Çalışma ve dinlenme modları- emek süreçlerinin özelliklerine bağlı olarak belirlenen ve çalışanların yüksek performansının ve sağlığının korunmasını sağlayan, vardiya, gün, hafta boyunca çalışma ve dinlenme sürelerinin düzenlenmiş süresi ve değişimidir.

Rasyonel bir çalışma ve dinlenme rejimi oluşturmanın görevi, istikrarlı yüksek performans süresini en üst düzeye çıkarmak ve yorgunluk aşamasını azaltmaktır.

Yıllık çalışma ve dinlenme rejimi, sağlığı korumak, yüksek performans ve uzun ömür sağlamak için gerekli olan düzenli yıllık tatillerle ilişkili uzun dinlenme dönemleriyle çalışma dönemlerinin değişimini belirler.

Çalışanla yapılan iş sözleşmesinde çalışma saatleri belirtilmelidir. Şunları sağlamalıdır: çalışma haftasının uzunluğu (iki gün izinli beş gün, bir gün izinli altı gün, değişken programlı izin günleri içeren bir çalışma haftası, yarı zamanlı çalışma), düzensiz çalışma saatleriyle çalışma belirli işçi kategorileri için, yarı zamanlı çalışma (vardiyalar) dahil olmak üzere günlük çalışma süresi (vardiyalar), işin başlangıç ​​ve bitiş saatleri, işteki mola süreleri, günlük vardiya sayısı, dönüşümlü çalışma ve çalışma dışı çalışma saatleri iç çalışma düzenlemeleri ile belirlenen çalışma günleri.

Kişinin performansı gün boyu aynı kalmaz. Sabahları belirli bir süre antrenman yapmak gerekir, bu da maksimum istikrarlı performans dönemine dönüşür. Üç saat sonra bir düşüş ve yorgunluk başlıyor. Öğle tatilinden sonra yine bir çalışma periyodu gerekli olur ve iş gününün sonuna yaklaştıkça, öğle yemeği öncesine göre daha derin bir yorgunluk ortaya çıkar. Ofis çalışanlarının çoğunluğu sınırlı motor aktiviteye sahiptir ve hareketsiz bir pozisyonda çalışmaktadır. Personelin bir kısmı fiziksel aşırı yük yaşıyor (işçiler seferler, arşiv), daktilolarda çalışanlar, fotokopi hizmetlerinde toz, kimyasallar, arkada çalışanlar gibi artan gürültü seviyelerinden etkileniyor bilgisayar-- elektromanyetik radyasyon. Bu nedenle, her bir kategori için kendi çalışma modunun sağlanması gerekir, ancak hizmetin genel görevinin yerine getirilmesi de dikkate alınmalıdır.

Performansı korumaya yönelik yöntemler arasında dinlenme molaları vererek yorgunluğun önlenmesi yer alır.

Dinlenmenin etkinliği büyük ölçüde organizasyonuna bağlıdır. Dinlenme zamanı rasyonel kullanılmalıdır.

Sekreterin çalışma günü programı tahmin edilmesi veya öngörülmesi zor olan ani değişikliklere tabidir. Ancak yine de, dış faktörler işi nasıl etkilerse etkilesin, ana kurallarından biri kalır:

• - günün çalışma ritmine kademeli olarak giriş;
• - iş ve dinlenme değişimi;
• - iş planlaması.

İşi planlarken sekreter, yaratıcı veya zor görevleri yerine getirmek için en uygun zamanın sabah 10'dan akşam 12'ye kadar olduğunu bilmelidir. Bunu aktivitede hafif bir düşüş izler ve öğleden sonra performans 14:00 ile 17:00 arasında en yüksek seviyeye ulaşır. Bundan sonra sürekli düşüyor.

Göz yorgunluğunu unutmayın. Belgelerle veya PC'de çok fazla iş yaptığınızda gözleriniz çok çabuk yorulur. Bu durumda aktivitenizi değiştirmek veya koridorda yürümek, kahve içmek, telefonda konuşmak daha iyidir. En iyi seçenek, sekreterin her 45 dakikada bir PC üzerinde çalışmasını 15 dakikalık bir ara ile değiştirmesi, bilgisayardaki günlük çalışmanın ise 4 saatten fazla sürmemesidir.

Çalışma ve dinlenme dönemlerini ritmik olarak değiştirmelisiniz. Kendinizde belirli bir eylem otomatikliği geliştirmeyi öğrenmeniz gerekir: yazışmaları işlerken, kişisel bir bilgisayarda çalışırken, diğer teknik görevleri yerine getirirken, öncelikli görevleri ikincil olanlardan ayırırken.

Aynı zamanda hayat, bir sekreterin sıklıkla fazla mesai yapmak zorunda kaldığını ve daha sonra öğle yemeği gibi kutsal bir görevin bile bu koşullar altında "yüzen" hale geldiğini gösteriyor; zamanla değişti.

İşyeri aksesuarları

Ofis resepsiyon alanı şirketin çalışmalarının merkezi, kalbidir. En yetenekli ve zeki yönetici, resepsiyon işi kötü organize edilmişse işle baş edemeyecek. Resepsiyon alanındaki asıl kişi sekreterdir.

Resepsiyon işinin kalitesi, genel olarak şirket içi alanın ve özel olarak resepsiyon alanının yetkili organizasyonu ile doğrudan ilgilidir. Sorunların çözülme hızı ve şirketin müşterileri, müşterileri ve iş ortakları arasındaki genel izlenimi, resepsiyon alanının nerede bulunduğuna, nasıl donatıldığına ve iç tasarımına bağlıdır.

Modern bir ofisin hem bilgilerin korunması hem de şirket çalışanlarının kişisel güvenliği açısından verimlilik, yüksek teknik donanım, organik tasarım ve güvenlik gereksinimlerini karşılaması gerekiyor.

Sekreterin çalışma ortamının rasyonel organizasyonu büyük önem taşımaktadır.

Sekreterin işyeri- bu, iş görevlerini yerine getirmek için gerekli araçlarla donatılmış, iş faaliyetinin alanıdır.

İşyerinin organizasyonu, işyerini emek araçları ve nesneleri ve bunların işlevsel yerleşimi ile donatmak için bir önlemler sistemidir. Ayrıca işyerinin organizasyonu, icracının antropometrik verilerinin dikkate alınmasını ve standartlara uygun çalışma koşullarının sağlanmasını içerir.

Bildiğiniz gibi, yönetim işi de dahil olmak üzere herhangi bir işin verimliliğini artırmanın ana yolu, mekanizasyonu ve günümüzde otomasyondur. Sekreterin görevlerinin çeşitliliği göz önünde bulundurulduğunda işyerinin otomasyonuna ve mekanizasyonuna özel önem verilmektedir. Bu araçlar, belgelerin hazırlanması, işlenmesi, aranması, saklanması ve iletilmesi için işçilik maliyetlerini ve zamanı önemli ölçüde azaltabilir. Bugün, belge oluşturmaya ve onlarla çalışmaya yönelik neredeyse tüm resmi, mantıksal ve teknik prosedürler otomatikleştirilebilir ve mekanize edilebilir. Bu nedenle sekreterin işyerinin uygun ofis ekipmanlarıyla donatılması gerekir. Aşağıdaki emek aracı türleri (sınıfları) ayırt edilir:

• - belge hazırlama araçları: daktilolar (manuel ve elektrikli), ses kayıt cihazları, belgeleri kopyalama ve çoğaltma araçları, otomatik kalemler, kurşun kalemler;
• - belgeleri işlemek ve işlemek için araçlar: ekipman ve malzemeleri kesme, sabitleme ve yapıştırma, adresleme ve damgalama cihazları, koruyucu kaplama uygulama makineleri;
• - belgeleri saklama ve gruplandırma araçları: belgeleri sabitleme araçları (zımbalar, klipsli özel klasörler), çeşitli dosya dolapları, belgeleri depolamak için özel dolaplar ve raflar, çizimler, manyetik bantlar, gereksiz belgeleri yok etmek için makineler;
• - hesaplama işlemlerini gerçekleştirme araçları: sayma ve referans cetvelleri, çeşitli türlerde mikro hesap makineleri, mekanik bilgisayarlar, kişisel bilgisayarlar;
• - operasyonel iletişimi sağlama araçları: telefon iletişimi, radyo iletişimi, aynı anda birden fazla aboneyle görüşmelere (toplantılar düzenlemeye) izin veren müdür santralleri, yoğunlaştırıcılar, telesekreterler, iki yönlü telsiz telefon arama iletişimi vb.;
• - özel ofis mobilyaları: işyerleri için mobilya ve ekipmanlar.

Bir sekreterin modern konumu, bilgisayar ve iletişim ekipmanı olmadan düşünülemez. Kural olarak, sekreterin bilgisayarı yöneticinin bilgisayarına, şirketin (kurumun) yerel ağına ve sekreter e-posta alma ve iletme işlevini yerine getiriyorsa internete bağlanır. Sekreterin yönetici için gerekli bilgileri seçebilmesi için internete erişim de gereklidir. Bilgisayarın virüslere ve yetkisiz erişime karşı koruma sağlayacak uygun yazılıma sahip olması gerektiğini söylemeye gerek yok.

İşyerinin net bir organizasyonu, zaman kaybetmeden doğru belgeyi bulmanızı, herhangi bir sorgulama yapmanızı, belgelerle her türlü işlemi gerçekleştirmenizi ve bir gün içinde çok daha fazlasını yapmanızı sağlayacaktır.

Sekreterin işyeri, işte maksimum kolaylık, minimum çaba ve verimsiz hareketler için harcanan zamanı sağlayan tüm gereksinimleri karşılamalıdır. Bir sekreterin kesinlikle yerine getirmesi gereken temel gereksinimlerden biri, hem işyerinde hem de resepsiyon alanında olağanüstü düzen ve temizliktir.

Dolayısıyla bir işletmede sekreter çalışma alanının rasyonel bir düzenini oluşturmak hem işi kolaylaştırmak hem de çekiciliğini artırmak açısından büyük önem taşımaktadır, bu da emek verimliliğine olumlu etki yapmaktadır.

Şu anda sekreter asistanı mesleği, hem iş arayanlar hem de işverenler arasında işgücü piyasasında en çok talep gören mesleklerden biridir. Yöneticinin sekreteri yalnızca belgeleri hızlı bir şekilde yazıp biçimlendirmekle kalmamalı, aynı zamanda çeşitli belgelerin metinlerini oluşturmalı, projeleri düzenlemeli, ziyaretçilerin kabulünü ve telefon hizmetini rasyonel bir şekilde organize etmeli ve yönetici tarafından verilen talimatlara uygun olarak birçok sorunu bağımsız olarak çözmelidir. Bu serideki kitapların temel amacı, acemi sekreterin işteki hatalardan kaçınmasına, görev ve sorumluluklarını net bir şekilde bilmesine ve yöneticinin işyerini düzgün bir şekilde organize etmesine yardımcı olmaktır.

• Sekreter yardımcısının çalışma saatleri

Seriden: Sekreter asistanı

* * *

litre şirketi tarafından.

Sekreter yardımcısının çalışma saatleri

Bir sekreter asistanının çalışma günü dakikalara bölünemez; tamamen yöneticinin çalışma ritmine bağlı olduğundan programlanmaz. Aniden ortaya çıkan yeni sorunlar nedeniyle önceden planlanmış görevler bile sıklıkla ertelenmek zorunda kalır. Ayrıca, bitmek bilmeyen vaka akışı nedeniyle sekreterin çalışma saatlerinin düzensiz olduğu izlenimi sıklıkla edinilmektedir. Ancak temel planlama birçok sorunun çözülmesine ve dinlenmek için bir an organize edilmesine yardımcı olacaktır. Planlananı takip etmek her zaman mümkün olmayabilir ama sizi organize edecektir.

Dolayısıyla, bir sekreter asistanının başarılı faaliyeti için ana koşullar şunlardır:

– yaklaşan etkinliklerin planlanması;

– optimal doğum ritminin oluşturulması;

– kademeli olarak işe giriş ve zorunlu iş ve dinlenme değişimi.

Planlama

Bir iş gününü planlayabileceğiniz gibi aynı anda bir haftayı da planlayabilirsiniz. Bir aylık, üç aylık veya yıllık iş planlamak zordur çünkü bu çok uzun bir süredir ve sekreterin işi yöneticinin günlük rutinine bağlıdır. Ancak önceden bilinen etkinliklerin planlanması sadece mümkün değil, aynı zamanda bir yıl önceden bile gerekli.

Kişisel iş planlaması, yaklaşan görevlerin çalışma günü, hafta, ay boyunca dağılımını kapsar. Bunu yapmak için, daha sonra görevlerin açıklığa kavuşturulmasıyla birlikte yaklaşan çalışmalar için bir plan hazırlamalısınız. Böyle bir planın spesifik yapısı çok farklı olabilir, ancak özü tüm formlar için ortaktır: İşlevlerinizi hafızadan gerçekleştirmek yerine, gerekli tüm görevleri önceden bir takvime veya not defterine kaydetmeli ve zaman ayırmalısınız. Planlanan her şeyi tamamlama zamanı. İş planlamaya başlamadan önce yöneticinin planlarını ve planladığı faaliyetleri öğrenmelisiniz çünkü sekreter-asistanın görevi her şeyden önce patronuna yardım etmektir. Daha sonra kendi çalışmanızı planlayabilirsiniz. Öncelikle en acil ve önemli şeyleri vurgulamanız gerekir.

Her gün tekrarlanan işlerin iş gününün aynı saatinde planlanması önerilir; örneğin, alınan yazışmaların işlenmesi genellikle sabah gerçekleşir. Yönetici için önemli bir bilgi varsa o zaman sabah da iletilmeli, aynı zamanda o gün için planlanan tüm etkinlikler size hatırlatılmalıdır. Gün içinde yalnızca acil bir durum rapor edilir.

Mevcut çalışma şu şekilde bölünmelidir:

1. Acil - bugün teslim edilmesi (telefon görüşmeleri için materyaller ayrı olarak yerleştirilmelidir).

2. Daha az acil. Belirli bir konuyla ilgili her şeyi tek bir klasöre veya kapağa koymalısınız.

3. İşin tamamlanması ve ziyaretçi kabul edilmesi için belirlenmiş son tarihler. Malzemeler yöneticinin, asistanının ve diğer çalışanların hemen bulabilmesi için dosya dolabında bulunmalıdır. Son teslim tarihlerinin listesi derlenmeli ve ayrı bir klasöre yerleştirilmelidir.

4. Kalıcı kullanım belgeleri. Bu bölme çok geniş olmamalıdır. Yalnızca özellikle sık kullanılan şeyleri içerebilir. Zaman zaman tüm belgelere şu anda sıklıkla ihtiyaç duyulup duyulmadığını kontrol etmek gerekir. Bu zamanında yapılmazsa, aralarında gerekli olanı bulmanın bazen zor olduğu yeterli sayıda belge birikir ve onu aramak için gereksiz zaman harcanır. Dikkatinizin dağılmaması ve hiçbir şeyin kafasını karıştırmamak için kontrolü ana faaliyetinizden boş zamanınızda yapmak daha iyidir.

Dünyanın birçok ülkesinde sekreterler, sayfaları ayın günlerine göre sıralanan özel düz akordeon klasörler kullanıyor. Klasörün sağ köşesindeki kesiklerden, belirli bir teslim tarihine kadar tamamlanması gereken belgeleri, hatırlatma notlarını ve patronun talimatlarını görebilirsiniz.

Bu notları özel haftalık not defterlerinde tutmak en iyisidir. Haftanın her günü için bir zaman çizelgesi vardır ve yaklaşan görevler belirli bir saatte anında kaydedilebilir. Bunu herhangi bir not defterinde yapabilirsiniz. Haftanın her günü için, yaklaşan görevlerin önceden girildiği ve iş türlerinin ve hacimlerinin listelendiği özel bir sayfa veya birkaç sayfa ayırmanız önerilir. Haftanın belirli bir günü yaklaşırken tüm bunlar diğer konular dikkate alınarak rafine edilir.

Bir haftalık ve bir aylık görevleri planlarken, bir çalışma ekranı oluşturabilirsiniz - günlere göre tablo şeklinde düzenlenmiş, yaklaşan tüm görevlerin girildiği büyük bir kağıt sayfası. İş planlaması için önemli olan, rengin bilgi taşıyıcısı olarak kullanılmasıdır: Belgeleri farklı renkteki klasörlere yerleştirirken renkli bir "semafor" kullanılması tavsiye edilir.

Bununla birlikte, sekreter asistanlarının ve yöneticilerinin uygulamalarında, infaz için son tarih belirlemenin hemen imkansız olduğu birçok durum vardır. Çoğu zaman işleri bir dönemden diğerine yeniden planlamanız gerekir. Uzun süre dikkat edilmesi gereken işler vardır. Böyle bir işi planlamak için bir dosyalama sistemi kullanmak daha uygundur.

Dosyalama sisteminin tekniği karmaşık değildir. Her soru ayrı bir karta kaydedilir.

Dosya dolabında üç bölümün bulunması tavsiye edilir. İlk bölüm, çıkıntılarında ayın günlerinin numaralarının işaretlendiği 31 bölücü içerir. Her bölücü için, ayın ilgili tarihinde tamamlanması planlanan görevlerin yer aldığı kartlar yerleştirilir. Kart indeksinin ikinci bölümünde son tarihi henüz belirlenmemiş görevlere yönelik kartlar yerleştirilir. Bu bölümün dört bölücüsü vardır:

“hafta” – bir hafta içinde çözülmesi gereken görevlerin yer aldığı kartlar buraya yerleştirilir;

“ay”, “çeyrek” ve “gelecek” - bu bölümlerin her birinde vaka kayıtları, karşılık gelen tahmini tamamlanma tarihiyle birlikte yerleştirilir.

Üçüncü bölüm, sanatçıların tüm bilgileri (ev adresi, telefon, çalışma programı vb.) içeren kartlarını saklar.

Sekreter her gün işe geldiğinde, ayırıcının arkasında bulunan ve belirli bir numaraya sahip tüm kartlara bakar ve bunları amaçlanan uygulama sırasına göre gruplandırır. Akşam, tamamlanan görevlerin kayıtlarının bulunduğu kartlar, saklanmak üzere özel bir zarfa konur ve yerine getirilmeyen görevlerin bulunduğu kartlar, yeni tarihlere göre düzenlenir. İkinci departmanın kartlarına bakarak belirli tamamlanma tarihlerini belirlemeye çalışmalı ve belirli bir görevin tarihi içinde bulunulan aya denk geliyorsa bu kart birinci departmanın ilgili tarihine göre yeniden düzenlenmelidir. Üçüncü bölüm referans bölümü olarak kullanılmaktadır.

Açıklanan yöntemlerin dezavantajı iş operasyonlarının süresini planlamamalarıdır. Planlanan her görevin süresini yansıtan kişisel çalışmayı planlamanın etkili bir yolu günlük ve haftalık programlardır. İlk olarak, zamanı önceden kesin olarak belirlenmiş olan bu faaliyetler programlara girilir: iş vardiyasının başlangıcı ve bitişi, yazışmaların alınma zamanı, iş emirleri, toplantılar, öğle yemeği zamanı vb. Daha sonra etkinlikler şu şekilde planlanır: düzenli olarak girilir.

Ancak program yalnızca sabit görevleri yansıtır. Düzensiz nitelikteki vakaların çoğu oraya kaydedilemez. Bu nedenle programlar, kart dosyalama sistemiyle veya görevlerin not defterlerine ve not defterlerine kaydedilmesiyle birlikte tutulur. Program aynı zamanda zamanın kullanımını belirleyen plandır, çalışma gününü planlamanın organizasyonel temelidir.

Programları hazırlarken zamanı çok küçük bölümlere ayırmamalısınız çünkü yeterli deneyim olmadan karmaşık üretim durumlarına dayanmak zordur. Süreyi yarım saatlik dilimlere bölmek oldukça yeterli.

Çalışmayı programa göre planlamak genellikle yalnızca başlangıçta zordur. Tüm ana çalışma noktaları belirlendiğinde, program, eylemleri sistematikleştirmenin ve öz disiplinin vazgeçilmez ve kullanışlı bir aracı haline gelir. Son zamanlarda kişisel yaratıcı planlar büyük popülerlik kazandı. Kural olarak uzun bir süre geliştirilirler.

İş gününüzü planlamak için bilgisayar kullanabilirsiniz. Çeşitli yazılım geliştirmeleri iş gününüzü en akılcı şekilde planlamanıza olanak tanır. Bir takvim, telefon rehberi, görev listesi, not defteri vb. bu konuda yardımcı olabilir. En popüler bilgi sistemi Microsoft Outlook'tur.

Bu program, sekreterin ve yöneticisinin çalışma süresini etkili bir şekilde organize etmek için birçok fırsat sunar: Microsoft Outlook, mesajlarla, iletişim kişileriyle çalışmanıza, ortak belgeleri görüntülemenize yardımcı olur ve ayrıca toplantılar, geziler planlamanıza ve görevleri organize etmenize, kendi ve çalışanların faaliyetleri. Ana Outlook paneli aşağıdaki bölümleri içerir: Gelen Kutusu, Takvim, Kişiler, Görevler, Günlük, Notlar vb.

Yaklaşan görevleri hemen doğru sırayla kaydetmek neredeyse imkansızdır. Genellikle bu kayıtlar görevlerin gerçekleşme sırasına göre tutulur. Bu günün arifesinde veya en başında, tüm kayıtlar dikkatlice incelenir, açıklığa kavuşturulur ve her iş türüne göre bir tamamlanma seri numarası gösterilir.

Optimum çalışma ritmi

Her insanın vücudunun kendine özgü bir biyolojik saati vardır. Günün saatine bağlı olarak vücut, ruh halini, uyanıklığı, zihinsel performansı veya uyuşukluğu artıran kimyasallar salgılar. Günlük rutininizi bu biyoritimleri dikkate alarak ayarlamanız önemlidir.

Sabah 6'dan itibaren insan vücudu uyanma hormonu kortizol üretmeye başlar. Ne kadar erken uyanırsanız, ruh haliniz ve sağlığınız gün boyu o kadar iyi olur.

7.00 – 8.00. - Bu kahvaltı için en iyi zamandır. Metabolizma artar, besinler kolayca emilir ve bağırsaklar gece aktivitelerinin sonuçlarından kendilerini arındırma eğilimindedir.

9.00–10.00. – Bu, tüm gün boyunca işleri planlamanın zamanıdır; bu saat, organizasyonel konular için en etkili saattir.

10.00–12.00. – Bu, yaratıcı veya zor görevleri gerçekleştirmek için en uygun zamandır. Bu bir güç, yansıma ve ilham zamanıdır.

12.00–13.00. – Bu dönemde vücudun beslenmeye ihtiyacı vardır, bu nedenle kendinize biraz dinlenip bir şeyler atıştırmak en iyisidir. Çoğu organizasyonun öğle yemeği molası verdiği zamanın bu olması tesadüf değildir.

13.00–14.00. – Öğle yemeğinden sonra aktivite azalır ve uyuma veya sessizce oturma isteği ortaya çıkar. Bu süre zarfında basit mekanik işleri planlamak en iyisidir.

14.00–17.00. – Bu sırada zihinsel aktivite yeniden etkinleştirilir, böylece iş gününün ikinci yarısı için önemli şeyler planlanabilir. Ancak 17 saatten sonra performansın giderek düşmeye başladığını unutmamak gerekir. Fazla mesai yapmaya alışkınsanız, evrak işlerinizi bu saatten önce bitirmeye çalışın. Saat 17.00'den sonra dosyalarınızı düzene koyabilir, iş yerinizi yarına hazırlayabilir veya yoğun zihinsel çalışma gerektirmeyen başka gerekli işleri yapabilirsiniz.

17.00–19.00. – Yürüyüş, alışveriş, akşam yemeği pişirme zamanı. Kısacası kendinize ve ailenize kaldığınız bir dönemdir. Yakınınızdaki insanlarla ilgilenin.

Saat 19'da akşam yemeği zamanı.

20.00–21.00. – İşte bu dönemde her iki saatte bir tekrarlayacak olan uykululuk dönemi başlıyor. Fazla kilolardan kurtulmak istiyorsanız akşam 21.00 civarı egzersiz yapmak için ideal zamandır.

22.00 – 1.00. – Bu dönem, zorlu bir günün ardından vücudun toparlanma sürecinin başlangıcıdır. Tüm vücut için şifa kabul edilen uyku zamanıdır. Haftada en az 2 kez erken yatmaya çalışın.

Biyolojik saatinizi dinlemeye çalışın; her şeyi halletmek ve kendinizi yorgun hissetmemek için bir günde tamamlanması gereken tüm görevleri en rasyonel şekilde nasıl dağıtacağınızı söyleyecektir.

Çalışma haftasının da kendi döngüsü vardır. Pazartesi en zor gündür, çünkü hafta sonunu takip eder ve sabah işe gitmek oldukça zordur.

Salı, Çarşamba ve Perşembe haftanın en verimli günleridir ve Cuma gününe kadar yorgunluk birikir ve bu günde birçok insan önümüzdeki hafta sonu en iyi nasıl dinlenebileceğini düşünüyor. Bu nedenle önemli konuların (müzakereler, toplantılar) hafta ortasında yapılması planlanıyor.

Sekreter zamanının çoğunu bilgisayarda geçiriyor ve bu da görüşünü olumsuz etkiliyor, bu nedenle doktorlar bilgisayardaki her 45 dakikalık çalışmayı 15 dakikalık bir ara ile değiştirmeyi önerirken, bilgisayardaki günlük çalışma süresi 4 saati geçmemelidir. .

Sekreterlik mesleği fazla mesai yapmayı gerektirir. Çoğu yönetim uzmanı, eğer ekstra zamana çok sık ihtiyaç duyuyorsanız, bunun, her şeyi zamanında yapmak için gününüzü organize etmediğiniz veya çok fazla iş yaptığınız anlamına geldiğine inanır.

Ancak bazen sekreterin işi olmadığı da olur. Böyle anlarda, meşgul olsanız da olmasanız da ciddi görünmeye çalışın. Önemli olan gidecek hiçbir yeriniz yokmuş gibi görünmemek. Klasörlerinizi düzenleyin, günlüğünüzü kontrol edin, belki bir hafta içinde planladığınız işleriniz vardır ve bunların bir kısmını bugün yapabilirsiniz.

Bir sekreterin çalışma gününün yaklaşık diyagramı.

Beş günlük bir çalışma haftasında toplam çalışma haftası 36 saat olduğundan sekreter-asistanın çalışma günü 7 saat 15 dakika olmalıdır. Mevcut mevzuata göre çalışanlara, işe başladıktan en geç 4 saat sonra sağlanması gereken 1 saatlik mola verilmektedir.

Öğle yemeğinden 1,5 saat önce ve işin bitiminden 1-1,5 saat önce 5-10 dakikalık fiziksel egzersiz molaları verilmesi, işgücü verimliliğinin artırılması ve odadaki çalışma atmosferinin iyileştirilmesi üzerinde faydalı bir etkiye sahip olacaktır.

Çalışma gününün ilk yarısı:

1. Kendinizi toparlamak, çalışma alanlarınızın durumunu kontrol etmek ve bir sonraki gün için bir plan hazırlamak veya netleştirmek için yönetici gelmeden 15 dakika önce işe gelin.

2. Plana uygun olarak gerekli belge ve dosyaları seçin.

3. Yazışmaları alın, içeriğini okuyun ve kaydolun. Yöneticinin öncelikli kararı gerektiren belgeleri bir kenara koyun.

4. Geri kalan belgeler için olası cevapları hazırlayın veya sanatçılar arasında dağıtın.

5. Alınan incelemeleri, raporları, departman yayınlarını, davetiyeleri ve ayrıca konferanslar, toplantılar, yıldönümü kutlamaları ve diğer etkinliklerle ilgili mesajları görüntüleyin. Takvim düzenleyicinize tüm etkinliklerin tarihlerini ve saatlerini yazın.

6. Gelen yazışmaları yürütmenin aciliyetine göre düzenleyin. Telgraflar ve acil fakslar derhal yöneticiye aktarılmalıdır.

7. Güncel bilgi ve referans çalışmaları için gerekli belgeleri saklayın.

8. Alınan yazışmalar hakkında yöneticiye rapor verin.

9. Yöneticiyle birlikte o gün ve bir sonraki gün için planlanan etkinliklerin içeriğini netleştirin. Değişiklik olması durumunda sekreter kayıtlarına uygun notlar koymalıdır. Günlüğünüze ve yöneticinin günlüğüne yapılan girişlerin yazışmalarını netleştirmeniz gerekir. Olayların sırası aynı olmalıdır. Fark, sekreterin planlananları uygulamak için aldığı önlemlerde olacaktır. Örneğin, yönetici "15:00'da toplantıda olmayı" not ettiyse sekreterin notu şu şekilde görünecektir: "14:20 - toplantıyı hatırlatın, sürücüyü (telefon) arabayı getirmesi konusunda bilgilendirin en geç 14:30'a kadar."

Giriş bölümünün sonu.

* * *

Kitabın verilen giriş kısmı Profesyonel bir sekreter asistanının sırları: patronun çalışma gününün ideal organizasyonu (Ilya Melnikov, 2012) kitap ortağımız tarafından sağlanmıştır -

1. Çalışma, 1 numaralı çalışmada (Şirketin yapısı ve organizasyon şeması) elde edilen sonuçlar dikkate alınarak gerçekleştirilir.

2. Şirkette çalışmak üzere olası başvuru sahipleri arasından bir uzmanın işe alınması ihtiyacı belirlenir.

3. Rapor aşağıdaki listeleri içerir:

Amaçlanan uzman tarafından gerçekleştirilen çalışma;

Pozisyon için adayın yeterlilik gereksinimleri. Bir uzmanın ticari ve kişisel niteliklerine ilişkin gereksinimler ayrı ayrı formüle edilmiştir.

4. Aday adayın testleri prof. kondisyon ve zeka.

A) Not: Test programları öğretmen tarafından önerilir.

5. B sonuçlarçalışma, testleri geçen bir "adayın" işe alınma olasılığının bir analizini sunuyor.

Laboratuvar çalışması No. 3 “Sekreterin çalışmasını planlamak”

Çalışmanın amacı: Etkili iş planlaması organize etme becerisi kazanır.

Giriiş:

Sekreterin Altın Kuralları

Sekreterin amacı patronunu rutin işlerden kurtarmaktır.

Bir sekreter asla kendisinin bir şey olduğunu düşünmemeli, o bir şey olan birinin asistanıdır.

Hiçbir şeyi şansa bırakmayın.

İşinizi iyi yapabilmek için yerinizi bilin.

Patronunuzun güvenini kazanın ve koruyun.

Çalışmaya başlamadan önce anlayın e.

Yeteneklerinizin ötesinde çalışmaya başlamak, kendinizi başarısızlığa hazırlamaktır.

Hiçbir yararlı iş sekreteri küçük düşürmez.

Sekreter başka insanların da var olduğunu bilmeli.

Vazgeçilmezliğinize inanmayın, kendinizi gerekli kılın.

Planlama, dağıtım ve kullanım

çalışma saatleri

Sekreterlik işinin incelenmesinde uzun yıllara dayanan pratik deneyim, buradaki asıl şeyin olduğunu göstermiştir. günlük plan sonraki tüm uzun vadeli planlamaları belirler. Çalışma saatlerinizi ve dakikalarınızı en verimli şekilde kullanmanıza yardımcı olur ve size günün tüm aktivitelerine ilişkin genel bir bakış sunar.

Çalışma gününüze başlarken her zaman hacmini, türünü ve bunları çözmek için gereken her şeyi net bir şekilde tanımlayan hedefleriniz olmalıdır.

Daha sonra planlanan görevlerin sırası belirlenir. Hangi acil durumların iş gününü aksatabileceğinin belirlenmesi gerekmektedir.

Herhangi bir işte harekete geçmelisiniz üç kural:

1. Mümkün olan her şey kontrol edilmelidir.

2. Bazı konular kontrolünüz dışındadır ancak onların gidişatını etkilemeye çalışmalısınız.

3. Kontrolünüz ve etkiniz dışında kalan konulara dikkat etmemelisiniz.

Yemek pişirmek günlük plan, sekreterin bunu vurgulaması gerekir.

1. Mesleki faaliyetler.

1.1 Kuruluşun haftalık çalışma planına dahil edilen kalıcı faaliyetler (idari, teknik, kamu).

1.2 Kalıcı işler.

1.3 Öncelikli durumlar.

1.3.1 Belirli sonuçların elde edilmesi açısından özellikle ümit verici olan acil konular.

1.3.2 Gerektiğinde başka tarihlere ertelenebilecek acil konular.

1.3.3 Belirli bir süre içerisinde yapılabilecek şeyler.

2. Kişisel aktiviteler.

Günün planını yaparken şunları yapmalısınız:

Çalışma gününü %60'tan fazla yüklemeyin;

Yapılacaklar listesini en önemli ve en az önemli olarak ayırarak yapın;

Planda bir sürprizler rezervi bırakmak;

Her etkinliğe en az 15 dakika süre ayrılması;

Kişisel bir hedef ve ona ulaşma prosedürünü belirleyin;

Güncel olayları planda önemli ve acil arasına yerleştirin;

Her etkinliğin başlangıç ​​ve bitiş zamanını doğru bir şekilde belirleyin;

Tüm küçük konuları gruplar halinde toplayın;

Akşam aktivitelerini en etkisiz aktiviteler olarak dikkatlice planlayın;

Yapılanları ve aktarılanları işaretlemek için bir semboller sistemi kullanın. Bir çerçeveye kesin son teslim tarihlerini ekleyin.

Bir sekreterin çalışma gününe başlama sırası aşağıdaki gibi olmalıdır:

1. Günün önündeki tüm işleri sakin bir şekilde düşünmek için 15 dakika ayırın.

2. Yürütme sırasını ve sırasını belirleyin:

Bitmemiş iş;

- “hoş olmayan” iş;

Günün asıl işi;

Gelen postaların işlenmesi;

Küçük ve küçük işler.

Kural olarak, bir sekreterin çalışmasında dönemler vardır:

Normal çalışma;

Acele ve telaş;

Sakinlik.

İşin kendisinin bir değeri olmadığını, yalnızca bir anlamı olduğunu bilmelisiniz. Herhangi bir işi iyi yapmak için onun anlamını ve nedensel temelini bilmeniz gerekir.

İhmal edilen veya geçici olarak unutulan herhangi bir iş, ortaya çıkışın temelidir. aciliyet. Kadın karakterde aktarım ve beklenti unsurunun olduğu, yani kadın sekreterlerin sıkıcı işleri ve çok fazla hazırlık gerektiren işleri sürekli erteleme yöntemini kullandıkları tespit edilmiştir.

Bunun üstesinden gelmek için yapmanız gerekenler:

1. Sürekli olarak uzun ve kısa vadeli hedeflerinizin listesini yapın, bunları önem sırasına göre sıralayın, ifadelerin doğruluğunu, hedeflerin gerçekçiliğini ve ulaşılabilirliğini kontrol edin.

2. Planın uygulanması sürecinde son tarihleri, gerekli ve mevcut kişisel uyarılma kaynaklarını belirterek, hedeflerin uygulanması için sürekli planlar hazırlayın.

3. Bir şeyleri sürekli ertelemek için bireysel nedenlerinizin etkinliğini sürekli izleyin ve rasyonel öz kontrol yardımıyla bunun üstesinden gelin.

4. Çalışma zamanınızı derhal yönetin ve iş gününün günlük programlanması, işin rasyonel organizasyonu ve öncelikli görevlere yoğunlaşma yoluyla onu etkili bir şekilde kullanın.

Aktif olarak analiz edilirse, bir sekreterin tüm işi çok sayıda "küçük şeyden" oluşur; bu küçük şeyleri sürekli hesaba katmak; Bunu veya bu işi yapmanın zorluklarını zorunlu olarak belirten tüm küçük olayların bile kaydedildiği özel bir günlük tutmak gerekir. İnsanlarla ilişkiler, iş arkadaşları, patronlar, toplantılarda ve konferanslarda konuşulanlar burada kayıt altına alınıyor. Rastgele çalışmaya ve ortaya çıkma nedenlerine özellikle dikkat edilir.

Dünyanın tüm ülkelerinin sekreterleri bu kuralı rasyonel olarak kullanıyor “Her şeyi yaz” ve sadece işinizle ilgili değil, aynı zamanda patronlarla olan ilişkileriniz hakkında da, özellikle de patron kadınsa. Tüm kayıtlar doğru ve özlü olmalı, gerekli tüm bilgi ve gerçekleri içermelidir.

Sekreter, kartviziti aldıktan sonra üzerine kurşun kalemle tarih yazıp dosya dolabına koyar veya dosyaya koyar.

Hafızanıza güvenmeyin; yorgun bir kadında ilk başarısızlığa uğrayan hafızadır.

Bir sekreter için yaklaşık günlük çalışma planı.

8.50 Çalışma gününün başlangıcı,

ofisteki işyerlerini kontrol etmek

9.10 Eksikliklerin giderilmesi:

Tozu silin

Çiçekleri sula

Dağınık kağıtları toplayın

Bulaşıkları çıkarın ve yıkayın

9.40 Yöneticinin çalışma yerini düzene sokun.

9.50 Kahve yapın.

9.55 Yöneticiyle tanışın.

10.10 Acil konuların bir listesini sağlayın

(toplantı, konferans, resepsiyon vb.)

10.30 Yöneticiden uygun talimatları alın

(randevu alma, arama, satın alma yapma hakkında.)

10.50 Bir dizi arama yapın, mektupları yanıtlayın,

gelen ve gidenleri kaydedin

yazışmalar ve daha sonra bunu bir günlüğe kaydetmek (Ek 1).

11.20.1 İncelenmek üzere belgeleri toplayın ve gönderin

ve imza.

11.30 Konferans odasını toplantı için hazırlayın.

11.40 Çalışanları konferans odasında toplayın ve onlara

geçmiş döneme ait çalışmaların sonuçlarına ilişkin özetler.

11.45 Yöneticiye toplantının başlangıcını bildirin ve

önemli soruların bir listesini sağlayın.

11.50 Tedarikçiler için dokümantasyon hazırlayın.

12.20. Resepsiyon için yöneticinin ofisini hazırlayın

tedarikçiler:

Davet edilen üyeler için oturma düzeni planlayın;

Temiz kağıt sayfalarını yerleştirin;

Kağıdın üstüne bir kurşun kalem veya tükenmez kalem yerleştirin;

Sekreterin en önemli görevi yöneticiyi rahatlatmak ve zaman gibi bir kaynağın rasyonel dağıtımına yardımcı olmaktır. Kaybedilen zaman iade edilemez, telafi edilemez veya gün artırılamaz. Ancak sekreter, yöneticinin çalışma gününü etkili bir şekilde kullanmasına yardımcı olmalıdır. Bu nedenle sekreterin karşı karşıya olduğu görevler yöneticinin görevlerinden ayrılamaz.

Sekreter, yöneticiyi hazırlık, teknik ve belirli türdeki mevcut organizasyon çalışmalarından mümkün olduğunca kurtarmak, yaratıcı faaliyetler için zamanını serbest bırakmak ve yönetim işini önemli ölçüde kolaylaştırmakla yükümlüdür. Bunun için sekreterin yöneticinin günlük rutinini iyi bilmesi ve gelecek hafta, ay, çeyreğe ilişkin planları hakkında net bir fikre sahip olması gerekir. Sekreterin görevi bu planların uygulanmasını izlemek, yaklaşan toplantı, toplantı, müzakere, rapor vb. düzenlemek veya hatırlatmak olduğundan, sekreterin çalışma günü planı büyük ölçüde yöneticinin çalışma planlarına bağlıdır. Sekreter, çalışma süresini düzenlerken öncelikle yöneticinin karşı karşıya olduğu görevlerin önem hiyerarşisinden ve zamanlamasından hareket eder.

Sekreterin çalışma planının bir kısmı ona hiç bağlı değildir, çünkü yöneticinin çalışma programıyla bağlantılıdır - toplantıya hizmet etmek, ziyaretçileri kabul etmek, yönetici için belgeleri hazırlamak, imzalamak vb.

Ancak sekreterin görevleri aynı zamanda tamamlaması gereken günlük işlerini de içerir: günlük sabah yazışmaların alınması, işlenmesi, kontrol kartı endeksinin tutulması, dosyalardaki belgelerin düzenlenmesi vb. Düzenli olarak tekrarlanan bu günlük, haftalık ve aylık çalışma türleri, sekreterin kişisel çalışma planının temelini oluşturacaktır.

Belirli bir iş gününü planlarken öncelikle yinelenen etkinlikleri yazın, örneğin:

yöneticinin işyerini toplamak;

işyerinizi işe hazırlamak;

alınan faksların, e-postaların ve diğer yazışmaların işlenmesi;

kontrol dosyasının görüntülenmesi;

Yöneticiye güncel olaylar hakkında rapor vermek, çalışma planının açıklığa kavuşturulması.

Ayrıca sekreterin çalışma günü planı yöneticinin çalışma günü planına bağlıdır. Örneğin yönetici saat 12:30'da bir toplantı yapıyor, bu nedenle sekreterin planı toplantıyı hazırlamak (hatırlatmalar, materyalleri çoğaltmak, odayı hazırlamak) ve tutanak tutmak olacaktır. Yöneticinin toplantıya 13:00'te gitmesi gerekiyorsa sekreterin planı 12*5 olacaktır - yöneticiye hatırlatma yapmak, araba çağırmak, gerekli belgeleri hazırlamak vb. Günün iş listesinde, yöneticinin kiminle ve ne zaman telefonla bağlanması gerektiğini, hangi belgelerin yeniden yazdırılması gerektiğini vb. belirtmelisiniz.

Belgelerin imzalanması, kurum çalışanlarının kabul edilmesi vb. için yönetici ile belirli bir günlük saat üzerinde anlaşmaya varılması daha iyidir. Bu sadece yöneticinin işini kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda sekreterin çalışma gününü planlamayı da kolaylaştıracaktır. Mevcut günü planlarken, diğer günlerde gelecek etkinliklerin hazırlık süresini hesaba katmak gerekir.

Bir sekreterin çalışmasında pek çok öngörülemeyen durum vardır - yöneticinin ani görevleri, telefon görüşmeleri, rastgele ziyaretçiler. Bu faktörlerin düzenlenmesi zordur, bu nedenle iş günü planında her zaman ayrılmış süre bulunmalıdır.

Günün sonunda sekreter giden yazışmaları işleyip gönderir ve iş gününü bitirdikten sonra yarının faaliyetlerini planlar.

Yönetici iş gününün bitiminden sonra çalışmaya devam ederse, sekreter onunla anlaşarak ancak yöneticiye gerekli tüm bilgileri verdikten sonra ayrılabilir.

Ayrılmadan önce sekreter tüm belgeleri çıkarmalı, kasayı ve dolapları kilitlemeli ve işyerini düzene koymalıdır. Bekleme modunda bilgi alan ve iletenler (telesekreter, faks, modem vb.) haricinde ağdaki teknik araçların kapatılması gerekir.

Soru 12. Bir sekreterin çalışma gününün yaklaşık şeması

ÇALIŞMA GÜNÜNÜN İLK YARISI
1. İşe 15 dakika önce gelin. Yönetici gelmeden önce “
Kendinizi düzene koyun, iş yerlerinizin (sizin ve
yönetici), gelecek için bir plan hazırlayın veya netleştirin
gün.
2. Plana uygun olarak gerekli belge ve dosyaları seçin.
3. Yazışmaları alın, içerikleri öğrenin ve
kayıt olmak. Öncelikli karar gerektiren belgeleri erteleyin
lider.
4. Geri kalan belgeler için olası cevapları hazırlayın veya sanatçılar arasında dağıtın. Deneyimli
sekreter hiçbir zaman tüm yazışmaları yöneticinin masasına koymayacak,
önce üzerinde çalışmadan, altını çizerek ana fikri vurgulamalıdır.
keçeli kalem veya işaretleyici.
5. Alınan incelemeleri, raporları, departman yayınlarını görüntüleyin,
davetiyelerin yanı sıra konferanslar, toplantılar, yıldönümü kutlamaları ile ilgili mesajlar
ve diğer olaylar. Tüm etkinliklerin tarihlerini ve saatlerini kaydedin
takvim düzenleyicinizde.
6. Alınan yazışmaları aciliyete göre düzenleyin
uygulamak. Telgraflar ve acil fakslar derhal yöneticiye aktarılmalıdır.
7. Güncel bilgiler için gerekli belgeleri saklayın
referans çalışması.
8. Alınan yazışmalar hakkında yöneticiye rapor verin.
9. Yönetici ile birlikte planlanan faaliyetlerin içeriğini netleştirin.
geçerli gün (ve bir sonraki gün). Değişiklik olması durumunda sekreterin
Notlarınıza uygun notlar alın. Uyumluluğun açıklığa kavuşturulması gerekiyor
Günlüğünüze ve yöneticinizin günlüğüne girişler. Alt sıra
Faaliyetler aynı olmalıdır. Farklılık sekreterin faaliyetlerinde olacaktır
Planlanana ulaşmak için. Örneğin, yönetici "içinde" bir giriş yaptıysa
15:00 toplantıda olacağım", o zaman sekreter şöyle görünmesini sağlayacaktır: "14:20 -
toplantıyı hatırlatın, sürücüyü (telefonu) bilgilendirin
Arabayı en geç 14:30'a kadar teslim ettim."
10. Yöneticinin talimatlarını telefonla (veya şahsen) ilgili kişiye iletin
belgelerin yürütülmesi için son tarihlerin sona ermesiyle ilgili uygulayıcılar.
11. Ziyaretçilerle çalışmak, telefon görüşmeleri (içerisinde
bütün gün).
12. Yürütülen belgelerin dosyalarda dosyalanması.
13.Bilgisayarda çalışma yapmak.
14. Yöneticinin talimatları doğrultusunda dokümanların kopyalanmasının organize edilmesi.
ÇALIŞMA GÜNÜNÜN İKİNCİ YARISI
15.Ziyaretçilerle ve telefonla çalışmanın sürdürülmesi.
16.İcra edilen belgelerin toplanması ve imzalanması için hazırlık.
17. Yürütülen belgeler hakkında yöneticiye rapor verin, bunları yöneticiden alın
kendisi tarafından işlenen belgeler.
18. Giden belgeleri işleyin ve alıcılara gönderin.
19. Ertesi günün aktivitelerini planlayın.
ÇALIŞMA GÜNÜNÜN SONU
20. Günlüğünüzü gözden geçirin ve ilgili departmanları bilgilendirin.
belirli etkinliklere hazırlanma ihtiyacı (resepsiyon
heyetler, toplantı hazırlıkları, otel rezervasyonları vb.)
21. Yöneticinin iş gününün bitiminden sonra çalışmaya devam etmesi halinde,
Ona gerekli tüm bilgi ve malzemeleri sağlayın.
22. İşyerinizi düzene koyun, belgeleri kaldırın, anahtarla kilitleyin
kasa, tüm dosya dolapları, teknik ekipmanı ağdan kapatın.

Sekreter yardımcısının çalışma saatleri

Bir sekreter asistanının çalışma günü dakikalara bölünemez; tamamen yöneticinin çalışma ritmine bağlı olduğundan programlanmaz. Aniden ortaya çıkan yeni sorunlar nedeniyle önceden planlanmış görevler bile sıklıkla ertelenmek zorunda kalır. Ayrıca, bitmek bilmeyen vaka akışı nedeniyle sekreterin çalışma saatlerinin düzensiz olduğu izlenimi sıklıkla edinilmektedir. Ancak temel planlama birçok sorunun çözülmesine ve dinlenmek için bir an organize edilmesine yardımcı olacaktır. Planlananı takip etmek her zaman mümkün olmayabilir ama sizi organize edecektir.
Dolayısıyla, bir sekreter asistanının başarılı faaliyeti için ana koşullar şunlardır:
– yaklaşan etkinliklerin planlanması;
– optimal doğum ritminin oluşturulması;
– kademeli olarak işe giriş ve zorunlu iş ve dinlenme değişimi.
Planlama
Bir iş gününü planlayabileceğiniz gibi aynı anda bir haftayı da planlayabilirsiniz. Bir aylık, üç aylık veya yıllık iş planlamak zordur çünkü bu çok uzun bir süredir ve sekreterin işi yöneticinin günlük rutinine bağlıdır. Ancak önceden bilinen etkinliklerin planlanması sadece mümkün değil, aynı zamanda bir yıl önceden bile gerekli.
Kişisel iş planlaması, yaklaşan görevlerin çalışma günü, hafta, ay boyunca dağılımını kapsar. Bunu yapmak için, daha sonra görevlerin açıklığa kavuşturulmasıyla birlikte yaklaşan çalışmalar için bir plan hazırlamalısınız. Böyle bir planın spesifik yapısı çok farklı olabilir, ancak özü tüm formlar için ortaktır: İşlevlerinizi hafızadan gerçekleştirmek yerine, gerekli tüm görevleri önceden bir takvime veya not defterine kaydetmeli ve zaman ayırmalısınız. Planlanan her şeyi tamamlama zamanı. İş planlamaya başlamadan önce yöneticinin planlarını ve planladığı faaliyetleri öğrenmelisiniz çünkü sekreter-asistanın görevi her şeyden önce patronuna yardım etmektir. Daha sonra kendi çalışmanızı planlayabilirsiniz. Öncelikle en acil ve önemli şeyleri vurgulamanız gerekir.
Her gün tekrarlanan işlerin iş gününün aynı saatinde planlanması önerilir; örneğin, alınan yazışmaların işlenmesi genellikle sabah gerçekleşir. Yönetici için önemli bir bilgi varsa o zaman sabah da iletilmeli, aynı zamanda o gün için planlanan tüm etkinlikler size hatırlatılmalıdır. Gün içinde yalnızca acil bir durum rapor edilir.
Mevcut çalışma şu şekilde bölünmelidir:
1. Acil - bugün teslim edilmesi (telefon görüşmeleri için materyaller ayrı olarak yerleştirilmelidir).
2. Daha az acil. Belirli bir konuyla ilgili her şeyi tek bir klasöre veya kapağa koymalısınız.
3. İşin tamamlanması ve ziyaretçi kabul edilmesi için belirlenmiş son tarihler. Malzemeler yöneticinin, asistanının ve diğer çalışanların hemen bulabilmesi için dosya dolabında bulunmalıdır. Son teslim tarihlerinin listesi derlenmeli ve ayrı bir klasöre yerleştirilmelidir.
4. Kalıcı kullanım belgeleri. Bu bölme çok geniş olmamalıdır. Yalnızca özellikle sık kullanılan şeyleri içerebilir. Zaman zaman tüm belgelere şu anda sıklıkla ihtiyaç duyulup duyulmadığını kontrol etmek gerekir. Bu zamanında yapılmazsa, aralarında gerekli olanı bulmanın bazen zor olduğu yeterli sayıda belge birikir ve onu aramak için gereksiz zaman harcanır. Dikkatinizin dağılmaması ve hiçbir şeyin kafasını karıştırmamak için kontrolü ana faaliyetinizden boş zamanınızda yapmak daha iyidir.
Dünyanın birçok ülkesinde sekreterler, sayfaları ayın günlerine göre sıralanan özel düz akordeon klasörler kullanıyor. Klasörün sağ köşesindeki kesiklerden, belirli bir teslim tarihine kadar tamamlanması gereken belgeleri, hatırlatma notlarını ve patronun talimatlarını görebilirsiniz.
Bu notları özel haftalık not defterlerinde tutmak en iyisidir. Haftanın her günü için bir zaman çizelgesi vardır ve yaklaşan görevler belirli bir saatte anında kaydedilebilir. Bunu herhangi bir not defterinde yapabilirsiniz. Haftanın her günü için, yaklaşan görevlerin önceden girildiği ve iş türlerinin ve hacimlerinin listelendiği özel bir sayfa veya birkaç sayfa ayırmanız önerilir. Haftanın belirli bir günü yaklaşırken tüm bunlar diğer konular dikkate alınarak rafine edilir.
Bir haftalık ve bir aylık görevleri planlarken, bir çalışma ekranı oluşturabilirsiniz - günlere göre tablo şeklinde düzenlenmiş, yaklaşan tüm görevlerin girildiği büyük bir kağıt sayfası. İş planlaması için önemli olan, rengin bilgi taşıyıcısı olarak kullanılmasıdır: Belgeleri farklı renkteki klasörlere yerleştirirken renkli bir "semafor" kullanılması tavsiye edilir.
Bununla birlikte, sekreter asistanlarının ve yöneticilerinin uygulamalarında, infaz için son tarih belirlemenin hemen imkansız olduğu birçok durum vardır. Çoğu zaman işleri bir dönemden diğerine yeniden planlamanız gerekir. Uzun süre dikkat edilmesi gereken işler vardır. Böyle bir işi planlamak için bir dosyalama sistemi kullanmak daha uygundur.
Dosyalama sisteminin tekniği karmaşık değildir. Her soru ayrı bir karta kaydedilir.
Dosya dolabında üç bölümün bulunması tavsiye edilir. İlk bölüm, çıkıntılarında ayın günlerinin numaralarının işaretlendiği 31 bölücü içerir. Her bölücü için, ayın ilgili tarihinde tamamlanması planlanan görevlerin yer aldığı kartlar yerleştirilir. Kart indeksinin ikinci bölümünde son tarihi henüz belirlenmemiş görevlere yönelik kartlar yerleştirilir. Bu bölümün dört bölücüsü vardır:
“hafta” – bir hafta içinde çözülmesi gereken görevlerin yer aldığı kartlar buraya yerleştirilir;
“ay”, “çeyrek” ve “gelecek” - bu bölümlerin her birinde vaka kayıtları, karşılık gelen tahmini tamamlanma tarihiyle birlikte yerleştirilir.
Üçüncü bölüm, sanatçıların tüm bilgileri (ev adresi, telefon, çalışma programı vb.) içeren kartlarını saklar.
Sekreter her gün işe geldiğinde, ayırıcının arkasında bulunan ve belirli bir numaraya sahip tüm kartlara bakar ve bunları amaçlanan uygulama sırasına göre gruplandırır. Akşam, tamamlanan görevlerin kayıtlarının bulunduğu kartlar, saklanmak üzere özel bir zarfa konur ve yerine getirilmeyen görevlerin bulunduğu kartlar, yeni tarihlere göre düzenlenir. İkinci departmanın kartlarına bakarak belirli tamamlanma tarihlerini belirlemeye çalışmalı ve belirli bir görevin tarihi içinde bulunulan aya denk geliyorsa bu kart birinci departmanın ilgili tarihine göre yeniden düzenlenmelidir. Üçüncü bölüm referans bölümü olarak kullanılmaktadır.
Açıklanan yöntemlerin dezavantajı iş operasyonlarının süresini planlamamalarıdır. Planlanan her görevin süresini yansıtan kişisel çalışmayı planlamanın etkili bir yolu günlük ve haftalık programlardır. İlk olarak, zamanı önceden kesin olarak belirlenmiş olan bu faaliyetler programlara girilir: iş vardiyasının başlangıcı ve bitişi, yazışmaların alınma zamanı, iş emirleri, toplantılar, öğle yemeği zamanı vb. Daha sonra etkinlikler şu şekilde planlanır: düzenli olarak girilir.
Ancak program yalnızca sabit görevleri yansıtır. Düzensiz nitelikteki vakaların çoğu oraya kaydedilemez. Bu nedenle programlar, kart dosyalama sistemiyle veya görevlerin not defterlerine ve not defterlerine kaydedilmesiyle birlikte tutulur. Program aynı zamanda zamanın kullanımını belirleyen plandır, çalışma gününü planlamanın organizasyonel temelidir.
Programları hazırlarken zamanı çok küçük bölümlere ayırmamalısınız çünkü yeterli deneyim olmadan karmaşık üretim durumlarına dayanmak zordur. Süreyi yarım saatlik dilimlere bölmek oldukça yeterli.
Çalışmayı programa göre planlamak genellikle yalnızca başlangıçta zordur. Tüm ana çalışma noktaları belirlendiğinde, program, eylemleri sistematikleştirmenin ve öz disiplinin vazgeçilmez ve kullanışlı bir aracı haline gelir. Son zamanlarda kişisel yaratıcı planlar büyük popülerlik kazandı. Kural olarak uzun bir süre geliştirilirler.
İş gününüzü planlamak için bilgisayar kullanabilirsiniz. Çeşitli yazılım geliştirmeleri iş gününüzü en akılcı şekilde planlamanıza olanak tanır. Bir takvim, telefon rehberi, görev listesi, not defteri vb. bu konuda yardımcı olabilir. En popüler bilgi sistemi Microsoft Outlook'tur.
Bu program, sekreterin ve yöneticisinin çalışma süresini etkili bir şekilde organize etmek için birçok fırsat sunar: Microsoft Outlook, mesajlarla, iletişim kişileriyle çalışmanıza, ortak belgeleri görüntülemenize yardımcı olur ve ayrıca toplantılar, geziler planlamanıza ve görevleri organize etmenize, kendi ve çalışanların faaliyetleri. Ana Outlook paneli aşağıdaki bölümleri içerir: Gelen Kutusu, Takvim, Kişiler, Görevler, Günlük, Notlar vb.
Yaklaşan görevleri hemen doğru sırayla kaydetmek neredeyse imkansızdır. Genellikle bu kayıtlar görevlerin gerçekleşme sırasına göre tutulur. Bu günün arifesinde veya en başında, tüm kayıtlar dikkatlice incelenir, açıklığa kavuşturulur ve her iş türüne göre bir tamamlanma seri numarası gösterilir.
Optimum çalışma ritmi
Her insanın vücudunun kendine özgü bir biyolojik saati vardır. Günün saatine bağlı olarak vücut, ruh halini, uyanıklığı, zihinsel performansı veya uyuşukluğu artıran kimyasallar salgılar. Günlük rutininizi bu biyoritimleri dikkate alarak ayarlamanız önemlidir.
Sabah 6'dan itibaren insan vücudu uyanma hormonu kortizol üretmeye başlar. Ne kadar erken uyanırsanız, ruh haliniz ve sağlığınız gün boyu o kadar iyi olur.
7.00 – 8.00. - Bu kahvaltı için en iyi zamandır. Metabolizma artar, besinler kolayca emilir ve bağırsaklar gece aktivitelerinin sonuçlarından kendilerini arındırma eğilimindedir.
9.00–10.00. – Bu, tüm gün boyunca işleri planlamanın zamanıdır; bu saat, organizasyonel konular için en etkili saattir.
10.00–12.00. – Bu, yaratıcı veya zor görevleri gerçekleştirmek için en uygun zamandır. Bu bir güç, yansıma ve ilham zamanıdır.
12.00–13.00. – Bu dönemde vücudun beslenmeye ihtiyacı vardır, bu nedenle kendinize biraz dinlenip bir şeyler atıştırmak en iyisidir. Çoğu organizasyonun öğle yemeği molası verdiği zamanın bu olması tesadüf değildir.
13.00–14.00. – Öğle yemeğinden sonra aktivite azalır ve uyuma veya sessizce oturma isteği ortaya çıkar. Bu süre zarfında basit mekanik işleri planlamak en iyisidir.
14.00–17.00. – Bu sırada zihinsel aktivite yeniden etkinleştirilir, böylece iş gününün ikinci yarısı için önemli şeyler planlanabilir. Ancak 17 saatten sonra performansın giderek düşmeye başladığını unutmamak gerekir. Fazla mesai yapmaya alışkınsanız, evrak işlerinizi bu saatten önce bitirmeye çalışın. Saat 17.00'den sonra dosyalarınızı düzene koyabilir, iş yerinizi yarına hazırlayabilir veya yoğun zihinsel çalışma gerektirmeyen başka gerekli işleri yapabilirsiniz.
17.00–19.00. – Yürüyüş, alışveriş, akşam yemeği pişirme zamanı. Kısacası kendinize ve ailenize kaldığınız bir dönemdir. Yakınınızdaki insanlarla ilgilenin.
Saat 19'da akşam yemeği zamanı.
20.00–21.00. – İşte bu dönemde her iki saatte bir tekrarlayacak olan uykululuk dönemi başlıyor. Fazla kilolardan kurtulmak istiyorsanız akşam 21.00 civarı egzersiz yapmak için ideal zamandır.
22.00 – 1.00. – Bu dönem, zorlu bir günün ardından vücudun toparlanma sürecinin başlangıcıdır. Tüm vücut için şifa kabul edilen uyku zamanıdır. Haftada en az 2 kez erken yatmaya çalışın.
Biyolojik saatinizi dinlemeye çalışın; her şeyi halletmek ve kendinizi yorgun hissetmemek için bir günde tamamlanması gereken tüm görevleri en rasyonel şekilde nasıl dağıtacağınızı söyleyecektir.
Çalışma haftasının da kendi döngüsü vardır. Pazartesi en zor gündür, çünkü hafta sonunu takip eder ve sabah işe gitmek oldukça zordur.
Salı, Çarşamba ve Perşembe haftanın en verimli günleridir ve Cuma gününe kadar yorgunluk birikir ve bu günde birçok insan önümüzdeki hafta sonu en iyi nasıl dinlenebileceğini düşünüyor. Bu nedenle önemli konuların (müzakereler, toplantılar) hafta ortasında yapılması planlanıyor.
Sekreter zamanının çoğunu bilgisayarda geçiriyor ve bu da görüşünü olumsuz etkiliyor, bu nedenle doktorlar bilgisayardaki her 45 dakikalık çalışmayı 15 dakikalık bir ara ile değiştirmeyi önerirken, bilgisayardaki günlük çalışma süresi 4 saati geçmemelidir. .
Sekreterlik mesleği fazla mesai yapmayı gerektirir. Çoğu yönetim uzmanı, eğer ekstra zamana çok sık ihtiyaç duyuyorsanız, bunun, her şeyi zamanında yapmak için gününüzü organize etmediğiniz veya çok fazla iş yaptığınız anlamına geldiğine inanır.
Ancak bazen sekreterin işi olmadığı da olur. Böyle anlarda, meşgul olsanız da olmasanız da ciddi görünmeye çalışın. Önemli olan gidecek hiçbir yeriniz yokmuş gibi görünmemek. Klasörlerinizi düzenleyin, günlüğünüzü kontrol edin, belki bir hafta içinde planladığınız işleriniz vardır ve bunların bir kısmını bugün yapabilirsiniz.
Bir sekreterin çalışma gününün yaklaşık diyagramı.
Beş günlük bir çalışma haftasında toplam çalışma haftası 36 saat olduğundan sekreter-asistanın çalışma günü 7 saat 15 dakika olmalıdır. Mevcut mevzuata göre çalışanlara, işe başladıktan en geç 4 saat sonra sağlanması gereken 1 saatlik mola verilmektedir.
Öğle yemeğinden 1,5 saat önce ve işin bitiminden 1-1,5 saat önce 5-10 dakikalık fiziksel egzersiz molaları verilmesi, işgücü verimliliğinin artırılması ve odadaki çalışma atmosferinin iyileştirilmesi üzerinde faydalı bir etkiye sahip olacaktır.
Çalışma gününün ilk yarısı:
1. Kendinizi toparlamak, çalışma alanlarınızın durumunu kontrol etmek ve bir sonraki gün için bir plan hazırlamak veya netleştirmek için yönetici gelmeden 15 dakika önce işe gelin.
2. Plana uygun olarak gerekli belge ve dosyaları seçin.
3. Yazışmaları alın, içeriğini okuyun ve kaydolun. Yöneticinin öncelikli kararı gerektiren belgeleri bir kenara koyun.
4. Geri kalan belgeler için olası cevapları hazırlayın veya sanatçılar arasında dağıtın.
5. Alınan incelemeleri, raporları, departman yayınlarını, davetiyeleri ve ayrıca konferanslar, toplantılar, yıldönümü kutlamaları ve diğer etkinliklerle ilgili mesajları görüntüleyin. Takvim düzenleyicinize tüm etkinliklerin tarihlerini ve saatlerini yazın.
6. Gelen yazışmaları yürütmenin aciliyetine göre düzenleyin. Telgraflar ve acil fakslar derhal yöneticiye aktarılmalıdır.
7. Güncel bilgi ve referans çalışmaları için gerekli belgeleri saklayın.
8. Alınan yazışmalar hakkında yöneticiye rapor verin.
9. Yöneticiyle birlikte o gün ve bir sonraki gün için planlanan etkinliklerin içeriğini netleştirin. Değişiklik olması durumunda sekreter kayıtlarına uygun notlar koymalıdır. Günlüğünüze ve yöneticinin günlüğüne yapılan girişlerin yazışmalarını netleştirmeniz gerekir. Olayların sırası aynı olmalıdır. Fark, sekreterin planlananları uygulamak için aldığı önlemlerde olacaktır. Örneğin, yönetici "15:00'da toplantıda olmayı" not ettiyse sekreterin notu şu şekilde görünecektir: "14:20 - toplantıyı hatırlatın, sürücüyü (telefon) arabayı getirmesi konusunda bilgilendirin en geç 14:30'a kadar."