Uteuzi wa kazi za kipaumbele kwa meneja kwa kutumia mbinu ya Eisenhower. Dwight David Eisenhower Matrix katika Mipango

Kwa nini ni vigumu kuchagua kati ya kazi za kipaumbele na za pili? Utafiti wa mwanasayansi wa neva Antonio Damasio unaonyesha kuwa kufanya maamuzi kunahusishwa kwa kiasi kikubwa na mihemko. Kwa hivyo haishangazi kwamba wasiwasi na unyogovu mara nyingi hujulikana kama hali ya kukwama na kutoweza kufanya maamuzi. Kutumia zana rahisi kama Eisenhower Matrix husaidia sio tu kuelewa mambo, lakini pia kupunguza mkazo wa kihemko. Baada ya muda, kwa kusimamia kanuni za dhana hii, unaweza kwa urahisi na kwa haraka kuamua tofauti kati ya muhimu, ya haraka, isiyo na maana na isiyo na maana.

Matrix ya Eisenhower inaaminika kuwa ina uhusiano mwingi na maneno ya Dwight D. Eisenhower: "Nina shida mbili: la dharura na muhimu. Haraka sio muhimu, lakini muhimu ni ya haraka."

Dwight D. Eisenhower anajulikana zaidi kama Rais wa 34 wa Marekani (kutoka 1953 hadi 1961). Kabla ya kuwa rais, alikuwa jenerali na aliongoza vikosi vya Washirika wakati wa Vita vya Kidunia vya pili. Mnamo 1950, Eisenhower alikua Kamanda Mkuu wa kwanza wa NATO huko Uropa.

Shughuli mahususi za kikazi kila mara zilimlazimisha Eisenhower kufanya maamuzi magumu na kuzingatia kazi mbalimbali kila siku. Ili kuboresha mchakato huo, aliunda njia yake, ambayo ilijulikana sana kama matrix ya Eisenhower. Leo, inaweza kutumika sio tu na majenerali, bali pia na watu wa kawaida, ikiwa ni pamoja na mama wa nyumbani - inasaidia kuweka kipaumbele kazi za sasa na kuweka mambo kwa utaratibu.

Jinsi ya kutumia Eisenhower Matrix

Chombo hiki kinafaa kwa wale ambao wako tayari na wanaoweza kutathmini umuhimu wa kazi zao na kuziainisha kwa uwazi. Njia hiyo inajumuisha kugawa kazi na vitendo katika vikundi vinne:

haraka na muhimu;
muhimu lakini sio haraka;
haraka lakini sio muhimu;
si ya haraka au muhimu.

Lengo kuu la Mbinu ya Eisenhower ni kusaidia kuchuja mambo yasiyo muhimu kutoka kwa maamuzi muhimu na kuzingatia kile ambacho ni muhimu sana.

Ikiwa utafikiria matrix ya Eisenhower kama picha, itaonekana kama hii:

Maana ya quadrants kwenye tumbo

Majukumu yanatolewa kwa roboduara maalum, ambayo nayo huamua ni lini na kwa muda gani unaweza kukamilisha kazi.

Quadrant I - "Fanya hivi sasa" (haraka na muhimu)

Hii inajumuisha kazi za kipaumbele ambazo zinahitaji uangalizi wa haraka. Zina tarehe za mwisho kali na lazima zikamilishwe juu ya yote na kibinafsi.

Quadrant II - "Amua lini utafanya hivyo" (muhimu lakini sio haraka)

Roboduara hii ni sehemu ya kimkakati ya tumbo, bora kwa maendeleo ya muda mrefu. Vipengele vinavyojumuisha ni muhimu lakini havihitaji uangalifu wa haraka. Wakati huo huo, kazi zina tarehe fulani ya mwisho na pia hukamilishwa kibinafsi.

Quadrant III - "Kama mtu kwa mtu" (haraka lakini sio muhimu)

Simu, barua pepe, na kuratibu mikutano na matukio huangukia katika roboduara hii. Aina hizi za kazi kwa kawaida hazihitaji uangalizi wa kibinafsi kwa sababu hazihusishi matokeo yanayoweza kupimika. Quadrant III husaidia kupunguza usumbufu kutoka kwa kazi muhimu. Kwa kukabidhi kazi, unaweza kuzingatia mambo makubwa zaidi.

Quadrant IV - "Fanya hivyo baadaye" (sio muhimu, sio haraka)

Shughuli zinazoangukia kwenye Quadrant IV ni shughuli saidizi ambazo haziongezi thamani yoyote. Kwa ufupi, hii ni kitu ambacho kinaweza kuwekwa kila wakati bila hofu ya matokeo yoyote. Mambo haya huchukua muda na kuingilia kati kazi muhimu zaidi unazoweka katika roboduara mbili za kwanza.

Kuchagua rangi kwa matrix

Ipe kila roboduara ya matrix rangi na uihusishe na kiwango cha kipaumbele.

Kwa mfano:

Nyekundu = haraka.

Njano = muhimu, lakini sio haraka sana.

Kijani = haraka lakini sio muhimu.

Grey = sio haraka, sio muhimu.

Unapotumia tumbo kwa madhumuni ya kitaaluma, utaona kwamba matatizo mengi huanguka katika quadrants I na III. Shughuli za Quadrant II hutoa matokeo muhimu zaidi kwa sababu ni malengo ya biashara ambayo huathiri mafanikio ya muda mrefu ya biashara, lakini mara chache huainishwa kuwa za dharura.

Jambo gumu zaidi kuelewa ni nini kinakuzuia kutoka kwa kozi uliyopanga. Lakini ikiwa unaweza kukabiliana na tatizo hili la msingi la usimamizi wa wakati, utaondoa mawazo kuhusu saa zilizopotea. Jiulize maswali mawili ya kukusaidia kuamua juu ya mikakati yako ya muda mrefu ya kufanya maamuzi:

Ni lini utafanya kazi muhimu lakini sio za haraka?
Je, ni wakati gani unaweza kuchukua wakati wa kushughulikia kazi muhimu kabla hazijawa za dharura kwa ghafla?

Inafaa kukumbuka kuwa wakati mwingine kazi kutoka kwa quadrant moja huanguka kwa mwingine bila kutarajia. Dharura ikitokea, vipaumbele vyako vitabadilika. Kwa mfano, unamiliki biashara ndogo na mteja ambaye hajaridhika anapiga simu na kuomba kuzungumza na meneja kwa sababu ya kuchelewa kuleta. Tatizo hili litaongezeka mara moja juu ya vipengele vingine kwenye tumbo.

Usambazaji wa kazi katika roboduara una baadhi ya vipengele vinavyohitaji kuzingatiwa:

Orodha za mambo ya kufanya hurahisisha maisha. Hakikisha kwamba unapowagawia majukumu, unauliza maswali yanayofaa ili kukusaidia kujua ni nini kinapaswa kufanywa kwanza. Kipengele muhimu ni kipaumbele.
Unaweza kuongeza shughuli nyingi na kazi kwa kila roboduara, lakini ni bora kuweka idadi ya juu kwa si zaidi ya vitu nane. Vinginevyo, utaondoka kwenye lengo kuu - kukamilisha kazi.
Unda matrices tofauti kwa maisha yako ya kitaaluma na ya kibinafsi.
Ni wewe tu unayeweza kubainisha kiwango cha kipaumbele cha vipengee kwenye orodha yako. Anza kila asubuhi na orodha ya mambo ya kufanya kutoka kwenye tumbo, na mwishoni mwa juma utaona matokeo.

Kiolezo cha tumbo la Eisenhower

Ili kurahisisha mchakato wa usambazaji wa kazi, tumia kiolezo kilichoundwa na Evernote:

Eisenhower Matrix inaweza kutafsiriwa katika programu ya usimamizi wa mradi Trello. Tengeneza orodha ya mambo ya kufanya kwa kila moja ya vibao vinne (= roboduara) na utengeneze ubao tofauti wa "Kikasha" ambapo majukumu yote yatakwenda kabla ya kusambazwa kwa quadrants. Hii itakuruhusu kutathmini mzigo wako wa kazi.

Eisenhower Matrix ni zana rahisi kukusaidia kuepuka hali ya kupooza kwa uchanganuzi ambayo hutokea wakati wowote hata hujui pa kuanzia.

Katika mtiririko usio na mwisho wa mambo ya kufanya, unaweza kupotea, kusahau kitu, au kutokuwa na wakati wa kuifanya. Kwa hivyo, kazi ambazo hazijatimizwa hujilimbikiza na kupima siku mpya inayofuata kwa fursa mpya. Na tena shida ile ile: sikuwa na wakati, nilisahau, niliiweka hadi kesho.

Hali hiyo mara nyingi hutokea kwa wale ambao hawajui jinsi ya kupanga, na hii haishangazi, kwa sababu mchakato wa kupanga unahitaji ujuzi fulani wa usimamizi wa wakati na tahadhari maalum.

Kuna mbinu nyingi za kupanga ambazo hukuruhusu kupata faida kubwa ikiwa unatumia rasilimali yako ya wakati kwa usahihi. Hebu tupe mfano wa mbinu yenye ufanisi zaidi na isiyo ngumu, ambayo inaitwa "Eisenhower matrix" au "Mraba wa Eisenhower".

- Hii ndiyo kanuni ya kipaumbele, ambayo inakuwezesha kutatua idadi kubwa ya kazi wakati wa mchana.

Kanuni hii ni mojawapo ya maarufu zaidi katika usimamizi wa wakati. Inatumika duniani kote: kutoka kwa wafanyakazi wa kawaida hadi wasimamizi wa mashirika makubwa ya makampuni maarufu duniani.

Mwanzilishi wa kanuni hii ni Dwight David Eisenhower (Rais wa 34 wa Marekani). Kwa kuzingatia ratiba yake ya shughuli nyingi, aliboresha ratiba yake ya kazi kwa kupanga kazi kulingana na umuhimu wao, ambayo ilisababisha kuunda vifaa vyake mwenyewe, ambavyo vilitofautishwa na unyenyekevu na upekee.

Matrix ya Eisenhower kama Zana ya Kuweka Kipaumbele

Eisenhower aligawanya vitu katika vikundi 4 na akaviingiza kwenye jedwali ambalo alionyesha wazi miraba ambayo ilifanya iwezekane kusambaza kazi zilizopangwa kulingana na uharaka na umuhimu wao (a, b, c, d).

Kila mraba ina madhumuni yake mwenyewe:

"a" - za haraka za umuhimu maalum;
"b" - muhimu ambazo zinaweza kucheleweshwa;
"s" - sio ya umuhimu wa kwanza, lakini ya haraka;
"d" - sio ya haraka na sio muhimu.

Kwa kuweka kipaumbele kwa njia hii, unaweza kujifunza kudhibiti wakati, ambayo itasaidia katika kufikia malengo yako, kuongeza utendaji wako katika kukamilisha kazi zilizopangwa na kuathiri mafanikio katika shughuli fulani.

Ili kuweka kipaumbele kulingana na kanuni ya D. D. Eisenhower, unahitaji kujifunza kwa undani makundi (mraba) katika meza yake.

Mambo muhimu na ya dharura (kitengo a)

Mraba wa kitengo hiki una kazi zilizopangwa ambazo ni muhimu zaidi na za haraka sana. Kwa mujibu wa kanuni ya Eisenhower, mraba huu unapaswa kuwa tupu, bila malipo kwa kuingia mpya kila siku, ambayo kwa mtu mwenye ujuzi wa usimamizi wa wakati hautatoa fursa ya kuchochea uharaka wa mambo na kuruhusu hali mbaya katika kesi ya kutotimizwa.

Mara nyingi hutokea kwamba vitu kutoka kwa mraba "b" vinahamishwa kwa mraba "a" kutokana na uvivu wa kawaida wa binadamu, ambayo ni moja ya sababu za kujazwa kwake. Wakati fulani hii inaweza kutokea kwa mtu yeyote, lakini katika kesi ya kila siku kutupa vitu kutoka mraba hadi mraba, inafaa kufanya mazoezi ya nidhamu.

Ili kuzuia kuonekana kwa kazi ambazo hazijakamilika katika mraba "a", inahitajika kukamilisha kazi katika kategoria zingine kwa wakati unaofaa na ufuate kabisa orodha ya mambo ya kufanya kwa mraba huu. Unaweza pia kutumia njia ya ugawaji (kukabidhi kazi kwa mtu), ambayo itafanya iwezekanavyo kutatua kazi na sio kuacha kazi ambayo haijakamilika.

Orodha ya mambo ya kufanya ya mraba "a":

kuathiri vibaya kufikiwa kwa lengo;
shida ambazo zinaweza kusababisha shida;
kuhusiana na afya.

Mambo muhimu na yasiyo ya dharura (aina b)

Kesi za kuahidi zaidi na za kipaumbele mara nyingi huanguka katika kitengo hiki. Eisenhower anawapa jukumu kubwa, kwani utekelezaji wao ndio ufunguo wa mafanikio. Uzoefu unaonyesha kuwa ikiwa unatumia wakati kwa kuwajibika unapofanya mambo yaliyojumuishwa kwenye mraba "b", basi matokeo mazuri yatajifanya wajisikie hivi karibuni.

Faida ya mraba huu ni kwamba una muda sahihi wa mambo muhimu, ambayo inakuwezesha kutatua matatizo kwa kujenga na kwa kufikiri, kufunua kikamilifu uwezo wako na kufikiri kupitia (kuchambua) shughuli zako. Lakini ni muhimu kujua kwamba mambo haya haipaswi kuachwa, kwani kuna hatari ya kuwahamisha kwenye mraba wa kwanza, ambayo haikubaliki kulingana na kanuni ya Eisenhower.

Mifano ya kesi na kazi za mraba "b":

kupanga mradi;
ushirikiano (tafuta, ushirikiano);
matokeo ya miradi iliyokamilishwa (tathmini ya kazi iliyofanywa);
tafuta matarajio ya maendeleo.

Kuhusu maisha ya kila siku, wataalam wanapendekeza kwamba mraba huu ujumuishe mambo yanayohusiana na kupanga, kusoma, michezo, lishe, nk.

Mambo ya dharura, yasiyo muhimu (kitengo c)

Aina hii inajumuisha majukumu ya pili ambayo hayawezi kucheleweshwa. Kinachotokea mara nyingi ni kwamba mtu anakimbilia kukamilisha kazi zisizo muhimu na hivyo kukengeushwa kutoka kwa lengo. Eisenhower Matrix inahitaji matumizi sahihi ya teknolojia, kwa hivyo hupaswi kufanya makosa katika kuainisha kazi.

Wakati wa kuweka vipaumbele, haipaswi kuchanganya kazi zinazohusiana na mraba "c" na kazi za mraba "a". Hapa kuna mfano wa mkanganyiko unaowezekana:

Bosi anatoa agizo ambalo linahitaji utekelezaji wa haraka, lakini agizo hili halihusiani na kazi hiyo. Kazi hii inapaswa kuingizwa kwa mraba "c" na kuzingatiwa kuwa muhimu, lakini sio ya haraka, kwani huwezi kuachana na malengo yako yaliyokusudiwa, na hivyo kupoteza wakati wako kwenye kitu ambacho kinasumbua kutoka kwa jambo kuu.

Mifano ya kesi na kazi za mraba "c":

wageni zisizotarajiwa wanaohitaji tahadhari;
mikutano ya dharura isiyopangwa;
kuondoa shida zinazosababishwa na uzembe wako mwenyewe.

Mambo yasiyo ya dharura na yasiyo muhimu (kitengo d)

Hizi ni kazi ambazo ziko tayari kungoja rasilimali zao za muda kwa muda mrefu iwezekanavyo au zinaweza kubaki kuwa ngumu kukamilika. Badala yake, kitengo hiki kinajumuisha mambo ambayo ni rahisi na ya kuvutia, lakini hupaswi kunyakua, yanapunguza tu mchakato wa kazi na kukupeleka mbali na lengo.

Mifano ya kesi na kazi za mraba "d":

mazungumzo ya simu tupu;
shughuli za burudani;
matukio yoyote ambayo yanasumbua kazi.

Kwa kuweka vipaumbele kulingana na kanuni ya matrix ya Eisenhower, bila shaka unaweza kusimamia kufanya mengi na kupata karibu na lengo lako, lakini usisahau kwamba kazi ndiyo chanzo kikuu cha mafanikio na usimamizi sahihi wa wakati.

Katika nyayo za Eisenhower, au kuchagua vipaumbele

Hebu tuelewe kidogo kuhusu vipaumbele, yaani tutapanga malengo yetu kulingana na umuhimu na uharaka wa utekelezaji wake.

Kuangalia orodha kubwa ambayo tuliishia nayo baada ya zoezi hili, tunaweza kusema mara moja kwamba wakati unaohitajika kutumika katika kukamilisha malengo yote yaliyoandikwa unazidi sana tuliyo nayo. Hii inasababisha migogoro kati ya malengo. Tamaa ya kutumia muda mwingi katika kazi inaweza kupingana na tamaa ya kutumia muda zaidi na familia, hivyo migogoro kati ya malengo husababisha matatizo ya kisaikolojia. Walakini, kwa upande mwingine, migogoro hiyo hiyo inatupa fursa ya kutumia wakati wetu wa kibinafsi kwa matunda zaidi na kutenda kama injini katika uboreshaji wake.

Angalia tena kwa makini orodha zako za malengo ya maisha, jaribu kuzisambaza kulingana na kanuni iliyopendekezwa hapa chini, na uone unachokuja nacho.

Kanuni hii ilipendekezwa na Jenerali wa Marekani Dwight Eisenhower. Kanuni ya Eisenhower ni usaidizi rahisi, hasa wakati uamuzi unahitaji kufanywa haraka kuhusu ni kazi gani ya kuweka kipaumbele. Vipaumbele huwekwa kwa kuzingatia vigezo kama vile uharaka na umuhimu wa jambo.

Kanuni ya Eisenhower.

Kulingana na uharaka na umuhimu wa jambo/kazi, kuna chaguzi nne za kuzitathmini na kuzikamilisha:

1. Mambo ya dharura/muhimu- hufanyika bila kuchelewa, i.e. mara moja.

2. Mambo ya dharura/yasiyo muhimu sana - sio muhimu sana, lakini yanayohitaji kuanzishwa kwa muda mfupi zaidi. Inawezekana kuhamisha kesi hizi kwa mtu mwingine.

3. Mambo yasiyo ya dharura/muhimu sana- hakuna haja ya kuzitekeleza kwa haraka, zinaweza kusubiri, au zinaweza tu kukabidhiwa. Hata hivyo, mapema au baadaye kazi/mambo haya yatakuwa ya dharura na yanahitaji kusuluhishwa haraka iwezekanavyo, kwa hivyo kagua orodha tena.

4. Mambo yasiyo ya dharura/muhimu kidogo- hazihitaji majibu ya haraka, lakini ikiwa utaanza kushughulika nao kwanza, basi usilalamike kuwa haukuwa na muda wa kutosha wa kutatua kazi / kesi za msingi. Unapaswa kujiepusha na kazi/kazi zisizo za lazima na zisizo za dharura! Wapeleke tu kwa "Kikapu"!

Hebu tuwasilishe mchoro wa kanuni hii ambayo itakuonyesha kwa uwazi kiwango cha umuhimu wa kazi/kesi zako.

Kwa kuainisha kazi zako kulingana na Kanuni ya Eisenhower, utaongeza tija, tija na ufanisi wako kwa kiasi kikubwa. Kanuni hii inatumika si tu kwa uzalishaji, lakini inaweza kutumika vizuri mama wa nyumbani, watoto wa shule, wanafunzi, nk Wafanyabiashara wanaweza pia kuongeza faida kwenye orodha ya vipaumbele kuhusu kazi, kwa sababu sisi sote tunafanya kazi, kwa kiasi kikubwa, kwa pesa, ambayo ina maana , masuala na malengo yanayohusiana na kizazi kikubwa cha faida au maendeleo ya kazi yanapaswa kuja kwanza.

Baada ya kupanga vipaumbele, tunaweza kusema kwamba tumepanga aina ya wakati, ambayo ni, tumepanga ratiba yetu ya maisha ya siku, wiki, mwezi au robo. Hupaswi kwenda mbele sana pia. Jaribu kuanza kwa kupanga siku au wiki, ukizingatia kwamba katika siku hii au wiki unapaswa angalau kupata karibu kidogo na malengo makubwa yaliyo kwenye orodha yako. Ni bora kuunda ratiba yako kwa wakati mmoja, ikiwezekana jioni, kisha asubuhi, na "akili safi", utakuwa na fursa ya kufanya marekebisho kwa siku yako ya kazi, kulingana na orodha iliyopangwa tayari. Kwa mfano, mimi hutumia wakati wa kusafiri kuandika na kurekebisha ratiba ili “nisiibe” dakika za saa za kazi au wakati ambao ninaweza kutumia kwa furaha pamoja na familia yangu kupanga mipango.

Tafadhali kumbuka kuwa ili kudhibiti wakati wako, sio kurekodi kwa uangalifu kila kitu unachofanya kila dakika kwa masaa ishirini na nne kwa siku ni kupoteza muda. Hakuna haja ya kuwa mwathirika wa mpango na kufanya kupanga lengo la maisha yako. Uhasibu kwa ajili ya uhasibu haitoi athari, lakini kupanga na tabia ya kuandika maelezo juu ya kile kinachoweza kusahaulika, na muhimu zaidi, maelezo juu ya utekelezaji wa kile kilichopangwa, itasaidia mtu yeyote na kuonyesha jinsi ilivyo rahisi. kufikia malengo yako, ukichukua hatua ndogo kuelekea kwao kila siku.

Onyo moja! Epuka mipango iliyoinuliwa ambayo inakugeuza kuwa farasi aliye na kona na kukupeleka kwenye ugonjwa wa uchovu sugu; hakikisha kuzingatia masaa ya kazi yako yenye tija zaidi, hali yako ya afya na mihemko yako, ambayo itajadiliwa kwa undani zaidi katika yafuatayo. sura.

Kutoka kwa kitabu Wakati kisichowezekana kinawezekana [Adventures katika hali halisi isiyo ya kawaida] na Grof Stanislav

KATIKA MATIBABU YA INCAS Kufichua siri ya trepanation Wakati wa ziara zetu nchini Peru, tuliweza kupona haraka kutokana na safari ndefu za ndege na ucheleweshaji wa ndege kwa sehemu mbili za starehe. Ya kwanza kati ya hizi ilikuwa Hoteli ya Bolivar yenye ukarimu huko Lima, yenye starehe

Kutoka kwa kitabu Practical Psychology for Managers Imeandikwa na Altshuller A

Kutoka kwa kitabu Visualization Effect na Nast Jamie

Kuweka Vipaumbele Sasa kikundi chako, bila kujali ukubwa wake, kinapaswa kufanya kazi kutoka kwa kadi moja ya amri. Ninapofundisha madarasa ya kupanga mikakati, nina chaguo nyingi ninazoweza kuchukua. Hupaswi kutumaini

Kutoka kwa kitabu Ongea ili uweze kuonekana na Vem Alexander

Katika nyayo za "Perfumer" Anapumua manukato na ukungu, Anakaa chini ya dirisha ... Harufu ya upendo imejulikana tangu nyakati za kale. Jina lao sahihi ni "aphrodisiacs", kama waliitwa na watu wa heshima na wanawake kwa heshima ya mungu wa upendo na uzuri Aphrodite, ambaye alijitambulisha kama

Kutoka kwa kitabu Family Time Management [Kitabu kwa ajili ya wazazi wanaotaka “kufanya kila kitu”] mwandishi Burmistrova Ekaterina Alekseevna

Kuweka vipaumbele Jinsi ya kupinga hali mbaya kwa maendeleo ya mahusiano ya familia? Kiakili chora duara na ugawanye katika sehemu. Huu ni wakati wako. Je, unaigawanya katika vipindi vipi? Unatumia nini? Sehemu kubwa ya wakati wetu hutumiwa na kazi na kusafiri

Kutoka kwa kitabu Kuwasiliana na Urahisi [Jinsi ya kupata lugha ya kawaida na mtu yeyote] na Ridler Bill

Chati ya Kipaumbele Ifuatayo ni chati ya kipaumbele ili kukusaidia kubainisha vipaumbele vyako. Jedwali hilo liliandaliwa na Bill Ridler kulingana na mhadhara wa Dk William na Miriam Pugh, MSc Social Development. Jinsi ya kutumia mezaSoma

Kutoka kwa kitabu Ubongo. Maagizo ya matumizi [Jinsi ya kutumia uwezo wako kwa kiwango cha juu na bila upakiaji] by Rock David

Tanguliza Kuweka Kipaumbele Kama Emily angejua jinsi hali yake ya kiakili inavyotumia nishati, angalianza Jumatatu asubuhi kwa njia tofauti. Tofauti kuu ni kwamba Emily angeweka kipaumbele na kushughulikia hili kabla ya kitu kingine chochote.

Kutoka kwa kitabu The Advantages of Introverts [dondoo] mwandishi Laney Marty Olsen

Kutoka kwa kitabu Mahali pa Kupata Nguvu kwa Mafanikio katika Biashara Yoyote na Maisha ya Kibinafsi mwandishi Rakov Pavel

Sura ya 23. Uwekaji vipaumbele wenye uwezo Nitachukulia kuwa lengo lako la kweli ni kuwa na furaha. Kazi zingine zote zinaweza kutumika hii kuu. Jaribu kuweka malengo haya kwenye mstari wa wakati mmoja. Unafikia lengo la kwanza, inakusaidia kufikia la pili, la pili linakusaidia kufikia

Kutoka kwa kitabu Upendo Bila Mipaka. Njia ya upendo wa kushangaza wa furaha mwandishi Vujicic Nick

Kubadilisha Vipaumbele Mimi na Kanae bado "tunafanyia kazi" ndoa yetu. Tunatafuta kitu ambacho kinaweza kuimarisha vifungo vya upendo na heshima. Tunajifunza kile kila mmoja wetu anataka na anatarajia kutoka kwa uhusiano wetu. Kama nilivyosema tayari, Kanae aligundua kuwa tulianza kucheka kidogo, ingawa katika kipindi hicho

Kutoka kwa kitabu The Advantages of Introverts na Laney Marty

Kufuatia athari za neurotransmitters Introverts na extroverts hutofautiana sio tu katika maeneo ambayo ubongo hutumiwa mara nyingi zaidi. Usisahau kuhusu neurotransmitters. Ikiwa unakumbuka, Dean Hamer aligundua kwamba wanaotafuta mambo mapya kutokana na maumbile yao

Kutoka kwa kitabu Kutoka kwa dharura hadi muhimu: mfumo kwa wale ambao wamechoka kukimbia mahali na Steve McCletchy

Kutoka kwa kitabu Kitabu cha Masuluhisho mwandishi Krogerus Mikael

Kutoka kwa kitabu Antistress in the Big City mwandishi Tsarenko Natalia

Jinsi ya kujiboresha Matrix ya Eisenhower Jinsi ya kujifunza kufanya kazi kwa ufanisi zaidi Rais wa Marekani Dwight D. Eisenhower anatajwa kwa maneno yafuatayo: “Maamuzi ya haraka sana mara chache huwa muhimu zaidi.” Alizingatiwa kuwa mkuu wa usimamizi asiye na kifani

Kutoka kwa kitabu Fanya Ubongo Wako Ufanye Kazi. Jinsi ya Kuongeza Ufanisi Wako na Brann Amy

Katika nyayo za Twiggy, au Anorexia - wapi pa kwenda? Katika sura iliyopita tulijadili mada ya uzani kupita kiasi, hapa hadithi itaendelea, tutazungumza juu ya "viwango vya mfano" vilivyowekwa kwetu - pia hakuna mafadhaiko ya kike yenye nguvu zaidi. Tangu kuonekana kwa mfano maarufu

Kutoka kwa kitabu cha mwandishi

Kuweka Vipaumbele Stuart anaamini Kate anahitaji kutatua vipaumbele vyake. Anamuuliza anafikiria nini kuhusu hili, ikiwa anafikiri kabisa. Kuweka vipaumbele ni suala muhimu sana katika maisha ya kila mtu. Kila mtu anajua kuhusu hili, lakini haitoshi

Kanuni hii ni muhimu sana kwa kuamua umuhimu wa kazi. Eisenhower aligawanya kazi kulingana na umuhimu na uharaka wao katika kazi A, B na C (Mchoro 28).

Kazi za A ni muhimu sana na za haraka - kamilisha mara moja.

Kazi za B ni muhimu, sio za haraka - amua ni lini zinapaswa kukamilika.

Kazi za S ambazo sio muhimu sana lakini za dharura zinapaswa kukabidhiwa.

Uharaka

Mchele. 28.Usambazaji wa vipaumbele kwa ajili ya kutatua matatizo

Mambo ambayo sio muhimu na ya haraka hayapaswi kuvuruga umakini wa meneja.

Hatari kubwa kwa kiongozi ni kubebwa na uharaka (C-tasks) huku kazi za B (au hata A-kazi) zikiwa hazijatekelezwa.

Kupanga siku yako ya kazi

Jiwekee malengo. Kwa msingi huu, tengeneza orodha ya mambo ya kufanya (kwa muda mrefu).

Jifunze orodha ya mambo ya kufanya. Gawanya kazi kubwa kuwa ndogo (uchambuzi wa kimofolojia).

Weka tarehe mahususi ya kukamilika kwa kila kazi na kazi ndogo.

Weka mambo kwa muda uliowekwa (kwa mfano, kutayarisha mkutano uliopangwa kwa siku mahususi) kwanza kwenye kalenda.

Kipaumbele cha juu kinapaswa pia kutolewa kwa kazi zinazohitaji juhudi nyingi (kwa mfano, kuunda mkakati mpya, suala la ujenzi, nk).

Mambo ya shahada ya pili ya umuhimu ni pamoja na aina mbalimbali za kazi za muda wa kati, pamoja na kazi zinazohusiana na utendaji wa kazi za kawaida.

Katika nafasi ya tatu inapaswa kuwekwa kazi ndogo, kushindwa ambayo haitakuwa na matokeo yoyote mabaya (simu zisizo na maana, nk).

5. Ongeza mambo ya dharura yaliyotokea siku moja kabla kwenye kalenda;

6. Jaribu kupunguza orodha ya kazi.

Usipange zaidi ya mambo matatu muhimu na zaidi ya mambo kumi kwa jumla kwa siku moja.

Panga kukamilisha kazi muhimu zaidi, ngumu na angalau ya kupendeza kwa wakati unaofaa zaidi wa siku kwako; acha kazi rahisi na za kufurahisha hadi mwisho wa siku ya kufanya kazi.

Usianze kazi mpya hadi iliyotangulia ikamilike; Ikiwa umeingiliwa, unapaswa kurudi kwenye biashara ambayo haijakamilika.

Andika kazi ambazo hazijakamilika kwenye kalenda ya siku inayofuata, na ikiwa kazi hiyo hiyo inaonekana kwenye kalenda yako kwa siku kadhaa mfululizo, fikiria ikiwa inawezekana kuiacha na kuihamisha kwa mtu mwingine kwa utekelezaji.

Ikiwa unapendelea kutoka rahisi hadi ngumu, basi panga kazi ndogo za asubuhi; ikiwa kinyume chake, anza na kazi kubwa na muhimu.

Kupanga saa za kazi kwa wiki

Kupanga muda wako wa kufanya kazi kwa wiki hukuruhusu kuisambaza kwa busara.

Jumatatu asubuhi (au Ijumaa jioni) unapaswa kufanya orodha ya kila kitu unachotaka kufanya. Tambua vipaumbele vyako, chagua mambo muhimu zaidi na uwapange mwanzoni mwa juma. Sambaza iliyobaki kwa siku zingine.

Unaweza kuchanganyikiwa kwa urahisi katika mkondo usio na mwisho wa mambo ya kila siku, kwa sababu kila siku kuna zaidi na zaidi yao. Kazi za jana ambazo hazijakamilika huwa za leo, na kile ambacho hatukuwa na wakati wa kufanya leo huhamishiwa kesho kiotomatiki. Matokeo yake, mambo mengi yanaweza kujilimbikiza kwamba huwezi kujua ni nini kimefanyika, ni nini kinachoendelea, na nini bado kinasubiri katika mbawa.

Hali kama hizo au za kina mara nyingi hufanyika kati ya watu ambao hawajali kwa uangalifu mchakato wa kupanga shughuli zao. Kwa kawaida, ujuzi haufundishwi shuleni, na wazazi wengi na watu wengine ambao hufanya kama waelimishaji katika mchakato wa maendeleo yetu mara nyingi wenyewe hawajui jinsi ya kupanga shughuli zao, ingawa hii sio ngumu hata kidogo. Ni kwamba umakini haujalipwa kwa hili.

Walakini, leo kuna mbinu nyingi bora za kupanga ambazo hukuruhusu kujifunza jinsi ya kutumia rasilimali yako ya wakati kwa busara na kujipatia faida kubwa kutoka kwa mchakato huu. Lakini katika makala hii hatutazingatia mbinu hizi zote, lakini tutatoa mfano wa moja tu, ambayo inajulikana kwa unyenyekevu na ufanisi wake. Mbinu hii inaitwa "Eisenhower Matrix".

Eisenhower Matrix ni mojawapo ya zana maarufu zaidi za usimamizi wa wakati ambazo hutumiwa na watu wengi ulimwenguni kote: kutoka kwa wafanyikazi wa kawaida na wasimamizi wa kati hadi watendaji wa kampuni kubwa na mashirika maarufu ulimwenguni. Mwanzilishi wa tumbo hili ni Rais wa 34 wa Merika, Dwight David Eisenhower. Kama unavyoweza kudhani, mtu huyu alikuwa na shughuli nyingi na ilimbidi kufanya mambo mengi tofauti kuhusiana na shughuli zake. Kwa sababu hii, alikuwa akiboresha ratiba yake ya kazi na orodha ya kazi za kufanya. Matokeo ya utafiti wake yalikuwa matrix tunayozingatia.

Maana ya matrix ya Eisenhower ni kujifunza jinsi ya kusambaza kazi zako zote kwa ufanisi, kutofautisha muhimu kutoka kwa dharura, zisizo za haraka kutoka kwa muhimu zaidi, na pia kupunguza muda hadi upeo wa kufanya kazi yoyote, utekelezaji wake ambao hauleti matokeo yoyote muhimu. Wacha tuzungumze juu ya jinsi hii yote inavyofanya kazi katika mazoezi.

Kiini cha matrix ya Eisenhower

Matrix ya Eisenhower ina quadrants nne, kulingana na shoka mbili - mhimili wa umuhimu (wima) na mhimili wa dharura (usawa). Matokeo yake, zinageuka kuwa kila quadrant inatofautiana katika viashiria vyake vya ubora. Kazi na mambo yote yameandikwa katika kila moja ya quadrants, shukrani ambayo picha wazi sana na yenye lengo huundwa ya nini kifanyike kwanza, nini kifanyike pili, na nini haipaswi kufanywa kabisa. Yote hii ni rahisi sana, lakini kutoa maelezo machache haitakuwa ya juu kwa hali yoyote.

Quadrant A: mambo muhimu na ya dharura

Katika upangaji bora, quadrant hii ya matrix inapaswa kubaki tupu, kwa sababu kuonekana kwa mambo muhimu na ya haraka ni kiashiria cha kuharibika na uwezekano wa kuzuia. Sehemu hii ya ratiba hujaza watu wengi kutokana na uvivu wao wa asili na uwekaji kipaumbele duni. Kwa kawaida, mara kwa mara vitu kama hivyo vinaweza kuonekana kwa kila mtu, lakini ikiwa hii itatokea kila siku, basi ni wakati wa kuizingatia.

Kwa hivyo, tukio la kesi katika roboduara A inapaswa kuepukwa. Na kwa kufanya hivyo, unahitaji tu kukamilisha pointi za quadrants iliyobaki kwa wakati unaofaa. Lakini ikiwa kuna kitu kinachostahili kujumuishwa katika roboduara ya kwanza, ni:

Mambo ambayo yasipokamilika yatakuwa na athari mbaya katika kufikia malengo yako
Mambo ambayo yasipofanywa yanaweza kusababisha matatizo na matatizo
Mambo yanayohusiana na afya

Ni muhimu pia kukumbuka kuwa kuna kitu kama "uwakilishi". Hii ina maana kwamba mambo yanapoonekana katika roboduara yako ya A ambayo inaweza kukabidhiwa mtu mwingine, hakika unapaswa kutumia fursa hii ili kutatua masuala mengine muhimu na ya dharura haraka iwezekanavyo.

Quadrant B: mambo muhimu lakini si ya dharura

Quadrant ya pili inastahili tahadhari zaidi, kwa sababu mambo yaliyomo ndani yake ndiyo ya kipaumbele zaidi na yenye kuahidi, na ni haya ambayo yanapaswa kuwa na kazi za kila siku za mtu yeyote. Imegundulika kuwa watu ambao kimsingi wanajishughulisha na shughuli za quadrant hii wanapata mafanikio makubwa zaidi maishani, kupandishwa cheo, kupata pesa zaidi, kuwa na wakati wa kutosha wa bure na kuishi maisha ya furaha na yenye kuridhisha.

Tafadhali pia kumbuka kuwa ukosefu wa uharaka hukuruhusu kukaribia suluhisho la shida yoyote kwa makusudi na kwa kujenga, na hii kwa upande inaruhusu mtu kufichua uwezo wake kamili, kufikiria kwa uhuru kupitia nuances yote ya shughuli zake na kudhibiti wakati wa mambo yake. Lakini hapa, kati ya mambo mengine, unahitaji kukumbuka kuwa vitu vilivyo katika quadrant B, ikiwa hazifanyike kwa wakati unaofaa, vinaweza kuanguka kwa urahisi kwenye quadrant A, kuwa muhimu zaidi na kuhitaji kukamilika kwa haraka.

Wataalamu wenye uzoefu wa usimamizi wa wakati wanapendekeza kujumuisha katika roboduara B mambo yote ya sasa yanayohusiana na shughuli kuu, kupanga na uchambuzi wa kazi, mafunzo na kufuata ratiba bora, nk. Wale. kila kitu kinachounda maisha yetu ya kawaida ya kila siku.

Quadrant C: mambo ya dharura lakini sio muhimu

Vitu ambavyo viko katika roboduara hii, kwa sehemu kubwa, vinasumbua na hazimletei mtu karibu na matokeo yaliyokusudiwa. Mara nyingi wao huingilia tu umakini kwenye kazi muhimu na kupunguza ufanisi. Jambo kuu wakati wa kufanya kazi na matrix sio kuchanganya mambo ya haraka kutoka kwa quadrant C na mambo ya haraka kutoka kwa quadrant A. Vinginevyo, machafuko yataunda na kile kinachopaswa kufanywa kwanza kinabaki nyuma. Daima kumbuka yako na ujifunze kutofautisha muhimu na yasiyo muhimu.

Mambo ya Quadrant C ni pamoja na, kwa mfano, mikutano au mazungumzo yaliyowekwa na mtu mwingine, sherehe za siku ya kuzaliwa ya watu wasio wa karibu sana, kazi za ghafla za nyumbani, kuondoa vikwazo visivyo muhimu vinavyohitaji tahadhari (vase iliyovunjika, microwave ilivunjika). jiko, balbu ya mwanga imewaka, nk), pamoja na kila aina ya vitu vingine ambavyo havikusongi mbele, lakini polepole tu.

Quadrant D: Sio mambo ya dharura au muhimu

Majukumu katika roboduara ya mwisho hayana faida yoyote. Katika hali nyingi, ni muhimu sio tu kushughulika nao mwisho, lakini pia sio kushughulika nao kabisa. Ingawa hakika unahitaji kujua juu yao, kwa sababu ... Hao ndio "wapotevu wa wakati".

Kipengele kingine cha kuvutia cha kazi kutoka kwa kikundi hiki ni kwamba wanavutia sana watu wengi - kazi hizi ni rahisi kufanya na kuleta radhi, kukuwezesha kupumzika na kuwa na wakati mzuri. Kwa hiyo, kupinga kishawishi cha kujihusisha nayo kunaweza kuwa tatizo sana. Lakini ni muhimu kabisa kufanya hivyo.

Katika quadrant D unaweza kuandika mambo kama vile kuzungumza kwenye simu na marafiki kuhusu jambo lisilo muhimu, mawasiliano yasiyo ya lazima au kutumia muda kwenye mitandao ya kijamii, kutazama mfululizo wa TV na vipindi mbalimbali vya "kijinga" vya televisheni, michezo ya kompyuta, nk. Kwa kweli, kila mtu anapaswa kupumzika mara kwa mara na kwa namna fulani kujifurahisha, lakini kuna njia za kuvutia zaidi na za kielimu za kufanya hivi: kusoma, kutembelea ukumbi wa michezo na mabwawa ya kuogelea, safari za asili, nk. Ikiwa huwezi kujiondoa kabisa kufanya mambo kutoka kwa quadrant D au hutaki, basi unahitaji kuahirisha utekelezaji wao angalau hadi wakati ambapo mambo kutoka kwa quadrants B na C yamekamilishwa, na wakati ambao utatolewa. kwa mambo katika roboduara D inapaswa kupunguzwa kwa kiwango cha chini. Methali inayojulikana sana ingefaa hapa: "Ni wakati wa biashara, wakati wa kujifurahisha."

Mara tu unapojua matrix ya Eisenhower na kujifunza kusambaza mambo yako ndani yake, utagundua kuwa una wakati mwingi wa bure, unaweza kufanya kila kitu kwa wakati unaofaa na bila haraka, mambo yako yote yapo sawa. , malengo yanapatikana moja baada ya nyingine, na wewe mwenyewe ni karibu kila mara katika hali nzuri na roho nzuri. Yote ni juu ya shirika na utulivu. Wewe mwenyewe labda unaona mara kwa mara kuwa watu wasio na mpangilio huwa katika kimbunga cha mambo kadhaa yasiyoeleweka, huwa wanajishughulisha na kitu cha kijinga, lakini "muhimu sana", wanaonekana wamechoka na wamekasirika. Kuna sifa nyingi tofauti ambazo zinaweza kutajwa. Lakini hii sio muhimu, lakini ukweli kwamba ikiwa wewe na mimi hatutaki kuwa na matokeo sawa, basi tunapaswa kutenda tofauti. Yaani: lazima tujipange, tuelewe wazi ni nini na lini tunahitaji kufanya, na kwa nini tunafanya haya yote. Na matrix ya Eisenhower ni kamili kwa hili.

Tunakutakia mafanikio mema na ustadi mzuri wa ustadi wako mpya!