Saatlerce süren zihinsel olarak yorucu ofis toplantıları bir efsane değil, tuhaf bir şey değil, şaka konusu da değil. Günümüz yaşamının gerçekleri öyle ki, çalışma süresinin% 50'ye kadarı hiçbir sonuç getirmeyen boş gevezeliklere harcanıyor. Hayatı hızlandırmak, ofis kültürünün yeni kurallarını zorunlu kılıyor; hızlı ve etkili toplantılar düzenlemek kurumsal ahlakın bir parçası.
Personel toplantısı nedir?
Beş dakikalık bir toplantı, bir planlama toplantısı veya bir toplantı resmi toplantı olarak sınıflandırılabilir mi? Bu meslektaş çalışması formatının hedefleri nelerdir? Bunu gerçekleştirmek için genel kabul görmüş teknikler nelerdir ve toplantı bittikten sonra en yüksek sonuçlara nasıl ulaşılır?
Bir iş toplantısı, kuruluşun tüm hizmetlerinin planlı faaliyetlerinin düzenli olarak planlanması ve yürütülmesinin izlenmesi amacıyla bir şirketteki çalışma formatıdır. Personel yönetimi ve çalışanlardan hızlı geri bildirim alınması için etkili bir araçtır. Doğru, bu araç yalnızca yetkin bir liderin yetenekli ellerinde başarılı bir şekilde çalışır.
Çalışanlarla benzer bir iletişim biçimini hayata geçirmeden önce, genellikle toplantıya katılan her katılımcının inceleme ve uygulama için imza karşılığında aldığı ilgili bir emir verilir. Talimatın metni, resmi toplantıların amaçlarını, hedeflerini, zamanlarını ve tarihlerini, ayrıca katılımcıların listesini, düzenlemeleri ve gündemin yapısını gösterir.
Ofis toplantıları düzenlemenin genel amacı, çalışanları, hizmetleri ve departmanları (hem yöneticiler hem de bölüm personeli) yönetim ve karar alma sürecine dahil etmektir.
Ofis toplantıları, şirketin bir bütün olarak gelişim vektörünün üzerinde mutabakata varıldığı, işletmenin taktik ve stratejisinin geliştirildiği ve belirli görevlerin belirlendiği planlama toplantılarını, brifingleri ve beş dakikalık toplantıları içerir. Planlama toplantılarında güncel konular çözüme kavuşturulur, hatırlatmalar sıralanır ve genel gidişat uzlaştırılır. Operasyonel toplantı, bir ekipteki bir sorunu veya çatışma durumunu çözmek için yapılan hızlı bir toplantıdır. Bir iş toplantısının temel amacı yeni sorunları belirlemek ve çözmektir.
Bir şirketin bu kavramlar konusunda kafası karışmaya başlarsa çalışma saatlerinin verimliliği giderek azalacaktır.
Ofis toplantıları düzenlerken yapılan ana hatalar
Etkisiz bir toplantı, yöneticinin ve/veya organizatörün bu çalışan iletişimi biçimi konusunda olgunlaşmamış olduğunu ortaya çıkarır. Her işte, şirketin genel çizgisini çalışanlara aktarabilecek ve onlardan en yüksek getiriyi sağlayabilecek deneyim ve becerilere ihtiyacınız vardır.
Beceriksiz bir toplantının ana sinyali, sonuçlardan karşılıklı memnuniyetsizliktir: Yönetici, kendileri için en uygun koşulları elde etmek isteyen astlarından yanıt bekler. Ancak toplantıda kimse kimseyle hiçbir konuda anlaşamıyor.
Aynı zamanda, ofis hastalığı da gelişiyor - iş toplantılarına ilgilenen katılımın ikiyüzlü bir imajı, aslında boş gevezelik, ofis dedikodularının tartışılması. İşe alınan çalışanlar için bu tür etkinlikler eğlenceli niteliktedir; çalışmamak, günlük rutin görevleri yerine getirmemek için başka bir fırsat sağlar.
Çoğu zaman, bu tür kurallı gevezeliklerden sonra, yönetici çalışanlardan sonuç talep etmeye başlar, bir çıkar çatışması meydana gelir ve bunu çalışanların, bazen de tüm departmanların işten çıkarılması izler.
Ofis toplantıları düzenlerken en sık yapılan hatalardan biri, üst düzey yöneticinin beyin fırtınası yapmak yerine abartılı talepler ortaya koyması ve bunları yerine getiremeyen ekibin de teklifin neden yerine getirilemeyeceğinin nedenlerini öne sürmesi sonucu yöneticinin kararının yapılandırılmamış bir şekilde sunulmasıdır. yerine getirilmesi.
Bunun nedeni çoğu zaman yöneticinin kendisinin ne istediğini bilmemesi ve istenen sonuçları elde etmenin yollarını aramamasıdır.
Etkili Toplantıların Sırları
Toplantının en yüksek verimlilikle gerçekleştirilmesi ve önemli sonuçlar getirmesi için, bu kolektif çalışma biçimini başlatan kişinin bazı sırları bilmesi gerekir.
Toplantının amacını belirlemek. Her iş doğru hedef belirlemeyle başlar. Çalışanları bir iş toplantısı için bir araya getirmeden önce organizatörün bir dizi soruyu yanıtlaması gerekir:
Toplantının yapılmasının fizibilitesi;
Doğru düzenlemeler ve kesin konu;
Etkinliğin etkililiğini değerlendirebilecek belirteçler.
Lider, açık ve spesifik bir görev belirleyebilen bir strateji uzmanıdır. Astlar, atanan görevleri uygulamak için hangi araçların kullanılması gerektiğini bilen uzmanlardır.
Toplantının düzenlenmesinden sorumlu kişilerin atanması. Herhangi bir iş toplantısı türün standart yasalarına göre yapılır - ilk önce dikkatli bir hazırlık yapılır, çalışanları davet etmekten, beklenti ve önerileri toplamaktan, her gündem maddesini, icracıları ve sekreterleri yönetmekten, toplantı aşamalarını kaydetmekten sorumlu kişilerin atanması yapılır. toplantı tutanaklarını ve raporları doldurarak.
Katılımcıların optimum seçimi. Toplantının başarısı büyük ölçüde toplantıya katılacak kişilere bağlıdır. Olayı farklı yöne çevirebilecek bu tür etkinliklere, beceriksiz çalışanların dahil edilmesi kabul edilemez. Bir ofis toplantısında gündeme getirilen konuları tartışmaya hazır uzmanların seçimi, yetkili bir organizatör-stratejiste emanet edilmelidir.
Düzenlemelerin oluşturulması. Çözülen sorunlara ve şirketin büyüklüğüne bağlı olarak bir iş toplantısı genellikle standart süreye (otuz dakikadan iki saate kadar) denk gelir. Planlama toplantısı beş ila on dakika içinde bitmeli ve operasyonel toplantı kırk dakika ila bir saat içinde bitmelidir.
Toplantı planı hazırlamak. Bir iş toplantısının açılışından önce her katılımcıya sorularını ve/veya raporlarını hazırlayabileceği ayrıntılı bir gündem planı ve raporlama materyalleri verilir.
Örnek gündem yapısı. Bu belge şirketteki operasyonel, taktiksel ve/veya stratejik yönetime ilişkin ana noktaları içerebilir. Gündemin yapısı genellikle işletmenin planları tarafından belirlenen belirli bir görev listesi ve bunları çözme yollarını içerir. Ayrıca gündemde yakın gelecekte tamamlanması tavsiye edilen ek görevler olabilir.
Bir toplantı düzenliyorum. Bir iş toplantısının olabildiğince verimli yürütülebilmesi ve uzun süren bir kaosa dönüşmemesi için tam zamanında başlaması, sorudan soruya hızlı, tereddüt etmeden geçmesi gerekiyor. Tartışılan her konunun ardından, kesin saat ve tarihin ve uygulamadan sorumlu çalışanların belirtildiği bir ara özetin toplanması gerekmektedir. Aynı zamanda tartışmaları minimuma indirmek, çözüm geliştirirken sadece açıklamalara izin vermek gerekiyor.
Verimlilik ölçümleri. Yapılan her toplantının amaç ve hedeflere uygunluğu analiz edilmelidir. Bir toplantının etkinliği, istenen sonucun, bu sonuca ulaşmak için gereken maliyetlerle orantılılığıyla ölçülür.
Kontrol ve analiz. Bir iş toplantısının etkinliği sağlandıktan sonra sonucun izlenmesi ve kapsamlı bir analiz yapılması gerekir. Tüm verileri ölçebilme, analiz edebilme ve kontrol edebilme yeteneği, bir şirketi pazar lideri yapabilecek bilge bir liderin niteliğidir.
Akıllı bir lidere notlar
Bir iş toplantısının, çalışanların akıllı karar seçenekleri oluşturabildikleri günün başında yapılması en iyisidir.
Kurumsal etik kuralları, toplantıların algoritmasını, programını ve sıklığını, düzenlemelerini, amaçlarını ve hedeflerini belirtmelidir. Hafta için mini görevler belirlemeniz ve geçmiş raporlama döneminin sonuçlarını özetlemeniz gerektiğinde böyle bir toplantıyı Pazartesi günleri yapmak en iyisidir.
Her çalışan düzenli iş toplantılarının saatini, yerini ve tarihini bilmeli ve bunlara hazırlıklı olmalıdır. Bu nokta, her çalışanın sorumluluk ve katılım derecesini gösteren iş tanımına en iyi şekilde yansıtılır. Bu, ihlali takımın ciddi hastalıklarına yol açan resmi ilişkilerin etiğidir.
Toplantılar sırasında, sabotaj ve iç çıkar çatışmalarına yol açmadan, zamanında teşhis edilmesi ve ustaca ortadan kaldırılması gereken çalışanlardan gelen direnç sıklıkla ortaya çıkar. Otoriter yönetim tarzına sahip şirketlerde toplantılarda korku veya belirsizlik nedeniyle bu tür bir direniş oluşmuyorsa bunun yapay olarak kışkırtılması gerekir. Aksi takdirde verilen görevlerin yerine getirilmesi ve çözülmesi sürecinde çalışanların şirkete olan sadakatsizliği nedeniyle ciddi sorunlar ortaya çıkabilmektedir.
Bu uygulamanın önüne geçebilmek için hedef seçimi ve astlara görev atama aşamasında yaşanan sorunların en aza indirilmesi gerekmektedir. Bunu yapmak için, "tüm kız kardeşlere küpeler" dağıtmak, yani personeli önemli görevlerle meşgul etmek gerekir: bazılarına projenin geliştirilmesi ve uygulanmasının zor aşamalarını emanet edin, yürütme üzerindeki kontrolü diğerlerine devredin, geçici olarak bölüm müdürü olarak görevlendirerek veya özellikle gayretli çalışanların motivasyonunu kırarak ekipteki yetkilerini artırarak başkalarını "başarılar" gerçekleştirmeye motive edin.
Çalışanların kendilerine verilen görevleri tamamlama sorumluluğu, rahat bir şekilde kontrol edilebilecek şekilde dağıtılmalıdır. Her toplantıda özellikle seçkin çalışanları özetlemek, tanımak ve tüm ekibin önünde suçlu olan ve işi sabote edenleri cezalandırmak gerekir. Anında şirket içi çatışmaların ortaya çıkma tehlikesi söz konusu olduğundan, çalışanların arkasından hiçbir tartışmaya veya karara izin verilmemelidir.
Her yöneticinin ofis toplantıları, toplantı planlama ve brifingler ile beyin fırtınası, görüş alışverişi ve tartışmalar arasındaki farkları bilmesi faydalıdır. Her iki yönetim biçimi de geri bildirim almayı içerir, ancak farklı şekillerde. İş toplantıları, insanları yönetmek ve taktik ve stratejik görevleri belirlemek için kullanılan bir teknolojidir ve tartışmanın formatı resmi olmayan iletişimdir; bu, yöneticinin deneyimsiz olduğunun ve toplantının gidişatını nasıl yöneteceğini ve doğru şekilde yönlendireceğini bilmediğinin bir göstergesidir. yön.
Ayrıca bir iş toplantısı şu bölümlere ayrılır:
Lider kesin talimatlar verdiğinde ve astlarından geri bildirim aldığında öğreticidir;
Mevcut görevlerin çözüldüğü operasyonel;
Takımın bazı sorunları çözüldüğünde ve mevcut kriz durumundan çıkmak için adım adım bir plan geliştirildiğinde sorunludur.
Pek çok modern şirket, iş formatlarını karıştırmaktan, ekibi kafa karışıklığının, çatışmaların ve tamamen çalışmayan konuların tartışmalarının uçurumuna sürüklemekten suçludur. Format yapılanması katı kurumsal standartlara tabi olan kültürün bir parçasıdır.
İş toplantılarının etkililiğinin değerlendirilmesi
Bir iş toplantısının yetkin ve son derece etkili bir şekilde yürütüldüğü nasıl anlaşılır? Aşağıdaki soruların yanıtlanması gerekmektedir:
Etkinlik için belirlenen hedeflere ulaşıldı mı?
Gündemin tamamı ele alındı mı? Bütün konular tartışıldı mı?
Belirlenen kurallara uydunuz mu?
Tüm kararlar uygulayıcılara iletiliyor mu?
Uygulayıcılar görevlerini ve son teslim tarihlerini doğru anladılar mı?
Bu soruları yanıtlarken niceliksel bir bileşen ortaya çıkacaktır - sorunun çözümüne kaç kişi katılıyor, görevleri tamamlamak için kaç çalışma saatine ihtiyaç var, bunun için ne kadar paraya ihtiyaç var vb. Niceliksel bir işaretleyici, zaman içindeki performansı analiz etmek ve geçmiş dönemlerle karşılaştırmak için iyi bir araçtır.
Kural olarak, tüm hedeflere doğru zamanda ulaşıldığında etkin bir şekilde yürütülen toplantılar somut sonuçlar üretir.
Liderin şef, sekreterin birinci keman ve tüm ekibin orkestranın tamamı olduğu son derece etkili bir toplantı yönetmek gerçek bir sanattır. Bir iş toplantısının dikkatli bir şekilde hazırlanması ve yetkin bir şekilde yürütülmesi, bu canlı organizmanın hangi puanı alacağını belirler - coşkulu duyguları uyandırabilen ve gelecekteki zaferlere ilham veren klasik müzik veya etrafındaki her şeyi öldüren bir ses kakofonisi.
Size akıllı yönetim hamleleri diliyorum beyler!
Zhanna Pyatirikova özellikle iş portalı için
BZZN.ru
Planlama toplantısını mümkün olduğunca verimli bir şekilde organize edin ve yürütün.
Tartışma için belirtilen soruna bir çözüm bulun veya durumun yapıcı bir yönde gelişmesi için yön belirleyin.
Katılımcıların esnemeye zamanları kalmasın ve zamanlarını boşa harcamış gibi hissetmemeleri için bir planlama toplantısı düzenlemek ilginçtir.
Eylem planı
1. Bir planlama toplantısı düzenlemek için önerilen yöntemi öğrenin.
2. Kendinizi hazırlayın, gerekli malzemeleri hazırlayın ve katılımcıları davet edin.
3. Bir planlama toplantısı düzenleyin.
4. Planlama toplantısının sonuçlarını özetleyin ve tüm katılımcılara bunları tanıtın.
Bir planlama toplantısı nasıl organize edilir
Birinci Bir planlama toplantısı yürütmek için gerekli olan, planlama toplantısının sorusu veya konusudur. Hangi iş problemini çözmek istiyorsunuz? Planlama toplantısının sonucu kuruluşun çalışması için ne gibi olumlu etkiler yaratacaktır? Planlama toplantısı katılımcılarınızı bu konu hakkında önceden bilgilendirin. Bu şekilde planlama toplantısı sırasında zamandan tasarruf edersiniz ve tartışma katılımcıları halihazırda konunuzla ilgili ilginç fikirlerle gelebilir.
Saniye– bunlar planlama toplantısına katılacak kişilerdir. Sorulan sorunun cevabını bulmak için hangi profil uzmanlarına ve hangi seviyedeki yöneticilere veya hangi departman çalışanlarına ihtiyacınız var?
Üçüncü– planlama toplantısının yeri. Buranın ayrı bir oda, hatta özel bir toplantı odası olması önemlidir. Herkese yetecek kadar alanın olacağı yerde, dışarıdan gelenler (planlama toplantısına katılmayan çalışanlar) sizi rahatsız edemeyecek ve telefonlar çalmayacaktır.
Dördüncü– planlama toplantısının zamanı. Tüm katılımcılara uygun veya kalıcı olması arzu edilir. Örneğin günlük planlama toplantıları her gün tam 8.30'da yapılıyor. Her durumda, planlama toplantısının zamanını seçerken en önemli katılımcılarına odaklanmanız gerekecektir. Ve birkaç saat veya daha doğrusu günlerce önceden reçete edin.
Beşinci– planlama toplantısına ilişkin düzenlemeler. Planlama toplantısına sadece zamanında başlamak değil, aynı zamanda zamanında bitirmek de önemlidir. Konuların tartışılacağı sırayı ve her katılımcıya ayrılacak zamanı önceden belirleyin. Sınırlayın; bu, raporların mümkün olduğunca kısa ve bilgilendirici olmasını sağlayacaktır. Örneğin bir konuşmanın süresi 10 dakikayı geçmez.
Altıncı- doğaçlama malzemeler. Tüm katılımcılar için gereken minimum kalem ve kağıttır. Bunu önceden kendiniz halledin, böylece neyle ve hangi formatta yazacağınızı arayarak tartışma zamanınızı boşa harcamanıza gerek kalmaz. Ayrıca şunlara da ihtiyacınız olabilir: yazı tahtası, projektör, ekran, dizüstü bilgisayar, yazıcı. Tüm ekipmanlar önceden hazırlanmalı ve test edilmelidir.
Yedinci– Sorununuzla ilgili tartışmanın sürecini ve sonuçlarını kaydedecek olan planlama toplantısının lideri veya sekreteri.
Toplantı planlama formatları
1. Özetleme, bilgilendirme planlama toplantısı.
Bu tür planlama toplantıları, kuruluşunuzun tüm departmanlarının başkanları için hafta başında haftalık olarak yapılabilir.
Bu tür planlama toplantılarına neden ihtiyaç duyuluyor?
2. Planlama toplantısı - mevcut görevlerin dağıtımı.
Genellikle her iş gününün başında yapılır. Format açıktır - yönetici astlarına günlük görevler verir. Ayrıca zamanı uzatmaya gerek yok - herkes görevi aldı ve tamamlamaya gitti.
3. Ortaya çıkan konunun tartışılacağı toplantının planlanması.
Sizin için formüle edilen sorunuzu önceden formüle edersiniz hayatın kendisi ve pazarınızdaki mevcut durum. Planlama toplantısının amacını dile getirin ve bu bilgiyi katılımcılara gönderin. Bu konuda (gerekiyorsa) hazırlık yapmalarını isteyin. Planlama toplantısının kurallarını ve sekreterini önceden belirleyin. Planlama toplantısının sonuçları tüm katılımcılara gönderilir. Böyle bir planlama toplantısının süresi iki saatten fazla değildir. Ancak daha fazla zamanın gerekli olduğu durumlar vardır. Bu durumda çay ve sadece dinlenmek için 15-20 dakikalık organize molalar planlayın. (Çay ve tatlıları da önceden hazırlayın!)
4. Yaratıcı planlama toplantısı.
Koçlukta çalışma talepleri
1) Büyüme için yaratıcılık kaynağının geliştirilmesi (kişisel gelişim, mesleki büyüme, iş geliştirme)
2) İç çatışmaları çözmek, yaratıcılık kaynağını kullanarak krizleri aşmak
Planlama toplantısını mümkün olduğunca verimli bir şekilde organize edin ve yürütün.
Tartışma için belirtilen soruna bir çözüm bulun veya durumun yapıcı bir yönde gelişmesi için yön belirleyin.
Katılımcıların esnemeye zamanları kalmasın ve zamanlarını boşa harcamış gibi hissetmemeleri için bir planlama toplantısı düzenlemek ilginçtir.
Eylem planı
1. Bir planlama toplantısı düzenlemek için önerilen yöntemi öğrenin.
2. Kendinizi hazırlayın, gerekli malzemeleri hazırlayın ve katılımcıları davet edin.
3. Bir planlama toplantısı düzenleyin.
4. Planlama toplantısının sonuçlarını özetleyin ve tüm katılımcılara bunları tanıtın.
Bir planlama toplantısı nasıl organize edilir
Birinci Bir planlama toplantısı yürütmek için gerekli olan, planlama toplantısının sorusu veya konusudur. Hangi iş problemini çözmek istiyorsunuz? Planlama toplantısının sonucu kuruluşun çalışması için ne gibi olumlu etkiler yaratacaktır? Planlama toplantısı katılımcılarınızı bu konu hakkında önceden bilgilendirin. Bu şekilde planlama toplantısı sırasında zamandan tasarruf edersiniz ve tartışma katılımcıları halihazırda konunuzla ilgili ilginç fikirlerle gelebilir.
Saniye– bunlar planlama toplantısına katılacak kişilerdir. Sorulan sorunun cevabını bulmak için hangi profil uzmanlarına ve hangi seviyedeki yöneticilere veya hangi departman çalışanlarına ihtiyacınız var?
Üçüncü– planlama toplantısının yeri. Buranın ayrı bir oda, hatta özel bir toplantı odası olması önemlidir. Herkese yetecek kadar alanın olacağı yerde, dışarıdan gelenler (planlama toplantısına katılmayan çalışanlar) sizi rahatsız edemeyecek ve telefonlar çalmayacaktır.
Dördüncü– planlama toplantısının zamanı. Tüm katılımcılara uygun veya kalıcı olması arzu edilir. Örneğin günlük planlama toplantıları her gün tam 8.30'da yapılıyor. Her durumda, planlama toplantısının zamanını seçerken en önemli katılımcılarına odaklanmanız gerekecektir. Ve birkaç saat veya daha doğrusu günlerce önceden reçete edin.
Beşinci– planlama toplantısına ilişkin düzenlemeler. Planlama toplantısına sadece zamanında başlamak değil, aynı zamanda zamanında bitirmek de önemlidir. Konuların tartışılacağı sırayı ve her katılımcıya ayrılacak zamanı önceden belirleyin. Sınırlayın; bu, raporların mümkün olduğunca kısa ve bilgilendirici olmasını sağlayacaktır. Örneğin bir konuşmanın süresi 10 dakikayı geçmez.
Altıncı- doğaçlama malzemeler. Tüm katılımcılar için gereken minimum kalem ve kağıttır. Bunu önceden kendiniz halledin, böylece neyle ve hangi formatta yazacağınızı arayarak tartışma zamanınızı boşa harcamanıza gerek kalmaz. Ayrıca şunlara da ihtiyacınız olabilir: yazı tahtası, projektör, ekran, dizüstü bilgisayar, yazıcı. Tüm ekipmanlar önceden hazırlanmalı ve test edilmelidir.
Yedinci– Sorununuzla ilgili tartışmanın sürecini ve sonuçlarını kaydedecek olan planlama toplantısının lideri veya sekreteri.
Toplantı planlama formatları
1. Özetleme, bilgilendirme planlama toplantısı.
Bu tür planlama toplantıları, kuruluşunuzun tüm departmanlarının başkanları için hafta başında haftalık olarak yapılabilir.
Bu tür planlama toplantılarına neden ihtiyaç duyuluyor?
2. Planlama toplantısı - mevcut görevlerin dağıtımı.
Genellikle her iş gününün başında yapılır. Format açıktır - yönetici astlarına günlük görevler verir. Ayrıca zamanı uzatmaya gerek yok - herkes görevi aldı ve tamamlamaya gitti.
3. Ortaya çıkan konunun tartışılacağı toplantının planlanması.
Sizin için formüle edilen sorunuzu önceden formüle edersiniz hayatın kendisi ve pazarınızdaki mevcut durum. Planlama toplantısının amacını dile getirin ve bu bilgiyi katılımcılara gönderin. Bu konuda (gerekiyorsa) hazırlık yapmalarını isteyin. Planlama toplantısının kurallarını ve sekreterini önceden belirleyin. Planlama toplantısının sonuçları tüm katılımcılara gönderilir. Böyle bir planlama toplantısının süresi iki saatten fazla değildir. Ancak daha fazla zamanın gerekli olduğu durumlar vardır. Bu durumda çay ve sadece dinlenmek için 15-20 dakikalık organize molalar planlayın. (Çay ve tatlıları da önceden hazırlayın!)
4. Yaratıcı planlama toplantısı.
Koçlukta çalışma talepleri
1) Büyüme için yaratıcılık kaynağının geliştirilmesi (kişisel gelişim, mesleki büyüme, iş geliştirme)
2) İç çatışmaları çözmek, yaratıcılık kaynağını kullanarak krizleri aşmak
Planlama toplantısı iş sürecinin önemli bir parçasıdır. Bununla birlikte, ya bir çalışan için bir teşvik, bir kale ve bir sıçrama tahtası haline gelebilir ya da tüm çalışma arzusunu tamamen caydırabilir. Astları “ateşlemek” için toplantılar nasıl yapılır? Çalışanlar toplantılarda zamanlarının verimli geçmesini sağlamak için nasıl davranabilirler?
Planlamacılar ne içindir?
Yaklaşık bir yıl inşaat ve evlerle ilgili bir derginin yazı işleri ofisinde çalıştım. Aynı zamanda sahibi olan yayıncı, toplantı planlamayı çok seviyordu. Her sabah bir buçuk ila iki saat kadar ofisinde toplanıp bir oyuncunun performansını izledik. Bu toplantının belirtilen amacı, reklamverenlerle ilişkinin şu anda hangi aşamada olduğunu bize anlatmaktır. Gizli - bu masada hangi kaybedenlerin toplandığını açıklayın. Ben (editör) ve tasarımcının da orada bulunması gerekiyordu. Yalnızca muhasebeci "muafiyet" aldı: hiç gelmeyen paranın alınması için hesabı sürekli izlemek zorunda kaldı. Çünkü çalışmak yerine planlama toplantısına oturduk.
İşverenimizin bizim hakkımızda ne düşündüğünü duymaktan ve telefonda nasıl satış yapabileceğini görmekten memnuniyet duyardık ama iş durdu. Gerçek şu ki, yöneticiler reklam satarsa para yazı işleri ofisinde görünecektir. Potansiyel bir reklamverenle randevu almak için ona ulaşmanız gerekir. Ve birini yerinde yakalamak için en gerçekçi zaman 9'dan 10'a kadardı ve sonrasında insanlar planlama toplantılarına, prodüksiyonlara ve toplantılara dağıldılar. Genel olarak tam da yönetmenin ofisinde oturduğumuz sırada aramak gerekiyordu.
Bu kısır döngüyü kırmak mümkün değildi. Hayır, yöneticilerin telefona gitmesi gerektiğini, editör ve tasarımcının ise dergi sayfalarına dönmek istediğini söyledik. Toplantının başka bir zamana ertelenmesini defalarca istedik. Ancak şirkete faydalarını unutarak buluşmak için toplanırsanız, güzel günler yakın zamanda gelmeyecektir.
1. Bir plan yapın:
Toplantının asıl amacı nedir: yenilikleri konuşmak, görüşleri dinlemek, sorun çözmek, rapor toplamak vb.
İlk önce hangi konuların tartışılması gerekiyor?
zaman kalmamışsa işte nelerin atlanıp çözülebileceği vb.
2. Hedefinizi tanımlayın
Talebinizi sonuç formatında formüle edin. “Sorunu tartışmak” değil, “soruna bir çözüm geliştirmek”.
3. Anlaşmaları düzeltin ve son teslim tarihlerini belirleyerek sorumlulukları atayın
Çözüm önerisi ortaya çıkarsa, toplantının sonucunda atılacak adımların neler olacağı, sorumluluğu kimin üstleneceği ve ne zaman diliminde anlaşmaya varılacak.
4. “Uygun” bir zaman belirleyin
Çalışanların rapor uzatmasını önlemek, daha odaklı olmak ve daha hızlı düşünmek için öğle tatilinden veya mesai bitiminden bir saat önce toplantı planlayın. Çok uzun sürerse öğle yemeğini atlayacaklar veya eve daha sonra gidecekler. Ve elbette bunu kimse istemez.
5. İnsanlara daha yakın olun
Astlarınızın açıklık kazanmasını ve bu konu hakkında gerçekten ne düşündüklerini dinlemek istiyorsanız, onların arasına oturun. Masanın başında olduğunuzda patron sizsiniz ve fikriniz önce gelir. Bir çalışanın yanına oturduğunuzda, birlikte tartışmaya ve çözüm bulmaya hazır bir meslektaş olursunuz.
Eşyaların bireysel depolanması (Kendi kendine depolama) için bir depo ağı olan Skladovka LLC'nin Genel Müdürü, skladovka.ru
Toplantı her zaman tartışmak istediğiniz konular doğrultusunda lider tarafından hazırlanmalıdır. Başlamadan önce, yanıt almak veya bir tartışma düzenlemek istediğiniz gündemi göndermek daha iyidir. Toplantı, alınan kararların, infaz süresinin ve sorumluların kaydedildiği bir protokolle sona ermelidir.
Her toplantı süreklilik ilkesine göre düzenlenerek kişilerin proje geliştirme mantığını anlamaları ve kararların uygulanması sürecinde ortaya çıkan sorunlar hakkında geri bildirimde bulunma ve rapor verme fırsatı elde edilir.
Yöneticinin ofisi yerine sahadaki toplantılar çok faydalıdır. Sitede gerçekte neler olup bittiğini, amaçlanan hedeflere ulaşmak için ne yapılması gerektiğini anında görebilirsiniz.
Organizasyon başkanı ile departman temsilcileri arasındaki çalışma toplantıları, sonuçta her departmanın ve bir bütün olarak işletmenin amaçlanan hedefe doğru ilerleyip ilerlemediğini veya ondan sapıp sapmadığını izlemeyi mümkün kılar.
"CentrAgro" şirketinin Geliştirme Direktörü
Şirketimizde toplantılar sınıflandırılmıştır: konseyler, komiteler, toplantılar ve bunların da net bir zaman çizelgesi ve gündemi vardır. Yalnızca durumsal mücbir sebep toplantılarının önceden belirlenmiş bir gündemi yoktur. Geri kalanı için belgeler önceden hazırlanır ve ilgililere posta yoluyla gönderilir.
Toplantı kuralları şunlardır:
birbirinizin sözünü kesmeyin;
dışarı çıkma;
telefonları kapatın;
zamanında ol.
Toplantıların etkinliği, belgelerin hazırlanması ve ön dağıtımı, çalışanların çalışma saatlerini planlamak için net bir toplantı programı ile artırılır.
Planlayıcılar uzaktan
Her yıl giderek daha fazla şirket ofislerini bırakıp . Tüm çalışanlar sadece farklı şehirlerde değil, dünyanın farklı yerlerinde yaşarken planlama toplantıları nasıl yürütülür?
Natalya Odegova
Çevrimiçi eğitim merkezi 1day1step.ru'nun kurucusu
Büyük bir şirkette çalışıyordum. Artık tüm çalışanlarım farklı şehirlerden, hatta ülkelerden ve internet üzerinden çok fazla iletişim kuruyoruz. Önceki deneyimler en iyiyi almamıza ve açıkça etkisiz olanı değiştirmemize olanak sağladı.
İnsanlar daha fazla zamana sahip olmak için çevrimiçi çalışıyorlar, dolayısıyla tüm planlama toplantıları çok daha kısa ve çok daha etkili oluyor. Sorunun çözümüne etki edemeyecek kişileri bir araya getirmiyor ve bu nedenle zamanlarını boşa harcamıyoruz. Planlama toplantısı kısa ve özdür. Genellikle bu, belirli bir konuyu tartışmak için 5-10 dakikalık bir Skype görüşmesidir.
Düzenli olarak izlediğimiz ancak bunlar hakkında hiç iletişim kuramadığımız göstergeler var, ancak genel sohbette yeni verileri paylaşıyoruz ve kararlar alıyoruz, iyileştirme için yeni adımları tartışıyoruz.
Son teslim tarihlerine gelince: Genel olarak çok fazla özgürlüğe sahip olduğumuz için, “geliştirme” projelerinde asla en kısa teslim tarihlerini sıkıştırmıyorum, bunun yerine şunu soruyorum: “Hangi son teslim tarihine inanıyorsunuz? Ne kadar süreyle cevap verebilirsin?” Bu yaklaşım, çalışanın bilinçli olarak sorumluluk almasına ve görev üzerinde büyük bir istek ve keyifle çalışmasına olanak tanır.
Ve ara kontrol noktaları, sürece baktığımda ve işlerin doğru yönde ilerleyip ilerlemediğini gördüğümde çok yardımcı oluyor.
Telefonunuzu, tabletinizi ve diğer cihazlarınızı ofisinizde bırakın. En sevdiğiniz oyuncağınızı yönetimle toplantıya götürmemelisiniz.
Okulda olduğu gibi toplantılarda da aynı ilkelerin geçerli olduğunu unutmayın. Dikkatle dinleyen, başını sallayan ve açıklayıcı sorular soranların durumu iyi. İşyerinde neden mükemmel olmamız gerekiyor? Bu doğru - böylece bonusu dağıtırken bizi hatırlasınlar.
Bir başka okul kuralı da “göz göze”dir. Övüldüğünde yöneticiye açık bir bakış gönderin. Küfürler yağmaya başlar, masadaki en ilginç çizgiyi aramaya başlayın veya kaleminize dikkat edin.
Her şeyi yazın Tüm . O zaman neyin yararlı olduğunu ve neyin atılabileceğini anlayacaksınız. Öncelikle patronlar not almayı seviyorlar. İkincisi, kaçmanız gerekiyorsa kayıtlar alternatif bir hava alanıdır. Bu arada düşüncelerinizi liderin incileri arasına kaydedebilirsiniz.
Planlama toplantısı formatında öngörülmüşse fikrinizi aktif olarak ifade edin. Bir sıradanlığı paylaşıyor olsanız bile, sessiz meslektaşlarınızın ayakkabılarına bakarken arka planda daha saygın görüneceksiniz. Şimdi asıl önemli olan burada en aktif katılımcının kim olduğunu göstermektir.
Uykudan, esnemekten ve boş boş bakmaktan bahsetmiyoruz bile. Bunun uygunsuz olduğunu kendiniz anlıyorsunuz.
Can sıkıntısına tamamen yenildiyseniz, kafanızda çalışmayı deneyin. Yapılacaklar listesi yapın, projenizi küresel olarak düşünün. Ya da sadece hayal edin.
Astları harekete geçirmek için toplantıları etkili bir şekilde yürütüyor musunuz? Çalışanlar zamanlarını verimli geçirmek için toplantılarda nasıl davranmalı?"/>
Planlamacılar, brifingler ve toplantılar neredeyse her çalışanın çalışma gününün ayrılmaz bir parçasıdır. Er ya da geç yönetici, günlük planlama toplantısını bağımsız olarak yürütme ihtiyacıyla karşı karşıya kalır. Ancak çoğu zaman olduğu gibi, kimse bunu gerçekten öğretmiyor. Bu nedenle sıklıkla şu soru ortaya çıkıyor: Bir planlama toplantısı nasıl yapılır?
Planlama toplantısının hedefleri
Yapmanız gereken ilk şey bir planlama toplantısı yaparak ulaşmak istediğiniz hedefleri belirlemektir. Kural olarak bu tür toplantıların temel amacı, daha yüksek ve daha tutarlı çalışmalara imza atılması sonucunda tüm çalışanlar arasında tek bir bilgi alanı oluşturmaktır. Planlama toplantıları aşağıdaki sorunların çözülmesine yardımcı olur:
- Ekip için amaç ve hedeflerin belirlenmesi;
- Tüm ekibe genel bilgi sağlamak;
- Genel sorunları çözme;
- Personelin motivasyonu ve katılımı;
- En iyi uygulamaların aktarımı yoluyla çalışanların eğitimi;
Katılıyorum, bu tür hedeflere ulaşmak her yöneticinin büyük ilgisini çekiyor. İş dünyasında toplantı planlama uygulamasının bu kadar yaygın olmasının nedeni budur. Ancak toplantılardan etkililik elde etmek o kadar kolay değildir; açıkça tanımlanmış bir eylem planına bağlı kalmak ve her planlama toplantısına hazırlanmak önemlidir.
Toplantı planı planlama
Dolayısıyla toplantının önemli ve faydalı bir şey olduğunu belirledik, ancak bu aracı astlara yönelik başka bir işe yaramaz işkenceye dönüştürmemek için yöneticinin planlama toplantısının hazırlanmasına tüm ciddiyetle yaklaşması gerekir. Daha önce toplantının hedeflerinden bahsetmiştik; amaca bağlı olarak yöneticinin görevi toplantıyı düzenlemek için bir plan hazırlamaktır. Doğal olarak satıcılar ve ÜST düzey yöneticiler için yapılan toplantı birbirinden kökten farklı olacaktır. Her ne kadar yapının kendisi yaklaşık olarak aynı olsa da.
Herhangi bir toplantıyı yürütmenin çok önemli bir noktası, astlara mümkün olduğunca çabuk konuşma fırsatı vermektir. İlk dakikalardan itibaren mümkün olduğunca çok sayıda planlama toplantısı katılımcısının dahil edilmesi tavsiye edilir. Bu, ekibin kurulmasına yardımcı olacaktır.
Toplantı başarısını planlamanın sırları
En önemli şey! Bir toplantıyı ilginç kılmak için ona hazırlanmalısınız. Bir toplantının başarısı birkaç önemli faktöre bağlıdır:
- Bilgi bileşeni. Toplantıda sunulan bilgiler yararlı ve ilginç olmalıdır. Bilgi sıkıcı ve monotonsa bilgiyi sunmanın ilginç bir yolunu yaratın. Sıkıcı ve yararsız bilgileri kaldırın;
- Duygusal bileşen. En ilginç konu bile yanlış sunumla mahvolabilir. Üniversite hocalarınızı hatırlayın; bazı derslerde tüm dinleyiciler uykudayken bazılarında tüm biletler tükenmiştir.
- Toplantıyı yöneten lider. Sunum yapan kişi ne kadar otoriter olursa, izleyici onu o kadar iyi algılar. Otoriteniz yüksek değilse 1. ve 2. noktalar üzerinde dikkatli çalışın.
Planlama toplantısı düzenleme kuralları
Geç çalışanlar
Birisi her zaman bir toplantıya geç kalmaya çalışır. Bu tür çalışanlar son derece yıkıcıdır ve umutsuzca mücadele edilmelidir. Geç kalanlarla ne yapacağımız konusunda tüm ekip üyelerimizle önceden anlaşmanızı rica ediyorum. Birkaç örnek var: Geç gelen herkese kahve veya meyve getirir, geç gelen şaka yapar, geç gelen şarkı söyler vb. Önemli olan herkesin kuralları bilmesi ve herkesin bunlara uymasıdır. Kural ekip tarafından düşünülür ve kabul edilirse gecikmeyi minimuma indirirsiniz.
Aynı toplantı zamanı
Net bir toplantı programını sürdürmek çok önemlidir. Planlanmamış toplantılardan daha kötü bir şey yoktur; astların planlarını bozar ve onların düzgün hazırlanmalarına izin vermez. Bu tür toplantılara yönelik tutum başlangıçta olumsuzdur ve bu da çalışmaya elverişli değildir.
Herhangi bir toplantının önceden bildirilmesi gerekir; gerekmedikçe toplantıların tarih ve saatlerini değiştirmemek en iyisidir.
Toplantıları geciktirmeyin
Zamanlamaya uymak çok önemli; eğer toplantının 30 dakikadan fazla sürmemesi gerektiğine karar verdiyseniz sözünüzü tutun. Toplantı ne kadar uzun olursa, o kadar az etkili olur. Karmaşık sorunları çözmeniz gerekiyorsa ve ayrıntıları çözmek uzun zaman alıyorsa, yetkin çalışanlardan oluşan çalışma grupları oluşturun. Çoğunlukla toplantının büyük bir kısmı organizasyonla ilgili konuların çözümüne harcanır ve dinleyicilerin çoğu diyaloğu tamamen bırakır.
Yalnızca sunum yapan kişi konuşur
Çalışanların patronlarından korktukları ve bunun sonucunda toplantının bir diktatörün monologuna dönüştüğü bir durumu sıklıkla gözlemliyorum. Kural olarak, tüm bunlar ölümcül bir sessizlik içinde gerçekleşir ve havada gerginlik hissedilir. Toplantılarda yönlendirici bir yönetim tarzı uygun değildir; bu olayın özüne aykırıdır. İdeal olarak tüm katılımcıların planlama toplantısında konuşması gerekir.
Özel konuların tartışılması
Bazen planlama toplantısı katılımcılarından biri bu olayı kendi özel sorununu çözmek için kullanmaya çalışabilir. Bir çalışan için bir soruyu kamuoyuna sormak genellikle faydalıdır. Bu yaklaşım toplantıyı bir komediye dönüştürebilir. Bu nedenle bu tür manipülasyonlara derhal son verilmesi ve özel sorunların çözümü için bir zaman belirlenmesi gerekmektedir.
Toplantının işe etkisi
Toplantıda kararlaştırdığınız her şey sizin tarafınızdan gerçekleştirilmelidir. Eğer kontrol yoksa çalışanlar hızlı bir şekilde adapte olacak ve emirlerinize uymayı bırakacaktır.
Bir toplantının etkinliği nasıl kontrol edilir
Bir toplantının etkililiğini test etmek oldukça kolaydır. Astlarınıza toplantıda ne olduğunu sorun. Toplantıdan 5 dakika sonra, 3 saat sonra ve ertesi gün. Bu soruların yanıtları planlama toplantısını düzenleyen kişiye geri bildirim sağlar. Çok fazla bilgi varsa çalışanları not almaya zorlayın. Ancak herkes her durumda bilgiyi kaydetmelidir.