Матриця Ейзенхауерає одним із найпопулярніших і затребуваних прийомів розміщення пріоритетів у завданнях.
Її авторство належить 34-му президенту США Дуайту Ейзенхауеру. Він проводив багато дослідів щодо організації свого часу і в результаті зробив висновок, що термінові справи рідко бувають важливими, а важливі справи рідко бувають терміновими.
Ейзенхауер вигадав інструмент, за допомогою якого цей принцип можна було б застосовувати при розставлянні пріоритетів у задах і відокремити важливі завдання від термінових, але не важливих. Інструмент отримав назву « Матриця Ейзенхауера».
Відповідно до матриці Ейзенхауера будь-яке завдання можна розділити на 4 категорії:
- A – термінові та важливі
- B – важливі, але не термінові
- термінові, але не важливі
- D – не термінові та не важливі
Докладно опишемо кожну з категорій.
A – термінові та важливі
У організованих людей, які вміють добре керувати своїм часом, ця категорія завдань практично завжди пустує. І лише зрідка туди можуть потрапляти форс-мажорні справи, що раптово виникли, які вимагають термінової уваги.
До цієї категорії згідно з класифікацією Ейзенхауера належать завдання, терміни за якими горять і невиконання яких може призвести до плачевних наслідків у майбутньому. Тобто дедлайни, аврали, ситуації життя та смерті.
Приклади термінових та важливих справ:
1) Захворів зуб – ні про що інше, крім зубного болю, ви думати не можете
2) Прорвало кран і топить квартиру – потрібно терміново викликати сантехніку
3) Здача проекту на роботі – терміни підтискають, а проект поки що не завершено.
Як я вже писав вище, чим організованіша людина, тим менше в її житті виникає термінових та важливих справ. Саме тому завдання, яке стоїть перед вами, як перед людьми, які хочуть навчитися краще керувати своїм часом, це навчитися заздалегідь вирішувати завдання, щоб вони не перейшли до цієї категорії.
B – важливі, але не термінові
До цієї категорії належать справи, виконання яких має значення для нашого майбутнього, але виконання яких не горить. Допустимо, ми хочемо вивчити нову мову і це допоможе нам отримати найкращу посаду. Або ми хочемо бігати вранці, щоб бути здоровими.
Виконання важливих і не термінових завдань допоможе нам досягти успіху в житті. Але, як показує практика, чомусь люди не поспішають за них сідати. І часто буває так, що ця категорія справ переходить у розряд важливих і термінових. І тоді стрес вам забезпечений.
Приклади важливих, але термінових справ:
1) Фізичне здоров'я
2) Навчання та курси
3) Вирішення важливих робочих завдань
Якщо ви навчитеся знаходити час для вирішення важливих, але не термінових завдань, незабаром побачите, як вам стає все простіше і легше жити.
С – не важливі, але термінові
Для того, щоб зрозуміти чи дійсно ця справа є важливою, уявіть, який результат ви отримаєте після її виконання. Якщо результати будуть мінімальними, то відносите цю справу до категорії С.
Приклади не важливих, але термінових завдань:
1) Допомога іншим - подруга попросила собачку вигуляти (вже шостий раз на місяць) відмовити незручно.
2) Карс долара завтра підніметься на піввідсотка, потрібно терміново поміняти 100 доларів
3) Подзвонили та попросили терміново пройти опитування (хоча проходження опитування може зачекати)
D – не важливі та не термінові
Ці справи ми називаємо пожирателями часу. Ми витрачаємо на них багато часу, але результат наших дій практично нульовий.
Прочитано: 5 335
Чому руйнуються плани? Тому що в потоці повсякденних справ ми прагнемо виконання термінових справ, забуваючи про важливі та обов'язкові. У чому різниця? У правильності пріоритетів! Не завжди важливі справи термінові, а термінові – важливі. Як це? Дуже просто. І розібратися з цим допоможуть квадранти Кові. Друга їхня назва – матриця пріоритетів Ейзенхауера.
Важливо та терміново: терміни та уточнення
Важливість та терміновість.
Термінові справивимагають негайної, негайної участі чи рішення. Їх треба робити миттєво, інакше трапиться пожежа, форс-мажор, катастрофа. Термінові справи потребують реактивного реагування, змушуючи скасовувати всі плани та важливі справи.
Важливі справимають на увазі. Вони необхідні досягнення поставлених глобальних цілей, попереднього вирішення важливих завдань, реалізації можливостей. Займаючись виконанням важливих справ, людина досягає найвищих результатів, успішності. Життя протікає чітко, розмірено та цілеспрямовано.
На жаль, важливі справи в нашому житті часто не мають пріоритетного значення. Чому? Тому що вся повсякденність спрямована на вирішення термінових завдань.
Як це виправити?
Використовувати матрицю Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів. Іноді з цією ж метою рекомендують квадрати часу Кови.
Чим відрізняються матриця квадрантів Стівена Кові та матриця справ Ейзенхауера?
Власне, нічим.
Обидва методи мають на увазі ідентичні підходи до планування. А різні назви отримали через відомих розробників систем. Так уже вийшло, що Дуайт Ейзенхауер використав у повсякденній роботі ту саму техніку, що описав у своїй книзі Стівен Кові.
Дві великі людини. Дві назви. Один спосіб.
Квадранти Кові: матриця структури справ
Розміщення пріоритетів за матрицею Ейзенхауера передбачає градування всіх справ і завдань на 4 блоки за їх важливістю та терміновістю виконання:
- важливе/термінове;
- важливе/нестрокове;
- неважливе/термінове;
- неважливе/нестрокове.
Якщо зробити заздалегідь – виписати всі найближчі та далекі справи в один список, можна легко заповнити будь-який квадрат Стівена Кові. Достатньо оцінити значущість і терміновість всіх завдань.
Як ділити задачі по матриці Ейзенхауера?
Високоефективний тайм-менеджмент з матриці Ейзенхауера
Якщо подивитися на структуру кожного блоку неупереджено, то видно особливості кожного квадрата:
- Квадрат A – постійний цейтнот, «пожежа», нерви та реактивний ритм життя.
- Квадрат B – вирішення стратегічних завдань, проактивність, робота на результат та успіх.
- Квадрат C – хронофаги у різних варіантах.
- Квадрат D - прокрастинація.
Тобто при визначенні пріоритетів за допомогою матриці Ейзенхауера на увагу заслуговують тільки справи другого блоку. А за фактом ми займаємося завданнями «термінових» квадратів», витрачаючи нерви і відволікаючись на непотрібні фактори.
Що робити з цими знаннями?
Все дуже просто. Планування часу відповідно до матриці Ейзенхауера передбачає проактивний підхід та застосування кращих інструментів тайм-менеджменту. 
Використовувати можна:
- С – відволікання всіх видів, які потрібно контролювати та тримати у вузді.
- D – безглузде проведення часу, яке легко замінити заслуженим запланованим відпочинком після виконання справ.
Хтось думає, що домогосподаркам не потрібне планування та чіткий графік. Все навпаки.
Нескінченно зайняті собою та дітьми жінки більш ніж хтось інший потребують правильної структури дня.
Матриця терміновості та важливості матриця Ейзенхауера – зручна вправа, помічник та порадник на кожен день. Використання квадрантів Кові значно знижує рівень стресу у повсякденному житті та справах.
Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів є одним із основних методів успішного планування та виконання справ. У цій статті ми розглянемо цю техніку детальніше, оскільки саме вона є найпопулярнішим методом тайм-менеджменту, який використовується довгий час у всіх сферах життєдіяльності.
«Життя має цінність, якщо є постійною боротьбою за гідну справу»
Д. Д. Ейзенхауер
Важливо знати! Зниження зору призводить до сліпоти!
Для корекції та відновлення зору без операції наші читачі використовують ІЗРАЇЛЬСЬКИЙ OPTIVISION
- найкращий засіб для ваших очей всього за 99 руб!
Ретельно ознайомившись з ним, ми вирішили запропонувати його і вашій увазі.
Тайм-менеджмент намагався зрозуміти відомий усьому світу 34-й президент Америки Девід Ейзенхауер. Саме вивчення цієї сфери зробило його популярним на весь світ. Він докладно досліджував методи ефективного планування, поетапного виконання задуманого. Так з'явилася матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів. Його техніку ми розглянемо докладніше в нашій статті.
Тайм-менеджмент- Вміння людиною правильно розподілити свій час на виконання запланованих справ. Цей феномен вивчався багато років різними психологами, всі намагалися зрозуміти, як працює цей метод правильного планування задуманого. Відомий психолог Девід Аллен написав книгу, присвячену основам та практиці ефективного планування.
В наш час суєта і різноманітність сучасного життя все більше змушує звертатися до методів успішного структурування намічених завдань, правильного та швидкого їхнього здійснення. Правильне розміщення пріоритетів дозволяє швидко та якісно зробити роботу будь-якої складності, осмислити свої помилки, навчитися новим умінням та вмінням у процесі досягнення мети.
Особистість Ейзенхауера у сфері вивчення тайм-менеджменту
Девід Ейзенхауер був відомим президентом США. Він прославився на весь світ своїм розумом та організаторськими здібностями. За своє життя він збудував блискучу військову кар'єру, що залишило не малий слід в історії Америки. Він з успіхом виконував усі завдання, завжди досягав поставлених перед собою цілей, чим заслужив на повагу, став прикладом для багатьох публічних особистостей.
Ейзенхауер вважав, що правильно прожити життя - означає зайнятися гідною справою, яка приносить задоволення його суб'єкту і користь для оточуючих. Будучи президентом, він ставив все частіше питаннями, як усе встигнути, зробити правильно і з успіхом зрештою. Ці думки привели його до створення методу розміщення важливих справ, який інтенсивно використовується і в наш час.
Завдяки своїй винахідливості, впевненості та прагненням до досконалості Ейзенхауер домагався успіхів у всьому, все задумане він виконував під час, без особливих труднощів. Багато діячів його часу лише дивувалися його самоорганізації, намагалися дотримуватися його методів правління, оскільки особистість такого президента справді заслуговує на повагу і цілком може бути прикладом для наслідування. Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів є одним із основних способів організації свого робочого плану у повсякденному житті.
Особливості матриці Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів є популярною технікою управління часом, яка дозволяє правильно і під час здійснити заплановані відносини, визначити собі значні цілі на певний період. Основою таблиці Ейзенхаура є чотири про квадранта справ. Основою для її створення стали значні та невідкладні завдання, які накопичилися за короткий період часу внаслідок різних факторів.
Дані квадранти ще називають вікнами Ейзенхауера, оскільки зображуються у квадратній таблиці. Таблиця Ейзенхауера виглядає так.
А квадрантВажливі термінові справи
У квадрантВажливі несрочні
З квадрантПогані термінові
D квадрантНеважливі несрочні
Таку таблицю може зробити собі кожен, хто хоче навчитися правильно розподіляти свій час. Матриця Ейзенхауера як інструмент розташування пріоритетів допоможе розібратися з накопиченими завданнями в дуже короткий період часу.
Розібравшись із основною структурою методу розміщення пріоритетів, ми можемо детально розібрати кожне вікно матриці Ейзенхауера. Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів є корисною визначення значимості своїх планів у конкретний час.
Квадрант А
До нього належать важливі невідкладні завдання, які не можна відкласти на потім, оскільки це може призвести до негативних наслідків. Для успішного планування слід розпочинати саме з сектора А. Прикладом таких справ може бути складна несподівана операція, позапланова нарада. Цей сектор є дуже важливим для життя людини, але якщо правильно навчитися планувати свій час, то в ідеалі цей квадрат має бути абсолютно порожнім, без будь-яких планів. При своєчасному виконанні основних планів значні завдання стане невідкладними, їх виконання у безпосередньо відведений термін робить їх терміновыми.
Плани сектора А можуть виникнути з двох причин:
- внутрішні причини: залежать безпосередньо від людини (недостатня мотивація на виконання, лінь, відсутність бажання чи професіоналізму);
- зовнішні причини:не залежить від самого суб'єкта (різке погіршення самопочуття, форс-мажор).
Щоб ці причини не заважали провадити діяльність, не потрібно відкладати цінні необов'язкові справи (це вже сектор В) на останній день, оскільки деякі умови можуть вплинути на їхнє невиконання і тоді у вас накопичаться цінні завдання.
Квадрант В
Важливе нетермінове.Плани цього сектора потрібно регулярно виконувати, не відкладаючи на потім, оскільки своєчасне їхнє здійснення є показником вашої продуктивності, успіху у діяльності. Справи цього квадранта не вимагають виконання тут і зараз, але їхня цінність свідчить про виникнення негативних наслідків у разі ігнорування людиною. Чим важливіше для вас поставлене завдання, тим негативнішими будуть наслідки від її невиконання. Саме тому слід віддавати перевагу спочатку важливим справам, потім терміновим. Для ідеального задоволення собою людина повинна виконувати значні невідкладні і значущі нестрокові відносини повністю. До завдань даного сектора можна віднести, наприклад, негайне звернення до лікаря, оволодіння навичками успішного виконання діяльності на новому робочому місці, щоб отримати чергове підвищення.
«Краще насамперед зробити важливі завдання, від яких залежить ваше життя, ніж неважливі справи»
Д. Д. Ейзенхауер
Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів показує: якщо правильно і вчасно сортувати свої плани, то у будь-якій сфері життєдіяльності людини будуть відсутні аврали, які виснажують організм людини фізично та психологічно. Сектор В не перейде до сектора А, якщо ми правильно сплануємо свої завдання на перший час.
Квадрант С
Не має значення, терміново.Невідкладність планів який завжди визначає їх значимість. Ейзенхауер говорив, якщо невідкладні завдання заважають виконанню цінних, їх краще відкласти. Щоб розібратися у важливості своїх планів, поставте собі просте запитання: «Що станеться, якщо не виконати це завдання?» Якщо ви зрозумієте, що негативних наслідків немає або вони мінімальні, то справа не є важливою в даний момент. Шукайте більш значущі завдання, які справді загрожують для вас негативними наслідками.
До цих видів діяльності можна віднести, наприклад, участь у соціальному опитуванні, дзвінок другові просто побалакати. Плани «сектора С» мають суттєвий мінус: вони заважають людині ефективно працювати і виконувати значущі справи, оскільки постійно відволікають, змушують переживати. Будь-яке відволікання загрожує негативними наслідками, тому у разі виникнення будь-яких перешкод у виконанні значних завдань намагайтеся або усунути їх перед виконанням. Якщо здійснювати лише термінові відносини, може накопичитися дуже багато важливих справ одночасно і тоді важко направити себе у потрібне русло, сконцентруватися їхнього здійснення.
Квадрант D
Чи не термінове не важливе.Цей сектор поєднує найнепотрібніші нетермінові відносини, їх виконання не приносить користі в даний момент. Якщо людина на них сконцентрується, то значні справи накопичаться дуже швидко і призведуть до негативних наслідків. Сюди можна зарахувати, наприклад, зависання у соціальних мережах, різні комп'ютерні ігри, які просто вбивають час людини без будь-якої користі.
Але не всі нетермінові неважливі завдання такі марні. Якщо ви давно хотіли акуратно розкласти книги у своїй бібліотеці, або забратися в шафі з одягом, то виконання цих справ принесе користь та задоволення від результату, але не варто прагнути їх виконання за наявності важливих справ.
Таблиця Ейзенхауера як метод ефективного планування є корисним способом виявлення значних цінних справ, допомагає виконати їх у досить короткий термін. Вона розрахована виконання одноденних завдань чи тих, які потрібно виконати найближчим часом.
Цілі методу Ейзенхауера
Навчитися планувати свій особистий час за бажання може кожен, тут нема нічого складного. Для допомоги може використовуватися наведена нами таблиця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів. Розібравши докладно кожен квадрант матриці, можна визначити основні цілі цієї техніки.
- Самоорганізація. Знаючи про те, що на вас чекають значні справи, ви не будете марно витрачати час, а намагатиметеся зробити все вчасно. Виділивши основні плани, людина може швидко себе організувати їхнього здійснення. Зафіксувавши головне, одразу видно, що зроблено, а що ще треба встигнути сьогодні чи завтра зробити.
- Якісне планування своїх планів. Метою методу є успішне виконання людиною задуманого, а не переписування справ із одного квадранта до іншого.
- Навчитися ефективно планувати свій час. Виділення важливих завдань допомагає подумки визначити кількість часу на їхнє виконання. Людина приблизно підраховує в думці, скільки потрібно для виконання важливих нетермінових справ, щоб вони не перейшли раптово в сектор А.
Матриця Ейзенхауера, будучи одним із основних та популярних способів планування, допоможе кожному навчитися керувати собою, організувати себе в потрібний момент, вирішити свої проблеми за короткий період часу.
Перше, чого потрібно навчитися у роботі з матрицею, – грамотно у справах. Вміти відрізняти важливе від термінового, не дуже термінове від неважливого.
Матриця часу ділиться на 4 квадранти, в яких є 2 осі важливості та стільки ж осей терміновості. У кожен із них вписуються справи та завдання, що допомагає наочно побачити пріоритетність кожного складового: що робити насамперед, що у другу тощо.
Шаблон матриці виглядає так:
Розглянемо кожен квадрант докладніше.
Важливі та термінові
Ідеальний тайм-менеджмент має на увазі, що цей квадрант буде порожнім. Це зумовлено тим, що при грамотному розміщенні пріоритетів та своєчасному виконанні справ завалу просто не буде. Це може бути нормально лише іноді, але постійний хаос у справах – ознака неорганізованості.
Щоб уникати проблем із квадрантом «А», потрібно організувати грамотне планування в інших областях та виконувати точно всі пункти. Однак, якщо необхідність його заповнення все ж таки виникає, то сюди вписуються:
- Справи, невиконання яких ставить під загрозу зриву досягнення мети.
- Завдання, невиконання яких сприяє появі життєвих труднощів та труднощів.
- Завдання, які безпосередньо пов'язані зі здоров'ям.
Не забувайте про . Часто буває так, що справи із квадранту «А» можна доручити іншій людині. Якщо таке можливе – скористайтеся цим правом.
Не забувайте про делегування обов'язків. Часто буває так, що справи із квадранту «А» можна доручити іншій людині.
Важливо, але не терміново
Найпріоритетніші справи та завдання розташовуються тут, тому йому потрібно приділяти максимум уваги. Це повсякденні заняття, терміновість яких не така висока, але вони все ж таки важливі. Фахівцями було помічено, що люди, які працюють саме з квадрантом «В», досягають у житті більшого успіху та досягають намічених цілей. Вони заробляють більше грошей та займаються улюбленою справою, від чого й щасливі.
Оскільки терміновість у справах відсутня – немає паніки, що робить підхід до виконання зваженим і розумним. Це у свою чергу сприяє високій ефективності та продуктивності. Проте не слід забувати, що невчасне виконання справ із квадранта «В» переміщає їх у квадрант «А».
Отже, до цієї зони вписуються всі поточні заняття, пов'язані з щоденними справами: основна діяльність, спортивні заняття, плани день і т.п.
Терміново, але не важливо
Заняття, які «лежать» в основі цього квадранта, як правило, є фактором, що відволікає. Їхнє виконання не несе в собі жодної корисності в плані досягнення цілей і не призводить до жодних результатів. Найчастіше вони лише заважають зосереджуватись на по-справжньому важливих справах та знижують загальну ефективність. Працюючи з матрицею головне – не сплутати відносини з квадрантів «А» і «З», інакше створиться плутанина пріоритетності справ.
В область «C» можна відносити справи, пов'язані з переговорами та зустрічами, які нав'язані кимось, зі святкуванням днів народження людей не дуже близького кола, домашній клопіт, який виникає раптово. Оскільки справи з цього квадранта лише гальмують і «крадуть» час, їм потрібно приділяти мінімум часу.
Не терміново і не важливо
Від справ, які поміщаються у цей квадрант, немає жодної користі. Ними потрібно займатися в останню чергу. Навіть якщо ви не займатиметеся ними зовсім, то від цього буде тільки краще. Проте зважати на такі справи необхідно, як кажуть, ворога треба знати в обличчя. Це щонайменше «пожирачі» корисного часу, яких варто позбавлятися.
Від справ, які поміщаються в квадрант «D», немає жодної користі.
Але найцікавіше, що справи саме з цього квадранту дуже приваблюють людей. Тут найприємніше і найпростіше, над чим не потрібно працювати. Вони розслаблюють та приносять задоволення. Приємне проведення часу робить проблематичною відмову від них.
Сюди вписуються телефонні розмови з друзями та родичами, просиджування в соціальних мережах, інтернет-серфінг, комп'ютерні ігри, перегляд телепередач, тусовки в клубах.
Звичайно, відпочинок для продуктивної роботи важливий, як і кисень для людини, але він також має бути корисним. Замість просиджування цілими вихідними на дивані влаштовуйте виходи та виїзди на природу, розробіть план активного відпочинку, це, до речі, допоможе зміцнити здоров'я. Прочитайте пізнавальну чи просто цікаву книгу, на яку раніше не було часу, це спонукає розум.
Контролюючи своє життя, пам'ятайте, що відпочинок також має бути запланований. Неприпустимо, щоб він був спонтанним. Але й не зневажайте їх. Це може призвести до затяжного неробства, оскільки перевтома ще нікому на користь не йшло. Тут доречним є правило: «Справі час – потісі час».
Приклад розкладу на кожен день може мати такий вигляд:
Можна розкреслити аркуші самостійно або завантажити готові бланки з Інтернету.
Розподіл пріоритетів
Спочатку, з незвички, буде проблематично визначити терміновість і важливість кожної справи, але кінцевий підсумок того вартий. Спробуйте використати таку вправу:
- Накресліть таблицю з колонками: № п/п, справа, терміновість, важливість. Кількість рядків регулюйте самостійно залежно від довжини списку.
- У другий стовпець «справу» впишіть усі завдання та справи, якими ви зазвичай займаєтесь.
- Після цього переходьте до їхньої оцінки: наскільки кожне заняття важливе або термінове.
Щоб це було простіше, використовуйте такі критерії важливості, ставлячи запитання до кожної справи:
- Виконання цього завдання необхідне досягнення моєї ключової мети (Так – значить, важливо; Ні – неважливо).
- Невиконання справи тягне у себе серйозні наслідки для поточної діяльності (Так – важливо; Ні – неважливо).
Критерій терміновості:
- Якщо завдання не виконати зараз, вона втрачає свою актуальність (Так – термінова; Ні – несрочная).
Цей інструмент розташування пріоритетів значно спростить весь процес роботи. Пройшовши через таке дослідження, ви виявите, скільки часу до цього моменту марнували і скільки, виявляється, корисного вивільняється.
У нескінченному потоці справ можна розгубитись, забути щось або просто не встигнути зробити. Невиконані справи, таким чином, накопичуються та обтяжують наступний новий день із новими можливостями. І знову та сама проблема: не встиг, забув, відклав на завтра.
Подібні ситуації часто трапляються з тими, хто не вміє планувати, і в цьому немає нічого дивного, адже процес планування потребує певних навичок тайм-менеджменту та особливої уваги.
Існує чимало технік планування, що дозволяють при правильному використанні тимчасового ресурсу отримувати максимальну вигоду. Наведемо приклад найбільш ефективної та нескладної техніки, яка називається "матриця Ейзенхауера"або «квадрат Ейзенхауера».
– це принцип розташування пріоритетів, що дозволяє протягом дня вирішувати найбільшу кількість завдань.
Цей принцип є одним із найпопулярніших у тайм-менеджменті. Ним користуються у всьому світі: від простих працівників до керівників великих організацій всесвітньо відомих корпорацій.
Основоположником цього принципу є Дуайт Девід Ейзенхауер (34 президент США). Враховуючи свою зайнятість, він оптимізував свій робочий графік завдяки систематизації справ залежно від їхньої значущості, що призвело до створення власної техніки, яка відзначилася простотою та унікальністю.
Матриця Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів
Ейзенхауер розділив справи на 4-і категорії і вписував їх у таблицю, в якій чітко виділив квадрати, що дозволяють розподіляти заплановані завдання щодо їх терміновості та важливості (a, b, c, d).
Кожному квадрату властиве своє призначення справ:
- "а" - невідкладні особливої значущості;
- «b» - важливі, з якими можна почекати;
- "с" - не першої важливості, але невідкладні;
- «d» - нетермінові та неважливі.
Розставивши пріоритети в такий спосіб, можна навчитися керувати часом, що допоможе у досягненні поставлених цілей, підвищить успішність у виконанні запланованих завдань та вплине на успіх у тій чи іншій діяльності.
Щоб розставляти пріоритети за принципом Д. Д. Ейзенхауера, необхідно докладно вивчити категорії (квадрати) в його таблиці.
Важливі та термінові справи (категорія а)
У квадрат цієї категорії вписуються заплановані завдання, є найбільш значущими і терміновими. За принципом Ейзенхауера цей квадрат має бути порожнім, вільним для нового щоденного запису, що для людини, яка володіє навичками тайм-менеджменту, не дасть можливості запустити терміновість справ та допустити критичну ситуацію у разі їх невиконання.
Часто буває так, що справи із квадрата «b» переміщуються в квадрат «а» через звичайну людську лінощі, що є однією з причин його заповнення. Часом це може бути з кожним, але у разі щоденного перекидання справ із квадрата до квадрата, варто зайнятися самодисципліною.
Щоб уникнути появи невиконаних завдань у квадраті «а», необхідно своєчасно виконувати завдання інших категорій і суворо дотримуватися переліку справ цього квадрата. Також можна скористатися методом делегування (передоручення завдань будь-кому), що дасть змогу врегулювати завдання та не залишати хвости незробленої роботи.
Список справ для квадрата «а»:
- негативно позначаються досягненні поставленої мети;
- проблемні, які можуть спричинити неприємності;
- пов'язані зі здоров'ям.
Важливі, нетермінові відносини (категорія b)
До цієї категорії найчастіше ставляться найперспективніші та пріоритетні відносини. Ейзенхауер відводить їм значну роль, тому що їх виконання є запорукою успіху. Як показує досвід, якщо відповідально використовувати час при виконанні справ, включених до «b» квадрат, то хороші результати дадуть про себе знати дуже скоро.
Перевага цього квадрата в тому, що на важливі справи є необхідна кількість часу, що дозволяє вирішувати завдання конструктивно та обдумано, повною мірою розкривати свій потенціал та продумувати (аналізувати) діяльність. Але важливо знати, що відкладати в довгий ящик ці справи не варто, оскільки є ризик перемістити їх у перший квадрат, що є неприпустимим за принципом Ейзенхауера.
Приклади справ та завдань квадрата « b »:
- планування проектів;
- партнерство (пошук, співробітництво);
- підсумки завершених проектів (оцінка про виконану роботу);
- пошук перспектив з метою розвитку.
Що стосується повсякденного життя, то фахівці рекомендують до цього квадрата включати справи, пов'язані з плануванням, навчанням, спортом, режимом харчування тощо.
Термінові, погані справи (категорія с)
До цієї категорії належать другорядні завдання, які не терплять зволікання. Часто відбувається так, що людина поспішає виконати найменш важливі завдання і таким чином усувається від поставленої мети. Матриця Ейзенхауера вимагає точного використання техніки, тому не варто припускатися помилок у класифікації завдань.
Розставляючи пріоритети, не потрібно плутати задачі, що належать до квадрата «с» із завданнями квадрата «а». Наведемо приклад можливої плутанини:
Начальник дає доручення, що вимагає термінового виконання, причому це доручення до роботи ніяк не відноситься. Це завдання слід занести до квадрата «с» і вважати важливим, але нетерміновим, оскільки відходити від намічених цілей не можна, тим самим витрачати свій час на те, що відволікає від головного.
Приклади справ та завдань квадрата «с»:
- несподівані гості, які потребують уваги;
- незаплановані термінові зустрічі;
- рятування від неприємностей, що виникли за власною недбалістю.
Нестрокові та неважливі справи (категорія d)
Це завдання, які готові чекати на свій тимчасовий ресурс, скільки знадобиться або взагалі можуть залишитися нездійсненними. Швидше до цієї категорії належать справи нескладні та цікаві, але не варто хапатися за них, вони лише гальмують робочий процес та відсувають від мети.
Приклади справ та завдань квадрата «d»:
- порожні телефонні розмови;
- розважальні заходи;
- будь-які події, що відволікають від роботи.
Розставивши пріоритети за принципом матриці Ейзенхауера, безперечно, можна встигнути зробити багато чого і наблизитися до поставленої мети, але не слід забувати, що праця – головне джерело успіху при правильному керуванні часом.