Не знайдеться, мабуть, у всьому світі такої людини, яка б не намагалася розпочати нове життя з понеділка (з першого числа, з нового року тощо) або не прагнула все почати з чистого аркуша. Ще вчора людина ставила собі цілком певну мету, але наступав понеділок (перше число, новий рік), і нічого не змінювалося в його житті.
Чому так відбувається?
Відповісти на подібне запитання однозначно неможливо. Хтось з дитинства не був особливо цілеспрямованою людиною, тому що за нього завжди і все вирішували інші, хтось так втомився від життя, що вже немає сил щось змінювати. Для російської людини виправданням завжди стає «лінь-матінка». Але психологи схильні пояснювати це тим, що людина недостатньо мотивована, щоб щось змінювати, а отже, у неї не виробляється звичка.
Щоб почати займатися будь-якою справою постійно, необхідна звичка, що сформувалася. А ось для того, щоб сформувати її на тривалий час, потрібен мінімум 21 день. Щонайбільше, щоб це стало звичкою назавжди, знадобиться 90 днів.
Починати варто з чогось малого. «Планів громадье» є у молодих, тільки початківців життя, коли ще багато сил, коли гормони вирують у крові, не даючи зупинятися на півдорозі, а тим більше згортати з обраного шляху.
Згодом життя людини стає все більш розміреним, вже виробляються багато звичок, формуються певні смаки, і щось змінювати стає все складнішим і складнішим. А якщо раптом захочеться всього відразу і більше, не вистачає сили волі перебороти стереотипи, що склалися. Якщо навіть і починаєш виконувати задумане, виявляється, що навантаження дуже велике, все швидко набридає, а звичка ще не сформувалася.
Де ж вихід?
На допомогу може прийти японська філософія кайдзен,що дослівно з японської означає безперервне вдосконалення. Саме слово перекладається так: «Кай»- Зміна, а «дзен»- Мудрість. Тобто передбачається, що це мають бути зміни в житті, але не спонтанні, а мудрі, спричинені довгими роздумами чи багатим життєвим досвідом.
Здебільшого, така філософія, або, по-іншому, практика, спочатку більше фокусувалася на вдосконаленні процесів виробництва чи допоміжних процесах у бізнесі та управлінні ним. Якщо потрібно оптимізувати виробництво, замінювали весь персонал — від простого робітника до головного керуючого або навіть директора заводу.
У сфері бізнесу таке постійне поліпшення може торкнутися як самого виробництва, і навіть керівництва підприємства. Мета практики кайдзен — поліпшення виробництва рахунок зміни стандартів, щоб не було втрат.У самій Японії ця філософія була вперше застосована після Другої світової війни у низці японських компаній (у тому числі і в «Тойоті»), щоб прискорити відновлення зруйнованого виробництва.
Однак і термін «кайдзен», і саме уявлення про філософію поширилися по всьому світу після того, як японський філософ Масаакі Імаї у 1986 році докладно виклав цю ідею у своїй книзі з однойменною назвою – «Кайдзен». Він пояснив, що така філософія означає орієнтацію всього життя (трудового, суспільного та приватного) на постійне поліпшення.
Що таке "принцип однієї хвилини"?
У виробництві термін «Кайдзен» став ключовим для мови менеджменту. Але ви запитаєте: а до чого тут я? Як пов'язані між собою моє життя та японська філософія? Чи стосується мене поняття, якщо я людина, далека від сфери менеджменту?
Виявляється, найціннішим поняттям, своєрідним зерном цієї філософії можна вважати «принцип однієї хвилини». Його ідея зводиться до того, що людина повинна займатися певною справою рівно одну хвилину, тільки відбуватися це має щодня і одночасно. Адже хвилина часу - це зовсім небагато, а отже, кожна людина зможе займатися одну хвилину будь-якою справою. При цьому ліньки ніби не встигне стати на його шляху і спантеличити.
Якщо ви збиралися виконувати ці дії протягом півгодини, але весь час відкладали, знаходячи цьому всілякі пояснення і відмовки, то за хвилину ви зможете їх виконати з легкістю.
Що ж такого важливого можна зробити за хвилину?Виявляється, можна хвилину стрибати на скакалці, качати прес, робити гімнастику для очей, повторювати слова іноземною мовою, виконувати вправи для вдосконалення своєї дикції. Тобто можна скласти величезний перелік того, що можна робити лише одну хвилину на день, зате кожен день і постійно.
Якщо ви не знаходили часу на подібні заняття з ранку, тому що вранці хочеться спати, або ввечері, тому що вже втомилися, то хвилинка перед сніданком або перед тим, як вирушити в Морфеєві обійми, не просто принесе радість і почуття задоволеності собою, але і надихне на нові звершення.
Якщо раніше подібні заняття здавалися важкими для виконання, оскільки забирали багато часу, то одна хвилина здається дрібницею. Однак займаючи цю свою хвилину життя чимось корисним для себе, ви зможете випробувати гордість від того, що подолали в собі лінощі. Це допоможе кожному звільнитися від почуття провини перед собою, перемогти невпевненість у своїх силах. Навпаки, ви зазнаєте радості від успіху і повірите у перемогу над собою та своєю лінню.
Що ж далі? А далі маленький успіх приведе за собою успіх побільше: займаючись хвилину, ви відчуєте потребу займатися довше, щоб досягти кращих результатів. За однією хвилиною будуть п'ятихвилинні заняття, а потім і півгодинні. А це вже щось.
Адже, згідно з фізичними законами, справжню користь приносять ті заняття, тривалість яких становить не менше тридцяти хвилин. Виходить, що щоденні заняття протягом хвилини виробляють силу звички, дозволяють людині стати більш зібраною і відповідальною, а звичка, що сформувалася, працювати над собою призведе до більш важливих змін у подальшому житті, дозволить постійно самовдосконалюватися.
Зовсім невипадково, що така методика спочатку виникла Японії. Японське сприйняття життя насправді дуже відрізняється від європейського: японці розуміють, що є в житті те, на що вони можуть вплинути, а є такі речі, які не зміняться навіть за величезного їхнього бажання. І якщо не намагатися змінювати незмінне, то можна зберегти свій фізичний та психічний стан. При цьому якщо мету все-таки поставлено, вони будуть йти до неї, навіть незважаючи на природні катаклізми.
Так і ті, хто зробить своїм життєвим принципом філософію кайдзен або хоча б принцип однієї хвилини, обов'язково змінять своє життя, побори з собі не лише ліньки, а й інші недоліки.
Японці завжди послідовні. Вони вважають почесним довести справу до досконалості. Навіть якщо ти двірник, не скаржся на долю, а шліфуй свої навички. Японці не змінюють місця роботи у пошуках ідеального, вони можуть втілити свої мрії в реальність будь-де. Вся річ у підході. І він називається Кайдзен.
Чому б не повчитися у японців і не спробувати їх метод управління? Ми адаптували інформацію так, щоб ви могли застосувати знання за межами офісу.
Аналізуйте свою діяльність, вносячи зміни у процес. Таким чином ви постійно покращуватимете методи своєї роботи. Це вірний шлях, тому що мета Кайдзена - постійне вдосконалення.
Життя
Принцип Кайдзен підходить для будь-якої сфери. Наприклад, ви хочете почати здоровий спосіб життя.
1. Акуратність
Виділіть півгодини, коли вас ніщо не відволікатиме. Сядьте, поділіть листочок на дві частини та запишіть в одну колонку все, що вам заважає, а в другу те, що допомагає.
2. Порядок
Складіть , в яке увімкніть все корисне: прогулянка в обід, скандинавська ходьба в парку, їзда велосипедом. Також ви можете зробити список тих речей, яким ви повинні приділити увагу. Наприклад, сформуйте графік відмови від шкідливої їжі та включення до раціону корисних продуктів. Робити це потрібно поступово, інакше організм збунтується, вимагаючи дозу простих вуглеводів, до якої він звик.
3. Чистота
Підтримувати чистоту дуже важливо, хоч би які цілі ви ставили перед собою. У захаращеному приміщенні людина втрачає необхідний настрій. До того ж прибирання можна перетворити на підготовчий етап фізичного навантаження. Або зробіть з неї медитативний процес, коли потрібно зосередитись виключно на фізичних діях і повністю очистити голову від думок.
4. Стандартизація
А тепер настав час перетворити всі зміни на систему. Просто дотримуйтесь графіка і він стане основою вашого способу життя.
5. Дисципліна
Слідкуйте за собою і позбавляйтеся тяги до старих звичок. Спочатку дається нелегко: довкола стільки спокус, що утриматися важко. Удосконалюйтеся, знаходячи нові способи зробити свою реальність кращою.
1. Організація робочого місця- Це управління робочим місцем з метою оптимізації діяльності. Кайдзен приділяє цьому велику увагу. У японському варіанті цей процес позначають терміном "gemba". Для правильної організації робочого місця застосовуються відповідні інструменти управління, які отримали назву методологія 5S. Сам термін 5S походить від перших букв японських слів.
До складу дій щодометодології 5S входять:
Seiri – необхідно відсортувати те, що не потрібне в роботі. Для виділення непотрібних елементів може застосовуватися спеціальне маркування. Якщо елементи, виділені маркуванням, не затребувані ні ким під час виконання роботи, вони видаляються з робочого місця.
Seiton – необхідно упорядкувати все, що потрібно в роботі. Ці елементи мають бути у полі зору. Інструменти та пристрої повинні розташовуватися в тих місцях, де їх легко виявити.
Seiso – робоче місце та все обладнання має бути чистим. Після закінчення робочого дня робоче місце має бути прибрано, а всі інструменти та обладнання розміщені на своїх місцях.
Seiketsu – стандартизація перших трьох кроків. Ці дії мають стати звичайною практикою роботи. Коли співробітники організації побачать поліпшення від правильної організації робочого місця, необхідно провести з ними тренінг щодо виконання цих дій.
Shitsuke – підтримка практики управління робочим місцем. Необхідно створити систему спостереження та моніторингу за змістом організованих та стандартизованих робочих місць.
2. Усунення невиправданих втрат– це процес пошуку та усунення дій у процесах, які не додають цінності. У японському варіанті цей процес називається - "muda". Більшість робіт є послідовністю дій, які перетворюють вихідний матеріал на кінцевий готовий продукт. Частина цих дій додає цінність товару, а частина немає. Та частина, яка не додає цінності, є втратами і має бути усунена.
У системі кайдзен розглядаютьсясім видів втратабо сім «muda»:
Рухи – непродуктивні та зайві рухи збільшують час виконання операцій та їх складність.
Очікування – зайве час очікування виконання операцій призводить до збільшення циклу виробництва.
Технологія - неправильно організована технологія процесів призводить до неузгодженості дій.
Транспортування- Великі відстані, переміщення з місця на місце, підйом та опускання в процесі виробництва збільшують невиробничі витрати.
Дефекти – на виправлення дефектів витрачаються витрати матеріалів та праці.
Запаси – зайві запаси матеріалів додають вартість продукції, але з дають цінність.
Перевиробництво- Продукції вироблено більше, ніж передбачено планом.
3. Стандартизація- Це процес стандартизації роботи. Стандартизація створює основу для стабільної роботи, проте стандарти мають бути змінені за зміни як зовнішнього, так і внутрішнього оточення. У системі кайдзен процес стандартизації не завершується ніколи. Стандарти постійно вдосконалюються. Удосконалення стандартів виконується за циклом PDCA.
Застосування Кайдзен
Застосування системи кайдзен здійснюється за рахунок створення та постійної роботи так званих кайдзен – команд. За завданнями, які вони вирішують, можна виділити 5 основних видів команд:
Постійні команди– ці команди працюють щодня. До складу команд входять фахівці (робітники, службовці), що виконують роботи на місцях.
Команди з вирішення проблем, що виникли- Формуються для пошуку рішень конкретної проблеми в роботі. До складу команди входять учасники із кількох постійних команд. Загальна кількість учасників такої команди, як правило, становить від шести до восьми осіб. Після вироблення рішення команда розформовується.
У 2016 році на Мальті, під час проведення світової конференції з морепродуктів, деякі учасники висловили своє здивування з приводу ситуації, що відбувається на ринку Японії. Ця країна оточена з усіх боків морем і споживання морепродуктів у ній є частиною її національних традицій. Однак, незважаючи на це, статистика показує, що вживання морепродуктів там неухильно падає. Це означає, що одна з важливих галузей економіки країни поступово занепадає. У ході конференції західні фахівці не раз висловлювали думку, що такий стан справ можна було б виправити, якби не фактична бездіяльність японців, які займаються цим напрямком. Принаймні саме таке враження складалося у багатьох щодо питання.
На це від японської делегації була отримана наступна відповідь - дії Японії щодо планування та відродження рибної галузі майже непомітні, але тільки для західного бачення. І щоб зрозуміти чому так відбувається, необхідно приділити увагу чотирьом важливим принципам культури Японії.
Один з цих принципів називається «немавасі», І саме тому, що на даний момент вирішення питання знаходиться на цій стадії, дії японців і стали такими непомітними для заходу.
Чотири принципи, що лежать в основі культури Японії.
— Японці, можливо, дещо більше, ніж інші нації, не люблять ризику, саме з цієї причини робота з усілякими підводними каменями ретельно ведеться ще на стадії прийняття рішення, а не після. Внаслідок цього, неприйняття навіть незначного ризику, один із наріжних каменів японської психології у бізнесі та в житті.
— Другим принципом є гармонія у суспільстві чи колективі, тому на перший план виходять такі як фактори як стриманість, спокій та взаємна повага. Жодних гарячих суперечок та обговорень у ході роботи ніколи не відбувається, адже це може бути сприйняте як прагнення стати вищим за своїх колег, що неприпустимо ні за яких обставин.
— Третім принципом є «немавасі», це неформальний і тому часто непомітний етап підготовки основи прийняття важливого рішення.
— І нарешті момент ухвалення рішення, побудований на основі виробленої раніше згоди між учасниками. З цієї причини ухвалення рішення в Японії часто є простою формальністю і проходить без будь-яких суперечок та голосувань.
НЕМАВАСІ - Вироблення основи для подальшого руху вперед.
Немавасі, один із найстаріших принципів Японії, буквально означає — «копання коренів».
Спочатку його зміст полягав у підготовці дерева до пересадки в інше місце, яке відбувалося досить незвичайним чином. З місця майбутньої посадки дерева привозили землю і частково замінювали їй стару, робилося це для того, щоб дерево звикало до того місця, де потім зростатиме. І тільки після цього, досить тривалий час, дерево викопували і відвозили на нове місце проживання. Такий метод, хоч і займав чимало часу, суттєво знижував ризик загибелі дерева.
Сьогодні немає одного з найважливіших принципів японського бізнесу і його суть — підготовка основи для майбутнього рішення. Він включає довгий підготовчий період неформальних консультацій, досконалого вивчення деталей, створення попередніх домовленостей з ключовими зацікавленими фігурами, особливо тими, хто в майбутньому візьме безпосередню участь у фінальному прийнятті рішення.
Немавасі найчастіше проявляється приблизно так — людина, в голові якої зародилася нова ідея, спочатку висловлює її своєму безпосередньому керівнику, потім, отримавши його санкцію, зустрічається зі спеціалістами та можливими зацікавленими людьми, проводить неформальні зустрічі у вузьких колах, де з'ясовує всі можливі думки щодо це питання.
Далі проводяться більш розширені, але все ще неформальні зустрічі, в ході яких за участю вищого керівництва поступово виробляється остаточне рішення, яке й приймається урочисто на формальній нараді.
На перший погляд приблизно те саме відбувається і на заході, однак японська специфіка полягає в неймовірній ретельності підходу, його кулуарності та обов'язковому досягненні повного консенсусу, через що цей етап розтягується часом на дуже довгий час. Саме це і є частою причиною претензій до японців з боку їхніх західних колег, які вважають такий метод неефективним.
Що ж, можливо, із західної точки зору такий шлях і виглядає дещо дивно, проте він, безперечно, має свої переваги, які дуже люблять підкреслювати самі японці.
І ось, що вони вважають найважливішим:
— Принцип Немавасі дає час, необхідний для того, щоб оцінити всі ідеї, можливості для їх втілення, а також альтернативні шляхи її розвитку. Той хто стоїть біля витоків ідеї отримує цінний зворотний зв'язок, і в процесі такої роботи сама ідея і можливості її реалізації тільки покращуються. Але якщо в процесі немавасі ця ідея виявляється з якоїсь причини непридатною, то це відбувається на дуже ранній стадії, коли ще нічого не сталося, гроші не вкладені, а часу витрачено небагато, таким чином легко реалізується один із важливих японських принципів — ризикуй щонайменше.
— Під час фінальної наради, яка скликається для ухвалення остаточного рішення, можна бути впевненим, що ніхто не піднесе сюрпризів і не виступить проти ідеї, адже з усіма вже порадилися, ніхто не був проігнорований, всі думки були враховані. І це означає дуже важливу річ — попередньо досягнута домовленість влаштовує всіх, а це означає, що з боку зацікавлених людей надалі не буде перешкод реалізації проекту.
— У процесі повільного шляху до ухвалення рішення емоційну складову зведено до мінімуму. Таким чином, повністю усувається варіант, коли рішення приймається під тиском, в силу нагальних аргументів або під впливом емоцій. Через наявність великої кількості часу, всі попередні зустрічі стають спокійними і в них відсутній ефект змагальності або конкуренції думок. Так приводиться в дію ще один із чотирьох японських принципів - принцип гармонії в колективі.
— Враховуючи високий рівень узгодженості ідеї та її втілення, надзвичайно спрощується процес її подальшої реалізації, коли все відбувається спокійно, без перешкод з боку учасників та без істотних змін у проекті, які завжди потребують часу та витрат.
Звичайно, для західного підходу принцип немавасі здається дуже повільним, неповоротким та неефективним.
І ці протиріччя між західним і японським підходами особливо явно дали себе знати, коли японці стали вперше відкривати свої підприємства в США і Європі. Адже в рамках західних традицій, багато часу на попередню підготовку рішення витрачати ніхто не збирався. Все вирішувалося у межах кількох нарад, часто заснованих на гарячих суперечках, непримиренних дискусіях, зіткненні різних позицій та інтересів. Такий стан справ призводив до того, що рішення приймалися волею керівника і були певною мірою компромісними, бо влаштовували далеко не всіх. І це одвічна плата за швидкі рішення.
Щодо японської системи керівництва, то тут нарада, це просто формальна подія, в рамках якої урочисто позначається те, що було вже неодноразово обумовлено раніше. А щодо гарячих обговорень, побудованих на емоціях і зіткненні інтересів, то вони вважалися малопродуктивними і несуть у собі мало сенсу. Ключовим моментом у японській системі цінностей є вміння працювати в команді і жодному індивідуалізму тут просто немає місця, адже для досягнення результату потрібна згода всіх учасників колективу.
Крім цього, в Японії прийнято систему довічного найму, коли людина пов'язує не тільки свою кар'єру, а й життя з одним підприємством. Природно, що за таких умов ніхто просто не може собі дозволити бути конфліктним та неуживливим, адже це було б справжньою загрозою для всіх та для «культурного коду» Японії.
У рамках принципу немавасі будь-яке починання обговорюється в колективі вже з моменту зародження. Так, на це йде іноді дуже багато часу. Але в результаті виявляється, що ретельна і довга робота, що передує остаточному рішенню, приносить свої, не завжди очевидні західному розуму плоди, які виражаються в безпроблемній реалізації проекту, зниженні витрат і вищої ефективності.
Можливо, що скрупульозне дотримання 4 принципів ведення справ є однією з важливих причин японського економічного процвітання.
Принцип немавасі дуже близький за духом підходу, що проголошує шлях повільного та поступового вдосконалення, який називається «кайдзен» і який також є одним із наріжних каменів японського суспільства.
Філософія японського підходу до справи викладена у книзі Джеффрі Лайкера "Дао Тойота", де принцип немавасі становить один із 14 принципів менеджменту.
Він звучить так - «Коли приймаєш рішення не поспішай, розглянь усі можливі варіанти, але коли впроваджуєш його - не зволікай».
Іноді в нас навіть вистачає прагнення розпочати. Але після невеликих зусиль ми говоримо собі, що зробили достатньо і настав час зменшити оберти на шляху до нового життя.
Чому так відбувається? Відповідь очевидна: тому що ми намагаємося досягти дуже багато занадто швидко; тому що нас стомлює нова відповідальність; тому що важко змінити старі звички та спробувати щось нове.
Філософія кайдзен, або принцип однієї хвилини
У японській культурі існує практика кайдзен, яка фокусується на безперервному самовдосконаленні і включає «принцип однієї хвилини». В основі цього методу лежить дуже проста ідея: людина повинна щось робити по одній хвилині щодня в один і той самий час.Зрозуміло, що навіть сама лінива людина зможе впоратися із завданням, коли достатньо однієї хвилини зусиль. Якщо ви часто знаходите привід, щоб відкласти справи, на виконання яких потрібно півгодини і більше, то всього 60 секунд ви точно знайдете.
Завдання можуть бути різні: віджимання, читання книги, вивчення іноземної мови. За одну хвилину у вас не встигне виникнути неприємних відчуттів, пов'язаних із діяльністю. Хвилинне заняття принесе лише радість та задоволення. Почавши з одного маленького кроку, ви станете на шлях самовдосконалення і досягнете більших результатів.
Важливо, що за такої методики ви знайдете віру у власні сили і звільнитеся від почуття провини та безпорадності. Ви відчуєте перемогу та успіх, що допоможе вам рухатися вперед, поступово збільшуючи кількість часу, який ви витрачаєте на заняття: спочатку до п'яти хвилин, потім до півгодини, а потім ще довше. Таким чином, «принцип однієї хвилини» призведе до незаперечного прогресу.
Практика Кайдзен зародилася в Японії. Саме слово означає "безперервне вдосконалення" (складається з двох коренів: "кай" - зміна, "дзен" - мудрість). Концепцію заснував Масаакі Імаї. Він вважає, що вона з однаковим успіхом може бути застосована і в бізнесі, і в особистому житті.
На перший погляд ця практика може здатися сумнівною та неефективною. Особливо скептично її сприймають люди, які виросли в західній культурі і переконані в тому, що істотних результатів можна досягти лише доклавши величезних зусиль. Але хитромудрі та складні програми самовдосконалення, які вимагають від людини великих енерговитрат, можуть просто вичерпати сили та не призвести до видимих результатів. А практика кайдзен доступна кожній людині і принесе прогрес практично у будь-якій сфері життя. Наприклад, у Японії її часто застосовують підвищення методів управління.
Все, що потрібно зробити, це визначити, чого саме ви хочете досягти.