у великій організації, де безліч працівників, є відділи, службова записка може бути доречною. У такому разі службова записка виконуватиме роль письмового нагадування про необхідні взаємодії між відділами.
У великих структурах недбалість при складанні службової записки або зневага її складанням може обернутися зайвою тратою часу на з'ясування будь-яких обставин, пошуку винних у виникненні проблем, неузгодженістю у роботі відділів.
Щоб уявити необхідність правильного ставлення до службової документації, уявімо собі таку ситуацію. У зв'язку з якимось святом господарський відділ призначає додатковий робочий день своїм працівникам для своєчасного прибирання території.
Якщо не повідомити про це працівників відділу охорони, може виникнути непорозуміння. Працівників просто не пропустять на прохідній, оскільки відділ охорони нічого не знає про заходи у зв'язку зі святом.
Запитання про службові записки
- Як скласти службову записку, щоб переконати директора фінансувати покупку комп'ютера (підписку на бухгалтерський журнал) тощо?
Звернення до директора не є комунікацією по горизонталі, і тому така записка не вважатиметься службовою. Звернення до начальника – доповідна записка.
- Який формат аркуша використовується для службових записок?
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 документи оформлюються на аркушах формату А4.
- Чи правильно на службовій записці ставити гриф «стверджую»?
Ні. Службова записка – це спосіб спілкування між підрозділами. Відповідь на запитання чи пропозицію службової записки оформляється як службова записка у відповідь. При цьому в шапці відповіді вказується номер записки, на яку складено відповідь.
Майже всі важливі справи люди роблять шляхом листування;
отже, одного вміння говорити недостатньо.
Люк де Вовенарг
Поговоримо про службову записку як основний засіб внутрішніх комунікацій, документ, який може впорядкувати внутрішні взаємозв'язки, забезпечити оперативний обмін інформацією, вирішити спірну ситуацію.
ЧОМУ ОРГАНІЗАЦІЇ ІГНОРУЮТЬ СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ?
Службова записка залишається аутсайдером у діловому листуванні приватних організацій. У державних організаціях, навпаки, більшість внутрішніх документів – це службові записки.
Найчастіше в комерційних організаціях до службової записки ставляться як до безглуздої формальності, проте цей елемент внутрішньокорпоративного документообігу, як невід'ємна частина корпоративної культури, має неоціненний потенціал для розвитку бізнесу.
На чому ґрунтується різко негативне ставлення цілого ряду керівників лінійного рівня комерційних організацій до одного з найважливіших внутрішніх документів, що є основою для прийняття управлінських рішень? Можливі причини:
Низький рівень культури ділового спілкування, відсутність корпоративних стандартів, вольових управлінських рішень у сфері внутрішнього документообігу;
Відсутність офіційного статусу, оскільки службову записку не внесено до класифікатора управлінської документації;
Наявність електронних засобів зв'язку. Керівники не хочуть витрачати час на формалізацію управлінських процесів, віддаючи перевагу обміну парою слів при особистій зустрічі, зателефонувати по мобільному телефону, написати на електронну пошту або в скайп і т.д.
Але й інша причина: іноді керівники саботують формалізацію системи внутрішніх документів. Документально підтверджену інформацію про стан справ в організації, доручення на адресу посадової особи або, скажімо, розпорядження про порядок дій у конкретних ситуаціях важко спростувати. Робота в хаосі дає певні переваги: немає нічого простішого, ніж відмовитися від факту передачі усної інформації, так само як і вказівок даних тет-а-тет. Усім знайома ситуація, коли працівник регулярно отримує в усному вигляді взаємовиключні вказівки, невиконання будь-якого з яких спричиняє адміністративні санкції.
В ЧОМУ КОРИСТЬ Службових записів?
Службова записка – це внутрішній діловий лист, за допомогою якого можна швидко та ефективно вирішувати поточні виробничі питання.
Основне призначення службової записки – обмін службовою інформацією між рівними за посадовим статусом працівниками однієї організації.
Цілі складання службових записок можуть бути різними:
Горизонтальні комунікації керівників структурних підрозділів/посадових осіб під час вирішення загальних виробничих питань та проблем;
Ефективна інформаційна взаємодія:
Обмін оперативною інформацією між структурними/самостійними підрозділами та філіями;
Запит довідкової інформації;
Проведення інструктажу;
Супровід іншого повідомлення (супровідна записка);
Вирішення поточних питань адміністративно-господарського, матеріально-технічного, інформаційного та іншого забезпечення;
Вирішення спірних та конфліктних ситуацій.
Вміння грамотно складати внутрішні документи, у тому числі службові записки, рятує у вкрай складних та заплутаних ситуаціях.
Насамперед службова записка – основний помічник для працівників служби документаційного забезпечення управління (далі – ДОП) у спірних ситуаціях.
На жаль, керівники основних структурних підрозділів нерідко намагаються списати недоліки підрозділу під час роботи з документами на співробітників допоміжних підрозділів. Наприклад, керівництво структурного підрозділу не виконало доручення вищого керівника вчасно, але відповідальність за це перекладає на службу ДОП, яка нібито затримала надсилання вихідного листа.
Спростувати безпідставні звинувачення допоможе службова записка. Записка, що містить факти, термін виконання, П.І.Б. працівників ДНЗ, які якісно та своєчасно виконали роботу, з додатками-підтвердженнями (копії реєстраційних карток, витяги з журналів реєстрації тощо), нерідко допомагає зберегти об'єктивність, визнати претензію необґрунтованою, відновити ділову репутацію конкретного працівника та служби ДНЗ в цілому (Приклад 1).
У тексті службової записки необхідно чітко викласти мету повідомлення у доступній та лаконічній формі. Неповна або надмірна інформація ускладнює розуміння адресатом суті проблеми і може призвести до неоднозначного тлумачення та, як наслідок, відсутності бажаного результату. Ефективність службової записки залежить від того, наскільки правильно вибудовано структуру документа і чи логічні наведені докази.
ОФОРМЛЮЄМО СЛУЖБОВУ ЗАПИСКУ
ЯКЩО НА БЛАНКУ, ТО ЯКИМ?
Службові записки зазвичай складають на чистому аркуші паперу формату А4. Проте комерційні організації з цією метою часто використовують бланк листа, який згідно з п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» містить:
емблему організації або товарний знак (знак обслуговування);
Найменування організації;
Код організації;
Основний державний реєстраційний номер (ОДРН) юридичної особи;
Ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік (ІПН/КПП);
Довідкові дані про організацію;
Місце складання чи видання документа.
Крім того, деякі фахівці на сторінках журналів та в мережі Інтернет наводять як приклад зразки службових записок, оформлених на бланку листа.
Безперечно, простіше оформляти всі документи без розбору на тому самому бланку. Проте писати службову записку керівнику сусіднього відділу на бланку, який містить довідкові дані, ІПН, ОГРН тощо, сенсу немає. Крім того, бланк листа організації займає щонайменше 20 відсотків загального обсягу першої сторінки, і часто необхідна інформація не вміщається на одному аркуші. Начебто дрібниця, але в рамках великої організації подібні дрібниці призводять до непродуктивного витрачання, а не економії коштів.
З'ясуємо, на якому бланку можна оформлювати службову записку (за бажанням).
Види бланків документів встановлені у п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.
Тим часом ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів», що набирає чинності 1 липня 2018 року, вже містить роз'яснення щодо оформлення бланків організації (п. 5.8 та 6.6).
З цього випливає, що оформлювати службову записку на бланку листа стандарти не рекомендують. Але якщо бажання вести внутрішнє листування неодмінно на бланку велике, можна розробити та закріпити у ЛНА бланк конкретного виду документа – службової записки.
БЛАНК СЛУЖБОВОГО ЗАПИСУ: РЕКВІЗИТИ
До бланку конкретного виду документа (у нашому випадку службової записки) відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 необхідно включити такі реквізити (Приклад 2):
03 – «Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)»;
08 - "Найменування організації";
10 - "Найменування виду документа";
11 – «Дата документа»;
12 – «Реєстраційний номер документа»;
14 - «Місце складання чи видання документа»;
15 - «Адресат» (найменування структурного підрозділу та посади працівника, якому надсилається службова записка);
18 – «Заголовок до тексту»;
20 – «Текст документа»;
21 - «Відмітка про наявність програми»;
22 – «Підпис»;
27 - «Відмітка про виконавця».
НЮАНСИ ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ
- «Адресат». Якщо записка надсилається до кількох структурних підрозділів, реквізит «Адресат» оформляється у верхньому правому кутку таким чином:
Якщо загальна кількість адресатів більш ніж чотири, необхідно скласти список розсилки.
- "Текст документа". Службова записка, як і діловий лист, має бути чітко структурована. Текст службової записки викладається від першої особи однини («прошу перерахувати», «вважаю за необхідне» тощо).
Текст, розбитий на логічно закінчені абзаци, полегшує читання та розуміння, надає кожній думці логічну завершеність, дозволяє адресату краще орієнтуватися в тексті документа.
Текст службової записки зазвичай складається:
З преамбули (вступної частини);
Основні частини;
Заключної частини (висновки, пропозиції, прохання тощо).
Преамбула розкриває мету написання службової записки, містить посилання на дати, документи та факти, що стали приводом для її складання. Інформація, викладена у преамбулі, може бути короткою або розгорнутою. Преамбула плавно підводить до основної частини.
Розмір основної частини залежить від цілей, викладених у службовій записці, і може бути кілька рядків або кілька сторінок друкованого тексту.
Головна мета основної частини - роз'яснити, переконати, спонукати до дії, тобто досягти результату. Саме ця частина тексту найповніше розкриває зміст службової записки. Основна частина включає найбільшу кількість фактичного матеріалу, який має не лише інформувати, а й переконувати. Там же необхідно згадати програми, якщо такі є.
Заключна, чи резюмуюча, частина службової записки - своєрідний результат, який підтверджує вищевикладене, містить висновки, прохання, конкретні пропозиції щодо вирішення питання. Чим чіткіше і ясніше звучатимуть формулювання резюме, тим вища ймовірність того, що рішення з питань будуть ухвалені вчасно.
РЕЄСТРАЦІЯ ТА МАРШРУТИ РУХУ ЗАПИСОК В ОРГАНІЗАЦІЇ
Питання реєстрації та подальшої передачі адресату службових записок нерідко викликають суперечки. Хто має реєструвати службові записки? Служба ДОП? Структурні підрозділи? Секретарі? І чи потрібно їх реєструвати у принципі? Хто і як повинен передавати службові записки, щоб вони своєчасно доходили до зацікавлених посадових осіб?
Безперечно, вирішення цих питань - прерогатива самої організації, в інструкції з діловодства якої має бути розділ, присвячений роботі з внутрішніми документами. Встановлені у ЛНА правила та порядок їх дій допоможуть уникнути розбіжностей.
Що робити, якщо такого документа немає? Звичайно ж, створити його, формалізувавши порядок складання, оформлення, пересування внутрішніх службових документів. Формалізація допомагає впорядкувати багато бізнес-процесів, що дуже позитивно позначається на загальному порядку в організації.
Почати роботу необхідно з аналізу потоку службових записок: визначити його обсяги та маршрути, виключивши заздалегідь зайві відрізки на шляху прямування документа. Щоб визначити максимально ефективний маршрут документа, не бійтеся ламати старі, незручні конструкції, виправляти та коригувати помилки у логістиці.
Варіантів маршрутизації службових записок може бути кілька – за участю служби ДОП (Схема 1) та без неї (Схема 2). З'ясуємо, яка з цих схем найефективніша.
НЕЕФЕКТИВНІ СХЕМИ РЕЄСТРАЦІЇ ТА МАРШРУТУ ЗАПИСОК
- Реєстрація в службі ДНЗ великої організації. Передача службових записок до служби ДОП для реєстрації та подальшого перенаправлення адресату уповільнює процес доведення інформації та прийняття рішень. Це особливо помітно в організаціях із великим обсягом документообігу зовнішнього та внутрішнього. Враховуючи загальне навантаження, не кожна служба ДОП може виділити окремого співробітника для реєстрації службових, доповідних та інших записок. Так чи інакше, в першу чергу завжди реєструватимуться термінові вихідні листи, накази, розпорядження, кореспонденція, що входить від вищих органів, а службові записки - покірно чекати свого часу.
- Реєстрація секретарем у невеликій організації. В організаціях із невеликим документообігом службові записки реєструє секретар керівника. Службова записка є внутрішнім документом горизонтальної спрямованості і не може призначатися вищій посадовій особі.
Для надання інформації керівництву у діловому листуванні використовують доповідні, аналітичні та пояснювальні записки. Отже, секретар у ланцюжку прийому-передачі службових записок між рівними за статусом посадовими особами – зайва ланка.
- Без реєстрації, але з позначкою служби ДОП про передачу. Якщо організації не прийнято реєструвати службові записки, передавати їх адресату через службу ДОП без реєстрації немає сенсу. Передати службі ДОП записку та отримати відмітку про передачу з подальшою передачею документа службою ДОП підрозділу-адресату та проставленням ще однієї позначки про передачу - все це ускладнює процес, забирає час, збільшує термін виконання доручень.
Якщо в організації все-таки діє порядок передачі службових записок з отриманням відмітки про прийом, одержувач розписується в отриманні, вказує на свою посаду, дату та час отримання документа (при необхідності). Відмітка про отримання фіксується на копії службової записки, яка повертається до підрозділу-адресанта.
Відмітку про отримання може замінити штамп «Отримано», який містить поля для вказівки дати отримання, П.І.Б. та підписи посадової особи (рис.).
Мал. Позначку про отримання може замінити штамп «Отримано»
ЕФЕКТИВНІ СХЕМИ РЕЄСТРАЦІЇ ТА МАРШРУТУ ЗАПИСОК
- Реєстрація у структурному підрозділі, передача записок безпосередньо між підрозділами. Реєстрація службових записок у структурному підрозділі, а також передача їх з одного структурного підрозділу до іншого, минаючи посередників (службу ДОП або секретаря), скорочує шлях документа до адресата.
Якщо в структурному підрозділі відсутня посада діловода (секретаря управління/департаменту/відділу), для реєстрації документів, у тому числі внутрішніх, необхідно призначити посадову особу, відповідальну за діловодство. Відповідального за діловодство визначають керівники структурних підрозділів. Як правило, призначають працівника, який не обтяжений посадовими обов'язками. Покладання додаткових функцій затверджується наказом чи розпорядженням та фіксується у посадових інструкціях.
- Реєстрація вихідних записок. Посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, реєструє вихідну службову записку.
Вихідні службові записки реєструються у журналі внутрішньої (вихідної) кореспонденції підрозділу (Приклад 3). Під час реєстрації вихідних службових записок вказується:
Реєстраційний номер документа;
Адресат (підрозділ, до якого надсилається службова записка);
Кількість сторінок;
Наявність додатків;
Дата виконання;
П.І.Б. працівника, який підготував службову записку.
Службову записку можна відсканувати та надсилати електронною поштою.
Якщо необхідно передати оригінал, посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, може скласти графік передачі службових записок адресатам – 1 раз на день, 2 рази на день тощо.
Строкові службові записки (з чітко зазначеним контрольним терміном) необхідно передавати негайно. Передавати службові записки до підрозділу-адресату можна безпосередньо або через спеціально обладнані у службі ДОП осередки з номерами та/або найменуванням структурних підрозділів. При цьому служба ДОП у процесі передачі документів не бере участі.
Реєстрація вхідних записок. При надходженні службової записки до підрозділу-одержувача посадова особа, відповідальна за діловодство у підрозділі-одержувачі, реєструє її як внутрішній вхідний документ у журналі обліку внутрішньої (вхідної) кореспонденції підрозділу (Приклад 4) із зазначенням наступних реквізитів:
Вхідний реєстраційний номер;
Дата одержання (реєстрації);
Кількість сторінок;
Програми;
Дата виконання;
Виконавець (посадова особа, якій надсилається службова записка).
Відповідальність за дотримання контрольних строків, зазначених у службовій записці, лягає на посадову особу, якій вона адресована. Змінювати терміни виконання документа може ініціатор службової записки та/або вища посадова особа.
- Реєстрація всіма співробітниками. Якщо організації чи її структурних підрозділах немає працівника, відповідального діловодство, можна знайти інші механізми реєстрації службових записок. Наприклад, розмістити журнал реєстрації службових записок у форматі Word або Excel на сервері для загального користування. І тут реєстрація службової записки співробітником структурного підрозділу займе трохи більше часу, ніж особиста передача документа секретарю.
Проте спеціалісти профільних структурних підрозділів нерідко саботують такі пропозиції. Спроби покласти ними навіть незначні діловодні операції зустрічають активну відсіч. У чомусь фахівці мають рацію. Пам'ятаєте, у І.А. Крилова: «Біда, коли пироги почне печі шевець, а чоботи тачати пиріжник, і справа не піде на лад»?
Уникнути відкритого конфлікту із фахівцями профільних підрозділів можна, якщо видати відповідне розпорядження або вказівку, підписану керівником організації. У цьому випадку ініціатором має виступити керівник служби ДОП або інша особа, відповідальна за діловодство. Саме в його інтересах зняти з себе частину архаїчних функцій, упорядкувати роботу з документопотоками, вибудувати ефективні маршрути їхнього руху, виключити втрату внутрішніх документів.
Щойно подібна схема вводиться у дію, незадоволення працівників йде спад, оскільки значно скорочуються терміни реєстрації, а сама реєстрація стає прозорою.
ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ Службових записок
Терміни зберігання записок містяться в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, в ред. від 16.02.2016, далі Список 2010) (Таблиця).
Будь-яка успішно діюча організація є живий, безперервно змінюється організм, а діловодство - дзеркальне відображення системи управління цього організму. Бажаєте йти в ногу з часом, бути в авангарді? Спробуйте розпочати зі службових записок – це буде першим кроком на шляху до грамотно організованого документообігу, а вивірена логістика маршрутів внутрішніх документів – першим етапом у боротьбі з управлінським хаосом. Нижче наведено приклади службових записок (Приклади 5-10).
ПРИКЛАДИ Службових записок
Формальність, що забирає час і сили, - саме так багато хто ставиться до доповідних, службових та пояснювальних записок і часто не бачать між ними різниці. Прийнято вважати, що доповідні та пояснювальні записки пов'язані із застосуванням дисциплінарних стягнень. Насправді вони використовуються не тільки для цього. Ми розповімо, в якій ситуації доречним є складання тієї чи іншої записки і як це правильно зробити.
Навіщо потрібні записки
Насамперед, усі записки – це інформаційно-довідкові документи для оперативного управління. З їхньою допомогою відбувається обмін інформацією всередині компанії (наприклад, між різними відділами або між філіями, представництвами та головним підрозділом). Інформація в записках не містить розпоряджень, але може стати підставою для прийняття якогось управлінського рішення, а може бути прийнята до відома.
Але написати їх дуже непросто. Адже ні визначення понять, ні правил складання записок немає у нормативних правових актах. Спробуймо їх сформулювати самі.
Чим записки різняться між собою
Для наочності покажемо основні відмінності у таблиці.
| Характеристики | Доповідна записка | Службова записка | Пояснювальна записка |
| Суть записки |
|
|
Пояснює причини будь-якої події, факту, вчинку, пригоди, у тому числі порушення трудової дисципліни, невиконання доручень, відступів від встановлених правил роботи, виникнення позаштатних ситуацій (аварія, ДТП, крадіжка та ін.). За бажанням письмові пояснення, які потрібно складати для накладення на працівника дисциплінарного стягнення, також можуть бути оформлені як пояснювальні записки та ст. 192, ч. 1 ст. 193 ТК РФ; Лист Роструда від 01.06.2011 № 1493-6-1 |
| Спрямованість | Звернення до керівництва:
|
Листування між керівниками або працівниками одного рівня управління,не підлеглими один одному за посадою, з питань, що входять до їхньої компетенції | Пояснення (пояснення) нижчестоящої посадової особи вищестоящому |
| Види записок за призначенням |
|
|
|
| Структура | I розділ- Виклад причин, фактів або подій, що послужили приводом для її написання; II розділ- при необхідності - аналіз ситуації, що склалася, і приведення можливих варіантів вирішення проблеми; III розділ- опис конкретних висновків, думок, прохань чи пропозицій щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно зробити |
I розділ- Виклад фактів, що послужили приводом для її написання; II розділ- Опис причин, що пояснюють ситуацію, що склалася. Не міститьвисновків та пропозицій |
|
| Види записок за ступенем доступності |
|
||
| Приклади записок | Пропозиція про преміювання конкретного працівника | Інформація до служби охорони про необхідність пропуску до будівлі працівників, які працюватимуть у вихідний день | Пояснення до виробничо-технічного відділу про причини перевитрати основних матеріалів проти виробничих норм (додаток до форми № М-29) утв. Інструкцією ЦСУ СРСР від 24.11.82 №613 |
У податкових цілях записки будь-які важливі
У деяких випадках якась записка поряд з іншими документами може виступати як первинний документ для обґрунтування та документального підтвердження у податковому обліку витрат п. 1 ст. 252 НК РФ, наприклад:
- службова запискавласної служби реклами, згідно з якою термін фактичного використання рекламних відеороликів не перевищував 12 місяців, допомогла компанії довести, що відеоролики не є нематеріальними активами, і списати витрати одноразово Постанова ФАС МО від 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498;
- для підтвердження пробігу автомобіля показаннями GPS-навігатора (замість одометра) та визнання витрат на паливо потрібна доповідна записканачальнику транспортного відділу від майстра про те, що передрейсовий огляд показав несправність одометра п. 1 ст. 252, підп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ. На підставі цієї доповідної (або іншого документа) буде видано наказ про необхідність роботи автомобіля з увімкненим навігатором та фіксування в колійному листі його показань Лист ФНП від 16.07.2010 № ШС-37-3/6848;
- пояснювальна запискаможе стати в нагоді:
- <или>для отримання відрахування з ПДФО на дитину підп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, якщо з колишнього місця роботи немає довідки 2-ПДФО. Коли людина довгий час не працювала і влаштовується на роботу знову, потрібна її пояснювальна про відсутність доходів, трудова книжка та письмова заява на відрахування Лист ФНП від 30.07.2009 № 3-5-04/1133@;
- <или>для вирішення питання оплати вартості проїзду у відпустку. Якщо працівник проводить його в декількох місцях або слідує через пункти зупинки проїздом, потрібна пояснювальна записка працівника та його проїзні документи. Лист МОЗсоцрозвитку від 20.02.2009 № 194-13.
Зрозуміло, якщо записка є первинним документом, вона повинна містити всі реквізити такого документа п. 2 ст. 9 Закону від 21.11.96 № 129-ФЗ.
Як правильно складати записки
Багатьом співробітникам написання записок дається важко, адже це незвична для них робота. Щоб полегшити завдання, передбачте правила складання, а також бланки записок у локальному нормативному акті, наприклад, в інструкції з діловодства та ознайомте працівників з нею. Фрагмент інструкції може виглядати, наприклад, так.
Затверджено наказом по ТОВ «Альфа»
від 27.12.2011 № 123
Інструкція з діловодства ТОВ «Альфа»
4.10. Записки (доповідні, службові, пояснювальні)
4.10.4. Кожна записка складається із зазначенням наступних реквізитів:
- найменування структурного підрозділу – укладача записки;
- найменування виду документа - доповідна, службова чи пояснювальна записка;
- дата документа – дата підписання (арабськими цифрами у послідовності: день, місяць, рік);
- адресат – ф. в. о. та посаду особи, кому адресовано записку (у давальному відмінку);
- заголовок до тексту, який має починатися прийменником «Про» або «Про»;
- позначка про наявність програми (якщо вона є), наприклад: «Додаток: 1 прим. на 3 л.»;
- підпис укладача (посада укладача; особистий підпис та його розшифрування (ф. в. о.)).
4.10.5. Текст пишеться від першої особи в однині.
У тексті записки не повинно бути привітань та завершальних побажань.
4.10.6. Бланки форм доповідної, службової та пояснювальної записок наведені у додатках № 15, 16, 17 до Інструкції.
Коли співробітнику потрібно написати записку, дайте йому готовий бланк, а краще зразок. Наведемо приклади оформлення різних записок.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Альфа"
Бухгалтерія
Генеральному директору
ТОВ «Альфа»
І.І. Стасову
Начальнику відділу кадрів
С.В. Клімовий
Причини, зазначені в пояснювальній,
визнати неповажними.
Застосувати дисциплінарне стягнення
у формі зауваження до Т.І. Богданової
Головному бухгалтеру
А.Д. Жаровий
Вжити заходів щодо відновлення ВМД
30.08.2012
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
від 30.08.2012 № 12
Про причини втрати оригіналу ВМД
Втрата 29.08.2012 оригіналу ВМД на поставку за Контрактом з Bonduelle, France, від 20.04.2012 № 0007/5 партії зеленого горошку (Митний пост Гатчинський) відбулася під час ксерокопіювання цього документа.
Копір не призначений для автоматичного копіювання документів малої щільності паперу. Оригінал ВМД, що має щільність кальки, автоматично копіювався в комплекті з іншими документами, що мають вищу щільність паперу. В результаті відбулося застрягання та затискання оригіналу ВМД між валиками копіра. При спробі його витягти документ було розірвано на дрібні, непоправні та нечитані частини.
З документом ознайомлено:
30.08.2012
| Головний бухгалтер |
Багато хто ставиться до доповідних записок, як до формальності, що забирає час та нерви. Але трапляються ситуації, коли ця формальність здатна вберегти працівника від несправедливих претензій керівництва. Задокументовані прохання будь-якої миті підстрахують вас від неприємностей, чого не можна сказати про прохання, викладені в усній формі, яким навіть не завжди надають значення. Таким чином, ці документи підтверджують факт взаємин, їх реєструють як вихідну документацію.
Пишемо доповідну записку
Що таке доповідна записка?
Доповідна записка – це важливий документ внутрішньої комунікації, без нього не обходиться жодна впливова установа. Для нормального функціонування організації зразок доповідної записки має бути під рукою майже в усіх працівників. Відмінність її від службової записки в тому, що вона має ієрархічну спрямованість, тобто завжди надходить від підлеглого до вищого керівництва. Записка виступає документом інформаційного характеру, яку пишуть з метою вчасно проінформувати керівництво вищої інстанції або іншого структурного відділу про події, що впливають на стійкість системи управління на підприємстві.
Доповідна має юридичну силу, тому що її мета не лише проінформувати керівництво організації, а й спонукати до винесення певного рішення щодо озвученої ситуації. Складається документ з особистої ініціативи співробітника або на вимогу керівника. Код записки згідно з класифікатором управлінської документації - 0286041 по ОКУД. У документі має бути чітко описана проблема, що виникла, а оскільки він має юридичну силу, то в ньому повинні бути відсутні орфографічні та юридичні помилки.
Визначення доповідної записки
У документі як докладно викладається подія, а й пишеться висновок з наведенням варіантів врегулювання ситуації. Після цього керівник зобов'язаний вивчити документ та накласти свою резолюцію. У подальшому ця резолюція є підставою для затвердження та здійснення різних заходів (накладення стягнення, винесення заохочення тощо). Таким чином, доповідна записка – це елемент зворотного зв'язку між керівником та підлеглим.
Цілі доповідних записок
Основні цілі, переслідувані для формування цього документа:
- Підвищити ефективність особистої працездатності. Коли працівникові щось заважає, і він пропонує шляхи вирішення цієї проблеми.
- Виправити ситуацію. Коли працівникові відомі певні факти, що не стосуються його особисто, але, на його думку, заважають стабільній та ефективній роботі. Пишеться доповідна керівництву, щоб ситуація була вирішена найближчим часом.
- Зняти з себе відповідальність. Якщо працівник доніс якусь інформацію до вищих осіб і хоче зняти відповідальність за виправлення події. Після цього претензій до укладача не повинно бути.
- Захиститись, коли ущемляються права. Тут записка є спробою мирного врегулювання інциденту.
Одна з цілей доповідної записки, зняти відповідальність
Види доповідних записок
Вони бувають двох типів:
- Внутрішня- пишеться за бажанням працівника або його начальника з метою збільшити ефективність роботи фірми. Підпис тут ставить автор. Якщо документ вважається внутрішнім, то оформлення здійснюють на папері формату А4.
- Зовнішня- прямує до вищих інстанцій. Такий тип підписує тільки керівник компанії, а він друкується на фірмовому бланку.
В обох випадках дата ставиться в день написання та підписання.
- Інформаційні -як правило, складаються регулярно, вони детально інформують про способи та особливості проведення роботи. Також з їх допомогою можна донести до керівництва ідеї щодо покращення робочого процесу.
- Звітні- повідомляють про підсумки розпорядження в конкретний період. Складають їх, як правило, працівники найнижчої ланки.
- Ініціативні -ті, де працівник пропонує начальству винести певне рішення у зв'язку з конкретними подіями – порушеннями, простоями тощо.
Внутрішня доповідна записка
Нерідко серед доповідних доводиться писати начальству «репресивні» записки, на співробітників хамів та ледарів. Складати їх слід особливо уважно, тому що навіть найменший недолік здатний призвести до неприємностей надалі. Порушення дисципліни є приводом для фінансового стягнення, тільки для цього в документі мають бути наведені вагомі аргументи. Неправильно сформульований документ можна подати до суду, поскаржившись на те, що начальство зловмисно обмежує права спеціаліста. Тому важливо знати, як правильно написати доповідну записку.
Структура документа
Доповідна записка включає два або три смислові розділи:
- Фактичначастина, де констатують причини інциденту, що спонукали для її формування з докладним викладом супутніх обставин.
- Аналітична -представляє аналіз ситуації з потенційними наслідками події та різними варіантами усунення проблеми.
- Резюмуючачастина, де доповідач описує свою думку, наводить переконливі доводи та рекомендує вжити якісь конкретні дії щодо вирішення інциденту. А потім керівник сам вирішує, які санкції вжити. Так як у начальства немає часу на розгляди, то найчастіше воно погоджується з пропозиціями автора не вникаючи в подробиці.
Зовнішня доповідна записка
Складати доповідну записку можна як у текстовому, і у табличному варіанті. Аналітичний розділ у документі може бути відсутнім залежно від виду питання. У такому разі документ має лише фактичну частину та висновок з рішеннями проблеми. За допомогою нього можна вносити не лише пропозиції щодо покращення якихось виробничих процесів, а й висловити своє невдоволення з вжитими заходами. Перш ніж приступити до оформлення доповідної, потрібно чітко сформулювати проблему або свою точку зору і потім починати її виклад на папері.
Це необхідно для того, щоб реальна кількість ТМЦ відповідала цим бух. обліку. Причини можуть бути різні - закінчення терміну придатності, поломка, псування майна і т.д.
Списуються ТМЦ згідно з інструкцією, розробленою підприємством. Усі матеріально відповідальні особи, які працюють із ТМЦ, повинні письмово підтвердити те, що вони ознайомлені з нею.
Зазвичай заповненням первинної документації зі списання займаються працівники, відповідальні за перевірку відомостей, що містяться у звітах. Наприклад, працівники бухгалтерії.
При виявленні матеріально відповідальною особою зіпсованого майна необхідно провести інвентаризацію. Ініціювати її проведення можна, звернувшись із письмовим проханням до керівника. Для цього складається службова записка на списання ТМЦ.
Зразок бланка:
Як правильно оформити СЗ?
Службова записка як самостійний вид документа відсутня у загальноросійському класифікаторі управлінських документів (ЗКУД). Але вона часто використовується у діловій практиці. Оформляти її бажано відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Документ, про який ми ведемо мову у цій статті, складається працівником, відповідальним за ТМЦ, на ім'я начальника підрозділу.
У ньому має бути прохання списання.Также вказується основу цього і додається повний перелік матеріальних цінностей. СЗ складається з наступних граф:
- найменування ТМЦ,
- кількість,
- балансова вартість,
- інвентарний номер
Після складання документ подається на підпис керівнику. Після його розгляду, у разі ухвалення рішення про необхідність перевірки, директор видає та підписує наказ про проведення інвентаризації за формою ІНВ-22. У ньому затверджується склад комісії, строки проведення інвентаризації та вказується майно, яке слід перевірити. З наказу починається процедура інвентаризації. Після її проведення складається акт, на підставі якого зіпсоване майно списується.
Зразки службової записки
Розглянемо на кількох прикладах оформлення СЗ. Завдяки зразкам ви зможете самостійно скласти необхідний вам документ.
1. У торгових організаціях часто доводиться позбавлятися зіпсованого товару. У цьому випадку працівниками магазину складається службова записка на списання товару, яка подається на підпис директору магазину.
2. На виробництві може виникнути потреба у списанні матеріалів, непридатних виготовлення продукції. Якщо з якихось причин матеріал неможливо використати, оформляється службова записка на списання матеріалів, зразок:
3. Кожен роботодавець зобов'язаний забезпечувати своїх співробітників спецодягом, згідно з розробленим . При зносі робочий одяг списується, натомість працівнику видається новий. З цією метою заповнюється службова записка на списання спецодягу:
4. При виконанні робіт співробітники використовують основні засоби компанії, які теж можуть застаріти та потребувати заміни. Внаслідок цього таке майно слід списувати, а працівників забезпечувати сучасним обладнанням. Нижче ви можете ознайомитися з тим, як виглядає службова записка на списання основних засобів, зразок.