Wybór zadań priorytetowych dla menedżera metodą Eisenhowera. Matryca Dwighta Davida Eisenhowera w planowaniu

Dlaczego tak trudno jest wybrać pomiędzy zadaniami priorytetowymi i drugorzędnymi? Badania neurologa Antonio Damasio pokazują, że podejmowanie decyzji jest nierozerwalnie powiązane z emocjami. Nic więc dziwnego, że stany lękowe i depresyjne często charakteryzują się stanami utknięcia i niemożności podejmowania decyzji. Korzystanie z prostych narzędzi, takich jak Matryca Eisenhowera, pomaga nie tylko zrozumieć sprawy, ale także zmniejszyć stres emocjonalny. Z biegiem czasu, opanowując zasady tej koncepcji, możesz łatwo i szybko określić różnicę między ważnymi, pilnymi, nieważnymi i bezużytecznymi.

Uważa się, że Matryca Eisenhowera ma wiele wspólnego ze słowami Dwighta D. Eisenhowera: „Mam dwa problemy: pilny i ważny. Pilne nie jest ważne, ale ważne jest pilne.”

Dwight D. Eisenhower jest najbardziej znany jako 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych (od 1953 do 1961). Zanim został prezydentem, był generałem i dowodził siłami alianckimi podczas II wojny światowej. W 1950 roku Eisenhower został pierwszym Naczelnym Dowódcą Sił Sojuszniczych NATO w Europie.

Specyficzne zajęcia zawodowe nieustannie zmuszały Eisenhowera do podejmowania trudnych decyzji i codziennego skupiania się na różnych zadaniach. Aby zoptymalizować proces, stworzył swoją metodę, która stała się powszechnie znana jako macierz Eisenhowera. Dziś mogą z niego korzystać nie tylko generałowie, ale także zwykli ludzie, w tym gospodynie domowe – pomaga ustalić priorytety bieżących zadań i uporządkować.

Jak korzystać z macierzy Eisenhowera

To narzędzie jest odpowiednie dla tych, którzy chcą i potrafią ocenić wagę swoich zadań i jasno je kategoryzować. Metoda polega na podziale zadań i działań na cztery grupy:

pilne i ważne;
ważne, ale nie pilne;
pilne, ale nieważne;
nie jest pilne ani ważne.

Ostatecznym celem Metody Eisenhowera jest pomoc w oddzieleniu spraw nieistotnych od ważnych decyzji i skupienie się na tym, co naprawdę ważne.

Jeśli wyobrazisz sobie macierz Eisenhowera jako obraz, będzie ona wyglądać następująco:

Znaczenie ćwiartek macierzy

Zadania są przypisane do określonych ćwiartek, które z kolei określają, kiedy i jak długo możesz wykonać zadanie.

Kwadrant I – „Zrób to teraz” (pilne i ważne)

Obejmuje to zadania priorytetowe wymagające natychmiastowej uwagi. Mają ściśle określone terminy i muszą zostać zrealizowane przede wszystkim osobiście.

Kwadrant II – „Zdecyduj, kiedy to zrobisz” (ważne, ale nie pilne)

Kwadrant ten jest strategiczną częścią matrycy, idealną do długoterminowego rozwoju. Elementy w nim zawarte są ważne, ale nie wymagają natychmiastowej uwagi. Jednocześnie zadania mają określony termin realizacji i również są realizowane osobiście.

Kwadrant III – „Oddeleguj komuś” (pilne, ale nieważne)

Rozmowy telefoniczne, e-maile oraz planowanie spotkań i wydarzeń mieszczą się w tym kwadrancie. Tego typu zadania zazwyczaj nie wymagają osobistej uwagi, ponieważ nie wiążą się z mierzalnym rezultatem. Kwadrant III pomaga zminimalizować czynniki odwracające uwagę od ważnej pracy. Delegując, możesz skupić się na ważniejszych sprawach.

Kwadrant IV – „Zrób to później” (nieważne, niepilne)

Działania należące do ćwiartki IV to działania pomocnicze, które nie wnoszą żadnej wartości dodanej. Krótko mówiąc, jest to coś, co zawsze można odłożyć na później, bez obawy o jakiekolwiek konsekwencje. Te rzeczy zajmują czas i kolidują z ważniejszymi zadaniami, które umieszczasz w pierwszych dwóch ćwiartkach.

Wybór koloru matrycy

Przypisz każdej ćwiartce macierzy kolor i powiąż go z poziomem priorytetu.

Na przykład:

Czerwony = pilne.

Żółty = ważny, ale niezbyt pilny.

Zielony = pilny, ale nieważny.

Szary = niepilny, nieważny.

Używając macierzy do celów zawodowych, odkryjesz, że większość problemów przypada na ćwiartki I i III. Działania z ćwiartki II przynoszą najbardziej znaczące rezultaty, ponieważ są celami biznesowymi, które wpływają na długoterminowy sukces biznesu, a mimo to rzadko są klasyfikowane jako pilne.

Najtrudniej jest zrozumieć, co odwraca Twoją uwagę od zaplanowanego kursu. Ale jeśli poradzisz sobie z tym podstawowym problemem zarządzania czasem, pozbędziesz się myśli o zmarnowanych godzinach. Zadaj sobie dwa pytania, które pomogą Ci wybrać długoterminowe strategie podejmowania decyzji:

Kiedy będziesz pracować nad ważnymi, ale nie pilnymi zadaniami?
Kiedy możesz poświęcić czas na zajęcie się ważnymi zadaniami, zanim nagle staną się pilne?

Warto pamiętać, że czasami zadania z jednego kwadrantu niespodziewanie przechodzą do drugiego. Jeśli zdarzy się sytuacja awaryjna, Twoje priorytety ulegną zmianie. Na przykład prowadzisz małą firmę i niezadowolony klient dzwoni i prosi o rozmowę z menadżerem w związku z opóźnieniem w dostawie. Problem ten natychmiast wzniesie się ponad inne elementy matrycy.

Podział zadań pomiędzy ćwiartki ma pewne cechy, które należy wziąć pod uwagę:

Listy rzeczy do zrobienia ułatwiają życie. Upewnij się, że przydzielając zadania, zadajesz właściwe pytania, które pomogą Ci określić, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Kluczową cechą jest priorytet.
Do każdego kwadrantu możesz dodać wiele działań i zadań, ale najlepiej jest zachować maksymalną liczbę nie większą niż osiem elementów. W przeciwnym razie odejdziesz od głównego celu - wykonania zadania.
Stwórz osobne matryce dla swojego życia zawodowego i osobistego.
Tylko Ty możesz określić poziom priorytetu pozycji na swojej liście. Zacznij każdy poranek od listy zadań z matrixa, a pod koniec tygodnia zobaczysz rezultat.

Szablon matrycy Eisenhowera

Aby uprościć proces podziału zadań, skorzystaj z szablonu opracowanego przez Evernote:

Macierz Eisenhowera można przełożyć na oprogramowanie do zarządzania projektami Trello. Zrób listę rzeczy do zrobienia dla każdej z czterech tablic (= ćwiartek) i utwórz oddzielną tablicę „Skrzynka odbiorcza”, na którą będą trafiać wszystkie zadania przed rozdzieleniem ich do ćwiartek. Dzięki temu będziesz mógł wizualnie ocenić swoje obciążenie pracą.

Matryca Eisenhowera to proste narzędzie, które pomoże Ci uniknąć stanu paraliżu analitycznego, który pojawia się, gdy nawet nie wiesz, od czego zacząć.

W niekończącym się strumieniu zajęć można się zgubić, zapomnieć o czymś lub po prostu nie mieć na to czasu. W ten sposób niespełnione zadania kumulują się i obciążają kolejny nowy dzień nowymi możliwościami. I znowu ten sam problem: nie miałem czasu, zapomniałem, odłożyłem to na jutro.

Takie sytuacje często zdarzają się tym, którzy nie wiedzą, jak planować, i nie jest to zaskakujące, ponieważ proces planowania wymaga pewnych umiejętności zarządzania czasem i szczególnej uwagi.

Istnieje wiele technik planowania, które pozwalają uzyskać maksymalne korzyści, jeśli prawidłowo wykorzystasz zasoby czasu. Podajmy przykład najskuteczniejszej i nieskomplikowanej techniki, która nazywa się „Macierz Eisenhowera” Lub „Plac Eisenhowera”.

- To zasada ustalania priorytetów, która pozwala rozwiązać największą liczbę zadań w ciągu dnia.

Zasada ta jest jedną z najpopularniejszych w zarządzaniu czasem. Jest stosowany na całym świecie: od zwykłych pracowników po menedżerów dużych organizacji znanych na całym świecie korporacji.

Założycielem tej zasady jest Dwight David Eisenhower (34. Prezydent Stanów Zjednoczonych). Biorąc pod uwagę napięty grafik, zoptymalizował swój harmonogram pracy, usystematyzując zadania w zależności od ich ważności, co doprowadziło do stworzenia własnego sprzętu, który wyróżniał się prostotą i niepowtarzalnością.

Matryca Eisenhowera jako narzędzie ustalania priorytetów

Eisenhower podzielił rzeczy na 4 kategorie i umieścił je w tabeli, w której wyraźnie wyróżnił kwadraty umożliwiające podział zaplanowanych zadań według ich pilności i ważności (a, b, c, d).

Każdy kwadrat ma swój własny cel:

„a” - pilne o szczególnym znaczeniu;
„b” - ważne, które można opóźnić;
„s” - nie jest najważniejsze, ale pilne;
„d” - niepilne i nieważne.

Ustalając w ten sposób priorytety, możesz nauczyć się zarządzać czasem, które pomogą w osiągnięciu Twoich celów, zwiększą Twoją wydajność w realizacji zaplanowanych zadań i wpłyną na sukces w określonej czynności.

Aby ustalić priorytety zgodnie z zasadą D. D. Eisenhowera, musisz szczegółowo przestudiować kategorie (kwadraty) w jego tabeli.

Sprawy ważne i pilne (kategoria a)

W kwadracie tej kategorii znajdują się zaplanowane zadania, które są najważniejsze i bardzo pilne. Zgodnie z zasadą Eisenhowera, kwadrat ten powinien być pusty, wolny na nowy codzienny wpis, co dla osoby posiadającej umiejętność zarządzania czasem nie będzie dawać możliwości wyzwolenia pilności spraw i dopuszczenia do sytuacji krytycznej w przypadku ich niespełnienia.

Często zdarza się, że rzeczy z kwadratu „b” przenoszone są do kwadratu „a” na skutek zwykłego ludzkiego lenistwa, co jest jedną z przyczyn jego zapełnienia. Czasem może się to zdarzyć każdemu, jednak w przypadku codziennego przerzucania rzeczy z kwadratu na kwadrat warto wyćwiczyć w sobie samodyscyplinę.

Aby uniknąć pojawienia się niezakończonych zadań w kwadracie „a”, należy terminowo realizować zadania z pozostałych kategorii i ściśle trzymać się listy zadań do wykonania dla tego kwadratu. Możesz także skorzystać z metody delegowania (delegowania zadań na kogoś), która pozwoli rozwiązać zadania i nie pozostawić niedokończonej pracy.

Lista rzeczy do zrobienia dla kwadratu „a”:

negatywnie wpływające na osiągnięcie celu;
problematyczne, które mogą powodować kłopoty;
związane ze zdrowiem.

Sprawy ważne, niepilne (kategoria b)

Do tej kategorii często zaliczają się najbardziej obiecujące i priorytetowe sprawy. Eisenhower przypisuje im znaczącą rolę, gdyż ich wdrożenie jest kluczem do sukcesu. Doświadczenie pokazuje, że jeśli odpowiedzialnie wykorzystujesz czas, robiąc rzeczy wymienione w kwadracie „b”, to wtedy dobre wyniki będą widoczne już wkrótce.

Zaletą tego placu jest to, że masz odpowiednią ilość czasu na ważne rzeczy, co pozwala konstruktywnie i przemyślanie rozwiązywać problemy, w pełni ujawnić swój potencjał i przemyśleć (przeanalizować) swoje działania. Warto jednak wiedzieć, że tych spraw nie należy odkładać na półkę, gdyż istnieje ryzyko przesunięcia ich do pierwszego kwadratu, co jest w myśl zasady Eisenhowera niedopuszczalne.

Przykłady przypadków i zadań kwadratu „b”:

planowanie;
partnerstwo (poszukiwanie, współpraca);
wyniki zrealizowanych projektów (ocena wykonanej pracy);
szukać perspektyw rozwoju.

Jeśli chodzi o życie codzienne, eksperci zalecają, aby na tym placu znalazły się sprawy związane z planowaniem, nauką, sportem, dietą itp.

Sprawy pilne, nieistotne (kategoria c)

Ta kategoria obejmuje zadania poboczne, których nie można opóźnić. Często zdarza się, że człowiek spieszy się z wykonaniem najmniej ważnych zadań i przez to zostaje odwrócony od celu. Matryca Eisenhowera wymaga precyzyjnego wykorzystania technologii, dlatego nie należy popełniać błędów w klasyfikacji zadań.

Ustalając priorytety, nie należy mylić zadań związanych z kwadratem „c” z zadaniami z kwadratu „a”. Oto przykład możliwego zamieszania:

Szef wydaje polecenie wymagające pilnego wykonania, ale to polecenie nie ma nic wspólnego z pracą. Zadanie to należy wpisać w pole „c” i uznać za ważne, ale nie pilne, ponieważ nie można odstępować od zamierzonych celów, marnując w ten sposób czas na coś, co odwraca uwagę od najważniejszej rzeczy.

Przykłady przypadków i zadań kwadratu „c”:

niespodziewani goście wymagający uwagi;
niezaplanowane pilne spotkania;
pozbycie się kłopotów spowodowanych własnym zaniedbaniem.

Sprawy niepilne i nieistotne (kategoria d)

Są to zadania, które są gotowe czekać na swój tymczasowy zasób tak długo, jak jest to konieczne lub mogą nawet pozostać niemożliwe do wykonania. Do tej kategorii zaliczają się raczej rzeczy proste i ciekawe, ale nie należy ich chwytać, one tylko spowalniają proces pracy i oddalają od celu.

Przykłady przypadków i zadań kwadratu „d”:

puste rozmowy telefoniczne;
działalność rozrywkowa;
wszelkie zdarzenia odrywające od pracy.

Ustalając priorytety zgodnie z zasadą macierzy Eisenhowera, niewątpliwie możesz wiele osiągnąć i zbliżyć się do celu, jednak nie zapominaj, że praca jest głównym źródłem sukcesu przy odpowiednim zarządzaniu czasem.

Śladami Eisenhowera, czyli wybór priorytetów

Rozumiemy trochę priorytety, to znaczy uporządkujemy nasze cele według ważności i pilności ich realizacji.

Patrząc na ogromną listę, jaką otrzymaliśmy po tym ćwiczeniu, od razu możemy stwierdzić, że czas, jaki trzeba przeznaczyć na realizację wszystkich zapisanych celów, jest znacznie większy niż to, czym dysponujemy. Prowadzi to do konfliktów pomiędzy celami. Chęć poświęcenia większej ilości czasu karierze może kolidować z chęcią spędzenia większej ilości czasu z rodziną, dlatego konflikty pomiędzy celami powodują stres psychiczny. Jednak z drugiej strony te same konflikty dają nam możliwość bardziej owocnego wykorzystania naszego czasu osobistego i działają jako motor jego optymalizacji.

Przyjrzyj się jeszcze raz uważnie swoim listom celów życiowych, spróbuj je rozdzielić zgodnie z zasadą zasugerowaną poniżej i zobacz, co wyjdzie.

Zasadę tę zaproponował amerykański generał Dwight Eisenhower. Zasada Eisenhowera jest prostą pomocą, szczególnie gdy trzeba szybko podjąć decyzję, któremu zadaniu nadać priorytet. Priorytety ustala się na podstawie kryteriów takich jak pilność i waga sprawy.

Zasada Eisenhowera.

W zależności od pilności i wagi sprawy/zadania istnieją cztery możliwości ich oceny i realizacji:

1. Sprawy pilne/ważne- są realizowane niezwłocznie, tj. niezwłocznie.

2. Sprawy pilne/mniej ważne – nie aż tak ważne, ale wymagające ustalenia jak najkrótszych terminów. Istnieje możliwość przekazania tych spraw innej osobie.

3. Mniej pilne/ważne sprawy– nie ma potrzeby wykonywania ich w trybie pilnym, można je poczekać lub po prostu zlecić. Jednak prędzej czy później te zadania/rzeczy staną się pilne i należy je rozwiązać tak szybko, jak to możliwe, dlatego przejrzyj listę ponownie.

4. Sprawy mniej pilne/mniej ważne– nie wymagają szybkiej reakcji, ale jeśli sam zaczniesz się z nimi uporać, to nie narzekaj, że zabrakło Ci czasu na rozwiązanie podstawowych zadań/spraw. Powinieneś powstrzymać się od nieistotnych i niepilnych zadań/zadań! Wystarczy wysłać je do „Koszyka”!

Przedstawmy schemat tej zasady, który jasno przedstawi Ci stopień ważności Twoich zadań/spraw.

Kategoryzując swoje zadania zgodnie z Zasadą Eisenhowera, znacznie zwiększysz swoją produktywność, produktywność i efektywność. Zasada ta dotyczy nie tylko produkcji, ale może dobrze służyć gospodyniom domowym, uczniom, studentom itp. Biznesmeni mogą również dodać rentowność do listy priorytetów dotyczących pracy, ponieważ wszyscy pracujemy w zasadzie dla pieniędzy, co oznacza , sprawy i na pierwszym miejscu powinny znajdować się cele związane z generowaniem największych zysków lub rozwojem kariery.

Po ustaleniu priorytetów można powiedzieć, że przeprowadziliśmy swego rodzaju planowanie czasu, czyli ustaliliśmy harmonogram naszego życia na dzień, tydzień, miesiąc czy kwartał. Nie powinieneś też wybiegać zbyt daleko do przodu. Spróbuj zacząć od zaplanowania dnia lub tygodnia, biorąc pod uwagę, że w tym dniu lub tygodniu powinieneś choć trochę zbliżyć się do wielkich celów, które są na Twojej liście. Lepiej stworzyć swój harmonogram o tej samej porze, najlepiej wieczorem, wtedy rano, z „świeżym umysłem”, będziesz miał możliwość wprowadzenia zmian w swoim dniu pracy, w oparciu o gotową listę. Czas podróży wykorzystuję na przykład na pisanie i dostosowywanie harmonogramu tak, aby nie „kraść” minut z czasu pracy lub czasu, który mogę z radością spędzić z rodziną na planowaniu.

Pamiętaj, że jeśli chcesz kontrolować swój czas, niedokładne rejestrowanie wszystkiego, co robisz co minutę przez dwadzieścia cztery godziny na dobę, jest stratą czasu. Nie musisz stać się ofiarą planu i uczynić planowanie celem swojego życia. Rachunkowość dla rachunkowości nie daje efektu, ale planowanie i nawyk robienia notatek o tym, co można zapomnieć, a co najważniejsze, notatek z realizacji tego, co zostało zaplanowane, pomoże każdej osobie i pokaże, jak łatwo jest osiągaj swoje cele, każdego dnia robiąc w ich stronę mały krok.

Jedno ostrzeżenie! Unikaj nadmuchanych planów, które zamieniają Cię w osaczonego konia i wpędzają w syndrom chronicznego zmęczenia; pamiętaj, aby wziąć pod uwagę godziny swojej najbardziej produktywnej pracy, swój stan zdrowia i biorytmy, co zostanie omówione szerzej w dalszej części rozdziały.

Z książki Kiedy niemożliwe staje się możliwe [Przygody w niezwykłych realiach] przez Grofa Stanisława

W TRAKCIE INKAÓW Zdradzamy tajemnicę trepanacji Podczas naszych wizyt w Peru, dzięki dwóm przytulnym miejscom, mogliśmy szybko zregenerować się po długich lotach i jet lagu. Pierwszym z nich był gościnny Hotel Bolivar w Limie, oferujący komfortowe zakwaterowanie

Z książki Praktyczna psychologia menedżerów przez Altshuller A A

Z książki Efekt wizualizacji przez Nasta Jamiego

Ustalanie priorytetów Teraz Twoja grupa, niezależnie od jej wielkości, powinna działać w oparciu o jedną kartę dowodzenia. Kiedy prowadzę zajęcia z planowania strategicznego, mam do dyspozycji wiele opcji, z których można skorzystać. Nie powinieneś mieć nadziei

Z książki Mów tak, abyś mógł być widziany przez Vem Alexandra

Śladami „Perfumiarki” Wdychając perfumy i mgiełki, Siada przy oknie... Zapachy miłości znane są od czasów starożytnych. Ich prawidłowa nazwa to „afrodyzjaki”, jak je nazywały kurtyzany i kobieciary na cześć bogini miłości i piękna Afrodyty, która dała się poznać jako

Z książki Zarządzanie czasem w rodzinie [Książka dla rodziców, którzy chcą „zrobić wszystko”] autor Burmistrova Ekaterina Aleksiejewna

Ustalanie priorytetów Jak oprzeć się negatywnemu scenariuszowi rozwoju relacji rodzinnych? W myślach narysuj okrąg i podziel go na segmenty. To jest twój czas. Na jakie przedziały to dzielisz? Na co je wydajesz Lwią część naszego czasu pochłania praca i podróże

Z książki Łatwość komunikacji [Jak znaleźć wspólny język z dowolną osobą] przez Ridlera Billa

Tabela priorytetów Poniżej znajduje się tabela priorytetów, która pomoże Ci określić priorytety. Tabela została opracowana przez Billa Ridlera na podstawie wykładu doktorów Williama i Miriam Pugh, mgr rozwoju społecznego. Jak korzystać z tabeliPrzeczytaj

Z książki Mózg. Instrukcja użytkowania [Jak maksymalnie i bez przeciążeń wykorzystać swoje możliwości] przez Rocka Davida

Ustal priorytety Ustal priorytety Gdyby Emily wiedziała, jak energochłonna jest jej sytuacja mentalna, zaczęłaby poniedziałkowy poranek inaczej. Główna różnica polega na tym, że Emily nadała temu priorytet i zajęła się nim przede wszystkim.

Z książki Zalety introwertyków [fragment] autor Laneya Marty’ego Olsena

Z książki Gdzie zdobyć siłę do sukcesu w każdym biznesie i życiu osobistym autor Rakow Paweł

Rozdział 23. Właściwe ustalanie priorytetów Zakładam, że Twoim prawdziwym celem jest bycie szczęśliwym. Wszystkie inne zadania mogą służyć temu głównemu. Spróbuj ustawić te cele na jednej osi czasu. Osiągasz pierwszy cel, to pomaga osiągnąć drugi, drugi pomaga osiągnąć

Z książki Miłość bez granic. Droga do niezwykle szczęśliwej miłości autor Vujicic Nick

Zmiana priorytetów Kanae i ja nadal „pracujemy” nad naszym małżeństwem. Szukamy czegoś, co może wzmocnić więzi miłości i szacunku. Dowiadujemy się, czego każdy z nas chce i oczekuje od naszego związku. Jak już mówiłem, Kanae zauważyła, że zaczęliśmy się mniej śmiać, choć w trakcie okresu

Z książki Zalety introwertyków przez Laneya Marty’ego

Podążanie śladami neuroprzekaźników Introwertycy i ekstrawertycy różnią się nie tylko tym, które obszary mózgu są częściej wykorzystywane. Nie zapomnij o neuroprzekaźnikach. Jeśli pamiętasz, Dean Hamer odkrył, że poszukiwacze nowości wynikają z ich genetyki

Z książki Od pilnego do ważnego: system dla tych, którzy mają dość biegania w miejscu przez Steve’a McCletchy’ego

Z książki Księga rozwiązań autor Krogerusa Mikaela

Z książki Antystres w wielkim mieście autor Carenko Natalia

Jak się doskonalić Matryca Eisenhowera Jak nauczyć się pracować wydajniej Amerykańskiemu prezydentowi Dwightowi D. Eisenhowerowi przypisuje się następujące słowa: „Najpilniejsze decyzje rzadko są najważniejsze”. Uważany był za niedoścignionego mistrza zarządzania

Z książki Spraw, aby Twój mózg pracował. Jak zmaksymalizować swoją efektywność przez Branna Amy

Śladami Twiggy’ego, czyli Anoreksji – gdzie iść? W poprzednim rozdziale poruszaliśmy temat nadwagi, tutaj historia będzie kontynuowana, porozmawiamy o narzuconych nam „wzorcowych standardach” - także nie mniej silnych kobiecych stresorach.Od czasu pojawienia się słynnej modelki

Z książki autora

Ustalanie priorytetów Stuart uważa, że Kate musi ustalić swoje priorytety. Pyta ją, co o tym myśli, jeśli w ogóle o tym myśli. Ustalanie priorytetów to bardzo ważna kwestia w życiu każdego człowieka. Wszyscy o tym wiedzą, ale to za mało

Zasada ta jest bardzo ważna przy ustalaniu znaczenia zadań. Eisenhower podzielił zadania według ich ważności i pilności na zadania A, B i C (ryc. 28).

Zadania A są bardzo ważne i pilne – wykonuj je natychmiast.

Zadania B są ważne, niepilne – określ, kiedy należy je wykonać.

S-zadania mniej ważne, ale pilne należy delegować.

Pilna sprawa

Ryż. 28.Podział priorytetów rozwiązywania problemów

Sprawy, które nie są ani ważne, ani pilne, nie powinny odwracać uwagi menedżera.

Największym niebezpieczeństwem dla lidera jest dać się ponieść pilnościom (zadania C), podczas gdy zadania B (lub nawet zadania A) pozostają niespełnione.

Planowanie dnia pracy

Wyznaczaj sobie cele. Na tej podstawie zrób listę rzeczy do zrobienia (na dłuższy okres).

Przestudiuj listę rzeczy do zrobienia. Dziel duże zadania na mniejsze (analiza morfologiczna).

Ustaw konkretną datę zakończenia każdego zadania i podzadania.

Na pierwszym miejscu w kalendarzu umieść sprawy z ustalonym terminem (np. przygotowanie się do spotkania zaplanowanego na konkretny dzień).

Najwyższy priorytet należy nadać także zadaniom wymagającym dużego wysiłku (np. opracowanie nowej strategii, kwestia odbudowy itp.).

Do spraw drugiego stopnia ważności zaliczają się różnego rodzaju prace średnioterminowe, a także prace związane z wykonywaniem zwykłych funkcji.

Na trzecim miejscu należy umieścić pracę dodatkową, której niepowodzenie nie będzie miało żadnych znaczących negatywnych konsekwencji (nieistotne rozmowy telefoniczne itp.).

5. Dodaj do kalendarza pilne sprawy, które pojawiły się poprzedniego dnia;

6. Spróbuj zmniejszyć listę zadań.

Nie planuj więcej niż trzech ważnych i łącznie więcej niż dziesięciu rzeczy na jeden dzień.

Zaplanuj realizację najważniejszych, najtrudniejszych i najmniej przyjemnych zadań w najkorzystniejszej dla Ciebie porze dnia; łatwe i przyjemne zadania zostaw na koniec dnia pracy.

Nie zaczynaj nowego zadania, dopóki poprzednie nie zostanie ukończone; Jeśli coś ci przeszkodzi, powinieneś wrócić do niedokończonych spraw.

Wpisz w kalendarzu niezrealizowane zadania na kolejny dzień, a jeśli to samo zadanie pojawia się w Twoim kalendarzu przez kilka dni z rzędu, zastanów się, czy nie można go porzucić i przekazać do realizacji innej osobie.

Jeśli wolisz przejść od prostych do złożonych, zaplanuj małe zadania na poranek, jeśli odwrotnie, zacznij od dużych i ważnych zadań.

Planowanie godzin pracy na tydzień

Planowanie czasu pracy na tydzień pozwala na jego racjonalne rozłożenie.

W poniedziałek rano (lub w piątek wieczorem) powinieneś sporządzić listę wszystkiego, co chcesz zrobić. Określ swoje priorytety, wybierz najważniejsze rzeczy i zaplanuj je na początku tygodnia. Resztę rozłóż w inne dni.

Łatwo można się pogubić w niekończącym się potoku codziennych spraw, bo z każdym dniem jest ich coraz więcej. Wczorajsze, niedokończone zadania stają się dzisiejszymi, a to, na co nie mieliśmy czasu zrobić dzisiaj, automatycznie zostaje przeniesione na jutro. W efekcie może się kumulować tak wiele rzeczy, że nie da się ustalić, co już zostało zrobione, co jest w toku, a co jeszcze czeka na realizację.

Takie lub szczegółowe sytuacje często zdarzają się wśród osób, które nie przykładają należytej uwagi do procesu planowania swoich działań. Oczywiście umiejętności nie uczy się w szkole, a wielu rodziców i inne osoby, które pełnią rolę wychowawców w procesie naszego rozwoju, często same nie wiedzą, jak zaplanować swoje zajęcia, choć nie jest to wcale trudne. Po prostu nie zwraca się na to należytej uwagi.

Jednak dziś istnieje wiele doskonałych technik planowania, które pozwalają nauczyć się racjonalnie wykorzystywać zasoby czasu i wyciągać maksymalne korzyści z tego procesu dla siebie. Ale w tym artykule nie rozważymy wszystkich tych technik, ale podamy przykład tylko jednej, która wyróżnia się prostotą i skutecznością. Technika ta nazywana jest „macierzą Eisenhowera”.

Matryca Eisenhowera to jedno z najpopularniejszych narzędzi zarządzania czasem, z którego korzysta wiele osób na całym świecie: od zwykłych pracowników i menedżerów średniego szczebla po kadrę kierowniczą dużych firm i światowej sławy korporacji. Założycielem tej matrycy jest 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight David Eisenhower. Jak można się domyślić, człowiek ten był bardzo zajęty i musiał robić wiele różnych rzeczy związanych ze swoimi zajęciami. Z tego powodu optymalizował swój harmonogram pracy i listę zadań do wykonania. Wynikiem jego badań była macierz, którą rozważamy.

Znaczenie macierzy Eisenhowera polega przede wszystkim na nauczeniu się, jak kompetentnie rozdzielać wszystkie swoje zadania, odróżniać ważne od pilnych, niepilne od najmniej ważnych, a także maksymalnie skracać czas wykonywania dowolnych zadań, których wdrożenie nie przynosi znaczących rezultatów. Porozmawiajmy o tym, jak to wszystko działa w praktyce.

Istota macierzy Eisenhowera

Macierz Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek, opartych na dwóch osiach – osi ważności (pionowej) i osi pilności (poziomej). W rezultacie okazuje się, że każdy kwadrant różni się wskaźnikami jakości. Wszystkie zadania i sprawy są zapisywane w każdym z kwadrantów, dzięki czemu powstaje niezwykle jasny i obiektywny obraz tego, co należy zrobić w pierwszej kolejności, co należy zrobić w drugiej kolejności, a czego w ogóle nie należy robić. Wszystko to jest dość proste, ale podanie kilku wyjaśnień w żadnym wypadku nie będzie zbyteczne.

Kwadrant A: sprawy ważne i pilne

W idealnym planowaniu ta ćwiartka macierzy powinna pozostać pusta, ponieważ pojawienie się spraw ważnych i pilnych jest oznaką dezorganizacji i możliwości zablokowania. Ta część harmonogramu zapełnia się wielu osobom z powodu ich wrodzonego lenistwa i złego ustalania priorytetów. Oczywiście od czasu do czasu takie rzeczy mogą pojawić się u każdego człowieka, ale jeśli zdarza się to codziennie, czas zwrócić na to uwagę.

Należy zatem unikać występowania przypadków w kwadrancie A. Aby to zrobić, wystarczy terminowo uzupełnić punkty pozostałych ćwiartek. Ale jeśli jest coś, co warto uwzględnić w pierwszej ćwiartce, to jest to:

Rzeczy, które, jeśli nie zostaną ukończone, będą miały negatywny wpływ na osiągnięcie Twoich celów
Rzeczy, które jeśli nie zostaną zrobione, mogą powodować trudności i kłopoty
Rzeczy związane ze zdrowiem

Warto też pamiętać, że istnieje coś takiego jak „delegowanie”. Oznacza to, że gdy w Twoim kwadrancie A pojawią się sprawy, które można zlecić komuś innemu, zdecydowanie powinieneś skorzystać z tej okazji, aby jak najszybciej załatwić inne ważne i pilne sprawy.

Kwadrant B: sprawy ważne, ale nie pilne

Na największą uwagę zasługuje druga ćwiartka, ponieważ sprawy w nim właśnie ulokowane są najbardziej priorytetowe i obiecujące i to właśnie one powinny mieścić się w codziennych zadaniach każdego człowieka. Zauważono, że osoby zaangażowane przede wszystkim w działalność tego kwadrantu osiągają największe sukcesy w życiu, awansują, zarabiają więcej pieniędzy, mają wystarczająco dużo wolnego czasu i prowadzą szczęśliwe i satysfakcjonujące życie.

Należy również pamiętać, że brak pilności pozwala podejść do rozwiązania wszelkich problemów w sposób bardziej świadomy i konstruktywny, a to z kolei pozwala osobie ujawnić swój pełny potencjał, samodzielnie przemyśleć wszystkie niuanse swoich działań i zarządzać ramami czasowymi swoich działań jego sprawy. Ale tutaj między innymi trzeba pamiętać, że rzeczy z kwadrantu B, jeśli nie zostaną zrobione na czas, mogą łatwo wpaść do kwadrantu A, stając się jeszcze ważniejsze i wymagające szybkiego zakończenia.

Doświadczeni specjaliści ds. zarządzania czasem zalecają włączenie do ćwiartki B wszystkich bieżących spraw związanych z główną działalnością, planowaniem i analizą pracy, szkoleniami i dotrzymywaniem optymalnego harmonogramu itp. Te. wszystko, co składa się na naszą zwyczajną codzienność.

Kwadrant C: sprawy pilne, ale nieważne

Rzeczy znajdujące się w tym kwadrancie w większości odwracają uwagę i nie przybliżają człowieka do zamierzonych rezultatów. Często po prostu zakłócają koncentrację na naprawdę ważnych zadaniach i zmniejszają efektywność. Najważniejsze podczas pracy z matrycą jest to, aby nie mylić spraw pilnych z ćwiartki C z pilnymi sprawami z ćwiartki A. W przeciwnym razie powstanie zamieszanie i to, co należy zrobić w pierwszej kolejności, pozostanie w tle. Zawsze pamiętaj o swoich i naucz się odróżniać ważne od nieważnych.

Do spraw ćwiartki C zaliczają się np. spotkania lub negocjacje narzucone przez kogoś innego, obchody urodzin niezbyt bliskich sobie osób, nagłe prace domowe, eliminacja nieistotnych czynników rozpraszających, wymagających uwagi (zepsuty wazon, zepsuta kuchenka mikrofalowa). piec, przepaliła się żarówka itp.), a także wszelkiego rodzaju inne rzeczy, które nie popychają Cię do przodu, a jedynie spowalniają.

Kwadrant D: Sprawy niepilne i ważne

Zadania z ostatniej ćwiartki nie przynoszą żadnych korzyści. W wielu przypadkach przydatne jest nie tylko zajmowanie się nimi na końcu, ale także nie zajmowanie się nimi w ogóle. Choć zdecydowanie trzeba je poznać, bo... Są „pożeraczami czasu”.

Kolejną ciekawą cechą zadań z tej grupy jest to, że są one dla wielu osób bardzo atrakcyjne – zadania te są łatwe do wykonania i sprawiają przyjemność, pozwalając na relaks i dobrą zabawę. Dlatego oparcie się pokusie zaangażowania się w nie może być dość problematyczne. Ale jest to absolutnie konieczne.

W kwadrancie D możesz zapisać takie rzeczy, jak rozmowa telefoniczna ze znajomymi o czymś nieistotnym, zbędna korespondencja czy spędzanie czasu na portalach społecznościowych, oglądanie seriali i różnych „głupich” programów telewizyjnych, gier komputerowych itp. Oczywiście każda osoba powinna okresowo odpoczywać i jakoś się bawić, ale są na to ciekawsze i edukacyjne sposoby: czytanie, odwiedzanie siłowni i basenów, wycieczki na łono natury itp. Jeśli nie możesz całkowicie pozbyć się robienia rzeczy z ćwiartki D lub nie chcesz, to musisz odłożyć ich realizację przynajmniej do momentu, gdy skończą się rzeczy z ćwiartek B i C i czasu, który zostanie poświęcony do rzeczy w ćwiartce D należy ograniczyć do minimum. Dobrze sprawdzi się tutaj znane przysłowie: „Czas na biznes, czas na zabawę”.

Gdy tylko opanujesz matrycę Eisenhowera i nauczysz się umiejętnie rozdzielać w niej swoje sprawy, zauważysz, że masz dużo nowego wolnego czasu, udaje Ci się zrobić wszystko terminowo i bez pośpiechu, wszystkie Twoje sprawy są w porządku , cele osiąga się jeden po drugim, a ty prawie zawsze jesteś w dobrym nastroju i dobrym humorze. Wszystko zależy od organizacji i opanowania. Sam zapewne od czasu do czasu zauważasz, że zdezorganizowani ludzie zawsze są w wirze jakichś niezrozumiałych spraw, zawsze są zajęci czymś głupim, ale „bardzo ważnym”, wyglądają na zmęczonych i zirytowanych. Można wymienić wiele charakterystycznych cech. Ale to nie jest ważne, ale fakt, że jeśli ty i ja nie chcemy mieć podobnych wyników, to musimy działać inaczej. Mianowicie: musimy być zorganizowani, jasno rozumieć, co i kiedy musimy zrobić oraz dlaczego to wszystko robimy. A matryca Eisenhowera jest do tego idealna.

Życzymy powodzenia i pomyślnego opanowania nowej umiejętności!