Посадові обов'язки працівників приймальної комісії. Функції, структура приймального відділення

Список лекцій

1. Прийом пацієнта до стаціонару.

2. Медикаментозне лікування сестринської практиці.

3. Харчування та годування пацієнта.

4. Особиста гігієна пацієнта та сестринський догляд за тяжкохворими та нерухомими пацієнтами.

Лекція №1 Тема «Прийом пацієнта до стаціонару»

Цілі

Освітня:Ознайомити з пристроєм, функцією приймального відділення та посадовими обов'язками медсестри приймального відділення та документацією.

Розвиваюча:Сприяти формуванню ОК 1. Розуміти сутність та соціальну значущість своєї майбутньої професії, виявляти до неї стійкий інтерес.

Виховна:сприяти формуванню ОК 11. Бути готовим брати він моральні зобов'язання стосовно природі, суспільству і людині.

План

1. Пристрій та функції приймального відділення.

2. Документація приймального відділення.

3. Шляхи госпіталізації пацієнта до стаціонару.

4. Протипедикульозні заходи.

5. Антропометрія.

ПРИСТРІЙ ПРИЄМНОГО ВІДДІЛЕННЯ

1. Зал очікування – для пацієнтів, які їх супроводжують. Тут має бути достатньо стільців, крісел, телефон довідкової служби лікарні.

2. Кабінет чергової медсестри - тут проводиться реєстрація пацієнтів, що надходять, оформлення необхідної документації.

3. Оглядові кабінети – для огляду пацієнтів лікарями (терапевт, хірург, гінеколог).

4. Процедурний кабінет.

5. Перев'язувальна, мала операційна.

6. Санпропускник – для санітарної обробки пацієнтів (ванна, кімната для перевдягання).

7. Ізолятор з окремим санвузлом – для пацієнтів з неясним діагнозом.

8. Рентгенкабінет.

9. Лабораторія.

10. Санвузол.

Функції приймального відділення

1. Прийом та реєстрація пацієнтів.

2. Огляд, первинне обстеження пацієнтів, попередній діагноз (т.зв. «діагноз приймального відділення»).

3. Надання кваліфікованої медичної допомоги.

4. Санітарно-гігієнічна обробка пацієнтів, що знову надійшли.

5. Транспортування пацієнтів до лікувальних відділень лікарні.

Шляхи госпіталізації пацієнтів до стаціонару можуть бути різні.

До центрального приймального відділення пацієнтів доставляють:

Машиною швидкої медичної допомоги у разі виникнення гострого або загострення хронічного захворювання, нещасного випадку або травми, що потребують кваліфікованого екстреного лікування в умовах стаціонару;

У напрямку дільничного лікаря поліклініки або амбулаторії у разі неефективності лікування в домашніх умовах (так звана планова госпіталізація). Залежно від тяжкості стану пацієнти можуть бути у приймальне відділення самостійно, або їх доставляє санітарний транспорт;

Переводять з інших лікувальних та профілактичних закладів за домовленістю з адміністрацією лікарні;


Без якогось напряму лікувально-профілактичного закладу на госпіталізацію, якщо людині стало погано на вулиці, неподалік лікарні, і вона самостійно звернулася до приймального відділення. Така госпіталізація називається "самотеком".

Всю медичну документацію оформляєсестра приймального відділення після огляду пацієнта лікарем та рішення про його госпіталізацію до даного лікувального закладу або амбулаторного прийому. Медична сестра вимірює температуру тіла пацієнта та записує відомості про пацієнта у «Журнал обліку прийому хворих (госпіталізації) та відмови від госпіталізації» (форма № 001/у): прізвище, ім'я, по батькові пацієнта, рік народження, дані страхового поліса, домашня адреса, звідки і ким доставлений, діагноз установи, що направила (поліклініка, «швидка допомога»), діагноз приймального відділення, а також в яке відділення направлено.

Крім реєстрації пацієнта«Журнал обліку прийому хворих», сестра оформляє титульний лист «Медичній карті стаціонарного хворого» (форма № 003/у). На ньому записують практично ті ж відомості про пацієнта, що й у «Журналі госпіталізації», реєструють дані страхового полісу, паспортні дані (у разі планової госпіталізації він є обов'язковим при прийомі пацієнта). Тут слід записати контактні телефони пацієнта чи його найближчих родичів.

У деяких лікувальних закладах, які впроваджують у практику сестринський процес, у приймальному відділенні сестра проводить первинну оцінку стану пацієнта та заповнює відповідну документацію (залежно від обраної моделі сестринської справи).

Заповнення паспортної частини та лицьової сторони «Статистичної карти вибув із стаціонару» (форма № 006/у) також входить до обов'язків сестри приймального відділення.

Медичну карту стаціонарного хворого із вкладеними в неї направленням на госпіталізацію лікаря поліклінічної установи або супровідним листом «швидкої допомоги», а також «Статистичною картою вибув із стаціонару», температурним листом сестра передає лікарю.

Якщо пацієнтдоставлений у приймальне відділення у стані середньої тяжкості, крім оформлення переліченої документації, сестра приймального відділення зобов'язана надати пацієнту первинну долікарську допомогу в межах своєї компетентності (зупинка зовнішньої кровотечі, серцево-легенева реанімаціявидалення стороннього тіла при закупорці дихальних шляхів тощо). Надаючи допомогу, вона повинна послати когось за лікарем.

Якщо пацієнт не в змозі повідомити інформацію, необхідні для реєстрації, їх можна отримати у осіб, що його супроводжують, та/або медичного персоналу швидкої медичної допомоги. Доповнити чи уточнити відомості про пацієнта можна після покращення стану його здоров'я. Якщо у хворого пацієнта є документи та/або цінності, сестра приймає їх на зберігання, складаючи відповідний опис у двох примірниках. Один залишається у «Медичній карті стаціонарного хворого», інший – у пацієнта. Документи та цінності пацієнта, який перебуває у несвідомому стані та доставленого «швидкою допомогою», приймають за описом, зробленим у супровідному листі персоналом «швидкої допомоги».

Якщо людину доставили до приймального відділення з вулиці у несвідомому стані та без документів, сестра приймального відділення після огляду лікарем, надання екстреної допомоги та заповнення необхідної документації, зобов'язана зателефонувати до відділення міліції за місцем пригоди, вказавши прикмети вступника (стаття, приблизний вік, зростання, статура), описавши одяг. У всіх документах до з'ясування особи пацієнт вважається «невідомим». У «Журналі телефонограм», окрім тексту, дати та часу її передачі, вказується, ким вона прийнята.

При надходженні пацієнтау відділення реанімації (минаючи приймальне відділення) оформлення необхідної документації здійснює сестра відділення реанімації з подальшою реєстрацією пацієнта у приймальному відділенні (відповідні відомості заносять до «Журналу госпіталізації»).

Якщо пацієнта доставлено до лікувального закладу з приводу раптового захворювання, що виникло поза домом, особливо загрожує його життю, а також у разі смерті пацієнта, сестра приймального відділення зобов'язана дати телефонограму родичам, зробивши відповідний запис у «Журналі телефонограм». Також слід вчинити при госпіталізації (перекладі) пацієнта до іншого лікувального закладу.

Якщо після огляду та спостереження пацієнта лікарем даних для госпіталізації немає, пацієнта відпускають додому, про що роблять запис у «Журналі відмов від госпіталізації» (форма журналу та сама, що й «Журналу обліку прийому хворих» - № 001/у).

Основні відомості про пацієнтів, яким у приймальному відділенні було надано амбулаторну допомогу, медична сестра приймального відділення записує до «Журналу реєстрації амбулаторних хворих» (форма № 074/у).

Після закінчення чергуваннявідомості про всіх госпіталізованих та присутніх у діагностичних палатах приймального відділення пацієнтів сестра заносить до Алфавітної книги (для довідкової служби): вказує прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, дату надходження у відділення, куди направлений пацієнт.

Після огляду пацієнта лікарем часто виникає потреба у додаткових інструментальних чи лабораторних клінічних дослідженнях, і навіть у консультації іншого фахівця (невропатолога, хірурга, травматолога тощо.). Виклик лаборанта, а також фахівців для уточнення діагнозу - це входить до обов'язків сестри центрального приймального відділення.

Після реєстраціїпацієнт прямує до оглядового кабінету для огляду лікарем та постановки діагнозу. Якщо діагноз не зрозумілий, лікар може призначити додаткові дослідження (лабораторні, ендоскопічні, УЗД) або консультацію вузького спеціаліста. Черговий лікар вирішує, до якого відділення має бути направлений пацієнт. Якщо діагноз залишається незрозумілим, пацієнта після санітарної обробки поміщають до діагностичної палати приймального відділення, де обстежують, спостерігають, діагностують, а потім направляють у відповідне відділення. Пацієнту, який не потребує стаціонарного лікування, надають допомогу, направляють на лікування до поліклініки за місцем проживання.

Результати огляду, обстеження, призначення лікаря, а також характер санітарної обробки та виду транспортування пацієнта вписуються лікарем в історію хвороби пацієнта Після огляду пацієнта лікарем та оцінки його стану він переводиться в інше приміщення, де проводиться санітарна обробка пацієнта: огляд волосистої частини голови на педикульоз, шкіри «на наявність гнійничкової висипки, верхніх та нижніх кінцівок на наявність грибкових захворювань». Залежно від стану пацієнту призначають гігієнічну ванну, душ або обтирання найбільш забруднених ділянок шкіри, а також проводять антропометричні вимірювання, вимірювання температури тіла, з метою оцінки функціонального стану та профілактики внутрішньолікарняної інфекції.

Оглянувши пацієнта, лікар записує в «Медичну карту стаціонарного хворого» результати огляду, призначене лікування, а на титульному листі вказує спосіб санітарної обробки та транспортування, найменування чи номер відділення.

ДІЯЛЬНІСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЙМАЛЬНОЇ КЕРІВНИКА


Вступ

§2 Робота з відвідувачами у приймальні

§3 Ведення ділових бесід

§4 Організація переговорів, зборів, ділових зустрічей керівника

§5 Взаємини з керівником

§6 Взаємини у колективі

§7 Віртуальний офіс

Висновок

Література

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

Вступ

Секретар, помічник керівника – це особа компанії. Часто саме з професіоналізму та манер цього співробітника судять про компанію в цілому. Представляючи компанію у зовнішньому діловому середовищі, секретар, помічник керівника транслюють корпоративну культуру компанії.

Наприкінці 80-х - початку 90-х років, з приходом "дикого капіталізму" та появою в нашій країні перших бізнесменів, відбувається різке "омолодження" професії. Молодому керівнику, відповідно, потрібний молодий секретар. Л.А.Кондрашова: "І ось з'являється новий тип у професії. Це красива, молода особа, яка користується найчастіше заступництвом свого начальника, що супроводжує його на прийомах і презентаціях (т.к. володіє іноземними мовами), добре знає основи етикету . Вона виконує багато функціональних обов'язків, часом і властиві даної професії " .

Ефективний, професійний секретар з добрими діловими манерами може надати значну допомогу своєму керівнику та оптимізувати його професійну діяльність.

До завдань секретаря входить організаційна, комунікативна, сервісна та багато інших функцій. Ефективний секретар повинен вміти: передавати інформацію зовнішнім і внутрішнім клієнтам, бути стійким до невизначеності, дотримуватися ділового стилю, профілактувати стрес та ін. офісу, що приймає рішення в межах своєї компетенції і при необхідності бере управління на себе. Є. Скриптунова, М. Рогожин та М. Стенюков вказують на багатофункціональність та різнобічну розвиненість сучасного секретаря. Н.В.Воржаєва звертає увагу на підвищення вимог до секретаря у зв'язку із змінами інформаційного простору суспільства.

За останні роки професія секретаря зазнала суттєвих змін. Якщо нещодавно секретаря прийнято було називати "обличчям фірми", то сьогодні його можна порівняти з правою рукою керівника, що регулює різні виробничі процеси. У нашій країні різко зріс попит кваліфікованих секретарів. Це пов'язано насамперед із виникненням великої кількості структур.

Виходячи з вищесказаного, мета нашої роботи – вивчення діяльності секретаря у приймальній керівника, з урахуванням сучасних умов діяльності.

1. Вивчення теоретичних джерел із цього питання;

2. Розгляд практичного застосування питання;

3. Аналіз ефективності діяльності секретаря, висновки з урахуванням аналізу.

Методи, які у роботі: аналіз теоретичних джерел, спостереження, анкетування, розмова.

Об'єктом дослідження є професійна діяльність секретаря.

Предметом дослідження є шляхи оптимізації професійної діяльності секретаря.

Гіпотеза дослідження така: під час створення необхідних умов професійної діяльності секретаря спостерігається позитивна динаміка у створенні управлінської діяльності підприємства.

§1 Організація робочого місця та робочого часу секретаря

Секретар-референт - це професія, яка включає безліч функцій. Численні та різноманітні обов'язки сучасного секретаря-референта можна (з достатньою мірою умовності) поділити на дві великі групи:

Функції щодо документаційного забезпечення управління;

Функції щодо так званого бездокументного обслуговування керівника.

Виконуючи функції з документаційного забезпечення управління, секретар-референт займається підготовкою та оформленням службових документів, організацією документообігу, зберіганням та використанням документів у поточній діяльності організації. Слід зазначити, що у недержавних структурах, де працюють секретарі-референти, виділений діловодний підрозділ, зазвичай, не створюється, функції з діловодного обслуговування зосереджуються в секретаріаті. Водночас робоче місце секретаря-референта зазвичай оснащується сучасними технічними засобами та підтримується програмним забезпеченням. Це дозволяє оптимально з найменшими витратами робочого часу організувати діловодне обслуговування, поєднуючи його з виконанням інших численних обов'язків.

До функцій секретаря-референта з бездокументного обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робочого спокою керівника, контакти з персоналом фірми та турбота про гостей фірми, організація зустрічей та переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація та участь у роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва, організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю та правильною експлуатацією оргтехніки

Приймальна – це центр роботи фірми, адже від того, як організована робота у приймальні залежить ефективність роботи керівника.

p align="justify"> Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря, зони його трудової діяльності, оснащеної необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.

Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар – референт, має бути в межах 12-16 кв.м. При виборі розмірів площі необхідно враховувати такі фактори:

1) підходи до меблів та обладнання;

2) розміщення меблів та обладнання;

3) потреба – в окремих випадках – особливих умов;

4) можливість встановлення допоміжного обладнання.

Організація робочого місця - це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами та предметами праці та їх функціонального розміщення. Крім того, організація робочого місця передбачає врахування антропометричних даних виконавця та забезпечення відповідних норм умов праці.

Розглянемо варіант організації робочого місця секретаря з прикладу освітнього закладу (ОУ).

Приймальна знаходиться безпосередньо перед кабінетом керівника. Робоче місце секретаря в приймальні знаходиться ліворуч від входу і розташоване так, щоб можна було легко бачити всіх, хто входить. У приймальні знаходяться предмети, необхідні для роботи: робочий стіл, оргтехніка, шафа та сейф для зберігання документів. Для створення затишної атмосфери, у кутах приймальні розташовані великі рослини, оформлені в декоративні кашпо. Безпосередньо перед робочою зоною секретаря знаходиться зона для прийому відвідувачів, де розташовані зручні меблі для очікування.

Робоче місце обладнане комп'ютером, монітор якого має плаский екран. Всі складові комп'ютера розташовані на спеціальних підставках та полицях столу, для оптимального звільнення робочого простору столу. Тут знаходиться міні-АТС, оргтехніка.

На стінах приймальні розташовані ліцензія на право ведення освітньої діяльності, свідоцтво про державну акредитацію та атестацію установи. У холі перед приймальною знаходиться інформаційний стенд, де подано установчі документи: Статут ОУ, Правила внутрішнього трудового розпорядку, права та обов'язки учнів та батьків, інші локально-нормативні акти, що регламентують діяльність ОУ. Також тут розташована вітрина з інформаційними матеріалами, які повідомляють про основні досягнення установи, її співробітників та вихованців. На стіні холу розташована інформація про освітні послуги, що надаються ОУ, а також про додаткові платні послуги та ціни на них. У холі ОУ розміщується інформаційний бюлетень «Альтернативний вісник», який дає уявлення не лише про офіційні заходи, а й розважальні, оголошення, новини та багато іншого – та інформація, яка допоможе відвідувачеві скласти уявлення про ОУ та скоротити час очікування.

Робота секретаря-референта сучасної російської фірми має свою специфіку:

Велика різноманітність завдань із значними відмінностями у них за рівнем складності, важливості тощо;

Дуже насичений робочий день;

Необхідність виконувати паралельно кілька робіт;

Постійні понаднормові, незаплановані завдання, необхідність у разі термінової роботи затримуватись після закінчення робочого дня;

Особливі умови роботи: телефонні дзвінки, дзвінки тощо.

Чітка організація робочого місця дозволить без зайвих витрат часу знайти потрібний документ, навести будь-яку довідку, виконати будь-яку операцію з документами та значно встигнути за день. Тому для раціонального використання робочого часу велике значення має планування діяльності секретаря.

Хорошим помічником під час планування робочого дня може бути персональний комп'ютер. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають користувачам: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот тощо. Найпопулярнішою є інформаційна система Microsoft Outlook. Ця програма надає багато можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря та його керівника. Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою та співробітників.

Бажаючи бути сучасними, вітчизняні наймачі часто-густо запозичують найменування посад із зарубіжної практики, найчастіше російської. Наприклад, останнім часом можна зустріти такі нові посади, як «офіс-менеджер» або «секретар-ресепшіоніст», яких, на жаль, ми поки що не знайдемо в Єдиному кваліфікаційному довіднику посад службовців (далі - ЕКСД).

Тим часом російські кваліфікаційні довідники та класифікатори давно мають рекомендаційний характер. Натомість білоруське законодавство, а саме п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодексу Республіки Білорусь (далі - ТК) містить суворо вимогу у тому, що найменування професій, посад, спеціальностей має відповідати кваліфікаційним довідникам,затвердженим у порядку, що визначається Урядом Республіки Білорусь. У свою чергу, і в п. 1 Загальних положень Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника посад службовців, затверджених постановою Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 02.01.2012 № 1 (далі - Загальні положення ЕКСД), йдеться про те, що ЕКСД є обов'язковим до застосування в організаціях незалежно від їх організаційно-правових форм,у яких трудові відносини ґрунтуються на трудовому договорі (контракті).

Про неприємні правові наслідки, які можуть виникнути у зв'язку з порушенням вищезгаданих вимог законодавства, ми писали у попередньому номері нашого журналу і тут не повторюватимемося. Однак настійно радимо: перш ніж вносити посаду секретаря до штатного розпису організації та робити у трудовій книжці працівника запис про прийом на роботу, варто спочатку заглянути до Загальнодержавного класифікатора Республіки Білорусь «Професії робітників та посади службовців» (ОКРБ 006-2009), затвердженого постановою праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 22.10.2009 № 125, і переконатися, що така посада передбачена цим документом, а потім уточнити ЕКСД, чи відповідають обов'язки вашого секретаря тій посаді, яку ви йому підібрали.

ОКРБ 006-2009 передбачено понад десяток посад, у найменуванні яких є слово «секретар». Серед них є таке, наприклад, як Секретар президії, Секретар вченої ради або Секретар судового засідання. Нас цікавлять ті секретарі, без яких неможлива робота офісу, канцелярії, приймальні керівника тощо. Посадові обов'язки таких секретарів, а також кваліфікаційні вимоги до цих посад викладені у випуску 1 ЕКСД «Посади службовців для всіх видів діяльності», затвердженому постановою Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 30.12.1999 № 159 (з численними змінами та доповненнями, яких внесено ухвалою від 03.09.2012 № 95).

Секретар приймальні керівника

УВАГА:викладена тут інформація дещо застаріла, про зміни див.

Секретар приймальні керівника (код посади з ОКРЛ 006-2009–24690), мабуть, найпоширеніша секретарська професія. Однак не можна не помітити те, що, виходячи з найменування посади для її введення в штатний розпис, необхідна наявність в організації не тільки керівника, а й приймальні. Щоправда, наскільки це потрібно, ми стверджувати не беремося.

Ця посада належить до категорії фахівців та не категорується. Згідно з ЕКСД до посадових обов'язків секретаря приймальні керівника входитьздійснення роботи з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника організації; прийом вступника на розгляд керівника кореспонденції, передача її відповідно до прийнятого рішення до структурних підрозділів або конкретних виконавців для використання у процесі роботи або підготовки відповідей; ведення діловодства, виконання різних операцій із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації при підготовці та прийнятті рішень. Секретар приймальні керівника здійснює також такі функції:

  • приймає документи та особисті заяви на підпис керівника організації;
  • готує документи та матеріали, необхідні для роботи керівника;
  • стежить за своєчасним розглядом та поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надійшли на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їхнє редагування;
  • організує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності отриману інформацію та доводить до її відома її зміст, передає та приймає інформацію з приймально-переговорних пристроїв (телефаксу, телексу тощо), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відомості інформацію , отриману каналами зв'язку;
  • за дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів;
  • виконує роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи засідань та нарад;
  • здійснює контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням строків виконання вказівок та доручень керівника організації, взятих на контроль;
  • веде контрольно-реєстраційну картотеку;
  • забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;
  • друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи, або запроваджує поточну інформацію до банку даних;
  • організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань та пропозицій працівників;
  • копіює документи на персональному ксероксі;

Для якісного виконання покладених на нього посадових обов'язків секретар приймальної керівника повинен знати:нормативні правові акти, інші керівні та методичні матеріали, що стосуються діяльності організації та ведення діловодства; структуру та керівний склад організації та її підрозділів; організацію діловодства; методи оформлення та обробки документів; архівна справа; машинопис; правила користування приймально-переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів із використанням типових форм; основи етики та естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці та управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; основи адміністративного права та законодавства про працю; правила внутрішнього трудового порядку; правила та норми охорони праці.

Відповідно до кваліфікаційних вимог ЕКСД на посаду секретаря приймальної керівника може бути призначено особа, яка має вищу чи середню спеціальну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Секретар-референт

Посада секретаря-референта (код посади з ОКРБ 006-2009–24692) також відноситься до категорії фахівців, проте ЕКСД висуває до неї вищі вимоги щодо складності функціональних обов'язків та рівня підготовки.

Секретар-референт відповідно до своїх посадових обов'язків організує роботу із забезпечення документаційного та бездокументаційного обслуговування керівника організації (фірми);

  • раціонально формує свій довідково-інформаційний фонд, організує інформаційне обслуговування керівника; веде діловодство; готує огляди друку, комплектує довідкові матеріали, класифікує та систематизує їх, веде тематичне досьє; забезпечує прийом, реєстрацію, оперативний пошук, доставку документів, видачу оперативної інформації щодо документів, а також:
  • контролює своєчасне виконання документів;
  • готує аналітичні матеріали, короткі довідки щодо звітів, проекти виступів керівнику з найважливіших напрямів діяльності організації (фірми);
  • здійснює роботу із забезпечення зв'язків організації (фірми) (телефон, факс, комп'ютер та ін.) з організаціями-партнерами, засобами масової інформації;
  • організовує засідання, наради, веде та оформлює протоколи, контролює реалізацію їх рішень; бере участь у переговорах із зарубіжними партнерами без перекладача,готує відповіді авторам листів;
  • забезпечує організацію роботи керівника з питань підготовки ділових поїздок та зустрічей, прийому відвідувачів, а також планування його робочого часу;
  • веде облік та контролює положення щодо виконання доручень керівника;
  • формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження та у встановлені терміни здає до архіву.

Секретар-референт згідно з вимогами ЕКСД повинен знати:нормативні правові акти, інші керівні та методичні матеріали щодо інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності; систему органів влади державного управління в республіці та у своєму регіоні;керівний склад організації (фірми), її підрозділів; структуру, функції, завдання організації (фірми), її взаємодію по вертикалі та горизонталі; правила складання ділових листів; прийоми та методи ведення переговорів та протоколу; керівні матеріали про правила комплектування, зберігання, пошуку та видачі інформаційно-довідкового матеріалу; техніку реферування, оргтехніку, організацію зв'язків із громадськістю та засобами масової інформації; 1–2 іноземні, російська та білоруська мови;основи економіки, організації виробництва, праці та управління; основи загальної соціальної психології, етики, естетики; основи трудового законодавства; правила та норми охорони праці та пожежної безпеки.

До посади секретаря-референта ЄКСД пред'являє такі кваліфікаційні вимоги:вища (середня спеціальна) освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи. За цією посадою категорування також не передбачено.

Помічник керівника

У цьому контексті буде логічним згадати і таку посаду, як «помічник керівника організації» (код посади за ОКРБ 006-2009–24347), яка за своїми функціональними обов'язками значно схожа з секретарською, але відрізняється від останньої вищої складності функціональних обов'язків. Хоча ця посада також відноситься до категорії фахівців, її часто вважають піком секретарської кар'єри.

Згідно з ЕКСД помічник керівника виконує роботи, що мають аналітико-конструктивний та інформаційно-технічний характер,а також роботи загального характеру за дорученням та під безпосереднім контролем керівника; здійснює інформаційно-технічну роботу з документами, що надходять на ім'я керівника та виходять за його підписом; готує керівнику пропозиції щодо призначення осіб, відповідальних за виконання документів, що надходять на ім'я керівника, координує їх виконання; бере участь разом із керівником у складанні графіка (плануванні) його роботи, ділових поїздок, зустрічей та ін., вживає заходів щодо його дотримання, а також виконує такі функції:

  • здійснює технічне забезпечення діяльності керівника (замовлення квитків, транспорту та ін.; організацію зустрічей, нарад, переговорів та ін.);
  • супроводжує керівника у ділових поїздках, зустрічах, спеціальних прийомах та ін; бере в них безпосередню участь з питань, зазначених керівником, повідомляє керівнику про підсумки цих заходів;
  • веде протоколи та інші документи, що оформляють перебіг та результати зустрічей, переговорів, нарад тощо;
  • здійснює зв'язок з організаціями, державними органами та органами місцевого самоврядування, громадськістю, ЗМІ для вирішення питань, позначених керівником, які не потребують безпосередньої участі керівника;
  • за дорученням керівника погоджує окремі питання з працівниками структурних підрозділів, доводить до них вказівки та розпорядження керівника, контролює їх виконання;
  • здійснює збір матеріалів та інформації, готує аналітичні, інформаційні, довідкові та інші матеріали та подає їх керівнику;
  • отримує за дорученням керівника у державних органах, органах місцевого самоврядування документи та інформацію, необхідні керівнику;
  • контролює своєчасний розгляд пропозицій, заяв, скарг, що надійшли на ім'я керівника;
  • виконує разові доручення керівника щодо організації роботи персоналу за певним керівником напряму;
  • виконує інші доручення керівника у межах службових відносин.

Помічник керівника організації повинен знати:нормативні правові акти, які регламентують пріоритетні напрями розвитку відповідної галузі; внутрішню та зовнішню політику організації; профіль, спеціалізацію та особливості організаційно-управлінської структури організації; структуру та обладнання сучасного офісу; принципи представництва у державних органах, органах місцевого самоврядування, сторонніх організаціях; принципи та методи управління;організацію діловодства, зв'язків із громадськістю, ЗМІ; основи етики та естетики; порядок ділового спілкування; порядок систематизації обліку та ведення документації з використанням сучасних інформаційних технологій; основи економіки, організації праці та управління; основи трудового законодавства; правила та норми охорони праці та пожежної безпеки.

Відповідно до кваліфікаційних вимог ЕКСД особа, яка призначається на посаду помічника керівника організації, мусить мати вищу освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи.Категорії на даній посаді ЕКСД також не передбачає.

секретар. Просто секретар...

Донедавна у довідниках та класифікаторах існувала така посада, як «секретар-машиністка». На відміну від перелічених вище ставилася вона до категорії інших службовців (технічних виконавців), тому і тарифікувалася значно нижче.

Мабуть, не варто пояснювати, чому останнім часом ця посада не користувалася популярністю і зустріти її було практично неможливо навіть у найгірших організаціях. Не сказати, щоб оперативно, але законодавець, проте, відреагував на нові віяння та розділив цю посаду на дві: секретар та друкарка.Про останню говорити не будемо, оскільки вона за характеристикою своїх посадових обов'язків не стосується нашої сьогоднішньої теми.

А ось щодо посади «секретар»(код за ОКРЛ 006-2009–24658), то слід зазначити, що її поява в ЕКСД цілком виправдана. До речі, застосування цієї посади буде цілком доречним, коли в організації немає як такої приймальні керівника і назва «секретар приймальні керівника» викликає сумніви, про що йшлося вище. Чи як, наприклад, назвати людину, яка сидить у приймальній заступника керівника організації, чи у приймальній керівника структурного підрозділу? Ось тут і потрібен просто секретар.

Секретар відповідно до посадових обов'язків, прописаних в ЕКСД, виконує технічні функції щодо забезпечення та обслуговування роботи керівника організації(його заступників, керівників структурних підрозділів), у тому числі:

  • збирає та подає необхідні керівнику відомості від підрозділів чи виконавців;
  • організовує телефонні переговори керівника, записує за його відсутності прийняті повідомлення та доводить до відома керівника їх зміст;
  • здійснює роботу з організаційної підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце, порядок денний засідання або наради, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи;
  • друкує за вказівкою керівника службові документи та матеріали, необхідні для його роботи, запроваджує необхідну інформацію до банку даних;
  • при володінні навичками стенографії стенографує тексти наказів, розпоряджень, листів та інших організаційно-розпорядчих документів з подальшим їх розшифруванням та друкуванням або введенням інформації до банку даних;
  • передає та приймає інформацію щодо приймально-переговорних пристроїв (телекс, факс, телефакс та ін.);
  • оформляє різні документи та матеріали з використанням комп'ютерної техніки;
  • приймає документи на підпис керівнику;
  • організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду їх прохань та пропозицій;
  • здійснює діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, систематизує її відповідно до встановленого порядку та передає після розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання у процесі їх роботи або підготовки відповіді;
  • веде контрольно-реєстраційну картотеку, стежить за термінами виконання доручень керівника, поставлених на контроль;
  • формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження та у встановлені терміни здає до архіву;
  • готує документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також копіює документи;
  • забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки;
  • дотримується вимог щодо охорони праці та пожежної безпеки, виробничої та трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку.

ЕКСД встановлено, що секретар повинен знати:положення, інструкції, інші керівні матеріали та нормативні документи щодо ведення діловодства; структуру організації та її підрозділів; машинопис; правила орфографії та пунктуації; правила друкування ділових листів із використанням типових форм; правила експлуатації комп'ютерної техніки, техніки для тиражування друкованих матеріалів, диктофонів, магнітофонів та інших технічних засобів, що використовуються; правила користування приймально-переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; основи етики та естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці; основи законодавства про працю; правила внутрішнього трудового порядку; вимоги з охорони праці та пожежної безпеки.

На посаду секретаря може призначатися особа, яка має загальну середню освіту та спеціальну підготовку за встановленою програмою.

Ще раз звернемо увагу читачів, що ця посада відноситься до категорії 3 – «Інші службовці» – і вона повинна тарифікуватися нижче, ніж усі перелічені раніше, які належать до категорії 2 – «Фахівці». Іншими словами, «секретар» на сходинку нижче, ніж «секретар приймальні керівника».

Ймовірно, вітчизняні нормативні правові акти, що регулюють питання найменування посад, відстають від життя, що цілком природно, оскільки норми права, що регулюють певні відносини, виникають лише після появи самих відносин. Ймовірно, що у посадових обов'язках перелічених вище професій не передбачені всі функції сучасного секретаря, або перелічені функції не відповідають поточному моменту. Проте при найменуванні посад слід дотримуватись вимог законодавства щодо відповідності цих найменувань кваліфікаційним довідникам та класифікаторам.

Л.М. Герасимова, к.п.н., проф., московський держ. ун-т культури та мистецтв, А.О. Широков, ТОВ «Лорес Маркетинг»

    Функції приймальної комісії

    Законодавча база діяльності приймальної комісії

    Організаційно-розпорядчі документи приймальної комісії

    Номенклатура справ приймальної комісії

    Електронна особиста картка абітурієнта

Федеральний державний бюджетний освітній заклад вищої професійної освіти Московський державний університет культури та мистецтв – один із найбільших російських університетів вітчизняної освіти в галузі культури та мистецтв. При Московському державному університеті культури та мистецтв працює та постійно діє приймальна комісія. Приймальна комісія створена для професійної орієнтації молоді, організації якісного набору студентів, прийому документів вступників, проведення вступних випробувань та зарахування до складу студентів осіб, які пройшли за конкурсом. До основних завдань приймальної комісії належать:

    забезпечення виконання плану прийому до університету;

    організація та забезпечення прийому документів вступників до МДУКМ, проведення вступних випробувань та зарахування до складу студентів, оформлення особових справ вступників;

    координація діяльності структурних підрозділів університету та його філій щодо організації набору студентів на всі форми навчання;

    організація взаємодії структурних підрозділів вузу щодо збільшення та збереження контингенту студентів;

    координація агітаційної та профорієнтаційної роботи з абітурієнтами;

    розширення регіонального впливу МДУКМ шляхом активізації роботи приймальних комісій університету, філій та конструктивної взаємодії з іншими підрозділами вузу;

    організація та проведення Днів відкритих дверей в університеті та виїзних Днів відкритих дверей.

До найважливіших функцій приймальної комісії, які потребують документаційної підтримки, належать:

    листування з питань прийому;

    прийом документів, їх реєстрація та зберігання на період проведення вступних випробувань та зарахування;

    допуск абітурієнтів до складання вступних випробувань;

    формування предметних екзаменаційних комісій, апеляційної комісії та організація контролю за їх діяльністю;

    організація консультацій для абітурієнтів щодо вступних випробувань;

    проведення вступних випробувань;

    проведення конкурсного відбору та зарахування абітурієнтів;

    підготовка звітів та направлення їх у встановлені терміни засновникам та Міністерству освіти і науки РФ;

    підготовка пропозицій щодо вдосконалення організації прийому та діяльності приймальної комісії;

    інші функції, передбачені порядком прийому до вузу, які суперечать законодавству РФ.

Приймальна комісія є своєрідним посередником між університетом та абітурієнтом. Основними керівними документами приймальної комісії є:

Конституція Російської Федерації - основний закон російського
держави, що має вищу юридичну силу, пряму дію і застосовується на всій території Російської Федерації. У ч.1 ст.43визнається право кожної людини на освіту відповідно до Загальної декларації прав людини (ст.26) та Міжнародного пакту про економічні, соціальні та культурні права (ст.13). Освіта в Російській Федерації здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації та норм міжнародного права. Основним актом, який регулює відносини в галузі освіти, є Федеральний закон від 29 грудня 2012 р. N 273-ФЗ «Про освіту в Російській Федерації». Він замінює низку законодавчих актів. Серед них - Закон про освіту від 1992 р., Закон про вищу та післявузівську професійну освіту від 1996 р., якими керувалася приймальна комісія до 2013 року.

Наказ Міносвіти РФ від 28.12.2011 № 2895 «Про затвердження Порядку прийому громадян до освітніх установ вищої професійної освіти» є основним документом для організації роботи приймальної комісії. Наказ регламентує основні етапи роботи з документами громадян, які вступають до вищого навчального закладу.

Додаток висвітлює всі аспекти роботи приймальної комісії університету. Воно є основою для створення документів, що структурують роботу приймальної комісії: правила прийому до Московського державного університету культури і мистецтв, положення про приймальну комісію, положення про апеляційну комісію, положення про атестаційні комісії, положення про організацію вступних випробувань.

Важливою частиною законодавчої бази приймальної комісії є Міждержавна програма реалізації Концепції формування єдиного (загального) освітнього простору Співдружності Незалежних Держав. Вона розроблена відповідно до Концепції формування єдиного (загального) освітнього простору Співдружності Незалежних Держав, затвердженої Рішенням Ради глав урядів СНД від 17 січня 1997 року.

В основу Програми покладено принципи, сформульовані в Угоді про співробітництво з формування єдиного (загального) освітнього простору Співдружності Незалежних Держав, Концепції формування єдиної (загальної) освітнього простору Співдружності Незалежних Держав від 29 листопада 2001 р. державних органів управління освітою, спрямованих на створення структур, що забезпечують ефективне вирішення завдань щодо створення та функціонування єдиного (загального) освітнього простору Співдружності Незалежних Держав. Проект Програми схвалено на VII засіданні Ради зі співробітництва в галузі освіти держав - учасниць СНД 24 травня 2000 року та на V засіданні Конференції міністрів освіти держав-учасниць СНД 10 жовтня 2000 року. На основі цього документа було створено Угоду про взаємне визнання та еквівалентність документів про середню (загальну) освіту, початкову професійну та середню професійну (спеціальну) освіту, укладену в м. Астані 15.09.2004.

Дані міжнародні угоди значно полегшують роботу приймальної комісії, оскільки якби вони не існували, то кожному абітурієнту, який не є громадянином Російської Федерації, потрібно було б проходити порядок визнання та встановлення еквівалентності документів про освіту. Зараз же потрібний лише нотаріально засвідчений переклад документа про освіту, якщо він написаний мовою країн СНД. Оскільки приймальна комісія постійно працює з особистими даними абітурієнтів, які перебувають у паспорті, свідоцтві про ЄДІ, документ про освіту, в анкетах, які заповнює абітурієнт під час вступу, для регулювання роботи з цією інформацією важливо керуватися низкою законів про інформацію.

Одним із таких законів є Федеральний закон №152-ФЗ «Про персональні дані». Метою цього закону є «забезпечення захисту прав і свобод людини та громадянина при обробці його персональних даних, у тому числі захисту прав на недоторканність приватного життя, особисте та сімейне життя». Не менш важливим є Федеральний закон №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації. Цей Федеральний закон регулює відносини, що виникають під час здійснення права на пошук, отримання, передачу, виробництво та розповсюдження інформації; забезпечення захисту інформації. Обидва ці закони є важливими для приймальної комісії, оскільки вона працює з особистими даними абітурієнтів, і ці дані перебувають у постійній обробці: складання рейтингів на вступ, відстеження балів ЄДІ, перевірка документів про освіту.

Крім законодавчої бази приймальна комісія має низку документів, які поділяються на кілька основних видів: організаційно-розпорядча документація, галузева документація та інформаційно-довідкова документація. До переліку основних документів приймальної комісії входить: статут, становище, службова записка, лист, заява, акт, наказ, договір.

Статут встановлює цілі організації, її правничий та обов'язки, регламентує діяльність організації. На відміну від інших організацій, у статуті МДУКМ у розділі IV Статуту висвітлюються основні правила прийому до університету, а також обов'язки приймальної комісії. Цей документ є основним для приймальної комісії.

Крім статуту, приймальна комісія у своїй діяльності керується Положенням про Постійно діючу приймальну комісію Московського державного університету культури і мистецтв, Положення про організацію вступних випробувань, Положення про Атестаційні комісії Московського державного університету культури і мистецтв. Ці документи докладно регламентують всі етапи роботи приймальної комісії, на відміну Статуту. Номенклатура справ приймальної комісії є важливим інструментом організації діловодства та побудови інформаційно-пошукової системи за документами приймальної комісії. При складанні номенклатури справ враховувалася низка вимог, саме: визначення завдань приймальної комісії, складу документів, які утворюються у діяльності приймальної комісії. До номенклатури справ приймальної комісії було включено:

    накази;

    інструктивні листи Міністерства освіти та науки РФ;

    накази ректора університету;

    положення про приймальну комісію;

    звіти про роботу;

    протоколи засідань;

    основоположні документи системи управління якістю;

    листування з громадянами про умови прийому до університету;

    особисті справи абітурієнтів, які надійшли, але не прийняті до університету.

До номенклатури справ рекомендується включити альбом документів для технічних секретарів. Альбом документів складатиметься з основних форм документів, що використовуються у роботі технічного секретаря приймальної комісії:

    заповненої заяви на ім'я ректора університету;

    заповненої заяви на перевірку ЄДІ;

    зразків оригіналу свідоцтва ЄДІ та (або) бланків відповідей внутрішнього іспиту;

    копії документа про освіту та вкладиша з коментарями;

    заповненої копії договору на платну освітню послугу із коментарями;

    заповненого екзаменаційного листа з фотографією та підписом абітурієнта, на якому документуються його бали;

    заповненого внутрішнього опису документа.

Заповнені форми документів допоможуть технічному секретареві максимально швидко освоїти всі нюанси заповнення форм приймальної комісії, що підвищить ефективність роботи з документами технічних секретарів приймальної комісії. Для введення альбому документів на дію необхідно видати наказ. Обов'язково ознайомити співробітників приймальної комісії з альбомом документів. При ознайомленні з альбомом документів потрібно, щоб працівник розписався в тому, що отримав копію та зобов'язується дотримуватись усіх приписів у процесі здійснення своїх посадових повноважень.

За творчими спеціальностями та напрямами підготовки під час вступних випробувань проводяться співбесіди щодо затвердженого розкладу. Під час проведення творчих вступних випробувань екзаменатори заповнюють аркуш усної відповіді. Бланк використовується під час усної співбесіди з вступником, він передбачає відповіді з питань екзаменаторів, підготовлених заздалегідь, та додаткових питань, що виникають під час співбесіди. У реєстраційній частині бланка вказується найменування спеціальності, за якою проходить випробування, ПІБ вступника, факультет, номер групи та екзаменаційного листа, а також дата іспиту. Безпосередньо у самому бланку заповнюється конспект відповіді абітурієнта, а також додаткові питання, якщо виникнуть у екзаменаторів. Наприкінці бланку проставляються прізвища та підписи екзаменаторів.

Крім того, екзаменатори заповнюють протокол вступних випробувань. На бланку вказується найменування випробування, яке проходить вступник. Нижче наведено найменування інституту/факультету, форма навчання та напрямок підготовки, ПІБ абітурієнта та дата заповнення бланка – проведення випробування, перерахування екзаменаторів, які прийняли вступне випробування, та питання, задані в ході самого випробування. Відмінною особливістю протоколу вступного випробування від листа усної відповіді є те, що в протоколі вказується висновок предметної екзаменаційної комісії, в якій вказується рекомендація вступу на платну основу навчання, якщо абітурієнт не пройде конкурсу на бюджет за підсумками сумарних балів за ЄДІ та творче випробування. Екзаменаційні листи з оцінками творчого іспиту видаються абітурієнтам у день закінчення останнього туру, екзаменаційні листи з результатами письмових вступних випробувань перебувають у папках відповідних груп і на руки не видаються. Документи, за великим рахунком, дублюють один одного, тому зараз створюється форма документів, що поєднує в собі протокол та аркуш усної відповіді.

В університеті існує інструкція з діловодства, але вона не охоплює роботу приймальної комісії. Розділи «формування справ», «оформлення справ», «складання описів справ» та «передача справ до архіву» присвячені кадровим документам співробітників університету, однак вони не стосуються формування справ приймальної комісії. Порядок прийому, формування та передачі справ управління кадрів значно відрізняються від процесів прийому працювати співробітників університету. Створення окремого розділу, присвяченого документаційному забезпеченню діяльності приймальної комісії, просто необхідне. Здійснення поставленого завдання повністю регламентує процес документаційного забезпечення діяльності приймальної комісії, що полегшить навчання нового персоналу.

Для вдосконалення процесу документаційного забезпечення діяльності приймальної комісії рекомендується створити картку абітурієнта, в якій зазначатимуться всі основні відомості про нього: від його ініціалів та контактних даних до відомостей про університет та його документи про освіту. Це значно спростить обробку особистих даних абітурієнта, а також стане зручним засобом введення інформації в базу даних КІС УЗ.

В університеті використовується комплексна інформаційна система управління навчальним закладом (КІС УЗ). Основою системи є організація навчання у навчальному закладі: за семестрами, сесіями, за індивідуальними планами, з використанням кредитно-модульної системи. Тому первинною є підсистема «Учбові плани». Також ця система використовується в роботі постійно діючої приймальної комісії. До неї вводяться дані про абітурієнтів, виводяться рейтингові списки, надсилається звітність до вищих організацій, таких як ФІС ЄДІ та прийому, а також центр держзавдання та держобліку. Вкрай недружній інтерфейс програми викликає складнощі з навчанням технічних секретарів. У зв'язку з вивантаженням даних у ФІС ЄДІ та прийому змінюються параметри заповнення особистої картки абітурієнта: особисті дані доводиться вводити у кількох вкладках програми, у зв'язку з чим є можливість пропустити введення будь-яких даних або позначку в електронній картці. Результатом буде неможливість вивантаження звіту до ФІС ЄДІ та прийому. Після створення особистої картки можна побачити безліч вкладок, більшість із яких не належать до діяльності приймальної комісії. Прибрати їх неможливо, оскільки це спричинить глобальне редагування програми. Тому рекомендується створити окрему вкладку під назвою «абітурієнт», до якої включатимуться всі необхідні дані про вступника. Дані повинні дублюватися до інших вкладок особистої картки, що спростить подальшу роботу з картками для деканатів та інших структур університету.

Обробка та систематизація великих масивів документів – невід'ємні елементи діяльності приймальної комісії. Чітко налагоджене діловодство, організоване відповідно до чинного законодавства та відповідає вимогам стандартів та інструкцій, що регламентують роботу з документами, багаторазово підвищує ефективність управління та забезпечує гарний результат.

Головою приймальної комісії, як правило, є ректор ВНЗ. Саме його наказом і призначається склад приймальної комісії, куди входять:

  • заступники голови (зазвичай це проректори);
  • відповідальний секретар та його заступники;
  • декани факультетів;
  • співробітники викладацького складу університету.

За рішенням ректора до приймальної комісії можуть бути також включені люди, які не є співробітниками університету: наприклад, члени міської чи районної адміністрації або працівники інших вищих навчальних закладів.

Прийомна комісія університету формується щороку. Всю її діяльність регулює відповідальний секретар, чиї функції не може виконувати один і той самий людина понад три роки поспіль.

Права та обов'язки приймальної комісії

Робота приймальної комісії має бути заснована на федеральному та місцевому законодавстві, а також статуті університету. Враховуючи ці нормативні документи, формується протокол приймальної комісії, де описуються правила прийому абітурієнтів на поточний рік. Крім цього, до обов'язків комісії входять:

  • збір та опублікування відомостей про те, на які спеціальності проводиться набір, скільки виділено бюджетних місць, загальна кількість студентів, що набираються на перший курс, перелік та програма вступних випробувань;
  • поширення цієї інформації серед потенційних абітурієнтів (у школах, інформаційних порталах);
  • підготовка необхідних документів та довідкових матеріалів для вступників;
  • прийом документів, реєстрація, винесення рішення про допуск абітурієнтів до вступних іспитів;
  • формування екзаменаційних комісій;
  • зарахування абітурієнтів за результатами вступних випробувань;
  • ведення всіх супутніх документів, формування звіту, статистики.

Режим роботи приймальної комісії

Режим та терміни роботи приймальної комісії обумовлюються у положенні про роботу цієї комісії. Кожен університет встановлює свої терміни та порядок роботи комісії. Як правило, для абітурієнтів робота комісії стає доступною з дати офіційного початку прийому документів. У цей період в університетах відкриваються центри з прийому та реєстрації абітурієнтів, де вчорашні школярі можуть поставити питання, що їх цікавлять, отримати інформацію про вступні іспити або подати документи.

Годинник роботи приймальної комісії — стандартний для всіх офіційних установ, з перервою на обід. Після дати закінчення прийому документів комісія продовжує свою роботу, але для абітурієнтів вона вже недоступна. У цей період проводиться збирання та сортування документів, формування звіту, винесення наказу про зарахування студентів, розподіл їх за групами та інша організаційна робота.

Прийом документів

У кожному університеті є власний перелік необхідних для вступу документів. Члени приймальної комісії зобов'язані надати абітурієнту список цих документів, анкету для заповнення та допомогти у правильному їх оформленні. Усі отримані документи комісія формує в особисту справу абітурієнта, яка обов'язково реєструється та у разі вступу зберігається в університеті протягом усього періоду навчання.