Час гроші. Говорячи це, ми маємо на увазі, що розуміємо важливість раціонального використання часу.
Але як ми дійсно використовуємо цей цінний ресурс, даний нам всесвіту?
Чи використовуємо ми час із користю чи бездарно витрачаємо його на малозначущі речі?
Існують десять простих та ефективних способів як ефективно використовувати час, які дозволять отримати максимальну вигоду з наданих робочих годин та значно прискорити вашу ефективністьта рух сходами.
Часто ми намагаємося уникнути важкихчи неприємних до виконання завдань. Саме такими роботами слід займатися насамперед. Для стимулу можна винагородити себе такий підхід.
Важливо!Не варто витрачати час на незначні дрібниці та речі, які ви вважаєте не важливими. Завзято і наполегливо йдіть до мети. Виділіть найважливішу справу та приступайте до роботи. Це найдієвіший спосіб використання часу.
Встановлюйте собі крайні терміни виконання роботи, щоб ефективно використовувати час
Чим ближче призначений вами час закінчення роботи, тим швидше ви досягатимете поставленої мети.
Повністю сконцентруйтеся на тому, чим ви зараз займаєтесь
Бо ми, займаючись однією справою, часто дозволяємо думкам неквапливо рухатися до інших завдань, які мають виконуватися свого часу. Виховуйте дисципліну, для цього не потрібна велика сила волі.
Адже ви – хазяїн ситуації. Додатково змушуйте себе не реагувати на зовнішні подразники, а телефони просто вимикайте.
Привчіть себе раціонально вести телефонні розмови
Спочатку підготуйтеся до розмови, складіть перелік питань, на які ви обов'язково маєте отримати відповідь. Обов'язково уявіть собі співрозмовника і передбачте перебіг розмови.
Корисно!Можливо, ваш співрозмовник занадто балакучий або відповідає неохоче на поставлені запитання. Якщо заздалегідь накидати план розмови і мати заготовки у разі виникнення заминок у розмові, це допоможе уникнути порожніх витрат часу.
Намагайтеся отримати з телефонної розмови якнайбільше вигоди саме для себе, а чи не для співрозмовника.
Якщо ви відповідаєте на дзвінок, то постарайтеся отримати якнайбільше корисної для себе інформації: запишіть П.І.Б. співрозмовника, місце роботи, контакти зв'язку з ним, можливо, номер мобільного телефону.
Вважайте ці відомості своєю здобиччю, і пам'ятайте, що отримання інформації не коштувало вам жодної копійки.
Не зволікайте з відповіддю на листи
Якщо ви читаєте свою пошту (у тому числі електронну), то намагайтеся відразу розібратися, що ви повинні зробити. Якщо можете дати відповідь, негайно відповідайте, щоб не розмивати робочий час.
Якщо відповіді потрібна інформація, то встановіть собі нагадування про термін відповіді конкретний лист. Якщо ви даєте доручення вашому співробітнику, відразу встановіть для нього термін та інші деталі підготовки відповіді.
Непотрібні листи знищуйте або надсилайте їх у відповідні відділи.
У будь-якому випадку, не дозволяйте непрочитаній та необробленій пошті ставати для вас причиною стресу.
Обов'язково фіксуйте думки, що приходять вам на думку
Навіть вночі майте можливість записувати думки та ідеї. Якщо цінне міркування приходить вам у процесі роботи, перенесіть його на папір і не втрачайте. Якщо зараз ви сконцентровані на чомусь одному, це не означає, що можна витрачати ваш творчий потенціал у вигляді думок, що приходять час від часу.
Будьте напоготові при спілкуванні з відвідувачами
Увага!Якщо ви маєте справу з «балакун», то зумійте перервати вашу розмову, щоб не гаяти дорогоцінний час даремно.
Це не означає, що ви повинні закривати іншим людям доступ до себе, але встановіть правило раціонально приймати відвідувачів.
Це правило згодом стане правилом і для ваших відвідувачів: говорити лише у справі!
Привчіть себе брати участь лише у справах із максимальним прибутком
Витратьте кілька хвилин для чесного аналізу того, на що ви витрачаєте час. Найпродуктивніший годинник повинен приносити користь вам, а не комусь іншому.
Використовуйте час поїздок та очікування
В аеропорту, у приймальні, в автомобільній пробці займіть себе корисною справою. Це позбавить вас нервового очікування і нагадає вам про насущні справи. Читайте важливі матеріали, слухайте корисні аудіозаписи, робити дзвінки потрібним людям.
Щоб ефективно витрачати час — знаходите час для відпочинку
З точки зору дуже важливо робити перерви. Відпустка та вихідні дні – не марна трата часу, якщо ви прагнете відновити сили в цей час. Вам необхідно час від часу відволікатися від справ, якщо Ви хочете досягти успіхів. Це найприємніший спосіб використання часу!
Корисне відео
На відео ви побачите поради Брайна Трейсі з тайм менеджменту:
Люди, які досягають найбільших успіхів, не втрачають жодної миті з цього часу. Стати і ви людиною, для якої час – найцінніший ресурс.Навчіться розпоряджатися своїм та чужим часом, адже це вигідно для вас та для вашої справи. Удачі вам!
Екологія життя. Усі жителі планети рівні в одному. Незалежно від матеріального становища, статусу та інших характеристик у всіх однакова кількість часу
Усі жителі планети рівні в одному. Незалежно від матеріального становища, статусу та інших характеристик у всіх однакова кількість часу, що є щодня. Однак правильно розпорядитися своїми 24 годинами здатний не кожен.
Тайм-менеджменту присвячені цілі томи, його базовим принципам навчають багато по-справжньому успішних людей, які неодноразово на особистому досвіді переконувалися в їх ефективності.
Однак при цьому чимало існує тих, хто навіть не підозрює існування такого предмета, як теорія управління часом. Водночас дізнатися про те, як використовувати її у власному житті, не завадить нікому.
Як керувати часом
Різні теоретики тайм-менеджменту зазвичай сходяться на кількох основних принципах, без яких навчитися ефективно використовувати час неможливо. Одне з головних правил - планування власних справ.Безліч сучасних людей, які перебувають у стані перманентного цейтноту, просто зобов'язані візуально уявляти, що саме вони мають виконати в кожен конкретний день.
Для цього слід складати списки завдань. Вони можуть вийти досить великими, і часу не вистачатиме на те, щоб їх здійснити. Тут, напевно, знадобляться принципи так званої матриці Ейзенхауера. По ній усі справи систематизуються за своєю важливістю та терміновістю та розподіляються за чотирма категоріями.
Систематизація пріоритетівпроста. У першу групу входять важливі та термінові справи, у другу – важливі не термінові, у третю – неважливі термінові та в четверту (звану ще «сміттєвим кошиком») – неважливі та не термінові. Пріоритетними, як не дивно, будуть завдання другої із зазначених категорій. Якщо людина сконцентрується саме на них, то вкрай рідко – та й то в основному не за власною неорганізованістю – стикатиметься з справами, які вимагають якнайшвидшого виконання.
Насправді важливими не терміновими завданнями може бути курсова чи диплом, які студенту треба здати під кінець семестру. Або доручене працівникові його начальством завдання з дедлайном за місяць. Якщо відразу взятися за них і потихеньку виконувати, паралельно справляючись з іншими, більш терміновими справами, то до призначеного терміну вони будуть давно завершені. Постановка термінів- Ще один важливий принцип.
Добре відомий ще один принцип тайм-менеджменту. поєднання різних завдань.На жаль, багато хто його недооцінює. Наприклад, ефективна господиня може завантажити в пральну машину білизну, посудомийку – брудні тарілки та столові прилади, і одночасно займатися обідом/вечерею.
Також, поки страва готується (якщо за нею не потрібно зараз стежити), можна зайнятися прибиранням. Офісному працівникові неважко буде в очікуванні важливого факсу, наприклад, укладати договір або оформляти документи на відвантаження товару. Вже у зв'язку з зовсім іншим завданням зі свого must-do списку.
У чому помиляються ті, хто не встигає
Разом з тим, не варто бути запеклим перфекціоністом.Безперечно, будь-які справи слід виконувати добре. Однак це не означає, що їх треба буквально "вилизувати". Між відмінно виконаною роботою і завершенням її «крім рукава» - величезна прірва, і перетнути її не так просто.
Той, кому хочеться навчитися ефективно користуватися власним часом, не може бути і трудоголіком.Безперечно, будуть ситуації, в яких доведеться затримуватись на роботі, але у людини, яка активно застосовує правила тайм-менеджменту, таке відбувається надзвичайно рідко. До того ж він пам'ятатиме, що після закінчення робочого дня важливо відпочити і морально, і фізично.
Вечір слід проводити з членами сім'ї, приятелями, за улюбленим хобі – словом, з тими та за тією справою, яка приносить душевне задоволення та з основною роботою не пов'язана. І обов'язково слід виділяти достатньо часу на сон.
Не менш важлива і правильна організація робочого места.Усі документи та інші предмети там повинні розташовуватись упорядковано, щоб легко вдалося знайти потрібний. До того ж безлад у навколишньому просторі сприяє значному зниженню ентузіазму та працездатності.
Якщо в людини підпорядковані інші працівники, то їй варто навчитися делегуватиїм деякі з покладених на нього завдань та періодично відстежувати їх виконання. Тоді і роботу буде завершено вчасно, і сильно напружуватися через неї не доведеться.
Ось деякі поради, як розумно розподіляти час, що є у вашому розпорядженні
З'ясуйте, як саме ви витрачаєте свій час
Не пошкодуйте трохи часу, щоб простежити, як саме ви розпоряджаєтеся ним. Дуже важливо одразу визначити сфери, які абсолютно безперспективні, і ті, в які варто «вкладати» енергію. Це допоможе правильно розставити пріоритети.
Сформулюйте мету
Ви вкладаєте у щось багато енергії, але при цьому не уявляєте, чого хочете в результаті досягти? Багато хто витрачає дорогоцінний час, намагаючись стати більш ефективним, при цьому не маючи кінцевої мети. Іншими словами, вони не сфокусовані на тому, що справді важливо для них. Маючи собі за мету, ви зможете сконцентруватися на способах досягнення бажаного результату. Сама собою мета також може стати хорошим мотиваторам.
Складіть список справ
Ви можете скласти список справ у своїй голові, але краще написати його на папері. До такого списку ви зможете звернутися будь-якої миті протягом дня. Вибирайте самі, яким чином він виглядатиме: надрукований на аркуші паперу, написаний від руки або збережений на комп'ютері. Викреслюючи зі списку завершені справи, ви отримаєте певне задоволення та заряд натхнення на нові звершення. При цьому вам не доведеться гаяти час, згадуючи, які ще справи необхідно завершити.
Встановіть пріоритети
Складання списку не буде ефективним, якщо всі справи у ньому стоятимуть у неправильному порядку. Вас завжди підстерігатиме спокуса спершу зробити те, що хочеться, а не те, що важливо. Розставте пріоритети і в першу чергу зосередьтеся на вирішенні найактуальнішого завдання. Таким чином, якщо якісь справи залишаться невиконаними до кінця дня, вони будуть не дуже важливими.
Зробіть все добре з першого разу
Якщо ви збираєтеся виконати якесь завдання, не настроївшись належним чином, це означає, що добре ви його не зробите. Докладіть максимум зусиль, щоб зробити все добре з першого разу. Таким чином, ви зробите менше помилок і вам не доведеться витрачати час на переробку. Насамперед беріться за найскладніші справи, це збільшить ймовірність того, що ви все зробите правильно.
Перестаньте відкладати на потім
Більшість людей вважають за краще прокрастинувати або подумки перебирати в голові способи здійснення дії замість того, щоб діяти. Особливо часто це відбувається, коли ви оточені численними відволікаючими факторами, які можуть бути виправданнями. Постарайтеся контролювати своє довкілля, виганяючи з нього те, що розсіює вашу увагу. Якщо перед вами стоїть складне завдання, ви підсвідомо прагнутимете ухилитися від її вирішення, використовуючи всілякі приводи для цього.
Будьте організовані
Дезорганізованість – злодій вашого часу. Тільки уявіть, скільки часу ви витрачаєте на те, щоб визначити місцезнаходження якоїсь речі на роботі чи вдома. Можливо, вам необхідно впоратися з хаосом, що панує у вашому робочому чи житловому просторі, щоб працювати більш ефективно. Заберіть подалі ті речі, які вам не потрібні, або просто позбавтеся їх, а тим речам, якими користуєтеся постійно, дайте певну прописку, знайти їх швидко не складе труднощів.
«Діліться» справами
Це має очевидний вигляд, але ви можете звільнити багато часу для себе, перенаправивши комусь частину роботи. Ідея полягає в тому, щоб передати комусь завдання, з яким ця людина впорається швидше чи не гірше, ніж ви самі. Це стосується як роботи, так і домашніх справ. Чому б не попросити дітей зайнятися пранням в обмін на якесь послаблення надалі. На роботі не соромтеся звернутися до колеги, хто знає, можливо, він буде тільки радий цікавому завданню, особливо якщо він сильний у цьому.
Мультизадачність
У деяких випадках відмінним рішенням стане виконання кількох завдань одночасно, що дозволить ефективний використовувати наявний у розпорядженні час. Ми не говоримо про масивні навантаження, просто про суміщення завдань, коли це можливо. Наприклад, коли ви в дорозі, не втрачайте нагоди послухати аудіо-курс іноземної мови, який ви вже давно мріяли освоїти. А якщо ви подорожуєте потягом, це чудова можливість прочитати книгу або трохи попрацювати на ноутбуці.
Вчіться говорити «ні»
Уміння не звалювати на себе весь тягар справ, навчившись говорити «ні», дозволить вам суттєво заощадити час. Якщо хтось звертається до вас з проханням, запитайте себе: «Це справді входить до моїх обов'язків?». чи «я справді найкращий кандидат на вирішення цієї проблеми?». У разі негативної відповіді не беріться за цю справу. Ми не закликаємо шукати відмовки, щоб не робити нічого, безумовно, не варто постійно відмовляти, коли вас про щось просять. Просто не варто ставати звалищем чужих проблем, це допоможе вам суттєво звільнити час.
Будьте сконцентровані
Коли ви повністю зосереджені на ділі, ви зможете швидше завершити його. Єдиний спосіб зберегти концентрацію - захистити себе від усіх відволікаючих факторів. Недостатньо сфокусуватися на виконанні якоїсь справи на старті, важливо також не втратити цей фокус. Якщо перед вами стоїть серйозне завдання, усамітніться, відключіть телефон і не вмикайте його, доки не закінчите. Пізніше у вас буде достатньо часу, щоб відповісти на всі повідомлення чи пропущені дзвінки.
Слідкуйте за собою
Неможливо працювати безперервно, так можна і перегоріти. Дуже важливо знайти час, щоб спостерігати за собою збоку, тож ви зможете дізнатися свої межі. Зберігаючи здоровий баланс у своєму житті ви відчуєте, що рухаєтеся у вірному напрямку і ефективно справляєтеся з проблемами і завданнями, що виникають, і при цьому не витрачаєте на їх вирішення більше часу, ніж вони того заслуговують.
Інструкція
Якщо ви лягаєте пізно і встаєте рано, ні про яку продуктивність мови і бути не може. Однак, якщо у вас є можливість виспатися, це ще не гарантує бадьорості. Навіть якщо ви прокинулися, випили чашку кави, і нібито підготувалися до роботи, фактори, що відволікають, знайдуть вас. Наприклад, ви можете зайти в соціальну мережу та поговорити з друзями кілька годин.
Такий самий ефект дає телевізор, ви включите новини, заходите подивитися 5 хвилин, але потім вирішите, що варто дозволити собі 30-хвилинний перегляд цікавої передачі. Почнете клацати каналами, нічого не знайдете, а час буде втрачено.
Практично всі користуються інтернетом і майже кожен має соціальні мережі. Важко відмовити собі у перегляді новин та перевірки пошти. Звичайно, вам здається, що ви зможете витратити на це не більше ніж 5 хвилин, але в результаті залишаєтеся там на кілька годин. Як результат, лягайте пізно.
Лягайте спати вчасно. Таким чином ви прокидатиметеся бадьорим і вам не доведеться витрачати час на пробудження.
Зупиняйте нудні та безглузді розмови, якщо у вас є невідкладна справа. Не бійтеся образити співрозмовника, адже ваша причина поважна.
Якщо дивіться телевізор, виберіть щось конкретне. Обмежте таке задоволення мінімумом. Те саме стосується інтернету. Немає сенсу лазити сайтами без діла.
Ідея відстеження часу не нова, але вкрай ефективна. Щоб зрозуміти, чому часу завжди не вистачає, потрібно усвідомити, куди він витікає. Із цим якраз і допоможуть методики відстеження часу.
Поняття часу дуже абстрактне, тому перше, що потрібно зробити – визначити час як щось конкретне, наприклад, співвіднести час та їжу. Витрата часу - еквівалент поїдання фаст-фуду та шкідливої їжі, у той час як його відстеження - свого роду ведення щоденника харчування. Це дуже дисциплінує. Побачивши на папері, що кожен "нешкідливий" епізод улюбленого серіалу коштує вам о 20 годині на тиждень, ви відчуєте стимул це змінити.
До плюсів відстеження часу можна віднести можливо визначити відповідні методики підвищення своєї продуктивності, здатність визначити переоцінку чи недооцінку тимчасових витрат за будь-які справи, розвиток почуття відповідальності, здатність більше встигати і краще концентруватися на поставленої задачі.
Щоб зробити відстеження часу найбільш продуктивним, дотримуйтесь трьох правил: чесність, сталість, дріб'язковість(Вимірюйте час хвилинами, а не годинами). Є два підходи: хронографія(Коли ви кожні 15 хвилин записуєте, чим займаєтеся саме зараз) і відстеження часу за допомогою завдань(Коли ви записуєте час кожного разу, коли переходите до нового заняття).
Звичайно, можна відстежувати час за допомогою цифрових засобів та без участі з вашого боку, але такий підхід не дасть гарного результату. Так що купіть гарний блокнот і відстежуйте свій час протягом 168 годин поспіль (це тиждень).
Таким чином, зрозумівши, куди насправді витікає ваш час, на що ви витрачаєте занадто багато часу, а на що занадто мало, ви зможете грамотно скоригувати свій підхід до часу і стати більш продуктивною людиною. До того ж, завівши звичку вести "щоденник часу" і витрачаючи час правильно, наприкінці дня, переглядаючи записи перед сном, ви почуватиметеся більш задоволеним, знатимете, що заслужили цей відпочинок.
Створіть вашу індивідуальну систему управління часом та увімкніть ті прийоми, які найбільш ефективні для вас. Прийоми наведені нижче. Успіх прийде тоді, коли ви використовуватимете цю систему постійно.
1. Не покладайтеся на згадку
Записуйте свої завдання та розвантажте мозок.
2. Складіть список пріоритетів
Це допоможе сконцентруватися на головному і не дозволить витрачати час на дрібниці та другорядні завдання.
3. Наприкінці кожного тижня виділіть час
На складання плану наступного тижня. Це не втрачений час, він сторицею окупиться підвищенням вашої продуктивності.
4. Не сподівайтеся запам'ятати цікаву думку
Завжди майте під рукою записник для запису ваших ідей. Як варіант – носите диктофон.
5. Якщо вимоги іншої людини не збігаються з вашими цілями
Говоріть «ні». Цьому треба навчитися.
6. Перед тим як почати діяти – подумайте, але не надто довго
Невеликий роздум убереже вас від необдуманих вчинків та марної трати часу.
7. Вдосконалюйтесь!
Виділіть час у своїх планах на самовдосконалення.
8. Усвідомлюйте те, що ви робите
Ви повинні розуміти, на що витрачаєте свій час. Ваші справи повинні рухати вас до мети.
9. Ефективні прийоми
Включіть у вашу індивідуальну систему управління часом ті прийоми, які найефективніші для вас і використовуйте цю систему постійно.
10. Оцініть себе щодо наявності шкідливих звичок
Вони забирають ваш час. Складіть список таких звичок і по черзі позбавляйтеся їх. Найефективніше виходить заміщення шкідливої звички – корисної.
11. Не виконуйте за інших їхню роботу, щоб здаватися краще
Так, ви витратите час, який міг би використовувати для власного просування.
12. Заведіть журнал
Де ви зможете реєструвати ваші успіхи на шляху до намічених цілей. Регулярно заповнюйте та вивчайте цей журнал, щоб переконатися, що ви рухаєтеся у потрібному напрямку.
13. Не кожне завдання може бути вирішене найкращим способом
Не потрібно ставати перфекціоністом і, наприклад, переписувати діловий лист 20 разів, щоб досягти стилю Льва Толстого.
14. Не перевантажуйте себе кількістю завдань
Якщо у вас є невідкладні справи і важливі завдання, які займуть весь час, то другорядні завдання можна відкласти на більш сприятливий час.
15. Не обманюйтесь ефективністю
Ви можете ефективно виконувати завдання, яке на даний момент не є пріоритетним. У цьому випадку не можна сказати, що ви використовуєте свій час ефективно.