Katika msingi wake kumbukumbu- chombo cha mawasiliano ya biashara ndani ya shirika, kati ya wafanyikazi ambao sio chini ya kila mmoja. Katika tukio ambalo mfanyakazi anaandika barua kwa mtu mkuu, haitaitwa maelezo rasmi, lakini ripoti.
Madhumuni ya noti ni kueleza na kukubaliana kuhusu masuala ya biashara kuhusu kazi ya mfanyakazi au idara, na kuhusiana na kazi ya mfanyakazi mwingine au idara. Ujumbe umeandikwa katika hali ambapo mawasiliano ya mdomo haitoshi na ombi ni muhimu hati.
Ikumbukwe kwamba memo ni hati msaidizi tu isiyodhibitiwa na OKUD. Kwa hiyo, taarifa zote katika memos hazina maagizo na maagizo.
Fomu ya kuandika ni bure. Walakini, kama ilivyo kwa hati yoyote, inahitajika kufuata sheria za jumla za kuunda hati, ambazo ni zinaonyesha:
- ambaye imekusudiwa (jina kamili katika kesi ya dative na msimamo);
- jina la hati, tarehe, nambari ya noti;
- mada fupi au kichwa;
- "mwili" wa noti inaelezea hali ya sasa na inataja ombi, au inaelezea vitendo vya mwanzilishi kuhusiana na hali hiyo;
- nafasi ya mkusanyaji, saini yake na jina kamili, wakati mwingine saini za vyama vya nia pia zinahitajika.
Inashauriwa kuzuia maneno yasiyo ya lazima na mifumo ngumu ya hotuba kwenye noti. Ni muhimu kutaja kimsingi kiini cha tatizo au hali, na ikiwezekana, fanya kwa ufupi. Kwa kuwa noti inaonyesha nambari yake ya serial, ni sawa kwamba vile maelezo yameandikwa katika jarida maalum. Muundo wa kichwa unaweza kuwa katikati au kona (imeshikamana na makali ya hati).
Ili kuzuia chaguzi tofauti, kila biashara hutengeneza fomu yake ya memo. Katika kesi hii, unaweza kuongozwa na sheria za Shirikisho la Urusi GOST R 6.30-2003 "Mifumo ya nyaraka ya Umoja".
Itakuwa rahisi kwa wafanyikazi kuteka hati ikiwa wana hati iliyoidhinishwa na agizo la meneja. maelekezo ya kubuni na kwa maelekezo ya jumla ya kuandika aina mbalimbali za maelezo (ripoti, rasmi, maelezo).
Chaguo bora ni kuweka sampuli za uandishi karibu na maagizo kama haya na/au kuwapa wafanyikazi fomu zilizotengenezwa tayari.
Kwa makampuni ya biashara ambayo mtiririko wa hati kwa kiasi kikubwa ni kompyuta, logi ya usajili, fomu za kumbukumbu na nyaraka za kumaliza zinaweza kuhifadhiwa kwenye folda tofauti, kupatikana kupitia mtandao wa ndani kwa watumiaji wote wanaopenda.
Mfano wa kuandika memo
Idara ya Automation
Mkuu wa Idara ya Mauzo
LLC "ADA" kwa I. N. Slavyansky
DONDOO YA HUDUMA
04.04.15 № 3-4/8
Kuhusu kuwajulisha watumiaji wa PC
Programu mpya itasakinishwa Jumanne, Aprili 7, 2017. Tunakuomba uwaarifu wasimamizi kuhusu haja ya kuhamisha taarifa zote za kazi kwenye midia inayoweza kutolewa ili kuepuka hasara yake wakati wa mchakato wa kusakinisha upya.
Mkuu wa Idara ya Automation (saini)
A.P. Veniaminov
Je, memo ni utaratibu tupu?
Bila shaka, kwa biashara ndogo, memo inaweza kuwa utaratibu usiohitajika ambao unachukua muda na jitihada. Lakini katika shirika kubwa lenye wafanyakazi na idara nyingi, memo inaweza kuja kwa manufaa. Katika kesi hii, memo itachukua jukumu ukumbusho ulioandikwa wa mwingiliano muhimu kati ya idara.
Katika miundo mikubwa, uzembe katika kuandaa memo au kupuuza kuitengeneza kunaweza kusababisha kupoteza muda kufafanua hali yoyote, kutafuta wale wanaohusika na matatizo, na kutofautiana katika kazi ya idara.
Ili kuibua hitaji la mtazamo sahihi kuelekea nyaraka rasmi, hebu fikiria hali ifuatayo. Kuhusiana na likizo yoyote, idara ya utunzaji wa nyumba inapeana siku ya ziada ya kazi kwa wafanyikazi wake kusafisha eneo hilo kwa wakati unaofaa.
Ikiwa hutaarifu idara ya usalama kuhusu hili, kutoelewana kunaweza kutokea. Wafanyikazi hawataruhusiwa kuingia kwenye kituo cha ukaguzi, kwani idara ya usalama haijui chochote kuhusu hafla zinazohusiana na likizo.
Maswali kuhusu memos
- Jinsi ya kuandika memo ili kumshawishi mkurugenzi kufadhili ununuzi wa kompyuta (usajili kwa jarida la uhasibu), nk?
Kuwasiliana na mkurugenzi sio mawasiliano ya usawa, na kwa hivyo barua kama hiyo haitazingatiwa rasmi. Rufaa kwa bosi - memo.
- Je, ni muundo gani wa laha unatumika kwa memo?
Kulingana na GOST R 6.30-2003, hati zinatengenezwa kwenye karatasi za A4.
- Je, ni sahihi kuweka muhuri "Nimeidhinisha" kwenye memo?
Hapana. Memo ni njia ya mawasiliano kati ya idara. Jibu la swali au pendekezo la memo hutolewa kama memo ya majibu. Katika kesi hii, kichwa cha majibu kinaonyesha nambari ya noti ambayo majibu yalifanywa.
Watu hufanya karibu mambo yote muhimu kwa njia ya mawasiliano;
kwa hiyo, uwezo wa kuongea hautoshi.
Luc de Vauvenargues
Wacha tuzungumze juu ya memo kama njia kuu ya mawasiliano ya ndani, hati inayoweza kurahisisha uhusiano wa ndani, kuhakikisha ubadilishanaji wa habari haraka, na kutatua hali ya kutatanisha.
KWANINI MASHIRIKA YANAPUUZA KUMBUKUMBU RASMI?
Memo inabaki kuwa mgeni katika mawasiliano ya biashara ya mashirika ya kibinafsi. Katika mashirika ya serikali, kinyume chake, nyaraka nyingi za ndani ni memos za ndani.
Mara nyingi katika mashirika ya kibiashara, memo inachukuliwa kama utaratibu usio na maana, lakini kipengele hiki cha mtiririko wa hati ya ndani ya ushirika, kama sehemu muhimu ya utamaduni wa ushirika, ina uwezo mkubwa wa maendeleo ya biashara.
Ni nini msingi wa mtazamo hasi wa idadi ya wasimamizi wa kiwango cha mashirika ya kibiashara kuelekea moja ya hati muhimu zaidi za ndani ambazo hutumika kama msingi wa kufanya maamuzi ya usimamizi? Sababu zinazowezekana:
Kiwango cha chini cha utamaduni wa mawasiliano ya biashara, ukosefu wa viwango vya ushirika, maamuzi yenye nguvu ya usimamizi katika uwanja wa mtiririko wa hati ya ndani;
Ukosefu wa hali rasmi, kwani memo haijajumuishwa katika uainishaji wa nyaraka za usimamizi;
Upatikanaji wa njia za kielektroniki za mawasiliano. Wasimamizi hawataki kupoteza muda juu ya kurasimisha taratibu za usimamizi, wakipendelea kubadilishana maneno machache katika mkutano wa kibinafsi, kupiga simu kwenye simu ya mkononi, kuandika kwa barua pepe au Skype, nk.
Lakini kuna sababu nyingine: wakati mwingine wasimamizi huharibu urasimishaji wa mfumo wa hati ya ndani. Habari iliyoandikwa juu ya hali ya mambo katika shirika, maagizo kwa afisa au, sema, maagizo juu ya utaratibu wa hatua katika hali maalum ni ngumu kukataa. Kufanya kazi katika machafuko kuna faida fulani: hakuna kitu rahisi zaidi kuliko kuacha ukweli wa kusambaza habari za maneno, pamoja na maagizo yaliyotolewa moja kwa moja. Kila mtu anafahamu hali hiyo wakati mfanyakazi anapokea maagizo ya kipekee kwa maneno mara kwa mara, kushindwa kutii yoyote ambayo inajumuisha vikwazo vya kiutawala.
NINI MANUFAA YA NOTI RASMI?
Memo ya ndani ni barua ya ndani ya biashara ambayo inaweza kutumika kutatua haraka na kwa ufanisi masuala ya sasa ya uzalishaji.
Kusudi kuu la memo ni kubadilishana habari rasmi kati ya wafanyikazi wa shirika moja la hali sawa.
Madhumuni ya kuandika memos yanaweza kuwa tofauti:
Mawasiliano ya usawa ya wakuu wa mgawanyiko / maafisa wa miundo wakati wa kutatua masuala ya jumla ya uzalishaji na matatizo;
Maingiliano ya habari yenye ufanisi:
Ubadilishanaji wa taarifa za uendeshaji kati ya tarafa za kimuundo/huru na matawi;
Ombi la habari ya msingi;
Uendeshaji wa maagizo;
Kuandamana na ujumbe mwingine (noti ya kifuniko);
Kutatua masuala ya sasa ya utawala, kiuchumi, vifaa, habari na msaada mwingine;
Utatuzi wa hali zenye utata na migogoro.
Uwezo wa kuunda hati za ndani kwa ustadi, pamoja na memos za ndani, husaidia katika hali ngumu sana na ya kutatanisha.
Awali ya yote, memo ni msaidizi mkuu kwa wafanyakazi wa huduma ya usaidizi wa nyaraka za usimamizi (hapa - DOU) katika hali za utata.
Kwa bahati mbaya, wakuu wa vitengo kuu vya kimuundo mara nyingi hujaribu kulaumu mapungufu ya idara wakati wa kufanya kazi na hati kwa wafanyikazi wa vitengo vya wasaidizi. Kwa mfano, usimamizi wa kitengo cha kimuundo haukutimiza maagizo ya meneja mkuu kwa wakati, lakini jukumu la hii linabadilika kwa huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema, ambayo inadaiwa kuchelewesha kutumwa kwa barua iliyotoka.
Memo itasaidia kukanusha tuhuma zisizo na msingi. Ujumbe ambao una ukweli, tarehe ya mwisho, jina kamili. wafanyikazi wa taasisi ya elimu ya shule ya mapema ambao walimaliza kazi hiyo kwa ufanisi na kwa wakati, na viambatisho vya uthibitisho (nakala za kadi za usajili, nukuu kutoka kwa kumbukumbu za usajili, n.k.), mara nyingi husaidia kudumisha usawa, kutambua dai kama lisilo na msingi, na kurejesha sifa ya biashara. ya mfanyakazi fulani na huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema kwa ujumla (Mfano 1).
Maandishi ya memo lazima yaeleze wazi madhumuni ya ujumbe katika fomu inayopatikana na fupi. Taarifa zisizo kamili au zisizohitajika hufanya iwe vigumu kwa anayeshughulikiwa kuelewa kiini cha tatizo na inaweza kusababisha tafsiri isiyoeleweka na, kwa sababu hiyo, kutokuwepo kwa matokeo yaliyohitajika. Ufanisi wa memo unategemea jinsi muundo wa hati ulivyoundwa vizuri na ikiwa hoja zinazowasilishwa ni za kimantiki.
TUNAMALIZA DONDOO YA HUDUMA
IKIWA KWENYE FOMU, KWA NJIA GANI?
Memo za ofisi kwa kawaida huandikwa kwenye karatasi tupu ya karatasi A4. Hata hivyo, mashirika ya kibiashara kwa madhumuni haya mara nyingi hutumia fomu ya barua, ambayo, kwa mujibu wa kifungu cha 4.7 cha GOST R 6.30-2003 "Mifumo ya nyaraka ya umoja. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya kuandaa hati" ina:
Nembo ya shirika au alama ya biashara (alama ya huduma);
Jina la kampuni;
Kanuni ya shirika;
Nambari kuu ya usajili wa serikali (OGRN) ya taasisi ya kisheria;
Nambari ya utambulisho wa mlipakodi/msimbo wa sababu za usajili (TIN/KPP);
Taarifa za kumbukumbu kuhusu shirika;
Mahali ambapo hati ilikusanywa au kuchapishwa.
Kwa kuongeza, wataalam wengine kwenye kurasa za magazeti na kwenye mtandao hutoa mifano ya memos zilizoandikwa kwenye barua.
Bila shaka, ni rahisi kuandaa nyaraka zote bila ubaguzi kwenye fomu sawa. Hata hivyo, haina maana kuandika memo kwa mkuu wa idara ya jirani kwenye barua ya barua ambayo ina data ya kumbukumbu, TIN, OGRN, nk. Kwa kuongeza, fomu ya barua ya shirika inachukua angalau asilimia 20 ya jumla ya kiasi cha ukurasa wa kwanza, na mara nyingi taarifa muhimu haifai kwenye karatasi moja. Inaonekana ni jambo dogo, lakini ndani ya shirika kubwa, vitu vidogo hivyo husababisha matumizi yasiyo na tija badala ya kuokoa pesa.
Wacha tujue ni kwa njia gani unaweza kuunda memo (ikiwa inataka).
Aina za fomu za hati zimeanzishwa katika kifungu cha 4.6 cha GOST R 6.30-2003.
Wakati huo huo, GOST R 7.0.97-2016 "Mfumo wa viwango vya habari, maktaba na uchapishaji. Nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya utayarishaji wa hati", ambayo inaanza kutumika mnamo Julai 1, 2018, tayari ina ufafanuzi juu ya utayarishaji wa fomu za shirika (vifungu 5.8 na 6.6).
Inafuata kutoka kwa hili kwamba viwango havipendekeza kuchora memo kwenye barua. Lakini ikiwa hamu ya kufanya mawasiliano ya ndani hakika ni nzuri, unaweza kukuza na kupata katika LNA fomu ya aina maalum ya hati - memo rasmi.
FOMU YA MAELEZO YA HUDUMA: MAELEZO
Kwa namna ya aina maalum ya hati (kwa upande wetu, memo rasmi) kwa mujibu wa GOST R 6.30-2003, maelezo yafuatayo yanapaswa kuingizwa (Mfano 2):
03 - "Nembo ya shirika au alama ya biashara (alama ya huduma)";
08 - "Jina la shirika";
10 - "Jina la aina ya hati";
11 - "Tarehe ya hati";
12 - "Nambari ya usajili wa hati";
14 - "Mahali pa kuandaa au kuchapisha hati";
15 - "Anwani" (jina la kitengo cha kimuundo na nafasi ya mfanyakazi ambaye memo hutumwa);
18 - "Kichwa cha maandishi";
20 - "Nakala ya hati";
21 - "Alama ya uwepo wa maombi";
22 - "Sahihi";
27 - "Kumbuka juu ya mwimbaji."
NUANCES ZA MAELEZO YA KUSAJILI
- "Njia". Ikiwa dokezo litatumwa kwa vitengo kadhaa vya kimuundo, maelezo ya "Anwani" yanaingizwa kwenye kona ya juu kulia kama ifuatavyo:
Ikiwa jumla ya idadi ya wapokeaji ni zaidi ya wanne, unahitaji kuunda orodha ya barua.
- "Nakala ya hati". Memo, kama barua ya biashara, lazima iwe na muundo wazi. Maandishi ya memo yameandikwa kwa mtu wa kwanza umoja ("tafadhali orodhesha", "Ninaona kuwa ni muhimu", nk).
Maandishi, yaliyogawanywa katika aya kamili za kimantiki, hurahisisha kusoma na kuelewa, hupatia kila wazo utimilifu wa kimantiki, na humruhusu anayeandikiwa kuabiri vyema maandishi ya hati.
Maandishi ya memo kawaida huwa na:
Kutoka kwa utangulizi (sehemu ya utangulizi);
Sehemu kuu;
Sehemu ya mwisho (hitimisho, mapendekezo, maombi, nk).
Dibaji huonyesha madhumuni ya kuandika memo na ina marejeleo ya tarehe, hati na ukweli ambao ulitumika kama sababu ya kutayarishwa kwake. Habari iliyomo katika utangulizi inaweza kuwa fupi au ya kina. Dibaji inaongoza vizuri hadi sehemu kuu.
Ukubwa wa mwili hutofautiana kulingana na madhumuni yaliyotajwa katika memo, na inaweza kuwa mistari kadhaa au kurasa kadhaa za maandishi yaliyochapishwa.
Lengo kuu la sehemu kuu ni kuelezea, kushawishi, kuhamasisha kwa hatua, yaani, kufikia matokeo. Ni sehemu hii ya maandishi ambayo inaonyesha kikamilifu yaliyomo kwenye memo. Sehemu kuu ni pamoja na kiasi kikubwa cha nyenzo za kweli, ambazo hazipaswi tu kuwajulisha, bali pia kuwashawishi. Maombi, ikiwa yapo, lazima pia yatajwe hapo.
Sehemu ya mwisho, au muhtasari wa memo ni aina ya muhtasari unaothibitisha yaliyo hapo juu, una hitimisho, maombi na mapendekezo mahususi ya kusuluhisha suala hilo. Kadiri maneno ya muhtasari yanavyoeleweka zaidi na zaidi, ndivyo uwezekano wa kufanya maamuzi kuhusu masuala yatafanywa kwa wakati ufaao.
USAJILI NA NJIA ZA UHAMISHAJI WA NOTI KATIKA SHIRIKA
Masuala ya usajili na uhamisho unaofuata wa noti rasmi kwa anayeshughulikiwa mara nyingi husababisha utata. Nani anapaswa kusajili memos? Huduma ya DOW? Vitengo vya muundo? Makatibu? Na zinahitaji kusajiliwa kwa kanuni? Nani na jinsi gani anapaswa kusambaza memo za ndani ili ziwafikie maafisa wanaovutiwa kwa wakati ufaao?
Bila shaka, kutatua masuala haya ni haki ya shirika yenyewe, ambayo maagizo ya usimamizi wa ofisi yanapaswa kuwa na sehemu inayojitolea kufanya kazi na nyaraka za ndani. Sheria zilizowekwa katika LNA na utaratibu wa vitendo vyao zitasaidia kuzuia kutokubaliana.
Nini cha kufanya ikiwa hakuna hati kama hiyo? Kwa kweli, iunde kwa kurasimisha utaratibu wa kuchora, kusindika na kuhamisha hati rasmi za ndani. Urasimishaji husaidia kuboresha michakato mingi ya biashara, ambayo ina athari nzuri sana kwa utaratibu wa jumla katika shirika.
Inahitajika kuanza kazi kwa kuchambua mtiririko wa memos rasmi: kuamua idadi na njia zake, ukiondoa sehemu zisizo za lazima kwenye njia ya hati. Kuamua njia yenye ufanisi zaidi kwa hati, usiogope kuvunja miundo ya zamani, isiyofaa, sahihi na sahihi makosa katika vifaa.
Kunaweza kuwa na chaguzi kadhaa za kuelekeza maelezo rasmi - kwa ushiriki wa huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema (Mpango 1) na bila hiyo (Mpango wa 2). Wacha tujue ni ipi kati ya miradi hii ambayo ni bora zaidi.
USAJILI WA USAJILI NA MIPANGO YA KUPITIA ANGALIZO
- Usajili katika huduma ya elimu ya shule ya mapema ya shirika kubwa. Kuhamisha madokezo rasmi kwa huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema kwa ajili ya usajili na uelekezaji mwingine kwa anayeshughulikiwa kunapunguza kasi ya mchakato wa kuwasiliana habari na kufanya maamuzi. Hii inaonekana hasa katika mashirika yenye kiasi kikubwa cha mtiririko wa hati za nje na za ndani. Kwa kuzingatia mzigo wa jumla wa kazi, sio kila taasisi ya elimu ya shule ya mapema inaweza kumpa mfanyakazi tofauti kusajili rasmi, memos na maelezo mengine. Njia moja au nyingine, barua zinazotoka haraka, maagizo, maagizo, barua zinazoingia kutoka kwa mamlaka ya juu zitasajiliwa kwanza, na memos zitasubiri kwa upole katika mbawa.
- Kujiandikisha kama katibu katika shirika ndogo. Katika mashirika yenye mtiririko mdogo wa hati, memos za ndani zinasajiliwa na katibu wa meneja. Memo ya ndani ni hati ya ndani ya mlalo na haiwezi kulenga afisa wa juu.
Ripoti, maelezo ya uchambuzi na maelezo hutumiwa kutoa habari kwa usimamizi katika mawasiliano ya biashara. Kwa hiyo, katibu katika mlolongo wa mapokezi na uwasilishaji wa noti rasmi kati ya maafisa wa hadhi sawa ni kiungo cha ziada.
- Bila usajili, lakini kwa alama kutoka kwa huduma ya DOW kuhusu uhamisho. Ikiwa sio kawaida kwa shirika kusajili noti rasmi, haina maana kuzipeleka kwa mpokeaji kupitia huduma ya DOU bila usajili. Kukabidhi barua kwa huduma ya DOW na kupokea alama kwenye uhamishaji, ikifuatiwa na uhamishaji wa hati na huduma ya DOW kwa kitengo cha mpokeaji na kuweka alama nyingine kwenye uhamishaji - yote haya yanachanganya mchakato, inachukua muda, na. huongeza muda wa mwisho wa kutekeleza maagizo.
Ikiwa shirika bado lina utaratibu wa kupeleka maelezo rasmi na kupokea alama ya kukubalika, ishara ya mpokeaji kwa kupokea, inaonyesha msimamo wake, tarehe na wakati wa kupokea hati (ikiwa ni lazima). Alama ya kupokea hurekodiwa kwenye nakala ya memo, ambayo inarejeshwa kwa idara ya mpokeaji.
Alama ya kupokea inaweza kubadilishwa na muhuri wa "Imepokelewa", ambayo ina sehemu za kuonyesha tarehe ya kupokea, jina kamili. na saini ya afisa (Mtini.).
Mchele. Alama ya kupokea inaweza kubadilishwa na muhuri wa "Imepokelewa".
USAJILI BORA NA MFUMO WA KUPITIA NJIA
- Usajili katika kitengo cha kimuundo, uhamisho wa maelezo moja kwa moja kati ya vitengo. Usajili wa noti rasmi katika kitengo cha kimuundo, pamoja na uhamishaji wao kutoka kwa kitengo kimoja cha kimuundo hadi kingine, waamuzi wa kupita (huduma ya DOU au katibu), hupunguza njia ya hati kwa mpokeaji.
Ikiwa kitengo cha kimuundo hakina nafasi ya karani (katibu wa idara/idara/kitengo), afisa anayehusika na usimamizi wa kumbukumbu lazima ateuliwe kusajili hati, zikiwemo za ndani. Mtu anayehusika na kazi ya ofisi amedhamiriwa na wakuu wa vitengo vya kimuundo. Kama sheria, mfanyakazi anateuliwa ambaye hana mzigo wa majukumu ya kazi. Ugawaji wa kazi za ziada unaidhinishwa kwa amri au udhibiti na kurekodi katika maelezo ya kazi.
- Kusajili noti zinazotoka. Afisa anayehusika na kazi ya ofisi katika kitengo cha kimuundo husajili memo inayotoka.
Memo zinazotoka zimerekodiwa katika jarida la mawasiliano la ndani (linalotoka) la idara (Mfano 3). Wakati wa kusajili noti za huduma zinazotoka, onyesha:
Nambari ya usajili wa hati;
Anwani (idara ambayo memo hutumwa);
Idadi ya kurasa;
Upatikanaji wa maombi;
Tarehe ya utekelezaji;
JINA KAMILI. mfanyakazi aliyetayarisha memo.
Memo inaweza kuchanganuliwa na kutumwa kwa barua pepe.
Ikiwa ni muhimu kusambaza asili, afisa anayehusika na kazi ya ofisi katika kitengo cha kimuundo anaweza kuteka ratiba ya kupeleka memos rasmi kwa wapokeaji - mara moja kwa siku, mara 2 kwa siku, nk.
Memo za dharura (zilizo na tarehe ya mwisho iliyoelezwa wazi) lazima zisambazwe mara moja. Unaweza kutuma madokezo rasmi kwa kitengo cha mpokeaji moja kwa moja au kupitia seli zilizo na vifaa maalum katika huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema yenye nambari na/au majina ya vitengo vya miundo. Katika kesi hii, huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema haishiriki katika mchakato wa kuhamisha hati.
Kusajili noti zinazoingia. Memo inapokewa na idara ya mpokeaji, afisa anayehusika na kazi ya ofisi katika idara ya mpokeaji huisajili kama hati ya ndani inayoingia katika kumbukumbu ya mawasiliano ya ndani (zinazoingia) za idara (Mfano wa 4) unaoonyesha maelezo yafuatayo:
Nambari ya usajili inayoingia;
Tarehe ya kupokea (usajili);
Idadi ya kurasa;
Maombi;
Tarehe ya utekelezaji;
Mtekelezaji (rasmi ambaye memo inatumwa kwake).
Jukumu la kufuata makataa yaliyoainishwa kwenye memo ni kwa afisa ambaye limeshughulikiwa. Mwanzilishi wa memo na/au afisa mkuu anaweza kubadilisha tarehe za mwisho za utekelezaji wa hati.
- Usajili wa wafanyikazi wote. Ikiwa shirika au mgawanyiko wake wa kimuundo hauna mfanyakazi anayehusika na kazi ya ofisi, unaweza kupata njia nyingine za kusajili maelezo rasmi. Kwa mfano, weka logi ya maelezo ya huduma katika muundo wa Neno au Excel kwenye seva kwa matumizi ya umma. Katika kesi hii, kusajili memo na mfanyakazi wa kitengo cha kimuundo haitachukua muda zaidi kuliko kuhamisha hati hiyo kwa katibu.
Walakini, wataalamu kutoka vitengo maalum vya kimuundo mara nyingi huharibu mapendekezo kama haya. Majaribio ya kuwakabidhi hata kazi ndogo za ofisini hukutana na upinzani mkali. Kwa njia fulani, wataalam ni sawa. Kumbuka, I.A. Krylova: "Shida ni, ikiwa fundi viatu huanza kuoka mikate, na mtengenezaji wa keki huanza kufanya buti, basi mambo hayatakwenda vizuri"?
Unaweza kuzuia migogoro ya wazi na wataalamu kutoka idara husika ikiwa utatoa agizo linalofaa au maagizo yaliyotiwa saini na mkuu wa shirika. Katika kesi hiyo, mwanzilishi lazima awe mkuu wa huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema au mtu mwingine anayehusika na kazi ya ofisi. Ni kwa maslahi yake kuondoa baadhi ya kazi za kizamani, kuboresha kazi na mtiririko wa hati, kujenga njia bora za harakati zao, na kuzuia upotevu wa nyaraka za ndani.
Mara tu mpango kama huo unapoanza kutumika, kutoridhika kwa wafanyikazi hupungua, kwani wakati wa usajili umepunguzwa sana, na usajili wenyewe unakuwa wazi.
MASHARTI YA UHIFADHI WA KUMBUKUMBU RASMI
Vipindi vya uhifadhi wa noti zilizomo katika Orodha ya hati za kumbukumbu za usimamizi zinazotolewa wakati wa shughuli za miili ya serikali, serikali za mitaa na mashirika, zinaonyesha muda wa uhifadhi (iliyoidhinishwa na agizo la Wizara ya Utamaduni ya Urusi ya tarehe 08/25). /2010 No. 558, kama ilivyorekebishwa tarehe 02/16/2016, baada ya hapa - Orodha 2010) (Jedwali).
Shirika lolote linalofanya kazi kwa mafanikio ni kiumbe hai, kinachoendelea kubadilika, na kazi ya ofisi ni picha ya kioo ya mfumo wa usimamizi wa kiumbe hiki. Je, unataka kwenda na wakati na kuwa mstari wa mbele? Jaribu kuanza na memos za ndani - hii itakuwa hatua ya kwanza kuelekea mtiririko wa hati uliopangwa vizuri, na vifaa vilivyothibitishwa vya njia za hati za ndani itakuwa hatua ya kwanza katika mapambano dhidi ya machafuko ya usimamizi. Mifano ya maelezo ya huduma imetolewa hapa chini (Mifano 5-10).
MIFANO YA MAELEZO RASMI
Utaratibu unaochukua muda na juhudi - hii ni jinsi watu wengi hushughulikia ripoti, maelezo rasmi na maelezo na mara nyingi hawaoni tofauti kati yao. Inakubalika kwa ujumla kuwa ripoti na maelezo ya maelezo yanahusishwa na utumiaji wa vikwazo vya kinidhamu. Kwa kweli, hutumiwa sio tu kwa hili. Tutakuambia katika hali gani inafaa kuteka maelezo fulani na jinsi ya kuifanya kwa usahihi.
Kwa nini madokezo yanahitajika?
Awali ya yote, maelezo yote ni habari na nyaraka za kumbukumbu za usimamizi wa uendeshaji. Kwa msaada wao, habari hubadilishwa ndani ya kampuni (kwa mfano, kati ya idara tofauti au kati ya matawi, ofisi za mwakilishi na ofisi kuu). Taarifa katika maelezo haina maagizo, lakini inaweza kuwa msingi wa kufanya aina fulani ya uamuzi wa usimamizi, au inaweza tu kuzingatiwa.
Lakini kuziandika sio rahisi hata kidogo. Baada ya yote, hakuna ufafanuzi wa dhana au sheria za kuchora maelezo katika vitendo vya kisheria vya udhibiti. Wacha tujaribu kuunda wenyewe.
Vidokezo vinatofautianaje kutoka kwa kila mmoja?
Kwa uwazi, tunaonyesha tofauti kuu katika meza.
| Sifa | Memorandum | Memo ya huduma | Barua ya maelezo |
| Kiini cha noti |
|
|
Inaelezea sababu za tukio lolote, ukweli, hatua, tukio, ikiwa ni pamoja na ukiukaji wa nidhamu ya kazi, kushindwa kutekeleza maagizo, kupotoka kutoka kwa sheria zilizowekwa za kazi, tukio la hali ya dharura (ajali, ajali, wizi, nk). Ikihitajika, maelezo yaliyoandikwa ambayo yanahitajika kutayarishwa ili kuweka adhabu ya kinidhamu kwa mfanyakazi pia yanaweza kutolewa kama maelezo ya ufafanuzi na Sanaa. 192, sehemu ya 1 ya Sanaa. 193 Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi; Barua ya Rostrud ya tarehe 06/01/2011 No. 1493-6-1 |
| Kuzingatia | Anwani kwa usimamizi:
|
Mawasiliano kati ya wasimamizi au wafanyikazi ngazi moja ya usimamizi, si chini ya kila mmoja kwa nafasi, juu ya masuala ndani ya uwezo wao | Maelezo (maelezo) ya afisa aliye chini ya mkuu |
| Aina za noti kwa kusudi |
|
|
|
| Muundo | Sehemu ya I- taarifa ya sababu, ukweli au matukio ambayo yalisababisha uandishi wake; Sehemu ya II- ikiwa ni lazima, kuchambua hali ya sasa na kutoa ufumbuzi iwezekanavyo kwa tatizo; Sehemu ya III- maelezo ya matokeo maalum, maoni, maombi au mapendekezo ya hatua maalum ambazo, kwa maoni ya mwanzilishi, zinapaswa kuchukuliwa. |
Sehemu ya I- taarifa ya ukweli ambayo ilikuwa sababu ya kuandikwa kwake; Sehemu ya II- maelezo ya sababu zinazoelezea hali ya sasa. Haina hitimisho na mapendekezo |
|
| Aina za noti kwa kiwango cha ufikiaji |
|
||
| Mifano ya maelezo | Pendekezo la bonasi kwa mfanyakazi maalum | Taarifa kwa huduma ya usalama kuhusu hitaji la kuruhusu wafanyakazi ambao watafanya kazi siku ya mapumziko kuingia ndani ya jengo hilo | Ufafanuzi kwa idara ya uzalishaji na kiufundi kuhusu sababu za matumizi makubwa ya vifaa vya msingi dhidi ya viwango vya uzalishaji (kiambatisho cha fomu No. M-29) kupitishwa Maagizo ya Ofisi Kuu ya Takwimu ya USSR ya tarehe 24 Novemba 1982 No. 613 |
Kwa madhumuni ya ushuru, kila aina ya noti ni muhimu.
Katika baadhi ya matukio, dokezo, pamoja na hati zingine, zinaweza kutumika kama hati ya msingi ya kuthibitisha na kuweka kumbukumbu za gharama katika uhasibu wa kodi. kifungu cha 1 cha Sanaa. Nambari ya Ushuru ya 252 ya Shirikisho la Urusi, Kwa mfano:
- kumbukumbu huduma ya utangazaji, kulingana na muda ambao muda halisi wa matumizi ya video za utangazaji haukuzidi miezi 12, ilisaidia kampuni kuthibitisha kuwa video si mali isiyoonekana na kufuta gharama kama mkupuo. Azimio la Huduma ya Shirikisho ya Antimonopoly ya Mkoa wa Moscow tarehe 16 Machi, 2012 No. A40-100845/10-4-498;
- ili kuthibitisha umbali wa gari kwa kutumia usomaji wa kirambazaji cha GPS (badala ya odometer) na kutambua gharama za mafuta, unahitaji kumbukumbu kwa mkuu wa idara ya usafirishaji kutoka kwa msimamizi kwamba ukaguzi wa kabla ya safari ulionyesha utendakazi wa odometer na kifungu cha 1 cha Sanaa. 252, ndogo. 5 uk 1 sanaa. Nambari ya Ushuru ya 254 ya Shirikisho la Urusi. Kulingana na ripoti hii (au hati nyingine), agizo litatolewa juu ya hitaji la kuendesha gari huku kiongoza kiendeshaji kikiwa kimewashwa na kurekodi usomaji wake kwenye njia ya malipo. Barua ya Huduma ya Ushuru ya Shirikisho ya Julai 16, 2010 No. ШС-37-3/6848;
- barua ya maelezo Inaweza kuwa na manufaa:
- <или>kupokea punguzo la kodi ya mapato ya kibinafsi kwa mtoto subp. 4 aya ya 1 sanaa. Nambari ya Ushuru ya 218 ya Shirikisho la Urusi, ikiwa hakuna cheti cha 2-NDFL kutoka mahali ulipo pa kazi hapo awali. Wakati mtu hajafanya kazi kwa muda mrefu na anapata kazi tena, anahitaji barua ya maelezo kuhusu ukosefu wa mapato, kitabu cha rekodi ya kazi na maombi ya maandishi ya kupunguzwa. Barua ya Huduma ya Ushuru ya Shirikisho ya tarehe 30 Julai 2009 No. 3-5-04/1133@;
- <или>kutatua suala la kulipa gharama ya kusafiri kwa likizo. Ikiwa mfanyakazi anaifanya katika maeneo kadhaa au hupitia vituo vya kusimama wakati akipitia, maelezo ya maelezo kutoka kwa mfanyakazi na hati zake za kusafiri zinahitajika. Barua ya Wizara ya Afya na Maendeleo ya Jamii ya tarehe 20 Februari, 2009 No. 194-13.
Ni wazi kwamba ikiwa kumbuka ni hati ya msingi, basi lazima iwe na maelezo yote ya hati hiyo. kifungu cha 2 cha Sanaa. 9 ya Sheria ya Novemba 21, 1996 No. 129-FZ.
Jinsi ya kuandika maelezo kwa usahihi
Wafanyakazi wengi wanaona vigumu kuandika maelezo, kwa sababu hii ni kazi isiyo ya kawaida kwao. Ili kurahisisha kazi, toa sheria za kuandaa rasimu, na pia fomu za kumbuka katika kitendo cha udhibiti wa eneo hilo, kwa mfano, katika mwongozo wa usimamizi wa ofisi, na kuwajulisha wafanyikazi. Sehemu ya maagizo inaweza kuonekana kama hii, kwa mfano.
Imeidhinishwa kwa agizo la Alpha LLC
tarehe 27 Desemba 2011 No. 123
Maagizo ya usimamizi wa ofisi ya Alpha LLC
4.10. Vidokezo (ripoti, rasmi, maelezo)
4.10.4. Kila noti imeundwa kuonyesha maelezo yafuatayo:
- jina la kitengo cha kimuundo - mwandishi wa noti;
- jina la aina ya hati - ripoti, maelezo rasmi au maelezo;
- tarehe ya hati - tarehe ya kusainiwa (katika nambari za Kiarabu katika mlolongo: siku, mwezi, mwaka);
- mwajiriwa - f. Na. O. na nafasi ya mtu ambaye noti inashughulikiwa (katika kesi ya dative);
- kichwa cha maandishi, ambacho kinapaswa kuanza na kihusishi "O" au "Kuhusu";
- barua juu ya uwepo wa programu (ikiwa ipo), kwa mfano: "Kiambatisho: nakala 1. kwa lita 3.";
- saini ya mkusanyaji (nafasi ya mkusanyaji; saini ya kibinafsi na nakala yake (jina kamili)).
4.10.5. Maandishi yameandikwa katika nafsi ya kwanza umoja.
Maandishi ya noti hayapaswi kuwa na salamu au matakwa ya mwisho.
4.10.6. Fomu za ripoti, maelezo rasmi na maelezo yametolewa katika Viambatisho Na. 15, 16, 17 kwa Maagizo.
Wakati mfanyakazi anahitaji kuandika barua, mpe fomu iliyotengenezwa tayari, au bora zaidi, sampuli. Hebu tupe mifano ya muundo wa maelezo tofauti.
Kampuni ya Dhima ndogo "Alpha"
Uhasibu
kwa Mkurugenzi Mtendaji
Alpha LLC
I.I. Stasov
Mkuu wa Idara ya HR
S.V. Klimova
Sababu zilizoainishwa katika maelezo ya maelezo,
kuzingatiwa kukosa heshima.
Fanya hatua za kinidhamu
kwa namna ya maoni kwa T.I. Bogdanova
Mhasibu Mkuu
KUZIMU. Zharova
Chukua hatua za kurejesha injini ya turbine ya gesi
30.08.2012
BARUA YA MAELEZO
tarehe 30.08.2012 No.12
Juu ya sababu za upotezaji wa tamko la asili la forodha ya gesi
Hasara ya tarehe 08/29/2012 ya tamko la awali la forodha kwa usambazaji chini ya Mkataba na Bonduelle, Ufaransa, tarehe 04/20/2012 No. 0007/5 ya kundi la mbaazi za kijani (Posts post Gatchinsky) ilitokea wakati wa kunakili hati hii. .
Mwigaji wa ofisi haujaundwa kwa kunakili kiotomatiki hati za wiani wa karatasi nyepesi. GTD ya asili, ikiwa na msongamano wa karatasi ya kufuatilia, ilinakiliwa kiotomatiki pamoja na hati zingine zilizo na msongamano mkubwa wa karatasi. Kama matokeo, jam ilitokea na injini ya asili ya turbine ya gesi ilijazwa kati ya roller za kunakili. Wakati wa kujaribu kuitoa, hati ilichanwa katika sehemu ndogo, zisizoweza kubadilishwa na zisizoweza kusomeka.
Wafuatao wamefahamika na hati:
30.08.2012
| Mhasibu Mkuu |
Watu wengi huchukulia memo kama utaratibu ambao huchukua muda na mishipa. Lakini kuna hali wakati utaratibu huu unaweza kumlinda mfanyakazi kutokana na madai yasiyo ya haki kutoka kwa usimamizi. Maombi yaliyoandikwa yatakulinda kutokana na shida wakati wowote, ambayo haiwezi kusema juu ya maombi yaliyotolewa kwa mdomo, ambayo si mara zote hupewa umuhimu. Kwa hivyo, hati hizi zinathibitisha ukweli wa uhusiano na zimesajiliwa kama hati zinazotoka.
Kuandika memo
Memo ni nini?
Memo ni hati muhimu ya mawasiliano ya ndani., hakuna taasisi moja yenye ushawishi inayoweza kufanya bila hiyo. Kwa utendakazi wa kawaida wa shirika, sampuli ya memorandum inapaswa kuwa karibu kwa karibu wafanyikazi wote. Tofauti yake kutoka kwa memo ni kwamba ina mwelekeo wa kihierarkia, yaani, daima hutoka kwa chini hadi kwa usimamizi wa juu. Kumbuka ni hati ya habari, ambayo imeandikwa ili kuwajulisha mara moja mamlaka ya mamlaka ya juu au idara nyingine ya kimuundo kuhusu matukio yanayoathiri utulivu wa mfumo wa usimamizi katika biashara.
Ripoti hiyo ina nguvu ya kisheria, kwa sababu kusudi lake sio tu kuwajulisha usimamizi wa shirika, lakini pia kuwahimiza kufanya uamuzi fulani juu ya hali iliyotangazwa. Hati hiyo imeundwa kwa hiari ya kibinafsi ya mfanyakazi au kwa ombi la meneja. Msimbo wa noti kulingana na uainishaji wa hati za usimamizi ni 0286041 kulingana na OKUD. Hati hiyo lazima ieleze kwa uwazi tatizo lililotokea, na kwa kuwa ina nguvu ya kisheria, lazima isiwe na makosa ya spelling na ya kisheria.
Ufafanuzi wa memo
Hati hiyo sio tu inaweka tukio hilo kwa undani, lakini pia inaandika hitimisho inayoelezea chaguzi za kutatua hali hiyo. Baada ya hayo, meneja analazimika kusoma hati na kuweka azimio lake. Baadaye, azimio hili hutumika kama msingi wa idhini na utekelezaji wa hatua mbalimbali (kuweka adhabu, utoaji wa motisha, nk). Kwa hivyo, memo ni kipengele cha maoni kati ya meneja na msaidizi.
Madhumuni ya memos
Malengo makuu yaliyofuatwa katika uundaji wa hati hii:
- Kuongeza ufanisi wa utendaji wa kibinafsi. Wakati kitu kinasumbua mfanyakazi, na anapendekeza njia za kutatua tatizo hili.
- Rekebisha hali hiyo. Wakati mfanyakazi anajua ukweli fulani ambao haumhusu yeye binafsi, lakini, kwa maoni yake, huingilia kati kazi imara na yenye ufanisi. Ripoti inaandikwa kwa usimamizi ili hali hiyo isuluhishwe haraka iwezekanavyo.
- Ondolea wajibu. Ikiwa mfanyakazi amewasilisha taarifa fulani kwa wakubwa na anataka kujiondolea jukumu la kurekebisha tukio. Baada ya hayo, haipaswi kuwa na malalamiko dhidi ya mkusanyaji.
- Jilinde wakati haki zinakiukwa. Hapa kumbuka ni jaribio la kutatua tukio hilo kwa amani.
Moja ya malengo ya memo ni kujiondoa uwajibikaji
Aina za memos
Wanakuja katika aina mbili:
- Ndani- iliyoandikwa kwa ombi la mfanyakazi au bosi wake ili kuongeza ufanisi wa kampuni. Mwandishi anatia saini hapa. Kwa kuwa hati hiyo inachukuliwa kuwa ya ndani, basi usajili unafanywa kwenye karatasi ya A4.
- Ya nje- kutumwa kwa mamlaka ya juu. Aina hii imesainiwa tu na mkuu wa kampuni, na imechapishwa kwenye barua ya kampuni.
Katika hali zote mbili, tarehe imewekwa siku ya kuandika na kusainiwa.
- Habari - Kama sheria, zinaundwa mara kwa mara; hutoa habari ya kina juu ya njia na huduma za kazi. Pia zinaweza kutumika kuwasilisha mawazo ya kuboresha mchakato wa kazi kwa usimamizi.
- Kuripoti- Ripoti matokeo ya agizo lililotekelezwa katika kipindi maalum. Kawaida wanajumuisha wafanyikazi wa kiwango cha chini.
- Mpango - wale ambapo mfanyakazi anapendekeza kwa usimamizi kufanya uamuzi fulani kuhusiana na matukio maalum - ukiukwaji, wakati wa kupumzika, nk.
Memo ya ndani
Mara nyingi, kati ya ripoti, lazima uandike maelezo "ya kukandamiza" kwa wakuu wako, ukiwaita wafanyikazi kama wababaishaji na wavivu. Wanapaswa kutengenezwa kwa uangalifu sana, kwa sababu hata kasoro ndogo inaweza kusababisha shida katika siku zijazo. Ukiukaji wa nidhamu ni sababu za adhabu za kifedha; kwa madhumuni haya tu, hoja za kulazimisha lazima zitolewe katika hati. Hati iliyotengenezwa vibaya inaweza kuwasilishwa kortini, ikilalamika kwamba usimamizi unakiuka kwa nia mbaya haki za mtaalamu. Kwa hiyo, ni muhimu kujua jinsi ya kuandika memo kwa usahihi.
Muundo wa hati
Memorandum inajumuisha sehemu mbili au tatu za semantic:
- Halisi sehemu ambayo sababu za tukio lililosababisha kuundwa kwake zimeelezwa, pamoja na taarifa ya kina ya mazingira yanayoambatana.
- Uchambuzi - inatoa uchambuzi wa hali na matokeo ya uwezekano wa tukio na chaguzi mbalimbali za kuondoa tatizo.
- Kufupisha sehemu ambayo mzungumzaji anaelezea maoni yake, anatoa hoja zenye kusadikisha na kupendekeza kuchukua hatua mahususi kutatua tukio hilo. Na kisha kiongozi mwenyewe anaamua ni vikwazo gani vya kuchukua. Kwa kuwa viongozi hawana wakati wa uchunguzi, mara nyingi hukubaliana na mapendekezo ya mwandishi bila kutafakari kwa undani.
Memo ya nje
Unaweza kutunga memorandum katika umbizo la maandishi na jedwali. Sehemu ya uchanganuzi katika hati inaweza kukosa kulingana na aina ya suala. Katika kesi hii, hati ina sehemu ya kweli tu na hitimisho na suluhisho la shida. Kwa kuitumia, unaweza kutoa sio tu mapendekezo ya kuboresha michakato fulani ya uzalishaji, lakini pia kuelezea kutoridhika kwako na hatua zilizochukuliwa. Kabla ya kuanza kuandika ripoti, unahitaji kuunda wazi tatizo au mtazamo wako na kisha tu kuanza kuwasilisha kwenye karatasi.
Hii ni muhimu ili wingi halisi wa vitu vya hesabu ufanane na data ya uhasibu. uhasibu. Sababu zinaweza kuwa tofauti - kumalizika muda, kuvunjika, uharibifu wa mali, nk.
Mali na vifaa vimeandikwa kulingana na maagizo yaliyotengenezwa na biashara. Watu wote wanaowajibika kifedha wanaofanya kazi na vifaa vya hesabu lazima wathibitishe kwa maandishi kwamba wanaifahamu.
Kwa kawaida, kujaza nyaraka za msingi kwa ajili ya kufutwa kazi hufanywa na wafanyakazi wanaohusika na kuangalia taarifa zilizomo katika ripoti. Kwa mfano, wafanyikazi wa uhasibu.
Ikiwa mtu anayehusika na kifedha atagundua mali iliyoharibiwa, ni muhimu kufanya hesabu. Unaweza kuianzisha kwa kutuma ombi lililoandikwa kwa msimamizi. Kwa kusudi hili, memo inaundwa kwa ajili ya kufutwa kwa vitu vya hesabu.
Fomu ya mfano:
Jinsi ya kuteka SZ kwa usahihi?
Memo rasmi kama aina huru ya hati haijajumuishwa katika Kiainisho cha Hati za Usimamizi za Kirusi-Yote (OKUD). Lakini mara nyingi hutumiwa katika mazoezi ya biashara. Inashauriwa kuteka kwa mujibu wa mahitaji ya GOST R 6.30-2003 "Mifumo ya nyaraka ya umoja. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya maandalizi ya hati."
Hati tunayozungumzia katika makala hii imeundwa na mfanyakazi anayehusika na vitu vya hesabu vinavyoelekezwa kwa mkuu wa idara.
Lazima iwe na ombi la kufutwa. Msingi wa hii lazima pia uonyeshwe na orodha kamili ya mali lazima iambatishwe. SZ inajumuisha safu wima zifuatazo:
- jina la bidhaa na vifaa,
- wingi,
- thamani ya kitabu,
- nambari ya hesabu.
Baada ya kukamilika, hati huwasilishwa kwa meneja kwa saini. Baada ya kuzingatia, ikiwa uamuzi unafanywa kuhusu haja ya ukaguzi, mkurugenzi hutoa na kusaini amri ya kufanya hesabu katika fomu ya INV-22. Inaidhinisha utungaji wa tume, muda wa hesabu na inaonyesha mali ambayo inapaswa kuchunguzwa. Kulingana na utaratibu, utaratibu wa hesabu huanza. Baada ya kukamilika, kitendo kinatolewa, kwa misingi ambayo mali iliyoharibiwa imeandikwa.
Sampuli za kumbukumbu
Wacha tuangalie mifano kadhaa ya muundo wa SZ. Shukrani kwa sampuli, unaweza kujitegemea kuchora hati unayohitaji.
1. Mashirika ya biashara mara nyingi yanapaswa kuondokana na bidhaa zilizoharibiwa. Katika kesi hii, wafanyikazi wa duka hutengeneza memo ya kuandika bidhaa, ambayo huwasilishwa kwa mkurugenzi wa duka kwa saini.
2. Katika uzalishaji, kunaweza kuwa na haja ya kuandika vifaa visivyofaa kwa ajili ya utengenezaji wa bidhaa. Ikiwa kwa sababu fulani nyenzo haziwezi kutumika, memo ya kuandika nyenzo imeundwa, sampuli:
3. Kila mwajiri analazimika kuwapa wafanyakazi wake mavazi maalum kwa mujibu wa kanuni zilizotengenezwa. Baada ya kuchakaa, nguo za kazi huandikwa na mfanyakazi hupewa mpya badala yake. Kwa kusudi hili, memo ya kuandika nguo za kazi imejazwa:
4. Wakati wa kufanya kazi, wafanyakazi hutumia mali zisizohamishika za kampuni, ambazo zinaweza pia kuwa za kizamani na zinahitaji kubadilishwa. Matokeo yake, mali hiyo inapaswa kufutwa na wafanyakazi wapewe vifaa vya kisasa. Hapo chini unaweza kuona jinsi memo ya kuandika mali zisizohamishika inaonekana, sampuli.